Resumen Unidades 5 al 8

Diferencia entre la Auditora Financiera y la Administrativa

La Auditora Administrativa tiene relacin natural con la Financiera; se desarrolla
en parte muy importante de la Auditora Interna, efectundose como extensin
gradual del trabajo tradicional del Auditor.
Antes de establecer la diferencia existente entre ambas Auditoras, es necesario
presentar sus conceptos y objetivos.

La Auditora Financiera
Es un examen sistemtico de los registros contables de una institucin, para
determinar y verificar hechos relativos a operaciones financieras y los resultados
de stas para informar sobre la razonabilidad de los mismos.
La Auditora Financiera mira hacia el pasado, o sea, estudia las transacciones que
ya se han efectuado. Por ejemplo: los informes de auditora de estados financieros
son medios para satisfacer a bancos, proveedores, accionistas, etc., a esta tcnica
le interesan los desperdicios, errores, fraudes pasados, etc., y se enfocan
nicamente en la situacin financiera.

Objetivos de la Auditora Financiera
Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que las
Normas Contables hayan sido aplicadas en forma consistente y expresar una
opinin acerca del manejo financiero.

La Auditora Administrativa
La Auditora Administrativa mira hacia adelante, es constructiva en su concepto.
En trminos generales, la auditora administrativa proporciona una evaluacin
cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa de una entidad
desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo.
Proporciona un panorama administrativo general de la entidad que se est
auditando, seala el grado de efectividad con el que opera cada una de las
funciones que la integran; por consecuencia, seala aquellas reas cuyos
problemas exigen una mayor atencin por parte de la direccin de la entidad. Por
ejemplo, las polticas inadecuadas en relacin con la funcin de compras, puede
resultar en dificultades que no aparecen en el informe de auditora financiera.

Objetivo de la Auditora Administrativa
Proporciona un panorama administrativo genera de la entidad que se audita,
seala el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones (compras,
ventas, recursos humanos, etc.) que la integran. Asegura mejores resultados,
ayudando a la direccin a lograr y mejorar la posicin de la entidad.

Desventajas de la Auditora Financiera ante la Auditora Administrativa
La auditora financiera tiene las desventajas administrativas que aparecen a
continuacin:




CARACTERSTICAS
AUDITORA
FINANCIERA
AUDITORA
ADMINISTRATIVA
1. Propsito Expresar una opinin
sobre la razonabilidad
de los Estados
Financieros y
determinar el
adecuado uso
financiero.
Apreciar la calidad de la
administracin.
Calidad, tanto individual
como colectiva de los
gerentes.
Calidad de los procesos
2. Alcance La situacin
financiera.
La situacin
administrativa.
Factor funcional.
Factor procesal.
Factor analtico.
Factor medio-ambiente.
3. Orientacin Hacia los Estados
Financieros de las
entidades desde el
punto de vista
retrospectivo.
Hacia la situacin
administrativa y operativa
de las entidades en el
pasado, presente y futuro.
4. Medicin Las Normas
Contables
Los principios de la teora
de la administracin.
5. Mtodo Las Normas
Internacionales de
Auditora
Mtodo cientfico: tcnicas
de investigacin Normas
de Auditora
6. Precisin Ostensiblemente
absoluta.
Relativa en precisin.
7. Interesados Principalmente
externos (Accionistas,
Gobierno, Acreedores)
Bsicamente internos: La
direccin superior de la
entidad.
8. Realizacin Real Potencial
9. Necesidad Requerida legalmente Requerida opcionalmente.
10. Antecedentes Mayor antecedente de
su existencia.
Reciente aparicin,
relacionada con el
enfoque de sistemas.
11. Catalizador Por tradicin. La necesidad de revisar y
evaluar lo administrativo
en un organismo social a
peticin de la direccin
superior.
12. Frecuencia Regular; cuando
menos una revisin al
ao.
Peridica, pero su
periodicidad es indefinida
en la mayora de los
casos.
Se propone en un perodo
de 1.5 a 2 aos.

Entre otras desventajas se encuentran:
1. No mide el progreso realizado hacia los objetivos de la entidad.
2. No controla elementos esenciales de la administracin, fuera de los fiscales.
3. Se orienta ms hacia el pasado que al futuro.
4. Los Estados Financieros no dan una imagen completa de la entidad, ni de sus
habilidades para hacer frente a una obligacin contrada recientemente.
5. No lleva a cabo un anlisis comparativo (valorando la eficiencia de los planes,
procedimientos y operaciones de la entidad en comparacin con los
competidores).
6. Carece de anlisis de integracin evaluando la eficiencia de la interaccin
funcional de una entidad.
7. Falta de anlisis interpretativo relacionando importantes datos fiscales con
decisiones recientes.

Necesidad de que la Auditora Administrativa y la Financiera se
complementen
Cuando se lleva a cabo exclusivamente la Auditora Financiera, se est dirigiendo
nicamente a una parte mnima de la funcin general de una entidad, al no
contemplar el todo, simplemente se estn viendo efectos y no causas.
Siempre los informes de auditora de estados financieros culminan con un
dictamen sobre la razonabilidad de dichos estados; pero casi nunca aportan las
causas administrativas que estn provocando una mala o deficiente
administracin.
Los Estados Financieros son el producto de un proceso de informacin
debidamente integrado y, desde luego, la informacin y la comunicacin de una
entidad no son materia del rea financiera, sino del rea administrativa.
Muchas veces el manejo inadecuado de polticas es consecuencia de una
informacin financiera deficiente. La propia organizacin financiera es producto de
la organizacin administrativa, y el desconocimiento de sta ocasiona el manejo
inadecuado de la estructura contable y financiera.
Muchos problemas le ocasionan a una entidad un deficiente sistema de control y
su aplicacin al mbito financiero.
Partiendo de una adecuada seleccin e integracin de recursos humanos, habr
que determinar la habilidad y la capacidad requerida de stos, para alcanzar los
objetivos y planes fijados. Adems sta integracin es importante para el xito en
la elaboracin y manejo de los estados financieros. La mayora de las veces, los
problemas de informacin financiera no son del manejo numrico y especific de
la informacin, sino de la persona que es incapaz de manejar esos nmeros.
Actualmente, la elaboracin de Estados Financieros est basado en mtodos de
contabilizacin, manuales contables, implementacin de formas; que son fruto de
la actividad administrativa y no contable.
Es por eso que al comparar la Auditora Administrativa y la Financiera no existe
confusin, ya que la financiera se refiera slo a registros, libros e informes
contables; sin embargo, al revisar el programa de una auditora financiera se
encuentra la necesidad de realizar un examen del control interno, y ste es un
aspecto de confusin que es necesario aclarar.
Esto es precisamente el control interno: el punto de coincidencia de ambas
auditoras, pero con distintos usos. La Auditora Financiera se aboca a analizar el
control interno, exclusivamente para determinar las pruebas y procedimientos que
utilizar. En cambio, la Auditora Administrativa se aboca a analizar y evaluar el
control interno, para determinar los grados de eficiencia y eficacia que la
administracin de una entidad tiene.
En trminos generales, se puede resumir las relaciones entre la auditora
Financiera y la Administrativa, sealando que:















Punto de coincidencia de las auditoras en el Control Interno.

1. La financiera trabaja principalmente sobre el examen de registros y libros de
carcter contable, o sea, examina los efectos de las decisiones administrativas,
pero sin llegar a hacer un anlisis.
2. En cambio la Administrativa pretende un conocimiento integral de la entidad
determinando el porqu, o sea, la causa de los fenmenos que afectan los
resultados reflejados en los estados financieros y que, se sabe, son motivo de
un examen por parte de la Auditora Financiera.

Relacin entre la auditora administrativa y la financiera:











Control Interno
Control Administrativo

Control Financiero
Auditora
Administrativa
Para determinar
el grado de:
Eficiencia
Eficacia
Auditora
Financiera
Para determinar
el grado de:
Eficiencia
Eficacia












De la grfica se deduce que quien realiza una auditora financiera, slo podr
detectar en esa investigacin simples efectos y visualizar exclusivamente una
parte del problema, por lo que se hace necesario que la auditora financiera sea
una parte ms de la auditora administrativa; para que al ver el todo se puedan
determinar las causas, y efectuar un juicio completo de un problema que no puede
ser resuelto simplemente a travs del anlisis de una de sus partes.
Con esto queda de manifiesto que ambas auditoras deben complementarse con
la intencin de conseguir un objetivo que sea comn a ambas tcnicas, y con el
de proporcionar la informacin necesaria para que la direccin pueda llevar a cabo
una adecuada toma de decisiones.


La Auditora Administrativa Interna y Externa
Aplicar la Auditora Administrativa permite el cambio de visin del profesional de la
Administracin (dedicado nicamente a actividades administrativas rutinarias y
generalistas y a ser un empleado de confianza ms en una entidad), y a la
concepcin moderna del profesional de la administracin, como auditor
administrativo capacitado para llevar a cabo revisiones y evaluaciones de una
entidad en una o varias de sus partes, o en su totalidad, dando como resultado el
detectar las verdaderas causas o motivos de los problemas.
No quiere decir que todo miembro del personal de auditora administrativa sea
inmediatamente un experto en todas las fases de la actividad en las empresas. Sin
embargo, de igual manera todo profesional bien capacitado obtiene experiencia de
los problemas administrativos de la empresa, y al mismo tiempo desarrolla su
capacidad de revisin en forma eficaz.

La Auditora Administrativa puede emplearse de manera interna, es decir, que
dependa directamente de la administracin de la empresa; o bien, puede
efectuarse por auditores administrativos independientes (consultores
Auditora
Administrativa
Auditora
Financiera
Control
Interno
Causa Efecto

Estados
Financieros
administrativos). En cualquiera de los casos, los principios bsicos son
consistentes.

La auditora administrativa, tanto interna como externa, tienen el mismo inters
fundamental, el cual puede derivar de las siguientes premisas:
a) Existe una interrelacin entre todas las funciones de la empresa.
b) En trminos de reduccin de costos e incrementos de eficiencia, es
preferible la accin preventiva, cuando sea posible.
c) Probablemente sea ms efectivo que un grupo de anlisis efecte la
revisin y evaluacin de toda la empresa, que hacer que varios
especialistas independientes intenten aislar y examinar separadamente los
problemas que estn conectados.
d) La administracin de empresas no puede separarse de los hombres de
empresa; la auditora administrativa, es por su intencin, un plan interesado
en las personas, su inters principal est en el quin de la administracin.

La auditora administrativa tanto interna como externa deber aplicarse pensando
en que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones, puestos y
procedimientos aislados (se tiene el mejor argumento para asegurar que el
anlisis debe ser integral). La empresa en su totalidad ser sometida a examen y
evaluacin estando en condiciones de detectar las verdaderas causas de los
problemas.

a) La Auditora Administrativa Interna
La Auditora Administrativa cmo rgano asesor del Consejo de
Administracin
ste es el caso que se recomienda porque entre ms alto sea el nivel donde se
ubique, mayor ser el campo de accin dentro de una entidad.



















Asamblea de Accionistas
Consejo de Administracin
Gerente General
Ventas Produccin Finanzas
Auditora Administrativa

Funciones a Desarrollar por una Unidad de Auditora Administrativa
Las funciones de auditora administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la
organizacin de una entidad, en una unidad o departamento que, por su situacin
jerrquica, le permita la consecucin de sus fines.
El nivel donde deber quedar la unidad de auditora administrativa reunir las
siguientes caractersticas:
a) Jerarqua suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad
administrativa de la empresa.
b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea en todo lo relacionado con la
direccin, control y coordinacin.
c) Que tenga suficiente autoridad sobre los dems departamentos.

Por lo anterior, la unidad de auditora administrativa deber ejercer el control
superior en lo que se refiere a la eficiencia de las operaciones, midiendo y
evaluando resultados.

Funciones a desarrollar
1. Investigacin constante de planes y objetivos.
2. Estudio de las polticas y sus prcticas.
3. Revisin constante de la estructura orgnica.
4. Estudio constante de las operaciones de la empresa.
5. Analizar la eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales.
6. Revisin constante del equilibrio de las cargas de trabajo.
7. Revisin de los mtodos de control.

Estructura de una Unidad de Auditora Administrativa
1. Auditor Supervisor:
Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditora
administrativa. Es el encargado de elaborar la Planificacin de Auditora, y de
autorizar los procedimientos y programas de revisin.
Es indispensable que el auditor supervisor que ocupe este puesto sea un
profesional de la Administracin, con suficiente experiencia y capacidad.

2. Auditor por reas:
Es aquel profesional a quien despus de dominar las tcnicas de la Auditora
Administrativa, se le clasifica y se le especializa por reas de trabajo, de
acuerdo con las funciones administrativas ms requeridas. Se le puede
clasificar de la manera siguiente:
a) Auditor de la Gerencia
b) Auditor de asesora
c) Auditor de personal
d) Auditor de produccin
e) Auditor de almacn
f) Auditor de compras
g) Auditor de ventas
h) Auditor de finanzas
i) Auditor de estados financieros
j) Auditor de sistemas mecnicos y electrnicos

3. Auditor Asistente
3.1. Ayudante:
El encargado de este puesto tiene la responsabilidad de ayudar al auditor
supervisor y al de reas; en la recopilacin de informacin necesaria, cuando
se trata de empresas pequeas, puede coordinar actividades de planificacin y
desarrollo del trabajo asignado.
3.2. Principiante:
Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de rutina; en
la prctica a esta persona se le gua y supervisa en el desarrollo de su trabajo.

El grupo de auditora administrativa debe figurar en el nivel jerrquico de la
empresa desde donde pueda operar en forma debida. Adems; puede formar
parte de las actividades de Gerencia General, Contralora, Control Administrativo,
Planificacin Administrativa, etc. La funcin de auditora puede ser desempeada
por un grupo de especialistas aparte o bien por una unidad.

Es de observancia que la funcin debe ser lo ms independiente que se pueda de
la presin de los grupos particulares de la empresa; mientras mayor
independencia ms eficiente y provechoso ser el trabajo; mientras ms alto sea
el nivel que se le d, menor oposicin encontrar.

Diseo de la estructura de una unidad de auditora administrativa:

















La estructura de la organizacin es un mecanismo proyectado para ayudar a
lograr las metas. Lo fundamental para el diseo de organizaciones el conocimiento
actual de la empresa. Sin la compresin de los requerimientos del sistema futuro,
la posibilidad de que el sistema propuesto sea bueno se reduce en forma
considerable.
Auditor Supervisor Auditor Supervisor Auditor Supervisor
Director unidad
Auditora
Administrativa
Auditor por reas

Auditor por reas Auditor por reas

Auditores Asistentes

Factores que influyen en el tipo de decisin para la estructura ms conveniente:
a) Actividad
Programtica: Comprende el tipo de estructura por proyectos o matricial
Rutinaria: Comprende el tipo de estructura lineal funcional
Eventual: Sera un rea de apoyo.
b) Temporalidad
Permanente: Va de acuerdo con los tipos de factores para decidir el tipo de
estructura adecuada.
Temporal: Estructura por proyectos o matricial.
c) mbito:
De acuerdo con el campo de aplicacin:
Pequea: Tiende a ser una estructura linean en la medida en que crece.
Grande: Tiende a ser una estructura funcional.
d) Relaciones
De acuerdo con el tipo de trabajo
Independientes: La estructura depende del criterio que adopte.
Interrelacionada: La estructura es programtica.
e) Recursos:
Recursos Humanos:
1. Especialistas: Estructura programtica.
2. No especialistas: El tipo de estructura lineal funcional.
Recursos Financieros:
1. Estructura Programtica: Es ms alto el costo, por el tipo de personal
ms calificado; pero a mediano y largo plazo resultar ms barato, porque
se trabaja a base de programas, lo que requiere de un solo supervisor.
2. Lineal Funcional: Es menor el costo, por el tipo de personal no calificado;
pero conforme crece el nmero de personal no calificado; pero conforme
crece el nmero de personal se requerir de ms supervisores, lo que
provocar un aumento en los costos.
Recursos Materiales:
Distribucin de Oficinas: Influye en el tipo de estructura, sobre todo cuando
crece el personal y ste no se puede colocar en la oficina, lo cual provoca
llevar a otra oficina parte del personal.

Beneficios que la Auditora Administrativa sea Interna
El propsito es proporcionar un medio de control interno y determinar la
efectividad de otros controles; consecuentemente, al ser Interna puede
considerarse un control sobre las dems formas de control.
Son muchos los beneficios que se obtienen de un proyecto de Auditora
Administrativa efectivo, siendo interna, pero son tres los que sobresalen.

1. Permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos
para alcanzar los objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las polticas
establecidas.
2. Hace recomendaciones para el mejoramiento de las polticas, procedimientos,
sistemas, etc. Puede ser necesario modificar controles actuales, establecer
nuevos controles o cambiar sistemas y procedimientos actuales. Cualquiera
que sea la razn, es actividad del auditor interno recomendar cambios
necesarios para asegurar el cumplimiento, incluso sugerir controles adicionales
o mejorados.
3. Suministra un medio de proveer un mayor grado de delegacin de autoridad y,
si es necesario, un medio para facilitar la descentralizacin de las operaciones.
La delegacin y descentralizacin de Auditora en unidades operativas no
implican una ausencia de control centralizado. Por lo contrario, el alcance o
extensin de la delegacin y la descentralizacin depende en gran medida de
la efectividad del control central. Permite verificar continuamente la efectividad
de los controles establecidos y recomendar las mejoras que sean necesarias.

Al ser utilizada como Auditora Interna, su uso como medio de control se ha ido
incrementando, particularmente en las medianas y grandes empresas. Aun
cuando muchas empresas medianas y grandes no cuentan con unidades
administrativas de auditora interna, tales funciones pueden ser cumplidas, hasta
cierto grado, haciendo nfasis en que una de las funciones del control es
determinar en qu medida se observan los mtodos, procedimientos y sistemas, y
proponer las mejoras necesarias.
Su xito depende no slo de la actitud de la direccin superior, sino tambin del
grado de aceptacin acordado al equipo de trabajo de Auditora por los niveles
medio y bajo de la empresa. La aceptacin de miembros de la Gerencia se logra
ms fcilmente cuando los Auditores ejercen funciones de consultora y actan
como asesores especiales, preocupados por el mejoramiento de todas las
operaciones, ms que por aparentar ser protectores de los recursos de la
empresa.

b) La Auditora Administrativa Externa
Se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para sostener
un programa interno y cuando se requiere de una opinin de carcter
independiente.
Para realizar la auditora administrativa como consultora hay que tener en cuenta
tres aspectos principales:
1. Incluir el propsito y los recursos (humanos-materiales-tcnicos).
2. El tiempo requerido.
3. El dinero de que se dispone.

El trabajo de encargo implicara una responsabilidad compartida entre el cliente y
el consultor. De esta relacin se derivar que los funcionarios y subordinados
involucrados conozcan y entiendan la actividad que se va a realizar; por qu se va
a hacer; el tiempo estimado para su realizacin; el alcance del trabajo y los
objetivos; para aprovechar mejor el uso de los recursos.
Una relacin adecuada implicar una estrecha colaboracin entre el consultor y la
empresa para la resolucin de los problemas en los que el consultor intervenga.
Uno de los factores ms importantes para el trabajo del consultor, y del cual
depende su xito, es que el personal participante est preparado para prestar el
servicio que se compromete a dar, ya que, cuando el servicio es el adecuado para
el cliente, tender a utilizar la consultora en nuevas reas haciendo una extensin
del servicio contratado.
El procedimiento para la realizacin de trabajo de encargo se indica a
continuacin:
a) Establecimiento del objetivo perseguido: El consultor deber colaborar con la
empresa para su formulacin, el cual ser por escrito para determinar slo lo
que sea factible.
Se derivar de un estudio preliminar que permitir considerar alternativas
iniciales de solucin y pensar en las tcnicas administrativas requeridas.
b) La planificacin de las operaciones representa la determinacin de los recursos
requeridos y su orden de aplicacin en cada una de las actividades del trabajo,
as como la elaboracin de un programa al que tendrn que ajustarse en
funcin de los objetivos y tiempo de duracin.
c) La carta de encargo es el documento formal mediante el cual se proponen los
trminos en que se prestarn los servicios a la empresa o cliente. Debe
contener los siguientes puntos:
La definicin del alcance de la auditora, incluida una referencia a las
disposiciones legales o reglamentarias y las NIA aplicables, as como a las
normas de tica y otros pronunciamientos de organizaciones profesionales
a los que el auditor se adhiera.
La forma de cualquier otra comunicacin de resultados del encargo de
auditora.
El hecho de que, por las limitaciones inherentes a la auditora y por las
limitaciones inherentes al control interno, haya un riesgo inevitable de que
puedan no detectarse algunas incorrecciones materiales, incluso aunque la
auditora se planifique y se ejecute adecuadamente de conformidad con las
NIA.
Los planes relativos a la planificacin y ejecucin de la auditora, incluida la
composicin del equipo de auditora.
La expectativa de que la direccin proporcione manifestaciones escritas.
El acuerdo de la direccin de poner a disposicin del auditor un borrador de
los estados financieros y cualquier otra informacin complementaria con
tiempo suficiente para que el auditor pueda terminar la auditora segn el
calendario propuesto.
El acuerdo de la direccin de informar al auditor sobre los hechos que
puedan afectar a los estados financieros y que lleguen a conocimiento de la
direccin durante el periodo que media entre la fecha del informe de
auditora y la fecha de publicacin de los estados financieros.
La base sobre la que se calculan los honorarios y cualquier posible acuerdo
de facturacin.
La solicitud de que la direccin acuse recibo de la carta de encargo y
apruebe los trminos del encargo que se recogen en ella.

Una vez aprobada la carta de encargo, se inicia el trabajo detallado de las reas
comprendidas en el trabajo de encargo. Durante el desarrollo se puede ir
anticipando recomendaciones y realizando informes peridicos donde se resuman
las actividades realizadas, las dificultades que se presenten, las modificacin en
relacin con el programa inicial, las prximas actividades a realizar y cualquier otro
tipo de informacin que interese a la direccin de la empresa.

En la terminacin del trabajo de encargo se prepara un informe final, donde se
mencionan las conclusiones, recomendaciones, etc., y que ser discutido primero
con los funcionarios involucrados y posteriormente con la direccin de la empresa,
asimismo se evaluarn los resultados obtenidos y, en funcin de esto se
proceder a desarrollar las recomendaciones dadas por el consultor; aunque el
valor real de esas recomendaciones nicamente se podr determinar en el
momento en que comiencen a producirse los beneficios para la empresa.


Enfoques de la Auditora Administrativa
1. El enfoque de Leonar P. William
MANAGMENT AUDIT, 1960
Propsito y finalidades: Son sacar a luz irregularidades o deficiencias en
cualesquiera de los elementos examinados e indicar, a la vez, posibles mejoras en
las operaciones. El propsito perseguido es revisar y evaluar mtodos y actuacin
en todas las reas, sin excepcin.

La auditora administrativa, servicio especializado para administracin
La naturaleza de las tareas de auditora administrativa es tal, que se convierte en
un servicio especializado prestado a la direccin superior, distinto de cualquier
otro tipo de asesoramiento. Al realizar el anlisis detallado de la empresa a travs
de todas las funciones examinadas, empleando siempre el mtodo cientfico, el
auditor administrativo se convierte en una de las pocas personas de la empresa
que conoce, desde su punto de vista independiente, las ms profundas
habilidades y mtodos de varios departamentos.

Alcance de la Auditora Administrativa
Su alcance es total, sin ninguna duda, puede comprender una determinada
funcin o actividad, un departamento o grupo de departamentos, una divisin o
grupo de divisiones o la empresa en su totalidad.

Factores a revisar y evaluar
Los elementos o factores en los mtodos de administracin que exigen una
constante vigilancia, anlisis y evaluacin son los siguientes:
a) Planes y Objetivos: Antes que el auditor pueda valorar la eficiencia de una
operacin, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de la
empresa.
b) Estructura Orgnica: En el establecimiento y operacin de una empresa es
vital una planificacin constante de la estructura orgnica, para satisfacer los
objetivos y futuras necesidades de ella.
c) Polticas: Las polticas son esenciales para una administracin eficaz. Las
polticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente sirven para
uniformar y coordinar a toda la organizacin. Al cotejar polticas, el auditor
tomar en cuenta la totalidad de los elementos que incurren.
d) Sistemas y Procedimientos: Es importante que el auditor se cerciore de que
los procedimientos proyectados se planifiquen para obtener los resultados
deseados, determinando lo que se est haciendo, dnde, cmo cundo y por
quin; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado.
e) Mtodos de Control: Son medios por los cuales la direccin obtiene
resultados para conseguir una accin coordinada y hacer que el trabajo se
realice en la forma proyectada.
f) Formas de Operacin: Es importante un constante examen, anlisis y
evaluacin de los medios de operacin. Por lo que respecta a mano de obra
hay que determinar la fuerza de trabajo bsico.
g) Recursos humanos y materiales: Existe la necesidad de evaluar polticas y
prcticas de personal. Comprende una revisin para determinar la capacidad y
los puntos dbiles y fuertes de las personas.

Herramientas y tcnicas de la Auditora Administrativa
Leonard enuncia algunas tcnicas como: grficas de organizacin, grficas de
proceso, grficas de distribucin de formas, simplificacin del trabajo,
investigacin de operaciones, etc., demuestran que Leonard vislumbra la auditora
administrativa como un servicio de asesoramiento integral de la empresa.

Mtodo de William P. Leonard
a) Estudio Preliminar
b) Programa de Auditora
c) Investigacin
d) Anlisis, interpretacin y sntesis
e) Preparacin del informe
f) Discusin con los directamente afectados
g) Informe final a la direccin
h) Revisin sistemtica.

2. ENFOQUE BURTON JOHN 1968
Burton considera como aspectos esenciales los siguientes:
Criterios generales de actuacin: Los principios que Burton sostiene y que
deben ser tomados en cuenta son:
a) Que la auditora administrativa debe versar sobre algo objetivo y mensurable
b) Debe referirse al presente y al pasado, pero no sobre el futuro.
c) Debe producir un resultado que sea comprensible y til para las diversas
categoras del pblico interesado.

Dictamen del auditor administrativo
Burton cree que es prematuro sugerir un modelo de dictamen, pero estima que
debera incluir tres secciones bsicas:
a) Alcance
b) Evaluacin de la actuacin gerencial pasada
c) Evaluacin de la actuacin gerencial actual
3. ENFOQUE DE NORBECK 1970
La auditora administrativa es un mtodo constructivo para ayudar a la gerencia a
mejorar las operaciones de la empresa de la siguiente manera:
Llamando la atencin de la gerencia hacia el rompimiento de los controles
operativos.
Sealando reas en las que se puedan reducir costos.
Sugiriendo mejoras potenciales de operacin.
Sealando los casos en los que la falta de cumplimiento de las
responsabilidades funcionales en diversas reas las hayan afectado
significativamente.

Norbeck asienta algunos lineamientos generales sobre la actuacin del auditor
externo, en su funcin de consultor de empresas.
En sntesis recomienda el siguiente esquema para una Auditora Administrativa:
a) Estudio preliminar y revisin de la naturaleza general de la operacin.
b) Anlisis de los resultados del estudio inicial; se presupuesta el tiempo y
dinero necesarios para una auditora subsecuente realizada con ms
profundidad.
c) Se inicia una auditora a fondo.


4. ENFOQUE DEL ANLISIS FACTORIAL 1962
Consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la
administracin de un organismo social y que son:

Esquema general:
a) Medio Ambiente: Conjunto de influencias externas que actan sobre la
operacin de la empresa.
b) Polticas y direccin: Orientacin y manejo de la empresa mediante la
direccin y vigilancia de sus actividades.
c) Productos y procesos: Seleccin y diseo de los bienes que se han de
producir y de los mtodos usados en la fabricacin de los mismos.
d) Financiamiento: Manejo de los aspectos monetarios y crediticios
e) Medios de produccin: Como: inmuebles, equipos, maquinaria, herramienta e
instalaciones de servicios.
f) Fuerza de trabajo: Personal ocupado en la empresa
g) Suministros: Materias primas, materiales auxiliares y servicios
h) Actividad productora: Transformacin de los materiales en productos que
puedan comercializarse.
i) Mercado: Orientacin y manejo de la venta y de la distribucin de los
productos.
j) Contabilidad: Comprende el registro e informacin de los hechos y
operaciones econmicas y financieras de la empresa.



5. ENFOQUE DE FERNNDEZ ARENA 1972
Propone la realizacin de la Auditora Administrativa, combinando un anlisis de
los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.

Esquema de Estudio
El esquema de estudio comprende:
1. Existencia de Objetivos
a) De servicio: Son los que se enfocan a satisfacer las necesidades de los
consumidores, ofreciendo buenos productos los servicios.
b) Social: Proteccin de los intereses econmicos personales y sociales de
los empleados de la empresa, logrando la satisfaccin de este grupo
mediante la obtencin de utilidades.
c) Econmico: Proteccin de los intereses econmicos de la empresa, de sus
acreedores y sus accionistas, logrando la satisfaccin de este grupo
mediante la obtencin de utilidades.
2. La direccin
Es la esencia y parte importante de la administracin. Es ejercida por los
niveles jerrquicos ms altos de la empresa, revisan el avance de la empresa
enfocado en los objetivos, basando su anlisis en el desarrollo de las polticas.
3. Los recursos
La organizacin sigue la estructura para la utilizacin equilibrada de los
recursos:
a) Humanos (empleados, obreros).
b) Materiales (dinero, instalaciones).
c) Tcnicos (sistemas y procedimientos).
4. El proceso administrativo
Los objetivos institucionales y el mecanismo de operacin requieren del
proceso administrativo, que consiste en Planificar, Implementar y Controlar.



6. ENFOQUE CERVANTES ABREU 1977
La auditora administrativa nace de la necesidad de tener un control
administrativo y no slo contable y financiero, donde el desarrollo de las
macroempresas hace necesario profundizar en el pensamiento tcnico y crear
controles y medios de informacin con bases cientficas.
El objetivo de la Auditora Administrativa es contribuir a la mayor eficiencia y
ms economa y productividad, operaciones bajo controles efectivos, y buscar
en el estudio, las causas de esas operaciones en la estructura de la empresa.
Este autor sugiere que la ejecucin de la auditora administrativa debe llevarla
a cabo un equipo de especialistas profesionales, bajo la coordinacin de un
licenciado en Administracin, los cuales pueden auxiliarse del personal de la
empresa, combinando los aspectos de independencia y experiencia internas
con la economa de tiempo y costo en la realizacin del trabajo.

Para Cervantes Abreu, el desarrollo de la Auditora Administrativa debe
comprender cuatro pasos:
1. Recoleccin de informacin y verificacin de datos de la informacin
obtenida del rea o departamento sujeto a revisin. Mediante entrevistas, el
auditor la analizar y verificar que sea real.
2. Estudio de la organizacin y coordinacin de las funciones de la empresa.
Esta fase comienza con el anlisis de manuales de organizacin con que
cuenta la empresa; se realizarn estudios de los instructivos, polticas y
procedimientos establecidos para determinar si estn cumpliendo con los
objetivos de la empresa.
3. Revisin y evaluacin de control interno. Durante esta fase se comprueba el
desempeo y la eficiencia del control de las operaciones de la empresa
revisando que se emplea la informacin financiera correcta, confiable y
apropiada, y la proteccin de los activos de la empresa. Para cumplir con
esto se necesita la evidencia comprobatoria suficiente y adecuada, o sea: el
juicio sobre los resultados de las pruebas aplicadas en los aspectos tiles
importantes de los departamentos o secciones sujetos a revisin.
4. Informe y Recomendacin. Conforme realiza la auditora, el auditor va
redactando el borrador del informe que deber presentar a la direccin y a
los jefes de departamento que audit; es de utilidad para los empresarios
conocer la actuacin de los ejecutivos, y para los inversionistas al saber
que se aplica la auditora administrativa como poltica empresarial.

La carta a la Gerencia apoyar el informe de auditora con observaciones y
comentarios, para la solucin de deficiencias o mejoras en forma breve y prctica
y fcilmente comprensible para que cualquier persona lo lea.


7. ENFOQUE DE JOAQUIN RODRIGUEZ VALENCIA
Indica que la Auditora Administrativa tiene como objetivo principal: Proporcionar
un panorama administrativo general de la empresa que se audita, sealando el
grado de la efectividad con el que opera cada una de las unidades administrativas
que la integran; sealando aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor
atencin por parte de la direccin de la empresa.

Para determinar las ineficiencias existentes, se realiza a travs del siguiente
mtodo:

1. Estudio Preliminar
Se realiza a base de revisiones, entrevistas no profundas; con el objetivo de
formar un criterio sobre el campo de trabajo, para tener una primera idea global
y usarla como base para la siguiente etapa.

2. Planificacin de la Auditora
Comprende la tarea de integrar un nmero de elementos que le auditor
administrativo debe tener presente aun durante el anlisis preliminar, de otra
forma se vera ms tarde en dificultades.
Una fase de esta etapa comprende al programa de auditora, que es el medio
para guiar al auditor administrativo y a sus asistentes, en el que se detallan los
diferentes pasos a seguir.

3. Investigacin y Examen de los elementos: Funcional, Procesal, Analtico
y Ambiental
Mediante entrevistas, listas de comprobacin, cuestionarios, observacin de
diagramas de flujo, manuales, organigramas; el auditor deber cerciorarse de
obtener la informacin correcta y suficiente para dar un apoyo confiable a todo
el anlisis y a las recomendaciones de la auditora que se realicen.

4. Anlisis y evaluacin de la informacin obtenida
El cuidad o con que se elabore el anlisis determinar el valor de la Auditora,
aunque las interpretaciones se deriven del anlisis no deben tomarse como
conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionados con otras
inferencias y tal vez hasta haya que formularlas por alguna razn.

5. Informe final de Auditora Administrativa
La base para elaborar el informe final de auditora en forma adecuada es: en
primer lugar determinar Quin lo va a leer? Y Qu uso va a tener?, en
segundo lugar, Cmo va a estructurarse ste?

6. Implementacin de las recomendaciones
La implementacin de recomendaciones formuladas por el auditor
administrativo constituye el momento en que las medidas de mejoramiento
administrativo propuesto deben ponerse en vigencia, para resolver los
problemas que originaron la aplicacin de la Auditora Administrativa.


Beneficios de usar la Auditora Administrativa
Todo funcionario o ejecutivo se dedica a prever y resolver problemas, para lograr
esto, debe enfocar su actividad slo a la resolucin de aquellos problemas cuya
importancia as lo ameriten.
Surgen entonces las dudas:
Cmo determinar cules problemas exigen la atencin del funcionario?
Cmo evaluar la importancia de cada problema en funcin a los dems?
Con qu herramientas o tcnicas cuenta para detectar y evaluar problemas?

Las respuestas a estas interrogantes se resumen en dos palabras: Auditora
Administrativa.

Se realiza sta Auditora para poder saber en un determinado momento cual es la
situacin de la empresa, en lo concerniente a:
a) Capacidad de sus funcionarios para planificar, organizar, dirigir y controlar.
b) Cuando surge una situacin perjudicial o peligrosa y cuando se agrava por
circunstancias desfavorables.
c) Desperdicios y puntos dbiles en su personal, finanzas, ventas, operaciones.
d) Cules son los niveles de operacin crticos en los que se debe insistir para
un mejor desempeo, mayor eficiencia y lograr economa?
e) Mtodos deficientes, inadecuados y costosos; normas incompletas o muy
elsticas y equipo obsoleto o impropio, sern una base objetiva y debidamente
vlida para fundamentar una adecuada decisin en un momento dado.

De lo anterior se deduce que la Auditora Administrativa es el medio ms
adecuado para la revisin y evaluacin de la eficiencia administrativa, la prctica
de dicha tcnica recae en el campo del Licenciado en Adminstracin. Debiendo
adems de eso que posea ciertas caractersticas que debe cubrir.

Caractersticas Personales
El profesional de la Administracin debe tener inclinaciones hacia los siguientes
aspectos:
Capacidad de anlisis
Gran creatividad
Capacidad para redactar y expresarse en forma clara y lgica
Capacidad de observacin
Facilidad para trabajar en grupo

Conocimientos
El auditor administrativo debe estar bien preparado en materias bsicas, que le
capaciten para reconocer problemas con los que se ve confrontado y los medios
que le auxilien a dar soluciones adecuadas. Algunas de dichas materias que es
conveniente tener en cuenta son:
Teora de la Administracin
Problemas administrativos
Toma de decisiones
Contabilidad
Planificacin y control de presupuestos
Estadstica Administrativa
Administracin financiera
Relaciones humanas
Comunicacin administrativa
Medicin del trabajo
Sistemas y procedimientos
Redaccin de informes

Para los auditores que deseen ampliar sus conocimientos y adquirir una categora
ms especializada (auditor por reas), existen cursos disponibles en las reas
siguientes:
Planificacin y programacin de la produccin
Mtodos avanzados de Auditora
Investigacin administrativa
Simplificacin del trabajo
Anlisis de la organizacin
Sistemas de Contabilidad de Costos
Investigacin operativa
Procesamiento Electrnico de Datos
Problemas especiales de Administracin

La competencia profesional
Este es un primer deber del profesional en Administracin y se divide en:

a) Competencia intelectual: Se representa por la posesin de la ciencia y la
tcnica.
b) Competencia tcnica: Presupone dos aspectos principales:
b.1. Una excelente preparacin en las materias propias de la profesin.
b.2. Un inters permanente del profesional por las ciencias y tcnicas de su
profesin, que se manifiesta con el estudio contino.
c) Competencia humana: Es necesaria una discreta competencia humana,
cuyos elementos primordiales son:
Humanstico
Social
tico
Tcnico

El secreto profesional
Anaya Snchez lo define as: Es una verdad conocida por una o pocas personas,
que debe mantenerse oculta para los dems.