Procedimiento de Gerencia de Proyectos PDF

Cdigo: PGP-CL-01
Versin No: 01
Fecha: 13 de Enero de 2012
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PROCEDIMIENTO GERENCIA DE
PROYECTOS
ELABOR: Proceso de Calidad
REVIS: Gerente Proyectos
APROB: Gerente General
1 OBJETO
Este procedimiento establece los parmetros requeridos en COMTECOL LTDA.,
para adelantar los Contratos de Gerencias de Proyectos, de tal forma que permite
obtener el alcance de las metas establecidas por el cliente en el proceso
contractual.
2 ALCANCE Y RESPONSABLES
La Gerencia de proyectos es la funcin ejecutiva de guiar o conducir el desarrollo
armonioso de todas las actividades requeridas para llevar a cabo un proyecto,
estableciendo un plan de trabajo adecuado, la estructura tcnica ms favorable a
seguir, la vinculacin interdisciplinaria del recurso requerido y realizar el control al
cumplimiento de los objetivos planeados; permitiendo alcanzar las metas
establecidas de los proyectos en cuanto a tiempo e inversin.
Este procedimiento debe ser conocido y seguido por todos y cada uno de los
participantes que apoyen el desarrollo de las Gerencias de Proyectos que
adelante Proyectos.
El Gerente de Proyectos es el responsable por verificar el cumplimiento de las
acciones descritas en este documento y evaluar el desempeo de este proceso.
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PROYECTOS
3 DEFINICIONES
-Proyecto: conjunto de actividades o acciones que conllevan a la obtencin de un
objetivo en un plazo de tiempo establecido.
-Inversin: todo desembolso que se realiza con el fin de obtener un beneficio
-Plan de Trabajo - PDT: Conjunto de actividades o tareas relacionadas entre s,
los cuales buscan un objetivo y se establecen en el tiempo, con una fecha de
inicio, fecha de terminacin o duracin, recursos y su plazo con relacin al total de
las actividades.
-Ruta Crtica: son las actividades o tareas secuenciales que determinan el menor
tiempo posible de ejecucin, el atraso en una de estas actividades ocasiona
demora o retrazo en el desarrollo del proyecto.
-Etapa de Vida til del Proyecto: es el tiempo de ejecucin del proyecto desde
su inicio hasta su finalizacin.
-Etapa de Factibilidad: es la etapa en la que se hacen los anlisis a un proyecto
para establecer su viabilidad de realizacin
-Etapa de madurez: es la etapa en la cual se ejecuta un proyecto ya establecido
tcnico y econmicamente.
-Etapa de desarrollo: es la etapa en la cual se empieza a ejecutar un proyecto.
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PROYECTOS
-Etapa de Abandono: es la etapa cuando el proyecto esta en terminacin
-Informe evaluador: Documento donde se realiza la evaluacin de ofertas tcnico
econmicas de acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso o
proyecto.
-Gerencia de Proyectos: La administracin y coordinacin armoniosa de todas
las actividades requeridas para llevar a cabo la ejecucin de un proyecto.
-Especificaciones Tcnicas: documento en el cual se indica como se debe
realizar tcnicamente una actividad o trabajo, en ella se relacionan las normas que
apliquen.
-Contratista: persona jurdica o natural que presta un servicio en busca de una
retribucin econmica que le permita obtener una ganancia.
-Ingeniero Lder de Disciplina o especialidad: ingeniero o persona que es lder
por su experiencia y conocimiento en determinada rea o actividad.
-Contratista Ejecutor: persona jurdica o natural que esta comprometida a la
realizacin de unas actividades previamente acordadas.
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PROYECTOS
4 CONDICIONES GENERALES
Es importante tener en cuenta que en este tipo de Proyectos el personal realiza
actividades propias del cliente y se utilizan formatos de ste, los cuales son
validos para nuestro Sistema de Integrado de Gestin.
4.1COORDINACIN CON EL CLIENTE
Una vez recibido por la Gerencia Comercial el contrato legalizado y de acuerdo a
los documentos relacionados en el plan de calidad (documentos del proceso pre
contractual entregados por el cliente, propuesta tcnico econmica y
especificaciones), se realiza el Programa Detallado de Trabajo.
Este Programa Detallado de Trabajo debe ser realizado por Gerente y/o Director
del Proyecto. Este es aprobado por el Gerente y/o Director del Proyecto.
El Director de Proyecto y/o Gerente de proyectos, realiza una reunin de inicio con
el cliente y Gerente y/o director de proyectos, donde se da a conocer el Programa
Detallado de Trabajo para la aprobacin del cliente.
En el Plan de Trabajo se incluyen todas las actividades y tareas necesarias para
llevar a cabo el objeto y alcance de los trabajos contratados de acuerdo al plazo
de ejecucin. Para la realizacin de ste se tiene en cuenta los documentos del
proceso, en especial el cronograma de actividades del cliente (si lo hay).
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4.2VERIFICACIN DE INFORMACIN TCNICA SUMINISTRADA POR EL CLIENTE
Dependiendo del avance de cada proyecto y de la etapa en la que se encuentre,
sea la etapa de factibilidad, madurez, desarrollo o abandono del mismo, la
informacin que suministra el cliente del proyecto variar.
La informacin que el Cliente entregue a COMTECOL Ltda., soporte para el
desarrollo de las actividades del proyecto se debe relacionar en el Formato LMD-
CL-01 Listado Maestro Documentos para controlar el recibo y entrega del mismo y
su responsable. Este formato se lleva por proyecto. Es responsabilidad de cada
uno de los ingenieros diligenciar el documento, en el momento en que reciben
informacin del cliente.
El Auxiliar administrativo o, a quien designe el Director del Proyecto, tienen la
responsabilidad de verificar el cumplimiento del diligenciamiento de este formato.
Informacin suministrada por el cliente:
4.2.1.1 Planos y especificaciones tcnicas
Se verifican que los planos y las especificaciones tcnicas entregadas por el
cliente corresponden al alcance de los trabajos que se desean realizar en la parte
de construccin de Interventora y diseo.
As mismo, se verifica que la informacin recibida es la suficiente o de lo contrario
establece cual es la informacin faltante; para ello se realiza una comunicacin al
cliente solicitando esta informacin. Es responsabilidad de cada uno de los
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ingenieros lderes de especialidad establecer cual es la informacin faltante de
acuerdo con el alcance del proyecto que aparece en los documentos contractuales
relacionados en el plan de calidad del respectivo proyecto.
La actividad de verificacin de planos y especificaciones tcnicas y su complejidad
depender del estado del proyecto y del alcance establecido en el contrato de
Gerencia de Proyectos firmado entre COMTECOL LTDA.,. y el Cliente, la
responsabilidad del desarrollo de esta actividad est en los profesionales de las
diferentes especialidades vinculada a la Gerencia de Proyecto.
4.2.2 Especificaciones tcnicas de equipos y materiales principales
Una vez recibida la informacin del cliente se unifica que las especificaciones para
compra de equipos o los equipos comprados correspondan a los realmente
requeridos para el desarrollo del Proyecto, para ello se realiza un balance de
materiales que contiene como mnimo la siguiente informacin para establecer que
se debe comprar, que existe, que hara falta y quien lo suministrar.
Nmero de tem
Descripcin de equipo/material
Unidad
Cantidad requerida
Existencias en bodega
Cantidad suministrada por el Cliente
Cantidad a suministrar,
Lugar donde se requiere
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Referencia o Proyecto
Se enva al cliente para su aprobacin y de acuerdo con las modificaciones se
obtiene el balance consolidado.
Estos balances son realizados por los Ingenieros de cada especialidad y/o auxiliar
de ingeniera.
Una vez identificados los equipos a comprar se hace necesario obtener
cotizaciones presupustales que permitan determinar el valor de estos equipos y/o
materiales y actualizar el Presupuesto del Proyecto. La solicitud de estas
cotizaciones presupustales se hace telefnicamente mediante el envo de las
especificaciones por parte del auxiliar de Ingeniera o cada uno de los Ingenieros
de especialidad
En el Formato FPP-CL-01 Presupuesto de Proyecto se realiza los presupuestos
de los proyectos y su elaboracin es responsabilidad del Ingeniero de control de
proyectos y/o Ingenieros de las diferentes especialidades. Este formato se puede
modificar de acuerdo a la complejidad del proyecto.
4.2.3 Verificacin de nuevas tecnologas
Una vez establecidos los equipos y materiales requeridos de acuerdo al balance y
al presupuesto, se verifican las ltimas tecnologas disponibles y su viabilidad de
aplicacin; para adelantar esta verificacin se acuerda con el cliente el alcance de
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la misma y la disposicin que tiene el cliente para la adquisicin de estas nuevas
tecnologas.
La responsabilidad de verificar la aplicacin de nuevas tecnologas est a cargo de
los ingenieros de cada especialidad o disciplina y la aprobacin para la compra y
aplicacin de estas nuevas tecnologas es dada por el cliente.
4.3COMPRA DE EQUIPOS Y MATERIALES PRINCIPALES
Una vez establecido el listado de equipos y materiales principales requeridos por
el proyecto y la Estrategia de ejecucin del Proyecto, se procede a la compra de
estos equipos y materiales de tal forma que lleguen oportunamente a los sitios
requeridos.
Para la realizacin de compras de equipos y materiales principales es necesario
contar con especificaciones tcnicas de suministro y Hojas de datos.
Para la realizacin de compras se sigue el Procedimiento de Compras PCM-CL-
01.
4.4PROCESO DE CONTRATACIN DE DISEOS, OBRAS E INTERVENTORIA
Dependiendo de la etapa o etapas en que se intervenga en el proyecto y del
alcance establecido para el desarrollo de la Gerencia de Proyectos es posible que
se adelanten procesos contractuales para diseos, obras de Interventora y
estudios especiales.
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PROYECTOS
Estos procesos de contratacin se adelantan segn lo establecido por el cliente.
4.5CONTROL PRESUPUESTAL
Una vez establecida la estrategia de ejecucin del presupuesto del proyecto se
realiza un control peridico del presupuesto establecido para el proyecto, para ello
se actualiza la estrategia de ejecucin.
La actualizacin y control del presupuesto se realiza involucrando los valores
realmente ejecutados y/o comprometidos a la estrategia de ejecucin,
dependiendo de la etapa en que se encuentre el proyecto se tiene la aceptacin
de desfase del mismo. Esto ser establecido a cada proyecto con el cliente.
El control presupuestal se deber llevar a cabo si esta dentro del alcance de los
trabajos en el Contrato de la Gerencia de Proyectos. Los Ingenieros lderes de
cada especialidad son los responsables del control presupuestal de acuerdo a su
rea.
4.6SUPERVISIN EN CAMPO DE CONTRATOS
Es responsabilidad del Director y/o Gerente de Proyectos o Ingenieros de cada
especialidad realizar la supervisin en campo.
Una vez se inician obras de construccin o cuando se establece con el cliente, se
realizan visitas al lugar donde se desarrollan los trabajos. Estas visitas tienen por
objeto en el primer caso, establecer los alcances reales de los trabajos requeridos
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y las dificultades existentes en la zona; para el segundo caso verificar que los
trabajos que se desarrollan estn de acuerdo con lo establecido en el alcance de
los mismos y si los mismos requieren modificaciones de ltima hora, se informa al
cliente del inconveniente y las posibles soluciones para que sea este, quien tome
la decisin final.
4.7SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO A CONTRATOS
En algunas ocasiones dentro del alcance de los trabajos, se tiene establecido el
realizar seguimiento administrativo a contratos, en esta actividad se verifica el
cumplimiento por parte del contratista de todos y cada uno de los compromisos
establecidos en los trminos de referencia del cliente y el contrato firmado entre el
contratista ejecutor y el cliente.
Esta actividad es responsabilidad del auxiliar Administrativo o Ingeniero de
Contratacin a no ser que dentro del alcance de la Gerencia el Cliente establezca
algo diferente.
4.8OBTENCIN DE LICENCIAS Y/O PERMISOS
Dependiendo de la Etapa en que se encuentre el proyecto es muy posible que
dentro del alcance del proyecto se tengan que adelantar los trmites requeridos
para la obtencin de licencias o permisos.
Esta actividad se lleva a cabo de acuerdo con la legislacin existente y los
parmetros establecidos por cada entidad gubernamental que otorga la respectiva
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licencia y/o permiso. Por lo tanto es responsabilidad del Ingeniero encargado la
obtencin de la Licencia y/o permiso enterarse y tener el conocimiento de los
trmites requeridos, su secuencia y duracin.
4.9REUNIONES DE CONTROL
Dentro del Cronograma se establecen reuniones peridicas que se adelantan con
el Cliente, las cuales son en lo posible cada 15 das. En estas reuniones se tratan
los temas ms relevantes respecto al desarrollo del Proyecto y se deja acta segn
el Formato FAR-CL-01 Acta de Reunin. Estas actas dentro de lo posible son
realizadas durante el desarrollo de la reunin y son firmadas por los participantes,
de lo contrario es responsabilidad del Director y/ o Gerente de Proyecto obtener la
firmas de los asistentes
As mismo, el Grupo de Gerencia de Proyectos adelanta reuniones
interdisciplinarias con el fin de evaluar el desarrollo de las actividades y establece
los temas a tratar en las reuniones con el cliente.
Si el cliente as lo establece o en el alcance de los trabajos se requiere, los
ingenieros de cada especialidad realizan reuniones peridicas con contratistas de
diseos, obras e interventoras. De estas reuniones se deja constancia en el
respectivo Formato FAR-CL-01 Acta de Reunin.
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PROYECTOS
4.10 INFORMES
Se realizan informes peridicos los cuales permiten informar al Cliente sobre el
avance del Proyecto
En COMTECOL LTDA., se tiene establecido realizar informe semanal, mensual y
final.
Informes Semanales: Este documento requiere para su elaboracin de una clara
definicin del contenido, normalmente macro actividades de los tems a reportar,
para estos se define el % en peso y fechas programadas de terminacin,
actividades relevantes ejecutadas en el periodo evaluado, actividades relevantes
pendientes, causales de atraso, observaciones, reporte de accidentes e
incapacidades, horas hombre perdidas, ejecucin acumulada, reas problemticas
y soluciones o medidas correctivas.
Los informes semanales se elaboran respectivamente en el Formato FAO-CL-01
Avance de Proyecto. Este formato no genera un nuevo cdigo o versin cuando se
modifica su presentacin o adiciona informacin por solicitud del cliente. El informe
contiene en lo posible la anterior informacin.
Informes Mensuales: Requiere para su elaboracin de:
Todos los programas/documentos que conforman el PDT actualizados a la fecha
de corte para ello establecida.
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PROYECTOS
Registros descriptivos y numricos sobre las actividades ms importantes
ejecutadas, metas alcanzadas, problemas presentes o resultados, programa a la
vista.
Datos sobre avances programados y alcanzados, recursos de mano de obra
utilizada, recursos de equipos de construccin programados y utilizados, eventos
programados y alcanzados.
Resumen descriptivo de las actividades ejecutadas a nivel de especialidad o rea
y tambin las programadas para el siguiente perodo.
Los informes mensuales contienen actividades ejecutadas y/o en ejecucin,
rendimientos de proyecto alcanzados por cada actividad, porcentajes de avance
real y programado acumulado y durante el periodo, aspectos econmicos del
contrato, resea fotogrfica si se requiere. Estos informes contienen mayor
informacin si el cliente lo solicita.
Informe Final: el objetivo de este es informar al cliente en forma detallada sobre el
desarrollo de la ejecucin contratada hasta su final, requiere para su elaboracin
de la informacin incluida en cada uno de los informes.
El Informe Final: contiene por lo menos la siguiente informacin:
Descripcin de antecedentes del proyecto, caractersticas tcnicas,
plazos, condiciones generales del medio, objetivos, estrategias de
ejecucin.
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PROYECTOS
Resumen histrico de avances programados/ alcanzados, recursos
programados/ ejecutados, rendimientos programados y alcanzados.
Todos los documentos que conforman el PDT actualizados a la fecha
de terminacin de la gestin contratada
Resumen descriptivo de la ejecucin del proyecto. Anlisis de los
resultados obtenidos.
Conclusiones y recomendaciones
Los informes contienen mayor informacin a la indicada, si as lo establece el
cliente.
La realizacin de los informes est a cargo del Auxiliar o Ingeniero de Control de
Proyectos, ms es responsabilidad de cada uno de los participantes de la
Gerencia del Proyecto informarle sobre las actividades realizadas durante la
semana y / o mes, los inconvenientes presentados, las posibles soluciones y las
causas del no cumplimiento de los objetivos durante el periodo de acuerdo con el
cliente y el contratista.
4.11 VINCULACIN DE PERSONAL
Si dentro del alcance y si el cliente exige que el personal a vincular al proyecto es
previamente aprobado, el Director de proyecto es responsable de enviar va e-mail
o por correo las hojas de vida dentro del Formato de la empresa. En el momento
en que se confirma por parte del cliente su aceptacin y fecha de ingreso por
escrito, se diligencia el Formato FRP-CL-01 Requisicin de Personal del
Procedimiento de Reclutamiento y Seleccin de Personal PRS-CL-01, para
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PROYECTOS
remitirlo al rea de Recurso Humano para iniciar con el proceso de contratacin,
segn el Procedimiento de Contratacin PCP-CL-01.
Es responsabilidad del Director de Proyecto diligenciar el Formato Requisicin de
Personal FRP-CL-01.
4.12 LIQUIDACIN CONTRATO
Esta se lleva a cabo de acuerdo con lo establecido en el contrato firmado.
4.13 ANEXOS
FPP-CL-01 Formato Presupuesto de Proyecto
PCM-CL-01 Procedimiento de Compras
FAR-CL-01 Acta de Reunin
FAO-CL-01 Formato Avance de Proyecto
FRP-CL-01 Formato Requisicin de Personal
PRS-CL-01 Procedimiento de Reclutamiento y Seleccin de Personal
PCP-CL-01 Procedimiento de Contratacin de Personal

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