ACTIVIDAD 3

SERGIO CAMILO ALARCON GRANADOS

Maestra en Gestin de la Tecnologa Educativa





Universidad de Santander -UDES
Maestra









Ccuta, 10 de marzo del 2014
ACTIVIDAD 3





SERGI O CAMI LO ALARCON GRANADOS
Maestra en Gestin de la Tecnologa Educativa



Magister
MI LENA MAI GUEL VI LLALBA



Universidad de Santander -UDES
Maestra






Ccuta, 10 de marzo del 2014
1. TTULO:
USO DE LAS N-TICS EN LA COMUNICACIN INTERNA DEL PERSONAL
ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA
SANTANDER DE CCUTA.

2. PROBLEMA:

2.1 Descripcin del problema:
Es claro para todos que la universidad llmese como se llame, rene todas las
caractersticas bsicas de una empresa, pues abarca una integracin de recursos que deben
ser bien gerenciados, y proporcionar resultados a travs de sus productos que en este caso
son los profesionales, y tambin es de tener en cuenta los servicios de extensin que
presta a la comunidad externa a ella.


Es entendible que los objetivos de las empresas tradicionales son muy distintos a los de
las universidades, pero ambas requieren de fundamentos de administracin que les
permita garantizar resultados que favorezcan su comportamiento, misin a cumplir. Las
universidades tambin necesitan de sistemas administrativos bien definidos, adecuados a
los objetivos que tiene que cumplir, para ello debe contar con autoridades que tengan bien
claro y sepan usar los fundamentos administrativos y herramientas bsicas que le
favorezcan en el ejercicio de sus funciones.


Eduardo Ibarra Colado, en uno de sus escritos seala, que la empresarializacin ha
alcanzado a la universidad. Ella deber transformarse paulatinamente en el Campus,
Inc. que reclama el desarrollo econmico y comercial de las naciones en el contexto de
la globalizacin, agrega, que los rectores deben gobernar a la universidad como si fuera
una gran empresa, utilizando todo las herramientas tcnicas que les proporciona la
gestin de los negocios para alcanzar la mayor eficiencia y productividad estando en la
vanguardia del mercado del conocimiento.

Teniendo bien en claro entonces que la universidad es una empresa sera un error pensar
que la comunicacin interna es "un lujo" y algo exclusivo de las grandes empresas. De
ah que se est convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales del siglo XXI
donde todava, son muy pocas las entidades que desarrollan una adecuada poltica en la
comunicacin interna que contribuya a implantar los cambios y a lograr objetivos
corporativos de la universidad.


Muchas empresas que quieren ser competitivas y lograr el xito al cambio que nos
empuja el mercado hoy en da, para ello debemos motivar al equipo humano, retener a los
mejores, inculcndose una verdadera poltica corporativa para que se sientan
identificados y ser leales a la organizacin. Es precisamente aqu donde la comunicacin
interna se convierte en una herramienta estratgica en el funcionamiento de la empresa.


Ya aclarado que la universidades son una empresa y que la comunicacin interna es una
estrategia para el buen funcionamiento de estas, se observa que en la Universidad
Francisco de Paula Santander de Ccuta, en la cual existen pocos medios para realizar la
comunicacin interna y los que existen estn siendo mal utilizados o subutilizados.

Previa investigacin se encuentra que:
Se cre una pgina WEB que pocos administrativos utilizan ya que su uso normal
es en el entorno acadmico.
Un peridico que actualmente no tiene difusin por problemas de logstica.
Una emisora que su dial no ha sido difundido en la totalidad de sus empleados, e
igual es imposible de escuchar en las oficinas.
A pesar de la creacin de un sitio web para el manejo de documentacin interna
todava existe comunicados que se pasan a travs de papeles lo cual va en contra
de la ley de cero papel que se quiere y se debe implementar.
Se posee una intranet que solo tiene uso en la parte educativa y de algunos
trmites administrativos que tienen que ver con la parte acadmica.

2.2 Formulacin del Problema:
Identificar que TICS, utiliza la universidad Francisco de Paula Santander de Ccuta,
en la comunicacin interna de sus empleados administrativos y cuales otras nuevas
podran utilizar para mejorar dicha comunicacin.

2.3 Alcance:
En este proyecto se pretende indagar en la utilizacin de las TICS utilizadas en la
comunicacin interna de la Universidad Francisco de Paula Santander, adems de
investigar otras que se podran aplicar; para este objetivo se plantean los siguiente tems:

Realizar una investigacin en el uso y reconocimiento de las Tics que ya utiliza la
Universidad y la aceptacin por el personal administrativo.
Valorar con qu frecuencia y que capacitacin tiene el personal para uso de
NTics.
Evaluar la capacidad y uso de la intranet de la Universidad.
Investigar NTics, que podran ser utilizadas en la intranet de la UFPS.
Evaluar la aceptacin de esta propuesta por las directivas y personal
administrativo de la UFPS.
3. Justificacin:
La Universidad Francisco de Paula Santander, es una institucin de educacin superior
que desarrolla programas de pregrado y posgrados formales o no formales, en campos de
la tcnica, la ciencia, la tecnologa, las humanidades, el arte y la filosofa, de acuerdo con
lo previsto en la ley 30 de 1992. En el manual de gobierno vigente la Universidad
Francisco de Paula Santander expresa:
El permanente cambio y avances en el mundo empresarial conlleva a una nueva visin
del recurso humano, es por esta razn que la Universidad Francisco de Paula Santander
se encuentra receptiva a los nuevos modelos de direccin de recurso humano
proporcionando un clima organizacional de calidad, logrando as; un recurso humano
satisfecho con aspiraciones y oportunidades de crecimiento personal e intelectual con el
fin de alcanzar los objetivos institucionales.

Es necesario reconocer que las organizaciones que planean son exitosas, pues en esa
medida conocen hacia donde van, que para el caso de la UFPS, marcaria la ruta que debe
seguirse a fin de llegar a los pblicos de inters.

La humanidad necesita de cambios, que generen impacto social y econmico, hoy
en da las nuevas tecnologas que ofrece el mundo de la informtica, sabindolas
implementar y utilizar pueden ser iniciadoras de grandes proyectos institucionales,
abriendo camino a un espacio ms creativo, dinmico e interactivo. Es por eso que este
proyecto de evaluacin de la comunicacin interna de la Universidad Francisco de Paula
Santander, utilizando las TICs, se puede traducir en un beneficio social, una vez que
disminuye las brechas en cuanto a la informacin y comunicacin que se requiere de
manera bidireccional entre las diferentes reas que conforman la institucin. Adems,
mediante el apoyo que se le prestara a todo el personal en cuanto a capacitacin en el
manejo de las diversas plataformas, obtendrn nuevos conocimientos que le permitirn
mantenerse actualizados con el mundo de la informtica y la tecnologa y con ello,
se les abre posibilidades adicionales en los campos donde se desenvuelven
profesionalmente.

Al aplicar las TICs en la comunicacin interna de la Universidad Francisco de Paula
Santander se busca no solo unificar y seleccionar informacin de inters para el
pblico interno, sino encontrar ms participacin e interaccin entre cada una de las
divisiones que la conforman, es decir romper de alguna manera ese lazo que los separa en
cuanto a la informacin que se genera da tras da , en la comunicacin interna, las
TICs, son una herramienta de gestin, til para el desarrollo y buen funcionamiento de
la comunicacin de toda la organizacin.

Hay que recordar que en el contorno organizacional, mantener unos adecuados y
constantes canales de comunicacin y una informacin actualizada e inmediata, son
factores claves para el buen desempeo de las personas y de la empresa. Teniendo en
cuenta lo anterior y sabiendo que el mundo de hoy est sumergido en una cultura
informtica, las TICs, cobran cada vez mayor protagonismo como forma de interrelacin
entre las personas y de suministro de datos actualizados, de manera gil, confiable y
masiva. Estas nuevas tecnologas, demandan por parte de entidades como la
Universidad Francisco de Pula Santander, que tiene como finalidad la formacin de
estudiantes en la educacin superior, no quedarse rezagada en este aspecto e integrar esta
nueva cultura en la educacin que imparte y en la manera de administrar la informacin
al interior de la institucin.

Entonces, el mejoramiento del Sistema de Comunicacin Interna, posibilita mejorar los
actuales canales de informacin y comunicacin con que cuenta la Institucin. Esto se
traduce no slo en una mejor relacin personal entre los empleados sino tambin en poder
compartir informacin entre diferentes divisiones administrativas, y por ende fortalecer
los canales de comunicacin. Un ideal de esto sera, tener usuarios con su propio perfil
donde estos pudieran participar y administrar grupos, entre otras nuevas aplicaciones,
donde se eliminan niveles jerrquicos y todos puedan ser aportantes de un mejor
ambiente dentro de la universidad. El fcil acceso a la informacin que el otro posee y
poder colaborar en conjunto por una nueva y mejor universidad. Como lo reza el manual
de gobierno.

4. Objetivo General:
Analizar el uso de las n-tics en la comunicacin interna del personal administrativo de la
Universidad Francisco de Paula Santander de Ccuta y con ello optimizar los canales de
comunicacin e informacin al interior de la institucin.

5. Objetivos especficos:
Indagar cuales Tics estn siendo utilizadas actualmente por los administrativos en la
comunicacin interna, con el fin de saber cul es su utilizacin.
Conocer las principales caractersticas y necesidades de los usuarios que requieren y
hacen uso de la informacin al interior de la institucin, para determinar cul puede
ser el sistema de comunicacin interna ms apropiado para atender sus necesidades.
Analizar los resultados arrojados y sugerir la implementacin de nuevas TICs a la
institucin. Teniendo en cuenta el personal y la infraestructura que ya posee la
universidad
Brindar apoyo a los usuarios del sistema de comunicacin interna, mediante asesoras
sobre el manejo de las diferentes plataformas.

6. Antecedentes:

La historia de la comunicacin tuvo su origen hace unos 5 mil aos, pasando por distintas
etapas que contribuyeron a su desarrollo. En el comienzo, la humanidad desarroll el
habla que creci desde las formas primitivas de los gruidos hasta el lenguaje actual.

Lo siguiente fue la necesidad de los seres humanos en dejar constancia de lo sucedido en
sus comunidades, conllevando a la creacin de signos y croquis primitivos que facilitaron
el desarrollo de la escritura.

Sin embargo, es a partir del siglo XV cuando Gutemberg invent la imprenta y con ello la
posibilidad de realizar copias de los escritos, que se incurre a mayor escala en la
divulgacin de las ideas. De este modo, se desarroll la comunicacin escrita.

Es en el siglo XIX con la invencin del telgrafo por Samuel Morse, que se logra dar un
impulso sin precedentes a la comunicacin. La primera lnea telegrfica fue instalada en
1844. Consecutivamente, con la invencin del telfono por Graham Bell en 1876 se
marc la era de la telecomunicacin instantnea.

En diciembre de 1901, el italiano Guillermo Marconi invent la radio, emitindose los
primeros mensajes a travs de las ondas electromagnticas. Desde entonces, el desarrollo
de los medios de comunicacin ha sido vertiginoso, la televisin, el cable, el satlite, el
internet, entre otros dispositivos que hoy en da podemos observar.

Estamos viviendo en un mundo globalizado. Los grandes acontecimientos son conocidos
y comunicados, gracias al desarrollo de los medios de comunicacin.

Hace aproximadamente un cuarto de siglo, segn Hess (1997) se inici, primero en los
pases industrializados y posteriormente en otros con grados de desarrollo menores, la
incorporacin de las TIC en la educacin y de acuerdo a numerosas declaraciones de
polticos y expertos, dicha incorporacin no slo se acrecentar y acelerar en los
prximos aos, sino ser decididamente estimulada tanto en las instituciones pblicas
como en las privadas.

De sus inicios a la fecha, el nmero de propuestas y experiencias relacionadas con el uso
de las TIC en la educacin ha desarrollado rpidamente, como lo muestra el creciente
nmero de trabajos presentados en los ltimos aos en el tambin progresivo nmero de
eventos que sobre educacin y TIC se han organizado a nivel nacional e internacional y
las organizaciones que en torno a esto se ha creado

La doctora MARIA ELENA GARCIA RUIZ, es su trabajo doctoral, publicado en el ao
2008, titulado Sistemas de informacin y nuevas tecnologas: Influencias de las nuevas
tecnologas en la estructura organizativa de la empresa Cantabra. En ella nos da a
conocer la relacin entre el empresariado y las nuevas tecnologas de la informacin. En
su primera parte analiza el entorno de enredado en el que operan las organizaciones y se
revisa la literatura existente sobre nuevas tecnologas de la informacin y la estructura
organizativa de las empresas. En la segunda parte se analiza las nuevas tecnologas de la
informacin a su llegada a las organizaciones, mediante la realizacin de una encuesta y
un estudio de casos sobre algunas empresas de dicha comunidad. Lo cual nos puede dar
una idea clara de posibles TIC que son utilizadas en algunas empresas internacionales, su
utilidad y usos.

En ese mismo ao el doctor Francisco Fernndez Beltrn, en su tesis La gestin de la
nueva comunicacin interna. Anlisis de la aplicacin de las tecnologas de la
informacin en los procesos de comunicacin interna de las universidades de la
Comunidad Valenciana, seala que las organizaciones modernas se encuentran
condicionadas por una doble coyuntura que determina su desarrollo. Por un lado, la
creciente importancia del factor humano y, por otro, la progresiva expansin de las
Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC), las cuales estn cambiando la
estructura y la cultura de todo tipo de empresas e instituciones, dando lugar a la que se ha
venido en denominar como "organizacin red". A este nuevo tipo de organizaciones es
lgico que le corresponda un nuevo tipo de comunicacin interna. De hecho, la hiptesis
de la que parte esta investigacin doctoral es que las TIC suponen un cambio sustancial
en la forma de entender la comunicacin interna en las organizaciones, tanto por su
influencia directa sobre la gestin, sobre la cultura corporativa y sobre la comunicacin
externa de las mismas, como por el hecho de constituir en s mismas nuevos canales de
relacin con y entre los pblicos internos. A partir de ah, la tesis plantea un modelo de
gestin de la nueva comunicacin interna que toma como eje central los portales
corporativos, que se plantean como los grandes repositorios de los que se definen como
los tres grandes contenidos que ha de reportar la comunicacin interna: informacin
operativa, informacin ad intra e informacin ad extra. Este modelo de gestin de la
nueva comunicacin interna se confronta con la experiencia en este mbito de las siete
universidades de la Comunidad Valenciana a travs de un anlisis en profundidad de la
prctica cotidiana en cada uno de los centros estudiados. La eleccin de este mbito de
estudio se justifica por la avanzada situacin de las universidades en la incorporacin de
las TIC, as como por la alta cultura tecnolgica de sus miembros, lo que las convierte en
un laboratorio privilegiado para la investigacin en su interior de esta nueva
comunicacin interna. A partir de una investigacin cualitativa y cuantitativa de la
prctica de la comunicacin interna en las siete universidades valencianas, se plantea una
radiografa del sector en el momento de la investigacin y se revisan el modelo de gestin
propuesto. Finalmente, las conclusiones de la investigacin terica y emprica se han
sometido a un proceso de confrontacin con un panel de expertos en comunicacin
universitaria, lo que ha permitido llegar a un modelo validado que plantea cmo integrar
los nuevos medios en la gestin de la comunicacin interna a partir, principalmente, de la
adaptacin de los principios del corporate a la estructura de los sistemas de informacin.
Asimismo, se plantea una de las claves fundamentales de este modelo la capacidad de
franquiciar la gestin del contenido interno a travs de la tecnologa XML y la
incorporacin de contenidos externos mediante su sindicacin. Por ltimo, todo el
modelo se apoya en la segmentacin de pblicos y en la personalizacin de los
contenidos, una opcin esta ltima que marcar las tendencias de futuro de la
comunicacin interna.

En el ao 2009, los investigadores Diego Len Salazar Vargas, Mariela Vanegas
Arboleda y Diana Mara Arboleda Obando. Publicaron el Artculo titulado: Nuevas
tecnologas en la comunicacin interna en empresas del Valle de Aburr expuesto en la
Revista Lasallista de investigacin - Vol. 6 No. 1. Donde se plante un Estudio de caso
realizado en 10 empresas del Valle de Aburr, Antioquia, Colombia, que han incorporado
tecnologas digitales a la gestin de comunicacin interna. Se emplearon como
instrumentos una encuesta y una entrevista dirigida a los comunicadores. Para el anlisis
de la informacin se correlacionaron los resultados de los dos instrumentos. Resultados.
El uso que le estn dando los comunicadores a las herramientas digitales es de medios
para el flujo informativo. No slo hacen la aplicacin digital en medios como boletines,
intranet, correo electrnico, entre otros, sino tambin con los denominados textos
empresariales: cartas, circulares, memorandos. Los comunicadores consideran pertinente
la incorporacin de los medios digitales dentro del proceso de comunicacin interna y
afirman que stos han tenido un alto impacto en empresa. El grupo estudiado, reconoce
que los medios digitales ofrecen beneficios importantes para la comunicacin. No se
encontr en ninguna de las empresas evaluacin de impacto o de satisfaccin con los
medios digitales.

En la Revista Nacional de Administracin 1659-4932 (2011) Vol. 2 Num. 2, Costa Rica.
Paola Rojas Lobo, publica en el ao 2011. La Comunicacin Interna: Una herramienta
para generar pertenencia y aumentar la productividad en las organizaciones, donde Se
pretende mostrar una serie de recomendaciones que logren generar un compromiso en los
colaboradores hacia las labores de la empresa, ayuden a tomar decisiones congruentes,
consoliden las polticas y la identidad de la organizacin, integren al personal, delimiten
roles laborales, satisfagan las necesidades de los clientes internos y los motiven, mejoren
la calidad de vida de los colaboradores, generen una buena sinergia de trabajo,
descentralicen funciones, maximicen el aprovechamiento de oportunidades, reduzcan los
conflictos, mejoren la comunicacin entre departamentos, mejoren las adaptaciones al
cambio, generen un sentido de pertenencia y aumenten la productividad de los procesos y
del recurso humano. Todo lo anterior se cumpli a travs de un plan de comunicacin
interna que derivada en polticas, procedimientos y acciones integrales, eficientes,
eficaces y congruentes con el plan estratgico de la organizacin.

En la Universidad Tcnica de Ambato, Leonardo Alejandro Fiallos Nez, publica La
Comunicacin Interna y su efecto en el Desempeo Laboral de la Institucin SECAP de
Ambato. En el 2012, en donde cita que la institucin SECAP de Ambato de acuerdo a su
ley constitutiva es una Institucin adscrita al Ministerio de Relaciones Laborales, con
autonoma tcnicas, administrativa y financiera, cuya finalidad es la capacitacin y
formacin de mano de obra calificada y de mandos medios para los sectores industriales y
de comercio y servicios; ha jugado un papel preponderante al repotenciar talleres y
laboratorios de este centro, permitiendo satisfacer de mejor manera a los estudiantes de
los servicios que sta presta. La investigacin se enfoc en realizar un amplio anlisis del
desarrollo organizacional de la institucin, con el fin de establecer acciones estratgicas
de comunicacin interna para mejorar de una manera exitosa el desempeo laboral de
cada uno de los funcionarios para que el ambiente sea de armona ,compaerismo, razn
por la cual se ha decidido revisar el proceso que se est dando en la institucin en cuanto
a este tema, para conocer que canales utilizar y tomar las medidas correctivas necesarias,
procurando siempre el bienestar de los funcionarios . Los datos arrojados por la
investigacin de campo aplicada a los funcionarios de la institucin indican que es
importante corregir aspectos tales como: canales de comunicacin formal, los tipos de
comunicacin, el trabajo en equipo, un programa de incentivos y capacitacin. As la
propuesta resultante de la investigacin para identificar y disear un plan de
comunicacin interna dirigido a los miembros de la institucin, a travs de canales
formales como: reuniones de trabajo, memorndums, tabln de anuncios, publicaciones
internas, correo electrnico en sus diversos usos de aplicacin; estrategias de capacitacin
e integracin cultural y programas de incentivos, siendo estas actividades encaminadas a
facilitar la comunicacin interna de la forma esperada por la direccin y funcionarios de
la institucin SECAP de Ambato y de esta manera mejorar el desempeo laboral de los
mismos.