REGISTROS DE COMPRAS, DE VENTAS

1. Por qu llevar un registro de cuentas?

A. La legislacin requiere que se lleve alguna forma de registro contable escrito para todas las empresas.
B. Un registro de cuentas adecuado puede responder a las siguientes preguntas:
Cunto de ganancia est teniendo la empresa?
Cunto vale la empresa?
Cunto deben a la empresa los clientes que compran a crdito?
Cunto debe la empresa a sus acreedores?
Cunto impuesto debe pagar la empresa?

2. Cmo se puede establecer un sistema de registro de cuentas?
A. Antes de establecer un sistema contable, sera recomendable que el empresario consulte con un
contador.
B. Un contador puede establecer un sistema de contable adecuado especialmente diseado para las
necesidades particulares de la empresa.

3. Qu es lo que otros quisieran conocer acerca de las finanzas de una empresa?
Varias personas quisieran conocer acerca de las condiciones financieras de una empresa. Los banqueros
podran estar interesados porque usted ha solicitado un prstamo financiero, los recaudadores de impuestos
tambin estn interesados en las condiciones de la empresa, parientes y otros quienes podran haberle
prestado dinero. Los proveedores tambin desean saber cosas acerca de las finanzas de su empresa porque
cuando ellos le envan una mercadera que usted todava no ha pagado, es como extenderle una forma de
crdito.
Las preguntas especficas que podran requerir incluyen:
A. Cunto tiene, cunto debe, y cunto vale su patrimonio?
B. Cunto fue el ingreso el ao pasado?
C. Cunto de sus ventas son al contado y cunto al crdito?
D. Cul ha sido su record de ventas?
E. Cul es el total de sus gastos generales y qu porcentaje de la venta general representa?
F. Qu gastos tiene usted?
G. Cul es el valor actual del local, equipamiento, vehculos, bienes fijos y otros accesorios?
H. Qu artculos de su inventario son los que mejor y los que peor se venden?
I. Cules son las secciones ms provechosas y menos provechosas?
J. Est tomando todas las ventajas de los descuentos por compras al contado, descuentos comerciales y
concesiones publicitarias y comerciales?

4. Qu clase de contabilidad debera llevar una pequea empresa?
Planilla. El propietario debe saber cunto debe pagarse a s mismo y a sus empleados? Esta informacin
requiere un mini-sistema contable propio para tener todos los datos precisos y en orden.
Flujo de Caja. El propietario debe saber en cualquier momento cunto dinero en efectivo tiene disponible
para determinar si las facturas pueden ser pagados. El dinero entra y sale de la empresa todos los das,
pero sin un registro de cuentas los empresarios no sabran si tienen con qu pagar.
Cuentas por cobrar. Bajo ciertas condiciones, los propietarios otorgan crdito a algunos de sus clientes. El
dinero que les es adeudado se llama cuentas por cobrar. Es importante registrarlos, sin ellos el dueo no
sabra cundo enviarles la factura y por cunto, cundo cortar el crdito, cundo proceder en forma
agresiva para cobrar las facturas atrasadas, o cundo cobrarles inters.
Cuentas por pagar. La cantidad de dinero que la empresa debe a otros (como a los proveedores) se llama
cuentas por pagar. Las facturas necesitan ser pagadas por dos razones: (1) muchas veces por pagar una
factura a tiempo puede recibir un descuento y (2) debe mantener una buena reputacin con aquellos que
hacen el negocio con usted. Sin un registro minucioso de las cuentas usted puede cometer errores.
Inventario. An en una pequea empresa minorista, su propietario debe tener el control del inventario.
Qu productos se estn vendiendo? Qu productos no tienen movimiento? Tiene una buena cantidad
de existencias a la mano? Los empresarios pueden guardar alguna de estas informaciones en la cabeza,
pero no es suficiente para hacer este tipo de trabajo y tener ganancias.
Requerimientos del Gobierno. El empresario debe archivar los estados financieros para pagar sus
impuestos. Los impuestos son calculados de acuerdo a las ganancias que se hayan obtenido. Incluso, una
micro o pequea empresa minorista debe guardar ciertos registros.
Estados Financieros. Al menos una vez al ao el propietario debe preparar un completo estado financiero
de su empresa. A cunto asciende el volumen de venta total? Cules han sido sus gastos? Cules han
sido las ganancias antes y despus de pagar los impuestos? Qu puede hacer

el propietario para mejorar las cosas para el prximo ao? Cuando un empresario requiere de un
prstamo, debe presentar al banco su estado financiero; as tambin, si quieren vender la empresa deben
presentar los estados financieros a los posibles compradores.

5. Quin debera ser responsable de llevar los registros financieros?

A. Lleve los registros usted mismo. Si la empresa es pequea y usted tiene alguna experiencia, puede ser
capaz de llevar la contabilidad de su empresa. Sin embargo, recuerde que si usted se encarga de este
trabajo, es posible que le quite tiempo para hacer otras tareas de su empresa, y que tal vez slo usted
como empresario puede hacerla. Trate de delegar las funciones de llevar el registro de cuentas a otra
persona lo ms pronto posible. Pero usted siempre debe entender el sistema y ser capaz de encargarse
de esta tarea en cualquier momento.

B. Asignar un asistente. Si usted tiene empleados, una de las primeras tareas que podra hacer es asignar a
uno de ellos que lleve toda o parte de la contabilidad. Todos los empleados tienen alguna responsabilidad
contable, ya que emiten recibos o facturas de venta, operan la mquina registradora, y de una u otra
forma desempean tareas de registro de cuentas, las cuales usted confa que se hagan con exactitud. Es
su responsabilidad capacitar e instruir a estas personas y evaluar peridicamente el mtodo usado.

C. Contratar a un contador a tiempo completo. Cuando su empresa es lo suficientemente grande para
hacer esto, usted est en buena posicin de asegurar a una persona competente que conozca ms que
usted de registros contables. Esta es un rea muy difcil de delegar para algunos empresarios. Ellos
piensan que deben mantener sus manos: en los libros, pero esto con frecuencia invita a confusiones y
hace que el contador se sienta minimizado. Manifieste sus deseos y requerimientos, y deje que el
contador haga su trabajo.

D. Contratar un servicio externo. Hay muchas empresas que ofrecen servicios contables. Estos ofrecen
desde una auditora anual, con la preparacin del estado de ganancias y prdidas y el balance general,
hasta la planilla semanal, anlisis de ventas diarias, y el control y anlisis del inventario.

Departamento de contabilidad. Eventualmente si el tamao de la empresa lo requiere, puede usted tener un
departamento de contabilidad con un contador a la cabeza o por un funcionario de la firma, que generalmente es
el tesorero. El departamento mantendra un juego completo de libros, incluyendo: Cuentas por Pagar, Cuentas por
Pagar y Libro General de Contabilidad. Deben estar disponibles los equipos ya sean mecnicos o electrnicos para
llevar la contabilidad, dependiendo del volumen de informacin que se tenga.

Preguntas Claves sobre Mantenimiento de Registros Contables

1. Por qu llevar registros de cuentas?

2. Cmo se puede establecer un sistema de registro?

3. Qu es lo que otras personas quisieran saber acerca de las finanzas de su empresa?

4. Qu clase de registros debera llevar una pequea empresa?

5. Quin debera ser el responsable de llevar los registros financieros?


HOJA DE TRABAJO

Operaciones efectuadas por la empresa Pantalones Marcos durante el mes de Febrero

N Da Operacin Monto $
1 1-Feb Dinero en efectivo que Pedro tena en caja al 31 de enero 500
2 1-Feb Recibi un prstamo del banco para expandir su empresa 1,500
3 2-Feb Pag al contado al Sr. R.J. Smith por alquiler del local 200
4 2-Feb Compr a RAMREZ S.A., RUC N 98798798 al contado una mquina remalladora,
Factura N000234
500
5 3-Feb Compr a ENSEPROD SRL., RUC N34523456, al contado enseres, Fact. N340989 150
6 3-Feb Sac de almacn 36 piezas de tela para confeccionar pantalones
7 4-Feb Compr a MARY S.A., RUC N78787634, al contado 24 jean dama t-S, a $10.00
c/u, con Fact. N558899
240
8 4-Feb Retir dinero de caja y lo deposit en su cuenta de ahorros 200
9 4-Feb Ingres al almacn 18 jean caballero t-S y 18 t-M, costo de fabricacin es $7.00
c/u

10 5-Feb Vendi a Carlos Blanco, RUC N32112345, al contado 20 jean caballero t-S, a
$40.00c/u, con Fact. N001221
800
11 5-Feb Vendi al crdito a Carmen Rosas, RUC N76578945, 12 JD-S, a $45.00 c/u, Fact.
N001222, fec-pago: 5 marzo
540
12 5-Feb Vendi al contado a Juan Velasco, RUC N37485765, 20 jean caballero t-M, a
$40.00 c/u, con Fact. N001223
800
13 5-Feb Compr al contado a TELARES SRL, RUC N38457694, 24 piezas de tela, a $3.00
c/u, con Fact. N004567
72
14 5-Feb Sac del almacn 12 piezas de tela para hacer pantalones
15 6-Feb Ingres al almacn 12 jean caballero t-M y 12 t-S, costo de fabricacin $7.00 c/u
16 6-Feb Vendi al contado a JEANS S.A., RUC N84602349, 12 jean dama t-S y jean dama 5
t-M, a $40.00c/u, Fact. N001224
680
17 7-Feb Compr al contado a MARY S.A., RUC N78787634, 24 jean dama t-S y 24 t-M, a
$10.00 c/u, con Fact. N135454
480
18 7-Feb Vendi al contado a Rosa Paredes, RUC N34238374, 12 jean dama t-S y 12 jean
dama t-M, a $40.00c/u, Fact. N001225
960
19 7-Feb Retir dinero de caja y lo deposit en su cuenta de ahorros 1,000

N Da Operacin Monto $
20 9-Feb Vendi al contado a Carlos Blanco, RUC N32112345, 9 JC-M c/u y 9 JD-M, a
$40.00 c/u, con Fact. N001226
720
21 10-Feb Compr al crdito a Telares Cruz, RUC N34676544, 50 materia prima a $3.00 c/u,
Fact. N54986, fecha de pago: 25 febrero
150
22 11-Feb Vendi al contado a Juan Velasco, RUC N37485765, 8 jean caballero t-S, a $40.00
c/u, con Fact. N001227
320
23 13-Feb Vendi al crdito a Felipe Cornejo, RUC N89765655, 2 jean caballero t-S, a
$45.00 c/u, Fact. N1228, fecha de pago: 13 marzo
90
24 15-Feb Retir dinero de caja para uso personal 500
25 15-Feb El cliente Jorge Gmez le pag la deuda de la Factura N001215 400
26 17-Feb Pag en efectivo el recibo de electricidad, Recibo N7885544 100
27 20-Feb Compr al crdito a Fab.Harris, RUC N12334443, 10 jean dama t-S, a $12.00 c/u,
Fact. N1547, fecha de pago: 20 marzo
120
28 21-Feb Pag salario a su ayudante a tiempo parcial Enrique Rojas 100
29 23-Feb Retir dinero de caja y lo deposit en su cuenta de ahorros 500
30 26-Feb Vendi al contado a Carlos Blanco, RUC N32112345, 25 jean dama t-S y 3 jean
dama t-M, a $40.00c/u, Fact. N001229
1,120
31 26-Feb Pag a su proveedor Telares Cruz la Factura N663254 250
32 28-Feb Pag en efectivo el recibo de telfono, Recibo N54687654 100
33 28-Feb Pag salario a su ayudante a tiempo parcial Enrique Rojas 100
34 28-Feb Pag salario a su ayudante tiempo completo Pedro Cueva 400
35 28-Feb Retir de dinero de caja para uso personal (su salario) 500
36 28-Feb Retir dinero de ahorros y lo ingres a caja 1,000
37 28-Feb Pago prstamo bancario 144
38 28-Feb Pago hipoteca 300


HOJA DE TRABAJO 2
Anote en el Libro Caja los movimientos de dinero en efectivo que realiz Pantalones Marcos en el mes de
febrero. Actualice el SALDO ACTUAL cada vez que registre una operacin, y recuerde efectuar el registro paralelo
en las cuentas correspondientes y control de existencias que se encuentran en las HOJAS DE TRABAJO 2, A modo
de orientarlo, hemos registrado la descripcin de las primeras operaciones, y las fechas de todas las operaciones
que debern ser incluidas en este libro.
Libro Caja

Fecha

Operacin
(Debe)
Ingreso
dinero(+)
(Haber)
Salida
dinero (-)
Saldo
Actual
1-Feb Dinero en efectivo al 31 de enero
1-Feb Prstamo del banco
2-Feb Pag de alquiler del local
2-Feb Adquisicin de equipos Fact. N000234
3-Feb Adquisicin de enseres Fact. N340989
4-Feb Adquisicin de mercaderas (24 JD-S) F. N558899
4-Feb Retiro de caja para depsito en Cuenta Ahorros
5-Feb Venta de mercaderas (20 JC-S) Fact. N001221
5-Feb Venta de mercadera (20 JC-M) Fact. N001223
5-Feb Compra al contado 24 materia prima a $3.00 c/u
6-Feb
7-Feb
7-Feb
7-Feb
9-Feb
11-Feb
15-Feb
15-Feb
17-Feb
21-Feb
23-Feb
26-Feb
26-Feb
28-Feb
28-Feb
28-Feb
28-Feb
28-Feb
28-Feb
28-Feb
Saldo Final: