Trabajo Final de Administracion General

TRABAJO FINAL DE ADMINISTRACION GENERAL
SARA ARBOLEDA
JENIFFER RUA
LUCILA TERAN
CARLOS ZULUAGA

ADMINISTRACION GENERAL
JOSE CARMONA

MERCADEO

ESUMER

2010
INTRODUCCION

Adecuamos el presente trabajo con lo estudiado durante todo el semestre
en la materia de administracin general, con el propsito de aplicar los
conocimientos adquiridos, con la estrategia diseada de una empresa
propia con el estudio correspondiente en todas sus reas, y creado con
esfuerzos motivndonos de todos los valores y experiencias que podemos
llegar a tener con esta aspiracin.

TABLA DE CONTENIDO

1. Misin
2. Visin
3. Valores y principios corporativos
4. Polticas
5. Matriz DOFA
5.1 Estrategias a partir del anlisis DOFA
6. Planeacin
6.1 Plan de ventas
6.2 Flujo de caja
6.3 Estructura circular o concntrica
6.4 Proceso de ventas
6.5 Proceso de produccin
6.6 Proceso de gestin humana
6.7 Manejo de conflicto
7. Objetivos organizacionales
7.1 Mercadeo
7.1.1 Misin
7.1.2 Visin
7.1.3 Objetivos especficos
7.1.4 Polticas y normas
7.2 Produccin
7.2.1 Misin
7.2.2 Visin
7.3 Financiero
7.3.1 Misin
7.3.2 Visin
7.4 Gestin humana
7.4.1 Misin
7.4.2 Visin
7.5 Gestin administrativa
7.5.1 Misin
7.5.2 Visin
8. Organigrama
9. Flujograma
10. Manual de funciones
10.1 Manual de funciones para gerente de mercadeo
10.2 manual de funciones para vendedor
10.3 Manual de funciones para publicista
11. Evaluacin de desempeo
11.1 Evaluacin de desempeo para operario maquina de ensamble
11.2 Evaluacin de desempeo para vendedor
11.3 Evaluacin de desempeo para transportador de mercanca
12. Mtodo Kaizen

1. MISION

Somos una compaa innovadora de tiendas de campaa, empleando la
tecnologa para la satisfaccin total de nuestros clientes, brindndoles
soluciones inteligentes, desarrollando y fabricando nuevos productos
para su comodidad.

2. VISION

En el ao 2015 CAMPING XPRESS, ser la compaa numero uno a
nivel nacional en el diseo y construccin de tiendas de camping, nos
convertiremos en la mejor opcin de compra en el sector de de tiendas de
campaa por innovacin y calidad.

3. VALORES CORPORATIVOS:
Calidad de nuestros productos.
Eficiencia en la entrega de nuestros productos.
Responsabilidad social.
Calor humano con nuestro personal y nuestros clientes.

4. POLITICAS
1. El personal debe tener como mnimo dos aos de experiencia en el
rea requerida.
2. Establecer relaciones nacionales e internacionales de acuerdo con
el estndar de nuestro producto.
3. Ofrecer una calidad optima a nuestros clientes y socios.
4. Satisfacer las necesidades de practicidad y comodidad.
5. Motivar a nuestros empleados con ambientes ptimos para un
excelente desempeo laboral.
6. La empresa cumplir los requisitos acordados con los cliente

5. MATRIZ DOFA

La compaa camping xpress, ha presentado un incremento en ventas a
nivel nacional, que ha requerido un alto costo en el trasporte de producto
terminado hacia otros departamentos. Las carpas inflables de camping
xpress se han posicionado de tal forma, que los distribuidores de carpas
convencionales, se comunicaron con nuestra empresa para realizar
grandes cantidades de pedidos. Teniendo en cuenta, que nuestra
empresa se encuentra en desarrollo y por tanto, en crecimiento, tiene un
problema de capital para invertir en el transporte y en la optimizacin de
produccin, puesto que no se encontraba presupuestado; sin embargo,
nuestros empleados estn optimistas y dispuestos a colaborarnos en
cuanto a maximizar su trabajo ya que cuentan con maquinaria de ltima
tecnologa, adems, nuestros clientes nos pagarn de contado contra
entrega, para evitar retrasos o cancelacin de pedido.

INTERNAS

EXTERNAS
DEBILIDADES
Altos costos
de transporte.
Bajo capital.
FORTALEZAS
Maquinaria de
ltima
tecnologa.
Empleados
dispuestos a
maximizar su
trabajo.
OPORTUNIDADES
Los clientes
pagan de
contado.
DO
Contabilizar los
pagos para crear la
estrategia financiera,
y utilizar
correctamente las
utilidades inyectando
capital.
FO
Optimizar el trabajo de
la maquinaria con el
recurso humano, y
hacer pequeas
inversiones para nueva
tecnologa.
AMENAZAS
Retrasos.
Cancelaciones de
pedido.
DA
Capitalizar la
coordinacin de
transporte para que
no existan retrasos
en la entrega de
pedidos o la
cancelacin de los
mismos.
FA
Tener productos
terminados en bodega
aprovechando el
compromiso de los
empleados, para
entregar los pedidos a
tiempo.

5.1 ESTRATEGIAS A PARTIR DEL ANALISIS DOFA

La estrategia inicial que proponemos para nuestro problema principal, que
es de capital, es aumentar la produccin en un 50% de lo que se haba
producido anteriormente, optimizando el trabajo con el recurso humano, al
mantener alta la motivacin en los empleados para que rindan en sus
respectivos procesos, pues bien, de esta manera es posible reducir los
costos en la produccin, si producimos el doble de los productos durante
el mismo tiempo acostumbrado. Partiendo del anterior concepto,
decidimos que el ahorro representado en el costo de la produccin, se
invertir en la coordinacin del transporte, siendo que podemos contratar
una empresa transportadora, que recoja los pedidos y lo distribuya a
nuestros clientes en cualquier parte del pas, en la fecha, la hora y el lugar
asignado.

6. PLANEACION

6.1 PLAN DE VENTAS
Nuestra empresa camping xpress, plantea la venta de 30.000 unidades
de carpas sencillas en el ao 2011 con un precio por unidad de $68.000.
Se tiene proyectado incrementar las unidades vendidas para los aos
2012, 2013, 2014 en un 4%, 6%, 9% respectivamente. Los precios sern
ajustados segn la inflacin proyectada del DANE: 3%,7%,10%,
respectivamente.

2011 2012 2013 2014
Producto
Carpa sencilla

4% 6% 9%
Cantidad 30.000 31.200 33.072 36.048
3% 7% 10%
Precio 68.000 70.040 74.942 82.436
Total carpas 2.040.000.000 2.185.248.000 2.478.481.824 2.971.652.928

6.2 FLUJO DE CAJA

PLAN DE PRODUCCION

% 2011 2012 2013 2014
CANTIDAD 30.000 31.200 33.072 36.048
PRECIO 68.000 70.040 74.942 82.436

Mano de
obra
12 244.800.000 262.229.760 297.417.818 356.598.351
Materia
prima
18 367.200.000 393.344.640 446.126.728 534.897.527
Maquinaria 20 408.000.000 437.049.600 495.696.365 594.330.586
Empaque 5 102.000.000 109.262.400 123.924.091 148.582.646
Mcdeo y
admon
25 510.000.000 546.312.000 619.582.985 742.913.232
Impuestos 16 326.400.000 349.639.680 396.557.092 475.464.469
utilidades 4 81.600.000 87.409.920 99.119.273 118.866.117
100

La junta directiva de nuestra empresa, resuelve constituir una reserva en
el ao 2011 de $300.000.000, para la construccin de nuevos almacenes
ubicados en diferentes zonas del pas, esa reserva deber incrementarse
anualmente en un 13%.

2011 2012 2013 2014
Ingresos
por venta
2.040.000.000 2.185.248.000 2.478.481.824 2.971.652.928
Reserva
inicial
0 300.000.000 339.000.000 383.070.000
Disponible 2.040.000.000 2.485.248.000 2.817.481.824 3.354.722.928
Costos y
gastos
(96%)
1.958.400.000 2.097.838.080 2.379.342.551 2.852.786.811
Reserva
final
300.000.000 339.000.000 383.070.000 432.869.100
Sobrante 48.409.920 55.069.273 69.067.017
Faltante 218.400.000

6.3 ESTRUCTURA CIRCULAR O CONCENTRICA

Produccin de carpas inflables

Mercadeo - Atencin al cliente

Innovacin,
tecnologa,
satisfaccin,
soluciones
inteligentes,
comodidad.
Transporte
Finanzas
Gestin humana
6.4 PROCESO DE VENTAS

El vendedor de la compaa, revisa la base de datos de clientes,
calculando la existencia que pueden tener de acuerdo con sus informes
de ventas y elabora un plan de visitas. Despus de realizar las visitas,
toma los pedidos correspondientes y pasa la informacin al jefe de
ventas, quien revisa los estados de cuenta. El almacenista separa la
mercanca previamente empacada y realiza la remisin. El transportador
distribuye los pedidos y regresa con las remisiones firmadas por los
clientes.

OBJETIVO: Detallar los procedimientos para entregar los productos.
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DOCUMENTOS

NO
SI

NO
SI

1. Revisin base de
datos y elaboracin
de plan de visitas.

2. Visitar y tomar
pedido.

3. Revisar estados
de cuenta para cupo
del crdito.
4. Separar
mercanca y
elaborar remisin.

5. Entrega de pedido

6. Recibe y firma

Vendedor

Vendedor

Jefe de ventas

Almacenista

Transportador

Cliente

Base de datos y
plan de visitas.

Pedido

Remisin

Remisin

I
1
2
3
APROBO?
4
5
6
FIRMO?
F
6.5 PROCESO DE PRODUCCION

El ingeniero de produccin recibe el pedido, verifica la existencia de
carpas terminadas para despachar. En caso de no haber existencias,
verifica la existencia de materia prima para fabricar. Elabora la orden de
compra de materia prima si es necesario.
El operario #1 corta el clear y el yumbolon de acuerdo con los planos; el
operario #2 sella el clear y ensambla el yumbolon; el operario #3 infla el
modelo para identificar fugas de aire y si pasa la prueba procede a
empacar. El supervisor de calidad verifica el artculo contra las
especificaciones del cliente detalladas en el pedido y registra novedades.
En el control de calidad, elabora remisin de los productos y enva los
productos al almacn. El almacenista actualiza inventario.

OBJETIVO: Determinar los procedimientos de produccin de carpas.

NO SI

NO SI
Materia prima?
2.

3.

4.
5.
6.

7.

8.

1. Anlisis de pedido
y verificacin de
existencias.

2. Plan de
produccin.

3. Cortar.

4. Sellar y
ensamblar.
5. Identificar fugas y
empacar.
6. Verificar producto
contra pedido.
7. Actualizar control
calidad y elaborar
remisin.

8. Recibe producto y
actualiza inventario.

Ingeniero de
produccin.

Ingeniero de
produccin.

Operario #1

Operario #2
Operario #3
Supervisor de
calidad.

Supervisor de
calidad.

Almacenista

Pedido

Orden de compra

Plan de
produccin.

I
1
Hay
existencias?

Correcto?
F
6.6 Proceso de gestin humana
OBJETIVO: Determinar los procedimientos para la adquisicin de personal.

1.

2.

NO Si
3.

4.

5.

NO
SI
6.

7.
8.

9.

NO
SI

1. Solicitud de
personal.

2. Analiza la solicitud.

3. Convocatoria
interna.
4. Convocatoria
externa.

5. Seleccin

6. Contratacin

7. Socializacin:
induccin,
entrenamiento,
capacitacin.
8. Entrega formal del
cargo
9. Evaluacin de
desempeo.

Director de rea o
departamento.

Director de
gestin humana.

Director de
gestin humana.

Director de
gestin humana.

Director de
gestin humana.

Director de
gestin humana

Director de rea
Director de rea.

Solicitud de
personal

Aviso o
publicacin

Contrato

Evaluacin de
desempeo.
I
Tenemos?
Pase?
Paso?
10. Plan de mejora. Director de rea.

F
7. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

7.1 MERCADEO
7.1.1 MISION
Actuar como un gua y encabezar los otros departamentos de la
compaa en desarrollar, producir, incentivar, y finalmente servir los
productos o servicios los clientes. Ser comunicadores fundamentalmente
por tener un mejor conocimiento del mercado y las necesidades del
cliente, trabajando de la mano del grupo de desarrollo o servicio al cliente.
7.1.2 VISION

Ser la marca lder y modelo en el mercado de camping, porque
entendemos y satisfacemos las necesidades de nuestros clientes,
brindando los mejores productos y servicios.

7.1.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Encontrar una forma coherente de dar a conocer nuestro producto.
Satisfacer a los diferentes pblicos a los cuales nos dirigimos con
nuestra innovacin.
Alcanzar reconocimiento de nuestra empresa por comodidad y
facilidad.
Buscar estrategias para promover y subir el volumen de nuestras
ventas.
7.1.4 POLITICAS Y NORMAS

El personal debe mantenerse capacitado y actualizado.
Promover la competitividad de nuestro servicio por parte de los
empleados.
Compromiso con cada innovacin por parte de los empleados
Nadie tiene autorizacin de mostrar productos antes de ser
lanzados al mercado.
Puntualidad y responsabilidad con las labores a ejecutar.
Compromiso con las diferentes tareas a ejercer.

7.2 PRODUCCION

7.2.1 MISION

Mantener en ptimas condiciones todo el proceso de produccin de
nuestra empresa, teniendo en cuenta que el activo principal de la
compaa es la construccin del producto, por ende la necesidad de
mantener un excelente plan de produccin.
7.2.2 VISION

Obtener un rendimiento cada vez ms eficiente haciendo evolucionar
nuestro departamento y nuestra compaa. A travs de la tecnologa por
medio de la innovacin.
Adquirir una buena coordinacin con los operarios para lograr
una buena produccin
Mejorar la calidad
Motivacin constante en los empleados para obtener un
rendimiento mximo a nivel operacional y un compromiso por
parte de ellos con nuestra empresa.
Todos los productos son de carcter confidencial, se exige
discrecin.
El personal debe dejar en perfectas condiciones su rea de trabajo
al finalizar la jornada laboral.

7.3 FINANCIERO

7.3.1 MISION

Elaborar clara y oportunamente reportes e informes para generar
fundamentalmente los Estados Financieros de la Compaa, con el fin de
proporcionar a la Administracin una herramienta gil y oportuna para
llegar a una eficaz toma de decisiones, lo cual dar paso a ejecutar
procesos para llegar a la elaboracin y distribucin del producto.
Igualmente se tendr un anlisis de cmo marcha la empresa en cuanto
al sector contable y financiero.

7.3.2 VISION

Estaremos en los prximos aos financieramente estables y con
proyecciones a mediana y grande escala, lo cual contribuir en el
aumento de capacidades productoras y posicionamiento gracias a tener
una economa en crecimiento.
Identificar y clasificar, segn diferentes criterios, las fuentes de
financiacin de la empresa.
Definir y calcular el periodo medio de maduracin de la empresa.
Mostrar iniciativa en la toma de decisiones sobre inversiones.
Cada procedimiento deber tener registro.
Identificar siempre el problema antes de tomar cualquier decisin.
Toda operacin realizada en esta rea deber tener un documento
que lo respalde.
Las conciliaciones bancarias debern siempre ser realizadas por
personal de rea financiera.

7.4 GESTION HUMANA

7.4.1 MISION

Brindar un servicio de calidad a nuestros clientes, proveedores y
personal, para administrar eficientemente y oportunamente la informacin,
buscando la constante mejora y especializacin de nuestro equipo de
trabajo, comprometido con la compaa.

7.4.2 VISION

Ser lderes en el rea de gestin humana, cuya calidad ofrezca un
excelente servicio a los clientes, proveedores, personal administrativo,
productivo y en general.

Mantener el registro sobre el personal, administrar el pago de las
remuneraciones y el cumplimiento de las leyes sociales para el
personal de nuestra empresa, adems de establecer en lo
referente a las relaciones del personal, hacer cumplir acuerdo con
las polticas, planes y programas, en el marco del Derecho del
Trabajo.
Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que
vaya en funcin del mejoramiento de los conocimientos del
personal.
Brindar ayuda psicolgica a sus empleados en funcin de mantener
la armona entre stos, adems buscar solucin a los problemas
que se desatan entre estos.
Ayudar y prestar servicios, a sus dirigentes, gerentes y empleados

Proporcionar a los empleados los Conocimientos, Experiencias y
Habilidades que son necesarios para que desempeen mejor su
puesto.
Respetar el lugar de trabajo, no comer en horas no establecidas
No utilizar celulares en horario de trabajo
Fomentar la cordialidad entre el personal
Respeto entre empleados y superiores

7.5 GESTION ADMINISTRATIVA

7.5.1 MISION

Tenemos como misin especial exceder constantemente, con nuestros
productos y servicios, todas las expectativas de nuestros clientes. Esta
labor la hacemos en un ambiente de calidad total donde el producto y el
servicio ofrecido son reflejo de nuestra calidad empresarial, fundamentada
sobre las bases de un desarrollo social sostenible y un desarrollo
econmico justo.
7.5.2 VISION

Nos comprometemos a brindar servicios y productos competitivos de la
mejor calidad con un equipo humano profesional e innovador y una
infraestructura que garantiza la satisfaccin plena de nuestros clientes en
la regin


Ofrecer soluciones innovadoras en los mercados y a nuestro
pblico, favoreciendo el bienestar, desarrollo y calidad de vida de
nuestros clientes
Tomar buenas decisiones porque los resultados de esta gestin
pueden ser el xito o el fracaso de nuestra empresa.

Brindar la calidad necesaria para cada uno de nuestros productos
Ofrecer buenos productos y la mejor calidad en cada uno de ellos
Compromiso con cada rea de trabajo
No comer en horas laborales
Cumplir con todo lo solicitado por la empresa.

9. FLUJOGRAMA

PROCESO COMERCIAL

El vendedor de la compaa, revisa la base de datos de clientes,
calculando la existencia que pueden tener de acuerdo con sus informes
de ventas y elabora un plan de visitas. Despus de realizar las visitas,
toma los pedidos correspondientes y pasa la informacin al jefe de
ventas, quien revisa los estados de cuenta. El almacenista separa la
mercanca previamente empacada y realiza la remisin. El transportador
distribuye los pedidos y regresa con las remisiones firmadas por los
clientes.

OBJETIVO: Detallar los procedimientos para entregar los productos.

NO
SI

NO
SI

1. Revisin base de
datos y elaboracin
de plan de visitas.

2. Visitar y tomar
pedido.

3. Revisar estados
de cuenta para cupo
del crdito.
4. Separar
mercanca y
elaborar remisin.

5. Entrega de pedido

6. Recibe y firma

Vendedor

Vendedor

Jefe de ventas

Almacenista

Transportador

Cliente

Base de datos y
plan de visitas.

Pedido

Remisin

Remisin

I
1
2
3
APROBO?
4
5
6
FIRMO?
F
10. MANUAL DE FUNCIONES

10.1 Cargo: Gerente de mercadeo
Funciones
Operar el mercado desde la ptica del cliente (orientacin al
mercado).
Investigacin permanente (externa e interna)
Selector de clientes esenciales (productores de utilidad).
Explorador de nuevos mercados.
Responder rpido a los cambios e innovaciones.
Actuar en funcin de maximizar las utilidades.
Guardianes del producto.
Fortalecer la marca.
Dominar el mercado (liderazgo).
Planeacin con clientes.
Identificar nichos de mercado
Control sistemtico / auditora del mercadeo
Logstica de distribucin.

10.2 Cargo: Publicista
Funciones

Buscar nuevos nichos en el mercado para explotar
Mejorar la imagen de la empresa en el mercado nacional e
internacional
Persuadir y convencer a los clientes de la efectividad del
producto
Crear nuevas necesidades
Comunicar los objetivos de la mercadotecnia a audiencias
con objetivos seleccionados
Generar ms ingresos

10.3 Cargo: Vendedor
Funciones

Satisfacer las necesidades del cliente con cada venta
Vender 20 productos al mes
Actualizar mtodos de venta cada 6 meses
Siempre buscar nuevos y mejores clientes
Buscar nuevos mercados
Investigar nuevas tcticas y mtodos para satisfacer las
necesidades del cliente
Conocer cada aspecto del producto
Respetar a los clientes
Cumplir con las metas propuestas

11. EVALUACION DE DESEMPENO

11.1 Evaluacin de desempeo # 1
Cargo: Operario maquina de ensamble
1. Relaciones interpersonales?
4
2. entrega puntualmente los pedidos a la seccin de envos?
5
3. cumple con el 99% de los pedidos?
5
4. realiza el mantenimiento diario a la maquina?
3
5. la calidad de sus carpas es excelente?
4
6. conoce bien su trabajo y las funciones que tiene que
desempear? 5
7. realiza mantenimiento y reparacin de la maquina cuando
tiene un dao menor?
2
Promedio 4
Cargo: vendedor
1. tiene buenas relaciones con los dems vendedores?
3
2. respeta las zonas de venta?
3
3. conoce las funciones del producto y las de su cargo?
4
4. es eficiente y cumple con las metas de venta?
5
5. tiene buen trato con el cliente?
5
6. es estable en sus emociones?
4
7. analiza las necesidades del comprador y las cubre de
manera excelente 3
Promedio
3.8

Cargo: transportador de mercanca
1. se relaciona bien con los acompaantes y empacadores?
4
2. respeta las normas de transito?
3
3. conoce las vas y normal para transitar y descargar el
producto? 4
4. es puntual para entregar el producto?
2
5. tiene buen trato con los clientes?
4
6. no se descontrola cuando ocurren problemas con su
vehculo o el producto?
3
Promedio
3.3

12. METODO KAIZEN

En el rea de maquinaria, la maquina #6 presenta una fuga de aceite por
goteo; cada que el operario de esta mquina necesita pasar su
produccin a la lnea de ensamble se deslizan 2 carpas que se estn
perdiendo.

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