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INTRODUCCION
1.-ANTECEDENTES
Actualmente en Villa Montes, la cantidad de personas que asisten a diversos
eventos es bastante considerable, razn por la cual es ineludible la
necesidad de buscar una serie de elementos para facilitar y estimular el
incremento de la asistencia a cada uno de estos espectculos.
Es por eso que hacemos la ampliacin de nuestro producto que ahora lo
presentamos como una empresa organizadora de eventos y ya no as como
una simple prestadora de servicios de eventos.
En vista de la carencia de empresas que se dediquen a este rubro, se ha
propuesto mejorar nuestro negocio y emprender nuevas ideas, para ganar
competitividad por medio de una buena organizacin, servicio y atencin al
cliente.
Dicho proyecto de mejoramiento u optimizacin tendr como objetivo realizar
todos los procedimientos que con llevan a desarrollar cualquier tipo de
evento pblico, haciendo posible obtener experiencias que traern
beneficios a nuestra empresa; dada la importancia que representa agasajar
a socios, clientes y empleados ya que son bsicos para el desarrollo de las
empresas que sern los posibles clientes, y sabiendo la poca organizacin
que se tiene en este tipo de eventos, el proyecto quiere ser la solucin para
problemas de eventos pblicos como: empresariales, capacitaciones,
congresos, reuniones con clientes o amigos, conciertos, lanzamientos de
productos, pasarelas y eventos de moda, reuniones familiares como:
cumpleaos, matrimonios, etc. convenciones que resulten simplemente
inolvidables y que mantengan el sello de nuestra empresa, logrando as el
resultado esperado.
Adems, se debe tener en cuenta que el mercado actual es muy exigente,
cuando de servicio y calidad al cliente se refieren, as que el propsito es
brindar una solucin empresarial que cumpla con las expectativas tanto de
los clientes directos como las del consumidor final.
A continuacin mencionaremos los eventos ms grandes realizados en la
Ciudad de Villa Montes:

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Fecha Evento
Mayo Festival internacional de msica
Barroca (aos pares)
Mayo Festival internacional de teatro (aos
impares)
Fines de ao Feria de la indumentaria chaquea
1ra. Semana de junio Feria de la lima (tarairi)
2da. Semana de junio Festival chaco puro (puesto uno)
3ra. Semana de junio Festival internacional de villa montes
23 de julio Serenata a villa montes
1ra. Semana de agosto FEXPOCHACO (campo ferial)
14 de septiembre Festival virgen de los remedios
Septiembre Mega festival intercolegial



2.-OBJETIVO GENERAL
Innovar la organizacin empresarial de eventos H.P.J.M. con los siguientes
puntos: nuevos servicios de mesa buffet con nuevos platos tanto nacionales
e internacionales, se contara con contactos de grupos nacionales al vivo,
adems se contara con nuevos locales de diferentes dimensiones y de
diferentes diseos a todo gusto.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Determinar por medio del estudio de mercados, la competencia, anlisis del
precio con el cual entrar a competir en el mercado.
Determinar los aspectos principales como cultura, tradiciones de nuestros
posibles clientes.
Elaborar un estudio acerca de quines sern nuestros principales
consumidores.
Realizar detalladamente una investigacin en el mercado nacional de los
mejores servicios de catering como punto de referencia.
VISION
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El propsito es ser una empresa lder en la organizacin de eventos pblicos,
en el mediano plazo, caracterizndonos por una alta calidad en la
prestacin de los servicios.
As mismo se contar con los recursos necesarios para brindarles a los
clientes, un servicio de la manera ms eficaz.
MISION
Satisfacer las necesidades y expectativas en la operacin empresarial de
eventos con soluciones integrales creativas e innovadoras, que requieren los
clientes, brindando un excelente servicio con el apoyo de un personal
excelentemente calificado.
Adems de lograr cubrir todas las expectativas posibles de tratar bien a
nuestros clientes de tal forma que estos sean al mismo tiempo nuestros
promotores que harn propaganda de nuestros productos y servicios, esto
generara ms espacio en el mercado.
PLAN DE ACCION

ACTIVIDADES RESPONSABLE RECURSOS
Decoracin Marisol Blanco Ventura Materiales de adorno
naturales y sinteticos
Mesa buffet Percy Ecos Ala Productos comestibles
vegetales,carnes,y
diferentes comestibles.
Admistracion Hammer Blanco
Ventura
Encargado de
contrataciones de
personal y pago de
sueldos.
Promotor Jorge Daza Chamon Promocionador de
nuestro producto.





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3.-JUSTIFICACION
Debido al crecimiento poblacional de Villa Montes que al mismo tiempo
trae consigo una gran entrada econmica con referencia a eventos tanto
empresariales como familiares y al ver que no hay una empresa en Villa
Montes que se dedique netamente a organizar estos acontecimientos de
ah nace la idea de nuestra innovacin que complementara esa necesidad
de nuestros clientes.
As obtendremos un gran nmero de clientes siendo competitivos en el
mercado.



4.-MARCO TEORICO
Ms que definir, se puede decir que organizar un evento es coordinar de
manera precisa y acertada cada ingrediente para que el mismo no sea solo
una simple reunin. La diferencia entre organizar un evento y hacer un
evento radica en la forma y el fondo del mismo, esto quiere decir que no
slo tiene que tener un objetivo claro y estratgico, sino que cada elemento
que utilice debe cumplir un objetivo puntual y representar a la empresa en
todas sus formas. Un evento es una carta de presentacin ante la sociedad,
pblico, medios o prensa; muestra el quien es y como es una empresa o
institucin. Existen diferentes tipos y estilos de eventos a realizarse:
promocionales, lanzamientos, reuniones laborales, fiestas corporativas,
fiestas de fin de ao, conmemoraciones, inauguraciones, exposiciones,
muestras, eventos privados, reuniones de capacitacin, producciones
artsticas, congresos, convenciones, conferencias, desayunos de negocios,
capacitaciones, etc. Cada uno de los mencionados anteriormente consta de
caractersticas especficas y que lo difieren a uno de otro, pero existen
conceptos generales a tener en cuenta a la hora de realizar y organizar
cualquier tipo de evento: como por ejemplo contar con el asesoramiento
correspondiente de quienes son los expertos de la organizacin, la idea de
este asesoramiento es optimizar lo que se debe planificar junto a la empresa
como conseguir los mejores resultados de dicho evento, ya sea respuestas a
corto plazo como a lo largo del tiempo. Cada evento consta de una
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disposicin ceremonial y protocolar, y ms an cuando las visitas son
autoridades. Otro aspecto a tener en cuenta es la coordinacin continua de
los organizadores durante el evento, esto debe ser una constante desde que
se piensa, se disea, planifica y lleva a cabo el mismo. En la mayora de los
casos se bebe realizar un guin o cronograma a seguir, que debe estar en
mano no slo de organizadores sino de todos los encargados de los
diferentes sectores o etapas del evento. Llegando al final se puede afirmar
que la decisin de la fecha, hora y lugar son claves frente a la toma de
decisiones al organizar un evento. Se puede decir que son cuestiones que
marcan la diferencia a la hora de las respuestas por parte del pblico meta.
Esto es muy importante considerando el hecho de que siempre que se
piensa en crear una empresa eventos pblicos, la misma suele contar con al
menos dos a tres especialistas en reas como por ejemplo: catering,
decoracin, escenografa y toda la parte tcnica y electrnica que se puede
encontrar en un evento de grandes magnitudes. La organizacin de un
evento de la mano de las productoras no representa un trabajo fcil en lo
absoluto, de hecho, lo comn es que la productora de eventos sea
contratada con muchos meses de anticipacin, para que as pueda abarcar
todos los aspectos ms importantes de la planificacin de todo tipo de
eventos, teniendo en cuenta que la empresa podra ser contratada para
cualquier evento social que requiera de una organizacin profesional.
Cuando se tiene la idea de crear una empresa de eventos pblicos, lo
principal a tener en cuenta son todos los aspectos que una empresa de este
tipo ha de cubrir, por ejemplo, contar con servicios propios tales como el
catering, el entretenimiento, los equipos correspondientes para cualquier tipo
de evento, los servicios que se ofrecern durante el evento, la publicidad en
el caso de que el mismo se trate de un evento pblico al que deban asistir
muchas personas, y especialmente el lugar en el cual se llevar a cabo, el
cual puede ser de la empresa, o bien, tambin algn saln arrendado. No
obstante existen algunos factores que seguramente ayudarn a todas las
personas que estn pensando en crear una empresa de eventos pblicos y
precisamente es ofrecer aquellos servicios que no estn en el mercado, es
decir que lo ms conveniente es enfrentarse a la competencia ofreciendo lo
que sta no puede o no ofrece. Lo ms duro a la hora de crear la
organizacin, es justamente la experiencia del resto de las empresas,
quienes ya tienen una cierta reputacin en este negocio y lgicamente la
gente se va a inclinar por contratar aquellas que tengan un prontuario
impecable; pero no obstante, la empresa que logre cumplir con los objetivos
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planteados desde el comienzo de la organizacin de eventos, entrar a ganar
sostenidamente participacin en el mercado.
Siempre que se tome la determinacin de realizar un evento, es importante
tener presente, entre otros aspectos, los siguientes:
Determinar cul es la autntica razn por la que quiere organizar un evento,
porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificacin,
muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos. Verificar si
es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera ms barata
pero igualmente eficaz de llegar al pblico beneficiario. La constitucin de un
Comit de Planificacin y el papel del Coordinador, el cual debe incluir al
patrocinador o a su representante, adems de representantes de todos los
implicados (entidades, instituciones, pblico beneficiario, etc.). Nombrar
como miembros del comit a personas que estn acostumbradas al trabajo
en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto ms,
mejor" no es cierto en cuanto a comits de planificacin. Nombrar un
coordinador que, si procede, est autorizado para tomar decisiones y ser la
nica persona autorizada para ordenar pagos.
Determinar con precisin cul es tu pblico beneficiario y, si desconoces
sus necesidades reales, identifcalas mediante una encuesta o investiga lo
que estn haciendo tus competidores directos o asociaciones similares para
identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier
desequilibrio en la demanda. Si es importante llegar a un pblico lo ms
amplio posible, estudia la posibilidad de organizar un evento
multidisciplinario, incluir vdeo conferencias o utilizar la difusin por Internet.
Fijar un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos.
Esto es crucial porque los recursos financieros disponibles influirn
directamente en las otras decisiones que se van a tomar.
Determinar quines entre el patrocinador y los participantes van a asumir
cada captulo de gastos, si prevn beneficios o cubrir los gastos, identificar
todas las fuentes de ingresos.
Estudiar todos los riesgos potenciales antes de decidir qu tipo de
cobertura del seguro vas a necesitar, adems de responsabilidad civil, que es
imprescindible.
Decidir qu formato se adapta mejor al pblico beneficiario.
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Establecer la duracin del evento de una manera realista.
Calcular la cantidad de personal que se va a necesitar durante el evento y
si se va a utilizar los propios o a trabajadores ocasionales.
Tener en cuenta que los eventos de envergadura, o aqullos en los que
participan personalidades, exigirn medidas de seguridad.
Tomar las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.
Si el evento es de envergadura, organizarlo con al menos 12 meses de
antelacin.
Decidir dnde va a celebrar el evento y en qu tipo de lugar de celebracin
(que desde luego debe adaptarse bien al formato). Si es un evento corto o de
un slo da, elegir un lugar de celebracin accesible, cerca de donde vive o
trabaja la mayora de los asistentes. (Con el auge de los vuelos de bajo
costo, y mejores enlaces por carretera y ferrocarril, en algunos casos se
puede pasar por alto esta recomendacin.)
Dependiendo del tipo de evento, tambin puede formar parte de la gestin:
El desarrollo de una lnea temtica, el registro previo y la acreditacin de los
participantes, la coordinacin de los oradores o conferencistas, la decoracin
del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de
seguridad, baos porttiles, planes de contingencia y de evacuacin,
servicios mdicos y limpieza.









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5.-F.O.D.A.
Fortalezas:
1. Cumplir cabalmente los requerimientos de Ley para la prestacin del
Servicio.
2. Disponibilidad del talento de nuestro personal para la organizacin de
eventos.
3. Habilidad para competir con precios
4. Amplios contactos con empresas del sector pblico y privado.
5. Horarios y disponibilidad del servicio para cuando los clientes crean
conveniente adquirir el servicio.
Oportunidades:
1. Amplia demanda potencial e insatisfecha.
Debilidades:
1. Gran necesidad de capital para inversin.
2. Dificultades administrativas, especialmente en cuanto a calidad del
Servicio, para lo cual es necesario llevar a cabo un programa
permanente de capacitacin del personal.
Amenazas:
Nuestras amenazas son las pequeas organizaciones que con el tiempo
querrn crecer llegando a ser una competencia.








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6.-ANALISIS DE LA COMPETENCIA
Los mejores lugares para eventos son:
Teatro municipal
Federacin de ganaderos
Hotel HOTERMA
Hotel rancho Olivo
Hotel las Maras
Las Tinajitas
Existen tambin otros locales que brindan servicios de alquiler, y como bien
sabemos existen otras microempresas que prestan servicios de flete de
sillas, mesas, y otros servicios entre los ms conocidos tenemos:
Patricia Eventos
Amplificacin Boss
Zippolinni, etc.
Nosotros como empresa nica ofrecemos este producto completo donde va
incluido lo siguiente:

LOCALES que son propiedades de la Empresa contamos 5 propiedades de
diferentes dimensiones.
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DECORACIONES contamos con flores naturales y sintticas adornos de
diferentes colores y diseos que el cliente podr elegir en catalogo.

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MESA BUFFET contamos con una gran variedad de comidas tpicas y
algunos platos ms conocidos de la variedad internacional.


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AMPLIFICACION Y CONTRATACIONES DE GRUPOS NACIONALES Y
ARGENTINOS AL VIVO se cuenta con una amplia variedad de msica y se
tiene contactos con grupos musicales.
GENERALIDADES contamos con coperos, meseros, seguridad, transporte,
primeros auxilios en caso de emergencia, y otros servicios indispensables.



7.- DETERMINACION DEL PRECIO DE NUESTRO PRODUCTO
Este vara de acuerdo a los gustos, las necesidades y los deseos de los
clientes o de las diferentes organizaciones que nos contraten.
Adems es necesaria la exigencia del cumplimiento de normas legales
para garantizar la honestidad en la prestacin de los servicios que
ofrecemos para garantizar que nuestro producto es de calidad. Las
principales restricciones que se tienen son:

Compra de la materia prima y materiales auxiliares en centros
debidamente autorizados, que cumplan el requisito de venta con factura.
Adquirir legalmente la maquinaria y equipos que se van a utilizar en la
prestacin de los servicios.

Sistema de Ventas
La empresa se encargar de hacer sus ventas por medio de los canales de
distribucin citados: Anuncio en las Pginas Amarillas del Directorio
Telefnico de nuestra ciudad y peridicos, volantes informativos y visitas a
las empresas, adems de la atencin a los clientes en las instalaciones de la
empresa.


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Sistema de Pagos
Contado
Por la organizacin de eventos pblicos, el cliente deber cancelar en
efectivo el total del valor que adeuda a la empresa por su atencin y
satisfaccin de sus requerimientos.

Crdito
Consiste en 3 4 pagos mensuales que facilita nuestra empresa por parte de
los clientes. Para llevar a cabo esta modalidad de pago por parte de una
empresa, sta deber solicitar la documentacin requerida para dicho fin; en
caso de morosidad la empresa recargar un inters del 5% mensual sobre
el valor adeudado.

En la siguiente tabla presentaremos algunos datos de precios accesibles al
cliente para eventos ms conocidos:
EVENTOS PRECIOS
Matrimonios Se cuenta desde 3000,5000 $
dependiendo de la cantidad de
invitados y las exigencias del cliente.
Despus contamos con arreglos
desde 10000 a 20000 $ con grupos
ms conocidos al vivo.
15 aos Se cuenta con arreglos desde 3000
a 10000 $ tambin dependiendo de
las exigencias del cliente.
Cumpleaos para nios Desde 2000 a 5000 $ evaluando las
exigencias del cliente.
Cualquier tipo de evento Desde 5000 a 8000 $ dependiendo
de las exigencias del cliente.




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8.-CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO ELEGIDO.
Es importante mencionar que el ciclo de vida de nuestro producto no es
definido ya que depende mucho de las innovaciones y promociones que
haga cada ao y en diferentes fechas.
Por tanto lo nico que tal vez pueda hacer que decaiga nuestra empresa,
sera solo la competencia pero se tiene esperado que durante los primeros
aos halla xito total ya que, Villa Montes aun no cuenta con estos servicios
completos.


9.-EVALUACION
Hay que tomar en cuenta muchos aspectos como la rentabilidad, el riesgo,
aspectos cualitativos como quienes van a ser los consumidores principales
de nuestro producto, la factibilidad de los recursos, la demanda y los
ingresos que generan, la aceptacin del mercado, tomando en cuenta estos
aspectos lograremos auto evaluarnos y lograremos tener xito si somos
emprendedores.


10.-RECOMENDACIONES
Es recomendable crear un organigrama empresarial que se ajuste a las
necesidades creadas con las nuevas actividades. Un mayor nmero de
asesores especializados, al igual que personal contable y administrativo.
Crear nuevas estrategias de mercado que permita una mayor participacin
de la empresa en el campo de la logstica. Dar a conocer los servicios de
organizacin de eventos pblicos a un mayor nmero de clientes permitir a
nuestra empresa contar con ms empresas comprometidas con el servicio.
es muy importante recalcar la puntualidad y responsabilidad a la hora de
ofrecer nuestro producto y atender bien a nuestros clientes.

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11.-CONCLUSIONES
Estamos seguros de que hay una gran demanda de personas y empresas
que requieren de este producto y nuestra empresa tiene la capacidad para
atender esta las necesidades. Contamos con personal profesional en
diferentes mbitos como cheffs, decoradores, administradores y promotores.
Los proveedores de locales, permiten contar con los insumos
inmediatamente cuando se requieran.
Se constituy y estructur legal y administrativamente la empresa. De igual
manera se demostr la legalidad y la verificacin de las actividades
comerciales de la empresa y de los componentes que en ella intervienen.

BIBLIOGRAFIA

Gobierno municipal de villa montes unidad de turismo
Fuente internet e investigacin propia de grupo.