Manual Encerramento PDF

MANUAL DE ENCERRAMENTO DO EXERCCIO (4 Edio)
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MANUAL DE
ENCERRAMENTO DO
EXERC CI O
(4 EDI O)
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SUMRI O

APRESENTAO ..................................................................................................... 3
PROCEDI MENTOS CONTBEI S DE ENCERRAMENTO DO
EXERC CI O ................................................................................................................. 8
1. Introduo.......................................................................................................... 9
2. Apurao das despesas ................................................................................... 9
3. Verificao dos Pagamentos Emitidos....................................................... 10
4. Transferncias de Recursos de Convnios............................................... 11
4.1. Consideraes Gerais .............................................................................. 11
4.2. Consideraes sobre a Execuo dos Convnios ................................ 12
5. Restos a Pagar - RP......................................................................................... 13
6. Despesas de Exerccios Anteriores - DEA................................................. 17
7. Conciliao de Bancria................................................................................ 21
8. Contas de Valores Pendentes Devedoras e Credoras e dos Empenhos
com Reteno Total ............................................................................................... 22
9. Adiantamentos (Suprimento de Fundos) .................................................. 23
10. As etapas do processo de encerramento.............................................. 25
ANLI SE DAS DEMONSTRAES CONTBEI S..................................... 28
1. Introduo........................................................................................................ 29
2. Balano Consolidado...................................................................................... 29
2.1. Balano de Verificao ........................................................................... 30
2.2. Balano Oramentrio ............................................................................ 31
2.3. Balano Financeiro .................................................................................. 33
2.4. Balano Patrimonial ................................................................................ 35
2.5. Demonstrao das Variaes Patrimoniais.......................................... 39
3. Verificao dos Balanos Consolidados e Anlises Contbeis ............. 43
3.1. Operaes Gerais de Encerramento do Exerccio.............................. 43
3.2. Conferncia das Peas que compe a Prestao de Contas ............ 44
PRESTAO DE CONTAS DAS UNI DADES .............................................. 51
1. Tomadas e prestaes de contas................................................................ 52
2. Atividades e documentos obrigatrios...................................................... 53
3. Prestao de Contas do Governador.......................................................... 58
ANEXOS DO MANUAL DE ENCERRAMENTO DO EXERC CI O......... 60
PROCEDI MENTOS E PRAZOS PARA O ENCERRAMENTO DE 2011
........................................................................................................................................ 61
ROTI NAS E PROCEDI MENTOS PARA O ENCERRAMENTO DO
EXERC CI O ............................................................................................................... 66
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS........................................................................ 73

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MDULO 1
APRESENTAO
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APRESENTAO

A Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia - SEFAZ, na qualidade de gestora
central da contabilidade estadual, nos termos do Decreto Estadual n
o
7.921,
de 2 de abril de 2001, vem buscando atender legislao nacional no que diz
respeito ao cumprimento das normas financeiras estabelecidas, em especial
pela Lei Federal n
o
4.320/64 e Lei Complementar Federal n
o
101/2000, Lei de
Responsabilidade Fiscal, como tambm primar pela execuo financeira,
oramentria e patrimonial de forma eficiente e responsvel. Este manual
visa proporcionar maior transparncia nas informaes como parte do esforo
de padronizar os procedimentos contbeis em todo o Estado.

Nesta quarta edio, buscando especificar os conhecimentos sobre os aspectos
inerentes ao encerramento do exerccio, como tambm outros importantes
tpicos de execuo oramentria, financeira e patrimonial, sero abordados
os assuntos que se relacionam ao fechamento do exerccio, consolidao e
anlise das contas pblicas e elaborao de relatrios legais.

propsito da SEFAZ dar continuidade a estudos e desenvolvimento dos
sistemas e procedimentos contbeis, que visem a atender sociedade na
obteno de informaes qualitativas da administrao pblica. Essa viso
estratgica tem por principal resultado fornecer informaes contbeis mais
consistentes, coerentes e tempestivas. Por essa razo, este manual poder ser
atualizado a fim de possibilitar o avano dos procedimentos at ento
executados.

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LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS UTILIZADAS

ADCT Ato das Disposies Constitucionais Transitrias
AF Ativo Financeiro
AP Ativo Permanente
AR Ativo Realizado
BAPREV Fundo Previdencirio dos Servidores Pblicos do Estado
da Bahia
BB Banco do Brasil
CF Constituio Federal
CFC Conselho Federal de Contabilidade
CIDE Contribuio de Interveno no Domnio Econmico
COPAF Coordenao Geral de Planejamento, Acompanhamento e
Controle Financeiro
CTN Cdigo Tributrio Nacional
CUTE - DI Conta nica do Tesouro Estadual Disponibilidade Interna
DCL Despesa Corrente Lquida
DEA Despesas de Exerccios Anteriores
DEPAT Diretoria do Tesouro
DICOP Diretoria da Contabilidade Pblica
DOC Documento de Ordem de Crdito
DVP Demonstrao das Variaes Patrimoniais
EGBA Empresa Grfica da Bahia
FNDE Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educao
FPE Fundo de Participao dos Estados
FPM Fundo de Participao dos Municpios
FUNDEB Fundo de Manuteno e Desenvolvimento da Educao
Bsica e de Valorizao dos Profissionais da Educao
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FUNDEF Fundo de Manuteno e Desenvolvimento do Ensino
Fundamental e de Valorizao do Magistrio
FUNPREV Fundo Financeiro da Previdncia Social dos Servidores
Pblicos do Estado da Bahia
FUNSERV Fundo de Custeio do Plano de Sade dos Servidores
Pblicos Estaduais
GECOR Gerncia de Controle e Orientao
ICMS Imposto sobre a Circulao de Mercadorias e Prestao de
Servios

IN Instruo Normativa
IPVA Imposto sobre a Propriedade de Veculo Automotor
IR Imposto de Renda e Proventos de Qualquer Natureza
ITCD Imposto sobre a Transmisso Causa Mortis e Doao de
quaisquer Bens ou Direito
JUCEB Junta Comercial do Estado da Bahia
LDO Lei de Diretrizes Oramentrias
LOA Lei Oramentria Anual
LRF Lei Complementar 101/2000 Lei de Responsabilidade
Fiscal
MRB Movimentao de Recursos Bancrios
OBE Ordem Bancria Eletrnica
PDI Programa de Demisso Incentivada
PET Programa de Educao Tributria
PPA Plano Plurianual
PRODEB Companhia de Processamento de Dados do Estado da
Bahia
QCM Quadro de Cotas Mensal
QF Quadro de Fontes
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RA Requisio de Adiantamento
RCL Receita Corrente Lquida
RGF Relatrio de Gesto Fiscal
RLR Receita Lquida Real
RP Restos a Pagar
RREO Relatrio Resumido de Execuo Oramentria
RPE Resultado Patrimonial do Exerccio
SAEB Secretaria de Administrao do Estado da Bahia
SAF Superintendncia de Administrao Financeira
SEFAZ Secretaria da Fazenda
SIAP Sistema de Administrao de Patrimnio
SICOF Sistema de Informaes Contbeis e Financeiras
SICON Sistema de Informaes Gerenciais de Convnios e
Contratos
SIGAP Sistema de Gesto de Gastos Pblicos
SIGAT Sistema Integrado de Gesto da Administrao Tributria
SIMPAS Sistema Integrado de Material, Patrimnio e Servios
SLC Saldo Lquido de Caixa
SRH Sistema de Recursos Humanos
STN Secretaria do Tesouro Nacional
SUS Sistema nico de Sade
TCE Tribunal de Contas do Estado
UCS - SEFAZ Universidade Corporativa do Servio Pblico - Unidade
Fazenda
VA Variao Ativa
VP Variao Passiva
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MDULO 2
PROCEDI MENTOS
CONTBEI S DE
ENCERRAMENTO DO
EXERC CI O
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1. Introduo

Antes de iniciar qualquer procedimento de encerramento do exerccio no
SICOF, necessrio que o executor realize algumas anlises importantes.

2. Apurao das despesas

A despesa empenhada e no liquidada deve ser avaliada quanto existncia
do fato gerador da mesma, apurando-se os empenhos subsistentes para a
devida inscrio em Restos a Pagar e os insubsistentes para anulao antes do
encerramento do exerccio.

Pode-se dizer que os empenhos subsistentes so aqueles emitidos de acordo
com a legislao especfica em vigor e cujas despesas foram efetivamente
realizadas ou que tenham iniciado os seus fatos geradores. Os empenhos
insubsistentes so aqueles que tm sua permanncia interrompida devido a
no ocorrncia do fato gerador da despesa.

Nesse aspecto, faz-se mais importante a observncia do princpio contbil da
competncia, ou seja, a verificao de que o servio foi prestado e/ou o
material ou bem adquirido foi recebido. Como exemplo, pode-se citar o
empenho das parcelas de contratos e convnios, juntamente com as despesas
estimadas, que somente podero permanecer empenhadas no exerccio
corrente se o fato gerador ocorrer at o dia 31 de dezembro.

A verificao da subsistncia do empenho essencial quando da apurao da
despesa no ltimo exerccio de mandato do Governador do Estado,
considerando que a anlise e o planejamento oramentrio e financeiro das
despesas tornam-se mais detalhados devido ao disposto no Art. 42 da Lei
Complementar n 101/2000 LRF.
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Art. 42. vedado ao titular de Poder ou rgo referido no art.
20, nos ltimos dois quadrimestres do seu mandato, contrair
obrigao de despesa que no possa ser cumprida integralmente
dentro dele, ou que tenha parcelas a serem pagas no exerccio
seguinte sem que haja suficiente disponibilidade de caixa para
este efeito.
Pargrafo nico. Na determinao da disponibilidade de caixa
sero considerados os encargos e despesas compromissadas a
pagar at o final do exerccio.

As unidades devem antecipadamente providenciar o equilbrio entre as
despesas empenhadas e recursos financeiros disponveis. Assim, a anlise da
disponibilidade de caixa deve ser apurada constantemente, mantendo-se
maior controle do empenho e da liquidao da despesa durante esse perodo.

A Secretaria da Fazenda dever tambm efetuar o controle e orientao das
unidades neste sentido, podendo at limitar o empenho, caso seja necessrio.

Na etapa 2 da rotina de encerramento do SICOF, os empenhos insubsistentes
sero demonstrados ao executor, informando que tais despesas somente
podero ser novamente empenhadas no exerccio seguinte.

3. Verificao dos Pagamentos Emitidos

Os pagamentos de servios e compras realizadas pelas unidades da
Administrao Pblica Estadual so disponibilizados aos credores por meio de
Ordem Bancria Eletrnica OBE emitida pelo SICOF para as instituies
financeiras. Estas providenciam a disponibilidade dos recursos financeiros, em
regra, 48(quarenta e oito) horas aps a transmisso da OBE.

Quando a OBE apresentar inconsistncia nos dados de identificao do
fornecedor, o crdito pela instituio financeira no ser disponibilizado, no
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sendo admitida a sua correo posterior, inclusive quando se tratar de
inconsistncias em DOC ou instrumento similar destinado a credor com conta
em outro banco. Nestes casos, devero ainda ser adotadas as providncias
constantes em norma especfica da DICOP.

No encerramento do exerccio, os pagamentos que apresentarem qualquer
pendncia iro retornar para a situao de liquidado, sendo gerados Restos a
Pagar (etapa 3 da rotina de encerramento do SICOF). Portanto, as Unidades
devero verificar todos os passos at a finalizao da transmisso do
pagamento. Para efetuar tal verificao, a Unidade dever pesquisar as
seguintes consultas no SICOF:

PROCEDIMENTO 1
1 CONSULTA DE PAGAMENTOS:
1.1 NO MENU PRINCIPAL OPO 7 CONSULTAS, OPO 4 EXECUO
ORAMENTRIA/FINANCEIRA;
1.2 MARCAR OPO PAGAMENTOS.

Consulta de Pagamentos:
03 INCLUDOS E NO AUTORIZADOS
04 AUTORIZADOS E NO CONFIRMADOS
05 CONFIRMADOS E NO TRANSMITIDOS
08 OBE CONFIRMADAS E NO TRANSMITIDAS POR SECRETARIA
10 OCORRNCIAS DO RETORNO DA TRANSMISSO DE OBE (BB)

4. Transferncias de Recursos de Convnios

4.1. Consideraes Gerais

Para a execuo dos convnios importante o fiel acompanhamento, por
parte da unidade concedente, a fim de que toda a transferncia de recursos
seja aplicada e contabilizada com eficcia.
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Constitui o convnio uma forma de ajuste entre o Poder Pblico e entidades
pblicas ou privadas, buscando a consecuo de objetivos de interesse
comum, por colaborao recproca (art. 170 Lei Estadual n 9.433/05). Os
recursos financeiros transferidos em razo do convnio, mesmo que
destinados esfera privada, no perdem a natureza de dinheiro pblico,
ficando a sua utilizao vinculada s condies previstas nos termos do ajuste,
ressalvando a obrigatoriedade da prestao de contas do convenente ao ente
repassador e ao Tribunal de Contas do Estado (art. 175 da mesma lei)

importante lembrar que, no momento da concluso, denncia, resciso ou
extino do convnio, acordo ou ajuste, os saldos financeiros remanescentes,
inclusive os provenientes das receitas obtidas das aplicaes financeiras
realizadas, sero devolvidos entidade ou rgo transferidor dos recursos, no
prazo improrrogvel de 30 (trinta) dias do evento, sob pena de tomada de
contas especial pelo TCE.

4.2. Consideraes sobre a Execuo dos Convnios

A IN DICOP 001/2004 dispe sobre a celebrao de convnios e procedimentos
de contabilizao dos recursos financeiros oriundos de convnios celebrados
com instituies integrantes dos Governos Federal, Municipal ou de outros
Governos Estaduais e de Entidades no mbito da Administrao Pblica do
Estado da Bahia.

Na Instruo Normativa supracitada possvel obter procedimentos para
celebrao de convnios e sobre sua contabilizao, tais como:

Abertura e Movimentao da Conta Bancria, quando for o caso;
Recebimento dos Recursos Financeiros;
Aplicao Financeira dos Recursos e Contabilizao dos Rendimentos;
Resgate dos Valores Aplicados e Rendimentos Auferidos;
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Devoluo dos Recursos de Convnios;
Acompanhamento da Movimentao Bancria.

A Unidade dever aplicar o disposto acima durante todo o exerccio
financeiro. Os convnios que finalizaram sua execuo com as devidas
prestaes de contas devero ser encerrados no Sistema de Gesto de Gastos
Pblicos - SIGAP antes do fechamento da contabilidade por meio da rotina 5
Convnios, 4 Encerramento.

Os convnios que apresentarem parcelas a serem executadas at o final do
exerccio e que, por alguma razo, a despesa no foi paga ao convenente,
esta no poder constar como despesa do exerccio encerrado. A Unidade
concedente ter que refazer seu cronograma de desembolso, por meio de
Termo Aditivo, com novos prazos de pagamento para o exerccio subseqente.

5. Restos a Pagar - RP

As despesas empenhadas e no pagas at 31 de dezembro de cada exerccio
devero ser inscritas em Restos a Pagar distinguindo-se as processadas das no
processadas. Essa inscrio ser por exerccio e por credor.

Constituem os Restos a Pagar Processados as despesas cujo fornecimento do
material, execuo da obra ou prestao do servio tenham se verificado at
a data do encerramento do exerccio financeiro.

Os Restos a Pagar No Processados representam as despesas empenhadas que
estejam na dependncia da concluso da obra ou prestao do servio, ainda
que ocorram depois do encerramento do exerccio financeiro.

As despesas de carter continuado, decorrentes de contratos, acordos ou leis,
conforme disposto no item Apurao de Despesas, cujo servio foi prestado
e/ou material adquirido, isto , reconhecida pela administrao direta e
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indireta, e que, existindo empenho prvio, no foram liquidadas at 31 de
dezembro por falta do recebimento de documentos comprobatrios, podero
ser classificadas em RP No Processados. Mais uma vez deve-se observar o
disposto no Art. 50, inciso II da Lei Complementar n 101/2000 LRF.

O entendimento da Secretaria da Fazenda de que os empenhos de despesas
no processadas sero mantidos to somente se representarem despesas
efetivamente incorridas dentro do prprio exerccio financeiro, quando
estiver pendente o cumprimento de alguma formalidade exigida em lei, se
relativos aos seguintes servios:
Informtica, quando realizado pela Companhia de Processamento de
Dados do Estado da Bahia PRODEB;
Telecomunicaes, energia eltrica, correios e telgrafos e gua e
esgoto;
Despesas mdicas contratadas pelo Fundo de Custeio do Plano de Sade
dos Servidores Pblicos Estaduais - FUNSERV;
Publicidade legal veiculada pela Empresa Grfica da Bahia - EGBA;
Programa de Educao Tributria PET-BA;
Servios de vigilncia, conservao e limpeza e alimentao de presos;
Obras em andamento;
Outras despesas que tenham iniciado o fato gerador.

J. Teixeira Machado Jr. e Heraldo da Costa Reis em A Lei 4.320 Comentada e
a Lei de Responsabilidade Fiscal afirma:

Em Restos a Pagar, repita-se, s devem ser inscritas aquelas
obrigaes decorrentes de contratos, convnios ou de leis, cuja
certeza de liquidez do credor j tenha sido verificada e
constatada pela administrao da entidade.

As despesas permitidas para inscrio em RP No Processados, se necessrio,
podem ser empenhadas por estimativa, proporcionalmente ao ms de
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competncia de dezembro do exerccio corrente, levando-se em considerao
a despesa realizada nos ltimos trs meses.

Quanto aos Restos a Pagar Processados, cabe esclarecer que a sua formao
depende da concepo de fato gerador da despesa pblica.

Em 2007, a Diretoria de Contabilidade Pblica DICOP emitiu Nota Tcnica n
03/2007 que se refere incluso da despesa relativa aquisio de material
de consumo em Restos a Pagar no encerramento do exerccio. Esta Nota
fundamenta legalmente e doutrinariamente que despesa pblica s poder ser
registrada quando da efetiva entrega do bem, obedecendo assim o regime de
competncia, afastando a possibilidade de inscrio em Restos a Pagar No
Processados. Caso a Unidade possua essas despesas, cuja nota fiscal ser
apresentada dentro do exerccio financeiro em prazo a ser estabelecido pela
SEFAZ, haver possibilidade de registro dessas despesas em RP Processados.

Em alguns casos especficos a Unidade no liquidou a despesa oramentria
devido a pendncias jurdicas ainda existentes, onde se discute o valor de
multas contratuais ou algo do gnero. Nestes casos especficos, a Unidade
poder deixar a despesa empenhada por estimativa, ficando o valor inscrito
em Restos a Pagar no Processados. No exerccio seguinte, aps parecer da
Procuradoria Geral do Estado, a Unidade far a concluso da execuo
oramentria ou cancelamento dos Restos a Pagar caso o valor no seja
devido.

A gerao de Restos a Pagar, no mbito de cada rgo e equivalente da
Administrao Direta e Entidades da Administrao Indireta, ser de
responsabilidade da Diretoria de Finanas ou unidade equivalente.

Os Restos a Pagar No Processados do exerccio anterior ao exerccio de
encerramento devero ser cancelados. A seguir est a rotina de
procedimentos quanto ao cancelamento dos RP No Processados do exerccio
anterior.
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PROCEDIMENTO 2
1 APS O CANCELAMENTO, O USURIO DEVER SOLICITAR A
IMPRESSO DE UM DOS RELATRIOS DE RP (MDULO DE
RELATRIOS, OPO 3 - OPERACIONAIS, OPO 4 RESTOS A
PAGAR), OBJETIVANDO VERIFICAR SE TODOS OS SALDOS FORAM
CANCELADOS:
1.1 CASO HAJA PENDNCIAS, EXTRAIR O RAZO FINANCEIRO DAS CONTAS
QUE NO OBTIVERAM SEUS SALDOS CANCELADOS, PARA DEVIDA
VERIFICAO CONTBIL;
1.2 O RAZO FINANCEIRO PODER SER CONSULTADO NO SISTEMA POR MEIO
DE CONSULTA: MDULO DE CONSULTAS, OPO 9 - INFORMAES
OPERACIONAIS, RAZO FINANCEIRO.
1.3 DEPOIS DE SANADAS AS PENDNCIAS, DEVE-SE REFAZER A ROTINA DE
CANCELAMENTO DO RP NO PROCESSADO (ETAPA 1 DA ROTINA DE
ENCERRAMENTO DO SICOF).

Os procedimentos de inscrio dos Restos a Pagar Processados e No
Processados iro gerar os seguintes lanamentos:

Lanamentos Contbeis:
Pela inscrio de RP Processados:
D 211713 Despesa Liquidada a Pagar
C 211111 Restos a Pagar Processados
Pela inscrio de RP No Processados:
D 3TTTT Despesa Financeira
C 211112 Restos a Pagar No Processados

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O plano de contas apresenta as seguintes contas de Restos a Pagar
Processados:
211.111.006 Processados 2006
211.111.007 Processados 2007

Ao finalizar um exerccio, sero criadas novas contas sendo os ltimos trs
dgitos correspondentes ao ano a que se referem. Em 2008, por exemplo, aps
o procedimento de inscrio de RP, ser gerada a conta 211.111.008
Processados 2008 contendo o saldo a pagar desses valores. Ao final dos
exerccios financeiros, a Unidade dever analisar a permanncia destas
obrigaes (RP Processados) nas contas do Passivo.

de extrema importncia a inscrio de valores subsistentes em RP, devido s
disposies da LRF. Os cancelamentos de RP interferem no alcance dos limites
de sade e educao. Por essa razo deve-se evitar a inscrio a maior de
valores em restos a pagar. No obstante, a inscrio a menor prejudica a
correta execuo oramentria e financeira, pois ir gerar uma futura DEA.

6. Despesas de Exerccios Anteriores - DEA

De acordo com o Art. 37 da Lei 4.320/64, as despesas de exerccios
encerrados, para as quais o oramento respectivo consignava crdito prprio,
com saldo suficiente para atend-las, que no se tenham processado na poca
prpria, bem como os Restos a Pagar com prescrio interrompida e os
compromissos reconhecidos aps o encerramento do exerccio correspondente
podero ser pagos conta de dotao especfica consignada no oramento,
discriminada por elemento, obedecida, sempre que possvel, a ordem
cronolgica.

Analisando detalhadamente o disposto na lei supracitada, pode-se dizer que
existem trs tipos de DEA:

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1 - Despesas que no se tenham processado na poca prpria, ou seja,
aquelas que possuam dotao oramentria, e que, dentro do prazo
estabelecido, o credor tenha cumprido sua obrigao.
2 - Restos a Pagar com prescrio interrompida, que equivalem despesa
cuja inscrio como Restos a Pagar tenha sido cancelada, mas ainda
vigente o direito do credor.
3 - Compromissos reconhecidos aps o encerramento do exerccio, que
consistem na obrigao de pagamento criada em virtude de lei, mas
somente reconhecido o direito do reclamante aps o encerramento do
exerccio correspondente.

de responsabilidade dos rgos, Fundos e Entidades da Administrao
Pblica do Poder Executivo Estadual o reconhecimento de passivos ou
provises, estimativas de perda de ativos ou de obrigaes para com
terceiros, dos valores a pagar que foram assumidos como compromissos de
acordo com o Art. 37 da Lei 4.320/64.

A DEA constante do oramento do exerccio subsequente ao do encerramento
dever ser executada durante o ano corrente, evitando assim que seja inscrita
em Restos a Pagar.

As Despesas de Exerccios Anteriores do tipo 1, apresentado acima,
configuram maioria da DEA do Estado da Bahia. Tais despesas merecem uma
ateno especial porque interferem no oramento do exerccio de
competncia e naquele em que so executadas contabilmente. Quando no
realizada uma mensurao adequada dessas despesas, o Estado enfrenta uma
tarefa difcil em controlar sua disponibilidade de caixa para execuo das
aes previstas no oramento.

Por essa razo, as Despesas de Exerccios Anteriores do tipo 1 devero ser
registradas em contas do Sistema Compensado at o 8 dia til do exerccio
subseqente.

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A Lei de Responsabilidade Fiscal LRF preconiza a aplicao do regime de
competncia para a despesa e estabelece que todas as despesas assumidas
pelos governantes sejam reconhecidas dentro do exerccio financeiro,
proibindo, inclusive com a aplicao de sanes, os governantes de gastarem
alm de seu oramento. Com a aplicao da LRF, alguns doutrinadores, como
Joo Batista Fortes em seu livro Contabilidade Pblica, acreditam que as
despesas de exerccios anteriores tendem a no mais existir. Seu carter de
excepcionalidade na execuo oramentria.

importante lembrar ao executor que os Restos a Pagar prescrevem em 5
(cinco) anos, contados da data do ato ou fato que tiver dado origem ao
respectivo direito. O incio do perodo da dvida corresponde data constante
do fato gerador do direito, no sendo considerado para a prescrio o tempo
de tramitao burocrtica e o de providncias administrativas a que estiver
sujeito o processo.

A anlise das despesas de exerccios anteriores deve ser acompanhada pela
Secretaria da Fazenda por meio da SAF/COPAF - Coordenao de Estudos
Financeiros da COPAF, que far um estudo conjunto com a disponibilidade
financeira de caixa. O estudo deve ser feito antes da execuo da DEA.
Durante o encerramento do exerccio ser importante a verificao do saldo
lquido de caixa que poder ser obtido por meio do Demonstrativo da
Disponibilidade de Caixa.

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PROCEDIMENTO 3
1 OBTER NO SICOF BALANCETE DA UNIDADE:
1.1 NO MENU PRINCIPAL, ESCOLHER OPO 8 RELATRIOS
1.2 NO MENU RELATRIOS, ESCOLHER OPO 03 OPERACIONAIS
1.3 DIGITAR OPO 14 BALANCETE SINTTICO
1.4 INFORMAR PERODO E DEMAIS INFORMAES NECESSRIAS
1.5 ESCOLHER OPO 12 SEM EXECUO FINANCEIRA E NVEL 7 PARA QUE
SEJAM ANALISADAS TODAS AS CONTAS.
2 OBTER OS SEGUINTES VALORES:
2.1 DO ATIVO: CAIXA, BANCOS, APLICAES FINANCEIRAS
2.2 DO PASSIVO: DEPSITOS, RESTOS A PAGAR E SERVIO DA DVIDA A
PAGAR
3 OBTER SALDO LQUIDO DE CAIXA SLC
3.1 SLC = ATIVO PASSIVO
4 COMPARAR VALOR DO SLC COM AS DESPESAS NO EMPENHADAS
(FUTURAS DEA)
4.1 SLC DEVE SER MAIOR QUE DEA (SLC > DEA)

A contabilizao da DEA no Sistema Compensado ocorre de forma manual,
executada pela prpria Unidade. Os eventos utilizados no SICOF so: 796 para
contabilizao e 798 para baixa dos valores.

J foi explicada neste manual a importncia da contabilizao e baixa dos
valores referentes s despesas dos exerccios encerrados. interesse do
Estado o controle dessas despesas para que no seja gerada insuficincia de
caixa no cumprimento do seu oramento. Por isso, mais uma vez deve-se
ressaltar que as Unidades procedam ao disposto neste manual, contabilizando
o total das DEA para que, no exerccio seguinte, obtenha-se um valor prximo
da execuo no elemento 92.

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7. Conciliao de Bancria

O objetivo primordial da conciliao de contas bancrias o de confrontar o
saldo do extrato bancrio com o saldo registrado na conta Bancos Conta
Movimento. Aps a confrontao dos valores registrados na contabilidade com
os valores apontados no extrato bancrio, sero efetuados e/ou contabilizados
os ajustes necessrios identificao das provveis diferenas entre o saldo
especificado no extrato bancrio e o saldo registrado na contabilidade,
conforme disposto na Cartilha de Conciliao Bancria.

As contas movimentadas em instituio bancria devem ter seus saldos
devidamente conciliados pela unidade gestora responsvel pelas respectivas
movimentaes. As conciliaes devero ser revisadas pela Diretoria de
Finanas ou unidade equivalente, que as manter disposio dos rgos de
controle interno e externo. A Unidade dever confrontar o Razo ou Balancete
Sinttico, emitido pelo SICOF, com os extratos, avisos de lanamento e
relaes de documentos fornecidos pelos bancos.

As conciliaes de todas as contas correntes bancrias devem ser realizadas
diariamente durante o ms de dezembro, devendo ser adotadas medidas
efetivas para investigao e regularizao de eventuais pendncias. O saldo
contbil das contas bancrias passar automaticamente para o exerccio
seguinte. A Instruo Normativa IN SAF n 001/2011 informa:

3. A conciliao bancria dever ser efetuada, no mnimo:
a) diariamente, nas contas com movimentao mdia mensal
superior a 500 (quinhentos) lanamentos;
b) semanalmente, nas contas com movimentao mdia semanal
superior a 100 (cem) lanamentos;
c) mensalmente, nas demais contas bancrias.

Os principais ajustes e/ou diferenas entre os saldos contbeis da conta de
bancos e do extrato bancrio decorrem de:
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Avisos bancrios demonstrados no respectivo extrato de movimentao
da conta corrente, ainda no registrados na contabilidade da empresa,
tais como: avisos de cobrana bancria de ttulos creditados pelo banco
ou de despesas bancrias debitadas ou ainda a cobrana de
contribuies ou de encargos em conta corrente.
Depsitos efetuados que ainda no foram creditados em conta corrente
bancria.
Crditos ou dbitos efetuados por movimentao de contas especiais, a
exemplo de cauo, atrelados conta contbil Bancos Conta
Movimento.

Os saldos das contas de Quadro de Cotas Mensal - QCM Programado no
exerccio financeiro corrente, relativos ao grupo de Execuo Oramentria
Projeto ou Atividade sero transferidos para o exerccio seguinte e suportaro
os pagamentos referentes aos Restos a Pagar.

As entidades da Administrao Indireta devero, para efeito de controle
interno e atendimento ao disposto no inciso VI do art. 50 da Lei
Complementar n 101, de 04 de maio de 2000, elaborar demonstrativo da
origem e destino dos recursos provenientes da alienao de ativos, conforme
Anexo IV deste Manual.

8. Contas de Valores Pendentes Devedoras e Credoras e dos
Empenhos com Reteno Total

So valores transitrios pendentes de regularizao ou despesas liquidadas a
serem pagas.

As unidades oramentrias e gestoras devero regularizar os valores
pendentes das contas devedoras e credoras (etapa 6 da rotina de
encerramento do SICOF), pois este grupo de contas no dever apresentar
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saldo no final do exerccio. A DEPAT dever acompanhar e registrar os valores
pendentes das unidades no ltimo ms do exerccio.

Lanamentos Contbeis:
Folha de Pagamentos Pagamento pela DEPAT:
D 1144 11 101 - Folha de pagamento a regularizar
C 1112 TT TTT
Transferncias para as unidades:
Na origem:
D 1222 11 001
C 1144 11 101
No destino:
D 1144 11 101
C 2222 11 001
Pela apropriao da folha na Unidade:
D 3131 11 001
C 2148 99 001
Pela regularizao da folha na Unidade:
D 2148 99 001
C 1144 11 001

Mensalmente, as unidades devero regularizar suas contas de Valores
Pendentes antes do fechamento do SICOF.

9. Adiantamentos (Suprimento de Fundos)

O regime de adiantamento consiste na entrega de numerrio a servidor, de
forma pessoal e intransferivl, sempre precedida de empenho na dotao
prpria, a fim de realizar, excepcionalmente, despesas que no possam
subordinar-se ao processo normal de aplicao.
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Os rgos, fundos e entidades da Administrao Direta e Indireta, os agentes
responsveis pela administrao de recursos utilizados mediante o regime de
adiantamento, bem como as Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes,
no mbito das respectivas competncias que lhes so conferidas, devem
observar os prazos e procedimentos estabelecidos na Instruo Normativa IN
SAF N 003/2011 e em seus anexos, sempre que executar despesa por meio
deste regime.

Por ocasio da concesso de adiantamento, caso seja um perodo prximo ao
encerramento do exerccio, a Diretoria de Finanas ou unidade equivalente e
a unidade gestora devero informar o prazo de aplicao e prestao de
contas concernente com a data limite de fechamento das contas dessas
Unidades. importante ressaltar que a prestao de contas dos recursos do
adiantamento no dever ultrapassar o exerccio financeiro da sua concesso.

A comprovao da aplicao de adiantamento deve ser feita pelo responsvel
ao ordenador de despesa, mediante apresentao de documentao hbil,
dentro do exerccio financeiro em que o mesmo foi concedido. O
adiantamento no comprovado at 60 (sessenta) dias consecutivos do prazo
fixado na RA, ou 30 (trinta) dias consecutivos aps o encerramento do
exerccio financeiro, considerado em alcance, ficando o responsvel sujeito
a tomada de contas pelo TCE.

As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes da Administrao Direta e
Indireta, aps a devida verificao e anlise dos adiantamentos concedidos,
devero:
Orientar e supervisionar, junto s unidades oramentrias e gestoras, a
anulao dos empenhos referentes aos adiantamentos concedidos e no
comprovados ou daqueles cujas comprovaes tenham sido consideradas
em alcance ou irregulares, bem como dos saldos no recolhidos ou de
despesas glosadas.
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Proceder ao registro de Responsabilidade dos servidores e empregados
pblicos, em conta identificada pelo nome e cadastro do responsvel,
deduzindo-se, do valor a ser registrado, o saldo ou outros valores
recolhidos CUTE ou conta bancria de onde se originou o recurso.
Adotar, quando couber, as providncias necessrias apurao de
responsabilidade, na forma da lei.

10. As etapas do processo de encerramento

Dentro do que j foi abordado nos itens anteriores, importante a correta
execuo financeira do gestor pblico para simplificar os procedimentos do
encerramento do exerccio. A fiel e tempestiva contabilizao e registro dos
fatos contbeis so imprescindveis ao encerramento das Unidades.

Os empenhos, as liquidaes e pagamentos tero prazos estabelecidos pela
Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia e devero ser registrados com base
nos princpios da competncia e da oportunidade, conforme j informado
anteriormente.

importante reforar que o reconhecimento de uma obrigao a pagar
(liquidao da despesa) consiste na verificao do direito do credor, tendo por
base ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito. A Lei
Estadual n 2.322, de 11 de abril de 1966, e suas alteraes, um instrumento
essencial de norteamento da execuo oramentria e financeira do Estado.

Os rgos ou unidades equivalentes, os fundos, as autarquias, as fundaes, as
empresas estatais dependentes, os agentes responsveis pela guarda e
administrao de dinheiro, bem como as Diretorias de Finanas ou unidades
equivalentes devero adotar procedimentos tpicos de anlise, conciliao e
ajuste das contas que afetam os resultados financeiro, econmico e
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patrimonial do Estado, bem como daquelas cujos saldos sero transferidos
para o exerccio subseqente.

O encaminhamento das Prestaes de Contas individuais de administradores e
ordenadores de despesas ao TCE dever ser efetuado de acordo com as
normas constantes da Resoluo TCE n 12 de 04 de maro de 1993, Resoluo
TCE n 137, de 21 de dezembro de 2000, alterada pela Resoluo TCE n 89,
de 27 de novembro de 2002 e Instruo Normativa 003 de 16 janeiro de 1998 .

O SICOF emitir o certificado do encerramento do exerccio financeiro
corrente. Os responsveis pelo encaminhamento das Prestaes de Contas ao
TCE devero observar a Resoluo TCE n 63, de 16 de outubro de 2003,
quanto aos elementos de composio dessa prestao e emisso do
certificado.

O encerramento do exerccio ocorrer mediante as seguintes etapas:
1. Cancelamento dos Restos a Pagar.
2. Impresso dos relatrios com pendncias para o encerramento.
3. Retorno para situao de liquidado dos pagamentos no confirmados.
4. Inscrio dos Restos a Pagar.
5. Transferncias dos saldos de QCM/QF.
6. Encerramento das contas de interligao, receitas e despesas.
7. Apurao dos resultados.
8. Impresso final dos relatrios.

Essas etapas esto descritas mais detalhadamente no Anexo 2 deste manual. A
etapa 1 tem como objetivo proceder, para fins de encerramento do exerccio
financeiro, ao cancelamento dos Restos a Pagar no processados inscritos no
exerccio anterior, pertinentes aos rgos, fundos e entidades. A etapa 2 ir
gerar um relatrio indicando as pendncias para o encerramento. Na etapa 3,
os empenhos que esto na situao de includos e/ou autorizados passaro
para a situao de liquidados. Aps a execuo desta etapa, o sistema no
mais permitir que seja efetuada operao de execuo oramentria. Na
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etapa 4 os Restos a Pagar so inscritos automaticamente no Passivo Financeiro
da Unidade.

Na etapa 5, sero transferidos os saldos das contas de projeto / atividade
referentes ao QCM Programado e Liberado e ao Quadro de Fontes - QF para as
contas de Restos a Pagar do QCM do ano seguinte e encerrados os saldos de
QCM / RP Programados e Liberados. Nas etapas 6 e 7 ocorrero
respectivamente encerramento das contas de interligao, receitas e
despesas, e apurao dos resultados, sendo que esta ltima rotina somente
poder ser executada no sistema aps terem sido encerradas as contas de
interligao, de receita e de despesa. Aps a apurao, o sistema no mais
permitir que outros lanamentos contbeis sejam efetuados.

Por fim chega-se etapa 8. Esta possibilita que as unidades gestoras da
Administrao Direta e Indireta, as Diretorias de Finanas ou unidades
equivalentes e a DICOP solicitem, de uma nica vez, a impresso dos
relatrios necessrios prestao de contas ao TCE, inclusive o certificado de
encerramento do exerccio financeiro. Tal rotina no impede que os relatrios
sejam impressos de forma individual, por meio do mdulo de Relatrios,
opo 8 do menu principal.

importante ressaltar que todas as etapas descritas so sucessivas e
dependem da finalizao da etapa anterior.

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MDULO 3
ANLI SE DAS
DEMONSTRAES
CONTBEI S
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1. Introduo

A anlise das demonstraes contbeis faz com que a contabilidade venha a
ter um teor mais analtico, tendo como se obter concluses econmicas e
financeiras de uma empresa ou ente pblico, por meio dessa anlise. A anlise
das demonstraes visa extrair informaes para a tomada de deciso. O
perfeito conhecimento do significado de cada conta facilita a busca de
informaes precisas a fim de entender a situao da sua unidade.

A anlise de balanos visa relatar, com base nas informaes contbeis
fornecidas, a posio econmico-financeira atual, as causas que
determinaram a evoluo apresentada e as tendncias futuras. Em outras
palavras, pela anlise de balanos extraem-se informaes sobre a posio
passada, presente e futura (projetada) de uma empresa.

2. Balano Consolidado

Depois de concludo o encerramento do exerccio, a Contabilidade Pblica
procede ao levantamento dos balanos consolidados, agregando toda a receita
realizada e toda a despesa empenhada, comprovadas pelo Balano
Oramentrio que evidencia o dficit ou supervit do perodo.

Os resultados financeiro e econmico so obtidos no encerramento do
exerccio de modo diferente. O resultado financeiro alcanado por meio do
confronto entre a Receita Realizada e a Despesa Empenhada, e o resultado
econmico consubstancia as variadas mutaes ocorridas no patrimnio, tanto
aumentativas (Ativo) como diminutivas (Passivo).

Os balanos assim levantados instruem a prestao de contas do Governo a ser
apresentada ao Poder Legislativo (Congresso Nacional, Assemblia Legislativa
ou Cmera dos Vereadores) que por meio do Tribunal de Contas, na qualidade
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de rgo tcnico do controle externo, ir apreciar os resultados alcanados
pelos administradores.

O balano e demonstrativos objetivam principalmente prestar contas
populao, mas tambm podem e devem ser utilizados como forma de
controle e verificao dos saldos das contas das Unidades. Analisando os
balanos, as Unidades podem obter informaes importantes para ajudar na
execuo oramentria e no controle financeiro.

Na Contabilidade Pblica, os resultados da gesto sero demonstrados
mensalmente, por meio de balancetes, e anualmente, mediante balanos
completados com quadros analticos das operaes. Os balanos gerais
constituem as demonstraes contbeis que esto consubstanciadas nas
seguintes peas:
Balano de Verificao
Balano Oramentrio;
Balano Financeiro;
Balano Patrimonial;
Demonstrao das Variaes Patrimoniais.

2.1. Balano de Verificao

Balano instrumento que fornece um quadro preciso da contabilidade e
situao financeira em um certo perodo (geralmente de um ano) e
considerado uma das principais declaraes e deve ser produzido de maneira
precisa afim de auxiliar um controle do patrimnio eficiente.

O Balancete de Verificao elaborado com base nos saldos de todas as
contas contbeis. Segundo o mtodo das partidas dobradas, a cada um ou
mais dbitos corresponde a um ou mais crditos de igual valor, de forma que,
apurando-se os saldos das contas do razo num determinado momento, a
soma dos saldos devedores deve, obrigatoriamente, ser igual soma dos
saldos credores.
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O Balancete de Verificao demonstra os seguintes saldos: saldo inicial, valor
creditado mensal, valor creditado acumulado, valor debitado mensal, valor
debitado acumulado e saldo final. A partir da anlise do balancete, a Unidade
poder verificar no apenas os saldos das contas financeiras e patrimoniais,
como tambm visualizar os valores que foram debitados e creditados nessas
contas.

2.2. Balano Oramentrio

O Art. 102 da Lei 4.320/64 determina que o Balano Oramentrio demonstre
as receitas e despesas previstas, em confronto com as realizadas.

De acordo com o professor Lino Martins em seu livro Contabilidade Pblica, o
Balano Oramentrio constitui o produto final da contabilidade oramentria
ou sistema oramentrio que objetiva basicamente:

Registrar os elementos do oramento pblico, nos termos em que o
mesmo foi aprovado pelo Poder Legislativo;
Registrar a execuo do oramento, com as modificaes que vo
sendo introduzidas;
Registrar a posio dos valores executados quando do encerramento do
exerccio, comparada com as previses iniciais do oramento.

O Balano Oramentrio evidencia a ocorrncia de dficit ou supervit ou
situao de equilbrio do perodo analisado. A existncia de dficit
oramentrio significa que o ente gastou mais do que arrecadou durante o
exerccio. Essa situao s permitida se o Estado j possua supervit
financeiro (disponibilidade financeira) decorrente de exerccios anteriores.

Neste demonstrativo, as receitas so dispostas por categorias econmicas e as
despesas por tipo de crdito. So apresentados como despesas os crditos:
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oramentrio (Lei Oramentria Anual LOA), suplementares, especiais e
extraordinrios.

Ao analisar o demonstrativo do Balano Oramentrio, importante a
verificao da realizao das despesas conforme o oramento. Pode-se citar
como exemplo o preenchimento da tabela sugestiva abaixo:

UNIDADE: (3.19.XXX)
Valor Orado Valor Empenhado % Realizado
Despesas
Correntes
2.034.018.194,00 1.938.184.449,23 95,29%
Despesas de
Capital
89.739.687,00 48.562.493,30 54,11%

As Unidades podero detalhar as despesas conforme a necessidade de anlise
das mesmas. O percentual de execuo oramentria de cada despesa
demonstra a efetividade do oramento como pea de planejamento do
Estado. O equilbrio no oramento o alvo que se pretende alcanar, a
situao ideal, pois s foram retirados da populao os recursos necessrios
para a manuteno da mquina administrativa do governo e para o
cumprimento dos programas de trabalho juntamente com os investimentos
efetuados.

A Associao
Brasileira de
Oramento
Pblico ABOP
desenvolveu
ndices de
acompanhamento
da realizao
tanto da receita,
quanto da
despesa pblica
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realizada em relao aos valores orados. Esses ndices esto demonstrados na
figura 1. A diferena apresentada corresponde ao valor que falta para atingir
os 100% de execuo oramentria.

2.3. Balano Financeiro

O Balano Financeiro demonstra os ingressos e dispndios oramentrios, bem
como as movimentaes de natureza extra-oramentria, conjugadas com as
disponibilidades financeiras provenientes do exerccio imediatamente anterior
e os saldos que se transferem para o exerccio seguinte, conforme estabelece
o Art. 103 da Lei 4.320/64.

A anlise do Balano Financeiro fica mais clara para o executor se visualizado
como um fluxo financeiro. De forma resumida, obtm-se o seguinte:

SALDO DO EXERCCIO ANTERIOR + RECEITAS ORAMENTRIAS + INGRESSOS
EXTRA-ORAMENTRIOS DESPESAS ORAMENTRIAS DISPNDIOS EXTRA-
ORAMENTRIOS = SALDO PARA O EXERCCIO SEGUINTE

Os dois principais elementos destacados no Balano Financeiro so o saldo
para o exerccio seguinte e o registro dos Restos a Pagar, que apresentado
como ingressos extra-oramentrios. O valor exibido na coluna dos
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dispndios refere-se ao pagamento ou cancelamento dos Restos a Pagar
inscritos em 31.12. do exerccio anterior ao de encerramento, enquanto que o
valor apresentado na coluna dos ingressos refere-se inscrio de RP em
31.12. do exerccio do encerramento, sendo estes recursos de terceiros.

Analisando os Restos a Pagar no demonstrativo do Balano Financeiro,
percebe-se a importncia do acompanhamento durante o exerccio dos
pagamentos desses valores inscritos no ano anterior. Os erros de lanamentos
podem provocar distores no valor registrado na coluna de dispndios. A
contabilizao dos Restos a Pagar desta coluna pode ser verificada
comparando este valor com o total do demonstrativo dos Restos a Pagar por
fonte de recursos obtido no SICOF (Menu 8 Relatrios, Opo 3
Operacionais, 04 Restos a Pagar)

Supondo a seguinte situao: em um determinado exerccio, uma despesa foi
empenhada no valor de R$ 100.000,00 e no encerramento do exerccio
verificou-se que apenas R$ 20.000,00 foram, efetivamente, pagos, ficando o
valor de R$ 80.000,00 inscrito em Restos a Pagar.

BALANO FINANCEIRO

RECEITAS DESPESAS
Receita Oramentria Despesa Oramentria

Receita Oramentria X Despesa Empenhada 100.000

Ingressos Extra-oramentrios Dispndios Extra-oramentrios W

Inscrio de Restos a Pagar ... 80.000

Saldo do Exerccio Anterior Saldo para o Exerccio Seguinte
Disponibilidades Y Disponibilidades Z

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Neste caso, no Balano Financeiro, estaria representada uma sada de R$
100.000,00 no lado da Despesa quando, efetivamente, apenas R$ 20.000,00
foram pagos.

Assim, registra-se o valor de R$ 80.000,00 no lado dos Ingressos
Extraoramentrios, para compensar o valor contabilizado com sada de
recursos no lado da Despesa que, porm, no foi uma sada efetiva de
recurso.

Logo: Y + 80.000 + X 100.000 W = Z

Com a compensao do valor da despesa no efetivamente paga, observa-se
que somente R$ 20.000 est reduzindo as disponibilidades.

2.4. Balano Patrimonial

O Balano Patrimonial demonstra a situao esttica dos bens, direitos e
obrigaes e indica o valor do Patrimnio Lquido num determinado momento.
O Art. 105 da Lei 4.320/64 determinou que este demonstrativo evidenciar:
ativo financeiro, ativo permanente, passivo financeiro, passivo permanente,
saldo patrimonial e as contas de compensao.

Observando este artigo da supracitada lei, verifica-se que o Balano
Patrimonial da contabilidade pblica difere da contabilidade privada. O
Balano Patrimonial da contabilidade pblica apresenta os elementos
patrimoniais, separando os financeiros dos no financeiros (patrimoniais),
tanto para o Ativo como para o Passivo, e, a partir dessa separao,
demonstrar em ordem decrescente do grau de liquidez os elementos do Ativo
e, em ordem decrescente do grau de exigibilidade, os elementos do Passivo.

A forma de apresentao estabelecida pela Lei 4.320/64 prende-se ao fato de
que a mesma Lei determina, no inciso I do 1 e no 2 do Art. 43, a forma
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de clculo do Supervit Financeiro que serve de fonte de recursos para
abertura de crditos adicionais. Abaixo est o contedo descrito:

Art. 43. A abertura dos crditos suplementares e especiais
depende da existncia de recursos disponveis para ocorrer a
despesa e ser precedida de exposio justificativa.
1 Consideram-se recursos para o fim deste artigo, desde
que no comprometidos:
I - o supervit financeiro apurado em balano patrimonial
do exerccio anterior;
2 Entende-se por supervit financeiro a diferena
positiva entre o ativo financeiro e o passivo financeiro,
conjugando-se, ainda, os saldos dos crditos adicionais
transferidos e as operaes de credito a eles vinculadas.

1.4.1 Ativo Financeiro

Segundo a Lei 4.320/64, o Ativo Financeiro compreender os crditos e os
valores realizveis independentes de autorizao oramentria e os valores
numerrios. Com essa definio verifica-se que a lei exclui do Ativo Financeiro
todos os bens e direitos que necessitam de autorizao oramentria para
suas realizaes.

O plano de contas, de acordo com a Lei n 4.320/64 o Ativo Financeiro est
dividido em: Disponvel (caixa, bancos, aplicaes financeiras, rede bancria
arrecadao, agente arrecadador e a retificadora de recursos da
administrao indireta), vinculado em conta corrente bancria, realizvel
(pagamentos a ressarcir, responsabilidades financeiras dos servidores, ttulos
em circulao, valores a receber, entidade devedora, responsabilidades
financeiras de terceiros, outros crditos) e valores pendentes devedoras.

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1.4.2 Ativo Permanente

O Ativo Permanente ou no Financeiro compreende os bens e direitos cuja
mobilizao ou alienao dependa de autorizao legislativa. No plano de
contas estadual, o Ativo Permanente est dividido em: investimentos;
imobilizado; outros bens, crditos e valores.

O Ativo Real a juno do Ativo Financeiro com o Ativo Permanente.

ATIVO REAL (AR) = ATIVO FINANCEIRO (AF) + ATIVO PERMANENTE (AP)

1.4.3 Ativo Compensado

O 5 do Art. 105 da Lei 4.320/64 determina que, nas contas de
compensao, sero registrados os bens, valores, obrigaes e situaes no
compreendidas no Patrimnio e que, direta ou indiretamente, possam vir a
afet-lo. Nesse grupo de contas devem-se incluir todos os atos praticados pela
Administrao Pblica, ou mesmo alheios administrao, os quais, no
momento, no afetam o Patrimnio da Unidade, mas que no futuro podero
vir a afet-lo. A partir do exerccio de 2007, a SEFAZ passou a exigir a
contabilizao das despesas de exerccios anteriores no passivo e ativo
compensado como forma de controle financeiro no exerccio seguinte (quando
essas despesas fossem executadas).

No plano de contas do Estado da Bahia o Ativo Compensado est dividido em
controle oramentrio e outras compensaes ativas. A conta outras
compensaes ativas contm as contas: responsveis por valores e bens,
responsabilidades do Estado, concesso de subvenes e recursos de
convnios, recursos de convnios recebidos, garantias de valores, direitos
contratuais, obrigaes contratadas, diversas compensaes ativas e
compensaes passivas diversas.

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1.4.4 Passivo Financeiro

O Passivo Financeiro encontra-se definido no Art. 105 da Lei 4.320/64:

3 O Passivo Financeiro compreender as dvidas fundadas e
outros pagamentos independentes de autorizao oramentria.

Os elementos do Passivo que, para serem liquidados ou pagos, independem de
autorizao oramentria so facilmente identificveis, visto que as
obrigaes que se enquadram nessa situao so aquelas que j passaram pelo
oramento, como o caso dos Restos a Pagar, ou nada tm a ver com o
oramento, como as Retenes e Depsitos de Terceiros.

De acordo com a citada Lei 4.320/64, classificam-se como Passivo No
Financeiro todas as obrigaes que dependam de autorizao oramentria
para suas liquidaes ou pagamentos. No plano de contas, o Passivo No
Financeiro composto pelas contas: Dvida Fundada Interna, Dvida Fundada
Externa, Outras Obrigaes e Obrigaes Exigveis a Longo Prazo FUNPREV.
O Passivo Real o somatrio de todas as obrigaes da Unidade classificadas
como financeiras e no financeiras.

1.4.5 Saldo Patrimonial

O Saldo Patrimonial ou Patrimnio Lquido consiste na equao fundamental
do patrimnio que :

ATIVO PASSIVO = PATRIMNIO LQUIDO ou
ATIVO REAL PASSIVO REAL = SALDO PATRIMONIAL

Se o Ativo Real for maior que o Passivo Real, o Saldo Patrimonial demonstrar
um Ativo Real Lquido. Se o Ativo Real for inferior ao Passivo Real, o Saldo
Patrimonial demonstrar um Passivo Real a Descoberto. A situao ideal para
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qualquer ente pblico ocorre quando pelo menos o Saldo Patrimonial seja nulo
ou haja Ativo Real Lquido.

2.5. Demonstrao das Variaes Patrimoniais

A Demonstrao das Variaes Patrimoniais tem como objetivo mostrar todas
as variaes positivas e negativas ocorridas no patrimnio, num determinado
perodo, e indicar o Resultado Patrimonial do Exerccio. O Art. 104 da Lei
4.320/64 diz o seguinte:

Art. 104. A Demonstrao das Variaes Patrimoniais
evidenciar as alteraes verificadas no patrimnio, resultantes
ou independentes da execuo oramentria, e indicar o
resultado patrimonial do exerccio.

Na Contabilidade Pblica, os fatos modificativos e permutativos passam pelas
contas de resultado, ou seja, pelas classes:

5 Variaes Passivas
6 Variaes Ativas

So nessas classes que se demonstram todas as variaes ocorridas no
Patrimnio durante o exerccio, e das contas pertencentes s referidas
classes que se deve buscar as informaes para elaborao da Demonstrao
das Variaes Patrimoniais.

O Resultado Patrimonial do Exerccio (RPE) demonstrado pela diferena
entre as Variaes Ativas (VA) e as Variaes Passivas (VP).

RPE = VA VP

Quando o montante das Variaes Ativas superior s Variaes Passivas tem-
se Supervit Patrimonial, e quando a situao se inverte, ou seja, as Variaes
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Passivas superam as Ativas, tem-se Dficit Patrimonial, quando o montante
das Variaes Ativas e Passivas forem iguais tem-se uma situao nula.

As Variaes Ativas e Passivas esto dividias em: Resultantes da Execuo
Oramentria, Independentes da Execuo Oramentria e Resultado
Patrimonial. Nas Variaes Ativas Resultantes da Execuo Oramentria
consigna-se a receita oramentria por meio de seus ttulos respectivos e as
mutaes patrimoniais da despesa, que so, geralmente, decorrentes da
despesa oramentria de capital realizada, e representam uma contrapartida
em decorrncia do acrscimo do Ativo ou da diminuio do Passivo
Permanente.

Nas Variaes Ativas Independentes da Execuo Oramentria so inscritas as
variaes ativas que no resultam da execuo do oramento, mas produzem
oscilaes quantitativas nos valores patrimoniais. So computadas para apurar
um resultado patrimonial. Assim, a inscrio da dvida ativa e de outros
crditos, a incorporao de bens, cancelamento de dvidas passivas que no
sejam de natureza oramentria esto includos nesse desdobramento.

Nas Variaes Passivas Resultantes da Execuo Oramentria esto includas
a despesa oramentria e as mutaes patrimoniais da Receita, que so
decorrentes da receita oramentria de capital realizada, e representam uma
contrapartida em decorrncia da diminuio do Ativo ou do aumento do
Passivo Permanente. As Variaes Passivas Independentes da Execuo
Oramentria inclui os cancelamentos da dvida ativa, as encampaes de
dvidas passivas que modificam o patrimnio quantitativamente, mas que
resultam da execuo do oramento.

A seguir, encontram-se as contas de Variaes Ativas e Passivas:

1. VARIAES ATIVAS RESULTANTES DA EXECUO ORAMENTRIA
1.1. Receitas Oramentrias
1.2. Mutaes Patrimoniais da Despesa
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1.2.1. Aquisies de Materiais
1.2.2. Construo e Aquisies de Bens Mveis
1.2.3. Aquisio de Ttulos e Valores
1.2.4. Operaes de Crdito Concedidas
1.2.5. Amortizao da Dvida e de outros dbitos
1. VARIAES ATIVAS INDEPENDENTES DA EXECUO ORAMENTRIA
1.1. Variaes no Financeiro
1.1.1. Redues no Passivo Financeiro
1.1.1.1. Baixas
1.1.1.1.1. Cancelamento de Restos a Pagar
1.1.1.1.2. De Servios da Dvida a Pagar
1.1.1.1.3. De Depsitos
1.1.1.1.4. De Dbitos de Tesouraria
1.1.1.1.5. Diversas
1.1.2. Acrscimos no Ativo Financeiro
1.1.2.1. Inscries de Responsabilidades
1.1.2.1.1. Por Pagamento Irregular
1.1.2.1.2. Outras Responsabilidades
1.1.2.2. Crdito em Circulao
1.1.2.2.1. Crdito em Circulao
2.1.2.9. Diversos
2.1.2.9.1. Diversos
2.2. Variaes no Permanente
2.2.1. Redues no Passivo Permanente
2.2.1.1. Desincorporao de Dvida Fundada
2.2.1.2. Desincorporao de Dbitos de Contribuies
2.2.1.3. Desincorporao de Outras Obrigaes
2.2.1.4. Baixa Precatrios
2.2.1.5. Reduo da Reserva Matemtica
2.2.1.9. Diversas
2.2.2. Acrscimos no Ativo Permanente
2.2.1.9. Incorporao de Bens, Ttulos e Valores
2.2.2.2. Inscrio e Atualizao da Dvida Ativa
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_________________________________________________________________________________________________
2.2.2.3. Incorporao de Outros Crditos
2.2.2.4. Correo de Bens
2.2.2.5. Reavaliao de Bens
2.2.2.6. Ganho na Equivalncia Patrimonial
2.2.2.7. Atualizao em Outros Investimentos
2.2.2.8. Amortizao Desgio
2.2.2.9. Diversas
2.3. Interferncias Ativas (Transferncia de Bens e Valores)
3. VARIAES PASSIVAS RESULTANTES DA EXECUO ORAMENTRIA
3.1 Despesa Oramentria
3.2 Mutaes Patrimoniais da Receita
3.2.1. Alienao de Ttulos, Bens, Valores
3.2.2. Cobranas da Dvida Ativa
3.2.3. Recebimentos de Crdito
3.2.4. Emprstimos Tomados
4. VARIAES PASSIVAS INDEPENDENTES DA EXECUO ORAMENTRIA
4.1. Variaes no Financeiro
4.1.1. Redues no Ativo Financeiro
4.1.1.1. Baixa
4.1.1.1.1. Disponvel
4.1.1.1.2. Do Vinculado
4.1.1.1.3. Do Realizvel
4.1.1.1.9. Diversas
4.1.2. Acrscimos no Passivo Financeiro
4.1.2.1. Inscrio de Depsitos
4.1.2.2. Encampao de Dvidas Passivas
4.1.2.9. Diversos
4.2. Variaes no Permanente
4.2.1. Redues no Ativo Permanente
4.2.1.1. Baixas de Investimentos
4.2.1.2. Baixas do Imobilizado
4.2.1.3. Baixa de Outros Bens, Crditos e Valores
4.2.1.4. Perda na Equivalncia Patrimonial
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_________________________________________________________________________________________________
4.2.1.5. Depreciao e Exausto
4.2.1.6. Reduo de Emprstimo Concedido
4.2.1.8. Atualizao Desgio
4.2.1.9. Diversas
4.2.2. Acrscimos no Passivo Permanente
4.2.2.1. Atualizao de Dvidas Passivas
4.2.2.2. Atualizao de Dbitos de Contribuies
4.2.2.3. Atualizao de Outras Contribuies
4.2.2.4. Encampao de Dvidas Passivas
4.2.2.5. Incorporaes Dvida Fundada
4.2.2.6. Inscrio Clculo Atuarial FUNPREV
4.2.2.9. Diversos

3. Verificao dos Balanos Consolidados e Anlises Contbeis

3.1. Operaes Gerais de Encerramento do Exerccio

As operaes de encerramento do exerccio envolvem alguns eventos
necessrios para anlise adequada do desempenho do rgo, fundo e
entidade ou unidade responsvel pela execuo oramentria e financeira
do Estado.

Algumas das operaes importantes so:
Apurar individualmente os saldos das contas de bens, direitos,
obrigaes, receitas e despesas, efetuando as conciliaes
necessrias;
Levantar o Balancete de Verificao;
Proceder ao ajuste entre o inventrio fsico dos bens patrimoniais,
materiais permanentes e de consumo, matrias-primas e produtos e
os registros contbeis, contabilizando as diferenas em contas
prprias, sem prejuzo da apurao de responsabilidades;
Registrar todos os atos e fatos administrativos de competncia do
exerccio, respeitada a legislao em vigor;
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_________________________________________________________________________________________________
Transferir os saldos das contas de resultado para as contas prprias
na forma estabelecida no Plano de Contas;
Levantar o balano oramentrio, financeiro e patrimonial, aps a
efetivao dos lanamentos de encerramento do exerccio.

3.2. Conferncia das Peas que compe a Prestao de Contas

Os rgos da Administrao Direta, Autarquias, Fundaes Pblicas,
Fundos e Empresas Estatais Dependentes devem observar os procedimentos
descritos nas tabelas abaixo:

PROCEDIMENTOS BALANO FINANCEIRO
1 Comparar o Saldo de Caixa e Bancos (Disponvel e Vinculado em Conta
Corrente Bancria) do ano corrente, constante do Balano Financeiro
(Saldo para Exerc. Seguinte), com aquele constante do Balano
Patrimonial do exerccio atual.

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2 Comparar a despesa oramentria constante do Balano Financeiro com
aquela constante do Balano Oramentrio e Demonstrativo das
Variaes Patrimoniais, enfatizando quando for o caso a Despesa
Corrente e a Despesa de Capital.
NOTA: Com relao despesa constante do Balano Financeiro, dever
ainda ser verificado se esta foi colocada na referida pea, com
distribuio por funo de governo.

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3 Verificar as contas de movimento EXTRA-ORAMENTRIO.
3.1 RECEITA
Comparar o valor de Restos a Pagar inscrito no exerccio, configurado
no Balano Financeiro, com o registrado no Balano Patrimonial do
mesmo exerccio.
NOTA: No pode haver diferena.
3.2 RECEITA
Fazer a seguinte operao para as demais contas do Passivo
Financeiro do Balano Patrimonial (Servio da Dvida e Depsitos).
Valor do Balano Patrimonial (exerccio atual) = V1 + V2 - V3
V1 = Saldo do Balano Patrimonial (exerccio anterior)
V2 = Mesma conta no Balano Financeiro vinculado Receita Extra-
Oramentria
V3 = Mesma conta no Balano Financeiro vinculado Despesa Extra-
Oramentria
3.3 DESPESA
Fazer a seguinte operao para a conta do Ativo Realizvel do
Balano Patrimonial.
Valor da conta do Ativo Realizvel no Balano Patrimonial (exerccio
atual) = X1 + X2 - X3
X1 = Saldo do Balano Patrimonial (exerccio anterior)
X2 = Ativo Realizvel no Balano Financeiro vinculado Despesa
Extra-Oramentria
X3 = Ativo Realizvel no Balano Financeiro vinculado Receita Extra-
Oramentria
NOTA: Em princpio na comparao citada em 3.3, deve-se encontrar
valores iguais, entretanto, excepcionalmente poder haver
divergncia em decorrncia de haver movimentao extra-financeiro,
ou seja, eminentemente patrimonial, situao que exigir uma
verificao atravs da Demonstrao das Variaes Patrimoniais.

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Os procedimentos apresentados a seguir se referem anlise da
Demonstrao das Variaes Patrimoniais - DVP. Esse demonstrativo,
conforme j abordado anteriormente, tem como objetivo registrar
sinteticamente todos os valores que contribuem para o aumento ou
reduo do patrimnio lquido da entidade examinada.

PROCEDIMENTOS DVP
4 VARIAES PASSIVAS RESULTANTES DA EXECUO
4.1 RECEITA
A soma dos valores dos bens que so desincorporados do patrimnio
(venda de bens) dever ser igual ao valor registrado na Receita
Oramentria.
5 TOTAL DAS VARIAES
5.1 RE = VA VP
RE Resultado Econmico
VA Variao Ativa
VP Variao Passiva
5.2 Se RE > 0 e no Balano Patrimonial do exerccio anterior ocorreu Ativo
Real Lquido integrar o Balano Patrimonial do exerccio corrente, no
Ativo Real Lquido, o RE somado ao Ativo Real Lquido do exerccio
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anterior.

PROCEDIMENTOS DVP (continuao)
5.3 Se RE > 0 e no Balano Patrimonial do exerccio anterior ocorreu
Passivo Real a Descoberto em valor inferior ao valor do supervit
integrar o Balano Patrimonial do exerccio corrente um Ativo Real
Lquido representado pela diferena entre o RE e o Passivo Real a
Descoberto do exerccio anterior.
5.4 Se RE > 0 e no Balano Patrimonial do exerccio anterior ocorreu
Passivo Real a Descoberto em valor superior ao valor do supervit
integrar o Balano Patrimonial do exerccio corrente, no Passivo Real
a Descoberto representado pela diferena entre este no exerccio
anterior e o RE do exerccio corrente.
5.5 Se RE < 0 e no Balano Patrimonial do exerccio anterior ocorreu
Passivo Real a Descoberto integrar o Balano Patrimonial do
exerccio corrente, no Passivo Real a Descoberto, o valor do RE.
6 VERIFICAO GERAL
6.1 PARA VERIFICAR SALDO DO ATIVO PERMANENTE DO EXERCCIO ATUAL
6.1.1 Saldo do Ativo Permanente (exerccio atual) = Ativo Permanente
(exerccio anterior) conta 1.3 + Mutaes Patrimoniais das Variaes
Ativas (dependentes da execuo) conta 6.1.2 + Variaes Ativas
Independentes da Execuo conta 6.2 - Mutaes Patrimoniais Passivas
(dependentes da execuo) conta 5.1.2 - Variaes Passivas
Independentes da Execuo conta 5.2
6.2 PARA VERIFICAR SALDO DO PASSIVO PERMANENTE DO EXERCCIO
ATUAL
6.2.1 Saldo do Passivo Permanente (exerccio atual) = Passivo Permanente
(exerccio anterior) conta 2.3 + Mutaes Patrimoniais Passivas
(dependentes da execuo) conta 5.1.2 + Variaes Passivas
Independentes da Execuo conta 5.2 - Mutaes Patrimoniais das
Variaes Ativas (dependentes da execuo) conta 6.1.2 - Variaes
Ativas Independentes da Execuo conta 6.2
6.3 PARA VERIFICAR AS RECEITAS, DESPESAS E MUTAES
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PROCEDIMENTOS DVP (continuao)
6.3.1 Comparar a receita corrente nas Variaes Ativas ao valor desta
mesma rubrica constante dos Balanos Oramentrio e Financeiro.
6.3.2 Comparar a receita corrente e capital nas Variaes Ativas ao valor
desta mesma rubrica constante dos Balanos Oramentrio e
Financeiro.
6.3.3 Comparar os valores constantes das Mutaes Patrimoniais Ativas
decorrentes da execuo oramentria (aquisio de bens mveis e
imveis) com a despesa de capital vinculada a tais itens.
6.3.4 Para os valores constantes das Mutaes Patrimoniais Passivas
decorrentes da execuo oramentria no h demonstrativo contbil
para comparao, a no ser os documentos que autorizam as baixas e
a relao analtica dos bens baixados por alienao (vendas).
6.3.5 Para os valores constantes das Variaes Passivas Independentes da
Execuo Oramentria, no h instrumento contbil para comparar,
a no ser os atos que autorizaram as desincorporaes e a relao
analtica dos itens que foram desincorporados.
6.3.6 Para os valores constantes das Variaes Passivas Independentes da
Execuo Oramentria, no h instrumento contbil para comparar,
a no ser os atos que autorizaram as desincorporaes e a relao
analtica dos itens que foram desincorporados.

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MDULO 4
PRESTAO DE CONTAS
DAS UNI DADES
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1. Tomadas e prestaes de contas

Ao final de cada exerccio financeiro, ou no encerramento de atividades da
Unidade, ou ainda, por falta de prestao de contas de agentes responsveis,
o rgo deve preparar a sua prestao ou tomada de contas.

O art. 93 do decreto-lei 200/67 e o art. 145 do dec. 93.872/86 determinam
que quem quer que utilize dinheiros pblicos ter que justificar seu bom e
regular emprego na conformidade das leis, regulamentos e normas emanadas
das autoridades administrativas competentes.

Segundo o art. 80 do decreto-lei n 200/67, as atividades de tomadas e
prestaes de contas desenvolvem-se em quatro fases:
levantamento de dados e informaes atravs dos registros em livros e
fichas contbeis, balancetes e balanos, demonstrao das contas, inventrios
e outros documentos;
compilao e anlise das informaes;
demonstrao dos resultados;
relatrio.

necessrio fazer a distino entre tomada de contas, prestao de contas e
a tomada de contas especial.

Tomada de contas
o processo elaborado pelo rgo de contabilidade analtica referente aos
atos de gesto oramentria, financeira e patrimonial, bem como guarda de
materiais, bens e valores pblicos sob a responsabilidade de agente
responsvel.

A tomada de contas refere-se somente aos rgos da Administrao Direta e
engloba todos os atos de gesto do ordenador, inclusive os dos agentes
responsveis pelo recebimento ou pagamento de recursos, pela guarda ou
administrao de valores e bens pblicos.
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Prestao de contas
o processo elaborado e organizado pelo prprio agente responsvel ou pelos
rgos de contabilidade analtica da entidade da Administrao Indireta
referente aos atos de gesto oramentria, financeira e patrimonial da
entidade.

2. Atividades e documentos obrigatrios

Os rgos ou unidades equivalentes, os fundos, as autarquias, as fundaes, as
empresas estatais dependentes, os agentes responsveis pela guarda e
administrao de dinheiro, bem como as Diretorias de Finanas ou unidades
equivalentes, no mbito das respectivas competncias devem adotar os
procedimentos tpicos de anlise, conciliao e ajuste das contas que afetam
os resultados financeiro, econmico e patrimonial do Estado, bem como
daquelas cujos saldos sero transferidos para o exerccio subseqente.

O mdulo anterior trata das anlises e informaes que os agentes e unidades
mencionados acima devero efetuar para fins do encerramento do exerccio.
Aps toda verificao das Demonstraes Contbeis, as unidades devero
encaminhar, ao Tribunal de Contas do Estado da Bahia - TCE os relatrios
constantes, em sua da Resoluo 12 de 1993 para que o mesmo efetue
parecer, aprovando ou reprovando suas contas.

importante lembrar que o exerccio do controle externo e de sua misso
institucional deve ter o apoio do controle interno, conforme determinao da
Constituio Federal de 1988 e Estadual de 1989. Os responsveis pelo
controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou
ilegalidade, devem dar cincia ao respectivo Tribunal de Contas, sob pena de
responsabilidade solidria.

A Constituio do Estado da Bahia afirma que a fiscalizao contbil,
financeira, oramentria, operacional e patrimonial do Estado e dos
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Municpios, includa a das entidades da administrao indireta, quanto
legalidade, legitimidade, economicidade, aplicao das subvenes, renncia
de receitas, ser exercida pela Assemblia Legislativa, quanto ao Estado, e
pelas Cmaras Municipais, quanto aos Municpios, mediante controle externo e
sistema de controle interno de cada Poder.

Deve prestar contas qualquer pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada,
que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e
valores pblicos ou pelos quais o Estado e os Municpios respondam, ou que,
em nome destes, assumam obrigaes de natureza pecuniria.

A LRF dispe o seguinte:

Art. 48. So instrumentos de transparncia da gesto fiscal, aos
quais ser dada ampla divulgao, inclusive em meios
eletrnicos de acesso pblico: os planos, oramentos e leis de
diretrizes oramentrias; as prestaes de contas e o respectivo
parecer prvio; o Relatrio Resumido da Execuo Oramentria
e o Relatrio de Gesto Fiscal; e as verses simplificadas desses
documentos.

Art. 49. As contas apresentadas pelo Chefe do Poder Executivo
ficaro disponveis, durante todo o exerccio, no respectivo
Poder Legislativo e no rgo tcnico responsvel pela sua
elaborao, para consulta e apreciao pelos cidados e
instituies da sociedade.

O encaminhamento das Prestaes de Contas de administradores e
ordenadores de despesas ao TCE dever ser efetuado de acordo com as
normas constantes da Resoluo TCE n 137, de 21 de dezembro de 2000,
alterada pela Resoluo TCE n 89, de 27 de novembro de 2002.

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As duas resolues dispem sobre a remessa de Prestaes de Contas de
administradores e ordenadores de despesas ao Tribunal de Contas do Estado
da Bahia TCE. , portanto, de extrema importncia a leitura e observao no
disposto nessas resolues.

Os documentos exigidos pela Resoluo TCE n 137 so: Relao de Gestores
do perodo, Relatrio Circunstanciado de Atividades, Demonstrativo de Obras
em Andamento e Concludas no perodo, Demonstrativo de Licitaes
realizadas no perodo, Demonstrativo dos Processos de Dispensas e de
Inexigibilidade de Licitao no perodo, Demonstrativo de Contratos
Celebrados e em Vigor no perodo, Demonstrativos de Convnios Celebrados e
em Vigor no perodo, Relao das sindicncias e dos inquritos instaurados no
perodo, os respectivos resultados, Resultado(s) do(s) inventrio(s).

A Prestao de Contas poder ser efetuada via Internet ou CD ROM, de acordo
com o desejo do usurio (unidade). O responsvel pelo encaminhamento das
informaes a serem remetidas ao Tribunal dever proceder conforme as
disposies das resolues j citadas. Dever ser observada a Resoluo TCE
n 63, de 16 de outubro de 2003, quanto aos elementos de composio da
prestao de contas e quanto ao certificado do encerramento do exerccio
financeiro de cada exerccio, que ser emitido pelo Sistema de Informaes
Contbeis e Financeiras SICOF.

A Resoluo TCE n 63 estabelece, em seu Art. 1, quais so os elementos
informativos e de controle que devero ser disponibilizados pelo Estado.
Dentre outros, merecem destaque os incisos mencionados abaixo:

Art. 1 - As prestaes de contas consolidadas e encaminhadas a
este Tribunal a partir de janeiro de 2004 devero conter, dentre
outros que fizerem necessrios, os seguintes elementos
informativos de controle:
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I Relatrio consolidado sobre o gerenciamento e a execuo
dos planos, programas, gastos e investimentos do perodo,
inclusive das unidades administrativas no que couber, contendo:
...
d) as Secretarias da Sade e da Educao devero apresentar,
ainda, anlise da aplicao da despesa, conforme os limites
constitucionalmente estabelecidos;
e) a Secretaria da Fazenda SEFAZ, responsvel pela
administrao do tesouro e arrecadao das receitas, dever
apresentar, ainda, os seguintes elementos: perfil da dvida e
anlise do comportamento evolutivo da receita em relao sua
previso, e demais elementos constantes do art. 58 da Lei
Complementar n 101 de 04 de maio de 2000, Lei de
Responsabilidade Fiscal;
f) a Secretaria da Administrao SAEB, responsvel pelo
controle sistmico do patrimnio, dever apresentar, ainda
informaes quanto aos controles exercidos sobre os bens
mveis e imveis do Estado, bem como sobre sua preservao;
.......
IV As Secretarias gestoras dos Fundos Especiais devero
apresentar os seguintes elementos adicionais:
a) plano de aplicao;
b) relatrio de gesto do Fundo;
c) pronunciamento do Conselho do Fundo Especial quanto
aplicao dos seus recursos;
d) demonstrativo de transferncia de recursos do Fundo
mediante convnio ou outros instrumentos a entidades diversas
informando o encaminhamento das respectivas prestaes de
contas a este Tribunal, o resultado da anlise efetuada pelo
setor responsvel, a avaliao dos objetivos alcanados e seus
impactos, com indicao das unidades responsveis pela sua
execuo.
.......
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_________________________________________________________________________________________________

VIII relao de atos de admisso de pessoal realizados durante
o exerccio findo, fazendo indicar os processos encaminhados ao
Tribunal de Contas para exame, ou declarao de inexistncia
de prtica de tais atos;

IX demonstrativo de transferncias e recebimentos de recursos
mediante convnios, acordos, ajustes, termos de parceria ou
outros instrumentos congneres, ainda que a ttulo de
subveno, auxlio ou contribuio, ocorridos, firmados e/ou
vigentes no exerccio, indicando:
a) se as respectivas prestaes de contas j foram
encaminhadas a este Tribunal, o resultado da anlise efetuada
pelo setor responsvel, avaliao dos objetivos e seus impactos,
e indicao das unidades responsveis pela sua execuo;
b) atraso ou irregularidade da prestao de contas, ou de
alguma de suas parcelas, bem como de utilizao de recursos em
finalidade diversa da pactuada;
c) os recursos destinados ao setor privado para cobrir
necessidades de pessoas fsicas ou dficits de pessoas jurdicas;
.........
XI Relao dos inquritos realizados e sindicncias instauradas
com os respectivos resultados, identificando os responsveis e se
for o caso quantificao do dano causado ao Errio, e as
unidades onde ocorreram os fatos apurados;
........
XIV Certificado de Auditoria emitido pelo rgo de Controle
Interno competente, acompanhado do respectivo Relatrio
contendo a anlise e avaliao de todos os itens anteriormente
indicados e outros itens julgados relevantes.

Alm das informaes constantes do Art. 1 desta Resoluo, o TCE exige
ainda que, em se tratando do SICOF e SRH (Sistema de Recursos Humanos), ou
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outros sistemas que venham substitu-los, as bases de dados sero
disponibilizadas pelos rgos competentes da SEFAZ e SAEB, no prazo final
para a apresentao das prestaes de contas.
3. Prestao de Contas do Governador

A LRF dispe o seguinte:

Art. 56. As contas prestadas pelos Chefes do Poder Executivo
incluiro, alm das suas prprias, as dos Presidentes dos rgos
dos Poderes Legislativo e Judicirio e do Chefe do Ministrio
Pblico, referidos no art. 20, as quais recebero parecer prvio,
separadamente, do respectivo Tribunal de Contas.

Art. 58. A prestao de contas evidenciar o desempenho da
arrecadao em relao previso, destacando as providncias
adotadas no mbito da fiscalizao das receitas e combate
sonegao, as aes de recuperao de crditos nas instncias
administrativa e judicial, bem como as demais medidas para
incremento das receitas tributrias e de contribuies.

Compem a referida Prestao de Contas, os seguintes documentos: Balano
Consolidado do Estado; Relatrios de Atividades dos Chefes dos Poderes
Executivo e Judicirio, do Ministrio Pblico e da Defensoria Pblica, do
Tribunal de Contas do Estado da Bahia e do Tribunal de Contas dos Municpios,
bem como de Relatrio Imobilirio do Estado.

O Balano Consolidado do Estado evidencia os resultados das gestes
Oramentria, Financeira e Patrimonial da Administrao, de forma
consolidada, elaborado segundo as normas federais e estaduais que regem a
matria, em especial a Lei Federal n 4.320, de 17 de maro de 1964, sendo
os dados contbeis oriundos essencialmente do Sistema de Informaes
Contbeis e Financeiras - SICOF.
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O Relatrio Contbil, parte componente da Prestao de Contas, apresenta
uma anlise mais detalhada das informaes contbeis e fiscais, buscando o
uso de uma linguagem de fcil entendimento a todo cidado dos vrios
segmentos da sociedade, inclusive com apresentao de glossrio dos termos
tcnicos utilizados. Alm disso, so utilizados grficos e tabelas para permitir
uma melhor visualizao dos dados constantes dos Balanos e demais
Demonstraes Contbeis.

A Constituio Estadual de 1989 ainda dispe que atribuio do Governador
do Estado da Bahia prestar, anualmente, Assemblia Legislativa, dentro de
quinze dias aps a abertura dos trabalhos da sesso legislativa, as contas
referentes ao exerccio anterior.

O Balano Consolidado do Estado da Bahia deve ser elaborado pela Secretaria
da Fazenda, enquanto que o Relatrio de Atividades do Governador ser
elaborado pela Secretaria de Planejamento.

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ANEXOS DO MANUAL DE
ENCERRAMENTO DO
EXERC CI O
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ANEXO 1
PROCEDI MENTOS E
PRAZOS PARA O
ENCERRAMENTO DE 2011
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ANEXO 1

PROCEDIMENTOS E PRAZOS ESTABELECIDOS PARA O ENCERRAMENTO DO
EXERCCIO DE 2011
RESPONSVEIS / PROCEDIMENTOS DATAS LIMITES

1. Unidades Gestoras
1.1 Empenho de Adiantamento e sua
concesso;
12/dez

1.2 Empenhar despesas e emitir notas de
empenho (NE);
20/dez

1.3 Empenhar despesas por meio de integrao
com outros sistemas;
26/dez
1.4 Apresentar Diretoria de Finanas ou
unidade equivalente da Administrao
Direta e Indireta a comprovao dos
recursos aplicados relativos aos
Adiantamentos;
26/dez

1.5 Autorizar os pagamentos, aps a devida
liquidao, inclusive recolhimento de
tributos;
27/dez

1.6 Empenhar Despesas de Folha de
Pagamento;
30/dez

1.7 Efetuar verificao e depurao das
despesas a serem inscritas em Restos a
Pagar, procedendo anulao dos
empenhos e seus saldos;
30/dez

1.8 Encaminhar Diretoria de Finanas ou
unidade equivalente os documentos
relativos s conciliaes das contas
bancrias;
04/jan/2012

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_________________________________________________________________________________________________
2 Diretoria de Finanas ou unidade equivalente da Administrao Direta e
Indireta
2.1 Confirmar Portaria de Descentralizao
Oramentria
20/dez

2.2 Confirmar no SICOF os Crditos Adicionais 20/dez
2.3 Confirmar os pagamentos devidamente autorizados,
disponibilizando a OBE aos bancos BB, CEF e
Bradesco; (Observando o horrio limite de
transmisso das OBE 14:45h)
27/dez

2.4 Proceder anulao dos pagamentos que no foram
transmitidos instituio financeira em tempo hbil
para o seu devido processamento;
29/dez

2.5 Proceder s inscries pertinentes
responsabilidade dos gestores e de outros agentes
responsveis por bens e valores pblicos (a exemplo
de adiantamento, diria e outros valores);
29/dez

2.6 Regularizar no SICOF os adiantamentos
comprovados;
29/dez

2.7 Realizar a liquidao da despesa; 30/dez
2.8 Proceder, juntamente com a unidade gestora,
verificao e depurao das despesas a serem
inscritas em Restos a Pagar;
30/dez
2.9 Efetuar os lanamentos de receita, inclusive os
rendimentos da conta de relacionamento;

04/jan/2012
2.10 Regularizao de Folha de Pagamento 05/jan/2012

3 Diretoria de Contabilidade Pblica

3.1 Data limite para atendimento aos rgos e Entidades 12/dez
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_________________________________________________________________________________________________
relativo a regularizao de pendncias anteriores a
30 de novembro de 2011
3.2 Data limite para fechamento dos arquivos do SICOF; 13/jan/2012

4 Responsvel por Adiantamento e Recolhimentos Diversos
4.1 Recolher, quando couber, as retenes relativas a
ISS e IR Retido na Fonte referentes a pagamentos
decorrentes de Adiantamentos;
22/dez
4.2 Encaminhar para a sua Unidade Gestora cpia do
DAM, da Nota Fiscal, Fatura ou Recibo de Prestao
de Servios, para que esta providencie a Declarao
Mensal de Servios - DMS;
22/dez
4.3 Encaminhar Unidade Gestora uma relao dos
contribuintes individuais contratados no ms, com a
informao do nmero de sua inscrio no INSS para
que esta efetue o recolhimento do valor retido e da
cota patronal;
22/dez
4.4 Recolher s respectivas contas bancrias os valores
referentes as devolues de vencimentos,
adiantamentos, dirias e outros valores;
22/dez
4.5 Comunicar Unidade Gestora os valores recolhidos,
quando houver, encaminhando inclusive a via da
Guia Especial de Recolhimento GER ou a guia de
depsito Bancrio;
23/dez
4.6 Apresentar Unidade Gestora ou unidade
equivalente da Administrao Direta e Indireta a
comprovao dos recursos aplicados relativos aos
Adiantamentos recebidos.
23/dez
5. Diretoria Geral ou unidade equivalente
5.1 Efetuar no SICOF os lanamentos de ajustes dos bens em
uso e dos existentes em almoxarifado, com base nos
inventrios analticos do perodo de janeiro at novembro
12/dez
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de 2011.
5.2 Efetuar no SICOF os lanamentos de ajustes dos bens em
uso e dos existentes em almoxarifado, com base nos
inventrios analticos do ms de dezembro de 2011;

06/jan/2012
6. Diretoria do Tesouro DEPAT
6.1 Confirmar o Quadro de Quotas Mensais - QCM. 20/dez

Obs. 1: Os adiantamentos para viagens e de carter secreto podero ser
concedidos excepcionalmente aps a data limite deste anexo desde que sejam
comprovados at o dia 30/12/2011. Nestes casos, a execuo dever ser
autorizada, pela Secretaria da Fazenda, por meio da Superintendncia de
Administrao Financeira.
Obs. 2: O item 1.3 deste Anexo refere-se aos empenhos realizados de forma
automtica por meio de rotina de integrao do SICOF com outros sistemas.
Obs. 3: Os casos atpicos de interesse da Administrao sero analisados e
resolvidos mediante a autorizao expressa do Secretrio da Fazenda.

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ANEXO 2
ROTI NAS E
PROCEDI MENTOS PARA O
ENCERRAMENTO DO
EXERC CI O
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ANEXO 2

ROTINAS E PROCEDIMENTOS PARA O ENCERRAMENTO DO EXERCCIO DE
2011
I - Consideraes Iniciais:
Antes da execuo das rotinas apresentadas na Fase II deste anexo, as
unidades gestoras, Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes da
Administrao Direta e Indireta devem adotar os seguintes procedimentos:
1. Consultar os pagamentos que esto includos e / ou autorizados,
visando verificar se os mesmos devem ou no ser confirmados ou
anulados, pois o sistema aps 27.12.2011 no permitir a
confirmao de pagamento;
2. Verificar se efetivamente todos os empenhos devem passar
situao de Restos a Pagar. Aps depurao, efetuar a anulao
daqueles que forem considerados insubsistentes;
3. Analisar e regularizar as contas de valores pendentes do Ativo e do
Passivo.
Para consultar as contas de valores pendentes, solicitar relatrio do razo
destas contas.
II - Rotinas de competncia das Diretorias de Finanas ou unidades
equivalentes da Administrao Direta e Indireta que devem ser
efetuadas no SICOF:
1. Cancelar Restos a Pagar No Processados;
2. Imprimir relatrio com pendncias para o encerramento;
3. Retornar para situao de liquidado os pagamentos que no foram
confirmados;
4. Gerar restos a pagar;
5. Transferir saldos de QCM / QF;
6. Encerrar as contas de interligao, de receita e de despesa;
7. Apurar resultados;
8. Imprimir conjunto de relatrios (inclusive as unidades gestoras).
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III - Descrio das Rotinas para Encerramento do Exerccio Financeiro:
1. Cancelar os Restos a Pagar No Processados:
Esta rotina tem como objetivo proceder, para fins de encerramento do
exerccio financeiro de 2011, ao cancelamento dos Restos a Pagar no
processados inscritos no exerccio anterior, pertinentes aos rgos, fundos
e entidades;
1.1 Aps o cancelamento, o usurio dever solicitar a impresso de um
dos relatrios de RP (Mdulo de Relatrios, opo 3, Operacionais,
opo 4 Restos a Pagar), objetivando verificar se todos os saldos
foram cancelados;
1.1.1 Caso haja pendncias, extrair o razo financeiro das contas que no
obtiveram seus saldos cancelados, para devida verificao contbil;
1.1.2 O razo financeiro poder ser consultado no sistema atravs de
consulta: Mdulo de Consultas, opo 9, Informaes Operacionais,
Razo Financeiro.
1.1.3 Depois de sanadas as pendncias, deve-se refazer a rotina de
cancelamento do RP no processado.
2. Imprimir relatrio com pendncias para o encerramento:
Esta rotina ir gerar um relatrio indicando as pendncias para o
encerramento:
2.1 Os crditos oramentrios que no tenham sido confirmados, sejam
eles Crdito Adicional, Quadro de Detalhamento da Despesa QDD ou
Descentralizao de Crdito;
Para possibilitar a continuidade do processo de encerramento do exerccio
financeiro de 2011, as Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes
devero:
2.1.1 Confirmar ou anular os crditos adicionais, Quadro de Detalhamento
de Despesa QDD e as descentralizaes de crdito pendentes
listados no relatrio;
2.1.2 Entrar em contato com a DICOP / GECOR, na eventualidade do
relatrio registrar outras pendncias.
2.2 Empenhos com saldos:
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Verificar se efetivamente todos os empenhos devem passar
situao de Restos a Pagar. Aps depurao, efetuar a anulao
daqueles que forem considerados insubsistentes.
2.3 Pr-liquidaes no liquidadas:
As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero anular as
pr-liquidaes no liquidadas, cabendo s respectivas Unidades
Gestoras proceder s anulaes dos empenhos correspondentes,
observando ao disposto no mdulo 2 item 5 Restos a Pagar, deste
manual.
2.4 Pagamentos confirmados e no transmitidos:
As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero estornar
os pagamentos confirmados e que no tenham sido transmitidos, por
meio da rotina de Estorno de Confirmado / Regularizado, opo 6,
do mdulo de Pagamento;
2.5 Liquidaes com reteno total e no regularizadas;
As liquidaes com valor zero (valor totalmente retido) devero ser
regularizadas ou estornadas. O sistema no permitir que o RP seja
gerado com valor zero.
2.5.1 Para regularizar a liquidao, a Diretoria de Finanas ou unidade
equivalente dever utilizar a opo 10 Regularizao, mdulo de
Pagamento.
2.5.2 Para estornar a liquidao, a Diretoria de Finanas ou unidade
equivalente dever utilizar a opo 2 Estorno de Empenho
Liquidado, mdulo de Liquidao, e a opo 2 - Anulao, mdulo de
Pr-liquidao para estorno da liquidao e anulao da pr-
liquidao, respectivamente. A unidade gestora dever anular o
empenho utilizando a opo 2 Anulao, mdulo de Empenho.
2.6 Depois de sanadas as pendncias, deve-se refazer a rotina de
impresso relatrios de pendncias para encerramento.
3. Retornar para situao de liquidado os pagamentos que no foram
confirmados:
O sistema s permitir o processamento dessa rotina caso a rotina anterior
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tenha sido devidamente efetuada.
Os empenhos que esto na situao de includos e / ou autorizados passaro
para a situao de liquidados. Aps a execuo desta rotina, o sistema no
mais permitir que seja efetuada operao de execuo oramentria.
4. Gerar Restos a Pagar:
Esta rotina somente poder ser executada aps o retorno para a situao de
liquidado de todos os pagamentos que no foram transmitidos.
4.1 Antes da gerao dos Restos a Pagar devero ser adotados os
seguintes procedimentos:
4.1.1 Regularizar todos os adiantamentos concedidos;
4.1.1.1 Para consultar os adiantamentos sem regularizao, solicitar a
impresso do relatrio de Adiantamento (Mdulo de Relatrios,
opo 3, Operacionais, opo 1 Adiantamento);
4.1.2 Verificar se efetivamente todos os empenhos devem passar
situao de Restos a Pagar. Aps depurao, efetuar a regularizao
ou a anulao daqueles que forem considerados insubsistentes;
4.1.2.1 Para consultar os empenhos, solicitar a impresso do relatrio de
empenhos liquidados e no liquidados: Mdulo de Relatrios, opo
3, Operacionais, opo 17 Empenhos.
4.1.3 Nas unidades onde ocorrer alterao no cdigo de identificao para
o exerccio seguinte, verificar junto a DICOP/GERAC o processo de
cadastramento na tabela de converso.
4.1.4 Aps a gerao dos Restos a Pagar, solicitar a impresso do relatrio
Relao dos Restos a Pagar (Mdulo de relatrios, opo 3,
Operacionais, opo 4 Restos a Pagar, Posio Atual) que dever
ser arquivado, visando ao atendimento de futuras auditorias por
rgos controladores.
5. Transferir saldos de QCM/QF:
Esta rotina s poder ser executada no sistema aps a gerao dos Restos a
Pagar. Nesta fase, sero transferidos os saldos das contas de projeto /
atividade referentes ao QCM Programado e Liberado / QF para as contas de
Restos a Pagar do QCM do ano seguinte e encerrados os saldos de QCM / RP
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Programados e Liberados.
6. Encerrar as contas de interligao, de receita e de despesa:
Esta rotina somente poder ser executada no sistema aps a transferncia dos
saldos de QCM/QF.
6.1 Aps trmino da rotina, solicitar a impresso do balancete para
verificar se todos os saldos das contas foram zerados;
7. Apurar resultados:
Esta rotina somente poder ser executada no sistema aps terem sido
encerradas as contas de interligao, de receita e de despesa. Efetuada a
apurao, o sistema no mais permitir que outros lanamentos contbeis
sejam efetuados. Aps trmino da rotina, verificar:
7.1 Os registros da apurao do resultado em cada Unidade, por meio da
consulta do razo das seguintes contas:
Se Passivo a Descoberto: Se Ativo Real Lquido:
Administrao Direta: 151111001 Administrao Direta: 251111001
Administrao Indireta:
151112001
Administrao Indireta:
251112001
7.2 Se o balancete apresenta saldo em apenas uma das contas de
Resultado: Ativo Real Lquido ou Passivo Real Descoberto.
8. Imprimir conjunto de relatrios:
Esta rotina possibilita que as unidades gestoras da Administrao Direta e
Indireta, as Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes e a DICOP
solicitem, de uma nica vez, respectivamente, a impresso dos relatrios
necessrios prestao de contas ao Tribunal de Contas do Estado, inclusive o
certificado de encerramento do exerccio financeiro de 2011, no impedindo
com isso que os relatrios sejam impressos de forma individual, atravs do
mdulo de Relatrios, opo 8 do menu principal.
O sistema s permitir a execuo desta rotina aps terem sido executadas as
rotinas necessrias ao encerramento do exerccio financeiro de 2011.
8.1 O conjunto de relatrio somente dever ser emitido caso no tenha
havido lanamento na mesma data.
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IV - Impresso do certificado do Tribunal de Contas
1. Imprimir o certificado por meio do mdulo Relatrio, 3-Operacionais,
20-Certificado de encerramento.

ROTINAS E PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO DO EXERCCIO
FINANCEIRO NO SIGAP
Aps o encerramento do exerccio financeiro no Sistema SICOF, as unidades
gestoras devero encerrar a execuo do Sistema SIGAP, adotando os
seguintes procedimentos:
I - Acessar o SIGAP e, no menu principal, selecionar a rotina 6 -
Encerramento do Exerccio, seguindo as instrues contidas na tela;
II - Acessar o SIGAP e no menu principal selecionar a rotina 4 Outros
Instrumentos, em seguida selecionar a rotina 5 Encerramento, para
encerrar contratos, convnios (de exerccios anteriores a
2005) e outros convnios que no sero utilizados nos exerccios
subseqentes;
III - Acessar o SIGAP e no menu principal selecionar a rotina 5
Convnios, em seguida selecionar a rotina 5 Encerramento, para
encerrar convnios pertencentes ao exerccio financeiro corrente
que no sero utilizados nos exerccios subseqentes.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ARAJ O, Inaldo da Paixo Santos e ARRUDA, Daniel Gomes. Introduo Contabilidade
Governamental Da teoria prtica, Salvador: Znite, 1999.
BRASIL. CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL. Braslia: Senado
Federal, 1988.
CRUZ, Flvio da, J UNIOR, Adauto Viccari, GLOCK, J os Osvaldo, HERZMANN, Nlio e
TREMEL, Rosngela. Lei de Responsabilidade Fiscal Comentada, 5. ed., So Paulo:
Atlas, 2006.
DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Direito Administrativo. 11 ed., So Paulo;Atlas, 1999.
"Lei de Responsabilidade Fiscal"; Coleo Saraiva de Legislao So Paulo: Saraiva,
2000.
LIMA, Diana Vaz de e CASTRO, Rbison Gonalves de. Contabilidade Plbica
Integrando Unio, Estados e Municpios (Siafi e Siafem), So Paulo: Atlas, 2000.
LINO, Pedro. Comentrios Lei de Responsabilidade Fiscal, So Paulo: Atlas, 2001.
MACHADO J R, J . Teixeira e REIS, Heraldo da Costa. A Lei 4.320 comentada, 30. ed., Rio
de J aneiro, IBAM, 2000/2001.
MORAES, Alexandre de. Direito constitucional. 4 edio, So Paulo : Atlas, 1998.
NASCIMENTO, Edson Ronaldo. Lei de Responsabilidade Fiscal comentada, Braslia,
VESTCON, 2003.
PIRES, J oo Batista Fortes de Souza. Contabilidade Pblica: Oramento Pblico e Lei de
Responsabilidade Fiscal Teoria e Prtica, 7. ed., So Paulo, Atlas, 2004.
SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DA BAHIA. Balano Consolidado do Estado -
Exerccio 2010, Salvador, Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia, 2010.
SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL. Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor
Pblico, 3. ed., Braslia, Secretaria do Tesouro Nacional, Coordenao-Geral de
Contabilidade, 2010.
SILVA, Lino Martins da. Contabilidade Governamental: Um enfoque administrativo, 7.
ed., So Paulo: Atlas, 2004.

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