Dirigir es la funcin administrativa que conduce y coordina al personal en la ejecucin de las
actividades planeadas y organizadas. PRINCIPIO !"ICO D# $" DIR#CCION a% Principio de la unidad de mando.& Cada su'alterno de'e su'ordinarse slo a un superior. '% Principio de la delegacin.& #s necesario que las actividades indispensa'les para la realizacin de los o'jetivos empresariales sean delegadas a un nivel que pueda ejecutarlas adecuadamente. Delegar significa asignar tareas( transferir autoridad y e)igir responsa'ilidad en la ejecucin de estas tareas. c% Principio de la amplitud de control.& *am'i+n llamado principio del ,m'ito de control( se refiere al n-mero ideal de su'ordinados que cada jefe puede supervisar directamente. u enunciado es el siguiente. cada jefe de'e tener un n-mero adecuado de su'alternos para poder supervisarlos en forma adecuada. d% Principio de coordinacin.& *am'i+n llamado principio de las relaciones funcionales. Dice. todas las actividades de'en ser coordinadas e integradas en vista de un o'jetivo com-n. /#DIO P"R" DIRI0IR Para dirigir a los su'ordinados( el administrador 1en cualquier nivel que est+ situado& de'e dar rdenes o instrucciones( comunicar( motivar( conducir y coordinar. Por ello( 2a'laremos de rdenes o instrucciones( de comunicacin( de motivacin( de liderazgo y de coordinacin( que son los principales medios para dirigir. Instrucciones y rdenes Comunicacin /edios para dirigir /otivacin $iderazgo Coordinacin IN*R3CCION# 4 5RD#N# Para dirigir a los su'ordinados( el administrador de'e dar rdenes o instrucciones a su personal( para que ellos sepan qu+ de'en 2acer y cuando 2acerlo. *anto la orden como la instruccin sirven para iniciar( modificar o suspender una tarea o actividad. in em'argo( la orden se refiere a que 2acer y cuando mientras que la instruccin trata de cmo 2acer alguna tarea o actividad. /ientras que la orden es imperativo para 2acer algo( la instruccin es una orientacin so're la manera de 2acerlo. #n cuanto a su e)tensin( las rdenes pueden ser generales o espec6ficas. a% rdenes generales son aquellas destinadas a todas las personas de la empresa indistintamente. on o'ligaciones de todos los funcionarios de la empresa( como marcar la entrada y salida a las la'ores( cumplir con el 2orario de tra'ajo( presentar credencial de identificacin. '% 5rdenes espec6ficas son aquellas destinadas a determinadas personas( son o'ligaciones de algunas personas relacionadas con su servicio u organismo de la empresa( como la ela'oracin de informes de los representantes o vendedores de la empresa que viajan constantemente( la informacin de informes so're un ve26culo en el caso de los c2oferes de la empresa( etc. 78 #n cuanto a la forma por la cual son transmitidas( las rdenes pueden ser ver'ales 9orales% o escritas. a% Ordenes ver'ales son aquellas transmitidas de viva voz. on las mas frecuentes dadas en la empresa( en contactos directos entre el superior y sus su'ordinados. Por lo tanto las rdenes ver'ales necesitan ser muy 'ien e)plicadas con el fin de asegurar la adecuada comprensin y de'en ser repetidas con cierta frecuencia para evitar su olvido. '% Ordenes escritas son aquellas transmitidas por escrito( mediante alg-n documento. " medida que la empresa crece( mayor es el volumen de rdenes escritas. *an es as6 que la mayor6a de las empresas de gran tama:o pro26'e las rdenes ver'ales y e)ige que toda orden sea dada por escrito( para que se convenientemente documentada( la orden escrita tiene la ventaja de evitar confusiones o malos entendidos. "lgunas empresas confeccionan formularios espec6ficos para transmitir rdenes escritas( como por ejemplo( la orden de servicios de mantenimiento de m,quinas( la orden de compra( la requisicin de materiales en 'odega( etc. Para las rdenes rutinarias y repetitivas( algunas papeler6as especializadas venden formularios est,ndar que sirven a una variedad enorme de empresas. Ordenes 0enerales #n cuanto a la e)tensin Ordenes especificas #misin de Ordenes Ordenes ver'ales #n cuanto a la forma Ordenes escritas CO/3NIC"CI5N Comunicar es el proceso de transmitir informacin comprensi'le para las personas involucradas. *oda comunicacin envuelve siempre dos o m,s personas( pues se trata de un proceso de interaccin personal. $a comunicacin construye un puente de significados entre dos o mas personas; as6( comunicar no es solamente transmitir un mensaje( sino que( so're todo( este mensaje sea comprendido por la otra persona. i no se produce esa comprensin del significado( no 2ay comunicacin. i una persona transmite un mensaje y este no es comprendido por la otra persona la comunicacin no es efectiva. $a comunicacin es un proceso de transmisin y comprensin de una persona a otra y cinco elementos. a% #misor. persona que pretende comunicar un mensaje. '% *ransmisor. etapa que se refiere a la codificacin del mensaje. #jemplo. la voz 2umana en idioma espa:ol( el tel+fono de la persona que esta comunicando el mensaje. c% Canal. espacio situado entre el emisor y el destinatario. #jemplo la sala donde las dos personas se encuentran( la central telefnica( etc. d% Receptor. #tapa donde se produce la decodificacin del mensaje. #jemplo el o6do de la otra persona( el tel+fono de la persona que reci'e el mensaje. #tc. e% Destinatario. persona a quien esta destinado el mensaje. No o'stante la comunicacin generalmente sufre ruidos o interferencias. Ruido es una pertur'acin en cualquiera de las etapas del proceso comunicativo( lo que puede provocar p+rdidas o desv6os del mensaje. #jemplo el emisor 2a'la mal nuestro idioma o tiene pro'lemas de prolacin 9dificultad en la prolongacin del sonido%( el tel+fono tiene las l6neas cruzadas( etc. Interferencia es una 7< pertur'acin que interrumpe el proceso provocando distorsiones o distur'ios. #jemplo. muc2a 'ulla de'ido a la presencia de otras personas( tempestades o truenos que interfieren el sistema telefnico. #sto significa que no siempre aquello que el emisor pretende comunicar es e)actamente lo que el destinatario interpreta o comprende. =e aqu6 el desaf6o de las comunicaciones de nuestras empresas. "dem,s de los desv6os( distorsiones y las p+rdidas a las que nos referimos( el proceso de comunicacin puede sufrir magnificaciones( como es el caso del rumor. #l proceso de la comunicacin. #n cuanto al tipo de comunicacin esta puede ser. a% >ormal. es la comunicacin dirigida a trav+s de los canales de comunicacin e)istentes en el organigrama de la empresa. #l mensaje se transmite y se reci'e dentro de los canales de comunicacin formalmente esta'lecidos en la estructura organizacional de la empresa. #s ',sicamente la comunicacin transmitida a trav+s de la estructura formal de la empresa. #ste tipo de comunicacin se 2ace casi siempre por escrito y se documenta de'idamente mediante cartas o formularios. '% Informal. es la comunicacin desarrollada espont,neamente a trav+s de la estructura informal de la empresa y fuera de los canales de la comunicacin formales esta'lecidos por el organigrama. 0eneralmente la comunicacin informal transmite mensajes que pueden o no estar referidos a las actividades de la empresa. $as comunicaciones formales fluyen dentro de la empresa a trav+s de los siguientes canales de comunicacin. Canales verticales. pueden ser descendentes 9de la c-pula 2acia a'ajo% y se refieren a la comunicacin entre el superior y los su'ordinados transmiti+ndose rdenes o instrucciones. Pueden ser ascendentes 9de a'ajo 2acia la c-pula%( en cuyo caso se trata de comunicaciones entre alterno y superior( que transmite informacin respecto al tra'ajo ejecutado. Canales 2orizontales. se refieren a las comunicaciones laterales entre dos organismos 9por ejemplo( dos departamentos o dos secciones% o dos cargos 9dos gerentes o dos contadores% situados al mismo nivel jer,rquico. $os canales de la comunicacin en la empresa. Descendentes ?erticales "scendentes Internos Canales de comunicacin =orizontales laterales #)ternos @A #misor *ransmisor Canal Receptor Destino Ruido /O*I?"CION Para dirigir a los su'ordinados( el administrador de'e dar rdenes o instrucciones( comunicar y motivar. $a motivacin es un poderoso instrumento de la direccin. 3n motivo es cualquier cosa que lleve a una persona a practicar una accin. 3n motivo es la causa( la razn de alg-n comportamiento. Como las personas son diferente entre s6( reaccionan en forma diferente ante una misma situacin; por ello( quien dirige de'e tener en cuenta esas diferencias individuales y tratar a las personas adecuadamente. /otivacin significa proporcionar un motivo a una persona para que se comporte de una determinada forma. /otivar por lo tanto( se refiere a despertar el inter+s y el entusiasmo por alguna cosa. #l estudio de la motivacin parte del an,lisis de los motivos o necesidades 2umanas. "unque profundamente distintas entre s6( las personas tienen ciertas necesidades 2umanas ',sicas. a% Necesidades vegetativas o fisiolgicas. on las necesidades vitales relacionadas con la so'revivencia de la persona. #jemplos. alimentacin( agua( sue:o( ejercicio f6sico( vivienda( etc. '% Necesidades de seguridad. on las necesidades relacionadas con la proteccin contra peligros reales o imaginarios. #jemplos. 2uir ante el peligro( deseo de esta'ilidad en la empresa( deseo de proteccin( etc. c% Necesidades sociales. Relacionadas con la vida en sociedad. #jemplos. deseo de amor( de afecto( de participacin en grupo( de relaciones de amistad( etc. d% Necesidades de estima. Relacionadas con el amor propio y con la autoevaluacin de la persona. #jemplos. deseo de autoconfianza( reputacin( reconocimiento( prestigio( estatus( etc. e% Necesidades de realizacin. Relacionadas con el autodesarrollo de la persona. #jemplos. autorrealizacin( autosatisfaccin( etc. *odas las necesidades 2umanas ',sicas est,n ordenadas seg-n su jerarqu6a( por lo cual las necesidades m,s elevadas predominan so're las m,s 'ajas( como en la siguiente pir,mide. Realizacin #stima ociales eguridad Necesidades fisiolgicas #n la pr,ctica( toda esa teor6a puede ser aplicada mediante los factores de motivacin. #stos son los m,s importantes. a% tra'ajo interesante y que presente desaf6os para la persona. '% remuneracin adecuada al tra'ajo ejecutado. @7 c% oportunidades de progreso en la empresa. d% d proyeccin y prestigio social como consecuencia del tra'ajo 2ec2o. e% Reconocimiento del superior y de los colegas de tra'ajo. $ID#R"B0O
Para dirigir personas( no 'asta con dar rdenes e instrucciones( comunicar y motivar( es necesario ser un l6der. er l6der es tener la capacidad de influenciar a las personas. Para dirigir personal( se de'e influir en sus comportamientos. Durante muc2o tiempo se pens que el liderazgo era una cualidad personal determinada por caracter6sticas de la personalidad. "ctualmente se acepta la e)istencia de tres factores de liderazgo( que influyen en la capacidad de ser un l6der. a% Posicin jer,rquica. consecuencia de la autoridad en relacin con los su'ordinados. Cuanto m,s alta es la posicin jer,rquica( mayor es la fuerza del liderazgo ofrecida por la estructura organizacin. '% Competencia profesional. resultado de los conocimientos generales 9cultura general% y espec6ficos 9cultura t+cnica% que el administrador posee. Cuanto mayor es su competencia profesional( m,s es la fuerza de liderazgo que el administrador tiene. c% Personalidad. consecuencia de las cualidades personales del administrador( como su temperamento( car,cter( capacidad para relacionarse( inteligencia( comprensin( etc. $a personalidad constituye una 'ase importante para el liderazgo. i no 2ay facilidad para el trato con las personas( de nada vale la posicin jer,rquica y la competencia profesional. Conviene recordar que ser l6der consiste en influir so're el comportamiento de las personas. *IPO D# $ID#R"B0O "% "utocr,tico. tam'i+n llamado liderazgo autoritario. u principal caracter6stica es que el l6der es quien toma las decisiones e impone las rdenes a los su'ordinados( sin siquiera e)plicarlas o justificarlas( los su'alternos no tienen li'ertad para actuar( pues el l6der autocr,tico controla r6gidamente su actividad y no les e)plica el o'jetivo de su tra'ajo. !% $i'eral. el l6der se omite y no se impone( mientras que los su'ordinados se tornan due:os de la situacin. =ay una completa y total li'ertad de accin para los su'ordinados. Ning-n control so're su tra'ajo. in em'argo los o'jetivos del tra'ajo no son e)plicados C% Democr,tico. es el tipo de liderazgo t+rmino medio( entre el autocr,tico y el li'eral que evita las desventajas de am'os. #l l6der presenta el tra'ajo a los su'ordinados les da las diversas opciones para ejecutarlo y los o'jetivos que de'en alcanzarse. #l asunto es de'atido con los su'ordinados quienes 2acen sugestiones( que si son via'les( son aceptadas por el l6der. 3no de los grandes pro'lemas de la direccin es desarrollar un liderazgo democr,tico y participativo con sus su'alternos( los que pasan a participar y sugerir formas de mejor actuacin en la empresa. COORDIN"CION Para dirigir a los su'ordinados( el administrador de'e dar rdenes a instrucciones( comunicar( motivar( conducir y adem,s de eso( coordinar las diferentes actividades de los su'ordinados. Coordinar significa unir y armonizar todas las actividades y esfuerzos de las diferentes personas u rganos de la empresa( teniendo en cuenta un o'jetivo com-n. $a importancia de la coordinacin reside en el 2ec2o de que todas las actividades de una empresa necesitan integrarse y sincronizarse para que sus o'jetivos sean alcanzados plenamente. i slo algunas personas u rganos funcionan 'ien( los o'jetivos empresariales pueden no alcanzarse. e @@ 2ace necesario que la empresa( como un todo( funcione de manera integrada para su pleno +)ito. #ste es el papel de la coordinacin. =ay 2ec2os interesantes de o'servar con respecto a la coordinacin. No 'asta la 'uena voluntad de los administradores o el 'uen funcionamiento de cada rgano de la empresa. #s necesario que todos los esfuerzos de las personas y todas las actividades de los diversos rganos sean conjugados e integrados para el pleno alcance de los o'jetivos empresariales. #se conjugar e integrar solamente puede e)istir si 2ay coordinacin. "ctualmente se entiende la coordinacin no como una de las funciones administrativas( sino como un desempe:o administrativo permanente y presente en todo el proceso de administrar( ya sea en la planeacin( la organizacin( la direccin o el control. CON*RO$ Control es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempe:o de los su'ordinados para asegurar que los o'jetivos de la empresa sean alcanzados. $a tarea del control es verificar que todo se 2aga conforme con lo que fue planeado y organizado( de acuerdo con las rdenes dadas( para identificar errores o desviaciones( con el fin de corregirlos y evitar su repeticin. #l control tiene dos o'jetivos. a% correccin de fallas o errores. #l control sirve para detectar fallas o errores( ya sea en la planeacin( en la organizacin o en la direccin e indicar las medidas correctivas. '% Prevencin de nuevas fallas o errores. "l corregir fallas o errores( el control indica los medios para evitarlos en el futuro. Proceso de Control #l control es un proceso c6clico y repetitivo compuesto por cuatro etapas. a% #sta'lecimiento de est,ndares o modelos. los planes son los puntos de referencia con que los gerentes dise:an los controles( por lo que el primer paso en el proceso de control ser, el esta'lecimiento de planes. in em'argo( de'ido a que los planes var6an en detalle y complejidad y como los gerentes no pueden ver todo( se esta'lecen est,ndares especiales. $os est,ndares son por definicin simplemente criterios para el desempe:o. e trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeacin en los que se realizan mediciones del desempe:o para indicar a los gerentes la forma en que avanzan las cosas sin tener que evaluar cada paso en la ejecucin de los planes. #)isten diversas clases de est,ndares. #ntre los mejores est,n las metas u o'jetivos verifica'les por ejemplo. #st,ndares de cantidad. on mediciones no monetarias y son comunes en el nivel de operacin donde se utilizan materiales( se emplea mano de o'ra( se ofrecen servicios y se producen 'ienes. #s posi'le que reflejen cantidades como 2oras de tra'ajo por unidad de producto( Cilogramos de com'usti'le por potencia producida( toneladas&Cilmetros de tr,fico de carga transportada( unidades de produccin por 2ora de maquinaria o metros de alam're por tonelada de co're( etc. #st,ndares de calidad. on mediciones 2ec2as en el producto Como la calidad de los productos terminados es decir que no tengan imperfecciones( la dureza de los rodamientos( cumplimiento de las tolerancias( dura'ilidad de una tela o firmeza de un color. @D #st,ndares de tiempo. Eue son mediciones que se 2acen para sa'er cuanto tiempo lleva ela'orar un producto. #st,ndares de costo. on mediciones monetarias que se 2acen de los productos las cuales incluyen el costo de la materia prima( el costo de la mano de o'ra y de los cargos indirectos de un producto. '% evaluacin del desempe:o. aunque la medicin no siempre es facti'le( la evaluacin del desempe:o frente a los est,ndares de'e en teor6a realizarse con 'ase al futuro para que puedan detectarse las desviaciones antes de que ocurran y se eviten mediante acciones apropiadas. #l gerente atento y previsor en ocasiones puede predecir desviaciones pro'a'les respecto a los est,ndares. in em'argo( en ausencia de esa 2a'ilidad( las desviaciones de'en darse a conocer tan pronto sea posi'le. c% Comparacin del desempe:o contra el est,ndar esta'lecido. #s la tercera etapa del control. Consiste en comparar lo que se esta 2aciendo con el est,ndar esta'lecido para verificar si 2ay diferencia( variacin( error o falla. d% "ccin correctiva. $os est,ndares de'en reflejar los puestos de una estructura organizacional. i se mide el desempe:o de acuerdo con eso( es m,s f,cil corregir las desviaciones. $os gerentes sa'en e)actamente dnde( en la asignacin de responsa'ilidades individuales o grupales( de'en aplicar las medidas correctivas. *+cnicas de Control on ',sicamente las mismas utilizadas en la etapa de la planeacin como. los cronogramas( las gr,ficas de 0antt( el m+todo de la Ruta Cr6tica( etc. Principios ',sicos de control a% principio del o'jetivo. #l control de'e contri'uir para alcanzar los o'jetivos mediante la indicacin de los errores o fallas en tiempo -til para permitir la accin correctiva oportuna. *odas las funciones administrativas se proponen alcanzar los o'jetivos empresariales. in em'argo( el control de'e proporcionar las de'idas correcciones para que no 2aya desv6os en relacin con los o'jetivos. '% Principio de la definicin de los est,ndares. #l control de'e 'asarse en est,ndares 'ien definidos. 0eneralmente se definen en la planeacin o sea antes de la ejecucin de los tra'ajos y de'en( de forma clara( servir de criterio para el futuro desempe:o. c% Principio de la e)cepcin #ste principio fue formulado por *aylor( quien sosten6a que la atencin del administrador no de'e detenerse demasiado so're las cosas que andan 'ien. #l administrador necesita poner atencin en las cosas que andan mal( o sea en las e)cepciones. #ste principio afirma que el control de'e concentrarse en las situaciones e)cepcionales( esto es so're los desv6os m,s importantes y no so're las situaciones normales. d% Principio de la accin @F #l control solamente se justifica cuando proporciona accin correctiva so're los desv6os o fallas se:aladas. Greas de control #n rigor( todas las ,reas y asuntos de la empresa de'en estar 'ajo control. Cuando decimos que algo est, 'ajo control( queremos decir que est, acompa:ado o monitoreado.
$as principales ,reas de control en la empresa son las siguientes. a% Grea institucional. se refiere al control de la empresa como un todo; por ejemplo. desempe:o glo'al de la empresa a trav+s de informes y estados financieros( an,lisis de razones financieras( etc. '% Grea de finanzas. se refiere a la administracin de los recursos financieros de la empresa( como control presupuestario( conta'ilidad de costos( control de inversiones( etc. c% Grea de produccin. se refiere a la administracin de los recursos materiales de la empresa( como planeacin y control de la produccin( control de materiales( control de e)istencias( control de calidad( etc. d% Grea mercadotecnica. se refiere a la administracin de los recursos comerciales de la emprFesa( como el control de ventas( control de e)istencias de productos terminados( control de entregas a clientes( control de promocin y propaganda( etc. e% Grea de personal. se refiere a la administracin de recursos 2umanos de la empresa( como el control de asistencias( control de vacaciones del personal( control de entradas y salidas del personal( etc. @H