Pasos para poder hacer una combinacin de correspondencia entre word y excel

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1. COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA ENTRE WORD Y EXCELPasos
para poder hacer una combinacin de correspondencia entre Word y Excel 1.
Elaborar una carta o un documento en Word 2. Guardar el documento de Word
SONIA ROCIO RODRIGUEZ HUERFANO GRUPO: 261031
2. COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA ENTRE WORD Y EXCEL3. Abrir un
documento en Excel y crear una base de datos, que tenga nombres, apellidos y
nmero de identificacin4. Guardar la base de datos de Excel SONIA ROCIO
RODRIGUEZ HUERFANO GRUPO: 261031
3. COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA ENTRE WORD Y EXCEL5. En el
documento en Word, seleccionar la pestaa correspondencia, tem iniciar
combinacin de correspondencia opcin paso a paso por el asistente de combinar
correspondencia SONIA ROCIO RODRIGUEZ HUERFANO GRUPO: 261031
4. COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA ENTRE WORD Y EXCEL6. El paso
nmero 6 es darle clic en la opcin seleccionar lista existente7. Posteriormente
seleccionar examinar, y seleccionar la base de datos anteriormente realizada en
Excel SONIA ROCIO RODRIGUEZ HUERFANO GRUPO: 261031
5. COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA ENTRE WORD Y EXCEL8. Se
abrir un cuadro de dialogo al cual le daremos aceptar9. Se abrir un cuadro de
dialogo q nos permitir la edicin de la base de de datos10. Nos dirigimos a la
pestaa correspondencia opcin insertar campo combinado en el lugar que se
desee hacer la combinacin SONIA ROCIO RODRIGUEZ HUERFANO GRUPO:
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6. COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA ENTRE WORD Y EXCEL11.
Ubicamos todos los datos a combinar en el documento de Word12. Revisar la
combinacin de correspondencia con la opcin vista previa de resultados
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7. COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA ENTRE WORD Y EXCEL13.
Seleccionar la opcin finalizar y combinar14. Se abrir un cuadro de dialogo que
nos dar la opcin de ver todos los documentos combinados SONIA ROCIO
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8. COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA ENTRE WORD Y EXCEL SONIA
ROCIO RODRIGUEZ HUERFANO GRUPO: 261031
Combinacin de correspondencia de Word: Informacin bsica
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CORRESPONDE A
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Esta es la introduccin a una serie de artculos que describen los pasos bsicos del
proceso de combinacin de correspondencia tomando las cartas como ejemplo.
Este sitio es un lugar excelente para obtener una visin general del proceso. La
serie incluye:
PASO 1: ELEGIR UN TIPO DE DOCUMENTO Y UN DOCUMENTO PRINCIPAL
Paso 2: conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros
Paso 3: agregar campos al documento principal
Paso 4: obtener una vista preliminar de la combinacin y completarla
Una vez obtenida la visin general, podr mejorar sus conocimientos sobre el uso
de la combinacin de correspondencia para crear etiquetas, sobres, faxes, mensajes
de correo electrnico y directorios haciendo clic en un vnculo del cuadro Vea
tambin.
Las posibilidades de la combinacin de correspondencia
Puede usar la combinacin de correspondencia para crear un conjunto de
documentos que sean prcticamente iguales pero contengan elementos exclusivos.
Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo
de la organizacin y el texto sobre el producto aparecern en todas las cartas, pero
la direccin y la lnea de saludo sern distintas en cada una de ellas.

Puede usar la combinacin de correspondencia para crear los siguientes
elementos:
Un conjunto de etiquetas o sobres El remite ser el mismo en todas las etiquetas o
sobres, pero la direccin de destino es nica en cada uno de ellos.
Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrnico o faxes. El
contenido bsico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de
ellos contiene informacin especfica de cada destinatario, como el nombre, la
direccin o cualquier otro datos personal.
Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idnticos en todo excepto
en que cada uno de ellos contiene un nmero exclusivo.
Podra tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o
cupn. Ah es donde entra en juego la combinacin de correspondencia. Con la
caracterstica de combinacin de correspondencia, lo nico que debe hacer es
crear un documento que contenga la informacin que es igual en todas las
versiones y agregar marcadores de posicin para la informacin que es exclusiva
de cada versin. Word se encarga del resto.
Comenzar el proceso de combinacin de correspondencia
Para iniciar el proceso de combinacin de correo:
1. Inicie Word.
Se abrir un documento en blanco de manera predeterminada. Djelo abierto. Si lo
cierra, el paso siguiente no funcionar.
2. En el men Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar
correspondencia.
NOTA En Word 2002, en el men Herramientas, elija Cartas y
correspondencia y haga clic en el Asistente para combinar correspondencia.
Se abrir el panel Combinacin de correspondencia. Puede desplazarse por el
proceso de combinacin de correspondencia utilizando los hipervnculos del panel
de tareas.
Sugerencia
Siguiente paso
Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento principal
Combinar correspondencia. Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento
principal
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SE APLICA A
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento principal
El primer paso en el proceso de combinar correspondencia implica dos elecciones.
En primer lugar, elige el tipo de documento en el que desea combinar la
informacin. A continuacin, elige el documento principal que desea utilizar.
Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la informacin
El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre el
tipo de documento combinado que est creando. Una vez elegido, haga clic
en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

NOTA Si tiene compatibilidad de fax en su equipo y un fax mdem instalado,
tambin ver Faxes en la lista de tipos de documento.
Elegir el documento principal que desea utilizar
Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de
tareas) ya est abierto, o est empezando con un documento en blanco, puede
hacer clic en Utilizar el documento actual.

De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a
partir de un documento existente y busque la plantilla o el documento que
desea utilizar.
Sugerencia
Combinar correspondencia. Paso 2: conectarse con un archivo de datos y seleccionar
registros
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SE APLICA A
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Microsoft Word 2002
Paso 2: conectarse con un archivo de datos y seleccionar registros
Para combinar informacin exclusiva en su documento principal,
debe conectarse (o crear y conectarse) al archivo de datos en el que est
almacenada la informacin exclusiva. Si no desea utilizar todos los datos del
archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.
Conectarse al archivo de datos
En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al
archivo de datos donde se encuentra almacenada la informacin exclusiva que
desea combinar en su documento.

Si la informacin de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook es completa
y est actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para
clientes o mensajes de correo electrnico. Slo tiene que hacer clic en Seleccionar
de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.
Si dispone de una hoja de clculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos
de Microsoft Office Access que contiene la informacin de sus clientes, haga clic
en Utilizar una lista existente y, a continuacin, en Examinar para buscar el
archivo.
Si todava no tiene ningn archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva,
y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un
archivo de base de datos de direcciones(.mdb) que se puede reutilizar.
NOTA Si est creando mensajes de correo electrnico o faxes combinados,
asegrese de que su archivo de datos incluye una columna para la direccin de
correo electrnico o el nmero de fax. Necesitar dicha columna ms adelante en
este proceso.
Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar
Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente
tenga que combinar la informacin de todos los registros (filas) de ese archivo de
datos en el documento principal.
El cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrir tras
conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo
de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su combinacin de
correspondencia ordenando o filtrando la lista.

Siga uno de estos procedimientos:
Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendiente, haga
clic en el encabezado de columna.
Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene
el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en (Avanzado) para
abrir un cuadro de dilogo en el que podr establecer el valor. Haga clic
en (Espacios) para que se muestren slo los registros que no contienen informacin o
en (Sin espacios) para que slo se muestren los registros que contienen informacin.
Sugerencia
Desactive la casilla de verificacin situada junto a un registro para excluirlo.
Utilice los botones para seleccionar o excluir todos los registros o para buscar registros
concretos.
Sugerencia
Puede pasar al siguiente paso una vez elegidos lo registros que desea.
Combinar correspondencia. Paso 3: agregar campos al documento principal
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Microsoft Word 2002
Paso 3: agregar campos al documento principal
Tras conectar el documento principal con un archivo de datos, podr empezar
a agregar campos que indiquen dnde aparecer la informacin exclusiva en cada
copia del documento que genere al combinar. Para asegurarse de que Word pueda
encontrar una columna en su archivo de datos que se corresponda con cada
direccin o saludo, es posible que tenga que asignar campos.
Agregar campos
Si el documento principal todava est en blanco, escriba la informacin que
aparecer en cada copia. Despus, agregue campos haciendo clic en los
hipervnculos en el panel de tareas.
Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en
ubicaciones donde desea que aparezca informacin exclusiva. Por ejemplo, puede
hacer clic en los vnculos Bloque de direcciones o en Lnea de saludo del panel
de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta de un
producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario contenga una
direccin y un saludo personalizados. Los campos aparecen en el documento con
comillas dobles, por ejemplo, Bloque de direccin.

Si hace clic en Ms elementos en el panel de tareas, puede agregar campos que
coincidan con cualquiera de las columnas del archivo de datos. Por ejemplo, los
datos pueden incluir una columna denominada Nota personal. Al poner un
campo Nota_personal en la parte inferior de una carta modelo, puede personalizar
cada copia todava ms. Incluso puede personalizar los sobres agregando un
cdigo de barras postal, si est utilizando la versin de Word en idioma ingls
(Estados Unidos), o el franqueo electrnico (si tiene instalado un programa de
franqueo electrnico).
Asignar campos
Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de
lnea de saludo, se le pedir que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la
ilustracin muestra el cuadro de dilogo Lnea de saludo que se abre al hacer clic
en Lnea de saludo en la lista de tareas. La lista que hay en Formato de la lnea de
saludo se utiliza para realizar selecciones.

Si Word no puede hacer coincidir un elemento de saludo o de direccin con una
columna del archivo de datos, las lneas de las direcciones y de los saludos no se
combinarn correctamente. Para ayudar a evitar problemas, haga clic en Asignar
campos. Se abrir el cuadro de dilogo Asignar campos.

Los elementos de una direccin y de un saludo se enumeran a la izquierda y los
encabezados de columna del archivo de datos a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustracin, Word
automticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos
con Apellidos. Sin embargo, Word no pudo hacer coincidir otros elementos. En
este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede hacer
coincidir Apellidos o Direccin 1.
Utilizando la lista de la derecha puede seleccionar la columna de su archivo de
datos que coincida con el elemento de la izquierda. En la ilustracin, la
columna Nombre coincide ahora con Apellidos, y la columna Direccin coincide
con Direccin 1. No importa si Tratamiento de cortesa, Organizacin y Nombre
del cnyuge no presentan coincidencias puesto que no son relevantes en los
documentos que est creando.

Cuando haya terminado de agregar y asignar campos en el documento principal,
ya estar listo para dar el siguiente paso.
Siguiente paso
Paso 4: obtener una vista previa de la combinacin y completarla
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Combinar correspondencia. Paso 4: obtener una vista previa de la combinacin y
completarla
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Microsoft Word 2002
Paso 4: obtener una vista previa de la combinacin y completarla
Una vez agregados los campos al documento principal, ya estar listo para obtener
una obtener una vista previade los resultados de la combinacin. Cuando est satisfecho de
la vista previa, puede completar la combinacin.
Obtener una vista previa de la combinacin
Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios antes de
completar del todo la combinacin.

Para obtener una vista previa, siga uno de estos procedimientos:
Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y siguiente del panel de
tareas.
Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar un destinatario.
Haga clic en Excluir al destinatario si observa que no desea incluir el registro que est
mirando.
Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de
combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista si ve registros que no desea incluir.
Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para volver atrs un paso o dos si
necesita efectuar otros cambios.
Cuando est satisfecho de los resultados de la combinacin, haga clic en Siguiente en la
parte inferior del panel de tareas.
Completar la combinacin
Ahora todo depende del tipo de documento que est creando. Si est combinando cartas,
puede imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige modificar las cartas, Word las
guarda en un nico archivo, con una carta por pgina.

Independientemente del tipo de documento que est creando, puede imprimir, trasmitir o
guardar todos los documentos o nicamente un subconjunto de los mismos.
Sugerencias sobre los mensajes de correo electrnico
Recuerde que los documento combinados que guarde son independientes del documento
principal. es una buena idea guardar el documento principal si planea utilizarlo en otra
combinacin de correspondencia.
Cuando guarde el documento principal, adems de su contenido y de sus campos, tambin
se guarda su conexin con el archivo de datos. La prxima vez que abra el documento
principal, se le pedir que elija si desea volver combinar en el mismos la informacin del
archivo de datos.
Si hace clic en S, el documento se abre con la informacin del primer registro combinada. Si
abre el panel de tareas (men Herramientas, submen Cartas y correo, comando Combinar
correspondencia), se encontrar en el paso Seleccionar destinatarios. Puede hacer clic en los
hipervnculos del panel de tareas para modificar el archivo de datos con el fin de que incluya
un conjunto de registros diferente o para conectarse a un archivo de datos diferente. A
continuacin, puede hacer clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas para
continuar con la combinacin.
Si hace clic en No, se perder la conexin entre el documento principal y el archivo de datos.
El documento principal se convierte en un documento estndar de Word. Los campos se
sustituyen por la informacin exclusiva del primer registro.
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