Manuel Des Procédures-2

Manuel des procdures
2005
19/09/14 09:28 1
MANUEL DES
PROCEDURES
PROCEDURES
1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS
2. CYCLE VENTES CLIENTS
3. CYCLE LOGISTIQUE
4. CYCLE INVESTISSEMENT
5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES
6. CYCLE FINANCE TRESORERIE
7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE
19/09/14 09:28 2
DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Achats de matires premires et emballages
Date dernire mise jour :
Mars 2005
II. PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
19/09/14 09:28 1
Procdure :
Mars 2005
I. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus administratif
des achats de matires premires et emballages et ses implications
comptables.
II. E"#$!%
La procdure des achats de matires premires et emballages sera
dcrite par rfrence aux principales tapes suivantes :
. Expression du besoin ;
. Consultation des fournisseurs ;
. Choix des fournisseurs ;
. Lancement de la commande ou passation du contrat ;
. Rception ;
. Contrle des factures ;
. Enregistrement comptable ;
. Contrle des stocks
Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure
des rglements et de suivi de la trsorerie.
III. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. Direction Gnrale ;
. Dpartement achats et approvisionnements ;
. Magasin ;
. Direction qualit ;
. Section comptabilit et fnance ;
. Service demandeur.
E)"!'&!%
. Fournisseurs.
19/09/14 09:28 2
Procdure :
Mars 2005
IV. FLO* CHART

E"#$
!

DG
DA
A
M#+#%,
&

DT

DQ

BC
F-.'&,%%!
.'%
Etablissement du
budget annuel de
production
Approbation de la
direction gnrale du
budget
Etablissement du
planning de consommation
mensuel
Etablissement de la
demande de prix et
transmission aux fournisse
urs
Rception des
ores fournisseurs et
tablissement du tableau
comparatif des
prix
!ugement "ualitatif
des ores
Choix du
fournisseur prsentant le
meilleur rapport "ualit
# prix
$lanni
ng
$roducti
on
$lanni
ng
$roducti
on
%.
$ri
x
&re
s
'ablea
u compara
tif
Choi
!ournisse
ur
Choi
x "ualitati
f
$lanni
ng
Cons
o
.
19/09/14 09:28 "
Procdure :
Mars 2005
E"#$! DG DAA M#+#%,& DT DQ BC F-.'&,%%!.'%
Etablissement du (C
)ignature du (C
'ransmission du (C au
fournisseur
Rception des matires
Etablissement et saisie
du (on de rception
Livraison * la production
Etablissement et saisie du
bon de sortie
Rception de la facture
Contr+le des factures et
'ransmission * la
comptabilit
Enregistrement comptable
(C
)i (C,-..... %hs
(C
(C
(L
(R
(L
()
/act.
/act.
(R
(L
(C
Comptabilisation
C-&"'/0!
1.#0,"2
19/09/14 09:28 4
Procdure :
Mars 2005
V. D3ROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROC3DURE
E"#$! 4
1
E)$'!%%,-& 5. b!%-,&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre le rapprovisionnement
rgulier de la production.
La direction techni"ue est
responsable des besoins
exprims.
R8+0! 5! +!%",-&
Le rapprovisionnement doit permettre l0alimentation rgulire de la
production.
D3ROULEMENT
L# 5,'!6",-& "!69&,1.! prpare un budget annuel de production
1production mensuelle et ratios2 et le transmet * la direction gnrale pour
validation
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% ;D.A.A< tablit un tat
du stoc3 disponible et du stoc3 minimal pour cha"ue produit.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% dresse4 sur la base de ce
budget4 des plannings mensuels de consommation des matires premires et
emballages actualiss en fonction des ratios raliss le mois prcdent.
19/09/14 09:28 #
Procdure :
Mars 2005
E"#$! 4 2
C-&%.0"#",-& !" 69-,) 5!% 7-.'&,%%!.'%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
&btenir le meilleur
approvisionnement conciliant
conformit "ualit4 prix et service.
La responsabilit de la
consultation des fournisseurs
incombe au dpartement achats
et approvisionnements
Le %.A.A et la direction "ualit
sont responsables des jugements
des ores.
R8+0! 5! +!%",-&
Le choix du fournisseur doit se faire selon des critres objectifs.
D3ROULEMENT
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% tablit pour cha"ue
produit * commander un cahier de charges clairement d5ni.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% tablit une demande de
prix 1ou un appel d0ore2 "ui est transmise aux fournisseurs 16 au moins
choisis dans le 5chier fournisseurs2 avec le cahier de charges correspondant.
Les appels d0ores doivent 7tre lancs en septembre de cha"ue anne4 pour
"ue les nouveaux prix soient intgrs au budget de l0anne suivante.
La demande de prix doit indi"uer la date prvue de la rception des ores et la
date prvue de livraison.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% re8oit les ores des
fournisseurs4 5xe le jour de l0ouverture des plis et convo"ue les membres de la
commission 1responsable des achats4 responsable de la production et le
responsable "ualit2.

L# 6-::,%%,-& 5=-.(!'".'! 5!% $0,% procde * l0ouverture des plis et * la
signature des ores.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% tablit un tableau
comparatif des prix et procde * l0adjudication de la commande au fournisseur
prsentant le 9meilleur rapport "ualit : prix ;. notion de <0 mieux disant <0
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% transmet * la %irection
=nrale4 le tableau comparatif des prix accompagn du dossier complet sur la
consultation et le choix des fournisseurs pour validation et contre signature >
19/09/14 09:28 $
Procdure :
Mars 2005
E"#$! 4 3
L#&6!:!&" 5!% C-::#&5!% -. P#%%#",-& 5!%
:#'692%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre de lancer les
commandes "ui correspondent aux
besoins exprims.
Le %.A.A est responsable de la
conclusion des contrats et du
lancement des commandes
R8+0! 5! +!%",-&
Les commandes doivent 7tre lances dans les dlais et conditions permettant
de rpondre au mieux aux besoins exprims.
D3ROULEMENT
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% tablit un contrat d0achat
pour les produits de consommation courante et rgulire sur la base de
l0adjudication. Le contrat d0approvisionnement peut 7tre trimestriel4
semestriel ou annuel. Le contrat tabli est transmis * la direction gnrale et
au fournisseur pour signature.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% tablit automati"uement
1sur logiciel )?bel2 un bon de commande prnumrot automati"uement.
%es bons de commande partiels doivent 7tre tablis pour les achats
contractuels4 sur les"uels il faut rappeler les rfrences du contrat de base.
$eut:7tre * revoir et baisser le montant
L! 69!7 5. D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% signe le bon de
commande seul si la valeur de la commande n0excde pas -..... %hs dans
le cas contraire le bon de commande est transmis * la direction gnrale 1ou
* la direction administrative et 5nancire en l0absence du %=2 pour contre
signature.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% faxe les bons de
commande signs au fournisseur 1@ copie24 transmet au bureau comptabilit
et 5nance une copie4 l0original est class au %.A.A.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% assure le suivi des
commandes sur la base d0un tat de suivi des commandes dit par
l0application de gestion des commandes "ui permet de sortir tous les bons de
commande en cours.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% sur la base de l0tat
dit relance les fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison
prvue.
=estion des accuss de rception A
19/09/14 09:28 %
Procdure :
Mars 2005
E"#$! 4 4
R26!$",-&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue toutes les
commandes sont rceptionnes et
"ue toutes les anomalies sont
traites.
Le gestionnaire matires
premires est responsable de la
rception de la livraison.
R8+0! 5! +!%",-&
'outes les rceptions doivent 7tre contr+les et vri5es conformes aux
commandes.
D3ROULEMENT
L! :#+#%,&,!' s0occupe de la rception des articles livrs au magasin. Bl
re8oit la livraison accompagne du bon de livraison du fournisseur et procde :
Au rapprochement du bon de commande avec la marchandise re8ue et le
bon de livraison >
A la dtection des dfauts apparents >
A la pese des produits "ui sont au tonnage >
A la consultation de la direction "ualit pour le contr+le "ualit de la
marchandise par chantillonnage >
%ans le cas ou ces contr+les ne relvent pas d0anomalies4 le magasinier
procde au dchargement de la marchandise.
L! :#+#%,&,!' procde au pesage du vhicule dcharg4 accroche le tic3et de
pese au (L et appose le cachet de la gestion des stoc3s et sa signature sur le
(R.
L! :#+#%,&,!'4 en cas d0anomalie releve4 avise le gestionnaire matires
premires4 remplit la 5che de non:conformit4 en indi"uant les "uantits
acceptes ainsi "ue celles "ui sont litigieuses sur les plans "ualitatif ou
"uantitatif4 en prcisant les anomalies.
19/09/14 09:28 8
Procdure :
Mars 2005
19/09/14 09:28 9
Procdure :
Mars 2005
D3ROULEMENT ;SUITE<
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% ds la rception de la
5che de non:conformit4 dclenche des rserves auprs des fournisseurs et
cherche une solution au problme. Bl avise ensuite le magasinier de la suite
donne au problme.
L! :#+#%,&,!' tablit en 6 exemplaires un bon de rception4 dat4 sign et
pr numrot du carnet des bons de rception. Ce carnet doit :
- Etre retir du stoc3 suivant l0ordre croissant des numros >
- Etre le seul en cours d0utilisation4
- Etre class et archiv une fois termin4
- Les bons annuls doivent 7tre barrs annots de la mention 9annul ; et
conservs dans les carnets * souches.
'ous les champs du (R doivent 7tre renseigns.
Le (R tabli est sign par le magasinier et transmis avec le dossier 1(C4 (L 2 au
gestionnaire matires premires.
L! +!%",-&&#,'! :#",8'!% $'!:,8'!% procde * un deuxime
rapprochement entre (C4 (L et (R et saisie le (R sur l0application informati"ue
et le classe en attendant la facture correspondante.
19/09/14 09:28 10
Procdure :
Mars 2005
E"#$! 4 5
C-&"'/0! 5!% 7#6".'!%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue toutes les factures
sont conformes et valides
Le dpartement achats et
approvisionnements est
responsable du contr+le des
factures.
R8+0! 5! +!%",-&
'outes les factures doivent 7tre contr+les et vri5es conformes aux
commandes et rceptions et elles doivent exhaustivement 7tre achemines *
la comptabilit.
D3ROULEMENT
L! %!6'2"#',#" 5! 0# 5,'!6",-& +2&2'#0! re8oit les factures des
fournisseurs4 les enregistre sur un registre des factures re8ues et les transmet
au dpartement achats et approvisionnements.
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% vri5e la facture4
notamment en ce "ui concerne :
La correspondance entre facture4 bon de livraison4 bon de rception4 et bon
de commande 1"uantit4 "ualit et prix2 >
Le respect des mentions lgales 1rfrences fournisseur4 rfrences client4
identi5ant 5scal4 rfrence facture C2
L0exactitude des calculs arithmti"ues 1multiplications4 additions4 'DA4 etc.2.
La signature et le cachet apposs * la facture.
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"%> une fois ces contr+les
eectus4 transmet le dossier d0achat 1(C4 (L4 (R et la facture2 * la
comptabilit pour enregistrement comptable et rglement du fournisseur *
chance.
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"%4 en cas d0anomalie
constate4 tablit une lettre de contestation envo?e au fournisseur.
19/09/14 09:28 11
Procdure :
Mars 2005
E"#$! 4 6
E&'!+,%"'!:!&" 6-:$"#b0!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
sont comptabilises.
Le bureau comptabilit et 5nance
est responsable de cette tape
R8+0! 5! +!%",-&
Les oprations d0achats doivent 7tre exhaustivement comptabilises et
correctement values.
D2'-.0!:!&"
L! b.'!#. 6-:$"#b0! re8oit le dossier d0achat 1facture4 bon de commande4
bon de rception4 etc.2 du %AA4 contr+le l0exhaustivit de ces documents et
rclame ventuellement les documents man"uants.
L! b.'!#. 6-:$"#b0! rapproche ces documents4 notamment la facture et le
bon de rception4 tablit un bordereau de comptabilisation 1"ui comporte le nE
de la pice comptable4 criture * passer et la date d0imputation comptable2 et
comptabilise l0achat.
L! b.'!#. 6-:$"#b0! classe les dossiers d0achats en instance de paiement
par fournisseurs dans un chancier. Les factures sont rgles
s?stmati"uement selon les modalits de pa?ement indi"ues sur le bon de
commande.
19/09/14 09:28 12
Procdure :
Mars 2005
E"#$! 4 7
C-&"'/0! 5. %"-6?
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer de la ralit de
l0inventaire permanent des stoc3s.
Le gestionnaire matires
premires est responsable de
cette tape.
R8+0! 5! +!%",-&
Les stoc3s doivent 7tre rgulirement suivis et correctement values.
D2'-.0!:!&"
L! :#+#%,&,!' tablit un bon de sortie 1()2 pour cha"ue sortie de stoc34 sur
cha"ue () doit 5gurer :
Le code et la rfrence du produit >
Le nom du demandeur >
Le service demandeur >
La "uantit.
Le () est tablit en 6 exemplaires4 un transmis au gestionnaire matires
premires pour mise * jour de l0inventaire permanent4 un destin au
demandeur et le dernier gard au magasin.
L! +!%",-&&#,'! :#",8'!% $'!:,8'!% assure rgulirement un
rapprochement entre le stoc3 thori"ue et le stoc3 ph?si"ue par des
inventaires tournant bimensuels et un inventaire exhaustif en 5n dFexercice.
L! +!%",-&&#,'! :#",8'!% $'!:,8'!% expli"ue les carts entre inventaire
permanent et ph?si"ue et met * jour le stoc3 thori"ue.
19/09/14 09:28 1"
Procdure :
Mars 2005
VI. CONTR@LES CL3S DE LA PROC3DURE
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
D.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",
-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
V2',A6#",-
& 5! 0#
'2#0,"2 !"
5!
0B-$$-'".&,
"2 5!%
b!%-,&%
!)$',:2%
%irection
'echni"ue
$lanning de
consommation
Disa sur le
planning
Gensuellem
ent )uite *
cha"ue
expression
du besoin
Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns
Etablisseme
nt d0un
tableau
comparatif
des prix
%.A.A
%irection
=nrale
'ableau
Comparatif des
prix
Disa sur le
tableau
comparatif des
prix
)uite *
cha"ue
consultation
Gettre en
concurrence
les
fournisseurs
R#$$'-69!
C:!&" 0-'%
5! 0#
'26!$",-&
5. BCDBL
Gagasinier
(on de
commande
(on de
livraison
Elaboration d0un
(R
prnumrot4
dat et sign
par le
rceptionnaire
A l0occasion
de cha"ue
rception
$h?si"ue
)0assurer "ue
les rceptions
correspondent
aux
commandes
V2',A6#",-
&
5! 0#
7#6".'!
%.A.A /acture
(L#RR#(C
Disa sur facture %s
rception
des factures
fournisseur
Eviter les
erreurs de
comptabilisatio
n
A&&.0#",-&
5!%
5-.b0!%
5!%
7#6".'!%
B.'!#.
C-:$"#b0!
F#6".'!%
7-.'&,%%!.'%
A$$-%,",-& 5!
0# :!&",-&
E5.$0,6#"# F
%.' 0! 5-.b0!
5!% 7#6".'!%
%s
rception
des factures
fournisseur
E(,"!' 0!%
5-.b0!%
$#,!:!&"%
V2',A!' 0#
1.#&","2
$9G%,1.!
#(!6 BL
Gagasinier
(on de
livraison
Disa sur le (L
A l0occasion
de cha"ue
rception
$h?si"ue
)0assurer "ue
les rceptions
correspondent
aux
commandes
19/09/14 09:28 14
Procdure :
Mars 2005
VII. CONTR@LES NON PR3VUS PAR LA PROC3DURE
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",
-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
A""',b.",-&
5=.& &H
69'-&-0-+,1.
!
D.A.A
F#6".'!%
7-.'&,%%!.'%
A""',b.",-&
5=.& NH
69'-&-0-+,1.!
%s
rception
des factures
fournisseur
Dri5er la
s"uence et
l0exhaustivit
des
enregistrement
s
R#$$'-69!:!
&" 7#6".'!%
6-:$"#b,0,%2!
% #(!6 0!
'!+,%"'! 5!
'26!$",-&%
5!% 7#6".'!%
B.'!#.
C-:$"#b0!
I-.'&#0 !"
'!+,%"'!
E"#" 5!
'#$$'-69!:!&
" #&&.!0 -.
:!&%.!0
Annuelle ou
mensuelle
)0assurer de
l0exhaustivit
des
enregistrement
s
19/09/14 09:28 1#
Procdure :
Mars 2005
VII. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!&" E:!""!.' N-:b'
!
D!%",&#"#,'
!
M-5! P2',-5,6,"2 L,!.
$lanning de
consommatio
n
%irection
'echni"ue
H %AA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
%irection
'echni"ue
D!:#&5! 5!
$',)
%AA H /ournisseurs Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
OJ'!%
7-.'&,%%!.'%
/ournisseur
s
@ DAA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
T#b0!#.
6-:$#'#",7
5!% $',)
%AA @
)ervice
demandeur
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
C-&"'#"
5=#69#"
%AA H /ournisseur Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
B-& 5!
6-::#&5!
%AA 6
F-.'&,%%!.'
(ureau
comptable
Ganuel
autom
ati"ue
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
B-& 5!
0,('#,%-&
/ournisseur H
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
B-& 5!
'26!$",-&
Gagasinier I
F-.'&,%%!.'
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
Gagasin
%AA
(ureau
comptabl
e
F,69! 5!
&-&C
6-&7-':,"2
Gagasinier H %AA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
Gagasin
%AA
F#6".'!%
/ournisseur
s
Au
moins
deux
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
L!""'! 5! %AA H /ournisseurs Ganuel A cha"ue %AA
19/09/14 09:28 1$
Procdure :
Mars 2005
6-&"!%"#",-
&
cl+ture de
dossier
d0achat
B-& 5!
%-'",!
Gagasinier 6
DAA
)ervice
demandeur
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
Gagasin
%AA
)ervice
demande
ur
19/09/14 09:28 1%
Procdure :
Mars 2005
VIII. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROC3DURE
!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+,$
. Les achats de matires premires et emballages sont constitus
par tous les biens consomms par l0entreprise au cours de son
activit.
. La comptabilisation de lFachat intervient au moment de la
rception de la facture tablie par le fournisseur4 la situation tant
rgularise * la cl+ture de l0exercice lors"u0un dcalage existe
entre les dates de facturation et de rception.
. En application du principe de spcialisation des exercices :

1& Les charges enregistres durant l0exercice "ui correspondent *
des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit
intervenir ultrieurement doivent 7tre soustraites des charges
de l0exercice par l0intermdiaire d0un compte de rgularisation >
2& Les consommations de l0exercice non encore comptabilises
pour des raisons diverses 1en particulier4 factures non re8ues2
constituent des charges * pa?er * intgrer dans les charges de
l0exercice en contrepartie d0un compte rattach * cha"ue
compte de tiers concern.
&,'-%.E$ C%&!'()LE$
Les achats de matires premires et emballages sont enregistres
hors 'DA dductible.
19/09/14 09:28 18
Procdure :
Mars 2005
$C-,&($ ./,CR"'+RE$ C%&!'()LE$

J@H
Compte de
charge
concern

II@K
/ournisseur
facture non
parvenue

II@@
/ournisseur

-@
'rsorerie
Actif
Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture

A

A
Rglement du
fournisseur

A A
Rception du
bien ou service
fait
/acture non
re8ue * la
cl+ture

(

(
Rception de la
facture aprs
cl+ture

(

(
Rglement du
fournisseur

( (

AL( ( ( AL( AL(
AL(
Constatation
de la charge
Compte de
rgularisatio
n sold
%ette
fournisseur
solde aprs
rglement
Constatati
on du
rglement
19/09/14 09:28 19
Procdure :
Mars 2005
VIII. SG%"8:! 5=,&7-':#",-&
APPLICATION DE
GESTION DES
APPROVISIONNEME
NTS ET STOCKS
Edition des commandes
)aisie des
commandes
Edition des tats de stoc3s
)aisie des entres
Edition des seuils de
commande
)aisie des sorties
Edition des mouvements du
stoc3
)aisie des coMts
d0achats
Edition tat statisti"ue des
stoc3s
19/09/14 09:28 20
Procdure :
Mars 2005
IL. R!6-::#&5#",-&%
"#0%R&('"$('"%# .E L/,'()L"$$E&E#' .E$ '()LE(+1 .E )%R. .E$
C%&&(#.E$ .E &('"2RE$ !RE&"2RE$
%velopper le s?stme de gestion de stoc3 de matires premires
actuel ;)?bel ; a5n de lui permettre d0diter priodi"uement 1cha"ue
semaine2 un tat d0approvisionnement en fonction des plannings
prvisionnels de consommation et du stoc3 disponible.
0%R&(L"$('"%# .E L( !R%C,.+RE .E$ (C-('$ E# C($ .E #%#
REC%+R$ 3 L/(!!EL ./%00RE %+ E# C($ .E C-%"1 ./+# 0%+R#"$$E+R
#%# &%"#$ ."$(#'
Le dpartement des achats et approvisionnements4 lors"u0il ne recourt pas
* la procdure d0appel d0ore 1/ournisseur en situation de monopole4
urgence des besoins4 etc.2 ou lors"ue son choix ne porte pas sur le moins
disant4 doit tablir une note expli"uant la drogation * la procdure et la
soumettre * l0approbation de la direction avant le lancement de la
commande.
.,4EL%!!ER LE$ 0%#C'"%##(L"',$ .E $+"4" .E$ C%&&(#.E$ .E
L/(!!L"C('"%# .E 5E$'"%# .E$ (!!R%4"$"%##E&E#'$ E' $'%C6$
%velopper le s?stme de gestion d0approvisionnement et de stoc3 de
matires premires actuel ;)?bel ; a5n de lui permettre d0diter
"uotidiennement la liste des livraisons prvues pour la journe permettant
de s0assurer "ue toutes les commandes ont t rceptionnes.
19/09/14 09:28 21
Procdure :
Achats de pices de rechange
Mai 2001
II.
PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
19/09/14 09:28 19
Procdure :
Mai 2001
IL. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire la procdure administrative
des achats de pices de rechange et ses implications comptables.
L. E"#$!%
La procdure des achats de pices de rechange sera dcrite par
rfrence aux principales tapes suivantes :
. Lancement de la commande ou passation du march
. Rception ;
. Contrle des stocks

LI. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. Direction gnrale ;
. Direction technique ;
. Magasin pices de rechange ;
. Bureau comptable ;
E)"!'&!%
. Fournisseurs.
19/09/14 09:28 20
Procdure :
Mai 2001
LII. FLO* CHART
E"#$! DG DAA M#+#%,& DT SM BC F-.'&,%%!.'%
Edition des stoc3s minis
Anal?se des stoc3s minis
par la maintenance et
tablissement de la %A
'ransmission de la %A
au %AA
Etablissement de la demande
de prix et transmission aux
fournisseurs
Rception des ores
fournisseurs et tablissement
du tableau comparatif des
prix
!ugement "ualitatif des ores
Choix du fournisseur
prsentant le meilleur
rapport "ualit # prix
)toc3s minis
)toc3s minis
%.
$rix
&res
'ableau
comparatif
Choi
!ournisseur
Choix
"ualitatif
%A
%A
19/09/14 09:28 21
Procdure :
Mai 2001

E"#$!
DG
DAA M#+#%,
&
DT SM BC F-.'&,%%!.'
%
Etablissement du
(C
)ignature du
(C
'ransmission du (C
au
fournisseu
r
Rception des
pices
Etablissement et
saisie
du (on de
rception
Livraison * la
production
Etablissement et saisie
du
bon de
sortie
Rception de la
facture
Contr+le des factures
et
'ransmission *
la
comptabilit

Enregistrement
comptable
(C
)i
(C,-.....
%hs
(C
(C
(L
(R
(L
()
/act .
/act .
(R
(L
(C
Comptabilisati
on
C-&"'/0
!1.#0,"
2
19/09/14 09:28 22
Procdure :
Mai 2001
LIII. D3ROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROC3DURE
E"#$! 4
1
E)$'!%%,-& 5. b!%-,&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre la maintenance
rgulire de l0outil de production.
Le service demandeur est
exprims.
R8+0! 5! +!%",-&
Les demandes d0achats doivent 7tre valides et correspondre * un besoin rel.
D3ROULEMENT
Les pi7ces codi8es 9
L! +!%",-&&#,'! $,86!% 5! '!69#&+! assure le rapprovisionnement sur la
base des propositions de commande traites automati"uement par le logiciel
9 Gister Gaint ;
L! +!%",-&&#,'! $,86!% 5! '!69#&+!> pour permettre ce traitement4 enrichit
le 5chier des pices codi5es en concertation avec le service maintenance des
lments suivants :
- $rix d0achat.
- Nom et adresse du fournisseur.
- )toc3 minimum et point de commande.
- )toc3 de scurit.
- %lai de livraison.
- Ouantit a commander.
L! +!%",-&&#,'! $,86!% 5! '!69#&+! dite cha"ue lundi le listing des stoc3s
minis et le transmet au service maintenance.
L! %!'(,6! :#,&"!&#&6! anal?se l0tat des stoc3s. Bl n0? a pas de demande
d0achat. Bl ? a un accord entre les deux parties sur ce "ui est * commander sur
les listing sign par les deux parties.
Les pi7ces non codi8es 9
L! %!'(,6! 5!:#&5!.' tablit une demande d0achats 1%A2 prcisant :
- 'outes les caractristi"ues des pices demandes >
- La date de livraison souhaite >
- Pne proposition de fournisseur >
- Les nouveaux codes des pices demandes.
La %A signe par le demandeur est ensuite transmise au service maintenance
pour approbation et signature. )i la valeur de la demande d0achat est
suprieure * -..... %hs le visa du directeur techni"ue est re"uis. La %A
signe est remise au %AA.
19/09/14 09:28 2"
Procdure :
Mai 2001
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% accuse rception de la %A
et entame le processus d0achat.
E"#$! 4 2
C-&%.0"#",-& !" 69-,) 5!% 7-.'&,%%!.'%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
&btenir le meilleur
conformit "ualit et prix.
et approvisionnements.
Le %.A.A et le service
maintenance sont responsables
des jugements des ores.
R8+0! 5! +!%",-&
D3ROULEMENT

prix "ui est transmise aux fournisseurs agres4 la demande de prix doit
indi"uer la date prvue de la rception des ores et la date prvue de
livraison.
fournisseurs4 tablit un tableau comparatif des prix et le transmet avec la
demande d0achat portant les prcisions suivantes :
- Nom du fournisseur
- $rix d0achat
- %lai de livraison
au service maintenance pour con5rmation du choix du fournisseur .
L# 5,'!6",-& "!69&,1.! a le droit d0arbitrage en cas de dsaccord entre le
dpartement des achats et approvisionnement et le service demandeur sur le
choix du fournisseur ou des pices.
19/09/14 09:28 24
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 3
L#&6!:!&" 5!% C-::#&5!% -. P#%%#",-& 5!%
:#'692%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
besoins exprims.
Le %.A.A est responsable du
R8+0! 5! +!%",-&
D3ROULEMENT
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% dite un bon de
commande prnumrot.
les bons de commande doivent 7tre signs par :
- Le gestionnaire de stoc3s >
- Le chef du dpartement achats et approvisionnements >
- Le responsable de la maintenance >
- Le directeur techni"ue si la valeur de la commande est suprieure *
@..... %hs >
- Le directeur gnral si la valeur de la commande est suprieure *
-..... %hs.
commande signs au fournisseur 1@ copie24 transmet * la section
comptabilit et 5nance une copie4 l0original est class au %.A.A.
L! +!%",-&&#,'! $,86!% 5! '!69#&+! assure le suivi des commandes sur la
base d0un tat de suivi des commandes dit par Gister Gaint "ui permet de
sortir tous les bons de commande en cours.
L! +!%",-&&#,'! $,86!% 5! '!69#&+! sur la base de l0tat dit relance les
fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison prvue.
19/09/14 09:28 2#
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 4
R26!$",-&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue toutes les rceptions
sont conformes aux commandes et
traites.
Le magasinier est responsable de
la rception de la livraison.
R8+0! 5! +!%",-&
commandes .
D3ROULEMENT
re8oit la livraison accompagne du bon de livraison du fournisseur et procde :
- Au rapprochement du bon de commande avec les articles re8us et le bon
de livraison >
- Au comptage des articles >
- A la dtection des dfauts apparents >
- A la consultation du demandeur pour le contr+le "ualitatif et techni"ue
des articles.
%ans le cas ou ces contr+les ne relvent pas d0anomalies4 le magasinier
procde * la rception des articles.
L! :#+#%,&,!'4 en cas d0anomalie releve4 avise le gestionnaire pices de
rechange4 remplie la 5che de non:conformit4 en indi"uant les "uantits
acceptes ainsi "ue celles "ui sont litigieuses sur les plans "ualitatifs ou
"uantitatifs4 en prcisant les anomalies.
L! +!%",-&&#,'! $,86!% 5! '!69#&+! ds la rception de la 5che de non:
conformit4 dclenche des rserves auprs des fournisseurs et cherche une
solution au problme.
L! :#+#%,&,!' tablit en 6 exemplaires un bon de rception4 dat4 sign et
prnumrot du carnet des bons de rception. Ce carnet doit :
- Etre retir du stoc3 suivant l0ordre croissant des numros >
- Etre le seul en cours d0utilisation4
- Etre class et archiv une fois termin4
- Les bons annuls doivent 7tre barrs par le magasinier et annots de la
mention 9 annul ; et conservs dans les carnets * souches.
'ous les champs du (R doivent 7tre renseigns.
Le (R tabli est sign par le magasinier et transmis avec le dossier 1(C4 (L 2 au
gestionnaire pices de rechange.
19/09/14 09:28 2$
Procdure :
Mai 2001
L! +!%",-&&#,'! $,86!% 5! '!69#&+! procde * un deuxime
rapprochement entre (C4 (L et (R 4 signe le bon de rception et le retourne au
magasinier.
L! :#+#%,&,!' saisi le (R sur l0application informati"ue et le classe en
attendant la facture correspondante.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% dite "uotidiennement la
liste des livraisons prvues pour la journe et s0assure "ue toutes les
commandes ont t rceptionnes.
E"#$! 4 5
C-&"'/0! 5!% 7#6".'!%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Le gestionnaire pices de
rechange est responsable du
contr+le des factures.
R8+0! 5! +!%",-&
'outes les factures doivent 7tre contr+les et vri5es conformes par rapport
aux commandes et rceptions et elles doivent 7tre exhaustivement
achemines * la comptabilit.
D3ROULEMENT
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% vri5e la facture4
de commande 1 "uantit4 "ualit et prix2>
+!%",-&&#,'! $,86!% 5! '!69#&+!> une fois ces contr+les eectus4
transmet le dossier d0achat 1(C4 (L4 (R et la facture2 * la comptabilit pour
enregistrement comptable.
+!%",-&&#,'! $,86!% 5! '!69#&+!4 en cas d0anomalie constate4 tablit une
lettre de contestation envo?e au fournisseur.
19/09/14 09:28 2%
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 6
E&'!+,%"'!:!&" 6-:$"#b0!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
sont comptabilises.
Le bureau comptabilit et 5nance
est responsable de cette tape
R8+0! 5! +!%",-&
D2'-.0!:!&"
L! b.'!#. 6-:$"#b0! re8oit le dossier d0achat 1 facture4 bon de commande4
rclame ventuellement les documents man"uants.
commande.
19/09/14 09:28 28
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 7
C-&"'/0! 5. %"-6?
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer de la ralit de
l0inventaire permanent des stoc3s.
approvisionnement est
responsable de cette tape.
R8+0! 5! +!%",-&
Les stoc3s doivent 7tre rgulirement suivis et correctement values.
D2'-.0!:!&"
- Le code et la rfrence du produit >
- Les "uantits sorties du stoc3 >
- Le nom du demandeur >
- Le service demandeur.
Le () est tablie en 6 exemplaires4 un transmis au gestionnaire pices de
rechange pour mis * jour de l0inventaire permanent4 un destin au demandeur
et le dernier gard au magasin.
L! +!%",-&&#,'! $,86!% 5! '!69#&+! assure rgulirement un
rapprochement entre le stoc3 thori"ue et le stoc3 ph?si"ue par des
inventaires tournant et un inventaire exhaustif en 5n dFexercice.
L! +!%",-&&#,'! $,86!% 5! '!69#&+! expli"ue les carts entre inventaire
permanent et ph?si"ue et met * jour le stoc3 thori"ue.
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% ralise une tude
anal?ti"ue4 * la cl+ture de cha"ue inventaire annuel4 des pices de rechange
dont la dure de stoc3age dpasse une anne et dcide en concertation avec
les services techni"ues du sort des pices devenues inutilisables.
19/09/14 09:28 29
Procdure :
Mai 2001
19/09/14 09:28 "0
Procdure :
Mai 2001
LIV. CONTR@LES CL3S DE LA PROC3DURE
C-&"'/0!%
A."!.'
D.
C-&"'/0!
S.$$-'"
D.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",
-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
V2',A6#",-&
5! 0# '2#0,"2
!" 5!
0B-$$-'".&,"
2 5!%
b!%-,&%
!)$',:2%
Responsable
hirarchi"ue
du service
demandeur
%emande
du service
utilisateur
Disa sur la
demande
)uite *
cha"ue
expression
du besoin
Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns
E"#b0,%%!:!
&" 5=.&
"#b0!#.
6-:$#'#",7
5!% $',)
%.A.A
'ableau
Comparatif des
prix
Disa sur le
tableau
comparatif des
prix
)uite *
cha"ue
consultation
Gettre en
concurrence
les fournisseurs
C-&"'/0! 5!%
'26!$",-&%
Gagasinier
)ervice
demandeur
(on de
rception
Elaboration d0un
(R
prnumrot4
dat et sign
par le
rceptionnaire
A l0occasion
de cha"ue
rception
$h?si"ue
)0assurer "ue
la ralit des
achats de
produits
stoc3s
C-&"'/0!
"!69&,1.!
5!%
'26!$",-&%
Gaintenanc
e et 'ravaux
Neufs
Articles Disa sur le (L
A l0occasion
de cha"ue
rception
$h?si"ue
Eviter la
rception des
pices non
conformes
V2',A6#",-&
5! 0# 7#6".'! =$R
/acture
(L#(R#(C
Disa sur facture
%s
rception
des factures
fournisseur
Eviter les
erreurs de
comptabilisatio
n
A&&.0#",-&
5!% 5-.b0!%
5!% 7#6".'!%
=$R
/actures
fournisseurs
Apposition de la
mention
9 %uplicata ;
sur le double
des factures
%s
rception
des factures
fournisseur
Eviter les
doubles
paiements
19/09/14 09:28 "1
Procdure :
Mai 2001
LV. CONTR@LES NON PR3VUS DE LA PROC3DURE
C-&"'/0!%
A."!.'
D.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",
-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
A""',b.",-&
#.) 7#6".'!%
5=.& &H
69'-&-0-+,1
.!
D.A.A
F#6".'!%
7-.'&,%%!.'%
A""',b.",-&
5=.& NH
69'-&-0-+,1.!
%s
rception
des factures
fournisseur
Dri5er la
s"uence et
l0exhaustivit
des
enregistrement
s
19/09/14 09:28 "2
Procdure :
Mai 2001
L. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!&" E:!""!.' N-:b'
!
D!%",&#"#,'
!
M-5! P2',-5,6,"2 L,!.
P'-$-%,",-&
5!
6-::#&5!
%AA @
)ervice
maintenanc
e
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
D!:#&5!
5=#69#"
)ervice
demandeur
H %AA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
)ervice
demande
ur
D!:#&5! 5!
$',)
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
OJ'!%
7-.'&,%%!.'%
/ournisseur
s
@ DAA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
T#b0!#.
6-:$#'#",7
5!% $',)
%AA @
)ervice
demandeur
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
B-& 5!
6-::#&5!
%AA 6
F-.'&,%%!.'
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
B-& 5!
0,('#,%-&
/ournisseur H
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
B-& 5!
'26!$",-&
Gagasinier I
F-.'&,%%!.'
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
Gagasin
%AA
(ureau
comptabl
e
F,69! 5!
&-&
C6-&7-':,"2
Gagasinier H %AA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
Gagasin
F#6".'!%
/ournisseur
s
Au
moins
deux
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
L!""'! 5! %AA H /ournisseurs Ganuel A cha"ue %AA
19/09/14 09:28 ""
Procdure :
Mai 2001
6-&"!%"#",-
&
cl+ture de
dossier
d0achat
B-& 5!
%-'",!
Gagasinier 6
DAA
)ervice
demandeur
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
Gagasin
%AA
)ervice
demande
ur
19/09/14 09:28 "4
Procdure :
Mai 2001
LVI. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROC3DURE
!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+,$

"& Les charges enregistres durant l0exercice "ui correspondent *
4& Les consommations de l0exercice non encore comptabilises
&,'-%.E$ C%&!'()LE$
Les achats de pices de rechange sont enregistrs hors 'DA
dductible.
19/09/14 09:28 "#
Procdure :
Mai 2001
$C-,&($ ./,CR"'+RE$ C%&!'()LE$

J
Compte de
charge
concern

II@K
/ournisseur
facture non
parvenue

II@@
/ournisseur

-@
'rsorerie
Actif
Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture

A

A
Rglement du
fournisseur

A A
Rception du
bien ou service
fait
/acture non
re8ue * la
cl+ture

(

(
Rception de la
facture aprs
cl+ture

(

(
Rglement du
fournisseur

( (

AL( ( ( AL( AL(
AL(
Constatation
de
la charge
Compte de
rgularisatio
n sold
%ette
fournisseur
solde aprs
rglement
Constatati
on du
rglement
19/09/14 09:28 "$
Procdure :
Mai 2001
19/09/14 09:28 "%
Procdure :
Mai 2001
LI. SG%"8:! 5=,&7-':#",-&
APPLICATION DE
GESTION DES
APPROVISIONNEME
NTS ET STOCKS
)aisie des commandes
)aisie des entres
Edition des seuils de
commande
)aisie des sorties
stoc3
)aisie des coMts
d0achats
stoc3s
19/09/14 09:28 "8
DPARTEMENT DES ACHATS ET
APPROVISIONNEMENTS
Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Achats de consommables
Mai 2001
II. PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
19/09/14 09:28 8$
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
LVII. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire la procdure administrative des
achats de consommables et ses implications comptables.
LVIII. E"#$!%
La procdure des achats de consommables sera dcrite par rfrence aux
principales tapes suivantes :
. Rception ;
. Contrle du stock

Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure des
rglements et de suivi de la trsorerie.
LIL. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. Magasin ;
E)"!'&!%
. Fournisseurs.
19/09/14 09:28 8%
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
LL. FLO* CHART
E"#$! DG DAA M#+#%,& D,'!6",-&% S!'(,6!% BC F-.'&,%%!.'%
Expression du besoin
d0achat
Approbation de la direction
du services demandeur
Acheminement de la %A
au %AA
fournisseurs
Rception des ores
fournisseurs
Etablissement du tableau
comparatif des prix
Approbation du service
demandeur du choix du
fournisseur
%A
%A
%A
%.
$rix
&res
'ableau
comparatif
Choi
!ournisseur
'ableau
comparatif
19/09/14 09:28 88
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
E"#$! DG DAA M#+#%,& D,'!6",-&% S!'(,6!% BC F-.'&,%%!.'%
Etablissement du (C
)ignature du (C
fournisseur
Rception des marchandises
Etablissement du (on de
rception
)aisie du (R
Livraison du service
demandeur
Etablissement du bon
de sortie
)aisie du ()
'ransmission * la
comptabilit
(C
)i (C,-..... %hs
(C
(C
(L
(R
(L
()
/act.
/act.
(R
(L
(C
Comptabilisation
19/09/14 09:28 "9
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
LLI. D3ROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROC3DURE
E"#$! 4
1
E)$'!%%,-& 5. b!%-,&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre l0approvisionnement
rgulier en produits consommables
et autres services.
exprims.
R8+0! 5! +!%",-&
Les demandes d0achats doivent 7tre valides et correspondre * un besoin rel.
D3ROULEMENT
!roduits non stocks et achats de ser:ices 9
L! %!'(,6! 5!:#&5!.' tablit une demande d0achats 1%A2 prcisant les
"ualits et les "uantits des articles * acheter ainsi "ue les dlais de livraison
souhaits et sont transmises au suprieur hirarchi"ue pour approbation.
L!% %.$2',!.'% 9,2'#'69,1.!% 5!% %!'(,6!% 5!:#&5!.'% centralisent et
valident les demandes et les transmettent au %.A.A.
(chats stocks 9
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% vu la rgularit de
consommation de ces produits4 constitue un stoc3 minimum et le
rapprovisionnement se fait de manire priodi"ue.
19/09/14 09:28 40
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 2
C-&%.0"#",-& !" 69-,) 5!% 7-.'&,%%!.'%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
&btenir le meilleur
Le %.A.A et le service demandeur
des ores.
R8+0! 5! +!%",-&
D3ROULEMENT
prix "ui est transmise aux fournisseurs 16 au moins2. La demande de prix doit
indi"uer la date prvue de la rception des ores et la date prvue de
livraison.
fournisseurs4 tablit un tableau comparatif des prix et le transmet au service
demandeur pour con5rmation du choix du fournisseur.
(chats stocks 9
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% s0approvisionne directement
auprs des fournisseurs et assume la responsabilit des produits achets.
19/09/14 09:28 41
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 3
L#&6!:!&" 5!% C-::#&5!%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
besoins exprims.
Le %.A.A est responsable de la
passation des marchs et du
R8+0! 5! +!%",-&
D3ROULEMENT
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% tablit un bon de
commande prnumrot.
L! 69!7 5. D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% signe les bons
de commande seul si la valeur de la commande n0excde pas -..... %hs
dans le cas contraire le bon de commande est contresign par le directeur
gnral 1ou par la direction administrative et 5nancire en l0absence du %=2.
commande signs au fournisseur 1@ copie24 transmet au bureau comptabilit
et 5nance une copie4 l0original est class au %.A.A.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% assure le suivi des
commandes sur la base d0un tat de suivi des commandes dit par
l0application de gestion des commandes "ui permet de sortir tous les bons de
commande en cours.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% sur la base de l0tat
dit relance les fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison
prvue.
19/09/14 09:28 42
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 4
R26!$",-&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
traites.
Le magasinier est responsable de
la rception de la livraison.
R8+0! 5! +!%",-&
commandes.
D3ROULEMENT
(chats stocks 9
tablit en 6 exemplaires un bon de rception4 dat4 sign et prnumrot du
carnet des bons de rception.
Le (R tablis est sign conjointement par le magasinier et l0acheteur et il est
transmis au dpartement achats et approvisionnements.
(chats de ser:ices 9
L! %!'(,6! 5!:#&5!.' signe la facture des prestations de services en guise
de rception.
19/09/14 09:28 4"
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 5
C-&"'/0! 5!% 7#6".'!%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
factures.
R8+0! 5! +!%",-&
commandes et rceptions et elles doivent 7tre exhaustivement achemines *
la comptabilit.
D3ROULEMENT
(chats stocks 9
L! %!6'2"#',#" 5! 0# 5,'!6",-& +2&2'#0! re8oit les factures des fournisseurs4
les enregistre sur un registre des factures re8ues et les transmet au
dpartement achats et approvisionnements.
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% vri5e la facture4
La correspondance entre la facture et le bon de rception
L0exactitude des calculs arithmti"ues 1multiplications4 additions4 'DA4 etc.2
eectus4 transmet le dossier d0achat 1(C4 (L4 (R et la facture2 * la
comptabilit pour enregistrement comptable.
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% vri5e la facture4
de commande 1"uantit4 "ualit et prix2 >
19/09/14 09:28 44
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
eectus4 transmet le dossier d0achat 1(C4 (L4 (R et facture2 * la comptabilit
pour enregistrement comptable.
E"#$! 4 6
E&'!+,%"'!:!&" 6-:$"#b0!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Assurer la comptabilisation de
toutes les factures.
Le bureau comptabilit et
5nance est responsable de cette
tape
R8+0! 5! +!%",-&
D2'-.0!:!&"
rclame les documents man"uants.
commande.
!roduits stocks 9
L=#69!"!.' tablit un bon de caisse 1dont le montant ne peut 7tre suprieur *
@..... %hs2 pour les achats programms "u0il transmet * son responsable
hirarchi"ue et au directeur administratif et 5nancier pour validation et
transmission * la caisse.
L! '!%$-&%#b0! C#,%%! re8oit le bon de caisse dMment sign et dblo"ue le
montant correspondant au responsable des achats en attente de la facture
fournisseur. A la rception de la facture le caissier enregistre la dpense sur le
19/09/14 09:28 4#
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
registre de caisse et transmet le tout * la comptabilit pour prise en charge
comptable.
E"#$! 4 7
C-&"'/0! 5. %"-6?
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
%isposer d0un inventaire
permanent des stoc3s.
approvisionnement est
R8+0! 5! +!%",-&
Les stoc3s doivent 7tre rgulirement suivis et correctement valus.
D2'-.0!:!&"
!roduits stocks et non stocks 9
- Le code et la rfrence du produit >
- Le nom du demandeur >
- Le service demandeur.
Le () est tabli en 6 exemplaires4 un transmis au gestionnaire pour mise * jour
de l0inventaire permanent4 un destin au demandeur et le dernier gard au
magasin.
19/09/14 09:28 4$
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
LLII. CONTR@LES CL3S DE LA PROC3DURE
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
D.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",
-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
V2',A6#",-&
5! 0# '2#0,"2
!" 5!
0B-$$-'".&,"
2 5!%
b!%-,&%
!)$',:2%
Responsable
hirarchi"ue
du service
demandeur
%emande
du service
utilisateur
Disa sur la
demande
)uite *
cha"ue
expression
du besoin
Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns
E"#b0,%%!:!
&" 5=.&
"#b0!#.
6-:$#'#",7
5!% $',)
%.A.A
'ableau
Comparatif des
prix
Disa sur le
tableau
comparatif des
prix
)uite *
cha"ue
consultation
Gettre en
concurrence
les fournisseurs
C-&"'/0! 5!%
'26!$",-&%
Gagasinier (on de
rception
Elaboration d0un
(R
prnumrot4
dat et sign
par le
rceptionnaire
A l0occasion
de cha"ue
rception
$h?si"ue
)0assurer "ue
la ralit des
achats de
produits
stoc3s
V2',A6#",-&
D! 0#
7#6".'!
%.A.A
/acture
(L#(R#(C
Disa sur facture
%s
rception
des factures
fournisseur
Eviter les
erreurs de
comptabilisatio
n
A&&.0#",-&
5!% 5-.b0!%
5!% 7#6".'!%
%.A.A
/actures
fournisseurs
Apposition de la
mention
9duplicata ; sur
le double des
factures
%s
rception
des factures
fournisseur
Eviter les
doubles
paiements
19/09/14 09:28 4%
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
LLIII. CONTR@LES NON PR3VUS DE LA PROC3DURE
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",
-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
A""',b.",-&
#.) 7#6".'!%
5=.& &H
69'-&-0-+,1
.!
D.A.A
F#6".'!%
7-.'&,%%!.'%
A""',b.",-&
5=.& NH
69'-&-0-+,1.!
%s
rception
des factures
fournisseur
Dri5er la
s"uence et
l0exhaustivit
des
enregistrement
s
19/09/14 09:28 48
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
LII. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!&" E:!""!.' N-:b'
!
D!%",&#"#,'
!
M-5! P2',-5,6,"2 L,!.
D!:#&5!
5=#69#"
)ervice
demandeur
H %AA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
)ervice
demande
ur
D!:#&5! 5!
$',)
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
OJ'!%
7-.'&,%%!.'%
/ournisseur
s
@ DAA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
T#b0!#.
6-:$#'#",7
5!% $',)
%AA @
)ervice
demandeur
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
B-& 5!
6-::#&5!
%AA 6
F-.'&,%%!.'
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
B-& 5!
0,('#,%-&
/ournisseur @
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
B-& 5!
'26!$",-&
Gagasinier I
F-.'&,%%!.'
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
Gagasin
%AA
(ureau
comptabl
e
F#6".'!%
/ournisseur
s
Au
moins
deux
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
L!""'! 5!
6-&"!%"#",-
&
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
B-& 5!
%-'",!
Gagasinier 6
DAA
)ervice
demandeur
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
Gagasin
%AA
)ervice
demande
ur
19/09/14 09:28 49
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
LLIV. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROC3DURE
!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+,$
. Les achats de consommables sont constitus par tous les biens
consomms par l0entreprise au cours de son activit.

#& Les charges enregistres durant l0exercice "ui correspondent *
$& Les consommations de l0exercice non encore comptabilises
&,'-%.E$ C%&!'()LE$
Les achats de consommables sont enregistrs hors 'DA dductible.
19/09/14 09:28 #0
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
$C-,&($ ./,CR"'+RE$ C%&!'()LE$
J@H
Compte de
charge
concern
II@K
/ournisseur
/acture non
parvenue
II@@
/ournisseur
-@
'rsorerie
Actif
Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture

A

A
Rglement du
fournisseur

A A
Rception du
bien ou service
fait
/acture non
re8ue * la
cl+ture

(

(
Rception de la
facture aprs
cl+ture

(

(
Rglement du
fournisseur

( (

AL( ( ( AL( AL(
AL(
Constatation
de
la charge
Compte de
rgularisatio
n sold
%ette
/ournisseur
solde aprs
rglement
Constatati
on du
rglement
19/09/14 09:28 #1
SODERS
APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Mai 2001
LIII. SG%"8:! 5=,&7-':#",-&
APPLICATION DE
GESTION DES
APPROVISIONNEMENT
S ET STOCKS
)aisie des
commandes
)aisie des entres
Edition des commandes en
cours
)aisie des sorties
stoc3
)aisie des coMts
d0achats
stoc3s
19/09/14 09:28 #2
Procdure :
Achats de prestations de services
Avril 2001
II.
PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
19/09/14 09:28 #4
Procdure :
Avril 2001
I. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus administratif
des achats de prestations de services et ses implications
comptables.
II. E"#$!%
La procdure des achats de prestations de services sera dcrite par
. Rception ;
. Enregistrement comptable

III. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. Direction technique ;
. Magasin prestations de services ;
E)"!'&!%
. Fournisseurs.
19/09/14 09:28 ##
Procdure :
Avril 2001
IV. FLO* CHART
E"#$! DG DAA SM D,'!6",-&% S!'(,6!% BC F-.'&,%%!.'%
d0achat
au %AA
fournisseurs
Rception des ores
fournisseurs
comparatif des prix
fournisseur
%A
%A
%A
%.
$rix
&res
'ableau
comparatif
Choix
fournisseur
'ableau
comparatif
19/09/14 09:28 #$
Procdure :
Avril 2001
E"#$! DG DAA SM D,'!6",-&% S!'(,6!% BC F-.'&,%%!.'%
Etablissement du (C
)ignature du (C
fournisseur
Rception des prestations
Etablissement du $D de
rception
'ransmission * la compta.
(C
)i (C,-..... %hs
(C
(C
(L
$D
(L
/act.
/act.
(R
$D
(C
Comptabilisation
19/09/14 09:28 #%
Procdure :
Avril 2001
E"#$! 4
1
E)$'!%%,-& 5. b!%-,&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre l0approvisionnement en
prestations de services
ncessaires.
exprims.
R8+0! 5! +!%",-&
Les demandes d0achats doivent 7tre valides et correspondre * un besoin rel .
D3ROULEMENT
L! %!'(,6! 5!:#&5!.' tablit une demande d0achats 1%A2 prcisant :
- Le dtail techni"ue de la prestation >
- Les scurits * prendre par le prestataire >
- La priode d0intervention souhaite >
- Pne proposition de fournisseur.
pour approbation et signature. )i la valeur de la demande d0achat est
suprieure * @..... %hs le visa du directeur techni"ue est re"uis. La %A
signe est remise au %AA.
19/09/14 09:28 #8
Procdure :
Avril 2001
E"#$! 4 2
C-&%.0"#",-& !" 69-,) 5!% 7-.'&,%%!.'%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
&btenir le meilleur
Le %.A.A et le service demandeur
des ores.
R8+0! 5! +!%",-&
D3ROULEMENT
prix "ui est transmise aux fournisseurs 16 au moins2. La demande de prix doit
indi"uer la date prvue de la rception des ores et la priode d0intervention .
fournisseurs4 tablit un tableau comparatif des prix portant les prcisions
suivantes :
- Le nom du fournisseur >
- Les informations sur sa capacit 5nancire >
- Les garanties "u0il peut orir >
- La "ualit du travail "u0il ore.
Et le transmet au service demandeur pour con5rmation du choix du
fournisseur.
L# 5,'!6",-& "!69&,1.! a le droit d0arbitrage en de dsaccord entre le
dpartement des achats et approvisionnements et le service demandeur sur le
choix du fournisseur.
19/09/14 09:28 #9
Procdure :
Avril 2001
E"#$! 4 3
L#&6!:!&" 5!% C-::#&5!% -. P#%%#",-& 5!%
:#'692%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
besoins exprims.
Le %.A.A est responsable du
R8+0! 5! +!%",-&
D3ROULEMENT
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% dite en trois exemplaires
un bon de commande prnumrot contenant :
- Le dtail techni"ue de la prestation >
- Les scurits * prendre par le prestataire >
- La priode d0intervention >
- Le prix de la prestation >
- Les modalits de paiement.
L! 69!7 5. D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% %,+&! le bon de
commande et le transmet pour signature au :
- =estionnaire de stoc3s >
- Responsable de la maintenance >
- %irecteur techni"ue si la valeur de la commande est suprieure *
@..... %hs >
- %irecteur gnral si la valeur de la commande est suprieure * -.....
%hs.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% transmet les bons de
commande signs au fournisseur 1@exemplaire2 contre un accus de
rception4 au bureau comptable 1@ exemplaire24 le dernier exemplaire est
class par le %.A.A.
19/09/14 09:28 $0
Procdure :
Avril 2001
19/09/14 09:28 $1
Procdure :
Avril 2001
E"#$! 4 4
R26!$",-&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
traites.
Le service entretien et travaux
neufs est responsable de la
rception de la livraison.
R8+0! 5! +!%",-&
commandes .
D3ROULEMENT
L! %!'(,6! !&"'!",!& !" "'#(#.) &!.7% s0occupe du suivi du chantier et de
la rception "ualitative des travaux.
L! %!'(,6! !&"'!",!& !" "'#(#.) &!.7% re8oit d5nitivement les travaux et
tablit le procs verbal sign par lui et par le maRtre d0ouvrage et transmis * la
direction techni"ue pour validation.
Le $D doit contenir :
- Le numro du projet >
- Le numro de la commande >
- Le descriptif des travaux raliss >
- L0avis "ualitatif et techni"ue du maRtre d0ouvrage >
- Les rserves le cas chant.
19/09/14 09:28 $2
Procdure :
Avril 2001
E"#$! 4 5
C-&"'/0! 5!% 7#6".'!%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
factures.
R8+0! 5! +!%",-&
commandes et rceptions et elles doivent exhaustivement 7tre achemines *
la comptabilit.
D3ROULEMENT
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% vri5e la facture4
La correspondance entre facture4 $D de rception d5nitive et bon de
commande 1"uantit4 "ualit et prix2 >
eectus4 transmet le dossier d0achat 1(C4 $D de rception et la facture2 * la
comptabilit pour enregistrement comptable.
19/09/14 09:28 $"
Procdure :
Avril 2001
E"#$! 4 6
E&'!+,%"'!:!&" 6-:$"#b0!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
sont comptabilises.
Le bureau comptabilit et
5nance est responsable de cette
tape
R8+0! 5! +!%",-&
D2'-.0!:!&"
$D de rception4 etc.2 du %AA4 contr+le l0exhaustivit de ces documents et
rclame les documents man"uants.
$D de rception4 tablit un bordereau de comptabilisation 1"ui comporte le nE
commande.
19/09/14 09:28 $4
Procdure :
Avril 2001
VI. CONTR@LES CL3S DE LA PROC3DURE
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
D.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",
-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
V2',A6#",-
& 5! 0#
'2#0,"2 !"
5!
0B-$$-'".&,
"2 5!%
b!%-,&%
!)$',:2%
Responsable
hirarchi"ue
du service
demandeur
%emande
du service
utilisateur
Disa sur la
demande
)uite *
cha"ue
expression
du besoin
Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns
E"#b0,%%!:!&
" 5=.&
"#b0!#.
6-:$#'#",7
5!% $',)
%.A.A
'ableau
Comparatif des
prix
Disa sur le
tableau
comparatif des
prix
)uite *
cha"ue
consultation
Gettre en
concurrence
les fournisseurs
C-&"'/0!
5!%
'26!$",-&%
)ervice
entretien et
travaux
neufs
)ervice
demandeur
$D de
rception
Elaboration d0un
$D de rception
A l0occasion
de cha"ue
rception
)0assurer "ue
la ralit des
achats des
prestations
fournies
V2',A6#",-
&
5! 0#
7#6".'!
%.A.A
/acture
(L#$D#(C
Disa sur facture
%s
rception
des factures
fournisseur
Eviter les
erreurs de
comptabilisatio
n
A&&.0#",-&
5!%
5-.b0!%
5!%
7#6".'!%
D.A.A
F#6".'!%
7-.'&,%%!.'%
A$$-%,",-& 5!
0# :!&",-&
E5.$0,6#"# F
%.' 0! 5-.b0!
5!% 7#6".'!%
%s
rception
des factures
fournisseur
E(,"!' 0!%
5-.b0!%
$#,!:!&"%
19/09/14 09:28 $#
Procdure :
Avril 2001
VII. CONTR@LES NON PR3VUS DE LA PROC3DURE
C-&"'/0!%
A."!.'
D.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",
-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
A""',b.",-&
#.) 7#6".'!%
5=.& &H
69'-&-0-+,1
.!
D.A.A
F#6".'!%
7-.'&,%%!.'%
A""',b.",-&
5=.& NH
69'-&-0-+,1.!
%s
rception
des factures
fournisseur
Dri5er la
s"uence et
l0exhaustivit
des
enregistrement
s
19/09/14 09:28 $$
Procdure :
Avril 2001
LIV. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!&" E:!""!.' N-:b'
!
D!%",&#"#,'
!
M-5! P2',-5,6,"2 L,!.
D!:#&5!
5=#69#"
)ervice
demandeur
H %AA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
)ervice
demande
ur
D!:#&5! 5!
$',)
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
OJ'!%
7-.'&,%%!.'%
/ournisseur
s
@ DAA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
T#b0!#.
6-:$#'#",7
5!% $',)
%AA @
)ervice
demandeur
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
B-& 5!
6-::#&5!
%AA 6
F-.'&,%%!.'
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
B-& 5!
0,('#,%-&
/ournisseur H
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
PV 5!
'26!$",-&
)ervice
entretien
et travaux
neufs
)ervice
demandeur
I
F-.'&,%%!.'
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
)ervice
demande
ur
%AA
(ureau
comptabl
e
F#6".'!%
/ournisseur
s
Au
moins
deux
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
L!""'! 5!
6-&"!%"#",-
&
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
19/09/14 09:28 $%
Procdure :
Avril 2001
VIII. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROC3DURE
!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+,$

%& Les charges enregistres durant de l0exercice "ui correspondent
* des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit
8& Les prestations de l0exercice non encore comptabilises pour
des raisons diverses 1en particulier4 factures non re8ues2
&,'-%.E$ C%&!'()LE$
Les achats de prestations de services sont enregistrs hors 'DA
dductible.
$C-,&($ ./,CR"'+RE$ C%&!'()LE$
19/09/14 09:28 $8
Procdure :
Avril 2001

J
Compte de
charge
concern

II@K
/ournisseur
facture non
parvenue

II@@
/ournisseur

-@
'rsorerie
Actif
Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture

A

A
Rglement du
fournisseur

A A
Rception du
bien ou service
fait
/acture non
re8ue * la
cl+ture

(

(
Rception de la
facture aprs
cl+ture

(

(
Rglement du
fournisseur

( (

AL( ( ( AL( AL(
AL(
Constatation
de
la charge
Compte de
rgularisatio
n sold
%ette
fournisseur
solde aprs
rglement
Constatati
on du
rglement
19/09/14 09:28 $9
Direction Coerciale Cycle : VENTES C!IENTS
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
PRELIMINAIRE
I.
STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
1. ORGANIGRAMME
2. DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES
II.
PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
1"#0"#1$0"%2& $9
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
I. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus des ventes4 le
contr+le4 lFimputation et la validation des critures comptables.
II. E"#$!% 5! 0# $'-625.'!
La procdure des ventes sera dcrite par rfrence aux principales
tapes suivantes :
'raitement et excution des commandes ;
5estion des bons de li:raison ;
Expditions ; Li:raisons ;
5estion des retours ;
0acturation ;
Recou:rement clients ;
Enregistrement comptable ;
(nal<se des comptes clients
III. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. Direction commerciale ;
. Direction qualit
. Service logistique ;
. Bureau administration des ventes ;
. Bureau comptable.
E)"!'&!%
. lients ;
. !ransporteurs.
1"#0"#1$0"%2& %0
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
IV. F0-M 69#'"
T'#,"!:!&" !" !)26.",-& 5!% 6-::#&5!%
E"#$! DG DC DQ S.LOG BAV BC C0,!&"
Rception des commandes
tablissement des 5ches de
commande tlphoni"ues
'ransmission pour aectation
des lots
des camions# chaueurs
Retour des 5ches de commande
compltes * la %C
Etablissement des (L
Etablissement des feuilles de
routes
FCT
FCT
FCT
FCT
BL
FR
G!%",-& 5!% '!"-.'%
E"#$! DG DC DQ S.LOG BAV BC C0,!&"
Rclamation
Retour sur ventes
tablissement des bons de
retours
Contr+le4 acceptation ou
refus du retours
)aisie du bon de retour
accept
Etablissement des avis de
crdit
DR
DR
DR
DR
A(,%
6'25,"
1"#0"#1$0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it %1
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
F#6".'#",-&
E"#$! DG DC DAF S.LOG BAV BC C0,!&"
'enue des 5ches de stoc3
validation des (L
Edition des (L
/acturation automati"ue
Comptabilisation des ventes
Calcul et dition mensuelle
des ristournes
Dalidation des ristournes *
accorder
R#$$'-69!:!&"
BL %#,%,% !"
A69!% 5! %"-6?
BL
BL
FS
F#6".'!
'tat
ristournes
Int*+ration a'toati,'e
R!6-.('!:!&"
E"#$! DG DC DAF C#,%%! BAV BC C0,!&"
Collecte des rglements
et enregistrement sur les
registres correspondants
Remise des espces en caisse
et tablissement des titres de
recettes
Contr+le par le %A/ des
mo?ens de paiement et de
leur cohrence avec les
registres
Enregistrement des
encaissements
E&'!+,%"'!:!&"
5!% !&6#,%%!:!&"%
%.' 0!% '!+,%"'!%
R8+0!:!&"
!%$86!
A."'!% :-G!&%
5! $#,!:!&"
E&'!+,%"'!:!&"
%.' 0! '!+,%"'!
6#,%%!
R!+,%"'!
!%$86!
E%$86!%
TR
TR
M-G!&%
$#,!:!&"
R!+,%"'!%
R!+,%"'!%
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
V. D2'-.0!:!&" #5:,&,%"'#",7 5! 0# $'-625.'!
E"#$! 4
1
T'#,"!:!&" !" !)26.",-& 5!% 6-::#&5!%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre le traitement des
commandes clients re8ues par la
socit.
La direction commerciale
R8+0! 5! +!%",-&
Les commandes doivent 7tre exhaustivement traites4 dans les dlais et
conformment aux conditions prvues.
D2'-.0!:!&"
L# D,'!6",-& C-::!'6,#0! re8oit cha"ue jour les commandes clients par
tlphone. Ces commandes sont consignes dans des 95ches de commandes
tlphoni"ues ; tablies en deux exemplaires pour les grossistes et les dp+ts
)oders 1ventes fermes et non modi5ables2. Ces 5ches4 une fois compltes
sont transmises au service "ualit.
Les ventes en tourne ne font pas l0objet de commandes4 les (L sont tablis
manuellement sur un carnet * "uatre souche en cours de tourne. 1C/ tape
gestion des (L2.
L! %!'(,6! 1.#0,"2 re8oit les 5ches de commandes et procde * l0aectation
des lots aux commandes4 complte les 5ches de commandes et les transmet *
la logisti"ue.
L! %!'(,6! 0-+,%",1.! tablit un planning hebdomadaire ou il prvoit :
- Les tonnages * livrer >
- Les axes * servir >
- Les camions >
- Les jours4 heures de dpart et retours.
1"#0"#1$0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it %"
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
D2'-.0!:!&" ;S.,"!<
L! %!'(,6! 0-+,%",1.! re8oit tous les jours 1en 5n de matine2 les 5ches de
commandes et procde * l0aectation des camions et chaueurs en fonction
du planning hebdomadaire et des disponibilits relles et accomplit le
transfert des lots * expdier. Les 5ches de commandes sont compltes de
ces informations et sont retournes * la direction commerciale.
En 5n de semaine4 le planning doit 7tre rapproch du rel avec la production4
les carts doivent 7tre anal?ss et justi5s.
L# 5,'!6",-& 6-::!'6,#0! re8oit les 5ches de commandes dMment
compltes :
- Les commandes fermes font l0objet de l0tablissement de bons de livraison
informati"ues nominatifs4 sont inscrites sur le cahier des ventes et sont
totalises par axes 1un axe est une tourne ralise par un camion et
cha"ue destination appartient * un axe2.
La saisie des (L informati"ues permet l0dition des feuilles de route remises
aux chaueurs de chacun des axes.
- Les commandes provisoires sont inscrites sur le cahier des ventes et au
retour des camions elles sont dtailles en fonction des (L manuels
nominatifs mis en cours de tourne. Elles font alors4 l0objet de (L
informati"ues nominatifs.
Les retours sur ventes constats sont noti5s sur la 5che de commande
provisoire /s et rgion et font l0objet d0un bon de retour sur ventes
informati"ue pour restitution dans le stoc3.
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
E"#$! 4 2 G!%",-& 5!% b-&% 5! 0,('#,%-&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre la livraison de
lFexhaustivit des commandes
enregistres.
La direction Commerciale.
R8+0! 5! +!%",-&
Les livraisons doivent 7tre faites conformment aux commandes et 7tre
exhaustivement enregistres
D2'-.0!:!&"
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% dtient et gre les
carnets de (L manuels sur un registre prvu * cet eet. Les carnets doivent
7tre retirs auprs du magasin suivant l0ordre croissant des numros. A cha"ue
sortie4 le registre de gestion des carnets de (L doit 7tre renseign carnet par
carnet par le responsable du magasin et doit 7tre sign par la personne du
commercial "ui retire les carnets.
L# 5,'!6",-& 6-::!'6,#0! tient un registre identi"ue de manire * pouvoir
identi5er * tout moment les dtenteurs des dirents carnets en cours
d0utilisation. En 5n de tourne cha"ue commercial doit remettre son carnet
dans son casier personnel.
'ous les carnets termins doivent 7tre retourns au magasin.
Les s"uences des carnets retourns sont inscrites sur les registres de suivi de
fa8on * s0assurer de l0exhaustivit des carnets mis en service. Les registres
doivent galement 7tre signs par le commercial "ui retourne les carnets.
Les carnets usags sont archivs au magasin suivant l0ordre s"uentiel des
numros.
L# D,'!6",-& G2&2'#0! nomme les personnes de la direction commerciale
habilites * rdiger les bons de livraison manuels.
1"#0"#1$0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it %#
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
D2'-.0!:!&" ;S.,"!<
L!% 6-::!'6,#.) 9#b,0,"2% tablissent les (L en cin" exemplaires :
- @: (lanc : chaueur retourn sign pour la facturation
- H: (leu : Client
- 6: Rose : Commercial
- I: Dert : $roduction
- -: !aune : )ouche
'outes les Sones du bon manuel doivent 7tre renseignes et les bons de
livraison doivent obligatoirement 7tre signs du :
- commercial
- client
- chaueur livreur
Les bons annuls doivent 7tre barrs4 annots de la mention 9annul ; et
conserv dans le carnet * souches.
L# D,'!6",-& G2&2'#0! nomme les personnes de la direction commerciale
habilites * saisir les bons de livraison.
L!% 6-::!'6,#.) 9#b,0,"2% procdent * la saisie des (L nominatifs. La saisie
se fait sur la base des 5ches tlphoni"ues et des (L manuels originaux
comportant toutes les informations 1Client4 Rfrences4 Ouantits4 NE de lot4
Bdenti5cation camion et chaueur4 etc.2
A l0issu de la saisie4 le numro de lot est inscrit sur les 5ches de commandes
pour faciliter les contr+les.
Les (L sont dits en I exemplaires :
- Pn exemplaire pour le client >
- Pn exemplaire pour le transporteur#livreur "ui le fait viser par le client et le
retourne pour accuser rception de la livraison >
- Pn exemplaire pour le gardien pour le contr+le des sorties de
marchandises >
- Le dernier exemplaire est gard * la direction commerciale pour classement
dans un classeur chronologi"ue par s"uence.
'outes les annulations doivent 7tre justi5es par l0insertion d0une feuille
indi"uant le numro du bon et la raison de l0annulation.
La saisie des (L manuels doit se faire * partir des originaux et non * partir du
cahier des commandes.
Ces originaux sont4 aprs inscription dans le cahier des commandes par les
commerciaux a?ant ralis les ventes4 placs dans la boite 9* saisir ;. 'outes
les Sones du (L doivent 7tre saisies 1? compris le NE du lot et le rappel du NE
du (L manuel2.
%s "ue la saisie est termine4 le tampon 9saisie ; doit 7tre mis sur le (L et le
numro informati"ue attribu au (L manuel doit 7tre inscrit en haut * droite du
(L manuel avant transmission au service facturation.
Le (L informati"ue correspondant au (L manuel est dit en un seul
exemplaire pour le classeur chronologi"ue.
1"#0"#1$0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it %$
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
E"#$! 4 3 G!%",-& 5!% '!"-.'%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre le suivi de toutes les
marchandises retournes. Le service commercial.
R8+0! 5! +!%",-&
Les retours doivent 7tre justi5s et exhaustivement traits.
D2'-.0!:!&"
1. LES RETOURS AVARI3S
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% dtient et gre les
carnets de demandes de retour sur un registre prvu * cet eet. Les carnets
doivent 7tre retirs auprs du magasin suivant l0ordre croissant des numros. A
cha"ue sortie4 le registre de gestion des carnets de demandes de retour doit
7tre renseign carnet par carnet par le responsable du magasin et doit 7tre
sign par la personne du commercial "ui retire les carnets.
L# 5,'!6",-& 6-::!'6,#0! tient un registre identi"ue de manire * pouvoir
identi5er * tout moment les dtenteurs des dirents carnets en cours
d0utilisation. En 5n de tourne cha"ue commercial doit remettre son carnet
dans son casier personnel.
'ous les carnets termins doivent 7tre retourns au magasin.
Les s"uences des carnets retourns sont inscrites sur les registres de suivi de
fa8on * s0assurer de l0exhaustivit des carnets mis en service. Les registres
doivent galement 7tre signs par le commercial "ui retourne les carnets.
Les carnets usags sont archivs au magasin suivant l0ordre s"uentiel des
numros.
L!% #%%,%"#&6!% 5! 0# 5,'!6",-& 6-::!'6,#0! tablissent les demandes de
retour en "uatre exemplaires :
- @: (lanc : Comptabilit pour tablissement de l0avis de crdit
- H: (leu : Client aprs acceptation du retour par le service "ualit
- 6: Rose : $roduction pour suivi des retours
- I: !aune : )ouche garde au commercial
'outes les rubri"ues de la demande de retour accepte doivent 7tre
renseignes pour "u0elles puissent 7tre prises en compte
Les demandes annules doivent 7tre barres4 annots de la mention
9annul ; et conserv dans le carnet * souches.
L! '!%$-&%#b0! 1.#0,"2 procde au contr+le des retours4 en prsence du
commercial4 accepte ou refuse le retour et signe la demande de retour.
1"#0"#1$0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it %%
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
D2'-.0!:!&" ;S.,"!<
L! '!%$-&%#b0! 1.#0,"2 est responsable de la destruction de la marchandise
avarie. Aprs comptage la marchandise avarie doit 7tre grsille avant la
signature de la %R.
L!% #%%,%"#&"!% 6-::!'6,#0!% procdent * la saisie des %R nominatives. La
saisie se fait sur la base des demandes de retours dMment signes comportant
toutes les informations 1NE du bon manuel4 Client4 Rfrences4 Ouantits4 NE de
lot4 Bdenti5cation camion et chaueur4 etc.2 4 les ditent et es transmettent au
bureau administration des ventes.
L! b.'!#. 5! 0=#5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% tablit l0avis de crdit sur le"uel
sont ports les numros de %R manuelle et informati"ue.
%s "ue la saisie est termine4 le tampon 9saisie ; doit 7tre mis sur la %R
Les avis de crdit sont4 au m7me titre "ue les ristournes4 dduits du rglement
de la facture de 5n de mois.
Lors"u0un client paie comptant4 le remboursement du retour doit 7tre dduit
sur livraison suivante.
En aucun cas4 les remboursements 1espce2 sur place ne doivent 7tre accords
avant acceptation du retour par les responsables commerciaux et "ualit.
L# 5,'!6",-& 6-::!'6,#0! dite cha"ue dcade un tat des ventes et des
retours remis * la production pour approbation de l0exactitude des sorties.
2. LES RETOURS SUR VENTES
les retours sur ventes sont grs suivant la m7me procdure des retours
avaris * ces exceptions prs :
- Les carnets de demande de retours sur ventes sont grs sparment par
nature de retour 4 ils sont tenus au commercial >
- Le comptage des retours se fait en prsence du commercial4 du
responsable de la chambre froide et du gardien.
- Les bons de retours sur ventes sont mis en deux exemplaires 1un pour la
logisti"ue et le deuxime pour le commercial2
- Le responsable de la chambre froide contr+le la temprature4 la "ualit et
les numros des lots > tout lot non conforme aux normes de "ualit )oders
doit 7tre dtruit.
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
E"#$! 4 4 F#6".'#",-&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre la facturation de
lFexhaustivit des commandes
excutes.
Le bureau de l0administration des
ventes.
R8+0! 5! +!%",-&
Les ventes doivent 7tre exhaustivement factures4 selon les conditions
prvues.
D2'-.0!:!&"
L# 5,'!6",-& 6-::!'6,#0! procde "uotidiennement au :
- Rapprochement des (L saisis avec la 5che de stoc3 tenue par la logisti"ue
et le cahier de ventes tenu par le commercial4
- Corrections ventuelles et matrialisation des contr+les4
- Dalidation des (L.
L! b.'!#. 5! 0=#5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% prpare les factures. Le calcul
des factures se fait automati"uement suivant les critres d5nis dans les
modules gestion des clients et gestion des (L. L0accs * ces deux modules est
protg.
L# 5,'!6",-& 6-::!'6,#0! dite la liste des (L d5nitifs par produits cha"ue
dcade. Elle s0assure "ue cette liste correspond * celle tire journalirement
lors des contr+les avant validation des (L.
L! b.'!#. 5! 0=#5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% aprs ce contr+le dite les
factures par produit en deux exemplaires :
- L0original destin au client >
- Pn exemplaire archiv avec le (L sign du client et class par client.
L! b.'!#. 5! 0=#5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% calcule cha"ue 5n de mois les
ristournes * accorder sur le chire d0aaires net des retours et tablit les notes
de crdit des ristournes et retours.
Les taux de ristournes sont d5nis par client dans une liste approuve par la
%irection =nrale.
L! b.'!#. 5! 0=#5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% dite l0tat des ristournes *
accorder et le transmet pour validation * :
- La %irection Commerciale >
- La %irection Administrative et /inancire >
- La %irection =nrale.
L! b.'!#. 5! 0=#5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% eectue l0imputation des
ristournes par dduction sur la facture de la dernire dcade.
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
E"#$! 4 5 RECOUVREMENT
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre l0encaissement de
toutes les factures mises
Les responsables commerciaux
Le bureau de l0administration des
ventes.
R8+0! 5! +!%",-&
Les crances clients doivent 7tre recouvres exhaustivement et dans le
respect des modalits contractuelles.
D2'-.0!:!&"
L!% 6-::!'6,#.) collectent les rglements lors des livraisons. Le montant
et le mode du rglement doivent 7tre nots sur le (L.
'outes les informations relatives aux rglements sont portes avant saisie
sur :
- Le registre des espces
- Le registre des ch"ues
- Le registre des virements
Lors de rglements * crdit4 le client est tenu d0apposer son cachet et de
signer le (L en reconnaissance de dettes.
Le bureau administration des ventes doit s?stmati"uement refuser tous les
bons de livraison non rgls ne portant pas la signature et le cachet du
client.
Les mo?ens de paiement 1Ch"ues4 lettres de virement2 sont remis au
%irecteur /inancier pour contr+le et les espces sont dposes en caisse
contre dcharge.

L! D,'!6"!.' A&#&6,!' contr+le les mo?ens de paiement avec les registres et
les transmet au bureau de l0administration des ventes pour enregistrement
du rglement.
L! b.'!#. #5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% enregistre les rglements sur la base
des registres viss par le %irecteur /inancier et des titres de recettes 1pour les
espces2.
A cha"ue rglement enregistr correspond un numro de pice attribu
automati"uement.
A la 5n de la saisie4 le total des rglements de la journe 5gurant sur les
registres est rapproch au total de la saisie. Pn visa de contr+le est port *
c+t de cha"ue total.
L! b.'!#. #5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% assure le suivi du recouvrement des
crances par l0dition d0une balance Tge.
1"#0"#1$0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 80
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
E"#$! 4 6 E&'!+,%"'!:!&" 6-:$"#b0!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue toutes les ventes
sont conformes aux livraisons et
sont comptabilises.
Le bureau comptable
Le bureau administration des
ventes
R8+0! 5! +!%",-&
Les oprations de ventes doivent 7tre exhaustivement comptabilises et
D2'-.0!:!&"
L! b.'!#. #5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!%> suite au lancement de la facturation
et saisie des rglements4 transfert les donnes sur les ventes de son s?stme
vers le s?stme comptable4 et ce4 par le biais dFune interface permettant une
intgration automati"ue. Le journal des ventes est gnr automati"uement.
L! b.'!#. #5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% envoie en parallle au bureau
comptable les pices justi5catives des ventes du mois.
L! b.'!#. 6-:$"#b0! rapproche les dirents documents avec les donnes
intgres dans le s?stme comptable.
L! b.'!#. #5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% transmet * la comptabilit l0tat des
ristournes dMment sign par la %irection =nrale4 la %irection Commerciale et
la %irection Administrative et /inancire pour contr+le.
L! b.'!#. 6-:$"#b0! dite mensuellement la balance des ventes et la
rapproche * l0tat statisti"ue des ventes dit * partir du logiciel de
l0administration des ventes.
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
E"#$! 4 7 A&#0G%! 5!% C-:$"!% C0,!&"%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer de ralit et de
l0exhaustivit des crances clients
et suivre le recouvrement de ces
crances.
Le bureau administration des
ventes
R8+0! 5! +!%",-&
Les comptes clients doivent toujours 7tre justi5s
D2'-.0!:!&"
L! b.'!#. #5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!%> suite au lancement de la facturation
et saisie des rglements de la dcade procde * :
- L0dition des relevs clients * partir du logiciel de l0administration des
ventes4
- L0dition de la balance client4 * partir de la comptabilit gnrale4
- $ointage des factures avec les rglements4
- La dtermination des composants du solde de cha"ue compte client4
- L0laboration de la balance Tge4
- La vri5cation de la concordance des soldes de la balance Tge avec ceux
de la balance clients de la comptabilit gnrale4
- La transmission de la balance Tge4 "ui sert de base * la dtection des
factures en sourance4 tire en "uatre exemplaires * :
La %irection =nrale4
La %irection Administrative et /inancire4
La %irection Commerciale4
Le dernier tirage est gard au bureau administration des ventes.
L!% '!%$-&%#b0!% 6-::!'6,#.) sont responsables de la relance des
clients. Aucune procdure n0est instaure * cet eet.
L# 5,'!6",-& $!'%-&&!0 et contentieux prend en charges les dossiers clients
en cas de litiges.
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
VI. C-&"'/0!% 602% 5! 0# $'-625.'!
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
D.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#"
,-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
C-&"'/0! 5!%
6#'&!"% 5!
BL :#&.!0%
!&
6,'6.0#",-&
%AA
%C
Les registres
de gestion
des (L
Bnscription
des sorties
des carnets
et visa du
demandeur
A cha"ue
retrait de
carnet
Eviter les
dtournement
s
C-&"'/0! 5!%
BL :#&.!0%
!&
6,'6.0#",-&
%C (L
(arrer les (L
annuls et les
conserver
dans le
carnet
A cha"ue
annulation
de (L
$ermettre le
suivi des (L
en circulation
M#"2',#0,%#",
-& 5! 0#
%#,%,! 5!% BL
Assistantes
commercial
es
(L
Apposition du
cachet
9saisi ; sur
les (L saisis
Aprs
cha"ue
saisie
Eviter le
double
enregistreme
nt des (L
C-&"'/0! 5!%
6#'&!"% 5!
DR !&
6,'6.0#",-&
%AA
%C
Les registres
de gestion
des %R
Bnscription
des sorties
des carnets
et visa du
demandeur
A cha"ue
retrait de
carnet
Eviter les
dtournement
s
C-&"'/0! 5!%
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6,'6.0#",-&
%C %R
(arrer les %R
annul et les
conserver
dans le
carnet
A cha"ue
annulation
de %R
$ermettre le
suivi des %R
en circulation
C-&"'/0! 5!%
:#'69#&5,%!
% '!"-.'&2!%
N 0=.%,&!
$oste de
garde
RD Disa du RD
Lors de
cha"ue
retour de
marchandi
se
Eviter les
retours non
signals
C-&"'/0! 5!%
:#'69#&5,%!
% #(#',2!%
'!"-.'&2!%
%O %R Disa de la %R
Lors de
cha"ue
retour de
marchandi
se
)0assurer de
la "ualit et
de la "uantit
des
marchandises
retournes
D!%"'.6",-&
5!%
:#'69#&5,%!
% #(#',2!%
%O %R
=rsillation
des
marchandises
Lors de
cha"ue
retour
avari
Eviter la
vente de
marchandises
avaries
M#"2',#0,%#",
-& 5! 0#
%#,%,! 5!%
%C %R Apposition du
cachet
9saisi ; sur
Aprs
cha"ue
saisie
Eviter le
double
enregistreme
1"#0"#1$0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 8"
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
DR les %R saisies nt des %R
R#$$'-69!:
!&" 5!% DR
#(!6 0! BL
%O %R Disa de la %R
A cha"ue
rception
de %R
)0assurer de
la ralit des
retours
C-&"'/0!%
A."!.'
D.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#"
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D.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
R#$$'-69!:
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F,69! 5!
%"-6? !"
6#9,!' 5!%
(!&"!% ;BC<
%C (L Disa (L
'ous les
jours
)0assurer de
la ralit et
de
l0exhaustivit
des ventes
P'-"!6",-&
5. A69,!' 5!
7#6".'#",-&
;"#',7%<
)ervice
informati"ue
Application
administratio
n des ventes
Accs au
5chier
protg
A cha"ue
changeme
nt de
tari5cation
)0assurer de
la correcte
valuation
des ventes
C-&"'/0! 5!
0=2"#" 5!%
',%"-.'&!%
%=
%A/
%C
Etat des
ristournes
Disas de
l0tat des
ristournes
Cha"ue 5n
de mois
)0assurer "ue
toutes les
ristournes
sont justi5es
C-&"'/0! 5!%
!&6#,%%!:!&
"%
%A/
Registres des
eets4
ch"ues4
virements et
tats de
recettes
Disa des
registres
Cha"ue
jour
)0assurer de
l0exhaustivit
des
rglements
clients
Eviter les
dtournement
s
S.,(, 5!
6'2#&6!%
60,!&"%
%=
%A/
%C
(alance Tge
Disa de la
balance Tge
Cha"ue
dcade
)0assurer du
recouvrement
des crances
R#$$'-69!:
!&" 5!% BL
#.) 7#6".'!%
(AD
(L
/actures
Attacher les
(L aux
factures
Cha"ue
dcade
%tecter les
erreurs de
saisie
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
VII. C-&"'/0!% &-& $'2(.% $#' 0# $'-625.'!
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
D.
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2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
E&(-, 5!
'!0!(2%
:!&%.!0%
#.) 60,!&"%
(AD Relevs
Cha"ue
mois
Eviter les
litiges et les
ris"ues de
non:
recouvrement
A."-',%#",-&
5!% 520#,%
5!
'8+0!:!&"%
#66-'52%
#.) 60,!&"%
%= (alance Tge
Disa de la
balance Tge
Cha"ue
dcade
Crdit client
non conforme
* la politi"ue
d5nie par la
%=
E),%"!&6!
5=.&! E0,%"!
&-,'! F 5!%
60,!&"% N
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%C
(AD
Liste noire
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liste
Eviter le
ris"ue de
perte de
crances
B0-6#+!
#."-:#",1.!
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6-::#&5!%
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0,%"! &-,'!
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Liste noire
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perte de
crances
B0-6#+!
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" 5! 6'25,"
%C
(AD
(C Disa (C
Eviter le
ris"ue de
perte de
crances
1"#0"#1$0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 8#
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
VIII. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!&" E:!""!.' N-:b'
!
D!%",&#"#,'
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M-5! P2',-5,6,"
2
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F,69! 5!
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Logisti"ue
%C
Ganue
l
Cha"ue jour
Logisti"ue
%C
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%C H
Logisti"ue
%C
Ganue
l
Cha"ue jour
Logisti"ue
%C
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0-+,%",1.!
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Ganue
l
Cha"ue
semaine
Logisti"ue
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N-:,&#",7
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garde
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l
Cha"ue jour
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Ganue
l
Annuelle %C
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Logisti"ue H
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Livreur
Ganue
l
Logisti"ue
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Livreur -
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Ganue
l
Cha"ue
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BAV
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DR
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l
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6#'&!"% 5!
DR
%C @ DC Ganue
l
%C
1"#0"#1$0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 8$
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
DC
A(,% 5!
6'25,"
(an"ue H
BAV
%A/
Ganue
l
Cha"ue
mois
(AD
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l
Cha"ue
mois
(AD
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A'69,(#+!
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M-5! P2',-5,6,"
2
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Ganue
l
Cha"ue
mois
(AD
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%C H
DC
(AD
Ganue
l
Cha"ue
dcade
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Ganue
l
Cha"ue
dcade
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BAV
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l
Cha"ue
changement
de taux
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Client @
DAF
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Ganue
l
Cha"ue
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Comptabilit
(AD
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Caisse 6
BAV
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Ganue
l
Cha"ue jour
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Caisse
B#0#&6!
O+2!
(AD 6
DG
%A/
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Ganue
l
Cha"ue
dcade
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Comptabilit

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Ganue
l
Cha"ue
dcade
Comptabilit
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Comptabilit

@ DAF
Ganue
l
Cha"ue
mois
Comptabilit
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5!% (!&"!%
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DG
DAF
%C
Ganue
l
Av. Le @. de
cha"ue mois
%A/
R!0!(2%
60,!&"%
(AD 6 %A/
Ganue
l
Cha"ue
dcade
(AD
1"#0"#1$0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 8%
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
IL. D,%$-%,",7 6-:$"#b0! #$$0,1.2 N 0# $'-625.'!
!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+E$
Le chire d0aaires de la )oders est constitu du montant des aaires
ralises par lFentreprise avec les tiers dans lFexercice de son activit
professionnelle normale et courante.
Rductions sur ventes 1Rabais4 remises et ristournes accords2
%iminutions de prix prati"ues hors factures > elles comprennent les
rabais4 les remises et les ristournes hors factures.
Rabais : rductions prati"ues exceptionnellement sur le prix de vente
pralablement convenu pour tenir compte4 par exemple4 dFun dfaut de
"ualit ou de conformit des marchandises vendues.
Remises : rductions prati"ues habituellement sur le prix courant de
vente en considration4 par exemple4 de lFimportance de la vente et
gnralement calcules par application dFun pourcentage au prix
courant de vente.
Ristournes : rductions de prix calcules sur lFensemble des oprations
faites avec le m7me tiers pour une priode dtermine.

R25LE$ .=,4(L+('"%#
Les ventes sont enregistres hors 'DA.
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
$C-,&($ .=,CR"'+RE$ C%&!'()LE$
4entes >intgration automati?ue@
6IH@
Clients
K@
ventes
-@
'rsorerie
Constatation de la
vente
A A
Constatation du
rglement
A A
A A
)old
A
A
Ristournes >intgration automati?ue@
6IH@
Clients
K@HU
Ristournes#vente
s
-@
'rsorerie
Constatation ristournes A A
Constatation du
rglement
A A
A A
)old
A A
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
L. SG%"8:! 5=,&7-':#",-&
APPLICATION DES
VENTES
)aisie des (L Edition des (L
)aisie des retours Edition des factures
Etat des ristournes Edition des relevs clients
)aisie des
rglements
ventes
SYSTEME
COMPTABLE
Edition du grand livre
Edition de la balance clients
INTEGRATION AUTOMATIQUE
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
LI. R!6-::#&5#",-&%
ETABLISSEMENT DUN TAT DE BOUCLAGE COMMERCIAL
Gettre en place un tat mensuel de bouclage permettant de s0assurer
de l0exhaustivit des encaissements et des crances clients. Cet tat
pourrait se prsenter comme suit :
)olde crances clients au
.@#G#A
1balance clients2
A Encaissements du mois C
.@#G#A
1balance Tge2
(
Remise ch"ues et
eets
C@
Dersements d0espces CH
Ecart * justi5er A:( Direments bancaires C6
'otal grand livre des ventes D@
6.#G#A
%
'otal tat statisti"ue des
ventes
DH (alance clients %
Ecart * justi5er D@:DH (alance Tge %
Liste des (L cachets %
S-05!% '#$$'-692%
SR P
A QV1
S-05!% '#$$'-692%
SR P
C QD
V,%# BAV V,%# DAF V,%# DG
$our permettre l0instauration et la 5abilit de cet tat4 les rgles de
gestion suivantes doivent 7tre imprativement suivies :
Au retour des chaueurs # livreurs4 les feuilles de route doivent 7tre
pointes aux (L signs des clients. Les (L rgls doivent 7tre points
aux mo?ens de paiement 1ch"ue4 eet4 lettre de virement4 titre de
recettes pour les espces dposes pralablement en caisse2. Les (L
non rgls doivent faire l0objet d0un contr+le permettant de s0assurer
"u0ils portent la signature et le cachet du client en reconnaissance de
dette.
Le bureau administration des ventes doit s?stmati"uement refuser
tous les bons de livraison non rgls ne portant pas la signature et le
cachet du client.
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
Les valeurs encaisses doivent 7tre barres et annotes de la mention
9non endossable ;.
)paration claire entre caisse recettes et caisse dpenses. Bl doit 7tre
strictement interdit d0alimenter la caisse dpenses par les recettes
clients. Les fonds de la caisse recettes doivent 7tre verss en ban"ue
au plus tard le lendemain ouvrable de leur rception.
Cet tat de bouclage prpar par le bureau administration des ventes est
remis * la direction 5nancire appu? de toutes les pices justi5catives
suivantes :
(alance clients dbut et 5n de mois4
(alance Tge dbut et 5n de mois4
Etat statisti"ue des ventes4
=rand livre des ventes4
(ordereaux de remise de ch"ues et eets4
(ordereaux de versement d0espces en ban"ue4
Avis de virements bancaires4
La liste des (L du mois non rgls signe par le responsable du bureau
administration des ventes.
Le directeur 5nancier s0assure de la concordance des lments "ui lui
sont remis signe l0tat de bouclage et le remet * la direction gnrale
pour validation et signature.
INFORMATISATION DE LA GESTION DES CARNETS DE BL MANUELS
Cration d0un registre informati"ue partag par le %partement des
achats et approvisionnements et la %irection commerciale 1contre deux
registres manuels actuellement2 >
Accs du %partement des achats et approvisionnements pour
renseigner les carnets retirs du magasin >
Accs de la %irection commerciale pour renseignement des carnets
puiss et rendus >
Rapprochement informati"ue pour s0assurer "ue l0exhaustivit des (L
mis et facturs.
Procdure :
Ventes Clients
AVRI! 2001
INFORMATISATION DE LA GESTION DES CARNETS DES DEMANDES DE RETOURS

G7me traitement "ue les carnets de (L.
INFORMATISATION DU CALCUL DES RISTOURNES
%velopper les fonctionnalits de l0application de gestion des ventes de
manire * automatiser le calcul des ristournes. Cette application serait
alimente de toutes les informations ncessaires 1les clients concerns4 les
tarifs appli"us4 les seuils de chire d0aaires prd5nis4 etc.2 au calcul
des ristournes et permettrait l0dition mensuelle d0un tat exhaustif des
ristournes * accorder.
La protection de l0accs au s?stme permettrait par ailleurs de s0assurer du
respect des dcisions de la direction.
PROCDURE DE RELANCE ET DE DPRCIATION DES CLIENTS INSTALLER
La procdure de relance des clients mriterait d07tre formalise en
d5nissant les responsables4 les dlais4 la forme et les actions *
entreprendre en cas de non recouvrement.
Cette procdure 5xerait galement une politi"ue claire pour
l0enregistrement des crances en crances douteuses et des rgles
prcises de dprciation des comptes clients.
Service lo+isti,'e Cycle : !o+isti,'e
Procdure :
Gestion chambre froide
MAI 2001
PRELIMINAIRE
I.
1. ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
Procdure :
MAI 2001
I. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire la gestion de la chambre
froide et le processus d0expdition.
II. E"#$!% 5! 0# $'-625.'!
La procdure de gestion de la chambre froide sera par rfrence
aux principales tapes suivantes :
Recalcul du stock initial ;
5estion des entres de la chambre froide ;
5estion des sorties de la chambre froide
III. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. Direction qualit
. Bureau administration des ventes.
E)"!'&!%
. lients ;
. Fournisseurs ;
. "dministration fscale ;
. !ransporteurs.
Procdure :
MAI 2001
IV. F0-M 69#'"
E"#$! DG DC P'-5.6",-& DQ S.LOG C0,!&"
Recalcul du stoc3 initial
'ransfert des produits 5nis
de la glacire * la chambre
froide
Etablissement du bon de
transfert
Gise * jour de l0inventaire
permanent
Comptage ph?si"ue
des produits en stoc3
Rapprochement avec
inventaire permanent
Etablissement de la
5che de mouvements
/iche de
mouvement
Contr+le "ualit
des produits
(on de
transfert
)aisie des
entres
Procdure :
MAI 2001
E"#$! DC DQ S.LOG C0,!&"
Rception des commandes
tablissement des 5ches de
commande tlphoni"ues
des lots
des camions# chaueurs
Retour des 5ches de commande
compltes * la %C
Etablissement des (L
Etablissement des ordres de
chargement
Etablissement des feuilles de
routes
Livraison des clients
/C'
/C'
/C'
/C'
(L
/R
&rdre
charg.
Procdure :
MAI 2001
V. D2'-.0!:!&" #5:,&,%"'#",7 5! 0# $'-625.'!
E"#$! 4
1
R!6#06.0 5. %"-6? ,&,",#0
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer de la ralit du stoc3
thori"ue.
Le service logisti"ue.
R8+0! 5! +!%",-&
Le stoc3 initial de la chambre froide doit 7tre justi5 avant tout mouvement de
stoc3 de la journe.
D2'-.0!:!&"
L! 69!7 5! $-%"! eectue un comptage ph?si"ue des produits4 les
"uantits comptes doivent 7tre dtailles par numro de lot et portes
sur la fche mouvement de la logisti"ue.
L! 69!7 5! $-%"! eectue un rapprochement des entres sorties
informati"ues avec les bon de transfert de la production vers la chambre
froide et les ordres de chargement et vri5e la cohrence avec le stoc3
initial :
;S"-6? ,&,",#0 IC1< Q ;E&"'2!% IC1< R ;S-'",!% IC1 < P S"-6? ,&,",#0 I
Procdure :
MAI 2001
E"#$! 4
2
G!%",-& 5!% !&"'2!% 5! 0# 69#:b'! 7'-,5!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue toutes les entres
sont suivies et "u0elles rpondent
aux normes de "ualit.
R8+0! 5! +!%",-&
La cadence des entres en stoc3 doit 7tre optimise4 suivant la capacit de
stoc3age de la chambre tout en vitant les dperditions de chaleur.
D2'-.0!:!&"
L# $'-5.6",-& * la 5n de cha"ue c?cle de production4 place les palettes
dans la glacire intermdiaire.
L! %!'(,6! 0-+,%",1.! !" 0! '!%$-&%#b0! $'-5.6",-& procdent * un
comptage commun des "uantits * entrer dans le stoc34 contr+lent les
normes de "ualits visuelles 1aspect4 emballage4...2 et la temprature.
L! 69!7 5! $-%"! tablit un bon de transfert de la production vers la
chambre froide en deux exemplaires un transmis * la production et la
souche garde * la chambre froide.
L! 69!7 5! $-%"! saisit les "uantits comptes sur le logiciel de
gestion du stoc3 des produits 5nis 1)?bel2.
Procdure :
MAI 2001
E"#$! 4
3
G!%",-& 5!% %-'",!% 5! 0# 69#:b'! 7'-,5!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue toutes les sorties
sont suivies et "u0elles rpondent
aux normes de "ualit.
R8+0! 5! +!%",-&
Le suivi des sorties de la chambre froide doit se faire de manire * raliser
toutes les livraisons prvues dans les normes de "ualit re"uises 1notamment
en terme de temprature des produits2.
D2'-.0!:!&"
L! %!'(,6! 6-::!'6,#0 transmet les 5ches tlphoni"ues en double
exemplaires au service "ualit "ui attribue les lots aux dirents clients
suivant leurs normes de "ualit. Cette aectation se fait galement en
fonction des caractristi"ues de la rgion des clients 1climat4 distance4...2.
0! %!'(,6! 1.#0,"2 transmet les deux 5ches renseignes * la logisti"ue pour :
- Contr+le de l0ad"uation des camions en fonction de la "uantit *
transporter sur l0axe >
- Contr+le de la temprature des lots * charger >
- Contr+le du bon fonctionnement des frigos des camions.
L! %!'(,6! 0-+,%",1.! tablit le planning hebdomadaire cha"ue semaine en
collaboration avec la direction commerciale. Bl doit prvoir :
- les tonnages * livrer4
- les camions4
- Les jours4 heures de dpart et retours.
En 5n de semaine4 le planning doit 7tre rapproch du rel4 les carts doivent
7tre anal?ss et justi5s.
L! %!'(,6! 0-+,%",1.! note sur les 5ches les rfrences des camions et
chaueurs. Cette aectation est dcide * partir du planning hebdomadaire
de livraisons et des disponibilits relles. Les 5ches sont retournes au
commercial pour tablissement des bons de livraison.
Procdure :
MAI 2001
D2'-.0!:!&" ;S.,"!<

L! %!'(,6! 6-::!'6,#0 tablit des ordres de chargement "ui sont transmis *
la logisti"ue.
L! %!'(,6! 0-+,%",1.! dite les feuilles de route * partir des (L
informati"ues "ui sont remises aux chaueurs. CeuxVci devraient indi"uer
leurs itinraires au service logisti"ue de fa8on * ce "ue le chargement se
fasse suivant la mthode LB/&.
Le chargement est eectu sous le contr+le du chef de poste de la gestion
de la chambre froide "ui eectue des contr+les de temprature
ponctuellement.
L! $-%"! 5! +#'5!4 avant le dpart4 contr+le les camions sur la base des
feuilles de route.
L!% 69#.J!.'%4 au cours de leurs tournes4 compltent les feuilles de route
et les remettent au responsable de la logisti"ue * leur retour a5n "ue ce
dernier puisse s0assurer "ue les livraisons ont t ralises conformment
aux (L tablis et dans de bonnes conditions 1temprature4 NE de lot4...2 et
d0tablir un suivi des consommations des vhicules.
Procdure :
MAI 2001
VI. C-&"'/0!% 602% 5! 0# $'-625.'!
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
D.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#"
,-&
D.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
D.
6-&"'/0!
I&(!&"#,'!
$9G%,1.! 5!
69#:b'!
7'-,5!
Chef de
poste
/iche
mouvements
Etablissemen
t et visa de la
5che
mouvements
'ous les
jours
)0assurer de
la ralit du
stoc3
thori"ue
R#$$'-69!:
!&" %"-6?
"92-',1.! !"
%"-6?
$9G%,1.!
Chef de
poste
/iche
mouvements
Etablissemen
t et visa de la
5che
mouvements
'ous les
jours
GaRtrise des
mouvements
de stoc3
C-:$"#+! !"
6-&"'/0! 5!%
!&"'2!%
Chef de
poste
Responsable
production
/iche de
transfert
Disa de la
5che de
transfert
A cha"ue
entre
GaRtrise des
entres en
stoc3 sur le
plan
"uantitatif et
"ualitatif
C-&"'/0! 5!
0=#521.#",-&
6#:,-& D
1.#&","2 N
"'#&%$-'"!'
Chef de
poste
/iches
tlphoni"ue
s
Renseigneme
nt de la 5che
tlphoni"ue
A cha"ue
commande
Assurer la
livraison des
commandes
C-&"'/0! 5!
0#
"!:$2'#".'!
5!% 0-"% N
69#'+!'
Chef de
poste
/euilles de
route
Renseigneme
nt de la
feuille de
route
A cha"ue
chargemen
t
Respecter les
normes
"ualit des
livraisons
C-&"'/0! 5!
0#
"!:$2'#".'!
5!% 7',+-%
5!% 6#:,-&%
Chef de
poste
/euilles de
route
Renseigneme
nt de la
feuille de
route
A cha"ue
chargemen
t
Respecter les
normes
"ualit des
livraisons
C-&"'/0! 5!%
6#:,-&%
69#'+2%
$oste de
garde
/euille de
route
Disa de la
feuille de
route
Cha"ue
sortie de
camion
)curiser les
sorties des
produits de
l0usine
Procdure :
MAI 2001
VII. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!&" E:!""!.' N-:b'
!
D!%",&#"#,'
!
M-5! P2',-5,6,"
2
L,!.
F,69! 5!
:-.(!:!&"
Logisti"ue H
Logisti"ue
(AD
Ganue
l
Cha"ue jour Logisti"ue
B-& 5!
"'#&%7!'"
logisti"ue H
Logisti"ue
$roduction
Ganue
l
Cha"ue jour
Logisti"ue
$roduction
F,69! 5!
6-::#&5!
"202$9-&,1.
!
%C H
Logisti"ue
%C
Ganue
l
Cha"ue jour
Logisti"ue
%C
B-& 5!
%-'",!
$'-(,%-,'!
%C H
Logisti"ue
%C
Ganue
l
Cha"ue jour
Logisti"ue
%C
P0#&&,&+
0-+,%",1.!
9!b5-:#5#,
'!
Logisti"ue @ DG
Ganue
l
Cha"ue
semaine
Logisti"ue
F!.,00!% 5!
'-."!
Logisti"ue H
L-+,%",1.!
Livreur
Ganue
l
Logisti"ue
Procdure :
MAI 2001
VIII. D,%$-%,",7 6-:$"#b0! #$$0,1.2 N 0# $'-625.'!
PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUES
Le stoc3 de produits 5nis est constitu par les biens crs par
lFentreprise et "ui ont atteint un stade dFachvement d5nitif dans le
c?cle de production destins * 7tre vendus.
Le coMt de production dFun bien sFobtient en additionnant les lments
suivants :
Le coMt dFac"uisition des matires consommes pour la production du
bien.
Les autres coMts engags par lFentreprise au cours des oprations de
production pour amener le bien dans lFtat et * lFendroit oW il se trouve4
cFest:*:dire les charges directes de production et les charges indirectes
de production dans la mesure oW ces dernires peuvent 7tre
raisonnablement rattaches * la production du bien.

RGLES D'VALUATION
A la date dFinscription des stoc3s et des productions en cours dans les
comptes de lFentreprise4 le montant brut port en comptabilit est gal
aux coMts dFac"uisition ou aux coMts de production4 aux"uels viennent
sFajouter les charges de stoc3age lors"ue les conditions spci5"ues
dFexploitation le justi5ent.
Les coMts dFac"uisition et de production sont dtermins par application
des rgles gnrales relatives aux mthodes dFvaluation.
Le coMt dFentre est considr comme gal au total form par :
- Le coMt des stoc3s * lFarr7t du prcdent exercice4 considr comme
un coMt dFentre dans les comptes de lFexercice.
- Le coMt dFentre des achats et des produits de lFexercice.
Ce total est rparti entre les articles consomms dans lFexercice et ceux
existants en stoc3s par application dFun mode de calcul sur la base du
coMt mo?en pondr.
Procdure :
MAI 2001
A lFinventaire4 lFvaluation des stoc3s et production en cours est faite *
leur valeur actuelle.
Les stoc3s et productions en cours doivent 7tre valus unit par unit ou
catgorie par catgorie.
LFunit dFinventaire est la plus petite partie "ui peut 7tre inventorie sous
cha"ue article de la nomenclature de lFentreprise.
$our lFarr7t des comptes4 la valeur comptable des stoc3s et productions
en cours est dtermine comme suit :
LFvaluation est faite distinctement en comparant leur coMt dFentre et
leur valeur actuelle. CFest la plus basse des deux valeurs compares "ui
est retenue. )i cette valeur est la valeur actuelle4 celle:ci est prsente *
partir du coMt dFentre par application * ce dernier dFune provision pour
dprciation.
'outefois4 le coMt dFentre compar * la valeur actuelle lors"uFil est plus
lev "ue celle:ci est maintenu pour les stoc3s et productions en cours
"ui font lFobjet dFun contrat de vente ferme dont lFexcution doit
intervenir ultrieurement4 ds lors "ue le prix de vente stipul couvre * la
fois ce coMt et la totalit des frais restant * supporter pour la bonne
excution du contrat.
Procdure :
MAI 2001
IL. SG%"8:! 5=,&7-':#",-&
APPLICATION
GESTION DE LA
CHAMBRE FROIDE
)aisie des entres Edition des 5ches
mouvements
)aisie des sorties Edition des tats de stoc3
L. R!6-::#&5#",-&
A l0instar de la gestion du stoc3 de la levure fraRche4 la gestion des stoc3s
de la levure sche et amliorants doit 7tre con5er * la logisti"ue pour
pallier au cumul de tTches 1 production et dtention d0actifs2 "ui existe
actuellement.
Direction Coerciale Cycle : !o+isti,'e
Procdure :
Import / Export
AVRI! 2001
II.
PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
Procdure :
Import / Export
AVRI! 2001
I. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire la procdure des
importations et exportations.
II. E"#$!% 5! 0# $'-625.'!
La procdure sera dcompose en deux sous V procdures :
!rocdure des importations ;
!rocdure des exportations
III. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. Dpartement achats et approvisionnements
. Bureau administration des ventes.
E)"!'&!%
. lients ;
. Fournisseurs ;
. "dministration fscale ;
. !ransitaires ;
. !ransporteurs.
Procdure :
Import / Export
AVRI! 2001
IV. D2'-.0!:!&" #5:,&,%"'#",7 5! 0# $'-625.'!
E"#$! 4 1 G!%",-& 5!% ,:$-'"#",-&%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Assurer la ralisation et le suivi
des importations
R8+0! 5! +!%",-&
Le processus d0importation doit se faire de manire * assurer
l0approvisionnement dans les meilleures conditions.
D2'-.0!:!&"
L! 52$#'"!:!&" 5!% #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"%> lors"u0il lance une
commande * l0tranger4 transmet une copie du bon de commande au service
logisti"ue.
L! %!'(,6! 0-+,%",1.!4 lors"ue la livraison * lieu * /s assure lui:m7me les
formalits d0importation :
- Assurance >
- Coordination des mo?ens de transport >
- %claration douanire >
- )uivi des livraisons >
- )uivi du dossier jus"u0au rglement.
$ar ailleurs4 lors"ue l0importation se fait hors /s4 le dossier est con5 * un
transitaire "ui se charge de toutes les formalits en collaboration avec le
service logisti"ue.
L! %!'(,6! 0-+,%",1.! s0informe auprs du bureau douanier du montant *
ac"uitter au receveur au titre des droits de douanes4 tablit une demande de
rglement "u0il transmet au directeur 5nancier. Lors"ue le dossier
d0importation est gr par un transitaire4 le rglement se fait sur justi5catif *
6. jours 5n de mois.
L! 5,'!6"!.' A&#&6,!' ordonne l0tablissement d0un ch"ue libell au nom
du receveur ou du transitaire4 "u0il transmet une fois sign au service
logisti"ue pour li"uider les droits dus.
L! %!'(,6! 0-+,%",1.!4 une fois les biens ou marchandises livrs4 transmet au
dpartement des achats et approvisionnements une copie du dossier "ui le
classe en attente de la facture. Le dossier d0importation suit alors le m7me
1"#0"#1$0"%2& 108
Procdure :
Import / Export
AVRI! 2001
cheminement "u0un dossier d0achat local.
E"#$! 4 2 G!%",-& 5!% !)$-'"#",-&%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Assurer la ralisation et le suivi
des exportations
R8+0! 5! +!%",-&
Le processus logisti"ue d0exportation doit se faire de manire * ce "ue les
commandes trangres soit honores conformment aux conditions prvues.
D2'-.0!:!&"
L# 5,'!6",-& 6-::!'6,#0!> lors"u0elle conclut un contrat tranger4
transmet une copie au service logisti"ue.
L! %!'(,6! 0-+,%",1.! assure les formalits et le suivi de l0exportation :
- &rdonnancement avec la production pour assurer la livraison4
- Coordination des mo?ens de transport 1terrestres et ariens2 >
- Accomplissement des formalits douanires >
- Ralisation et suivi des expditions >
- /acturation 1manuelle2 >
- )uivi du dossier jus"u0au recouvrement.
L! %!'(,6! 0-+,%",1.!4 une fois les produits livrs4 transmet au bureau
administration des ventes une copie de la facture en devise "ui enregistre la
vente4 dite la facture en %X * partir de l0application de facturation "u0il
rapproche et joint * la facture en devise et suit le recouvrement.

1"#0"#1$0"%2& 109
Direction A)inistrative et -inanci.re Cycle : INVESTISSEMENTS
Procdure :
uivi des immobilisations
Mai 2001
PRELIMINAIRE
I.
1. ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 110
Procdure :
Mai 2001
Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire les rgles d0entre4 de suivi
et de sortie des immobilisations corporelles dans le patrimoine de la
)oders4 et de d5nir le dispositif comptable correspondant.
I. E"#$!%
La procdure de suivi des immobilisations sera dcrite par rfrence
aux principales tapes suivantes :
. Consultation et choix des fournisseurs ;
. Lancement des commandes ou passation des marchs ;
. Rception de l/immobilisation ;
. Contrle de la facture fournisseur ;
. Comptabilisation de l=ac?uisition
. $ui:i des immobilisations et calcul des amortissements ;
. $orties des immobilisations
Les aspects concernant les rglements seront dcrits dans la
procdure des rglements et de suivi de la trsorerie.
II. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. Direction ;
. Dpartement des achats et approvisionnements ;
. Service comptable ;
. ommission d#ouverture des plis ;
. Service utilisateur.
E)"!'&!%
. Fournisseur d$immobilisation
. "cheteurs.
Procdure :
Mai 2001
III. F0-M 69#'"
E"#$! DG DAA SM D,'!6",-&% S!'(,6!% BC F-.'&,%%!.'%
d0investissement
au %AA
fournisseurs
Rception des ores
fournisseurs
comparatif des prix
fournisseur
%A
%A
%A
%.
$rix
&res
'ableau
comparatif
Choix
fournisseur
'ableau
comparatif
Procdure :
Mai 2001
E"#$! DG DAA SM D,'!6",-&% S!'(,6!% BC F-.'&,%%!.'%
Etablissement du (C
)ignature du (C
fournisseur
Rception des prestations
Etablissement du $D ou du
bon de rception
'ransmission * la compta.
(C
)i (C,-..... %hs
(C
(C
(L
$D
(L
/act.
/act.
(R
$D
(C
Comptabilisation
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 11"
Procdure :
Mai 2001
IV. D2'-.0!:!&" #5:,&,%"'#",7 5! 0# $'-625.'!
E"#$! 4
1
E)$'!%%,-& 5. B!%-,&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre l0expression des
demandes d0investissement en
fonction des besoins rels.
Dri5er la pertinence de l0achat
Les services utilisateurs sont
responsables de la ralit des
besoins exprims >
Les chefs de services sont
responsables de l0opportunit des
besoins exprims.
R8+0! 5! +!%",-&
Les besoins en investissement doivent 7tre rels4 justi5s et prvus dans le
budget d0investissement.
D3ROULEMENT
L# D,'!6",-& T!69&,1.! prpare les investissements de la )oders en
collaboration avec la %irection Bndustrielle du =roupe. %es pr:tudes sont
lances pour valoriser le coMt de ces investissements par la %irection
'echni"ue.
Bls sont ensuite proposs au $rsident du =roupe "ui entrine ou non le budget
propos ou apporte des modi5cations en accord avec le %irecteur Bndustriel du
=roupe. Pne fois valid4 la procdure suit son cours.
L!% 5,'!6",-&% centralisent et valident les besoins annuels de leurs services
en matire des autres investissement au dbut de cha"ue exercice4 valorisent
ces besoins et tablissent en comit de direction un budget annuel des
investissements.
L# D,'!6",-& G2&2'#0! valide le budget annuel des investissements et le
propose ensuite au prsident pour approbation.
L! %!'(,6! .",0,%#"!.'> une fois lFaccord donn par le prsident4 tablit une
demande d0achats 1%A2 prcisant :
- Le dtail techni"ue de l0investissement >
- Les scurits * prendre par le fournisseur >
- La priode de livraison ou d0intervention souhaite >
- Pne proposition de fournisseur.
et travaux neufs ou * la direction du demandeur pour approbation et
signature. )i la valeur de la demande d0achat est suprieure * @..... %hs le
visa du directeur techni"ue est re"uis. La %A signe est remise au %AA.
Procdure :
Mai 2001

E"#$! 4 2
C-&%.0"#",-& !" 69-,) 5!% 7-.'&,%%!.'%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
/aire jouer pleinement la
concurrence entre les fournisseurs
potentiels.
$rocder au jugement des ores
sur la base de critres conciliant
conformit4 "ualit et prix.
incombe au dpartement des
achats et approvisionnements.
Le %AA et le service demandeur
des ores.
R8+0! 5! +!%",-&
D3ROULEMENT
L! %!'(,6! :#,&"!&#&6! !" "'#(#.) &!.7%> lors"ue l0investissement
concerne la production4 constitue un groupe de projet "ui tablit un cahier de
charges d5nissant clairement le besoin exprim et le transmet au %AA.
L! 52$#'"!:!&" 5!% #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% tablit une demande
de prix 1ou un appel d0ores2 "ui est transmise aux fournisseurs 16 au moins2.
La demande de prix doit indi"uer la date prvue de la rception des ores et la
date prvue de livraison.
L! 52$#'"!:!&" 5!% #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% re8oit les ores des
fournisseurs4 5xe le jour de l0ouverture des plis et convo"ue les membres du
groupe de projet.
L! +'-.$! 5! $'-!" procde * l0ouverture des plis et * la signature des
ores.
L! 52$#'"!:!&" 5!% #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% fait appel au groupe
de projet lors"ue la technicit des ac"uisitions exige une tude techni"ue
dtaille.
L! +'-.$! 5! $'-!" transmet au %AA son valuation techni"ue des ores
accompagne de toutes les explications ncessaires.
L# 6-::,%%,-& 5=-.(!'".'! 5!% $0,% tablit un tableau comparatif des prix
et procde * l0adjudication de la commande au fournisseur prsentant le
9meilleur rapport "ualit : prix ;.
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 11#
Procdure :
Mai 2001
L! 52$#'"!:!&" 5!% #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% transmet * la
direction techni"ue et * la %irection =nrale4 au moment de la commande4 le
dossier complet sur la consultation et le choix des fournisseurs.
E"#$! 4 3
L#&6!:!&" 5!% C-::#&5!% -. P#%%#",-& 5!%
:#'692%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
commandes "ui correspondent
aux besoins exprims.
Le %AA est responsable de la
passation des marchs et du
R8+0! 5! +!%",-&
D3ROULEMENT
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% tablit en trois
exemplaires un bon de commande prnumrot contenant :
- Le dtail techni"ue du matriel ou de la prestation >
- Les scurits * prendre par le fournisseur >
- La priode de livraison ou d0intervention >
- Le prix du matriel ou de la prestation >
- Les modalits de paiement >
- La procdure de litige4
- Les garanties exiges.
L! 69!7 5. D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% signe le bon de
commande et le transmet pour signature au :
- Responsable de la maintenance >
- %irecteur techni"ue si la valeur de la commande est suprieure *
@..... %hs >
- %irecteur gnral si la valeur de la commande est suprieure * -.....
%hs.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% transmet les bons de
commande signs au fournisseur 1@exemplaire2 contre un accus de
rception4 au bureau comptabilit et 5nance 1@ exemplaire24 le dernier
exemplaire est class par le %.A.A.
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 11$
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 4
R26!$",-&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
traites.
Le responsable du magasin et le
demandeur sont responsables de
la rception de la livraison
R8+0! 5! +!%",-&
commandes.

D3ROULEMENT
L! '!%$-&%#b0! :#+#%,& s0occupe de la rception du matriel livr au
magasin. Bl re8oit la livraison accompagne du bon de livraison du
fournisseur et procde :
Au rapprochement du bon de commande avec le matriel re8u et le bon de
livraison >
A la dtection des dfauts apparents >
A la consultation du service demandeur pour le contr+le "ualit du matriel.
L! %!'(,6! !&"'!",!& !" "'#(#.) &!.7% s0occupe du suivi des chantiers et de
la rception "ualitative des travaux.
L! '!%$-&%#b0! :#+#%,&4 en cas d0anomalie releve4 avise le responsable du
dpartement achats et approvisionnements4 remplie la 5che de non:
conformit4 en indi"uant les "uantits acceptes ainsi "ue celles "ui sont
litigieuses sur les plans "ualitatif ou "uantitatif4 en prcisant les anomalies.
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% ds la rception de la
5che de non:conformit4 dclenche des rserves auprs des fournisseurs et
cherche une solution au problme.
L! '!%$-&%#b0! :#+#%,& tablit en I exemplaires un bon de rception4 dat4
sign et pr numrot du carnet du bon de rception. Ce carnet doit :
Etre retir du stoc3 suivant l0ordre croissant des numros >
Etre le seul en cours d0utilisation4
Etre class et archiv une fois termin4
Les bons annuls doivent 7tre barrs annots de la mention 9annul ; et
conservs dans les carnets * souches.
Le (R tablis est sign par le responsable du magasin et transmis avec le
dossier 1(C4 (L 2 au dpartement achats et approvisionnements.
L! %!'(,6! !&"'!",!& !" "'#(#.) &!.7% re8oit d5nitivement les travaux et
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 11%
Procdure :
Mai 2001
tablit le procs verbal sign par lui et par le maRtre d0ouvrage et transmis * la
direction techni"ue pour validation. Le $D doit contenir :
- Le numro du projet >
- Le numro de la commande >
- Le descriptif des travaux raliss >
- L0avis "ualitatif et techni"ue du maRtre d0ouvrage >
- Les rserves le cas chant.
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% procde * un deuxime
rapprochement entre (C4 (L et (R ou $D et classe la liasse en attendant la
facture correspondante.
E"#$! 4 5
C-&"'/0! 5!% 7#6".'!%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
sont conformes et contr+les.
Le dpartement des achats et
factures.
R8+0! 5! +!%",-&
commandes et aux rceptions et elles doivent exhaustivement 7tre
achemines * la comptabilit.
D3ROULEMENT
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% vri5e la facture4
La correspondance entre facture4 bon de livraison4 bon de rception4 et
bon de commande 1"uantit4 "ualit et prix2 >
L0exactitude des calculs arithmti"ues 1multiplications4 additions4 'DA4
etc.2.
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"%> en cas d0anomalie
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 6
C-:$"#b,0,%#",-& 5! 0B#61.,%,",-&
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
sont comptabilises
)0assurer "u0une double
comptabilisation est impossible.
Le service comptable est
R8+0! 5! +!%",-&
Les oprations d0investissement doivent 7tre exhaustivement comptabilises
et correctement values.
D3ROULEMENT

L! 52$#'"!:!&" 5!% #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% envoie au service
comptable les factures accompagnes du bon de commande4 du bon ou $D de
rception et du bon de contestation ventuel.
L! b.'!#. 6-:$"#b0! s0assure "u0il est en possession de tous les lments
entrant dans le coMt d0ac"uisition4 * savoir :
- La facture fournisseur originale4
- Les frais de transport4
- Les droits de douane4
- Les frais de premire installation4
- Les taxes rcuprables.
L! b.'!#. 6-:$"#b0! contr+le l0exhaustivit de ces documents et rclame
les documents man"uants.
L! b.'!#. 6-:$"#b0! s0assure par ailleurs4 "ue les achats a?ant un
caractre de rparation sont correctement rpartis entre charges et
immobilisations et ce en collaboration avec les services concerns
L! b.'!#. 6-:$"#b0! rapproche ces documents4 tablit un bordereau de
comptabilisation et comptabilise la facture. 1Bl est interdit de comptabiliser sur
la base des duplicatas sauf ceux soumis * autorisation d0un responsable2.
E"#$! 4 7
S.,(, 5!% ,::-b,0,%#",-&% !" 6#06.0 5!%
Procdure :
Mai 2001
#:-'",%%!:!&"%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Avoir un 5chier 5able et mis * jour
des immobilisations de la socit.
)uivi et comptabilisation rgulire
des amortissements.
Le service de centralisation
comptable est responsable du
suivi du 5chier des
immobilisations et de la
comptabilisation des
amortissements.
R8+0! 5! +!%",-&
Les immobilisations doivent 7tre individuellement suivies.
D3ROULEMENT
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! tient le 5chier des immobilisations
et assure le suivi de la localisation du matriel. Le 5chier des immobilisations
doit mentionner :
Le code4
La valeur d0ac"uisition4
Le libell signi5catif de l0immobilisation4
La date de mise en service4
Le numro de compte de l0immobilisation dans la comptabilit4
Le numro de compte de l0amortissement dans la comptabilit4
Le numro de compte de la dotation dans la comptabilit4
Le mode d0amortissement4
Le taux d0amortissement4
La dure de vie4
'out dtail utile.
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! doit veiller * la mise * jour de ce
5chier en cas de nouvelle ac"uisition4 sortie ou dplacement du matriel. ;N
$'2(-,'<
L! b.'!#. 6-:$"#b0! doit rapprocher rgulirement le 5chier des
immobilisations * la comptabilit et s0assurer "ue le total des immobilisations
est le m7me sur les deux supports. Ce 5chier doit galement faire l0objet d0une
comparaison avec l0existant rel.
Procdure :
Mai 2001
D3ROULEMENT ;SUITE<
&"$E ( A%+R !(R LE$ (C*+"$"'"%#$
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! re8oit4 lors de cha"ue entre
ph?si"ue d0une immobilisation :
Pn bon ou $D de rception >
Pn bon de livraison fournisseur >
Pne copie de la facture fournisseur.
Bl rapproche ces lments et met * jour le 5chier des immobilisations.
&"$E ( A%+R !(R LE$ $%R'"E$
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0!4 lors de cha"ue sortie ph?si"ue des
immobilisations 1Cf. procdure de sortie des immobilisations2 tablit un bon de
sortie 1ou constat de destruction selon les cas2 et met * jour le 5chier des
immobilisations.
E1!L%"'('"%# .E$ RE$+L'('$ .E L/"#4E#'("RE !-B$"*+E
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! opre un rapprochement * la 5n de
cha"ue exercice entre l0inventaire ph?si"ue et le 5chier comptable des
immobilisations4 et anal?se les carts ventuels. ;N $'2(-,'<
$+"4" E' C%&!'()"L"$('"%# RE5+L"ERE .E$ (&%R'"$$E&E#'$
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! calcule et comptabilise
rgulirement les amortissements.
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! s0assure "ue les amortissements
sont correctement prati"us sur tous les lments du 5chier des
immobilisations et le montant rcapitulatif des amortissements ainsi prati"us
est gal au montant port au bilan de la socit.
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 S
S-'",! 5!% ,::-b,0,%#",-&%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!

$ermettre la sortie et le
remplacement des biens rforms.

Le service utilisateur est
responsable des besoins de
rforme exprims.
R8+0! 5! +!%",-&
Les sorties des immobilisations doivent 7tre autorises4 individuellement suivis
et correctement comptabilises.
D3ROULEMENT
E1!RE$$"%# .+ )E$%"# 9
L!% %!'(,6!% .",0,%#"!.'% expriment un besoin de rforme dMment justi54
transmis * la direction techni"ue pour validation et la direction gnrale pour
approbation.
(+'%R"$('"%# .E L"*+".('"%# 9
L! '!%$-&%#b0! 5. :#+#%,& regroupe provisoirement les immobilisations *
reformer
L# 6-::,%%,-& d0tude des dossiers de rforme propose un mode de
li"uidation et une valuation du matriel * rformer. ;N $'2(-,'<
L# 5,'!6",-& aprs tude du rapport de la commission donne son accord et
autorise la mise en vente du matriel. ;N $'2(-,'<
&"$E E# 4E#'E 9
L# 5,'!6",-& "!69&,1.! procde * l0enlvement et * la mise en vente des
immobilisations
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! re8oit les factures et procde * la
comptabilisation des sorties des immobilisations.
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! procde * la mise * jour du 5chier
des immobilisations.
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! s0assure "ue les biens a?ant fait
l0objet de vente4 destruction ou mise au rebut ne doivent plus 5gurer au bilan
de la socit
Procdure :
Mai 2001
Procdure :
Mai 2001
V. P',&6,$#.) 6-&"'/0!% 602% 5! 0# $'-625.'!
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
D.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",-
&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
V2',A6#",-&
5! 0# '2#0,"2
!" 5!
0B-$$-'".&,"
2 5!%
b!%-,&%
!)$',:2%
Chef du
dpartemen
t ou
%irecteur
%emande
du service
utilisateur
Disa sur la
demande
)uite *
cha"ue
expression
du besoin
Eviter les
dpenses
sans rel
besoin ou
investisseme
nts
inopportuns
E"#b0,%%!:!
&" 5=.&
"#b0!#.
6-:$#'#",7
$',) !" .&!
2(#0.#",-&
"!69&,1.!
5!% -J'!%.
%irection
techni"ue
%irection
=nrale
'ableau
comparatif
prix et
valuation
techni"ue des
ores
Disa de la
%irection
techni"ue et de
la
%irection
=nrale
)uite *
cha"ue
consultatio
n
Gise en
concurrence
correcte des
fournisseurs
R#$$'-69!:
!&" 0-'% 5!
0# '26!$",-&
5. BCDBL
Responsable
de la
rception
(on de
commande
(on de
livraison
Elaboration du
bon ou $D de
rception sign
par les
rceptionnaires
A l0occasion
de cha"ue
rception
)0assurer "ue
les rceptions
corresponden
t aux
commandes
R#$$'-69!:
!&" 7#6".'!
#. BLDBCDBR
%AA
/acture
(L#(R#(C
Disa sur facture
%s
rception
des
factures
fournisseur
Eviter les
erreurs de
comptabilisat
ion
A&&.0#",-&
5!% 5-.b0!%
5! 0#
7#6".'!
%AA
/actures
fournisseur
Apposition de la
mention
9%uplicata ; sur les
doubles des
factures
%s
rception
des
factures
fournisseur
Eviter les
doubles
paiements.
Procdure :
Mai 2001
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
D.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",-
&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
A."-',%#",-&
5! %-'",!
5!%
,::-b,0,%#",
-&%
%irection
=nrale
Rapport de la
commission
Disa du rapport
A cha"ue
sortie
d0immobilis
ation
)0assurer "ue
les sortie des
immobilisatio
ns sont
autorises
R#$$'-69!:
!&" 5.
A69,!' 5!%
,::-b,0,%#",
-&% !" 5!%
#:-'",%%!:
!&"%
6-:$"#b0!%
)ervice
comptable
'ableaux des
amortissemen
ts comptables
Disa des
tableaux
A la cl+ture
de
l0exercice
)0assurer de
la conformit
entre les
5chiers
comptables
et
extracompta
ble
Revue
$riodi"ue
des comptes
de
charges
YsensiblesY
)ervice de
Centralisatio
n
Comptable
=rand livre des
charges
9sensibles ;
Disa sur le
grand livre
:
)0assurer
"u0il n0? a
pas
mauvaise
distinction
des charges
et des
immobilisati
ons
gnrant un
ris"ue 5scal
et une
irrgularit
comptable
Procdure :
Mai 2001
VI. C-&"'/0!% &-& $'2(.% $#' 0# $'-625.'!
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
D.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",-
&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
#""',b.",-&
5=.& &H
69'-&-0-+,1.!
%AA
/actures
fournisseur
Attribution d0un
numro
chronologi"ue
%s rception
des factures
fournisseur
Dri5er la
s"uence et
l0exhaustivit
des
enregistrements
R#$$'-69!:!
&" 5!%
!),%"#&"%
$9G%,1.!%
#(!6 0! A69,!'
5!%
,::-b,0,%#",-&
%
)ervice
comptable
Etats
des inventaires
et 5chier des
immobilisations
Emission
des tats des
carts
)uite *
cha"ue
inventaire
)0assurer de la
5abilit des
comptes des
immobilisations
I&5,6#",-& 5!
0# 0-6#0,%#",-&
5. :#"2',!0
%.' 0! A69,!'
5!% ,::-%
)ervice
comptable
/ichier des
immobilisations
Ajout d0une
colonne
localisation sur le
5chier
)uite *
cha"ue
entre ou
mouvement
d0immos
Assurer
Pn suivi 5able
des
immobilisations
C-&"'/0! 5!%
"'#&%7!'"% 5!
:#"2',!0% N
0=,&"2',!.' 5!
0# %-6,2"2
Chef du
service
utilisateur
%emande
de transfert
de matriel
Disa
sur la demande
)uite
* cha"ue
demande
de transfert
Assurer
Pn suivi 5able
des aectations
de matriels
Existence de
rgles crites
prcises en
matire
dFimputation
des dpenses
en charges et en
immobilisations.
%irection
/inancire
$rocdure
crite de
distinction
entre dpenses
* inscrire en
charges et
dpenses
immobilisables
: :
)0assurer "u0il
n0? a pas
mauvaise
distinction des
charges et des
immobilisations
gnrant un
ris"ue 5scal et
une irrgularit
comptable
Existence de
rgles prcises
en matire
dFlments
constitutifs de
coMt
)ervice de
Centralisation
Comptable
Note formalise
sur l0valuation
des
immobilisations
Disa sur la note : )0assurer "u0il
n0? a pas
mauvaise
distinction des
charges et des
immobilisations
gnrant un
Procdure :
Mai 2001
dFac"uisition :
:
immobilisations
ac"uises4
:
immobilisations
produites
ris"ue 5scal et
une irrgularit
comptable
Procdure :
Mai 2001
VII. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!&" E:!""!.' N-:b'
!
D!%",&#"#,'
!
M-5! P2',-5,6,"2 L,!.
%emande
d0achat
)ervice
demandeur
H %AA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
)ervice
demande
ur
D!:#&5! 5!
$',)
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
OJ'!%
7-.'&,%%!.'%
/ournisseur
s
@ DAA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
T#b0!#.
6-:$#'#",7
5!% $',)
%AA @
)ervice
demandeur
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
B-& 5!
6-::#&5!
%AA 6
F-.'&,%%!.'
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
B-& 5!
0,('#,%-&
/ournisseur H
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
PV 5!
'26!$",-&
Gagasinier
)ervice
maintenan
ce et
travaux
neufs
I
F-.'&,%%!.'
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
Gagasin
%AA
(ureau
comptabl
e
F,69! 5!
&-&C
6-&7-':,"2
Gagasinier
)ervice
maintenan
ce et
travaux
neufs
H %AA Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
Gagasin
%AA
F#6".'!%
/ournisseur
s
Au
moins
deux
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue
cl+ture de
dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptabl
e
D!:#&5! 5!
'27-':!
)ervice
utilisateur
H %irection
'echni"ue
Ganuel A cha"ue
expression du
%'
)ervice
Procdure :
Mai 2001
besoin de
rforme
utilisateur
R#$$-'" 5!
0=2".5! 5!%
5-%%,!'% 5!
'27-':!
Commissio
n d0tude
H %= Ganuel
A cha"ue
expression du
besoin de
rforme
%'
(ureau
comptabl
e
Procdure :
Mai 2001
VIII. Dispositif comptable appliqu la procdure
!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+E$
A61.,%,",-&% 5!% ,::-b,0,%#",-&%
. Les ac"uisitions des immobilisations sont comptabilises au
coMt d0ac"uisition et sont maintenues au bilan * cette valeur en
vertu du principe du coMt histori"ue.
. Les factures re8ues4 avant la rception du bien4 sont
comptabilises en immobilisations en cours.
S.,(, 5!% ,::-b,0,%#",-&%
. Les amortissements sont constats parmi les critures
d0inventaire * la cl+ture annuelle.
. Les immobilisations sont amorties en mode linaire ou dgressif
suivant les taux gnralement admis.
. Les frais d0entretien et rparation sont ports dans les charges
de l0exercice lors"u0ils ne sont pas de nature * allonger la dure
de vie des biens concerns.
S-'",! 5!% ,::-b,0,%#",-&%
. Les biens a?ant fait l0objet de vente4 destruction ou mise au
rebut ne doivent plus 5gurer au bilan de la socit.
. Les biens non encore sortis du patrimoine4 mais totalement
amortis4 doivent 7tre maintenus au bilan.
. Les provisions ventuelles pour dprciation et amortissements4
relatives * des immobilisations cdes4 doivent 7tre annules.
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1"0
Procdure :
Mai 2001
&,'-%.E$ ./,4(L+('"%#
A61.,%,",-&% 5!% ,::-b,0,%#",-&%
En vertu des dispositions de la loi comptable et du C=NC4 les
immobilisations sont comptabilises * leur coMt d0ac"uisition4
le"uel est dtermin par l0addition des lments suivants :
. $rix d0achat net
. /rais accessoires d0achat constitus des droits de douane *
l0importation4 des frais de transport4 d0installation et de
montage ncessaires * la mise des immobilisations en tat
d0utilisation par l0entreprise.
Ne constituent pas cependant4 des frais accessoires d0achat :
. Les frais 5nanciers supports pour l0ac"uisition "ui constituent
des charges 5nancires.
. Certains frais d0ac"uisition non reprsentatifs d0une valeur
vnale * savoir : les droits de mutation4 honoraires ou
commissions et frais d0actes. C0est le cas par exemple des
droits d0enregistrement4 des frais d0immatriculation4 des frais
de prise d0h?poth"ue et de la taxe de conservation foncire.
S.,(, 5!% ,::-b,0,%#",-&%
. La valeur nette comptable de cha"ue bien doit 7tre infrieure
ou gale * sa valeur actuelle * la date d0inventaire.
. )0il s0agit d0une dprciation d5nitive4 un amortissement
exceptionnel doit 7tre constat.
S-'",! 5!% ,::-b,0,%#",-&%
. La valeur nette comptable des immobilisations cdes doit
tenir compte de la dotation aux amortissements de l0exercice
au cours du"uel s0est produite la cession.
. Les immobilisations dtruites ou mises au rebut sont
considres comme a?ant un produit de cession nul.
Procdure :
Mai 2001
$C-E&($ ./ECR"'+RE$ C%&!'()LE$
A61.,%,",-&% 5!% ,::-b,0,%#",-&%
H6U
Bmmobilisation
s corporelles
en cours
IIZZ
%ivers
cranciers
H6
Bmmobilisati
ons
corporelles
II@@
/ournisseur
s
H@H@
/rais
d0ac"uisitio
n des
immo.
Rception des
notes de frais de
douane4 transit4 et
autres frais
accessoires d0achat
9 A ;

A

A
Rception de la
facture
9 ( ;
(

(
Rception de
l0immobilisation

AL(

AL(

Rception des
notes de frais non
intgrer dans les
immobilisations
9 C ;

C

C
AL(
AL(

ALC
AL(
(
C
)old
)old
$ar
la trsorerie
CoMt
d0ac"uisition
)old
par
trsorerie
Amorti
sur
- ans
maximum
Procdure :
Mai 2001
S.,(, 5!% ,::-b,0,%#",-&%
J@U
%otations
d0exploitatio
n
HZ
Amortisseme
nt
des
immobilisatio
ns
H6
Bmmobilisati
ons
corporelles
@IZJ
/ournisseurs
d0immo.
J-
charges NC
K-
produits
NC
Entre de
l0immobilisation
A A
Ex
.
i
Constatation de
la dotation aux
Amortissements
ai
ai
Comparaison
avec inventaire
ph?si"ue
C ( ( C
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1""
Procdure :
Mai 2001
S-'",! 5!% ,::-b,0,%#",-&% $#' 6!%%,-&
H6
Bmmobilisation
s corporelles
HZ6
Amortiss.
des
immo.
6IZ@
Crances sur
cession des
immo.
J@U
%otation
aux
amortiss.
J-@
DNA
des immo.
cdes
K-@
$roduit de
cession des
immo.
%ate de transfert
ph?si"ue de la
proprit
1Etablissement
facture2
Constatation du
prix de cession
9p ;

$
$
Constatation de
la dotation de
l0exercice
9 ai ;

ai

ai

Constatation de
la sortie
ph?si"ue du bien
et annulation des
amortissements
cumuls 9 Ai ;

A Ai

A : Ai

A A Ai Ai $ ai A:Ai
$
Compte
d0immo.
sold
Amortiss.
cumuls
solds
crance
* solder
par trsorerie
%otation
de
l0exercice
dtermin
par respect
de la rgle
du prorata
temporis.
Constatation
de la DNA
$rix de
cession
5gurant sur
l0acte ou
facture de
vente
Procdure :
Mai 2001
S-'",! 5!% ,::-b,0,%#",-&% $#' 5-&#",-&> 5!%"'.6",-& -.
:,%! #. '!b."
H6
Bmmobilisations
corporelles
H6Z
Amortissement
des immo.
J@U
%otations aux
amort.
J-@
DNA
des Bmmo.
cdes
Constatation de
la dotation de
l0exercice
Constatation de
la sortie
ph?si"ue sur la
base du
Constat o[ciel
de destruction
ou
%cision de don

A

ai
Ai
ai
A : Ai
A A Ai Ai ai A : Ai
Compte
d0immo.
sold
Amort.
Cumuls
solds
%otation
complmentair
e de l0exercice
dtermine en
respect de la
rgle du
prorata
temporis
Constatation
de la DNA
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1"#
Procdure :
Mai 2001
VIII. SG%"8:! 5=,&7-':#",-&
SYSTEME
COMPTABLE
Edition des =L des
immobilisations
)aisie des factures Edition des tats des
amortissements
Edition des tats des
dotations
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1"$
Direction A)inistrative et -inanci.re Cycle : /ESTION DES RESSO0RCES H0MAINES
Procdure :
Gestion des recrutements
Mai 2001
PRELIMINAIRE
I.
1. ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1"%
Procdure :
Mai 2001
PR3AMBULE
La )oders ne dispose pas d0une politi"ue claire en matire de gestion
de ressources humaines4 ainsi il est constat :
- l0absence de techni"ue d0valuation des collaborateurs4
$ar ailleurs4 nous avons not un man"ue de formalisation des
procdures de suivi des ressources humaines4 notamment en
matire :
- d0enregistrement administratif des absences4
- de suivi des congs
- de la procdure des pr7ts au personnel.
Compte tenu des missions stratgi"ues de la gestion des ressources
humaines nous proposons dans ce c?cle4 d0une part d0expliciter les
missions associes * la gestion des ressources humaines et d0autre
part de d5nir les procdures cls de cette activit4 notamment :
- La gestion des absences et des congs pour un bon fonctionnement
interne4
- Le processus de recrutement des nouveaux collaborateurs.
- La procdure d0octroi et de suivi des pr7ts au personnel.
Procdure :
Mai 2001
I. Ob!"
Cette procdure a pour objet de d5nir les missions relatives aux
ressources humaines de la )oders4 notamment les aspects : =estion
des ressources humaines4 Evaluation et carrire4 /ormation et en5n
le s?stme de rmunration.
Compte tenu de son caractre global4 cette procdure est dcline
uni"uement sous forme dFobjectifs et de d5nition des principales
responsabilits et tTches de cha"ue mission.
II. E"#$!% 5! 0# $'-625.'!
La procdure de gestion des ressources humaines sera dcrite par
rfrence aux principaux thmes suivants :
&ission et tCches
0ormation
Rmunrations
Communication interne et externe
(dministration du personnel
5estion des carri7res
Communication interne et externe :
Relation avec les partenaires sociaux4 s?ndicats4 %lgus du $ersonnel .
&rganisation des runions statutaires avec les partenaires sociaux.
Deiller en respect de la loi en matire de reprsentation s?ndicale.
$rparer les runions d0information ou de ngociations avec las
partenaires sociaux.
$articiper avec la %irection =nrale aux runions de ngociations
salariales annuelles avec les partenaires sociaux.
&rganiser les manifestations impli"uant la )oders dans l0entreprise et *
l0extrieur. 1 Assemble =nrale4 etc C.. 2
=rer les relations avec les autorits publi"ues et administratives.
Gissions et tTches
Ob!6",7% 5! 0# :,%%,-& 4
- %5nir la politi"ue de ressources humaines en ad"uation avec la
stratgie de l0entreprise d5nie par la %irection =nrale.
Procdure :
Mai 2001
- Elaborer les mo?ens permettant l0ad"uation des ressources aux
besoins de la )oders dans les meilleures conditions techni"ues et
conomi"ues4 tout en maintenant un climat social serein et
motivant.
TO69!% !" '!%$-&%#b,0,"2%
- $articiper avec la %= * la d5nition de la politi"ue de rmunration4
la mettre en place et la grer. =rer la pa?e.
- $articiper avec la %= * la d5nition de la politi"ue de formation4 la
mettre en place et la grer.
- Gettre en place le suivi des dossiers administratifs du service des
RX.
- =rer la politi"ue de communication interne et les relations avec les
partenaires sociaux.
- Gettre en place le suivi individualis de la gestion des carrires4 la
politi"ue de recrutement ou de licenciement.
Administration du $ersonnel
Gettre en place4 suivre et contr+ler le bon fonctionnement du service
administration du personnel4 charg de :
- )uivre le pointage du personnel
- =rer les absences
- =rer les arr7ts maladie
- =rer les accidents de travail
- =rer les congs pa?s
- =rer les tats administratifs 1 CN)):Gutuelles etc C.2
- Assurer la frappe des courriers du serve RX
- =rer les dossiers du service mdical en collaboration avec le
Gdecin et l0in5rmerie.
- =rer les dons en nature au personnel
- =rer les demandes d0emploi4 les rponses * ces demandes4 les
planning d0entretien d0embauche.
III. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. Direction du %ersonnel ;
. &e personnel de la Soders
Procdure :
Mai 2001
IV. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Ob!6",7%
- %5nir la politi"ue de Ressources Xumaines de l0entreprise en
ad"uation avec la stratgie de l0entreprise.
- Elaborer les mo?ens permettant lFad"uation des ressources aux
besoins de la )oders dans les meilleures conditions techni"ues et
conomi"ues4 tout en maintenant un climat social ad"uat et
motivant.
P',&6,$#0!% '!%$-&%#b,0,"2% !"
"O69!%
%5nition de la politi"ue des ressources humaines de la )oders et
les conditions de son application.
Coordination4 harmonisation et contr+le des politi"ues4 des objectifs
et des procdures en matire de ressources humaines.
%5nition et application de la politi"ue de rmunration 1grilles
salariales et primes2.
%5nition et application de la politi"ue de communication interne.
Relations avec les partenaires sociaux .
Procdure :
Mai 2001
GESTION DES CARRITRES
Ob!6",7%
- Appli"uer la politi"ue de dveloppement et dFvaluation des
carrires conformment * la politi"ue de gestion des ressources
humaines adopte.
- AccroRtre le patrimoine immatriel et assurer sa prennit par une
bonne politi"ue de promotion a5n dFviter des dparts prjudiciables *
la performance dFensemble.
P',&6,$#0!% '!%$-&%#b,0,"2% !"
"O69!%
Coordination et contr+le des procdures dFvaluation.
$rparation des dcisions de promotion et des mutations.
Elaboration du 5chier individuel du salari4 suivi de carrire
Elaboration et coordination4 contr+le des procdures d0valuation
$rparation des dcisions de promotion et mutations
%5nition des besoins en personnel de l0entreprise et proposition
d0allocations de ressources internes ou externes.
=rer les embauches
=rer les licenciements
=rer le s?stme de sanctions dans le respect de la lgislation.
Procdure :
Mai 2001
V. FORMATION
Ob!6",7%
- AccroRtre et assurer la prennit du patrimoine de talents4 de savoir:
faire et dFexprience * la fois par la formation et par la mise en \uvre
des conditions de la transmission s?stmati"ue des expriences
ac"uises.
- $articiper * la d5nition des actions de formations au sein de la
socit visant la prparation des collaborateurs * exercer des fonctions
pol?valentes.
P',&6,$#0!% '!%$-&%#b,0,"2% !"
"O69!%
Consolidation des besoins en actions de formation et suivi des plans
de formations.
%5nition des modes de formations les mieux adapts au contexte
de la )oders.
)uivi de lFexcution du plan de formation et des relations avec
lF&/$$'.
=estion et accueil des stagiaires re8us par la socit.
Procdure :
Mai 2001
VI. SYSTEME DES REMUNERATIONS
Ob!6",7%
- D!inir a(ec la D) une *oliti+ue de rmunration juste et moti(ante *our le
*ersonnel tout en tenant com*te des *aramtres conomi+ues de l,entre*rise et de
l,en(ironnement des *rati+ues salariales sur -s et le .aroc&
P',&6,$#0!% '!%$-&%#b,0,"2% !"
"O69!%
%5nition et application des grilles salariales en fonction d0un statut du
personnel dclinant la politi"ue de rmunration adopte par la
socit.
%5nition et application des direntes drogations * ce statut
1personnel tranger4 contractuels4 contrats CB&$4 C2.
Application des dcisions de la %= relatives aux indemnits attribues *
certains collaborateurs 1Bndemnits de fonction4 de reprsentation4 de
voiture C2.
Application des dcisions de la %= relatives aux primes accordes au
personnel.
Classi5cation des agents de la )oders en fonction de leur catgorie
d5nition et application des grilles salariales en fonction du statut du
personnel
d5nition avec le %= et application des dcisions relatives aux
indemnits attribues * certains collaborateurs.
$articipation * la d5nition du budget en matire de salaires.
$articipation avec le %= et laboration du s?stme de de rmunration
variable : prime d0objectifs4 prime exceptionnelles.
%5nition de la politi"ue en matire d0embauche des salaris en contrat
* dure dtermine.
Procdure :
Mai 2001
=estion de la paie : s0assurer "ue la paie est ralise en temps voulu et
sans erreur.
II.
PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
Procdure :
Mai 2001
I. Ob!"
Cette procdure a pour objectif de d5nir les modalits
administratives du droulement des recrutements.
II. E"#$!% 5! 0# $'-625.'!
La procdure de recrutement sera dcrite par rfrence aux
principales tapes suivantes :
Rception des demandes d/emploi ;
Recrutement ;
"ntgration du candidat recrut
III. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. Direction concerne.
E)"!'&!%
. &es candidats ;
. Bureau de recrutement 'ventuellement(.
Procdure :
Mai 2001
IV. F0-M 69#'"
P1
ase
1
DG
D,'!6",-& 5.
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S!6'2"#',#
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Procdure :
Mai 2001
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7
Procdure :
Mai 2001
6
A""',b.",-
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Procdure :
Mai 2001
V. D2'-.0!:!&" #5:,&,%"'#",7 5! 0# $'-625.'!
E"#$! 4
1
R26!$",-& 5!% 5!:#&5!% 5B!:$0-,
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Constitution dFune base de
donnes de demandes dFemploi.
La direction du personnel
R8+0! 5! +!%",-&
)Fassurer "ue cha"ue demande re8ue est correctement enregistre et
archive.
D2'-.0!:!&"
Le secrtariat trie parmi le courrier re8u4 les demandes dFemploi adresses
spontanment par les candidats.
Aprs leur enregistrement par le secrtariat4 les demandes sont adresses * la
direction du personnel.
Cette dernire procde * leur classement et archivage.
Pn vivier de candidature est ainsi constitu4 il est class par pro5ls4 dipl+mes
et expriences.
Cette base de donne sera rgulirement actualise et consulte * cha"ue
expression de besoin
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1#0
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 2
B!%-,& 5! '!6'."!:!&"> %20!6",-& 5!% 6#&5,5#".'!% !"
526,%,-& 5! '!6'."!:!&"
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Assurer le recrutement dans de
bonnes conditions.
La direction du personnel4
La direction concerne.
R8+0! 5! +!%",-&
- Les dcisions de recrutement doivent en d5nitive maner de la %irection
=nrale.
- La )oders doit disposer pour cha"ue collaborateur dFun dossier administratif
relatant toutes informations le concernant.
- Le processus de slection des candidats doit faire intervenir ncessairement
la direction du service demandeur.
D2'-.0!:!&"
Les besoins en ressources humaines sont exprims par les direntes
directions
Ces besoins sont adresss * la direction du personnel "ui procde * la
d5nition du pro5l t?pe du candidat * recruter. Ainsi une 5che de pro5l est
tablie a5n dFentamer le processus de recrutement.
Cette 5che ainsi "ue lFopportunit du recrutement sont valides par la
direction gnrale avant toutes dmarches.
Pne fois "ue la direction gnrale a donn son aval4 la direction du
personnel entame la procdure en deux tapes successives.
1
8'!
2"#$! 4 R!69!'69! !& ,&"!'&! 4
La direction du personnel essa?era dFidenti5er le pro5l recherch parmi les
collaborateurs de la socit4 notamment :
- Pn collaborateur en situation de sureectif a?ant justement le pro5l
recherch >
- Pn collaborateur dont les attributions initiales peuvent 7tre redplo?es
vers un autre collaborateur disponible.
%ans ces deux h?pothses4 la direction personnel veillera * la gestion du
redploiement4 aprs accord de la direction a?ant formul le besoin et
autorisation de la %=4 et procdera * l0attribution des fonctions du
collaborateur.
Procdure :
Mai 2001
D2'-.0!:!&" ;S.,"!<
2
8:!
2"#$! 4 R!69!'69! !)"!'&!
En cas dFchec de la prospection interne4 la direction du personnel
procdera * la recherche des candidatures * lFextrieur de la socit.
%eux 5lires peuvent 7tre suivies :
-Embauche par un cabinet de recrutement "ui procdera au recrutement
en collaboration avec la direction du service demandeur.
-)lection et recrutement par la socit.
%ans la premire option4 la direction du personnel chargera un
professionnel pour identi5er4 valuer et slectionner les meilleures
candidatures.
La socit aura toutefois la souverainet de dcision et du choix 5nal.
$our la deuxime option4 la direction du personnel ralisera elle:m7me tout
le processus de slection en collaboration avec la direction du service
demandeur.
La direction du personnel consultera dans un premier temps le 5chier des
demandes d0emploi et tTchera dFidenti5er les pro5ls ad"uats.
En cas dFchec4 une annonce dFores d0emploi sera publie dans un journal
en vue de cibler le pro5l recherch.
Les demandes re8ues sont tries et une slection des meilleures
candidatures sera eectue par la direction du personnel en accord avec la
direction du service demandeur.
Les candidats prslectionns seront donc convo"us pour passer un ou
plusieurs tests ou entretiens de slection aussi bien avec le directeur
personnel "uFavec le directeur demandeur.
A lFissue de cette phase4 la commission de recrutement se runira pour
valuer les rsultats des tests et choisir les candidatures rpondant aux
conditions du poste * pouvoir 1H * 6 candidats2.
Ces candidatures seront toutefois classes dans un ordre de mrite et
proposes au %irecteur gnral pour arr7ter un choix d5nitif.
Pne fois ce choix est tabli4 une dcision de recrutement est alors signe
par le %= et transmise * la direction du personnel "ui informera le ou les
candidats retenus.
Bl leur demandera galement de fournir les pices ncessaires * la
constitution du dossier administratif.
Procdure :
Mai 2001
E"#$! 4 3 I&"2+'#",-& 5. 6#&5,5#" '!6'."2
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Deiller * la bonne intgration des
candidats recruts.
R8+0! 5! +!%",-&
Etablir et remettre * cha"ue nouveau collaborateur une 5che de fonction.
D2'-.0!:!&"
)ur la base de la dcision de recrutement4 la direction concerne tablit
une 5che dFattribution de fonction. )ur cette 5che 5gurera les principales
fonctions du nouvel agent ainsi "ue sa position hirarchi"ue4 son grade4 et
son statut dans la socit.
Cette 5che sera communi"ue * la direction du personnel "ui la remettra *
lFagent le jour de son intgration.
La direction du personnel tablira pour sa part4 en collaboration avec le
directeur de la nouvelle recrue4 une 5che de fonction "ui ta?era
lFensemble des attributions con5es * lFagent.
Cette 5che sera remise * lFintress pour le responsabiliser sur ses
fonctions.
$ar ailleurs4 la direction du personnel veillera * lFintgration du nouvel
agent4 il sera prsent aux dirents membres de la socit et tous les
mo?ens matriels lui seront fournis pour travailler de manire correcte.
La direction du personnel sFassurera "ue le nouveau collaborateur a pris
connaissance de toutes les conditions de travail au sein de la socit.
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1#"
Procdure :
Mai 2001
VI. C-&"'/0!% 602% 5! 0# $'-625.'!
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#"
,-&
D.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
C-&"'/0! 5!%
'!6'."!:!&"
%.
%irecteur
=nral
%cision de
recrutement
Disa de la
dcision de
recrutement.
A
lFoccasion
de cha"ue
recruteme
nt
)Fassurer "ue
tout
recrutement
est autoris
par la %=.
C-&"'/0! 5!%
#""',b.",-&%
#%%,+&2!%
#. &-.(!#.
6-00#b-'#"!.
'
%irecteur du
personnel
/iche
dFattribution
de fonction
Disa de la
5che
d0attribution
A
lFoccasion
de cha"ue
recruteme
nt
)Fassurer "ue
les
attributions
et le statut
de lFagent
recrut sont
conformes *
la dcision
de la %=.
Procdure :
Mai 2001
IL. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!&" E:!""!.' N-:b'
!
D!%",&#"#,
'!
M-5! P2',-5,6,
"2
L,!.

D!:#&5!
5B!:$0-,
%emandeu
rs dFemploi
@ RX $ar pro5l Annuelle %$
R2%.0"#"%
5!%
%20!6",-&%
Commissio
n de
recrutemen
t
H
%=
%$
$ar
recruteme
nt
Annuelle %$
D26,%,-&
5!
'!6'."!:!
&"
%= H
I&"2'!%%2
DP
$ar
personne
Annuelle
%$ 1dossier
Administratio
n2
F,69!
5B#""',b.",-
& 5!
7-&6",-&
%$
%irections
H
I&"2'!%%2
DP
$ar
personne
Annuelle %$
F,69! 5!
7-&6",-&
%$
%irections
H
I&"2'!%%2
DP
$ar
personne
Annuelle %$
D-%%,!'
A5:,&,%"'#
",7
Bntress @ DP
$ar
personne
Annuelle %$
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1##
Procdure :
Mai 2001
VII. D,%$-%,",7 6-:$"#b0! #$$0,1.2 N 0# $'-625.'!
Bl nF? a aucune incidence comptable pour cette procdure.
VIII. SG%"8:! 5=,&7-':#",-&
A ce jour4 aucune application informati"ue4 hormis le traitement de la
paie4 ne gre les aspects ressources humaines.
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1#$
Procdure :
Gestion des absences
Mai 2001
II.
PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1#%
Procdure :
Mai 2001
I. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire le mode de suivi des
absences autorises.
II. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
E)"!'&!%
. &es agents.
III. F0-M 69#'"
Procdure :
Mai 2001
DG DG
D,'!6",-&
$!'%-&&!0
C-:$"#b,0,"
2
D2$#'"!:!
&"
A+!&"%
C-&%"#"#",-
& 5B#b%!&6!
D!:#&5!%
5B#b%!&6!%
V,%# V
"'#&%:,%%,
-&
E&'!+,%"'!:!
&" V %.,(,
A$$'26,#",-
& V 526,%,-&
5B,:$."#",-
&
R!"-.' #.
52$#'"!:!
&"
6-&6!'&2
$-.'
,&7-':#",-
&%
R!"-.' N
0BA+!&"
$-.'
!)26.",-&
Procdure :
Mai 2001
IV. D2'-.0!:!&" #5:,&,%"'#",7 5! 0# $'-625.'!
S.,(, 5!% #b%!&6!%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
=estion et suivi des absences La direction du personnel
R8+0! 5! +!%",-&
- Les absences demandes doivent obligatoirement 7tre vises par le
responsable immdiat du demandeur.
- La %irection du personnel doit sFassurer "ue toutes les absences sont
autorises et justi5es par un document.
- Les absences constates doivent faire lFobjet * posteriori dFun enregistrement
administratif 1cahier des absences2.
- Ces absences ne doivent pas dpasser une journe4 sauf accord de la %=.
- Ces absences peuvent selon la dcision de la direction du personnel 7tre
imputes sur le droit aux congs ou 7tre autorises sans dduction.
- La direction du *ersonnel doit priodi"uement sFassurer de la bonne tenue des
registres dFabsence et contr+ler les absences cumules par collaborateurs a5n
dFen maRtriser le volume annuel.
- La direction concerne doit ncessairement 7tre inform de la dcision prise
avant excution.
D2'-.0!:!&"
Les agents dsireux de sFabsenter pour diverses raisons 1vnement familial4
rcupration4 R%D mdical C2 doivent formuler leur demande par un bulletin
dFabsence.
La demande doit 7tre vise par le responsable hirarchi"ue du demandeur
avant dF7tre transmise * la direction du personnel pour enregistrement et
suivi.
Le service concern doit 7tre inform de la dcision prise avant lFexcution
de lFabsence.
Les demandes autorises sont inscrites par la direction du personnel sur un
registre dFabsences tenu par agent.
La direction du personnel transmet priodi"uement les demandes
dFabsences * la %= pour dcision dFimputation ou non sur les congs
annuels.
Les directions concernes doivent 7tre rgulirement tenues informs de la
s?nthse des absences et des droits au cong consomms et restants.
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1$0
Procdure :
Mai 2001
V. C-&"'/0!% 602% 5! 0# $'-625.'!
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#"
,-&
D.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
A."-',%#",-&
5B#b%!&6!%
%irections
concernes
%emande
dFabsence
Disa de la
demande
d0absence
A
lFoccasion
de cha"ue
demande
d0absence
)Fassurer "ue
cha"ue
absence est
autorise et
justi5e par
le personnel.
S.,(, 5!%
#b%!&6!%
%$
Cahier des
absences
Etude
volumtri"ue
des absences
Cha"ue
mois
Gesurer et
apprcier le
volume
dFabsence
de cha"ue
agent.
Procdure :
Mai 2001
IL. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!
&"
E:!""!
.'
N-:b'! D!%",&#"#,
'!
M-5! P2',-5,6,
"2
L,!.
D!:#&5
!%
5B#b%!&6
!
Agents H
%$
%.
concerne
Chronologi"u
e
Annuelle %$
R!+,%"'!
5!%
#b%!&6!
%
%$ H
%$
%.
concerne
Chronologi"u
e
Annuelle %$
Procdure :
Mai 2001
VI. D,%$-%,",7 6-:$"#b0! #$$0,1.2 N 0# $'-625.'!
Cf procdure traitement de la paie
L. SG%"8:! 5=,&7-':#",-&
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1$"
Procdure :
Gestion des congs
Mai 2001
PRELIMINAIRE
I.
1. ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
6. CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE
Procdure :
Gestion des congs
Mai 2001
I. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus administratif de
la gestion des congs annuels.
II. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
E)"!'&!%
. &es agents
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1$#
Procdure :
Gestion des congs
Mai 2001
III. F0-M 69#'"
DG
D,'!6",-&
P!'%-&&!0
B.'!#.
C-:$"#b0
!
D,'!6",-&% A+!&"%
D!:#&5!%
5! 6-&+2%
E&'!+,%"'!:!
&" 5!%
5!:#&5!%
$#'
S!6'2"#',#"
V,%# V
"'#&%:,%%,-
&
C!&"'#0,%#",-
& 5!%
5!:#&5!%
P'2$#'#",-&
P0#&&,&+ 5!%
6-&+2%
C-&"'/0!>
#(,% V
$'-$-%,",-&
V#0,5#",-&
5!%
$0#&&,&+
52A&,",7%
D26,%,-& 5!
6-&+2
E&'!+,%"'!:!
&"> %.,(, !"
,&7-':#",-&
P',%! 5!
6-&&#,%%#&
6! 5! 0#
526,%,-& 5!
6-&+2
D26,%,-&
5! 6-&+2%
$-.'
D26,%,-&
6-&+2
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1$$
Procdure :
Gestion des congs
Mai 2001
6-:$"#b,0
,C%#",-&
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1$%
Procdure :
Gestion des congs
Mai 2001
IV. D3ROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROC3DURE
S.,(, 5!% 6-&+2% #&&.!0%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
=estion et suivi des congs
annuels
R8+0!% 5! +!%",-&
- Les demandes de congs doivent obligatoirement 7tre autorises par la
%irection =nrale.
- Les congs accords doivent 7tre plani5s en fonction de lFactivit gnrale
de la socit.
- La direction du personnel doit sFassurer "ue tous congs est autoris et suivi
administrativement.
- La direction du personnel doit sFassurer "ue lFintrim est assur pour les
fonctions stratgi"ues en priode de congs annuels.
- Les directions doivent donner leur accord sur le planning des congs de leur
personnel.
D2'-.0!:!&"
Les demandes de congs annuels doivent 7tre tablies par les agents au
moins @ mois avant la date demande.
Ces demandes doivent 7tre vises par le responsable hirarchi"ue en
fonction des besoins oprationnels et des autres demandes.
Les demandes vises favorablement ou dfavorablement sont transmises *
la direction du personnel
La direction du personnel sFassurera "ue les congs demands
correspondent * un droit ac"uis. A la rception de lFensemble des demandes
dFune priode4 la direction du personnel prpare un planning gnral par
dpartement pour lFensemble des priodes sollicites.
Cet tat est transmis * la direction gnrale et aux directions concernes
pour tude et validation en vue de veiller sur la bonne continuit de lFactivit
et dans lFesprit de respecter lFintr7t gnral de la socit.
Procdure :
Gestion des congs
Mai 2001
D2'-.0!:!&" ;S.,"!<
Les directions de la )oders sont en mesure de reconsidrer certaines
demandes et de proposer des priodes dFchange.
Pne fois la demande valide par la direction concerne et par la direction
du personnel4 elle est transmise * la %= pour dcision 5nale.
La demande autorise et vise est transmise * la direction du personnel
pour enregistrement dans les livres des congs et suivi administratif.
La direction du personnel informe et transmet alors les dcisions aux
dirents agents.
$ar ailleurs4 elle transmet une copie au service comptable pour
transcription et imputation lors du traitement de la paie et une copie aux
dpartements concerns pour information.
La direction du personnel constatera le retour eectif de lFagent au terme
de ses congs.
Procdure :
Gestion des congs
Mai 2001
V. C-&"'/0!% 602% 5! 0# $'-625.'!
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#"
,-&
D.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
C-&"'/0! 5.
5'-," #.)
6-&+2%
%$
Registre des
congs
Disa de la
demande de
congs
A
lFoccasion
de cha"ue
demande
de congs
)Fassurer "ue
les congs
demands
sont ac"uis.
A."-',%#",-&
5! 0#
526,%,-& 5!
6-&+2%
%=
%$
%irections
%cisions de
congs
Disa de la
dcision de
congs
A
lFoccasion
de cha"ue
demande
de congs
)Fassurer
"ue les
agents en
congs sont
autoriss et
leur dcision
est vise par
la direction
gnrale.
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1%0
Procdure :
Gestion des congs
Mai 2001
LI. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!
&"
E:!""!
.'
N-:b'! D!%",&#"#,
'!
M-5! P2',-5,6,
"2
L,!.
%emande
s de
congs
Agents @ %$
Chronologi"u
e
Annuelle %$
%cision
de congs %$ 6
Agents
DP
Comptabilit
%ossier
administratif
Annuelle %$
Registre
des
congs
pa?s
%$ @ %$
Chronologi"u
e
Annuelle %$
Procdure :
Gestion des congs
Mai 2001
VI. D,%$-%,",7 6-:$"#b0! #$$0,1.2 N 0# $'-625.'!
Cf procdure traitement de la paie
LII. SG%"8:! 5=,&7-':#",-&
&anuel des procdures
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
%ate dernire mise * jour :
A(',0 2WW1
II. PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1%$
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
I. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire les modalits de traitement4
le mode de comptabilisation et de suivi des oprations lies * la paie
du personnel et aux dclarations sociales.
II. E"#$!% 5! 0# $'-625.'!
La procdure de la paie sera dcrite par rfrence aux principales
tapes suivantes :
Etablissement de la paie ;
Etablissement des dclarations sociales et 8scales ;
Enregistrement comptable et paiement ;
!aie des occasionnels ;
$ui:i et anal<se des comptes
III. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. Direction "dministrative et Financire ;
. Service comptable.
. Service in)ormatique.
E)"!'&!%
. "gents ;
. Direction des imp*ts ;
. +rganismes sociau,.
1"#0"#1$ 0"%2& Masnao'i Ma(ars A')it 1%%
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
IV. F0-M 69#'"
E"#$! DG DP DAF C#,%%! BC S.,&7 I:$/"% O'+. S-6. P!'. B1
Etablissement des relevs de
pointage
Etablissement de l0tat de
suivi de la paie des cadres
Etablissement de l0tat
mensuel des avances
Edition et validation des
tats de contr+le des lments
variables de la paie
Edition des bulletins de paie
Relev
pointage
$aie
cadres
Etat des
avances
)aisie des lments
variables de la paie
Etat de
contr+le
(ulletins
de paie
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
E"#$! DG DP DAF C#,%%! BC S.,&7 I:$/"% O'+. S-6. P!'. B1
Edition des dirents tats
de la paie
Dalidation des tats de paie
)ignature des tats des
virements et remboursement
de crdits.
Etablissement des
dclarations sociales
Etablissement de la
dclaration d0B=R
Comptabilisation de la paie
D260#'#",-&
CIMR
D260#'#",-&
R!"'#,"!
D260#'#",-&
#%%.'.
D260#'#",-&
CNSS
Dalidation de la
cohrence des
tats
E"#"
(,'!:!&"%
E"#"
6'25,"
I-.'&#0
5! $#,!
E"#"
%#0#,'!%
b'."%
C-"
CIMR
C-"
R!"'#,"!
C-"
#%%.'.
C-"
CNSS
%claration
B=R
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
V. D2'-.0!:!&" #5:,&,%"'#",7 5! 0# $'-625.'!
E"#$! 4
1
E"#b0,%%!:!&" 5! 0# $#,!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)Fassurer "ue la paie est
correctement tablie.
La direction du $ersonnel
comptable
La direction administrative et
5nancire.
R8+0! 5! +!%",-&
L0tablissement de la paie ne doit se faire "u0aprs contr+le de tous les
lments variables.
D2'-.0!:!&"
L# 5,'!6",-& 5. P!'%-&&!0 tablit les relevs de pointage mensuels du
personnel hors cadres sur la base de l0tat de pointage informati"ue et les
transmet au bureau comptable.
Le relev de pointage remonte tous les lments variables de la paie par
agent :
- Xeures normales4
- Xeures supplmentaires
- Bndemnits de panier4
- Nombre de jours de congs pa?s4
- Nombre de jours d0absence.
L# 5,'!6",-& #5:,&,%"'#",(! !" A&#&6,8'! est responsable du suivi de la
paie des cadres.
L! b.'!#. 6#,%%! tablit un tat mensuel des avances accordes au
personnel et le transmet au bureau comptable.
L! b.'!#. 6-:$"#b0! assist par le service informati"ue contr+le la
cohrence des lments re8us et rapproche entre les dirents documents et
saisit les lments variables de la paie et les avances.
L! %!'(,6! ,&7-':#",1.! est responsable du traitement de la paie des
cadres.
L! b.'!#. 6-:$"#b0! dite les tats de contr+le des lments variables
saisis et les valide.
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
L! b.'!#. 6-:$"#b0! dite les bulletins de paie en deux exemplaires4 un
pour l0emplo? et le deuxime pour classement.
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
D2'-.0!:!&" ;S.,"!<
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! contr+le la concordance des
dirents documents4 et ordonne l0dition :
- %es tats de virements4
- %es tats des chances des crdits4
- %u journal de la paie4
- %e l0tat des cotisations CN))
- %e l0tat des cotisations de retraite Garocaine VDie4
- L0tat des salaires bruts par emplo?4
- L0tat des cotisations retraite CBGR 1par trimestre2
- L0tat des cotisations assurance groupe 1par trimestre2
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! contr+le la concordance :
- %es tats de virements avec les bulletins de paie4
- %es tats des chances des crdits4
- %u journal de paie avec tous les autres lments4
Et transmet * la direction administrative et 5nancire pour validation.
L! 5,'!6"!.' #5:,&,%"'#",7 !" A&#&6,!' contr+le la concordance des
dirents tats avec le journal consolid et signe l0tat des virements4 l0tat
des chances de crdits et le journal de paie.
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! envoie * la ban"ue les ordres
d0oprations sur la base des tats signs par sa direction.
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
E"#$! 4 2 E"#b0,%%!:!&" 5!% 5260#'#",-&% %-6,#0!% !" A%6#0!%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre le respect des
direntes obligations dclaratives
vis:*:vis des partenaires sociaux
de la socit.
Le service comptable
R8+0! 5! +!%",-&
L0tablissement des dclarations sociales et 5scales doit se faire en conformit
avec la rglementation en vigueur.
D2'-.0!:!&"
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! tablit les dclarations sociales conformment aux
rglements et contrats en vigueur 1CN))4 CBGR4 Assurance groupe42 sur la base
des tats des cotisations dits et assure leur paiement dans les dlais.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! tablit la dclaration de lFB=R et li"uide lFimp+t dM au
vu du journal de paie consolid.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0!> * la 5n de lFanne4 prpare lFtat UIH@ au titre du
personnel titulaire4 contractuel et saisonnier4 vri5e la cohrence de lFtat
UIH@ avec les donnes comptables et le dpose ensuite * lFadministration
5scale.
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
E"#$! 4 3 E&'!+,%"'!:!&" 6-:$"#b0! !" $#,!:!&"
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue toutes les oprations
relatives * la paie sont
correctement comptabilises.
)Fassurer de la validit des salaires
pa?s.
Le service comptable
R8+0! 5! +!%",-&
Les oprations de la paie doivent 7tre exhaustivement comptabilises et
D2'-.0!:!&"
L! %!'(,6! 6-:$"#b0!4 suite * lFtablissement du journal de paie consolid4
comptabilise :
- Le journal de paie sur la base des 5ches d0imputation soumises
pralablement * la signature du directeur administratif et 5nancier.
- Les cotisations CN)) aprs rglement sur la base de l0avis de dbit
bancaire4
- %es autres charges sociales * partir des talons de ch"ues.
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
E"#$! 4 4 P#,! 5!% -66#%,-&&!0%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer du correct calcul de la
paie du personnel occasionnel.
La direction du $ersonnel
R8+0! 5! +!%",-&
Les oprations de la paie des occasionnels doivent 7tre rgulirement suivies
et exhaustivement comptabilises.
D2'-.0!:!&"
L# 5,'!6",-& 5. P!'%-&&!0 sFoccupe de l0embauche du personnel
occasionnel4 du suivi des heures travailles4 et de son paiement.
L# 5,'!6",-& 5. P!'%-&&!0 tablit * la 5n de cha"ue "uinSaine un tat des
heures travailles du personnel occasionnel et le transmet au directeur
administratif et 5nancier.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! tablit un tat de paie des occasionnels comportant :
- Le nombre d0heures travailles4
- Les salaires bruts4
- Les retenues CN))
- Les salaires nets
Cet tat est dit en deux exemplaires4 un destin * la caisse pour le
rglement des occasionnels et le second * la direction du personnel pour
contr+le.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! comptabilise la paie et les charges sociales des
occasionnels. La CN)) sur paie des occasionnel est dclare et pa?e au
m7me titre "ue le personnel permanent.
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
E"#$! 4 5 S.,(, !" #&#0G%! 5!% 6-:$"!%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue les comptes relatifs
au personnel sont correctement
suivis et anal?ss.
Le service comptable.
R8+0! 5! +!%",-&
Les comptes personnel et organismes sociaux doivent 7tre toujours justi5s.
D2'-.0!:!&"
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! tablit * la 5n de cha"ue mois un tat dtaill sur les
mouvements des comptes du personnel 1agent par agent2 ainsi "uFune anal?se
des soldes des comptes de bilan.
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
VI. C-&"'/0!% 602% 5! 0# $'-625.'!
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#"
,-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
V2',A6#",-&
5! 0#
(#0,5,"2 5!%
202:!&"%
(#',#b0!% 5!
0# $#,!
%irecteur du
$ersonnel
Relev de
pointage
Disa sur le
relev de
pointage
A
lFoccasion
de cha"ue
prparatio
n de la
paie
Eviter de
saisir des
lments de
paie errons
R#$$'-69!:
!&" 5!%
5,J2'!&"%
2"#"% 5! 0#
$#,! 25,"2%
%irecteur
5nancier
!ournaux de
paie
Disa des
journaux de
paie
A cha"ue
dition des
journaux
de paie
)Fassurer de
la ralit et
de
lFexhaustivit
de la paie
E"#b0,%%!:!
&" 6-''!6"
5!%
5260#'#",-&%
%-6,#0!% !"
A%6#0!% !"
$#,!:!&"
5!% 5'-,"%
6-''!%$-&5#
&"% 5#&% 0!%
520#,% !&
(,+.!.'
)ervice de
centralisatio
n comptable
%clarations
sociales et
5scales
Disa des
dclarations
Lors de
cha"ue
prparatio
n des
dclaration
s
Eviter des
erreurs dans
les
dclarations
)0assurer du
respect des
dlais
lgaux
C-&6-'5#&6!
5! 0#
5260#'#",-&
#&&.!00! 5!%
%#0#,'!%
#(!6 0#
6-:$"#b,0,"2
!" 0BIGR $#G2
)ervice de
centralisatio
n comptable
Etat UIH@
Disa de lFtat
UIH@
Cha"ue
anne
Eviter des
erreurs dans
la
dclaration
UIH@
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#"
,-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
C-&6-'5#&6!
5! 0# $#,!
#(!6 0!%
5-&&2!%
6-:$"#b0!%
%irecteur
5nancier
!ournaux de
paie
Disa des
journaux de
paie
Lors de
cha"ue
comptabilis
ation des
donnes
de la paie
Eviter des
erreurs de
comptabilisatio
n
S.,(,
'2+.0,!' 5!%
6-:$"!%
D.
$!'%-&&!0
%irecteur
5nancier
Anal?ses de
comptes
Disa des
anal?ses de
comptes
Lors de
cha"ue
comptabilis
ation des
donnes
de la paie
)Fassurer de la
justi5cation
des comptes
du personnel
S.,(,
'2+.0,!' 5!%
6-&+2%
%irecteur du
personnel
Registre des
congs et
dcision des
congs
Disa sur le
registre
A cha"ue
dpart en
congs
$rovisionner
les congs
pa?s non
consomms en
5n d0exercice
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
VII. C-&"'/0!% &-& $'2(.% $#' 0# $'-625.'!
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#"
,-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
A&#0G%! 5!
0B2(-0.",-&
:!&%.!00!
5. -.'&#0
5! $#,!.
%irecteur
5nancier
Etat
d0volution
mensuel des
rubri"ues de
la paie
Disa de l0tat
A cha"ue
dition des
journaux
de paie
Eviter le ris"ue
de non:
enregistrement
de salaires ou
de
rmunrations
dus au
personnel ou
des charges
sociales sur les
rmunrations
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
VIII. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!&" E:!""!.' N-:b'
!
D!%",&#"#,'
!
M-5! P2',-5,6,"
2
L,!.
R!0!(2% 5!
$-,&"#+!
%$ H (C
Ganue
l
A la 5n de
cha"ue mois
%$
(C
E"#"
:!&%.!0
5!% #(#&6!%
Caissier @ (C
Ganue
l
A la 5n de
cha"ue mois
(C
E"#" 5!
6-&"'/0! 5!%
202:!&"%
(#',#b0!%
(C @ (C
Ganue
l
A la 5n de
cha"ue mois
(C
B.00!",&% 5!
$#,!
(C H
Emplo?s
(C
Ganue
l
A la 5n de
cha"ue mois
(C
E"#"% 5!%
(,'!:!&"%
(C H
B#&1.!%
(C
Ganue
l
A la 5n de
cha"ue mois
(C
E"#" 5!%
2692#&6,!'%
5! 6'25,"
(C H
(an"ue
%A/
Ganue
l
A la 5n de
cha"ue mois
(C
I-.'&#0 5!
$#,!
(C @ %A/
Ganue
l
A la 5n de
cha"ue mois
(C
L!% 2"#"%
5!%
6-",%#",-&%
(C H
&rganismes
sociaux
%A/
Ganue
l
A la 5n de
cha"ue mois
(C
D260#'#",-&
% %-6,#0!%
(C H
O'+#&,%:!%
%-6,#.)
%A/
Ganue
l
A la 5n de
cha"ue mois
(C
D260#'#",-&
5=IGR
(C H
A5:,&,%"'#",
-& A%6#0!
%A/
Ganue
l
A la 5n de
cha"ue mois
(C
E"#" X421 (C 6
A5:,&,%"'#",
-& A%6#0!
%A/
Assurance
Ganue
l
Cha"ue
anne
(C
E"#" 5! $#,!
5!%
-66#%,-&&!0
%
(C H
C#,%%!
DP
Ganue
l
A la 5n de
cha"ue mois
(C
%$
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
VIII. D,%$-%,",7 6-:$"#b0! #$$0,1.2 N 0# $'-625.'!
$C-,&($ .=,CR"'+RE$ C%&!'()LE$
E6',".'! 6-:$"#b0! 5! 0# $#,! :!&%.!00!
J@K@
rm. du
personnel
6I6@
Avances
et
acomptes
au
personnel
II6H
rm. due
au
personnel
II66
Retenues
Crdit C
II-H-
Etat B=R
II6Z
personnel
autres
crditeurs
1opposition
s etc.2
III
organism
es
sociaux
AL(LCL%LEL/ A ( C %
E /
C-&%"#"#",-& 5!% $#'"% $#"'-&#0!% '!0#",(!% #.) 69#'+!%
%-6,#0!%
J@KI
Charges sociales
J@KJ
charges sociales
diverses
III
organismes
sociaux
A ( AL(
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
IL. SG%"8:! 5=,&7-':#",-&
APPLICATION PAIE
Edition des bulletins de paie
Edition des tats de virements4
Edition des tats des chances des
crdits4
)aisie des lments
variables
Edition du journal de la paie4
Edition de l0tat des cotisations CN))
Edition de l0tat des cotisations de
retraite Garocaine VDie4
)aisie des avances Edition de l0tat des salaires bruts par
emplo?4
Edition de l0tat des cotisations
retraite CBGR 1par trimestre2
Edition de l0tat des cotisations
assurance groupe 1par trimestre2
D,'!6",-& A5:,&,%"'#",(! !"
F,&#&6,8'!
C?cle : RESSOURCES
HUMAINES
$rocdure :
!aie
A(',0 2WW1
L. R!6-::#&5#",-&%
INTERFACE ENTRE APPLICATION PAIE ET SYSTME COMPTABLE DVELOPPER
La paie est gre par une application informati"ue "ui n0est pas intgre *
l0application comptable. Le transfert des donnes vers la comptabilit
gnrale est eectu manuellement. Ce traitement induit une perte de
temps et un ris"ue d0erreurs.
Bl serait opportun d0tudier la possibilit de gnrer automati"uement les
critures en comptabilit gnrale grTce * une interface entre les deux
logiciels.
Manuel des procdures comptables
Direction )' 2ersonnel Cycle : RESSO0RCES H0MAINES
Procdure :
!r"t au personnel # plus d$un an
Avril 2001
II.
PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE
19/09/14 09:28
1$%
Procdure :
Avril 2001
I. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire le mode d0octroi et de suivi
des pr7ts * plus d0un an4 accords par )oders * son personnel et de
d5nir le dispositif comptable correspondant.
II. E"#$!%
La procdure d0octroi des pr7ts au personnel sera dcrite par
'raitement des demandes de prDt ;
Conclusion du contrat du prDt ;
.blocage et comptabilisation du prDt ;
$ui:i du prDt
III. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
Direction ;
Direction du personnel ;
Service comptable.
!)"!'&!%
"gents.
19/09/14 09:28
1$8
Procdure :
Avril 2001
IV. D2'-.0!:!&" #5:,&,%"'#",7 5! 0# $'-625.'!
E"#$! 4
1
T'#,"!:!&" 5!% 5!:#&5!% 5! $'Y"
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre de classer les besoins
par ordre de priorit.
La %irection du personnel est
responsable d0apprcier la
demande de pr7t.
R8+0! 5! +!%",-&
L0octroi des pr7ts au personnel doit se faire selon des critres objectifs et bien
d5nis 1anciennet4 valuation4 situation familiale4...2
D3ROULEMENT
L# 5,'!6",-& +2&2'#0! 5xe annuellement le budget des pr7ts * accorder au
personnel.
L!% #+!&"% ,&"2'!%%2% tablissent une demande de pr7t et la transmettent *
la %irection du personnel.
L# D,'!6",-& 5. $!'%-&&!0 classe les demandes "ui lui sont parvenues par
ordre de priorit
U&! 6-::,%%,-& se runit pour valider le traitement et le classement par
ordre de priorit des demandes et dsigne les bn5ciaires dans la limite du
budget tabli par la direction.
L# D,'!6",-& 5. $!'%-&&!0 transmet * la %irection =nrale la liste des
demandes acceptes pour approbation.
L# D,'!6",-& 5. $!'%-&&!0 informe le demandeur de lFacceptation de sa
demande une fois "ue la %irection =nrale donne son aval.
19/09/14 09:28
1$9
Procdure :
Avril 2001
E"#$! 4
2
C-&60.%,-& 5. 6-&"'#" 5! $'Y"
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Entourer la socit des garanties
su[santes vis:*:vis des agents.
La %irection du personnel.
R8+0! 5! +!%",-&
Les pr7ts au personnel doivent s?stmati"uement faire l0objet de contrats
prcisant les droits et obligations des deux parties.
D3ROULEMENT
L# D,'!6",-& 5. $!'%-&&!0 prpare une dcision de pr7t "uFelle transmet *
la %irection =nrale pour signature. Cette dcision rcapitule le montant du
pr7t4 le taux dFintr7t4 la dure de remboursement4 le montant de la
mensualit et le dlai de grTce ventuel.
L# D,'!6",-& 5. $!'%-&&!0 prpare le contrat de pr7t 15xant les droits et
obligations de chacune des parties2 et le transmet au demandeur pour
signature.
L! 5!:#&5!.' du pr7t inscrit une h?poth"ue au pro5t de la )oders et
transmet le certi5cat d0h?poth"ue * la direction du personnel.
19/09/14 09:28
1%0
Procdure :
Avril 2001
E"#$! 4
3
D2b0-6#+! !" 6-:$"#b,0,%#",-& 5. $'Y"
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre au demandeur
l0encaissement du pr7t.
La dcision du dblocage du pr7t
est du ressort de la %irection
=nrale.
R8+0! 5! +!%",-&
Les pr7ts au personnel ne doivent 7tre dblo"us "ue si l0agent assure les
garanties de la )oders.
D3ROULEMENT
L# D,'!6",-& 5. $!'%-&&!0 vri5e l0exhaustivit du dossier d0octroi du pr7t et
le transmet au service comptable pour prparation du rglement.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! prpare le mo?en de rglement et transmet le
dossier complet * la %irection =nrale pour signature.
L# D,'!6",-& G2&2'#0! transmet le ch"ue sign directement au demandeur
du pr7t pour encaissement.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! re8oit le dossier de la %irection pour comptabilisation
et suivi des retenues au niveau du bulletin de paie.
19/09/14 09:28
1%1
Procdure :
Avril 2001
E"#$! 4 4
S.,(, 5. $'Y"
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue le suivi des pr7ts est
rgulier et 5able.
responsable de cette tape
R8+0! 5! +!%",-&
Le remboursement du pr7t doit 7tre rgulier conformment au tableau
d0amortissement.
D3ROULEMENT
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! tablit le tableau d0amortissement du pr7t4 et assure
le suivi du pr7t.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! dite cha"ue mois :
Pn tat des pr7ts en cours >
Pne anal?se des soldes des comptes de pr7ts par agent.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! rapproche l0tat des soldes des comptes de pr7ts avec
le tableau d0amortissement du pr7t pour vri5cation du montant de la retenue
pour remboursement du pr7t.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! rapproche l0tat des pr7ts en cours avec le compte
pr7ts au personnel pour justi5cation des soldes.
19/09/14 09:28
1%2
Procdure :
Avril 2001
V. P',&6,$#.) 6-&"'/0!% 602% 5! 0# $'-625.'!
C-&"'/0!%
A."!.'
D.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",
-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
V#0,5#",-&
5!:#&5!%
5! $'Y"
Commissio
n
%emandes
de pr7t
Classement des
demandes de
pr7ts par ordre
de priorit
)uite
* cha"ue
demande
de pr7t
&ctroi des
pr7ts aux
agents
prioritaires
V2',A6#",-&
5. 5-%%,!'
5! $'Y"
%irection
du
personnel
%ossier
de pr7t
%blocage du
pr7t
$ralablem
ent
* l0octroi de
pr7t
)auvegarder
le patrimoine
de la socit
R#$$'-69!:
!&" 5! 0=2"#"
5!% $'Y"% !"
"#b0!#.
5=#:-'",%%!
:!&" 5.
$'Y"
)ervice
comptable
.Etat des
pr7ts
. 'ableau
d0amortissem
ent du pr7t
Disa
)ur l0tat
d0anal?se des
pr7ts par agent
A la 5n de
cha"ue
mois
)0assurer "ue
les
mensualits
sont
correctement
retenues sur
les salaires
R#$$'-69!:
!&" 5! 0B2"#"
5!% '!%"#&"%
5.% 5!%
$'Y"% #(!6 0!
6-:$"!
$'Y"% #.
$!'%-&&!0
)ervice
comptable
Etat des
restants dus
des pr7ts au
personnel
Disa sur lFtat
des pr7ts en
cours
A la 5n de
cha"ue
mois
)Fassurer de
la ralit et
de
lFexhaustvit
des soldes
des comptes
9pr7ts au
personnel ;

19/09/14 09:28
1%"
Procdure :
Avril 2001
VI. D,%$-%,",7 C-:$"#b0! A$$0,1.! A L# P'-625.'!
!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+E$
. Les pr7ts immobiliss sont des fonds accords par la socit * son
personnel4 et ce pour une priode4 * l0origine dpassant @H mois.
. L0entre de ces pr7ts demeure maintenue * ce poste jus"uF*
l0expiration totale de ce dlai.
. Le fait gnrateur de la constatation du pr7t dans les comptes de
la socit est le dcaissement eectif du pr7t.
&E'-%.E$ ./E4(L+('"%#
. Les pr7ts au personnel sont comptabiliss * leur valeur nominale.
La valeur nominale est la valeur 5gurant sur le contrat de pr7t.
. Les intr7ts des pr7ts constituent des produits 5nanciers pour la
socit * comptabiliser parmi les produits de l0exercice.
. Les intr7ts des pr7ts sont comptabiliss * la date de cha"ue
chance de remboursement et sont rgulariss * la 5n de
l0exercice en vertu du principe de spcialisation des exercices.
. A la date de l0inventaire4 la valeur nominale des pr7ts est corrige4
le cas chant4 par une provision pour dprciation s0il apparaRt
"ue leur encaissement est incertain * l0chance.

19/09/14 09:28
1%4
Procdure :
Avril 2001
$C-E&($ ./ECR"'+RE$ C%&!'()LE$
HI@@
$r7t au
personnel
-@
trsorerie
6IU6
Bntr7ts courus
et non chus *
percevoir
K6Z@@
Bntr7t
des pr7ts
II6H
Rmunration
due au
personnel
)ignature du
contrat de pr7ts

%caissement
rel
du pr7t 9];

]

]

Echance du
remboursement
:
$rincipale 9p;
Bntr7ts 9i;

p

i
p L i

Constatation *
la 5n de
l0exercice des
intr7ts courus
et non chus
9x;

x x

] p ] x i L
x
pL i
1] : p2 )olde
non encore
rembours
Gouvemen
t
de
trsorerie
Bntr7ts
courus et
non chus *
percevoir
Bntr7ts
du pr7t
inscrit au
C$C
Retenue
sur salaire
19/09/14 09:28
1%#
Manuel des !rocdures
Direction A)inistrative et -inanci.re Cycle : REPORTIN/ ET C!3T0RE COMPTA4!E
Procdure :
%glements& Encaissement et uivi de la trsorerie
Avril 2001
PRELIMINAIRE
I. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
1. ORGANIGRAMME
II. PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
Procdure :
Avril 2001
I. Ob!"
Cette procdure a pour objet de dcrire le circuit administratif des
rglements4 des encaissements et de suivi de la trsorerie de la
socit avec ses implications comptables.
II. E"#$!%
La procdure des rglements des encaissements et de suivi de la
trsorerie sera dcompose en "uatre sous : procdures4 * savoir :
. !rocdure des r7glements ;
. !rocdure des encaissements ;
. !rocdure de sui:i de la trsorerie E Caisse ;
. !rocdure de sui:i de la trsorerie F )an?ue
III. I&"!'(!&#&"%
I&"!'&!%
. %irection >
. %irection administrative et 5nancire >
. %irection du personnel >
. )ervice commercial >
. %partement achats et approvisionnements.
E)"!'&!%
. Clients >
. /ournisseur ;
. (an"ues
Procdure :
Avril 2001
IV. FLO* CHART
P'-625.'! 5!% '8+0!:!&"%
E"#$! DG DAF BC DAA F-.'&,%%!.'%
$rparation et validation des
dossiers de rglements
'ransmission du dossier * la
comptabilit
$rparation des mo?ens
de paiement * l0chance
)ignature du mo?en de
paiement
Contre:signature du mo?en
de paiement lors"ue sa valeur
dpasse -..... %hs
Comptabilisation du rglement
et transmission du paiement au
fournisseur sans dlai
%ossier de
rglement
1(C4(R4/act2
%ossier de
rglement
1(C4(R4/act2
Comptabilisation
et classement des
dossier par chance
MP
MP
MP
Comptabilisation
du rglement
MP
Procdure :
Avril 2001
P'-625.'! 5!% '8+0!:!&"% $#' 6#,%%!
E"#$! DG DAA DAF C#,%%! S!'(,6!% D,'!6",-&% BC
Etablissement d0une demande
d0achat par caisse
du demandeur
Dalidation de la demande par
le %A/
'ransmission au %AA
Etablissement du bon de caisse
valid par le %A/ et
transmission * la caisse
Ralisation de l0achat et
transmission de la facture
* la caisse
'ransmission de la facture
* la comptabilit pour
enregistrement comptable
%A
%A
%A
%A
(C (C
/acture
(L4 (R
/acture
(L4 (R
%blocage de la
somme demande
Enregistrement de
la dpense sur le
registre caisse
Procdure :
Avril 2001
P'-625.'! 5!% !&6#,%%!:!&"%
E"#$! DG DC DAF C#,%%! BAV BC C0,!&"
Collecte des rglements
et enregistrement sur les
registres correspondants
Remise des espces en caisse
et tablissement des titres de
recettes
Contr+le par le %A/ des
mo?ens de paiement et de
leur cohrence avec les
registres
Enregistrement des
encaissements
E&'!+,%"'!:!&"
5!% !&6#,%%!:!&"%
%.' 0!% '!+,%"'!%
R8+0!:!&"
!%$86!
A."'!% :-G!&%
5! $#,!:!&"
E&'!+,%"'!:!&"
%.' 0! '!+,%"'!
6#,%%!
E%$86!%
TR
TR
M-G!&%
$#,!:!&"
R!+,%"'!%
R!+,%"'!%
Procdure :
Avril 2001
P'-625.'! 4
1
P'-625.'! 5!% '8+0!:!&"%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue tous les
rglements sont justi5s et
autoriss.
responsable de la vri5cation des
dossiers de rglement.
R8+0! 5! +!%",-&
'ous les paiements doivent 7tre faits * des 5ns autorises par un nombre limit
de personnes
D3ROULEMENT
L! 52$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"%4 prpare le dossier de
rglement 1originaux des factures4 bon de livraison4 bon de rception et bon de
commande24 vri5e la concordance des documents et la dduction des
acomptes et avoirs et le transmet au service comptable.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! vri5e l0exhaustivit et la concordance des
documents4 rclame ventuellement les pices man"uantes4 opre
lFenregistrement comptable de la charge et classe les dossiers re8us par
chance.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! * lFchance du rglement4 prpare le mo?en de
paiement et transmet le dossier pour signature au directeur 5nancier si le
montant du rglement est suprieur * -..... %hs ce dernier transmet le
dossier au directeur gnral.
L!% %,+&#"#,'!% vri5ent la concordance des lments du dossier4 signe le
mo?en de paiement et retourne les dossiers de rglement au service
comptable.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! comptabilise le rglement et envoi le mo?en de
paiement aux fournisseurs 1comptabilisation en temps rel2.
Procdure :
Avril 2001
P'-625.'!
4 2
P'-625.'! 5!% !&6#,%%!:!&"%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue les
encaissements sont exhaustifs et
bien suivis
Le service comptable 1section
rglement4 recouvrement2 est
responsable de cette procdure
R8+0! 5! +!%",-&
'ous les encaissements doivent faire l0objet d0un suivi rigoureux.
D3ROULEMENT
L!% 6-::!'6,#.) collectent les rglements lors des livraisons. Le montant
et le mode du rglement doivent 7tre nots sur le (L.
sur :
- Le registre des espces
- Le registre des ch"ues
- Le registre des virements
Lors de rglements * crdit4 le client est tenu d0apposer son cachet et de
signer le (L en reconnaissance de dettes.
Les mo?ens de paiement 1Ch"ues4 lettres de virement2 sont remis au
%irecteur /inancier pour contr+le. Les espces sont dposes en caisse.

L! D,'!6"!.' A&#&6,!' contr+le les mo?ens de paiement avec les registres
et les transmet au bureau de l0administration des ventes pour enregistrement
du rglement.
L! b.'!#. #5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% enregistre les rglements4 en temps
rel4 sur la base des registres viss par le %irecteur /inancier et des titres de
recettes viss par le caissier 1pour les espces2.
automati"uement.
A la 5n de la saisie4 le total des rglements de la journe 5gurant sur les
registres est rapproch au total de la saisie. Pn visa de contr+le est port *
c+t de cha"ue total.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! tablit les bordereaux de remise d0eets ou de
ch"ues * l0encaissement4 les transmet * la signature du directeur gnral ou
du directeur 5nancier et remet les valeurs en ban"ue. La constatation
comptable du rglement se fait sur la base des bordereaux de remise viss par
la ban"ue 1la comptabilisation doit se faire en temps rel2.
Procdure :
Avril 2001
P'-625.'!
4 3
P'-625.'! 5! %.,(, 5! 0# "'2%-'!',! R C#,%%!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$ermettre un suivi 5able de la
caisse de la socit.
Le caissier est responsable du
suivi de la caisse de la socit.
R8+0! 5! +!%",-&
Les actifs li"uides doivent 7tre correctement protgs et des mouvements de
caisse rgulirement suivis.
D3ROULEMENT
DEPENSES EN CAISSE
L! %!'(,6! 5!:#&5!.'> en cas de survenance d0un besoin tablit :
- Pne demande d0achat si le besoin est un achat4 "u0il transmet au %AA
1c0est le %AA "ui juge si l0achat doit se faire par caisse ou non2
- Pn bon de caisse lors"u0il s0agit de frais 1chargement de marchandise4
dchargement4...2 sign par son responsable hirarchi"ue et le transmet
au directeur 5nancier "ui le valide et le transmet * son tour au caissier.
L! '!%$-&%#b0! 5!% #69#"% tablit un bon de caisse 1dont le montant ne
peut 7tre suprieur * @..... %hs2 pour les achats programms "u0il transmet
* son responsable hirarchi"ue et au directeur administratif et 5nancier pour
validation et transmission * la caisse.
L! 6#,%%,!' re8oit le bon de caisse dMment sign et dblo"ue le montant
correspondant au responsable des achats en attente de la facture fournisseur.
Les bons de caisse en instance cheS le caissier doivent 7tre classs4 suivis et
apurs obligatoirement au plus tard * la 5n du mois de leur mission 1sauf
autorisation du %A/2.
L! '!%$-&%#b0! 5!% #69#"% ralise la dpense et transmet les justi5cations
du montant dcaiss au caissier.
L! 6#,%%,!' * la rception de la facture enregistre la dpense sur le registre de
caisse et transmet le tout * la comptabilit pour prise en charge comptable.
L! 6#,%%,!' tient * jour le journal caisse avec un arr7t en 5n de journe avec
l0inscription des lments composant le solde sur la page d0arr7t.
L! 5,'!6"!.' A&#&6,!' contr+le l0arr7t journalier de la caisse et le valide par
son visa et opre un contr+le inopin des espces en caisse au moins une fois
par mois.
Procdure :
Avril 2001
L! b.'!#. 6-:$"#b0! comptabilise en temps rel les dpenses sur la base
des pices de caisse et rapproche le solde mensuel comptable de la caisse au
solde du journal de caisse > tout cart doit 7tre signal au directeur 5nancier4
expli"u et corrig immdiatement.
D3ROULEMENT ;SUITE<
Procdure :
Avril 2001
RECETTES EN CAISSE
L!% 6-::!'6,#.) collectent les rglements en espces lors des livraisons.
sur e registre des espces et les espces sont dposes en caisse.
0! 6#,%%,!' procde * l0tablissement des titres de recette prnumrots
tablis en trois exemplaires :
- un exemplaire destin au bureau de l0administration des ventes
- un exemplaire destin au commercial a?ant dpos l0argent
- un exemplaire gard en souche * la caisse
Le NE du titre de recette est port sur le registre des espces * cot de la
somme verse.
L! D,'!6"!.' A&#&6,!' contr+le les titres de recettes avec le registre et les
transmet au bureau de l0administration des ventes pour enregistrement du
rglement.
L! b.'!#. #5:,&,%"'#",-& 5!% (!&"!% enregistre en temps rel les
rglements sur la base du registre vis par le %irecteur /inancier et des titres
de recettes viss par le caissier.
automati"uement.
A la 5n de la saisie4 le total des rglements de la journe 5gurant sur le
registre des espces est rapproch au total de la saisie. Pn visa de contr+le
est port * c+t de cha"ue total.
REALIMENTATION DE LA CAISSE
L! 6#,%%,!' tablit priodi"uement un mmoire rcapitulant les dpenses
eectues par caisse accompagn des pices justi5catives "u0il envoie
directeur 5nancier et met une demande de fonds pour alimenter la caisse.
L! 5,'!6"!.' A&#&6,!' vri5e la concordance du registre de caisse avec les
pices justi5catives4 et mandate l0tablissement du ch"ue auprs du service
comptable.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! prpare le ch"ue et transmet le dossier au directeur
5nancier pour vri5cation et signature.
L! 5,'!6"!.' A&#&6,!' retransmet le dossier * la comptabilit pour la prise
en charge des critures comptables et pour la mise * disposition du caissier du
montant demand.
Procdure :
Avril 2001
D3ROULEMENT ;SUITE<
AVANCES AU PERSONNEL
L! $!'%-&&!0 peut bn5cier d0une avance sur salaire dcaisse par caisse
sur demandes d0avance. * ce niveau il ? a lieu de distinguer entre deux t?pes
d0avances :
- Les avances sur tat sont servies automati"uement * partir du @-#G#A.
- Les avances sur bons de caisse doivent 7tre valides par le responsable
hirarchi"ue du demandeur et par le directeur 5nancier.
L! 6#,%%,!' re8oit les demandes4 valide "ue le montant demand ne dpasse
pas les seuils 5xs par la %irection =nrale et dblo"ue la somme demande
contre un re8u sign par lui et par l0intress.
L! 6#,%%,!' transmet tous les mois la liste des avances accordes au service
comptable pour oprer les retenues sur salaires lors de la prparation de la
paie.
PAIE DES OCCASIONNELS
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! tablit * la 5n de cha"ue "uinSaine un tat de la paie
du personnel occasionnel "ui comporte les rmunrations * verses et le
transmet au directeur 5nancier.
L! 5,'!6"!.' A&#&6,!' vri5e la concordance de l0tat des heures travailles
de la direction du personnel et l0tat de la paie des occasionnels4 et mandate
l0tablissement du ch"ue auprs du service comptable.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! prpare le ch"ue et transmet le dossier au directeur
5nancier pour vri5cation et signature.
L! 5,'!6"!.' A&#&6,!' retransmet le dossier * la comptabilit pour la prise
en charge des critures comptables et pour la mise * disposition du caissier du
montant "uivalent * la paie.
L! 6#,%%,!' procde au pa?ement des occasionnels sur la base de l0tat de
paie "ui lui a t transmis par le service comptable.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! comptabilise la paie des occasionnels et les charges
sociales correspondantes.
Procdure :
Avril 2001
P'-625.'!
4 4
P'-625.'! 5! %.,(, 5! 0# "'2%-'!',! R b#&1.!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Assurer un suivi 5able de la
trsorerie de la socit.
R8+0! 5! +!%",-&
Les actifs li"uides doivent 7tre correctement protgs et la gestion de
trsorerie doit 7tre optimise.
D3ROULEMENT
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! re8oit "uotidiennement les extraits bancaires et
procde * leur traitement par :
- L0identi5cation des mouvements de la journe
- Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la trsorerie
de la socit et identi5cation des mouvements bancaires non constats
par la socit et inversement.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! met * jour sa situation de trsorerie et rclame * la
ban"ue les pices justi5catives complmentaires au titre des mouvements non
justi5s.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! dite deux fois par semaine une situation de trsorerie
mise * jour et la transmet au directeur gnral et au directeur 5nancier pour
information.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! re8oit le courrier bancaire 1avis de dbit et de crdit4
relevs4 chelles d0intr7t2 procde * leur contr+le 1montants4 dates de valeur4
taux appli"us4 nombre de jours2 et rclame les montants prlevs * tort par
les ban"ues * cause du non:respect des conditions convenues pour le
fonctionnement des comptes.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! procde * un tri du courrier bancaire et comptabilise
les frais bancaires sur la base des originaux des relevs4 des avis et des
chelles d0intr7ts mentionnant les agios.
Procdure :
Avril 2001
Procdure :
Avril 2001
III. PRINCIPAUL CONTR@LES CL3S DE LA PROC3DURE
C-&"'/0!%
A."!.'
D.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#",-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
V2',A6#",-
& 5! 0#
'2#0,%#",-&
5! 0=#69#"
-.
$'!%"#",-&
N '2+0!'
)ervice
comptable
/acture
(on de
livraison
(on de
commande
Etablissement du
bordereau de
paiement
A la
rception
de la
facture
)0assurer "ue
les factures *
pa?er
correspondent
* des achats
ou prestations
rels
V2',A6#",-
& 5.
5-%%,!' 5!
'8+0!:!&"
)ervice
comptable
%ossier du
rglement
Disa sur le
bordereau de
paiement
A
l0chance
du
rglement
)0assurer "ue
les rglements
sont autoriss.
V2',A6#",-
& 5! 0#
6-&6-'5#&
6! 5.
5-%%,!'
#(!6 0!
:-G!& 5!
$#,!:!&"
%parteme
nt
5nancier et
comptable
%ossier de
rglement
)ignature du
mo?en de
paiement
A
l0chance
de cha"ue
rglement
)0assurer "ue
les rglements
correspondent
* des achats
ou prestations
rels
V2',A6#",-
& 5!
0=-$$-'".&
,"2 5!%
b!%-,&%
5=#69#"
$#' 6#,%%!
Les
suprieurs
hirarchi"u
es des
services
demandeur
s
(on de caisse
%emande
d0achat
Disa sur la
demande d0achat
ou bon de caisse
A l0occasion
de cha"ue
demande
d0achat par
caisse
)0assurer de la
ralit des
besoins
achats par
caisse
A&&.0#",-
& 5!%
5-.b0!%
5!% $,86!%
.%",A6#",(
!% 5!%
#69#"%
)ervice
comptable
$ices
justi5catives
Apposition de la
mention
9%uplicata ; sur
les doubles des
pices de caisse.
%s
rception
des pices
de caisse
Eviter les
doubles
enregistremen
ts.
Dri5er la
s"uence et
l0exhaustivit
des
Procdure :
Avril 2001
enregistremen
ts
C-&"'/0!%
A."!.'
5.
C-&"'/0!
S.$$-'"
5.
C-&"'/0!
M#"2',#0,%#"
,-&
5.
C-&"'/0!
P2',-5,6,"
2 5.
C-&"'/0!
F,&#0,"2
5.
6-&"'/0!
R#$$'-69!:
!&" 5!%
#(#&6!%
#66-'52!%
$#' 0# 6#,%%!
#(!6 6!00!%
'!"!&.!%
5!% %#0#,'!%
)ervice
comptable
Liste des
avances
accordes
par caisse
)ignature
%e la liste des
avances
A la 5n de
cha"ue
mois
)0assurer de
l0exhaustivit
des avances
retenues sur
salaires
V2',A6#",-&
5! 0#
6-&6-'5#&6!
5. '!+,%"'!
5! 6#,%%!
#(!6 0!%
6-:$"!%
)ervice
comptable
Gmoire des
dpenses
Disa du
mmoire des
dpenses
A la
rception
de cha"ue
mmoire
de
dpenses
)0assurer de
l0exhaustivit
des
enregistreme
nts
comptables
R#$$'-69!:
!&" 5! 0#
%,".#",-& 5!
"'2%-'!',!
5. %!'(,6!
6-:$"#b0!
#(!6 0!%
6-:$"!%
)ervice
comptable
)ituation de
trsorerie du
service
comptable
Disa sur la
situation de
trsorerie
%e fa8on
rgulire
1cha"ue
semaine2
)0assurer de
l0exhaustivit
des
enregistreme
nts
comptables
E"#b0,%%!:!
&" !"
6-&"'/0! 5!%
2"#"% 5!
'#$$'-69!:
!&"
b#&6#,'!%
)ervice
comptable
=rand livre
et les
relevs
bancaires
Disa du %A/
sur les tats de
rapprochement
Cha"ue
mois
Rclamer les
pices
man"uantes
C-&"'/0! 5!%
2"#"% 5!%
!J!"% N
$#G!'
)ervice
comptable
=rand livre Disa du %A/
sur les tats
des eets
Cha"ue
mois
Rclamer les
eets pa?s
mais non
re8us * la
Procdure :
Avril 2001
comptabilit
)uivre la
trsorerie
C-&"'/0! 5!%
2"#"% 5!%
6981.!% N
!&6#,%%!'
)ervice
comptable
=rand livre
Disa du %A/
sur les tats
des eets
Cha"ue
mois
)0assurer "ue
les ch"ues
re8us ont t
remis * la
ban"ue
LI. A'69,(#+!
A'69,(#+!
D-6.:!&" E:!""!.' N-:b'
!
D!%",&#"#,'
!
M-5! P2',-5,6,"2 L,!.
DECAISSEMENTS
D!:#&5!
5=#69#"
)ervice
demandeur
H %AA Ganuel
A cha"ue cl+ture
de dossier
d0achat
%AA
B-& 5!
6-::#&5!
%AA 6
F-.'&,%%!.'
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue cl+ture
de dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptable
B-& 5!
0,('#,%-&
/ournisseur @
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue cl+ture
de dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptable
B-& 5!
'26!$",-&
Gagasinier I
F-.'&,%%!.'
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue cl+ture
de dossier
d0achat
Gagasin
%AA
(ureau
comptable
F#6".'!% /ournisseurs
Au
moins
deux
%AA
(ureau
comptable
Ganuel
A cha"ue cl+ture
de dossier
d0achat
%AA
(ureau
comptable
D!:#&5!
5=#(#&6!
$ersonnel @ Caisse manuel Cha"ue mois
(ureau
comptable
R!0!(2% 5!
$-,&"#+!
%$ H (C Ganuel
A la 5n de
cha"ue mois
%$
(C
E"#"
:!&%.!0
5!% #(#&6!%
Caissier @ (C Ganuel
A la 5n de
cha"ue mois
(C
E"#" 5! $#,!
5!%
-66#%,-&&!0
%
(C H
C#,%%!
DP
Ganuel
A la 5n de
cha"ue mois
(C
%$
ENCAISSEMENTS
BL
N-:,&#",7
%C I
C0,!&"
(AD
%C
Ganuel Cha"ue jour
%C
(AD
F#6".'!% (AD 6
C0,!&"
(AD
Ganuel Cha"ue dcade (AD
L!""'!% 5! Client @ DAF Ganuel Cha"ue dcade Comptabilit
Procdure :
Avril 2001
(,'!:!&"% (AD (AD
T,"'!% 5!
'!6!""!%
Caisse 6
BAV
%C
Ganuel Cha"ue jour
%A/
Caisse
SUIVI BANQUES
E)"'#,"% !"
'!0!(2%
b#&6#,'!%
(an"ue @ (C Ganuel
A la 5n de
cha"ue mois
(C
A."'!
6-.'',!'
b#&6#,'!
(an"ue @ (C Ganuel
A la 5n de
cha"ue mois
(C
S,".#",-& 5!
"'2%-'!',!
(C @ %A/ Ganuel
A la 5n de
cha"ue mois
(C
IV. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQU3

!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+,$
5estion trsorerie F ban?ue 9
Les ch"ues mis sont crdits4 ds l0mission4 au
compte de ban"ue par le dbit du compte de tiers
concern.
Les eets * pa?er sont crdits lors de leur acceptation
1lettre de change2 ou de leur remises 1billet * ordre2 par
le dbit d0un compte tiers.
Les titres de paiement re8us des clients ou autres
dbiteurs sont dbits4 ds leur rception par le crdit du
compte de tiers correspondant
5estion de trsorerie F caisse
Le compte 9caisse de dpenses ; est dbit du montant
des alimentations > il est crdit du montant des espces
dcaisses. )on solde est toujours dbiteur ou nul.
Le compte 9caisse de recettes ; est dbit du montant
des encaissements en espce4 il est crdit du montant
des espces dposes en ban"ue.
)on solde est toujours dbiteur ou nul.
Procdure :
Avril 2001
$C-,&( .E$ ,CR"'+RE$ C%&!'()LE$
511
C981.!
% !"
(#0!.'
N
0=!&6#,%
%.
516
C#,%%!
514
B#&1.!
44
C-:$"!%
5! ",!'%
34
C-:$"!%
5! ",!'%

3425
Clients
eets *
recevoir
4415
7-.'&,%
%!.'%
!J!"% N
$#G!'
Rglements
eectus par
ban"ue
A A
Rglements
eectus par
eets
( (
(
(
Les
encaissement
s re8us par
ch"ues ou
par virement
C C C
C

Les
encaissement
s re8us par
eets
%
%
%
%
Rglements
eectus par
caisse
E E
Les
encaissement
s re8us en
espce
/ /

Procdure :
Avril 2001
XII. R!6-::#&5#",-&%
&"$E E# !L(CE ./+#E 5E$'"%# .E 'R,$%RER"E E00"C"E#'E
Cration d0un 9service 5nancier ; indpendant du service comptable a?ant
pour mission de maintenir l0"uilibre 5nancier de la socit et d0optimiser
la gestion de sa trsorerie et regroupement les aspects 9trsorerie; et
95nance ; au sein de ce service.
Ce service aurait pour attributions :
Etablissement des tats de gestion prvisionnelle de trsorerie 5ables
en fonction des prvisions sur lFvolution de lFactivit de la socit.
Etablissement du plan de 5nancement * mo?en terme de la socit en
fonction des besoins prvus en matire dFinvestissement et
dFexploitation.
Ngociation des conditions de fonctionnement des comptes avec les
ban"ues >
Contr+le et suivi rigoureux de la trsorerie de la socit et des
conditions bancaires.
%clenchement des oprations de placement ou de 5nancement4
respectivement en cas dFexcdent ou dFinsu[sance de trsorerie4 en
harmonie avec la politi"ue 5nancire adopte par la socit.
)uivi et contr+le des chanciers des emprunts ventuels.
La procdure de suivi de trsorerie se prsenterait alors comme suit :
L! %!'(,6! A&#&6,!' re8oit "uotidiennement les extraits bancaires et
procde * leur traitement par :
L0identi5cation des mouvements de la journe
Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la
trsorerie de la socit et identi5cation des mouvements bancaires
non constats par la socit et inversement.
L! %!'(,6! A&#&6,!' procde * tablissement de la situation
journalire de trsorerie avec les soldes en valeur de tous les comptes
bancaires de la socit et rclame * la ban"ue les pices justi5catives
complmentaires au titre des mouvements non justi5s.
L! %!'(,6! A&#&6,!' dite en 5n de matine une situation de trsorerie
mise * jour et la transmet au directeur 5nancier pour information.
Procdure :
Avril 2001
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! transmet * la section trsorerie une copie de
toutes les valeurs re8ues pour leur prise en compte dans la situation de
trsorerie.
L! %!'(,6! A&#&6,!' gre tous des mouvements de trsorerie :
Remise des ch"ues et eets 1des clients et autres2 >
)uivi des virements re8us >
Choix de la domiciliation et de la date de rglement pour les
fournisseurs >
Ajustement des soldes des dirents comptes bancaires par des
virements de ban"ue * ban"ue.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! transmet * la section trsorerie l0tat des
virements des salaires par ban"ue pour la ralisation de cette opration
et le consulte ventuellement pour le choix de la domiciliation des
rglements des organismes sociaux.
T-.% 0!% %!'(,6!% doivent consulter le service 5nancier pour le choix de
la domiciliation des rglements4 virements4 mises * disposition et
domiciliations des titres d0importation pour lui permettre un meilleur
suivi des oprations bancaires.
L! %!'(,6! A&#&6,!' re8oit le courrier bancaire 1avis de dbit et de
crdit4 relevs4 chelles d0intr7t2 procde * leur contr+le 1montants4
dates de valeur4 taux appli"us4 nombre de jours2 et rclame les
montants prlevs * tort par les ban"ues * cause du non respect des
conditions convenues pour le fonctionnement des comptes.
L! %!'(,6! A&#&6,!' procde * un tri du courrier bancaire et transmet
* la comptabilit les originaux des relevs4 des avis et des chelles
d0intr7ts mentionnant les agios pour comptabilisation.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! re8oit les bordereaux des rglements en devises
et les transmet avec les direntes pices justi5catives 1facture4 bon de
commande4 bon de livraison4 titre d0importation imput par la douane2
au service 5nancier "ui contr+le ces documents. Lors"ue la contre:
valeur du montant du rglement en dirham est suprieure * ^^^%X4 le
responsable 5nancier contacte les salles de march des ban"ues de la
socit pour choisir le taux de change le plus avantageux avant d0tablir
l0ordre de virement4 sinon il prpare un ordre de virement pour la
ban"ue domiciliataire.
L! %!'(,6! A&#&6,!' procde au lancement des oprations de
placement ou de 5nancement respectivement en cas dFexcdent ou
dFinsu[sance de trsorerie.
'(E% Manuel des !rocdures
Procdure :
%eporting
Avril 2001
PRELIMINAIRE
I.
1. ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
Procdure :
%eporting
Avril 2001
I. OBIET
LFobjet de cette procdure est de prciser les modalits dFlaboration du
reporting groupe ainsi "ue les principales rubri"ues "ui doivent 5gurer.
II. INTERVENANTS
I&"!'&!% :
%irection =nrale4
%irection techni"ue4
Le dpartement des achats et approvisionnements4
)ervice de centralisation comptable et de contr+le de
gestion4
E)"!'&! 4
=roupe
Procdure :
%eporting
Avril 2001
IL. %roulement administratif de la procdure
E"#$! 4
1
R!6.!,0 5B,&7-':#",-&%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Rassembler les lments
dFinformations ncessaires *
lFlaboration du reporting
comptable et de contr+le de
gestion
R8+0! 5! +!%",-&
'ous les responsables des directions concerns doivent prparer les
informations re"uises pour lFlaboration du reporting.
D2'-.0!:!&"
LFlaboration du reporting est initie par le directeur =nral.
Le service de centralisation comptable et de contr+le de gestion "ui se charge
de la centralisation des informations :
- (ilan de production en tonnage de la direction techni"ue
- Dentes en tonnage et en valeur
- Etat des consommations en "uantit et en valeur du dpartement des
achats et approvisionnements
- Etat des consommations de pices de rechange du magasin >
- Le dispache de la masse salariale et charges sociales par centres du
bureau comptable
- Le tableau des amortissements conomi"ues du bureau comptable >
- La )ituation bancaire4
- la balance gnrale du bureau comptable.
)ur la base de ces lments le service de centralisation comptable et de
contr+le de gestion tablira :
- Le coMt de revient des produits 5nis
- Le tableau de rsultat
- Le bilan4
- Le tableau des emplois et ressources >
Procdure :
%eporting
Avril 2001
E"#$! 4
2
3TABLISSEMENT DES ETATS DE REPORTING
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Etablissement des tats de
reporting.
comptable et de contr+le de
gestion
R8+0! 5! +!%",-&
Le service de centralisation comptable et de contr+le de gestion doit tablir
des tats de reporting 5ables dans les dlais impartis.
D2'-.0!:!&"
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! !" 5! 6-&"'/0! 5! +!%",-& avant
le .- de cha"ue mois prpare et transmet * la maison mre :
- Le bilan de production en tonnage4
- Les ventes en tonnage4
- La situation 5nancire 1sur la base des relevs bancaires L placements L
dettes4...24
.termination du coGt de re:ient
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! !" 5! 6-&"'/0! 5! +!%",-& avant
le H- de cha"ue mois saisit sur l0application reporting les informations
recueillies :
- Le bilan de production en tonnage
- Etat des consommations en "uantit et en valeur
- Etat des consommations de pices de rechange
- Le dispache de la masse salariale et charges sociales
- Le tableau des amortissements conomi"ues >
L0application reporting permet l0dition * partir de ces lments :
- %u tableau du coMt de revient de la crme4
- %u tableau du coMt de revient de la L$4
- %u tableau du coMt de revient de la )$B par nature d0emballage4
- %u tableau du coMt de revient de la )$X par nature d0emballage4
- %u tableau du coMt de revient des l0amliorant.
Procdure :
%eporting
Avril 2001
D2'-.0!:!&" ;S.,"!<
Etablissement du tableau de rsultatH du bilan et du tableau des
emplois et ressources
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! !" 5! 6-&"'/0! 5! +!%",-& *
partir :
- %es tableaux prcits4
- %e l0tat des ventes en tonnage et en valeur4
- %e la balance gnrale comptable 1pour les charges non incorpores dans
le coMt de revient : charges administratives et commerciales24
- %u budget annuel4
Etablit le tableau de rsultat par la dtermination des marges par produit4
aprs imputation des charges de distribution4 et d5nit la marge globale
L! %!'(,6! 5! 6!&"'#0,%#",-& 6-:$"#b0! !" 5! 6-&"'/0! 5! +!%",-& *
partir de la balance comptable tablit le bilan arr7tant la situation de la
socit et le tableau des emplois et ressources de la en cours.
L# 5,'!6",-& +2&2'#0! valide les tats tablis par le service de centralisation
comptable et de contr+le gestion avant "u0ils ne soient transmis au sige du
groupe.

PRELIMINAIRE
I. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
1. ORGANIGRAMME
II. PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
4. OBIET
Cette procdure a pour objet de dcrire les critures comptables de 5n
d0exercice et le processus d0laboration des tats de s?nthse.
5. ETAPES
Direction A)inistrative et -inanci.re Cycle % Re2ortin+ et Cl5t're co2ta6le
Procdure :
Arr"t des comptes et laboration des tats de
s)nthse
Mai 2001
La procdure d0arr7t des comptes et des tats de s?nthse sera dcrite
par rfrence aux principales tapes suivantes :
. Etablissement d/un planning d/arrDt ;
. Ralisation des in:entaires ;
. 'ra:aux d/amortissement et de pro:isions ;
. Ecritures de clture ;
. (nal<se et Iusti8cation des comptes ;
. Edition des tats de s<nth7se
La comptabilisation de ces lments doit se faire conformment aux dispositions de la loi
comptable et du C=NC.
6. INTERVENANTS
I&"!'&!%
. Direction ;
. Direction administrative et fnancire ;
. Direction du personnel ;
. Direction commerciale.
E)"!'&!%
. "dministration des imp*ts ;
. Groupe 'maison mre(.
D3ROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROC3DURE
E"#$! 4 1
E"#b0,%%!:!&" 5=.& $0#&&,&+ 5=#''Y"2
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
$roduire les tats d0arr7t et de
La %irection administrative et
1"#0"#1$ 0"%2& 21%
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
cl+ture dans les dlais impartis. 5nancire est responsable de
cette tape.
D3ROULEMENT
L# D,'!6",-& #5:,&,%"'#",(! !" A&#&6,8'! identi5e les contraintes d0arr7t
lgales 1comptables et 5scales2.
L# D,'!6",-& #5:,&,%"'#",(! !" A&#&6,8'! dtermine les direntes tTches
ncessaires * la ralisation des objectifs d0arr7t ou de cl+ture.
L# D,'!6",-& #5:,&,%"'#",(! !" A&#&6,8'! procde * l0ordonnancement des
tTches4 * cha"ue tTche identi5e le responsable ainsi "ue les documents *
produire et les modalits de leur transmission4 compte tenu des contraintes de
dlai.
L# D,'!6",-& #5:,&,%"'#",(! !" A&#&6,8'! aecte les tTches ainsi
ordonnances aux ressources disponibles.
L# D,'!6",-& #5:,&,%"'#",(! !" A&#&6,8'! procde * la matrialisation du
planning d0arr7t ou de cl+ture.
L# D,'!6",-& #5:,&,%"'#",(! !" A&#&6,8'! assure le suivi priodi"ue
d0avancement des travaux.
E"#$! 4 2
R2#0,%#",-& !" !)$0-,"#",-& 5!% I&(!&"#,'!%
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Raliser l0inventaire du patrimoine
de la socit * la 5n de l0exercice
conformment aux lois et rgles
Le %partement achats et
responsable de lFinventaire
ph?si"ue des stoc3s.
1"#0"#1$ 0"%2& 218
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
en vigueur
La direction techni"ue est
responsable de lFinventaire
ph?si"ue des immobilisations.
D3ROULEMENT
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% ralise un inventaire
ph?si"ue des stoc3s de matires premires4 pices de rechange et
consommable * la cl+ture de cha"ue exercice.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% tablit un tat valoris
des stoc3s inventoris et le transmet au service comptable4 en identi5ant les
stoc3s * reformer4 les stoc3s gels et les stoc3s * rotation lente.
L! D2$#'"!:!&" #69#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% rapproche les tats
dFinventaire des stoc3s * lFinventaire permanent4 relve les carts ventuels et
procde * leur explication.
L# $'-5.6",-& ralise un inventaire ph?si"ue des stoc3s des produits 5nis la
cl+ture de cha"ue exercice.
L# $'-5.6",-& tablit un tat des stoc3s inventoris et le transmet au service
comptable.
L# $'-5.6",-& rapproche les tats dFinventaire des stoc3s * lFinventaire
permanent4 relve les carts ventuels et procde * leur explication.
1"#0"#1$ 0"%2& 219
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
E"#$! 4 4
E6',".'!% 5! 60/".'!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
Cl+turer la comptabilit
en vigueur
D3ROULEMENT
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! prpare les tableaux d0amortissement en tenant
compte des dcisions de rforme re8ues et dite un tat des amortissements
de lFexercice
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! re8oit des dirents services les informations sur la
recouvrabilit des crances ainsi "ue sur les ris"ues ventuels
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! tablit4 au vu de ces informations4 un tat des
provisions de lFexercice pour traduire lFventualit dFune dprciation dFun actif
ou dFune charge ou ris"ue "uelcon"ue mena8ant la socit. Bl dite * cet eet
un tat des provisions de lFexercice.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! re8oit * la 5n de cha"ue exercice :
Les charges pa?es d0avance par le %AA et par la %irection du
personnel
Les charges * pa?er par le %AA et les congs pa?s non consomms par
la %irection du personnel >
Pn tat de la 'DA
Pn tat des avoirs * tablir au titre des ventes antrieures par le bureau
administration des ventes >
Pn tat des ventes non encore factures par le bureau administration
des ventes >
Pn tat des litiges en cours par la direction du personnel et contentieux.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! prpare un tat des charges et produits * rgulariser.
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! transmet ces tats au directeur 5nancier pour
vri5cation et validation matrialises par un visa
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! re8oit et comptabilise ces tats dMment signs par la
%irection 5nancire.
1"#0"#1$ 0"%2& 220
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
E"#$! 4 4
E5,",-& 5!% 2"#"% 5! SG&"98%!
Ob!6",7 R!%$-&%#b0!
)0assurer "ue les tats de
s?nthse sont tablis
en vigueur.
Le chef du dpartement
comptable et 5nancier est
responsable de cette tape
D3ROULEMENT
L! %!'(,6! 6-:$"#b0! est responsable de l0dition des journaux4 grands
livres et balances.
L! 5,'!6"!.' #5:,&,%"'#",7 !" A&#&6,!' supervise l0laboration des tats de
s?nthse4 * savoir :
Le bilan >
Le compte des produits et charges >
L0tat des soldes de gestion >
Le tableau de 5nancement >
et l0tat des informations complmentaires.
L! 5,'!6"!.' #5:,&,%"'#",7 !" A&#&6,!' prsente * la %irection =nrale les
tats de s?nthse ainsi tablis pour validation et visa.
L! 5,'!6"!.' #5:,&,%"'#",7 !" A&#&6,!' est responsable par ailleurs de :
L0assistance de la %irection =nrale dans l0tablissement des rapports
d0activit.
L0assistance des auditeurs externes et commissaires aux comptes.
1"#0"#1$ 0"%2& 221
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
PRINCIPAUL CONTR@LES CL3S DE LA PROC3DURE
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1"#0"#1$ 0"%2& 222
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
1"#0"#1$ 0"%2& 22"
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQU3 A LA PROC3DURE 4
!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+,$ 9
Lors de l0laboration des tats de s?nthse4 le directeur administratif et
5nancier doit s0assurer de l0application des principes comptables
fondamentaux4 dans les conditions suivantes :
%rincipe de permanence des mthodes -
- La prsentation des comptes annuels n0est pas modi5e d0un
exercice * l0autre
- Les mthodes d0valuation retenues sont 5xes d0un exercice *
l0autre4 il s0agit en particulier de la mthode d0valuation des stoc3s4
de la mthode d0amortissement des immobilisations et des
mthodes d0valuation des provisions.
- Les modi5cations intervenues dans les mthodes et rgles
habituelles doivent 7tre prcises et justi5es dans l0E'BC4 Etat AH
9Etat des drogations ; avec indication de leur in_uence sur le
patrimoine4 la situation 5nancire et les rsultats.
%rincipe du co.t historique -
- 'ous les lments du bilan4 ? 5gurent toujours pour leur valeur
d0entre.
%rincipe de spcialisation des e,ercices -
- 'outes les charges et tous les produits rattachs * l0exercice4 non
encore facturs4 ont t enregistrs en comptabilit sur la base des
documents de rception et#ou livraison.
%rincipe de prudence -
- 'outes les charges probables et ris"ues de pertes sont constates
sous forme de provisions pour dprciation ou pour ris"ues et
charges.
1"#0"#1$ 0"%2& 224
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
%rincipe de clart -
- Les tats de s?nthse doivent 7tre tablis et prsents
conformment aux prescriptions de la loi comptable et du code
gnral de normalisation comptable >
- Les lments d0actif et de passif doivent 7tre valus sparment et
sans compensations.
&e principe de l$importance signifcative -
- Les tats 5nanciers doivent comporter des informations relatives *
toutes les oprations dont l0importance peut aecter les valuations
et les dcisions.
&,'-%.E$ ./,4(L+('"%#
Les charges * pa?er et les charges constates d0avance doivent 7tre
constates en 5n d0exercice4 et values sur la base :
- %e la valeur des charges constates4 mais non consommes durant
l0exercice4
- %e la fraction des charges concernant l0exercice4 mais non encore
constates.
Les produits ac"uis * recevoir doivent 7tre valus de fa8on
approximative sur la base des pices probantes.
Les soldes du bilan correspondant * des oprations libelles en
monnaie trangre4 doivent 7tre valus au cours du 6@ dcembre.
Les carts ventuels dus aux dirences de change4 doivent 7tre
constats dans les carts de conversion4 et les pertes latentes doivent
7tre provisionnes.
Les stoc3s doivent 7tre provisionns si la valeur de ralisation nette
1c0est:*:dire le cours du jour diminu des frais restant * supporter
jus"uF* la vente2 est infrieure * la valeur des stoc3s.
Les provisions pour congs pa?s doivent 7tre constitues.
1"#0"#1$ 0"%2& 22#
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
Les crances clients dpassant un an et "ui4 * la 5n de l0exercice4
reprsentent des ris"ues de non recouvrement4 doivent faire l0objet de
provisions pour dprciation.
1"#0"#1$ 0"%2& 22$
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
$C-,&($ ./,CR"'+RE$ C%&!'()LE$
A. C-&%"#"#",-&D#&&.0#",-& 5!% $'-(,%,-&%
J@U
%otations d0exploitation
@- provisions
pour ris"ues et
charges#
6U provisions
pour
dprciation #
I- autres
provisions
K@U Reprises
d0exploitation
K6U Reprises
5nancires
K-U Reprises
non courantes
Constatation
des
provisions

A

A

Annulation
de la
provision
( (

A

A:(

(
B. C-:$"#b,0,%#",-& 5!% %"-6?%
J@@I Dariation des
stoc3s marchandises
J@HI Dariation des
stoc3s de matire et
fournitures
6@ )toc3s
Annulation des stoc3s
initiaux 1)B2
)B )B

Constatation des
stoc3s 5naux 1)/2
)/ )/
)B )/

)/ )B
1"#0"#1$ 0"%2& 22%
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
C. R2+.0#',%#",-& 5!% #69#"%
'raitement des achats rceptionns durant l0exercice dont les factures ne
sont pas encore parvenues
J@@ Achats revendus
de marchandises
J@H Achats
consomms de
matire et fournitures
II@K /ournisseurs
factures non parvenues
Constatation des charges A A
A

A
'raitement des factures re8ues relatives * des marchandises 1ou
services2 non encore livres 1ou raliss2
6IU@. Charges
constates d0avance
J@@ Achats revendus de
marchandises
J@H Achats consomms de
matire et fournitures
J@6#J@I Autres charges
externes
Rgularisation des
charges
A A
A

A
1"#0"#1$ 0"%2& 228
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
'raitement des autres charges imputables * l0exercice mais non encore
factures.
J@^^. Compte de
charges
II6K. Charges du personnel *
pa?er
IIIK. Charges social * pa?er
II-K. Etat4 imp+ts et taxes *
pa?er
IIZK. %ettes rattaches# autres
cranciers
Enregistrement des
charges

A

A
A

A
D. R2+.0#',%#",-&% 5!% $'-5.,"%
'raitement des produits rattachs * l0exercice mais non encore facturs :
6IHK.Clients factures
* tablir
K@@. Dentes de biens et services
produits
Enregistrement des
produits
A A
A A

'raitement des factures expdies aux clients sans livraison
K@@. Dentes de biens et
services produits
IIU@. $roduits constats
d0avance
Rgularisation des ventes A A
A

A
1"#0"#1$ 0"%2& 229
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
'raitement des avoirs * envo?er aux clients au titre de l0exercice achev
mais non encore tablis
K@@U. RRR accords
par l0entreprise
I---. Etat4 'DA
facture
IIHK. RRR *
accorder4 avoir *
tablir
Enregistrement des avoirs

A

( AL(
A

( AL(
'raitement des produits rattachs * l0exercice suivant mais dj* constats
K@^^. Compte de
produits
IIU@. $roduits constats
d0avance
Rgularisation des
produits
A
A
A A
E. C-&%"#"#",-& 5!% 26#'"% 5! 6-&(!'%,-&
'raitement des augmentations des crances
HI^^. Crances
immobilises
6I^^.
Crances de
l0actif circulant
@K@..
Augmentatio
n des
crances
immobilises
IK@..
Augmentatio
n des
crances
circulantes
Constatation des
augmentations des
crances immobilises
A
A
Constatation des
augmentations des
crances circulantes
( (
A ( A (
1"#0"#1$ 0"%2& 2"0
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
'raitement des diminutions de crances
HK@..%iminution
des crances
immobilises
6K@..
%iminution des
crances
circulantes
HI^^.
Crances
immobilise
s
6I^^.
Crances de
l0actif
circulant
Constatation des
diminutions des crances
immobilises
A
A
Constatation des
diminutions des crances
circulantes
( (
A

( A (
'raitement des augmentations des dettes
HKH..
Augmentation
des dettes de
5nancement
6K.H.
Augmentation
des dettes
circulantes
@I^^ %ettes
de
5nancement
.
II^^.
%ettes du
passif
circulant
Constatation des
augmentations des dettes
de 5nancement
A
A
Constatation des
augmentations des dettes
circulantes
( (

A ( A (
'raitement des diminutions des dettes

@I^^ %ettes de
5nancement.
II^^. %ettes du
passif circulant
HKH..
Augmentatio
n des dettes
de
5nancement
6K.H.
Augmentati
on des
dettes
circulantes
Constatation des
diminutions des dettes de
5nancement
A
A
1"#0"#1$ 0"%2& 2"1
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
Constatation des
diminutions des dettes
circulantes
( (
A ( A (
1"#0"#1$ 0"%2& 2"2
Procdure :
s)nthse
Mai 2001
REC%&&(#.('"%#
$rocder * un inventaire ph?si"ue de toutes les immobilisations de la )oders4
tablir un tat des immobilisations valoris avec mise en vidence de l0tat du
matriel 1bon tat4 * rformer4... etc.2 et exploiter les rsultats par un
rapprochement de l0inventaire ph?si"ue avec le 5chier comptable des
immobilisations et dgager les carts ventuels pour anal?se et justi5cation.
1"#0"#1$ 0"%2& 2""

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