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Sistema integrado de gestin

de bibliotecas
Grupo de desarrollo de
LINTI - Facultad de Informtica
Universidad Nacional de La Plata
Noviembre de 2009
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Manual de la Intranet
Para uso de los bibliotecarios
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Indice
1. Introduccin a Koha-UNLP 4
1.2 Qu es la Intranet? .. 5
1.2.1 Acceso a la Intranet .. 5
2. Mdulo Inicio ... 6
2.1 Bsqueda combinada ... 6
2.2 Bsqueda avanzada .. 7
3. Mdulo Catlogo .. 8
3.1 Bsqueda avanzada .. 8
3.2 Estantes virtuales . 10
3.2.1 Creacin de estantes virtuales ... 10
3.3 Agregar documento .. 11
3.3.1 Agregar ejemplares 14
4. Mdulo Circulacin . 17
4.1 Prstamos . 17
4.1.1 Prstamos a partir de reservas ..... 19
4.2 Devoluciones y renovaciones ...... 19
4.3 Sanciones . 20
5. Mdulo Usuarios 21
5.1 Usuarios potenciales 21
5.2 Usuarios reales ..... 21
5.2.1 Modificar datos . 22
5.2.2. Eliminar usuario ... 23
5.2.3 Cambiar contrasea .. 23
5.2.4 Modificar permisos ... 23
5.2.5 Generar carnet .. 24
5.2.6 Libre deuda .. 24
5.2.7 Subir foto .. 24
5.2.8 Historial de prstamos .. 24
5.2.9 Historial de reservas ..... 25
5.3 Agregar usuario ... 25
6. Mdulo Parmetros ... 27
6.1 Preferencias . 27
6.2 Unidades de informacin 27
6.3 Tablas de referencia .... 27
6.4 Tipos de documento . 28
6.5 Categoras de usuarios . 29
6.6 Tipos de prstamo 29
6.7 Administracin de libre deuda . 30
6.8 Feriados 31
6.9 Sanciones . 31
6.9.1 Consideraciones particulares respecto a sanciones y reservas . 32
7. Mdulo Reportes ............................................................................................. 33
7.1 Reportes del Mdulo Catlogo 33
7.1.1 Reporte de inventario 33
7.1.2 Reporte de signatura topogrfica .. 34
7.1.3 Reporte Generar etiquetas 35
7.2 Reportes del Mdulo Usuarios 36
7.2.1 Reporte Generar carnet . 36
7.3 Reportes del Mdulo Circulacin 37
7.3.1 Actividades anuales .. 37
7.3.2 Registro de circulacin . 37
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1. Introduccin a Koha-UNLP
Koha-UNLP es un sistema integrado de gestin de bibliotecas en idioma espaol, que permite
realizar los servicios tcnicos bibliotecarios y administrar los servicios a usuarios.
El trmino Koha significa regalo, obsequio en idioma maor. El nombre se relaciona con
su origen, ya que fue desarrollado por programadores neozelandeses y franceses en el ao 1999.
Su primera publicacin tuvo lugar a principios del ao 2000.
En nuestro pas, en el marco del Proyecto SIU (Sistema de Informacin Universitaria), surgi
la iniciativa de integrar un mdulo de bibliotecas basado en software libre. En este contexto, en la
Universidad Nacional de La Plata comenzaron a trabajar en conjunto la Facultad de Informtica,
la Facultad de Ciencias Econmicas -como proyecto piloto- y la Biblioteca Pblica. Se realizaron
pruebas, correcciones, estudios y desarrollos que contribuyeron a lograr esta plataforma que se
denomina Koha-UNLP.
Ms tarde, en la UNLP se cre el Grupo de Desarrollo Koha-UNLP integrado por
profesionales informticos del Laboratorio de Investigacin en Nuevas Tecnologas Informticas
(LINTI) de la Facultad de Informtica y bibliotecarios documentalistas de la Facultad de Ciencias
Econmicas.
El Grupo de Desarrollo contina investigando y desarrollando mejoras para incorporar
mayor funcionalidad y nuevas tecnologas al sistema. Adems, tiene a su cargo la capacitacin y
mantenimiento de los sitios que actualmente se encuentran en produccin. Actualmente,
Koha-UNLP se encuentra en funcionamiento en varias bibliotecas de la Universidad Nacional de
La Plata y del mbito gubernamental de la Provincia de Buenos Aires:
En la Universidad Nacional de La Plata:
Biblioteca de la Facultad de Ciencias Econmicas (incluyendo a la Biblioteca de la Escuela de
Postgrado de Marketing Internacional)
Biblioteca de la Facultad de Informtica
Biblioteca del Colegio Nacional
Biblioteca de la Facultad de Bellas Artes
- Biblioteca de la Facultad de Ciencias Exactas
- Biblioteca Conjunta(Fac. de Veterinaria y Fac. de Ciencias Agrarias y Forestales)
En la Provincia de Buenos Aires:
Biblioteca de la Legislatura de la Provincia de Buenos Aires y
Biblioteca de la Comisin Provincial por la Memoria.
A su vez, a nivel mundial existe gran cantidad de bibliotecas pblicas, escolares, universitarias
y especializadas que utilizan Koha-UNLP como sistema de administracin.
El funcionamiento de Koha-UNLP se gestiona va Web, de manera que se accede fcilmente
utilizando cualquier navegador. Es compatible con Linux, Unix, Windows y MacOS y facilita el
acceso concurrente e ilimitado de usuarios. Permite importar registros bibliogrficos de otros
sistemas, como ISIS, y de sistemas de administracin de alumnos, como SIU Guaran.
La arquitectura del sistema e presenta en dos interfaces: una interfaz de administracin
privada denominada Intranet, objeto de este manual, y una interfaz de acceso pblico
denominada OPAC, que es objeto del Manual de Usuario Final.
El Manual del bibliotecario describe las funciones de la Intranet, mdulo por mdulo. Est
dirigido a los profesionales que estn a cargo de la puesta en marcha de este sistema en bibliotecas
de cualquier tipo. Pretende ser una herramienta de apoyo para la implementacin y
aprovechamiento de los recursos que ofrece Koha-UNLP.
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1.2 Qu es la Intranet?
La Intranet es el entorno de trabajo privado para los bibliotecarios. Desde la Intranet, usted podr
administrar las operaciones del sistema, utilizando las funciones de los mdulos que componen el
sistema: Inicio, Catlogo, Usuarios, Circulacin, Parmetros, Reportes, yAyuda.
Desde esta interfaz, usted podr realizar los servicios tcnicos y gestionar la administracin
de los servicios, por ejemplo:
Catalogacin de documentos: compatible con MARC ;
Gestin de tareas administrativas: autogeneracin de inventarios y seguimiento de ejemplares;
Administracin de estructuras de estantes virtuales;
Generacin de etiquetas con cdigos de barra;
Bsquedas en el catlogo: visualizacin en pantalla o generacin de salidas impresas;
Obtencin de estadsticas y exportacin a planilla de clculo;
Gestin de usuarios: ingreso o habilitacin de usuarios importados desde otro sistema;
Generacin de historiales de prstamo, reservas y sanciones;
Gestin de circulacin: prstamos, devoluciones, renovaciones (locales y remotas), reservas va
Web;
Impresin de carnets con cdigos de barra;
Emisin de certificados de libre deuda;
Aplicacin automtica de las reglas de sanciones; y
Envo de notificaciones a travs de e-mails.
El acceso a las funciones o grupos de funciones se realizar mediante la habilitacin de
permisos en el registro de cada usuario. Los permisos sern determinados por el responsable de la
administracin del sistema en la biblioteca.
1.2.1Acceso a la Intranet
El acceso a la Intranet se deber realizar mediante la identificacin del usuario y el ingreso de su
contrasea. El correcto ingreso de los datos lo llevar al mdulo Inicio.
Imagen 1. Pantalla de ingreso de datos
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2. Mdulo Inicio
La pantalla del mdulo Inicio de Koha-UNLP presentar la barra de menes desde donde se
podr ingresar a las funciones de cada uno de los mdulos que integran el sistema.
Imagen 2. Pantalla de inicio de Koha UNLP
Desde esta pantalla tambin se pueden localizar documentos usando las facilidades de las
Bsquedascombinada yavanzada.
2.1Bsqueda combinada
Esta modalidad le permitir realizar bsquedas de trminos en los campos: autor, autores
adicionales, ttulo, temas y serie.
Imagen 3. Bsqueda combinada
En todos los campos el sistema truncar automticamente la expresin sin necesidad de
agregar caracteres especiales. As, podr ingresar el trmino o frase exacta o bien podr escribir
slo una parte, incorporando la acentuacin correspondiente o sin ella, ya que Koha-UNLP no es
sensible a los caracteres acentuados.
La denominacin combinada se debe precisamente a su facilidad de encontrar trminos
contenidos en diferentes campos. Es decir, podr combinar en una misma expresin autor y
ttulo, autor y tema o tema y ttulo usando los trminos completos o truncados.
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Ejemplo:
Si se desea buscar el documento: Varian, Hal R. Economa: una aproximacin a la teora de los
precios, podr ingresar una raz de cada trmino.
Imagen 4. Ejemplo de bsqueda combinada
Koha-UNLP realizar el proceso de bsqueda en ambos campos y devolver el resultado
producto de esa combinacin. All podr visualizar los datos para identificar el documento: ttulo,
autor, ao y le informar acerca de la disponibilidad y cantidad de ejemplares.
Imagen 5. Resultado de bsqueda combinada
2.2 Bsqueda avanzada
La pantalla deBsqueda avanzadaofrece opciones de bsqueda sobre los datos bibliogrficos y
tambin sobre la informacin administrativa del documento. A su vez, podr utilizar tambin las
ventajas de laBsqueda combinada (ver seccin anterior).
Las opciones de bsqueda son mltiples y sern explicadas en profundidad en la seccin
dedicada al mdulo Catlogo.
Imagen 6. Pgina de bsqueda avanzada
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3. Mdulo Catlogo
El mdulo Catlogo permite administrar las operaciones de servicios tcnicos de una biblioteca:
catalogacin descriptiva, por materia y clasificacin, as como tambin realizar bsquedas en el
catlogo.
A su vez, este mdulo ofrece las facilidades necesarias para realizar procesos administrativos,
como la generacin e impresin de etiquetas con cdigo barra y la autogeneracin de inventario,
entre otras.
3.1Bsqueda avanzada
La funcin Bsqueda avanzadapermite llegar al documento utilizando varios puntos de
acceso diferentes, mediante la obtencin de datos de orden bibliogrfico o administrativo.
Como se explic en la seccin sobre el mdulo Inicio, no es necesario escribir el trmino
exacto ni completo, ya que Koha-UNLP truncar la expresin de bsqueda sin necesidad de
agregar caracteres especiales.
Las facilidades de la bsqueda avanzada se comportan de la misma manera en las dos
interfaces de Koha-UNLP y han sido descriptas exhaustivamente en el Manual de usuario final.
Debido a esto, en este manual se describirn slo las opciones de la bsqueda que se relacionen
con funciones de orden interno de la biblioteca.
Los ejemplos de bsqueda por autor y ttulo se muestran con la intencin de mostrar el
entorno grfico desde la Intranet.
Autor: Este campo abarca al autor principal, y, si los hubiese, autores adicionales y
colaboradores. Pueden buscarse tanto autores personales como institucionales.
Ejemplo:
Imagen 7. Ejemplo de bsqueda por autor Larson
Imagen 8. Resultados de bsqueda por autor Larson
Ttulo: La bsqueda por este campo abarca al ttulo propiamente dicho y al ttulo
informativo.
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Ejemplo: si se desea buscar el trmino Economa como parte del campo, el sistema
devolver el siguiente resultado:
Imagen 9. Ejemplo de bsqueda por ttulo
En este caso se visualizar que encontr dos resultados que incluyen el trmino Economa
en el campo ttulo, uno correspondiente al registro de un libro y el otro a una analtica.
Cdigo de barras: permite realizar bsquedas por el cdigo de barras utilizado en la
biblioteca. Generalmente se usa el cdigo de la biblioteca seguido del nmero de inventario para
ser representado por este cdigo. Deber ingresar unguin para separar ambos datos.
Ejemplo:
Imagen 10. Ejemplo de bsqueda por cdigo de barras
Signatura topogrfica: permite realizar una bsqueda por la signatura asignada al
documento. Deber ingresar la signatura topogrfica completa o bien una parte:
Ejemplo: se quiere saber qu documentos han sido agrupados en una clasificacin en
particular, por lo tanto se ingresa 3 como expresin de bsqueda:
Imagen 11. Ejemplo de bsqueda por signatura topogrfica
Koha-UNLP devolver una pantalla con los resultados obtenidos:
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Imagen 12. Resultados de bsqueda por signatura topogrfica
3.2 Estantes virtuales
Los estantes virtuales le permitirn crear y administrar estructuras de datos bibliogrficos
asociados bajo un denominador comn. La funcionalidad de los Estantes es verstil y puede
aprovecharse con mltiples objetivos: para almacenar datos que permitan construir una
bibliografa, para reunir documentos que respondan a un tema o materia de inters para una lnea
de investigacin, para agrupar los documentos que responden a la bibliografa citada en los
programas de estudio, etc.
3.2.1Creacin de estantes virtuales
Para crear un estante virtual deber seleccionar la funcin Estantes virtuales, ingresar el
nombre que le quiere dar y hacer clic en Agregar. En esta misma pantalla tambin se podrn
borrar estantes seleccionando la funcinEliminar estantes.
Imagen 13. Creacin de estantes virtuales
Una vez creado el estante, deber asociar registros que estarn contenidos en l utilizando la
funcinBsqueda en diccionario.
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Imagen 14. Facilidad de Bsqueda en Diccionario entre las opciones de un estante virtual
Una vez seleccionada la opcin Bsqueda en diccionario, Koha-UNLP abrir una pantalla
donde podr escribir la expresin para realizar la bsqueda por autor o ttulo.
Imagen 15. Pantalla especial de Bsqueda en Diccionario
En la pantalla siguiente se visualizar el resultado de la bsqueda y deber seleccionar el
documento que ser incorporado al Estante y presionarAceptarpara guardar.
Una vez que haya completado este procedimiento, el registro quedar asociado al estante. En
esta pantalla podr continuar agregando estantes y sub-estantes o eliminando contenidos.
3.3 Agregar documento
Koha-UNLP permitir la creacin de registros bibliogrficos y el almacenamiento de sus datos, a
la vez que facilitar su recuperacin y representacin mediante la visualizacin en pantalla,
reportes y listados.
La funcin Agregar documento le proporcionar pantallas para crear un registro
bibliogrfico en las cuales se le indicar las condiciones de repetibilidad y obligatoriedad. Luego, la
biblioteca decidir qu reglas de catalogacin utilizar para la definicin, determinacin de la
forma de entrada de cada campo y transcripcin de los datos.
El sistema presenta una estructura de catalogacin en 3 niveles de descripcin:
Imagen 16. Diagrama de la estructura de catalogacin de Koha-UNLP
En el Nivel 1se debern ingresar los datos del autor, autores adicionales, ttulo propiamente
dicho y otros ttulos, temas, clasificacin. En este Nivel es obligatorio el campo ttulo.
En el Nivel 2 se ingresarn los datos de edicin, lugar, editor, fecha, descripcin fsica, serie,
ISBN.
En el Nivel 3se ingresarn los datos relacionados con la administracin de los ejemplares:
cantidad, inventario, signatura y disponibilidad.
El anexodeimgenes contienecapturas depantalla delos formularios correspondientes a los niveles 1 y 2.
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En el proceso de alta de un documento nuevo, Koha-UNLP le presentar una primera
pantalla que contiene los datos correspondientes al Nivel 1 de descripcin.
Importante: en los formularios, deber tener en cuenta que los campos sealados con un
asterisco(*)son de carcterObligatorio.
Trminos de bsqueda
Los trminos de bsqueda podrn ser: Autor, Autores adicionales, Colaboradores, Ttulo,
Ttulo informativo y Temas.
Los campos que se presentan en la pantalla del Nivel 1 de descripcin son los siguientes:
Autor: aqu deber ingresar el autor que tiene responsabilidad principal en el documento.
Registrar apellidos y nombres.
Autores adicionales: en este campo deber ingresar los autores secundarios. Registrar
apellidos y nombres. En el caso de responsabilidad compartida, ingresar uno por lnea.
Colaboradores: aqu deber ingresar otras personas que tienen responsabilidad intelectual en
el documento: compilador, prologuista, etc. Registrar apellidos y nombres y seleccionar su
funcin desde la tabla que se visualiza en pantalla.
Ttulo: aqu deber ingresar el ttulo propiamente dicho o de un documento.
Ttulo informativo: aqu deber ingresar el ttulo informativo u otra informacin sobre el
ttulo.
Otros ttulos: deberingresar en este campo otros ttulos que no se hayan consignado en los
campos anteriores, como puede ser el ttulo paralelo.
Temas: aqu podr ingresar el trmino o grupo de palabras que identifican el contenido del
documento. Podr registrar solo un trmino por lnea en caso de contar con ms de una
ocurrencia.
CDU: este campo est ideado para ingresar el cdigo usado por la biblioteca para identificar
el contenido del documento. Deber registrar el cdigo extrado de CDU, Dewey u otro sistema
similar.
Notas: aqu tendr oportunidad de ingresar informacin complementaria que se considere
relevante y que no haya sido incluida en los campos anteriores.
Resumen: aqu podr ingresar una exposicin con una representacin breve del contenido
del documento.
Una vez completada esta pantalla, deber hacer clic enGuardarpara grabar los datos.
Luego, el sistema le presentar la pantalla correspondiente a los niveles 2 y 3, en los que deber
ingresar los datos administrativos y bibliogrficos restantes.
Cdigo de barras del ejemplar: en este campo deber ingresar el nmero de inventario del
ejemplar. Si fuese ms de uno, deber separar con una coma cada uno de los nmeros de
inventario ingresados.
Autogeneracin de inventarios: Koha-UNLP tiene la facilidad de generar los inventarios
en forma automtica. Para aprovechar esta funcin deber dejar en blanco el campo cdigo de
barras, entonces el sistema buscar el ltimo nmero asignado y le sumar la cantidad de
ejemplares que desee ingresar en ese momento.
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Cantidad de ejemplares a agregar: si decide autogenerar los inventarios deber indicarle al
sistema la cantidad de ejemplares.
Unidad de informacin: en este campo aparecer el nombre de la biblioteca que ser
definido en el mdulo Parmetros.
Signatura topogrfica: aqu corresponde ingresar el dato para la localizacin fsica del
documento.
Disponibilidad: en este campo deberindicar el acceso establecido para el documento, ya
sea para la consulta en sala de lectura o para prstamo domiciliario.
Estado: aqu deberindicar el estado en que se encuentra el documento, que puede ser uno
de los siguientes:
a) Disponible: indicar que se puede acceder al documento a travs de la modalidad de
prstamo definida en el campo Disponibilidad.
b) No disponible: indicar que ese documento no se puede afectar al prstamo por
diferentes razones: se encuentra en encuadernacin, perdido, o en otra categorizacin que
determine la biblioteca.
Imagen 17. Men de opciones de estado del documento
Luego, deber continuar con el ingreso de los datos bibliogrficos:
Nivel bibliogrfico: ingresar el tipo de tratamiento que se le ha dado al documento en
proceso, ya sea analtico, monogrfico, coleccin u otra categorizacin que establezca la
biblioteca.
Tipo de documento: ingresar el cdigo que identifique las caractersticas intelectuales del
tratamiento del documento. Podr ser: LIB= libros, TES= tesis u otra categorizacin que
establezca la biblioteca. Podr acceder al mdulo Parmetros/ Tipos de documento para
personalizar esta tabla.
Soporte fsico: ingresar el medio fsico en el cual se presenta el documento. Podr utilizar:
impreso en papel, cd-rom u otra categorizacin que establezca la biblioteca.
Edicin: ingresar el nmero de edicin del documento, correspondiente al conjunto de
ejemplares editados sobre un mismo molde.
Lugar de publicacin: ingresar la ciudad o pas como aparece en el documento.
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Editor: ingresar los datos de la empresa o persona responsable de la edicin del documento.
Deber ingresar uno por lnea en caso de tener varias ocurrencias.
Ao de edicin: ingresar la fecha en la que se public el documento.
Descripcin fsica: ingresar los datos referidos a la extensin y caractersticas fsicas del
documento, como pueden ser: cantidad de pginas, volmenes.
Tamao: ingresar los datos que describan el tamao del documento.
Serie: ingresar los datos de serie.
ISBN: ingresar el nmero asignado por la agencia internacional que identifica al documento.
No deber ingresar la sigla ISBN, ya que ser incluida por el sistema en la visualizacin del
registro.
Volumen: si se tratara de un documento publicado en ms de un volumen, consignar el
nmero correspondiente al volumen que se est ingresando.
Descripcin del volumen: ingresar el ttulo del volumen si lo tuviera.
Pas: seleccionar de la tabla el pas correspondiente a la sede del editor.
Idioma: seleccionar de la tabla el idioma en que est escrito el documento.
Notas: ingresar toda informacin complementaria considerada de inters.
ndice: ingresar el ndice del documento.
Estantes y Sub-estantes: seleccionar de la tabla el estante o sub-estante virtual al cual quiere
vincular el documento. Luego deber hacer clic en a estante virtual para que el documento sea
asignado al estante elegido.
Recuerde que la estructura de la facilidad de estantes virtuales fue explicada en la seccin 3.2.
Una vez finalizado el ingreso de datos, deber seleccionarConfirmar alta de registro o bien
Agregar nuevo volumensi est ingresando un documento publicado en ms de un volumen.
3.3.1Agregar ejemplares
Koha-UNLP le permitir agregar ms ejemplares a un registro que ya haya sido creado sin tener
que repetir el ingreso de los datos de descripcin bibliogrfica.
Deber seleccionar la funcin Agregar ejemplares y buscar el ISBN o el ttulo del
documento al cual quiere sumar ejemplares.
Imagen 18. Agregar ejemplares
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Como resultado de la bsqueda, Koha-UNLP le presentar una lista con datos de ttulo,
autor y edicin para la identificacin del documento pertinente. Ante esta situacin, tendr dos
opciones:
Si localiz el documento desu inters: podr seleccionar Agregar ejemplares para comenzar a
agregar los datos de los nuevos ejemplares.
Si no localiz el documento de su inters: deber seleccionar la opcin Crear descripcin
bibliogrfica vaca para crear un registro nuevo.
Imagen 19. Resultados de la bsqueda
Si la opcin elegida es Agregar ejemplares, Koha-UNLP le presentar la pantalla de los
niveles 2 y 3.
En este caso deber tener en cuenta si el ejemplar a ingresar corresponde a:
1. Un documentopublicado en un solovolumen: en este caso solamente deber completar los datos
administrativos ya que los datos bibliogrficos fueron ingresados cuando se us la funcin
Agregar documento.
Imagen 20. Documento de un solo volumen
En este caso slo deber completar los campos: cdigo de barras, nmero de inventario,
cantidad de ejemplares, signatura topogrfica y disponibilidad. El proceso de ingreso de datos
para este caso finalizar en el ttulo Agregar a descripcin bibliogrfica existente, donde
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deber hacer clic en Agregar nuevo ejemplar a registro existente para guardar (o grabar) los
datos.
2. Un documentopublicadoen ms deun volumen: cuando se trate de agregar un ejemplar publicado
ms de un volumen deber completar los campos que se describieron para el caso de un ejemplar
en un solo volumen y adems deber completar los campos encabezados por el ttulo Agregarlo
a una nueva descripcin bibliogrfica.
Imagen 21. Documento de ms de un volumen
Al finalizar deber seleccionar deber seleccionar Confirmar alta de registro o bien
Agregar nuevo volumensi decidiera seguir incorporando volmenes.
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4. Mdulo Circulacin
El mdulo Circulacin permite administrar las transacciones de prstamos, devoluciones,
renovaciones, reservas y sanciones. El funcionamiento de este mdulo se relaciona directamente
con el mdulo Parmetros, ya que en ste se indican las condiciones de uso establecidas por la
Biblioteca para el servicio de circulacin: tipos de prstamos, cantidad de das, horarios y esquema
de sanciones.
Los procedimientos explicados para los Prstamos, Devoluciones y Renovaciones son
comunes a todos los tipos o modalidades de prstamos establecidos por la Biblioteca.
Las operaciones de Circulacin (prstamos, devoluciones y renovaciones) estn
representadas por los conos que se detallan a continuacin:
Imagen 22. conos que representan las devoluciones,
los prstamos y las renovaciones, respectivamente
4.1Prstamos
El prstamo de documentos se realiza mediante la localizacin del documento requerido a travs
de cualquier opcin de bsqueda en el menCatlogo.
Ejemplo: bsqueda de un documento titulado Clculoy geometra analtica.
Imagen 23. Ejemplo de bsqueda en el catlogo
El resultado de la bsqueda se muestra en una nueva pantalla donde se visualizan los datos
bibliogrficos relevantes para la identificacin del documento solicitado.
En la columnaDisponibilidad, Koha-UNLP informar la cantidad de ejemplares que posee
la Biblioteca y su disponibilidad: consulta en sala de lectura, prstamos, u otra opcin que se
determine.
Imagen 24. Disponibilidad del ejemplar
Deber posicionar el cursor sobre el campoTtulopara acceder al registro bibliogrfico
completo y a la lista de ejemplares disponibles para los diferentes tipos de prstamo:
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Imagen 25. Ejemplo de registro
Una vez localizado el libro, podr realizar el prstamo haciendo clic en el cono que muestra
el libro rojo.
Si el usuario requiere este libro para consulta en la Sala de Lectura, deber proceder de la
misma manera, pero posicionando el cursor sobre el ejemplar dispuesto para esa modalidad.
Imagen 26. Prstamo normal y a Sala de Lectura. El segundo ejemplar se encuentra
prestado al usuario Usuario Usuario
En otra pantalla, Koha-UNLP le solicitar que ingrese el apellido o DNI del usuario, y luego
que confirme (aceptar) o anule la operacin (cancelar).
Imagen 27. Pantalla de datos del usuario para prstamo de un ejemplar
Una vez que haya presionado aceptar se emitir un formulario del prstamo
correspondiente. El anexo de imgenes contiene un ejemplo de formulario de prstamo.
En el caso de los libros dispuestos para consulta, podr seleccionarse la modalidad de
prstamo dispuesta por la Biblioteca, por ejemplo, prstamo especial, prstamo para sala de
lectura, etc.
Luego de ingresar los datos del usuario, deber seleccionar el tipo de prstamo desplegando
las opciones dispuestas.
Imagen 28. Tipos de prstamo disponibles
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4.1.1Prstamos a partir de reservas
Se puede realizar el prstamo de un libro reservado previamente por el usuario desde el
OPAC. Deber ingresar los datos del usuario y Koha-UNLP mostrar una pantalla donde se
visualizarn los libros asignados que estn disponibles para ser prestados. Para realizar el
prstamo, deber proceder de la misma manera que para cualquier prstamo, pero seleccionando
el o los ejemplares, despus de hacer clic en el cono rojo. Una vez finalizado el prstamo,
Koha-UNLP mostrar la operacin realizada, nombre del usuario y fecha de vencimiento.
Imagen 29. Prstamos a partir de reservas
4.2 Devoluciones y renovaciones
Las devoluciones y renovacionespueden realizarse desde el mduloCirculacin y tambin desde
las facilidades de los mdulosCatlogo yUsuarios, como se explica a continuacin:
Desdeel mduloCirculacin, en el menPrstamos y Devoluciones: deber ingresar el apellido
o DNI del usuario y el cdigo de barras (inventario) del ejemplar y luego hacer clic en el cono
verde paraDevolvero en el celeste paraRenovar.
Imagen 30. Ejemplo de devolucin o renovacin desde el mdulo Circulacin
Desdeel mduloCatlogo: deber buscar el libro, seleccionar el ejemplar y pulsar en el cono
verde paraDevolvero en el celeste paraRenovar.
Imagen 31. Ejemplo de devolucin o renovacin desde el mdulo Catlogo
Desdeel mduloUsuarios/ Usuarios reales: en la pantalla de registro del usuario, Koha-UNLP
mostrar los datos del usuario y losEjemplares prestados. All, deber seleccionar el o los
ttulos que sern renovados.
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Imagen 32. Ejemplares prestados al usuario para renovar
En todos los casos, deberaceptaro cancelarla operacin en la pantalla de confirmacin
siguiente donde se visualizan los datos del libro y del usuario.
Imagen 33. Pantalla de confirmacin
Una vez aceptada la renovacin, el sistema emitir un formulario correspondiente a esta
operacin.
Si el ejemplar se encuentra reservado, el sistema no permitir renovar el prstamo, slo
admitir ladevolucindel mismo.
4.3 Sanciones
Koha-UNLP aplica el esquema de sanciones determinado por cada Biblioteca, que debe ser
especificado en el mdulo Parmetros.
Si al momento de prestar un libro o renovar un prstamo al usuario, ste se encuentra
sancionado por otro prstamo no devuelto o devuelto fuera de trmino, el sistema no permite
el prstamo ni la renovacin a ese usuario, informando la suspensin en un cartel rojo.
Cuando se realice una devolucin cuyo libro haya vencido, el sistema suspender al
usuario por el trmino de los das que correspondan.
En la pantalla de sanciones tambin se muestra el listado de usuarios afectados por las
sanciones y se puede eliminar esta condicin. La opcin de eliminar una sancin le est permitida
solamente al administrador del sistema o responsable de la Biblioteca.
Imagen 34. Listado de usuarios sancionados
Imagen 35. Informacin sobre un usuario sancionado
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5. Mdulo Usuarios
El Mdulo Usuarios permite administrar el registro de los usuarios, actualizar datos, otorgar
permisos y realizar operaciones individualmente para cada usuario.
KOHA-UNLP permite la administracin de dos grandes grupos de usuarios: usuarios reals y
usuarios potenciales.
5.1Usuarios potenciales
Los Usuarios potenciales son aquellos que se encuentran almacenados en la base de datos y
que an no se han registrado para usar los servicios de la Biblioteca. Cuando deciden ser socios, la
Biblioteca los habilita como tales.
Los datos de estos usuarios pueden ser obtenidos de un proceso de importacin desde
otro sistema, por ejemplo, en las bibliotecas de la Universidad, es el resultado de la importacin
desde el sistema de alumnos SIU Guaran.
Las Bibliotecas que no usen sistema de administracin de alumnos o no tengan sus usuarios
almacenados previamente, deben ingresar registrar los datos utilizando la funcin Agregar
usuario.
Bsqueda deusuarios potenciales: permite utilizar el apellido, DNI o legajo como expresin de
bsqueda. Luego presionarBuscar.
Ver usuarios: permite listar todos los usuarios a partir de una letra.
5.2 Usuarios reales:
Los Usuarios reales son los usuarios que fueron habilitados para el uso de la Biblioteca
usando la funcionalidad de Usuarios potenciales. Los Usuarios reales pueden loguearse en el
OPAC, realizar bsquedas y acceder a la reserva y renovacin en forma remota.
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Bsqueda de usuarios reales: permite utilizar el apellido, DNI o legajo como expresin de
bsqueda. Luego presionarBuscar.
Ver usuarios: permite listar todos los usuarios a partir de una letra.
Utilizando la funcinBsqueda deusuarios realesse pueden acceder al registro para para editar
o modificar datos.
Se selecciona Apellido, nombres o DNI y a partir de all el sistema abre una nueva pantalla
donde se encuentran los datos del usuario requerido.
Desde esta pantalla se pueden realizar las siguientes operaciones:
5.2.1. Modificar datos:
Se accede a la misma pantalla usada para realizar la operacinAgregar Usuario.
Permite modificar los datos personales: apellido, domicilio, e-mail, etc.
Recordar que esta operacin tambin la puede realizar el usuario directamente desde la
opcin MI CUENTA en el OPAC. En este caso la informacin ingresada por el usuario
registrado pasa automticamente a su registro de usuario en la Intranet.
Una vez realizados los cambios presionar el botn '''Guardar. A continuacin KOHA-
UNLP abrir una nueva pantalla de confirmacin con el texto Confirme registro donde se
visualizarn los datos modificados. Nuevamente seleccionar Guardar para grabarlos en el
sistema, en caso contrario las modificaciones realizadas no sern almacenadas.
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5.2.2 .Eliminar usuario:
Esta funcin se utiliza cuando un usuario registrado puede decidir no continuar con esta
condicin, o bien la Biblioteca decide dar de baja usuarios que no cumplan con los requisitos
dispuestos.
Cuando se realiza esta operacin aparece un mensaje para confirmar si realmente se quiere
efectuar la baja.
5.2.3. Cambiar contrasea:
Una vez seleccionada esta opcin se abrir una nueva pantalla donde se puede cambiar la
contrasea del usuario, deber introducirla y luego confirmarla.
5.2.4. Modificar permisos:
Los usuarios internos del sistema, bibliotecarios, operadores, personal de apoyo, pueden
acceder a determinadas funciones de acuerdo a las tareas que desarrollen. As, la persona
responsable de la administracin de KOHA-UNLP, tendr la totalidad de los permisos
identificados como Superlibrarian. Esta persona podr decidir y asignar los permisos del resto de
su grupo de trabajo, por ejemplo: el personal de procesos tcnicos tendr acceso a las funciones
del Mdulo Catlogo pero no podr realizar operaciones de Circulacin, o viceversa.
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5.2.5. Generar carnet:
Desde esta funcin se obtiene el carnet de socio que lo habilita al uso de los servicios de la
Biblioteca. En el carnet se imprimen los datos identificatorios del usuario, su foto, los datos de la
Biblioteca y el cdigo de barra que codifica su identificacin.
5.2.6. Libre deuda:
Administra la emisin del certificado de libre deuda. La emisin del mismo depender del
estado del usuario ante la Biblioteca segn las reglas de uso establecidas.
El estado del socio se controla mediante una preferencia del sistema, que se verifica al
momento se solicitar el certificado.
Esta preferencia est determinada por defecto para validar que el usuario no tenga
prstamos vencidos. KOHA-UNLP ofrece otras posibilidades que permiten la personalizacin de
esta funcin.
5.2.7. Subir foto:
Permite incorporar la foto del usuario a su registro. sto permitir identificar visualmente al
usuario en pantalla. Se debe presionar sobre el botnExaminar para buscar el archivo (jpg) de la
foto y luego presionar el botnSubir fotopara que la imagen sea agregada.
5.2.8. Historial de prstamos:
Permite almacenar los datos de las operaciones de prstamos realizadas por el usuario. Se
podrn visualizar los siguientes datos: ttulo, autor, codigo de barras, signatura topogrfica, fecha
del prstamo y fecha de vencimiento de los prstamos.
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5.2.9. Historial de reservas
El Historial de reservas permite almacenar los datos de las reservas realizadas por el usuario.
El Historial guarda los datos: autor, ttulo, estado, fecha de la reserva y vencimiento.
El estado puede ser: anulada en el caso que el usuario haya cancelado la reserva yotorgadasi la
reserva se convirti en un prstamo.
5.3 Agregar usuario:
Esta funcin permite dar de alta a los usuario que no estn incluidos en los Usuarios
potenciales.
Seleccionado esta opcin, se abrir un pantalla para completar los datos personales
requeridos por el sistema: Apellido y nombres, nmero de documento, legajo, direccin, mail,
etc. Utiliza la misma pantalla que la funcin: Modificar datos.
Campos obligatorios: Los campos identificados con un asterisco (*) son considerados como
OBLIGATORIOS.
Completados todos los datos deber presionar el botn '''Guardar. A continuacin KOHA-
UNLP abrir una nueva pantalla de confirmacin con el texto Confirme registro donde se
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visualizarn los datos modificados. Nuevamente seleccionar Guardar para grabarlos en el
sistema, en caso contrario las modificaciones realizadas no sern almacenadas.
Operaciones de Circulacin
En la pantalla de registro del usuario tambin se pueden realizar operaciones de circulacin:
si el usuario tiene prstamos en curso o reservas realizadas, al pie de la pantalla aparece un listado
desde donde se pueden realizar las devoluciones y renovaciones de prstamos activos y
efectivizar las reservas .
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6. Mdulo Parmetros
El mdulo Parmetros permite administrar las opciones para configurar el funcionamiento de
Koha-UNLP de acuerdo a las normas de uso de cada biblioteca.
6.1Preferencias
Las Preferencias del sistema son variables que controlan el funcionamiento de Koha-UNLP,
por ejemplo: categoras de usuario, modalidades de prstamos, tipos de documento, envo
automtico de mails, etc.
El anexodeimgenes contienela tabla depreferencias.
6.2 Unidades de informacin
Esta funcin permite configurar los datos de las distintas unidades de informacin que
administrar el sistema. Deber ingresar los datos de la biblioteca: nombre, institucin, domicilio,
telfono, mail y categora. Koha-UNLP le permitir editar los datos de una biblioteca o darla de
baja, utilizando los conos que representan la funcin:
permite editar, corregir o modificar los datos.
permite dar de baja (borrar) una unidad de informacin como usuaria del sistema.
Estos dos conos estarn presentes en todo el entorno del sistema, y sus funciones sern,
respectivamente, editar y eliminar datos de cualquier tipo.
Imagen38. Unidades de informacin
6.3 Tablas de referencia
Las Tablas de referencia permiten normalizar la entrada de datos para todos los registros. Es
decir, si se adopta un descriptor para identificar a un tema, este trmino se escribir siempre de la
misma forma y cuando se modifique, el cambio se aplicar a todos los registros que contengan
dicho descriptor. Este mismo procedimiento se usar para el caso de los autores.
Deber seleccionar desde el listado la tabla a utilizar: temas o autores.
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Imagen 39. Listado de tablas de referencia
Koha-UNLP le presentar la pantallaAdministracin de categorasdonde podr escribir
el trmino de inters y obtener el resultado de la bsqueda paraEditar (modificar) o Eliminar
dicho trmino.
Imagen 40. Ejemplo de bsqueda de categoras
Editar:
Para la funcin Editar se presentar una pantalla donde puede manipular los datos de ese
registro. Este cambio se aplicar a todos los registros del sistema que tengan referencia a este
registro en particular.
Eliminar:
La funcinEliminar permitir asignarle todos los registros que contengan el trmino que desea
eliminar (tema o autor) a un trmino similar que encuentre el sistema.
En esta pantalla tendr dos opciones:
Asignar y borrar: asignar el trmino de referencia a otro autor o tema y borrar el autor o tema
actual.
Asignar: asignar las referencias del autor o tema a otro autor o tema y conservar los datos del
tema original.
6.4 Tipos de documento
Permite definir los diferentes tipos de documento que sern procesados por la biblioteca. Las
categoras definidas sern utilizadas en el proceso de alta, baja y modificacin de registros
permitidas en el mdulo Catlogo.
En esta pantalla podr indicar el cdigo que representar el tipo de documento, descripcin y
las condiciones de prstamo y renovacin.
En esta pantalla, adems, podr:
Agregar: crear una categora de documento: libro, tesis, mapa, etc, crear un cdigo que
identifique ese documento y definir las reglas de uso establecidas para cada documento:
disponibilidad, cantidad de das permitidos para el prstamo y opcin de renovacin.
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Modificar: editar el registro de los tipos antes definidos y modificar sus reglas.
Eliminar: borrar un tipo de documento.
Imagen 41. Tipos de documento
6.5 Categoras de usuarios
Permite definir las categoras de usuarios establecidas por la biblioteca.
En esta pantalla podr:
Agregar: crear una categora de usuario: alumnos, docentes, investigadores u otra categora que
especifique, crear un cdigo que la identifique y definir las reglas de uso establecidas para cada
grupo: cantidad de das permitidos para el prstamo, cantidad mxima de prstamos, etc.
Modificar: editar el registro de las categoras antes definidas y modificar sus reglas.
Eliminar: borrar una categora.
Imagen 42. Categoras de usuarios
6.6 Tipos de prstamo
Permite definir los parmetros para la administracin de los tipos de prstamos que gestione la
biblioteca.
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Como en los casos anteriores, en esta pantalla deber:
Agregar: crear un tipo de prstamo: prstamo domiciliario, prstamo especial, prstamo para sala
de lectura u otra categora especfica. Tambin deber crear un cdigo que lo identifique y definir
las reglas de uso establecidas para cada tipo de prstamo: cantidad de das permitidos, cantidad
mxima de prstamos, etc.
Modificar: editar el registro de los tipos antes definidos y modificar sus reglas.
Eliminar: borrar un tipo de documento.
Imagen 43. Tipos de prstamo
6.7 Administracin de libre deuda
La emisin del certificado de libre deuda deber ser administrada desde esta funcin. En esta
pantalla podr indicar las razones por las cules Koha-UNLPno deber emitir el certificado.
Podr seleccionar una o varias de las opciones del listado, o bien podr indicar al sistema que
apliquetodaslas condiciones a la vez.
En todos los casos deber hacer clic enGuardarpara grabar las opciones elegidas.
Imagen 44. Administracin de libre deuda
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6.8 Feriados
Esta funcin le permitir marcar con anticipacin en el calendario los das en los que la biblioteca
no brindar servicios. Podr seleccionar los feriados nacionales, perodos vacacionales, asuetos u
otros das que la institucin establezca como inactivos.
Imagen 45. Ejemplo de calendario con feriados marcados
como das inactivos
6.9 Sanciones
Esta funcionalidad le permitir personalizar el esquema de sanciones para que Koha-UNLP lo
aplique en forma automtica desde el mdulo Circulacin.
Las sanciones pueden ser aplicadas, por ejemplo, a usuarios que devuelvan los ejemplares
fuera de trmino o aquellos que realicen una reserva y luego no retiren el ejemplar, u otra causa
que establezca la biblioteca.
A continuacin se muestra una captura de la pantalla de administracin de sanciones, en la
que se configura a qu tipo de prstamo y a qu categora de usuario se aplica una determinada
sancin, con el perodo de demora de la devolucin del ejemplar y la cantidad de das de sancin
que corresponden. Tambin aqu se puede determinar la cantidad de veces que un usuario puede
incurrir en una sancin determinada.
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Imagen 46. Panel de control de sanciones
6.9.1Consideraciones particulares respecto a sanciones y reservas
Sanciones
Para configurar la aplicacin de las reglas de sanciones deber activar las Preferencias del
sistema que afectan las sanciones:
a) sanctions: habilita o deshabilita la aplicacin de las reglas de sanciones.
b) daysOfSanctionReserves: indica la cantidad de das de sancin que corresponde a los usuarios
que tienen reservas no retiradas.
Debe tener en cuenta que el esquema de sanciones considerar que las mismas se aplicarn
sobre tipos de prstamo, categoras de usuarios y plazos que la biblioteca determine.
Las sanciones se aplicarn cuando el usuario cumpla con la devolucin del ejemplar.
En el caso de que un usuario sancionado tenga varios ejemplares vencidos en su poder, la
sancin se aplica cuando se devuelve el ltimo ejemplar.
Si varios de los ejemplares fueron devueltos con demora, la sancin que se aplica es la que
corresponde a la devolucin ms atrasada.
Cuando un usuario haya devuelto un libro fuera de trmino y posea ms libros vencidos en
su cuenta, no podr realizar operaciones de circulacin hasta no devolver el ltimo ejemplar y se
haya cumplido el plazo de la sancin aplicada.
Reservas
Para configurar la aplicacin de las reglas de sanciones deber acceder al mdulo Parmetros y
activar lasPreferencias del sistema que afectan las reservas:
a) maxreserves: cantidad mxima de reservas que puede efectuar un usuario.
b) ReserveItemyreserveGroup: cantidad de das de plazo para retirar el libro reservado.
c) daysOfSanctionReserves: cantidad de das de sancin que le corresponden a un usuario que
no retira una reserva.
d) reserveFrom: direccin desde la que llegan los e-mails referidos a las reservas.
e) reserveMessage: mensaje de aviso de reserva disponible.
f) reserveSubject: asunto del mail con aviso de reserva disponible.
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7. Mdulo Reportes
El mdulo Reportes permite obtener reportes y estadsticas de las operaciones realizadas por el
sistema. Koha-UNLP permite visualizar los datos en pantalla, obtener un listado, generar un
archivo en formato pdf o exportar esos datos a una planilla de clculo de la aplicacin Open
Office.
Los reportes estn estructurados de acuerdo a las tareas que se realizan desde cada mdulo.
As, si se requieren datos del servicio de prstamos de la biblioteca, se debern obtener desde las
opciones listadas en el bloque del mdulo Circulacin.
7.1Reportes del mdulo Catlogo
7.1.1Reporte de inventario
En esta pantalla podr obtener el listado de inventarios de los documentos ingresados al sistema.
Para la generacin del reporte, deber especificar un rango de nmeros de inventario en la
opcinLocalizacin del ejemplar entre. Deber ingresar el cdigo de la biblioteca seguido del
nmero de inventario y presionar Buscar. Recuerde que los datos deben estar separados por un
guin.
Imagen 47. Reporte de inventario
Como resultado, Koha-UNLP le presentar un listado con los nmeros de inventarios y los
datos bibliogrficos.
Adems, le informar en la barra superior los nmeros de inventario mnimo y mximo que
encuentra almacenados. Para exportar esos datos a una planilla de clculo deber seleccionar
Generar planilla y acceder a ella desde la aplicacin.
En este reporte tendr tambin la facilidad de ordenar los datos de manera ascendente o
descendente, para lo cual deber hacer clic en las columnas nmero de inventario, autor, ttulo o
signatura topogrfica.
Imagen 48. Listado de inventario
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7.1.2Reporte de signatura topogrfica
En esta pantalla podr obtener el listado de las signaturas topogrficas utilizadas. Tendr dos
opciones para generar el reporte.
Iniciar la bsqueda por una signatura en particular, por ejemplo 316 WEB. El sistema le listar
solamente los documentos que tengan asignada la signatura requerida.
Imagen 49. Resultados de bsqueda por signatura
Iniciar la bsqueda a partir dela generacin del reporte. Deber especificar un rango de signaturas
usadas, por ejemplo: Desde 316 Hasta 338.
Imagen 50. Bsqueda por rango de signaturas
Como resultado el sistema le presentar una pantalla donde se listarn todos los documentos
cuyas signaturas estn comprendidas en el rango especificado.
Imagen 51. Resultados de bsqueda por rango de signaturas
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En cualquier caso, podr elegir laCantidad de resultados por pgina que desea visualizar.
En el caso de este ejemplo, la cantidad de resultados excede el nmero solicitado, por lo tanto el
resto de los datos se podrn ver en las pginas siguientes.
Tal como se explic en Reporte de inventario, si se quisiera exportar esos datos a una
planilla de clculo, se deber seleccionarGenerar planilla y acceder a ella desde la aplicacin.
En este reporte tendr tambin la facilidad de ordenar los datos de manera ascendente o
descendente. Para ello deber hacer clic en las columnas signatura topogrfica, autor, ttulo o
nmero de inventario.
7.1.3Reporte Generar etiquetas
Este reporte le permitir generar el listado de las etiquetas con cdigo de barras para luego
imprimirlas y aplicarlas al documento.
Como en los reportes descriptos anteriormente, en este caso tambin tendr la facilidad de
realizar reportes a partir de un rango de datos, ya sea de nmeros de inventario o de signatura
topogrfica.
Como resultado, el sistema le presentar una pantalla con el listado requerido.
Imagen 52. Listado de ejemplares para generar etiquetas
Luego, deber seleccionarGenerar etiquetas y obtener el archivo de etiquetas a imprimir.
Imagen 53. Etiqueta generada
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7.2 Reportes del mdulo Usuarios
7.2.1Reporte Generar carnet
Este reporte le permitir generar el listado de los usuarios para imprimir su carnet
correspondiente.
Como en los reportes descriptos anteriormente, aqu tambin tendr la facilidad de generar el
reporte a partir de un rango de datos. En este caso podr indicarse un rango a partir del apellido
o del legajo del usuario. Tambin podr seleccionar un rango de categora de usuario o listar
Todoslos tipos de usuarios.
Imagen 54. Generar carnets de usuarios
Una vez que haya obtenido el reporte, podr seleccionar Generar carnet para obtener el
archivo para imprimir.
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Imagen 55. Carnets de usuarios
Otros reportes del mdulo Usuarios que se pueden obtener:
Usuarios por categora: permite obtener informacin de cantidad de usuarios por
categora: alumnos, docentes, investigadores u otra categorizacin establecida por la biblioteca;
Frecuencia de uso: frecuencia de uso de los servicios de la biblioteca, por ao y por
categora.
7.3 Reportes del mdulo Circulacin
7.3.1Actividades anuales
Este reporte le permitir tener una representacin de las operaciones realizadas anualmente en el
servicio de circulacin y prstamos de la biblioteca.
Deber seleccionar el ao que dar origen al reporte y el sistema le presentar una pantalla
donde se podrn visualizar los datos mensuales de cantidad de prstamos (en sus diferentes
modalidades), devoluciones, renovaciones y cantidad de usuarios que accedieron a esas
operaciones.
Imagen 56. Actividad anual
Como en los reportes descriptos anteriormente, Koha-UNLP le brinda la facilidad de
exportar los datos a una planilla de clculo.
Otros reportes del mdulo Circulacin que se pueden obtener:
Prstamos: este reporte indica la cantidad de prstamos actuales, as como los vencidos;
Reservas: devuelve las reservas actuales de los usuarios de la biblioteca;
Reportes histricos de prstamos y sanciones.
7.3.2Registro de circulacin
Este reporte pemite obtener la cantidad y el listado para cada tipo de prstamo y operacin
en una determinada fecha.