ESTUDIANTES DICADO PINTO LUIS EDUARDO SANCHEZ GALLO MIGUEL ANGEL VERA ANCHUNDIA CINDY LISBETH
TTULO DEL PROYECTO DIAGNSTICO DE UN SISTEMA DE UNA ORGANIZACIN
FECHA
LUNES 08/09/2014
Titulo del Documento: Manual Para la Gestin Documental de BIMBO. Cdigo del documento: EGA DNS MAI - 001 Tipo de Proceso: Estratgico Subproceso: Gestin de la Calidad. Versin: 1. Fecha de Emisin: 01/01/2014. Fecha de Revisin: 08/09/2014.
PGINA 1 INTRODUCCIN Grupo Bimbo, produccin de pan blanco, En el ambiente competitivo que existe actualmente, las empresas deberan contar con la disponibilidad de estos elementos que impulsan el mejoramiento continuo de las mismas. Es por ello, que el Grupo Bimbo, requiere establecer la documentacin necesaria, siguiendo los criterios establecidos por la Norma ISO 30301 para la implementacin del Sistema documental; adems debe mantener en vigencia procedimientos documentados para la identificacin, archivos y disponibilidad de las evidencias de las auditoras internas, capacitacin del personal, inspeccin a materias primas, productos en procesos y terminados y acciones preventivas y correctivas a productos no conformes. La importancia de levantar la documentacin requerida para implementar el SGC, radica en el hecho de que sirve de base para el desarrollo eficaz interno de la empresa, de una serie de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las caractersticas del producto cumplan con los todos los requisitos y expectativas del cliente
La serie de normas ISO 30300 es compatible con otros sistemas de gestin como la ISO 9001, la ISO 14001, o la ISO/IEC 27001, ya que se puede integrar con stas y, adems, contribuye a controlar los documentos y registros, en otros sistemas de gestin. Su integracin est facilitada por la misma norma ISO 30301, en su anexo B, ya que en l se detallan las interrelaciones entre esta norma y las normas antes citadas.
La documentacin como parte del soporte del Sistema de Gestin de la Calidad, atendiendo a los requisitos de las normas ISO 9000, plasma no slo las formas de operar de la organizacin, sino toda la informacin que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.
Podemos mencionar que el Grupo Bimbo, dedicada a ofrecer productos en base a procesos eficaces en la elaboracin y produccin de insumos a partir del trigo , as como dulces entre otros, y en su gestin empresarial, ha comenzado a recorrer el camino para la implantacin y posterior certificacin de un Sistema de Gestin de Calidad, atendiendo a los requisitos de las normas ISO 9001. Para ello avanzaron en el diagnstico y diseo del SGC para la cual se utilizan la Metodologa de implantacin concebida por un colectivo de docentes as como de estudiantes de la Universidad de Guayaquil. Logrando en la presente fase la implantacin del diagnstico de dicho sistema documental para el sistema de gestin de la calidad.
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PGINA 2 JUSTIFICACIN
El reciente plan se efectu con la finalidad de mejorar los procesos documentados del Grupo Bimbo el cual elabora productos en base de harina de trigo, edulcorantes; actualmente esta empresa tiene como propsito implantar de un Sistema de Gestin de la Calidad basado en los requisitos de la norma ISO 9001: 2008, con el objetivo de diagnosticar y perfeccionar el sistema documental exigido por dicha norma. Adems, la investigacin da respuesta a la necesidad de contar con un sistema documental acorde con los requisitos de la norma ISO 30300. Para cumplir estos objetivos se dise una metodologa consecuente con las caractersticas de la organizacin y que permita obtener resultados. Se utilizaron mtodos de investigacin, tanto tericos como empricos. Segn resultados obtenidos se puede presenciar que no existe un control documental conforme a las especificaciones de la norma ISO 30300, por lo cual se considera en riesgo los procedimientos de dicha empresa.
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PGINA 3
MISIN Y VISIN
MISIN La principal misin de SGD es ofrecer permanentemente una gestin ptima de los archivos y liberar al personal de la empresa aliada de la saturacin de documentos administrndolo de forma tcnica, sistematizada y con el personal idneo la mayor parte de la informacin colaborando con la eficiencia administrativa.
VISIN Brindar un programa de excelente calidad y en donde el mejoramiento continuo en todas las reas sea de agrado a nuestros consumidores, de eficiente gestin, competitiva, con alianzas estratgicas en el mbito nacional e internacional, comprometida con el servicio al cliente, la formacin integral de su recurso humano y tecnolgico.
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PGINA 4
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL: Disear un Sistema de Gestin Documental segn la norma ISO30300 en la empresa Bimbo.
OBJETIVOS ESPECFICOS: Determinar la situacin actual de los departamentos de produccin y el laboratorio de Control de Calidad con relacin a la documentacin de sus procesos. Caracterizar los procesos a travs de recoleccin y clasificacin de la informacin pertenecientes a las actividades que se llevan a cabo en el departamento de produccin y en el laboratorio de control de calidad. Realizar documentacin de los procedimientos requeridos por la Norma ISO30300, para el SGC. Realizar mapa de procesos y diagrama de caracterizacin del proceso correspondiente a la produccin y al control de la calidad del producto.
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PGINA 5
ANLISIS FODA Es una conocida herramienta estratgica de anlisis de la situacin de la empresa. El principal objetivo de aplicar la matriz foda en una organizacin, es ofrecer un claro diagnstico para poder tomar las decisiones estratgicas oportunas y mejorar en el futuro. Su nombre deriva del acrnimo formado por las inciales de los trminos: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. La matriz de anlisis foda permite identificar tanto las oportunidades como las amenazas que presentan nuestro mercado, y las fortalezas y debilidades que muestra nuestra empresa.
FORTALEZAS OPORTUNIDADES Son todas aquellas capacidades y recursos con los que cuenta la empresa para explotar oportunidades y conseguir construir ventajas competitivas. Para identificarlas podemos responder a preguntas como: qu ventajas tenemos respecto de la competencia?, qu recursos de bajo coste tenemos disponibles?, cules son nuestros puntos fuertes en producto, servicio, distribucin o marca? Representan una ocasin de mejora de la empresa. Las oportunidades son factores positivos y con posibilidad de ser explotados por parte de la empresa. Para identificar las oportunidades podemos responder a preguntas como: existen nuevas tendencias de mercado relacionadas con nuestra empresa?, qu cambios tecnolgicos, sociales, legales o polticos se presentan en nuestro mercado? DEBILIDADES AMENAZAS Son aquellos puntos de los que la empresa carece, de los que se es inferior a la competencia o simplemente de aquellos en los que se puede mejorar. Para identificar las debilidades de la empresa podemos responder a preguntas como: qu perciben nuestros clientes como debilidades?, en qu podemos mejorar?, qu evita que nos compren? Pueden poner en peligro la supervivencia de la empresa o en menor medida afectar a nuestra cuota de mercado. Si identificamos una amenaza con suficiente antelacin podremos evitarla o convertirla en oportunidad. Para identificar las amenazas de nuestra organizacin, podemos responder a preguntas como: qu obstculos podemos encontrarnos?, existen problemas de financiacin?, cules son las nuevas tendencias que siguen nuestros competidores?
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PGINA 6
MARCO TERICO Pueden poner en peligro la supervivencia de la empresa o en menor medida afectar a nuestra cuota de mercado. Si identificamos una amenaza con suficiente antelacin podremos evitarla o convertirla en oportunidad. Para identificar las amenazas de nuestra organizacin, podemos responder a preguntas como: qu obstculos podemos encontrarnos?, existen problemas de financiacin?, cules son las nuevas tendencias que siguen nuestros competidores? pueden poner en peligro la supervivencia de la empresa o en menor medida afectar a nuestra cuota de mercado. Si identificamos una amenaza con suficiente antelacin podremos evitarla o convertirla en oportunidad. Para identificar las amenazas de nuestra organizacin, podemos responder a preguntas como: qu obstculos podemos encontrarnos?, existen problemas de financiacin?, cules son las nuevas tendencias que siguen nuestros competidores?
ISO 30300. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos. Fundamentos y vocabulario: Terminologa, objetivos y beneficios. ISO 30301. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos. Requisitos. Creacin y control de los documentos durante el tiempo necesario. Objeto: Documento= reflejo de las actividades de la organizacin. mbito de aplicacin: Cualquier organizacin de cualquier tamao y cualquier sector. Alcance: totalidad de la organizacin, funciones especficas, secciones especficas, o una o ms de las funciones de un grupo de organizaciones. Los beneficios que nos brinda el hecho de contar con un sistema documentado en una organizacin son: Realizar actividades y prestar los correspondientes servicios eficientemente. Cumplir con los requisitos legales, reglamentarios y de rendicin de cuentas. Optimizar la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad del negocio. Facilitar el funcionamiento efectivo en caso de desastre. Proporcionar proteccin y apoyo en los litigios. Proteger los intereses de la organizacin y los derechos de los empleados, clientes y partes interesadas. Apoyar las actividades de investigacin y desarrollo. Apoyar las actividades promocionales de la organizacin.
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PGINA 7 DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Como es bien sabido, todas la Empresas deben tener documentados todos sus procesos y registros con su respectiva codificacin; esto con la finalidad de mantener controles internos que van a permitir una mejor gestin y desempeo por parte del personal en cada rea. Es importante destacar, que una vez implementados los Procedimientos y Registros en toda las reas tanto Operativas como Administrativas de la Empresa; esto va a permitir a la Gerencia General, Gerentes y/o Jefes poder aplicar Indicadores de Gestin calidad para medir el desempeo de los trabajadores que estn bajo su cargo. Por su puesto, dichos Indicadores deben ser previamente definidos en conjunto con el encargado de cada rea y el responsable de la unidad de Gestin de Calidad
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN La documentacin de un sistema de calidad debe incluir los siguientes documentos: Declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de la calidad. Un manual de calidad. Procedimientos documentados y registros requeridos. Los documentos que la organizacin determina como necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control en sus procesos. Manual de calidad que incluya el alcance del sistema de gestin de calidad y una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidad, entre otros. Su utilizacin contribuye segn ISO: 9001-2008 a: a) Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad. b) Proveer la formacin apropiada. c) La repetitividad y la trazabilidad. d) Proporcionar evidencias objetivas. e) Evaluar la eficacia y la adecuacin continua del sistema de gestin de la calidad.
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PGINA 8
QU ESTRUCTURA SIGUE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE CALIDAD.
BENEFICIOS Involucrar a todo el personal en el anlisis profundo de sus actividades crticas, orientndoles para que las controlen y mejoren. Los trabajadores se sienten orgullosos de estar con los primeros Reduccin de duplicidades, reprocesos e improvisaciones en la ejecucin del trabajo. Reduce los costos de los procesos y servicios de no calidad. Mejora la administracin del trabajo diario que realiza el personal. Desarrolla el espritu de trabajo en equipo. Se transmite sensacin de inquietud por la Calidad y la mejora continua. Se crea un sentimiento de unidad y cohesin: es toda la empresa la que lo ha hecho posible. Se imprime un carcter innovador y con una vocacin orientada hacia el cliente. Establece reglas para detectar errores y no repetirlos. Establece reglas para verificar peridicamente que todo funciona. Establece el sistema de garanta de calidad y gana la confianza de los clientes. Mejora la comprensin en el personal de la empresa, de sus responsabilidades y objetivos. Optimiza recursos. Reduccin de reclamaciones. Mejora cumplimiento de fechas. Establece un sistema de gestin basado en la "Mejora continua".
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PGINA 9
METODOLOGA PARA EL DIAGNSTICO Y PERFECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DOCUMENTAL DE LA CALIDAD. La metodologa a utilizar, orienta el diagnstico y perfeccionamiento del Sistema Documental, al cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001:2008.
DESARROLLO DE LA METODOLOGA 1) DETERMINAR LAS NECESIDADES DE LA DOCUMENTACION OBJETIVO.-Determinar los tipos de documentos que deben de existir en la organizacin para garantizar que los procesos se lleven en forma controlada
2) REVISIN DE LA DOCUMENTACIN DE LA ORGANIZACIN Objetivo.-Realizar una comparacin entre la documentacin existente respecto al anlisis de las necesidades de la etapa anterior
3) DISENAR EL SISTEMA DE DOCUMENTACION OBJETIVO.- Establecer todos los elementos generales que se necesitan para elaborar el Sistema Documental.
4) ELABORACIN DE LOS DOCUMENTOS OBJETIVO: elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.
5) IMPLANTACIN DEL SISTEMA DOCUMENTAL. OBJETIVO: Poner en prctica lo establecido en los documentos elaborados.
6) MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA OBJETIVO: Mantener la adecuacin del Sistema a las necesidades de la organizacin a travs de la Mejora Continua.
Esta serie de pasos lgicos permitiran determinar en qu estado se encuentra la organizacin objeto de estudio y as, desarrollar un sistema documental que responda a los intereses de la organizacin respecto al funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad.
Titulo del Documento: Manual Para la Gestin Documental de BIMBO. Cdigo del documento: EGA DNS MAI - 001 Tipo de Proceso: Estratgico Subproceso: Gestin de la Calidad. Versin: 1. Fecha de Emisin: 01/01/2014. Fecha de Revisin: 08/09/2014.
PGINA 10 APLICACIN DE LA METODOLOGA EN SUS PRIMERA Y SEGUNDA ETAPA
ETAPA 1. DETERMINACIN DE LAS NECESIDADES DE DOCUMENTACIN. Las necesidades de un sistema documental de la calidad estn en relacin con el alcance del mismo y el nivel de funcionalidad que se desea alcanzar en de que sea menos o ms exigente la utilizacin de procedimientos documentados, formatos de recopilacin de datos, como la estandarizacin de informes para entregar a la administracin y apoyar el proceso de toma de decisiones.
TAREAS: 1. En esta etapa se determinaron los documentos necesarios segn la norma NC/ISO 17025:2002 Documentacin de las operaciones de la lnea. Documentacin de registros. Registros de la inspeccin de entrada de reactivos. Documentacin de control del trabajo no conforme. Documentacin de acciones correctivas. Documentacin de acciones preventivas. Auditoras internas. Revisin por la direccin. Control de las condiciones ambientales. Estimacin de la incertidumbre en las mediciones. Mtodos de ensayo. Manipulacin, uso y mantenimiento de equipos y materiales de referencia. Calibracin de equipos y materiales de referencia. Recepcin de muestras. Manipulacin de objetos de ensayo. Control de calidad de los resultados de ensayos.
Registros necesarios en el proceso de produccin: Informe de ensayo. Registros de las inspecciones. Control de trabajo no conformes.
Titulo del Documento: Manual Para la Gestin Documental de BIMBO. Cdigo del documento: EGA DNS MAI - 001 Tipo de Proceso: Estratgico Subproceso: Gestin de la Calidad. Versin: 1. Fecha de Emisin: 01/01/2014. Fecha de Revisin: 08/09/2014.
PGINA 11 Acciones correctivas y preventivas. Auditoras internas. Registros tcnicos. Revisiones por la direccin. Registros de condiciones ambientales. Registros de equipos. Especificaciones para los reactivos y materiales crticos.
2. Estudiar en las normas ISO 9001:2008 los elementos de la documentacin aplicables a la organizacin. Declaraciones documentadas de una poltica de calidad y objetivos de la calidad. Manual de Calidad. Procedimientos generales de: - Control de los registros de calidad. - Auditoras internas. - Control de productos no conformes. - Acciones correctivas. - Acciones preventivas.
Registros para: 1. Revisiones efectuadas por la direccin al sistema de gestin de la calidad. 2. Procesos de realizacin del producto y cumplimiento de los requisitos del producto. 3. Control de los equipos de medicin y seguimiento cuando no existen patrones nacionales o internacionales. 4. Resultados de la verificacin y calibracin de los instrumentos de medicin. 5. Auditoras internas. 6. Tratamiento de las no conformidades. 7. Acciones correctivas. 8. Acciones preventivas.
3. Concretar los procesos y subprocesos finales que intervienen en el logro de la calidad y de ser necesario, reelaborar el mapa de procesos de la organizacin. Como parte del Diseo del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) de la empresa, atendiendo al enfoque de procesos, se defini que los procesos y subprocesos que intervienen en el logro de la calidad son los siguientes:
PROCESOS ESTRATGICOS Mejora Continua (en dependencia de los problemas presentados).
Titulo del Documento: Manual Para la Gestin Documental de BIMBO. Cdigo del documento: EGA DNS MAI - 001 Tipo de Proceso: Estratgico Subproceso: Gestin de la Calidad. Versin: 1. Fecha de Emisin: 01/01/2014. Fecha de Revisin: 08/09/2014.
PGINA 12 Comunicacin con el cliente (en la accin de ventas y manejo de quejas).
PROCESOS CLAVE PARA EL PROCESO PRODUCTIVO: Recepcin de la materia prima. Registros de comportamiento de la materia prima. Reelaboracin de la materia prima. Registros de comportamiento para el pre elaboracin de la materia prima. Elaboracin del producto (leches y sazonadores).
PROCESOS DE APOYO PARA AMBOS PROCESOS CLAVES: Gestin de Mantenimiento Industrial. Gestin Econmica/ Financiera. Gestin Logstica. Gestin de Recursos Humanos.
4. Estudiar las regulaciones especficas del sector en que se desenvuelve la organizacin para determinar los documentos que deben responder al cumplimiento de estos requisitos legales.
5. Determinar los tipos de documentos que deben existir y su jerarqua. Como resultado de las tareas anteriores se decidieron los documentos que deben existir en la organizacin para cumplir con los requisitos de la norma y regulaciones del sector, definindose la jerarqua de la documentacin del sistema de la siguiente manera:
Los cuales sern: Manual de Calidad, se ubica en el nivel ms alto. Procedimientos generales: Documentacin de control de procedimientos y registros. Procedimiento de revisin por la direccin. Procedimiento de auditora interna. Procedimiento de producto no conforme. Procedimiento acciones preventivas y correctivas. Procedimientos especficos para los procesos anteriormente identificados: Procesos estratgicos. Procesos claves. Procesos de apoyo. Registros (los necesarios en cada uno de los procedimientos generales y especficos, que incluyen adems los exigidos por norma ISO 9001: 2008).
Titulo del Documento: Manual Para la Gestin Documental de BIMBO. Cdigo del documento: EGA DNS MAI - 001 Tipo de Proceso: Estratgico Subproceso: Gestin de la Calidad. Versin: 1. Fecha de Emisin: 01/01/2014. Fecha de Revisin: 08/09/2014.
PGINA 13 ETAPA 2: DIAGNSTICO DE LA SITUACIN DE LA DOCUMENTACIN EN LA ORGANIZACIN. En esta etapa se constat la inexistencia del Manual de Calidad de uso especfico de la produccin y de algunos registros de resultados de anlisis. Existen los procedimientos y especificaciones de las operaciones de la lnea Nestl y de los anlisis del laboratorio de la planta, pero no hay evidencias de resultados de la actividad de control de la calidad en dicho laboratorio, adems los procedimientos existentes no se encuentran totalmente a la par de los recogidos en la documentacin, por haber sufrido modificaciones fruto de la adaptacin a las nuevas formas y condiciones de trabajo, as como la introduccin por parte de los trabajadores de mejoras en dichos procedimientos que se mantienen de forma no estandarizada, esto se debe a que los antes mencionados documentos datan del ao 2000 y no cumplen con los requisitos establecidos por la norma para la documentacin de control, al no haber sido sometidos a procesos de actualizacin por parte de la direccin de calidad en todos los aos que llevan de utilizacin.
Tareas 1. Valorar el estado de elaboracin de los documentos del SGC. Dado al resultado de las tareas anteriores y mediante la revisin de documentos y entrevistas a especialistas y trabajadores de cada proceso se ejecut el diagnstico. El resultado obtenido se muestra el estado actual de su documentacin propuesta en la etapa anterior, clasificando cada procedimiento en las categoras siguientes: terminado, en proceso de ejecucin o no existe.
2. Determinar las deficiencias que presentan los documentos del SGC. La realizacin de la tarea anterior permiti conocer las deficiencias presentes en los documentos elaborados. Las principales deficiencias estn referidas a: Gran cantidad de documentos que faltan por elaborar. Formatos y documentos que no presentan nmero de registro. No cuentan con el diseo del SGC que se haba aprobado en estudios anteriores. Mal uso y manejo de documentos originales y copias no controladas. Documentacin de control de las operaciones y anlisis del laboratorio no actualizados en uso. Archivos no operantes (registros que solo son de carcter burocrtico) y prdidas de documentos debido a la carencia de peso en el proceso de toma de decisiones y en las acciones de mejora del sistema. Diversos documentos dispersos por los locales de la fbrica de forma desorganizada, que los convierten en disfuncionales e informales. Deterioro de los documentos debido a la antigedad de los mismos. Gran parte de la documentacin est incompleta.
Titulo del Documento: Manual Para la Gestin Documental de BIMBO. Cdigo del documento: EGA DNS MAI - 001 Tipo de Proceso: Estratgico Subproceso: Gestin de la Calidad. Versin: 1. Fecha de Emisin: 01/01/2014. Fecha de Revisin: 08/09/2014.
PGINA 14 Los formatos de recogida de datos no responden a ningn anlisis.
3. Elaborar y presentar el informe de diagnstico. Terminada la ejecucin del diagnstico se elabor el informe en el cual se recoge lo planteado en las dos tareas anteriores y se concluye que la situacin de la documentacin es crtica.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
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PGINA 15 La causa origen de los principales problemas radica en: la no existencia de un procedimiento de revisin por parte de la administracin, la cual ha originado los problemas detectados en la organizacin. No existen procedimientos y herramientas documentadas para el anlisis de datos.
RECOMENDACIONES Continuar con la revisin de documentacin hacia otras lneas y productos. Continuar trabajando en la elaboracin de procedimientos generales y especficos para el control de las operaciones de Empresa Nestl y los anlisis del laboratorio. Extender la documentacin elaborada por toda la organizacin.
Titulo del Documento: Manual Para la Gestin Documental de BIMBO. Cdigo del documento: EGA DNS MAI - 001 Tipo de Proceso: Estratgico Subproceso: Gestin de la Calidad. Versin: 1. Fecha de Emisin: 01/01/2014. Fecha de Revisin: 08/09/2014.