GRUPO SHARK

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NORMAS E PROCEDIMENTOS
GESTO DE COBRANA


Depto. Responsvel: Financeiro / Contas a Receber / Cobrana

Pblico Alvo: Todos os colaboradores do Grupo

Emisso: 13/01/2012

Empresa: Grupo Shark

Reviso: Sim

Houve Alterao: Sim

Cdigo: NP_FIN_COBR_02

Verso: 4


REGISTRO DAS ALTERAES

Verso Item Descrio resumida da alterao Motivo Data
2 Reviso Geral Reviso 13/01/2012
3 Reviso geral da norma Reviso 09/05/2013
4 Reviso Geral Reviso 29/09/2014


















APROVAO

Elaborado Revisado Aprovado
Eder Blank/ Jose Botega Ana Paula Vidal/ Marielson Moreno Luciano Ravagnani/ Benno Mallmann




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NDICE GERAL
1. OBJETIVO ............................................................................................................... 3
2. GESTO DE COBRANA ........................................................................................... 3
3. RESPONSABILIDADE NAS FILIAIS .......................................................................... 3
4. RESPONSVEL NA HOLDING POR CARTEIRA DAS UNIDADES ................................. 3
4.1. Equagril ............................................................................................................... 3
4.2. Shark Tratores ..................................................................................................... 4
4.3. Shark Distribuidora ............................................................................................. 4
4.4. Agricase .............................................................................................................. 4
4.5. Nova Holanda ...................................................................................................... 4
4.6. Shark Mquinas ................................................................................................... 4
4.7. Disma .................................................................................................................. 4
4.8. Multirental ........................................................................................................... 5
5. ALERTA DE VENCIDOS ............................................................................................ 5
6. AES DE COBRANA ............................................................................................. 5
6.1. Aes de Cobrana at o 44 dia de vencimento .................................................. 6
6.2. Aes de Cobrana aps o 45 dia de vencimento ............................................... 7
7. AES CONJUNTAS ................................................................................................. 8
7.1. rea de Gesto de Cobrana da Holding/ Matriz da UN/Filiais ............................ 8
7.2. Instrues para cadastramento no Gerenciador de Cobrana (GC)...................... 8
8. ENVIO DOCUMENTAO GESTO DE COBRANA ................................................. 8
12. DVIDAS .............................................................................................................. 9
13. VALIDADE ............................................................................................................. 9











A existncia de Normas, Procedimentos e Manuais possibilitam padronizar as tarefas, racionalizar os processos, facilitar
o treinamento dos executores das atividades e, garantir o cumprimento dos trabalhos de maneira compatvel com o
planejado. Neste contexto, a Empresa, empenhada em aprimorar os seus controles, define os parmetros para
elaborao das Normas, Procedimentos e Manuais a todas as reas da empresa sendo formalizadas pela Gerncia
Administrativa.

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1. OBJETIVO

O objetivo desta norma estabelecer o fluxo operacional e as aes a serem desenvolvidas
pelas Filiais, Unidade de Negcio e Holding, e permitir o acompanhamento das cobranas pela
rea Fiscal e Diretorias.

2. GESTO DE COBRANA

O setor de Gesto de Cobrana ser responsvel pelo gerenciamento e acompanhamento dos
ttulos vencidos na carteira de cobrana das Unidades de Negcios.

3. RESPONSABILIDADE NAS FILIAIS

Cada filial da UN dever ter um colaborador para executar o trabalho de cobrana, sendo suas
principais atribuies:

Contatar o cliente e manter atualizadas as informaes no Gerenciador de Cobrana,
tais como: nome do cliente, ttulos, histrico de cobrana e status dos ttulos
(pendente, baixado, terceirizado, gesto de cobrana e jurdico);
Se no houver prejuzo de sua atividade principal, o responsvel pela cobrana poder
exercer outras atividades.

A rea de Gesto de Cobrana/ Holding contatar o colaborador designado para executar a
gesto de recebveis da filial e cadastramento dos dados no Gerenciador de Cobrana (GC), e
eventualmente, o Coord. Administrativo /Financeiro da filial.

Cabe ao Coordenador Administrativo/ Financeiro o gerenciamento do trabalho, devendo assim,
ter pleno conhecimento da sua carteira de recebveis.


4. RESPONSVEL NA HOLDING POR CARTEIRA DAS UNIDADES

4.1. Equagril

Responsvel Geral: Eder Blank
Gestor Unidade de Negcios
Jose Maria Botega Equagril Equipamentos Agrcolas Ltda

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4.2. Shark Tratores

Responsvel Geral: Eder Blank
Gestor Unidade de Negcios
Renata Aparecida Santos Shark Tratores e Peas Ltda

4.3. Shark Distribuidora

Responsvel Geral: Eder Blank
Gestor Unidade de Negcios
Renata Aparecida Santos Shark Distribuidora de Tratores e Peas Ltda

4.4. Agricase

Responsvel Geral: Eder Blank
Gestor Unidade de Negcios
Renata Aparecida Santos Agricase Equipamentos Agrcolas Ltda

4.5. Nova Holanda

Responsvel Geral: Eder Blank
Gestor Unidade de Negcios
Renata Aparecida Santos Nova Holanda Tratores Implementos e Peas Ltda

4.6. Shark Mquinas

Responsvel Geral: Eder Blank
Gestor Unidade de Negcios
Jose Maria Botega Shark Mquinas para Construo Ltda

4.7. Disma

Responsvel Geral: Eder Blank
Gestor Unidade de Negcios
Jose Maria Botega Disma Distribuidora de Mquinas e Tratores




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4.8. Multirental

Responsvel Geral: Eder Blank
Gestor Unidade de Negcios
Jose Maria Botega Multirental Loc.de Maq. e Equipamentos Ltda



5. ALERTA DE VENCIDOS

O sistema disponibilizar via e-mail todos os ttulos pendentes de pagamentos, no 1 dia aps
o vencimento, atravs do Alerta de Vencidos.
O ttulo vencido constar do relatrio Alerta de Vencidos uma nica vez, cujo propsito dar
conhecimento e disponibilizar informaes filial para que possa realizar a cobrana e o
cadastramento no Gerenciador de Cobrana (GC) permitindo um gerenciamento mais eficaz no
recebimento e controle dos ttulos.

6. AES DE COBRANA

O fluxograma mostra as aes de cobrana, em relao ao tempo transcorrido aps o
vencimento do ttulo.






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IMPORTANTE:

Cadastrar de imediato no Gerenciador de Cobrana (GC) os ttulos constantes no Alerta
de Vencidos;
primordial que o cadastramento ocorra no dia do recebimento do Alerta de Vencidos e
a cobrana se d logo em seguida, dessa forma, as informaes estaro atualizadas e
disponveis para consulta on-line.
O GC uma ferramenta que simplifica o processo de acompanhamento dos ttulos
vencidos e armazena as aes realizadas pelas filiais;
O Alerta - Atividades Pendentes a funo mais importante do sistema, pois atravs
dele que a gesto de ttulos vencidos ser realizada, apoiando as filiais na gesto da
cobrana.
ALERTA - Atividades
Pendentes


6.1. Aes de Cobrana at o 44 dia de vencimento


Filiais:

Cadastrar clientes e ttulos constantes do Alerta de Vencidos no GC diariamente;
Liquidar no Gerenciador de Cobranas os ttulos baixados no Protheus;
Imprimir o formulrio Histrico de Cobrana quando necessrio;
Encaminhar a documentao para rea de Gesto de Cobrana/ Holding quando:
o Julgar que a nica forma de recebimento atravs do Jurdico;
o Solicitado pela rea de Gesto de Cobrana.
Continuar a cobrana e negociao junto aos clientes inadimplentes;
Independentemente dos ttulos estarem em cobrana Extrajudicial, Gesto de Cobrana,
Jurdico ou Iva, a filial pode auxiliar no processo. Se houver interesse do cliente, envolver
a rea detentora dos ttulos, que ficar responsvel por finalizar a negociao.

Matriz das Unidades:

Acompanhar a carteira de cobrana da UN de forma compartilhada com a Holding;
Garantir que os prazos estabelecidos sejam rigorosamente cumpridos;
Instruir s filiais para o cumprimento das normativas;
Consultar os clientes e ttulos, quando necessrio no Gerenciador de Cobrana.

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Holding:

Acompanhar o cadastramento dos ttulos vencidos no sistema GC de todas s filiais;
Interagir com as filiais, visando o cadastramento correto de todos os clientes/ttulos e a
excluso na ocorrncia de pagamento, por meio do relatrio;
Orientar s filiais e reas afins quanto a utilizao do Alerta de Vencidos, e quando a
obrigao do pagamento no esteja a cargo do cliente (ex. casos de garantia);
Dar suporte s filiais nas negociaes com os clientes;
Analisar propostas de negociaes;
Auxiliar as filiais na emisso do Contrato de Confisso de Dvida e/ou Aditivos;
Receber os processos enviados pelas filiais e analisar/remet-los para o Jurdico e/ou Iva.


6.2. Aes de Cobrana aps o 45 dia de vencimento


Filial:

Acompanhar a movimentao dos ttulos no sistema, analisando se o envio do ttulo
empresa de cobrana terceirizada devido ou no;
Continuar a cobrana e negociao junto aos clientes inadimplentes;
Independentemente dos ttulos estarem na Iva, ExtraJudicial ou Jurdico a filial pode
auxiliar no processo de cobrana. Se houver interesse do cliente, envolver a rea detentora
dos ttulos, que ficar responsvel por finalizar a negociao.

Holding:

Analisar e enviar ttulos vencidos para a empresa de cobrana Iva;
Acompanhar os ttulos vencidos no sistema GC;
Acompanhar a movimentao da carteira terceirizada;
Analisar e submeter aprovao superior propostas negociadas pela Iva, fora dos padres
estabelecidos pelo Grupo Shark;
Gerenciar ttulos enviados empresa de cobrana terceirizada;
Recepcionar/alterar a situao do ttulo no sistema;
Preparar o processo para envio ao jurdico e/ou baixa contbil.

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7. AES CONJUNTAS


7.1. rea de Gesto de Cobrana da Holding/ Matriz da UN/Filiais

O acompanhamento do fluxo de informaes entre o setor Gesto de Cobrana/ Holding,
Unidade de Negcios e as Filiais, ser realizado de forma on-line, atravs do sistema
Gerenciador de Cobrana. um trabalho de acompanhamento conjunto, sinrgico, sistemtico
e contnuo das aes de cobrana.

7.2. Instrues para cadastramento no Gerenciador de Cobrana (GC)

As instrues de preenchimento do sistema Gerenciador de Cobrana orientam e facilitam no
cadastro de clientes e ttulos, veja conforme anexo do passo a passo.
O cadastramento correto de todos os ttulos vencidos essencial para melhorar a gesto da
carteira, reduzir o tempo utilizado e otimizar os trabalhos da rea de Cobrana.

PASSO A PASSO -
Histrico de Cobrana


8. ENVIO DOCUMENTAO GESTO DE COBRANA

O formulrio de capeamento exclusivo para o encaminhamento de processos a rea de
Cobrana.

A finalidade organizar e padronizar a tramitao de processos, evitando desencontros de
informaes e garantindo quais documentos foram enviados/ recebidos.

O formulrio deve ser preenchido em 02 vias, datado e assinado pelo Gerente e Coordenador
Administrativo da Filial que ento servir de capa para os documentos encaminhados a rea
de Cobrana, que aps a conferncia, devolver 01 via filial, sendo o protocolo.


Matriz Capeamento


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12. DVIDAS

Quaisquer ocorrncias, divergncias, dvidas e esclarecimentos relacionados norma, devem
ser comunicados ao setor de Crdito e Cobrana da Holding, para avaliao e providncias
cabveis.

13. VALIDADE

As instrues contidas nesta norma entraro em vigor a partir da data de sua publicao.