Este proyecto consiste en la elaboración de un control de inventario de entradas y salidas de medicamentos para Caritas de León, debido a que la visita de salubridad encontró una mala forma de llevar el inventario. Se elaboró primero un inventario básico en Excel, pero carecía de detalles. Luego, junto con el contador y el ingeniero de sistemas, se creó un programa dedicado a la farmacia para registrar los medicamentos de forma que cumpla con los requisitos de salubridad y evite sanciones futuras.
Este proyecto consiste en la elaboración de un control de inventario de entradas y salidas de medicamentos para Caritas de León, debido a que la visita de salubridad encontró una mala forma de llevar el inventario. Se elaboró primero un inventario básico en Excel, pero carecía de detalles. Luego, junto con el contador y el ingeniero de sistemas, se creó un programa dedicado a la farmacia para registrar los medicamentos de forma que cumpla con los requisitos de salubridad y evite sanciones futuras.
Este proyecto consiste en la elaboración de un control de inventario de entradas y salidas de medicamentos para Caritas de León, debido a que la visita de salubridad encontró una mala forma de llevar el inventario. Se elaboró primero un inventario básico en Excel, pero carecía de detalles. Luego, junto con el contador y el ingeniero de sistemas, se creó un programa dedicado a la farmacia para registrar los medicamentos de forma que cumpla con los requisitos de salubridad y evite sanciones futuras.
ELABORACIN DE UN CONTROL DE INVENTARIOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MEDICAMENTOS. CARITAS DE LEON C.V.
PRESENTA JUAN CARLOS RODRGUEZ ARENAS
PARA OBTENER EL TTULO DE TCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
GENERACIN: 2012-2014 LEN, GUANAJUATO. AGOSTO 2014
REA DE ECONMICO ADMINISTRATIVO
PROGRAMA ACADMICO DE RECURSOS HUMANOS
ELABORACIN DE UN CONTROL DE INVENTARIOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MEDICAMENTOS. CARITAS DE LEON C.V.
PRESENTA JUAN CARLOS RODRGUEZ ARENAS
PARA OBTENER EL TTULO DE TCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS ASESOR ACADEMICO: ABEL MARTNEZ BECERRA GENERACIN: 2012-2014 LEN, GUANAJUATO. AGOSTO 2014
RESUMEN Este proyecto consiste en la elaboracin de un control de inventario de salidas y entradas, elaborado junto con el contador y el ingeniero en sistemas, que se inicia mediante la visita de salubridad y que encontr una psima forma de llevar un inventario de medicamento, por esto se le pide a CARITAS que elabore un inventario, por lo cual se elabora un inventario bsico en Excel, pero careca de muchas cosas por ser tan bsico, por lo cual se le pide al contador que apoyara con el dinero necesario para la elaboracin de un programa de inventario con todo los que pidi salubridad, por lo cual junto con el ingeniero en sistemas elaboro un programa dedicado especialmente para la farmacia, con instrucciones de cmo utilizarlo por si algn da se tiene nuevo personal, por lo tanto se elabora el inventario con todo lo que pide salubridad cumpliendo con la ley y as evitar sanciones futuras, como enfermedades o intoxicaciones por no llevar un inventario y registrar aquel medicamento que este caducado o daado.
AGRADECIMIENTOS El presente proyecto de estadas fue realizado bajo la supervisin del maestro Abel Martnez a quien le quiero expresar mis ms sentido agradecimientos por haberme ayudado con la elaboracin del inventario y por aclararme las dudas que me dejaba la clase de forma, as como explicarme cada parte del proyecto de una forma simple y sencilla que pude comprender rpido y sin problemas, para poder elaborar bien y en forma mi proyecto de estadas.
A mis asesores en la empresa el contador Gerardo Ramrez Ayala y la encargada de la farmacia Judith Monserrat Lpez, quienes me apoyaron y me instruyeron, en la forma de elaborar bien mi proyecto con las especificaciones que pidi salubridad y poder terminar bien mis estadas, sin ningn problema.
NDICE INTRODUCCIN--------------------------------------------------------------------------------------------- 1. ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIN.----------------------------------------------------1 1.1 ANTECEDENTES DE PROBLEMTICA.---------------------------------------------------1 2. PROBLEMTICA---------------------------------------------------------------------------------------2 3. JUSTIFICACIN----------------------------------------------------------------------------------------3 4. OBJETIVOS----------------------------------------------------------------------------------------------4 4.1 OBJETIVO GENERAL----------------------------------------------------------------------------4 4.2 OBJETIVOS METODOLGICOS.-------------------------------------------------------------4 4.3 ALCANCE.-------------------------------------------------------------------------------------------4 5. MARCO TEORICO.-------------------------------------------------------------------------------------5 5.1 PRODUCTO:----------------------------------------------------------------------------------------5 5.2 PRECIO:----------------------------------------------------------------------------------------------5 5.3 FARMACIA:-----------------------------------------------------------------------------------------5 5.4 MEDICINA:-------------------------------------------------------------------------------------------6 5.5 INVENTARIO:---------------------------------------------------------------------------------------6 5.6 TIPOS DE INVENTARIOS:----------------------------------------------------------------------6 5.6.1 Inventario inicial-----------------------------------------------------------------------6 5.6.2 Inventario final:-------------------------------------------------------------------------6 5.6.3 Inventario perpetuo:------------------------------------------------------------------6 5.6.4 Inventario intermitente:--------------------------------------------------------------7 5.6.5 Inventario fsico:-----------------------------------------------------------------------7 5.6.6 Inventario de productos terminados:-------------------------------------------7 5.6.7 Inventario en trnsito:----------------------------------------------------------------7 5.6.8 Inventario en proceso:---------------------------------------------------------------7 5.6.9 Inventario mximo:--------------------------------------------------------------------7 5.6.2.1 Inventario mnimo:------------------------------------------------------------------7 5.6.2.2 Inventario disponible:-------------------------------------------------------------7 5.6.2.3 Inventario en lnea:-----------------------------------------------------------------7 5.6.2.4 Inventario agregado:---------------------------------------------------------------8 5.6.2.5 Inventario en cuarentena:--------------------------------------------------------8 5.6.2.6 Inventario de mercancas:-------------------------------------------------------8 5.6.2.7 Inventario de suministros de fbrica:---------------------------------------8 5.7 VENTA:-----------------------------------------------------------------------------------------------8 5.8 ALMACN:------------------------------------------------------------------------------------------8 5.9 PROGRAMA:---------------------------------------------------------------------------------------9 5.2.1 REGISTRO:---------------------------------------------------------------------------------------9 6. METODOLOGIA.--------------------------------------------------------------------------------------10 6.1 ANALIZAR CONDICIONES FSICAS DEL INMUEBLE Y MEDICAMENTOS.--11 6.2 ELABORAR UN DIAGNSTICO DE FLUJO DE ENTRADAS Y SALIDAS.-----11 6.3 ANALIZAR EXISTENCIA DE ENTRADAS DE MEDICAMENTO.-------------------11 6.4 ANALIZAR EXISTENCIA DE MEDICAMENTO COMERCIAL.----------------------12 6.5 ANALIZAR EXISTENCIA DE SALIDAS DE MEDICAMENTO.----------------------12 6.6 PLANEAR FORMA DE ELABORACIN DE INVENTARIO.-------------------------12 6.7 PLANEAR CON EL CONTADOR EL INVENTARIO.-----------------------------------12 6.8 ELABORAR JUNTO CON INGENIERO DE SISTEMAS EL PROGRAMA NECESARIO PARA EL INVENTARIO.----------------------------------------------------------13 6.9 ELABORAR INVENTARIO CON EL PROGRAMA.-------------------------------------13 7. RESULTADOS.----------------------------------------------------------------------------------------14 7.1 ANALIZAR CONDICIONES FSICAS DEL INMUEBLE Y MEDICAMENTOS.--14 7.2 ELABORAR UN DIAGNSTICO DE FLUJO DE ENTRADAS Y SALIDAS.-----14 7.3 ANALIZAR EXISTENCIA DE ENTRADAS DE MEDICAMENTO.-------------------14 7.4 ANALIZAR EXISTENCIA DE MEDICAMENTO COMERCIAL.----------------------15 7.5 ANALIZAR EXISTENCIA DE SALIDAS DE MEDICAMENTO.----------------------15 7.6 PLANEAR FORMA DE ELABORACIN DE INVENTARIO.-------------------------15 7.7 PLANEAR CON EL CONTADOR EL INVENTARIO.-----------------------------------15 7.8 ELABORAR JUNTO CON INGENIERO DE SISTEMAS EL PROGRAMA NECESARIO PARA EL INVENTARIO.----------------------------------------------------------16 7.9 ELABORAR INVENTARIO CON EL PROGRAMA.-------------------------------------16 CONCLUSIONES-------------------------------------------------------------------------------------------- REFERENCIAS---------------------------------------------------------------------------------------------- ANEXOS--------------------------------------------------------------------------------------------------------
INTRODUCCIN El presente trabajo se refiere a una investigacin y un proyecto de inventario de entradas y salidas de medicamento para Caritas de len, que es la forma de registrar ms fcil y rpido como llegan los medicamentos, as como entran y se venden al consumidor, por la solicitud que salubridad le hiso a Caritas que se hiciese un inventario con toda la medicina que les llegaba, as como toda la que se venda, ya que algunos medicamentos no se revisaban y estaban daados o incompletos, por lo tanto se solicit un inventario con numero de medicamentos, que fecha de caducidad se tena y si los tenan completos.
Las caractersticas principales de esta asociacin son ayudar a los menos afortunados, por dichas razones la farmacia no est establecida como tal, sino que por tal motivo est muy improvisada y no tiene tantos reglamentos como lo tendra una farmacia bien establecida, por lo tanto se requera un inventario con urgencia para evitar sanciones y el cierre de la farmacia.
La investigacin de esta problemtica se realiz con el fin de conocer como es un inventario en forma, las formas de cmo realizarlo para que futuros empleados lo puedan a llegar a realizar sin problemas ni complicaciones sin que nadie les explique de manera tan profunda que es lo que se tiene que realizar al a hora de elaborar el inventario cada semana.
En el marco terico se muestras que es un inventario, as como varios conceptos que se realizaron con la ayuda del contador Gerardo mediante una entrevista y con la ayuda de diversas pginas de internet y libros especializados en el tema.
En conversacin con otras farmacias especficamente la ISSEG que es con quien se tiene alianza se le cuestiono como hace su inventario, a lo cual nos mostraron un formato que ellos tienen lo que en cierta forma ayudo a la realizacin del inventario.
La principal herramienta que se utilizo fue un inventario en Excel el cual debido a sus limitantes tales como o difcil que era actualizarlo se descart, por lo cual se necesit de un programa especfico para Caritas y su farmacia con la ayuda del ingeniero en sistemas Gerardo quien con la ayuda del contador y de esta forma se pudo realizar el programa para elaborar el inventario.
Durante la realizacin e investigacin del trabajo, uno de los obstculos que se presento fue la falta de tiempo del contador y el tiempo que se requera para la realizacin de dicho inventario, adems de que no se tena presupuesto para realizarlo ms rpido y con mayor calidad. 1
1. ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIN. Critas de Len, lleva 26 aos sirviendo a los ms pobres. Fue fundada en el ao de 1982 por el entonces Obispo de Len, D. Anselmo Zarza Bernal. En ese tiempo slo haba un dispensario mdico y reparto de despensas a las personas ms necesitadas, asesora jurdica y asistencia espiritual a los enfermos y actualmente la matriz principal de Len, Guanajuato se fund desde el 2003 y cuentas con otros 3 edificios ms tales como albergue, psiquiatra y basar pero no fue sino hasta el 2006 cuando se puso la farmacia que se encuentra en la matriz. 1.1 ANTECEDENTES DE PROBLEMTICA. Anteriormente la farmacia no haba tenido problemas con el control de inventario por que se contaba con poco medicamento y no era necesario, pero hace poco especficamente en enero del 2014 el personal de salubridad revis el estado del medicamento por lo que pidi a CARITAS que llevara un inventario de todo el medicamento, ya que este medicamento es donado y mucho de este es donado y muchas veces esta caducado o viene en mal estado por tal motivo se necesit que se elaborara en control de inventario para evitar que este medicamento pueda ser daino para la salud, pero esto fue imposible porque solo se contaba con una persona y ella no lo poda hacer sola por lo que se estaba buscando quien les ayudar con el inventario y registro de medicamento. 2
2. PROBLEMTICA La empresa se llama CARITAS de len, es un organismo de la Iglesia Catlica, fundamentado en el amor, que proporciona servicios asistenciales y contribuye a la dignificacin de las personas, promoviendo la caridad, la solidaridad, la justicia y la reconciliacin; sobre todo en nuestros hermanos ms des protegidos, sin distincin de credo o religin. Est ubicada Calle Melchor Ocampo 107 Col. Obregn. El problema fue a causa de la visita de sanidad hace 5 meses, se detectaron problemas con el registro del medicamento recibido o donado hacia CARITAS ya que mucho medicamento estaba caducado y podra traer problemas a la salud de quien lo adquiere debido a este problema se le pidi a CARITAS que llevara un control de todo el medicamento que recibe y con el que cuenta para evitar problemas de salud y evitar ser multados por no estar en orden la empresa con el inventario de forma correcta.
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3. JUSTIFICACIN Este trabajo est realizado con el fin de investigar, ayudar y aportar soluciones a la empresa encontrada buscando el mximo rendimiento y eficacia para que tengan un buen control de inventarios y puedan mejorar muchos aspectos que se estn manejando mal para ello nos hemos apoyado en la investigacin y en la aportacin de ideas a la solucin de problemas y de esta forma tambin beneficiarnos ya que esto nos ayuda a fortalecernos y poder tener experiencia que nos ayudaran en el proceso de aprendizaje. Adems demuestra la importancia de tener un buen control de inventario para evitar confusiones y problemas ya que esto es una parte fundamental en toda empresa.
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4. OBJETIVOS 4.1 OBJETIVO GENERAL Elaborar de control de un inventario de salidas y entradas de medicamento para la farmacia de CARITAS de len. 4.2 OBJETIVOS METODOLGICOS. Analizar condiciones fsicas del inmueble y medicamentos. Elaborar un diagnstico de flujo de entradas y salidas. Analizar existencia de entradas de medicamento. Analizar existencia de medicamento comercial. Analizar existencia de salidas de medicamento. Planear forma de elaboracin de inventario. Planear con el contador el inventario. Elaborar junto con ingeniero de sistemas el programa necesario para el inventario. Elaborar inventario con el programa. 4.3 ALCANCE. Este proyecto solo abarca al rea de farmacia y solo se har un manual para poder registrar el medicamento en existencia en CARITAS de manera que cualquiera que trabaje en esta rea sepa de manera clara la forma de registrar dicho medicamento, as como las salidas y entradas del inventario.
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5. MARCO TEORICO. 5.1 PRODUCTO: Es lo que en forma tangible el consumidor adquirir, compuesto por todo aquello que es sujeto a especificacin. El producto es, ha sido y seguir siendo la base de la estrategia de cualquier organizacin. (Ibarra, 2000, p.27). William Stanton (1980) describe al producto como un complejo de atributos perceptibles e imperceptibles, incluyendo envase, color, precio, prestigio, que un comprador puede aceptar como un medio para satisfacer una necesidad o deseo. El paquete total de beneficios que el consumidor recibe cuando compra.
5.2 PRECIO: Fischer (1986) afirma que el precio es la cantidad de dinero que se necesita para adquirir en intercambio la combinacin de un producto y los servicios que lo acompaan. El valor al que el consumidor est dispuesto a adquirir el bien o servicio. El precio es el smbolo ms claro de que exista o no un mercado. El costo financiero total que el producto y sus atributos representan para el cliente. Es una expresin del valor del producto para los consumidores potenciales.(Instituto Tecnolgico de Saltillo [ITS], 2002, http://maestros.its.mx)
5.3 FARMACIA: Ciencia y tcnica de conocer las sustancias de accin teraputica, de obtenerlas y combinarlas para preparar medicamentos. (Ed. Mdica Panamericana, 2003, rmington farmacia, volumen 1). Se conoce como farmacia al establecimiento en el cual se venden diferentes tipos de productos relacionados con la salud, especialmente medicamentos. Una farmacia es uno de los tipos de negocios ms necesarios con los que debe contar un barrio ya que es ella el nico espacio donde se pueden conseguir algunos tipos de medicamentos de gran importancia para la 6
cura de determinadas complicaciones mdicas. (Farmacias Benavides, Mxico 2000, http://es.scribd.com/doc/95176308/concepto-de-farmacia ). 5.4 MEDICINA: Ciencia que estudia las enfermedades que afectan al ser humano, los modos de prevenirlas y las formas de tratamiento para curarlas. (Edicions Universidad Barcelona, 1969, historia de la medicina). Tomas Romay (XIX) Es la ciencia y arte que trata de la curacin, prevencin de la enfermedad y del mantenimiento de la salud. El origen del trmino se deriva del vocablo latino "medicinam" proveniente de mederi que significa "curar, cuidar, medicar".
5.5 INVENTARIO: Lista ordenada de bienes y dems cosas valorables que pertenecen a una persona, empresa o institucin. (Control de Inventarios Investigacin de Operaciones 4, 2003, pgina 169). Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. (Manual de procedimientos de control de inventarios, 2005, Romn Roy, pgina 20)
5.6 TIPOS DE INVENTARIOS: 5.6.1 Inventario inicial: Se realiza al dar comienzo a las operaciones. 5.6.2 Inventario final: Se realiza al cierre del ejercicio econmico, generalmente al finalizar el periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial. 5.6.3 Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede 7
servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. 5.6.4 Inventario intermitente: ste se puede efectuar varias veces al ao y se recurre a l por diversas razones. 5.6.5 Inventario fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las exigencias. 5.6.6 Inventario de productos terminados: Todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. 5.6.7 Inventario en trnsito: Se utiliza con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. 5.6.8 Inventario en proceso: Son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegar a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventario en proceso. 5.6.9 Inventario mximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo de que el inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos; por lo tanto, se establece un nivel de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada. 5.6.2.1 Inventario mnimo: La cantidad mnima de inventario a ser mantenida en almacn. 5.6.2.2 Inventario disponible: Aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta. 5.6.2.3 Inventario en lnea: Aquel que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin. 8
5.6.2.4 Inventario agregado: Se aplica cuando al administrar la existencia de un nico artculo representa un alto costo. 5.6.2.5 Inventario en cuarentena: Aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo. 5.6.2.6 Inventario de mercancas: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. 5.6.2.7 Inventario de suministros de fbrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta. .(definicin y tipos de inventarios, 2012, http://www.soyconta.mx/definicion-y-tipos-de-inventario/) 5.7 VENTA: El proceso de ventas, publicaciones vrtice (2008) es una de las actividades ms pretendidas por empresas, organizaciones o personas que ofrecen algo (productos, servicios u otros) en su mercado meta, debido a que su xito depende directamente de la cantidad de veces que realicen sta actividad, de lo bien que lo hagan y de cun rentable les resulte hacerlo. 5.8 ALMACN: Proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material, materias primas, semielaborados, terminados as como el tratamiento e informacin de los datos generados. (Almacenes, anlisis y diseo, 2008, pgina 20).
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5.9 PROGRAMA: El software es un ingrediente indispensable para el funcionamiento del computador. Est formado por una serie de instrucciones y datos, que permiten aprovechar todos los recursos que el computador tiene, de manera que pueda resolver gran cantidad de problemas. Un computador en s, es slo un conglomerado de componentes electrnicos; el software le da vida al computador, haciendo que sus componentes funcionen de forma ordenada. (Ingeniera del software, 2005, pgina 5). 5.2.1 REGISTRO: Se llama as a un conjunto de informacin almacenada en memoria auxiliar que permite acceso directo y un conjunto de programas que manipulan esos datos Base de datos relacional: es una base de datos que cumple con el modelo relacional, en el cual el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos). (El control de la calidad en los registros de la base de datos, 2005, pgina 20).
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6. METODOLOGIA.
Cronograma de actividades FECHA ACTIVIDAD semana 28 abril al 02 de mayo Fue la semana de inicio y presentacin del personal, reas y actividades a realizar semana con semana, y realice acomodo de nminas. 1 05 al 09 de mayo La segunda semana aun contine con la elaboracin y acomodo de nminas ya que como son de las 4 matrices fue trabajo de dos semanas. 2 12 al 16 de mayo Como termine las nminas me pasaron a la farmacia para ayudarle en lo que se necesitara como acomodo de medicamento y venta. 3 19 al 23 de mayo Se comenz a planear de qu forma se podra elaborar el inventario y aun contine en la farmacia ayudando en lo que s presentara. 4 26 al 30 de mayo Comenz con la elaboracin de in inventario en Excel pero como son ms de 500 medicamentos, todos los das me dedique a su elaboracin. 5 02 al 06 de junio Semana seis aun con el inventario en Excel durante toda la semana ya que son miles de medicamentos entre repetidos y en almacn. 6 09 al 13 de junio Aun con se continua con la elaboracin del inventario con la ayuda de la encargada de farmacia pero al final se termin con el inventario en Excel. 7 16 al 20 de junio Esta semana fue de analizar y revisin de inventario, pero como es poco eficiente pe piensa en elaborar otro mediante un programa propio. 8 23 al 27 de junio Esta semana ay platicas con el contador sobre cmo elaborarlo con ayuda del ingeniero en sistemas y se aprueba el proyecto an sigo en farmacia. 9 30 de junio al 04 de julio Como el ingeniero an se termina el programa, me pasan a rea de contabilidad y apoyo con nuevas nominas durante toda la semana. 10 07 al 11 de julio El ingeniero termina el programa que es la modificacin de un software libre y con la ayuda del anterior inventario en Excel se hace el nuevo. 11 14 al 18 de julio El proyecto de estadas est terminado y como no tengo nada que hacer acerca de inventario me ponen a apoyar en farmacia en lo que se presente. 12 21 al 25 de julio Aun contino en farmacia apoyando en acomodo, ventas, limpieza de inmuebles y separado de medicamento que es nuevo y donado. 13 28 de julio al 01 de agosto ltima semana se me liber desde el lunes y como ya no me requeran me dieron la semana solo que hasta el viernes me firmaron las ultimas hojas. 14 11
6.1 ANALIZAR CONDICIONES FSICAS DEL INMUEBLE Y MEDICAMENTOS. Mediante una revisin visual y moviendo todos los anaqueles para revisar que estn en buen estado se revis que todos los muebles se encontraran en buen estado, adems que se revis que todo el almacn estuviera limpio con la ayuda de la encargada de farmacia, as como todos los medicamentos a la venta que se encontraban a la venta y a la vista del pblico, se inspeccionaron el estado as como la fecha de caducidad y tambin que todos los medicamentos estuvieran completos y limpios. 6.2 ELABORAR UN DIAGNSTICO DE FLUJO DE ENTRADAS Y SALIDAS. Se investig que es un diagrama de flujo y como se haca, mediante investigacin en internet, en algunos libros que se contaban en ese entonces, y preguntndole al contador como quera que se hiciera el diagrama de flujo del almacn, ya despus que se obtuvo toda la informacin recaudada se empez a elaborar el diagrama de flujo de cmo llega el medicamento, como se separa, como se acomoda en los anaqueles y que hacer al vender algn medicamento mediante la ayuda de la encargada de almacn y una vez que se realiz se llev a revisar con el contador para que diera su visto bueno o revisara si se realiz bien el diagrama de flujo y una vez que se inspecciono por el contador se capturo en la computadora. 6.3 ANALIZAR EXISTENCIA DE ENTRADAS DE MEDICAMENTO. Se recibieron las bolsas de medicamento donados y a peticin que se piden mediante procuracin de fondos quienes piden a las farmacias y a los hospitales medicamento, todo este medicamento se separa mediante una lista de medicamento que se requiere en esta farmacia que solo se seleccion algn medicamento que se requera y en ocasiones el seleccionaba medicina que es muy cara, entonces el resto se separ en dos bolsas una que es la del medicamento caducado y otra que se donara a otra asociacin, las dos bolsas son recogidas respectivamente por quien desecha los medicamentos caducados y la de medicamentos no requeridos pasa la otra asociacin por estos. 12
6.4 ANALIZAR EXISTENCIA DE MEDICAMENTO COMERCIAL. Se verifico con el encargado de farmacia que todos los medicamentos estuvieran acomodados de una forma correcta, tambin se revis que el medicamento a la venta este vigente y acomodado del que se caducara ms pronto al que tiene ms tiempo para caducar, de esta forma se revis que todo el medicamento que ya estuviera daado se retirara del estante para as evitar daos a la salud del cliente, as como tambin se revis que hubiera suficiente medicamento en los estantes y estos estuvieran acomodados en su rea respetiva. 6.5 ANALIZAR EXISTENCIA DE SALIDAS DE MEDICAMENTO. Se anot todo el medicamento vendido as como se registr con ayuda de un inventario de precios ya hecho por CARITAS anteriormente, despus de vender el medicamento se revis que hubiera existencia de este y si faltaban medicamentos se resurtan con el medicamento guardado en la bodega. 6.6 PLANEAR FORMA DE ELABORACIN DE INVENTARIO. Mediante el anlisis de un inventario hecho en Excel se analiz que este inventario le faltaban muchas cosas, como era difcil de utilizar, adems de que ubicar un medicamento se requera de mucho tiempo el cual no se tena, por lo cual este inventario se descart entonces con la ayuda de la encargada de almacn se plane pedir al contador que ordenara que se elaborara un programa de inventario junto con el ingeniero en sistemas. 6.7 PLANEAR CON EL CONTADOR EL INVENTARIO. Junto con el encargado de almacn se pidi una cita con el contador hablndole a la secretaria para que le avisara que se tena planes con la farmacia y los inventarios, despus de una semana el contador se tom un tiempo para planear lo necesario para elaborar este proyecto, se platic y se plante con el contador sobre los planes de pedirle al ingeniero en sistemas que elaborara el inventario en base en un inventario donado por farmacias ISSEG ya que se tiene convenio con esta farmacia. 13
6.8 ELABORAR JUNTO CON INGENIERO DE SISTEMAS EL PROGRAMA NECESARIO PARA EL INVENTARIO. Despus de que se platic con el contador este aprob el proyecto y le pidi al ingeniero que elaborara el programa en base a uno gratuito necesario para poder llevar un control de inventario que fuera fcil de usar, rpido, entendible y que cualquiera que lo utilizara lo pudiera abrir sin problemas, despus de platicar junto con el ingeniero sobre las necesidades o requisitos del programa, este elaboro el programa necesario despus de un tiempo de trabajo junto con l, el programa se termin y estuvo listo para su uso. 6.9 ELABORAR INVENTARIO CON EL PROGRAMA. Una vez que se elabor el programa necesario para hacer el inventario de medicamentos se elabor todo el inventario en cuatro partes, la primera fue sobre medicamento a la venta, la segunda e medicamento en la bodega vigente y el tercero sobre medicamento recibido, el cual es el donado y el que esta sobre pedido, despus de que se termin el inventario solo se registraba cuando sala o se venda alguna medicina para poder surtirla ms rpido y sin ms problemas de contratiempos por no haber existencia de medicina.
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7. RESULTADOS. 7.1 ANALIZAR CONDICIONES FSICAS DEL INMUEBLE Y MEDICAMENTOS. Se encontr que muchos medicamentos estaban por caducar y por lo tanto re retiraron. Muchos de los estantes estaban algo viejos y se reforzaron con taquetes para evitar accidentes. El almacn se encontraba muy sucio y descuidado por lo tanto e limpio todo lo necesario y requerido. Medicina en el almacn no estaba completa por lo tanto se desech y se solicit ms de la misma. 7.2 ELABORAR UN DIAGNSTICO DE FLUJO DE ENTRADAS Y SALIDAS. Se conoci la forma de como llegaban los medicamentos y en qu estado estaban. Se realiz una entrevista con el contador sobre la forma de elaboracin del diagnstico y se conoci la forma de elaborarlo en base a sus conocimientos. Se encontr la mejor forma de registrar medicamentos para futuros empleados para que supieran como hacer un inventario. Se elabor diagrama de flujo de entradas y salidas de medicamento. (ANEXO 1) 7.3 ANALIZAR EXISTENCIA DE ENTRADAS DE MEDICAMENTO. Se lleg a un mejor control de medicamentos para evitar que se pasara algn medicamento daado o caducado. Se separ mejor todo el medicamento donado. Se conoci la forma en que los medicamentos eran escogidos en base a un inventario antes utilizados sobre los medicamentos que solo se utilizaban.
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7.4 ANALIZAR EXISTENCIA DE MEDICAMENTO COMERCIAL. Se quitaron los medicamentos daaos y con faltantes. Se tuvo un mejor acomodo de todo el medicamento para que estuviera ala mano. Se sustituyeron todos los medicamentos faltantes. Se tuvo una mejor limpieza de los anaqueles donde se colocaba el medicamento. Los clientes tuvieron una mejor vista de los medicamentos que no requeran receta mdica y as se incrementaron las ventas de estos artculos. 7.5 ANALIZAR EXISTENCIA DE SALIDAS DE MEDICAMENTO. se conoci que medicamentos se vendan para poder tenerlos a la mano a la hora de venderlos. Se rellenaban los medicamentos que ms se vendan y as se evit que no se vendiera alguno por pensar que no haba. Se anot la forma de registrar el medicamento vendido en el inventario para evitar faltantes y as poder sustituirlos antes de que se terminaran. 7.6 PLANEAR FORMA DE ELABORACIN DE INVENTARIO. Se logr un inventari en Excel que sirvi para elaborar ms fcil el inventario. Se consigui una cita con el contador. Se consigui la ayuda de la encargada de almacn para elaboracin del inventario en Excel. (ANEXO 2) 7.7 PLANEAR CON EL CONTADOR EL INVENTARIO. Se platic junto con el gerente que es el contador sobre el inventari. Se consigui que el gerente aprobara el inventario que tendra que elaborar el ingeniero en sistemas. Se platic con el ingeniero y se empez la elaboracin del inventario, en base a un inventario proporcionado por farmacias ISSEG (ANEXO 3). 16
7.8 ELABORAR JUNTO CON INGENIERO DE SISTEMAS EL PROGRAMA NECESARIO PARA EL INVENTARIO. Se consigui que el ingeniero visitara la farmacia para poder elaborar el programa. Se lleg a un acuerdo con el ingeniero de la forma en cmo se requera que se elaborara el inventario en base a una investigacin previa. Se elabor el programa que realizo el ingeniero para la elaboracin del inventario de entradas y salidas de medicamento. (ANEXO 4). El ingeniero en sistemas entrego y capacito al personal sobre la utilizacin del programa. Se comenz a contabilizar y registrar todo el medicamento con la ayuda de un previo inventario hecho en Excel. 7.9 ELABORAR INVENTARIO CON EL PROGRAMA. Se registraron en el programa los medicamentos a la venta. Se registr en el programa los medicamentos en bodega. Se registr en el programa la entrada de medicamentos. Se registraba cuando se venda algn medicamento y as se logr saber si faltaba algn medicamento y de esta forma poner ms. Se termin el inventario con la ayuda del programa.
CONCLUSIONES Mediante la elaboracin de este inventario de control de salidas y entradas de medicamento se obtuvo un programa con la ayuda del ingeniero en sistemas para una mejor forma de capturar todas aquellas medicinas que se venden, que se utilizan, as como las que entren por pedidos y por donaciones, de esta forma cualquiera que necesite utilizar el programa de inventario podar hacerlo sin ninguna complicacin, ya que este tiene una pequea explicacin sobre su utilizacin y cualquier empleado nuevo podr utilizarlo sin mayor problema.
REFERENCIAS -Carlos b. Garca Lpez. (2005). El control de la calidad en los registros de la base de datos. Mxico: unam. -Banet Campderrich Falgueras. (2005). ingeniera del software. Espaa: uoc. -Gerardo Domnguez. (2008). almacenes: anlisis, diseo y organizacin. Madrid: dehon. -Jorge Enrique Pardo. (2003). Control de Inventarios Investigacin de Operaciones 4. Costa rica: AIG. -Google documentos. (2012). tipos de inventarios. 2014, de google Sitio web: https://docs.google.com/document/d/11eS6kfjVRvDG_xwGh912oJsa8nTuDYAq gjH8-FCn-p8/edit.
ANEXOS ANEXO 1.
ANEXO 2. CATLOGO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS CARITAS DE LEON
Cod_Prod Nombre del Producto Contenido por caja 1 3 A OFTENO 0.10% 2 3-GEL 3 A FOLIC 0.5mg 4 AB AMBROMOX 300mg 5 AB AMBROMOX 600mg 6 AB AMBROMOX 1.2g 7 AB BRONPAMOX 300mg 8 AB BRONPAMOX 600mg 9 AB BRONPAMOX 1.2g 10 AB BRONCOL 300mg 11 AB BRONCOL 600mg 12 AB BRONCOL 1.2g 26 ABAVAN 300 300mg 27 ABILIFY 15mg 28 ABILIFY 15mg 29 ABILIFY 20mg 30 ABILIFY 30mg 31 ABIOCEF 500mg 38 ABUMOX 500mg 39 ABUMOX AB 42 ACARIL S 30% 43 ECARTAN 150mg 44 ECARTAN 300mg 59 ACCURETIC 20mg+12.5mg 60 ACEBUMIN 20% 66 ACEITE DE RICINO 520mg 69 ACEMET 90mg 70 ACEPOT 74 ACERDIL 10mg 75 ACERDIL 20mg 76 ACETAK 250mg 77 ACETAK 250mg 79 ACETAZOLAMIDA 250mg 80 ACETAZOLAMIDA 250mg