658.02-C232d-CAPITULO IV PDF

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CAPITULO IV
MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTIN FINANCIERA QUE
CONTRIBUYA AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS EN LAS REAS
FUNCIONALES DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO DEL
REA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR.

A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA

El diseo de un modelo de Auditora Operacional de Gestin Financiera est
orientado a las medianas empresas comerciales, con el propsito de ser utilizado
como herramienta para asegurar el buen funcionamiento de controles,
procedimientos y actividades, relacionadas con la gestin financiera en las reas
funcionales, que les permita alcanzar los objetivos y metas propuestos.

El Modelo de Auditora Operacional de Gestin Financiera, est estructurado en
cuatro etapas que son: Planeacin, ejecucin, informe y seguimiento de la auditora,
para facilitar su aplicacin y desarrollo. Proporcionando cuestionarios y
procedimientos a aplicar especficos para cada rea funcional, que facilitan la
deteccin de deficiencias y su oportuna correccin.

La implementacin del modelo permitir a las medianas empresas comerciales la
optimizacin de los recursos y una mejor comunicacin de los diferentes objetivos,
metas, polticas y estrategias establecidas por la administracin, hacia todos los
niveles de la organizacin, lo que contribuir a mejorar el trabajo en equipo.

Se considera que la auditora operacional es un proceso imprescindible para la
gerencia en la toma de decisiones, en el momento preciso.

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B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

1. Objetivo General
Disear un modelo de Auditora Operacional de Gestin Financiera que contribuya al
logro de los objetivos y metas en las reas funcionales de las medianas empresas
del sector comercio del rea metropolitana de San Salvador.

2. Objetivos Especficos

Proveer a las medianas empresas una herramienta para la identificacin de
problemas que afectan la eficiencia, eficacia y economa en el desarrollo de las
actividades de Gestin Financiera.

Elaborar programas que contengan procedimientos para la evaluacin gil y
oportuna de las actividades que se desarrollan en las reas funcionales.

Proporcionar las estrategias a seguir para la realizacin de las diferentes
actividades de control, que aseguren el logro de los objetivos y metas propuestos.

Disear formatos que faciliten el desarrollo de las actividades de auditora
operacional en las reas funcionales.

Proporcionar una metodologa que fomente el compromiso para la correccin de
deficiencias detectadas en las diferentes reas funcionales.

Proveer a las medianas empresas de un plan de incentivos al personal para
motivar la calidad constante en el desarrollo de las actividades de las diferentes
reas funcionales.

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C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA

Actualmente, las medianas empresas se ven obligadas a la bsqueda de alternativas
que faciliten la reduccin de sus costos operativos, para lograr un mayor grado de
competitividad, esto originado en parte por los cambios del mundo globalizado, as
como tambin por los diferentes problemas internos que estn afectando el
desarrollo ptimo de sus actividades.

Debido a esto, el diseo de un modelo de Auditora Operacional, proporciona a las
empresas una herramienta de evaluacin para las reas funcionales, que les
permita mejorar la eficiencia, eficacia y economa, en el desarrollo de sus
operaciones, a travs de la planeacin, organizacin y ejecucin de las actividades
de control con base a objetivos y metas, as como la optimizacin de los diferentes
recursos que poseen.

La Auditora Operacional permite la evaluacin de sistemas, controles y desempeo
de una unidad o de una organizacin completa, con el propsito de detectar las
deficiencias y presentar recomendaciones para el logro de la eficiencia operativa de
la entidad.

Es por ello que el diseo de un modelo de Auditora Operacional, se considera de
gran utilidad para las medianas empresas, ya que les permitir el logro de los
mximos resultados minimizando esfuerzos y recursos.

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D. JUSTIFICACION DEL MODELO

Al conocer los diferentes problemas por los que atraviesan las medianas empresas
del sector comercio, as como la disposicin de implementar una herramienta de
control, que les facilite la deteccin oportuna de debilidades en el desarrollo de las
actividades operativas; se considera importante disear un modelo de auditora
operacional de gestin financiera que les permita tener un mayor control de la forma
en que se estn desarrollando las actividades en las reas funcionales.

Debido a que la mayora de medianas empresas, no poseen una unidad de Auditora
Interna, para evaluar cada una de las actividades que se desarrollan, se les dificulta
determinar oportunamente el cumplimiento de los lineamientos de control
establecidos por la administracin, para asegurar el buen funcionamiento de la
entidad.

La finalidad de la propuesta del modelo de Auditora Operacional es de proveer de
una herramienta a las medianas empresas que facilite la evaluacin de las funciones
que se desarrollan en sus diferentes reas y asegurar el logro de los objetivos y
metas propuestos.

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E. CONTENIDO DEL MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTION
FINANCIERA
1. ESQUEMA DEL MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTION
FINANCIERA.

ETAPA I
PLANEACIN DE LA
AUDITORIA
OPERACIONAL

ETAPA II
EJECUCIN DE LA
AUDITORIA OPERACIONAL
ETAPA III
INFORME DE AUDITORIA
OPERACIONAL
ETAPA IV
SEGUIMIENTO DE
AUDITORIA
DEFINICIN DEL PROPSITO:
OBJETIVOS
ALCANCE
ASPECTOS A EVALUAR
DETERMINACIN DE LA ESTRATEGIA:
RECURSOS
POLTICAS
TECNICAS
PLANEACIN TCNICA
INVESTIGACIN PRELIMINAR
EVALUACIN PRELIMINAR
CUESTIONARIOS
PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOS
PLANEACIN ADMINISTRATIVA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ASIGNACIN DE TAREAS
PERFILES DEL RECURSO HUMANO
FORMATOS

METODOLOGA PARA LA EJECUCION

APLICACIN DE FORMATOS:
PAPELES DE TRABAJO
HALLAZGOS
NARRATIVAS
CARTA A LA GERENCIA
MARCAS Y NOTAS
INFORME PRELIMINAR
ESTRUCTURA
DISCUSIN
PLANES DE ACCIN

INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL
ESTRUCTURA
PRESENTACION
ESTRATEGIA PARA SEGUIMIENTO
RECOMENDACIONES
PLANES DE ACCIN
CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES

INFORME DE SEGUIMIENTO
ESTRUCTURA
CONTRIBUCIN AL LOGRO DE OBJETIVOS Y METAS
G
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O
N
Elaborado Por: Grupo de tesis
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2. MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTIN FINANCIERA.

2.1 OBJETIVOS DEL MODELO:

a) Objetivo General:
Proporcionar una herramienta que permita mayor eficiencia, eficacia y economa en
la operatividad de las medianas empresas, a travs de la auditora Operacional de
las actividades de gestin financiera en las reas funcionales, para contribuir al logro
de los objetivos y metas propuestos.

b) Objetivos Especficos:
Detectar deficiencias en las actividades de gestin financiera que se realizan en
las diferentes reas funcionales, con el propsito de que se efecten las
correcciones necesarias.

Orientar a las medianas empresas comerciales hacia una mejor ejecucin de sus
actividades de gestin financiera, para obtener la maximizacin de sus recursos.

Proveer alternativas para la solucin de los problemas operativos que enfrentan
actualmente las medianas empresas en la ejecucin de sus actividades de
gestin financiera.

Proporcionar los controles idneos para determinar que las actividades de gestin
financiera se estn desarrollando adecuadamente.

Proporcionar mayor seguridad a travs de la Auditora Operacional que las
actividades de gestin financiera se desarrollan de acuerdo a objetivos y metas
establecidos.

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2.2 DEFINICIONES:

DEFINICIN DEL MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTION
FINANCIERA:

Representacin de informacin sintetizada que incluye la planeacin tcnica y
administrativa de la auditora, as como la ejecucin de la misma; informe y
seguimiento de hallazgos y recomendaciones, que constituyen la base para el
proceso de aplicacin de mejoras en las reas funcionales de una entidad.

2.3 CARACTERISTICAS:
Ayuda a detectar debilidades que puedan impactar la eficiencia de la operatividad
de la empresa.

Proporciona procedimientos para solucionar problemas en el desarrollo de las
funciones.

Contiene programas y procedimientos para la evaluacin de las actividades de
gestin financiera en las reas funcionales.

Facilita la recopilacin de informacin y evidencia de las deficiencias en las reas
funcionales.

Provee la informacin necesaria para la elaboracin del informe de Auditora
Operacional.

Establece recomendaciones para mejorar el desempeo de las actividades de
gestin financiera en las reas funcionales.

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2.4 BENEFICIOS:

Con el modelo de Auditora Operacional de Gestin Financiera, las medianas
empresas obtendrn los siguientes beneficios:

Obtener un control eficiente de las actividades de gestin financiera que se
desarrollan en las reas funcionales.

Contribucin al logro de los objetivos y metas en las diferentes reas funcionales,
a travs de la aplicacin de controles eficientes.

Contarn con los procedimientos de control idneos para la identificacin de
deficiencias en las reas funcionales.

Facilitar la aplicacin de medidas correctivas en forma oportuna y la adecuada
toma decisiones, con la informacin obtenida a travs de la aplicacin de los
procedimientos de control,.

Se lograr la maximizacin de los recursos, tanto humanos, financieros y
tecnolgicos, ya que permitir la descentralizacin de funciones, reducir el
tiempo para la ejecucin de las actividades y evitar el uso inadecuado de los
mismos.

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ETAPA I: PLANEACION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

DEFINICIN DEL PROPSITO:
OBJETIVOS
ALCANCE
ASPECTOS A EVALUAR
ETAPA I
PLANEACIN DE LA
AUDITORIA
OPERACIONAL

DETERMINACIN DE LA
ESTRATEGIA:
RECURSOS
POLTICAS
TECNICAS

PLANEACIN ADMINISTRATIVA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ASIGNACIN DE TAREAS
PERFILES DEL RECURSO HUMANO
FORMATOS

ACTIVIDADES DE GESTION FINANCIERA
PLANILLAS
SELECCIN Y CONTRATACION DE
PERSONAL
REGISTROS CONTABLES
PAGOS
CUMPLIMIENTO LEYES TRIBUTARIAS
CUMPLIMIENTO LEYES MERCANTILES
PRESUPUESTOS
CLIENTES
CREDITOS Y COBROS
EFECTIVO
FACTURACIN
PROMOCION Y PUBLICIDAD
INVENTARIOS
RETACEOS

PLANEACIN TCNICA
INVESTIGACIN PRELIMINAR
EVALUACIN PRELIMINAR
CUESTIONARIOS
PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOS
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3. ETAPA I: PLANEACION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

La planeacin constituye la etapa inicial para el desarrollo del trabajo de Auditoria. Se
considera de gran importancia, ya que es en esta etapa donde se desarrolla la
estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance
esperados de la auditora.

La planeacin de la Auditoria Operacional comprende las siguientes partes:
Definicin del propsito
Determinacin de la estrategia
Planeacin tcnica y
Planeacin administrativa.

3.1 DEFINICIN DEL PROPSITO:

El desarrollo de la Auditoria Operacional tiene como propsito fundamental, la
evaluacin del desempeo de las actividades de gestin financiera que se realizan
en las diferentes reas funcionales de la entidad, enfocados a la obtencin de
mayores niveles de eficiencia, eficacia y economa, para contribuir al logro de los
objetivos y metas propuestos para cada una.

a) Objetivos:

Para desarrollar la auditora Operacional de las actividades de gestin financiera en
las reas funcionales, se establecen los siguientes objetivos:

Identificar las deficiencias en el desempeo de las actividades en las diferentes
reas funcionales.

Evaluar la eficiencia de los diferentes procedimientos de control.

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Contribuir a la reduccin de los niveles de riesgos en el desarrollo de las
actividades de gestin financiera.

Brindar recomendaciones para mejorar las deficiencias encontradas.

Fomentar el crecimiento de fortalezas y oportunidades en las reas funcionales.

Fomentar un mayor nivel de responsabilidad en la ejecucin de las actividades en
las reas funcionales.

b) Alcance de la auditoria:

El alcance de la Auditoria se refiere bsicamente a disear los procedimientos que se
consideran necesarios para realizar el examen de las actividades de gestin
financiera, que se desempean en las distintas reas funcionales de la entidad.

c) Aspectos a evaluar:

El objetivo de la evaluacin es determinar las deficiencias existentes en el desarrollo
de las diferentes actividades de gestin financiera de la empresa con el propsito de
mejorar la eficiencia y eficacia, para contribuir al logro de los objetivos y metas
propuestos en cada rea funcional.
Dentro de estos aspectos que se evaluarn se encuentran los siguientes:

Evaluacin del Sistema de Control Interno:
Con el desarrollo de esta evaluacin, se determinar si todas las polticas y
procedimientos establecidos por la administracin para la conduccin ordenada y
eficiente de las actividades de la empresa, se estn aplicando en forma adecuada y
oportuna, as como facilitar a la administracin la deteccin de necesidades de
mejora a dichas polticas y procedimientos.
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Es importante examinar el Control Interno para determinar fcilmente, que
actividades requieren mayor atencin en el desarrollo de la auditoria, para disear los
cuestionarios que permitan minimizar el riesgo de obtener informacin errnea.

Evaluacin de actividades de gestin financiera:
Se evaluarn las actividades relacionadas con la gestin financiera en cada una de
las reas funcionales de la empresa.

Revisar la economa, eficiencia y eficacia de las actividades de gestin
financiera en las reas funcionales.
Esta fase tiene como finalidad evaluar si los recursos con los que la entidad cuenta
estn siendo utilizados en forma idnea y apropiada de acuerdo con lo establecido
por la administracin, para que no provoquen impactos negativos en el alcance de
los objetivos y metas, de las diferentes reas funcionales en que est dividida la
empresa.

Verificar el cumplimiento de leyes aplicables:
Revisar si la entidad le da cumplimiento a las diferentes Leyes que le son aplicables
con el propsito de garantizar que la empresa funciona legalmente en el mundo del
comercio.
Examinar la informacin que se enva a los entes encargados de recolectar los
tributos e impuestos con los registros que posee la empresa con el fin de obtener la
certeza del cumplimiento de stas normativas a las que la entidad est sujeta.

3.2 DETERMINACIN DE LA ESTRATEGIA:
La determinacin de la estrategia establece los elementos bsicos necesarios para el
desarrollo de la auditoria Operacional de gestin financiera, con el propsito de
obtener los resultados esperados, los cuales se detallan a continuacin:
a) Recursos
b) Polticas
c) Tcnicas
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a) Recursos:
Recursos Humanos: Seleccionar el personal capacitado profesionalmente, el cual
ser designado a realizar las actividades de evaluacin de las reas funcionales en
que se encuentra organizada la empresa, para determinar si se desarrollan de
acuerdo a lo establecido por la administracin.

Recursos materiales: Proveer de material que ser necesario para realizar el trabajo
de evaluacin tales como:
Los procedimientos y los formatos que fueron diseados para tal efecto, papelera y
tiles. Asimismo proporcionar las indicaciones tcnicas que les servirn de gua para
realizar la auditoria operacional y obtener la informacin requerida y oportuna.

Recursos Tecnolgicos: Contar con el equipo y los sistemas de computacin
adecuados que faciliten el procesamiento de la informacin, en menor tiempo con el
fin de agilizar la evaluacin y obtener los resultados de forma oportuna, para ser
analizados.

Recursos Financieros: Proveer de recursos econmicos, prestaciones y otras
remuneraciones que incentiven al personal que ha sido asignado para realizar las
funciones de auditora en las reas funcionales de la empresa, as como al personal
de las reas que cumplan con los objetivos y metas propuestos.

b) Polticas:

Se establecen lineamientos que servirn de gua para efectuar con facilidad las
actividades de auditora Operacional, con el propsito de que todo el personal
involucrado, est informado de la forma en que se realizar este trabajo.

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POLTICAS A APLICAR

1.-

Se deber establecer una persona responsable de la coordinacin y ejecucin de la auditora
Operacional.

2.-

La auditora Operacional deber desarrollarse de acuerdo al programa y procedimientos
establecidos para su ejecucin.

3.-

De existir la necesidad de cambios o ampliaciones a los programas y procedimientos
establecidos para el mejor desarrollo de la auditora, deber ser el responsable de la auditora,
quien autorice dichos cambios o ampliaciones.

4.-

Las actividades a desarrollar en la auditora operacional, debern ejecutarse en los tiempos
establecidos en el cronograma de actividades.

5.-

Si se necesita utilizar un tiempo adicional al establecido para la ejecucin de las actividades,
ser tambin el responsable de la auditora el que coordine el tiempo necesario.

6.-

La auditora Operacional deber realizarse en forma objetiva, veraz y consciente de la
importancia que tiene la informacin a recopilar.

7.-

El trabajo de auditora Operacional deber realizarse con calidad, en forma ordenada y limpia,
para asegurar la obtencin de los resultados esperados.

8.-

La informacin obtenida con el desarrollo de la auditora, deber ser estrictamente confidencial,
presentndose nicamente a los responsables de realizar las correcciones necesarias a las
deficiencias encontradas.

9.-

El personal de la empresa deber mostrar disposicin, entusiasmo y responsabilidad en la
realizacin de la auditora operacional.
10.- Los responsables de las reas funcionales debern aplicar en su rea respectiva, medidas
tendientes a minimizar las deficiencias y concientizar a su personal de la importancia de mejorar
la calidad de su trabajo.

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c) Tcnicas
Con el propsito de lograr el mayor grado de confiabilidad y oportunidad en la
informacin obtenida a travs del desarrollo de la auditora operacional, se presentan
algunas tcnicas a utilizar en su ejecucin:

TECNICAS

1.-

Aplicacin de programas de auditora:
Las personas encargadas de llevar a cabo la auditora operacional, debern aplicar los
procedimientos establecidos en los programas de auditora, procurando que la informacin
presentada sea lo ms real posible, incluyendo datos adicionales importantes en el campo de
observaciones.

2.-

Solicitar la informacin requerida, de acuerdo a lo establecido en los procedimientos.
Los encargados de realizar la auditoria operacional, debern solicitar la documentacin que se
especifica en cada uno de los procedimientos, con el propsito de facilitar la obtencin de la
informacin requerida.

3.-

Solicitar documentacin adicional:
En el caso de considerar necesario, el responsable de realizar la auditora operacional podr
solicitar la informacin adicional que le permita despejar dudas o documentar hallazgos.

4.-

Entrevistas:
Se deber utilizar sta tcnica en el caso de que existan preguntas en los procedimientos de
auditora que requieran de informacin adicional, o con el propsito de despejar dudas existentes
sobre la informacin.

5.-

Investigacin Preliminar:
Se deber llevar a cabo una investigacin preliminar de la organizacin, polticas, objetivos,
metas y procedimientos establecidos por la empresa, para la ejecucin de las actividades de las
reas funcionales, previo a la realizacin de la auditora; con el propsito de brindar mayor
conocimiento para el desarrollo de la misma y asegurar la confiabilidad de la informacin
obtenida.

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3.3 PLANEACIN TCNICA:
Constituye el desarrollo de las siguientes actividades :
a) Investigacin Preliminar
b) Evaluacin Preliminar
c) Cuestionarios
d) Programa
e) Procedimientos

a) Investigacin Preliminar:
Constituye la base fundamental que permite a la Auditoria Operacional familiarizarse
con las operaciones a verificar dentro de la empresa en la cual se realizar la
auditoria. Adems, conocer en forma general las funciones y actividades que se
realizan en cada rea funcional.
Para cumplir con el objetivo establecido en esta investigacin, es necesario
desarrollar los siguientes procedimientos:

Conocimiento de los aspectos administrativos y organizativos de la
empresa:

La Auditoria Operacional requiere el conocimiento o familiarizacin con los diferentes
aspectos administrativos y organizativos de las reas funcionales de la entidad,
tratando de identificar responsabilidades, as como los controles establecidos en el
desarrollo de las actividades.

Dentro de los aspectos administrativos y organizativos que deben conocer los
encargados de la realizacin de las actividades de auditora operacional se
presentan los siguientes:
Objetivos, Metas, Polticas, procedimientos y estrategias: Se debe tener pleno
conocimiento de los objetivos y metas propuestos por la administracin para poder
determinar si el trabajo se est efectuando de acuerdo a lo planeado. Adems, es
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imprescindible conocer cules son las polticas aplicables a las diferentes
actividades, as como los procedimientos establecidos para llevarlos a cabo.

A continuacin se presentan algunos aspectos que se consideran importantes para el
conocimiento del negocio, de los cuales es necesario solicitar la documentacin para
ser evaluados y obtener la informacin esperada (Formulario F-AOP-01).

FORMULARIO DE CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO (F-AOP-01)

EMPRESA:
PERIODO QUE CUBRE LA AUDITORIA:

DETALLE DE INFORMACIN
SI NO

Organigrama de la estructura organizativa de la empresa

Objetivos y metas por reas funcionales e informes de cumplimiento

Polticas y procedimientos por rea funcional

Manuales de procedimientos y reglamento interno de la empresa

Listado de productos y precios que se comercializan

Detalle de las caractersticas del mercado y naturaleza de la competencia.

Nombre y funciones de sus principales ejecutivos.

Informe de gestin del perodo actual y anterior

Documentacin correspondiente a auditoria externa del ao anterior

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Investigacin del Control Interno:

Se considera importante para el desarrollo de la auditoria, tener pleno conocimiento
de los lineamientos, polticas y procedimientos de control establecidos por la
administracin, para salvaguardar los activos de la empresa y adems la prevencin
y deteccin de errores con el fin de obtener resultados ptimos.

Para tener conocimiento de los diferentes aspectos de control interno del rea a
evaluar, se presenta a continuacin un cuestionario estructurado, el cual deber ser
completado a travs de una entrevista con el responsable de cada rea a evaluar,
con el objetivo de obtener informacin de carcter general de su funcionamiento.
(Formulario F-AOP-02)

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INVESTIGACION DEL CONTROL INTERNO (F-AOP-02)
Empresa:
Entrevistado: Fecha:
No. PREGUNTA SI NO
COMENTARIOS

01

Posee la empresa un organigrama de la estructura organizativa?

02

Estn definidos los diferentes niveles de autoridad en la empresa?

03 Las funciones de los Directores o funcionarios principales de la
entidad estn reguladas por los estatutos de la escritura de
constitucin?

04 Conocen los empleados la importancia del control de las
actividades que realizan?

05

Existe en la empresa un manual de procedimientos contables?

06

Poseen lineamientos de control establecidos?

07

Todo el personal conoce stos lineamientos?

08

Se actualizan los lineamientos de control de acuerdo a las polticas
de la empresa?

09

La actualizacin se realiza frecuentemente?

10

Posee la empresa un sistema de informacin?

11

Se comunica al personal las polticas y procedimientos
establecidos?

12

Utilizan los medios adecuados para comunicar al personal las
polticas y procedimientos?

13

Existe una persona responsable de comunicar las polticas y
procedimientos?

14

Utiliza la empresa para efectos de control, informes que comparen
los presupuestos con los gastos realizados?

15

Se verifica que las actividades se realizan bajo los lineamientos de
control establecidos?

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Se realiza esta verificacin en forma peridica y oportuna?

Firma Responsable:

Observaciones:

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Investigacin del Riesgo:

Consiste en determinar el grado de susceptibilidad a errores en el desarrollo de las
operaciones, con el propsito de la aplicacin de los procedimientos idneos
orientados a detectarlos.

Es necesario que los responsables de realizar las actividades de auditora
Operacional, posean un amplio conocimiento de las operaciones que se llevan a
cabo en la empresa, esto con el propsito de identificar las actividades de mayor
riesgo y elaborar los procedimientos adecuados para la deteccin de errores que
contribuyan a minimizar el riesgo de deteccin.

Se presenta un cuestionario estructurado que servir para conocer aspectos
relevantes de la operatividad de cada rea funcional. (Formulario F-AOP-03)

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INVESTIGACION DEL RIESGO (F-AOP-03)

Empresa:

Entrevistado: Fecha:

No.

PREGUNTA

SI

NO

COMENTARIOS

01

Existen procedimientos de control para todas las actividades?

02

Existen actividades que requieren mayor atencin?

03

Aplican procedimientos de control a las actividades de mayor
riesgo?

04

Aplican stos procedimientos frecuentemente?

05

Existe una persona responsable de verificar que se apliquen
stos procedimientos?

06

El personal encargado de estas actividades es el idneo para
realizarlas?

07

Las funciones del Contador General estn separadas de las
personas encargadas del manejo de fondos?

08

Estn los libros contables bajo la custodia del Contador General?

09

Todos los comprobantes, Estados Financieros e informes, son
aprobados por personas distintas a las que los elaboran?

10

Existe un control de firmas autorizadas y montos lmite
autorizados para efectuar desembolsos?

11

Se coordina en la empresa las vacaciones de cajeros,
bodeguero, a fin de que otro personal de confianza les sustituya en
sus labores?

12

Poseen los funcionarios o empleados relacin con otras
entidades relacionadas con la empresa?

13

Posee la empresa plizas de cobertura de fondos y fidelidad, que
cubran a funcionarios y empleados claves?

Firma Responsable:

Observaciones:

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b) Evaluacin Preliminar:
Luego de conocer los diferentes aspectos que incluyen el riesgo y el control interno,
se considera necesario realizar una evaluacin general de la informacin obtenida
para determinar el grado de efectividad en el desarrollo de las actividades.

A continuacin se establecen algunos parmetros para determinar el nivel de
eficiencia con el que se est aplicando el control interno y adems, el grado de
proteccin de la empresa ante el riesgo. (F-AOP-04 y F-AOP-05).

Este formulario se completar con la informacin obtenida en los formularios de
investigacin del Control interno e investigacin del riesgo, debiendo completar un
cuadro de evaluacin para cada uno de los formularios de investigacin.

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO F-AOP-04

EXCELENTE

MUY BUENO

BUENO

MALO
Si todas las respuestas
son afirmativas
Si cuatro respuestas
son afirmativas
Si tres respuestas son
afirmativas
Con menos de tres
respuestas afirmativas
Conclusin:
Recomendacin:

Fecha:

Elaborado por:

Compromiso de correccin:

Fecha:
Responsable:

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EVALUACIN DEL RIESGO F-AOP-05

BAJO

MEDIO

ALTO

MUY ALTO
Si todas las respuestas
son afirmativas
Si cuatro respuestas
son afirmativas
Si tres respuestas son
afirmativas
Con menos de tres
respuestas afirmativas
Conclusin:
Recomendacin:

Fecha:

Elaborado por:

Compromiso de correccin:

Fecha:

Responsable:

c) Cuestionarios:

Constituyen una herramienta que servir de base para el diseo de los
procedimientos a utilizar en el desarrollo de la auditora operacional, con el propsito
de conocer las polticas y procedimientos de control que posee la empresa para ser
evaluados en su oportunidad.
A continuacin se presenta un cuestionario para las funciones que estn vinculadas
con la gestin financiera en cada rea funcional, de acuerdo al siguiente detalle:
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AREA ACTIVIDAD A EVALUAR
Administracin Recursos Humanos
Planillas
Seleccin y contratacin de personal
Cumplimiento de leyes laborales
Contabilidad
Registros contables
Control de pagos
Cumplimiento de leyes tributarias
Cumplimiento de leyes mercantiles
Finanzas Presupuestos
Cartera de clientes
Crditos y cobros
Efectivo
Mercadeo y ventas Facturacin
Promocin y publicidad
Compras Inventarios
Retaceos

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CUESTIONARIO DE AUDITORIA OPERACIONAL C-01

Area: ADMINISTRACION
Funcin a evaluar: RECURSOS HUMANOS PLANILLAS
Entrevistado: _____________________________________________ Fecha: _________________

Objeti vo: Obtener la informacin necesaria para el diseo de los programas de auditora operacional
para el rea de: Administracin
No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- La Planilla es elaborada por medio de un sistema informtico?

2.- Se controla la informacin de la planilla en trminos de
monetarios y nmero de empleados con los registros de cada
uno de ellos que posee la empresa?

3.- Las modificaciones en los salarios, retiros o adiciones de
personal son debidamente documentados y autorizados por el
responsable?

4.- Se verifican los clculos de deducciones efectuadas y
prestaciones aplicadas, de acuerdo a lo estipulado por la ley, en
cada perodo de pago?

5.- Muestra la planilla la firma de recibido del pago, por cada uno
de los empelados?

6.- Se encuentra adjunto a la planilla el documento que comprueba
el pago a las entidades correspondientes, de las retenciones
efectuadas a los empleado?

7.- Se verifica que el pago corresponda al total de las retenciones
efectuadas?

8.- Se realiza el pago de las retenciones en el perodo establecido
por la ley?

9.- Existe evidencia de verificacin de las firmas que autorizaron
estos pagos?

10.- Existe un archivo que contenga todos los documentos que
comprueban los pagos de planillas?

Firma Responsable:

Observaciones:

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Funcin a evaluar: RECURSOS HUMANOS SELECCIN DE PERSONAL

No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- Elaboran perfiles para el reclutamiento de personal a contratar de
los puestos disponibles?

2.- Establecen rangos de sueldos para cada uno de los puestos de la
empresa?

3.- Reciben un requerimiento de personal para dar inicio el proceso
de reclutamiento y seleccin de personal?

4.- Archivan en el expediente, las pruebas de conocimiento y de
aptitudes realizadas al personal seleccionado ?

5.- Elaboran un documento que muestre las condiciones pactadas
en la contratacin de personal?

6.- Proporcionan manuales de procedimientos de los puestos a
desempear al personal contratado?

7.- Proporcionan capacitacin al personal contratado sobre las
diferentes actividades que se realizan en la empresa?

8.- Anexan al expediente de cada empleado contratado, el contrato
individual de trabajo?

9.- Envan el contrato individual de trabajo a la entidad
correspondiente en el plazo estipulado por la ley?

10.-

Intervienen diferentes en el proceso de contratacin de personal?

Firma Responsable:

Observaciones:

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Funcin a evaluar: RECURSOS HUMANOS CUMPLIMIENTO DE LEYES LABORALES

Objeti vo: Obtener la informacin necesaria para el diseo de los programas de auditora operacional para
el rea de: Administracin
No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- Se especifica en el contrato de trabajo todas las condiciones
legales bajo las cuales se realiza la contratacin del personal?

2.- Se actualizan los contratos de trabajo con los cambios o
modificaciones en las condiciones de contratacin de personal?

3.- Se establece una reserva laboral de acuerdo a lo estipulado por la
ley?

4.- Todos los empleados se encuentran afiliados a las diferentes
instituciones de seguridad social?

5.- Existen documentos comprobatorios del pago de vacaciones
anuales al personal?

6.- Se calcula el pago de las vacaciones de acuerdo a lo estipulado por
la ley?

7.-

Proporciona la empresa prestaciones adicionales a la ley?

8.-

Gozan los empleados sus vacaciones en el tiempo que les
corresponde?

9.-

Los aguinaldos son pagados en el tiempo que estipula la ley ?

10.-

Paga la empresa horas extras a sus empleados ?

Firma Responsable:

Observaciones:

28


Funcin a evaluar: CONTABILIDAD- REGISTROS

Objeti vo: Obtener la informacin necesaria para el diseo de los programas de auditora operacional para
el rea de: Administracin
No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- Estn los registros contables clasificados por ingresos, egresos y
diario?

2.- Estn todos los comprobantes contables ordenados
cronolgicamente y con nmero correlativo segn el tipo de registro?

3.- Poseen los comprobantes firmas de elaborado, revisado y
autorizado?

4.- Se encuentra anexo al comprobante contable el soporte
correspondiente?

5.- El valor del soporte coincide con el que muestra el registro
contable?

6.- Se registran las operaciones en forma oportuna de acuerdo a la
fecha del soporte?

7.- Las cuentas contables utilizadas en los comprobantes estn bien
aplicadas de acuerdo a la naturaleza de la transaccin y del catlogo
de cuentas autorizado?

8.- Se registran debidamente las transacciones en los libros
legalizados de contabilidad?

9.- Las provisiones contables se calculan con base a un valor
razonable?

10.- Los comprobantes estn debidamente archivados e identificados?

Firma Responsable:

Observaciones:

29


Funcin a evaluar: CONTABILIDAD CONTROL DE PAGOS

No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- Se clasifica la cartera de proveedores, por proveedor y fecha de
vencimientos?

2.-

Se efectan los pagos de acuerdo a la fecha de vencimiento?

3.- Se manejan saldos pendientes de pago con ms de 30 das de
su fecha de vencimiento?

4.- Coincide el saldo mostrado en el reporte de proveedores con el
valor registrado en los libros contables?

5.- Poseen los comprobantes contables los soportes
correspondientes?

6.- Coincide el valor del comprobante con el monto total de los
documentos de soporte?

7.- Se firman los comprobantes de pago de elaborado, revisado y
autorizado?

8.- Elaboran documento de confirmacin del proveedor sobre la
recepcin del pago?

9.- Estos pago son debidamente registrados en la contabilidad?
10.- Se actualizan en la cartera de proveedores los pagos efectuados
en su oportunidad?

Firma Responsable:

Observaciones:

30


Funcin a evaluar: CONTABILIDAD CUMPLIMIENTO DE LEYES TRIBUTARIAS

No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- Estn los libros de IVA debidamente autorizados?

2.-

Estn los registros en los libros de IVA actualizados ?

3.- Se efectan verificaciones peridicas de los registros en los libros
de IVA?

4.- Se prepara la declaracin con el total presentados en los
registros de IVA?

5.- Se verifican si todos los comprobantes estn registrados dentro
del perodo establecido por la ley?

6.- Se verifican si todos los comprobantes registrados y declarados
pertenecen a la empresa?

7.- Se preparan detalles de las retenciones efectuadas para efectuar
la declaracin del mes?

8.- Las declaraciones de IVA y Renta son enteradas y pagadas
oportunamente?

9.- Se verifican oportunamente si los libros de IVA son firmados por
el contador?

10.- Los registros contables estn de acuerdo a los valores
presentados en la declaracin mensual?

Firma Responsable:

Observaciones:

31


Funcin a evaluar: CONTABILIDAD CUMPLIMIENTO DE LEYES MERCANTILES

No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- Se efecta los pagos de matrculas de comercio
correspondientes y en su oportunidad?

2.-

Se renuevan las matrculas de comercio anualmente?

3.- Se actualizan las modificaciones del pacto social en los registros
contables y libros correspondientes?

4.-

Est el capital social mnimo debidamente autorizado?

5.- Estn las acciones debidamente suscritas, pagadas
documentadas de acuerdo al capital social establecido?

6.- Estn las aportaciones en bienes debidamente autorizados por
un perito evaluador?

7.- Estn debidamente inscritos en el Registro de Comercio los
Balances Generales de la empresa?

8.- Los Estados Financieros estn debidamente auditados,
autorizados y firmados por un Contador Pblico?

9.- Posee la empresa los libros legales estipulados por la ley
debidamente autorizados?

10.- Los Libros de Actas estn debidamente actualizados y firmados
por directores y accionistas?

Firma Responsable:

Observaciones:

32


Area: FINANZAS
Funcin a evaluar: PRESUPUESTOS

para el rea de: Finanzas
No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS

1.-

Se elaboran Presupuestos para cada rea funcional?

2.- Los presupuestos se elaboran de acuerdo a experiencias de aos
anteriores o anlisis profesionales?

3.- Verifican continuamente las actividades si se desarrollan de
acuerdo a lo presupuestado?

4.- Poseen algn control de gestin para determinar si existen
desviaciones significativas en los presupuestos?

5.- Se efectan ajustes a los presupuestos por desviaciones
determinadas?

6.- Se aplican medidas correctivas en las reas funcionales por las
desviaciones encontradas?

7.- Se comunica a los encargados de cada rea de forma oportuna
las desviaciones encontradas, as como las medidas correctivas?

8.- Existe un porcentaje razonable en el alcance de las metas de
acuerdo a los valores presupuestados por rea funcional?

9.- Se analizan los resultados obtenidos para la elaboracin de los
presupuestos del prximo ao?

10.- Se comparan los resultados obtenidos en el presupuesto actual
con el del ao anterior, para detectar desviaciones e identificar su
origen?

Firma Responsable:

Observaciones:

33


Area: FINANZAS
Funcin a evaluar: CARTERA DE CLIENTES

No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- Los saldos reflejados en la cartera de clientes es igual con los
saldos de las cuentas por cobrar, presentados en el Balance?

2.- Est clasificado el reporte de clientes de acuerdo a plazos de
crditos otorgados?

3.- Existen en la cartera de clientes con una antigedad mayor a
30 das.

4.- Existe la poltica de estimacin de cuentas incobrables por
crditos otorgados de clientes?

5.- Los crditos otorgados a los clientes estn de acuerdo a los
lmites establecidos por los responsables?

6.- Se aplica algn porcentaje de recargo por morosidad en las
cuentas de clientes?

7.- Se registran en la contabilidad los ingresos cobrados por
morosidad?

8.- Se pagan los impuestos correspondientes por los ingresos
cobrados por morosidad a clientes?

9.- Existe la poltica de suspender los crditos a clientes por
morosidad?

10.- Existe la poltica de aplicar descuentos o cualquier incentivo a
los clientes por pronto pago?

Firma Responsable:

Observaciones:

34


Area: FINANZAS
Funcin a evaluar: CREDITOS Y COBROS

No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- Se realiza un anlisis previo de la situacin financiera de los
clientes para establecer y aprobar el lmite de crdito?

2.-

Los crditos se otorgan de acuerdo a las polticas establecidas?

3.-

Se documentan las garantas a los crditos otorgados?

4.- Existen diferentes rangos para clasificar a los clientes de acuerdo
a la capacidad de pronto pago?

5.- Se verifican la existencia de garantas recibidas por los crditos
concedidos?

6.- Se archivan los documentos de identificacin de los clientes en
su expediente respectivo?

7.-

Existen polticas establecidas para la recuperacin de crditos?

8.-

Existe evidencia de la gestin de cobro realizadas a los clientes?

9.- Se verifican peridicamente las condiciones de pago de los
clientes, as como su cumplimiento de los plazos otorgados?

10.- Se revisan oportunamente si los pagos son aplicados a la cuenta
de los clientes a que corresponden?

11.-

Incentivan a los encargados de recuperacin de moras?

Firma Responsable:

Observaciones:

35


Area: FINANZAS
Funcin a evaluar: CONTROL Y MANEJO DEL EFECTIVO

No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- Se verifican las firmas de los responsables de realizar los
arqueos de efectivo?

2.- Se revisan que las remesas sean efectuadas el siguiente da
hbil despus de realizado el arqueo?

3.- Se remesan al banco el efectivo ntegro mostrado en el arqueo
realizado?.

4.- Se adjuntan la documentacin de respaldo de los valores
mostrado en el arqueo de efectivo?

5.-

Revisan si los valores de caja coinciden con las remesas
efectuadas?

6.- Los cortes se contabilizan con los documentos de soporte de las
operaciones realizadas?

7.- Se verifican los saldos de bancos presentados en el estado
bancario con los saldos de bancos registrados en los libros de
contabilidad?

8.- Se firman las conciliaciones bancarias de revisado y autorizado
por los responsables?

9.- Se efectan los ajustes correspondientes a las transacciones
pendientes de registrar del mes anterior?

10.- Se verifican que los cheques pendientes de cobros en el perodo
establecido por los bancos, se reingresen a la cuenta bancaria de
la empresa?

Firma Responsable:

Observaciones:

36


Area: MERCADEO Y VENTAS
Funcin a evaluar: FACTURACION

para el rea de: Mercadeo y Ventas
No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS

1.-

Se facturan diariamente los ingresos en su totalidad?

2.- Se contabilizan los ingresos totales de acuerdo a lo facturado en el
mes?

3.- Se archivan en forma correlativa los documentos de facturacin?.
4.- Se registran los documentos de facturacin en los libros de ventas
correspondientes?

5.- Poseen los documentos de facturas y crdito fiscal las firmas de
elaborado y autorizado?

6.- Se realizan los documentos fiscales correspondientes para las
rebajas y devoluciones sobre ventas en su oportunidad?

7.- Las ventas al crdito se registran diariamente en el libro auxiliar de
clientes?

8.- Se reflejan las ventas totales del mes en el estado de resultados?
9.- Los impuestos de IVA y Pago a Cuenta declarados son los
correspondientes de acuerdo a las ventas del mes?

10.- Se registran y se archivan los documentos anulados de facturas y
crdito fiscal con sus respectivas copias?

Firma Responsable:

Observaciones:

37


Area: MERCADEO Y VENTAS
Funcin a evaluar: PROMOCION Y PUBLICIDAD

para el rea de: Mercadeo y Ventas
No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS

1.-

Se actualizan las listas de precios peridicamente?

2.-

La lista de precios est firmada y autorizada por los
responsables?

3.-

Existen por separado una lista de precios de nuevos productos?.

4.-

Est el detalle de precios de los productos debidamente
autorizado?

5.-

Se planifican las actividades de promocin y publicidad?

6.- Los gastos de promocin y publicidad se consideran en el
presupuesto del rea de mercadeo y ventas?

7.- Las actividades de promocin y publicidad se realizan de
acuerdo a lo planificado?

8.- Las actividades de promocin y publicidad se efectan de
acuerdo a lo establecido?

Firma Responsable:

Observaciones:

38


Area: COMPRAS
Funcin a evaluar: INVENTARIOS

para el rea de: COMPRAS
No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- Se elaboran y se adjuntan las rdenes de compra en los
comprobantes de ingreso de mercaderas correspondientes?

2.- Las facturas de compras poseen las firmas de recibido as como
evidencia de que se verific la mercadera y los precios
acordados?

3.- En los egresos de mercaderas se adjunta la hoja de requisicin?.
4.- Las hojas de requisiciones de mercaderas poseen firmas de
elaborado y autorizado?

5.- Los precios estn de acuerdo a las listas de precios
establecidas?

6.- Se registran debidamente las compras y ventas en el control de
inventarios?

7.- El procedimiento aplicado en el ingreso como egreso de
mercaderas est de acuerdo al manual de procedimientos?

8.- El valor reflejado en el control de inventarios coincide con el
control de existencias de dicho producto en la bodega?

9.- El responsable de la bodega es el nico responsable de autorizar
los egresos de mercaderas?

10.-

Las instalaciones de la bodega poseen seguridad y vigilancia?

Firma Responsable:

Observaciones:

39


Area: COMPRAS
Funcin a evaluar: RETACEOS

para el rea de: COMPRAS
No. Pregunta SI NO
COMENTARIOS
1.- Las facturas de compras y gastos incurridos se adjuntan en el
cuadro de retaceo respectivo?

2.- Los retaceos se elaboran de acuerdo al detalle de productos de la
factura de compras?

3.- Los retaceos se elaboran de acuerdo a los precios de los
productos detallados en la factura?.

4.-

Se elaboran los retaceos oportunamente?

5.-

Los cuadros de retaceos son firmados de elaborado y autorizado?

6.-

Se establecen los costos por cada uno de los productos?

7.-

Revisan los clculos de retaceos que sean correctos?

8.-

Se archivan los cuadros de retaceos por proveedor o por pedido?

9.-

Se trasladan los cuadros de retaceos a contabilidad?

10.-

Los cuadros de retaceos se trasladan en forma oportuna?

Firma Responsable:

Observaciones:

40
d) Programa de Auditora Operacional:
Constituye todos los procedimientos a utilizar para el desarrollo de las actividades de
auditoria operacional, considerando su naturaleza, alcance y el objetivo que se
pretende lograr con su aplicacin.

Naturaleza: La Auditoria Operacional se desarrollar con base a los tres tipos de
procedimientos: De control, analticos y sustantivos, especficos para cada rea
funcional.

Alcance: El alcance de la Auditoria Operacional a desarrollar ser de acuerdo a los
diferentes procedimientos establecidos para su ejecucin, para verificar que las
transacciones se estn desarrollando de acuerdo a lo establecido.

Objetivo: Proporcionar los diferentes pasos y actividades a desarrollar para la
ejecucin de la Auditoria Operacional.

e) Procedimientos:

Constituyen el conjunto de tcnicas de investigacin a aplicar en las actividades de
gestin financiera que se desarrollan en las diferentes reas funcionales, mediante
las cuales se obtendr la informacin necesaria para la elaboracin del informe.

Para una mayor certeza de la informacin obtenida, se aplicarn diferentes pruebas
en forma simultnea o sucesiva, las cuales se detallan a continuacin:

Procedimientos de control o cumplimiento: Representan procedimientos para
verificar si las actividades se estn desarrollando de acuerdo al sistema de control
interno diseado por la gerencia.

41
Procedimientos sustantivos: Procedimientos cuya finalidad es comprobar que el
valor monetario de las diferentes actividades desarrolladas sea el correcto de
acuerdo al respaldo de comprobantes de cada transaccin.

Procedimientos analticos: Son aquellos procedimientos que implican un examen
ms profundo de transacciones significativas con la finalidad de identificar
desviaciones.

Se presenta a continuacin los procedimientos a aplicar en las actividades de gestin
financiera de cada rea funcional, de acuerdo a la siguiente estructura:

Planillas
Contabilidad
Registros contables
Control de pagos
Cartera de clientes
Crditos y cobros
Efectivo
Compras Inventarios
Retaceos

42

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA OPERACIONAL P-01

Empresa: XYZ, S.A. DE C.V. Ref. ___________
Area Funcional: ADMINISTRACION
Funcin a evaluar: RECURSOS HUMANOS - PLANILLAS
Perodo que cubre la auditora: Del ____________________ al _________________

Objeti vo: Verificar el cumplimiento de las leyes laborales en el pago de salarios y los controles
establecidos en la empresa.
No. Procedimiento Hecho Por Fecha PT
1.- Solicitar al responsable de Recursos humanos, las planillas
correspondientes al perodo a evaluar

2.- Verifique la forma en que se elaboran las planillas.

3.- Verifique si el nmero de empleados presentados en la planilla
corresponde al nmero de empleados contratados.

4.- Compruebe si las modificaciones a los salarios estn
debidamente documentadas y autorizadas.

5.- Verifique si los clculos de salarios y deducciones aplicadas
estn de acuerdo a lo estipulado por la ley.

6.- Verifique si las planillas estn firmadas de recibido por cada
empleado.

7.- Compruebe que estn adjuntos a la planilla los documentos de
pago de retenciones efectuadas a los empleados.

8.- Verifique si el pago es de acuerdo a las retenciones
efectuadas y si se realiz oportunamente.

9.- Compruebe si las firmas corresponden a las personas
autorizadas.

10.- Compruebe si todas las planillas estn archivadas
adecuadamente.

43

Funcin a evaluar: RECURSOS HUMANOS
SELECCIN Y CONTRATACIN DE PERSONAL
Objeti vo: Verificar que el reclutamiento y seleccin de personal se realice de acuerdo a las polticas
establecidas por la administracin.
1.- Seleccione algunos empleados de la nmina y solicite su
expediente de contratacin

2.- Verifique en el expediente de los empleados seleccionados, el
control de horas extras, incapacidades y permisos.

3.- Verifique si el reclutamiento de personal se realiza de acuerdo
a los perfiles establecidos.

4.- Compruebe si los sueldos de cada puesto estn dentro de los
parmetros establecidos.

5.- Verifique si el reclutamiento se inicia por medio de
requerimientos de personal debidamente autorizados.

6.- Verifique si estn en el archivo los documentos comprobatorios
de los requisitos de contratacin, como: Exmenes mdicos,
pruebas de aptitudes y psicolgicas.

7.- Compruebe si existe en el expediente un documento con las
condiciones acordadas en la contratacin.

8.- Verifique si existen manuales de procedimientos de los
diferentes puestos.

9.- Compruebe que los expedientes de contratacin de personal
estn debidamente archivados.

10.- En los expedientes seleccionados, compruebe la aprobacin
de su nombramiento, contrato de trabajo, monto del salario y
forma de pago del mismo.

11.- Verifique si se encuentran los contratos de trabajo
debidamente firmados y si han sido enviados al Ministerio de
Trabajo.

44


Funcin a evaluar: RECURSOS HUMANOS
CUMPLIMIENTO DE LEYES LABORALES

Objeti vo: Determinar si la empresa cumple con la legislacin laboral establecida.
1.- Verifique en los contratos de trabajo si especifica las
condiciones legales bajo las cuales se realiza la contratacin.

2.- Compruebe si se actualizan los contratos de trabajo con los
cambios o modificaciones en las condiciones de contratacin
de personal.

3.- Verifique si se establece una reserva laboral de acuerdo a lo
estipulado por la ley.

4.- Compruebe si todos los empleados estn afiliados al ISSS y
AFP.

5.- Verifique si existen los documentos comprobatorios de los
pagos de las vacaciones anuales al personal.

6.- Efecte verificacin de operaciones aritmticas del pago de
vacaciones anuales de acuerdo a lo estipulado por la ley.

7.- Verifique si la empresa proporciona prestaciones adicionales a
la ley y si estn debidamente autorizadas.

8.- Compruebe si se paga a los empleados la remuneracin
correspondiente cuando no gozan el perodo de vacaciones
anuales.

9.- Verifique si se pagan los aguinaldos de acuerdo a lo
establecido por la ley y si el pago se efecta en el tiempo
estipulado por la misma.

10.- Verifique el clculo de las horas extras que estn elaborados
correctamente.

45


Funcin a evaluar: CONTABILIDAD
REGISTROS CONTABLES

Objeti vo: Asegurar que todos los eventos realizados en la empresa se registran adecuadamente, con
el propsito de verificar que la informacin financiera sea razonable.
1.- Solicite los comprobantes contables del perodo a evaluar.
2.- Verifique si los registros contables estn clasificados por
ingresos, egresos y diarios.

3.- Verifique que estn numerados cronolgicamente,
correlativamente y debidamente archivados.

4.- Compruebe si estn debidamente firmados y autorizados.

5.- Verifique si cada comprobante posee los documentos de
respaldo correspondientes.

6.- Efecte verificacin aritmtica de los valores mostrados en el
comprobante con el mostrado en los documentos de respaldo.

7.- Compruebe que los registros se han efectuado oportunamente
de acuerdo a la fecha de la documentacin de soporte.

8.- Verifique si los registros contables se efectan de acuerdo a la
naturaleza de la transaccin y el catlogo de cuentas
autorizado.

9.- Verifique si los comprobantes contables estn de acuerdo a lo
registrado en el libro mayor.

10.- Compruebe si las provisiones contables han sido calculadas
con base a un valor razonable.

11.- Verifique si los comprobantes estn archivados y debidamente
identificados.

46


CONTROL DE PAGOS

Objeti vo: Verificar el proceso para la realizacin de egresos de efectivo en concepto de pagos.
1.- Solicite al responsable del rea la cartera de proveedores del
perodo establecido.

2.- Compruebe si la cartera de proveedores est clasificada por
proveedor y por fecha de vencimiento.

3.- Compruebe si los pagos estn efectuados de acuerdo a la
fecha de vencimiento.

4.- Verifique si existen pagos pendientes con una antigedad
mayor a 30 das de su vencimiento.

5.- Verifique si coincide el saldo mostrado en el reporte de
proveedores con el valor registrado en los libros contables.

6.- Compruebe que los comprobantes contables de pago poseen
el soporte correspondiente.

7.- Verifique si coincide el valor reflejado en el comprobante
contable con el mostrado en los documentos de soporte .

8.- Verifique si los comprobantes de pago poseen firma de
elaborado, revisado y autorizado.

9.- Compruebe si existe comprobante de recepcin del pago al
proveedor.

10.- Verifique si stos pagos estn debidamente registrados en la
contabilidad.

47


CUMPLIMIENTO DE LEYES TRIBUTARIAS

Objeti vo: Verificar el cumplimiento de las leyes tributarias.
1.- Solicite al encargado del rea los libros de IVA
correspondientes al perodo a evaluar.

2.- Verifique si estn debidamente autorizados y actualizados los
registros, y si poseen firma del contador.

3.- Efecte una validacin aritmtica entre los registros en el libro
legal y las facturas por ventas y compras del perodo.

4.- Solicite las declaraciones de IVA correspondientes al perodo
a evaluar.

5.- Verifique que el saldo mostrado en las declaraciones coincida
con el libro legal.

6.- Compruebe si los pagos del impuesto son efectuados
oportunamente.

7.- Verifique que todos los comprobantes pertenecen a la
empresa.

8.- Verifique si todos los comprobantes son registrados en el
perodo establecido por la ley.

9.- Compruebe que las declaraciones de retenciones de renta y
otros posean adjunto un detalle de las retenciones efectuadas
y sean igual al enterado y pagado.

10.- Verifique que los valores presentados en las declaraciones
estn de acuerdo a lo registrado en la contabilidad.

48


CUMPLIMIENTO DE LEYES MERCANTILES
Objeti vo: Verificar el cumplimiento de las leyes mercantiles.
1.- Solicite al encargado del rea los documentos
correspondientes a las matrculas de comercio, escritura de
constitucin, libros de actas, accionistas y libros de estados
financieros.

2.- Verifique si las matrculas de comercio han sido renovadas
oportunamente.

3.- Compruebe en la escritura de constitucin si se han registrado
cambios en la misma y si el capital social es mayor o igual a
cien mil colones.

4.- Verificar si las acciones estn debidamente suscritas y
pagadas as como documentadas de acuerdo al capital
establecido.

5.- Compruebe que el Balance General est debidamente
autorizado por un auditor y adems que ha sido inscrito en el
Registro de Comercio.

6.- Verifique si el libro de actas y accionistas estn debidamente
firmado por directores y accionistas.

7.- Compruebe el libro de accionistas est actualizado de acuerdo
al capital social autorizado.

8.- Verifique si posee los libros de contabilidad que de acuerdo al
Registro de Comercio estn obligados a llevar.

9.- Compruebe si todos los libros de contabilidad estn
autorizados.

10.- Compruebe si estn elaborados todos los certificados de
acciones.

49


Area Funcional: FINANZAS
Funcin a evaluar: PRESUPUESTOS

Objeti vo: Verificar si elaboran presupuestos de las diferentes actividades a desarrollar en un perodo
determinado.

No.

Procedimiento

Hecho Por

Fecha

PT
1.- Solicite al encargado del rea los presupuestos elaborados
para el presente ejercicio.

2.- Verifique si existen evidencias de correcciones a los
presupuestos por desviaciones.

3.- Compruebe si existen controles de gestin para determinar
desviaciones en los presupuestos.

4.- Verifique si se comunica a las reas funcionales las
desviaciones y medidas correctivas a aplicar para el alcance
de los presupuestos.

5.- Compruebe si se realiza una comparacin entre los resultados
obtenidos y los esperados con los presupuestos.

6.- Verifique si existen procedimientos de control para que las
actividades se desarrollen conforme a lo presupuestado.

7.- Compruebe si los presupuestos han sido elaborados para cada
rea funcional.

8.- Verifique si las bases utilizadas para elaborar los presupuestos
son anlisis profesionales o experiencias de aos anteriores.

50


Funcin a evaluar: CARTERA DE CLIENTES

Objeti vo: Verificar el cumplimiento de las polticas establecidas para el manejo de la cartera de
clientes.
1.- Solicite al encargado del rea el reporte correspondiente a la
cartera de clientes.

2.- Solicite los expedientes de los clientes con saldos pendientes
de ms de 30 das.

3.- Compruebe que el saldo reflejado en la cartera de clientes
coincida con el saldo mostrado en la cuenta cuentas por
cobrar

4.- Verifique si el reporte de la cartera de clientes est clasificado
de acuerdo a plazos de crdito otorgados.

5.- Compruebe en los expedientes de los clientes si existe
evidencias de cobros efectuados.

6.- Verifique si efectan provisin para cuentas incobrables.

7.- Compruebe si los crditos otorgados coincidan con las
condiciones establecidas por crditos y cobros.

8.- Compruebe si se aplica algn recargo por mora a stos
clientes.

9.- Verifique si se cancela el crdito a los clientes morosos y si se
aplican descuentos a clientes puntuales.

10.- Compruebe si se registran contablemente los ingresos por los
intereses por mora.

11.- Efecte confirmaciones de saldos.

51


Funcin a evaluar: CREDITOS Y COBROS

Objeti vo: Verificar la aplicacin de las polticas establecidas para crditos y cobros.
1.- Solicite al encargado del departamento un detalle de las
polticas aplicables a crditos y cobros.

2.- Solicite copia del Manual de Procedimientos para el
otorgamiento de crditos y para cobros.

3.- Solicite los expedientes de los ltimos diez crditos otorgados.

4.- Verificar en el expediente si existe evidencia de que se efectu
un anlisis de la situacin financiera de los clientes antes de
otorgar el crdito.

5.- Compruebe que se haya cumplido con las polticas
establecidas para el otorgamiento y recuperacin de crditos.

6.- Verifique que los crditos otorgados tengan la garanta
correspondiente y que cubran los montos otorgados a los
clientes.

7.- Compruebe que las garantas otorgadas sean reales.

8.- Compruebe en los expedientes que exista la informacin
necesaria para localizar al cliente cuando la empresa lo
requiera.

9.- Compruebe en los expedientes si existe evidencia sobre la
gestin de cobro realizada.

10.- Verifique si pagan incentivos por recuperacin de mora y si
stos estn debidamente autorizados.

11.- Verifique si existe un control adecuado de las formas y fechas
de pago de los clientes y si stos son aplicados contablemente
en forma oportuna.

52


Funcin a evaluar: EFECTIVO

Objeti vo: Verificar el cumplimiento de las polticas y controles establecidos para el manejo del
efectivo.
1.- Solicite al encargado del rea, los arqueos de efectivo y las
conciliaciones bancarias del perodo que cubre la auditora.

2.- Realice una correccin aritmtica entre los documentos
adjuntos al arqueo y el valor mostrado en el mismo.

3.- Verifique en los arqueos de efectivo si estn debidamente
firmados de elaborado y autorizado.

4.- Compruebe que los ingresos diarios hayan sido remesados
oportunamente.

5.- Verifique si coincide el valor mostrado en el arqueo con la
remesa correspondiente.

6.- Verifique las conciliaciones bancarias para asegurarse que los
saldos reflejados coinciden con los saldos de los estados
bancarios.

7.- Compruebe que las conciliaciones bancarias posean firma de
elaborado y autorizado.

8.- Compruebe que las operaciones pendientes de conciliar se
registren en el mes siguiente.

9.- Verifique si existen operaciones pendientes de ms de 30 das
y averigue la causa.

10.- Solicite los comprobantes de pagos con montos significativos y
compruebe su origen, destino y autorizacin.

11.- Investigue si existen depsitos a plazo y verifique la
documentacin correspondiente.

53

Area Funcional: MERCADEO Y VENTAS
Funcin a evaluar: FACTURACION
Objeti vo: Verificar que se estn aplicando los controles adecuados en el rea de facturacin.
1.- Solicite al encargado del rea archivos de facturas y
comprobantes de crdito fiscal, y compruebe que los ingresos
por ventas del mes estn documentados en su totalidad.

2.- Compruebe que la suma del valor de las ventas revelado en el
estado de resultados coincide con el valor de las facturas y
comprobantes de crdito fiscal del perodo en examen y con los
libros de ventas.

3.- Verifique que las facturas y comprobantes de crdito fiscal estn
archivados en forma correlativa.

4.- Seleccione 10 facturas y 10 comprobantes de crdito fiscal y
verifique si estn debidamente registrados en los libros de
ventas correspondientes.

5.- Compruebe que las facturas y los comprobantes de crdito fiscal
poseen firma de elaborado y autorizado por los responsables.

6.- Verifique que los montos por rebajas y devoluciones estn
debidamente documentados con las notas de crdito
correspondientes.

7.- Compruebe que las ventas al crdito del mes coinciden con el
valor registrado en los libros auxiliares de clientes.

8.- Verifique que los impuestos de IVA y pago a cuenta declarados
son los que corresponden a los ingresos por ventas del mes.

9.- Verifique que las facturas y comprobantes de crdito fiscal
anulados estn archivados en original y copias en el archivo de
documentos del mes.

10.- Compruebe que las declaraciones de IVA y pago a cuenta hayan
sido presentadas y pagadas en los perodos correspondientes.

54


Area Funcional: MERCADEO Y VENTAS
Funcin a evaluar: PROMOCION Y PUBLICIDAD

Objeti vo: Verificar que las actividades de promocin y publicidad se realicen de acuerdo a las
polticas establecidas.
1.- Solicite una lista de precios y seleccione 10 productos y
verifique si los precios estn actualizados.

2.- Verifique si la lista de precios proporcionada posee firma de
autorizado.

3.- Verifique si las actividades de promocin y publicidad estn
consideradas en la planificacin.

4.- Verifique si han comunicado en forma escrita las polticas de
promocin y publicidad al personal responsable de su
aplicacin.

5.- Compruebe si las actividades de promocin y publicidad se
estn desarrollando de acuerdo a lo establecido.

6.- Verifique si los gastos por publicidad y promocin se
provisionan y estn debidamente autorizados.

7.- Compruebe si los gastos registrados por promocin y
publicidad poseen la documentacin correspondiente.

8.- Verifique si existen contratos con agencias de publicidad y si
se estn cumpliendo de acuerdo a lo pactado.

9.- Compruebe si stos contratos estn debidamente autorizados
por el administrador.

55


Area Funcional: COMPRAS
Funcin a evaluar: INVENTARIOS

Objeti vo: Evaluar el control de las entradas y salidas de mercadera de acuerdo a los lineamientos
establecidos por la administracin, para garantizar la razonabilidad de los valores mostrados en la
cuenta de inventarios.
1.- Solicite el archivo de las compras y verifique que en los
comprobantes de ingreso de mercaderas se adjunta la orden
de compra correspondiente debidamente autorizada.

2.- Verifique que las facturas de compras posean firma de
recibido.

3.- Verifique que los precios de la factura de compra coincidan
con los precios acordados.

4.- Compruebe que las facturas de compras coincidan con el
monto registrado en las cuentas de inventarios.

5.- Verifique si a los comprobantes de egreso de mercadera se
adjunta la hoja de requisicin debidamente firmada.

6.- Verifique si los precios estn de acuerdo a la lista de precios
establecidos para la venta.

7.- Seleccione 5 facturas de compra y venta de mercadera y
verifique si estn debidamente registradas en el control de los
inventarios.

8.- Seleccione 5 productos y verifique en bodega si coincide la
existencia fsica con la reflejada en el control de inventarios.

9.- Compruebe si es el encargado de la bodega el nico
responsable de autorizar el egreso de mercadera.

10.- Compruebe si en las instalaciones de la bodega poseen
seguridad y vigilancia.

56


Area Funcional: COMPRAS
Funcin a evaluar: RETACEOS

Objeti vo: Verificar que los clculos en los retaceos incluyan todos los costos y gastos incurridos en el
ingreso de mercadera.
1.- Solicite cinco cuadros de retaceos elaborados y verifique que
las facturas por compras y gastos incurridos se encuentran
adjuntos.

2.- Verifique que las facturas adjuntas corresponden a la compra
de los productos detallados en el cuadro de retaceo.

3.- Verifique que los precios de las facturas coinciden con los
valores reflejados en el cuadro de retaceos.

4.- Verifique que los cuadros de retaceos se elaboran en su
oportunidad.

5.- Compruebe que los cuadros de retaceo poseen firma de
elaborado y autorizado.

6.- Verifique si establecen los precios de costo por cada uno de
los productos.

7.- Seleccione un cuadro de retaceos y verifique que los clculos
son correctos.

8.- Verifique si los cuadros de retaceos estn archivados por
proveedor o por perodos.

9.- Compruebe si existe evidencia del traslado de los cuadros de
retaceos al departamento de contabilidad para sus registros y
si se trasladan en forma oportuna.

10.- Verifique que se hayan elaborado los registros contables
correspondientes en forma oportuna.

57
3.4 PLANEACIN ADMINISTRATIVA

Constituye el desarrollo de las siguientes actividades:

a) Cronograma de actividades
b) Asignacin de tareas
c) Perfiles del recurso humano
d) Diseo de Formatos.

a) Cronograma de Actividades:

Presenta una calendarizacin de las diferentes actividades a desarrollar en la
Auditora Operacional.
Se establece un tiempo prudencial para la ejecucin de cada actividad, el cual puede
ser modificado de acuerdo a las necesidades que se presenten en su aplicacin.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES AUTIDORIA OPERACIONAL
TIEMPO DE EJECUCION (DIAS)
ACTIVIDAD
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Planeacin de la
auditora Operacional

Ejecucin de la
Auditora Operacional

Informe de Auditora
Operacional Preliminar

Informe de Auditora
Operacional Definitivo

Estrategia para
seguimiento

Evaluacin y
elaboracin de informe
de seguimiento

58
b) Asignacin de Tareas:

En el siguiente cuadro se describen las funciones asignadas para cada uno de los
involucrados en el desarrollo de la Auditora Operacional, con la finalidad de que
cada uno conozca y se responsabilice de las funciones que le han sido distribuidas.

CARGO FUNCIONES PRINCIPALES

ADMINISTRADOR

Coordinar cada una de las actividades a desarrollar en la ejecucin de la
Manejo y control de la informacin recopilada.
Asignacin de responsabilidades a los miembros de las reas funcionales.
Responsable de la comunicacin y discusin de hallazgos
Elaborar el informe final de Auditora Operacional.

CONTADOR

Desarrollo de las actividades de Auditora Operacional tales como:
Aplicacin de procedimientos, elaboracin de papeles de trabajo,
documentacin de hallazgos, todo esto en coordinacin con el
administrador.
Aportar ideas de mejora en el desarrollo de sus actividades.
Colaborar con la clasificacin y orden de la informacin.

RESPONSABLE DE
AREAS FUNCIONALES

Responsables de brindar la informacin requerida para el desarrollo de la
Preparacin de planes de accin para la correccin de deficiencias
encontradas en su rea.
Coordinar la ejecucin de los planes de accin con los miembros de su
rea.

59
c) Perfiles del Recurso Humano:

Comprende los requisitos mnimos que deben cumplir el personal involucrado en la
ejecucin de la Auditora Operacional.

CARGO

PERFIL

ADMINISTRADOR

Profesional competente en el rea de administracin, con habilidades en
el manejo de los diferentes recursos de la empresa, capacidad de
anlisis, razonamiento y direccin de personal.
Facilidad para la coordinacin de las actividades a desarrollar y para
fomentar el trabajo en equipo.

CONTADOR

Profesional, bachiller en comercio, Contador
Experiencia en el rea de contabilidad.
Conocimiento amplio de leyes tributarias y mercantiles.
Habilidad para el manejo de documentacin
Habilidad para trabajar en equipo.
Con alto grado de responsabilidad e iniciativa.

RESPONSABLE DE
AREAS FUNCIONALES

Profesional competente en el rea que se desempea, habilidad en el
manejo y coordinacin de personal, trabajo en equipo, iniciativa y
responsabilidad, actitud de cooperacin capacidad para resolver
problemas.

60
d) Formatos:
A continuacin se presenta el diseo de los diferentes formatos a utilizar en el
desarrollo de la Auditora Operacional:
Papeles de Trabajo
Hallazgos
Narrativas
Carta a la Gerencia
Marcas y Notas

Papeles de Trabajo:

SOLICITUD DE DOCUMENTACION A UTILIZAR
PT-AOP-01

Empresa: XYZ

Auditora Operacional Fecha:

Seores: (Administrador)
Presente.

Con el propsito de desarrollar la auditora Operacional de las actividades de gestin financiera
en las reas funcionales, solicito se me proporcione la siguiente documentacin:

Documentos Solicitados

Firma: (Auditor)

61

CEDULA DE EVALUACION POR ACTIVIDAD
PT-AOP-02

Empresa XYZ
Auditora Operacional Ref. __________________ Fecha: _________________

Area: ___________________________________________________________________________

Funcin a Evaluar: Responsable de la funcin:

Documento segn
procedimiento

Procedimiento
aplicado

Resultado de la
evaluacin

Observacin

Observaciones del Auditor:

Elaborado por:

Revisado:

62

CEDULA DE AVANCE DEL TRABAJO DE EVALUACION
PT-AOP-03

Empresa XYZ

Area: ___________________________________________________________________________

Perodo: Del Al

Acti vidad
Realizada

Lunes

Martes

Mircoles

Jueves

Viernes

No. de Horas:

Observaciones:

Elaborado Por: ________________________________________

Revisado: ____________________________________________

63

CEDULA PARA REGISTRO DE HALLAZGOS Y EVIDENCIA
PT-AOP-04

Empresa XYZ

Area: ___________________________________________________________________________

Funcin a Evaluar: Responsable de la funcin:

No.

HALLAZGO

EVIDENCIA

POLTICAS O
LINEAMIENTOS
INFRINGIDOS

Observaciones:

Elaborado Por: ______________________________________

Revisado Por: _______________________________________

64

FORMATO PARA CONCLUSIN DE PROCEDIMIENTOS
PT-AOP-05

Empresa XYZ


Area: ___________________________________________________________________________

Funcin: ________________________________________________________________________

Perodo: Del Al

Conclusiones:

Fecha:

Firma Responsable:

65

FORMATO PARA CONCLUSIN DE AUDITORIA OPERACIONAL
PT-AOP-06

Empresa XYZ


Areas Evaluadas: __________________________________________________________________

Funciones Evaluadas: ______________________________________________________________

Perodo: Del Al

Conclusiones:

Fecha:

Firma Responsable:

66

CEDULA PARA SEGUIMIENTO DE HALLAZGOS
PT-AOP-07

Empresa XYZ

Area: ___________________________________________________________________________

FUNCION

HALLAZGO

RECOMENDACIN

OBSERVACIONES
GRADO DE CUMPLIMIENTO

Elaborado por: _________________________________________

Revisado: _____________________________________________

67

FORMATO DE NARRATIVA
PT-AOP-08

Empresa XYZ

Area: ___________________________________________________________________________

Funcin Evaluada: ________________________ Responsable de la funcin: ______________

Introduccin:

Contenido:

Conclusin:

Recomendacin:

Elaborado por:

68

FORMATO DE CARTA A LA GERENCIA
PT-AOP-09

Empresa XYZ

Area: ___________________________________________________________________________

Funcin Evaluada: ________________________ Responsable de la funcin: ______________

Destinatario:

Saludo:

Introduccin:

Contenido: (Hallazgo,
causa, efecto y
recomendacin)

Elaborado por:
(Nombre y firma)

69

CEDULA DE MARCAS Y NOTAS
PT-AOP-10

Verificado Operaciones aritmticas

Verificado

Cotejado a satisfaccin estado bancario

Conciliacin sin enmendaduras, correccin o alteracin.

Debidamente archivado

Actividad efectuada oportunamente

Operaciones con antigedad mayor a 30 das

Clculos verificados

> <

Debidamente firmado y autorizado

Registros actualizados.

A.
70

ETAPA II EJECUCION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

ETAPA II
EJECUCIN DE LA
AUDITORIA
OPERACIONAL
METODOLOGIA PARA LA EJECUCION

AREAS Y FUNCIONES A EVALUAR
PERSONAL ENCARGADO DE LA
EJ ECUCIN
MATERIALES A UTILIZAR
PREPARACION DE LOS PAPELES DE
TRABAJ O
RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
OBTENIDA
RESUMEN DE OBSERVACIONES
ARCHIVO DE PTS
APLICACIN DE FORMATOS
PAPELES DE TRABAJ O
HALLAZGOS
NARRATIVAS
CARTA A LA GERENCIA
MARCAS Y NOTAS

PLANILLAS
PERSONAL
REGISTROS CONTABLES
PAGOS
PRESUPUESTOS
CLIENTES
CREDITOS Y COBROS
EFECTIVO
FACTURACIN
INVENTARIOS
RETACEOS
71

4. ETAPA II EJECUCION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Constituye la etapa en la que se ejecutan los procedimientos establecidos en la
etapa de la planeacin, con el propsito de recopilar la informacin necesaria, para la
elaboracin del informe de Auditora Operacional. As como tambin, proporcionar
recomendaciones para la correccin de deficiencias en el desarrollo de las
actividades.

La etapa de la ejecucin de la Auditora Operacional est dividida en dos partes:

Metodologa para la Ejecucin
Aplicacin de formatos.

4.1 METODOLOGIA PARA LA EJECUCION:

Comprende los diferentes pasos a seguir, para la ejecucin de la auditora
Operacional, los cuales se detallan a continuacin:

a) Areas y funciones a evaluar
b) Personal encargado de la ejecucin de la auditora
c) Material a utilizar
d) Preparacin de los papeles de trabajo.
e) Recopilacin de la informacin obtenida con la auditora.
f) Resumen de observaciones
g) Archivo de PTS.

72
a) Areas y funciones a evaluar:
De acuerdo a lo establecido en la etapa de Planeacin, las actividades a evaluar son
las vinculadas a la gestin financiera, que se desarrollan en cada rea funcional de la
empresa, de acuerdo al siguiente detalle:

Planillas
Contabilidad
Registros contables
Control de pagos
Cartera de clientes
Crditos y cobros
Efectivo
Compras Inventarios
Retaceos

Esto de acuerdo a lo establecido en los cuestionarios y procedimientos diseados en
le etapa de la Planeacin, con el propsito de determinar si stas actividades estn
siendo desarrolladas segn lo establecido por la administracin y evaluar el
desempeo de las actividades de gestin financiera.

73
b) Personal encargado de la ejecucin de la auditora operacional:

El personal encargado de la ejecucin de la auditora operacional, es el Auditor
Interno o en su defecto, el Contador General, o el administrador, quien tendr bajo su
responsabilidad el desarrollo de la auditora, as como la distribucin de las funciones
de todos los involucrados.
Adems, deber coordinar la recopilacin de la informacin obtenida, as como, el
anlisis y discusin con los responsables de las reas funcionales.
Preparar el informe de auditora y la coordinacin de las actividades de seguimiento
para la correccin de los hallazgos.

c) Material a utilizar:

Los recursos materiales a utilizar en el desarrollo de la Auditora Operacional son:
Cuestionarios,
Procedimientos
Formatos
Los cuales han sido diseados para facilitar la recopilacin de la informacin
deseada.
Adicionalmente, se deber proporcionar la papelera y tiles necesaria para el
desarrollo del trabajo.
El tiempo a utilizar para llevar a cabo las actividades de Auditora Operacional, ser
el especificado en el cronograma de actividades.
Se deber proporcionar el equipo tecnolgico que les permita realizar las actividades
de auditora en forma eficiente y oportuna.

d) Preparacin de los Papeles de Trabajo

Se han diseado los diferentes formatos de Papeles de Trabajo a utilizar en la
ejecucin de la Auditora Operacional, los cuales sern completados de acuerdo a la
74
informacin que se les solicita en cada uno de ellos, aplicando los procedimientos
preparados para evaluar las funciones que se realizan en las reas funcionales.

e) Recopilacin de la Informacin obtenida con la Auditora.

La informacin obtenida a travs de la ejecucin de la Auditora deber presentarse
en forma ordenada por cada rea funcional y por las funciones evaluadas en cada
una de ellos.

Esta informacin deber presentarse con la documentacin que soporte el contenido
en los Papeles de Trabajo elaborados. La informacin recopilada deber ser
manejada por el Contador o por el responsable de la ejecucin de la Auditora.

f) Resumen de Observaciones

Se elaborar un resumen de las observaciones determinadas por cada rea
funcional, el cual le servir al encargado de la Auditora Operacional para coordinar
la discusin de dichas observaciones con los responsables.

g) Determinacin de Planes de Accin

Posteriormente de la discusin de las observaciones cada responsable elaborar las
acciones a seguir para la correccin de las deficiencias encontradas.

h) Archivos de Papeles de Trabajo

En esta etapa se realizar el archivo de los Papeles de Trabajo elaborados para la
evaluacin, identificndose el perodo al que corresponde la auditora, el cual deber
75
contener un ndice que facilitar a los interesados cualquier tipo de consulta en el
momento que lo consideren necesario.

2.- APLICACIN DE FORMATOS

Se presenta a continuacin una breve explicacin sobre la forma en que debern ser
completados cada uno de los formados diseados para la ejecucin de la Auditora
Operacional.

Aplicacin de Cuestionarios:
Los cuestionarios diseados en la etapa de la planeacin de la auditora, debern ser
completados mediante una entrevista con el responsable de cada funcin a evaluar,
para obtener la informacin confiable y que los resultados sean los esperados.

Aplicacin de los procedimientos:
De acuerdo a la informacin obtenida a travs de los cuestionarios, se realizar la
aplicacin de los procedimientos, para confirmar que las actividades se desarrollen
de acuerdo a la informacin recopilada.
Esto se lograr a travs del anlisis y verificacin de la documentacin especificada
en cada procedimiento, el cual deber efectuarse con debido cuidado profesional,
para asegurar la confiabilidad de la informacin.

PT-AOP-01 Solicitud de Documentacin a Utilizar

Este formato se utilizar para solicitar al encargado del rea a evaluar, la
documentacin establecida en el procedimiento para el desarrollo de la evaluacin.
Especificndose la fecha, el detalle de los documentos solicitados y la firma de
responsable de la Auditora.

76

PT-AOP-02 Cdula de Evaluacin por Actividad.

Este formato se utilizar para desarrollar la evaluacin de las funciones a examinar,
aplicando el procedimiento diseado para cada funcin.

En el cual se dejar plasmado el resultado obtenido, asimismo las observaciones
determinadas que servirn de base para las recomendaciones a proporcionar.
Tambin deber adjuntarse la documentacin que respalde el examen realizado.

PT-AOP03 Cdula de Avance del Trabajo

El resumen de las actividades de Auditora Operacional desarrollados en la semana
de trabajo, detallndose: la fecha, rea evaluada, el nmero de horas utilizadas,
observaciones adicionales, nombre y firma de elaborado y revisado.

PT-AOP04 Formato para Registros de Hallazgos y Evidencias.

Este formato se describir cada uno de los hallazgos determinados durante la
evaluacin, as como la evidencia que soporten tales hallazgos, conteniendo una
columna de observaciones en que se detallan informaciones importantes de los
hallazgos.

Adems se ha establecido otro campo de observaciones, que servir para los
comentarios que considere necesarios el auditor. Tambin llevar la fecha de
elaborado, el rea evaluada, la funcin, el responsable de la funcin, el nombre y
firma de elaborado y revisado.

77
PT-AOP-05 Formato para Conclusin de Procedimientos:

Este formato se utilizar para describir las conclusiones obtenidas despus de
finalizado el procedimiento aplicado por cada funcin evaluada.

Se especificar el rea, la funcin, el perodo al que corresponde la auditora, la
conclusin o conclusiones correspondientes, fecha de elaborado y firma del
responsable de llevar a cabo los procedimientos.

PT-AOP-06 Formato para Conclusin de Auditora Operacional

Este formato se utilizar para expresar la conclusin final del proceso de Auditora,
previo a la elaboracin del informe preliminar.

Se especificar, el perodo al que corresponde la Auditora, detallando: las reas
evaluadas, las funciones evaluadas, el proceso de Auditora que se llev a cabo, el
tiempo de ejecucin de dicho proceso, fecha de elaborado y firma de responsable.

PT-AOP-07 Formato para Seguimiento de Hallazgos

Este formato se utilizar para realizar la verificacin de correcciones, que se estn
llevando a cabo de acuerdo a lo establecido en los planes de accin.

Conforme la fecha en que se realiza la verificacin, el rea que se est verificando, la
recomendacin efectuada, y el grado de cumplimiento a las recomendaciones, as
como el nombre y firma de elaborado y revisado.

78
PT-AOP-08 Formato de Narrativa.

En este formato se resumir la forma en que se desarroll el trabajo de Auditora,
describiendo cada una de las situaciones presentadas en las funciones evaluadas.
Incluyendo una conclusin y recomendacin general del trabajo realizado.

Especificando el rea evaluada la funcin, el responsable de la funcin, la fecha,
nombre y firma de elaborado.

PT-AOP-09 Carta de Gerencia

Se utilizar este formato al finalizar la auditora operacional, para informar a la
gerencia sobre el trabajo realizado y los resultados obtenidos.

Presentar una estructura que encabezar con la fecha, luego un saludo,
posteriormente se har una breve introduccin que expresar el trabajo realizado y el
perodo que se examin, continuando con la descripcin de los diferentes hallazgos
determinados especificando la causa, el efecto y proporcionando una recomendacin
que servir para desarrollar las medidas correctivas y solucionar los deficiencias
encontradas en un corto plazo.

Finalmente se estampar el nombre y firma del responsable, encargado de enviar
esta documentacin a los interesados de la empresa examinada.

PT-AOP-10 Marcas y Notas

Este formato estar conformado con una cantidad de smbolos que servir para
referenciar las revisiones efectuadas, de acuerdo al significado que cada uno posee,
el cual facilitar para exponer brevemente lo evaluado y a la vez describir el
resultado obtenido.

79
Gua de Referenciacin
1- Los procedimientos sern referenciados con el cdigo que identifica el
cuestionario correspondiente, segn el rea y funcin que se est evaluando.
Ej.: Cuestionario de Auditora Operacional C-01
Area: Administracin.
Funcin: Recursos Humanos Planillas.
Procedimiento de Auditora Operacional P-01
Area: Administracin
Funcin: Recursos Humanos Planillas Ref. C-01
2- Los papeles de trabajo de cada funcin evaluada, debern ser referenciados
con el cdigo que identifica el procedimiento correspondiente a dicha funcin.
3- En el procedimiento correspondiente a la funcin evaluada, se ubicar la
referencia que identifica los papeles de trabajo utilizados en dicha evaluacin.

80

ETAPA III INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

ETAPA III
INFORME DE
AUDITORIA
OPERACIONAL

PLANILLAS
PERSONAL
REGISTROS CONTABLES
PAGOS
PRESUPUESTOS
CLIENTES
CREDITOS Y COBROS
EFECTIVO
FACTURACIN
INVENTARIOS
RETACEOS
INFORME PRELIMINAR
ESTRUCTURA
DISCUSION
PLANES DE ACCION
INFORME DE AUDITORIA
OPERACIONAL
ESTRUCTURA
PRESENTACION
81

5. ETAPA III INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

5.1 INFORME PRELIMINAR:

Luego de finalizada la etapa de ejecucin de la auditora y habindose analizado
toda la informacin obtenida, el responsable de la Auditora Operacional, deber
elaborar un informe borrador, especificando los diferentes hallazgos por rea y
funcin evaluada, as como las recomendaciones para la aplicacin de medidas
correctivas por cada una de las deficiencias encontradas.

a) Discusin:
Este informe deber ser discutido con los responsables de las diferentes reas
funcionales, para determinar las acciones a seguir para la correccin de deficiencias.

b) Planes de accin:

Los responsables de las reas funcionales, debern elaborar un plan de accin
detallando cada uno de los hechos observados o hallazgos, las recomendaciones y
las acciones a seguir para la correccin de las deficiencias encontradas, indicando la
fecha en la que se espera estn totalmente corregidas, as como tambin un detalle
de las personas responsables de llevar a cabo estas actividades.

El responsable de la auditora operacional deber monitorear que se estn
realizando las actividades detalladas en los planes de accin.
A continuacin se presenta un modelo de la estructura que deber presentar el plan
de accin:

82

PLAN DE ACCIN F -AOP- 06
AREA:

Hecho Observado

Recomendacin

Accin a tomar

Responsable

Fecha de
Finalizacin

83
c) Estructura:
Al establecer los planes de accin para la correccin de deficiencias, el responsable
de la Auditora Operacional, elaborar el informe preliminar detallando los hallazgos,
recomendaciones y acciones a seguir para su correccin, el cual deber ser
presentado a la administracin, para subsanar las deficiencias que puedan ser
corregidas a corto plazo y que no sean de mayor relevancia.

A continuacin se presenta un modelo para la elaboracin del informe preliminar:
INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA OPERACIONAL
Destinatario: Se detallar a quin o quienes va dirigido el informe
Saludo: Indicar un breve saludo a las personas a quien va dirigido el informe.
Encabezado: Deber incluir el perodo de realizacin de la Auditora, a las diferentes
actividades de gestin financiera que se realizan en cada rea
funcional.
Hallazgos: En este apartado, se presentar un detalle de las deficiencias
encontradas en el proceso de Auditora, detallando las causas que
provocan dichas deficiencias, as como los efectos que stas producen
en el desarrollo de las actividades y adems, las polticas o
lineamientos establecidos por la administracin que han sido
infringidos.
Recomendaciones: Se incluir en este apartado las diferentes recomendaciones
necesarias para facilitar la correccin de las deficiencias presentadas
en cada rea funcional donde se realiz la auditora.
Planes de Accin: Se presentar las diferentes acciones a seguir por las reas
funcionales para la correccin de deficiencias, esto luego de haber
efectuado el anlisis y discusin con los responsables de las reas
observadas.
Fecha: Fecha de realizacin del informe.
Firma: Nombre, firma y cargo de la persona que presenta el informe
preliminar.
84

INFORME PRELIMINAR DE AUDITORA OPERACIONAL F-AOP-07

Seores: ________________________________
________________________________________

Estimados Seores:

El (da) de (mes) de (ao), finaliz la Auditora Operacional desarrollada a las
actividades de gestin financiera de las diferentes reas funcionales de la entidad.

A continuacin, se presentan las deficiencias encontradas en el proceso de
evaluacin, indicando adems, las causas que originan dichas deficiencias y los
efectos que producen en el desarrollo de las actividades, por cada una de las reas
funcionales:

Area:
Funcin:
Hallazgos Causas Efectos Polticas o lineamientos
infringidos

Para la correccin de las deficiencias encontradas, se presentan las siguientes
recomendaciones:
a)
b)
c)
85

Despus de haber discutido y analizado con las reas evaluadas las diferentes
deficiencias encontradas, se estableci las acciones a seguir para la correccin de
dichas deficiencias.

El plan de accin con el detalle de stas actividades elaborado por cada rea
funcional, se adjunta al presente informe.

Fecha: (da) de (mes) de (ao)

Firma: _______________________
Nombre: _______________________
Responsable de Auditora Operacional

5.2 INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL:

Despus de realizar un anlisis de informe preliminar y verificar la aplicacin de
medidas correctivas programadas con un tiempo mnimo de finalizacin, el
responsable de la Auditora Operacional deber proceder a la elaboracin del
informe definitivo de Auditoria Operacional, presentando un detalle de los problemas
o deficiencias encontradas que no se hayan solventado a la fecha del informe en
cada rea, las causas que las originaron, los efectos que producen y las
recomendaciones y planes de accin para solucionar los problemas encontrados.

a) Estructura
Para efectos de una mejor comprensin, se deber presentar en el informe un detalle
por cada rea funcional, de acuerdo al modelo que se presenta a continuacin.
86

INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

Destinatario:

Se detallar a quin o quienes va dirigido el informe.

Saludo:

Indicar un breve saludo a las personas a quien va dirigido el informe.
Prrafo
introductorio:
Deber incluir el perodo de realizacin de la Auditora Operacional, a
las diferentes actividades de gestin financiera que se realizan en
cada rea funcional.

Prrafo de Alcance:

Se deber detallar los objetivos propuestos y el alcance para la
realizacin de la Auditora Operacional.
Cuerpo del Informe
Hallazgos: causa,
efecto, polticas o
lineamientos que
han sido infringidos,
recomendaciones
por rea funcional
En este apartado se presentar, por cada rea funcional, un detalle de
los diferentes hallazgos, las causas que los originan as como los
efectos que produce el problema encontrado, y una descripcin de las
polticas o lineamientos establecidos por la administracin y que han
sido infringidos, adems, las diferentes recomendaciones para
solventarlos.
Planes de Accin: Se detallar las acciones a seguir para la correccin de las
deficiencias encontradas, indicando los responsables de efectuarlas y
las fechas en las que se espera est corregido el problema, para
aquellas deficiencias que no han sido corregidas.
Recomendaciones: Se detallar en este apartado, recomendaciones o sugerencias
adicionales a las presentadas en prrafos anteriores.
Conclusin: El responsable de la auditora Operacional dar una conclusin final
sobre el trabajo efectuado.
Fecha y Firma: Fecha en que se elabor el informe, as como la firma de la persona
que lo elabora.

87

b) Presentacin del informe:

El responsable de la Auditora Operacional, deber presentar el informe final de
Auditora Operacional a los directores, propietarios o alta gerencia de la empresa,
convocando a una reunin despus de haber finalizado la elaboracin del mismo.
Esto con la finalidad de informarles de las diferentes actividades que se han
realizado, as como las medidas correctivas que se aplicarn a las deficiencias
encontradas.

En este informe se detallarn los problemas o deficiencias detectadas en cada rea
funcional, las causas que las provocan y los efectos que producen as como las
recomendaciones y planes de accin adoptados para solucionar dichas deficiencias.

Adicionalmente, se informa el compromiso de la administracin de dar seguimiento a
los diferentes planes de accin para verificar que se le estn dando solucin a las
deficiencias encontradas.

Posteriormente se convocar a otra reunin en la que se les estar informando de
los resultados de la aplicacin de los planes de accin y el avance en la solucin de
dichas deficiencias.

A continuacin se presenta una muestra del Informe definitivo de Auditora
Operacional: F-AOP-08

88
INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL F-AOP-08

Seores: _______________________

Estimados Seores:

El (da) ________ de (mes) ____________ de (ao), se finaliz la Auditora
Operacional a las actividades de Gestin Financiera en las diferentes reas
funcionales de la entidad: ___________________________________________.

Objetivos:
Los objetivos propuestos para la realizacin de ste trabajo fueron:
a)
b)

Alcance:
La Auditora Operacional comprendi las actividades vinculadas con la Gestin
Financiera de las diferentes reas funcionales, desarrollndose cuestionarios y
programas con procedimientos claves para la evaluacin del control interno.
Se utiliz para su desarrollo diferentes tcnicas para la obtencin de la informacin,
como son: Seleccin de muestras, complementacin de cuestionarios, entrevistas
con los responsables de cada rea y elaboracin de papeles de trabajo.
Se efecto un anlisis de la informacin obtenida, determinndose recomendaciones
y planes de accin para la solucin de los problemas encontrados.

Hallazgos:
A continuacin se presenta un detalle de todas las deficiencias encontradas en cada
una de las reas funcionales, as como la causa que ha originado stas deficiencias
y los efectos que producen en el desarrollo de las actividades, como tambin las
diferentes polticas o lineamientos establecidos por la administracin y que han sido
infringidos, adems las recomendaciones necesarias para su correccin.
89

Area:
Funcin:
Hallazgos Causa Efecto Polticas o Lineamientos
infringidos
Recomendacin

Planes de Accin:
En los Planes de Accin se expondrn todas las actividades que realizarn los
responsables de las reas funcionales, para corregir los distintos hallazgos, por cada
rea funcional, estableciendo el personal, las tcnicas a utilizar y el tiempo que se
invertir en estos.

Recomendaciones:
Se describen algunas sugerencias que servirn para mejorar la forma de desarrollar
las actividades de gestin financiera en las reas funcionales, que faciliten a los
encargados a corregir deficiencias, as como a minimizarlas y lograr el alcance de los
objetivos y metas propuestas.

Conclusin:
En este apartado, el administrador presentar una conclusin general sobre el
trabajo realizado y sobre los resultados obtenidos.

Fecha de realizacin del informe.

Firma:______________________
Nombre: ____________________
Responsable de la Auditora Operacional
90

ETAPA IV: SEGUIMIENTO

ETAPA IV
SEGUIMIENTO DE
AUDITORIA

PLANILLAS
PERSONAL
REGISTROS CONTABLES
PAGOS
PRESUPUESTOS
CLIENTES
CREDITOS Y COBROS
EFECTIVO
FACTURACIN
INVENTARIOS
RETACEOS
ESTRATEGIA PARA
SEGUIMIENTO
RECOMENDACIONES
GRADO DE CUMPLIMIENTO A
RECOMENDACIONES
PLANES DE ACCION
INFORME DE SEGUIMIENTO
ESTRUCTURA
PRESENTACION
91
6. ETAPA IV SEGUIMIENTO:

Con el propsito de verificar que las diferentes recomendaciones proporcionadas en
el informe y planes de accin establecidos para cada rea funcional, se estn
desarrollando de acuerdo a lo estipulado; se establece una etapa de seguimiento, en
la que se estar monitoreando las fechas de finalizacin de las medidas correctivas
que se aplicarn a las deficiencias encontradas, as como el grado de cumplimiento a
las recomendaciones presentadas. En esta etapa el responsable de la auditora
operacional elaborar un informe de seguimiento, para mantener informados a los
directores, propietarios, o la alta gerencia de la empresa.

6.1 ESTRATEGIA PARA EL SEGUIMIENTO

El responsable de la auditora operacional deber coordinar con su equipo de
trabajo, la realizacin de las actividades de seguimiento, utilizando la misma
programacin establecida en el cronograma de actividades.

Debiendo verificar nicamente aquellas actividades pendientes de solucionar que
quedaron establecidas en el informe definitivo de auditora operacional. Tomando
como base los procedimientos y tcnicas establecidas en el proceso de auditora,
utilizando los formatos diseados para las actividades de seguimiento.

El responsable de la auditora operacional deber elaborar un informe con los
resultados del seguimiento realizado y presentarlo a los directivos o alta gerencia de
la empresa.

Grado de cumplimiento a recomendaciones y planes de accin:
De acuerdo a la verificacin realizada, se determinar el grado de cumplimiento a
las recomendaciones y planes de accin establecidos en el informe de auditora
operacional, utilizando los siguientes parmetros:
92
NMERO DE HALLAZGOS
Presentados Corregidos Pendientes
% DE
CUMPLIMIENTO
10 5 5 50

Se tomar en cuenta el total de deficiencias encontrados o hallazgos presentados, el
nmero que de acuerdo a la evaluacin realizada ya han sido corregidos y por
diferencia los que a esa fecha an se encuentren pendientes de corregir; efectuando
una operacin aritmtica entre las correcciones y el total, para determinar el
porcentaje de cumplimiento a las recomendaciones y planes de accin as:

#de hallazgos corregidos
#de hallazgos presentados

6.2 INFORME DE SEGUIMIENTO:

Al igual que en el informe de auditora operacional, el responsable de la auditora
deber elaborar un informe definitivo del seguimiento, detallando si an existen
actividades pendientes de finalizar o si ya se dio solucin a todas las deficiencias
encontradas en la auditora operacional.
A continuacin se presenta un modelo de informe de seguimiento:

a) Estructura
Para efectos de una mejor comprensin, se deber presentar en el informe de
seguimiento un detalle por cada rea funcional, de acuerdo al modelo que se
presenta a continuacin.

x 100 = %
93

INFORME DE SEGUIMIENTO AUDITORIA OPERACIONAL

Destinatario:

Se detallar a quin o quienes va dirigido el informe.

Saludo:

Indicar un breve saludo a las personas a quien va dirigido el informe.
Prrafo
introductorio:
Deber incluir el perodo de realizacin de las actividades de
seguimiento de los diferentes hallazgos determinados en la Auditora
Operacional por rea funcional.
Prrafo de Alcance: Se deber detallar los objetivos propuestos y el alcance para la
realizacin de las actividades de seguimiento.
Cuerpo del Informe
Hallazgos: causa,
efecto, polticas o
lineamientos que
han sido infringidos,
recomendaciones,
por rea funcional
En este apartado se presentar los diferentes hallazgos pendientes de
solucionar, las causas del incumplimiento de solvencia de las
observaciones determinadas en la Auditora Operacional,
especificando los posibles efectos resultantes, y adems, las polticas
o lineamientos que se han infringido con los mismos, proporcionando
recomendaciones que les ayude a agilizar su correccin.
Medidas correctivas
aplicadas:
En este apartado se presentar un detalle de los hallazgos que estn
pendientes de solucionar, especificando el % de las deficiencias
corregidas, como el % que a la fecha queda por subsanar; o si ya
fueron corregidas las observaciones al 100%, de acuerdo al
compromiso realizado en los planes de accin.
Recomendaciones: Se detallar en este apartado, recomendaciones o sugerencias para
solucionar los problemas pendientes.
Conclusin: El responsable de las actividades de seguimiento dar una conclusin
final sobre el trabajo efectuado.
Fecha y Firma: Fecha en que se elabor el informe, as como la firma de la persona
que lo elabora.

94

b) Presentacin del informe:

El responsable de la Auditora Operacional, deber presentar el informe final de
seguimiento de la Auditora Operacional a los directores, propietarios o alta gerencia
de la empresa, convocando a una reunin despus de haber finalizado la elaboracin
del mismo.
Esto con la finalidad de informarles de las diferentes actividades que se han
corregido, as como aquellas deficiencias que an estn pendientes de corregir,
exponiendo la causa del incumplimiento de las correcciones.

A continuacin se presenta una muestra del Informe definitivo de Auditora
Operacional: F-AOP-09

95
INFORME DE SEGUIMIENTO DE AUDITORIA OPERACIONAL F-AOP-09

Seores: _______________________

Estimados Seores:

El (da) ________ de (mes) ____________ de (ao), se finaliz el seguimiento
Auditora Operacional a las deficiencias encontradas en las diferentes reas
funcionales de la entidad: ___________________________________________.

Objetivos:
Los objetivos propuestos para la realizacin de ste trabajo fueron:
a)
b)
Alcance:
El seguimiento de la auditora operacional comprendi la verificacin de las medidas
correctivas a las deficiencias encontradas en las diferentes reas funcionales,
utilizndose los formatos diseados para efectuar las actividades de seguimiento.

Hallazgos:
A continuacin se presenta un detalle de todas las deficiencias pendientes de
corregir encontradas en cada una de las reas funcionales, as como la causa del
incumplimiento de la correccin a stas deficiencias, los efectos que producen, un
detalle de las polticas o lineamientos establecidos por la administracin y que han
sido infringidos y las recomendaciones necesarias para su correccin.

Area:
Funcin:
Hallazgos Causa Efecto Polticas o lineamientos
infringidos
Recomendacin

96

Planes de accin:
En los Planes de Accin se expondrn todas las actividades que realizarn los
responsables de las reas funcionales, para corregir los distintos hallazgos, por cada
rea funcional, estableciendo el personal, las tcnicas a utilizar y el tiempo que se
invertir en estos.


Recomendaciones:
Se describen algunas sugerencias que servirn para mejorar la forma de desarrollar
las actividades de gestin financiera en las reas funcionales, que faciliten a los
encargados a corregir deficiencias, as como a minimizarlas y lograr el alcance de los
objetivos y metas propuestas.

Conclusin:
En este apartado, el administrador presentar una conclusin general sobre el
trabajo realizado y sobre los resultados obtenidos.

Fecha de realizacin del informe.

Firma:______________________
Nombre: ____________________
Responsable de la Auditora Operacional

97

7. CONTRIBUCION AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS

El propsito para el diseo del Modelo de Auditora Operacional, es proporcionar a
las medianas empresas, una herramienta de fcil aplicacin a las diferentes
actividades de Gestin Financiera que se desarrollan en las reas funcionales; a
travs de lineamientos y una gua en la que se detalla cada uno de los pasos a
seguir para el logro de los objetivos esperados, contribuyendo con esto al logro de
los objetivos y metas propuestos por la entidad para cada rea funcional.

La contribucin al logro de los objetivos y metas con la aplicacin del Modelo de
Auditora Operacional de Gestin Financiera, se ver reflejada en los siguientes
aspectos:

Da inicio a un proceso de creacin y aplicacin de la cultura de la calidad.
La mejora continua en el desarrollo de las actividades en las reas funcionales.
Fomenta al recurso humano a trabajar en equipo.
Orienta a una mejor comunicacin entre los miembros de las diferentes reas
funcionales.
Permite mejorar continuamente sus procedimientos de control.

Adicional a los aspectos mencionados anteriormente, con la aplicacin del Modelo de
Auditora Operacional de Gestin Financiera, las empresas lograrn mejores
resultados econmicos y financieros; los cuales pueden ser cuantificados mediante la
aplicacin de las diferentes razones financieras y un adecuado control de gestin,
que facilite su medicin.

De acuerdo a los beneficios obtenidos con la medicin del modelo, se propone un
detalle de incentivos al personal por el logro de los objetivos y metas, como un
reconocimiento al empeo y dedicacin en el desarrollo de sus actividades.

98
a) Razones Financieras:
A continuacin se presentan las frmulas de las diferentes razones financieras que le
permitirn a la empresa medir los resultados obtenidos.

RAZONES FINANCIERAS

INDICADOR

FORMULA

RESULTADO

1. RAZONES DE LIQUIDEZ

1.1 Razones Corrientes o Indice de Liquidez Activo Corriente Veces
Pasivo Corriente

1.2 Prueba Acida Activo Corriente - Inventarios Veces
Pasivo Corriente

1.3 Capital de Trabajo Activo Corriente - Pasivo Corriente US $

1.4 Rotacin del Capital de Trabajo Ventas Veces
Capital de Trabajo

1.5 Perodo Promedio de Cobranza 365 Das
Rotacion de Cuentas por Cobrar

1.6 Rotacin de Cuentas Por Cobrar Ventas a Credito Veces
Promedio Cuentas por Cobrar

1.7 Rotacin de Inventario Costo de la Mercancia vendida Veces
Inventario Promedio

1.8 Dias Promedio de suministros en inventario 365 Das
Rotacin del Inventario

2. RAZONES DE ACTIVIDAD

2.1 Rotacin Activos Fijos Ventas Veces
Activos Fijos

2.2 Rotacin de Activos Totales Ventas Veces
Activos Totales

3. RAZONES DE RENTABILIDAD

3.1 Margen de Utilidad Bruta Ventas - costo de Ventas %
Ventas
99

3.2 Margen de Utilidad Operacin Utilidad Operacin %
Ventas

3.3 Margen de utilidad neta Utilidad Neta %
Ventas

3.4 Rendimiento de los Activos Utilidad Neta %
Activo Total

3.5 Rendimiento del patrimonio Utilidad neta %
Patrimonio

4.RAZONES DE ENDEUDAMIENTO

4.1 Razones de endeudamiento Externo Pasivo total %
Activo total

4.2 Razon de endeudamiento interno Patrimonio total %
Total activo

A continuacin se presenta un detalle de los resultados que obtendrn con la
aplicacin de cada una de las razones financieras presentadas:

Razones de Liquidez:

Indice de liquidez: Al aplicar esta razn financiera, la empresa va a obtener el
nmero de veces que el activo de la empresa, da cobertura a sus obligaciones a
corto plazo. El resultado debe ser mayor que 1, para que la compaa tenga un
exceso que sirve de respaldo por cada dlar de pasivo a corto plazo; porque si es
igual que 1, el resultado sera nulo, y no hay respaldo que garantice la cobertura de
las obligaciones a corto plazo.

Prueba cida: Si la empresa aplica esta frmula, va a medir cuntas veces el activo
corriente de la empresa, sin tomar en consideracin los inventarios, le da cobertura a
sus obligaciones a corto plazo. En esta razn, la empresa no toma en cuenta el
inventario por su naturaleza de menor facilidad para realizarlo en efectivo.
100
El resultado debe ser mayor que 1, porque la diferencia es el respaldo que la
empresa posee por cada dlar presentado en el pasivo a corto plazo.

Activo corriente Pasivo corriente: El resultado que la empresa determine con la
aplicacin de sta frmula, le servir para conocer el monto de disponibilidad que
debe tener para hacerle frente a sus obligaciones a corto plazo.

Rotacin del Capital de Trabajo: Si la empresa aplica sta frmula financiera, el
resultado significar el nmero de veces que el capital de trabajo de la empresa ha
rotado para generar los ingresos por ventas. La compaa har un anlisis si el
capital de trabajo es utilizado para tener rendimientos deseados.

Perodo promedio de cobranza: La empresa al aplicar esta razn, estar
analizando si la gestin de cobros est siendo desarrollada en forma oportuna, de
acuerdo a las condiciones de crditos otorgadas a los clientes. Ejemplo: Si el nmero
de das es igual a 29 y los crditos estn a 30 das, significa que los cobros se estn
desarrollando bien.

Rotacin de cuentas por cobrar: Al aplicar sta razn financiera, la empresa
obtendr el nmero de veces que tiene en el ao para recuperar stas ventas
concedidas al crdito. Si el resultado es 6, por ejemplo, indica que tiene seis veces
en el ao para recuperar se monto.

Rotacin de inventarios: La empresa medir cuntas veces rotar el inventario
durante el ao, indicndoles las veces que tiene que reabastecer la mercadera en
sus existencias durante el perodo anual. Para este tipo de empresas en estudio,
tiene que ser doce veces en el ao, porque se dedican a la comercializacin de
productos sin procesar.

Das promedio de suministro de inventarios: Al aplicar sta razn financiera, la
empresa medir cul es el promedio de das que los artculos permanecen en el
101
inventario, el cual deber hacer una comparacin, con la condicin de crdito que los
proveedores le otorgan. Esto debido a que debe ser un nmero de das que les
permita venderlos para recuperar el dinero.

Razones de Actividad:

Rotacin de activos fijos: Con la aplicacin de sta razn, la empresa medir la
eficiencia con la que emplea sus activos fijos para generar ingresos por ventas. Entre
mayor sea el nmero de veces que resulte, significa que existe ms eficiencia en su
uso.

Rotacin de activos totales: cuando la empresa aplique sta razn, va a obtener un
indicador de la eficiencia con que usan sus activos para generar ingresos por ventas,
en cunto sea mayor el nmero de veces que resulte, ser que estn usando los
activos totales con ms eficiencia.

Razones de Rentabilidad:

Margen de utilidad bruta: La empresa al aplicar sta razn va a medir el margen o
el porcentaje de utilidad bruta que resulta despus de deducir sus costos de ventas
de los ingresos, efectuando un anlisis de stos valores con los rendimientos
esperados.

Margen de utilidad de operacin: La empresa al aplicar sta razn financiera, va a
medir el margen o porcentaje de utilidad despus de deducir sus costos de ventas y
sus gastos de operacin a los ingresos, efectuando un anlisis de los resultados
determinados con los rendimientos esperados.

Margen de utilidad neta: La empresa cuando aplique sta razn financiera, estar
midiendo el margen o porcentaje de utilidad neta que queda despus de deducir
102
todos los costos y gastos incluyendo los impuestos, de los ingresos; efectuando el
anlisis a estos rendimientos y comparando con los esperados.

Rendimiento de los activos: En la aplicacin de la razn financiera sobre
rendimiento de los activos, la empresa estar obteniendo un porcentaje que le
indicar la eficiencia y maximizacin de sus activos para generar utilidades.

Rendimiento del Patrimonio: El resultado que la empresa determinar con sta
frmula, es el porcentaje de rendimiento que ha tenido el patrimonio de los
accionistas y ser comparado con el rendimiento que tienen trazado recibir, por el uso
de su capital, en la generacin de ingresos de la compaa.

Razones de endeudamiento:

Razones de endeudamiento externo: la importancia de aplicar sta frmula, es que
la empresa determinar el porcentaje de utilizacin de Capital ajeno en la generacin
de utilidades para los propietarios, midiendo la proporcin del activo que est siendo
aportado por los acreedores de la empresa.

Razn de endeudamiento interno: Esta frmula al aplicarse, le sera de beneficio a
los propietarios de la empresa, al conocer cul es el porcentaje de utilizacin del
patrimonio para generar utilidades de la compaa, el que podrn comparar con los
rendimientos esperados.

b) Control de Gestin:

Se proporciona una herramienta que les permita evaluar los resultados obtenidos con
la aplicacin del modelo y compararlos con los resultados obtenidos antes de la
aplicacin del mismo.

103
Esto nicamente para efectos de poder determinar la utilidad de la aplicacin del
Modelo de Auditora Operacional, en la eficiencia de las operaciones y por
consiguiente en mejores resultados econmicos.
Consta de 17 columnas, en las cuales se presentan los siguientes datos:

Columna 1: se detallan los diferentes rubros a evaluar contenidos en el Estado de
Resultados y Balance General.
Columna 2: Presenta el monto real acumulado de cada rubro en el presente ao.
Columna 3: muestra el monto real acumulado durante el ao anterior de cada
rubro.
Columna 4: Se refleja en esta columna la variacin entre el monto real acumulado
del presente ao y el monto real acumulado del ao anterior, restando la columna
2 menos la columna 3.
Columna 5: Representa en forma porcentual la variacin reflejada en la columna
4.
Columna 6: Se muestra el monto del presupuesto acumulado para el corriente
ao.
Columna 7: Presenta la variacin entre el valor presupuestado acumulado para el
corriente ao y el valor real acumulado para el mismo. Debe restarse la columna
2 menos la columna 6.
Columna 8: Representa en forma porcentual la variacin reflejada en la columna
7.
Columna 9: Representa el valor real obtenido para cada rubro en el mes que se
est evaluando.
Columna 10: Muestra el valor obtenido durante este mismo mes pero del ao
anterior.
Columna 11: Refleja la variacin entre el valor real del presente mes y el valor
obtenido en el mismo mes del ao anterior, restando los valores de la columna 9
menos la columna 10.

104
Columna 12: Muestra el valor porcentual de la variacin obtenida en la columna
11.
Columna 13: En esta columna se anotar el valor presupuestado para cada rubro
para el mes que se est evaluando.
Columna 14: Representa la variacin entre el valor real obtenido y el valor
presupuestado, por medio de la resta del valor reflejado en la columna 9 menos la
columna 13.
Columna 15: Refleja el valor obtenido en la columna 14 en forma porcentual.
Columna 16: Refleja un porcentaje del alcance del presupuesto total para el ao
en curso.
Columna 17: Muestra un porcentaje del alcance del presupuesto del mes que se
est evaluando.

Todo esto le permitir a la empresa en forma sencilla, conocer si los resultados
obtenidos estn cerca o lejos de los valores presupuestados, determinar las
desviaciones y aplicar medidas correctivas.

105
CUADRO CONTROL DE GESTION

CUENTA ACUMULADO MES: ALCANCE PPTO.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
REAL
2005
REAL
2004
VAR
.
% PPTO.
2005
VAR.
PPTO.
2005
%
VAR
.
REAL
2005
REAL
2004
VAR % PPTO.
2005
VAR.
PPTO.
2005
%
VAR
ACUM. 2005
%
MES:
%
Ventas Brutas
Rebajas
Devoluciones
Ventas Netas
Costo De Ventas
Utilidad Bruta
Gastos De Venta
Gastos De Administracin
Gastos Financieros
Total Gastos
Utilidad De Operacin
Otros Ingresos
Otros Gastos
Utilidad Antes De Impuestos
Impuesto Sobre La Renta
Utilidad Por Distribuir

106
CUADRO CONTROL DE GESTION

CUENTA ACUMULADO MES: ALCANCE PPTO.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
REAL
2005
REAL
2004
VAR
.
% PPTO.
2005
VAR.
PPTO.
2005
%
VAR
.
REAL
2005
REAL
2004
VAR % PPTO.
2005
VAR.
PPTO.
2005
%
VAR
ACUM. 2005
%
MES:
%
ACTIVO:
Caja Y Bancos
Cuentas Por Cobrar
Est. Ctas. Incob.
Inventarios
Terreno
Edificio
Vehiculos
Mobiliario Y Equipo
Depreciacion
Otros Activos
TOTAL ACTIVO
PASIVO:
Ctas. Por Pagar Prov.
Otras Cuentas X Pagar
Ctas. X Pag. L.P.
Otros Pasivos
Capital:
Capital Social
Reserva Legal
Result. Ejerc. Ant.
Utilidad Pres. Ejerc.
TOTAL PASIVO Y CAPITAL

107
c) Propuesta de incentivos:
La presente propuesta de incentivos, es diseada con el propsito de motivar al
personal al desarrollo de las actividades de control, as como tambin, incentivarlos a
realizar sus actividades diarias con responsabilidad, empeo y calidad, logrando as
resultados con mayor eficiencia, eficacia y economa.

Base para la aplicacin de incentivos:
Aplicacin de incentivo al rea que en la evaluacin obtenga menor nmero
de deficiencias.
Aplicacin de incentivos al rea que detecte deficiencias ms significativos en
el desarrollo de la auto evaluacin.
Inventivos pro alcance de objetivos y metas por rea funcional.
Incentivos al empleado con el mejor desempeo en el desarrollo de sus
actividades.
Incentivo al empleado ms colaborador en el desarrollo de la auto evaluacin.
Aplicacin de incentivos por superar deficiencias.

SISTEMA DE APLICACIN DE INCENTIVOS
Base de Aplicacin Tipos de Incenti vos Propuestos
Area con menor nmero de deficiencia
Area que detecte deficiencia
significativas.
Alcance de objetivos y metas por rea
funcional.
Empleado con mejor desempeo en el
desarrollo de sus acti vidades.
Empleado con iniciati va y colaboracin.
Bonificacin monetaria
Gratificaciones
Felicitaciones
Remuneraciones especiales
Pago de hora extras
Premios
Vacaciones o descansos
Vales y Viticos.

108

F. PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL
DE GESTIN FINANCIERA QUE CONTRIBUYA AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS
Y METAS EN LAS REAS FUNCIONALES DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL
SECTOR COMERCIO DEL REA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR

El plan de implementacin del modelo de Auditora Operacional comprende:
Objetivos, plan de accin, determinacin de responsabilidades, cronograma de
actividades y el presupuesto correspondiente, para poner en marcha el modelo.

1.- OBJETIVOS:
a) General:
Proporcionar una gua para la correcta implementacin del modelo de Auditora
Operacional en las reas funcionales de las medianas empresas comerciales.

b) Especficos:
Proporcionar un programa de actividades a desarrollar para la implementacin del
modelo de Auditora Operacional.
Definir quienes sern los responsables de llevar a cabo la implementacin del
modelo de Auditora Operacional.
Determinar los costos a incurrir en la implementacin del modelo.

2. PLAN DE ACCIN:
Constituye el proceso a seguir para la implementacin del modelo de Auditora
Operacional desde la presentacin, aprobacin y definicin del modelo.

a) Presentacin:
La presentacin del modelo de Auditora Operacional de Gestin Financiera se har
a los propietarios, directores o alta gerencia de las medianas empresas, quienes

109
pueden tomar la decisin de implementarlo despus de conocer las caractersticas y
beneficios a obtener con su implementacin.

b) Aprobacin:
Luego de la presentacin del modelo se proceder a su aprobacin por parte de los
propietarios, directores o alta gerencia segn se el caso, para su correspondiente
aplicacin.

c) Definicin:
Esta fase comprende la comunicacin de las diferentes partes del modelo de
Auditoria Operacional a todos los niveles de la empresa, con el objetivo de facilitar su
aplicacin.

3. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES:
Con la aprobacin por parte de los propietarios, directores o alta gerencia para la
implementacin del modelo de Auditora Operacional, deber el administrador y los
responsables de las diferentes reas funcionales coordinar las actividades a
desarrollar para implementarlo. Determinndose en ellos, la responsabilidad de que
el modelo se desarrolle en la forma establecida, y en el tiempo oportuno, y que
permita obtener los resultados propuestos.

4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTION FINANCIERA

Actividades a desarrollar Semanas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Presentacin del modelo

Aprobacin de la Implementacin

Difusin o capacitacin

Implementacin y puesta en
marcha

Ejecucin y Control

Seguimiento

110

ACTIVIDADES CAPITAL ASIGNADO
Honorarios de capacitacin 60 Horas
$ 3,000.00
Atencin al personal $ 50.00
Recursos materiales $ 200.00
Papelera $ 50.00
Reproducciones $ 25.00
Imprevistos $ 125.00
TOTAL $ 3,250.00

6.- EVALUACION Y ACTUALIZACION:

6.1 EVALUACIN:
Al realizar la evaluacin del Modelo de Auditora Operacional se pretende medir los
resultados obtenidos con la aplicacin, as como determinar la facilidad con la que se
est implementando.

Para llevar a cabo esta actividad, se ha desarrollado un cuestionario, con preguntas
claves, que permita conocer si el modelo se est desarrollando en una forma gil y
sencilla.

Adicionalmente se proporcional un cuadro modelo para el control de gestin, el cual
permitir a la empresa medir los resultados obtenidos con base en los objetivos y
metas propuestos, as como para controlar posibles desviaciones.

5.- PRESUPUESTO:

111

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL MODELO

PREGUNTA RESPUESTA
1.- Han observado dificultades para la aplicacin
del modelo?

2.- Son stas dificultades por el contenido del
modelo?

3.- Han tenido dificultades para la aplicacin del
modelo por problemas ajenos a ste?

4.- Qu tipo de dificultades?
5.- Considera necesario aplicar mejoras al
contenido del modelo?

6.- Qu aspectos considera que se deben
mejorar?

7.- Ha obtenido beneficios con la aplicacin del
modelo?

8.- Qu tipo de beneficios?
9.- Considera importante que se realice stas
actividades con mayor frecuencia?

10.- Estara usted dispuesto a seguir colaborando
con el desarrollo de stas actividades?

11.- Considera que el tiempo invertido en el
desarrollo de stas actividades es el adecuado?

112

6.2 ACTUALIZACION:

El modelo de Auditora Operacional de Gestin Financiera podr ser actualizado
segn las necesidades de mejora que surjan en su implementacin.

Quedando a criterio del administrador la modificacin de las partes que necesiten
cambios de acuerdo a la evaluacin del modelo realizado, sin perder de vista los
objetivos propuestos para su aplicacin.

*****************************

CONCLUSIN CAPTULO IV
Con el captulo IV se presenta la Propuesta del Modelo de Auditora Operacional de
Gestin Financiera, el cual se espera sea implementado por las Medianas Empresas,
para contribuir al logro de los objetivos y metas propuestos.

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