Revision Por La Direccion

Procedimiento Revisin por la
Direccin
PROC-RD-04

Procedimiento de Revisin por la Direccin

Cdigo :PROC-RD-04 Versin formato: 01 Vigencia documento: 15/10/2012
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1. Objetivo
El objetivo del presente documento es establecer la metodologa para describir el proceso
de revisin del Sistema de Gestin de Calidad, establecido en el alcance, por parte de la
Direccin de la CMLP, para la asignacin de recursos, evaluacin de los resultados y
aseguramiento de la eficiencia y mejora.
2. Alcances
Este procedimiento se aplica a la asignacin de recursos para el funcionamiento del Sistema
de Gestin de Calidad, y a las revisiones de los siguientes puntos por parte de la Direccin
de la CMLP:
- Resultados de Auditoras
- Retroalimentacin del Cliente
- Desempeo de los procesos y conformidad del producto
- Estado de las acciones Correctivas y Preventivas
- Acciones de seguimiento de revisiones de la Direccin previas, y
- Recomendaciones para la mejora

3. Trminos y Definiciones
Concepto Definicin
SG Secretario General
RD Revisin por la Direccin al Sistema de Gestin de Calidad
SGC Sistema de Gestin de Calidad
RDSGC Representante de la Direccin del SGC
RP Responsable de Proceso
DP Dueo de proceso
Matriz de Control
de Revisiones por la
Direccin
Herramienta que utiliza el Comit de la calidad para evaluar el
desempeo de los indicadores de gestin de cada uno de sus
procesos. Esta Matriz incluye el listado de los indicadores,
sealando si estos estn dentro o fuera de los parmetros


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establecidos, activndose la necesidad de mejora del proceso que
presenta deficiencias. Igualmente, esta matriz contiene los
objetivos estratgicos.

4. Funciones y Responsabilidades
Secretario General (SG)
Lder del SGC
Designa al Representante de la Direccin.
Establecer las metas del Sistema de Gestin de calidad anuales.
Entregar los recursos necesarios para la realizacin de las actividades propias del
SGC.
Fija la periodicidad y las fechas de las reuniones a objeto de revisar el Sistema de
Gestin de la Calidad de la Corporacin Municipal de Lo Prado, debiendo quedar
registro de los temas tratados y las acciones acordadas mediante acta.
Establece los lineamientos del SGC, a travs de las definiciones de Poltica y
Objetivos de la Calidad;
Revisa peridicamente el SGC; y tomar las acciones necesarias para asegurar la
eficacia y eficiencia del SGC.
Designa los integrantes del comit

Representante de la direccin (RDSGC):
Corresponde al Director de Administracin y Finanzas
Recolectar la informacin necesaria de todo el Sistema de Gestin de Calidad para
revisar su comportamiento.
Asegurar de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios
para el SGC.
Informar al Secretario General sobre el desempeo del SGC y de cualquier
necesidad de mejora.
Asegurar la promocin de la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles del Servicio.


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Apoyar al Lder del Equipo de la Calidad, y en su ausencia, representarlo.
Representar al Lder del Equipo, cuando ste ltimo as lo establezca, ante
organismos externos sobre asuntos relacionados con el SGC.
Constituirse como contraparte del proyecto ante la empresa consultora contratada

Comit de la Calidad
Revisa en conjunto con el SG, el nivel de avance de los indicadores del SGC y
propone acciones de mejoras al SGC.
Es el responsable de apoyar a la Corporacin Municipal de Lo Prado en la toma de
decisiones para asegurar la implementacin, funcionamiento, mantencin y mejora
del SGC en el Servicio y, en general, en todas aquellas funciones orientadas a la
implementacin de los requisitos de la norma ISO 9001.

Responsable del Proceso:
Corresponden a los/as integrantes de la organizacin, que son responsables por la correcta
ejecucin de sus actividades y cumplimiento de obligaciones, referidas a:
Supervisar el correcto funcionamiento del o los procesos a l/ella asignados,
dentro del alcance del SGC;
Capacitar y comunicar a los dueos del proceso sobre las actividades, documentos
y procedimientos relacionados;
Comunicar oportunamente al Representante de la Direccin sobre las desviaciones
o no conformidades detectadas en la operacin, indicando los problemas y
proponiendo soluciones;
Determinar las acciones preventivas y correctivas, monitoreando su
implementacin, llevando su respectivo registro;
Proponer acciones de mejoramiento continuo al proceso al representante de la
direccin,
Reunirse con los Dueos del proceso para verificar su aplicacin y correcto
funcionamiento;
Monitorear los indicadores de gestin para evaluar peridicamente el
funcionamiento del proceso; y
Apoyar la ejecucin de las auditoras realizadas al proceso, internas y externas.


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Dueos de Proceso
Corresponden a los/as integrantes de la organizacin, que llevan a cabo la ejecucin de sus
actividades y el cumplimiento de obligaciones, referidas a:
Conocer a cabalidad sus procesos (insumos, proveedores, actividades, recursos,
resultados y clientes internos o externos);
Registrar, llevar planillas de seguimiento e informa indicadores a los responsables
del proceso.
Proponer acciones de mejoramiento continuo al responsable del proceso;
Apoyar la ejecucin de las auditoras realizadas al proceso, internas y externas.

5. Diagrama de Flujo de Proceso


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Continuacin:

6. Descripcin de las actividades del Proceso
Etapa Descripcin Evidencia
1 Planificacin de la Revisin de la Direccin: en el ltimo trimestre de cada ao, el
responsable del sistema propone al Secretario General una planificacin de revisin
anual del Sistema de Gestin de Calidad, de ser necesario se realizarn revisiones
extraordinarias ajustndose el plan anual. Las revisiones de la direccin se realizan
tres veces al ao, indicndose los temas a tratar en cada una de las actas de
revisin.
Plan Anual de
Revisin por la
Direccin ao
siguiente
2 Recoleccin de la informacin del Sistema de Gestin de Calidad: el Responsable
del Sistema es el encargado de recolectar la informacin de entrada para la Revisin
por la Direccin para que el equipo de calidad en conjunto con el Secretario General
inicie la revisin de cada uno de ellos.
Cada dueo de proceso genera un informe segn el formato vigente establecido en
el anexo del procedimiento, indicando: Resultados de Indicadores de Gestin,
Anlisis de los resultados de los indicadores de gestin. Acciones
correctivas/preventivas generadas durante el periodo; as como el estado de estas
y, servicios no conformes del periodo.
El responsable del SGC actualiza la Matriz de Control de Revisin de la Direccin,
Informes de
los
Responsables
de procesos y
del SGC.

Matriz de
Control de


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dicha informacin queda a disposicin del Representante de la Direccin y del
Secretario General para su consulta.
Revisin de la
Direccin
3 Revisin del nivel de avance del SGC: el Secretario General en conjunto con el
comit de calidad es el responsable de revisar el nivel de alcance obtenido por el
SGC, para ello toma en cuenta, los resultados de auditoras, la retroalimentacin del
cliente, el desempeo de los procesos y conformidad del producto, el estado de las
acciones correctivas y preventivas, las acciones de seguimiento de revisiones por la
direccin previas, los cambios que podran afectar el sistema de gestin de la
calidad y las recomendaciones para la mejora del periodo en anlisis .

4 Realizacin de la Revisin por la Direccin: el Secretario General en conjunto con
Comit de Calidad analizarn los niveles de cumplimiento de los resultados
esperado del SGC, de manera de tomar decisiones y acciones relacionadas con la
mejora de la eficacia del sistema de gestin de calidad y sus procesos, la mejora del
producto en relacin con los requisitos del cliente, y las necesidades de recursos.

5 Generacin de acta de mejoramiento (si corresponde). En caso que los indicadores
o compromisos de la revisin por la direccin no se cumplan, el comit emite un
acta de mejoramiento; la cual se trata de acuerdo al procedimiento accione
correctivas y preventivas. Dependiendo de las No conformidades detectadas se
deben asignar los recursos necesarios para implementar la accin.
Acta de
mejoramiento (
si corresponde)
6 Conclusiones de la Revisin por la Direccin: La revisin realizada como los
acuerdos quedar registrada en el Acta de Reunin de Revisin por la Direccin que
ser elaborada por el responsable del SGC validada y firmada por el Secretario
General y el Comit de Calidad.
El acta de revisin por la direccin, incluye los compromisos adquiridos, las
necesidades de mejora de la eficacia del SGC, la mejora del producto en relacin a
los requisitos del cliente, y las necesidades de mejora.
Acta de
Reunin de
Revisin por la
Direccin


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7. Control de registros

Identificacin

Almacenamiento
Disposicin
Lugar
/responsables
Medio de
Soporte
Proteccin Recuperacin
Tiempo de
Retencin
Plan Anual de
Revisin por la
Direccin

Of. de RSGC/
Computador del
Responsable del
SGC
Fsico y
electrnico

Respaldo
computacin
cada 15 das
Ruta
Computador
de secretario
general/escrit
orio/Corporac
in/
obligatorios/p
lan de
revisin/ Por
fecha

Anual
Carpeta
digital
Obsoletos
del SGC
Acta de
Reunin
Revisin por la
Direccin
Of. de RSGC/
Computador del
Responsable del
SGC

Fsico y
electrnico
Respaldo
computacion
al cada 15
das
Ruta
Computador
de secretario
general/escrit
orio/Corporac
in/
obligatorios/a
cta de
revisin/ Por
fecha

Anual
Carpeta
digital
Obsoletos
del SGC
Informe de
Dueos de
Proceso

Of. de RP/
Responsable del
Proceso

Fsico y
electrnico
Respaldo
computacion
al cada 15
das
Ruta
Computador
de secretario
general/escrit
orio/Corporac
in/
obligatorios/i
nforme
dueos de
Bianual
Carpeta
digital
Obsoletos
del SGC


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procesos/ Por
fecha

Matriz de
Control de
Revisin de la
Direccin
Of. de RSGC/
Computador del
Responsable del
SGC

Fsico y
electrnico
Respaldo
computacion
al cada 15
das
Ruta
Computador
de secretario
general/escrit
orio/Corporac
in/
obligatorios/
MC
revisin/por
nombre

Permanente No aplica

8. Indicadores de Cumplimiento

DESCRIPCIN
INDICADORES:
FORMULA DE
CALCULO
META

MBITO

DIMENSIN
SEGUIMIENTO
Este proceso no cuenta con
indicadores de gestin
N/A
N/A N/A N/A N/A

9. Referencia

Ref.1: PROC-AI-01 Auditora Interna.
Ref. 3: PROC-PNC-01 Producto No Conforme.
Ref. 4: PROC.ACP-01 Acciones Correctivas y Acciones Preventivas
Ref. 5: Objetivos del SGC y sus indicadores.
Ref. 6: Procedimientos Organizacionales o de bienes y servicios


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10. Anexos

Anexo 1: Plan Anual de Revisin por la Direccin
Anexo 2: Acta de Reunin Revisin por la Direccin
Anexo 3: Informe de Dueos de Proceso
Anexo 4: Matriz de Control de Revisin de la Direccin

11. Aprobacin y Control de los Cambios

Fecha
Modificaciones
Responsable
Fecha de
aprobacin de
la
modificaciones
Responsable
Fecha de la
implementacin
de la
modificacin
Responsable
15.10.2012
Responsable del
proceso
15.10.2012
Secretario
General
15.10.2012
Representante
de la Direccin
Firmas de los
responsables.

Versin Fecha Principales Puntos Modificados Resumen de Modificaciones
00 02.11.2011 Versin Inicial --
04 23.01.2012 - Trminos y Definiciones
-Funciones y Responsabilidades

- Registro de Modificaciones

-Referencia y Anexo

- Se modifica la sigla RV por RD.
- Se agregan las funciones y
responsabilidades del Comit de
Calidad.
- En Registro de Modificaciones, se
incorpora tabla para la
identificacin de los cambios en los
documentos que cambian de
versin.
- Se actualiza nombre de los
registros
- En responsables se elimina el
nombre y se deja estandarizado, en
funcin del cargo.
- Se actualizan las referencias
incorporando el Procedimiento de


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.

Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas.
05 15.10.2012 Revisin y actualizacin completa
del Procedimiento
- Modificacin del Objetivo
- Modificacin del alcance
- Complementacin de los trminos
y definiciones
- Actualizacin de funciones y
responsabilidades
- Revisin y actualizacin del
diagrama de flujo
- Modificacin de la descripcin del
proceso
- Incorporacin de registros y
precisin del almacenamiento
- Actualizacin de Indicadores del
Proceso
- Modificacin de las referencias
- Modificacin de anexos.
- Modificacin de Formatos de
registros

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