INSTRUCTOR: JORGE ARMANDO VARELA RENDON

P. CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y

ARCHIVSTICA
CONOCER EL TAMAO DE UN ARCHIVO SIRVE PARA:
Planificar tareas archivsticas: organizacin,
seleccin, clasificacin, restauracin, microfilmacin,
digitalizacin, descripcin, difusin, etc.
Disear espacios fsicos
Presentar informes
Transferencia de documentacin
APLICACIN NORMA NTC 5029
Documentacin en papel
Formatos carta y oficio
Tolerancia del 10%
No se aplica para la medicin de
archivos de planos, cartografas y
mapas.
CANTIDAD DE FOLIOS
Cuantifica un archivo en trminos nmero de folios,
es la medida ms exacta, pero tambin la mas
dispendiosa de realizar
METROS LINEALES
Es la ms aceptada archivsticamente debido a su
precisin y facilidad para obtenerla. Se mide con la
documentacin puesta de canto o filo.
La cantidad de folios que contiene cada metro
lineal vara de acuerdo con el gramaje del papel.
Otro elemento importante por tener en cuenta es
el tipo de unidad de conservacin en que est
almacenada la documentacin: AZ, cajas de
archivo, legajos empastados, carpetas, etc., ya
que cada una de estas tienen volumen diferente
y ocupan mayor espacio.
FRMULA DE CONVERSIN PARA CALCULAR EL NUMERO DE
FOLIOS

Q = #metros X PFM

Q: Cantidad de folios
#metros: Nmero de metros lineales
PFM: Promedio de folios por metro lineal
METROS LINEALES EN CAJAS DE ARCHIVO
Referencia Unidades Metros Lineales
X-100 8 1 ml
X-200 4 1 ml
X-300 3 1 ml
CAJAS X-100
CAJAS X-200
CAJAS X-300
METROS CUADRADOS
No es considerado un
mtodo de medicin de
archivos como tal por
ser inexacto. Sin
embargo, es til
cuando se trata de
proyectar reas para
depsitos de archivo.
METROS CUADRADOS
Para que los clculos se ajusten a la aplicacin de la norma
es preciso tener en cuenta que, el Archivo General de la
Nacin de Colombia recomienda el uso de estantera de tipo
fijo con 5 bandejas por estante, utilizando las dos caras y
espacio entre mobiliario de 0,70 m.

En las condiciones anteriores los resultados obtenidos
permiten afirmar que 1 m equivale a 5,8 m lineales de folios.

Esta medicin se aplica solamente a espacios destinados a
depsito de documentos y no tiene en cuenta reas
destinadas a zonas de trabajo o de tipo administrativo.
METROS CBICOS
FORMA VOLUMTRICA


V= rea de la base
multiplicada por la altura
Ejemplo
FORMA VOLUMTRICA


V = 1/3 () r h
CONO RECTO
CONO RECTO TRUNCADO
V= h (R
2
+ r
2
+ Rr)
____________________

3
CONO RECTANGULAR TRUNCADO
V= h (R
2
+ r
2
+ Rr)
____________________

3
CONO RECTANGULAR
V = 1/3 () r h
TIPO DE PAPEL UNIDAD DE
CONSERVACION
PFM PFM
3
Antiguo para documentos Legajo 7000 98000
entre 1550 a 1900. Carpeta 6800 95200
Caja de Archivo 4800 67200
Otros no
archivsticos
6450 90300
Documentacin Legajo 9450 132300
Gramaje: 75 grs/mto
2
Carpeta 9000 126000
Caja de Archivo 6300 88200
Otros no
archivsticos
8700 96000
Tabla de equivalencias
1
Bajo esta denominacin se consideraron documentos almacenados en costales o sacos, cajas o
cualquier otro de este tipo, los cuales no son unidades de conservacin adecuadas desde el punto de vista
archivstico.
1

1

Tabla de equivalencias
1
Bajo esta denominacin se consideraron documentos almacenados en costales o sacos, cajas o
cualquier otro de este tipo, los cuales no son unidades de conservacin adecuadas desde el punto de
vista archivstico.
Para pasar de: Multiplicar por: Obtiene:
Metros lineales 0.172413 Metros cuadrados
Metros lineales 0.06927 Metros cbicos
Metros lineales 0.0336 Toneladas
Metros cuadrados 5.8 Metros lineales
Metros cuadrados 0.4015384 Metros cbicos
Metros cuadrados 0.1948799 Toneladas
Metros Cbicos 14.4362 Metros lineales
Metros Cbicos 2.49 Metros cuadrados
Metros Cbicos 0.48484 Toneladas
Toneladas 29.7619 Metros lineales
Toneladas 5.1313655 Metros Cuadrados
Toneladas 2.062536 Metros cbicos
Tabla de coeficientes de conversin
BIBLIOGRAFA
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIN
Y CERTIFICACIN. Medicin de Archivos. NTC-
5029. Bogot D.C.: El Instituto, 2001. 15 p.
JORGE ARMANDO VARELA RENDN
PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIN Y
DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA,
Universidad del Quindo
E-mail: jorgevarela314@hotmail.com
jorgevarela@misena.edu.co
Telfono 311 281 32 96
Ibagu - Tolima