LOS PROVEEDORES

Es muy frecuente que las pequeas empresas se pregunten si deben de decidir contar con ms de
un proveedor cuando compran determinado artculo y la respuesta es todo depende. Por ejemplo
rara vez un establecimiento necesitar ms de un proveedor cuando requiere solo de algunas
unidades de un producto poco utilizado o de rotacin lenta, sin embargo cuando el insumo que el
establecimiento va a ser utilizado constantemente y en grandes cantidades entonces all si se
necesitarn varios proveedores.

En todo caso se puede decir que una pequea empresa preferir solo un proveedor por las
siguientes razones:

Suficiente con un solo proveedor que tenga un buen producto.
Podra tener descuentos en un futuro pedido grande.
Los pedidos son tan pequeos que no vale la pena distribuirlos entre Varios.
El establecimiento puede tener una rpida atencin en pedidos de emergencia.

La bsqueda de los proveedores se realiza a travs de varios canales, estos pueden ser: folletos,
catlogos, manuales tcnicos, cmaras de comercio, revistas especializadas, internet, por
recomendaciones, etc.

En general la eleccin de proveedores as como el nmero de ellos vara de acuerdo a la ubicacin
del establecimiento. La eleccin es ms amplia y fcil cuando nos encontramos en zonas urbanas,
igualmente se puede decir que algunos proveedores ofrecen una lnea completa de productos
mientras que otros se especializan en una sola lnea o en unas cuantas.

El nmero y tipo de proveedores que un establecimiento debe tener est en funcin al tamao del
mismo, se aconseja contar por lo menos con dos proveedores como mnimo para cada lnea de
producto de tal forma que se mantenga siempre la misma calidad del insumo y por lo tanto el
producto final sea homogneo. En lo que al tamao del proveedor este debe procurarse sea
semejante a nuestro negocio, esto quiere decir que si nuestro establecimiento es grande debemos
buscar un proveedor capaz de satisfacer nuestra necesidad y la relacin sea la ms conveniente
para ambas partes (en cantidades y precio), lo contrario suceder si nuestro negocio es pequeo,
no habr un proveedor grande que le convenga ni desee trabajar con nosotros pues las
cantidades a despachar no cubriran sus gastos y los precios que nos ofreceran no seran los ms
convenientes.


En lo que a cantidades se refiere, se recomienda distribuir los pedidos de acuerdo al grado de
confianza y eficiencia que se tenga con los proveedores, usualmente la proporcin de los pedidos
es del 60% 70% para el proveedor principal y del 40% 30% para el proveedor eventual.

CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES

1. PROVEEDORES PRINCIPALES, son aquellos que renen todas las condiciones que se
necesita para ser considerados como tales y con los que trabajamos de manera regular.
Dentro de este grupo existe un sub-grupo que tambin rene los requisitos bsicos pero
por poltica del establecimiento se les asigna un porcentaje menor en los pedidos, al cual
denominaremos Proveedores Eventuales , estos participarn en caso sea necesario,
cuando el principal falle en el abastecimiento o tenga una contra oferta de un producto con
similares caractersticas.
2. PROVEEDORES IMPRESCINDIBLES, en todo rubro existen este tipo de proveedores, se
distinguen por que proveen de insumos o servicios nicos en el mercado y forman parte de
un grupo reducido conocidos como Representantes Exclusivos o Distribuidores
Autorizados. se recurre a ellos por un tema de opcin, ubicacin o por ser impuestos por
el establecimiento.
3. PROVEEDORES RECHAZADOS, son aquellos que ante reiteradas fallas en sus funciones
ponen en riesgo a nuestro establecimiento, forman parte de ellos tambin los que no
cubrieron nuestras expectativas. Es muy importante tener presente que an cuando ellos
hayan incumplido con parte de sus funciones nunca cerrar la posibilidad de trabajar
posteriormente con ellos pues uno nunca sabe en qu momento los volvamos a necesitar.

La seleccin del proveedor adecuado es necesaria para hacer buenas compras. Es obvio que se
debe escoger a uno que tenga una reputacin de honestidad e integridad. As mismo la necesidad
de elegir a alguien que comprenda el tipo de negocio que uno opera y que se interese en
servirnos y adems sea capaz de hacerlo bien. Si la cantidad o calidad del producto no son
las que comnmente maneja un proveedor particular puede crear una situacin que d como
resultado un incremento en los precios o un servicio menos satisfactorio del que se puede obtener
en cualquier otra parte.

Es responsabilidad del establecimiento informar a los proveedores que es lo que se espera
exactamente de ellos pues no podrn desempear su trabajo de manera adecuada a menos que
se haga as. Es posible que los proveedores deseen ayudarnos en todas las formas posibles.

El proveedor puede ser muy valioso para el establecimiento porque puede aconsejar acerca del
mejor uso de los productos y nos mantendr informado sobre los nuevos productos que salen al
mercado. El proveedor tambin debe tener conocimiento de la situacin de los precios en el
mercado este.

CRITERIOS PARA SELECCIONAR A NUESTROS PROVEEDORES

Es evidente que lo que busca el establecimiento es que el precio sea el ms conveniente pero solo
ver ese criterio nos puede costar ms de lo que se puede lograr con una compra barata. Dentro de
los principales criterios a establecer para seleccionar a nuestros proveedores podemos mencionar
los siguientes:

El grado en el que su producto se aproxima al descrito por el grupo de compras. No
siempre es posible encontrar en el mercado exactamente lo que se desea. El problema
suele estar ms bien en elegir entre lo que ms se aproxima a lo que se busca. Este
criterio nos ayudar a tener claro en caso no exista un proveedor que nos puede abastecer
exactamente con el insumo que necesitamos.
La capacidad de produccin del proveedor. Puede ocurrir que tenga posibilidad de
producir todo lo que necesitamos o por el contrario solo una parte, podr hacerlo siempre
o continuamente?
Tipo de empresa, verificar si se trata de una empresa formalmente constituida y que
cuente con todos los permisos y al da.
El tema de higiene, es muy importante por lo tanto realizar una visita a las instalaciones
para ver las condiciones en las que se elabora o procesan los insumos
El cumplimiento de los plazos de entrega. Relacionado con lo indicado antes. Puede
ocurrir que, a partir de un determinado tamao de pedido, solo pueda suministrarlo con
grandes demoras.
El clima laboral, una empresa llena de conflictos puede sufrir huelgas que le impidan sus
compromisos de suministro. Lo contrario acaecer en aquella que no los tenga.
Inspeccionar los equipos y ambientes de almacenamiento, verificar los cuartos fros y
as como la flota de transporte en caso las tuviera. Ver si esta cubre las normas tcnicas
en cuanto a conservacin e higiene de alimentos se refiere.
La calidad del producto, el que el proveedor cumpla con las caractersticas
especificadas. El que posea una organizacin que as lo garantice.
La situacin financiera que impida demoras en el suministro debido a problemas de
cobros o pagos o de disponibilidad de recursos monetarios.
Justiprecio, o sea que el precio este en funcin al servicio y a la calidad del producto.
Disponibilidad para atender pedidos de emergencia en caso nos encontremos sin
insumos. Es importante conocer si existe un mnimo de pedido para ser atendido, los
horarios de toma de pedidos, etc.
Condiciones y facilidades de pago, as como los precios deben ser competitivos

Encontrar un buen proveedor es mucho ms que abrir una gua telefnica. Los comentarios o
referencias son muchas veces el mejor dato que se necesita para tomar una decisin. Puede su
amigo chef del restaurante de la esquina recomendarle una buena panadera?

Se cuenta con una lista aprobada de proveedores de prestigio? Muchas veces no nos quedar
tomar mal que bien al menos malo ( ms vale malo conocido que bueno por conocer ).

Procurar que nuestro proveedor tenga el mismo tamao que nosotros.
Qu medios de comunicacin tiene para realizar los pedidos.
Cmo es la organizacin del proveedor y cmo podemos saber la situacin de nuestro pedido
(seguimiento).
Tratamiento de las diferencias y/o devoluciones.
Tratar de tener ms de un proveedor para cada lnea o grupo de ingredientes
Si mantiene abiertas las opciones y pregunta por all, evitar que sus proveedores lo tengan por
seguro y a la larga se recibir un mejor servicio y se podr negociar mejores precios.
En realidad los aspectos considerados lneas arriba no son los nicos, la seleccin no puede estar
supeditada a una sola variable ya que solo la combinacin de un conjunto de ellas nos asegurara
una buena relacin comercial y un oportuno suministro de productos. Podemos mencionar los
siguientes:

1. Seriedad en sus cotizaciones y argumentos.
2. Trayectoria y reconocimiento en el mercado.
3. La confianza que inspire por sus antecedentes.
4. La imagen de sus marcas.
5. La capacidad de produccin.
6. Recursos tcnicos y actualizaciones tecnolgicas.
7. Recursos financieros.
8. Apoyo publicitario.
9. Puntualidad en la entrega.
10. Tiempo en la entrega.
11. Sus precios.
12. Condiciones, de pago, descuento, despacho, devoluciones, averas, reclamos.
13. La calidad de sus productos y su gente.
14. La estructura y profesionalismo de su fuerza de ventas.
15. Servicios de post venta. Rapidez y voluntad para atender los requerimientos.
16. La asesora en la comercializacin de sus productos.
17. Su ubicacin geogrfica.
18. Naturaleza del proveedor: fabricante, representante, distribuidor, etc.

Es muy comn en el mercado ver proveedores nuevos que quieren ingresar en un establecimiento
ofreciendo precios ms bajos y plazos especiales de pago.
El comprador debe ser muy cuidadoso y no tomar decisiones apresuradas motivadas por el
menor precio o especial tratamiento en los pagos.
El comprador con experiencia sabe que el precio y las condiciones de pago son factores muy
importantes para lograr una buena compra pero existen otros factores ya descritos que son
cruciales y deben ser considerados para tomar una decisin acertada en un prximo proveedor.
Lo anterior no significa que se deban de cerrar las puertas a nuevos proveedores que van
apareciendo, sino por el contrario, se deben aceptar propuestas de proveedores que ofrezcan
nuevas alternativas que satisfagan las necesidades del establecimiento y por ende les permita ser
competitivos en el mercado.

ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIN DE PROVEEDORES

La eleccin de proveedores est muy relacionada con la confianza. Las etapas habituales para la
eleccin de proveedores, que se comentan a continuacin, lo muestran tambin as:

1. La investigacin del mercado, se denomina as a lo que podramos denominar un
estudio de mercado hecho al revs. En lugar de ver quien a se puede vender se trata de
identificar a quien se puede comprar. Definidos los bienes a adquirir por el grupo de
compras, se trata de identificar a quien los produce o comercializa. Que empresa vende
pollos, cual equipos para cocina, quien presta servicios de mantenimiento. Todos los que
haya pueden ser proveedores. La pregunta es cmo elegir.
2. La empresa ha de redactar unas fichas de proveedores, resultado de su investigacin y
de las relaciones que venga manteniendo con ellos, que recogen, al menos, las
caractersticas dadas en la etapa anterior. Se pueden agregar otras o eliminarse alguna, si
el grupo de compras as lo desea. Estas fichas le permitirn conocer, cada vez mejor, a
quien le esta comprando. Las puede registrar en una base de datos.
3. La comparacin entre proveedores puede hacerse rellenando una tabla de evaluacin
de proveedores.
4. La evaluacin de los proveedores ha de hacerse peridicamente. Lo mejor es ir
reuniendo datos que permitan conocer su comportamiento a lo largo del tiempo. Conviene,
a la vez, realizar visita peridicas.
5. La empresa debe tener un servicio de Inteligencia de compras cuya funcin sea
mantenerla informada sobre todo lo que atae al mercado de proveedores, se trata tanto
de conocer lo que se ofrezca como nuevo as como el comportamiento de lo que ya esta
en el mercado.

REGISTRO DE PROVEEDORES

Todo negocio que pretenda trabajar ordenadamente debe contar con la informacin exacta de lo
que se necesita, para lograr ello es importante contar con un Registro de Proveedores, que no es
otra cosa ms que una lista detallada de cada uno de los proveedores con los cuales trabaja un
establecimiento.
Este registro suele separarse por grupos de productos, es decir, crnicos, verduras, frutas,
abarrotes, bebidas gaseosas, licores, vajilla artculos de limpieza, etc. para una mayor facilidad y
rapidez al momento de presentarse esta necesidad.

CONTENIDO DEL REGISTRO DE PROVEEDORES

Nombre de la empresa
Razn social
Identificacin tributaria, Registro nico de Contribuyente (RUC)
Rgimen tributario al que pertenece
Direccin o domicilio fiscal, indicando referencias
Telfonos, correo electrnico, pgina web, faximil, etc.
Contacto (representante o ejecutivo de ventas)
Frecuencias de visitas
Formas de pago
Productos
Lista de precios

FUNCIONES DE LOS PROVEEDORES

Garantizar un stock o existencias de por lo menos un ao como mnimo.
Puntualidad en la entrega.
Garanta de calidad permanente.
Comunicacin constante.
Seguimiento en la venta.
Registros de vencimientos (en caso aplique para ello), etc.

EVALUACION DE LOS PROVEEDORES

Tiene como principal objetivo el asegurar la calidad de los productos y servicios adquiridos
mediante la seleccin de proveedores. Los perodos de evaluacin varan segn poltica de cada
establecimiento (cliente), por lo general se realizan cada seis meses.
Con la seleccin de los proveedores vamos a tratar de conocerlo antes de hacer un pedido, pues
una vez que se les pase el pedido tendremos experiencias reales frente a lo que antes eran
simples supuestos.
Los establecimientos que califican a sus proveedores recurren a los diferentes criterios que utilice
el encargado de compras.
Estos criterios deben tener un valor para poder calificar a cada uno de ellos de acuerdo al grado
de importancia que el establecimiento establezca para cada criterio. Entre los principales podemos
mencionar adems del precio, nivel de servicio, calidad, etc. aspectos como asistencia o soporte
tcnico, capacidad de innovacin, cumplimiento de los plazos, etc.

Los resultados se medirn porcentualmente y este definir cul de ellos cubre nuestras
expectativas y cul no. Todo ello estar en funcin a las polticas que tenga cada establecimiento.
Por ltimo toda esta gestin debe ser comunicada oportunamente a cada uno de nuestros
proveedores para que, en caso existan observaciones en su desempeo estos las puedan
levantar para mejorar las relaciones comerciales, satisfacer al cliente y evitar las penalidades en
caso existan.

A continuacin se presentan tres ejemplos que bajo ciertas polticas de compra pueden ser
utilizados en la evaluacin de los proveedores. Estos cuadros pueden ser modificados y adaptados
a la realidad de cada establecimiento.

Ejemplo No 1
CRITERIOS (A) PESOS (%) (B)
ESCALAS (C) VALOR TOTAL (B*C)
Prov. 1 Prov. 2 Prov. 3 Prov 1 Prov 2 Prov 3
Grado de cumplimiento 30 4 3 2 120 90 60
Capacidad de
produccin
5 3 4 5 15 20 25
Plazo de entrega 20 3 5 4 60 100 80
Clima laboral 5 4 2 3 20 10 15
Calidad 30 5 3 4 150 90 120
Situacin financiera 10 2 3 4 20 30 40
TOTAL 100 385 340 340

(A) Los criterios son caractersticas exigidas al proveedor.
(B) El peso de cada criterio est en funcin a las polticas del establecimiento.
(C) Las escalas de calificacin van de 1 a 5, se le asignan (5) al que cumple satisfactoriamente
segn la siguiente consideracin:

1. al que no cumple, deficiente
2. insuficiente,
3. Regular
4. Bueno
5. Muy bueno

Segn esta escala o nota considerada o que se establezca otra por decisin de la empresa
(restaurant para nuestro caso).

El Valor Total, es el producto de las dos columnas anteriores y definirn al mejor proveedor.

Ejemplo No 2
CRITERIOS PROV 1 PROV 2 PROV 3
Precio (Soles) S/ 19.00 S/ 20.00 S/ 18.00
Calidad (# Defectos) 10 de 100 15 de 100 20 de 100
Servicio (# Retraso) 0 2 de 10 4 de 10

En el ejemplo No 2 se toman en cuenta solo tres criterios para la evaluacin.
Cada proveedor tiene para un mismo producto de servicios diferentes precios.
La calidad expresa el nmero de defectos que presenta su producto o servicio por cada cien
unidades recibidas.
El servicio, mide en este caso, el grado de puntualidad en la entrega por cada diez entregas de sus
productos o servicios.

Ejemplo No 3
PROVEEDORES PRECIOS FORMAS DE PAGO
Proveedor No 01 S/ 18.00 Sin descuento al contado
Proveedor No 02 S/ 19.00 5% dscto 15, neto 30 das
Proveedor No 03 S/ 20.00 10% dscto 10, neto 15 das

En este ltimo caso se considera cul de los proveedores nos ofrece el mejor precio y este estar
en funcin al precio en si y adems cul de ellos nos proporciona mayor ventaja en cuanto a la
disponibilidad y mximo provecho, estos criterios estarn en funcin a la velocidad de rotacin de
los insumos solicitados.