GPE - Mód. 10 - Material de Apoio - Manual de Eventos

ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS DESPORTIVOS manual do formando
Ficha Tcnica
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Manual do Formando Organizao e Gesto de Eventos Desportivos
ENTIDADE PROMOTORA
Andr Manz Produes Culturais e Desportivas Unipessoal, Lda.
GESTO E COORDENAO
Andr Luiz Manz
Margarida Borges Marques do Carmo
CONSULTORES SNIOR/ PRODUO DE CONTEDOS
Magda Pereira
Rita Rainha
ASSESSORIA TCNICO-PEDAGGICA
IFH - Instituto de Formao para o Desenvolvimento Humano
PROJECTO GRFICO e PAGINAO
PSSdesigners
EDIO MANUAIS TCNICOS
IFH - Instituto de Formao para o Desenvolvimento Humano
PRODUO e EDIO VDEO
IFH- Instituto de Formao para o Desenvolvimento Humano
Produo apoiada pelo Programa Operacional de Emprego, Formao e Desenvolvimento Social (POEFDS)
Medida: 4.2. Desenvolvimento e Modernizao das Estruturas e Servios de Apoio ao Emprego
Tipologia do Projecto: 4.2.2. Desenvolvimento de Estudos e Recursos Didcticos
Aco Tipo: 4.2.2.2. Recursos Didcticos
Co-financiado pelo Estado Portugus e pela Unio Europeia atravs do Fundo Social Europeu
Prefcio
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Convencida de que est na hora dos governos, a
sociedade civil e a comunidade internacional,
incluindo o sector privado, renovarem seu compro-
misso de encorajar os hbitos saudveis de alimen-
tao e actividade fsica a OMS (Organizao
Mundial de Sade) aprovou a Estratgia Mundial
sobre Alimentao Saudvel, Actividade Fsica e
Sade juntas, que estabelece em relao aos
Estados Membros que promovam modos de vida
que incluam uma alimentao saudvel e a realiza-
o de actividades fsicas e que fomentem o equi-
lbrio energtico.
O professor de Educao Fsica e os profissionais do
ramo, para contriburem na formao do futuro
cidado devero proporcionar aos alunos, ao ministrar
sua disciplina no mbito escolar ou nas academias,
alm dos aspectos inerentes da natureza da prpria
disciplina, conhecimentos prticos e tericos que ofe-
ream aos alunos a incorporao dos valores da activi-
dade fsica e do desporto e consequentemente, a
capacidade de se auto-gerenciar na actividade fsica
em sua vida. Ou seja, devem adoptar uma poltica, na
construo dos contedos, que garanta simultanea-
mente a aquisio de conhecimentos bsicos para o
mundo de hoje e a formao da cidadania.
AManz apresenta aqui um "KIT SADE DESPORTO
E CIDADANIA" destinado a dotar os destinatrios de
competncias necessrias para intervir, mesmo que
no mbito interdisciplinar, como:
- Agentes preventivos na rea da sade, sabendo
despistar fenmenos de transtornos alimentares
nos frequentadores de ginsios, aconselhando na
nutrio adequada, como, fornecendo conheci-
mentos de como lidar com o fenmeno da obesi-
dade, aconselhando e intervindo atravs de exer-
ccios fsicos apropriados.
- Agentes eficazes na organizao de eventos
desportivos de sucesso, pequenos ou grandes,
mas que possam transmitir a um cada vez maior
nmero de pessoas as potencialidades da activi-
dade fsica para um aumento da qualidade de
vida, da sade e bem-estar das populaes.
- Agentes catalizadores da prtica da cidadania, j
que sendo reconhecido unanimemente que asso-
ciados prtica da actividade fsica esto valores
como a tolerncia, o esprito de inter-ajuda e a
solidariedade, a educao fsica, enquanto disci-
plina curricular, tem um potencial enorme de servir
de potencializador de cidados interessados em
participar activamente na comunidade.
Margarida Carmo
Andr Manz
FICHA TCNICA
KIT "SADE DESPORTO E CIDADANIA"
OBESIDADE
Videograma e Manuais: Formando e Formador
NUTRIO e TRANSTORNOS ALIMENTARES
ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS
DESPORTIVOS
DESPORTO E CIDADANIA
ENTIDADE PROMOTORA
Andr Manz Produes Culturais e Desportivas
Unipessoal, Lda
GESTO E COORDENAO
Andr Luz Manz
Margarida Borges Marques do Carmo
EQUIPA TCNICA
Andr Manz Produes Culturais e Desportivas
Unipessoal, Lda
ASSESSORIA TCNICO-PEDAGGICA
IFH - Instituto de Formao para o Desenvolvimento
Humano
PROJECTO GRFICO e PAGINAO
PSSdesigners
EDIO MANUAIS TCNICOS
IFH - Instituto de Formao para o Desenvolvimento
Humano
PRODUO e EDIO VDEO
IFH- Instituto de Formao para o Desenvolvimento
Humano
ndice
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1 Introduo
2 Conceito e Classificao de Evento
3 Planeamento de Eventos Desportivos
- Planeamento Estratgico
- Planeamento de Marketing
- Recursos Humanos
6 Planeamento de Eventos Desportivos - Patrocnios
7 Concepo de Eventos Desportivos
8 Avaliao de Eventos Desportivos
9 Solues das Actividades e Instrumentos de Avaliao
10 Bibliografia Aconselhada
ANEXOS
Bibliografia Consultada
Outros Auxiliares Didcticos
Contactos teis
Diapositivos
Anexos
Agradecimentos
pg. 5
pg. 7
pg. 13
pg. 17
pg. 22
pg. 30
pg. 34
pg. 39
pg. 42
pg. 46
pg. 48
pg. 50
pg. 52
pg. 54
pg. 98
pg. 100
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ORGANIZAO E GESTO
DE EVENTOS DESPORTIVOS
manual do formando

A Gesto e Organizao de Eventos Desportivos
um tema cada vez mais actual e transversal a diver-
sas reas de aco.
A sua crescente utilizao por parte das
empresas/organizaes reflecte a sua eficcia
como meio de interaco com o pblico-alvo, devi-
do a um forte envolvimento deste, resultante de
estratgias de comunicao dirigidas e conse-
quente contacto directo dos participantes com as
temticas apresentadas no decorrer do evento.
O conjunto pedaggico apresentado visa a aqui-
sio de competncias no que respeita organiza-
o e gesto de eventos adaptveis a diversos con-
textos, nomeadamente, os eventos desportivos.
Os objectivos deste manual so, de uma forma
genrica, abordar a questo dos eventos, desde a
sua definio e tipologia, a todo o processo de
planeamento, concepo e avaliao destes,
preparando profissionais para o desenvolvimento
deste tipo de actividade. Transmitir as bases gerais
para uma perfeita gesto e organizao de eventos,
bem como chamar a ateno para pormenores
importantes que possam ocorrer e que devem ser
ou minimizados ou maximizados, dependendo da
situao, a finalidade primordial.
Este manual faz parte de um conjunto, que inclui um
Manual do Formador e um Videograma formativo,
complementar aos manuais.
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Introduo
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ORGANIZAO E GESTO
manual do formando

Objectivos Gerais
- Definir o conceito de evento;
- Distinguir eventos internos, externos e sociais,
enumerando as suas caractersticas;
- Referir os critrios de classificao dos eventos;
- Descrever os critrios de classificao dos even-
tos;
- Identificar os vrios tipos de eventos;
- Distinguir os vrios tipos de eventos.
Contedos
Evento definido como "acontecimento, ocorrncia,
sucesso", ou seja, um facto que cause impacto e
seja razo para notcia.
Esse facto acontece, isto , tem uma data de rea-
lizao, uma hora de incio e fim e um local previa-
mente definido.
Pode ainda referir-se que o acontecimento tem como
caracterstica principal proporcionar uma ocasio
extraordinria de encontro de pessoas, com uma
finalidade especfica, a qual constitui o "tema" princi-
pal do evento e justifica a sua realizao.
Eventos Internos
Os Eventos Internos so organizados e direcciona-
dos para a organizao em si, tendo como principal
objectivo promover a integrao dos funcionrios e,
em muitos casos, interaco entre funcionrios,
parceiros e clientes.
Eventos Externos
Os Eventos Externos so todos aqueles em que a
empresa poder participar, poder promover ou at
organizar, tendo como principais objectivos a
expanso do negcio com base na divulgao/pro-
moo de servios e/ou produtos, bem como a troca
de experincias, informaes e actualizaes.
Eventos Sociais
Os Eventos Sociais incluem um conjunto de activi-
dades que promovem o convvio entre os partici-
pantes, podendo fazer parte dos eventos internos
ou externos ou existir por si s. Como exemplos
temos os coffee-breaks e os jantares de encerra-
mento de congressos.
Critrios de classificao dos eventos
Os diferentes tipos de eventos podem ser classifica-
dos segundo vrios critrios: a finalidade, a periodi-
cidade, a rea de abrangncia, a zona de aco, o
pblico-alvo, o nvel de participao, o perfil dos
participantes e a dimenso.
Finalidade - com base neste critrio podemos
classificar os eventos como institucionais ou promo-
cionais. Os primeiros tm como principal objectivo
manter ou aperfeioar a imagem da empresa e os
segundos direccionam-se para a venda de produ-
tos.
Periodicidade - em relao frequncia, os even-
tos podem ser espordicos, peridicos ou de opor-
tunidade. Os eventos espordicos so todos aque-
les que se realizam sem periodicidade predefinida,
ocorrendo apenas quando a empresa acha conve-
niente (lanamento de um novo produto, por exem-
plo). Os peridicos tm periodicidade fixa, realizan-
do-se uma vez por ano ou por ms, por exemplo
(Feira de Fitness, Feira do Livro, Jogos Olm-
picos). Os eventos de oportunidade so realiza-
dos no mbito das aces externas empresa, no
sendo por ela determinados.
rea de abrangncia - com base neste critrio,
podemos ter eventos locais, regionais, nacionais ou
internacionais. Como exemplo temos os torneios
realizados no desporto escolar, com os seus apura-
mentos nas etapas locais, regionais e nacionais
para participao nas finais internacionais.
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Conceito e Classificao de Eventos
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Zona de Aco - corresponde ao local de realiza-
o do evento, se dentro das instalaes da
empresa - evento interno - ou fora destas, em
locais mais amplos - evento externo.
Pblico-Alvo - Os eventos podem dividir-se em
corporativos e em eventos para o consumidor. Os
corporativos so destinados ao pblico interno da
empresa e os outros so destinados ao consumidor
final do produto/servio da empresa.
Nvel de participao - este critrio permite classi-
ficar o evento tendo por base a organizao, isto ,
ou a empresa a entidade organizadora, ou ape-
nas participante.
Perfil dos participantes - os eventos podero ser
classificados como gerais, dirigidos ou especficos.
Como o nome indica, os gerais destinam-se a par-
ticipantes de diversos sectores de actividades e os
especficos a tcnicos e profissionais de uma deter-
minada rea. Os eventos dirigidos so dirigidos a
participantes com interesses comuns.
Dimenso - nesta categoria, os eventos podem ser
classificados como macroeventos ou eventos de
grande, mdio ou pequeno porte. Os macroeventos
so caracterizados pela existncia de uma comis-
so organizadora de grandes dimenses e pelo ele-
vado nmero de participantes (milhares). Os even-
tos de grande porte envolvem um grande nmero
de participantes e so organizados por uma estrutu-
ra relativamente pequena. Nos eventos de mdio
porte, teremos menos de mil participantes e nos de
pequeno porte, um nmero reduzido de pblico de
um determinado segmento.
Tipos de Eventos
Os diferentes tipos de eventos podero ser classifi-
cados tendo em conta os critrios anteriormente
apresentados, tendo em ateno as suas caracte-
rsticas e objectivos.
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Tipo de Evento Caractersticas Objectivos
Reunio formal de curta durao sobre um
tema especfico, exposto por uma refern-
cia na rea, para um nmero elevado de
participantes. Aps a apresentao do
tema, so colocadas e respondidas as
questes destes.
Prova organizada com o intuito de apurar
os melhores participantes. Favorece a inte-
grao dos envolvidos e a descoberta de
novos talentos.
Os participantes tentam superar provas
que respeitam um regulamento previa-
mente definido (que contempla os prmios
que esto em jogo, a avaliao, o desem-
pate, durao, concorrentes, jri, etc)
Derivado da conferncia. Um profissional
reconhecido expe um tema previamente
definido, sendo este, posteriormente, dis-
cutido, em grupo, pelos participantes. Os
resultados so apresentados pelos repre-
sentantes dos grupos e sujeitos a votao
e aprovao de todos.
Expor um determinado tema e possibilitar o
esclarecimento de dvidas relacionadas
com o mesmo.
Estimular o melhor desempenho, desafiar
os limites, fomentar a disputa entre partici-
pantes.
Estimular os participantes a alcanar as
metas ou objectivos definidos.
Discusso e tomada de deciso sobre um
determinado assunto.
Conferncia
Competio
Concurso
Colquio
Quadro 1 - Classificao de Eventos segundo as suas caractersticas e objectivos

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Conjunto de actividades organizadas para
um grupo especfico. So reunies de
profissionais de uma determinada rea.
Evento direccionado para um conjunto de
profissionais da mesma rea, proveniente
de vrias empresas.
Poder ser organizado por uma empresa
contratada e especializada.
Frequentemente, a par dos congressos,
ocorrem seminrios ou workshops (outras
actividades).
Pode ser de curta, mdia ou longa
durao, variando de dias, a meses ou
anos. Pblico homogneo que se inscre-
veu anteriormente.
Duas pessoas defendem os seus pontos
de vista (geralmente opostos) sobre um
determinado assunto, sendo indispensvel
um moderador que orienta, coloca
questes e controla tempos de resposta.
Evento direccionado a um determinado
segmento especfico com a durao mdia
de uma semana.
Habitualmente organizadas por empresas
especializadas, realizam-se em pavilhes
prprios.
orientado por um coordenador, estando
dividido em sub-temas de discusso, apre-
sentados por especialistas. Os partici-
pantes podero colocar questes (orais
ou escritas). As apresentaes so poste-
riormente compiladas num manual.
Actividade claramente desportiva. A co-
misso organizadora responsvel pela
definio de critrios de seleco dos par-
ticipantes, avaliao dos resultados e
atribuio de prmios.
Aprofundar conhecimentos numa determi-
nada rea especfica.
Conferir credibilidade empresa.
Divulgar a empresa e os produtos/servios.
Apresentar uma nova tecnologia ou ten-
dncia de mercado.
Detectar novas oportunidades de negcio.
Acompanhar a concorrncia, tendo em
conta as apresentaes feitas.
Fazer uma prospeco, atravs dos novos
contactos.
Obter conhecimentos especficos numa
determinada rea.
Permitir a apresentao de pontos de vista
diferentes sobre o mesmo tema.
Atrair o pblico-alvo a um s local.
Apresentar/lanar novos produtos/servios.
Contactar directamente com os actuais e
potenciais clientes.
Desenvolver uma base de dados com a
informao recolhida.
Estabelecer novos contactos comerciais.
Realizar a apresentao de vrios sub-temas
(dentro de um tema), por especialistas.
Apresentar os pontos de vista dos partici-
pantes e proceder ao esclarecimento de
dvidas.
Competir entre os participantes.
Conveno
Congressos
Curso
Debate
Feira
Simpsio
Torneio

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Eventos direccionados para profissionais
da mesma rea de negcio, ou at da
mesma empresa.
Dever ocorrer fora das instalaes da
empresa.
Para o desenvolvimento do workshop
poder ser utilizada a tcnica da experi-
mentao (por tentativas), do questionrio
aberto ou da discusso.
Evento direccionado para o relacionamen-
to da empresa com os colaboradores e
clientes.
Evento vocacionado para uma vertente
humana, social, de lazer.
Quebrar a formalidade dos congressos.
Eventos direccionados a clientes e par-
ceiros.
Eventos espordicos.
Testar e verificar a reaco ao desenvolvi-
mento ou aperfeioamento de produtos.
Discutir de temas.
Solucionar os problemas da empresa.
Formar clientes ou colaboradores da
empresa para uma nova tcnica, para um
novo produto, entre outros.
Lanar produtos/servios em ambiente
social.
Aproximar clientes e parceiros entre si/da
empresa.
Atribuir prmios por resultados alcanados.
Potencializar o contacto com parceiros e
clientes.
Workshops
Eventos
Sociais -
almoo,
Pequeno-
-almoo,
cocktail, jan-
tar
Eventos
Culturais -
concertos,
peas de
teatro, filmes,
comemo-
raes, entre
outros
Finalmente, e de forma a ilustrar os diversos captu-
los deste manual, apresenta-se um exemplo prti-
co, afim de promover o transfer para o contexto
desportivo (aconselha-se o visionamento do
videograma do mesmo tema).
O evento escolhido um Quarterly das modali-
dades Les Mills.
Este Quarterly faz parte de um sistema de formao
contnua de instrutores das modalidades Les Mills
(BODYATTACK, BODYBALANCE, BODYCOMBAT,
BODYJAM, BODYPUMP, BODYSTEP e RPM) e
possui como objectivo a actualizao de conheci-
mentos nas modalidades, atravs do lanamento
das novas coreografias, ou seja, trata-se de uma
Conveno.
Sendo um evento, possui uma data, uma hora e um
local de realizao. considerado um evento exter-
no, pois organizado pela prpria empresa numa
instalao alugada para o efeito (Parque Desportivo
de Mafra).
Podemos dizer que o Quarterly um evento com
uma finalidade institucional (actualizao de con-
hecimentos); com uma periodicidade fixa (realizada
trimestralmente); com uma rea de abrangncia a
nvel nacional atravs da divulgao que efectua-
da para todos os instrutores residentes em Portugal
Continental e Regies Autnomas - Madeira e
Aores; um evento direccionado a um pblico
especfico (instrutores Les Mills), sendo considera-
do corporativo.
O Quarterly um evento de grande porte, possuin-
do um elevado nmero de participantes (cerca de
1200 instrutores) comparativamente dimenso da
organizao (pequena estrutura constituda por 6
colaboradores).

Sntese:
O Evento tido como um acontecimento especial
que decorre numa data e local previamente determi-
nado e que possui um fim especfico.
Podemos dizer que um Evento poder ser Interno,
Externo ou Social.
Os Eventos Desportivos enquadram-se em qual-
quer dos tipos referidos anteriormente, dependendo
sempre do seu objectivo e da forma como organi-
zado.
Desde os eventos mais vocacionados para a for-
mao/actualizao de conhecimentos, como o
caso das Convenes, Simpsios e Debates
Desportivos at aos eventos mais prticos, como
so os Torneios, os Concursos ou mesmo todas as
Competies Desportivas, sem esquecer todos os
de fim Cultural e/ou Social, todos podero ser clas-
sificados segundo determinados critrios: a finali-
dade, a periodicidade, a rea de abrangncia, a
zona de aco, o pblico-alvo, o nvel de partici-
pao, o perfil dos participantes e a dimenso do
evento.
Proposta de Actividades
1. De entre uma listagem de palavras-chave men-
cione as que melhor caracterizam o evento.
(momento nico, data, festa, ocorrncia, aconteci-
mento, encontro, convvio, pessoas, tema, finali-
dade, local, notcia)
2. Justifique a escolha destas palavras.
3. Com as palavras escolhidas, construa a sua
definio de evento.
4. Escolha um evento desportivo e caracterize-o
mencionando o tipo de evento, suas caractersticas
e objectivos.
Avaliao
1. Assinale como verdadeiro ou falso
1.1 O evento definido como um acontecimento
que possui como caracterstica principal o facto
de ser notcia.
1.2 A data, a hora e o local do evento so pontos
que devero estar previamente definidos.
1.3 Os eventos destinados a funcionrios, clientes
e parceiros so designados de externos.
1.4 Todos os evento possuem uma finalidade
especfica, considerada o tema principal e que
justifica a realizao do evento.
1.5 Os eventos podero ser classificados de aber-
tos, fechados e sociais.
2. Distinga eventos internos de externos.
3. Faa corresponder o critrio da coluna 1 com o
tipo de evento da coluna B que dele advm.
4. Complete as afirmaes
a) As feiras tm uma durao mdia de uma
_____________.
b) Os ____________ e os ____________ esto
direccionados para profissionais da mesma rea.
c) Os eventos __________________ tm como
objectivo reduzir o __________ do dia-a-dia.
d) Experimentao, _____________, e discusso
so tcnicas utilizadas para o desenvolvimento de
_______________.
5. Distinga Colquio de Congresso.
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Coluna A
1. Finalidade
2. Periodicidade
3. rea de Abrangncia
4. Zona de Aco
5. Pblico-Alvo
6. Nvel de Participao
Coluna B
a. Evento Externo
b. Evento Promocional
c. Evento Corporativo
d. Evento Organizado
pela Empresa
e. Evento de
Oportunidade
f. Evento Regional

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ORGANIZAO E GESTO
manual do formando

Objectivos Gerais
- Identificar as diferentes etapas do Planeamento
Estratgico de Eventos Desportivos
- Definir as diferentes etapas do Planeamento
Estratgico de Eventos Desportivos
- Associar a cada etapa do planeamento as dife-
rentes fases operacionais que lhe so inerentes
Contedos
O processo de Planeamento de Eventos Des-
portivos uma etapa primordial da organizao e
gesto destes, onde so determinados os meios
mais indicados para atingir os fins previamente
definidos.
Pode-se afirmar que nesta etapa, tambm designa-
da de Pr-Evento, existem componentes impor-
tantes a ter em conta, sendo eles o Planeamento
Estratgico (a abordar neste captulo), o Planea-
mento de Marketing, os Recursos Humanos e os
Patrocnios (abordados nos captulos seguintes).
PLANEAMENTO ESTRATGICO DE EVENTOS
Para o planeamento estratgico de um evento
desportivo essencial definir e conciliar um conjun-
to de etapas, como poderemos ver no esquema que
se segue.
O cumprimento de todas as etapas, bem como a
sua perfeita integrao, ser a chave para um even-
to de sucesso.
Misso / Vocao
A definio da misso e vocao far com que o
evento possua, desde o incio, uma linha orienta-
dora. Deste modo, importante estar definido o
estatuto e funo da empresa/organizao -
Misso -, bem como a forma como essa funo
realizada-Vocao.
Sabendo o que a empresa/organizao faz e como
faz, est construda a base para definir metas,
objectivos e elaborar as estratgias.
Definio de Objectivos
Aquando da definio do(s) objectivo(s) do evento,
de extrema importncia que esse(s) seja(m)
claro(s), conciso(s) e preciso(s), para que se consi-
ga orientar todo o procedimento, bem como mensu-
rar a sua evoluo e avaliar os aspectos do planea-
mento.
Qual o(s) objectivo(s) deste evento? Essa a
questo que dar incio a todo o processo.
Anlise da Situao
Esta etapa consiste na anlise de quatro compo-
nentes relevantes, que nos permitem a construo
de um quadro com todos os cenrios possveis para
o cumprimentos do(s) objectivo(s) propostos - a
anlise SWOT (Fora, Fraqueza, Oportunidade e
Ameaa).
Atravs desta, poderemos analisar a envolvente
Interna (recursos humanos, recursos financeiros, recur-
sos materiais, cultura, servios e custos) e a envolvente
Externa (ambiente, clientes e concorrncia).
Como se pode verificar, atravs do cruzamento das
quatro componentes so definidas opes estrat-
gicas, ofensivas e defensivas, a ter em conta
durante todo o planeamento.
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Planeamento de Eventos Desportivos - Planeamento Estratgico
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Misso / Vocao
Figura 1- Esquema das Etapas do Planeamento Estratgico,
adaptado de Caetano (2005)
Definio de Objectivos
Anlise da Situao
Identificao de Opes Estratgicas
Escolha da Estratgia
Desenvolvimento de Planos Operacionais
e Sistemas de Controlo
Envolvente
Externa
Envolvente
Interna
Ameaas Oportunidades
Foras
Fraquezas
Sada
Ofensiva
Empenhamento
Ofensivo
Sada
Defensiva
Empenhamento
Defensivo

Identificao de Opes Estratgicas
Reunidas as informaes na anlise interna e exter-
na, os organizadores podem escolher as estrat-
gias que levem a cabo a sua misso e concretizem
os seus objectivos, aproveitando as foras, mini-
mizando as fraquezas, evitando as ameaas e tiran-
do proveito das oportunidades identificadas.
possvel identificar quatro opes estratgicas
que podem ser adoptadas, tendo em conta a
anlise da situao.
- Estratgia de Crescimento, denominada no
quadro acima como Empenhamento Ofensivo e
que resulta do cruzamento de uma Fora com
uma Oportunidade;
- Estratgia de Melhoramento, denominada no
quadro acima como Empenhamento Defensivo e
que resulta do cruzamento de uma Fraqueza com
uma Oportunidade;
- Estratgia de Defesa, denominada no quadro
acima como Sada Ofensiva e que resulta do
cruzamento de uma Fora com uma Ameaa;
- Estratgia de Retirada, denominada no quadro
acima como Sada Defensiva e que resulta do
cruzamento de uma Fraqueza com uma Ameaa.
Escolha da Estratgia
Ao implementar uma estratgia, o organizador de-
ver ter em conta um dos seguintes critrios:
- Adequao - a estratgia seleccionada deve
estar em consonncia com o ambiente, os recur-
sos e os valores da organizao do evento.
- Aceitao - a estratgia deve ser escolhida com
o intuito de alcanar os objectivos do evento, e
seguindo o que a anlise do ambiente confirmou
como importante e prioritrio, no subestimar
potenciais riscos.
- Viabilidade - a estratgia escolhida sempre
que for vivel e funcionar na prtica, tendo em
conta os recursos e tempo disponveis.
Desenvolvimento de Planos Operacionais e
Sistemas de Controlo
A etapa seguinte iniciar o processo de concretiza-
o de todo o plano. Aimplementao da estratgia,
bem como o cumprimento dos objectivos do evento,
necessita de planos operacionais.
Os Planos Operacionais so desenvolvidos, habi-
tualmente, em reas distintas como o sector finan-
ceiro, os recursos humanos, a administrao, as
operaes e pesquisas e a avaliao.
Todos os planos operacionais requerem um conjun-
to de objectivos para cada rea, planos de aco e
cronogramas, indicao dos responsveis pela exe-
cuo dos vrios aspectos, sistemas de controlo,
oramento e aquisio de recursos.
nesta etapa de implementao de planos opera-
cionais que so definidas quase todas as fases a ter
em conta no pr-evento. Deste modo, necessrio:
- Definir o tema do evento;
- Definir o pblico-alvo;
- Definir a data do evento;
- Escolher os horrios;
- Seleccionar o local;
- Escolher a disposio das salas ou dos ambientes;
- Vender quotas do evento;
- Reunir os envolvidos;
- Contratar servios a terceiros;
- Elaborar o programa e o contedo;
- Elaborar e enviar convites;
- Desenvolver material promocional;
- Definir atraces;
- Definir mecanismos de divulgao;
- Contratar assessoria de imprensa;
- Preparar o sistema de registo de visitantes;
- Verificar o investimento total previsto para o evento.
Ao analisarmos este conjunto de fases, reparamos
que, apesar de todas elas possurem o mesmo grau
de importncia, se posicionam em campos distintos.
Isto , existem fases comuns a todos os tipos de
eventos, como a definio do tema, e outras
direccionadas para determinados eventos como,
por exemplo, "Preparar o sistema de registo de visi-
tantes", uma fase caracterstica da preparao de
uma Feira de Desporto.
Uma vez implementados os planos operacionais,
so necessrios Sistemas de Controlo para asse-
gurar o seu cumprimento. Encontros e relatrios
elaborados na fase do pr-evento so fundamentais
para o acompanhamento das operaes.
Com o objectivo de verificar se o que foi planeado
est a decorrer no evento como previsto, dentro dos
prazos estipulados e conforme acordado, so
desenvolvidos formulrios de controlo e ques-
tionrios de avaliao que devero ser preenchidos
no decorrer do mesmo.
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15

Retomando o nosso exemplo ilustrativo, podemos
dizer que o Quarterly organizado por uma empre-
sa que possui como misso a formao de instru-
tores Les Mills nas suas diferentes modalidades,
atravs da organizao da Formao Inicial dos
instrutores e posteriores reciclagens trimestrais, os
Quaryterlies, sendo esta a sua vocao.
Definidos estes dois conceitos, encontra-se o ponto
de partida para o Planeamento Estratgico do evento.
Objectivo: trazer ao Parque Desportivo de Mafra no
fim-de-semana em que se realiza, cerca de 1200
instrutores que vm actualizar os seus conhecimentos.
Anlise SWOT: o Quarterly tem como principal
fora a marca forte da empresa Les Mills (os cria-
dores dos programas) e da empresa organizadora,
bem como o local de realizao do evento. Tem
como principal fraqueza a obrigatoriedade de
participao dos instrutores a 3 dos 4 Quarterlies
anuais. Em relao oportunidade, podemos
referir que um excelente meio de difuso e divul-
gao de informao importante sobe produtos/
marcas visto que nesse fim-de-semana se juntam
os lderes de opinio neste sector. Como principal
ameaa temos a empresa que possui os programas
concorrenciais Les Mills.
Opes estratgicas para a feira: ir adoptar uma
estratgia de crescimento, tendo por base o critrio
da aceitao.
Planeamento operacional. O Quarterly um evento
de Fitness, que se realiza de 3 em 3 meses em
instalaes a definir. Todos os servios esto a
cargo da empresa organizadora, com excepo do
som e transporte de material. O Quarterly funciona
das 9h00 s 20h00, estando disponveis neste
mesmo horrio uma srie de workshops tericos e
prticos no mbito das modalidades Les Mills. So
produzidas revistas de divulgao do evento -
Confidenciais - enviadas para todos os instrutores
Les Mills e Ginsios a nvel nacional.
Sntese:
Para que seja organizado um evento desportivo de
sucesso necessrio elaborar um Planeamento
Estratgico que o suporte.
Atravs desse estabelecido o que a organizao
faz e como faz - Misso/Vocao; so definidos os
objectivos do evento - Definio de objectivos;
faz-se um levantamento de componentes internas e
externas - Anlise da Situao; apresenta-se as
opes estratgicas possveis a adoptar -
Identificao de Opes Estratgicas; faz-se a
seleco da opo mais adequada - Escolha da
Estratgica e por fim, delineiam-se os Planos
Operacionais e Sistemas de Controlo a utilizar na
implementao desta.
Proposta de Actividade
1. Escolha um evento desportivo e defina as fases
operacionais do mesmo, imaginando que est a
planear o pr-evento.
Avaliao
1. Assinale verdadeiro ou falso:
1.1. O Planeamento Estratgico constitudo pelo
Planeamento de Marketing.
1.2. A definio da Misso/Vocao o ponto de
partida do Planeamento Estratgico.
1.3. A anlise da situao antecede a definio de
objectivos.
1.4. O sistema de controlo permite-nos definir as
etapas de forma coerente.
1.5. Aceitao, adequao e crescimento so
critrios de implementao de uma estratgia.
2. Identifique, ordenadamente, as diferentes etapas
do Planeamento Estratgico.
3. Mencione quais as opes estratgicas possveis
a adoptar, referindo como resultam.
4. Assinale a afirmao correcta:
4.1. A anlise da situao feita atravs da
anlise de SWOT que refere:
a) o cruzamento entre 5 variveis
b) o cruzamento entre a Fora e as Desvantagens
c) o cruzamento entre: Fora, Fraqueza e Ameaa
d) o cruzamento entre: Foras, Fraqueza, Amea-
as e Oportunidades
4.2. O empenhamento defensivo resulta do cruza-
mento entre uma Fraqueza e uma Oportunidade e
uma opo estratgica designada de:
a) Estratgia de retirada
b) Estratgia de crescimento
c) Estratgia de melhoramento
d) Estratgia de defesa
4.3. O estatuto e funo da organizao de-
signado por:
a) Vocao
b) Coordenao
c) Misso
d) Viso
3
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ORGANIZAO E GESTO
manual do formando

Objectivos Gerais
- Identificar as variveis que constituem o
Marketing-Mix
- Definir as variveis que constituem o Marketing-
-Mix
Contedos
O principal objectivo de uma empresa/organizao
o de satisfazer as necessidades de um grupo de
pessoas com algumas caractersticas homogneas,
ou seja o mercado-alvo. Para que atinja os seus
objectivos necessrio controlar um conjunto de
variveis que constituem o Marketing-Mix.
MARKETING-MIX
O marketing-mix um mtodo operacional que per-
mite atingir os objectivos da organizao, uma vez
que atravs deste que se vai chegar aos merca-
dos alvo com os servios concebidos - o targert.
Independentemente da eficincia de cada uma
delas, crucial que o marketing-mix seja consis-
tente internamente, para que as diferentes polticas
se reforcem e complementem, no se contrariando.
A esse conjunto chama-se poltica dos quatro "Ps":
Produto (Product), Preo (Price), Comunicao
(Promotion) e Distribuio (Place).
Produto
A varivel Produto envolve todas as componentes
de um evento desportivo, ou seja, o entretenimento
oferecido (actividades desportivas e animao
envolvente), o padro de servios (a qualidade de
todos os servios prestados), a alimentao, quan-
do necessria, (por exemplo, os lanches fornecidos
aos alunos nas provas escolares), o merchandising,
a interaco dos funcionrios com os consumidores
(por exemplo, os alunos da escola) e a imagem de
marca que o evento tem perante o pblico-alvo.
Uma ferramenta til sobre as estratgias do produ-
to, que orienta o seu desenvolvimento, a seguinte
matriz apresentada:
Atravs desta matriz, a organizao de um evento
poder analisar qual a melhor estratgia a aplicar
tendo em conta a relao Produto Vs. Mercado.
Preo
o valor que os consumidores (todas as pessoas
que vo ao evento desportivo) atribuem ao evento e
que esto dispostos a pagar por ele, determinado
pela perspectiva de satisfao em comparao com
outras actividades de lazer.
As trs variveis a ter em considerao para a
estratgia de fixao do preo so os custos, a con-
corrncia e o valor percebido pelo consumidor. Para
a organizao importante analisar e comparar os
custos do evento, dividindo-se estes em fixos (cus-
tos que no variam com o nmero de consumi-
dores, por exemplo, o aluguer de espao, a ilumi-
nao, os cachets, etc) e os variveis (custos que
variam de acordo com o nmero de consumidores,
por exemplo, o catering).
No que diz respeito concorrncia, necessrio
ver qual o seu valor para definir se ir ser praticado
um igual, superior ou inferior, tendo em conta o
objectivo que procuramos: equilibrar a oferta e a
procura, obter lucro ou marcar a diferena.
Comunicao
A varivel Comunicao , das quatro, a mais vis-
vel, abrangendo as tcnicas de comunicao, como
a publicidade, as relaes pblicas, a venda pes-
soal, entre outras. Tem como objectivo motivar os
potenciais consumidores a aderirem ao evento e
engloba todas as aces elaboradas pela a organi-
zao para transmitir ao mercado-alvo os benef-
cios deste.
Existem vrias formas de comunicar o evento
desportivo, estas devem ser escolhidas tendo em
conta o objectivo da comunicao, o mercado-alvo,
e, claramente, o custo previsto para a comunicao.
4
Planeamento de Eventos Desportivos - Planeamento de Marketing
18
Mercados
Existentes
Novos
Mercados
Produtos Existentes Novos Produtos
Penetrao
do Mercado
Desenvolvimento
do Produto
Desenvolvimento
do Mercado
Diversificao

No quadro 3, procurou-se sistematizar as vrias
tcnicas de comunicao, bem como as suas van-
tagens e desvantagens.
4
19
Tipo de
comunicao
Meio Vantagens Desvantagens Finalidade
Eventos de massa
Eventos musicais
Festivais comunitrios
Eventos interesse
especial
Eventos para jovens
Eventos para jovens
com interesses es-
peciais
Eventos de massas
Maioria dos eventos
Todos os eventos
Todos os eventos
Eventos de interesse
especial
especial
especial
Produo e emisso de custos
elevados
Difceis de se destacar no meio
de outros anncios de rdio e
de programas
Podem ser caros, e no atingir
o pblico-alvo
Requerem antecedncia
Podem descaracterizar edif-
cios, podem-se rasgar
Precisam de voluntrios para
distribuio
Podem diluir o lucro se os gru-
pos no forem escolhidos com
cuidado
A imagem do patrocinador pode
encobrir a do evento
Precisa de ter um ngulo televi-
sivo
Precisa de ser do interesse do
leitor em geral
Requer longo prazo de antece-
dncia
Os resultados dependem da
qualidade da base de dados
Preocupao de segurana
Largo alcance, animao e cor,
credibilidade
Direccionados pela preferncia
musical, rpidos de produzir e
mais baratos
Largo alcance, rpida produo
Atingem bem o alvo
Baratos, podem ser colocados
onde o mercado-alvo se junta
Baratos e eficazes
Geram lucro
Pode resultar em vendas adi-
cionais
Credibilidade, grande nmero
de espectadores
Cred., pblico pode ser grande
ou concentrado
Bom alcance do pblico-alvo
Pode ser muito eficiente em
custos
Produo barata, fcil alterao
da mensagem, pode ser usada
para venda de bilhetes
Televiso
Rdio
Jornais
Revistas
Outdoors
Folhetos
Descontos.
para tipos
de consumi-
dores
Pr omo o
cruzada com
patrocinador
Televiso
Inprensa
Rev./jornais
especializa-
dos
C o r r e i o ,
telefone ou
e-mail
Internet
Publicidade
Promoo
de vendas
Relaes
Pblicas
Marketing
Directo
Fonte: Allen, et al. (2003)
Quadro 3 - Caracterizao das diferentes tcnicas de comunicao, segundo as suas vantagens,
desvantagens e finalidades ( Allen, e tal., 2003).

Distribuio
A ltima varivel possui um duplo sentido, isto
porque tanto se refere ao local onde o evento rea-
lizado, como ao local onde os consumidores podem
comprar os seus bilhetes, no caso dessa situao
se adequar ao evento.
O quadro 4 apresenta uma sntese das quatro vari-
veis do Marketing-Mix e das suas componentes.
4
20
Varivel
Componentes
Localizao, produo, entretenimento,
tema, decorao
Nmero de funcionrios, grau de
formao, fardas, qualidade do servio
Importncia dada ao nome do evento
e significado para os consumidores
Segmento social a que se destina
o evento
Preos com desconto em poca baixa
Preos especiais para certas fatias do
pblico-alvo
O mix promocional
Bilhetes disponveis atravs da agncia
especializada ou vendidos pela internet
Produto
Preo
Comunicao
Distribuio
Fonte: Allen, et al. (2003)
Quadro 4 - Variveis e Componentes do Marketing-Mix (Allen, e tal., 2003)
Caractersticas do desenho/pacote
Componente de servio
Marca
Reputao
Tempo de consumo
Preo promocional
Publicidade - Tv, rdio, jornais, revistas,
outdoors
Promoo de vendas - merchandising,
relaes pblicas
Folhetos e brochuras
Venda pessoal
Canais de distribuio

Retomando a organizao do Quarterly, pode dizer-
-se que o Planeamento de Marketing do Quarterly
pretende conseguir ir ao encontro das necessi-
dades dos Instrutores Les Mills.
A aposta forte em termos de poltica de marketing
para a concretizao deste objectivo assenta no
cruzamento de dois dos 4 P's - o Produto/Servio e
o Preo.
Neste caso, uma vez que se trata de uma reci-
clagem de conhecimentos, est a considerar-se um
servio. A obteno de um servio de elevada quali-
dade a baixo preo o principal objectivo neste
evento.
Sntese:
O Planeamento de Marketing fundamental em
qualquer evento para se conseguir ir ao encontro
das necessidades do mercado-alvo.
Para tal, estabelece-se a relao entre as quatro
variveis que constituem o Marketing-Mix: a
definio e as escolhas das actividades desportivas
no evento - Produto - o valor que os consumidores
lhe atribuem - Preo - a comunicao necessria,
atravs do jornal local ou jornal da escola (se for o
caso) onde o evento organizado - Comunicao
- e o prprio local fsico do evento - Distribuio.
Proposta de Actividade
1. Imagine que vai dar incio fase do Planeamento
de Marketing do seu evento desportivo. Indique qual
a poltica estratgica que implementava, justifican-
do com as variveis que iria aplicar.
Avaliao
1. Faa corresponder as variveis da Coluna A com
os conceitos da Coluna B:
2. Defina Marketing-Mix.
3. Distinga Custos Fixos de Custos Variveis.
4. Assinale verdadeiro ou falso:
a) O Marketing-Mix baseia-se na relao directa
entre o Preo e a Distribuio
b) A Distribuio tem em conta os diferentes tipos
de divulgao do evento
c) O Preo considera custos fixos e variveis
d) O Produto uma varivel abrangente que con-
sidera a localizao, a produo, o entretenimen-
to, o tema e a decorao.
4
21
Coluna A
1. Produto
2. Preo
3. Comunicao
4. Distribuio
Coluna B
a. Local do Evento
b. Publicidade
c. Imagem da Marca
d. Alimentao
e. Venda Pessoal
f. Custos Fixos
g. Venda de Bilhetes
h. Servios

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ORGANIZAO E GESTO
manual do formando

Objectivos Gerais
- Identificar as etapas do processo de planeamen-
to de Recursos Humanos
- Identificar as etapas do processo de Recru-
tamento e Seleco de funcionrios remunerados
- Identificar os principais aspectos a ter em conta
aquando da formao efectiva de uma equipa de
trabalho em eventos
Contedos
Por se tratar de uma actividade pontual para a enti-
dade organizadora, o planeamento de Recursos
Humanos (RH's) para eventos tem caractersticas
especiais.
O primeiro passo do processo de planeamento a
definio de Estratgia e Objectivo RH's tendo em
conta a Misso, Estratgia e Objectivos da organi-
zao.
Nesta fase necessrio fazer uma avaliao que
considere a anlise de funo, sua descrio e pre-
viso.
a) Anlise de Funo
A Anlise de Funo implica a caracterizao de
uma funo em termos de tarefas a desenvolver no
evento e dedicao requerida.
Questes a ter em conta quando feita uma anlise
de funo:
- A funo ou cargo resultam da realizao de que
tarefas?
- Quais as caractersticas ideais dos candidatos?
- A avaliao de desempenho ir basear-se na
concretizao de que tarefas?
- Qual a formao/aperfeioamento profissional
adequado aos funcionrios/voluntrios para que
estes possuam os conhecimentos e capacidades
necessrias ao desempenho da sua funo?
b) Descrio de Funo
A Descrio de Funo resulta da sua anlise por
parte do organizador de eventos. O organizador tem
como objectivo combinar as funes que tem
disponveis com as pessoas com os conhecimen-
tos/capacidades para as desempenharem.
Habitualmente as descries de funo incluem
(adaptado de Allen, 2002):
- Ttulo da funo e nvel de dedicao exigido
- Salrio/recompensas/incentivos associados ao
cargo
- Sumrio da funo
- Deveres e responsabilidades (incluindo listagem
de tarefas e responsabilidades inerentes fun-
o)
- Relacionamento com outras funes dentro e
fora da empresa
- Capacidades/conhecimentos/qualificaes/atri-
butos pessoais requeridos
- Autoridade
- Padres de desempenho
Planeamento de Eventos Desportivos - Recursos Humanos
5
23
Estratgia e objectivos
dos Recursos
Humanos
Polticas
e procedimentos
Requerem avaliao
- anlise da funo
- descrio da funo
- previses
Funes de
manuteno
- salrios e benefcios
- condies
de trabalho
- relaes de trabalho
- registos
de empregados
Misso, estratgia
e objectivos
da organizao

Os passos seguintes no processo de Planeamento
de RH's sero o estabelecimento de Polticas e
Procedimentos, Recrutamento e Seleco, For-
mao e Aperfeioamento Profissional, Superviso
e Avaliao e Dispensa, Recolocao e Re-
contratao.
Polticas e Procedimentos
Devem existir um conjunto de Polticas e
Procedimentos da organizao que uniformizem
comportamentos e tomadas de deciso. Na empre-
sa devero assegurar que toda a equipa tratada
da mesma forma, auxiliar a tomada de deciso r-
pida e coerente por parte dos responsveis pela
gesto do evento, dar aos gestores a confiana
para resolver problemas e defender as suas
posies (Stone, 1998).
Quando novas polticas ou procedimento so
desenvolvidos devero ser transmitidos a todos os
membros da equipa.
Recrutamento e seleco
O processo de recrutamento e seleco tem como
objectivo a escolha do colaborador adequado para
o lugar certo. Este objectivo s poder ser cumprido
se forem atrados candidatos qualificados para o
desempenho das funes que tem para atribuir.
5
24
Formao
e aperfeioamento
profissional
Superviso
e avaliao:
- Critrio
de desempenho
- Recompensas
e disciplina
Recrutamento
e seleco:
- Anncios
- Filtragem
- Contratao
- Orientao
Dispensa,
recolocao,
recontratao
Avaliao
do processo
e resultados - reviso
Figura 2 - Esquema ilustrativo do Planeamento
dos Recursos Humanos (Allen, e tal., 2003).
Previso e planos
de Recursos Humanos
Anlise de Funo
- descrio
da funo
- especificao
da funo
Oramento
- custo
do recrutamento
Procedimento
do recrutamento
- anncio
- agncias de emprego
- boca-a-boca
- instituio educacional
Candidatos
Procedimento
de Seleco
- Formulrios
- Entrevistas
- Testes
- Referncias
Contratao
- termos e condies
- contrato de trabalho
- recompensas
- fichas de funcionrios
Integrao
na equipa
de trabalho
Figura 3 - Esquema ilustrativo do processo de Recrutamento e Seleco (Allen, e tal., 2005)

O processo de seleco de RH's poder no ser
feito pela empresa organizadora do evento, dada a
morosidade, a especializao dos tcnicos e os
custos.
Para facilitar o processo de recrutamento de RH's,
a empresa organizadora poder procurar alternati-
vas que sejam mais vantajosas, como:
- Recorrer a parceiros
- Redigir contratos de patrocnio com essa contra-
partida assegurada pelo patrocinador
- Identificar e fazer contrato com empresa que
seja fonte de voluntrios (faculdades, IPJ, entre
outros)
- Determinar a composio e motivao dos vo-
luntrios
- Receber a ajuda dos media locais e especializa-
dos
- Contratar agncias de voluntrios
- Conduzir festividades sociais (a serem ofereci-
das como contrapartidas para os voluntrios)
Em termos de polticas de recrutamento de recursos
humanos, a organizao dever ter em conta:
- forma como vai atender legislao de igual-
dade de oportunidades de emprego
- tcnicas para mensurar o grau de adequao
dos candidatos (simples escalas de avaliao
com base em critrios estabelecidos)
- fonte de pessoas
- quem decide? Quem toma a deciso final?
- tcnicas de seleco
- os objectivos de negcios da organizao
Aquando da seleco dos candidatos deve ter-se
em conta os seus comportamentos anteriores e pre-
sentes em relao organizao de eventos pois
todas as experincias iro influenciar o comporta-
mento futuro do candidato.
Entrevista
A entrevista deve ser guiada por um roteiro que per-
mita ao entrevistador obter todas as informaes
relevantes sobre os entrevistados de forma sis-
temtica e comparvel. Podero ser utilizados
guies de entrevista que permitam apenas
respostas curtas e dirigidas para o objectivo da per-
gunta e tambm listas de verificao de qualifi-
caes, caractersticas ou capacidades (entre ou-
tras) que podero ajudar o entrevistador a sistemati-
zar a informao recolhida durante a entrevista com
o candidato.
Exemplo de Guio de Entrevista
Data: ____/____/____
Nome do Candidato:
_________________________________________
Cargo a que se candidata:
_________________________________________
Compreenso do cargo a que se candidata
(responsabilidades, requisitos, carga horria, etc)
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Noo da viso, misso, objectivos, situao no
mercado da organizao do evento:
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Principais qualificaes para o cargo:
_________________________________
Relao do cargo com os objectivos pessoais
de carreira:
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Salrio pretendido: ________________
ltima organizao para a qual trabalhou: durao
do emprego, responsabilidades, promoes na
carreira, razes para a sada, relao com os supe-
riores e forma de resolver diferendos, do que gosta-
va/desgostava:
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Candidato notificado do resultado:
_______________ Data/Hora:___________
5
25

Integrao na organizao
Para a integrao do novo membro da equipa ser
feita da forma mais rpida e eficaz, devero ser
dadas todas as informaes bsicas sobre o even-
to, organizadas visitas aos locais do evento,
fornecedores, escritrios ou outros locais rele-
vantes; fazer a apresentao aos outros membros
da equipa e voluntrios; dar uma palestra sobre a
cultura, histria e padres de trabalho na organiza-
o; supervisionar os programas de formao.
No caso dos voluntrios, dever ser preenchido um
contrato com a descrio das suas funes
(Bradner, citado por Allen, e tal., 2003).
Nome do cargo:
_________________________________________
Supervisor:________________________________
Localizao:
_________________________________________
Objectivo Por que essa funo necessria?
O que ela far?):
_________________________________________
_________________________________________
Responsabilidades (O que o voluntrio far?):
_________________________________________
_________________________________________
Qualificaes (Que capacidades especiais, for-
mao ou faixa etria so necessrias para essa
funo?):
_________________________________________
Formao oferecida:
_________________________________________
Benefcios (estacionamento, transporte, uniformes,
alimentao e bebidas, outras despesas):
_________________________________________
_________________________________________
Perodo de experincia (liberdade vigiada,
se necessrio): ________________
Referncia necessrias (sim ou no):
_________________________________________
Outras informaes:
_________________________________________
_________________________________________
Data: ____/____/____
Assinatura do Voluntrio (as assinaturas devem ser
feitas apenas depois do acordo mtuo):
_________________________________________
Assinatura do Supervisor:
_________________________________________
Um exemplo de boas vindas a um voluntrio poder
ser a oferta de um kit no qual poder ter acesso a
algumas informaes importantes sobre o evento
onde ir trabalhar e que poder incluir:
- Relatrio do evento anterior
- Mensagem do presidente
- Crach de voluntrio
- Lista da equipa de trabalho
- Uniforme (t-shirt ou mais formal)
- Lista de patrocinadores
- Lista de parceiros
- Quaisquer itens julgados necessrios
Formao e aperfeioamento profissional
O processo de formao e aperfeioamento
profissional poder ser desenvolvido pela empresa
ou por parceiros nesta rea. Este consistir em:
- Enviar ou solicitar o apoio do parceiro/governo
para enviar os funcionrios/voluntrios a progra-
mas de formao que abordem reas especficas
ou identificadas como necessrias em termos de
formao (como gesto de risco, marketing do
evento, patrocnio, etc);
- Identificar pessoas ligadas ao evento que este-
jam dispostas a oferecer-se como voluntrios em
sesses de formao;
- Contratar grupos de consultores/externos, para
conduzir formao especfica;
- Encorajar funcionrios/voluntrios a acompa-
nhar programas de formao especficos para
eventos agora oferecidos por universidades, ou-
tros organismos como o IPJ em troca de alguns
benefcios (como salrios maiores, designao
para cargos de maior responsabilidade/satisfao
profissional).
5
26

Antes de iniciar a formao para o evento muito
importante determinar a lacuna entre o desempen-
ho actual dos funcionrios e voluntrios e o desem-
penho desejado.
Para isso h que fazer:
- Avaliaes de desempenho dos funcionrios/vo-
luntrios (que formao identificada pela equipa
como necessria para torn-la mais eficaz)
- Anlise dos requisitos da funo (capacidades
identificativas para definio de funo)
- Avaliao de pessoal (quais as capacidades
necessrias equipa)
Superviso e avaliao
Tipos de medio para avaliaes de desempenho:
a) Lista de tarefas
- Concludas satisfatoriamente
- Concludas insatisfatoriamente
b) Notas subjectivas para a qualidade do trabalho
1 2 3
Alta Qualidade Mdia Baixa Qualidade
c) Medio objectiva nas reas-chave como:
- Lidar com dinheiro (montante de perdas, por
exemplo)
- Preparao de alimentos (como desperdcio
mdio, violaes s normas de sade, ordens
executadas devidamente)
- Informaes (como todas as questes respondi-
das com correco)
- Segurana (por exemplo, nenhuma entrada sem
permisso no local, incidentes tratados conforme
as polticas e dentro da lei)
d) Satisfao do cliente (por exemplo, nmero e
tipos de queixas; queixas recebidas)
e) Escalas de satisfao do cliente (por exemplo:
voc est satisfeito com os servios fornecidos
por?)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
De modo algum Totalmente
(Tipos de medio para avaliaes de desempe-
nho) (Getz, 1997)
Indispensveis para o sistema de avaliao so as
recompensas, que, no caso dos funcionrios remu-
nerados, vm em termos de salrios, bnus, parti-
cipao nos lucros, promoes a outras funes ou
outros eventos e benefcios como o uso de carros e
equipamentos (computadores portteis, por exem-
plo). Uma srie de opes tambm se aplica s re-
compensas oferecidas aos voluntrios pelos seus
esforos, como por exemplo:
- Treino de novas capacidades
- Produtos gratuitos (como roupas, pins, posters,
etc)
- Hospitalidade na forma de festas de abertura e
encerramento, refeies/bebidas gratuitas
- Certificados de reconhecimento
- Oportunidades de encontrar celebridades, atle-
tas famosos e outros VIP's
- Promoo para cargos voluntrios mais inte-
ressantes
- Reconhecimento pblico atravs dos media e no
evento
- Ingressos gratuitos para o evento
O sistema de avaliao de desempenho dever ser
5
27
Discusso da Avaliao
de Desempenho
Feedback
Figura 4 - Programa dinmico de avaliao de desempenho
(Allen, e tal. , 2003)
Estabelecimento
de meta
Avaliao
de desempenho
Recompensas
Feedback
Feedback

o mais justo possvel, com critrios uniformizados,
seguindo as polticas e procedimentos da organiza-
o.
A disciplina essencial por parte de todos os ele-
mentos, sendo os comportamentos desviantes ao
esperado motivo de chamada de ateno que
poder ir desde a advertncia at demisso.
Dispensa, recolocao e contratao
Existem pelo menos trs motivos que levam
excluso de um elemento de uma equipa:
- Por incumprimento de contrato
- Por desempenho insatisfatrio
- Por constrangimentos oramentais da empresa
que a levam sua excluso
Em cada um dos casos apresentados o colaborador
dever ser avisado da hiptese de excluso da
equipa e do motivo, dando assim a possibilidade de
se defender.
A recolocao considerada quando um voluntrio
ou funcionrio termina a sua funo numa determi-
nada organizao e esta o prope a outra organiza-
o para que ele venha o ocupar novas funes
numa rea semelhante qual estava a trabalhar.
No caso dos voluntrios existem inmeras tcnicas
que podem ser adoptadas no sentido de assegurar
que a sua escolha foi a mais adequada, por exem-
plo, podero prestar os servios por um curto pero-
do de tempo aps o qual se tero de inscrever
novamente e passar de novo processo de seleco.
Formao de equipas de trabalho
As equipas de trabalho em eventos so muitas
vezes formadas propositadamente para um deter-
minado evento, incluindo directa ou indirectamente
membros da empresa organizadora e outros fun-
cionrios temporrios (voluntrios ou contratados),
sendo maioritariamente excluda aps o seu trmi-
no.
Poderemos ter em conta os seguintes itens para a
formao efectiva e manuteno de uma equipa de
trabalho em eventos:
- A equipa dever ter um porte razovel - entre as
10 e as 25 pessoas
- Os membros da equipa devero ser correcta-
mente seleccionados para constituir grupos de
trabalho
- Dever existir formao para os lderes de cada
grupo de trabalho
- As equipas devero ser treinadas para a melhor
execuo das suas funes
- A organizao dever dar apoio a voluntrios e
funcionrios
- As equipas devero ter objectivos
- Dever existir confiana entre os membros da
equipa
- Dever existir grande comunicao entre os vo-
luntrios e a organizao do evento
- A estrutura da organizao dever promover a
comunicao entre os voluntrios e os fun-
cionrios
- As responsabilidades devero ser assumidas
por funcionrios e voluntrios
- Os funcionrios e voluntrios devero fazer as
suas tarefas com boa disposio
- Dever ser reconhecido o trabalho dos volun-
trios e funcionrios
- Voluntrios e funcionrios devero comemorar o
seu sucesso
"- A organizao promover e encorajar o bem-
-estar das equipas de voluntrios
O gestor de eventos dever ver o rendimento e pro-
dutividade das suas equipas de trabalho atravs da
observao das suas actividades e da comunicao
tanto com os lderes de cada equipa de trabalho
como com os membros de cada equipa.
Prosseguindo com o planeamento do Quarterly, e
como se trata de um evento de grande envergadu-
ra, necessrio recorrer contratao de Recursos
Humanos especializados, para a realizao de
inmeras tarefas.
O primeiro passo fazer o levantamento das
funes, bem como a sua descrio e previso, isto
, para que funes ser necessrio contratar
Recursos Humanos.
Aps definidas as funes, tero de ser definidas as
polticas e procedimentos de contratao, a quanti-
dade de pessoas a recrutar e o valor da remunera-
o.
Habitualmente, para o Quarterly, recorre-se con-
tratao de recursos humanos externos empresa
para funes como o Controlo de Entradas, Apoio
aos Formadores, Credenciamento dos Instrutores,
Montagem e Desmontagem de material (steps, sets
de BODYPUMP, Trampolins de POWER JUMP,
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28

montagem de palco, decorao, entre outros) e
Promotores para as bancas de sampling das
empresas patrocinadores.
Aps a s entrevistas e testes, escolhidos os can-
didatos, segue-se a sua integrao na Equipa de
Trabalho, realizando uma aco de formao com
todos os recursos humanos envolvidos. Nesta
apresentado todo o evento, desde as actividades
que se iro realizar at aos aspectos crticos a ter
em ateno em cada uma das funes.
Durante o Quarterly, todos os recursos humanos
contratados sero responsabilidade de uma pessoa
da organizao que os supervisionar, ajudando-os
no que for necessrio. Simpatia, disponibilidade,
rpida resoluo dos problemas, pontualidade e
responsabilidade so algumas das caractersticas
chave dos recursos humanos para o Quarterly.
Sntese:
O Planeamento de Recursos Humanos uma etapa
fulcral da organizao de eventos pois este implica
o recrutamento de voluntrios ou contratao de
pessoal.
necessrio realizar a anlise de funes e das
competncias a procurar nos candidatos e prever o
nmero de contratados/voluntrios necessrio.
Posteriormente, estabelecem-se Polticas e Pro-
cedimentos, faz-se o Recrutamento e Seleco, a
Formao e Aperfeioamento Profissional, a
Superviso, Avaliao e Dispensa, at prev-se a
Recolocao e Recontratao.
Um evento desportivo apoiado por um staff de ele-
vada competncia e profissionalismo e extrema-
mente motivado, indiscutivelmente um evento de
sucesso.
1. Em grupos de 3 descrevam o processo de
Recrutamento e Seleco de funcionrios remune-
rados num evento desportivo sua escolha.
Avaliao
1. Identifique as etapas do processo de Planea-
mento de Recursos Humanos.
2. Qual o objectivo do processo de Recrutamento e
Seleco.
3. Enumere as etapas do processo de Recrutamen-
to e Seleco.
4. D quatro exemplos de aspectos importantes na
formao efectiva de equipas de trabalho.
5. Assinale as afirmaes verdadeiras e falsas:
a) O Planeamento de Recursos Humanos inicia-
-se com a definio de polticas e procedimentos.
b) O procedimento de seleco tem por base for-
mulrios, entrevistas, testes e referncias.
c) A integrao na equipa o culminar de todo o
processo de recrutamento e seleco.
d) No programa dinmico de avaliao de desem-
penho no se verifica nenhuma situao de re-
compensa.
e) No guio da entrevista importante questionar
o candidato acerca da sua viso da organizao.
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manual do formando

Objectivos Gerais
- Definir o conceito de patrocnio
- Identificar os benefcios do patrocnio para o
patrocinador e para o patrocinado
- Elaborar uma proposta de patrocnio
Contedo
O evento poder ser encarado como uma activi-
dade de Marketing se tivermos em conta que vai
gerar a oportunidade de contacto entre o negcio
de um determinado patrocinador e o seu pblico-
alvo, dando assim a conhecer os seus
produtos/servios num ambiente interactivo. Os
patrocinadores podem, desta forma, valorizar e
aumentar a visibilidade da sua marca junto de
potenciais clientes. Temos como exemplo o facto de
os eventos desportivos para jovens serem fre-
quentemente patrocinados por marcas de refriger-
antes.
Conceito de patrocnio
O patrocnio consiste numa troca de contrapartidas
entre entidades, tendo em vista, por parte da enti-
dade patrocinadora, uma aumento de visibilidade
junto do seu pblico-alvo, num ambiente propcio ao
contacto com os seus produtos/servios, e, por
parte da entidade patrocinada, uma oportunidade
de reduzir os custos de produo do evento, poden-
do aumentar a exposio nos media e os servios
gratuitos.
As contrapartidas oferecidas pelo patrocinador
podero ser financeiras, de servios ou produtos.
As contrapartidas oferecidas pela organizao do
evento so sobretudo ao nvel da visibilidade em
locais ou materiais de divulgao do evento.
Patrocnio como forma de promoo
O patrocnio cada vez mais utilizado como forma
de promoo de servios e produtos devido a uma
sria de mudanas que tm ocorrido:
- O aumento do custo dos anncios na televiso e
sua perda de eficcia devido grande possibili-
dade de escolha que actualmente oferecida em
termos de canais, que faz com que um teles-
pectador no tenha a necessidade de assistir aos
anncios;
- Oferta muito diversificada ao nvel dos meios de
comunicao social, que torna difcil a escolha dos
meios a utilizar para tentar atingir o pblico-alvo;
- Com o surgimento de mais canais de televiso
privados e de televiso por cabo existem
inmeras oportunidades de visibilidade para os
eventos a serem realizados, concedendo assim
visibilidade aos patrocinadores envolvidos;
- Aumento da visibilidade do desporto, que incre-
menta a probabilidade de transmisso de eventos
desportivos ou reportagens/notcias sobre eles.
- Crescimento do nmero de produtos/servios no
mercado, fornecidos por poucas empresas, o que
promove a necessidade de optar por meios
menos convencionais de promoo, como o
entretenimento e a hospitalidade.
Poderemos tomar em considerao os seguintes
benefcios inerentes ao patrocnio:
- Acesso a mercados-alvo especficos
- Criao/melhoria da imagem da empresa/marca
- Conscincia de uma organizao e/ou de seus
servios/produtos
- Identificao do produto com determinado estilo
de vida
- Fortalecimento do relacionamento com canais
de distribuio
- Oportunidades de merchandising
- Demonstrao dos atributos de um produto
- Aumento da possibilidade de vendas
- Componente de sistemas de incentivos e reco-
nhecimento
- Manuteno de um clima de aprovao para as
actividades da organizao
Planeamento de Eventos Desportivos - Patrocnios
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Escolha de potenciais patrocinadores
Quando iniciamos um processo de angariao de
patrocinadores, deveremos ter em conta um conjun-
to de factores sobre o prprio evento:
- Pblico consumidor do evento
- Potencial de exposio
- Pblico como canal de distribuio
- Vantagem sobre os outros concorrentes
- Necessidade de contrapartida em investimentos
- Caracterstica do evento
- Reputao da organizao do evento
- Oportunidades de entretenimento e hospitali-
dade
Depois desta breve anlise a entidade organizado-
ra dever fazer uma pesquisa das empresas que
esto ligadas sua rea de aco e que procuram
atingir o seu pblico-alvo.
Proposta de Patrocnio
A proposta de patrocnio ser a ferramenta mais til
no processo de angariao de patrocnios. Nela
estar includa uma breve descrio do evento
(breve enquadramento com os locais, datas,
horrios, actividades, pblico-alvo, nmero de par-
ticipantes esperado), contrapartidas propostas pela
organizao e contrapartidas asseguradas pelo
patrocinador.
Em termos de contrapartidas, fundamental que
sejam explcitas e detalhadas, incluindo todos os
materiais de divulgao que sero utilizados em ter-
mos de promoo do evento (brochura de divul-
gao, flyer, anncios em rgos de comunicao
social, correspondncia enviada para bases de
dados, informao no site oficial do evento ou da
entidade organizadora, entre outros) e nos quais
podero entrar patrocinadores, n de exemplares a
produzir, contrapartidas exclusivas e outras infor-
maes pertinentes negociao que constituam
vantagens negociais, como, por exemplo, contacto
fcil com um determinado segmento de mercado
que sabemos partida ser interessante para um
determinado patrocinador.
As contrapartidas apresentadas na proposta de
patrocnio correspondem a um determinado valor
de participao no evento que dever ser explicita-
do ao patrocinador, bem como se este j inclui
algum tipo de exclusividade. O seu perodo de
vigncia e actividades abrangidas devero estar
bem claros, sendo objecto de contrato assinado
pelas entidades.
Acompanhamento do processo de patrocnio
Tendo concludo com xito a etapa de angariao
de patrocinadores, a organizao debate-se agora
com a questo do acompanhamento do processo
de patrocnio.
Existe um conjunto de procedimentos a ter em con-
siderao para promover uma relao de confiana
mtua e duradoura entre patrocinador e patrocinado:
- Definir uma pessoa de contacto
- Compreender o patrocinador
- Motivar a equipa do patrocinador sobre o
patrocnio (com a oferta de entradas para o even-
to, por exemplo)
- Utilizar celebridades associadas ao evento
- Mostrar reconhecimento pelo patrocinador sem-
pre que tiver oportunidade
- Anunciar o lanamento do patrocnio
- Gerar um aumento de visibilidade nos rgos de
comunicao social
- Definir um patrocinador principal
- Atribuir direitos sobre o nome
- Demonstrar profissionalismo
- Seguir o lema "venda menos e entregue mais"
Tendo em conta o patrocnio como forma de pro-
moo, o evento que est a ser ilustrado, o
Quarterly, um ambiente propcio ao contacto com
os produtos/servios da Proalimentar e Gatorade,
seus patrocinadores, pois encontram-se presentes
grande parte dos lderes de opinio neste sector.
Trata-se de um contacto directo do patrocinador
com o seu pblico-alvo, podendo existir a experi-
mentao de diversos produtos direccionados para
a alimentao saudvel e para o consumo durante
a actividade fsica (bebidas).
No decorrer do Quarterly dever ser feito um levan-
tamento de imagens dos diferentes materiais de
comunicao que do visibilidade ao patrocinador,
e que posteriormente sero includas no relatrio do
evento apresentado ao mesmo.
Sntese:
O patrocnio de um evento pode ser visto como uma
mais valia para a organizao, o consumidor do
evento e prpria marca patrocinadora. A associao
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32

de uma marca a um evento dever ser feita con-
siderando o objectivo do evento, o pblico-alvo, a
anlise concorrencial, entre outros factores.
Aps a escolha do patrocinador elaborada a pro-
posta onde se faz a apresentao do evento e as
contrapartidas propostas pela organizao e asse-
guradas pelo patrocinador.
O acompanhamento adequado do patrocinador
pode ser decisivo para o sucesso do evento.
1. Em grupos de trs pessoas elabore uma propos-
ta de patrocnio para um evento desportivo sua
escolha.
Avaliao
1. Indique os principais benefcios do patrocnio sob
o ponto de vista da entidade patrocinadora.
2. Descreva cinco procedimentos a ter em conside-
rao no acompanhamento de um processo de
patrocnio.
3. Assinale como verdadeiro e falso as seguintes
afirmaes:
a) O patrocnio consiste numa troca de contra-
partidas tendo em vista o aumento de visibilidade
do patrocinador junto do seu pblico-alvo.
b) A angariao de patrocinadores no deve ter
em conta as caractersticas do evento, mas sim o
valor do patrocnio envolvido.
c) O acompanhamento do processo de patrocnio
dever ser feito por todos os elementos envolvi-
dos no decorrer do evento.
d) No acompanhamento do processo de
patrocnio podero ser oferecidas entradas num
determinado evento, com o objectivo de motivar a
empresa do patrocinador.
e) No acompanhamento do processo de
patrocnio o lema dever ser "Venda mais e
entregue menos"
4. Corrija as afirmaes falsas.
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manual do formando

Objectivos Gerais
- Identificar as trs fases distintas que caracteri-
zam a Concepo do Evento Desportivo
- Referir os factores a ter em conta em cada uma
das fases
Contedos
A Concepo do Evento Desportivo, fase que
precede todo o Planeamento, abrange todas as
aces do Evento propriamente dito, desde a mon-
tagem, controlo de tudo o que se encontra previa-
mente planeado e desmontagem.
Montagem
A montagem do evento desportivo ter por base o
tipo de evento e o tema estipulado antecipada-
mente, pelo que os factores a ter em conta podero
variar. Por exemplo:
- Local e respectiva disponibilidade - verificar
onde se vai montar todo o material necessrio e
estipular onde sero as diferentes zonas
(recepo, credenciamento, promotoras, partici-
pantes, etc.);
- Palco - necessrio ter ateno ao tipo de
palco, nomeadamente, s medidas (altura, largu-
ra e profundidade), estrutura base (adequada
ao tipo de evento), bem como a necessidade, ou
no, de uma estrutura para aplicao de tela de
fundo de palco;
- Energia elctrica, luzes e som - aspectos tcni-
cos que devem ser levados em conta na mon-
tagem: os quadros elctricos que devem ser apli-
cados e onde (monofsicos, trifsicos, etc), as
luzes (que tipos, que direco, que cores) e o som
(que tipo de som, o local, se necessrio micro-
fone, se necessria assistncia tcnica, etc.);
- Audiovisuais - os aspectos audiovisuais so
importantes quando se trata de um evento em que
haja algum tipo de apresentao, seja em
palestra ou mesmo apresentao de um produto;
Concepo de Eventos Desportivos
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- Decorao - adequar o espao temtica do
evento, utilizando material promocional/publi-
citrio (posters, banners, stand-ups, telas, alve-
olares, entre outros);
- Servio de Alimentao - a preparao do ser-
vio de alimentao um aspecto que dever ser
tratado com antecedncia, decorrendo, habitual-
mente, a par com as montagens do local;
- Artistas / Prelectores - quando os eventos
requerem prelectores ou artistas importante que
esses sejam acompanhados pela pessoa respon-
svel por essa situao, para que, na hora da
sesso ou do espectculo, tudo esteja opera-
cional;
- Pessoal - importante reunir todos os interve-
nientes no evento, desde o pessoal da organiza-
o, contratados, promotoras, voluntrios aos
patrocinadores, para que se faa um briefing de
tudo o que vai ocorrer no evento.
Adequadas ao tipo de evento, estas questes de-
vero ser tratadas com cuidado para que tudo corra
como antecipadamente planeado.
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Controlo
A aco denominada de Controlo permite durante
todo o evento efectuar um acompanhamento direc-
to, verificando assim se tudo o que estava anteri-
ormente programado/planeado ocorre nos timmings
certos e dentro dos parmetros definidos.
de referir que se a fase de Planeamento do
Evento seguiu todos os pontos anteriormente foca-
dos, nesta altura o organizador estar focado ape-
nas no controlo e acompanhamento de toda a activi-
dade, para o que dever estar disponvel, no terreno
e sempre contactvel. importante que o respon-
svel tenha as competncias necessrias para
resolver situaes imprevistas, lidar com conflitos e
gerir muito bem os recursos humanos envolvidos, o
stress e o tempo, evitando que participantes, visi-
tantes, patrocinadores e clientes se apercebam do
sucedido.
Desmontagem
O processo de desmontagem o culminar deste
processo.
importante ter uma equipa motivada para a recta
final para que todas as aces sejam executadas
com cuidado, encaixotando o material por produ-
to/matria, selar e colocar uma indicao do conte-
do no contentor e, em muitos casos, do seu destino.
Desmontar e arrumar todo o material de forma
cuidada assegura um bom fim de evento, mas tam-
bm um ptimo incio do prximo, uma vez que,
desta forma, todo o material est arrumado e facil-
mente identificado para uma prxima necessidade.
O organizador deve acompanhar todo o processo
de desmontagem, arrumao e, caso necessrio, o
transporte do material.
Para alm dos dois dias de evento, dever ser tido
em conta o dia que antecede o evento - montagem
- e o que sucede - desmontagem.
Para que o processo de montagem decorra de
forma organizada necessrio estipular quer o
horrio da instalao, quer o horrio de chegada de
todo o material. No Quarterly, para alm da preocu-
pao referida acima, existe ainda a preocupao
na definio de todas as tarefas e prioridades da
equipa de montagem e desmontagem. A montagem
de palco, seguida da montagem de luz e som de-
vero ser prioritrios devido demora no processo
de montagem e teste de todo o equipamento en-
volvido.
Seguidamente, e a decorrer em simultneo, dever
ser arrumado todo o material para a prtica das
diferentes modalidades (Steps, Sets de BODY
PUMP, colches, bicicletas, etc) e todo o material
de credenciamento (cd's, dvd's, coreografias e
posters de cada uma das modalidades que sero
entregues aos instrutores).
Por fim dever ser montado o equipamento de
audiovisual e toda a decorao interna e externa da
instalao (banners, telas, tottems, insuflveis, ban-
cas de promoo, alveolares, etc). Todo o espao
fsico e material do evento dever estar montado e
preparado para o incio das actividades.
No decorrer do fim-de-semana dever ser efectua-
do um controlo do evento, desde os recursos fsicos
e humanos, at ao cumprimentos dos horrios. No
Quarterly, como em todos os eventos dever haver
um responsvel no terreno para a resoluo de
qualquer imprevisto.
O processo de desmontagem do Quarterly implica
uma grande motivao e organizao de toda a
equipa, pois esta etapa final do evento primordial
para o incio do prximo Quarterly, desta forma,
importante que tudo fique bem arrumado e identifi-
cado, como forma de facilitar todo o processo. Esta
informao dever ser passada na aco de for-
mao com os contratados para o evento.
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Sntese:
A Concepo do Evento Desportivo a parte prti-
ca do processo de organizao e gesto de even-
tos, englobando todo o processo desde a mon-
tagem desmontagem, passando pelo controlo e
acompanhamento do evento.
de extrema importncia que na montagem, con-
trolo e desmontagem o responsvel pelo evento
esteja a par dos acontecimentos, prevenindo qual-
quer possvel falha e deixando todo o material
preparado para um acesso rpido numa utilizao
futura.
1. Tendo em conta o evento escolhido e planeado
por cada grupo de formandos, em sesses anterio-
res, definam toda a etapa do evento, mencionando
tudo o que necessrio montar, controlar e todos
os cuidados a ter na desmontagem.
Avaliao
1. Escolha a frase correcta:
a) O Evento constitudo por duas fases impor-
tantes - Desmontagem e Montagem;
b) A fase de montagem consiste no controlo de
toda a etapa;
c) A fase de desmontagem consiste na desmon-
tagem, arrumao, e quando necessrio trans-
porte do material;
d) A fase de controlo e desmontagem ocorrem
simultaneamente.
2. Mencione as questes principais a ter em conta
na montagem do evento.
3. Mencione as questes principais a ter em conta
na desmontagem do evento.
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Objectivos Gerais
- Mencionar os diferentes objectivos da Avaliao
de Eventos Desportivos
- Identificar os perodos decisivos de Avaliao
- Referir os ndices da Avaliao Quantitativa
- Referir os ndices da Avaliao Qualitativa
- Descrever os pontos que constituem o Relatrio
Final do Evento Desportivo
Contedos
Nesta etapa conclusiva de todo o processo, a
possibilidade de qualquer descuido impensvel. A
Avaliao de Eventos permite s empresas identi-
ficarem onde e porqu falharam, e como melhorar
num evento futuro. Esta etapa, tambm denomina-
da de Ps-Evento, consiste no processo de obser-
vao, medio e acompanhamento crtico da sua
implementao, com o intuito de avaliar os resulta-
dos de forma precisa.
A avaliao possibilita a definio de um perfil do
evento, recorrendo s caractersticas bsicas,
assim como a dados estatsticos relevantes sobre o
mesmo.
Objectivos da Avaliao de Eventos Desportivos
A avaliao de eventos desportivos possui um con-
junto de objectivos que lhe so inerentes, mas que
variam, logicamente, consoante os tipos de even-
tos.
- Permitir um melhor conhecimento dos clientes,
identificar as suas preferncias, potencial de com-
pra, a frequncia e durao da permanncia no
evento, a categoria de produtos eleitos, etc;
- Avaliar quais os produtos mais rentveis e qual
a influncia das promoes;
- Efectuar uma previso das vendas, dos custos
operacionais e totais, e do lucro esperado por ca-
tegoria de produto;
- Definir a quota de mercado da empresa;
- Contribuir para um melhor planeamento do pr-
ximo evento;
- Aumentar a possibilidade de captao de even-
tos, atravs do conhecimento do posicionamento
global e especfico da nossa empresa;
- Reforar os laos com os nossos parceiros,
aumentando o seu grau de fidelizao para com a
empresa;
- Introduzir novos produtos no mercado.
Momentos de Avaliao
Existem trs perodos decisivos nos quais a avalia-
o se justifica.
- A Avaliao no Pr-Evento - nesta fase
recorre-se ao estudo de viabilidade, onde se
determinam os recursos necessrios para o even-
to e se analisa se o evento deve ou no
prosseguir.
- A Avaliao no Evento - nesta fase analisam-
-se todos os imprevistos, bem como todas as
aces que esto a decorrer, desde a gesto de
segurana, ao sistema de som, ao pessoal da
limpeza, entre muitos outros.
- A Avaliao no Ps-Evento - a fase onde
habitualmente se verifica a avaliao, surgindo a
compilao de dados estatsticos e informao
sobre o evento, e a anlise destes elementos pe-
rante a misso e os objectivos do evento.
Avaliao Quantitativa e Qualitativa de Eventos
Desportivos
Para avaliar o retorno do evento de extrema
importncia considerar anlises tanto quantitativas
como qualitativas. Isso significa que preciso ter
noo que qualquer evento gera resultados mensu-
rveis quantitativamente e resultados perceptveis,
porm de difcil mensurao.
Em ambas as avaliaes existe um conjunto de
ndices que conduzem essa mesma avaliao e que
podem e devem ser adaptados aos diferentes tipos
de eventos.
ndices para Avaliaes Quantitativas:
- Quantidade de visitas / presenas no evento;
- Classificao das visitas / presenas;
- Quantidade de reunies, vendas e receita gera-
da pelo evento;
- Vendas / presenas por segmento;
- Assessoria de imprensa;
- Divulgao;
- Oramento previsto x real.
ndices para Avaliaes Qualitativas:
- Qualidade dos servios prestados por terceiros e
das actividades desenvolvidas pela empresa;
- Qualidade das visitas / presenas e vendas rea-
lizadas;
- Qualidade do trabalho de assessoria de imprensa;
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Avaliao de Eventos Desportivos
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- Qualidade das informaes de mercado / con-
corrncia;
- Share-of-mind (fortalecimento da marca e do
nome da empresa);
- Descrio de dificuldades e principais proble-
mas.
Muitas empresas e profissionais restringem-se a
analisar apenas o retorno quantitativo do evento,
por ser mais fcil e rpido para obter as infor-
maes, ter variveis mais fceis de se medir e,
desta forma, obter resultados mais visveis e objec-
tivos.
Contudo, recorrendo avaliao qualitativa obtm-
-se resultados mais abrangentes e fiis ao evento.
Atravs desta anlise no s obtemos ndices
novos, como conseguimos complementar os obti-
dos na anlise quantitativa, relacionando os resulta-
dos em funo da qualidade.
Aps as avaliaes necessrio que o resultado
geral do evento fique registado formalmente e por
escrito, desta forma recorremos elaborao de um
Relatrio Final.
Relatrio Final do Evento Desportivo
O relatrio final do evento ir condensar todas as
informaes obtidas atravs das avaliaes e
poder ser apresentado a outros profissionais da
empresa, e em particular direco. Dever valo-
rizar o trabalho do realizador do evento e servir
como base para futuras actuaes em eventos, ou
mesmo como informao para definio de estrat-
gias comerciais e de marketing.
O relatrio no poder ser muito extenso (mximo
20 folhas), dever ser objectivo para facilitar a leitu-
ra e ser constitudo por:
- Objectivos traados para o evento;
- Estratgias adoptadas;
- Medidas e critrios de avaliao no evento;
- Principais resultados e sua anlise;
- Consideraes finais;
- Anexos.
Concluindo a organizao ilustrada do Quarterly,
chegado o momento de o responsvel do evento
fazer o levantamento de todos os indicadores
necessrios para a elaborao de o relatrio final.
do decurso desta fase que depende o planeamento
do prximo Quarterly, no sentido de conseguir me-
lhorar os aspectos apontados pelos participantes.
Esse relatrio dever mencionar no s os ndices
quantitativos, mas tambm os qualitativos, pois s
desta forma se poder avaliar o Quarterly num todo.
Sntese:
A Avaliao do Evento deve ocorrer em trs
momentos distintos: Pr-Evento, Evento e Ps-
-Evento, com objectivos distintos: 1 verificar a
viabilidade do evento, 2 prever e prevenir os impre-
vistos no local, e terceiro reflectir e aperfeioar para
o futuro.
Deve-se sempre contemplar a avaliao qualitativa
e quantitativa ao elaborar o Relatrio Final do
Evento, a apresentar a toda a equipa e a utilizar
como referncia no futuro.
1. Elabore o Relatrio Final do seu evento, tendo
em conta os resultados analisados.
Avaliao
1. Assinale as afirmaes correctas
A avaliao de eventos tem como objectivo
1.1. Contribuir para um melhor planeamento do
prximo evento
1.2. Reforar os laos com os nossos parceiros
1.3. Perceber a concorrncia
1.4. Analisar os servios prestados pelas empre-
sas da mesma rea
1.5. Permitir um melhor conhecimento dos nossos
clientes
2. Complete as seguintes frases:
2.1. A compilao de dados _____________ e
informao sobre o evento o resultado de uma
Anlise ______________________.
2.2. A Avaliao no ________________, recorre
ao estudo de ________________, desta forma
conclumos se o evento prossegue ou no.
2.3. A avaliao do evento feita atravs de uma
anlise ___________________ e de uma
_________________.
3. Mencione os diferentes pontos que constituem
um Relatrio Final de Evento.
Avaliao de Eventos Desportivos
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ORGANIZAO E GESTO
manual do formando

Captulo 2 - Conceito e Classificao de Eventos
Avaliao
1.
1.1. F
1.2. V
1.3. F
1.4. V
1.5. V
1.6. F
2. Os eventos internos so organizados e direccio-
nados para a organizao em si, tendo como princi-
pal objectivo promover a integrao dos fun-
cionrios, enquanto que os eventos externos so
todos aqueles que a empresa poder ou no orga-
nizar, visto que poder apenas participar e que pos-
suem como principais objectivos a expanso do
negcio com base na divulgao, promoo de
servios e produtos.
3. 1-b; 2-e; 3-f; 4-a; 5-c; 6-d
4.
a) semana
b) workshops; congressos
c) desportivos; stress
d) questionrio aberto; workshops
5. A principal diferena entre Colquio e Congresso
reside no facto de o Colquio ter uma apresentao
inicial, que posteriormente discutida em grupos de
trabalho e cujos resultados so apresentados pelo
representante de cada grupo, enquanto que no
Congresso feita apenas uma apresentao de
temas a todos os profissionais presentes.
No que diz respeito aos objectivos, o Colquio tem
como objectivo a discusso e tomada de deciso
sobre um determinado assunto, enquanto o Con-
gresso tem como finalidade conferir credibilidade
empresa; apresentar novos produtos/servios,
novas tecnologias, novas tendncias de mercado,
entre outros.
Captulo 3 - Planeamento de Eventos Despor-
tivos - Planeamento Estratgico
Avaliao
1.
1.1. F
1.2. V
1.3. F
1.4. F
1.5. F
2. O Planeamento Estratgico composto por mis-
so/vocao; definio de objectivos; anlise da
situao; identificao de opes estratgicas;
escolha de estratgias e desenvolvimento de
planos operacionais e de sistemas de controlo.
3. As opes estratgicas a ter em conta so:
Estratgia de Crescimento que resulta do cruza-
mento das Foras com as Oportunidades;
Estratgia de Melhoramento que resulta do cruza-
mento entre Fraquezas e Oportunidades; Estratgia
de Defesa que resulta do cruzamento das Foras
com as Ameaas e estratgia de Retirada que resul-
ta do cruzamento das Fraquezas com as Ameaas.
4.
4.1. d
4.2. c
4.3. c
tivos - Planeamento de Marketing
Avaliao
1.
1 - h,d,c
2 - f
3 - b,e
4 - a,g
2. O marketing-mix um mtodo operacional que
permite atingir os objectivos da organizao, uma
vez que atravs deste que se vai atingir os merca-
dos alvo com os servios concebidos.
3. Os custos fixos so custos que no variam com o
nmero de consumidores, por exemplo, o aluguer
de espao, a iluminao, os cachets, etc., os custos
variveis so custos que variam de acordo com o
nmero de consumidores.
4. a - Falso; b - Falso; c - Verdadeiro; d - Verdadeiro
tivos - Recursos Humanos
Avaliao
1. As etapas do processo de planeamento de recur-
Solues das Actividades e Instrumentos de Avaliao
9
43

sos humanos so: definio da estratgia e objecti-
vo; definio das polticas e procedimento; recruta-
mento e seleco; formao e aperfeioamento
profissional; superviso e avaliao; dispensa,
recolocao e recontratao e avaliao do pro-
cesso e resultados.
2. O processo de recrutamento e seleco tem
como objectivo a seleco do colaborador certo
para o lugar certo.
3. O processo de recrutamento constitudo pelas
seguintes etapas: Previso e planos de Recursos
Humanos; Anlise de Funo; Oramento; Proce-
dimento do recrutamento; Procedimento de Seleco;
Contratao e Integrao na equipa de trabalho.
4. Para a formao efectiva das equipas de trabalho
existe um conjunto de aspectos importantes a ter
em conta, so eles: a equipa dever ter um porte
razovel - entre as 10 e as 25 pessoas; os membros
da equipa devero ser correctamente selecciona-
dos para constituir grupos de trabalho; dever exis-
tir formao para os lderes de cada grupo de traba-
lho; as equipas devero ser treinadas para a melhor
execuo das suas funes; a organizao dever
dar apoio a voluntrios e funcionrios; as equipas
tm objectivos; confiana entre os membros da
equipa; dever existir grande comunicao entre os
voluntrios e a organizao do evento; a estrutura
da organizao dever promover a comunicao
entre os voluntrios e os funcionrios; as respon-
sabilidades so assumidas por funcionrios e volun-
trios; os funcionrios e voluntrios fazem as suas
tarefas com boa disposio; dever ser reconhecido
o trabalho dos voluntrios e funcionrios; volun-
trios e funcionrios comemoram o seu sucesso e a
organizao promove e encoraja o bem-estar das
equipas de voluntrios
(Nesta questo o formando dever mencionar ape-
nas quatro das indicadas anteriormente)
5. a - Falso; b - Verdadeiro; c - Verdadeiro; d - Falso;
e - Verdadeiro
tivos - Patrocnios
Avaliao
1. Os principais benefcios do patrocnio sob o ponto
de vista da entidade patrocinador so: acesso a
mercados-alvo especficos; criao/melhoria da
imagem da empresa/marca; conscincia de uma
organizao e/ou de seus servios/produtos; identi-
ficao do produto com determinado estilo de vida;
fortalecimento do relacionamento com canais de
distribuio; oportunidades de merchandising;
demonstrao dos atributos de um produto; vendas;
componente de sistemas de incentivos e reconhe-
cimento e manuteno de um clima de aprovao
para as actividades da organizao.
2. No acompanhamento de um processo de pa-
trocnio dever ter-se em conta os seguintes pro-
cedimentos: definir uma pessoa de contacto; com-
preender o patrocinador; motivar a equipa do
patrocinador sobre o patrocnio (com a oferta de
entradas para o vento, por exemplo); utilizar celebri-
dades associadas ao evento; mostrar reconheci-
mento pelo patrocinador sempre que tiver oportu-
nidade; lanamento do patrocnio; aumento de visi-
bilidade nos rgos de comunicao social; patroci-
nador principal; direitos sobre o nome; profissiona-
lismo; venda menos e entregue mais.
(Nesta questo o formando dever mencionar ape-
nas cinco das indicadas anteriormente)
3. a - Verdadeiro; b - Falso; c - Falso; d - Verdadeiro;
e - Falso
4.
b) A angariao de patrocinadores deve ter em
conta as caractersticas do evento.
c) No acompanhamento do processo de
patrocnio deve ser definida uma pessoa de con-
tacto.
e) No acompanhamento do processo de
patrocnio deve seguir-se o lema: Venda menos e
entregue mais.
Captulo 7 - Concepo de Eventos Desportivos
Avaliao
1. c)
2. As questes a ter em conta so: Local e res-
pectiva disponibilidade; Palco; Energia elctrica,
luzes e som; Audiovisuais; Decorao; Servio de
Alimentao; Artistas / Prelectores e Pessoal .
3. As questes a ter em conta no processo de
desmontagem so: contagem de todo o material,
arrumao e identificao de todas as caixas e
material solto e garantir o transporte de todo o
material bem como a sua correcta arrumao no
armazm.
9
44

Captulo 8 - Avaliao de Eventos Desportivos
Avaliao
1. 1.1., 1.2., 1.5.
2.
2.1. estatsticos; Ps-Evento
2.2. Pr-Evento; viabilidade
2.3. quantitativa; qualitativa
3. O Relatrio final de um evento dever incluir os
objectivos traados para o evento; as estratgias
adoptadas; as medidas e critrios de avaliao no
evento; os principais resultados e sua anlise; as
consideraes finais e os anexos.
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ORGANIZAO E GESTO
manual do formando

ALLEN, J.; HARRIS, R.; MCDONNELL, I.;
O'TOOLE, W. - Organizao e Gesto de
Eventos. Rio de Janeiro. Elsevier. 2003. ISBN: 85-
352-1109-8.
CAETANO, J.; CHRISTIANI, K.; PEDRO, F.;
RASQUILHA, L. - Gesto de Eventos. Quimera.
2005. ISBN: 972-589-148-1.
CORREIA, A. - Sebenta da Disciplina de Marketing
do Desporto - 4Ano da Licenciatura de Cincias do
Desporto - Meno em Gesto do Desporto. 2003.
DIONSIO, P.; LENDREVIE, J.; LINDON, D.;
RODRIGUES, V. - Mercator. Lisboa. Publicaes
Dom Quixote. 1996. ISBN: 972-20-1357-2.
GIACAGLIA, M. - Organizao de Eventos, Teoria
e Prtica. So Paulo. Pioneira Thomson Learning.
2006. ISBN: 85-221-0301-1.
MARTIN, V. - Manual Prtico de Eventos. So
Paulo. Editora Atlas. 2003. ISBN: 85-224-3394-1.
Bibiografia Consultada
10
47
Nota: Apresentado de acordo com as normas portuguesas constantes no guia para a elaborao de referncias bibliogrficas
da Universidade do Minho

ANEXOS
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ORGANIZAO E GESTO
manual do formando

AAKER, D. - Strategic Market Management. Nova
Iorque. John Wiley & Sons. 1995.
ARMSTRONG, M. - A Handbook of Human
Resource Management Practice. Londres. Kogan
Pages. 1999.
CESCA, C. - Organizao de Eventos. So Paulo.
Summus. 1997.
LOCK, D. - Project Management. Aldershoot,
Ingalerra. Gower Press. 1998.
MATIAS, M. - Organizao de Eventos. So
Paulo. Manole. 2001.
Bibiografia Aconselhada
49
Nota: Apresentado de acordo com as normas portuguesas constantes no guia para a elaborao de referncias bibliogrficas
da Universidade do Minho

ANEXOS
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Outros Auxiliares Didcticos
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Videograma deste manual.

ANEXOS
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ORGANIZAO E GESTO
manual do formando

Associao de Organizadores Profissionais de
Eventos
Tel: 21 391 0353
Site: www.aope.net
Instituto Portugus da Juventude
Tel: 707 20 3030
Site: www.juventude.gov.pt
Voluntariado Jovem
Tel: 21 892 0800
Site: www.voluntariadojovem.pt
Contactos teis
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ANEXOS
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ANEXOS
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ORGANIZAO E GESTO
manual do formando

Anexo 1
Exemplo de Guio de Entrevista
Data:____/____/____
Nome
do Candidato:______________________________
Cargo a que se candidata:
_________________________________________
Compreenso do cargo a que se candidata
(responsabilidades, requisitos, carga horria, etc)
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Noo da viso, misso, objectivos, situao no
mercado da organizao do evento:
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Principais qualificaes para o cargo:
_________________________________
Relao do cargo com os objectivos pessoais
de carreira:
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Salrio pretendido: ________________
ltima organizao para a qual trabalhou: durao
do emprego, responsabilidades, promoes na
carreira, razes para a sada, relao com os supe-
riores e forma de resolver diferendos, do que gosta-
va/desgostava:
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Candidato notificado do resultado:
_______________ Data/Hora:___________
Fonte: Bradner, citado por Allen, e tal. (2003)
Anexos
99

ANEXOS
A
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ORGANIZAO E GESTO
manual do formando

Mega Craque Clube
Rua Professor Bento de Jesus Caraa
N 71 (Alto da Faia)
1600-600 Telheiras
Um agradecimento especial a todos os que de
uma ou outra forma contribuiram para a realiza-
o deste conjunto pedaggico, nomeadamente
a todos os que participaram no filme.
Agradecimentos
101

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