Callado, Antnio A. C. (Universidade Federal da Paraba, Brasil) Callado, Aldo L. ((Universidade Federal da Paraba, Brasil) 1. Introduo A gesto financeira se constitui numa das questes mais importantes dentro do processo administrativo de qualquer organizao, possuindo esta objetivos que focalizem lucros financeiros ou no. Desta feita, importante que ns reconheamos a relevncia da contabilidade de custos sob o aspecto de um processo que visa a otimizao dos limitados recursos disponveis para que qualquer organizao possa prosperar. A gesto de empresas rurais focalizada geralmente aos fatores do trabalho agrcola, zootcnico e agroindustrial, concentrando tcnicas de produo e conceitos operacionais das atividades especficas desenvolvidas. Dentro deste contexto, podemos perceber que a contabilidade rural um instrumento administrativo pouco utilizado por nossos produtores rurais. Esta tcnica gerencial tida como complexa em sua exceo e que apresenta um baixo retorno prtico. Tambm podemos constatar que, em quase sua totalidade, a aplicao da contabilidade de custos em empresas rurais quase sempre conhecida por suas finalidades fiscais, no possuindo grande interesse por uma aplicao gerencial. Uma administrao eficaz e participativa desejada em todas as modalidades de negcios, mesmo para empresas rurais. Para que qualquer atividade econmica seja rentvel ela dever possuir um estilo de gesto compatvel com suas caractersticas organizacionais para que esta estrutura possa garantir padres de competitividade dentro da indstria na qual ela atua. A eficincia de uma administrao dentro de qualquer 2 negcio depende, dentre vrios fatores, de um suporte capaz de prover informaes contbeis relevantes para as diversas decises gerenciais, atualizando de maneira sistemtica os diversos usurios destas informaes. Este processo se d atravs de um sistema gerador do perfil real da situao financeira e contbil da empresa. Considerando estas caractersticas necessrias para a obteno de padres de competitividade orientados por um sistema de informaes, as empresas rurais brasileiras apresentam uma de suas mais visveis debilidades. Facilmente podemos constatar que a administrao rural no Brasil ainda se desenvolve dentro de critrios tradicionais, apresentando um baixo padro de desempenho operacional e econmico, principalmente em nossos tempos, com uma crescente integrao econmica internacional e sua exposio aos concorrentes internacionais. Comentando as limitaes encontradas em relao qualidade das informaes contbeis geradas dentro de empresas rurais brasileiras, Crepaldi (1993) destaca que essa caracterstica no atributo apenas de pequenas propriedades rurais, prevalecendo tambm entre as mdias e grandes, com economia de mercado e elevados nveis de renda, comprometendo qualquer meta de resultados financeiros diante do processo de globalizao dos mercados. A apurao do custo de qualquer atividade econmica rural apresenta um dos seus maiores problemas no rigor do controle de seus elementos de forma a obter uma correta apropriao dos custos de cada um dos produtos existentes dentro da propriedade, principalmente sobre os gastos gerais, que devem ser rateados pelos diversos produtos de maneira tal que possa garantir o equilbrio financeiro das contas da empresa sem comprometer seus preos no mercado. 3 2. A contabilidade de custos A literatura especializada sobre a contabilidade de custos pode nos fornecer vrios conceitos. Estes conceitos so apresentados de diversas maneiras, condensados com algumas diferenciaes, que so condicionadas segundo a natureza, o enfoque e as caractersticas postas em evidncia nos estudos que as contm. Porm, mesmo dentro desta grande variedade de parmetros, qualquer que seja o conceito de contabilidade de custos utilizado, ele identificar a natureza do registro do fato contbil ocorrido, a acumulao e organizao dos custos relativos s diversas atividades operacionais e sub-atividades do negcio e auxilia a administrao no processo de tomada de deciso, de avaliao das atividades realizadas, do controle operacional e de planejamento das atividades futuras do negcio. Um sistema de contabilidade de custos construdo e implantado para atingir finalidades especficas dentro de um modelo gerencial e de uma estrutura organizacional, que podem estar relacionadas com o fornecimento de dados de custos para a medio dos lucros, determinao da rentabilidade e avaliao do patrimnio, identificar mtodos e procedimentos para o controle das operaes e atividades executadas, de modo a prover informaes sobre custos para a tomada de decises e de planejamento atravs de processos analticos. Para Iudcibus (1980), dentre as vrias aplicaes, a contabilidade de custos fornece informaes contbeis e financeiras para a deciso entre cursos de ao alternativos onde afirma que este tipo de deciso requer informaes contbeis que no so facilmente encontradas nos registros da contabilidade financeira. Na melhor das hipteses, para obter tais informaes necessrio que um esforo extra de 4 classificao, agregao e refinamento seja aplicado para que elas possam ser utilizadas em tais decises. Matz, Frank e Curry (1974) colocam a contabilidade de custos como parte integrante do processo administrativo e que influencia diretamente a competitividade das empresas, provendo registros dos custos dos produtos e dados para estudos de custos especiais para os diversos usurios das informaes contbeis. Estas informaes envolvem dados sobre alternativas de procedimento com relao aos produtos, operaes e funes, assistindo dessa forma a administrao em suas decises com respeito s polticas de vendas, mtodos de produo, procedimentos de compras, planos financeiros e estrutura de capital. Segundo Leone (1987), a contabilidade de custos pode ser conceituada como o ramo da funo financeira que acumula, organiza, analisa e interpreta os custos dos produtos, dos estoques, dos componentes da organizao, dos planos operacionais e das atividades de distribuio para determinar o lucro, para controlar as operaes e para auxiliar o administrador no processo de tomada de decises e de planejamento. Um sistema de contabilidade de custos adotado por uma determinada empresa precisa ser compatvel com sua estrutura organizacional, seus procedimentos operacionais e seu tipo de informao sobre custos que a administrao desejar. Para Lawrence (1975), contabilidade de custos o processo de usar os princpios da contabilidade geral, para registrar os custos de operao de um negcio de tal maneira que, com os dados de produo e das vendas, se torne possvel administrao utilizar as contas para estabelecer os custos de produo e distribuio, tanto por unidade como pelo total, para um ou para todos os produtos fabricados ou servios prestados e os 5 custos das outras diversas funes do negcio com a finalidade de obter operao eficiente, econmica e lucrativa. Li (1977) fala sobre a transformao de custos como a contabilidade dos recursos empregados nos processos fabris. Podemos visualizar que a contabilidade de custos tem a funo de suprir a administrao de uma organizao com dados que representem o montante de recursos utilizados para executar as vrias fases de seu processo administrativo. Seu papel adquire maior importncia quando inserimos esta organizao dentro do contexto complexo e dinmico do mercado de nossos dias, que exige maior competitividade de seus produtos e servios. 3. Aspectos organizacionais da gesto financeira A magnitude de uma organizao um fator preponderante dentro de qualquer parmetro comparativo entre diversas organizaes, principalmente em relao gesto financeira. Hall (1984) reconhece a importncia do fator tamanho dentro da anlise das organizaes afirmando que esta parece ser uma varivel simples (...) entretanto muito mais complexa. Hall identifica em diversos trabalhos elementos relacionados ao tamanho das organizaes. Kimberly destaca quatro componentes organizacionais ligados ao tamanho, que so: a capacidade fsica das organizaes, o pessoal disponvel na organizao, os insumos e produtos organizacionais e, finalmente, os recursos disponveis. A estrutura financeira de uma organizao influencia sua capacidade fsica, seus recursos humanos, seus insumos e seus produtos. Blecke (1978), reconhece a influncia 6 desses fatores no processo decisrio, que ele baseia-se nos vrios relatrios, estudos e nas sugestes de contadores, controladores, analistas e especialistas. As abordagens tradicionais de gesto finaneira enfocam basicamente as tcnicas de anlise e os fatores restritivos do processo decisrio, no considerando a importncia das pessoas envolvidas nesse processo. Nesse contexto, Koontz e Odonnell (1969) destacam a importncia do indivduo dentro do processo de tomada de decises afirmando que a habilidade para desenvolver alternativas , muitas vezes, to importantes quanto a escolha acertada entre alternativas. Uma abordagem tradicional de gesto financeira tem como objetivo a identificao da oportunidade mais rentvel dentre as diversas opes disponveis, buscando otimizar a alocao dos recursos financeiros. Essa abordagem trata as organizaes de maneira igual, no observando aspectos organizacionais importantes, tais como seu tamanho e sua estrutura. Breadley e Myers (1992), reconhecendo a necessidade de considerar essas diferenas para analisar a gesto financeira das organizaes apontam que, excetuando as pequenas empresas, nenhuma pessoa , isoladamente, responsvel pelas decises. Eles tambm afirmam que numa pequena empresa o diretor financeiro provavelmente o nico executivo, e que em empresas maiores existe um nmero maior de profissionais envolvidos. Outro aspecto importante consiste na obteno e utilizao de informaes dentro da organizao. Gil (1992), adotando um enfoque voltado para os aspectos humanos, afirma que um sistema de informaes consiste em pelo menos uma pessoa, com certas caractersticas psicolgicas, que enfrenta um problema dentro de um contexto organizacional para o qual necessita de dados. 7 Devemos reconhecer, portanto, que a gesto financeira vai alm das tcnicas existentes, sofrendo influncias significativas das organizaes e de seus elementos. 4. A gesto de custos Embora os custos operacionais e de produo das empresas rurais sejam compostos basicamente pelos mesmos elementos do custo de outros tipos de empresas, Franco (1988) lembra que aquelas apresentam caractersticas prprias de formao do custo, conforme a natureza da atividade econmica que for explorada. Valle e Aloe (1981) revelam a importncia da aplicao prtica dos estudos sobre o comportamento dos custos nas empresas rurais, destacando que a contabilidade de custos ou analtica de explorao, que no privativa da contabilidade industrial, registra e controla as operaes tcnico-agrcolas, para determinao dos custos e resultados de produo agrcola, zootcnica e agro-industrial, se comportando como um eficiente termmetro do grau de resultados obtidos ao longo dos exerccios fiscais. Existem vrias finalidades para a determinao do custo dentro de uma empresa rural atravs de critrios gerenciais que buscam uma maior capacidade gerencial atravs do suprimento de informaes relevantes sobre seus diversos produtos, servios ou atividades operacionais. O produtor pode utilizar esta informao como elemento auxiliar de sua administrao para escolher as criaes e as prticas agrcolas que devero ser adotadas nos prximos perodos. Do mesmo modo, o governo e entidades de classe podem utilizar esta informao como subsdio formao de polticas pblicas que tenham o objetivo de criar e manter condies mnimas para a competitividade dos produtos comercializados. 8 Hoffmann (1984) aponta que a aplicabilidade das informaes sobre o custo pode referir-se fixao de preos para efeito de tabelamento, ao clculo das necessidades de crdito, orientao dos trabalhos de assistncia tcnica produo e fixao de preos mnimos dentre outros. Deste modo, vemos que fundamental que o produtor rural esteja bem informado sobre a composio e o comportamento de seus custos para elaborar estratgias de ao fundamentadas em dados confiveis, ponderadas e que busquem as melhores alternativas possveis, alm de possibilitar a visualizao antecipada de restries e dificuldades impostas pelas mudanas nos nveis de preo de mercado dos elementos componentes do custo rural. A dimenso da importncia de um sistema de custos dentro de uma empresa rural ir variar de acordo com o grau de complexidade das atividades desenvolvidas, bem como da estrutura administrativa e operacional existente. Marion e Santos (1993) destacam que os objetivos da correta dimenso do sistema gerador de informaes sobre os custos refletem no seu papel relevante como ferramenta bsica para a tomada de deciso em qualquer empreendimento, especialmente na agropecuria, onde os espaos de tempo entre produo e vendas, ou seja, entre custos e receitas, fogem simplicidade de outros tipos de negcios. A crise interna de nosso pas, a reduo gradual dos preos, a crescente exposio concorrncia internacional, a retirada de subsdios, incentivos fiscais e o aumento da tributao tm levado os segmentos mais dinmicos do setor rural a aprimorar seus conhecimentos sobre a administrao, procurando, no s apenas alcanar elevados nveis de produtividade, mas tambm saber como gerenciar a produtividade obtida, tornando-se mais geis e competitivos. 9 5. O agronegcio e a tomada de deciso A maior parte das atividades rurais desenvolve-se geralmente de forma irregular durante o exerccio fiscal, e a administrao enfrenta o desafio de atenuar ou remediar a irregularidade natural do curso do trabalho, intensificando outras atividades conexas (beneficiamento ou industrializao dos produtos obtidos) ou reparando as benfeitorias. Dentro de uma perspectiva competitiva para a gesto empresarial rural, o principal papel do administrador rural consiste nas atividades relacionadas ao planejamento, controle, processo decisrio e avaliao de resultados, visando a maximizao dos resultados, permanente motivao e ao bem-estar de seus empregados. A importncia da organizao administrativa, bem como o registro racional e sistemtico de todos os fatos ocorridos, dentro da empresa rural comentada por Valle (1985), destacando que esta organizao se comportar de maneira diretamente proporcional com suas dimenses e com a forma econmica da explorao dos seus recursos. Nas empresas rurais, assim como nas indstrias, a gesto de custos na tomada de deciso abrange dois aspectos principais, que so: o processo produtivo e as atividades comerciais. O processo produtivo se desenvolve no mbito das empresas enquanto as atividades comerciais se desenvolvem entre as empresas e seu ambiente externo. As atividades que podem ser consideradas tipicamente internas so as operaes de manuteno dos vrios fatores produtivos, a escolha e coordenao dos procedimentos de execuo das vrias operaes da empresa e a execuo das vrias operaes produtivas. 10 As atividades tipicamente externas so a aquisio de todos os materiais e de outros fatores produtivos necessrios produo, a colocao no mercado dos produtos e subprodutos obtidos e as operaes de financiamento. Comentando sobre as atividades internas, a escolha do modo de execuo das operaes e de manuteno dos fatores produtivos, Valle e Aloe (1981) consideram que estes fatores tm aspecto essencialmente tcnico, mas as suas repercusses influem nas decises administrativas, que devem basear-se em definitivo sobre consideraes de natureza econmica. Franco (1988) refora este ponto de vista, afirmando que para obter os lucros na empresa rural predominam os aspectos de natureza econmica, considerando que o resultado financeiro positivo somente ser obtido atravs de uma tomada de deciso consolidada e apoiada por um sistema de custos gil e preciso. Crepaldi (1993) reconhece as limitaes organizacionais e estruturais impostas aos empreendedores rurais, ressaltando que a tarefa de gerar informaes gerenciais que permitam a tomada de deciso, com base em dados consistentes e reais, uma dificuldade constante para eles. Contudo, a ausncia de qualquer mtodo de apropriao e apurao de custos , na melhor das hipteses, uma falha grave dentro da tomada de decises. Para que as empresas rurais sejam eficientes na tomada de deciso, a contabilidade deve prestar servios constantes aos dirigentes e administradores, no somente nos aspetos financeiros, mas tambm nas demais questes de grande importncia para formular, reformular ou avaliar os processos administrativo e produtivo. 11 Para uma empresa rural, assim como as indstrias, a contabilidade uma ferramenta de apoio gesto, um meio utilizado para cumprir melhor os fins produtivos e sociais da empresa. 6. Limitaes da gesto de custos no agronegcio Vrias objees tm sido apontadas sobre a adoo da contabilidade nas empresas rurais. Estas objees que usualmente tem se levantado podem ser classificadas em dois grupos, que so: - a extenso das operaes rurais e sua complexidade no permitem uma contabilizao perfeita dos fatos das empresas rurais; - a ignorncia em que vive o homem do campo. Estas objees no podem mais subsistir, pois, no estado atual de nossa cultura contbil inadmissvel que uma pessoa, possuidora de conhecimentos prticos da vida econmica, os aceite de boa f. Sobre o primeiro grupo, Carneiro (1960) j afirmava que a extenso da empresa rural no impede a perfeita contabilidade. Se fosse questo de complexidade dos fatos administrativos realizados seria impossvel a existncia da contabilidade pblica. Com relao ao segundo grupo, o mesmo autor ressalta que a ignorncia no pode ser um motivo de escusa, pois, a contabilidade uma cincia difundida, afirmando que se os responsveis pela nossa economia rural no possuem o seu conhecimento, imponha-se- lhes. Todas as empresas necessitam de registros das suas operaes, por vrias razes: 12 a) por menor que seja uma empresa, a informao que se acumula durante um ano demasiado complexa para que se possa analisar os resultados sem ter anotaes adequadas. b) os membros desta empresa necessitam das informaes sobre os fatos ocorridos e que seria difcil de obt-las sem a existncia dos registros. Quanto maior for a empresa mais necessrios so os registros sobre as operaes e, especialmente, nas empresas associativas onde os scios tm direito e obrigao de analisar o desenvolvimento da empresa e participar de sua gesto. Dentro das vrias tcnicas de controle que auxiliam a obteno de informaes gerenciais fundamental que identifiquemos o nvel de detalhamento e sofisticao que a estrutura organizacional conseguir gerar normalmente para que possamos escolher a tcnica mais adequada. Sobre esta questo, Crepaldi (1993) afirma que se no existe uma estrutura capaz de gerar informaes preciso procurar uma soluo mais simples, porque ao trabalhar com informaes no confiveis se estar gerando resultados tambm sem confiabilidade. Existem dois fatores que definem a viabilidade da apurao de recursos alocados em insumos, mo-de-obra, servios, despesas, custos indiretos, amortizao de investimentos e outros, que so: - a coleta dos dados de campo: e - a possibilidade de gerar uma planilha de custos unitrios de cada recurso. Caso no existam condies para apurar os recursos alocados nos vrios fatores, podemos adotar algum modelo de controle baseado nas movimentaes financeiras. Este processo depende de um bom controle das compras, vendas de produtos e movimentao de caixa. Com uma simples estruturao, o produtor poder obter os 13 itens de classificao dessas movimentaes, bastando um agrupamento por conta deste lanamento para obter resultados. Crepaldi (1993) conclui que este deve ser um controle bem mais simples do que o de alocao de recursos e pode ser gerado de forma bem mais dinmica, oferecendo resultados globais que permitam avaliar rapidamente o andamento da atividade. Se o produtor, gerente ou administrador souber desenhar o modelo ideal de controle, ele no ter mais problemas para obter informaes gerenciais e passar a contar com um precioso suporte auxiliar para solucionar suas dificuldades na tomada de decises. 7. Consideraes finais Uma anlise aproximada sobre as caractersticas da utilizao da contabilidade de custos dentro da tomada de deciso em empresas rurais ir identificar sua fundamental participao para o sucesso destas empresas. As informaes contbeis gerenciais abrangem diversos aspectos sobre questes relacionadas definio do preo de venda, identificao das margens de contribuio das diversas atividades econmicas, ao controle do comportamento dos diversos elementos componentes dos custos, bem como a anlise sobre a substituio de ativos. Na tomada de deciso, as informaes sobre custos devem ser utilizadas como parmetro, mas a falta de preciso em sua apurao e controle iro comprometer a qualidade das decises tomadas. A apurao dos custos, devido s suas peculiaridades, geralmente ocorre de maneira descentralizada, o que dificulta o acompanhamento preciso de sua execuo e exige confiabilidade e qualificao mnima por parte do responsvel pelos registros. 14 Outro aspecto relevante se refere confeco de relatrios peridicos sobre o comportamento dos custos das diversas atividades econmicas. Esta prtica proporcionar anlises temporais sobre sua evoluo, possibilitar avaliaes fundamentadas e mudanas eventuais, se for necessrio. O controle dos custos parciais de cada atividade poder orientar o gestor destas empresas da seguinte maneira: - mostra os gastos dos diferentes empreendimentos; - possibilita calcular os rendimentos das diversas culturas e criaes; - permite a determinao do volume do negcio; - indica as melhores pocas para a venda e aquisio de produtos; - permite o clculo dos custos da produo; e - permite o clculo das medidas de resultado econmico. imprescindvel que as empresas rurais implantem uma organizao contbil definida, facilitando o acompanhamento das alteraes patrimoniais ocorridas. Isto somente ocorrer quando os gestores destas empresas compreenderem a importncia da contabilidade de custos para seu desenvolvimento. A aplicao de uma contabilidade simplificada para as empresas rurais permitir o acompanhamento e registro dos valores de sua propriedade e de todas as operaes realizadas no exerccio fiscal, possibilitando a descoberta das causas para a obteno de lucros ou prejuzos. 8. 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