Leonor E.

Levita Huamani







INTRODUCCIN
La organizacin de un congreso requiere una amplia planificacin y una serie
de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos
meses de la celebracin del congreso. En la mayora de las ocasiones, la
organizacin parece que funciona como un reloj, ya que los congresos se
desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificacin
anticipada es la clave para que un congreso de un Captulo sea todo un xito.

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TEMTICA
Cada congreso se desarrolla en torno a una temtica y un objetivo en el que se
basarn la organizacin, el pblico objetivo o los participantes, los invitados y el
enfoque de marketing del congreso. En trminos generales, un congreso, como
por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad tcnica en concreto,
atraer a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del
sector, as como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus
productos durante el congreso. Adems, la temtica del congreso o del
seminario tambin determinar el tipo de los canales de marketing que se
utilizarn con fines publicitarios. Esto tambin se aplica al equipo de
organizacin que necesitar la temtica del congreso para identificar de forma
correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarn
el congreso.

LUGAR
La seleccin de un lugar depende considerablemente de la envergadura del
congreso. Por lo general, la envergadura se determina por el nmero de
participantes, las actividades realizadas durante el congreso, y si hay espacio
adicional disponible con fines de exposicin. La ubicacin y el estndar de
calidad del lugar de celebracin son tambin aspectos importantes. Se
recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios
lugares de celebracin y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente
y precios antes de tomar una decisin. Pregunte sobre las instalaciones y
servicios del lugar. Es importante asegurarse de que dicho lugar le permita
incorporar promocin in situ de su congreso. Se debe explicar las limitaciones o
la disponibilidad de las siguientes opciones:
Capacidad de mostrar carteles/sealizacin/seales de direccin
Cualquier tipo de restriccin para mostrar informacin sobre el congreso.
Disponibilidad de conserjes/puntos de informacin.
Capacidad y tamaos adecuados de la sala donde se celebrar el
congreso.
Flexibilidad para modificar la distribucin/mesas de la sala.
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No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminacin interior
(flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).
Posibilidad de controlar la luz natural.
Distraccin sonora limitada en vestbulos/detrs de las paredes.
Acceso cercano a los aseos.
Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalmbrico).
Micrfonos: sistema de solapa y pie de micro (n. necesarios).
Proyectores LCD y mandos a distancia porttiles.
Tamaos adecuados de pantallas y opciones de configuracin.
Monitores de pantalla plana, pantallas de televisin para opciones de
vdeo.
Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios.
Tomas de corriente (n. y ubicaciones en la sala).

Si est pensando servir comida durante el congreso, los gastos podran
aumentar considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los
congresos por lo que sera conveniente encontrar el lugar adecuado, o
coordinar un servicio de restauracin en el congreso. Es muy probable que los
hoteles ofrezcan un precio ms elevado en lo que respecta a servicios de
restauracin, as que debe confirmar con el personal del hotel si puede llevar
comida a las instalaciones.

Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los
congresos, es importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La
agenda debe centrarse en una nica temtica y no abrumar a los asistentes.
Por ejemplo, el siguiente programa de muestra de un seminario de medio da
tiene en cuenta las necesidades de los asistentes:

INVITADOS ADECUADOS
Las reuniones exitosas cuentan con una temtica especfica y un pblico
objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que
incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia.
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Los organizadores realizarn una lista principal de posibles invitados e
informarn del congreso a los medios de comunicacin. Esto funcionar si trata
de completar el nmero de asistentes maquillando las estadsticas. Uno de los
aspectos principales para lograr un xito de asistencia a su congreso es invitar
a los posibles asistentes con antelacin, y recordarles el congreso incluso si
han confirmado su asistencia. Es importante suscitar inters en torno al
congreso. Las invitaciones impresas tradicionales son adecuadas, y hoy en da
suele ser aceptable confiar en la tecnologa para enviar las invitaciones.

MARKETING Y PUBLICIDAD DEL CONGRESO
El marketing del congreso es la tarea ms importante y, con frecuencia, la ms
desafiante en la organizacin de congresos, y suele considerarse como el
factor ms importante del xito de un congreso. Esto se debe a que el nmero
de participantes en un seminario depende en gran manera de la potencia de las
actividades de marketing y la publicidad. Que el congreso logre su objetivo o no
depende en gran medida de la comerciabilidad de dicho congreso. Esto
significa que deben adoptarse el posicionamiento adeucado del seminario y la
estrategia correcta de marketing para conseguir el nmero deseado de
asistentes al congreso. La mayor parte de las veces, los organizadores de
congresos que disponen de presupuestos holgados optan por opciones de
marketing de pago, como los peridicos. Tambin pueden enviarse
comunicados de prensa a los principales peridicos, para dar a conocer el
prximo congreso. Adems, tambin pueden adquirirse grandes pancartas y
carteles publicitarios para anunciar el congreso en zonas muy transitadas. Si
utiliza publicidad impresa, el peridico o revista concretos que utilice deben
tener el pblico objetivo de su congreso como principal base de lectores.
Adems, todos los soportes impresos deben estar redactados de forma
atractiva, y resaltar las grandes ventajas de participar en el congreso. De todos
modos, si el presupuesto es un problema, el marketing de guerrilla tambin
puede hacer maravillas. Si el congreso se dirige a un sector concreto, se podra
realizar un envo masivo de faxes a empresas de dicho sector. El envo masivo
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de mensajes de correo electrnico se ha convertido en uno de los mtodos
ms rentables para llegar a grandes audiencias.
COLABORACIN CON PATROCINADORES
Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un congreso
contribuir a aumentar la credibilidad de dicho congreso, adems de reducir
costes. Los patrocinadores tambin pueden servir de ayuda en el marketing,
pues pueden publicitar su congreso, adems, entre sus clientes. Por otra parte,
algunos de los patrocinadores pueden contribuir a pagar el alquiler del local a
cambio de espacio publicitario o de publicidad para ellos mismos. Algunos
patrocinadores solicitan adems que se comunique a los participantes un breve
mensaje de su empresa durante el congreso.

Un seminario no tendra nunca xito sin las personas que lo organizan, o sin
los ponentes que comparten sus conocimientos con los participantes. Invite al
congreso a ponentes de prestigio y buena reputacin, que ofrezcan a los
participantes informacin importante para su trabajo, sector o negocio. Prepare
los ponentes de antemano y trabaje con ellos en sus presentaciones en Power
Point, adems de informarlos con antelacin sobre los procesos logsticos, el
calendario y el pblico que se espera. Atienda sus necesidades especiales, si
existen, como puede ser la solicitud de un retroproyector o de micrfonos
adicionales para utilizarlos en las sesiones de preguntas y respuestas.
Cualquier congreso necesita un buen equipo de personas que se encarguen de
tareas relacionadas con la acomodacin, el registro, la atencin al cliente y las
finanzas. Familiarice al equipo con los protocolos necesarios para el congreso,
con el fin de eliminar la posibilidad de que se produzca alguna confusin o
algn error. Para garantizar una ejecucin impecable, todos deben estar
familiarizados con sus funciones concretas. Esto puede garantizarse
preparando una programacin detallada de los congresos, junto con la
descripcin de las funciones y responsabilidades de cada persona. Lo ideal es
que un jefe de proyecto controle a todo el equipo y se asegure de que todo el
mundo desempee sus obligaciones de forma eficiente. Adems, se delega en
el jefe de proyecto la autoridad necesaria para tratar con todas las partes, entre
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las que se incluyen los propietarios del local, los patrocinadores y los
expositores que participen en el congreso.

EL DA PRINCIPAL
Todos los preparativos y la planificacin del seminario, que constituyen el 80%
del total del trabajo necesario, producen en ltimo trmino el congreso en s,
que puede durar solo unas horas o unos das. El da anterior al congreso, visite
el local para asegurarse de que todo est conforme a los requisitos y las
especificaciones. Debe comprobarse que los micrfonos, proyectores y
sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Es necesario tener
preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local del congreso al
menos un da antes de su celebracin. Los organizadores del congreso deben
comenzar a preparar el local, incluyendo la colocacin de adornos y carteles, el
da antes del congreso. El da del congreso, el personal debe estar en el local
al menos una hora y media antes del comienzo del congreso, y debe estar
preparado para recibir a los participantes media hora antes de la hora de
llegada convenida. El registro debe realizarse en la puerta, para garantizar que
todas las personas que accedan al congreso estn autorizadas a hacerlo. Las
etiquetas de identificacin, los obsequios de bienvenida y los folletos o
programas del congreso se entregarn en este punto, y los acomodadores
mostrarn a los participantes sus asientos. El personal tambin ser
responsable de ofrecer asesoramiento o ayuda a los participantes durante el
congreso. Por ltimo, deben distribuirse entre los participantes los formularios
de comentarios y, a continuacin, recogerse, para determinar su nivel de
satisfaccin en todos los aspectos del congreso. Esto se hace para recibir
sugerencias, ideas y consejos, con el fin de mejorar en el futuro.