FUNDAMENTOS DE UN SISTEMA DE PLANIFICACIN Y

EVALUACIN CONTINUA PARA BUSCAR COORDINACIN

ORGANIZACIONAL A TIEMPO
Por: Edilberto Miranda

II- MARCO CONCEPTUAL
Con el objetivo de obtener fundamentos para las personas participantes en la actividad del
empacado y congelado del maran, se desarrollaron temas conceptuales de discusin y
reflexin para la aplicacin prctica dirigidos a las condiciones reales de la situacin de la
entidad. Algunos de ellos en forma resumida se exponen a continuacin:

1- Organizacin y planificacin

El futuro no se realizar simplemente porque uno lo espere con muchos deseos. Requiere
decisin y ponerle HUELLAS a los pasos. Impone riesgos al instante. Necesita accin enseguida.
Tambin exige distribucin de recursos, y sobre todo de recursos humanos; trabajo, y todo eso
debe hacerse sin demora, el mejor plan es solo un plan, es decir buenas intenciones, a menos
que se convierta en trabajo. El rasgo distintivo que caracteriza a un plan capaz de producir
resultados es el compromiso de personas a las que se encomienda trabajar en tareas
especficas. La prueba de un plan es de hecho, que la administracin realmente comprometa
recursos con una accin que aportara resultados futuros. Es un compromiso que necesariamente
se debe adoptar.
O sea que el decidir hoy para tener mejores resultados en el futuro implica actitudes de las
personas que integran la empresa, se tiene que pensar en la forma en que estas trabajaran
ordenada y disciplinadamente con una actitud positiva en lograr los objetivos propuestos por un
plan, con esto, lo que se busca es una organizacin adecuada cuyo trabajo total logre el
desarrollo de la ejecucin del plan.
La actitud de cada una de las personas que forma una organizacin es el resultado de los
valores que se han formado en un ambiente organizacional, a esto se le llama Cultura
organizacional, es decir que la direccin de la empresa como parte de la estructura
organizacional, tiene la tarea de formar una cultura tendiente al buen trabajo de todas las
personas.
Se dice que una organizacin es el medio para alcanzar las metas o de otra manera, las metas y
objetivos del plan no se cumplen, si no se cuenta con una organizacin adecuada.
El buen funcionamiento de una organizacin depende, adems de la cultura organizacional, de la
forma que se coordinen los elementos.
Entonces se puede entrar en unos conceptos claves del buen funcionamiento as:

2- Sistema
Interpretando a McMillan en su obra Anlisis de Sistemas. Un sistema es un conjunto de
entidades componentes, con sus atributos o caractersticas, relacionadas entre s; que acta
en un ambiente compuesto por otras entidades con atributos cuyo cambio afecta al sistema y,
asimismo, a aquellas entidades cuyos atributos sufren cambios debido al comportamiento del
sistema.
Un sistema puede ser abierto cerrado segn intercambie energa con el ambiente, tales como
informacin, calor, materiales, etc. por lo que debe estar delimitado por fronteras.
Para el caso, podemos decir que:
Un sistema es un conjunto de componentes entidades que interactan entre s para realizar un
proceso eficiente sobre las entradas, y obtener productos resultados satisfactorios que
atraviesan sus fronteras para actuar en un ambiente que influye en l que puede ser influido
por l mismo.
La definicin anterior se puede dividir en varios componentes por el contenido de mensajes que
contiene. Habla de entradas, proceso sobre las entradas, y la obtencin de un producto (salida)
todo esto dentro de unas fronteras que pueden ser traspasadas por lo que sale del sistema. Esto
implica que dentro de todo lo que contiene un sistema se encuentra implcita la mejor manera de
alcanzar un objetivo, es decir, el mejor resultado al ms bajo costo. En otras palabras, el sistema
debe actuar con la mayor eficiencia.
Por lo tanto, la eficiencia del sistema depende de la calidad de las entradas, de la calidad del
proceso, y de la calidad y eficiencia con que los componentes actan entre s para realizar ese
proceso.
3- Coordinacin y Sistemas de Gestin

Anteriormente habamos visto que en un sistema gerencial de Planificacin y evaluacin
Continua, los sistemas empresariales bsicos se podan agrupar en seis funciones principales,
estas son:

1- Sistema Gerencial (Que incluye los Sistema de Calidad, Ambiental y otros)
2- Sistema de Producin
3- Sistema de Mercadeo
4- Sistema Financiero
5- Sistema Logstico
6- Sistema de Control


Todos estos sistemas, funciones cuando forman parte de una estructura organizativa, tienen
que estar presente en todo reto de desarrollo, y desempear sus acciones en una forma eficaz y
de la forma ms eficiente posible, ya que como hemos observado, la baja eficiencia desperdicia
recursos. Esto se refleja frecuentemente en los niveles de costo.
Si el diseo organizacional de una entidad se define por un modelo de trabajo en sistemas,
entonces cada uno se convierte en funcin. Cada funcin de ellas estara representada en la
estructura organizativa de esta. Por lo que cada una se convierte en una divisin de la
organizacin. Si estas trabajan para un fin, entonces, adems de eficientes y eficaces, tienen que
ser coordinadas para optar por esas caractersticas y obtener los resultados ms satisfactorios
posibles.
Luego, la idea de coordinacin, aparece como que todo tiene que trabajar al unsono, es decir,
todo componente que hay dentro de la entidad debe contribuir con otro de la mejor manera en
busca de alcanzar ese fin propuesto.
Si tomamos en cuenta todo lo dicho anteriormente, es posible que pudiramos formar un
concepto aproximado de lo que es la coordinacin as:
Coordinacin: Es el trabajo en armona, eficiente y eficaz, de todos los elementos que forman
un sistema y del suministro a tiempo de todos los insumos necesarios para su funcionamiento
para cumplir con un fin tambin a tiempo.
Que les parece? Es ms probable que usted se forme un concepto mejor, sin embargo,
podemos hacer una analoga con el motor de gasolina de un carro. En ese motor, la potencia es
desarrollada cuando una chispa de fuego enciende dentro de un cilindro un comprimido de la
mezcla aire gasolina, esto sucede, cuando un pistn est en lo mximo de su carrera. Con tal
chispa explota dicha mezcla y se produce una terrible fuerza que impulsa al pistn hacia abajo,
este movimiento se trasmite por diferentes mecanismos hasta las llantas. Esto implica que la
chispa, el pistn, la mezcla, y las vlvulas, trabajaron a tiempo, de lo contrario, el motor no
funciona, y el carro no se mueve. Se puede imaginar usted todos los elementos que entraron a
trabajar en armona para que eso sucediera? Esta podra ser una de las tantas razones de
porque una organizacin funciona diferente a otra. En la analoga del carro se tiene presente que
son personas las que lo disearon y lo fabricaron, y la que conduce el carro. Por lo tanto tambin
podemos decir que hay dos tipos de recursos, materiales y el recurso humano, el cual tiene que
hacer lo mejor para manejar aquellos y, ordenar y facilitar sus actividades para lograr la
satisfaccin de su trabajo.
Ese deseo que tiene la gente en poner toda la voluntad y capacidad en buscar el objetivo y la
obtencin de los mejores resultados, es una actitud que se llena de entusiasmo. Le parece? Y
habamos concluido anteriormente que la actitud est influenciada por la cultura, de lo que se
deduce que la cultura general tiene de complemento otra cultura, la organizacional. Alrededor de
sta, se han hecho tambin muchas investigaciones, pero sean cualesquiera sus conclusiones;
cultura, es eso que hace la diferencia en el desempeo de las organizaciones.
Dos investigadores, Ishikawa y Hayes, en sus respectivas obras, El Control Total de la Calidad y
Poltica de Empresa,, concluyen que no son los materiales ni las mquinas las que generan la
mejor calidad, si no que en condiciones semejantes, es la gente.
Volviendo a los sistemas empresariales, que al ser representados en un organigrama y
conformados por personas se les llama funciones, con todo lo que hemos agregado, es posible
que ya le observemos nuevos significados, y volviendo tambin a la estructura diseada por
funciones, en un organigrama, las podramos representar as.













Por supuesto este esquema tiene mas arreglos segn la adecuacin, e incluso utilizar otros
nombres para las casillas, lo importante es que todas las funciones estn incluidas y con sus
responsables. Por lo tanto, es esto lo que tiene que trabajar coordinadamente para el mejor uso
de los recursos y obtener los mejores resultados.
Ahora, siguiendo con el modelo de Planificacin y Evaluacin Continua (EMIH 1990) y utilizando
un tanto la teora de conjuntos, podemos representar cada unidad organizacional por un crculo
as:











Donde obviamente cada una de las unidades tiene elementos comunes de interrelacin, sean
objetivos e intereses comunes, es decir que se interceptan. Por ejemplo un plan de compras es
consecuente con un plan y programa de produccin, y ste, es consecuente con un plan de
mercadeo y, un plan de mercadeo tambin es consecuente con ambos, la demanda y los
recursos disponibles para satisfacerla. Lgicamente, para completar un plan integral, entra la
funcin financiera, la cual es la que elige la forma mas adecuada de financiar o suministrar dinero
para la operacin de los dems sistemas. Esquemticamente, esto se representara de la
siguiente manera:



Gerencia
Produccin Mercadeo
EGE Finanzas
Compras

Finanzas

Produccin

Mercadeo


EMPRESA

Produc Finanzas
EGE


Mercado






El grfico anterior muestra los componentes principales de la organizacin, lo que puede ser
para un proyecto o empresa de cualquier tamao, si son pequeas, podra ser que una o dos, o
ms personas lleven a cabo todas las funciones, lo importante es tener en cuenta la integralidad
de la decisin y de la accin.
En dicho esquema se aprecian los componentes de Produccin, Mercadeo, y Compras
entrelazados, as por ejemplo: El mercadeo se pone de acuerdo con la produccin para
determinar las caractersticas del bien o del servicio en cuanto a calidad, normas, cantidad, etc.
La produccin busca acuerdos con las compras para determinar los requerimientos de materia
prima, insumos y materiales, y juntos se interrelacionan para el avance adecuado de las
operaciones.
Ahora la pregunta es Qu es lo que impulsa estas interacciones y logra la amalgama de todos
los sectores y los dirige en pos del objetivo y metas propuestas? Por supuesto que esto lo hace
la funcin gerencial ejecutada por el Gerente un Director, un Coordinador. Este di rige las
labores de planificacin, dirige la ejecucin y la evaluacin.
Sin embargo, para lograr esa armona o integralidad de la accin, tambin no es conveniente que
el que dirige acte aisladamente, ya sea l solo con cada uno de los responsables por
separado y, para facilitar precisamente la coordinacin y el entendimiento, podemos formar un
equipo de gestin Empresarial y Ambiental (EGE) que en el esquema es el espacio central en
donde se interceptan todos los componentes de la organizacin en cuestin, es decir, todo lo que
se tiene que hacer en comn para realizar posteriormente las acciones propias de cada unidad
en forma de lo mas satisfactorio posible.

Hemos hablado de lo que queremos lograr al referirnos a la mejor coordinacin y al
entendimiento, sin embargo no hemos tenido en cuenta como lograrlo, o por cual medio se
puede alcanzar eso. Aqu aparece la necesidad de la comunicacin; todas las interacciones y
acciones a que nos hemos estado refiriendo dependen de una buena comunicacin, la cual
depender de los objetivos que se plasman en un plan y del control que se le aplique a la
ejecucin para poder evaluar la calidad del trabajo. Esquemticamente se visualiza as:







Se muestra en el diagrama anterior que los fundamentos de una buena comunicacin formal son:
la Planificacin y el Control. Esto expande mas el ciclo empresarial de la mejora continua el
ciclo de la mejora continua de la calidad de Shewart impulsado por Deming y al modelo de Juran.
.. Recordando lo visto en la conferencia anterior:
PROCESO GERENCIAL MEJORA CONTINUA
Planificacin Planificar

Control Organizacin Actuar Hacer

Ejecucin Evaluar

OBJETIVO
Planificacin
Control
COMUNICACION Entendimiento COORDINACION
Una breve y prctica descripcin de las etapas del proceso gerencial es la siguiente:

PLANIFICAR: Es decidir hoy para un futuro mejor, plantear objetivos y trazar el mejor camino a
seguir para lograr estos objetivos. Este camino o ruta de acciones es la estrategia.
ORGANIZAR: Es ordenar, agrupar y asignar los recursos y actividades que contengan
caracterstica afines, asignar responsables, establecer la interaccin necesaria y lograr la mejor
coordinacin en funcin de la bsqueda de un objetivo comn para obtener los mejores
resultados.
EJECUTAR: Es Hacer sistemtica y eficientemente lo que se ha planificado.
CONTROL: Es la labor de medicin de la ejecucin lo que se est haciendo con el objetivo de
compararlo con lo que se ha planificado, y esto, que sea la base de la evaluacin que detecte el
curso de accin y las medidas de correccin. Evidentemente se requiere de los establecimientos
de indicadores comunes que se puedan calcular en lo planificado y en lo ejecutado.


Ahora bien, cmo se vive dentro del proyecto empresa todo esto? En apartados anteriores y
los talleres pudimos describir estos procesos incluyendo los sistemas de gestin. Ahora
suponiendo que ya tenemos claro como nos organizamos para trabajar en funcin de un objetivo
procedemos a la planificacin. Es aqu donde el EGE entra en funcin, que siendo un equipo,
debe estar formado por los miembros que tienen la mas alta responsabilidad en la organizacin
comprometida con los resultados, su calidad, cantidad y tiempos de entrega cumplimiento.

Dentro de la empresa se pueden presentar, entre otras, dos lneas de desarrollo, estas son, la
estratgica y la contingencial, cuyo esquema es el siguiente:


Lnea Estratgica Lnea Contingencial













Se puede ver que la principal comunicacin formal se realiza dentro del marco de las funciones
del EGE pues trabajando de esta manera las actividades que buscan un objetivo tendran una
direccin muy definida orientada por el Gerente Director, quien de esta manera le da sentido y
motivacin a toda la organizacin y, adems de las funciones que le han sido asignadas por la
empresa, dirigir al EGE.
Hablando de comunicacin en que consiste? En uno de los diagramas anteriores se presenta
que la comunicacin da origen al entendimiento lo cree usted? Si es as, tambin como
consecuencia se podra tener la anhelada coordinacin. Parece que podramos intuir una
concepcin lgica de lo que es comunicacin qu es lo que se pretende lograr con eso, ya la
tiene usted? Veamos:
Plan Estratgico Plan Contingencial
Plan Operativo al
Largo Plazo
Planes de Plazo inmediato
Evaluacin
Plan Operativo al Corto
Plazo
Plan Mensual
Plan Quincenal
Evaluacin y
Planificacin
Continua
4- Comunicacin
Se dice que la comunicacin se da por realizada cuando un mensaje recibido por un receptor
proveniente de un emisor, tiene el mismo significado para ambos.
Lo ms probable es que su concepto sea mejor, pero en esencia el objetivo es tener el mismo
significado de las cosas totales del funcionamiento y existencia de la organizacin, por ejemplo:
en un plan hemos visto que interrelaciona todo y no tendra xito si no se construye y ejecuta con
el concurso de todos.
En la comparacin anterior con el motor que requiere de lubricante para funcionar bien y para no
fundirse, la comunicacin es el lubricante que facilita que las piezas de la maquinaria
organizacional tengan el mejor funcionamiento y no se oxiden, ni se fundan.
De todo lo tratado podemos deducir que el Sistema de Gestin de Planificacin y Evaluacin
Continua se fundamenta en la Comunicacin con la bsqueda del funcionamiento
organizacional eficiente orientado hacia la realizacin eficaz.







5- Definiciones de estrategia


La estrategia como determinacin de fines y medios
















La estrategia es la determinacin de los fines y objetivos bsicos de una
organizacin hacia el largo plazo, la adaptacin de cursos de accin y la
asignacin de los recursos necesarios para alcanzar dichos fines.
A. Chandler
Strategy and Structure






















5- Cultura Organizacional

Es el resultado de un conjunto de valores (buenos hbitos, sentimientos, pensamientos
arraigados, creencias y costumbres) que la organizacin ha formado en los elementos que la
integran y los que las personas poseen y aportan a la organizacin. Es decir que todas las
personas hagan su trabajo integral, con una actitud positiva en lograr las metas y que el producto
de su trabajo vaya cargado de su riqueza humana.
Para ello se requiere de un Desarrollo Organizacional, el cual tiene como final idad formar una
cultura organizacional dentro de la empresa. Es decir: Formar buenos hbitos, buenos
sentimientos, buenas costumbres, destreza en el trabajo, concientizacin de que los objetivos de
las personas son consecuentes con los objetivos de la empresa, amistad, honestidad, sinceridad,
confianza en un futuro mejor, respeto, sacrificio, justicia, etc.

Estrategia es El proceso de acoplamiento entre la organizacin y su
entorno. La estrategia y los objetivos describen conjuntamente el
concepto de negocio de la empresa.
H. I. Ansoff
Corporate Strategy


Estrategia en general y estrategia realizada en particular, se definirn
como una pauta en un flujo de decisiones. En otras palabras, cuando una
secuencia de decisiones en algn rea representa una coherencia a lo
largo del tiempo, se considerara que se ha formado una estrategia.
H. Mintzberg
Patterns in strategy formation

Se ha observado que los niveles de calidad y productividad general son consecuentes con el
nivel cultural de la organizacin. Si estos aspectos fundamentales se arraigan en una
organizacin, la aplicacin de normas de gestin como las ISOs o BPM es ms funcional y
eficaz.
De lo anterior se deduce que la cultura resultante de las organizaciones esta en funcin de lo que
quiere la empresa y de lo que tiene la genta para dar, y que, si bien existen estilos de direccin o
caractersticas personales, lo esencial es que enfoque la entidad con sus requerimientos y todo
lo de las personas amalgamarlos con esos requisitos de la organizacin para buscar sus
propsitos y obtener los mejores resultados.
Entonces la organizacin entera se vuelve un equipo involucrado en un sistema eficiente y que
es formada por otros equipos y subsistemas funcionando con la menor entropa posible hacia
sus productos o servicios esperados.
Cuando se ha formado una cultura se tiene indicios en la actitud y en el leguaje de la gente y, las
reacciones a inmediatas a determinadas situaciones o estados dentro de de el quehacer de las
actividades.
Los principios mostrados de una grosa manera, ya han sido experimentados en diferentes
organizaciones y sin que parezca elocuencia, se han obtenido resultados sorprendentes y
palpables tanto en el ambiente organizacional como en los procesos, operaciones y resultados.
Un esquema que trata de identificar un sistema de gestin integral se muestra en la siguiente
pgina. En este se observa el proceso gerencial y los sistemas fundamentales de la organizacin
con sus interacciones integrados por un sistema gerencial.










FIGURA 2. PROCESO GERENCIAL
SOBRE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA









































Produccin
Finanzas Mercado
Planificar
Organizar
Ejecucin
Control