CONTADURA GENERAL DE LA NACIN

CONCEPTO JURDICO No. 006281 DE 2012

(marzo 12)
Tema 1.1 Normas tcnicas relativas a los soportes comprobantes y libros de contabilidad/
Soportes de Contabilidad / Libros de contabilidad
Subtema 1.1.1 Libros de contabilidad sistematizados en entidades pblicas
ANTECEDENTES
Me refero a la comnicaci!n radicada con el e"pediente 2#12$$####%&12' remitida a esta
entidad por la (octora Mar)a Lorena *tirrez +otero de la ,lta Conse-er)a .residencial para el
+en *obierno y la /fciencia ,dministrativa' en la cal traslada a esta entidad s solicitd
relacionada con la aplicaci!n del art)clo 10& del Decreto 019 de 2012 en el sentido de 1e para
entidades pblicas se e"i2e llevar libros contables 3)sicos' en tanto 1e para el sector privado 4a
sido eliminada esta 3ormalidad5
,tendemos s solicitd en los si2ientes trminos6
CONSIDERACIONES
/n relaci!n con la spresi!n de tr7mites el art)clo 10& del (ecreto ##18 del 1# de enero de 2#12'
9.or el cal se dictan normas para sprimir o re3ormar re2laciones' procedimientos y tr7mites
innecesarios e"istentes en la administraci!n pblica: se;ala6 9L<+=>S (/L C>M/=C<,N?/5
/l art)clo $% del C!di2o de Comercio 1edar7 as)6 ,rt)clo $%5 Los libros podr7n ser de 4o-as
removibles o 3ormarse por series continas de tar-etas' siempre 1e nas y otras estn
nmeradas' pedan conservarse arc4ivadas en orden y aparezcan atenticadas con3orme a la
re2lamentaci!n del *obierno5
Los libros podr7n llevarse en arc4ivos electr!nicos' 1e 2aranticen en 3orma ordenada la
inalterabilidad' la inte2ridad y se2ridad de la in3ormaci!n' as) como s conservaci!n5 /l re2istro
de los libros electr!nicos se adelantar7 de acerdo con la re2lamentaci!n 1e e"pida el *obierno
Nacional5:
.or s parte' el art)clo 18 de la Ley 594 de 2000 por medio de la cal se dicta la Ley *eneral de
,rc4ivos y se dictan otras disposiciones determina 1e' 9Las entidades del /stado podr7n
incorporar tecnolo2)as de avanzada en la administraci!n y conservaci!n de ss arc4ivos'
empleando cal1ier medio tcnico' electr!nico' in3orm7tico' !ptico o telem7tico' siempre y
cando cmplan con los si2ientes re1isitos6
@) >r2anizaci!n arc4iv)stica de los docmentos
l) =ealizaci!n de estdios tcnicos para la adecada decisi!n' teniendo en centa aspectos como
la conservaci!n 3)sica' las condiciones ambientales y operacionales' la se2ridad' perdrabilidad y
reprodcci!n de la in3ormaci!n contenida en estos soportes' as) como el 3ncionamiento razonable
del sistema5
,4ora bien' en relaci!n con la normatividad contable pblica' el nmeral &&% del .lan *eneral de
Contabilidad .blica (.*C.)' parte inte2ral del =2imen de Contabilidad .blica' establece en las
Normas ?cnicas relativas a los soportes' comprobantes y libros de Contabilidad' 1e 9Los
soportes' comprobantes y libros de contabilidad 3orman parte inte2ral de la contabilidad pblica y
peden ser elaborados' a elecci!n del representante le2al' en 3orma manal o atomatizada de
acerdo con la capacidad tecnol!2ica y operativa de la entidad contable pblica 1e se trate5:
,s) mismo el nmeral &A8 del .*C. establece 1e' 9?rat7ndose de los libros de contabilidad 3)sicos
y virtales no est7 permitido alterar el orden o la 3ec4a de los re2istros contables a 1e se referen
las operaciones' de-ar espacios en blanco' 4acer interlineaciones' borrar o eliminar in3ormaci!n' o
e3ectar correcciones sobre los re2istros5 (B): (Sbrayado 3era de te"to)
Con3orme a las consideraciones anotadas' nos permitimos se;alar
CONCLUSIN
Como pede evidenciarse la normatividad contable pblica prev en relaci!n con la 3orma de
llevar los libros de contabilidad 1e a elecci!n del =epresentante Le2al' las entidades contables
pblicas peden llevarlos en 3orma 3)sica o mediante procesos atomatizados' empleando para
ello cal1ier medio tcnico' electr!nico' in3orm7tico' !ptico o telem7tico' siempre 1e se cmplan
los re1isitos tcnicos y -r)dicos 1e para tales e3ectos 4a establecido la norma' como son estar
2arantizada la conservaci!n' as) como la reprodcci!n e"acta de tales docmentos mediante
di3erentes mecanismos' entre ellos s impresi!n' cando las atoridades as) lo e"i-an en el
momento de e-ercer la inspecci!n' la vi2ilancia o el control5