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Documento elaborado por el Grupo de Trabajo Jvenes en Accin Direccin de Ingreso Social

Programas
Jvenes en Accin
e Ingreso para la
Prosperidad Social
PROTOCOLO PARA LA ENTREGA/RECEPCIN
DE BASES DE DATOS DE VERIFICACIN DE
COMPROMISOS INSTITUCIONES DE
EDUCACIN SUPERIOR-DPS
Octubre 2013
Versin 1
1

Protocolo entrega de bases de datos

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Contenido
1 Objetivo ..................................................................................................................................................... 3
1 Descripcin de la base de datos enviadas por las Instituciones de Educacin Superior (IES) ................... 3
2 Descripcin de la base de datos enviadas por el DPS ................................................................................ 5
3 Requisitos mnimos de calidad de la informacin ..................................................................................... 6
4 Caractersticas de la comunicacin remisoria ........................................................................................... 6
5 Pruebas de validacin ................................................................................................................................ 7
6 Generacin archivo .hash .......................................................................................................................... 7


Protocolo entrega de bases de datos

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1 Objetivo

El objetivo de este documento es presentar los procedimientos y especificaciones que se debern cumplir
para la oficializacin y entrega de las bases de datos, entre las instituciones de educacin superior y el DPS.
Estas bases de datos, permitirn a las Instituciones de Educacin Superior (IES) identificar quines de sus
estudiantes cumplen con los criterios de focalizacin poblacional para ingresar a los programas Jvenes en
Accin e Ingreso Social; y al Departamento para la Prosperidad Social (DPS), en particular a la Direccin de
Ingreso Social, adelantar el proceso de verificacin de compromisos que se realiza durante el tiempo de
formacin profesional de los jvenes. La informacin entregada sobre los participantes vinculados a los
programas Jvenes en Accin e Ingreso Social, servir como insumo para el giro de las transferencias
monetarias condicionadas TMC, que debe efectuar el DPS.
1 Descripcin de la base de datos enviadas por las Instituciones de Educacin
Superior (IES)

Las IES remitirn al DPS los reportes de matrcula, los reportes intermedios y reportes semestrales de notas,
en donde se relacionan las personas matriculadas en programas de formacin.
El reporte de matrcula contiene el universo de personas matriculadas en programas de formacin
profesional para un perodo de tiempo especfico que cumplen con los criterios de focalizacin poblacional
(filtros) definidos en el comit operativo. El reporte intermedio contiene las personas potenciales
participantes que an se encuentran activas en el sistema de informacin acadmica el haberse cursado al
menos la mitad del semestre acadmico. El reporte semestral de notas contiene a los potenciales
participantes que culminaron su semestre acadmico el incluye el promedio acadmico del semestre
cursado.
Las bases de datos remitidas por las IES, deben consistir en un archivo plano tipo csv, delimitado por un
caracter. Este caracter deber ser definido y claramente especificado por quien remite la comunicacin al
DPS; y la primera fila debe contener el nombre de cada una de las siguientes variables:

Protocolo entrega de bases de datos

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Tabla 1
Variables bases remitidas Instituciones de Educacin Superior (IES)
VARIABLE FORMATO
PUEDE VENIR
VACIO?
OBSERVACIN
Consecutivo Numrico NO
codigo_sede Numrico NO
codigo_departamento_programa
(divipola 2 dgitos)
Texto NO
nombre_departamento_
programa
Texto NO
codigo_municipio_ programa Texto NO
nombre_municipio_ programa Texto NO
duracion_programa Numrico NO
Nmero de semestres total del programa
de formacin
codigo_programa Texto NO
nombre_programa_formacion Texto NO
nivel_formacion Texto NO
NIS (ID INSTITUCIONES DE
EDUCACIN SUPERIOR)
Numrico NO
tipo_identificacion_alumno Texto NO
CE: Cdula de extranjera; TI: Tarjeta de
identidad; CC: Cdula de ciudadana; RC:
Registro civil; PS: Pasaporte
numero_identificacion_alumno Numrico NO
La cdula de ciudadana y la tarjeta de
identidad deben ser totalmente numricas
y su longitud no debe ser mayor a 10
dgitos para la cdula y 11 dgitos para la
tarjeta. Las tarjetas de identidad no deben
tener guin (-).
Primer_nombre_ alumno Texto NO
Segundo_nombre_ alumno Texto SI
Primer_apellido_ alumno Texto NO
Segundo_apellido_ alumno Texto SI
Sexo Texto NO
F: Femenino
M: Masculino
Fecha_de_nacimiento
Fecha
(dd/mm/aaaa)
NO
Fecha_expedicion_documento
Fecha
(dd/mm/aaaa)
NO
Correo_electrnico Correo-e NO
Telfono Numrico NO
estado_ alumno Texto NO
joven_en_accion Texto SI
Fuente: Coordinacin de Seguimiento y Evaluacin GT Jvenes en Accin.
Protocolo entrega de bases de datos

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2 Descripcin de la base de datos enviadas por el DPS

El Departamento para la Prosperidad Social, y en particular el Grupo de Trabajo Jvenes en Accin, remitir
al instituciones de educacin superior la informacin correspondiente a las personas que de acuerdo con los
criterios de ingreso (criterios de focalizacin poblacional) de cada uno de los programas, debern ser
identificados o marcados en el sistema de informacin de cada IES, como susceptibles de recibir los
beneficios que otorgan los programas Jvenes en Accin e Ingreso Social. En dichos sistemas de informacin,
las personas podrn ser identificadas dentro del grupo poblacional Jvenes en Accin.
Para lo anterior, el DPS, a partir del reporte de matrcula entregado por las IES, realizar los cruces y anlisis
necesarios para determinar quines de las personas relacionadas en dicho reporte cumplen con los criterios
de focalizacin poblacional de los programas y, que como consecuencia, debern ser identificados o
marcados en el sistema de la institucin educativa.
Las base de datos remitidas por el DPS, debe consistir en archivo plano tipo csv, delimitado por un caracter.
Este caracter deber ser definido y claramente especificado por quien remite la comunicacin a las
instituciones de educacin superior; y la primera fila debe contener el nombre de cada una de las siguientes
variables:
Tabla 2
Variables base remitida por el DPS
VARIABLE FORMATO
PUEDE VENIR
VACIO?
OBSERVACIN
Consecutivo Numrico NO
Cdigo de departamento
(DIVIPOLA 2 dgitos)
Texto NO
Nombre de departamento Texto NO
Cdigo de municipio
(DIVIPOLA 5 dgitos)
Texto NO
Nombre de municipio Texto NO
Tipo de documento de
identificacin
Texto NO
CE: Cdula de extranjera; TI: Tarjeta de
identidad; CC: Cdula de ciudadana; RC:
Registro civil; PS: Pasaporte
Nmero de documento de
identificacin
Texto NO
La cdula de ciudadana y la tarjeta de
identidad deben ser totalmente numricas
y su longitud no debe ser mayor a 10
dgitos para la cdula y 11 dgitos para la
tarjeta. Las tarjetas de identidad no deben
tener guin (-).
Cdigo_DPS Nmero NO El cdigo debe ser nico para cada
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programa
Primer nombre Texto NO
Segundo nombre Texto SI
Primer apellido Texto NO
Segundo apellido Texto SI
Fuente: Coordinacin de Seguimiento y Evaluacin GT Jvenes en Accin.

Los archivos de cada programa, Jvenes en Accin e Ingreso Social, sern entregados por separado.
3 Requisitos mnimos de calidad de la informacin

1. Las base de datos remitida, debe entregarse en archivo plano tipo csv, delimitado por un caracter.
Este caracter deber ser definido y claramente especificado por quien remite la comunicacin. Esto
implica verificar la calidad de los datos antes de definir en el archivo los delimitadores de variables.

2. La informacin, asociada a una fecha de corte, deber ser enviada por el funcionario(a) encargado(a)
en cada una de las entidades.

3. El archivo en formato .csv siempre deber estar acompaado por el archivo de chequeo .hash con el
fin de garantizar la integridad de la informacin. Al final del presente protocolo se presentan las
instrucciones para la generacin de este archivo a travs de un ejemplo.

4. Los dos archivos, el .csv y el .hash, debern ser entregados en una carpeta comprimida (WinRar o
WinZip) e incluir una contrasea para su lectura.

4 Caractersticas de la comunicacin remisoria

La comunicacin remisoria podr hacerse a travs de correo electrnico, y debe hacer referencia a la fecha
de corte de la informacin, especificando el nombre del archivo comprimido y su contenido (archivos .csv y
.hash).
En la comunicacin que se remita, se debe especificar para qu debe ser usada la informacin enviada. En el
caso del DPS, la informacin remitida debe ser usada para identificar o marcar, en el sistema de
informacin de la IES, las personas susceptibles de recibir los beneficios que otorga el programa Jvenes en
Accin. En el caso de las IES, la informacin debe ser empleada por el DPS como fuente de verificacin de
matrculas y de verificacin del cumplimiento de compromisos de los participantes, que permitir al DPS
realizar las transferencias monetarias condicionadas de los programas Jvenes en Accin e Ingreso Social.
Protocolo entrega de bases de datos

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Se debe referenciar el nmero de registros que contiene la base de datos, as como las caractersticas y
aclaraciones pertinentes para la manipulacin de la base, y el cdigo generado y que se encuentra en el
archivo .hash.
Por parte de las IES la comunicacin ser remitida por el delegado por parte del Rector de acuerdo a lo
acordado en el Comit operativo del convenio.
Por parte del DPS, la comunicacin ser remitida por la Coordinacin del Grupo de Trabajo Jvenes en
Accin, de la Direccin de Ingreso Social.
Si no es posible entregar la informacin va correo electrnico, se deber realizar la entrega en fsico
(CD/DVD) con el respectivo oficio remisorio con la informacin antes mencionada y firmado por alguna de
las personas autorizadas para este fin.
5 Pruebas de validacin

La informacin recibida ser sometida a tres pruebas de validacin que determinarn la aceptacin /
rechazo de dicha informacin.
1. Generacin del .hash sobre la base de datos enviada y comparacin de cdigos, validando que el archivo
no haya sufrido modificaciones.

2. Comparacin de los registros cargados en la base de datos frente a los reportados en la comunicacin
remisoria.

3. Validacin de la informacin frente a las condiciones y descripcin enunciada previamente.

En caso de fallar al menos una de estos tres pasos se devolver la base de datos enviada y se proceder a
exponer los motivos del rechazo de la misma.
6 Generacin archivo .hash

Para generar el cdigo de validacin SHA1, se presenta a continuacin el procedimiento que se realiza por
medio del programa fsum.exe. El programa funciona por lneas de comandos (CMD), y permite guardar el
cdigo resultante en un archivo con extensin .hash.
Por ejemplo, hay un archivo .csv llamado REPORTE que se ubica en C:/load all mismo estar el programa
fsum.
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Se abre la lnea de comandos y nos ubicamos en la carpeta donde esta tanto el programa como el archivo
REPORTE.csv.
Enseguida ejecutamos el programa digitando:
fsum.exe sha1 REPORTE.csv > REPORTE.hash
en donde:
fsum.exe ejecuta el programa
-sha1 algoritmo a emplear
REPORTE.csv archivo a procesar
REPORTE.hash archivo a guardar

Protocolo entrega de bases de datos

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Al terminar el proceso se crea un archivo, que para el ejemplo es REPORTE.hash, este contiene el cdigo
generado.

El archivo REPORTE.hash se puede abrir con bloc de notas para verificar el contenido y el cdigo.

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