3. O TRATAMENTO E O ARMAZENAMENTO DE DADOS Documente ¢ todo 0 registo que pode servir de consulta ou prova, “qualquer que seja a sua forma de transmissio. 3.1 O ARQUIVO A.s empresas, em resultado da sua actividade, possuem variados tipos de documentos: facturas, cartas, contratos, e6pias de documentos emitidos pela empresa, legislaao oficial, recortes de jornais, etc ea si ri82 as empresas a guardar os seus documentos per periods Sarlivels de tempo, consoante a sua natureza, podendo alguns ser destrui “des 20 fim dle cineo anos, enquanto outros, pela forca da sua natureza ¢ im- “poriancia, nunca poderio ser destruidos pois tém permanentemente valor {ee contratos, actas das assembleias gerais, estatulos, escrituras, ete). Todos =stes documentos tém de ser conservaclos pois constituem a memérla da em- _presa, podendo ser, sempre que necessério, reconsliluicdos, através deles, os factos passacios. Os documentos sio, assim, um veiculo de informacao fun- damental para o bom funcionamento da empresa No entanto, dado o fluxo ea diversidade dos documentos que uma orga~ “nizacio possui, ha necessidade de organizar toda essa informacao, de forma a _possibilitar tomaclas de decisao em tempo Gil e assegurar o fornecimento da _Enformacdo a todos os servicus que dela caregam com rapider, garantindo-se, “assim, um melhor funcionamento dos servigos administratives consequen _femente da propria organizacao. A organizacdo ¢ tratamento dos documentos é usualmente designada Por Arquivo. INCEITOS DE ARQUIVO Existem diversos sentidas da palavra Arquivo: HE oconjunto de documentos, devidamente classificados ¢ ordenados, que constituem a meméria da empresa e permitem a reconstituicso de factos passadoss BB 6 local, a sala e os moveis onde os documentos esto guardados; © servico encarregado de classificar e ordenar os documentos; MB 0 acto, a operacio de conservar os documentos de modo a permitir 2 sta Utilieagio fatura. © TRATAMENTO E © ARMAZENAMENTO DE DADOS(Os quatro sentidos atrés referidos esto sempre presentes quando se fala de Arquivo, pois esta realidacle compreende o que se arquiva, onde se arquiva, quem arquiva e como se arquiva, Phencos DO ARQUIVO Sabendo jé como € importante para 0 bom funcionamento da empresa a tarefa do Arquivo, vejamosas suas fungSes: — dlassificar 03 documentos de acordo com critérios previamente defi- nidos; —ordenar e arquivar os documentos classificadoss —conservar os documentos; — penmitir o acesso rapido aos documentos; —servir de prova, © registo e a classificacio dos documentos exige o conhecimento dos ‘varios sistemas de classificagio e ordenagio de documentos e das res- ‘pectivas vantagens ¢ inconvenientes. [hi sstemss DE CLASSIFICAGAO HE Consideragoes gerais Classificar documentos ¢ agrupar documentos idénticos, com caracte- ristieas semelhantes, segundo regras determinadas com o objective de {acilitar a sua localizacio e utilizacdo Futura, |A classificagao de documentos exige nao s6 conhecimentos especiticos para a execucao desta tarefa, mas também 0 conhecimento das regras & critérios de classificagao e a sua correcta aplicagao. ‘Aescolha de um determinado sistema de classificagao obriga ao seu se- sguimento e A no interferéncia de outro sistema de classificacao. ‘A opeio por um ou outro sistema deverd atender aos seguintes aspectos: «+ quais 03 objectivos que se pretendem atingir com o arquivo + conhecimento dos documentos a arquivar; + conhecimento das vantagens ¢ inconvenientes dos diferentes siste- mas de classificagao. (Os sistemas de classificacdo identificam-se da seguinte forma: «+ pelo nome do autor, do destinatario, do cliente, do fornecedor ou do documento a classificar > Classificagio alfabética; + pelo niimero atribufde ao documento a classificar > Clas numérica;(© TRATAMENTO EO ARMAZENAMENTO DE DADOS + pela data de emissdo ou recepeio do document a cassificar — Clas: sificacio cronolégica; « pela arigem geogritica do documento — Classifieagio geografica; 1 pelo assunto tratado no documento —> Classifieagio ideolégies Qualquer que seja o sistema de classificagio adoptado, ha determina- das condicdes a que deve obedecer uma classifieagao: + certa para que 0s documentos se encontrem com facilidade; TMniforme para que cada documento s6 possa ser classificado dle uma forma, independentemente da pessoa que procede A classificacso; «+ extensivel para que a classificagdo se possa desenvolver: 1 Tapida para que o tempo dispendido seja o mais custo possivel; 1c onémica para executar o trabalho de classificagae com 0 minimo de custos administrativos. (ME Classificacao alfabética [A dassificacio dos documentos basela-se na ordenacao alfabetica, pela “sucessao das Tetras co alfabeto. Ente sistema de classificagio aparentemente simples implica, todavia, tats que o conhecimento do alfabeto para determinar com rigor 0 10ca) Uc arquivo de cada documento, So necessirias regras que asseBunem 0 fancionamento e eficacia desta classificagto, regras essas que tem dle ser seguidas pelos funcionérios que fazem 0 Arquivo. @ Regras de classificagio alfabética Regra 1 — Quando ao nome proprio se sucedem varios apelidas, deve- se classificar pelo altimo apelido. Nomes Joao Silva Almeida Costa Maria Luisa Ferreira Sousa Dias Classificar Costa, Jodo Silva Almeida Dias, Maria Luisa Ferreira Sousa Regra 2 — Quando um nome & precedido de um titulo académieo, de nobreza ou de graduagao, apenas se tem em conta © nome, Nomes Engenheiro Manuel Lopes ‘General Afonso Paiva, Classificar ‘Manuel Lopes (Engenheiro) ‘Afonso Paiva (General) 1c