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Tutoriel - flux de facturation
Le schma ci-dessous illustre le flux de facturation classique :
Lors de la cration d'une facture, elle possde l'tat de brouillon, ce qui veut dire qu'elle n'a
aucune influence sur la comptabilit. Ce n'est que lorsque l'on valide cette dernire et qu'elle
passe au statut "ouvert", que l'criture comptable de la facture est gnre.
A intervalle rguli, et indpendamment des factures, le comptable saisi les relevs bancaires
(manuellement ou via l'importation des fichiers V11 d'encaissements) et lance une rconciliation
(ou lettrage), soit automatique, soit manuellement, pour faire le lien entre les factures et leurs
paiements. C'est ce moment que la facture prend le statut de paye et qu'elle n'apparatra plus
dans la liste des factures ouvertes; l'criture de paiement est alors gnre au niveau comptable.
Etant donn que 90% des critures comptables sont lies aux factures dbiteurs et
cranciers, nous vous recommandons de passer par la cration d'une facture au lieu de passer
des critures comptables manuellement. Dans Tiny ERP, le traitement d'une facture crancier
et identique que pour une facture dbiteur.
Etape 1 : Ajout d'une factures
Avec TinyERP, il est possible d'avoir un suivi prcis des clients et des fournisseurs. Le
fonctionnement est identique pour une facture de client que pour une facture de fournisseur.
Il suffit dans notre cas de rajouter une nouvelle facture via le menu : Comptabilit et Finances >
Factures.
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Si vous dsirez obtenir la liste des propositions de factures gnres par Tiny ERP, vous pouvez
utiliser le menu: Comptabilit et finances >Factures >Factures clients >Facture brouillon. Idem
pour le menu fournisseur pour les factures d'achat qui n'ont pas encore t reues et valides.
Pour ajouter une nouvelle facture, il suffit de passer par le menu Finance/comptabilit >Factures
et remplir les champs suivants:
Description: Simple description de la facture qui sera utilise comme libell de l'criture
comptable, pour une description plus dtaille, vous pouvez utiliser les commentaires du
troisime onglet.
Devise: dsigne la devise de la facture.
Type de facture: Facture client, Note de crdit client, Facture Fournisseur, Note de crdit
fournisseur
Partenaire: Lorsque vous indiquez le partenaire, Tiny ERP complte automatiquement les
champs adresses de livraison et le compte tiers associ. Si le partenaire n'existe pas, vous
pouvez sans autres le rajouter en pressant sur le bouton "Ajout" (pour les information sur le
partenaire, voir tape 7)
Compte de tiers: le compte tiers dans lequel seront gnrs les critures de contre-partie des
critures de vente (compte de tiers). Ce champ est automatiquement complt grce aux
proprits d'une fiche partenaire.
Il suffit ensuite de rajouter les diffrentes lignes de la facture dans la partie du bas "Dtail
facture" en pressant sur le bouton "Ajout" =>le formulaire suivant apparait :
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Il suffit de remplir les champs suivants :
Description : ligne qui apparait sur la facture =>vous pouvez sans autre crire un long texte
Compte achat/vente : si une taxe a t dfinie pour le compte slectionner, la taxe apparaitra
automatiquement dans la partie du bas du formulaire
Quantit
Banque du fournisseur
En cas de BVR, il convient de renseigner le no de rfrence BVR
Prix unitaire
Eventuellement une escompte (en %)
Si cette facture sera ensuite paye au moyen d'un fichier DTA, il convient de spcifier le statut
DTA "A payer". La facture sera donc ensuite disponible dans la liste des paiements faire via
DTA.
Vous pouvez modifier la liste des taxe si le compte achat/vente n'a pas t paramtrer avec la taxe
ou si au contraire il faut supprimer la taxe mise par dfaut (exportation).
Les taxes sont automatiquement calcules et reportes sur le deuxime onglet de la facture
partir des taxes dfinies dans chaque ligne de facture. Pour calculer les taxes, vous pouvez soit:
Crer la facture
Cliquer sur le bouton 'Calculer'.
Les conditions de paiement sont automatiquement assignes partir des informations provenant
du partenaire. Pensez-donc mettre les conditions de paiement dans la fiche partenaire si vous
dsirez utiliser des conditions particulires par client. Si aucune condition de paiement n'est
assigne, Tiny ERP considre que c'est du paiement comptant.
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Dans Tiny ERP, il est possible d'annuler une facture, de la corriger et de la recrer par la suite.
Pour ce faire, utilisez les boutons en bas droite de ce formulaire. Il est galement possible
d'extourner la facture au moyen de l'action "Extourner facture" se trouvant dans le menu de
droite"
Si il s'agit d'une facture fournisseur, vous avez maintenant la possibilit de payer cette facture au
moyen d'un fichier DTA envoyer votre banque. Il suffit d'aller dans le menu
"Finance/comptabilit >Factures >Paiement payer DTA". Au moyen du bouton "Rechercher",
vous pouvez slectionner les factures que vous dsirez payer et une fois la liste tablie, pressez
sur "Action" et slectionner "Cration DTA" dans la liste. Un fichier DTA sera ensuite gnr et
vous pourrez le sauvegarder pour pouvoir ensuite l'envoyer auprs de votre tablissement
bancaire.
Etape 2 : Saisie des relevs bancaires
Comme nous l'avons vu dans le flux comptable, Tiny ERP traite de manire indpendante la
facture et le paiement de celle-ci. En effet, nous avons d'un ct l'entre des factures dbiteur et
crancier et de l'autre la saisie des relevs bancaires. Une facture sera considre comme paye
lorsque le lien entre la facture et son paiement aura t effectu (voir rconciliation ci-dessous).
Pour dfinir les mouvements (entres / sorties) de votre compte bancaire, il convient de saisir
manuellement ou partiellement automatiquement via l'importation des fichiers d'encaissement
(V11).
La saisie manuelle des extraits se fait en suivant l'ordre des extraits reu par la banque (ou
importer depui le web-banking); le menu Finance/comptabilit >Ecritures >Relev bancaire
ouvre le formulaire ci-dessous :
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La premire tape consiste spcifier le journal sur lequel les critures bancaires seront passes
(il est prfrable d'avoir un journal par compte bancaire) et de prciser le solde initial
(normalement celui-ci est repris du relev prcdent) et le solde restant sur le compte la fin du
relev.
Il suffit ensuite de prendre le relev bancaire "papier" et de passer ligne par ligne les entres et
sorties effectus sur le compte.
Date : date laquel les montants sont entrs ou sortis du compte
Libell : libell de l'criture
Type : cette colonne est importante car elle permet de slectionner le bon compte de tiers
(client ou fournisseur) spcifi dans le partenaire
Partenaire : pour permettre une rconciliation automatique il convient imprativement de
spcifier le partenaire touch par l'ecaissement ou le paiement
Compte : compte tiers utilis pour la contrepartie =>le compte automatiquement insr en
fonction du type de l'criture et du partenaire
Montant :
il convient de bien respecter le signe du montant (positif = entre sur le compte et
ngatif = sortie du compte)
A la fin de la saisie, pressez sur le bouton "confirmer" pour tester si le solde final calcul
correspond au solde final spcifi en haut du formulaire. Si le test est concluant alors les critures
sont automatiquement passes dans le journal bancaire slectionn.
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Cette faon de faire vite de passer des heures chercher des erreurs entre le solde comptable et
le solde rel de nos comptes de liquidit. Ceci permet galement de passer de manire trs simple
les critures "diverses".
Etape 3 : Rconciliation ou lettrage
Nous avons ce stade d'un ct les factures et de l'autres les mouvements bancaires. Il convient
donc maintenant de faire le lien entre ces 2 lments afin de pouvoir faire passer le statut de nos
factures (achat ou vente) de "ouvert" "pay" =>ce lien est appel "rconciliation" dans
TinyERP (certaines personnes appellent ceci un "lettrage")
Pour accder la rconciliation, il faut aller sur menu Finance/comptabilit >Traitements
priodiques >Rconciliation automatique
Dans un premier temps, il faut choisir les comptes tiers que vous souhaitez rconcilier =>il s'agit
des comptes de tiers (dbiteurs ou crancier =>parmi la liste des comptes dont la coche
"rconciliation" a t active).
Ensuite il convient de choisir une puissance. Celle-ci indique le nombre d'critures qui peuvent
tre rconcilies en mme temps. Ainsi, une puissance de 5 sera capable de rconcilier 3 factures
avec 2 paiements. Plus vous choisissez une puissance leve, plus le temps de calcul est long.
Vous pouvez galement indiquer un montant d'ajustement qui permet de rconcilier des critures
mme si la somme des crdits n'est pas exactement gale la somme de dbits (diffrence de
change par exemple) : la diffrence doittre infrieure l'ajustement donn. Il faut galement
spcifier le compte (diffrence de change par exemple), le journal (achat ou vente) et la priode
sur lesquels l'criture de la diffrence sera passe.
Si la diffrence est infrieure au montant spcifier, une criture sera alors passe sur le journal et
avec le compte spcifier. En revanche, si le montant de diffrence est suprieur au montant
spcifier aucun criture ne sera passe et il subsistera un solde dans le compte de tiers (dbiteur
ou crancier).
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Etape 4 : Rapport
L'impression du Bilan, du comptes d'exploitation (P&P) et du grand-livre se fait directement
depuis le menu Finance/comptabilit >Plan comptable =>il suffit de slectionner les comptes
souhaits et de slectionner le menu "Imprimer" et choisir le rapport souhait.
Le menu Finance/comptabilit >Rapports vous donne accs aux autres rapports :
Echancier des partenaires =>solde de chaque partenaire dans un chancier
Balance des tiers =>solde de chaque partenaire
Relev de compte des tiers =>dtail des montants
Impression des journaux et des budgets
Dclaration TVA
Etape 5 : Clturer une priode ou un exercice comptable
Dans Tiny ERP, il est possible de clturer les priodes indpendamment de la clture annuelle.
Ces cltures de priodes permettent de figer les critures comptables un moment donn, en
particulier aprs un dcompte TVA. Ds que la priode est clture, il n'est plus possible de saisir
d'critures dessus.
Pour clturer une priode, il faut aller au menu Finance/comptabilit >Traitement de fin d'anne
>Clturer une priode comptable.
La clture annuelle se fait au travers du menu Finance/comptabilit >Traitement de fin d'anne >
Clturer l'exercice comptable.
Spcifier l'exercice que vous souhaitez clturer ainsi que le nouveau (il faudra d'abord crer le
nouvel exercice et les priodes associes) ainsi que le libell que vous souhaitez donner aux
critures d'ouverture.
Vous devez galement spcifier le journal d'ouverture qui sera utilis =>ce journal devra
imprativement tre un journal de type "centralisateur" (cf image ci-dessous).
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Etapes optionnelles
Etape 6 : Les critures comptables manuelles
En rgle gnrale, les critures comptables sont introduites directement au moyen des factures.
Toutefois, certains frais bancaires ou autres ncessitent une entre manuelle dans les journaux
comptables.
La saisie rapide est la mthode la plus efficace pour encoder des critures manuelles journal par
journal. Il y a deux entres possibles :
Comptabilit et finance >Ecritures >Ecritures standard
Comptabilit et finance >Ecritures >Ecritures standard >Ouvrir J ournaux
La premire ouvre une fentre qui permet de slectionner le journal et la priode pour la saisie.
La seconde est un raccourci pour slectionner parmi les priodes et journaux ouverts, contenant
dj des critures.
Contrairement certains logiciels comptables qui regroupent au sein d'une seule ligne le compte
dbit et le compte crdit, Tiny ERP gnre une ligne pour chaque compte utilis. Cette manire
de faire l'avantage d'tre identique en cas d'criture simple que dans le cas d'une criture
multiple.
Pour encoder vos critures manuellement (une facture de vente par exemple), utilisez le menu:
Comptabilit et finance >Ecritures >Ecritures standard. Choisissez alors votre priode
comptable et un journal correspondant au type d'criture insre (dans notre cas, le journla des
ventes).
Dans le cas d'une facture, il convient de suivre les tapes suivantes :
La premire ligne encoder est celle des revenus ou des charges. Une fois les informations
insres (!!! se dplacer d'un champs l'autre au moyen de la touche tabulation), il convient
de valider la ligne en pressant sur la touche "Enter".
1.
Une fois que la ligne est valide, une criture de taxes est automatiquement gnre,
condition que le compte utilis contienne une taxe par dfaut.
2.
Si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne de revenus ou de charges, il suffit de modifier
l'criture de taxe avec le bon compte et le bon montant et de valider la ligne.
3.
Aprs avoir valider la dernire ligne de charge et de revenu, il convient de valider la ou les 4.
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ligne(s) de taxe propose par TinyERP.
Une fois l'ensemble des lignes de taxe valide, TinyERP va automatiquement proposer
l'criture de contre-partie de tiers avec le bon montant.
5.
Ds que le dbit quivaut au crdit, l'criture entire passe du statut "Brouillon" au statut "Valid".
Etape 7 : Dfinir un partenaire
Le fichier partenaire de Tiny ERP est disponible via le menu: Partenaires >Partenaires ou
directement depuis le champs partenaire d'un autre document (facture par exemple)
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Le premier onglet donne les informations de base sur le partenaire et ses diffrents contacts. Seul
le nom est obligatoire.
Le titre du partenaire dsigne la fonction sociale de l'entreprise: sarl, sa, eurl, asbl, etc. Vous
pouvez dfinir vos propres titres grce au menu: Partenaires >Definitions >Titres.
Le code du partenaire est souvent utilis pour donner un raccourci au partenaire. Ainsi, lorsque
vous recherchez un partenaire (par exemple, depuis un devis), il est parfois plus facile de
travailler par code que par nom. La recherche dans un champ rfrence vers un partenaire se fait
donc d'abord sur le champ code, si aucun partenaire n'est trouv la recherche continue sur le
champ 'Nom'.
La langue du partenaire permet de dfinir dans quelle langue les documents doivent tre
imprims pour ce partenaire.
La section suivante permet de dfinir les diffrents contacts pour ce partenaire. Chaque contact
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possde ses propres informations de localisation et ses donnes de contact. Ceux-ci peuvent tre
de diffrents types: par dfaut, facturation, livraison, contact ou autre. Cela permet, par exemple,
lors de la saisie d'un bon de commande, de slectionner automatiquement les adresses de
livraison, facturation et commande en fonction du partenaire choisi.
La dernire section du premier onglet de la fiche partenaire permet d'indiquer les catgories
auxquelles ce partenaire appartient. Vous pouvez ajouter ou supprimer autant de catgories
ncessaires grce aux boutons 'Ajouter' et 'Supprimer'.
Des informations supplmentaires sont renseignes dans le deuxime onglet, intitul 'Extra Info'.
Vous y trouverez le numro de TVA du partenaire, ses conditions de paiement et sa limite de
crdit. Les champs 'Dbit' et 'Crdit' indiquent respectivement combien nous doit le client et
combien nous devons au fournisseur. Ces deux champs sont accessibles en lecture uniquement et
sont automatiquement calculs grce l'interface avec le module de comptabilit.
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Wiki vaud_erp_vaudtax: Crer une facture pas pas (last edited 2007-01-17 00:08:58 by lmaurer)
Il y a galement un champ "Actif" qui permet de dsactiver une fiche partenaire, sans devoir le
supprimer. Lorsqu'une ressource est dsactive, elle n'est plus disponible lors d'une recherche.
Vous pouvez cependant rechercher parmi les partenaires dsactivs en spcifiant explicitement
lors de la recherche le critre "Active" No. Cette fonctionnalit de Tiny ERP est trs
intressante pour cacher des partenaires avec qui l'on ne travaille plus mais qui doivent rester
dans la base de donne car d'autres documents sont lis cette fiche (des factures, bons de
commande, ...). Cela sert galement de fonctionnalit d'archivage.
Tiny ERP est capable de grer les relations hirarchiques entre diffrents partenaires. Ainsi, pour
indiquer qu'un partenaire est une filiale, une franchise ou est simplement attach un autre
partenaire, compltez le champ socit mre. Cela permet de construire des relations structures
entre diffrents partenaires.
Le champ note vous permet de saisir tout type d'informations informelles propos de ce
partenaire. Il n'y a aucune limite de taille sur les notes saisies. Enfin, en bas du deuxime onglet
se trouvent les diffrents comptes bancaires du partenaire.
Les contacts
Les contacts peuvent tre saisis directement depuis la fiche partenaire dans le premier onglet. Un
partenaire peut avoir autant de contacts que ncessaire. Mais vous pouvez galement accder
votre carnet d'adresses directement par le menu: Partenaires >Contacts Partenaires.
Toute modification ou cration faite dans ce formulaire est quivalente cette mme opration
faite directement depuis la fiche du partenaire associ ce contact. Dans Tiny ERP, ce principe
est appel gr par deux vues diffrentes du mme objet.
L'avantage de passer par ce menu est que la recherche d'un contact porte sur ses champs
directement: nom du partenaire, nom du contact, adresse, pays, code postal, ...