Repblica de Colombia DIRECCIN ADMINISTRATIVA DE CULTURA

Museo Taminango de Artes y Tradiciones Populares de Nario - Carrera 27 No. 12-89 Pasto - Nario
Tel. 7227225, PBX 7235003 -7235006 -7233579, lnea gratuita 018000949898
www.narino.gov.co
(FIEL COPIA DEL ORIGINAL)
CIRCULAR No. 004 de 2013
San J uan de Pasto, 20 de mayo de 2013.
DE: DIRECTOR ADMINISTRATIVO DE CULTURA DE NARIO.
PARA: Contratistas cuya supervisin es ejercida por la Direccin Administrativa
de Cultura e interesados en la presentacin de proyectos a la misma.
ASUNTO: Lineamientos generales para la presentacin de propuestas de proyectos
e informes de ejecucin de convenios y contratos.
El Director Administrativo de Cultura en ejercicio de sus funciones, comunica a los contratistas que se
encuentran en ejecucin de convenios y contratos e interesados en la presentacin de propuestas de
proyectos ante la Direccin Administrativa de Cultura, cuyo fundamento jurdico se sustente en la
aplicacin del artculo 355 de la constitucin poltica, decreto 777 de 1992, de los artculos 95 y 96
de la ley 489 de 1998; que a partir de la presente circular y sin excepcin se deber dar aplicacin a
los trminos expuestos a continuacin:
I. COMPONENTESMNIMOS QUE DEBERN CONTENER LOS PROYECTOS.
1. Identificacin del proponente: Relacionando los siguientes datos: (De la persona jurdica,
representante legal y el responsable directo de la elaboracin y ejecucin del proyecto. Si
aplica.)
Nombre del Proyecto.
Nombre. De la persona jurdica y el representante legal.
NIT. Nmero de Identificacin Tributaria registrado en la Cmara de Comercio, incluir
el dgito de verificacin.
Cedula de ciudadana del representante legal.
Direccin.
E-Mail.
Telfono fijo y/o mvil.
2. Lugar de ejecucin del proyecto: Sealar el municipio o municipios del departamento en
donde se ejecutar el proyecto.
3. Resumen ejecutivo: En donde se informe de manera breve y objetiva, acerca del proyecto a
realizar. El resumen se debe escribir como un conjunto de frases enlazadas en un mximo de
2 prrafos, con una secuencia lgica que permita la fcil comprensin. Conservando los
criterios de brevedad y objetividad.
4. Coherencia, cohesin y concordancia con el plan de desarrollo: Establecida entre la
descripcin del proyecto y el Plan de Desarrollo Departamental Nario Mejor 2012 2015,
programa Creer y Crear, sus subprogramas, objetivos y metas (consultar pgs. 215 a 222 del Plan de
Desarrollo Nario Mejor).
5. J ustificacin: Sustentar claramente la situacin que se pretende mejorar o el problema a
solucionar, describiendo los beneficios del proyecto.
6. Antecedentes: Explicar las causas que generaron el problema y acciones anteriores que se
hayan adelantado para solucionar o mejorar la situacin actual.
7. Objetivo General: Definir el fin primordial del proyecto de acuerdo con el problema
evidenciado o la situacin a mejorar. A este objetivo se deben orientar las actividades del
proyecto.
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El objetivo debe ser breve, claro, realizable y debe reflejar el propsito de dar solucin a la
necesidad planteada.
8. Objetivos Especficos: Plantear claramente los propsitos que se espera alcanzar con la
ejecucin de las actividades del proyecto. Estos objetivos deben guardar total coherencia con
los resultados esperados y los indicadores definidos en cuanto a cobertura y poblacin
beneficiaria.
9. Indicadores:
Personas beneficiadas: Describa las caractersticas de la poblacin que se beneficiar
con el proyecto. Se puede considerar la edad, gnero, actividad econmica,
estratificacin y caractersticas tnicas y culturales. Consignar el nmero de
beneficiados.
Cobertura: Describa el territorio al que pertenecen las personas beneficiadas, puede ser
una zona, regin, departamento, municipio, corregimiento, vereda o comuna segn el
caso.
10. Cronograma de Actividades: Describir las actividades y definir los tiempos de ejecucin de
cada una. La distribucin de las actividades debe estar cuantificada en nmero de meses. Por
ejemplo, si el proyecto es para fortalecer la creatividad en las artes escnicas, ste debe estar
subdividido en actividades tales como Presentaciones Teatrales, Talleres de Formacin, entre
otras, y cada actividad debe estar determinada en el tiempo as:
CRONOGRAMA
Actividad: Es la accin que
implementar para lograr los
objetivos especficos de manera
detallada.
N Meses: Nmero de meses que
tardar la actividad en generar el
resultado esperado.
Resultados Esperados: Relacione
por cada actividad el producto
especfico a obtener.
Ejemplo: Presentaciones teatrales. Ejemplo: 1 Mes. Ejemplo: I nforme cualitativo con
evidencias fotogrficas y registros
de asistencia.
Nota: Es necesario que las actividades se planteen de manera clara para que la supervisin logre
observar alineacin directa con los objetivos que se formularon para cumplir con el proyecto.
11. Compromisos: Se debern consignar taxativamente los siguientes compromisos por parte
del proponente, as:
En virtud del proyecto denominado (consignar el nombre del proyecto) nos comprometemos
con la Gobernacin de Nario Direccin Administrativa de Cultura a:
Realizar una socializacin pblica del proyecto a la comunidad, en un lugar
representativo de la ciudad municipio que designe la Direccin Administrativa de
Cultura, a la que asistan entre otros: autoridades culturales, miembros del consejo
municipal departamental de cultura, organizaciones sociales y comunitarias, gestores
culturales y posibles beneficiados; de igual manera se realizara la socializacin a travs
de un medio de comunicacin escrito, radial o televisivo. En esta presentacin se
explicarn los resultados esperados del proyecto, las actividades, la forma de participar,
poblacin beneficiada etc. Se dejarn registros de asistencia y un documento que
incluya todos los aspectos tratados en la presentacin. Esta presentacin se realizar
con un mnimo de ocho (8) das hbiles de anticipacin a la iniciacin de la ejecucin
del proyecto.
Realizar una muestra pblica final del proyecto a la comunidad, en un lugar
representativo de la ciudad municipio que designe la Direccin Administrativa de
Cultura, a la que asistan entre otros: autoridades culturales, miembros del consejo
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municipal departamental de cultura, organizaciones sociales y comunitarias, gestores
culturales y posibles beneficiados. Se dejarn registros de asistencia de la muestra.
Esta presentacin se realizar con un mnimo de ocho (8) das hbiles de anticipacin a
la finalizacin de la ejecucin del proyecto.
Dar el crdito a la Gobernacin de Nario Direccin Administrativa de Cultura en
cualquier espacio de divulgacin que se haga con base en el desarrollo del proyecto,
as como garantizar la presencia y difusin del logotipo y pendn de la misma en las
diferentes piezas publicitarias y actividades que se efecten para tal fin.
Disear la programacin de las actividades en coordinacin con la Direccin
Administrativa de Cultura.
Dar uso correcto y adecuado a los recursos aportados por el Departamento, los cuales
slo podrn ser destinados a la ejecucin del presente convenio y/o contrato.
Llevar un registro contable del valor invertido. Cualquier valor que exceda el valor
presupuestado ser asumido por parte de (sealar el nombre del proponente).
Presentar a la Direccin Administrativa de Cultura los respectivos soportes que
demuestren la ejecucin del objeto contractual.
Prestar toda la colaboracin requerida en las visitas, informes y observaciones que
realice la Direccin Administrativa de Cultura.
12. Presupuesto Detallado: El cual deber contener como mnimo los siguientes elementos:
tem Descripcin Cantidad
Caractersticas
Mnimas
Valor Unitario Valor Total
Ejemplo: 1 Ejemplo: Publicidad 1
1. 20 pendones en lona
de 2mts x 1mts.
2. 2000 plegables
fullcolor en propalcote
de 125grs.
3. 5000 volantes un solo
color en bond de 75grs.
$2.000.000.oo $2.000.000.oo
Ejemplo: 2
Ejemplo: Luces y
Sonido
1
1. 2 cabinas de 450 W +
Mezclador de 12 canales
+ Equipo para
reproduccin musical.
2. 2 Luces de Relleno
flowery + 2 Luces Laser
+ 2 Strober + Cmara
de Humo + DJ .
3. Transporte de
equipos.
$3.000.000.oo $3.000.000.oo
Ejemplo: 3
Ejemplo: Grupos
Musicales
4
1. Grupos musicales:
msica tradicional y/o
popular.
2. Percusiones menores,
cuerdas, vientos,
vientos-maderas,
instrumentos elctricos
y/o electrnicos (bajo
elctrico, teclado).
$500.000.oo $2.000.000.oo
VALOR TOTAL $
Nota: Bajo ningn motivo se pueden relacionar gastos por concepto de imprevistos, viticos,
representacin, legalizacin, contribuciones e impuestos, utilidad.
Si en el proyecto se contemplan gastos por concepto de honorarios estos no pueden superar el
40% del valor total del proyecto.
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Los gastos de administracin tratndose de entidades privadas sin nimo de lucro no pueden
superar el 10% del valor total del proyecto.
13. Nombre y Firma del Representante Legal: El representante legal debe registrar su
nombre y firma al final de la propuesta de proyecto.
14. Visto Bueno del Director Administrativo de Cultura: El cual se establecer en la portada
de la propuesta del proyecto y en el presupuesto que finalmente se autorice.
15. La propuesta de proyecto debe ser presentada en folder celugua tamao oficio y en medio
digital como archivo PDF (CD rotulado con el nombre del proyecto y del proponente).
II. REQUISITOS MNIMOS QUE DEBERN CONTENER LOS INFORMES DE EJ ECUCIN.
Para efectos de la legalizacin de los recursos aportados por el Departamento de Nario Direccin
Administrativa de Cultura, solamente se tendrn en cuenta las actividades realizadas dentro del
trmino de duracin del contrato o convenio, por tanto los informes o informe final debern
presentarse con los soportes correspondientes a dichas actividades.
1. Descripcin General del Contrato o Convenio: Relacionando la siguiente informacin:
Nombre del contratista.
Identificacin del contratista: NIT o Cedula de Ciudadana.
Nmero del contrato o convenio. Ao.
Objeto del contrato o convenio.
Plazos de ejecucin.
Fecha de suscripcin:
Fecha de terminacin:
Valor total del contrato o convenio.
Aporte del Departamento.
Aporte del Contratista. (Si aplica).
2. Informe de gestin del proyecto: Describir de una manera precisa el desarrollo y ejecucin
del proyecto.
2.1 Describir los logros y resultados obtenidos con la ejecucin del proyecto.
3. Relacionar los elementos visuales de difusin, promocin e informacin del proyecto en los
cuales se le haya dado crditos a la Gobernacin de Nario Direccin Administrativa de
Cultura, de acuerdo con la Clusula Segunda del Contrato: (Se deben anexar evidencias que
permitan verificar el cumplimiento de esta obligacin).
4. Cumplimiento del Objeto Contractual: Relacionando la siguiente informacin: (En la
descripcin de las obligaciones se deben consignar las obligaciones contenidas en la clausula
segunda del convenio o contrato).
DESCRIPCIN DE LAS OBLIGACIONES ACTIVIDADES DESARROLLADAS
PRODUCTO ENTREGADO Y
PORCENTAJ E (%) DE CUMPLIMIENTO
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Ejemplo: Propender por la participacin de
800 escritores que representen a 5 pases.
- Realizacin del IX Concurso Internacional.
- Memorias del evento.
- Registros de asistencia.
- Cumplimiento 100%.
5. Ejecucin Presupuestal:
ACTIVIDADES
FECHADEL
DOCUMENTOSOPORTE
PROVEEDOR O
ACREEDOR
CONCEPTO
VALOR DE
DOCUMENTO O
FACTURA
Ejemplo:
Convocatoria Talleres
de formacin.
Ejemplo: 04/05/2013 Ejemplo: Graficolor.
Ejemplo: Servicios de
Publicidad.
$
Ejemplo: Desarrollar
un Plan de Formacin
para jvenes en
patrimonio cultural.
Ejemplo: 02/03/2013 Ejemplo: J uan Prez.
Ejemplo: Servicio de
Alimentacin, refrigerio y
almuerzos talleres
jvenes.
$
Ejemplo: Asistencia al
X Encuentro de
Danza del Pacifico.
Ejemplo: 05/02/2013 Ejemplo: Transipiales.
Ejemplo: Movilidad 1
J oven Pasantes (Pasto -
Tumaco).
$
TOTAL EJ ECUTADO $
Nota: El valor total ejecutado debe reflejar tambin el aporte de contrapartida del contratista
(Si aplica).
6. Nombre y Firma del Representante Legal: El representante legal debe registrar su
nombre y firma al final de los informes de ejecucin.
7. Anexos: Dependiendo de la naturaleza del objeto contractual, se debern anexar los registros
fotogrficos y audiovisuales, registros de asistencia, soportes contables y financieros (facturas,
cuentas de cobro, contratos, etc.), registros de convocatorias, memorias, etc. que conduzcan a
la demostracin de la ejecucin del objeto contractual.
8. Los informes o informe final deben ser presentados en fsico y en medio digital como archivo
PDF (incluyen anexos escaneados), (CD rotulado con el nombre del proyecto, el proponente y
el tipo de informe (parcial 1, parcial 2...etc. Final)).
9. Un (1) J uego de Estampillas para Certificaciones de Cumplimiento. Las cuales se
anexaran por cada informe presentado de conformidad con la forma de pago pactada (estas se
adquieren en tesorera departamental).
Cordialmente,
MILTON PORTILLA RODRGUEZ
Director Administrativo de Cultura
Proyect y Revis: Luis A. Pantoja C.
Contratista Apoyo J urdico