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1
MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN

GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS





GUATEMALA, DICIEMBRE 2009










MANUAL DE
FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DE


LA DIRECCION GENERAL
DEL
REGISTO DE CIUDADANOS


DEL
1

TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL
1

1
2
1. PRESENTACION Pg. 3
2. BASE LEGAL Pg. 5
3. NORMAS GENERALES Pg. 7
4. NORMAS ESPECIFICAS Pg. 8
5. PROCEDIMIENTOS Pg. 9
6. INSTRUCTIVOS Y/O FORMULARIOS Pg. 22
7. GLOSARIO Pg. 22
8. ABREVIATURAS Pg. 23











INDICE





1
1

1

1
3
1
1. PRESENTACIN



DIRECCION GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS DEL TRIBUNAL
SUPREMO ELECTORAL
El Registro de Ciudadanos, es el ente tcnico encargado de controlar y fiscalizar
todo el proceso electoral, desarrollando a lo largo de este proceso, actividades
que garanticen el ejercicio de los derechos polticos constitucionales de los
guatemaltecos.



Como rgano de defensa constitucional, con competencia especfica y autnoma
en materia de derechos polticos; satisface el ejercicio de estos derechos a los
ciudadanos, asi como el registro y funcionamiento de las organizaciones polticas.

1
Administrativamente, el Registro de Ciudadanos se encuentra integrado por:
La Direccin General del Registro, que tiene su sede en la Ciudad de
Guatemala
Cuenta con una delegacin en cada cabecera departamental

Una subdelegacin en cada cabecera municipal y

Oficinas y agencias que autorice el Tribunal Supremo Electoral.



La Direccin General del Registro de Ciudadanos, a su vez, desarrolla su
actividad por medio de la Secretara del Registro de Ciudadanos, el Departamento
de Inscripcin de Ciudadanos y Elaboracin de Padrones, del Departamento de
Organizaciones Polticas y la Unidad Coordinadora de Delegaciones y
Subdelegaciones. Sobre esta Direccin, recae la responsabilidad de garantizar la
transparencia y confiabilidad del padrn electoral, base de todo proceso electoral y
caracterstica que define a todo Estado constitucional y democrtico de derecho.


Conforme a las atribuciones que le impone la Ley, el Director DIRIGE TODAS
L.AS ACTIVIDADES QUE REALIZA EL REGISTRO; de tal manera que nada que
mvolucre al Registro de Ciudadanos y al proceso electoral, deja de ser su
4
responsabilidad, avalndolo todo con su firma. Por el volumen de trabajo y la . ~

forma en que se encuentra integrada la Direccin, todas sus atribuciones . "' /

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establecidas en la Ley y las que le son encomendadas sin trmite burocrtico por
el TSE, son delegadas en Secretaria, y las diversas unidades administrativas que
la integran.



La observacin directa, permiti establecer, que de acuerdo al Organigrama del
Tribunal Supremo Electoral, la Secretaria del Registro de Ciudadanos, se
encuentra inmersa dentro de la Direccin General, lo cual permite especular que
toda la actividad que realiza el Registro de Ciudadanos, es ejecutada directamente

1 por la Direccin General, siendo que la Secretara relacionada, es intermediaria

entre el Director General, y las dems dependencias que la integran; de esa

1 cuenta, la consultora sugiere el siguiente organigrama, para la Direccin General
del Registro de Ciudadanos.
1 ORGANIGRAMA PARA LA DIRECCIN GENERAL DEL REGISTRO DE

CIUDADANOS
1

1


1

Direccin General del Registro de
Ciudadanos



Secretara
General



Rcccpcin &-in de
.\u).lliurt'S
Llasrnicin
~ Archho
.Nollfic11dur
5
2. BASE LEGAL



CONSTITUCIN POLITICA DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA



La Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, como Norma de
normas, establece la base legal, para desarrollar todo el ordenamiento jurdico
guatemalteco vigente.



En materia electoral, la CPRG garantiza los derechos polticos a los

ciudadanos guatemaltecos, as como los derechos de entes autnomos, de elegir

1 sus propias autoridades; entendiendo que el catlogo de derechos y garantas que
otorga la CPRG a los ciudadanos guatemaltecos, no son numerus clausus; sino

1
susceptibles de ser ampliados y mejorados en el tiempo.



t
LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLTICOS

(Decreto nmero 1-85)
1

Todos los procedimientos y garantas relacionadas en materia electoral, se
encuentran reguladas en esta Ley, y para efectos de desarrollar el proyecto de
Manual de Procedimientos de la Direccin del Registro de Ciudadanos del
Tribunal Supremo Electoral, sirve de fundamento todo el articulado de la Ley y su
Reglamento.


REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLlTICOS

(Acuerdo No. 018-2007)



Este Reglamento, desarrolla la Ley, permitiendo el adecuado desarrollo de los
procedimientos contemplados en la misma; asimismo, desarrolla los
procedimientos para fiscalizar todo lo relativo a organizaciones polticas, fondos
pblicos, propaganda y gastos de campaa electoral, as como lo relacionado al
pago por parte del Estado
6
PACTO COLECTIVO DE CONDICIONES DE TRABAJO, de fecha 13
de julio de 1,999,


REGLAMENTO DE RELACIONES LABORALES DEL TRIBUNAL
SUPREMO ELECTORAL Y SUS TRABAJADORES


Este Reglamento desarrolla los procedimientos para conocer, y
sancionar las faltas laborales de los empleados del Tribunal Supremo Electoral y
por ende los
empleados del Registro de Ciudadanos.







1



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1

1
7





3. NORMAS GENERALES
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La Direccin General del Registro de Ciudadanos del Tribunal Supremo
Electoral, como ente ejecutor de todo lo que involucre el Proceso Electoral, y al

Registro de Ciudadanos, se fundamenta en:



1. CONSTITUCION POLITICA DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA

2. LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLITICOS Acuerdo Nmero 1-85

3. REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLITICOS
Acuerdo Nmero 018-2007.
4. REGLAMENTO DE CONTROL DE FISCALIZACION DEL FINANCIAMIENTO
PUBLICO Y PRIVADO DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES DE LA
CAMPAA ELECTORAL DE LAS ORGANIZACIONES POLITICAS, ACUERDO
NUMERO 019-2007
1
5. LEY DE AMPARO, EXHIBICION PERSONAL Y DE CONSTITUCIONALIDAD


6. REGLAMENTO DE RELACIONES LABORALES DEL TRIBUNAL SUPREMO
ELECTORAL, ACUERDO NUMERO 172-86
7. LEY DEL ORGANISMO JUDICIAL
1
8. CODIGO DE TRABAJO
8
4. NORMAS ESPECFICAS





1. CONSTITUCION POLITICA DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA

2. LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLITICOS

3 REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLITICOS

4 REGLAMENTO DE CONTROL Y FISCALIZACION DEL FINANCIAMIENTO
PUBLICO Y PRIVADO DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES Y DE
CAMPAA ELECTORAL DE LAS ORGANIZACIONES POLITICAS.






1

1


1
9
1- Dependencia: 4- Puesto Funcional del Responsable:

Registro de Ciudadanos. Auxiliar Receptor.
2- Departamento: 5- Puesto Nominal:

Recepcin. Auxiliar
118"

3- Ubicacin fsica:
Casa Anexa del Tribunal
6- Puesto Funcional del Jefe
Inmediato:

Supremo Electoral, zona 2 Secretario.

5. PROCEDIMIENTOS

La Direccin General del Registro de Ciudadanos, cuenta con un Procedimiento
que podra denominrsele general, porque resulta ser el procedimiento que se
sigue para toda la documentacin que ingresa.


1

PROCEDIMIENTO GENERAL PE RECEPCIN DE EXPEDIENTES
EN EL REGISTRO DE CIUDADANOS.


1
1
1

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
1
RESPONSIBLE ACCIN
Recibe los expedientes, los revisa ya que los
1 mismos deben estar debidamente foliados y ser de
1
Recepcionista


la competencia del Registro de Ciudadanos, de lo
contrario los rechaza para su correccin.
Recibidos, los sella, firma y estampa el nmero
Recepcin 2 correlativo de ingreso para ser trasladados a la
Secretara del Registro de Ciudadanos.
Recibe los expedientes provenientes de la
Secretario
3 Recepcin. Analiza los mismos y los admite para
su trmite, margina y traslada a los Auxiliares para
lo que corresponda.
Auxiliares de Registran los expedientes en los libros de control
Secretara 4 de providencias, oficios, resoluciones, etc.
Auxiliares de
Analizan y estudian los expedientes y elaboran el

Secretara
5 proyecto de providencia, oficios resolucin, etc.

Que corresponda.
Recibe de vuelta los expedientes con los proyectos
Secretario
6 de providencias, oficios, resoluciones, etc.

Acompaados, los revisa y traslada a la Direccin
para su autorizacin.
Director General
Recibe los expedientes, los estudia y analiza y si

7 estn de conformidad los firma para su
10
autorizacin.
8 Si no estuvieren de conformidad, los enva
nuevamente a Secretaria, la que lo devuelve al
1
Secretario auxiliar para los cambios sugeridos Con los I

cambios efectuados, vuelve a Secretara quien lo
remite a Direccin para anlisis y firma
1
Direccin General
9 Analiza nuevamente los expedientes y si hubiere
conformidad, los autoriza con su firma
Secretario
Recibe los expedientes autorizados y los refrenda

10 con su firma.
Encargada de archivo Recibe los expedientes provenientes de Secretara,
y distribucin de 11 los sella, fotocopia y elabora el conocimiento para

1 documentacin trasladarlos a donde corresponda.
Recepcionista
12 Conserva una copia, la cual se incorpora al informe
semanal que se enva a Presidencia.
1

1


1
11
1
1
1
1
1
2.

PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR Y/O EVACUAR
CONSULTAS AL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL
1. Dependencia: 4. Puesto funcional del responsable:
Registro de Cudadanos La Direccin General
2. Departamento: 5. Puesto nominal:
Direccin General Director
3. Ubicacin fsica: 6. Puesto funcional del jefe inmediato:
Casa Anexa del Tribunal TSE
Supremo Electoral, Zona 2


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA Paso
ACCIN

RESPONSABLE No.
1. Dicta un oficio dirigido a los Magistrados del TSE,

Director
en el que formula la consulta
Secretaria del
2. Redacta un conocimiento
Registro de
Ciudadanos

1
Secretaria del
3.

Registro de
Se encarga de entregarlo a Secretara del TSE
Ciudadanos
Secretara del
4. Entrega al TSE
TSE

5. Se pronuncia sobre la consulta sometida a su

1 TSE consideracin. Secretara de la Direccin General,
sube por el Acuerdo, o pronunciamiento.
6. Recoge de Secretara del TSE

Secretaria del
Director Gral.

Secretaria del
7. Con conocimiento lo traslada al Director General

1
Director Gral.



1
12

Torna de Posesin.

2. Recbe la firma del Director General, y del

.
Recursos
1

.
\




3.


PROCEDIMIENTO PARA JURAMENTAR Y DAR POSESIONA
LOS EMPLEADOS
1. Dependencia:
DEL REGISTRO DE CIUDADANOS.
4.Puesto funcional del responsable:
Registro de Ciudadanos Puede ser Direccin, o Secretara
2.Departamento:
Direccin General
5.Puesto nominal:
Secretara
3.Ubicacin slca: 6.Puesto funcional del jefe
Casa Anexa del Tribunal
Supremo Electoral, Zona

2
inmediato:
Director General

1
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA Paso
ACCIN

RESPONSABLE No.
1
1. Enva directamente a la Secretaria de Direccin

Humanos del TSE
General del Registro de Ciudadanos el Acta de

1
Secretaria del

Director Secretario del Registro de Ciudadanos
Secretaria del
3. Devuelve el Acta firmada por Director y Secretario

Director
del Registro, a Recursos Humanos del TSE


1
13
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Paso
No.

ACCIN

1. Ingresa denuncia de faltas laborales de empleados
Recepcin
del Registro de Ciudadanos, por medio de oficios,
Providencias o Actas.

2. Recibe, sella, firma y da nmero correlativo de

Registro
1
' '



4.


PROCEDIMIENTO PARA SANCIONA A LOS EMPLEADOS
DEL REGISTRO DE CIUDADANOS
1.Dependencia: 4. Puesto funcional del responsable:
Registro de Ciudadanos Direccin
2.Departamento: 5.Puesto nominal:
Direccin General Director
3.Ubicacin fsica: 6.Puesto funcional del jefe
Casa Anexa del Tribunal inmediato:
Supremo Electoral, Zona 2 Director General
1


DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

1

1

Recepcin ingreso a la denuncia, y luego lo traslada a
Secretara.
3. Analiza la Denuncia; encontrndola ajustada al
Secretara Reglamento de Relaciones Laborales del TSE, y
dems leyes pertinentes, lo traslada al Director.
4. Por providencia instruye una Investigacin por
Direccin
medio de Inspeccin General del TSE

5. Realiza la investigacin correspondiente, oyendo
Inspeccin testigos, recabando documentacin, concurriendo a
General
dependencias pertinentes y oyendo al propio
denunciado y con ello emite un informe
6. Ingresa el Informe de Inspeccin General al
Recepcin del
sistema y le asignacin un nmero, lo traslada a
Secretara
Secretarla
7. Con una providencia, lo traslada a Direccin





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8. Corre audiencia al denunciado por 48 horas.

Direccin siempre se toma en cuenta la distancia en la fijacin
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del plazo; y luego de escucharlo en audiencia, dicta
14
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1 ~
I

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
//

DEPENDENCIA Paso
ACCIN
RESPONSABLE No.
la Resolucin respectiva, dentro de los siguientes 3
das.

9. Traslada al TSE para su Visto Bueno, o lo que el
Secretarla
Tribunal considere oportuno.

10. Traslada a los notificadores, para las Notificaciones
TSE
que corresponda.






Es el mismo procedimiento para sanciones verbales, escritas, suspensiones y
1
cancelaciones.





1
1

1

1
15
1.Dependencia:
Registro de Ciudadanos

4. Puesto funcional del responsable:
Auxilia del Registro de Ciudadanos.
2.Departamento
5.Puesto nominal:
Direccin General Auxiliar "A"
3.Ubicacin fsica: 6.Puesto funcional del jefe
Casa Anexa del Tribunal
Supremo Electoral, Zona

2
inmediato:
Director General

1
1
1
1
'
5.



PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO
DEL REGISTRO DE CIUDADANOS











DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA Paso
RESPONSABLE No.
ACCIN
1
Direccin del

1. Para elaborar el presupuesto del Registro de
Ciudadanos, se hace a travs del Plan Operativo
Anual (POA). El Director discute con su personal la
Registro de
Proyeccin del Registro de Ciudadanos para el

Ciudadanos
siguiente ao, (lo que representa contemplar los

recursos financieros, humanos y materiales
necesarios).

2. Elabora el POA del Registro, tomando en
Auxiliar del
consideracin 3 aspectos:
Registro de . Qu se pretende proyectar para el siguiente ao
Ciudadanos
. Cmo se proyectar
. Recursos para ejecutar el Plan Operativo Anual
3. El POA, se somete a consideracin del Director.


Director
1. Si el Director lo avala, lo firma, y lo traslada
a Secretara.



4 Lo revisa, lo refrenda con su firma y lo traslada a
secretarla
Planificacin.

5. Lo integra al Presupuesto general del TSE
Planificacin
-
-- --

6
Hace las observaciones pertinentes. El Director

puede concurrir ante el TSE, acompaado de su
TSE auxiliar, para defender el Plan Operativo Anual. Es
el TSE el que finalmente aprueba la cantidad que le
asignar al Registro.
16
1
1
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
11
DEPENDENCIA Paso
ACCIN
RESPONSABLE No.
El TSE lo aprueba y acuerda que lo integren al
presupuesto general del TSE, que es el que
finalmente se va al Ministerio de Finanzas Pblicas.



7. 2. Cuando el Director no aprueba el POA, hace
Director las observaciones oportunas, y vuelve a
Secretara
8.
Secretarla Lo devuelve al Auxiliar encargado, para que realice
las observaciones y correcciones del Director
9. Con las correcciones, lo traslada a Secretara
Auxiliar

10. Lo traslada a Direccin
Secretaria

11. Si lo encuentra a satisfaccin, lo avala con su firma
Director y es trasladado a Secretara, para que sta lo
traslade a Planificacin.
17
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PROCDIMIEllTO GEllERAL D R[C(J>CIll1)( l:XPaJlfllTfS Ell U RCGISTRO ee CIUOAD4110S

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PROCEDIMIENTO PARA SANCIONA A LOS EMPLEADOSDEL REGISTRO DE CIUDADANOS

Recepan

Seaetatia
D rec:otl
TSE



Ingresa denu"Oa
de faltas laoorales
de emploatlo5 oel
Reg.stro oe
Ciudadanos por
medio de oftoos,
ProV1onoas o
Aaes

Reoce. sena
y da nmero firma
c:orre!allvo de
1!\QfHO la
den una a

1


Ana iza que fa Oenunoa se
encuentre austada al
Regamenio de Relaoooes
leborales del TSE y oemas
leyes peltinentes


PO<pro'1oe!1<:la insl!uye
una lnveSIJQaan por
medio de lnspeco6n
General del TSE







Rea,2a la 11wesngaon
comispondente. oyendo
tesogos recabanao
documenlaon.
concurnendo a
oependenoaspemnentes
y oyendo al proPto 1
denlJ'IOado






Ingresa el Informe de
lnspeecinGeneral al
sistema y le 8$1gnaet6n un
nmero
Con una proVKienoatraslada



1 rcorre sud enoa al denuncado
1
t.!I pO< 48 horas consderando la 1
istanoa

es oen
aucLenoa d1cta la
Reso1Jo6n 1
respectiva oentro



Trolodo aJ TSE para su Visto Bueno

Lo
~ OO~VC!!
a
s~~!.L..
Tro!llaaa a nonncaoores '41--1---------------------------i'----


Fin
22
1
6. INSTRUCTIVOS Y/O FORMULARIOS





La Direccin General del Registro de Ciudadanos no utiliza instructivos ni
formularios para realizar sus actividades. En opinin de los Oficiales consultados,
asignados a la Direccin, no resulta necesario la impresin de formularios para
desarrollar su actividad




7. GLOSARIO:


Trminos utilizados en la dependencia investigada.


HOJA DE ADHESIN:

Es la hoja debidamente habilitada por el Registro de Ciudadanos que se
proporciona a los comits para la constitucin de partidos polticos previamente
1
inscritos para que dentro del plazo de dos aos que estipula la ley, cumplan con
el nmero mnimo de personas que deben conformar dicha organizacin poltica

1
con el fin de obtener la inscripcin como partido poltico.


1
HOJA DE AFILIACION:

Es el documento que contiene la declaracin que hace un ciudadano
guatemalteco de origen de querer formar parte de un partido poltico o de un
comit cvico electoral inscritos y vigentes, para que se considere afiliado debe
haber sido debidamente depurada dicha hoja.


NORMAS

Regla general sobre la manera como se debe obrar o hacer una cosa y por las
que se rigen la mayora de personas

1
"




RESOLUCIN

Es el acto jurdico por medio del cual se plasma un decisin de carcter _
administrativo, donde se dictan rdenes. reglas y mandatos concretos para la
ejecucin y desarrollo de la gestin administrativa.




ABREVIATURAS:


CPRG Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.



1
OICEP Departamento de Inscripcin de Ciudadanos y Elaboracin de

Padrones.


OP Organizaciones Polticas.



TSE Tribunal Supremo Electoral.



UCDySO Unidad Coordinadora de Delegaciones y Subdelegaciones del Registro
de Ciudadanos.



























23