Objetivo del evento

Consolidando la nuestra marca, IDECOM, como una marca que ofrece nuevos productos a la
vanguardia de la tecnologa. Nuestro objetivo es promocionar el nuevo modelo celular a nuestros
apreciables clientes y principales distribuidores.
Investigacin del evento
El evento se realizar con el propsito de comunicar a nuestros clientes sobre el lanzamiento del
nuevo celular de nuestra empresa. Se realizar un desayuna empresarial en cual se compartir un
desayuno con los con los clientes mientras aprecian el nuevo modelo de celular.
El evento se realizar el da xxxxxxxxx .
Se realizar con el fondo destinado a mercadotecnia y publicidad para promover el producto.
Planificacin

Pasos a seguir
Tiempo
Planificacin del lugar y fecha
o Seleccionar tipo de evento y da ms apropiado
o Realizar cotizaciones
o Evaluar cotizaciones
o Seleccionar opcin ms conveniente
Seleccin de lugar y fecha
Planificacin de invitados
o Realizar lista de invitados
o Elaborar invitaciones
o Enviar invitaciones pidiendo confirmacin
Seleccin de invitados
Planificacin del evento
o Verificar detalles del evento
o Ordenar mesa de honor
o Etiquetar las mesas con el nombre de los invitados
o Recibir a los invitados
o Realizar el evento acorde al cronograma establecido
o Despedir a los invitados
Da del evento



Objetivos


Lista de invitados
Para cumplir con los objetivos trazados al realizar este evento se consider conveniente la
presencia de los siguientes invitados:
X
X
X
X

Recursos
Espacio fsico para x nmero de personas, el cual ser satisfecho por el hotel seleccionado. El cual
proporcionara los alimentos y algunos utensilios en concepto de alquiler los siguientes utensilios,
segn la cotizacin a un precio de:

Personas Detalle Precio Unitario Total
50
Coctel
10 bocas por persona + 1 soda
$ 16.95 $ 847.50

Montaje, Mantelera, Cristalera, Pantalla del
saln, Rotafolio de papel, Pdium , Clave de
Internet para 1 mquina, Banderas de centro
Amrica, Tarima, 1 Extensin y 1 regleta
Mesa de registro fuera del saln
Cortesa
Precio total incluye IVA y 10% de servicio $ 847.50







Recursos para la exposicin del nuevo modelo celular
# Utensilio Costo unitario $ Costo total
Proyector de can y
audio de laptop
90.40
Laptop bsica 57.00
Audio para laptop 30.00
Micrfono
inalmbrico
30.00
Micrfono almbrico
(cable)
18.00

Para decorar y mostrar al mismo tiempo las cualidades del modelo de celular se considera
necesaria la adquisicin de artculos publicitarios.
# Tipo de articulo Costo unitario Costo total



Cronograma del evento
X
X
X


Procedimientos
Invitacin
o Redactar una invitacin personal a cada distribuidor y cliente seleccionado
o Enviarla al correo empresarial con copia al correo electrnico personal, pidiendo la
confirmacin de recibido inmediatamente y luego la confirmacin de asistencia
o Revisar que la carta haya llegado a sus destinatarios
o Confirmar la asistencia de los invitados
o En caso que un invitado no fuera a asistir, se debe informar a los organizadores del evento

Recibimiento de invitados
Saludo cordial y solicitar los nombres de las personas: Buenos das, es gusto tenerlos con
nosotros. Me permiten sus nombres.
Buscar en la lista nmero de silla para cada invitado y posteriormente ubicarlos: Su mesa es la
numero x, ah encontrar en una silla su nombre. Disfrute del evento.

Entrega de alimentos
Despedida de invitados
Al finalizar el evento, una persona deber estar ubicada a la salida, dando promocionales y
diciendo: Gracias por asistir, que tenga un buen da.

Funciones

Presupuesto
Se estima que se har una inversin econmica alrededor de xxxx, correspondiente a lo siguiente:
Instalacin y comida para 50 personas $ 847.50
Herramientas para la presentacin
Productos publicitarios
Personal necesario
Transporte











Cosas por hacer
o Definir el nombre del celular
o Definir lista de invitados
o Definir fecha del evento
o Definir el tipo de artculos publicitario necesario para
realizar el evento

o Definir la cantidad de recursos a utilizar para realizar la
exposicin


Alex
o Redactar carta de invitacin
o Elaborar el cronograma del evento

Nedin
o Hacer un croquis de la ubicacin de cada mesa acorde
con la lista de invitados
o Designar funciones para que el evento se lleve a cabo
dando a conocer el nmero de personas tambin

David
o Terminar el presupuesto del evento
o Realizar una lista con los invitados y su ubicacin en el
evento. Esto para que se puedan ubicar
o Escribir el procedimiento de la entrega de alimentos,
en relacin con el cronograma de evento

Mauricio