Plan de Adquisicion Mentores FINAL Grupo Ver2

UNIVERSIDAD AUTNOMA GABRIEL RENE MORENO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS

Y FINANCIERAS
UNIDAD DE POSTGRADO

MAESTRIA EN:
FORMULACIN Y GESTIN DE PROYECTOS PBLICOS Y
PRIVADOS
MDULO 11: GESTIN DE COMUNICACIONES Y ADQUISICIONES

Plan de Adquisiciones para el proyecto: Montaje de la Nueva Red de Agua
contra incendios de la Refinera Guillermo Elder Bell

ALUMNOS:
Sofia Tissera Moreno
Ivan Rodriguez Subirana
Juan Marcelo Yaez B.
Albert Galvez Rodriguez
Esthefany Hurtado
Gilber Brito
Jose Luis Arcibia

DOCENTE:
Rocio Zelada, PMP, MSC

SANTA CRUZ DE LA SIERRA BOLIVIA
SEPTIEMBRE 2014
TABLA DE CONTENIDO
1. RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................................. 1
2. INTRODUCCION ............................................................................................................................. 3
3. Objetivo ........................................................................................................................................... 1
3.1. Objetivos Especficos ........................................................................................................... 1
4. Alcance ........................................................................................................................................... 1
5. Referencias y/o Definiciones ........................................................................................................ 2
6. Documentos de Entrada de la Gestin de las Adquisiciones .................................................... 2
6.1. Plan para la Direccin del Proyecto. .................................................................................... 2
6.2. Registros de Riesgos en las Adquisiciones ....................................................................... 4
6.3. Recursos requeridos para las actividades. ......................................................................... 4
6.3.1. PROCESOS DE COMPRAS .......................................................................................... 8
6.3.1.1. RESPONSABILIDADES ................................................................................................. 8
6.3.1.2. ADJUDICACION DE LA ORDEN DE COMPRA ........................................................... 10
6.3.1.3. INSPECCION ............................................................................................................... 11
6.4. Cronograma del proyecto. .................................................................................................. 13
6.5. Presupuesto del proyecto................................................................................................... 13
6.6. Registro de interesados. ..................................................................................................... 15
6.7. Factores ambientales del proyecto. ................................................................................... 16
6.8. Legislacin y Normas aplicables. ...................................................................................... 16
6.9. Activos de los procesos de la organizacin ..................................................................... 18
6.10. Matriz de Adquisiciones ..................................................................................................... 18
7. Herramientas y Tcnicas ............................................................................................................. 19
7.1. Anlisis DO/BUY .................................................................................................................. 19
7.2. Juicio de Expertos ............................................................................................................... 19
7.3. Reuniones ............................................................................................................................ 20
8. Documentos de Salida de la Gestin de las Adquisiciones ..................................................... 20
8.1. Plan para la Gestin de Adquisiciones.............................................................................. 20
8.1.1. Tipos de Contrato. ........................................................................................................ 20
8.1.2. Documentos relacionados a adquisiciones. .................................................................. 22
8.1.3. Coordinacin de la Gestin de Proveedores. ............................................................... 22
8.1.4. Informe de Desempeo de Compras ............................................................................ 23
8.1.5. Condiciones y Requisitos de Garantas de compras. ................................................... 23
8.1.6. Legislacin y Normas aplicables a las adquisiciones. ................................................... 24
8.2. Enunciados del trabajo ....................................................................................................... 24
8.3. Criterios de Seleccin y Evaluacin de proveedores....................................................... 25
8.3.1. Restricciones y Supuestos de las Adquisiciones. ......................................................... 25
8.4. Solicitudes de Cambios ...................................................................................................... 25
8.5. Actualizaciones a documentos del proyecto .................................................................... 26
9. GUA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTACIN .................................................................... 26
10. GLOSARIO ................................................................................................................................ 27

Mentores S.A | ii

11. CONCLUSIONES ...................................................................................................................... 29
12. RECOMENDACIONES .............................................................................................................. 30
13. ANEXOS .................................................................................................................................... 31
Anexo 1: Informe de Auditoria ........................................................................................................ 31
Anexo 2: Informe de Desempeo de Compras .............................................................................. 32
Anexo 3: Formato de Solicitud de Cambios ................................................................................... 33
Anexo 4: Formato de Solicitud de Compra y Recepcin de Pedidos .......................................... 34
Anexo 5: Formato de Registro de Compras ................................................................................... 35
Anexo 6: Procedimiento de Compras dentro de Proyecto ........................................................... 36
Anexo 7: Procedimiento de Contratacin de Servicios dentro de Proyecto ............................... 40
Anexo 8: Procedimiento de Alquiler de Equipos dentro de Proyecto ......................................... 43
Anexo 9: Procedimiento de Seleccin y Evaluacin de Proveedores de Proyecto .................... 46
Anexo 10: Cuestionario de Evaluacin de Proveedores ............................................................... 50
Anexo 11: Formato de Listado de Empresas Proveedoras de Materiales y Servicios ............... 52
Anexo 12: Registro de Riesgo de las Adquisiciones .................................................................... 53
Anexo 13: Matriz de Adquisiciones ................................................................................................. 54
Anexo 14: Cronograma del Proyecto .............................................................................................. 59
Anexo 15: Matriz de interesados ..................................................................................................... 61

Mentores S.A | RESUMEN EJECUTIVO 1

1. RESUMEN EJECUTIVO

Hoy en da las empresas de construccin dejaron de ser solo empresas que
desarrollan proyectos constructivos y se han transformado en empresas que
colaboran a sus clientes en alcanzar sus objetivos y metas.

La empresa Mentores S.A. incursiona en un nuevo proyecto de Montaje de la
Nueva Red de Agua contra Incendios de la Refinera Guillermo Elder Bell", para
el cliente YPFB Refinacin.

Luego de reuniones realizadas con la gerencia general y dada la relevancia del
proyecto y existe la necesidad de facilitar el aprovisionamiento de bienes y
servicios que necesitar el proyecto, es por esto que se propone planificar las
adquisiciones, y se propone la elaboracin de un plan de adquisiciones para el
Montaje de la Nueva Red de Agua Contra Incendios de la Refinera Guillermo
Elder Bell", apoyado en los estndares del Project Management Institute basado
en el rea de conocimiento de la Gestin de las Adquisiciones del Proyecto.

Las principales actividades del proyecto son las siguientes: Obras Civiles, Obras
mecnicas, Obras Elctricas, Obras de Instrumentacin, Revisin de ingeniera,
Inspeccin y ensayo, motivo por cual que se requiere coordinacin entre todos
los entre el proyecto, con el cliente y con los proveedores.
En el contenido del plan se detalla los siguientes puntos

Los Materiales y servicios que el proyecto necesita adquirir
Materiales y servicios que produce el proyecto
Los tipos de contratos definidos
Las restricciones y supuestos que afectarn las adquisiciones
Procedimiento para evaluar a los proveedores

Mentores S.A | RESUMEN EJECUTIVO 2

Para el proyecto el equipo de proyectos, asume que los Materiales e insumos
principales son adquiridos por el cliente, donde la gestin y verificacin ya
fueron realizadas por el cliente.

El presente plan pretende contribuir al proyecto para finalizarse en el tiempo y
dentro del presupuesto acordado, siendo una de las mayores preocupaciones
del cliente y de la empresa Mentores S.A.

Mentores S.A | INTRODUCCION 3

2. INTRODUCCION
En un mundo competitivo y globalizado, como lo es el mundo de hoy, se
requiere de organizaciones con alta gestin de Proyectos que implementen
soluciones cada vez ms normalizadas y difundidas en la organizacin, con el
fin de mantener bajo control sus proyectos y poder alcanzar el xito.

Dentro del rea de la construccin las empresas generalmente se han basado
en cuidar aspectos de costo, tiempo. De esta forma las compaas desarrollan
el proyecto en base a los planos constructivos y sus especificaciones tratando
de apegarse al presupuesto y tiemplo planeado.

Adicionalmente las empresas constructoras deben fijar sus metas en el
cumplimiento y expectativas del cliente y adems tambin mejorar la eficiencia
en sus procesos tanto a nivel operativo y de gestin con el fin de ser ms
competitivos dentro del mercado nacional.

Al ser un nuevo proyecto para la empresa se tiene como objetivo elaborar un
plan de adquisiciones para el Montaje de la Nueva Red de Agua Contra
Incendios de la Refinera Guillermo Elder Bell", apoyado en los estndares del
Project Management Institute (PMI).

La problemtica actual de la adquisicin reside en que la organizacin adquiere
los productos y servicios para el proyecto, recibe los materiales de parte del
cliente y es quien tiene la responsabilidad final de la construccin y utilizacin
de dichos materiales.

Mentores S.A | INTRODUCCION 4

La ventaja de contar con un plan de adquisiciones es del poder planificar los
recursos a utilizar, realizar menos actividades de compra al tener contratos
establecidos, rdenes de compra/servicio programadas, y verificacin de calidad
en la entrega del producto o servicio.
El Plan de Adquisiciones a desarrollarse en el mbito de trabajo del proyecto se
disear para documentar las decisiones de compra para el proyecto,
especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores para identificar
que necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera, o deben
satisfacerse, mediante la adquisicin de productos, servicios o resultados fuera
de la organizacin del proyecto, y qu necesidades el proyecto pueden ser
resueltas por el equipo del proyecto.

Para los requerimientos financieros se considera nuevas actividad por lo cual
segn el presupuesto elaborado en la gestin de costos, se ajusta un nuevo
presupuesto segn las salidas del presente plan.

Mentores S.A | Objetivo 1

3. Objetivo

Elaborar un plan de adquisiciones de la empresa MENTORES S.A. para el
proyecto Montaje de la Nueva Red de Agua Contra Incendios de la
Refinera Guillermo Elder Bell, apoyado en los estndares del Project
Management Institute basado en el rea de conocimiento de la Gestin de las
Adquisiciones del Proyecto.
3.1. Objetivos Especficos
Determinar las adquisiciones del proyecto y planificar la contratacin
requerida, conocimiento cules son las necesidades y en qu momento
se deben efectivizar.
Documentar y describir como sern gestionados los procesos de
adquisiciones para el proyecto.
Brindar herramientas, procedimientos y formatos que faciliten la gestin
de las adquisiciones.

4. Alcance
El presente documento regir para el proyecto Montaje de la Nueva Red de
Agua Contra Incendios de la Refinera Guillermo Elder Bell en todo los
procesos involucrado en las adquisiciones que efecte el Mentores S.A.
entendindose por stas: Planificacin de la compra, Seleccin de
procedimientos de compras, Formulacin de bases y trminos de referencia,
criterios y mecanismos de evaluacin, Gestin de contratos y proveedores,
recepcin de bienes y servicios, procedimientos de pago, y autorizaciones para
el proceso.

Mentores S.A | Referencias y/o Definiciones 2

5. Referencias y/o Definiciones
o Contrato: Montaje de la Nueva Red de Agua Contra Incendios de la
Refinera Guillermo Elder Bell
o Cliente / Contratante: YPFB REFINACION S.A.
o Contratista. MENTORES S.A.
6. Documentos de Entrada de la Gestin de las Adquisiciones
6.1. Plan para la Direccin del Proyecto.

Con el propsito de satisfacer de salvaguardar, prevenir y evitar daos a las
personas, medio ambiente y las instalaciones de YPFB, detectando y
combatiendo de manera temprana las situaciones inherentes a las actividades
realizadas que pudieren presentar riesgo de incendio masivo en estas
instalaciones, se deber realizar todas las actividades necesarias para cumplir
con este propsito, entre las cuales se citan:

Provisin total de equipos, materiales, accesorios y consumibles.
Provisin de equipos y equipamiento porttiles para combatir incendio
(Gabinetes, carros porttiles, mangueras, etc.)
Pruebas no destructivas y ensayos en su totalidad.
Montaje (obras civiles, mecnicas, elctricas y de instrumentacin)
Control de calidad.
Pre-Comisionado y comisionado.
Asistencia en la puesta en marcha.

Mentores S.A | Documentos de Entrada de la Gestin de las
Adquisiciones
3

Por tanto para el presente plan se deber asegurar la provisin de insumos,
herramientas y servicios de alquiler esenciales para la realizacin de las
actividades que conforman los entregables del proyecto.
Como base para determinar las restricciones y necesidades de adquisicin se
utiliza informacin planificada en la lnea base del proyecto que seala una
duracin de total de 271 das calendario, tiempo que equivale a 213 das
trabajados, iniciando en fecha 16 de Junio del 2015 y finalizando el 13 de Marzo
del 2016, requiriendo la provisin de materiales, herramientas, maquinarias,
insumos y servicios en general durante todo el proceso de ejecucin del
proyecto, se incluyen 650 actividades a realizar que conformaran los 247
paquetes de trabajo, utilizando un presupuesto total de 3,1 millones de dlares
aproximadamente, en el que se incorpora de forma inherente el presupuesto de
costos de materiales, servicios, maquinarias que requerirn dichas actividades,
siendo necesario actualizar la informacin una vez se determine el tiempo total
que requerirn las adquisiciones.
El equipo de proyecto tiene experiencia y capacitacin formal en la
implementacin y la correcta operacin de este tipo de proyectos, por esta
razn, algunas tareas tcnicas, sern subcontratadas, al igual que alquiler de
servicios que interactuarn directamente con el equipo de proyecto y sern
dirigidos por el gerente. En base al plan para la direccin del proyecto se
identificaran el punto 6.3 Recursos requeridos para las actividades.

Adquisiciones
4

6.2. Registros de Riesgos en las Adquisiciones

Es necesario reducir los riesgos que conllevan las adquisiciones a travs de
planes de accin que no impacten en forma considerable al proyecto, ejemplo
de ello es el retraso en el servicio de las instalaciones elctricas que se
contrataran que afectan el cronograma.

Los riesgos de las adquisiciones se encuentran listados en el Registro de
Riesgos de Adquisiciones. (Ver Anexo 12: Registro de Riesgo de las
Adquisiciones)

6.3. Recursos requeridos para las actividades.

Con el fin de optimizar el proyecto, YPFB Refinacin S.A. (en adelante YPFB
R) anticip la procura de las Bombas para el Sistema, la cual ya se ha
adjudicado; mismas que se estima se encontrarn disponibles en los
almacenes de la Refinera Guillermo Elder Bell en la gestin 2014, para ser
entregadas al CONTRATISTA adjudicado para la construccin del pipping y
accesorio. Mentores para el proyecto ser el responsable de su instalacin y
puesta en funcionamiento.

Con la ingeniera de Detalle elaborada por YPFB R empezar a trabajar en la
fase de Procura de materiales y equipos.
La procura contempla la bsqueda en el mercado local y/o extranjero de todos
los materiales, requeridos para la implementacin de todas las especialidades

Adquisiciones
5

involucradas, como ser civil, mecnica, piping, electricidad, instrumentacin y
seguridad y otras no mencionadas. Los costos asociados a estas
provisiones como ser: logstica, modalidades de transporte, Utilidades,
imprevistos, consideraciones tributarias e impositivas, de todos los requerimientos
detallados en la Ingeniera de detalle deben ser considerados desde el origen
hasta su entrega en el sitio de obra, es decir que sern cotizados en condicin
de entrega en REFINERA GUILLERMO ELDER BELL, segn INCOTERMS 2010
(International Commercial Terms).

Para la presentacin de ofertas en cuanto a todos los materiales y equipos
necesarios a proveer por el CONTRATISTA, deben ser nuevos y sin uso.

Previa a la seleccin para los servicios de alquileres y otros servicios el
CONTRATISTA deber presentar los respectivos certificados de calidad,
calibracin y manuales de uso en los casos que corresponda para aprobacin de
FISCALIZACION, como se indican en las Especificaciones Tcnicas Particulares
de cada especialidad.

As tambin el CONTRATISTA es responsable de su transporte, almacenaje,
custodia y administracin de forma segura y sin que se deterioren por
factores climticos en obra de su suministro y los que YPFB R entregue.
Se detallan tres tipos de adquisiciones por parte de Mentores S.A.:
Adquisicin de bienes materiales
Adquisicin de servicios
Adquisicin de alquileres

Adquisiciones
6

A continuacin se detallan los servicios de adquisicin por parte de Mentores
S.A.:
SERVICIOS
ITEM DESCRIPCION
PRECIO
PRESUPUESTADO
Expresado USD
UNIDAD
1 Alquiler de Gras $ 2.500,00 Mes
2 Alquiler de camin $ 950,00 Mes
3 Servicios de catering $ 5.603,45 Mes
4 Alquiler de Hormigoneras $ 560,00 Mes
5 Alquiler de baos porttiles $ 600,00 Mes
6 Alquiler de vehculos $ 1.200,00 Mes
7 Alquiler de retroexcavadoras $ 1.900,00 Mes
8 Alquiler de ambulancia $ 1.000,00 Mes
9 Alquiler de generadores de electricidad $ 800,00 Mes
10 Alquiler de andamios $ 120,00 pza.
11 Servicios de Ensayos No destructivos $ 530,00 Da
12 Servicios de internet $ 290,00 Mes
13 Servicios ensayos de agua $ 359,20 Pza.

Adquisiciones
7

A continuacin se detallan los materiales, herramienta de adquisicin por parte
de Mentores S.A.:
MATERIALES, HERRAMIENTAS
ITEM DESCRIPCION PRECIO
PRESUPUESTADO
Expresado USD
UNIDAD
1 Cemento $ 8,48 Bolsa
2 Material granular $ 431,03 Camionada
3 Ladrillos $ 0,43 Unidad
4 Electrodos para soldadura $ 69,00 Paquete
5 Argn para soldadura $ 122,00 Botelln
6 Palas $ 18,00 Pieza
7 Madera $ 12,00 Kilo
8 Equipo de Proteccin Personal $ 58,76 Kit
9 Cable para instalacin elctrica $ 1,20 Metro
10 Tubo conduit para instalacin
elctrica
$ 22,00 Metro
11 Extintores $ 45,00 Pza
12 Pintura $ 112,00 Balde
13 Cinta de revestimiento $ 49,59 Rollo
14 Disco de corte para amoladora $ 3,71 Pza
15 Tubos de PVC $ 2,90 Pza
16 Bolsas de Polietileno $ 0,07 Pza
17 Fierro corrugado $ 89,00 Kilogramo

Adquisiciones
8

La estimacin realizada comprende un elemento para la elaboracin de la lnea base
de los costos o presupuesto que es a la vez otro elemento para el control de los
costos durante la implementacin del proyecto, por ello se definir el tipo de contrato
que mejor convenga.

6.3.1. PROCESOS DE COMPRAS

Para realizar el proceso de adquisiciones se tomaran en cuenta lo siguientes
aspectos:
Segn la lista de Materiales crticos
Lista de marcas y proveedores aprobados de la empresa
Procedimiento de equipo de proteccin personal

6.3.1.1. RESPONSABILIDADES

6.3.1.1.1. Procura y Subcontratistas

Todas las compras para el proyecto sern coordinadas a travs del
Gerente del Proyecto y el departamento de compras de la empresa.
Toda la procura deber estar acorde a los estndares del proceso de
compras de mentores y toda adquisicin de materiales y equipos se
realizar en base la lista de materiales Aprobada por el cliente.

Adquisiciones
9

El Gerente de Proyecto tendr la responsabilidad final del proceso de
procura y firmar inicialmente cualquier requisicin de compra del
mismo. El equipo de procura iniciar las gestiones necesarias entre los
proveedores, las compaas de servicios y el grupo de proyectos para
asegurar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas, de calidad y
la entrega a tiempo de los equipos y materiales. La autorizacin para la
compra se regir segn la poltica establecida en Mentores en la matriz
de responsabilidades de la compaa.

6.3.1.1.2. Procura, Agilizacin y Control de Materiales

Cada uno de los equipos de Mentores y los subcontratistas
involucrados en el proyecto deber obedecer todas las polticas de
calidad de Mentores para la procura de materiales y equipos.

El encargado de compras ser el responsable de gestionar la compra
de materiales y equipos, y de realizar el seguimiento a las mismas. Se
llevar el control de seguimiento con el objetivo de detectar y controlar
cualquier cambio en la provisin que pueda hacer variar el cronograma
de ejecucin del proyecto.

6.3.1.1.3. Organizacin

La Gestin de Procura y Materiales operara bajo la supervisin del
encargado de compras.

Adquisiciones
10

El Comprador ser responsable por los procedimientos de gestin de
materiales del proyecto incluyendo compras y agilizacin. El Jefe de
Logstica de la organizacin estar a cargo de coordinar la inspeccin,
transporte y comprobacin de calidad de los materiales comprados.
Los materiales y el depsito en campo estarn bajo el control del
Coordinador de transporte entregando todo el material y reportndose
directamente al Gerente de Obra.

6.3.1.1.4. Subcontratistas

Mentores identificara varios subcontratistas en cada disciplina a ser
ejecutada para revisin. Finalizara la seleccin, como sea necesario, de
los candidatos como subcontratistas dependiendo del siguiente anlisis:
(a) Experiencia previa
(b) Programa de Anlisis de Calidad
(c) Programa SMS
(d) Cronograma
(e) Calificacin del Personal
(f) Carga de Trabajo
(g) Recomendaciones de Petrobras
(h) Estado Financiero

6.3.1.2. ADJUDICACION DE LA ORDEN DE COMPRA

Seguido de la aprobacin de la recomendacin de compra, una Orden de
Compra se realizara al proveedor seleccionado. La Orden reflejara todos los
acuerdos alcanzados durante el condicionamiento de la oferta o durante

Adquisiciones
11

cualquier reunin de clarificacin que haya tenido lugar. La Orden tendr
suficiente informacin para habilitar al proveedor a proceder con el suministro
en forma puntual para cumplir con la fecha de entrega acordada.

6.3.1.3. INSPECCION

La coordinacin de la inspeccin se llevara a cabo donde sea necesario para
asegurar que las visitas de inspeccin intermedia y final por Mentores o por
Inspectores Terceros sean completadas de acuerdo al Plan de Calidad de
Mentores. El Coordinador de Ingeniera y procura del proyecto estar a cargo de
esta actividad reportndose directamente al Gerente del Proyecto IP.

El personal del almacn recibir el material. El Coordinador de Calidad y el
Gerente de Obra compartirn responsabilidad para inspeccionar todos los
materiales codificados que van llegando para poder detectar materiales con
defectos lo ms temprano posible y poder reemplazarlos rpidamente. Los
materiales sern inspeccionados y procesados como se describe a
continuacin:
Detectar material defectuoso o daado.
Verificar marcas en el material de acuerdo a los requisitos especficos
de cada uno.
Los materiales deberan ser identificados por un cdigo vigente o por un
cdigo de color establecido.

Adquisiciones
12

El material inaceptable ser rechazado y manejado de acuerdo al manual de
control y anlisis de Calidad.
Mentores ser responsable por el manejo de los subcontratistas y de la
comunicacin con YPFB Refinacin.

El subcontratista otorgar los recursos para ejecutar el trabajo: labor,
supervisin incluyendo Anlisis y Control de Calidad y personal de SMS,
herramientas, materiales consumibles, y en algunos casos, tuberas y
materiales elctricos. En el evento que los materiales sean suministrados por un
subcontratista de construccin estos estarn sujeto al Plan de Procura.

En todos los casos, la responsabilidad por la ejecucin del proyecto se mantiene
con la empresa Mentores. Por esta razn, se debe manejar activamente las
actividades de todos los subcontratistas con un enfoque prctico.
Todos los documentos de los materiales, equipos a ser utilizados en obra,
debern tener la firma y sello de aprobacin para construccin por parte de
YPFB R, con la ltima revisin existente en el sistema, caso contrario no se
permitir trabajar en obra.

Adquisiciones
13

6.4. Cronograma del proyecto.

En el actual cronograma del proyecto no est contemplado el tiempo de
seleccin de proveedores y la planificacin de las adquisiciones. En el Anexo
14: Cronograma del Proyecto, se puede apreciar el cronograma actual.

Por esta razn deber ser ajustado luego de haber identificado los nuevos
entregables y actividades para las adquisiciones.

6.5. Presupuesto del proyecto.

En el presupuesto del proyecto no contemplaba todas las adquisiciones del
proyecto.
Es por ello que se tiene con un presupuesto ajustado tomando en cuenta las
nuevas actividades a realizarse para las adquisiciones de materiales o servicios.

El presupuesto se puede apreciar a continuacin:

Adquisiciones
14

Presupuesto del Proyecto

Expresado en USD

Cdigo EDT Entregable
Presupuesto segn Gestion de
Costos
Presupuesto para
Adquisiciones Presupuesto Ajustado

1.1.1
Pilotes Construidos 25,006.00 1,250.30 26,256.30
1.1.3
Losa para Skid de Bombas 80,869.20 3,234.77 84,103.97
1.2.1
Muros contra fuego construido 20,865.70 625.97 21,491.67
1.2.2
Construccion y montaje de la cubierta del
Skid de Bombas 22,494.60 899.78 23,394.38
2.1.1
Jabalinas instaladas y conectadas 25,000.00 1,000.00 26,000.00
2.1.2
Suelos examinados y adecuados para
puesta a tierra 36,112.00 1,083.36 37,195.36
2.2.1
Canalizacin elctrica concluida 9,693.93 290.82 9,984.75
2.2.2. Skid de bombas iluminado 12,302.59 369.08 12,671.67
2.2.3
Flujmetros a los pozos de bombas
canalizados 9,558.30 382.33 9,940.63
3.1.1.
Canalizacin realizada para seales
digitales 13,313.63 532.55 13,846.18
3.1.2.
Cableado instalado para seales digitales 3,871.76 271.02 4,142.78
3.1.3.
Conexion realizado para seales digitales 7,994.48 559.61 8,554.09
3.3.1
Sistema configurado para el nuevo sistema
integrado 5,533.20 387.32 5,920.52
3.3.2
Prueba de lazo realizada 9,640.67 482.03 10,122.70
3.4.1
Sistema PI calibrado 18,376.28 918.81 19,295.09
3.4.2
Sistema PI montado 25,025.00 750.75 25,775.75
5.1.1.
Tuberia aerea instalada 319,047.50 9,571.42 328,618.93
5.1.2
Tuberia enterrada instalada 976,192.00 29,285.76 1,005,477.76
5.2.1
Valvulas instaladas 120,200.00 2,404.00 122,604.00
5.2.2
Filtros y rociadores instalados 156,800.00 3,136.00 159,936.00
5.3.1
Hidratantes y monitores instalados 953,845.00 9,538.45 963,383.45
5.3.2
Gabinetes y mangueras instaladas 89,444.00 1,788.88 91,232.88
4.1.1.
Pruebas hidroestticas de relaciones de
superficie realizada 108,606.01 4,344.24 112,950.25
4.1.2.
Inspeccin de todas las conexiones
realizadas 8,646.00 432.30 9,078.30
4.2.1
Sistema Listo para la puesta en marcha 10,599.89 529.99 11,129.88
4.2.2
Registro de comprobacion de instalaciones
en general 12,684.83 507.39 13,192.22
4.3.1
Liberado de alineacion de bombas 14,667.75 733.39 15,401.14
4.3.2
Informe de Liberado de Instalacion de
Sistema 11,449.63 457.99 11,907.62

TOTALES 3,107,839.95 75,768.33 3,183,608.28

Adquisiciones
15

6.6. Registro de interesados.

Los interesados para las adquisiciones estn identificados en la matriz de
interesados en el Anexo 15: Matriz de interesados, siendo los siguientes los de
mayor poder y mnayor inters:
Gerente de planificacin del cliente por parte del cliente
Administrador del proyecto
Project manager
Gerente del proyecto
Jefe del proyecto
Administrador del proyecto
Gerente General
Gerente de inversiones YPFB
Coordinador de proyectos
Encargado de Almacn
Proveedores de Materiales
Departamento de compras
Departamento de logstica

Adquisiciones
16

6.7. Factores ambientales del proyecto.
Los factores ambientales del proyecto se detallan a continuacin:
Compra de bienes Contratacin de Servicios
Contratacin de
alquileres
Condiciones del
mercado
* Alta oferta y alta demanda.
* Baja oferta debido a los
rigurosos estndares del
cliente.
* Debido a la ubicacin
geogrfica del proyecto, la
oferta de servicios es baja.
* Baja oferta debido a
los rigurosos
estndares del cliente.
Disponibilidad Alta Baja Baja
Proveedores
* Uso de Ventdor List enviados
por el cliente.
* Flexibilidad de pago.
* Lista de precios.
* Seleccin en base a
calificacin de proveedores.
* Seleccin en base a
calificacin de
proveedores.
Requisitos del
proyecto
* Presentacin y aprobacin de
hojas de datos y fichas tcnicas.
* Cumplimiento de normas de
Calidad y Seguridad exigidas en
los anexos correspondientes.
* Apropiadas condiciones de
almacenamiento.
* Certificaciones de calidad
y salubridad conforme a
normas vigentes.
* Certificaciones
vigentes de requisitos
mnimos de calidad de
equipos.

6.8. Legislacin y Normas aplicables.

Para este plan se considera las leyes, normas, estndares y recomendaciones
prcticas en su ltima versin con conocimiento y aprobacin de YPFB R segn
el siguiente detalle:

Adquisiciones
17

Leyes Aplicables
Ley N 1178 - Ley de Administracin y Control Gubernamentales
Marcelo Quiroga Santa Cruz
Ley N 3058 Ley de Hidrocarburos
Ley 24/05/1939 Ley General del Trabajo
Ley 16998 - Ley de Higiene, Seguridad Ocupacional y Bienestar
Normas Tcnicas Aplicables
NFPA-11: Low, Medium, and High Expansion Foam.
NFPA-13: Standard for the Installation of Sprinkler Systems
NFPA-14: Installation of Standpipe and Hose Systems.
NFPA-15: Water Spray Fixed Systems for Fire Protection.
NFPA-20: Installation of Stationary Pumps for Fire Protection.
NFPA 22: Standard for Water Tank for Private Fire Protection.
NFPA 24: Standard for installation of Private Fire Service Mains
and their Appurtenances.
NFPA 25: Water Based Fire Protection Systems.
NFPA 30: Flammable and Combustible Liquids Code.
NFPA 70: National Electrical Code.
ANSI B31.1 Power Piping.
API RP 2001: Fire Protection in Refineries.
API-2510: Design and Construction of Liquefied Petroleum Gas
Installations. (LPG).
API-2510A: Fire-Protection Considerations for the Design and
Operation of Liquefied Petroleum Gas (LPG) Storage Facilities.

Adquisiciones
18

6.9. Activos de los procesos de la organizacin

Mentores S.A. es una empresa certificada bajo norma ISO-9001, por lo cual
cuenta con un sistema de gestin de calidad, dentro del cual est incluido un
sistema integrado de aplicaciones y procedimientos con el cual se rigen todas
las operaciones y actividades de la empresa.
De los procedimientos referentes a las adquisiciones cabe mencionar:
- ADQ.001: Procedimiento de Compras dentro del Proyecto (Ver Anexo 6:
Procedimiento de Compras dentro de Proyecto)
- ADQ.002: Procedimiento (Ver Anexo 7: Procedimiento de Contratacin
de Servicios dentro de Proyecto )
- ADQ.003: Procedimiento (Ver Anexo 9: Procedimiento de Seleccin y
Evaluacin de Proveedores de Proyecto)
- ADQ.004: Procedimiento (Ver Anexo 8: Procedimiento de Alquiler de
Equipos dentro de Proyecto)

6.10. Matriz de Adquisiciones

La matriz de adquisiciones se ha elaborado en base al cronograma del
proyecto, estructura de Descomposicin de Trabajo, Plan de Gestin de Tiempo
y el gestin de costos del Proyecto.

La matriz se puede observar en el Anexo 13: Matriz de , donde especifican los
siguiente elementos:

Mentores S.A | Herramientas y Tcnicas 19

Entregable
Producto o Servicio a Adquirir
Tipo de Contrato
Procedimiento de Contratacin
Forma de Contactar Proveedor
reas/ Responsable de la Compra

7. Herramientas y Tcnicas
7.1. Anlisis DO/BUY

Considerando que en el proyecto los insumos y materias primas principales las
entregar en cliente YPFB R como parte del contrato realizado, y que lo
restante que corresponde al proyecto son insumos de trabajo, herramientas,
maquinarias en servicios, materiales de escritorio es que se decide adquirirlos.

7.2. Juicio de Expertos

Dentro de las gestiones de compras utilizaremos juicios de expertos para:
- Inspeccionar y auditar los insumos entregados por el cliente, a manera
de cerciorarse que los materiales cumplen con las especificaciones
que el mismo cliente requiere, estas gestiones se realizarn post-
entrega de los materiales. Los informes de dichas inspecciones y
auditoras se realizarn en el registro de informe de auditora:
EAC.AUDINF14.001 (Ver Anexo 1: Informe de Auditoria)

Mentores S.A | Documentos de Salida de la Gestin de las
Adquisiciones
20

- Inspeccionar y Auditar el conjunto de compras de:
o Insumos de trabajo y equipamiento
o Que los servicios prestados cumplan con las exigencias legales
y ambientales ms adelante mencionadas.
o Que los equipos de seguridad sean los apropiados para la
actividad.
7.3. Reuniones

Se debern realizar reuniones para revisar la matriz de adquisiciones, el
cronograma del proyecto. Estas reuniones tendrn como elemento de entradas
los informes de desempeo en el cual se debern basar las decisiones. (Ver
Anexo 2: Informe de Desempeo de Compras)

Cuando se vea necesario, el Gerente de proyecto ordenar una solicitud de
cambios conforme al anlisis de dichas reuniones. (Ver Anexo 3: Formato de
Solicitud de Cambios)

8. Documentos de Salida de la Gestin de las Adquisiciones
8.1. Plan para la Gestin de Adquisiciones

8.1.1. Tipos de Contrato.
Dentro de las gestiones de compras se usarn los siguientes tipos de
contratos, que son diferenciados en funcin al tipo de producto a adquirir:

Adquisiciones
21

Contratos por tiempo y materiales: Para el proyecto, este tipo de contrato
implicar una amplia flexibilidad en la solicitud de los materiales requeridos y
permitir ajustarse a nuestras necesidades.

Se aplicarn para:
Compra de Insumos administrativos e insumos menores
(insumos para oficinas)
Compra de insumos de trabajo y herramientas.
Compra de Equipamiento de EPP.
Para la gestin de este contrato se debern solicitar al menos tres cotizaciones
y se escoger a un proveedor quien est de acuerdo al tipo de contrato
propuesto.

Contratos a Precio Fijo Cerrado: Para el proyecto, este tipo de contrato se
utilizara para la adquisicin de servicios.
Dado que el precio del servicio se fija al comienzo y no est sujeto a cambios,
salvo que se modifique el alcance del trabajo, cualquier aumento de costos
por causa de un desempeo adverso es responsabilidad del vendedor, quien
est obligado a completar el esfuerzo.

Se aplicarn para:
Servicios de arrendamiento de equipamiento y maquinaria.

Adquisiciones
22

8.1.2. Documentos relacionados a adquisiciones.

Para el buen control y la gestin de los recursos en el proyecto se utilizarn
los siguientes registros de seguimiento a las compras:

Solicitudes de Compras y Recepcin de Pedidos COMP.01.00.01
(Ver Anexo 4: Formato de Solicitud de Compra y Recepcin
de Pedidos)
Informe de Desempeo de Compras COMP.01.00.02 (Ver
Anexo 2: Informe de Desempeo de Compras)
Registro de Compras: EAC.REGCOM.14.001 (Ver Anexo 5:
Formato de Registro de Compras)

8.1.3. Coordinacin de la Gestin de Proveedores.

Segn la Matriz de adquisiciones (Ver Anexo 13: Matriz de Adquisiciones)
todas las compras y las entregas de materiales de parte del cliente debern
realizarse con dos semanas de anticipacin, implicando esto tenerlo en el
disponible para el proyecto.

El encargado de Compras deber prever el tiempo necesario que requieran
hacer las gestiones de comprar para lograr el tiempo indicado.

Las personas encargadas de la gestin de compras debern seguir el registro
de control Solicitudes de compras y Recepcin de pedidos COMP.01.00.01 (Ver

Adquisiciones
23

Anexo 4: Formato de Solicitud de Compra y Recepcin de Pedidos) as
mismo todo el personal que necesite insumos deber llenar dicho registro.

8.1.4. Informe de Desempeo de Compras

El informe de desempeo aplicar a todas las compras que se encuentran en
la Matriz de Adquisiciones, este informe es parte del sistema de gestin de
Calidad por lo que cuenta con la codificacin correspondiente COMP.01.00.02
RV.00. El informe medir los siguientes parmetros (Ver Anexo 2: Informe
de Desempeo de Compras):

Fecha Programada de Entrega/Fecha recibida
Cantidad Programada a Comprar/Cantidad Comprada
Precio Unitario Programado/Precio Unitario Ejecutado.

8.1.5. Condiciones y Requisitos de Garantas de compras.

Dada que los equipos y materiales crticos sern entregados por YPFB
Refinacin, no se exigir Boleta de Garanta de ninguna de las adquisiciones
que realice Mentores S.A. en el proyecto.

Los materiales que se regirn por el procedimiento ADQ.001: Procedimiento de
Compras dentro del Proyecto (Ver Anexo 6: Procedimiento de Compras
dentro de Proyecto) deben contar con los certificados de garanta que sus
especificaciones y las normas bajo las que se rige este proyecto lo exijan.

Adquisiciones
24

8.1.6. Legislacin y Normas aplicables a las adquisiciones.

Para la legislacin y normas aplicables ver en el punto 6.8 Legislacin y Normas
aplicables.

8.2. Enunciados del trabajo

Los trabajos referidos a las adquisiciones se realizaran por medio de
procedimientos pertenecientes al sistema de gestin de la empresa entre los
que podramos citar:
- ADQ.001: Procedimiento de Compras dentro del Proyecto (Ver Anexo 6:
Procedimiento de Compras dentro de Proyecto)
- ADQ.002: Procedimiento (Ver Anexo 7: Procedimiento de Contratacin
de Servicios dentro de Proyecto )
- ADQ.003: Procedimiento (Ver Anexo 9: Procedimiento de Seleccin y
Evaluacin de Proveedores de Proyecto)
- ADQ.004: Procedimiento (Ver Anexo 8: Procedimiento de Alquiler de
Equipos dentro de Proyecto)

Adquisiciones
25

8.3. Criterios de Seleccin y Evaluacin de proveedores

Para la seleccin y evaluacin de Proveedores se deber trabajar con el
procedimiento ADQ.003 Procedimiento (Anexo 9: Procedimiento de
Seleccin y Evaluacin de Proveedores de Proyecto)
8.3.1. Restricciones y Supuestos de las Adquisiciones.

Una Restriccin del proyecto es que las adquisiciones de elementos crticos las
realizara YPFB Refinacin.
- Se asume que las especificaciones tcnicas de los materiales y los insumos
de compras que se encuentran en la ingeniera del proyecto son
correctas.
- Se asume que Mentores S.A. cuenta con un flujo de caja econmico
adecuado para asumir los costos del proyecto.

8.4. Solicitudes de Cambios

Toda adquisicin que precise un cambio ya sea en las especificaciones, alcance
o el tiempo de la adquisicin deber ser informada y autorizada de la siguiente
manera.
- El solicitante de la compra, servicio o alquiler debe llenar el formulario de
Solicitud de Cambio (Ver Anexo 3: Formato de Solicitud de Cambios)
donde especificara el cambio y el motivo del cambio.
- Este formulario debe ser aprobado por el Gerente del Proyecto y el superior
inmediato del solicitante.

Mentores S.A | GUA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTACIN 26

- Posteriormente el formulario se enva al Administrador del Proyecto que se
encargara de realizar la logstica necesaria para el cambio.
- El formulario de Solicitud de cambio debe ser archivado con toda la
documentacin de la adquisicin.
8.5. Actualizaciones a documentos del proyecto

Las operaciones de las adquisiciones repercutir en varios planes y documentos
del proyecto por lo cual se deben actualizar los siguientes documentos:
Cronograma del proyecto
Estructura de Descomposicin de Trabajo
Presupuesto del Proyecto
Listado de Proveedores
Matriz de interesados
Plan de comunicaciones

9. GUA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTACIN

El control de documentacin se encuentre definido en del plan de calidad en el
punto 7.6 Control de documentos, el cual se encuentra centralizado en el
sistema de Gestin documental (SGD) y es administrado por el equipo de
gestin del proyecto.

Mentores S.A | GLOSARIO 27

10. GLOSARIO
rea de Conocimiento de la Direccin de Proyectos: Un rea identificada
de la direccin de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y
que se describe en trminos de sus procesos, prcticas, datos iniciales,
resultados, herramientas y tcnicas que los componen.

Cliente: YPFB REFINACION S.A.
Contratista: MENTORES S.A.
Consultas Tcnicas del Proyecto: Se entiende por Consulta Tcnica a un
pedido de clarificacin o informacin adicional relacionado a los
requerimientos de YPFB REFINACION S.A.
INCOTERMS: International Commercial Terms / Trminos Internacionales de
Comercio.
Hito: Un punto o evento significativo dentro de un proyecto, programa o
portafolio.
PMBOK: Project Management Body of Knowledge / Fundamentos para la
Direccin de Proyectos.
RDO: Reportes Diarios de Obra (RDO).
Satisfaccin del Cliente: Dentro del sistema de gestin de calidad, un estado
de cumplimiento en el cual las necesidades de un cliente se satisfacen o se
superan respecto a las expectativas del cliente segn las considere al
momento de la evaluacin.
SGD: Sistema de Gestin Documental

Orden de Compra: Documento de orden administrativo y legal que determina
el compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como funcin
respaldar los actos de compras o contratacin, respecto de la solicitud final de
productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los

Mentores S.A | CONCLUSIONES 28

responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o en
forma electrnica segn lo establezcan los procedimientos.

Procura: Provisin de Equipos y Materiales a proveer por el CLIENTE

Proveedor: Es la persona natural o jurdica, que cumple con las exigencias
establecidas por Mentores S.A para prestar servicios o entregar suministros.
Proveedor de productos o suministros: persona natural o jurdica que,
luego de un proceso de Cotizacin o Licitacin, entrega como resultado final
un Producto a Mentores S.A
Proveedor de Servicios o Contratista: persona natural o jurdica que, luego
de un proceso de Cotizacin o Licitacin, entrega como resultado final un
Servicio a Mentores S.A.
Ventdor list.- Lista de proveedores de equipos / Materiales de YPFB R

Mentores S.A | CONCLUSIONES 29

11. CONCLUSIONES
Este documento plantea la planificacin de las compras o servicios, la seleccin
de procedimientos de compras, la formulacin de bases y trminos de
referencia, criterios y mecanismos de evaluacin, gestin de contratos y
proveedores, procesos de recepcin de bienes y servicios.
Adicionalmente se establecieron parmetros en la matriz de adquisiciones para
alcanzar los objetivos planteados de manera ptima. Estos parmetros son una
muy buena gua para que exista claridad sobre lo que se debe hacer.
Por ello es de vital importancia la correcta ejecucin del plan de gestin de
adquisiciones, considerando la utilizacin de las mejores prcticas en la gestin
de proyectos la cual permite obtener resultados ptimos.
Se cumpli con el objetivo principal de elaborar un plan de adquisiciones de la
empresa en su primera versin, apoyado en los estndares del Project
Management Institute para el proyecto.
Se determin las adquisiciones del proyecto y planificacin de la
contratacin requerida, conocimiento las necesidades y en qu momento
se deben efectivizar.
Se elabor documentos y formatos de cmo sern gestionados los
procesos de adquisiciones para el proyecto.
Se cuenta con herramientas, procedimientos y formatos que faciliten la
gestin de las adquisiciones.

Adicionalmente se obtuvo datos muy importantes para el alcance del proyecto
donde se incrementa en 39 actividades segn los procedimientos de
contratacin definidos, equivalente a una duracin adicional de 35 das.

Mentores S.A | RECOMENDACIONES 30

Para el presupuesto se tuvo un incremento de 2.438% que corresponde a
75,768.33 U$d. del total del presupuesto, siendo mnimo el ajuste a realizar,
dado que se solo contempla las gestiones de los materiales y servicios no
contemplados hasta el presente plan.

12. RECOMENDACIONES

Una de las mejores prcticas que se propone como resultado del plan de
gestin de adquisiciones es la coordinacin y comunicacin constante de los
involucrados mediante los medios establecidos en el plan de comunicaciones,
que permite al equipo de proyecto informar y estar actualizado del estado real
de los procesos en curso para las adquisiciones.

As mismo, se sugiere a la Direccin y al equipo de proyecto continuar dando
seguimiento apropiado a los equipos de trabajo que forman parte del proceso de
adquisiciones.

Mentores S.A | ANEXOS 31

13. ANEXOS
Anexo 1: Informe de Auditoria
EAC.AUD.INF.14.001: INFORME DE AUDITORA
Auditora N/Porcentaje de avance:
Proceso:
Responsable:
Fecha:
Auditor oficial:
Auditores:
Desviacin:

_____________________ ___________________
Responsable Auditor Oficial
Causas:
Acciones correctivas:

_____________________ ___________________
Responsable Encargado de Aseg. de Calidad


Anexo 2: Informe de Desempeo de Compras

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Anexo 3: Formato de Solicitud de Cambios

Cdigo:
EAC.SOLCAM.14.001
CRONOGRAMA
DIRECTOR DEL PROYECTO
FIRMAN
RESP DE LA SOLICITUD RESP DE LA ACTIVIDAD
IMPACTO
COSTOS CRITERIOS DE ACEPTACION
Responsable de la Activ idad
DESCRIPCION DEL CAMBIO
CAUSAS BENEFICIO
FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIOS
Nombre del proy ecto
Fecha
Director del Proy ecto
Responsable de la Solicitud


Anexo 4: Formato de Solicitud de Compra y Recepcin de Pedidos

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Anexo 5: Formato de Registro de Compras

REGISTRO DE COMPRAS

Cdigo:
EAC.REG.COM.14.001
Fecha de Emisin:

Pgina:

TC
Fecha de
Actualizacin

Nota

Concepto

tem Descripcin
Med Cantidad Precio Importe
1

2

3

Totales

Ingreso

Cuenta


Anexo 6: Procedimiento de Compras dentro de Proyecto

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
DENTRO DE PROYECTO
EAC.ADQCOM-001-2014
Revisin: 0
Fecha: 01/04/2014
1. OBJETIVO
1.1 Establecer los mtodos para la compra y verificacin de los productos s
comprados por Mentores S.A.
2. ALCANCE
2.1 Desde que se reciben los requisitos de compra hasta que los productos son
adquiridos.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 El Administrador es responsable de enviar las especificaciones requeridas a los
proveedores para la compra de productos.
3.2 Inspector de CALIDAD Materiales es responsable de la verificacin y
aceptacin de los productos comprados.
4. DOCUMENTOSDEREFERENCIA
4.1 Plan de Calidad del proyecto doc. EAC.PLACAL.001.2014
5. PROCEDIMIENTO
5.1 GENERALIDADES
5.1.1 Si se produjera alguna modificacin en la compra, el documento generado
para realizarla formara parte del legajo de esa orden de trabajo, lo
confeccionara el departamento de compras pero deber ser autorizado por el
Supervisor de Ingeniera del proyecto y el jefe del proyecto.


5.1.2 Ante la dificultad de comprar el material especificado en el Solicitud de
Compra y Recepcin de Pedidos, el Administrador del Proyecto consultara
con el Supervisor de Ingeniera del proyecto, los materiales con
caractersticas similares disponibles en el mercado.
5.1.3 En caso de aprobacin del Dpto. de Ingeniera, se deber pasar a una nueva
revisin a la Solicitud de Compra y Recepcin de Pedidos para proceder con
la compra.
5.1.4 Proveer al sector Almacenes del obrador del proyecto una copia de cada una
de las Solicitudes de Compra y Recepcin de Pedidos que se generasen
para cada uno de los trabajos del proyecto ejecutados.
5.1.5 Proveer al sector Almacenes los certificados de calidad ORIGINALES
correspondientes a cada uno de los materiales que se adquieran para cada
uno de los proyectos.
5.1.6 Proveer al sector Almacenes una copia del listado de materiales recibido de
Ingeniera y la jefatura del proyecto.


5.3 RESPONSABILIDADES DEL PROCESO DE COMPRA
Solicitante

- Comunica requisitos para la compra de materiales con el
formulario EAC.SOLCOM.01.2014
Jefe de Proyecto

- Valida la solicitud de compra
- Comunica al Administrador y al Inspector de calidad para
verificacin de stock de acuerdo a los requisitos de
ingeniera.
Encargado de
Almacn

- Debe comunicar al Administrador la existencia de materiales
en stock, y son aceptables por el Inspector de calidad.
- Verifica material de acuerdo a disposiciones de calidad del
proyecto con el Inspector de calidad
- Realiza la entrega de material al solicitante
Administrador del
Proyecto
- Realiza la cotizacin de acuerdo a requerimientos del
EAC.SOLCOM.01.20141 a los proveedores calificados.

- Hace la evaluacin de las cotizaciones de acuerdo a calidad,
precio y tiempo de entrega.
- Realiza la compra de los materiales.
- Al momento de realizar la orden de compra, solicita a los
proveedores de los materiales, entregar el certificado de
calidad.

Inspector de
CALIDAD
Materiales

- Verifica material de acuerdo a disposiciones de calidad del
proyecto
- Comunica a Administrador de aceptacin o rechazo de
material


5.4 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRA

Inicio
Solicitud del Material
con el formulario
COMP.01.00.01
Jefe de Proyecto
valida el
requerimiento de
material
Encargado de
Almacn verica que
no exista en material
en Almacn del
Obrador
Existe material
en almacn?
Administrador del
Proyecto busca
proveedor del Listado
ADQ.PROV.14.001
No
Si
Buscar Proveedor segn
Procedimiento ADQ.003
Existe Proveedor para
el Material?
Administrador de
Proyecto solicita 3
Cotizaciones a
Proveedores
Administrador realiza el
pedido a Cotizacin de
menor precio que cumpla
especicaciones
Administrador realiza
seguimiento de
entrega de pedido
Proveedor entrega el
material en
almacenes
El Material cumple
con las
especicaciones?
Inspector de calidad
y encargado de
material, revisan el
material y llenan
EAC.AUDINF14.001
Devolucin de
material al proveedor
anexando informe de
Auditoria
EAC.AUDINF14.001
Encargado de
Almacen entrega
material a Solicitante
Administracin y
Almacn del
Proyecto archivan
documentacin
generada
Administrador de Proyecto
evala al proveedor segn
procedimiento ADQ.003
FIN
No
No
Si
Si


Anexo 7: Procedimiento de Contratacin de Servicios dentro de Proyecto
PROCEDIMIENTO DE
CONTRATACIN DE SERVICIOS
DENTRO DE PROYECTO
EAC.ADQSER-002-2014
Revisin: 0
Fecha: 01/04/2014

1. OBJETIVO
1.1 Establecer los mtodos para la Compra y Verificacin de los servicios
contratados por el proyecto.
2. ALCANCE
2.1 Desde que se recibe la solicitud de contratacin de servicio hasta que el
servicio es adquirido y/o ejecutado.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 El solicitante es el Administrador de proyecto y el Jefe de Proyecto
3.2 El Jefe de Proyecto es el que revisa la OC de pago de servicio
3.3 El Gerente del Proyecto es el encargado de aprobar la OC
3.4 El Asistente de administracion es el encargado de realizar la OC
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4.1 Plan de Calidad del proyecto doc. PLA-CAL-01-2014
5. DEFINICIONES
OC: Orden de compra.


6. PROCEDIMIENTO
6.1 PROCESO
6.1.1 CONTRATACION DE SERVICIOS

Administrador
del
proyecto/Jefe
Proyecto
1. Elabora orden de solicitud de servicio, detallando el bien
o actividad/trabajo que requiere.
2. Enva procedimiento de HSE para conocimiento de las
normas de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente que los contratistas deben cumplir.
3. Enva formulario de programacin/solicitud de servicio
para verificacin al Jefe de Proyecto
Jefe de
Proyecto
4. Verifica condiciones de la solicitud descritos y enva la
solicitud al Gerente de Proyecto para su respectiva
aprobacin.
5. Archiva registros de OC de contratacin de servicios.
Gerente de
Proyecto
6. Aprueba o rechaza la solicitud.
7. Enva solicitud aprobada al Jefe de Compras.
Jefe de
Proyecto
8. Comunica al proveedor los requisitos mnimos para la
contratacin de servicios.
9. Enva los requisitos y condiciones comerciales con el
proveedor al Asesor legal.
Asesor legal 10. Elabora contrato de prestacin de servicios.
Asistente de
Administracion
11. Recibe la solicitud y genera orden de compra para la
contratacin de servicios.
12. Informa al Subgerente Administrativo y al Jefe de
Logstica sobre la OC generada.


6.1.2 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CONTRATACION DE SERVICIO

Administrador de
Proyecto
Jefe de Proyecto Gerente de
Proyecto
Asistente de
Administracin


Anexo 8: Procedimiento de Alquiler de Equipos dentro de Proyecto
PROCEDIMIENTO DE
ALQUILER DE EQUIPOS
DENTRO DE PROYECTO
EAC.ADQALQ-004-2014
Revision: 0
Fecha: 01/04/2014
1. OBJETIVO
1.1 Establecer los lineamientos, parmetros y la forma de proceder para la
contratacin de Alquiler de Equipos para las actividades del Proyecto.
2. ALCANCE
2.1 Desde que se emite la solicitud de equipo hasta la firma de contrato y gestin
del equipo.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 El Solicitante es el responsable de hacer conocer la necesidad.
3.2 El Administrador de proyecto es el responsable de la administracin del
contrato de Alquiler.
3.3 El Jefe de Logstica es el encargado de obtener la mejor opcin del mercado.
3.4 El Controller de Costos revisa montos de acuerdo a presupuesto.
3.5 El Gerente del Proyecto aprueban l envi y/o alquiler de Equipos.
3.6 El asesor Legal es el responsable de la elaboracin del contrato de alquiler.
5. PROCEDIMIENTO
5.1 GENERALIDADES
Logstica comunica al Coordinador de Calidad y/o HSE para su revisin y
verificacin de los Documentos correspondientes al rea (certificados de calidad,
Certificaciones de YPFBR, etc.), segn el requerimiento del cliente.


5.2 ALQUILER DE EQUIPOS
Solicitante
- Emite solicitud de alquiler de Equipo con los requisitos del cliente
- Comunica al Jefe de Logstica mediante Formulario y/o Correo
Electrnico.
Administrador de
Proyecto
- Recibe la Solicitud, analiza la disponibilidad y se encarga del
despacho del mismo, en caso de contar con el equipo en activo fijo.
- Caso contrario analiza la disponibilidad y se encarga obtener la
mejor opcin del mercado.
- Comunica al Encargado de Control de Costos.
Encargado de
Control de Costos
- Verifica si est dentro de presupuesto.
- Informa al Gerente, Subgerente de Construcciones y al Subgerente
de Operaciones.
Gerente de
Proyecto
- Aprueba o Rechazan el Alquiler de Equipos.
- Comunican al Administrador de Proyecto.
Administrador de
Proyecto
- Realiza las gestiones de contratacin de alquiler de equipo y
despacho del mismo.
- Enva los requisitos de contratacin.
Asesor legal
- Recibe la documentacin y elabora el contrato de prestacin de
alquileres. (en un periodo mximo de 1 da).


5.3 FLUJOGRAMA DE ALQUILER DE EQUIPOS


Anexo 9: Procedimiento de Seleccin y Evaluacin de Proveedores de
Proyecto
PROCEDIMIENTO DE SELECCIN
Y EVALUACIN DE
PROVEEDORES DE PROYECTO
EAC.EVAPRO-003-2014
Revisin: 0
Fecha: 01/04/2014
1. OBJETIVO
1.1 Establecer los lineamientos y metodologa para la Seleccin, Evaluacin y Re
evaluacin de Proveedores Crticos con la finalidad de obtener una calificacin
que garantice el suministro de bienes y/o servicios al proyecto
2. ALCANCE
2.1 Aplicable a todos los proveedores que suministren bienes y/o servicios que
sean considerados crticos para las operaciones y/o necesidades de la
compaa.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Personal del proyecto que realicen procesos de Compras y Contratacin de
Servicios, sern responsables por la aplicacin del procedimiento aqu descrito.
3.2 El Administrador del Proyecto es responsable encargado de la realizacin del
proceso de seleccin, evaluacin y re evaluacin de proveedores
3.3 El Gerente del Proyecto es responsable de hacer cumplir el presente
procedimiento.
4.2 Procedimiento de Compras dentro de Proyecto ADQ.001
4.3 Procedimiento de Contratacin de Servicios dentro de Proyecto ADQ.002


5. PROCEDIMIENTO
5.1 COMPRA DE MATERIALES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS
5.1.1 SELECCIN DE PROVEEDORES EVALUACION INICIAL
Administrador del
Proyecto
1. Identifica a los potenciales proveedores de
materiales y servicios que aparentemente son
capaces de satisfacer los requisitos y necesidades
de la compaa.
2. Notifica al Staff del Proyecto para su anlisis.
3. Presenta la documentacin bsica del proveedor
para realizar la respectiva seleccin .
Staff del Proyecto
4. Revisa la documentacin presentada por el
Administrador del Proyecto
5. Asigna auditor interno o externo para la evaluacin
del proveedor seleccionado
Auditor y/o
Inspector
6. Realiza la inspeccin segn especifique el Staff e
informa del proveedor seleccionado en formulario
ADQ.PROV.14.002 (Ver Anexo 10: Cuestionario de
Evaluacin de Proveedores)
7. Presenta el informe final del proveedor al Staff de
Proyecto

Staff del Proyecto
8. Revisa informe, aprueba o desaprueba el proveedor
Administrador del
Proyecto
9. Incluye y actualiza la lista de proveedores crticos en
bajo el (Anexo 11: Formato de Listado de
Empresas Proveedoras de Materiales y Servicios
10. Actualiza el Cronograma de Evaluacin a
Proveedores


5.1.2 EVALUACION DE PROVEEDORES
Administrador del
Proyecto
1. Presenta la documentacin bsica del proveedor
para realizar la respectiva Evaluacin .
Staff del Proyecto
2. Revisa la documentacin presentada por el
Administrador del Proyecto
3. Asigna auditor interno o externo para la evaluacin
del proveedor seleccionado
Auditor y/o
Inspector
4. Realiza la inspeccin segn especifique el Staff e
informa del proveedor seleccionado en formulario
ADQ.PROV.14.002 (Ver Anexo 10: Cuestionario
de Evaluacin de Proveedores)
5. Presenta el informe final del proveedor al Staff de
Proyecto

Staff del Proyecto
6. Revisa informe, aprueba o desaprueba el proveedor
Administrador del
Proyecto
7. Incluye y actualiza la lista de proveedores crticos en
bajo el Anexo 11: Formato de Listado de
Empresas Proveedoras de Materiales y
Servicios, en caso de que desapruebe el proveedor
se eliminara del Listado de Proveedores
8. Actualiza el Cronograma de Evaluacin a
Proveedores

5.1.3 PERIODICIDAD PARA LA EVALUACION y SU CALIFICACION A
PROVEEDORES
Dependiendo de la clase de productos o servicios, se evaluara a los
proveedores de productos y servicios considerando las siguientes opciones:
Categora 3
Si un proveedor es Certificado bajo un Sistema de Gestin de Calidad, se le
pedir la conformidad actual de la misma, solicitando copia documentada de su
ISO y OHSA u otros que corresponda. Este tipo de proveedor ser re evaluado


con una periodicidad de cada dos aos. Si el proveedor es un abastecedor de
productos crticos, se realizara tambin la verificacin de calidad en sus
instalaciones

Categora 2
Si el Proveedor de productos o servicios, no tiene la certificacin , pero
mantiene dentro de su compaa, un Sistema de Gestin de Calidad
demostrable e indistintamente de Salud, Seguridad y Medio Ambiente, este ser
re-evaluado 1 vez cada ao.

Categora 1
Si un proveedor de productos o servicios, no tiene la Certificacin de un Sistema
de Gestin de Calidad ni tampoco aplica algn sistema de gestin, se aplicara la
verificacin indistintamente de calidad, seguridad y medio ambiente, en un
periodo de dos veces al ao, es decir cada 6 meses.


Anexo 10: Cuestionario de Evaluacin de Proveedores

CUESTIONARIO DE EVALUACION
DE PROVEEDORES
Fecha de evaluacin: . / ... / .
Responsable:
Cdigo: ADQ.PROV.14.002

Proveedor: Rubro:
Direccin y Telfono:

Contactos:
Producto / Material que provee:

ITEM EVALUADO
1- ADMINISTRACION DE CALIDAD SI NO N/A
Tiene certificacin ISO 9000?
Existe un departamento de calidad?
Est trabajando en la implementacin de un sistema de Calidad?
2- METODOS DE INSPECCION SI NO N/A
Hay inspeccin de recepcin?
Hay inspeccin sobre el proceso?
Hay inspeccin final?
3- INSTRUMENTAL DE MEDICION SI NO N/A
Hay instrumental de medicin adecuado en cuanto a su precisin y
exactitud?

Es suficiente para las inspecciones a realizar?
Es calibrado peridicamente y mantenido en forma adecuada?
4- DOCUMENTACION SI NO N/A
Existen procedimientos documentados?
Existe una administracin de la documentacin?
5.- MEDICION, ANALISIS Y MEJORA SI NO N/A
Se realizan auditorias internas?
Est implementado un sistema para el tratamiento de productos no
conformes?

Se analizan los reclamos de los clientes?
6- MANIPULACION, ALMACENAJE, EMBALAJE SI NO N/A
Se utilizan embalajes adecuados?
Hay reas adecuadas y destinadas para el almacenamiento de los
materiales?

Existen elementos apropiados para el movimiento del material?
Se segrega o identifica claramente el material no conforme?
Existe un sistema para productos suministrados por el cliente?
7- INSTALACIONES SI NO N/A
Son adecuadas? (Iluminadas, ordenadas, limpias, protegidas, etc.)
Se siguen prcticas de seguridad?


8- PERSONAL SI NO N/A
Dispone de personal adecuadamente capacitado para las tareas?
Tiene planes de capacitacin?
9- PLAZOS DE ENTREGA / ASISTENCIA POSTVENTA SI NO N/A
Existen antecedentes de incumplimientos en los plazos comprometidos?
Presta asistencia al cliente en el servicio post-venta?
10- CAPACIDAD DE EQUIPOS / INFRAESTRUCTURA SI NO N/A
Posee equipos adecuados, certificados y en buen estado de
mantenimiento?

Posee un sistema de mantenimiento de maquinas y equipos?
11- SISTEMAS DE SEGURIDAD SI NO N/A
Cuenta con personal capacitado?
Tiene antecedentes sobre temas de seguridad y medio ambiente?


Anexo 11: Formato de Listado de Empresas Proveedoras de Materiales y
Servicios


Anexo 12: Registro de Riesgo de las Adquisiciones
REGISTRO DE RIESGOS DE LAS ADQUISICIONES

N RIESGO IMPACTO
NIVEL DEL
IMPACTO
ACCIONES PARA REDUCIR EL RIESGO
1
Baja calidad de los equipos de
proteccin personal
Riesgo de daos por accidentes en el personal,
Incremento de los costos por accidentes
Problemas legales
Retraso en el cronograma del proyecto
ALTO
Supervisin de los equipos de proteccin
Especificaciones tcnicas definidas en el contrato
2
Retraso en la provisin de materiales
del cliente
Retraso en el cronograma del proyecto ALTO
Aplicacin de multas en las especificaciones del
contrato
Supervisin de los materiales del cliente
3
Retraso en la provisin de materiales
por parte del proveedor
Retraso en el cronograma del proyecto ALTO
contrato
Supervisin de los materiales del proveedor
4
Incumplimiento en las horas de servicio
de alquiler de maquinarias
Retraso en el cronograma del proyecto
Incremento en el costo total dl proyecto
ALTO
contrato
Supervisin de las horas de trabajo de las
maquinarias
5 Retraso en el servicio del proveedor Retraso en el cronograma del proyecto ALTO
contrato
Supervisin del avance de trabajo
6 Retraso en el pago de proveedores Retraso en el cronograma del proyecto ALTO Gestionar los sistemas de pagos
7 Retrasos por procesos administrativos Retraso en el cronograma del proyecto ALTO
contrato
Supervisin de los materiales del cliente
8
Insuficientes especificaciones o
requerimientos definido en los
contratos
Riesgo de incumplimiento en el alcance del
proyecto
Incremento en los costos totales
ALTO
Anlisis y decisin de los requerimientos de
adquisicin (planificacin de las Adquisiciones)
9
criterios de seleccin de proveedores
no validos
Riesgo de incumplimiento en el alcance del
proyecto
Incremento en los costos totales
ALTO
Juicio de Expertos para seleccionar a los proveedores
o anlisis del registro de polmicas.


Anexo 13: Matriz de Adquisiciones
Matriz de Adquisiciones
Proyecto:
Montaje de la Nueva Red de Agua Contra Incendios de la Refinera Guillermo Elder Bell
Cdigo EDT
Entrega
ble
Producto o
Servicio a
Adquirir
Tipo de
Contrato
Procedimie
nto de
Contrataci
n
Areas/
Responsab
le de la
Compra
Planificaci
n
Contrataci
n
Solicitud
de
Respuesta Seleccin de Proveedor Administracin de Contrato
Cerrar
Contrato
Presupuesto del
Plan de Costos
Fechas
Estimadas
Fechas
Estimadas Fechas Estimadas Fechas Estimadas
Fechas
Estimadas
1.1.1
Pilotes
Construido
s
Materiales para
obras
civiles/alquiler
de equipos
Contrato de
precio fijo /
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 25/05/2015 26/05/2015 28/05/2015

16/06/2015 11/07/2015 15/07/2015 25,006.00
Procedimient
o de compras
de bienes
Procedimient
o de alquiler
de equipos
1.1.3
Losa para
Skid de
Bombas
Materiales para
obras
civiles/alquiler
de equipos
Contrato de
precio fijo /
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 25/05/2015 26/05/2015 28/05/2015

11/07/2015 29/08/2015 10/09/2015 80,869.20
Procedimient
o de compras
de bienes
Procedimient
o de alquiler
de equipos
1.2.1
Muros
contra
fuego
construido
Materiales para
obras
civiles/alquiler
de equipos
Contrato de
precio fijo /
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 25/05/2015 26/05/2015 28/05/2015

11/07/2015 03/09/2015 05/05/2015 20,865.70
Procedimient
o de compras
de bienes
Procedimient
o de alquiler
de equipos
1.2.2
Construcci
on y
montaje
de la
cubierta
del Skid
de
Bombas
Materiales para
obras
civiles/alquiler
de equipos
Contrato de
precio fijo /
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 25/05/2015 26/05/2015 28/05/2015

03/09/2015 02/10/2015 04/10/2015 22,494.60
Procedimient
o de compras


de bienes
Procedimient
o de alquiler
de equipos
2.1.1
Jabalinas
instaladas
y
conectada
s Servicio
Contrato de
precio fijo
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores Departament
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 24/05/2015 25/05/2015 25/05/2015

11/07/2015 06/08/2015 10/08/2015 25,000.00
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
2.1.2
Suelos
examinado
s y
adecuados
para
puesta a
tierra Servicio
Contrato de
precio fijo
Procedimient
o de
seleccin de
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 24/05/2015 25/05/2015 27/05/2015

06/08/2015 19/08/2015 21/08/2015 36,112.00
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
2.2.1

Canalizaci
n
elctrica
concluida Servicio
Contrato de
precio fijo.
Procedimient
o de
seleccin de
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 24/05/2015 25/05/2015 27/05/2015

19/08/2015 06/09/2015 10/09/2015 9,693.93
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
2.2.2.
Skid de
bombas
iluminado Servicio
Contrato de
precio fijo.
Procedimient
o de
seleccin de
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 24/05/2015 25/05/2015 27/05/2015

02/10/2015 26/11/2015 30/11/2015 12,302.59
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
2.2.3
Flujmetro
s a los
pozos de
bombas
canalizado
s Servicio
Contrato de
precio fijo.
Procedimient
o de
seleccin de
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 20/05/2015 21/05/2015 24/05/2015

26/11/2015 19/12/2015 21/12/2015 9,558.30
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
3.1.1.
Canalizaci
n
realizada
para
seales
digitales Servicio
Contrato de
precio fijo.
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 19/05/2015 20/05/2015 22/05/2015

19/12/2015 12/01/2016 14/01/2016 13,313.63


Procedimient
o de
contratacion
de servicios
3.1.2.
Cableado
instalado
para
seales
digitales Servicio
Contrato de
precio fijo.
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de compras
12/05/2015 20/05/2015 21/05/2015 23/05/2015

12/01/2016 03/02/2016 10/02/2016 3,871.76
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
3.1.3.
Conexion
realizado
para
seales
digitales Servicio
Contrato de
precio fijo.
Procedimient
o de
seleccin de
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 22/05/2015 23/05/2015 24/05/2015

03/02/2016 19/02/2016 25/02/2016 7,994.48
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
3.3.1
Sistema
configurad
o para el
nuevo
sistema
integrado Servicio
Contrato de
precio fijo.
Procedimient
o de
seleccin de
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 23/05/2015 23/05/2015 24/05/2015

19/02/2016 27/02/2016 10/03/2016 5,533.20
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
3.3.2
Prueba de
lazo
realizada Servicio
Contrato de
precio fijo.
Procedimient
o de
seleccin de
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 22/05/2015 23/05/2015 24/05/2015

27/02/2016 06/03/2016 10/03/2016 9,640.67
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
3.4.1
Sistema
PI
calibrado Servicio
Contrato de
precio fijo.
Procedimient
o de
seleccin de
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 12/05/2015 13/05/2015 15/05/2015

27/02/2016 05/03/2016 07/03/2016 18,376.28
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
3.4.2
Sistema
PI
montado Servicio
Contrato de
precio fijo.
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
12/05/2015 15/05/2015 14/05/2015 15/05/2015

05/03/2016 13/03/2016 15/03/2016 25,025.00


Procedimient
o de
contratacion
de servicios
Proyectos
5.1.1.
Tuberia
aerea
instalada
Materiales
proveidos por
el cliente
Contrato de
precio fijo /
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de almacen
y
logistica/Dep
artamento de
compras /
Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 19/05/2015 20/05/2015 22/05/2015

03/09/2015 13/09/2015 15/09/2015 319,047.50
Accesorios
mecanicos
Procedimient
o de compras
de bienes
Materiales para
obras civiles
Procedimient
o de alquiler
de equipos
Servicio de
alquiler
5.1.2
Tuberia
enterrada
instalada
Materiales
proveidos por
el cliente
Contrato de
precio fijo /
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de almacen
y
logistica/Dep
artamento de
compras /
Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 18/05/2015 19/05/2015 21/05/2015

13/09/2015 17/09/2015 18/09/2015 976,192.00
Accesorios
mecanicos
Procedimient
o de compras
de bienes
Materiales para
obras civiles
Procedimient
o de alquiler
de equipos
Servicio de
alquiler
5.2.1
Valvulas
instaladas
Materiales
proveidos por
el cliente
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de almacen
y
logistica/Dep
artamento de
compras/
Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 17/05/2015 18/05/2015 20/05/2015

17/09/2015 27/09/2015 30/09/2015 120,200.00
Accesorios
mecanicos
Procedimient
o de compras
de bienes

Procedimient
o de alquiler
de equipos
5.2.2
Filtros y
rociadores
instalados
Materiales
proveidos por
el cliente
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de almacen
y
logistica/Dep
artamento de
compras /
Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 19/05/2015 20/05/2015 22/05/2015

27/09/2015 03/10/2015 04/10/2015 156,800.00
Accesorios
mecanicos
Procedimient
o de compras
de bienes

Procedimient
o de alquiler
de equipos


5.3.1
Hidratante
s y
monitores
instalados
Materiales
proveidos por
el cliente
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de almacen
y
logistica/Dep
artamento de
compras /
Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 19/05/2015 20/05/2015 22/05/2015

03/10/2015 09/10/2015 10/10/2015 953,845.00
Accesorios
mecanicos
Procedimient
o de compras
de bienes

Procedimient
o de alquiler
de equipos
5.3.2
Gabinetes
y
manguera
s
instaladas
Materiales
proveidos por
el cliente
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de almacen
y
logistica/Dep
artamento de
compras
12/05/2015 18/05/2015 21/05/2015 23/05/2015

09/10/2015 15/10/2015 20/10/2015 89,444.00
Accesorios
mecanicos
Procedimient
o de compras
de bienes

Procedimient
o de alquiler
de equipos
4.1.1.
Pruebas
hidroestti
cas de
relaciones
de
superficie
realizada
Materiales
mecanicos
Contrato de
precio fijo /
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 17/05/2015 18/05/2015 20/05/2015

15/10/2015 14/11/2015 17/11/2015 108,606.01
Servicio de
alquiler
Procedimient
o de compras
de bienes

Procedimient
o de alquiler
de equipos
4.1.2.

Inspeccin
de todas
las
conexione
s
realizadas
Materiales
mecanicos
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 18/05/2015 19/05/2015 21/05/2015

14/11/2015 31/12/2015 15/01/2015 8,646.00
Procedimient
o de compras
de bienes
Procedimient
o de alquiler
de equipos
4.2.1
Sistema
Listo para
la puesta
en marcha
Materiales
mecanicos
Contratos por
tiempo y
materiales
Procedimient
o de
seleccin de
proveedores
Departament
o de compras
12/05/2015 20/05/2015 21/05/2015 23/05/2015

31/12/2015 17/01/2016 25/01/2016 10,599.89
Procedimient
o de compras
de bienes
Procedimient
o de alquiler
de equipos


4.2.2
Registro
de
comproba
cion de
instalacion
es en
general
Servicios de
Consultora
Contrato de
precio fijo
Procedimient
o de
seleccin de
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 21/05/2015 22/05/2015 24/05/2015

17/01/2016 31/01/2016 05/02/2016 12,684.83
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
4.3.1
liberado
de
alineacion
de
bombas
Servicios de
Consultora
Contrato de
precio fijo
Procedimient
o de
seleccin de
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 22/05/2015 23/05/2015 25/05/2015

31/01/2015 11/02/2016 15/02/2016 14,667.75
Procedimient
o de
contratacion
de servicios
4.3.2
Informe
de
Liberado
de
Instalacion
de
Sistema
Servicios de
Consultora
Contrato de
precio fijo
Procedimient
o de
seleccin de
o de compras
/ Equipo de
Gestion de
Proyectos
12/05/2015 23/05/2015 24/05/2015 25/05/2015 11/02/2015 25/02/2016 05/03/2016 11,449.63
Procedimient
o de
contratacion
de servicios

TOTAL 3,107,839.95

Anexo 14: Cronograma del Proyecto



Anexo 15: Matriz de interesados
MATRIZ DE INTERESADOS (ADQUISICIONES)
IDENTIFICACIN EVALUACIN CLASIFICACIN
NOMBRE
EMPRESA
PUESTO
LOCALIZACIN
ROL DEL
PROYECTO
INFORMACIN
DE
CONTACTO
REQUERIMIENTOS
PRIMORDIALES
EXPECTATIVAS
PRINCIPALES
INFLUENCIA
POTENCIAL
FASE DE MAYOR
INTERES
INTERNO/EXTERNO
APOYO/NEUTRAL
/OPOSITOR
ESTAFANY
RIOS
PROJECT
MANAGER
SANTA CRUZ SPONSOR 68686530
CONCLUIR CON EL
PROYECTO
QUE EL PROYECTO
FINALICE EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE
ALTA TODO EL PROYECTO EXTERNO APOYO
CARLOS ROCA
COORDINADOR
DE PROYECTOS
CONCLUIR CON EL
PROYECTO
QUE EL PROYECTO
FINALICE EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE
PABLO LOPEZ
ESPECIALISTA
EN SALUD
SEGURIDAD Y
MEDIOAMBIENTE
SANTA CRUZ FISCALIZACIN 73693130
CONCLUIR
TRABAJO DE SU
ESPECIALIDAD
FINALIZAR EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE EN SU
ESPECIALIDAD
MEDIA
EJECUCIN Y PUESTA EN
MARCHA
EXTERNO APOYO
LIONEL
CAMPOS
ESPECIALISTA
EN OBRAS
MECNICAS
CONCLUIR
TRABAJO DE SU
ESPECIALIDAD
FINALIZAR EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE EN SU
ESPECIALIDAD
MEDIA
MARCHA
EXTERNO APOYO
SERGIO
ANGULO
ESPECIALISTA
CIVIL
CONCLUIR
TRABAJO DE SU
ESPECIALIDAD
FINALIZAR EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE EN SU
ESPECIALIDAD
MEDIA
MARCHA
EXTERNO APOYO
VANIA
ZAMBRANA
ESPECIALISTA
ELECTRICO
CONCLUIR
TRABAJO DE SU
ESPECIALIDAD
FINALIZAR EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE EN SU
ESPECIALIDAD
MEDIA
MARCHA
EXTERNO APOYO
GONZALO
ARCE
INSTRUMENTIST
A
CONCLUIR
TRABAJO DE SU
ESPECIALIDAD
FINALIZAR EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE EN SU
ESPECIALIDAD
MEDIA
MARCHA
EXTERNO APOYO
PABLO
SANCHEZ
MONITOR SANTA CRUZ FISCALIZACIN 79265733
CUMPLIR NORMAS
DE SEGURIDAD
CERO ACCIDENTES ALTA TODO EL PROYECTO EXTERNO OPOSITOR
ESTABAN RIOS
GERENTE DEL
PROYECTO
CONCLUIR CON EL
PROYECTO
QUE EL PROYECTO
FINALICE EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE
ALTA TODO EL PROYECTO INTERNO APOYO


NATANAEL
ZAMORANO
JEFE DEL
PROYECTO
SANTA CRUZ
COORDINADOR
DIRECTO EN OBRA
73501597
CONCLUIR CON EL
PROYECTO
QUE EL PROYECTO
FINALICE EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE
ADRIAN SOSA
CONTROLER DE
COSTOS
SANTA CRUZ
CONTROLA EL
PRESUPUESTO DEL
PROYECTO
68797728
CUMPLIR CON EL
PRESUPUESTO
QUE EL PROYECTO
FINALICE EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE
BAJA TODO EL PROYECTO INTERNO APOYO
VANESA DYCK
CONTROLLER
DEL PROYECTO
SANTA CRUZ
CONTROLA EL
CRONOGRAMA DEL
PROYECTO
78856293
CUMPLIR CON EL
CRONOGRAMA
QUE EL PROYECTO
FINALICE EN
TIEMPO
JUAN MEDINA
COORDINADOR
DE CALIDAD
SANTA CRUZ
CONTROLA LOS
REQUISITOS DE
CALIDAD DEL
PROYECTO
79698085
CUMPLIR CON LOS
REQUISITOS
NORMADOS
QUE EL PROYECTO
CUMPLA CON LOS
ATRIBUTOS
DEFINIDOS
MEDIA TODO EL PROYECTO INTERNO APOYO
CLAUDIO
PANIAGUA
INSPECTOR DE
SOLDADURA
SANTA CRUZ
CONTROLA LA
APLICABILIDAD DE
LA SOLDADURA
74934930
CUMPLIR CON LAS
NORMAS DE
APLICACIN DE
SOLDADURA
CUMPLIR CON LOS
ATRIBUTOS
DEFINIDOS PARA
LA SOLDADURA
MEDIA EJECUCIN INTERNO APOYO
BISMARK
PEARIETA
INSPECTOR DE
CALIDAD
SANTA CRUZ
CONTROLA LOS
REQUISITOS DE
CALIDAD DEL
PROYECTO
71846750
CUMPLIR CON LOS
REQUISITOS
NORMADOS
QUE EL PROYECTO
CUMPLA CON LOS
ATRIBUTOS
DEFINIDOS
JORGE CALVO
COORDINADOR
DE HSE
SANTA CRUZ
CONTROLA LOS
REQUISITOS DE
SEGURIDAD Y
MEDIO AMBIENTE
70730001
CUMPLIR NORMAS
DE SEGURIDAD
CERO ACCIDENTES MEDIA TODO EL PROYECTO INTERNO APOYO
JOSE ANTONIO
ELFAR
MONITOR HSE
CAMPO
SANTA CRUZ
CONTROLA LOS
REQUISITOS DE
SEGURIDAD Y
MEDIO AMBIENTE
69369126
CUMPLIR NORMAS
DE SEGURIDAD
CERO ACCIDENTES BAJA TODO EL PROYECTO INTERNO APOYO
MARIA AGUIAR MEDICO SANTA CRUZ
ASEGURAR LA
SALUBRIDAD DEL
PERSONAL DEL
PROYECTO
77558345
MANTENER LA
SALUBRIDAD
CERO BAJAS POR
PROBLEMAS
OCACIONADOS EN
EL PROYECTO
TEOFILO
PANIAGUA
ADMINISTRADOR
DEL PROYECTO
SANTA CRUZ
GESTIONA LAS
OPERACIONES DEL
PROYECTO
69500761
ASEGURARSE DE
DOTAR DE
RECURSOS
HUMANOS Y
MATERIALES
BRINDAR TODAS
LOS RECURSOS
OPERATIVOS AL
PROYECTO EN
TIEMPO


HUGO AGUILAR
SUPERVISOR DE
MATERIALES
SANTA CRUZ
PROVEER
MATERIALES PARA
OPERACIONES
73431142
PROVEER
MATERIALES EN
TIEMPO.
PROVEER
MATERIALES CON
ESPECIFICACIONES
EXGIDAS
MEDIA INICIO/EJECUCIN EXTERNO APOYO
DIANA
RAMIREZ
ASISTENTE DE
RECURSOS
HUMANOS
SANTA CRUZ
GESTIONA LOS
REQUIERIMIENTOS
DE RRHH
71233297
HABILITAR EL
PERSONAL PARA
EL PROYECTO
EN TIEMPOS
ADECUADOS
CARLOS
ABURDENE
ENCARGADO DE
ALMACENES
SANTA CRUZ
SUMINISTRAR LOS
MATERIALES Y
EQUIPOS
68567904
CUMPLIR CON
REQUERIMIENTOS
DEL PROYECTO
SUMINISTRAR EN
CRONOGRAMA Y
COSTO
MEDIA INCIO/EJECUCIN/CIERRE INTERNO APOYO
JHON CARLOS
PEREZ
AYUDANTE DE
ALMACEN
SANTA CRUZ
SUMINISTRAR LOS
MATERIALES Y
EQUIPOS
78115028
CUMPLIR CON
REQUERIMIENTOS
DEL PROYECTO
SUMINISTRAR EN
CRONOGRAMA Y
COSTO
BAJA INCIO/EJECUCIN/CIERRE INTERNO APOYO
SILVANA
CAMACHO
SUPERVISOR DE
OBRAS
SANTA CRUZ
DIRIGE LA
OPERATIVIDAD
78624206
QUE SE CUMPLA LA
INGENIERIA
CUMPLIR CON LAS
ESPECIFICACIONES
ALCANCE Y
TIEMPO
PEDRO
ALBERTO
CARBALLO
SUPERVISOR DE
OBRAS
MECNICAS
SANTA CRUZ
DIREGE LAS
OPERACIONES
MECNICAS
76692997
QUE SE CUMPLA LA
OBRA MECNICA
CUMPLIR CON LAS
ESPECIFICACIONES
DE ALCANCE Y
TIEMPO PARA LAS
OBRAS MECNICAS
CELSO MAMANI
CAPATAZ
MECNICO
SANTA CRUZ
DIREGE LAS
OPERACIONES
MECNICAS
76801977
QUE SE CUMPLA LA
OBRA MECNICA
CUMPLIR CON LAS
ESPECIFICACIONES
DE ALCANCE Y
TIEMPO PARA LAS
OBRAS MECNICAS
SILVIA
RODRIGUEZ
SUPERVISOR DE
OBRAS CIVILES
SANTA CRUZ
DIREGE LAS
OPERACIONES
CIVILES
77743756
QUE SE CUMPLA LA
OBRA CIVIL
CUMPLIR CON LAS
ESPECIFICACIONES
DE ALCANCE Y
TIEMPO PARA LAS
OBRAS CIVILES
JOSE MARIA
QUINTEROS
ASISTENTE CIVIL SANTA CRUZ
DIREGE LAS
OPERACIONES
CIVILES
79279121
QUE SE CUMPLA LA
OBRA CIVIL
CUMPLIR CON LAS
ESPECIFICACIONES
DE ALCANCE Y
TIEMPO PARA LAS
OBRAS CIVILES


QUINTEN VAN
DUIN
SUPERVISOR DE
OBRAS
ELECTRICO E
INSTRUMENTACI
N
SANTA CRUZ
DIREGE LAS
OPERACIONES
ELECTRICO E
INSTRUMENTACIN
76710640
QUE SE CUMPLA LA
OBRA ELECTRICA E
INSTRUMENTAL
CUMPLIR CON LAS
ESPECIFICACIONES
DE ALCANCE Y
TIEMPO PARA LAS
OBRAS
ELECTRICAS E
INSTRUMENTAL
EDUARDO
GARCIA
AYUDANTE
ELECTRICO
SANTA CRUZ
DIREGE LAS
OPERACIONES
ELECTRICO E
INSTRUMENTACIN
76357894
QUE SE CUMPLA LA
OBRA ELECTRICA E
INSTRUMENTAL
CUMPLIR CON LAS
ESPECIFICACIONES
DE ALCANCE Y
TIEMPO PARA LAS
OBRAS
ELECTRICAS E
INSTRUMENTAL
JUAN
MARTINEZ
SUPERVISIN
DE INGENIERIA
SANTA CRUZ
INTERPRETA LA
ING. BSICA Y
DETALLE
PROPORCIONADA
POR EL CLIENTE
70381729
GESTIONAR LAS
ESPECIFICACIONES
PARA CADA REA
CUMPLIR EN
ALCANCE, TIEMPO
Y COSTO
JHON ARANDIA
INGENIERO DE
PIPING
SANTA CRUZ
VERIFICA LAS
ESPECIFICACIONES
DEL PIPING
74377781
TRADUCE LOS
REQUERIMIENTOS
DEL PROYECTO
PARA OPERACIN
CUMPLIR CON LAS
ESPECIFICACIONES
Y ATRIBUTOS DE
PIPING
PEDRO
RAMIREZ
AYUDANTE DE
INGENIERA
SANTA CRUZ
SOPORTE A
INGENIERA
72115504
CUMPLIR EN
ALCANCE, TIEMPO
Y COSTO
CARLOS
MENDEZ
GERENTE DE
PLANIFICACION
DEL CLIENTE
CONCLUIR CON EL
PROYECTO
QUE EL PROYECTO
FINALICE EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE
TATIANA
FLORES
GERENTE
GENERAL
CONCLUIR CON EL
PROYECTO
QUE EL PROYECTO
FINALICE EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE
XIMENA
SANCHEZ
GERENTE DE
INVERSIONES
YPFB
CONCLUIR CON EL
PROYECTO
QUE EL PROYECTO
FINALICE EN
TIEMPO, COSTO Y
ALCANCE
JUAN CARLOS
LOPEZ
ADM FINANZAS
CC
CUMPLIR EL
PRESUPUESTO DEL
PROYECTO
EFICIENCIA DEL
PRESUPUESTO
TAMARA
SANCHEZ
COMPRAS CC SANTA CRUZ COMPRAS 72280201
CUMPLIR CON LOS
REQUIRIMIENTOS
DEL PROYECTO
EFICIENCIA DE
COMPRAS


PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 1 SANTA CRUZ PROVEEDORES 75917088
CUMPLIR CON LOS
REQUIRIMIENTOS
DEL PROYECTO
EFICIENCIA DE
COMPRAS
CUMPLIR CON LOS
REQUIRIMIENTOS
DEL PROYECTO
EFICIENCIA DE
COMPRAS
CUMPLIR CON LOS
REQUIRIMIENTOS
DEL PROYECTO
EFICIENCIA DE
COMPRAS
ROBERTO
PEREZ
LOGISTICA SANTA CRUZ LOGISTICA 67937285
CUMPLIR CON LOS
REQUIRIMIENTOS
DEL PROYECTO
EFICIENCIA DE
COMPRAS

Plan de Adquisicion Mentores FINAL Grupo Ver2

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UNIVERSIDAD AUTNOMA GABRIEL RENE MORENO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS

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