4.2.1. Generalidades A continuacin se presentan las herramientas bsicas que le facilitarn el manejo de la parte contable y financiera del proyecto, y que le permitirn: Cuantificar el proyecto en trminos de inversin, presupuestos, balance, costo y rentabilidad.
Evaluar la viabilidad del proyecto
Estimar los costos que intervienen en el proceso productivo, con
el fin de calcular el precio de venta de los productos que se van a fabricar. Efectuar una comparacin entre lo presupuestado y lo ejecutado para hacer los correctivos oportunamente, una ve haya transcurrido al!"n tiempo. 4.2.2. Contabilidad. El sistema contable de la or!aniacin es un instrumento muy "til y prctico que facilita la toma de decisiones del empresario y mantiene un se!uimiento constante de las operaciones y estado financiero de la empresa. El sistema contable lo podemos definir como el proceso de llevar, en forma ordenada, las cuentas de la or!aniacin, permanecer informados de la situacin de la misma y la b"squeda de alternativas atractivas que posibiliten el ahorro en cuanto a costos y !astos, para incrementar las e#pectativas de rendimiento. Ahora bien, debe hacerse una diferenciacin en cuanto a costos y !astos. Cuando se elabora un plan de ne!ocios, costo es la cantidad de dinero que se debe ero!ar para cancelar lo que se requiere en la operacin de la empresa, y no tiene como fin !enerar !anancias, en tanto que el !asto s$ es ero!ado con el propsito de obtener utilidades, ejemplo, el pa!o de la lu es un costo, mientras que un spot publicitario en la radio es un !asto. Existen dos tipos de costos: a) Variables son los que se realian proporcionalmente al nivel de produccin, y forman parte bsica del producto %insumos, materiales, etc.&, por ejemplo, compra de papeler$a, la cual aumentar o disminuir dependiendo de la cantidad o volumen que se consuma. 1 b) Fi!os son los que se dan con una misma frecuencia y que no pueden identificarse espec$ficamente con el producto o servicio, ya que no cambian con el volumen de los mismos. Ejemplo, pa!o mensual de la lu, telfono, etc. 4.2." #e$istros y controles. 'efina el tipo de re!istros y los formatos que usar, as$ como los controles contables de los que se au#iliar. El n"mero de re!istros es variable de empresa en empresa, de acuerdo a sus necesidades de contar con informacin. (os controles contables m$nimos que deben llevarse son: )n libro diario y un libro por cuenta. En al!unas empresas de peque*o tama*o tambin se lleva un libro mayor que re"ne todos los datos de los libros de cuentas, y que permite tomar mejores decisiones empresariales. (a contabilidad no es para que otros la vean, la contabilidad es un instrumento de toma de decisiones. 4.2.4. Fl%!o de e&ecti'o (in$resos ) e$resos). El flujo de efectivo es un estado financiero que muestra el total de efectivo que entr o sali de la empresa, durante un lapso de tiempo determinado. El flujo de efectivo habilita proyectar, de manera precisa y se!ura, la situacin econmica de la or!aniacin en tiempos futuros, viabiliando a la ve, tanto la estimacin de las cantidades de dinero que se necesitarn en fechas ulteriores, ya sea para compra de herramientas o maquinaria, insumos, pa!o de deudas, pa!o de salarios, etc., como de las cantidades de dinero que entrarn a la empresa, en concepto de ventas, intereses, etc. Es conveniente elaborar un sencillo flujo de in!resos y e!resos que nos de la idea de cmo estaremos en la empresa financiera y econmicamente. 4.2.*. +alance General inicial. El +alance ,eneral es un instrumento que muestra, a una fecha determinada, cules son los activos, pasivos y capital con que cuenta la empresa. -uestra la situacin financiera de la empresa, o sea, qu se posee, qu se deba y qu se ha pa!ado. .rminos bsicos que se manejan en todo balance !eneral: a) ,cti'os constituyen todos los recursos econmicos con que cuenta la empresa, ejemplo, dinero, terrenos, edificios, cuentas por cobrar, inventarios, etc. 2 b) -asi'os son todas las deudas y compromisos que han sido contra$das por la empresa, con el propsito de acrecentar el dinero para adquirir ms activos o brindarles mantenimiento a los que ya se poseen. En este rubro se consideran cuentas como proveedores, cuentas por pa!ar, hipotecas por pa!ar, etc. c) Capital es lo que cada uno de los socios ha aportado en dinero para la creacin de la empresa, adicionndole las utilidades que se han obtenido en per$odos anteriores. En contabilidad se maneja la ecuacin contable, la cual manifiesta lo si!uiente: ,C./V01 -,2/V02 E3/G/+LE2 4 C,-/.,L Es conveniente hacer un +alance ,eneral inicial de nuestra empresa, que nos permita hacer comparaciones posteriores para saber cul es nuestra situacin de empresa lue!o de transcurrido un lapso de tiempo. 4.2.5 -ro$ra6a de in'ersin. El pro!rama de inversin es un instrumento administrativo que permite planear, en un per$odo de tiempo, las diferentes actividades que se van a desarrollar para crear la empresa, los requerimientos de liquide econmica para la compra de los activos fijos, !astos pre/operativos y capital de trabajo, y el tipo de financiamiento del proyecto con recursos propios y0o recursos crediticios. .odo pro!rama de inversin debe tomar en cuenta los si!uientes instrumentos: un crono!rama de inversin, un breve presupuesto, el +alance ,eneral, el Estado de 1esultados y un 2lujo de Efectivo 3 4.2.7. Costos. a. Costos Fi!os Calcule los costos fijos mensuales de su empresa de acuerdo con los si!uientes rubros: Alquiler Servicios Mano de obra (sueldo fijo) Prestaciones Sociales Depreciacin de Maquinaria Mantenimiento de Maquinaria Sueldos administracin Seuros !onorarios ("ontador # Aboado) Papeler$a %tiles de aseo &astos de venta &astos 'inancieros (tros )mporte S*+ ,otal &astos 'ijos - b. Costos 'ariables %nitarios En el si!uiente cuadro estime el costo variable unitario para cada uno de los productos que elabora en su empresa. Materias Primas .nidad de Medida Precio .nitario "antidad .tili/ada "osto ,otal
,otal M+ P+
0tros costos 'ariables Mano de (bra temporal 0mpaque (tros S*+ S*+ S*+ ,(,A1 "(S,(S 2A3)A410S S*+ ,(,A1 "(S,(S .5),A3)(S S*+ c. Costos .otales 3ara cada uno de los productos, estime el costo total unitario, as$: d. -recio de Venta 3ara cada uno de sus productos, calcule el precio de venta utiliando la si!uiente frmula: 8onde 4 )tilidad en 5entas: es el porcentaje que se pretende obtener como beneficio para la empresa. 'ebe escribir la cantidad en valores brutos, por ejemplo, si es 674, no escriba 7.67, debe escribir 67. 6 4 'escuentos: representa el m#imo de porcentaje en descuentos que se brindarn por producto, y debe escribirse en valores brutos, y no en porcentajes. Comisiones: cuando el producto requiera de vendedores e#pertos para distribuirlo y venderlo, debe asi!narse una cantidad en concepto de pa!o de comisiones para dichos vendedores. e. -%nto de E9%ilibrio )na informacin financiera posterior que se puede obtener de las proyecciones econmicas efectuadas, se refiere al periodo de tiempo justo %punto de equilibrio temporal, en este caso 8financiero8& para que el proyecto cubra los recursos %en valores nominales& invertidos a partir del inicio de operaciones. 9e busca un punto de equilibrio entre: El total de los recursos consumidos en el tiempo %e!resos de capital&: El total de los recursos !enerados por la actividad empresarial. 3or lo tanto, ser necesario calcular cunto van a producir y cunto deben vender para recuperar al menos lo que se ha invertido en la elaboracin del producto. Esta manera es bastante conveniente, ya que les brinda una visin precisa de dnde deben partir %cunto vender& para que su resultado sea cero, o sea, sin !anancias y sin prdidas. 9i ustedes quieren cualquier cantidad de !anancia, deben hacer un impulso por vender ms unidades de las calculadas en el punto de equilibrio, o unidades de equilibrio. A esto se le denomina anlisis del punto de equilibrio. 7