PAPEL, LPIS E BORRACHA MELHORAM A GESTO

O PROCESSO A3 UM JEITO SIMPLES E EFICAZ DE RESOLVER PROBLEMAS

JOS ROBERTO FERRO, PRESIDENTE E FUNDADOR DO LEAN INSTITUTE BRASIL
Uma nica folha de papel, um simples lpis e uma borracha para corrigir.
Isso fundamental para se colocar em prtica uma poderosa ferramenta de gesto,
principalmente nestes confusos tempos corporativos, com tcnicas aparentemente
avanadas que, boa parte das vezes, mais confundem do que audam.
!stamos falando do "processo #$%, um eito simples e eficaz de gerir no qual, alm de
uma folha de papel, de um lpis e de uma borracha, voc& precisar de um modo muito
diferente de liderar, pensar, resolver problemas e fazer melhorias.
'as, afinal, o que um "processo #$%(
) termo #$ significa, universalmente, aquela folha de papel de tamanho internacional,
com *+,, por -* cent.metros, porm no se trata apenas de uma folha de papel, mas de
um completo processo de gesto.
)s princ.pios impl.citos so bastante simples e podem ser resumidos da seguinte forma/
todo problema, desafio ou proeto enfrentado por uma empresa pode e deve ser
registrado, quer dizer, escrito em uma nica folha de papel #$.
0rata1se de uma forma rpida, fcil e focalizada de organizar as ideias, visando o que se
pretende resolver ou fazer. 2essa nica folha, l.deres e equipes da empresa detalham, de
forma organizada, em diferentes espaos desse papel, o que deve ser feito e como ser
feito.
3oc& precisar de lpis e borracha porque nosso processo mental frequentemente
confuso, e o processo #$ o audar a organizar o seu pensamento, requerendo
frequentes corre4es, afinamentos e austes.
5olocar tudo em uma nica folha de papel tem um poder e6traordinrio de estimular a
s.ntese e austar o foco no tema em questo, alm de evitar aqueles longos e entediantes
relat7rios que muito pouca gente l&, recorda, assimila, entende e coloca em prtica.
) "processo #$% auda1nos a desenvolver nossa capacidade de pensar e refletir com
profundidade sobre temas essenciais da gesto e au6ilia1nos no desenvolvimento de
pessoas capazes de tomar mais iniciativas e assumir responsabilidades.
!sse deve ser o processo pelo qual a empresa identifica, aborda e age sobre os
problemas e desafios em todos os n.veis, o que audar a desenvolver a capacitao e o
aprendizado das pessoas.
Um "t.pico #$% pode apresentar as seguintes partes/
O ttulo: o que nomeia o problema ou proeto a ser feito. 8eve ser o mais obetivo
poss.vel e, tambm, didtico. 9or e6emplo/ "Implementao da nova linha de
embalagens% ou ":implificao da linha de produtos para maior competitividade%.
O responsvel e o mentor: to importante quanto estabelecer o responsvel
identificar um mentor, pessoa cua tarefa ser audar no desenvolvimento do #$ e
estimular o desenvolvimento da capacidade de seu aprendiz. 5ada #$ deve ser assinado
pelo responsvel, pelo mentor e pelos e6ecutores envolvidos, significando um
compromisso com sua e6ecuo.
O contexto: todo problema ou proeto comea pelo conte6to que o gerou. ; o que est
"por trs% do problema que se quer eliminar ou o "motivo% de se fazer isso.
As condies atuais: o estado atual de o que se quer resolver/ a realidade presente.
2o caso de um problema, sua descrio detalhada. !m um novo proeto, os dados ou
informa4es que h, hoe, acerca disso. Isso deve ser colocado da forma mais visual
poss.vel, enfatizando1se os fatos e os dados, que devem ser coletados diretamente nos
locais onde so gerados.
As metas: o que se espera conseguir, redigido de forma mais obetiva poss.vel. 9or
e6emplo/ "dobrar a capacidade de produo de tal linha% ou "eliminar em 6< o
desperd.cio de gua em tal setor%. !ssa parte deve conter os nmeros que se quer atingir
e em quanto tempo =indicador e data>.
As anlises sobre as causas razes: todo problema ou proeto tem suas "causas%.
0rata1se, aqui, de efetuar uma anlise que mostre, o mais claramente poss.vel, o que
gerou o problema. Isso pode ser feito com vrias tcnicas e ferramentas conhecidas,
como #nlise :?)0, 8iagrama de 9areto, !spinha de 9ei6e, @rvore de 5ausas etc.
Contramedidas propostas ou estado futuro: o que vai ser feito para se "atacar%
o problema ou implementar o proeto e atingir o estado que se pretende. 8evem estar
conectadas diretamente As causas ra.zes identificadas.
Plano de ao: o detalhamento das a4es que sero realizadas, dei6ando e6pl.cito
quem faz o qu& e quando.
Acompan!amento: so as formas de acompanhar o que est sendo e6ecutado, o
desempenho dos indicadores e os aprendizados gerados.
) #$ deve ser feito da forma mais ilustrativa poss.vel, com desenhos, grficos, imagens,
tabelas, tudo que possa gerar uma comunicao o mais rpida, simples e eficaz. 8eve
permitir que se conte uma hist7ria que permita engaar a todos os envolvidos.
) processo #$ fora os indiv.duos a observarem a realidade diretamente, com seus
pr7prios olhos, descobrir e apresentar fatos e dados, propor contramedidas visando a
atingir a meta definida, obter a concordBncia e o alinhamento de todos os envolvidos e
fazer o acompanhamento com um processo de verificao e auste em relao aos
resultados reais.
#ssim, representa uma ferramenta e6traordinria de gesto para fazer as coisas
acontecerem de forma eficaz e adequada.
2estes tempos em que parece prevalecer a ideia de "quanto mais comple6o, melhor%,
trata1se de uma abordagem diferente que enfatiza o "quanto mais simples, melhor%.
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