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Gestin de las Adquisiciones del Proyecto Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 2 Agenda Introduccin a la Gestin de las Adquisiciones. Los Procesos. 12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones. 12.2 Efectuar las Adquisiciones. 12.3 Control de las Adquisiciones. 12.4 Cerrar las Adquisiciones.
Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 3 Introduccin Para responder las preguntas del examen debe tener en cuenta la perspectiva del Comprador a menos que la pregunta indique lo contrario. Incluye los procesos de gestin de contratos y control de cambios para administrar los contratos u ordenes de compra. Un proyecto complejo puede involucrar la gestin de mltiples contratos o subcontratos de forma secuencial o simultnea. Generalmente, el vendedor gestionar el trabajo como un proyecto si la adquisicin no se limita a materiales, bienes o productos comunes. Compra o Adquisiciones de Productos o Servicios fuera del Equipo del Proyecto. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 4 Introduccin Un contrato es un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se compromete a brindar los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se compromete a pagar o aportar otra contraprestacin vlida. Es un vnculo legal sujeto a resolucin en juzgados. Un contrato debe tener: una oferta, una aceptacin, consideracin de algo de valor (no necesariamente dinero), capacidad (partes competentes) y propsito legal. Administracin de Contratos Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 5 Introduccin Administracin de Contratos Es responsabilidad del Equipo de Direccin del Proyecto, garantizar que todos los Contratos satisfagan las necesidades de Proyecto y al mismo tiempo, se respeten todas las polticas en materia de Contratos que posee la Organizacin. Segn el rea de aplicacin los Contratos tambin se pueden denominar: o Acuerdos o Convenios o Subcontratos o rdenes de Compra Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 6 Aunque todos los Documentos del Proyecto estn sujetos a algn tipo de Revisin y Aprobacin, el carcter jurdicamente vinculante de un Contrato, hace que su proceso de Aprobacin sea ms exhaustivo.
El objetivo principal es asegurar que el lenguaje del Contrato describa los Productos, Servicios o Resultados que satisfagan las necesidades del Proyecto. Introduccin Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 7 Introduccin Contratacin Centralizada. Ventajas Desventajas Mayor habilidad para contratacin. Un administrador de contratos puede trabajar en muchos proyectos Un departamento de contratacin proveer a sus empleados con capacitacin, mejora contina y lecciones aprendidas compartidas. Puede ser ms difcil obtener ayuda sobre el proceso de contratacin cuando es requerido. Las prcticas de la compaa estn estandarizadas. Los profesionales en contratacin tendrn una clara y definida lnea de carrera en la profesin de contratacin. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 8 Introduccin Contratacin Descentralizada Ventajas Desventajas Ms fcil acceso a los conocimientos de contratacin porque los expertos son parte del equipo. No home para los administradores de contratos despus que el proyecto es concluido. Mayor lealtad hacia el proyecto Difcil mantener un alto nivel de conocimientos de contratacin en la compaa. Ms enfocado en la experiencia de contratacin. Duplicacin de conocimientos e ineficiente uso de recursos de contratacin a travs de los proyectos. Poca estandarizacin de las prcticas de contratacin de un proyecto a otro. Tendencia a tener una falta de lnea de carrera en la profesin de contratacin. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones 12.2 Efectuar las Adquisiciones. 12.3 Control de las Adquisiciones 12.4 Cerrar las Adquisiciones Introduccin Son 4 los Procesos de la Gestin de las Adquisiciones. Cada Proceso corresponde a un Grupo de Procesos, excepto a Iniciacin. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 10 Introduccin Procesos de la Gestin de las Adquisiciones del Proyecto Controlar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones Planificar las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. Los Procesos 11 Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 12 12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 13 Planificar las Gestin de las Adquisiciones Determinar qu, cmo, cundo y cunto comprar. Incluye la consideracin de posibles vendedores. Comprende la revisin de los riesgos involucrados en cada decisin de fabricacin propia o compra. Comprende la revisin del tipo de contrato que se planea utilizar con respecto a mitigar los riesgos y transferir los riesgos al vendedor. Este proceso tiene una gran influencia mutua con el proceso Desarrollar el Cronograma (6.5). Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. ENTRADAS SALIDAS HERRAMIENTAS Y TCNICAS 14 Planificar la Gestin de las Adquisiciones Plan de Gestin de las Adquisiciones Decisiones de Hacer o Comprar Criterios de Seleccin de Proveedores FAE APO Anlisis de Hacer o Comprar Juicio de Expertos Investigacin de Mercado Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisicin (SOW) Solicitudes de Cambio Plan de Direccin del Proyecto Documentacin de Requisitos Documentos de la Adquisicin Registro de los Interesados Registro de Riesgos Recursos Requeridos para la Actividad Cronograma del Proyecto Estimacin de Costos de la Actividad $ $ $ Reuniones Actualizaciones de los Documentos del Proyecto Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 15 Flujo de Datos del Proceso Planificar las Adquisiciones Grfico extrado del PMBOK quinta edicin Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 16 Entradas Es la relacin que provee el registro de interesados que participan en el proyecto y otros interesados que estn involucrados con el proyecto. Factores ambientales de la empresa Cultura de la compaa, condiciones del mercado, disponibilidad en el mercado de los productos o servicios a ser adquiridos. Activos de los procesos de la organizacin Procedimientos de adquisiciones, estndares de contratos, lecciones aprendidas de proyectos anteriores, lista de vendedores precalificados. Planificar la Gestin de las Adquisiciones Registro de los Interesados Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 17 Tipos de Contratos Precio Fijo o Suma Global. Costo Reembolsable. Tiempo y Materiales (T & M). Factores que pueden influenciar en la decisin de elegir un tipo de contrato Que tan bien esta definido el Enunciado del Trabajo. La cantidad o frecuencia de Cambios esperados luego de iniciado el Proyecto. El ni vel de esfuerzo y habilidad que el comprador puede dedicar para gestionar al proveedor. La cantidad de Riesgo. Los estndares de los tipos de contratos a ser utilizados por la Empresa. La cantidad de competencia en el mercado. Herramientas y Tcnicas Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 18 La Orden de Compra es el Contrato ms simple de Precio Fijo. Tipos de Contratos El tipo de Contrato determina el Riesgo compartido entre el vendedor y el Comprador. El Contrato a Precio Fijo cerrado, es el tipo de Contrato preferido, fomentado y exigido por la mayora de Organizaciones. Es posible optar por un tipo de Contrato diferente, sin embargo es conveniente justificar su uso. En la prctica NO es INUSUAL combinar los tipos de Contrato en una misma adquisicin. Herramientas y Tcnicas Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 19 Contratos de Precio Fijo Contrato de Precio Fijo Cerrado (FFP). Contrato de Precio Fijo ms Honorarios con Incentivos (FPIF). Contratos de Costos Reembolsables Costo ms Honorarios Fijos (CPFF). Costo ms Honorarios con Incentivos (CPIF). Contratos por Tiempo y Materiales Costo hbrido en el que generalmente se paga por hora o por tem. Contrato de Precio Fijo con Ajuste Econmico de Precio (FP- EPA). Costo ms Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (CPAF). Herramientas y Tcnicas Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 20 Ventajas Desventajas Menos trabajo de gestin del comprador. El vendedor puede subvalorar el trabajo y tratar de beneficiarse con ordenes de cambio. El vendedor est muy incentivado en controlar los costos. El vendedor puede no completar algo del trabajo si ellos empiezan a perder dinero. Las compaas tienen experiencia en este tipo de contrato. Mayor trabajo para el comprador al escribir el enunciado del trabajo del contrato. El comprador conoce el precio total al iniciar el trabajo. Puede ser ms costoso que un contrato CR si el enunciado del trabajo del contrato no esta bien definido o incompleto. El vendedor debe aadir reservas para los riesgos. Contrato de Precio Fijo o Suma Global Desde el punto de vista del Comprador Herramientas y Tcnicas Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 21 Ventajas Desventajas Un enunciado del trabajo ms simple. Requiere auditorias de facturas del vendedor. Usualmente se requiere menos trabajo para definir el alcance que en un contrato de precio fijo. Requiere ms trabajo de gestin del comprador. Generalmente menos costoso que el contrato a precio fijo porque el proveedor no tiene que agregar reservas para los riesgos. El vendedor tiene pocos incentivos para controlar los costos. El precio total es desconocido. Contrato de Costos Reembolsable Desde el punto de vista del Comprador Herramientas y Tcnicas Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 22 Ventajas Desventajas Fcil de crear. El beneficio es por hora facturada. La duracin del Contrato es breve. El vendedor no esta incentivado en controlar los costos. Buena decisin cuando se esta contratando personal para realizar actividades especficas y temporales. Requiere supervisin da a da por parte del comprador. Contrato por Tiempo y Materiales Desde el punto de vista del Comprador Herramientas y Tcnicas Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 23 Tipos de Contratos Riesgo CPFF CPIF T&M FPIF FFP Comprador Vendedor Extrado de PMP Exam Prep. Rita Mulcahy. FP-EPA CPAF Para el Comprador los Contratos de Precio fijo son menos riesgosos. Mientras que para el Vendedor son menos riesgosos los de Costos Reembolsables. Herramientas y Tcnicas Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 24 Herramientas y Tcnicas Incluye el anlisis de los Costos Directo e Indirectos. Fabricacin Interna, con o sin colaboracin externa. Adquisicin externa: comprar, alquilar, hacer un leasing . Se requiere comprar de inmediato? Anlisis de Hacer o Comprar
Se va a trabajar con informacin confidencial? Juicio de Expertos
Es requerido para analizar los Criterios de Evaluacin de Ofertas o Propuestas hechas por los vendedores. Puede involucrar los servicios de un abogado para ayudar a entender los trminos y condiciones de las adquisiciones. Experiencia Comercial y Tcnica Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 25 Herramientas y Tcnicas Incluye la bsqueda y examinacin de la industria y la capacitacin del vendedor. El equipo del proyecto, puede obtener la Informacin de las conferencias presenciales y online. Identifica la capacidad y variedad de los recursos en el mercado. Algunas veces, la investigacin de mercado no es suficiente para proveer informacin especifica y formular una adquisicin estratgica. El intercambio de informacin en estas reuniones es vital para complementar una investigacin de mercado. Reuniones Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 26 Salidas Plan de Gestin de las Adquisiciones Tipos de contratos a usarse. Responsables de realizar estimaciones independientes. Documentos de adquisicin estandarizados. Gestin de mltiples proveedores. Restricciones y asunciones. Vendedores precalificados. Mtricas de adquisiciones. Cmo se gestionarn los Procesos de Adquisicin? Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 27 Enunciado del Trabajo Relativo a Adquisiciones (SOW) Definidos a partir de la Lnea Base de Alcance del Proyecto. Se redacta de manera clara y concisa. Puede revisarse y refinarse hasta que el contrato sea firmado. Define, para cada artculo que se va comprar, la parte del alcance del proyecto que esta incluido en el contrato relacionado. Decisiones de Hacer o Comprar Muy importante en el caso de organizaciones que subcontratan continuamente. En funcin de alcance, cronograma, costos, calidad y riesgo. Salidas Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 28 Documentos de la Adquisicin Invitacin a Licitacin (IFB): Solicita el precio de todo el trabajo. Solicitud de Cotizacin (RFQ): Solicita un precio por tem hora, o metro cuadrado. Solicitud de Propuesta (RFP): Solicita un precio pero adems una propuesta detallada de cmo el trabajo ser realizado, quin lo har, experiencia de la compaa, currculos...etc. Incluyen: una descripcin de la forma deseada de respuesta y el SOW . Generalmente influyen en el Contrato a escoger IFB Precio Fijo. RFP Costo Reembolsable. RFQ Tiempo & Materiales. Solicitud de Informacin (RFI): Solicita informacin sobre un producto o servicio. Salidas Se utilizan para obtener respuesta de los posibles Vendedores. Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 29 Criterios de Seleccin de Proveedores o Comprensin de la necesidad. o Costo del ciclo de vida. o Capacidad tcnica.
o Riesgo. o Enfoque de Gestin y Tcnico: procesos y procedimientos. o Capacidad de Produccin e Inters. o Referencias. o Derechos de propiedad intelectual y propiedad exclusiva. o Capacidad Financiera. o Desempeo pasado de los vendedores. o Tamao y tipo de negocio. Salidas Planificar la Gestin de las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 30 12.2 Efectuar las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 31 Efectuar las Adquisiciones Consiste en obtener respuesta de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. El equipo recibe ofertas y propuestas, y aplica criterios de seleccin definidos (Sistema de Calificacin Ponderado) a fin de seleccionar uno o ms vendedores calificados. Se puede elaborar una lista restringida de Vendedores calificados, basndose en una Propuesta Preliminar. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. ENTRADAS SALIDAS HERRAMIENTAS Y TCNICAS Propuestas de los Vendedores APO Conferencias de Oferentes Publicidad Plan de Gestin de las Adquisiciones Criterios de Seleccin de Proveedores Documentos de la Adquisicin Documentos del Proyecto Decisiones de Hacer o Comprar Estimaciones Independientes Negociacin de Adquisiciones Tcnicas de Evaluacin de Propuestas Juicio de Expertos Vendedores Seleccionados Acuerdos Calendarios de Recursos Solicitudes de Cambio Plan de Direccin del Proyecto ACTUALIZA Documentos del Proyecto Efectuar las Adquisiciones Tcnicas Analticas Enunciado del Trabajo Relativo a Adquisiciones (SOW) Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 33 Flujo de Datos del Proceso Efectuar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Grfico extrado del PMBOK quinta edicin Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 34 Herramientas y Tcnicas Efectuar las Adquisiciones Conferencias de Oferentes Son tiles para asegurar que todos los vendedores tienen un entendimiento claro y en comn de las adquisiciones. Reuniones con potenciales vendedores previas a la preparacin de una oferta o propuesta. Se debe garantizar que ningn oferente reciba un trato preferencial. Se debe responder todas las preguntas delante de todos los competidores, de forma verbal y por escrito. Tcnicas de Evaluacin de Propuestas Se define un Proceso Formal de Evaluacin, de acuerdo con las polticas de adquisicin del comprador. La seleccin del Vendedor se basar en las respuestas de los Vendedores a criterios de ponderacin previamente definidos. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 35 Herramientas y Tcnicas Efectuar las Adquisiciones Sistema de Seleccin Ponderado de Vendedores Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 36 Herramientas y Tcnicas Efectuar las Adquisiciones Estimaciones Independientes Para validar las Estimaciones entregadas por los vendedores. Publicidad Anuncios en publicaciones de circulacin general, como peridicos, o en publicaciones especializadas. Algunas jurisdicciones gubernamentales requieren la difusin pblica de los contratos gubernamentales Tcnicas Analticas Define el entorno de las adquisiciones de una necesidad que se puede brindar a travs de sus ofertas. Ayuda a las organizaciones a identificar la disposicin del proveedor para proporcionar el estado final deseado, determinar el costo previsto para apoyar el presupuesto y evitar los excesos de costos debido a los cambios. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 37 Herramientas y Tcnicas Negociacin de Adquisiciones El contrato puede incluir: responsabilidades, autoridades, trminos y legislacin aplicable, derechos de propiedad exclusiva, forma de pago y precio, cronograma general, entre otros. Se debe llegar a un acuerdo mutuo antes de la firma del contrato (ganar -ganar). Para adquisiciones complejas la negociacin puede ser un proceso independiente. El objetivo de la negociacin es obtener un precio justo y razonable para el producto o servicio que se desea adquirir y desarrollar una buena relacin con el vendedor. No siempre es realizada por el Gerente de Proyecto. Efectuar las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 38 Salidas Efectuar las Adquisiciones Acuerdo Legal vinculante para ambas partes. Documento formal, por escrito y estandarizado Indican las obligaciones de cada una de las partes y que obligaciones son las ms crticas. Vendedores seleccionados Indica cmo van a ser resueltas las disputas y conflictos y cmo se gestionar las solicitudes de cambio. Incluye: SOW, lnea base del cronograma, informes de desempeo, periodo de ejecucin, roles y responsabilidades, precios y condiciones de pago, criterios de aceptacin, garantas, sanciones, incentivos, seguros, tratamiento de las solicitudes de cambio. La carta de intencin no es un contrato porque sta no representa un vnculo legal. Esta carta simplemente indica que el comprador esta interesado en contratar los servicios del vendedor Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 39 Salidas Efectuar las Adquisiciones Acuerdo Legal vinculante para ambas partes. Documento formal, por escrito y estandarizado Indican las obligaciones de cada una de las partes y que obligaciones son las ms crticas. Acuerdos Indica cmo van a ser resueltas las disputas y conflictos y cmo se gestionar las solicitudes de cambio. Incluye: SOW, lnea base del cronograma, informes de desempeo, periodo de ejecucin, roles y responsabilidades, precios y condiciones de pago, lugar de entregas, criterios de aceptacin, garantas, sanciones, incentivos, seguros, tratamiento de las solicitudes de cambio, terminos y alternativas en la resolucion de disputas (ADR). La carta de intencin no es un contrato porque sta no representa un vnculo legal. Esta carta simplemente indica que el comprador esta interesado en contratar los servicios del vendedor Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 40 12.3 Controlar las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 41 Controlar las Adquisiciones Puede estar a cargo de un administrador de adquisiciones, quin a pesar de ser parte del equipo de proyecto generalmente depende de un supervisor de un departamento diferente. Asegura que el desempeo del vendedor cumplir con los requisitos contractuales y que el comprador actuar conforme a los trminos del contrato. Incluye la aplicacin de los procesos de Direccin de Proyectos apropiados a las relaciones contractuales, y la integracin de las salidas de estos procesos en la gestin general del proyecto. o Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. o Realizar Control de Calidad. o Realizar el Control Integrado de Cambios. o Monitorear y Controlar los Riesgos Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 42 Documenta cual ha sido el desempeo del vendedor basndose en el contrato y las acciones correctivas establecidas. Incluye un componente de gestin financiera que involucra el seguimiento de pagos al proveedor. Incluye gestionar la finalizacin anticipada del trabajo contratado por causa justa, incumplimiento o conveniencia. Los contratos pueden ser modificados en cualquier momento por mutuo acuerdo segn los trminos establecidos en el contrato. Controlar las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 43 Tipo de Contrato Acciones a tomar Costo Reembolsable Estar seguros que todos los costos cargados sean aplicables al proyecto. Auditar todas las facturas Asegurarse de que el trabajo del vendedor est avanzado eficientemente. Inspeccionar los recursos que el vendedor aadi al proyecto y no aadieron valor. Inspeccionar los recursos que el vendedor aadi al proyecto y no fueron inicialmente solicitados. Continuamente estimar el costo del proyecto. Tiempo & Materiales Proveer direccin diaria al vendedor. Intentar planificar entregables concretos. Asegurarse que la longitud del proyecto no se extienda demasiado. Asegurarse que el nmero de horas cargados sea razonable. Inspeccionar las acciones del vendedor que puedan estar fuera del contrato. Precio Fijo Inspeccionar que el vendedor no corte el alcance ni la calidad solicitada. Inspeccionar sobre ordenes de cambio con sobre precio. Verificar malos entendidos sobre el alcance. Controlar las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. ENTRADAS SALIDAS HERRAMIENTAS Y TCNICAS 44 Solicitudes de Cambio Solicitudes de Cambio Aprobadas Informes de Desempeo del Trabajo Acuerdos Datos de desempeo del Trabajo ACTUALIZA APO Plan de Gestin del Proyecto Sistema de Control de Cambios del Contrato Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones Sistema de Gestin de Registros Inspecciones y Auditorias Informar el Desempeo Sistemas de Pago Administracin de Reclamaciones Controlar las Adquisiciones Plan de Direccin del proyecto Documentos de la adquisicin Informacin del desempeo del trabajo Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 45 Controlar las Adquisiciones Flujo de Datos del Proceso Controlar las Adquisiciones Grfico extrado del PMBOK quinta edicin Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 46 Entradas Controlar las Adquisiciones Informes de Desempeo del Trabajo Documentacin tcnica desarrollada por el vendedor y otra informacin sobre los entregables suministrada en virtud de los trminos del contrato Solicitudes de Cambio Aprobadas Pueden incluir modificaciones en los trminos y condiciones del contrato, incluidos el enunciado del trabajo del contrato, los precios, y la descripcin de los productos, servicios o resultados que se suministrarn. Informes de Desempeo del Vendedor. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 47 Herramientas y Tcnicas Sistema de Control de Cambios del Contrato Define el proceso por el cual el contrato puede ser modificado. Revisin de Desempeo de las Adquisiciones Revisin estructurada del avance del vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del costo y del cronograma, tomando el contrato como referencia. Incluye los formularios, sistemas de seguimiento, procedimientos de resolucin de conflictos y niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios. Inspecciones y Auditorias Solicitadas por el comprador y respaldadas por el vendedor segn lo establecido en la documentacin del contrato. Controlar las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 48 Herramientas y Tcnicas Informar el Desempeo Proporciona informacin a la direccin sobre la efectividad del vendedor para alcanzar los objetivos contractuales. Sistema de Pago Normalmente manejados por el sistema de cuentas a pagar del comprador. Sistema de Gestin de Registros Es un conjunto especfico de procesos, funciones de control relacionadas y herramientas de automatizacin que se consolidan y combinan en un todo, como parte del Sistema de Informacin de la Direccin del Proyecto. Controlar las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 49 Herramientas y Tcnicas Administracin de Reclamaciones Los cambios impugnados y los cambios potencialmente constructivos son aquellos cambios solicitados respecto de los cuales el comprador y el vendedor no pueden ponerse de acuerdo sobre la compensacin correspondiente o incluso sobre si un cambio ha tenido lugar. Se denominan tambin reclamaciones, conflictos o apelaciones. Si las partes no resuelven una reclamacin por s solas, es posible que tenga que ser gestionada conforme a los procedimientos de resolucin de conflictos establecidos en el contrato (puede ser necesario un arbitraje o litigio). Controlar las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 50 Salidas Informacin de Desempeo del Trabajo Proporciona una base para la identificacin de los actuales o potenciales problemas para apoyar las reclamaciones posteriores o nuevas adquisiciones. Al informar sobre el desempeo de los vendedores de la organizacin aumenta el conocimiento del comportamiento de la contratacin apoyando la prediccin mejorada, la gestin de riesgos y la toma de decisiones. Tambin ayudar en caso de que haya una disputa con el vendedor. Incluye informes de cumplimiento de los contratos, que proporciona un mecanismo para rastrear resultados especficos esperados y recibidos de los vendedores. Los informes de cumplimiento de contrato soportan comunicaciones mejoradas con los proveedores por lo que que los posibles problemas se abordan con prontitud, a satisfaccin de todas las partes. Controlar las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 51 Salidas Contrato. Cambios aprobados/no aprobados.
Informacin Tcnica, de gestin (avances), econmica y financiera. ACTUALIZA APO Plan de Direccin del Proyecto Solicitudes de Cambio ACTUALIZA Correspondencia Cronogramas y solicitudes de pago Documentacin de evaluacin de desempeo del vendedor Controlar las Adquisiciones Informacin de Desempeo del Trabajo Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 52 12.4 Cerrar las Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 53 Cerrar las Adquisiciones Es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto. Respalda al cierre del proyecto (o fase) asegurando que los acuerdos contractuales sean completados y aceptados. Las reclamaciones sin resolver pueden quedar sujetas al litigio despus del cierre de las adquisiciones. La finalizacin anticipada de un contrato en un caso especial del cierre de una adquisicin, y puede resultar de un acuerdo mutuo entre las partes o del incumplimiento de una de las partes. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. ENTRADAS SALIDAS HERRAMIENTAS Y TCNICAS 54 Documentacin de las adquisiciones Auditoras de la Adquisicin Sistema de Gestin de Registros Adquisiciones cerradas ACTUALIZA APO Cerrar las Adquisiciones Plan de direccin del Proyecto Negociacin de Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 55 Flujo de Datos del Proceso Cerrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones Grfico extrado del PMBOK quinta edicin Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 56 Herramientas y Tcnicas Cerrar las Adquisiciones Recuerda esta herramienta, generalmente es evaluada en el examen. No confundirla con las auditoras de calidad. Auditoras de la Adquisicin Es una revisin estructurada del proceso de adquisicin, desde el proceso Planificar las Adquisiciones hasta Administrar las Adquisiciones. Su objetivo es identificar los xitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparacin o administracin de otros contratos de adquisicin en el proyecto, o en otros proyectos. El acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a travs de la negociacin es un objetivo fundamental. La mediacin o el arbitraje son mtodos alternativos de resolucin de conflictos en los casos que no pueda llegarse a un acuerdo mediante la negociacin directa. Negociacin de Adquisiciones Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproduccin parcial o total. 57 Salidas Actualizaciones de APO Archivo de la Adquisicin. Aceptacin de los Entregables. Adquisiciones Cerradas Notificacin formal por escrito indicando que el contrato ha sido completado. Documentacin sobre lecciones aprendidas. Cerrar las Adquisiciones