5.

9Gestindelas
Adquisicionesdel
Proyecto
5.9 GestindelasAdquisicionesdelProyecto
Un Gerente de proyectos estaba sorprendido porqu el proveedor no acuda a las reuniones que
convocaba.
Al revisar el contrato se percat que este era de precio fijo y no estaba estipulado en el contrato de
queasistieraadichasreuniones.
Parte de las habilidades bsicas de un gerente de proyectos est crear y leer contratos para
asegurarsequecumplanconloquenecesitaparasugestin.
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los
productos,serviciosoresultadosnecesariosfueradelequipodelproyectopararealizareltrabajo.
Se presenta dos perspectivas de adquisicin. La organizacin puede ser la compradora o la
vendedoradelproducto,serviciooresultadosbajouncontrato.
LaGestindelasAdquisicionesdelProyectoincluyelosprocesosdegestindelcontratoydecontrol
de cambios necesarios para administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros
autorizadosdelequipodelproyecto.
LaGestindelasAdquisicionesdelProyectotambinincluyelaadministracindecualquiercontrato
emitido por una organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo el proyecto a la
organizacin ejecutante (el vendedor), y la administracin de las obligaciones contractuales que
correspondenalequipodelproyectoenvirtuddelcontrato.
Procesosdeun
reade
conocimiento
GruposdeProcesosdeDireccindeProyectos
GruposdeProcesosde
Iniciacin
GruposdeProcesosde
Planificacin
GruposdeProcesosde
Ejecucin
GruposdeProcesosde
SeguimientoyControl
Gruposde
Procesosde
Cierre
Gestindelos
Riesgosdel
Proyecto
Planificacindela
GestindeRiesgos
Seguimientoycontrol
deRiesgos
Identificacinde
Riesgos
AnlisisCuanlitativode
Riesgos
AnlisisCuantitativode
Riesgos
Planificacindelas
respuestasalosriesgos
Gestindelas
Adquisicionesdel
Proyecto
PlanificarAdquisicin EfectuarAdquisicin
Administracindel
Contrato
Cierredel
Contrato
5.9 GestindelasAdquisicionesdelProyecto
5.9 GestindelasAdquisicionesdelProyecto
LosprocesosdeGestindelasAdquisicionesdelProyectoseencargandecontratos,queson
documentoslegalesentreuncompradoryunvendedor.Uncontratoesunacuerdovinculantepara
laspartesenvirtuddelcualelvendedorseobligaaproveerlosproductos,serviciosoresultados
especificados,yelcompradorseobligaaproporcionardinerouotracontraprestacinvlida.
Este captulo supone que entre el comprador y el vendedor se desarrolla y existe una relacin contractual
formal. Sin embargo, la mayor parte de lo que se trata en este captulo es igualmente aplicable a acuerdos
formalesnocontractuales,celebradosconotrasunidadesdelasorganizacionesdelequipodelproyecto.
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones identifica qu necesidades del proyecto pueden
satisfacerse de mejor manera comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la
organizacindelproyecto,yqunecesidadesdelproyectopuedesatisfacerelequipodelproyectodurantela
ejecucin del proyecto. Este proceso implica considerar si es conveniente adquirir, qu y cunto adquirir, y
cmoycundohacerlo.
Cuandoelproyectoobtienelosproductos,serviciosyresultadosnecesariosparaelrendimientodelproyecto
fuera de la organizacin ejecutante, se realizan los procesos desde Planificar las Compras y Adquisiciones
hastaCierredelContratoparacadaartculoquesevaacompraroadquirir.
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
S a l i d a s E n t r a d a s
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Anlisisdefabricacin
directaocompra
.2Juiciodeexpertos
.3Tiposdecontratos
.1Plandegestinde
adquisiciones
.2Enunciadodeltrabajodel
contrato
.3Decisionesdefabricacin
directaocompra
.4Documentosdeadquisicin
.5Criteriosdeevaluacin
.6Cambiossolicitados
.1Lneabasedelalcance
.2Documentacinde
requerimientos
.3Acuerdosdeequipos
.4Registroderiesgos
.5AcuerdosContractuales
relacionadosconriesgo
.6Requerimientosdelos
recursosdelasactividades
.7Cronogramadeproyecto
.8Estimacionesdecostos
.9Lneabasedecosto
.10Factoresambientales
delaempresa
.11Activosdelosprocesos
delaorganizacin
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
Factoresambientalesdelaempresa
Incluyenlascondicionesdelmercado,yquproductos,serviciosy
resultadosestndisponiblesenelmercado,quinlostiene,ybajoqu
trminosycondiciones.Silaorganizacinejecutantenotienegrupos
formalesdecompraocontratacin,entonceselequipodelproyectotendr
queproporcionarlosrecursosylaexperienciapararealizarlasactividades
deadquisicindelproyecto.
Activosdelosprocesosdelaorganizacin
Laspolticasdelaorganizacinamenudorestringenlasdecisionesde
adquisicin,pudiendoincluirlimitarelusoderdenesdecomprasimplesy
exigirquetodaslascomprasquesuperenundeterminadovalorusenuna
formadecontratomslarga,exigirformasespecficasdecontratos,limitar
lacapacidadparatomardecisionesdefabricacinpropiaocompra
especficas,ylimitaroexigirtiposotamaosespecficosdevendedores.
Lasorganizacionesenalgunasreasdeaplicacintambincuentanconun
sistemaestablecidodeproveedoresdemltiplesniveles,compuestopor
vendedoresseleccionadosyprecalificados,parareducirelnmerode
vendedoresdirectosdelaorganizacinyestablecerunacadenade
suministroextendida.
E n t r a d a s
.1Lneabasedelalcance
.2Documentacinde
requerimientos
.3Acuerdosdeequipos
.4Registroderiesgos
.5AcuerdosContractuales
relacionadosconriesgo
.6Requerimientosdelos
recursosdelasactividades
.7Cronogramadeproyecto
.8Estimacionesdecostos
.9Lneabasedecosto
.10Factoresambientales
delaempresa
.11Acti vosdelos
procesosdel a
organizacin
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
Anlisisdefabricacindirectaocompra
Elanlisisdefabricacindirectaocompraesunatcnicadedireccin
generalyunapartedelprocesoPlanificarlasComprasyAdquisicionesdel
proyectoquepuedeusarseparadeterminarsielequipodelproyectopuede
producirunproductooserviciodeterminado,opuedesercomprado.
Todaslasrestriccionesalpresupuestodelproyectosetienenencuentaen
lasdecisionesdefabricacinpropiaocompra.Sisevaatomaruna
decisindecompra,entoncessedeberdecidir,adems,siesconveniente
compraroalquilar.Elanlisisincluyetantoloscostesdirectoscomolos
indirectos.Porejemplo,elanlisisdelaalternativadecompraincluyetanto
loscostesrealesdecompradelproductocomoloscostesindirectosdela
gestindelprocesodecompra.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Anlisi sdefabricacin
directaocompra
.2Juiciodeexpertos
.3Tiposdecontratos
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
Anlisisdefabricacindirectaocompra
Elanlisisdefabricacindirectaocompraesunatcnicadedireccin
generalyunapartedelprocesoPlanificarlasComprasyAdquisicionesdel
proyectoquepuedeusarseparadeterminarsielequipodelproyectopuede
producirunproductooserviciodeterminado,opuedesercomprado.
Todaslasrestriccionesalpresupuestodelproyectosetienenencuentaen
lasdecisionesdefabricacinpropiaocompra.Sisevaatomaruna
decisindecompra,entoncessedeberdecidir,adems,siesconveniente
compraroalquilar.Elanlisisincluyetantoloscostesdirectoscomolos
indirectos.Porejemplo,elanlisisdelaalternativadecompraincluyetanto
loscostesrealesdecompradelproductocomoloscostesindirectosdela
gestindelprocesodecompra.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Anlisi sdefabricacin
directaocompra
.2Juiciodeexpertos
.3Tiposdecontratos
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
Tiposdecontratos
Haydiferentestiposdecontratos,quesernmsomenosapropiadospara
losdiferentestiposdecompras.Eltipodecontratousadoylostrminosy
condicionesespecficosdelcontratodeterminanelgradoderiesgoasumido
tantoporelcompradorcomoporelvendedor.
Generalmente,loscontratossedividenentresgrandescategoras:
Contratosdepreci ofij oodesumaglobal.Estacategoradecontrato
implicaunpreciototalfijoparaunproductobiendefinido.Loscontratosde
preciofijopuedenincluirtambinincentivosparaquienescumplano
superenobjetivosdelproyectoseleccionados,talescomolosobjetivosdel
cronograma.Laformamssimpledecontratodepreciofijoesunaorden
decompraporunartculoespecficoquedebeserentregadoenunafecha
especficaporunpreciodeterminado.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Anlisisdefabricacin
directaocompra
.2Juiciodeexpertos
.3Ti posdecontratos
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
Tiposdecontratos
Contratodecostesreembolsables.Estacategoradecontratosimplica
elpago(reembolso)alvendedordesuscostesreales,msunhonorario
que,porlogeneral,representalagananciadelvendedor.Loscostesse
clasificangeneralmenteendirectoseindirectos.Loscostesdirectosson
aquellosincurridosparabeneficioexclusivodelproyecto(porejemplo,
salariosdelpersonaldelequipocondedicacincompleta).Loscostes
indirectos,tambindenominadosgastosgeneralesycostes
administrativosygenerales,soncostesasignadosalproyectoporel
equipodelproyectocomocostedehacernegocio(porejemplo,salariosde
ladireccinindirectamenteinvolucradaenelproyectoyelcostedelos
serviciospblicosdeelectricidadparalaoficina).Generalmente,loscostes
indirectossecalculancomounporcentajedeloscostesdirectos.Los
contratosdecostesreembolsablesincluyenamenudoclusulasde
incentivosenvirtuddelascuales,sielvendedorcumpleosupera
determinadosobjetivosdelproyecto,comolosobjetivosdelcronogramao
costetotal,recibedelcompradorunincentivoopagodebonificacin.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Anlisisdefabricacin
directaocompra
.2Juiciodeexpertos
.3Ti posdecontratos
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
TiposdecontratosContratodecostesreembolsables.
a)CosteMsHonorarios(CPF)oCosteMsPorcentajedelCoste
(CPPC).Alvendedorselereembolsanloscostespermitidosporrealizarel
trabajodelcontratoyrecibeunhonorariocalculadocomounporcentajede
loscostespreviamenteacordado.Elhonorariovaraenfuncindelcoste
real.
b)CosteMsHonorariosFij os(CPFF).Alvendedorselereembolsan
loscostespermitidosporrealizareltrabajodelcontratoyrecibeun
honorariofijocalculadocomounporcentajedeloscostesestimadosdel
proyecto.Elhonorariofijonovaraconloscostesrealesamenosquese
modifiqueelalcancedelproyecto.
c)CosteMsHonorariosconIncenti vos(CPIF).Alvendedorsele
reembolsanloscostespermitidosporrealizareltrabajodelcontratoy
recibeunhonorariopredeterminadoyunabonificacindeincentivo,
dependiendodequelogreciertosnivelesdeobjetivosderendimiento
establecidosenelcontrato.EnalgunoscontratosdeCPIF,siloscostes
finalessonmenoresqueloscostesesperados,tantoelcomprador
comoelvendedorsebeneficiandelosahorrossobrelabasedeuna
frmuladedistribucinprenegociada.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Anlisisdefabricacin
directaocompra
.2Juiciodeexpertos
.3Ti posdecontratos
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
TiposdecontratosContratodecostesreembolsables.
ContratosporTiempoyMaterial es(T&M).Loscontratosportiempoy
materialessonuntipohbridodeacuerdocontractualquecontiene
aspectostantodeloscontratosdecostesreembolsablescomodelos
contratosdepreciofijo.Estostiposdecontratosseasemejanalos
acuerdosdecostesreembolsablesenquesonabiertos.Elvalortotaldel
acuerdoylacantidadexactadeartculosaserentregadosnosondefinidos
porelcompradorenelmomentodelaadjudicacindelcontrato.Portanto,
loscontratosportiempoymaterialespuedencrecerenvalorcontractual
comosifueranacuerdosdeltipodecostesreembolsables.Porotrolado,
losacuerdosportiempoymaterialestambinseasemejanalosacuerdos
depreciofijo.Porejemplo,elcompradoryelvendedorestablecenpor
anticipadolastarifasunitariascuandoambaspartesacuerdanlastarifas
paraunacategoraespecficaderecurso.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Anlisisdefabricacin
directaocompra
.2Juiciodeexpertos
.3Ti posdecontratos
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
Plandegestindeadquisiciones
Describecmoserngestionadoslosprocesosdeadquisicin,desdeel
desarrollodeladocumentacindeadquisicinhastaelcierredelcontrato.
Elplandegestindelasadquisicionespuedeincluir:
Lostiposdecontratosquesernusados
Quinprepararestimacionesindependientes
Lasaccionesqueelequipodedireccindelproyectopuedellevaracabo
porsmismo,silaorganizacinejecutantetieneundptodeadquisiciones.
Documentosdeadquisicinestandarizados,sifuerannecesarios
Coordinacindelasadquisicionesconotrosaspectosdelproyecto,como
establecerelcronogramaeinformarelrendimiento
Restriccionesyasuncionesquepodranafectaralasadquisiciones
Manejodelosperodosdeadelantorequeridosparacomprar
Manejodelasdecisionesdefabricacinpropiaocompra,
Determinacindelasfechasplanificadasencadacontrato
Identificacindegarantasdecumplimientoodecontratosdeseguros
paramitigaralgunasformasderiesgosdelproyecto
S a l i d a s
.1Plandegestinde
adquisiciones
.2Enunciadodeltrabajodel
contrato
.3Decisionesdefabricacin
directaocompra
.4Documentosdeadquisicin
.5Criteriosdeevaluacin
.6Cambiossolicitados
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
Determinacindelasinstruccionesqueseproporcionarnalos
vendedoresparadesarrollarymantenerunaestructuradedesglosedel
trabajodelcontrato
Determinacindelaformayelformatoqueseusarnenelenunciadodel
trabajodelcontrato
Identificacindevendedoresseleccionadosprecalificados,siloshubiera,
queseutilizarn
Mtricasdeadquisicionesqueseusarnparagestionarcontratosy
evaluarvendedores.
Elplandegestindelasadquisicionespuedeserformaloinformal,
sumamentedetalladooampliamenteesbozado,ysebasaenlas
necesidadesdelproyecto.Elplandegestindelasadquisicionesesun
componentesubsidiariodelplandegestindelproyecto
Plandegestindeadquisiciones..(continuacin)
S a l i d a s
.1Plandegestinde
adquisiciones
.2Enunciadodeltrabajodel
contrato
.3Decisionesdefabricacin
directaocompra
.4Documentosdeadquisicin
.5Criteriosdeevaluacin
.6Cambiossolicitados
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
Enunciadodeltrabajodelcontrato
Cadaenunciadodeltrabajodelcontratodefine,paraaquellosartculosque
sevanacompraroadquirir,slolapartedelalcancedelproyectoqueest
incluidadentrodelcontratorelacionado.Elenunciadodeltrabajo(SOW)
correspondienteacadacontratosedesarrollaapartirdelenunciado
delalcancedelproyecto,delaestructuradedesglosedeltrabajodel
proyecto(EDT)ydeldiccionariodelaEDT.ElSOWdelcontratodescribe
elartculoaadquirirconsuficientedetallecomoparapermitirquelos
potencialesvendedoresdeterminensipodrnsuministrarelartculo.El
alcancedeltrminosuficientedetallepuedevariar,dependiendodela
naturalezadelartculo,delasnecesidadesdelcompradorodelaforma
esperadadelcontrato.UnSOWdelcontratodescribelosproductos,los
serviciosolosresultadosqueelvendedorsuministrar.Lainformacin
contenidaenunSOWdelcontratopuedeincluir:lasespecificaciones,la
cantidaddeseada,losnivelesdecalidad,losdatosderendimiento,el
perododerendimiento,ellugardeltrabajoyotrosrequisitos.
S a l i d a s
.1Plandegestinde
adquisiciones
.2Enunci adodel trabajodel
contrato
.3Decisionesdefabricacin
directaocompra
.4Documentosdeadquisicin
.5Criteriosdeevaluacin
.6Cambiossolicitados
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
Decisionesdefabricacindirectaocompra
Sonlasdecisionesdocumentadasacercadequproductos,servicioso
resultadosdelproyectosernadquiridosodesarrolladosporelequipodel
proyecto.Estopuedeincluirdecisionesparacomprarplizasdeseguroso
contratosdegarantaderendimientoconelfindetrataralgunosdelos
riesgosidentificados.Eldocumentodedecisionesdefabricacinpropiao
comprapuedeconsistirsimplementeenunalistaqueincluyauna
justificacinbrevedeladecisin.Estascisionespuedenseriterativasa
medidaquelasactividadesdeadquisicinsubsiguientes
indiquenlanecesidaddeunenfoquediferente.
S a l i d a s
.1Plandegestinde
adquisiciones
.2Enunciadodeltrabajodel
contrato
.3Decisionesdefabri caci n
directaocompra
.4Documentosdeadquisicin
.5Criteriosdeevaluacin
.6Cambiossolicitados
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
S a l i d a s
.1Plandegestinde
adquisiciones
.2Enunciadodeltrabajodel
contrato
.3Decisionesdefabricacin
directaocompra
.4Documentosde
adquisicin
.5Criteriosdeevaluacin
.6Cambiossolicitados
Losdocumentosdelaadquisicinseusanparapedirpropuestasdelos
potencialesvendedores.Lostrminoslicitacin,ofertaopresupuesto
generalmenteseusancuandoladecisindeseleccindelvendedorse
basaenelprecio(comocuandosecompranartculosestndaro
comerciales),
mientrasqueeltrminopropuestaseusageneralmentecuandootras
consideraciones,talescomohabilidadesoenfoquestcnicos,sonlasms
importantes.Sinembargo,lostrminosamenudoseusanindistintamente,
ysedebetenercuidadodenohacerasuncionesinjustificadassobrela
basedeltrminousado.Losnombresmscomunesdelosdiferentestipos
dedocumentosdelaadquisicinson:
invitacinalicitacin
solicituddepropuesta
solicituddepresupuesto
avisodeoferta
invitacinalanegociacinyrespuestainicialdelcontratista.
Elcompradorestructuralosdocumentosdelaadquisicinparafacilitaruna
respuestaexactaycompletadecadavendedorpotencialyfacilitaruna
evaluacinsencilladelasofertas.
ElprocesoPlanificarlaContratacinpreparalosdocumentosnecesariospararespaldarelprocesoSolicitar
RespuestasdeVendedoresyelprocesoSeleccindeVendedores.
Consiste en preparar todos los documentos que sern enviados a los prospectos de proveedores
describindoles las necesidades del comprador, como responder y el criterio con el que el comprador
seleccionaralvendedor.
Existenlossiguientestiposdededocumentoparacompras:
SolicituddeInformacin(RequestforInformati onRFI)Tipodedocumentodeadquisicinporelqueel
comprador solicita al posible vendedor que proporcione determinada informacin relacionada con un
producto,servicioocapacidaddelvendedor.
SolicituddePropuesta(RequestforProposalRFP)Tipodedocumentodeadquisicinporesusadopara
solicitarpropuestasdeposiblesvendedoresdeproductososervicios.
SolicituddePresupuesto(RequestforQuotationRFQ)Tipo dedocumento deadquisicinqueseutiliza
para solicitar presupuesto de precio a posibles vendedores de productos o servicios comunes o estndar.
Tambinesconocidocomopedidodecotizacin.
InvitacinaOferta(InvitationforBid)Solicitaunprecioparahacertodoeltrabajo.
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
5.9.1 PlanificarAdquisiciones
5.9.1PlanificarAdquisiciones
Enfoquedegestin.Tieneelvendedorlosprocesosyprocedimientosde
gestinparaasegurarelxitodelproyecto,opuedeesperarserazonablemente
quelosdesarrolle?
Enfoquetcnico.Cumplenlasmetodologas,tcnicas,solucionesyservicios
tcnicospropuestosporelvendedorconlosrequisitosdeladocumentacinde
adquisicin,oesprobablequeproporcionenmsquelosresultadosesperados?
Capacidadfi nanciera.Tieneelvendedorlosrecursosfinancierosnecesarios,
opuedeesperarserazonablementequelosobtenga?
Capacidadeintersdeproduccin.Tieneelvendedorlacapacidadyel
intersparacumplirconlosposiblesrequisitosfuturos?
Tamaoytipodenegocio.Respondelaempresadelvendedorauntamaoo
tipodenegocioespecfico,comoporejemplo,unapequeaempresa.Puedeel
vendedorproporcionarreferenciasdeclientesanteriores
Derechosdepropiedadi ntelectual.Reivindicaelvendedorlosderechosde
propiedadintelectualenlosprocesosdetrabajooserviciosqueusarnoenlos
productosqueproducirnparaelproyecto?
Derechosdepropiedadexclusi va.Reivindicaelvendedorlosderechosde
propiedadexclusivaenlosprocesosdetrabajooserviciosqueusarnoenlos
productosqueproducirnparaelproyecto?
S a l i d a s
.1Plandegestinde
adquisiciones
.2Enunciadodeltrabajo
delcontrato
.3Decisionesde
fabricacindirectao
compra
.4Documentosde
adquisicin
.5Criteriosdeevaluacin
.6Cambiossolicitados
5.9.1PlanificarAdquisiciones
Loscriteriosdeevaluacinsedesarrollanyusanparacalificaropuntuarlas
propuestas.Puedenserobjetivos(porejemplo,Eldirectordelproyectopropuesto
debeserunProfesionaldelaDireccindeProyectos,PMP,certificado)o
subjetivos(porejemplo,Eldirectordelproyectopropuestodebetenerexperiencia
previadocumentadaenproyectossimilares).Loscriteriosdeevaluacina
menudoseincluyencomopartedelosdocumentosdelaadquisicin.Loscriterios
deevaluacinpuedenlimitarsealpreciodecomprasielartculoaadquirirest
inmediatamentedisponibleatravsdeunacantidaddevendedoresaceptables.El
preciodecompraenestecontextoincluyetantoelcostedelartculocomolos
gastossecundariostalescomolaentrega.Sepuedenidentificarydocumentar
otroscriteriosdeseleccinpararespaldarlaevaluacindeunproductooservicio
mscomplejo.Porejemplo:
Entenderlanecesi dad.Enqumedidalapropuestadelvendedorrespondeal
enunciadodeltrabajodelcontrato?
Costetotalodel cicl odevida.Producirelvendedorseleccionadoelcoste
totalmsbajo(costedecompramscostedeoperacin)?
Capacidadtcnica.Tieneelvendedorlashabilidadesyconocimientostcnicos
necesarios,opuedeesperarserazonablementequelosadquiera?
S a l i d a s
.1Plandegestinde
adquisiciones
.2Enunciadodeltrabajo
delcontrato
.3Decisionesde
fabricacindirectao
compra
.4Documentosde
adquisicin
.5Criteri osde
evaluaci n
.6Cambiossolicitados
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
S a l i d a s E n t r a d a s
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Conferenciadelos
oferentes
.2Tcnicasdeevaluacin
depropuestas.
.3Estimaciones
independientes
.4Juiciodeexpertos
.5Publicidad
.6BsquedaInternet
.7Negociacinde
adquisiciones
.1Vendedoresseleccionados
.2ContratodeAdquisicin
ganador.
.3Calendariosderecursos.
.4Cambiossolicitados
.5Actualizacionesalplande
gestindeproyectos.
.6Actualizacinde
documentosdeproyectos
.1Plandegestindel
proyecto
.2Documentosde
adquisicin
.3Criteriodeevaluacindel
proveedor
.4Listadevendedores
calificados
.5Propuestasde
proveedores
.6Documentosdelproyecto
.7Decisionesdefabricacin
directaocompra
.8Acuerdosdeequipo
.9Activosdelosprocesos
delaorganizacin
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
Plandegestindelproyecto
Elplandegestindelproyectoproporcionaelplangeneralpara
gestionarelproyecto,eincluyeplanessubsidiariosyotroscomponentes.
Enlamedidaenqueestndisponiblesdocumentosdeotros
componentes,stossernconsideradosduranteelprocesoSeleccin
deVendedores.Otrosdocumentosqueamenudosetienenencuenta
son:
Registroderiesgos
Acuerdoscontractualesrelacionadosconelriesgo
E n t r a d a s
.1Plandegestindel
proyecto
.2Documentosde
adquisicin
.3Criteriodeevaluacindel
proveedor
.4Listadevendedores
calificados
.5Propuestasde
proveedores
.6Documentosdelproyecto
.7Decisionesdefabricacin
directaocompra
.8Acuerdosdeequipo
.9Activosdelosprocesos
delaorganizacin
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
Criteriosdeevaluacin
Loscriteriosdeevaluacinpuedenincluirmuestrasdelosproductos,
serviciosoresultadosproducidosanteriormenteporelproveedorque
permitenevaluarsuscapacidadesylacalidaddelosproductos.Los
criteriosdeevaluacintambinpuedenincluirunarevisindelhistorial
delproveedorconlaorganizacincontratanteyotros.
E n t r a d a s
.1Plandegestindel
proyecto
.2Documentosde
adquisicin
.3Criteri odeevaluacin
delproveedor
.4Listadevendedores
calificados
.5Propuestasde
proveedores
.6Documentosdelproyecto
.7Decisionesdefabricacin
directaocompra
.8Acuerdosdeequipo
.9Activosdelosprocesos
delaorganizacin
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
Propuestas
Laspropuestasdelvendedorpreparadasenrespuestaaunpaquetede
documentosdelaadquisicinformanelconjuntodeinformacinbsica
queserusadaporuncuerpodeevaluacinparaseleccionarunooms
oferentes(vendedores)exitosos.
E n t r a d a s
.1Plandegestindel
proyecto
.2Documentosde
adquisicin
.3Criteriodeevaluacindel
proveedor
.4Listadevendedores
calificados
.5Propuestasde
proveedores
.6Documentosdelproyecto
.7Decisionesdefabricacin
directaocompra
.8Acuerdosdeequipo
.9Activosdelosprocesos
delaorganizacin
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
Algunasorganizaciones,comoparte desusactivosdelosprocesos de
la organizacin, mantienen listas o archivos con informacin sobre
vendedores potenciales previamente calificados, que algunas veces se
denominan oferentes, a quienes se les puede solicitar que presenten
una oferta, propuesta o presupuesto sobre el trabajo. Estas listas
generalmente tienen informacin sobre experiencia anterior relevante y
otras caractersticas de los potenciales vendedores. Algunas
organizacionesmantienenlistasdevendedores preferidosqueincluyen
sloavendedorespreviamenteseleccionadosatravsdealgntipode
metodologadecalificacin.
E n t r a d a s
.1Plandegestindel
proyecto
.2Documentosde
adquisicin
.3Criteriodeevaluacindel
proveedor
.4Listadevendedores
calificados
.5Propuestasde
proveedores
.6Documentosdelproyecto
.7Decisionesdefabricacin
directaocompra
.8Acuerdosdeequipo
.9Acti vosdelosprocesos
delaorganizacin
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
Las conferencias de oferentes (tambin llamadas conferencias de
contratistas, conferencias de proveedores y conferencias previas a la
licitacin) son reuniones con los potenciales vendedores previas a la
preparacindeunaofertaopropuesta.Estassonusadasparaasegurar
que todos los vendedores potenciales tengan un entendimiento claro y
en comn de las adquisiciones (por ejemplo, requisitos tcnicos y
requisitosdelcontrato).Lasrespuestasalasinquietudesplanteadas
pueden ser incorporadas a los documentos de la adquisicin como
modificaciones. Durante esta interaccin inicial entre comprador y
vendedor,todoslosposiblesvendedoressoncolocadosenunplanode
igualdadparagenerarlamejoroferta.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Conferenci adelos
oferentes
.2Tcnicasdeevaluacin
depropuestas.
.3Estimaciones
independientes
.4Juiciodeexpertos
.5Publicidad
.6BsquedaInternet
.7Negociacinde
adquisiciones
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Conferenciadelos
oferentes
.2Tcnicasdeevaluaci n
depropuestas.
.3Estimaciones
independientes
.4Juiciodeexpertos
.5Publicidad
.6BsquedaInternet
.7Negociacinde
adquisiciones
Tcnicasdeevaluacindepropuestas
Paracalificarypuntuarlaspropuestas,puedenusarsemuchastcnicas
diferentes,perotodasellasemplearneljuiciodeexpertosenalgunamediday
algunaformadecriteriosdeevaluacin.Loscriteriosdeevaluacinpueden
incluircomponentesobjetivosysubjetivos.
Engeneral,cuandoseusancriteriosdeevaluacinparaunaevaluacinde
propuestasformalizada,selesasignaponderacionespredefinidas.La
evaluacindepropuestasluegousaentradasdemltiplesrevisoresquese
obtienenduranteelprocesoSeleccindeVendedores,yseresuelventodaslas
diferenciassignificativasdepuntuacin.Entonces,sepuederealizaruna
evaluacingeneralylacomparacindetodaslaspropuestasusandoun
sistemadeponderacinquedeterminalapuntuacinponderadatotalpara
cadapropuesta.Estastcnicasdeevaluacindepropuestastambinpueden
emplearunsistemadeseleccinyusardatosprovenientesdeunsistemade
calificacindevendedores.
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
El proceso Seleccin de Vendedores recibe ofertas o propuestas y aplica criterios de evaluacin, segn
corresponda,paraseleccionarunoomsvendedorescalificadosyaceptablescomotales.Enelprocesode
decisindeseleccindevendedoressepuedenevaluarmuchosfactores,asaber:
El preci o o coste puede ser el determinante principal para un artculo listo para vender, pero el menor
precio propuesto puede no ser el menor coste si el vendedor se demuestra incapaz de entregar los
productos,serviciosoresultadosatiempo.
Las propuestas a menudo son divididas en secciones tcnicas (enfoque) y comerciales (precio), y cada
unase evalaporseparado.Aveces,serequierenseccionesde gestincomopartede la propuesta, que
tambintienenqueserevaluadas.
Puedenrequerirsemlti plesfuentesparaproductos,serviciosyresultadoscrticos,parapodermitigarlos
riesgosquepuedenestarasociadosatemastalescomocronogramasdeentregayrequisitosdecalidad.Se
tienen en cuenta el coste potencialmente superior asociado a esos mltiples vendedores, incluida toda
prdidadeposiblesdescuentosporcantidad,ylostemasdereemplazoymantenimiento.
Las herramientas y tcnicas descritas aqu pueden usarse solas o en combinacin para seleccionar
vendedores.Porejemplo,unsistemadeponderacinpuedeserusadopara:
Seleccionarunsol ovendedoralqueselesolicitarquefirmeuncontratoestndar.
Establecerunasecuenci adenegociaci nclasificandotodaslaspropuestaspormediode
puntuacionesdeevaluacinponderadasasignadasacadapropuesta.
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Conferenciadelos
oferentes
.2Tcnicasdeevaluaci n
depropuestas.
.3Estimaci ones
independientes
.4Juiciodeexpertos
.5Publicidad
.6BsquedaInternet
.7Negociacinde
adquisiciones
Tcnicasdeevaluacindepropuestas.
Unsistemadeponderacinesunmtodoparacuantificarinformacin
cualitativaconelfindeminimizarelefectodelosprejuiciospersonalesenla
seleccindevendedores.Muchosdeestossistemasimplicanasignarunvalor
numricoacadaunodeloscriteriosdeevaluacin,calificaralospotenciales
vendedoresrespectoacadacriterio,multiplicarelvalornumricoporla
calificacinysumarlosproductosresultantesparacalcularunapuntuacin
global.
Estimacionesindependientes
Paramuchosartculosaadquirir,laorganizacinquecomprapuedepreparar
suspropiasestimacionesindependientesdeloscostes,osolicitarla
preparacindeunaestimacinindependiente,comoformadeverificarlos
preciospropuestos.Estaestimacinindependienteavecessedenomina
estimacindeloquedeberacostar.Laexistenciadediferencias
significativasconrespectoaestasestimacionesdecostespuedeindicarque
elenunciadodeltrabajodelcontratonohasidoeladecuado,queelvendedor
potencialnohacomprendidoonohapodidorespondertotalmenteal
enunciadodeltrabajodelcontrato,oqueelmercadohacambiado.
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Conferenciadelos
oferentes
.2Tcnicasdeevaluacin
depropuestas.
.3Estimaciones
independientes
.4Jui ciodeexpertos
.5Publicidad
.6BsquedaInternet
.7Negociacinde
adquisiciones
Juiciodeexpertos
Eljuiciodeexpertosseusaparaevaluarlaspropuestasdelvendedor.Unequipo
derevisinmultidisciplinarioconexperienciaencadaunadelasreascubiertas
porlosdocumentosdelaadquisicinyelcontratopropuestorealizala
evaluacindelaspropuestas.Estopuedeincluirexperienciaendisciplinas
funcionales,talescomocontratos,legal,finanzas,contabilidad,ingeniera,
diseo,investigacin,desarrollo,ventasyfabricacin.
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
Las listas existentes de posibles vendedores pueden a menudo
ampliarse poniendo anuncios en publicaciones de circulacin general,
como peridicos, o en publicaciones especializadas, como revistas de
profesionales. Algunas jurisdicciones gubernamentales exigen la
publicidad de ciertos tipos de artculos a adquirir la mayora de las
jurisdicciones gubernamentales exigen la publicidad de los contratos
gubernamentalespendientes.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Conferenciadelos
oferentes
.2Tcnicasdeevaluacin
depropuestas.
.3Estimaciones
independientes
.4Juiciodeexpertos
.5Publici dad
.6BsquedaInternet
.7Negociacinde
adquisiciones
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Conferenciadelos
oferentes
.2Tcnicasdeevaluacin
depropuestas.
.3Estimaciones
independientes
.4Juiciodeexpertos
.5Publicidad
.6BsquedaInternet
.7Negoci acinde
adquisiciones
Negociacindecontrato
Lanegociacindelcontratoaclaralaestructuraylosrequisitosdelcontrato,de
maneraquesepuedallegaraunacuerdomutuoantesdefirmarelcontrato.La
redaccindelcontratofinalreflejatodoslosacuerdosalcanzados.Entrelos
temasincluidosseencuentran:responsabilidadesyautoridades,trminosy
legislacinaplicables,enfoquesdegestintcnicoydenegocio,derechosde
propiedadexclusiva,financiacindelcontrato,solucintcnica,cronograma
general,formadepagoyprecio.Lasnegociacionesdelcontratoconcluyencon
undocumentoquepuedenfirmarelcompradoryelvendedor,esdecir,el
contrato.
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
S a l i d a s
.1Vendedores
seleccionados
.2ContratodeAdquisicin
ganador.
.3Calendariosderecursos.
.4Cambiossolicitados
.5Actualizacionesalplande
gestindeproyectos.
.6Actualizacinde
documentosdeproyectos
Vendedoresseleccionados
Losvendedoresseleccionadossonaquellosqueseconsideraqueestn
dentrodeunrangocompetitivobasndoseenelresultadodelaevaluacin
delapropuestauoferta,yquehannegociadounborradordecontrato,que
seconvertirenelcontratorealcuandoserealicelaadjudicacin.
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
S a l i d a s
.1Vendedoresseleccionados
.2ContratodeAdqui sici n
ganador.
.3Calendariosderecursos.
.4Cambiossolicitados
.5Actualizacionesalplande
gestindeproyectos.
.6Actualizacinde
documentosdeproyectos
Contrato
Seadjudicauncontratoacadavendedorseleccionado.Elcontratopuede
tenerelformatodeundocumentocomplejoounasimpleordende
compra.Independientementedelacomplejidaddeldocumento,un
contratoesunacuerdolegalvinculanteparalaspartesenvirtuddelcualel
vendedorseobligaaproveerlosproductos,serviciosoresultados
especificados,yelcompradorseobligaapagarlealvendedor.
Elcontratoestsujetoaresolucinenlosjuzgados.Loscomponentes
principalesdeldocumentodeuncontratoincluyen,entreotros,losttulos
deseccin,elenunciadodeltrabajo,elcronograma,elperodode
rendimiento,losrolesyresponsabilidades,lospreciosylaformadepago,
losajustesporinflacin,loscriteriosdeaceptacin,lagaranta,elsoporte
delproducto,lalimitacinderesponsabilidad,loshonorarios,laretencin,
lassanciones,losincentivos,elseguro,lasgarantasdecumplimiento,la
aprobacindelsubcontratista,elmanejodelassolicitudesdecambio,yun
mecanismodefinalizacinyresolucindeconflictos.
5.9.2EfectuarlasAdquisiciones
Actualizacindedocumentosdeproyectos
Elpaquetededocumentosdelaadquisicinesunasolicitudformal
preparadaporelcompradoryenviadaacadavendedor,queeslabase
sobrelacualelvendedorpreparaunaofertaparalosproductos,
serviciosoresultadossolicitadosquesedefinenydescribenenla
documentacindeadquisicin.
S a l i d a s
.1Vendedoresseleccionados
.2ContratodeAdquisicin
ganador.
.3Calendariosderecursos.
.4Cambiossolicitados
.5Actualizacionesalplande
gestindeproyectos.
.6Actuali zaci nde
documentosdeproyectos
5.9.3 AdministrarAdquisiciones
Tantoelcompradorcomoelvendedoradministranelcontratoconfinalidadessimilares.Cada
parteseaseguradequeambaspartescumplanconsusobligacionescontractualesydequesus
propiosderechoslegalesseencuentrenprotegidos.
ElprocesoAdministracindelContratoaseguraqueelrendimientodelvendedorcumplirconlos
requisitos contractuales y que el comprador actuar conforme a los trminos del contrato. En
proyectosmsgrandesconvariosproveedoresdeproductos,serviciosyresultados, un aspecto
clavedelaadministracindelcontratoesgestionarlasinterfacesentrelosdiversosproveedores.
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Losprocesosdedireccindeproyectosqueseaplicanincluyen,entreotros:
oDirigiryGestionarlaEj ecucindelProyectoparaautorizareltrabajodelcontratistaenel
momentooportuno
oInformar el Rendi miento para supervisar el coste, el cronograma y el rendimiento tcnico
delcontratista
oRealizar Control de Cali dad para inspeccionar y verificar la conformidad del producto del
contratista
oControl Integrado de Cambios para asegurar que los cambios estn correctamente
aprobados y que todas las personas que necesiten conocerlos estn enteradas de esos
cambios
oSegui mientoyControldeRiesgosparaasegurarquesemitiguenlosriesgos.
La administracin del contrato tambin tiene un componente de gestin financiera que
involucra el seguimiento de los pagos al vendedor. Esto asegura que los plazos de pago
definidosdentrodelcontratosecumplanyquelacompensacindelvendedorsecorresponda
consusavances,segnloestablecidoenelcontrato.
5.9.3AdministrarAdquisiciones
S a l i d a s E n t r a d a s
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Sistemadecontrolde
cambiosdelcontrato
.2Revisindelrendimiento
.3Inspeccionesyauditorias
.4Informarelrendimiento
.5Sistemadepago
.6Administracinde
reclamaciones
.7Sistemadegestinde
registros
.1Documentacindelcontrato.
.2Actualizacionesdelos
activosdelosprocesosdela
organizacin
.3Cambiossolicitados.
.4ActualizacionesalPlande
gestindelproyecto
.1Documentosde
adquisicin.
.2Plandegestindel
proyecto
.3Contrato
.4Informesderendimiento
.5Solicitudesdecambio
aprobadas
.6Informacinsobreel
rendimientodeltrabajo
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Informesderendimiento
Ladocumentacinrelacionadaconelrendimientodelvendedorincluye:
Documentacintcnicadesarrolladaporelvendedoryotra
informacinsobrelosproductosentregablessuministradaenvirtuddelos
trminosdelcontrato
Informesderendi mientodelvendedor
E n t r a d a s
.1Documentosde
adquisicin.
.2Plandegestindel
proyecto
.3Contrato
.4Informesde
rendimi ento
.5Solicitudesdecambio
aprobadas
.6Informacinsobreel
rendimientodeltrabajo
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Solicitudesdecambioaprobadas
Lassolicitudesdecambioaprobadaspuedenincluirmodificacionesen
lostrminosycondicionesdelcontrato,incluidoselenunciadodel
trabajodelcontrato,losprecios,yladescripcindelosproductos,
serviciosoresultadosquesesuministrarn.Todosloscambiosse
documentan
formalmenteporescritoyseapruebanantesdeserimplementados.
Todocambiodiscutidooralmente,peronodocumentado,nonecesitaser
procesadooimplementado.
E n t r a d a s
.1Documentosde
adquisicin.
.2Plandegestindel
proyecto
.3Contrato
.4Informesderendimiento
.5Soli citudesdecambio
aprobadas
.6Informacinsobreel
rendimientodeltrabajo
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Informacinsobreelrendimientodeltrabajo
Lainformacinsobreelrendimientodeltrabajo,incluidolamedidaen
queseestcumpliendoconlosestndaresdecalidad,loscostes
incurridosocomprometidos,lasfacturasdelvendedor,etc.,serecoge
comopartedelaejecucindelproyecto.Losinformesderendimiento
delvendedorindicanquproductosentregablessehancompletadoy
culesno.Elvendedortambindebepresentarfacturas(aveces
denominadascuentasosolicitudesdepago)deformaoportunapara
solicitarelpagoporeltrabajorealizado.Losrequisitosdefacturacin,
incluidaladocumentacinderespaldonecesaria,estndefinidosenel
contrato.
E n t r a d a s
.1Documentosde
adquisicin.
.2Plandegestindel
proyecto
.3Contrato
.4Informesderendimiento
.5Solicitudesdecambio
aprobadas
.6Informacinsobreel
rendimi entodeltrabaj o
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Sistemadecontroldecambiosdelcontrato
Unsistemadecontroldecambiosdelcontratodefineelprocesoporel
cualelcontratopuedesermodificado.Incluyelosformularios,sistemas
deseguimiento,procedimientosderesolucindeconflictosynivelesde
aprobacinnecesariosparaautorizarloscambios.Elsistemadecontrol
decambiosdelcontratoestintegradoconelsistemadecontrol
integradodecambios.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Sistemadecontrolde
cambi osdelcontrato
.2Revisindelrendimiento
.3Inspeccionesyauditorias
.4Informarelrendimiento
.5Sistemadepago
.6Administracinde
reclamaciones
.7Sistemadegestinde
registros
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Revisindelrendimiento
Unarevisindelrendimientodelasadquisicionesesunarevisin
estructuradadelprogresorealizadoporelvendedorparacumplirconel
alcanceylacalidaddelproyecto,dentrodelcosteydelcronograma,
tomandoelcontratocomoreferencia.Puedeincluirunarevisindela
documentacinpreparadaporelvendedorylasinspeccionesdel
comprador,ascomotambinauditoriasdecalidadrealizadasdurante
laejecucindeltrabajodelvendedor.Elobjetivodeunarevisindel
rendimientoesidentificarlosxitosofracasosenelrendimiento,el
avanceconrespectoalenunciadodeltrabajodelcontrato,yel
incumplimientodelcontrato,locuallepermitealcompradorcuantificar
lacapacidadoincapacidaddemostradaporelvendedorpararealizarel
trabajo.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Sistemadecontrolde
cambiosdelcontrato
.2Revisindel
rendimi ento
.3Inspeccionesyauditorias
.4Informarelrendimiento
.5Sistemadepago
.6Administracinde
reclamaciones
.7Sistemadegestinde
registros
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Inspeccionesyauditorias
Lasinspeccionesyauditoras,solicitadasporelcompradory
respaldadasporelvendedorsegnloestablecidoenladocumentacin
delcontrato,puedenrealizarsedurantelaejecucindelproyectopara
identificarlasdebilidadesenlosprocesosdetrabajooenlosproductos
entregablesdelvendedor.Sielcontratoloautoriza,algunosequiposde
inspeccinyauditorapodrnincluiralpersonaldeadquisicindel
comprador.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Sistemadecontrolde
cambiosdelcontrato
.2Revisindelrendimiento
.3Inspeccionesy
audi torias
.4Informarelrendimiento
.5Sistemadepago
.6Administracinde
reclamaciones
.7Sistemadegestinde
registros
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Informarelrendimiento
Elprocesodeinformarelrendimientoproporcionainformacinala
direccinsobrelaefectividaddelvendedorparaalcanzarlosobjetivos
contractuales.Elprocesodeinformarelrendimientodelcontratoest
integradoenelprocesodeinformarelrendimiento
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Sistemadecontrolde
cambiosdelcontrato
.2Revisindelrendimiento
.3Inspeccionesyauditorias
.4Informarelrendimiento
.5Sistemadepago
.6Administracinde
reclamaciones
.7Sistemadegestinde
registros
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Sistemadepago
Lospagosalvendedorsonnormalmentemanejadosporelsistemade
cuentasapagardelcomprador.Enproyectosmsgrandesconmuchos
ocomplejosrequisitosdeadquisicin,elproyectopuededesarrollarsu
propiosistemadepago.Encualquieradelosdoscasos,elsistemade
pagoincluyelasrevisionesyaprobacionescorrespondientesporparte
delequipodedireccindelproyecto,ylospagosserealizandeacuerdo
conlostrminosdelcontrato
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Sistemadecontrolde
cambiosdelcontrato
.2Revisindelrendimiento
.3Inspeccionesyauditorias
.4Informarelrendimiento
.5Sistemadepago
.6Administracinde
reclamaciones
.7Sistemadegestinde
registros
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Administracindereclamaciones
Loscambiosimpugnadosyloscambiosconstructivossonaquellos
cambiossolicitadosrespectodeloscualeselcompradoryelvendedor
nopuedenponersedeacuerdosobrelacompensacincorrespondiente
oinclusosobresiuncambiohatenidolugar.Estoscambiosimpugnados
sedenominanreclamaciones,conflictosoapelaciones.Las
reclamacionessedocumentan,procesan,supervisanygestionanalo
largodelciclodevidadelcontrato,engeneraldeacuerdoconlos
trminosdelcontrato.Silaspartesnoresuelvenunareclamacinpors
solas,esposiblequetengaquesergestionadaconformealos
procedimientosderesolucindeconflictosestablecidosenelcontrato.
Estasclusulasdelcontratopuedendisponerquelasreclamaciones
seansometidasaarbitrajeolitigio,ypuedenserinvocadasanteso
despusdelcierredelcontrato.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Sistemadecontrolde
cambiosdelcontrato
.2Revisindelrendimiento
.3Inspeccionesyauditorias
.4Informarelrendimiento
.5Sistemadepago
.6Admi nistraci nde
reclamaciones
.7Sistemadegestinde
registros
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Sistemadegestinderegistros
Unsistemadegestinderegistrosesunconjuntoespecficode
procesos,funcionesdecontrolrelacionadasyherramientasde
automatizacinqueseconsolidanycombinanenuntodo,comoparte
delsistemadeinformacindelagestindeproyectos.Eldirectordel
proyectousaunsistemadegestinderegistrosparagestionarla
documentacinylosregistrosdeuncontrato.Elsistemaseusapara
llevarunndicedelosdocumentosydelacorrespondenciadel
contrato,yparaayudararecuperaryarchivaresadocumentacin.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Sistemadecontrolde
cambiosdelcontrato
.2Revisindelrendimiento
.3Inspeccionesyauditorias
.4Informarelrendimiento
.5Sistemadepago
.6Administracinde
reclamaciones
.7Sistemadegesti nde
registros
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Documentacindelcontrato.
Ladocumentacindelcontratoincluye,entreotros,elcontrato,juntocon
todosloscronogramasderespaldo,loscambiosdelcontratosolicitados
noaprobadosylassolicitudesdecambioaprobadas.Ladocumentacin
delcontratotambinincluyetodaladocumentacintcnicadesarrollada
porelvendedoryotrainformacinsobreelrendimientodeltrabajo,tal
comoproductosentregables,informesderendimientodelvendedor,
garantas,documentosfinancieros,incluidaslasfacturasylosregistros
depago,ylosresultadosdelasinspeccionesrelacionadasconel
contrato.
S a l i d a s
.1Documentacindel
contrato.
.2Actualizacionesdelos
activosdelosprocesosdela
organizacin
.3Cambiossolicitados.
.4ActualizacionesalPlande
gestindelproyecto
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Actualizacionesdelosactivosdelosprocesosdelaorganizacin
Correspondencia.Lostrminosycondicionesdelcontratoamenudo
requierendocumentacinescritadeciertosaspectosdelas
comunicacionesentrecompradoryvendedor,talescomoavisosde
rendimientonosatisfactorio,ysolicitudesdecambiosoaclaracionesdel
contrato.
Estopuedeincluirlosresultadosinformadosdelasauditorase
inspeccionesrealizadasporelcompradorqueindicanlasdebilidadesque
elvendedordebecorregir.Ademsdelosrequisitosespecficosdel
contratoencuantoaladocumentacin,ambaspartesdebenllevarun
registroporescritocompletoyexactodetodaslascomunicacionesescritas
yoralesdelcontrato,ascomodelasaccionesllevadasacaboylas
decisionestomadas.
S a l i d a s
.1Documentacindelcontrato.
.2Actuali zaci onesdelos
acti vosdel osprocesosde
laorganizaci n
.3Cambiossolicitados.
.4ActualizacionesalPlande
gestindelproyecto
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Actualizacionesdelosactivosdelosprocesosdelaorganizacin
Cronogramasysolicitudesdepago.Estosuponequeelproyectousaun
sistemadepagoexterno.Sielproyectotienesupropiosistemadepago
interno,lasalidaaquserasimplementepagos.
Documentacindeeval uacindelrendimientodelvendedor.El
compradorpreparaladocumentacindeevaluacindelrendimientodel
vendedor.Dichasevaluacionesdelrendimientodocumentanlacapacidad
delvendedorparaseguirrealizandoeltrabajodelcontratoactual,indicansi
selepermitiralvendedorrealizartrabajosenproyectosfuturos,ocalifican
elrendimientodelvendedoreneltrabajodelproyecto.Estosdocumentos
puedenconstituirlabaseparalafinalizacinanticipadadelcontratodel
vendedoroparadeterminarcmoseadministranlassanciones,honorarios
oincentivosdelcontrato.Losresultadosdeestasevaluacionesdel
rendimientotambinpuedenincluirseenlaslistasdevendedores
calificadosapropiadas
S a l i d a s
.1Documentacindelcontrato.
.2Actuali zaci onesdelos
acti vosdel osprocesosde
laorganizaci n
.3Cambiossolicitados.
.4ActualizacionesalPlande
gestindelproyecto
5.9.3AdministrarAdquisiciones
Cambiossolicitados.
ElprocesoAdministracindelContratopuedegenerarcambios
solicitadosenelplandegestindelproyectoysusplanessubsidiariosy
otroscomponentes,comoporejemplo,elcronogramadelproyecto
(Seccin6.5.3.1)yelplandegestindelasadquisiciones.Loscambios
solicitadosseprocesanparasurevisinyaprobacinatravsdel
procesoControlIntegradodeCambios.
Loscambiossolicitadospuedenincluirinstruccionessuministradaspor
elcomprador,oaccionesllevadasacaboporelvendedor,quelaotra
parteconsidereuncambioconstructivoenelcontrato.Dadoqueestos
cambiosconstructivospuedenserobjetadosporunadelaspartesy
puedenllevaraunareclamacincontralaotraparte,cadaunodeestos
cambiosseidentificaydocumentadeformaexclusivapormediodela
correspondenciadelproyecto.
Accionescorrectivasrecomendadas
Unaaccincorrectivarecomendadaescualquiercosaquedebarealizarse
parahacerqueelvendedorcumplaconlostrminosdelcontrato.
S a l i d a s
.1Documentacindelcontrato.
.2Actualizacionesdelos
activosdelosprocesosdela
organizacin
.3Cambiossol icitados.
.4ActualizacionesalPlande
gestindelproyecto
5.9.4 CierredelContrato
El proceso Cierre del Contrato respalda al proceso Cerrar Proyecto, ya que incluye la
verificacin de que todo el trabajo y todos los productos entregables han sido aceptables. El
proceso Cierre del Contrato tambin incluye actividades administrativas, como por ejemplo,
actualizacinderegistrosparareflejarlosresultadosfinalesyarchivodedichainformacinpara
su uso en el futuro. El cierre del contrato aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una
fasedelproyecto.
Lafinalizacinanticipadadeuncontratoesuncasoespecialdecierredelcontrato,ypuede
resultardeunacuerdomutuoentrelaspartesodelincumplimientodeunadelaspartes.Los
derechos y responsabilidades de las partes en caso de finalizacin anticipada estn incluidos
enunaclusuladefinalizacindelcontrato.
5.9.4 CierredelContrato
S a l i d a s E n t r a d a s
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Auditoriasdela
adquisicin
.2Posicionesnegociadas
.2Sistemadegestinde
registros
.1Adquisicionescompletadas
.2Actualizacindelosactivos
delosprocesosdela
organizacin
.1Plandegestindel
proyecto
.2Documentacindela
adquisicin
5.9.6 CierredelContrato
Auditoriasdelaadquisicin
Unaauditoradeadquisicinesunarevisinestructuradadelprocesode
adquisicin,desdeelprocesoPlanificarlasAdquisicioneshastala
AdministracindelContrato.Elobjetivodeunaauditoradeadquisicin
esidentificarlosxitosyfracasosquemerecenserreconocidosenla
preparacinoadministracindeotroscontratosdeadquisicinenel
proyecto,oenotrosproyectosdentrodelaorganizacinejecutante.
H e r r a m i e n t a s
y T c n i c a s
.1Auditoriasdel a
adquisicin
.2Posicionesnegociadas
.2Sistemadegestinde
registros
5.9.6 CierredelContrato
Adquisicionescompletadas
Elcomprador,generalmenteatravsdeladministradorautorizadodel
contrato,leentregaalvendedorunanotificacinformalporescrito
informndolequeelcontratohasidocompletado.Habitualmente,los
requisitosparaelcierreformaldelcontratosedefinenenlostrminosdel
contrato,ysisehubierapreparadounplandegestindelcontrato,se
incluiranenl.
S a l i d a s
.1Adquisiciones
compl etadas
.2Actualizacindelosactivos
delosprocesosdela
organizacin
5.9.6 CierredelContrato
Actualizacindelosactivosdelosprocesosdelaorganizacin
Archi vodelcontrato.Sepreparaunjuegocompletoindexadoconla
documentacindelcontrato,inclusoelcontratocerrado,parasu
incorporacinenlosarchivosfinalesdelproyecto.
Aceptaci ndelproductoentregable.Elcomprador,generalmente
atravsdeladministradorautorizadodelcontrato,leentregaal
vendedorunanotificacinformalporescritoinformndolequelos
productosentregableshansidoaceptadosorechazados.Engeneral,
losrequisitosparalaaceptacinformaldelosproductosentregables,y
cmotratar
losproductosentregablesquenocumplenconlosrequisitos,sedefinen
enelcontrato.
Documentacinsobreleccionesaprendidas.Elanlisisdelas
leccionesaprendidasylasrecomendacionesparalamejoradelproceso
sedesarrollanparalaplanificacineimplementacindecomprasy
adquisicionesenelfuturo.
S a l i d a s
.1Adquisicionescompletadas
.2Actuali zaci ndel os
acti vosdel osprocesosde
laorganizaci n