Sumar datos mediante una consulta

En este artculo se explica cmo usar un tipo de funcin denominado funcin de agregado para sumar los
datos de un conjunto de resultados de consulta. Se explica asimismo brevemente cmo usar otras funciones de
agregado, como CUENTA y PROMEDIO para contar o calcular el promedio de los valores de un conjunto de
resultados. Adems, se explica cmo usar la fila Total, una nueva caracterstica de Microsoft Office Access 2007
que se usa para sumar datos sin que haya que modificarse el diseo de las consultas.
Qu desea hacer?
Obtener informacin sobre las formas de sumar datos
Preparar datos de ejemplo
Sumar datos mediante una fila Total
Calcular totales de grupo mediante una consulta de totales
Sumar los datos de varios grupos mediante una consulta de tabla de referencias cruzadas
Referencia a las funciones de agregado
Obtener informacin sobre las formas de sumar datos
Se puede sumar una columna de nmeros de una consulta mediante un tipo de funcin denominado funcin
de agregado. Las funciones de agregado realizan un clculo en una columna de datos y devuelven un solo
valor. Access incluye varias funciones de agregado, como son Suma, Cuenta, Promedio (para calcular
promedios), Mn yMx. Los datos se suman agregando la funcin Suma a la consulta; se realiza un recuento
de los datos usando la funcin Cuenta, etc.
Adems, Office Access 2007 permite agregar de varias maneras la funcin Suma y otras funciones de agregado
a una consulta. Se puede:
Abrir la consulta en la vista Hoja de datos y agregar una fila Total. La nueva caracterstica Fila Total incluida en
Office Access 2007 permite usar una funcin de agregado en una o varias columnas del conjunto de resultados
de una consulta sin tener que cambiar el diseo de la consulta.
Crear una consulta de totales. Una consulta de totales calcula subtotales en grupos de registros; una fila Total
calcula totales generales de una o varias columnas (campos) de datos. Por ejemplo, para calcular subtotales de
todas las ventas por ciudad o por trimestre, se usa una consulta de totales para agrupar los registros por la
categora deseada y, a continuacin, sumar las cifras de ventas.
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas. Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo
especial de consulta que muestra los resultados en una cuadrcula que se parece a una hoja de clculo de
Microsoft Office Excel 2007. Las consultas de tabla de referencias cruzadas resumen los valores y, a
continuacin, los agrupan por dos conjuntos de hechos: uno en la parte lateral (encabezados de fila) y otro en
la parte superior (encabezados de columna). Por ejemplo, se puede usar una consulta de tabla de referencias
cruzadas para mostrar los totales de ventas de cada ciudad a lo largo de los ltimos tres aos, tal y como se
muestra en la siguiente tabla:
CIUDAD 2003 2004 2005
Pars 254.556 372.455 467.892
Sydney 478.021 372.987 276.399
Yakarta 572.997 684.374 792.571
... ... ... ...
NOTA En las secciones referentes a los procedimientos incluidas en este documento se hace hincapi en el
uso de la funcin Suma, pero recuerde que se pueden usar otras funciones de agregado en las filas Total y las
consultas. Para obtener ms informacin sobre el uso de las dems funciones de agregado, vea la
seccinReferencia a las funciones de agregado ms adelante en este artculo.
Para obtener ms informacin sobre cmo usar las dems funciones de agregado, vea el artculo Mostrar
totales de columna en una hoja de datos.
En las siguientes secciones se explica cmo agregar una fila Total, cmo usar una consulta de totales para
sumar los datos de varios grupos y cmo usar una consulta de tabla de referencias cruzadas que calcula
subtotales de datos de varios grupos y a lo largo de varios intervalos de tiempo. Cuando proceda, recuerde
que un gran nmero de funciones de agregado funcionan nicamente con los datos de los campos
configurados con un tipo de datos especfico. Por ejemplo, la funcin SUMA funciona nicamente con los
campos configurados con el tipo de datos Nmero, Decimal o Moneda. Para obtener ms informacin sobre
los tipos de datos que requiere cada funcin, vea la seccin Referencia a las funciones de agregado, que
aparece ms adelante en este artculo.
Para obtener informacin general sobre los tipos de datos, vea el artculo Modificar o cambiar el tipo de datos
definido para un campo.

Preparar datos de ejemplo
Las secciones Cmo de este artculo proporcionan tablas de datos de ejemplo. En los pasos Cmo se utilizan
las tablas de ejemplo para ayudar a entender cmo funcionan las funciones de agregado. Si lo prefiere, puede
agregar opcionalmente las tablas de ejemplo a una base de datos nueva o existente.
Access proporciona varias formas de agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos. Puede escribir los
datos manualmente, copiar cada tabla en una programa de hojas de clculo como Microsoft Office Excel 2007
e importarlas luego a hojas de clculo de Access, o pegar los datos en un editor de texto como Bloc de notas e
importar los datos desde los archivos de texto resultantes.
En los pasos de esta seccin se explica cmo escribir los datos manualmente en una hoja de datos en blanco y
cmo copiar las tablas de ejemplo en un programa de hojas de clculo e importarlas luego a Access 2007. Para
obtener ms informacin sobre la creacin y la importacin de datos de texto, vea el artculo Importar o
vincular a los datos de un archivo de texto.
En los pasos Cmo de este artculo se usan las tablas siguientes. Utilice estas tablas para crear datos de
ejemplo:
La tabla Categoras:
CATEGORA
Muecos
Juegos y puzzles
Arte y marquetera
Videojuegos
DVD y pelculas
Maquetas y aficiones
Deportes
La tabla Productos:
NOMBRE DE PRODUCTO PRECIO CATEGORA
Mueco de accin - Programador 12,95 $ Muecos
Diversin con C# (Un juego de mesa para toda la familia) 15,85 $ Juegos y puzzles
Diagrama de base de datos relacional 22,50 $ Arte y marquetera
El chip mgico (500 piezas) 32,65 $ Juegos y puzzles
Access! El juego! 22,95 $ Juegos y puzzles
Aficionados a la informtica y criaturas mticas 78,50 $ Videojuegos
Ejercicios para aficionados a la informtica 14,88 $ DVD y pelculas
Disco volador 36,75 $ Deportes
Unidad externa de disquete de 5,25" (escala 1:4) 65,00 $ Maquetas y aficiones
Mueco Burcrata 78,88 $ Muecos
Penumbra 53,33 $ Videojuegos
Construya su propio teclado 77,95 $ Maquetas y aficiones
La tabla Pedidos:
FECHA DE PEDIDO FECHA DE ENVO CIUDAD DE ENVO GASTOS DE
ENVO
14.11.2013 15.11.2005 Yakarta 55,00 $
14.11.2013 15.11.2005 Sydney 76,00 $
16.11.2013 17.11.2005 Sydney 87,00 $
17.11.2013 18.11.2005 Yakarta 43,00 $
17.11.2013 18.11.2005 Pars 105,00 $
17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00 $
18.11.2005 19.11.2005 Viena 215,00 $
19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00 $
20.11.2005 21.11.2005 Viena 198,00 $
20.11.2005 21.11.2005 Pars 187,00 $
21.11.2005 22.11.2005 Sydney 81,00 $
23.11.2005 24.11.2005 Yakarta 92,00 $
La tabla Detalles de pedidos:
ID. DE
PEDIDO
NOMBRE DE PRODUCTO ID. DE
PRODUCTO
PRECIO DE LA
UNIDAD
CANTIDAD DESCUENTO
1 Construya su propio teclado 12 77,95 $ 9 5%
1 Mueco Burcrata 2 78,88 $ 4 7,5%
2 Ejercicios para aficionados a la
informtica
7 14,88 $ 6 4%
2 El chip mgico 4 32,65 $ 8 0
2 Aficionados a la informtica y
criaturas mticas
6 78,50 $ 4 0
3 Access! El juego! 5 22,95 $ 5 15%
4 Mueco de accin - Programador 1 12,95 $ 2 6%
4 Disco volador 8 36,75 $ 8 4%
5 Unidad externa de disquete de
5,25" (escala 1:4)
9 65,00 $ 4 10%
6 Diagrama de base de datos
relacional
3 22,50 $ 12 6,5%
7 Penumbra 11 53,33 $ 6 8%
7 Diagrama de base de datos
relacional
3 22,50 $ 4 9%
NOTA Recuerde que, en una base de datos tpica, la tabla Detalles de pedidos contendr nicamente un
campo Id. de producto, y no un campo Nombre de producto. En esta tabla de ejemplo se usa un campo
Nombre de producto para que los datos sean ms fciles de leer.
Escribir los datos de ejemplo manualmente
En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Access agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.
NOTA No necesita seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco pero deber hacerlo siempre
que agregue una tabla a la base de datos.
Haga doble clic en la primera celda de la fila del encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de
ejemplo.
De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila del encabezado con el texto Agregar
nuevo campo, como:

Use las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda en blanco del encabezado y escriba el nombre del
segundo campo (tambin puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta
que termine de escribir todos los nombres de campo.
Escriba los datos en la tabla de ejemplo.
Al ir escribiendo los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Si no tiene experiencia en bases
de datos relacionales, debe configurar un tipo de datos especfico, como Nmero, Texto o Fecha/Hora, para
cada uno de los campos de las tablas. Configurar el tipo de datos ayuda a tener una entrada de datos precisa y
tambin a evitar errores, como usar un nmero de telfono en un clculo. Para estas tablas de ejemplo, debera
dejar que Access deduzca el tipo de datos.
Una vez terminado de escribir los datos, haga clic en Guardar.
Mtodo abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como.
En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
Use el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones Cmo utilizan estos nombres.
Repita estos pasos hasta que cree cada una de las tablas de ejemplo listadas en el inicio de esta seccin.
Si no desea escribir los datos manualmente, siga estos pasos para copiar los datos a un archivo de hoja de
clculo e importe luego los datos de este archivo a Access.
Crear las hojas de clculo de ejemplo
Inicie el programa de hojas de clculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, ste crea un nuevo
libro en blanco de forma predeterminada.
Copie la primera tabla de ejemplo proporcionada anteriormente y pguela en la primera hoja de clculo,
empezando por la primera celda.
Con la tcnica proporcionada por el programa de hojas de clculo, cambie el nombre a la hoja de clculo.
Asgnele el mismo nombre que el de la tabla de ejemplo. Es decir, si la tabla de ejemplo se llama Categoras,
dle el mismo nombre a la hoja de clculo.
Repita los pasos 2 y 3: copie cada tabla de ejemplo en una hoja de clculo en blanco y cambie el nombre de la
hoja de clculo.
NOTA Es posible que necesite agregar hojas de clculo al archivo de hoja de clculo. Para obtener ms
informacin sobre cmo realizar esta tarea, vea la ayuda del programa de hojas de clculo.
Guarde el libro en una ubicacin apropiada del equipo o de la red y contine con los siguientes pasos.
Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de clculo
En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Excel.
O bien,
Haga clic en Ms y seleccione un programa de hojas de clculo de la lista.
Aparece el cuadro de dilogo Obtener datos externos - Hoja de clculo de Nombre del programa.
Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de clculo que cre en los pasos anteriores y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
Se inicia el Asistente para importacin de hojas de clculo.
De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de clculo del libro (la hoja de
clculo Clientessi ha seguido los pasos descritos en la anterior seccin), y los datos de la hoja de clculo
aparecen en la seccin inferior de la pgina del asistente. Haga clic en Siguiente.
En la siguiente pgina del asistente, haga clic en Primera fila contiene encabezados de columna y, a
continuacin, haga clic en Siguiente.
De manera opcional, en la siguiente pgina, use los cuadros de texto y listas que aparecen bajo Opciones de
campo para cambiar los nombres de los campos y los tipos de datos u omitir campos de la operacin de
importacin. En caso contrario, haga clic en Siguiente.
Mantenga seleccionada la opcin Permitir a Access agregar la clave principal y haga clic en Siguiente.
De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de clculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o
especifique otro y, a continuacin, haga clic en Finalizar.
Repita los pasos 1 a 7 hasta que haya creado una tabla de cada hoja de clculo del libro.
Cambie el nombre de los campos de clave principal
NOTA Cuando import las hojas de clculo, Access agreg automticamente una columna de clave principal
a cada tabla y, de forma predeterminada, Access denomin esa columna "Id." y la estableci en el tipo de datos
Autonumrico. En esta seccin se explica cmo cambiar el nombre de cada campo de clave principal. Esto
ayuda a identificar claramente todos los campos de una consulta.
En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en cada una de las tablas creadas en
los anteriores pasos y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.
Para cada tabla, busque el campo de clave principal. De forma predeterminada, Access denomina cada
campoId..
En la columna Nombre del campo de cada campo de clave principal, agregue el nombre de la tabla.
Por ejemplo, cambie el nombre del campo Id. de la tabla Categoras a "Id. de categora" y el nombre del campo
de la tabla Pedidos a "Id. de pedido". En cuanto a la tabla Detalles de pedidos, cambie el nombre del campo a
"Id. de detalle". Para la tabla Productos, cambie el nombre del campo a "Id. de producto".
Guarde los cambios.
Cada vez que las tablas de ejemplo aparecen en este artculo, incluyen el campo de clave principal y el nombre
del campo cambia segn lo descrito en los anteriores pasos.
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Sumar datos mediante una fila Total
Para agregar una fila Total a una consulta, abra la consulta en la vista Hoja de datos, agregue la fila y, a
continuacin, seleccione la funcin de agregado que desee usar, como Suma, Mn, Mx o Promedio. En esta
seccin se explica cmo crear una consulta de seleccin bsica y agregar una fila Total. No es necesario usar las
tablas de ejemplo descritas en la anterior seccin.
Crear una consulta de seleccin bsica
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseo de consulta.
En el cuadro de dilogo Mostrar tablas, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y,
a continuacin, haga clic en Cerrar.
Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la seccin superior del diseador de consultas.
Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.
Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero debe incluir un
campo que contenga datos numricos o monetarios.
Cada campo aparece en una celda de la cuadrcula de diseo.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta.
El conjunto de resultados de la consulta aparece en la vista Hoja de datos.
De manera opcional, cambie a la vista Diseo y ajuste la consulta. Para ello, haga clic con el botn secundario
del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseo. A
continuacin, podr ajustar la consulta agregando o quitando campos de tabla. Para quitar un campo,
seleccione la columna en la cuadrcula de diseo y presione SUPRIMIR.
Guarde la consulta.
Agregar una fila Total
Asegrese de que la consulta est abierta en la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic con el botn secundario
del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Hoja de datos.
O bien,
En el panel de exploracin, haga doble clic en la consulta. De este modo, se ejecuta la consulta y se cargan los
resultados en una hoja de datos.
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.
Aparecer una nueva fila Total en la hoja de datos.
En la fila Total, haga clic en la celda del campo que desee sumar y seleccione Suma en la lista.
Ocultar una fila Total
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.
Para obtener ms informacin sobre cmo usar una fila Total, vea el artculo Mostrar totales de columna en
una hoja de datos.
VOLVER AL PRINCIPIO
Calcular totales generales mediante una consulta
Un total general es la suma de todos los valores de una columna. Se pueden calcular varios tipos de total
general, como son:
Un total general simple que suma los valores de una sola columna. Por ejemplo, se pueden calcular los costos
de envo totales.
Un total general calculado que suma los valores de ms de una columna. Por ejemplo, se puede calcular el
total de ventas multiplicando el costo de varios productos por el nmero de elementos pedidos y, a
continuacin, calcular el total de los valores resultantes.
Un total general que excluye varios registros. Por ejemplo, se puede calcular el total de ventas nicamente del
pasado viernes.
En las siguientes secciones se explica cmo crear cada tipo de total general usando las tablas Pedidos y
Detalles de pedidos.
La tabla Pedidos
ID. DE
PEDIDO
FECHA DE
PEDIDO
FECHA DE
ENVO
CIUDAD DE
ENVO
GASTOS DE
ENVO
1 14.11.2005 15.11.2005 Yakarta 55,00 $
2 14.11.2005 15.11.2005 Sydney 76,00 $
3 16.11.2005 17.11.2005 Sydney 87,00 $
4 17.11.2005 18.11.2005 Yakarta 43,00 $
5 17.11.2005 18.11.2005 Pars 105,00 $
6 17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00 $
7 18.11.2005 19.11.2005 Viena 215,00 $
8 19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00 $
9 20.11.2005 21.11.2005 Viena 198,00 $
10 20.11.2005 21.11.2005 Pars 187,00 $
11 21.11.2005 22.11.2005 Sydney 81,00 $
12 23.11.2005 24.11.2005 Yakarta 92,00 $
La tabla Detalles de pedidos
ID. DE
DETALLE
ID. DE
PEDIDO
NOMBRE
DE
PRODUCTO
ID. DE
PRODUCTO
PRECIO
DE LA
UNIDAD
CANTIDAD DESCUENTO
1 1 Construya su
propio
teclado
12 77,95 $ 9 0,05
2 1 Mueco -
Burcrata
2 78,88 $ 4 0,075
3 2 Ejercicios
para
aficionados a
la informtica
7 14,88 $ 6 0,04
4 2 El chip
mgico
4 32,65 $ 8 0,00
5 2 Aficionados a
la informtica
y criaturas
mticas
6 78,50 $ 4 0,00
6 3 Access! El
juego!
5 22,95 $ 5 0,15
7 4 Mueco de 1 12,95 $ 2 0,06
accin -
Programador
8 4 Disco volador 8 36,75 $ 8 0,04
9 5 Unidad
externa de
disquete de
5,25" (escala
1:4)
9 65,00 $ 4 0,10
10 6 Diagrama de
base de datos
relacional
3 22,50 $ 12 0,065
11 7 Penumbra 11 53,33 $ 6 0,08
12 7 Diagrama de
base de datos
relacional
3 22,50 $ 4 0,09
Calcular un total general simple
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseo de consulta.
En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta y, a
continuacin, haga clic en Cerrar.
Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la tabla Pedidos.
La tabla aparece en una ventana en la seccin superior del diseador de consultas.
Haga doble clic en el campo que desee sumar. Asegrese de que el campo est establecido en el tipo de datos
Nmero o Moneda. Si intenta sumar los valores de campos no numricos, como un campo de texto, Access
mostrar el mensaje de error No coinciden los tipos de datos en la expresin de criterios cuando intente
ejecutar la consulta.
Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la columna Gastos de envo.
NOTA Puede agregar ms campos numricos a la cuadrcula si desea calcular totales generales para esos
campos. Una consulta de totales puede calcular totales generales de ms de una columna.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseo, haga clic en Totales.
La fila Total aparece en la cuadrcula de diseo y Agrupar por aparece en la celda de la columna Gastos de
envo.
Cambie el valor de la celda en la fila Total a Suma.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
SUGERENCIA Observe que Access agrega "SumaDe" al principio del nombre del campo que va a sumar. Para
cambiar el encabezado de columna a un nombre ms significativo, como Total de envos, cambie a la vista
Diseo y haga clic en la fila Campo de la columna Gastos de envo en la cuadrcula de diseo. Site el cursor
junto aGastos de envo y escriba Total de envos, seguido de un signo de punto y coma: Total de envos:
Gastos de envo.
De manera opcional, guarde la consulta y cirrela.
Calcular un total general que excluye algunos registros
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseo de consulta.
En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos y, a
continuacin, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo.
Agregue el campo Fecha de pedido de la tabla Pedidos a la primera columna en la cuadrcula de diseo de la
consulta.
En la fila Criterios de la primera columna, escriba Fecha()"- 1. Esta expresin excluye los registros
correspondientes a la fecha actual del total calculado.
A continuacin, cree la columna que calcule la cantidad de ventas de cada transaccin. Escriba la siguiente
expresin en la fila Campo de la segunda columna en la cuadrcula:
Valor de total de ventas: (1-[Detalles de pedidos].[Descuento]/100)*([Detalles de pedidos].[Precio de la
unidad]*[Detalles de pedidos].[Cantidad])
Asegrese de que la expresin hace referencia a campos establecidos en el tipo de datos Nmero o Moneda.
Si la expresin hace referencia a campos establecidos en otros tipos de datos, Access mostrar el mensaje No
coinciden los tipos de datos en la expresin de criterios cuando intente ejecutar la consulta.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseo, haga clic en Totales.
La fila Total aparece en la cuadrcula de diseo y Agrupar por aparece en la primera y la segunda columna.
En la segunda columna, cambie el valor en la celda de la fila Total a Suma. La funcin Suma agrega las cifras
de ventas individuales.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
Guarde la consulta con el nombre Ventas diarias.
NOTA La prxima vez que abra la consulta en la vista Diseo, puede que observe un pequeo cambio en los
valores especificados en las filas Campo y Total de la columna Valor de total de ventas. La expresin aparece
dentro de la funcin Suma y en la fila Total se muestra Expresin en vez de Suma.
Por ejemplo, si usa los datos de ejemplo y crea la consulta (tal y como se muestra en los anteriores pasos),
ver:
Valor de total de ventas: Suma((1-[Detalles de pedidos].Descuento/100)*([Detalles de pedidos].Precio
de la unidad*[Detalles de pedidos].Cantidad))
VOLVER AL PRINCIPIO
Calcular totales de grupo mediante una consulta de totales
En esta seccin se explica cmo crear una consulta de totales que calcule subtotales de grupos de datos.
Cuando proceda, recuerde que, de forma predeterminada, una consulta de totales puede incluir nicamente el
campo o los campos que contienen los datos de grupo, como un campo de "categoras", y el campo que
contiene los datos que se desean sumar, como un campo de "ventas". Las consultas de totales no pueden
incluir otros campos que describan los elementos de una categora. Si desea ver esos datos descriptivos, puede
crear una segunda consulta de seleccin que combine los campos de la consulta de totales con los campos de
datos adicionales.
En esta seccin se explica cmo crear una consulta de totales y una consulta de seleccin necesarias para
identificar el total de ventas de cada producto. En los pasos descritos a continuacin se supone el uso de estas
tablas de ejemplo:
La tabla Productos
ID. DE
PRODUCTO
NOMBRE DE PRODUCTO PRECIO CATEGORA
1 Mueco de accin - Programador 12,95 $ Muecos
2 Diversin con C# (Un juego de mesa
para toda la familia)
15,85 $ Juegos y puzzles
3 Diagrama de base de datos relacional 22,50 $ Arte y
marquetera
4 El chip mgico (500 piezas) 32,65 $ Arte y
marquetera
5 Access! El juego! 22,95 $ Juegos y puzzles
6 Aficionados a la informtica y
criaturas mticas
78,50 $ Videojuegos
7 Ejercicios para aficionados a la
informtica
14,88 $ DVD y pelculas
8 Disco volador 36,75 $ Deportes
9 Unidad externa de disquete de 5,25"
(escala 1:4)
65,00 $ Maquetas y
aficiones
10 Mueco - Burcrata 78,88 $ Muecos
11 Penumbra 53,33 $ Videojuegos
12 Construya su propio teclado 77,95 $ Maquetas y
aficiones
La tabla Detalles de pedidos
ID. DE
DETALLE
ID. DE
PEDIDO
NOMBRE
DE
PRODUCTO
ID. DE
PRODUCTO
PRECIO
DE LA
UNIDAD
CANTIDAD DESCUENTO
1 1 Construya su
propio
teclado
12 77,95 $ 9 5%
2 1 Mueco -
Burcrata
2 78,88 $ 4 7,5%
3 2 Ejercicios
para
aficionados a
la informtica
7 14,88 $ 6 4%
4 2 El chip
mgico
4 32,65 $ 8 0
5 2 Aficionados a
la informtica
y criaturas
mticas
6 78,50 $ 4 0
6 3 Access! El
juego!
5 22,95 $ 5 15%
7 4 Mueco de
accin -
Programador
1 12,95 $ 2 6%
8 4 Disco volador 8 36,75 $ 8 4%
9 5 Unidad
externa de
disquete de
5,25" (escala
1:4)
9 65,00 $ 4 10%
10 6 Diagrama de
base de datos
relacional
3 22,50 $ 12 6,5%
11 7 Penumbra 11 53,33 $ 6 8%
12 7 Diagrama de
base de datos
relacional
3 22,50 $ 4 9%
En los siguientes pasos, se supone que hay una relacin uno a varios entre los campos Id. de producto de la
tabla Detalles de pedidos, y que la tabla Pedidos reside en el lado "uno" de la relacin.
Crear la consulta de totales
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseo de consulta.
En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, seleccione las tablas con las que desee trabajar, haga clic en Agregar y,
a continuacin, haga clic en Cerrar cuando termine de agregar las tablas.
O bien,
Haga doble clic en las tablas que desee usar y, a continuacin, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece como
una ventana en la seccin superior del diseador de consultas.
Si usa las tablas de ejemplo que figuran ms arriba, agregue las tablas Productos y Detalles de pedidos.
Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.
En general, se agregan slo el campo de grupo y el campo de valor a la consulta. No obstante, se puede usar
un clculo en vez de un campo de valor. En los siguientes pasos se explica cmo hacerlo.
Agregue el campo Categora de la tabla Productos a la cuadrcula de diseo.
Cree la columna que calcule la cantidad de ventas de cada transaccin escribiendo la siguiente expresin en la
segunda columna de la cuadrcula:
Valor de total de ventas: (1-[Detalles de pedidos].[Descuento]/100)*([Detalles de pedidos].[Precio de la
unidad]*[Detalles de pedidos].[Cantidad])
Asegrese de que los campos a los que hace referencia en la expresin estn establecidos en el tipo de datos
Nmero o Moneda. Si hace referencia a campos de otros tipos de datos, Access mostrar el mensaje de
error No coinciden los tipos de datos en la expresin de criterios cuando intente cambiar a la vista Hoja de
datos.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseo, haga clic en Totales.
La fila Total aparece en la cuadrcula de diseo y, en esa fila, Agrupar por aparece en la primera y la segunda
columna.
En la segunda columna, cambie el valor de la fila Total a Suma. La funcin Suma agrega las cifras de ventas
individuales.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
Mantenga la consulta abierta para usarla en la siguiente seccin.
Usar criterios con una consulta de totales
La consulta creada en la anterior seccin incluye todos los registros de las tablas subyacentes. No excluye
ningn pedido cuando calcula los totales y muestra los totales de todas las categoras.
Si necesita excluir algunos registros, puede agregar criterios a la consulta. Por ejemplo, puede omitir las
transacciones con un valor menor que 100 $ o calcular totales de slo algunas de las categoras de producto.
En esta seccin se explica cmo usar tres tipos de criterios:
Criterios que omiten determinados grupos cuando se calculan los totales. Por ejemplo, va a calcular
totales slo de las categoras Videojuegos, Arte y marquetera y Deportes.
Criterios que ocultan determinados totales despus de que se hayan calculado. Por ejemplo, puede
mostrar nicamente los totales mayores que 150.000 $.
Criterios que excluyen registros individuales de los totales. Por ejemplo, puede excluir transacciones de
ventas individuales cuando el valor (Precio de la unidad * Cantidad) es menor que 100 $.
En los siguientes pasos se explica cmo agregar los criterios uno por uno y ver el efecto que tienen en los
resultados de la consulta.
Agregar criterios a la consulta
Abra la consulta de la anterior seccin en la vista Diseo. Para ello, haga clic con el botn secundario
delmouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseo.
O bien,
En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en la consulta y haga clic en Vista
Diseo.
En la fila Criterios de la columna Id. de categora, escriba =Muecos O Deportes O Arte y marquetera.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
Vuelva a la vista Diseo y, en la fila Criterios de la columna Valor de total de ventas, escriba >100.
Ejecute la consulta para ver los resultados y, a continuacin, vuelva a la vista Diseo.
Agregue los criterios para excluir las transacciones de ventas individuales menores que 100 $. Para ello, deber
agregar otra columna.
NOTA No puede especificar el tercer criterio en la columna Valor de total de ventas. Cualquier criterio que
especifique en esta columna se aplica al valor total y no a los valores individuales.
Copie la expresin de la segunda a la tercera columna.
En la fila Total de la nueva columna, seleccione Ubicacin y, en la fila Criterios, escriba >20.
Ejecute la consulta para ver los resultados y, a continuacin, guarde la consulta.
NOTA La prxima vez que abra la consulta en la vista Diseo, puede que observe pequeos cambios en la
cuadrcula de diseo. En la segunda columna, la expresin en la fila Campo aparecer dentro de la
funcin Suma y el valor en la fila Total mostrar Expresin en vez de Suma.
Valor de total de ventas: Suma((1-[Detalles de pedidos].Descuento/100)*([Detalles de pedidos].Precio
de la unidad*[Detalles de pedidos].Cantidad))
Ver tambin una cuarta columna, que es una copia de la segunda columna. Sin embargo, los criterios
especificados en la segunda columna aparecern como parte de la nueva columna.
VOLVER AL PRINCIPIO
Sumar datos de varios grupos mediante una consulta de tabla de referencias cruzadas
Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo especial de consulta que muestra los resultados en
una cuadrcula similar a una hoja de clculo de Excel. Las consultas de tabla de referencias cruzadas resumen
los valores y, a continuacin, los agrupan por dos conjuntos de hechos: uno en la parte lateral (un conjunto de
encabezados de fila) y otro en la parte superior (un conjunto de encabezados de columna). En esta ilustracin
se muestra parte del conjunto de resultados de la consulta de tabla de referencias cruzadas de ejemplo:

Cuando proceda, recuerde que una consulta de tabla de referencias cruzadas no siempre rellena todos los
campos del conjunto de resultados porque las tablas usadas en la consulta no siempre contienen valores para
cada punto de datos posible.
Cuando se crea una consulta de tabla de referencias cruzadas, se incluyen normalmente datos de ms de una
tabla y se incluyen siempre tres tipos de datos: los datos usados como encabezados de fila, los datos usados
como encabezados de columna y los valores que se desean sumar o calcular de alguna otra forma.
Para los pasos descritos en esta seccin se supone el uso de las siguientes tablas:
La tabla Pedidos
FECHA DE
PEDIDO
FECHA DE
ENVO
CIUDAD DE
ENVO
GASTOS DE
ENVO
14.11.2005 15.11.2005 Yakarta 55,00 $
14.11.2005 15.11.2005 Sydney 76,00 $
16.11.2005 17.11.2005 Sydney 87,00 $
17.11.2005 18.11.2005 Yakarta 43,00 $
17.11.2005 18.11.2005 Pars 105,00 $
17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00 $
18.11.2005 19.11.2005 Viena 215,00 $
19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00 $
20.11.2005 21.11.2005 Viena 198,00 $
20.11.2005 21.11.2005 Pars 187,00 $
21.11.2005 22.11.2005 Sydney 81,00 $
23.11.2005 24.11.2005 Yakarta 92,00 $
La tabla Detalles de pedidos
ID. DE
PEDIDO
NOMBRE DE
PRODUCTO
ID. DE
PRODUCTO
PRECIO
DE LA
UNIDAD
CANTIDAD DESCUENTO
1 Construya su
propio teclado
12 77,95 $ 9 5%
1 Mueco -
Burcrata
2 78,88 $ 4 7,5%
2 Ejercicios para
aficionados a la
informtica
7 14,88 $ 6 4%
2 El chip mgico 4 32,65 $ 8 0
2 Aficionados a la
informtica y
criaturas
mticas
6 78,50 $ 4 0
3 Access! El
juego!
5 22,95 $ 5 15%
4 Mueco de
accin -
Programador
1 12,95 $ 2 6%
4 Disco volador 8 36,75 $ 8 4%
5 Unidad externa
de disquete de
5,25" (escala
1:4)
9 65,00 $ 4 10%
6 Diagrama de
base de datos
relacional
3 22,50 $ 12 6,5%
7 Penumbra 11 53,33 $ 6 8%
7 Diagrama de
base de datos
relacional
3 22,50 $ 4 9%
En los siguientes pasos se explica cmo crear una consulta de tabla de referencias cruzadas que agrupe el total
de ventas por ciudad. La consulta usa dos expresiones para devolver una fecha con formato y un total de
ventas.
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseo de consulta.
En el cuadro de dilogo Mostrar tablas, haga doble clic en las tablas que desee usar en la consulta y, a
continuacin, haga clic en Cerrar.
Cada tabla aparece como una ventana en la seccin superior del diseador de consultas.
Si usa las tablas de ejemplo, haga doble clic en la tabla Pedidos y en la tabla Detalles de pedidos.
Haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta.
Cada nombre de campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrcula de diseo.
Si usa las tablas de ejemplo, agregue los campos Ciudad de envo y Fecha de envo de la tabla Pedidos.
En la siguiente celda en blanco de la fila Campo, copie y pegue o escriba esta expresin: Total de ventas:
Suma(CMoneda([Detalles de pedidos].[Precio de la unidad]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100).
En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.
La fila Total y la fila Tabla de referencias cruzadas aparecen en la cuadrcula de diseo.
Haga clic en la celda de la fila Total del campo Ciudad y seleccione Agrupar por. Haga lo mismo para el
campo Fecha de envo. Cambie el valor de la celda Total del campo Total de ventas a Expresin.
En la fila Tabla de referencias cruzadas, establezca la celda del campo Ciudad en Encabezado de fila,
establezca el campo Fecha de envo en Encabezado de columna y establezca el campo Total de ventas
en Valor.
En el grupo Resultados de la ficha Diseo, haga clic en Ejecutar.
Los resultados de la consulta aparecen en la vista Hoja de datos.
VOLVER AL PRINCIPIO
Referencia a las funciones de agregado
En esta tabla se recogen y se describen las funciones de agregado incluidas en Access que se pueden usar en la
fila Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye ms funciones de agregado para las consultas que
para la fila Total. Adems, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access conectado a una base de
datos de Microsoft SQL Server), se puede usar el conjunto ms amplio de funciones de agregado de SQL
Server.
FUNCIN DESCRIPCIN SE USA CON LOS TIPOS DE
DATOS
Promedio Calcula el valor medio de una
columna. La columna debe contener
datos numricos, de moneda o de
fecha y hora. La funcin pasa por
alto los valores nulos.
Nmero, Moneda, Fecha/Hora
Cuenta Cuenta el nmero de elementos en
una columna.
Todos los tipos de datos excepto
datos escalares extensibles
complejos, como una columna de
listas multivalor.
Para obtener ms informacin sobre
las listas multivalor, vea los
artculos Gua de campos
multivalor y Agregar o cambiar un
campo de bsqueda que permita
almacenar varios valores.
Mximo Devuelve el elemento de mayor
valor. En el caso de los datos de
texto, el mayor valor es el ltimo
valor alfabtico y Access no
distingue maysculas de minsculas.
La funcin pasa por alto los valores
nulos.
Nmero, Moneda, Fecha/Hora
Mnimo Devuelve el elemento de menor
valor. En el caso de los datos de
texto, el menor valor es el primer
valor alfabtico y Access no
distingue maysculas de minsculas.
La funcin pasa por alto los valores
nulos.
Nmero, Moneda, Fecha/Hora
Desviacin
estndar
Mide el grado de dispersin de los
valores respecto a un valor promedio
(una media).
Para obtener ms informacin sobre
cmo usar esta funcin, vea el
artculo Mostrar totales de columna
en una hoja de datos.
Nmero, Moneda
Suma Suma los elementos de una columna.
Funciona nicamente con datos
numricos y monetarios.
Nmero, Moneda
Varianza Mide la varianza estadstica de todos
los valores de la columna. Esta
funcin se puede usar nicamente
con datos numricos y monetarios.
Si la tabla contiene menos de dos
filas, Access devuelve un valor nulo.
Para obtener ms informacin sobre
las funciones de varianza, vea el
artculo Mostrar totales de columna
en una hoja de datos.
Nmero, Moneda