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DEBOGQTp.c.
S~1A1t)
Doctora: .:
VIVIANA MENESES
Gerente
HOSPITAL SIMON SOLIVAR
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REF: ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR ADQUISICION DE
MEDICAMENTOS PARA USOEN HOSPITALlZACION y CONSULTA EXTERNA
En el presente escrito expongo para su conocimiento el estudio referenciado as:
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. .. .
1. 'DEFINICiN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER
CON LA CONTRATACIN:
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El Hospital Simn Bolvar 111Nivel ESE requiere contratar a adquisicin de-,
MEDICAMENTOS PARA USO EN HOSPITALlZACION y CONSULTA EXTERNA, que
se conciba bajo los parmetros de Buenas Prcticas 'de Manufactura, Registros
Sanitarios, Cdigo nico de Medicamentos, Regulaciones Farmacuticas al disponer
certificaciones ante el Instituto de Viglancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
En la actualidad el Hospital no dispone suficiente cantidad de medicamentos para la
atencin de sus pacientes hospitalizados y ambulatorios y estos deben cumplir con lo
establecido en el Decreto 2200 de 2005, Resolucin 1403 de 2007 y Resolucin 0444
de 2008, en aras de asegurar la prestacin del servicio de salud, con criterios de
ecienca, oportunidad ycalidad. '
Disponer de MEDICAMENTOS que cumplan con los requisitos normativos, propende
por 'brindar mayor seguridad al usuario, por mantener la satisfaccin de las
necesidades y expectativas de los mismos, aportando en pro d garantizar una mejor'
capacidad de respuesta ante la demanda de servicios y de forma especial impactar en
la seguridad del paciente como pilar fundamental para .el logro de calidad propuestos
por ia organizacin a travs del proceso de mejoramiento continuo emprendido para
implementar los estndares de Acreditacin dentro del Sistema Obligatorio de
Garnta de Calidad.
2. DEFINICION TECNICA DE LA FORMA EN QUE LA ENTIDAD PUEDE
SATISFACER SU NECESIDAD
El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante la contratacin de
proveedores para la adquisicin de medicamentos para El Hospital como parte del
cumplimlento de la Poltica Institucional de Seguridad del Paciente y en beneficio de
las buenas prcticas clnicas.
Como institucin que est realizando actividades encaminadas hacia el cumplimiento
de los estndares de habilitacin y acreditacin que garanticen las condiciones de
calldadde los medicamentos que requieran adecuaciones o su elaboracin teniendo
.
Al.CAJ ...OiA. MA, YOR
DE BOGOT o .e,
en cuenta la importancia de la seguridad de los medicamentos usados en la
teraputica implementada a los pacientes.
Desde el SeNicio Farmacutico se ha realizado la verificacin y evaluacin del las
necesidades de recurso humano, saneamiento, higiene y salud ocupacional,
infraestructura fsica, dotacin, productos devueltos, documentacin, sistema de
gestin de calidad, quejas, contratos, auditorfas internas, sistema de informacin y
farmacovigilancia, sistema de tratamiento de aguas, requisitos especficos para el
reempaque y reenvase, elaboracin de formulas magistrales, nutriciones y ajuste de
concentraciones de dosis de medicamentos de administracin parenteral, mezclas y/o
ajustes de concentraciones de dosis de medicamentos oncolgicos, distribucin
embalaje y transporte, para el cumplimiento de la Resolucin 0444-08 y dems
normas relacionadas.
3. CONDICIONES ESPECIALES DE LACONTRATACION ACELEBRARSE
3.1. OBJ ETO El HOSPITAL SIMON BOLlVAR 111 NIVEL E.S.E., est interesado en
contratar proveedores especializados para realizar la adquisicin de medicamentos
necesarios para la utilizacin a nivel del rea de hospitafizacin y consulta externa,
bajo parmetros de calidad, accesibilidad y oportunidad.
El oferente deber presentar una propuesta tcnica para el suministro de los
medicamentos para el rea del Servicio Farmacutico requeridos por el Hospital
Simn Bolvar, de acuerdo a las especificaciones del cuadro anexo.
3.1.1 ESPECIFICACIONES TCNICAS REQUERIDAS
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a. En caso de adjudicacin, el eventual proveedor deber entregar los medicamentos
segn la programacin o requerimientos establecidos 'por el Hospital, los cuales
para todos los casos constituir parte integral del contrato. Esta programacin que
es interna de! hospital podr cambiar de acuerdo a sus necesidades y
conveniencia. En todo caso, la entrega de medicamentos requeridos por el
Hospital, deber realizarse por parte del Contratista, mximo dentro' de las
cuarenta y ocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento, excepto en los casos
de urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deber ser inmediata.
b. Las entregas debern efectuarse en las instalaciones del Hospital Simn Bolfvar -
Empresa Social del Estado, en la Bodega Principal del Servicio Farmacutico y en
el horario establecido en el eventual contrato, el cual ser de lunes a sbados de
8am a 12m y de 1pm a 6pm, domingos y festivos de 8am a 3pm. En caso de
urgencias vitales nocturnas, la entrega deber realizarse en el rea de
dispensacin previa autorizacin de la Subgerencia Administrativa y/o delegado.
c. El proveedor se compromete a realizar la reposicin de productos y/o
medicamentos que resultaren deteriorados en el transporte de los mismos, o con
defectos de calidad, empaque o conservacin, de cuyo reporte le haga el Hospital
- Servicios Farmacuticos hasta setenta y dos (72) hY;3S siguientes a la recepcin
del producto, debiendo proceder a dicha reposicin dentro de las setenta y dos
(72) horas siguientes al mismo.
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ALCA, LDiA MA.YOR;
DE BOGOTD.C-
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d. El proveedor no podr negarse a entregar los insumas aduciendo motivos de
empaque o presentacin de los mismos, adems no podr retrasar o cancelar las
entregas por motivos de produccin, baja oferta, baja demanda, escasez en el
mercado, trmites aduaneros y/o de importacin, licencias, vacaciones colectivas o
variaciones en el precio de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuito que
impida la entrega del medicamento, el Proveedor deber realizar todas las
gestiones necesarias para la consecucin yentrega del medicamento al Hospital.
e. El medicamento y/o producto entregado por el Proveedor deber tener como
mnimo un vencimiento no inferior a (18) meses. En caso de que el tiempo de vida
til fijado en el. Registro Invima sea inferior a dieciocho (18) meses, el cotizante
debe notificar' por escrito de ello al Hospital, mediante una comunicacin
denominada CARTA DE COMPROMISO DE CAMBIO Y se obligar a realizar el
cambio del medicamento y/o producto cuando est cercano a la fecha de
vencimiento. Los elementos entregados al hospital, la fecha de expiracin NO
debe ser inferior en tiempo al 75% de vida til aprobada por el INVIMAen registro
sanitario. .
f. Por polticas del Hospital, con cinco (5) meses de anticipacin a la fecha de
vencimiento del medicamento y/o producto se notificar al Proveedor, quien se
obliga a asumir la recepcin y cambio del medicamento y/o producto reportado,
incluyendo los de cadena de frio y control especial. En caso de distribuidores no
se aceptan polticas de cambio sujetas al Laboratorio Fabricante.
i. El eventual proveedor deber garantizar que los productos y/o medicamentos
entregados estn marcados con el respectivo registro sanitario, lote, fecha de
vencimiento, va de administracin, concentracin y nombre del principio activo en
el empaque primario y secundario de acuerdo a lo estipulado en el decreto 677 de
abril de 1995.
g. El proveedor deber certificar Carta de compromiso de cambio de medicamentos
de baja rotacin hasta por dos (2) aos o despus de la liquidacin del contrato,
incluyendo [os de cadena de frio y de control especial.
h. El oferente deber contar con una experiencia mnima de tres (3) aos en el
suministro de medicamentos, para tal efecto deber aportar certificacin y relacin
de contratos suscritos durante los. tres (3) ltimos aos, expedidas por las
empresas que hayan celebrado con el proponente, con indicacin del objeto,
cumplimiento y nivel de satisfaccin de cada uno.
j. Considerando que las cantidades del medicamento, aqu previstas, dependen de
las necesidades reales de consumo y rotacin del Hospital sern susceptibles de
variacin, de manera que podrn disminuir o aumentar, con la respectiva
deduccin de la cantidad estimada de otro. u otros de los tems contratados,
siempre y cuando no sobrepase el valor contractual, quedando. entonces, obligado
el PROVEEDOR como lo acepta en el; momento de suscribir el contrato, a
despachar las cantidades que requiera el Hospital, sobre los medicamentos aqu
contemplados.
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ALCAL.PlA li/l~YOR
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k. Por necesidad del servicio el hospital podr solicitar cambio de medicamentos, y/o
cantidades contratadas durante la ejecucin del contrato, siempre y cuando no
sobrepase el valor presupuestaL
1. Todo producto debe facturarse por unidad.
m. El Hospital se reserva la facultad de contratar en bloque total o por producto, en
forma parcial, segn las negociaciones y precios ofrecidos y evaluacin
adelantada.
n. El Hospital Simn Bolvar E.S.E., realizar en primer trmino una evaluacin
tcnica sobre Ids productos farmacuticos cotizados y sern objeto de evaluacin
econmica nicamente aquellos que cumplan con las normas aplicables y que no
hayan sido reportados ante el' INVIMA por posibles fallos teraputicos efectos o
reacciones adversas o defectos en la calidad del mismo, todo protocolizado dentro
del programa Nacional de Farmacovigilancia.
o. Con la presentacin de la cotizacin, se entiende que el oferente acepta de forma
integral estas condiciones para participar en la presente solicitud y contratar segn
sea el caso, con el Hospital.
p. El oferente deber cotizar todos y cada uno de los Iterns solicitados en la presente
so pena de rechazo de la oferta.
q. El proveedor deber entregar al Hospital Simn Bolfvar siempre que sean
necesario durante la recepcin tcnica y administrativa del CERTIFICADO DE
BUENAS pRACTICAS DE MANUFACTURA vigente en la fecha de la presentacin
de la cotizacin. En caso de depsitos y/o distribuidores mayoristas presentar
concepto sanitario expedido por la Secretaria Distrital de Salud Q secretaria de
salud del lugar de procedencia del oferente, dicho registro deber autorizarlo para
la venta y distribucin mayorista de medicamentos y/o productos farmacuticos,
adems anexar copia de BPM (Buenas Prcticas de Manufactura) del laboratorio'
fabricante en medio magntico.
r. Se deben especificar las caractersticas tcnicas de los elementos, unidad de
medida, marca, pas de origen, valor unitario, si est gravado por el impuesto de
valor agregado (1VA), % del IVA o si son exentos de IVA y los dems datos
estipulados por la institucin.
s. SOPORTE T~CNICO-CENTFICO: El Proveedor (tanto como para el Laboratorio
fabricante como para los Distribuidores) suministrar apoyo tcnico- cientfico
sobre el tem ofrecido, cuando as lo requiera el Hospital. Con cada producto
contratado anexar el certificado de anlisis por cada lote de producto enviado al
Hospita Simn Bolvar E.S.E con cada uno de los despachos realizados.
t. Experiencia mnima de dos (2) aos en la distribucin de los elementos requeridos
o similares.
u. REGISTROS SANITARIOS DE INVIMA y FICHAS T~CNICAS:
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El Proveedor deber relacionar el registro sanitario del Invima por cada uno de
los ftems ofrecidos, garantizando su vigencia en la fecha de la presentacin de ....
l a cot izacin. LD~. proveedoresdeben __ certificar-que sus. regist ros __ sanit arios se - ------- --
encuent ran vigent es alafecba.deevaluacn. El ' Hospit al se reserva el derecho :::.~.:-_~_. ---
de verificar la lntorrnaclnrelaclonada __co n la vigencia_de 'dlchos -registros ~.__."-_
sanitarios. En el evento de encontrar la falta de expedicin o de vigencia del --
mismo registro para alguno de los tems ofrecidos, este no ser tenido en .. --~---____.__,_
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E! Proveedordeber presentarcon la ofertacoplajepible del registro sanitario,
adems deber presentaren CD~ROM, documentos escaneados o en formato
PDF de los registros sanitarios en una carpeta denominada REGISTROS y de
las fichas tcnicas en una~_G,[petadenominada FICHAS de cada.uno.de los
medicamentos cotizados. . .
DEPSITOS Y /O OISTRrsUIDORES: En caso de que el proveedor sea
Depsito y/o Distribuidor, deben presentar la misma documentacin que
solicitarn al Laboratorio productor, adicional a una carta expresa original del
laboratorio en la cual se autorice al depsito y/o distribuidor la comercializacin
de los medicamentos ofrecidos. En caso de no presentarla no 'se realzar el
estudio sobre los productos que carezcan de esta documentacin.
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. _ . _ _ ._ ~- _ .
El Proveedor deber presentar los correspondientes registros sanitarios -
vigentes y las fichas tcnicas de calidad por cada uno de los tems otrecidos."
dentro del trmino de cinco (5) dlas siguientes a la legalizacin del contrato, en
caso de no hacerlo, se har acreedor a la aplicacin de las multas, sanciones
administrattvas, contractuales y efectividad de las plizas constituidas y el tem
se le asignar al cotizante que contine en la calificacin. Lo mismo ocurrir en
caso de aportar uno diferente al real o sin vigencia.
- - .
v. El proveedor deber entregar al .ho spital .carta expresa de aceptacin de: ..--"--<--
condiciones de recepcin, " aceptacln . y reposicin de" productos y/o
, medicamentos deteriorados o rechazados. (El Hospital-har una recepcin tcnica-
: y administrativa de los medicamentos suministrados segn manual d~ normas
"tcnicas de calidad - gua tcnica de anlisis INVIMAr- .."~'=- .."_.. ._. ~"-
w.' -El proveedor deber entregar al hospital carta expresa aceptando la evaluacin-de
: proveedores. Dicha evaluacin se tendr cuenta 'parpstertores invitaciones y/o -
; para la continuidad o no del even.. tual contrato. _~. .------=-
-~',:-",-.
x. ~El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se declare tiempo de
: entrega de los productos solicitadosLEAD TIME (Tiempo entre la solicitud y .
: recepcin del producto en-nuestras instalaciones), donde el oferente..se-
; comprometa a la entrega"de productos y/o medicamento.. s=solclteos en un -~
mximo de 48 horas.
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ALCA.l.OA. MA.YOR
DE BOGOT o .e,
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y. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se acepte tem por
tem las condiciones de entrega y vencimiento establecidas en el presente plieqo --:-:-::-~~~:_ __
en las condiciones comerciales.i" ------- ~_:_ ------ -- _-_"'"~_--~
..._ .._...._ .. ~.... - - _ .. - - - - - - - - --'---"--'-'--' - .- ":_ ' ;_ ::"' - ..- ' ~., - - -
z. Verificacin de las polticasyptocedimientos-parael manejo de devoluciones:
~a. CDIGO NICO DE MEDICAMENTOS:--

El cotzante deber relaconar.rst -Cdigo nico de Medicament6 (CUM)=-------

asignado por el Invima por Cadauf'fo-tle- los tems ofrecidos;-garatizando-el
respectivo e~pediente y consecutlvo, _:-- - -- -- _
- _ .".: ..
bb. El Hospital se reserva el derecho de verificar la informacin relacionada-con fa ---------'--
vigencia de dicho Cdigo nico de MedICamento. En el evento de en-contraria falta-- -
de expedicin o de vigencia del mismo cdigo para alguno de-los [temsbfrecidos-,~' '
este no ser tenido en cuenta en la evaluacin.
3.2 DESCRIPCION DE LOS BIENES OSERVICIOS A ADQUIRIR
Lo mencionado eincluido en los literales 2 y 3 de este documento.
3.3 PLAZO DE EJ ECUCIN
El plazo de ejecucin del contrato ser con base a las disposiciones dadas por la
Subgerencia Administrativa, Comit de compras y adicionales.
3.4. LUGAR DEEJ ECUCION
En las sedes del hospital ubicadas en la:

Carrera 7 No 165- 00
Sede ubicada en la calle 104 No 47 -51
- ~ -'-.-'--"..
'=-_.-:--~:='~- _.. _ _.
3.5. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO ' C' 7,
._ ..
.. _ - - _ ..
Los recursos con que cuenta-el-HOSPITAL SIMON BOLlVAR,---para respaldar
econmicamente la ejecucin del presente objeto a contratar provienen de los
recursos asignados al presupuesto de la Entidad, paralavigencia _
3,6. FORMA DE PAGO . _ :_ :.- - - . - - - _ .. , - ..~- .-
: ;....- - .~._ , ...--, ... _. - - - - - ::- ..._..
La forma de pago y los requisitos inherentes sern los definidos porJ as_Subgecencias.
Administrativa y Financiera.
':'7' .. _ ......... _-
J l.t.CA, LO{A M_ A.YOK ' C_ -
DE BOGOT O- .C-
S!5-tJo
Previa presentacin--de la factura -correspondiente, -=-Certificado de -cornplimieFlt6-----
suscrito por el.Supervtsor del Contrato-y laacreditacin-de-pagos--parafiscales de.Ley~--
_ - - - - - - - - -
- - - - - - - - - -
..- _ . - - - - - - - .-
4. GARANTIA UNICA------ -~--,_------::-- ,---,- ---
\ .
En cum:ilimento-ae-Ia-normatividad vigente se exigir al contratistcr!a-constitucih a - = - - = - -
favor del-HOSPITAL SIMON BOLlVAR':-de una-garanta nica -expedida-por-una ---'~-:---
Compafa de Seguros legalmente establecida en Colombia y cuya pliza matriz est
debidamente aprobada por la Superintendencia Financiera y que ampare los
siguientes riesgos; -"- -- - _ --- - --~'--- _
'-':'.::::":'--='--=-::.::::'--._~~'~_::'::~':'=":":" -- - ---_----_ ..._.
_Definidos por el rea_ _ de cnfrata<?iny_ r~lacloadOs_
- .-... -.-'~'~~'-'~-=-'- " --_ ... ::...:..:-:=;-----
En caso de que el contrato se adicione, prorrogue; "suspenda o-cifalquer tro--evento
en que fuere necesario,-erCONTRATISTA se obliga a modificar las garantas.
Igualmente,se pactaran en el contratolasclusulas de-multas y penal pecuniaria del
derecho comn y las excepcionales de terminacin interpretacin y modificacin
unilateral, as como la de caducidad.
5. SUPERVISOR DEL CONTRATO
P arla atencin y colaboracin, gracia:___
La supervisin en la ejecucin del contrato estar a cargo del PROFESIONAL
ESPECIALIZADO QUIMICO FARMACEUTICO del HOSPITAL SIfv10NBOLlVAR quien
velar por la correcta ejecucin de! objeto contractual, y certificar el cumplimiento a
cabalidad de las obligacion_escontractuales. -
- -= _. _ .:. i.';..i.:~.:,.' ._~.;;~.'.,_.:.~
- -
..... _ - _.-
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J EAN CARL~HUCA.ORTIZ
Profesional Especializdo -
Qumico Farmacutico
HOSPITAL SIMON BOLlVAR
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