Workflow vs Aplicaciones Empresariales Horizontales
Workflow: Es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de
trabajo: cmo se estructuran las tareas, cmo se realizan, cul es su orden correlativo, cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta las tareas y cmo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Una aplicacin de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecucin del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportacin de las herramientas necesarias para gestionarlo
Se pueden distinguir tres tipos de actividad: Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado comn. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en s mismo. Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperacin entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final. Actividades de coordinacin.
Beneficios del Workflow o flujo de trabajo Segn los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:
Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatizacin de muchos procesos de negocio. Mejora del control de procesos a travs de la normalizacin de los mtodos de trabajo. Mejor atencin y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes. Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales. Optimizacin de la circulacin de informacin interna con clientes y proveedores. Integracin de procesos empresariales.
Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, tambin conocidos como BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas de Gestin de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas, procesos y mquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realizacin del trabajo. Facilitan tambin la automatizacin de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias concretas.
En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicacin, Workflow Documental y Workflow de Produccin. Algunos de ellas se limitan a su rea en particular y otras permiten la comunicacin con aplicaciones externas de manera sncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta ms adelante).