La Estructura de Costos de un Hotel. La estructura Empresarial de un Hotel esta organizado en dos grandes grupos de Departamentos.
1.- Departamentos Operativos a.- Habitaciones
b.- Alimentos y Bebidas
c.- Otros servicios
2.- Departamentos funcionales.- a.- Administracin b.- Comercial y de ventas c.- Mantenimiento
Los Costos en los hoteles.-
Permiten a la gerencia dotar de informacin que ayude a la planeacin y control de los ingresos y egresos de la empresa. Profesor : Juan Tapia Barrenechea e-mail : juan_tapia@peru.com
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Objetivos. a.- Conocer los costos de los productos elaborados y servicios prestados. b.- Fijar los precios de ventas. c.- Conocer los mrgenes de rentabilidad de los productos.- d.- Conocer la productividad de la mano de obra. e.- Mantener tazas de rendimiento razonables segn los objetivos de la empresa.
Clasificacin de los costos.-
1.- De acuerdo a su identificacin con un departamento o servicio.
a.- Costos directos. Son aquellos que pueden imputarse directamente a un departamento y por lo tanto son plenamente identificables.
b.- Costos indirectos.
Son aquellos que no pueden atribuirse directamente a un departamento, siendo necesario recurrir a criterios de reparto o distribucin.
2.- De acuerdo al volumen de produccin.-
a.- Costos variables.- Son aquellos que varan al producirse un cambio en el nivel de produccin, aumentando o disminuyendo. Ejemplos: Alimentos y bebidas, energa elctrica, servicio de vigilancia.
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b.- Costos fijos.-
Son aquellos que no varan en funcin de la produccin y se mantienen inalterables. Se venda o no un producto o servicio. Ejemplos: Impuestos prediales, prima de seguro.
Mtodos de contabilizacin de costos en la industria hotelera.
Los mas comunes son:
1.- Costeo directo.-
Para la aplicacin de este mtodo es imprescindible la separacin de los costos en fijos y en variables, que tambin posibilita el estudio del punto de equilibrio.
Proporciona a la gerencia la informacin necesaria para una correcta toma de decisiones en especial en el corto plazo para polticas de ventas, volumen optimo de produccin de servicios y asignacin de recursos.
2.- Costeo por absorcin.-
Para la aplicacin de este mtodo se tienen que clasificar los costos en directos e indirectos. Los costos directos en los centros operativos y los indirectos que son comunes a varios departamentos se reparten en base a porcentajes o coeficientes. Profesor : Juan Tapia Barrenechea e-mail : juan_tapia@peru.com
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3.- Sistema uniforme de costos.- Se basa en la combinacin de los dos mtodos anteriores.
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Segunda Unidad.-
La funcin de compras no solo es adquirir productos. Es una funcin mas compleja que implica determinar las necesidades de productos, insumos y suministros, especificar dichas necesidades, seleccionar a los proveedores, comprar, recibir los productos, chequearlos (peso, longitud y otras caractersticas), almacenarlos y luego distribuirlos.
1.- Para que el departamento de compras funcione adecuadamente se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: a.- Ahorro de dinero.- b.- Independencia de sus funciones.- c.- Relaciones ticas.-
Principios que norman la actividad de comprar.
a.- Tomar en consideracin primero los intereses de la empresa en todas las transacciones comerciales. b.- Suscribir los principios de honestidad y denunciar todas las formas y manifestaciones de soborno comercial.
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c.- Recibir pronta y cortsmente hasta donde las circunstancias lo permitan a todo proveedor que se presente para ofrecer sus productos o servicios. d.- Evitar toda practica deshonesta referida a aprovecharse del cargo para obtener un beneficio personal
2.- Especificaciones para la compra.-
Son listas detalladas de lo que se va a comprar y de las condiciones en las que se comprara, incluyendo los estndares de la empresa y las normas para realizarlas.
Para determinar las especificaciones de compra que se utilizaran en nuestra empresa, hay que evaluar los elementos que se requerirn y los proveedores en funcin de los siguientes factores.
a.- Especificaciones de calidad.- La calidad de un producto es la medida de cmo cubre las elocidad c y tiene que ver elocidad c con el sabor, color y olor.
b.- Especificaciones de cantidad.- La frecuencia y la cantidad de productos que se compran nuestros proveedores esta determinada por el arrene de consumo o la elocidad con la que se consuman. El jefe de compras decide cuanto hay que comprar estableciendo un plan de inventarios, diario o semanal y que debe considerar los siguientes factores: Profesor : Juan Tapia Barrenechea e-mail : juan_tapia@peru.com
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Existencias disponibles.- Plazo de espera.- Costo de adquisicin.- Existencias de seguridad.- Productos perecederos y no perecederos.-
c.- Especificaciones de homogeneidad.- Tener distintos proveedores tambin afecta la homogeneidad del producto ya que estos ofrecen sus productos en diferentes tamaos de empaquetado, peso, tipos de envase, etc.
d.- Especificaciones de fiabilidad.- Aunque Es difcil medir la fiabilidad es muy importante hacerlo, porque nos da la medida de la relacin con un proveedor en particular. Por ejemplo, los clientes esperan que haya caf, te y jugos en el desayuno. El encargado de compras tiene que poder confiar en el proveedor que le permitir tener un inventario estable y continuo y que siempre le servir a tiempo.
1.- Solidez financiera. 2.- Cuidado en las especificaciones de calidad de los productos. 3.- Buena estructura de precios e incentivos.
e.- Especificaciones de servicios del proveedor. Se refiere a la capacidad del proveedor de poder solucionar los problemas que le pretendemos, como los siguientes:
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1.- Tramitacin de quejas.- 2.- Aclaracin de malos entendidos.- 3.- Servicio de atencin permanente al cliente.-
f.- Especificaciones de seguridad.- Esta relacionada con la garanta que deben cumplir los productos que se compran con respecto a las normas de sanidad para su procesamiento, envasado y conservacin.
g.- Especificaciones de precio.- El objetivo de la evaluacin de precios, es asegurarse de que el precio pagado por el producto es razonable tomando en cuenta su utilidad, en funcin del mercado y la industria.
Tipos de precios:
Precio en firme.- Significa que el precio que se acuerda entre el comprador y el vendedor cuando se hace el pedido, este no cambiara hasta que se entregue el producto y la transaccin se halla completado.
Precio de Contrato.- Es el compromiso de comprar un lote o grupo de productos (alimentos y bebidas, carnes, lcteos, etc.) a un cierto precio y por un determinado tiempo.
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PRUEBAS DE PRODUCTOS
1.- Pruebas de Rendimientos
a.- Sirven para determinar la cantidad de producto realmente utilizable que se extrae del producto en bruto que vende el proveedor.
b.- Sirven para diferenciar la calidad y la cantidad utilizable entre dos o mas proveedores que presupuestan un precio para un mismo producto alimenticio.
c.- Rendimiento significa el peso neto o volumen del producto despus que ha sido procesado y se ha dejado listo para su elaboracin o consumo.
d.- El rendimiento se puede definir tambin por el numero de raciones que se obtienen o como un porcentaje del monto total.
2.- La decisin de comprar o hacer.
Muchos proveedores ofrecen productos ya preparados en raciones. De esta forma no ha y que correr con el gasto de la mano de obra de preparar el producto, ni con el desperdicio que se produce al prepararlo.
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Algunos costos relacionados con la preparacin de un producto son: a.- Manipuleo de la materia en crudo, encargar, recibir, inspeccionar y almacenar. b.- Costos de agua, luz, lavado, refrigeracin y retiro de residuos c.- Costos de mano de obra, incluye capacitacin, supervisin y control de calidad. d.- Preparacin y limpieza del area de trabajo y del empleado. e.- Probable tiempo perdido a causa de accidentes relacionados con el trabajo.
3.- Test de carnicero. Los test de carnicero son una de la formas de pruebas de rendimiento. Se utilizan para determinar el costo real de la racin o porcin de carnes de res, aves, pescado y mariscos despus de contabilizar el desperdicio.
El test de carnicero se utiliza adems para obtener el rendimiento neto en crudo y en cocinado, el numero y el tamao correcto de las raciones estndar.
4.- Conclusiones sobre el test.- El test revela informacin valiosa que no era evidente a partir de los precios de los proveedores. El proveedor B es en realidad superior al A en calidad y en precio. Si se hubiese juzgado simplemente por el precio de compra por libra, el criterio hubiera sido engaoso, ya que se puede observar al final que el precio por libra utilizable en B es mas barato que en A y el porcentaje de carne utilizable del proveedor B es mayor que el de A. Profesor : Juan Tapia Barrenechea e-mail : juan_tapia@peru.com
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5.- Clases de test.-
a.- Test de producto en crudo.- Sirve para determinar cual es el proveedor que suministra la mejor cantidad y peso para las frutas y verduras. Ejemplos cuntos tomates vienen en una caja?; cuntas rodajas se pueden sacar de un tomate? Las pruebas determinaran el rendimiento y el desperdicio en funcin de los distintos tamaos.
b.- Test de comida enlatada.- Debemos de saber el rendimiento que tendrn los productos enlatados, pesndolos o contando el numero de piezas que contiene cada envase. Ejemplos: sardinas, esprragos, duraznos, etc. Es bueno leer la etiqueta pero no debemos de juzgar hasta no hacer el test, porque un producto puede contener aire, liquido simple o liquido denso.
c.- Test de alimentos bsicos secos.- Algunos artculos como las pastas, el arroz, las menestras aumentan de volumen y de peso al cocinarse, por lo tanto es necesario determinar sus factores de rendimiento para evaluar su costo.
LA RECEPCIN DE LOS PRODUCTOS
El objetivo principal es asegurarse que la empresa proveedora enviara la cantidad y calidad de producto solicitado y al precio pactado. Los procedimientos necesarios y adecuados para cumplir con la funcin de recepcin son los siguientes: Profesor : Juan Tapia Barrenechea e-mail : juan_tapia@peru.com
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1.- La cantidad de mercadera recibida se debe comparar con la del pedido (pesos, numero de unidades, volumen, etc.)
2.- Las mercaderas que se compran por cajas debern revisarse para asegurarse que estn completas y que la calidad es la especificada.
3.- Las mercaderas perecederas se deben almacenar rpidamente para evitar su deterioro, marcndola con la fecha de recepcin para su rotacin adecuada.
4.- Los documentos o facturas de entrega se debern marcar con un sello de recibido
FUNCIONES DEL ALMACN
El personal del almacn es responsable de controlar como y a donde se distribuye la mercanca para prevenir perdidas por robo y deterioro. Las principales funciones son :
1.- El horario de operacin del almacn debe adaptarse a las directrices de la gerencia, evitando que se ingrese fuera de horario, salvo por fuerza mayor.
2.- Mantener un estricto control de las llaves para garantizar la seguridad.
3.- Inspeccionar peridicamente la higiene y el orden del almacn, notificando cualquier deficiencia al jefe del departamento.
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4.- Verificar el correcto almacenamiento de los productos que necesitasen refrigeracin, para evitar que se deteriore su calidad.
5.- Asegurarse que el personal del almacn practique el procedimiento de rotacin de existencias denominado PEPS, lo primero que entra es lo primero que sale.
6.- Supervisar la rotacin de los productos perecibles.
LAS FUNCIONES DE DISTRIBUCIN
Cuando se distribuye la mercanca a los departamentos, el objetivo es garantizar la autorizacin para ser sacados del almacn en las cantidades adecuadas segn los requerimientos o necesidades. Para esto el personal debe :
a.- Anotar correctamente y poner al dia todas las entregas de mercancas.
b.- Distribuir lo solicitado en forma oportuna y dentro de los horarios establecidos para tal fin.
c.- Cumplir con las autorizaciones y controles internos establecidos para disponer de la mercanca almacenada.
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PLANIFICACIN Y ELABORACIN DE RECETAS Introduccin a la rentabilidad de la comida
Para conseguir un mayor beneficio se deben de lograr los mximos ingresos y los mnimos gastos, por eso el gerente general, el administrador, el encargado de comidas y bebidas, el encargado de comprar, deben comprometerse en lograr dicho objetivo.
Costo real de la comida.-
Es el costo mas controlable y flexible y refleja el total de insumos utilizados para la preparacin de la comida para los clientes.
Inventario Inicial S/. 1000 +compras 700 - inventario final 950 Costo de artculos consumidos S/. 750
Si ese fuera el costo y las ventas del mes hubieran sido S/. 3,000, entonces el porcentaje de los costos de artculos consumidos sobre las ventas serian:
750 x 100 =25% 3000
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En la practica casi nunca se dan estas cifras en forma exacta porque existen factores que afectan el saldo real del costo de artculos consumidos.
Los factores que distorsionan el costo de los artculos consumidos son: 1.- El costo de la comida que se pierde debido a malas practicas de compra
2.- Costo de las perdidas de comida en recepcin y almacn.-
3.- Costo de la comida que se pierde en la produccin.-
4.- Costo de las perdidas en comida en el area de ventas.
5.- El costo de la comida de empleados.-
6.- El costo de las comidas por invitacin de casa.-
Resultado del costo del calculo del costo de la comida.-
Inventario inicial S/. 1,000 Mas compras netas 700 Menos inventario final 950 Costo bruto de la comida utilizada 750 Menos: Costo de alimentos malogrados 18 Costo de perdidas en recepcin 54 Costo de perdidas en produccin 24 Costo de perdidas en ventas 30 Costo de invitacin casa 24 COSTO NETO DE COMIDA UTILIZADA 600
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INVENTARIO FISICO MENSUAL
Cuarta Unidad.-
Los almacenes albergan en sus instalaciones lo siguiente:
1.- Suministros de alimentos y bebidas. 2.- Suministros de mantenimiento. 3.- Suministros de limpieza. 4.- Suministros de artculos de oficina.
El inventario de los productos consumidos como el caso de alimentos y bebidas se suele hacer mensualmente. El valor del inventario se puede determinar por recuento fsico o por cifras de inventario permanente.
Inventario fsico.- El proceso de inventario fsico se realiza utilizando listas impresas de todos los artculos que se encuentran en el almacn, en el mismos orden en que se encuentran fsicamente, para lograr mayor exactitud y rapidez.
Los equipos deben de estar conformados por lo menos por dos personas, una efecta el recuento y la otra efecta las anotaciones. As mismo mientras dure el inventario el almacn tiene que estar cerrado y no debe efectuarse ningn ingreso ni salida de artculos.
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Inventario permanente.-
Un inventario permanente es un seguimiento continuo de los artculos disponibles. Cuando la mercanca se recibe, se entrega o se transfiere se ajusta el dato para que muestre la nueva cantidad o la necesidad de volver a efectuar pedidos, revela el consumo promedio de cada articulo por mes y proporciona una cifra constante de inventario.
En teora a fin de mes el saldo del inventario permanente debera ser igual al inventario fsico. Si hubiera discrepancias se debe ajustar las cifras del inventario permanente para que coincidan con el inventario fsico. Las diferencias se deben documentar e informar a la alta direccin.
Mtodos de valoracin del inventario
Existen varios mtodos contables generalmente aceptados y son los siguientes:
1.- Mtodo PEPS, lo primero que entra es lo primero que sale.- Con este mtodo el costo de las mercaderas vendidas se carga con el precio mas antiguo de compra de las materias primas. En tiempos de inflacin el efecto es que la Empresa arroja la mayor utilidad y por lo tanto se estara pagando un mayor monto de impuestos.
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As mismo este mtodo parte de la base de que, teniendo en cuenta la caducidad de los artculos de alimentacin y las limitaciones de espacio de almacn se usaran las existencias mas antiguas antes que las compras mas recientes.
2.- Mtodo UEPS, lo ultimo que entra es lo primero que sale.-
Este es un mtodo que no se utiliza en la industria de los servicios de alimentos y bebidas. Adems este mtodo da como resultado menores utilidades en pocas de inflacin.
3.- Mtodo del promedio.-
Este mtodo permite la valoracin del costo de mercadera utilizada y del inventario final empleando el precio pagado promedio del mes de los artculos.
COEFICIENTE DE ROTACIN DEL INVENTARIO
El coeficiente de rotacin del inventario se utiliza para determinar la tasa mensual de consumo de existencias y para asegurarse de que el capital no este atado de forma excesiva en el inventario
Profesor : Juan Tapia Barrenechea e-mail : juan_tapia@peru.com Cenfotur Centro de formacin en Turismo Periodo : 2007 II Se debe hacer la mxima rotacin de existencias para reducir costos, reducir el desperdicio y liberar el capital para otras necesidades.
Enero Febrero Marzo Rotacin de inventario A Costo de ventas 95,000 80,000 70,000 B Inventario inicial 40,000 45,000 25,000 C Inventario final 45,000 25,000 21,000 D Promedio de inventario =(B+C)/2 42,500 35,000 23,000 E Coeficiente de rotacin =A/D 2.235 2.286 3.043
Duracin del inventario en dias F Dias del periodo 31 28 31 G Relacion inventario vs costo de ventas =D/A 0.447 0.438 0.329 H Duracin media del inventario =G x F 13.87 12.25 10.19
Resultados de ventas I Ingresos ( ventas ) 330,000 265,000 230,000 J Porcentaje de costos entre las ventas 28.79 30.19 30.43
CONTROL DE PRESUPUESTOS Sexta unidad.- 1.- Los Presupuestos son cifras estimadas de los Estados Financieros que se elaboran para el futuro, proporciona un plan para las operaciones financieras del negocio durante un periodo de tiempo. La contabilidad presupuestaria ofrece una combinacin efectiva de planeamiento y control para guiar las operaciones
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Un ejemplo de planeamiento en el area de comidas :
Modulo de planificacin de servicios de comidas y bebidas.
Setiembre del 2007 A B C D E F G Concepto Nro de das Servicios por das Precio x comida Precio x bebida Ingreso total por comidas Ingreso total por bebidas Total de servicios al mes Desayuno 30 95 5.03 1.69 14,813.35 4,977.05 2,945 Almuerzo 30 70 7.11 2.10 15,428.70 4,577.00 2,170 Cena 30 65 29.79 5.45 60,026.85 10,981.75 2,015 Brunch 4 110 16.15 4.07 7,106.00 1,790.80 440 Merienda 30 40 9.75 2.19 12,090.00 2,715.60 1,240 Total
109,464.90 25,022.20 8,810
Ingreso total de comidas y bebidas S/. 134,487.10 Promedio por servicios S/. 15.27
El presupuesto no es un control en si, pero ofrece una forma de ejercer el control a traves de las personas que trabajan en la operacin. Asimismo el presupuesto debe ser elaborado de tal manera que sea justo y que el personal sea capaz de llegar a las metas que refleja dicho presupuesto.
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El presupuesto se elabora para un periodo de un ao y subdividido en meses, y debe estar listo y aprobado por lo menos 15 das antas de fin de ao.
Para la preparacin de los presupuestos se recurre a dos tipos de informacin referentes a las ventas y son : a.- Informacin histrica basada en los registros contables. b.- Los supuestos que de alguna manera afectaran las ventas de la Empresa.
Al combinar ambos factores se puede alcanzar un calculo razonable del potencial de ventas del negocio para cierto periodo del futuro.
2.- Objetivos de los Presupuestos.-
a.- Se elaboran para proyectar las cifras del ingresos, costos y gastos. Asimismo para estimar los saldos de las cuentas del Activo y Pasivo de una Empresa. b.- Para controlar el desarrollo de la Empresa, al comparar las cifras presupuestadas y las cifras reales. c.- Para tomar medidas correctivas. d.- Para adelantarnos al futuro y tener una meta que cumplir.
Profesor : Juan Tapia Barrenechea e-mail : juan_tapia@peru.com Cenfotur Centro de formacin en Turismo Periodo : 2007 II Se solicita la preparacin del estado de ganancias y perdidas de una Empresa hotelera con la siguiente informacin : El hotel tiene un total de 100 habitaciones distribuidas de la siguiente forma : - Habitaciones simple 35 precio promedio $ 80.00 - Habitaciones doble 60 precio promedio $ 120.00 - Suites 5 precio promedio $ 200.00
Utilizar el metodo indirecto. Tabla de porcentajes para calcular las estructuras de los costos y gastos departamentales. Costos y gastos departamentales Porcentajes 1.- Operacionales a.- Habitaciones Sueldos y otros gastos 22.5 b.- Alimentos y bebidas Costos 29.0 Sueldos y otros gastos 38.6 c.- Otros servicios Costos 30.4 Sueldos y otros gastos 38.2
2.- Funcionales a.- Administracin 12.2 b.- Comercializacin 4.3 c.- Energa, fuerza y agua 3.1 d.- Mantenimiento 7.1
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Bibliografa :
- Rodrguez vera, Ricardo. Costos aplicados a Hoteles y Restaurantes, ECOE ediciones, Colombia - R. D. Boardman Fca., Direccin y anlisis de Costos en Hoteles y Restaurantes; Ibrico Europea de Ediciones S. A. - Ralph S. Polimeni; Contabilidad de Costos ; Editorial Mc Graw Colombia - Aranda H., ngel; Gestin tcnico econmica en Hoteles; Editorial Centro de Estudios Ramn Areces S. A. Espaa. - Snchez Anaya, Esteban; Manual de Administracin y Gastronoma; Editorial Trillas Espaa.
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