Registro nico de

Proponentes
Con la presente gua la Cmara de Comercio de Medelln pretende informar sobre asuntos ms
representativos de la regulacin del Registro nico de Proponentes, con el fn de contribuir en la
realizacin de las actividades empresariales de aquellas personas, naturales o jurdicas, interesadas en
celebrar contratos con el Estado.
El Registro nico de Proponentes fue creado por la Ley 80 de 1993, modifcada luego por la Ley 1150
de 2007, con diversos fnes a saber:
I NTRODUCCI N
Lograr la unifcacin de la reglamentacin sobre contratacin pblica.
Concentrar la informacin de aquellas personas que quisieran contratar con el Estado en las
cmaras de comercio, entidades privadas a las que les fue delegada la funcin pblica de
administrar este registro.
Dar transparencia al proceso de inscripcin como contratista.
Facilitar los trmites que deban surtir los contratistas en sus gestiones con el Estado.
Posteriormente, con la expedicin de la Ley 1150 de 2007 se estableci como principio del rgimen de
contratacin estatal el de la seleccin objetiva segn el cual, en un proceso de contratacin pblica las
entidades estatales deben partir de la verifcacin documental de los requisitos habilitantes del
proponente. As, la funcin de verifcar requisitos como la experiencia y capacidad jurdica, fnanciera
y de organizacin de los contratistas fue delegada en las cmaras de comercio, por lo que slo la
evaluacin tcnica de las propuestas es realizada por la entidad estatal.
La Ley 1150 de 2007 fue luego reglamentada por los Decretos 019 de 2012 y 1510 de 2013, implicando
esta ltima una modifcacin extensa al rgimen del Registro nico de Proponentes, especfcamente
en lo relativo a los requisitos habilitantes y al sistema de clasifcacin de los bienes y servicios ofrecidos
por el proponente (consulte la Guia 41 Clasifcador Internacional de Bienes y Servicios en
camaramedelln.com), que actualmente corresponde al Cdigo Estndar de Productos y Servicios de
las Naciones Unidas. Adicionalmente, este decreto modifc el periodo de renovacin de la inscripcin
en el Registro nico de Proponentes, siendo actualmente en los tres primeros meses del ao y hasta
el quinto (5) da hbil de abril de cada ao.
Di sposi ci ones l egal es que regul an el Regi st ro ni co de Proponent es:
Leyes:
Ley 80 de 1993 sobre contratacin estatal.
Ley 789 de 2002 sobre contribuciones parafscales y otros asuntos fscales.
Ley 1150 de 2007 que modifca a la ley 80 de 1993.
Ley 1474 de 2011 sobre mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de
corrupcin y efectividad del control de la funcin pblica (Estatuto Anticorrupcin).
Decretos:
Decreto 393 de 2002 sobre tarifas de las cmaras de comercio.
Decreto 1690 de 2009 que modifca a las tarifas del Registro nico de Proponentes.
Decreto Ley 19 de 2012 que modifca la Ley 1150 de 2007 (Estatuto Antitrmites)
Decreto 1510 de 2013 sobre el sistema de compras y contratacin pblica
Circulares:
Circular nica de la Superintendencia de Industria y Comercio, que regula los procedimientos del
Registro nico de Proponentes.
El Registro nico de Proponentes es un registro de creacin legal en el que se deben inscribir las
personas que estn interesadas en celebrar contratos con el Estado, independientemente de su
calidad (persona natural o jurdica), nacionalidad (nacional o extranjera) o domicilio (domiciliadas en
el pas o con sucursal en l). En este registro est contenida toda la informacin relacionada con los
requisitos habilitantes (clasifcacin, experiencia, capacidad jurdica, fnanciera y organizacional) de
los postulantes a contratar con el estado, as como los reportes de contratos celebrados, multas,
sanciones e inhabilidades de los mismos remitidos por las diversas entidades estatales.
1_ Qu es el Regi s t r o ni c o de Pr oponent es ?
I ns c r i pc i n:
Es la recopilacin y asentamiento de la informacin proporcionada por el interesado sobre sus
requisitos habilitantes para contratar con el Estado, es decir, de la informacin relativa a la
clasifcacin, experiencia y capacidad jurdica, fnanciera y organizacional que presente el proponente.
La inscripcin en el Registro nico de Proponentes se hace por una sola vez, a menos que
posteriormente el proponente deje cesar los efectos de la inscripcin por falta de renovacin, caso en
el cual deber realizar una nueva inscripcin si an est interesado en contratar con el Estado. Para
realizar la inscripcin, el proponente debe verifcar que su informacin fnanciera sea la
correspondiente al periodo fscal inmediatamente anterior, es decir, que corresponda al cierre fscal
Disminuir los costos y simplifcar los trmites que deben realizar los proponentes.
Centralizar la documentacin de los proponentes en las cmaras de comercio.
Dar validez a la documentacin depositada en las cmaras de comercio frente a todas las
entidades estatales del pas.
Dar mayor transparencia a la administracin del Registro nico de Proponentes.
Unifcar los registros de proponentes en los niveles nacional, departamental y municipal.
Se da publicidad a la informacin que habilita a los proponentes para contratar con el Estado.

Quienes estn inscritos pueden participar en los procesos de contratacin con las diversas
entidades estatales.
La informacin documental verifcada por las cmaras de comercio es certifcada por ellas
cuando su inscripcin se encuentre en frme. Dicho certifcado constituye plena prueba de la
informacin documental que reposa en la respectiva cmara de comercio.
2_ Cul es s on l os fnes del Regi s t r o ni c o de Pr oponent es ?
4_ Cul es s on l os t r mi t es que deben r eal i z ar s e en el
Regi s t r o ni c o de Pr oponent es ?
3_ Cul es s on l as vent aj as de es t ar i ns c r i t o en el
Regi s t r o ni c o de Pr oponent es ?
Renovac i n de l a i ns c r i pc i n:
La renovacin es el acto mediante el cual se prorroga la vigencia de la inscripcin en el Registro nico
de Proponentes, en consecuencia, es el acto que impide la cesacin de los efectos de dicho registro. La
renovacin se debe realizar cada ao entre el 1 de enero y el quinto (5) da hbil del mes de abril, con
independencia de la fecha en que se haya realizado la inscripcin.
La renovacin es importante pues permite mantener la posibilidad de contratar con el Estado, ya que
mantiene la vigencia de los efectos del registro; adems, permite la obtencin de certifcados. Si el
proponente no renueva su inscripcin dentro del trmino indicado previamente, la inscripcin perde-
r sus efectos, por lo que el proponente no estar habilitado para contratar con el Estado sino a partir
de cuando realice una nueva inscripcin. Para realizar la renovacin el proponente debe verifcar que
su informacin fnanciera sea la correspondiente al periodo fscal inmediatamente anterior, es decir,
que corresponda al cierre fscal del 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior a aquel en que
solicita su registro. Adems, esta informacin fnanciera debe coincidir con la reportada en el Registro
Pblico Mercantil o en el Registro de Entidades sin nimo de Lucro, dependiendo del caso, as como
con la reportada a la Superintendencia de Sociedades cuando se trate de personas jurdicas sujetas a
la inspeccin, vigilancia y control de esa autoridad.
Ac t ual i z ac i n de l a i ns c r i pc i n en el Regi s t r o ni c o
de Pr oponent es :
La actualizacin es el acto a travs del cual el proponente inscrito informa de la necesidad de modifcar
o suprimir la informacin inscrita en el Registro nico de Proponentes. Este acto se puede realizar en
cualquier momento, siempre y cuando est vigente la inscripcin. Para realizarlo, el proponente debe
adjuntar al formulario los soportes documentales necesarios para que se realice el cambio o la
supresin.
Para facilitarle los trmites en el Registro nico de Proponentes, consulte en camaramedellin.com la lista
detallada de cada uno de los documentos de soporte que le sern requeridos (Gua 42).
Cul es la funcin certifcado Registro nico de Proponentes?
El certifcado expedido por las cmaras de comercio constituye plena prueba de la informacin
proporcionada por el proponente y verifcada previamente por la cmara de comercio respectiva. La
informacin que ha sido certifcada por la cmara de comercio queda en frme a los diez (10) das
hbiles contados desde la fecha de publicacin en el Registro nico Empresarial y Social, siempre que
no se hayan presentado recursos contra el acto de inscripcin durante ese mismo trmino.
5_ Ac er c a del c er t i fc ado del Regi s t r o ni c o de Pr oponent es
del 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior a aquel en que solicita su registro. Adems, esta
informacin fnanciera debe coincidir con la reportada en el Registro Pblico Mercantil o en el registro
de Entidades sin nimo de Lucro, dependiendo del caso, as como con la reportada a la
Superintendencia de Sociedades.
Qu i nf or mac i n c ont i ene el c er t i fc ado del Regi s t r o
ni c o de Pr oponent es ?
1. Informacin general
Nombre, razn o denominacin social del proponente.
Tipo y nmero del documento de identidad.
Fecha de diligenciamiento.
Indicacin de si el proponente es grande, mediana, pequea o micro empresa.
Domicilio principal (municipio) y direccin para notifcaciones.
La indicacin de los bienes, obras y servicios que ofrecer a las entidades estatales, con el
clasifcador de bienes y servicios en el tercer nivel.
Para las personas jurdicas respecto de las cuales aplique este requisito, la fecha y clase de
documento por el cual se le reconoci la personera jurdica, as como el trmino de duracin
de la misma.
Para las personas jurdicas, el nombre del representante legal y el nmero de su documento de
identidad.
Para las personas jurdicas, las facultades de su representante legal tal como aparecen en su
certifcado de existencia y representacin legal u otro documento idneo.
2. Informacin sobre la experiencia del proponente
Informacin sobre los contratos ejecutados y en ejecucin que haya celebrado previamente el
proponente con alguna entidad estatal. El proponente debe haberlos informado en el formulario de
inscripcin, renovacin o actualizacin identifcndolos con el clasifcador de bienes y servicios en el
tercer nivel e indicando su monto expresado en salarios mnimos (SMMLV). Si el proponente es
persona jurdica y han pasado menos de tres aos desde su constitucin, puede acreditar la
experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes o la experiencia de consorcios, uniones
temporales y sociedades en que tenga o haya tenido participacin.
3. Informacin sobre la capacidad jurdica del proponente
Las personas jurdicas deben informar en el formulario de inscripcin, renovacin o actualizacin cual
es su capacidad jurdica para celebrar contratos sobre los bienes, obras y servicios que ofrecer al
Estado, es decir, deben informar cul es su objeto social principal. Adems, deben informar las
limitaciones para contratar que hayan sido establecidas a su representante legal y si requiere o no
autorizacin de la asamblea de accionistas, junta de socios o junta directiva para celebrar algn tipo
de contrato. Es decir, se debe informar hasta qu monto y respecto de qu tipo de obligaciones puede
el representante legal obligar a la persona jurdica que representa, indicando para qu tipo de
contratos ste requiere obtener autorizacin previa de algn otro rgano de la persona jurdica. El
certifcado del Registro nico de Proponentes da cuenta tanto del objeto social del proponente como
de la capacidad jurdica de su representante legal.
4. Informacin sobre la capacidad fnanciera del proponente:
En el formulario de inscripcin, renovacin o actualizacin se deben informar los indicadores que
permitan medir la fortaleza fnanciera del proponente, con el fn de que esta pueda luego ser
certifcada por la cmara de comercio respectiva. Estos indicadores son:
ndice de liquidez: activo corriente/pasivo corriente
ndice de endeudamiento: pasivo total/activo total
Razn de cobertura de intereses: utilidad operacional/gastos de intereses
5. Informacin sobre la capacidad organizacional del proponente
En el formulario de inscripcin, renovacin o actualizacin se deben informar los indicadores que
permitan medir el rendimiento de las inversiones del proponente y su efciencia en el uso de sus
activos, con el fn de que estas puedan luego ser certifcadas por la cmara de comercio respectiva.
Estos indicadores son:
Rentabilidad del patrimonio: utilidad o prdida operacional/patrimonio
Rentabilidad del activo: Utilidad o prdida operacional/activo total
Pr egunt as f r ec uent es
En qu caso la Cmara se puede abstener de inscribir el formulario de inscripcin, renovacin
o actualizacin en el Registro nico de Proponentes?
Las cmaras de comercio se abstendrn de efectuar la inscripcin, renovacin o actualizacin
de los proponentes, cuando la informacin presentada no sea sufciente, sea inconsistente o
no contenga la totalidad de los elementos sealados en el ordenamiento jurdico para su
existencia y validez, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. As mismo, se
abstendrn de hacer el registro cuando la informacin fnanciera del proponente no sea
coherente con la informacin fnanciera reportada a los Registros Mercantil o de Entidades sin
nimo de Lucro o de cualquier otro registro que lleven las cmaras de comercio.
Cundo es posible que se niegue la inscripcin, renovacin o actualizacin de la informacin
contenida en el Registro nico de Proponentes?
La inscripcin, renovacin o actualizacin del Registro nico de Proponentes no proceder
cuando la informacin que se presente a la cmara de comercio sea insufciente, inconsistente
o no cumpla con los requisitos indicados por el Decreto 1510 de 2013 y la Circular nica de la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Qu implica la verifcacin documental que hacen las cmaras de comercio?
Las cmaras de comercio analizan si la informacin reportada por el proponente en el formu-
lario de inscripcin, renovacin o actualizacin coincide con la informacin contenida en los
documentos indicados por el Artculo 9 del Decreto 1510 de 2013 y por la Circular nica de la
Superintendencia de Industria y Comercio, adems de verifcar si concuerda con la
informacin que consta en el mismo Registro nico de Proponentes que administran.
En qu casos no es necesario estar inscrito en el Registro nico de Proponentes?
Segn el artculo 6 de la ley 1150 de 2007, en aquellos casos en que no es necesaria la inscrip-
cin en el Registro nico de Proponentes, ser la entidad estatal quien deber cumplir con la
verifcacin de las condiciones de los proponentes. La inscripcin no ser necesaria cuando:
Se deben inscribir en el Registro nico de Proponentes las personas naturales extranjeras
domiciliadas en Colombia y las personas jurdicas extranjeras con sucursal en el pas que
quieran participar en procesos de contratacin estatal?
S. La inscripcin de las personas naturales extranjeras se hace en la cmara de comercio
correspondiente a su domicilio principal y la de las personas jurdicas extranjeras se hace en la
cmara de comercio en donde est inscrita su sucursal. Para la inscripcin en el Registro nico
de Proponentes las personas jurdicas extranjeras deben cumplir con el proceso indicado en
el Artculo 9 del Decreto 1510 de 2013. Debe tenerse en cuenta que los estados fnancieros
presentados por una persona jurdica extranjera con sucursal en el pas deben ser los de su
casa matriz y deben cumplir con las normas aplicables en su pas de origen. Si en el pas donde
se encuentra ubicada la casa matriz de la persona jurdica extranjera el periodo fscal es
diferente y, por tanto, tiene una fecha de cierre diferente al 31 de diciembre, los estados
fnancieros que se deben inscribir o actualizar deben corresponderse con dicha fecha, sin
perjuicio de que deban cumplir con la obligacin de renovar durante el periodo indicado para
el efecto (entre el 1 de enero y el 5 da hbil de abril de cada ao). Si los documentos
otorgados en el extranjero se encuentran en un idioma distinto al castellano deber hacerse
traducir a este idioma por un traductor ofcial acreditado ante el Ministerio de Relaciones
Exteriores. Adicionalmente, todos los documentos otorgados en el extranjero deben estar
legalizados de conformidad con las normas vigentes.
Se est interesado en participar en un proceso de contratacin directa.
Se trate de contratos para la prestacin del servicio de salud.
Se trate de contratos de mnima cuanta.
Se trate de contratos para adquirir bienes del Estado.
Se trate de contratos para adquirir productos de origen o destinacin agropecuaria que se
ofrezcan en bolsas legalmente constituidas.
Se trate de contratos cuyo objeto est relacionado directamente con las actividades propias
de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economa mixta.
Se trate de contratos de concesin.
El proponente extranjero no tenga domicilio en el pas ni tenga alguna sucursal abierta en
Colombia.
Quin puede acceder a la informacin contenida en el Registro nico de Proponentes?
Cualquier persona puede consultar gratuitamente la informacin contenida en el Registro
nico de Proponentes. Sin embargo, si se quiere obtener una copia textual de la informacin
histrica contenida en el registro, se deber cancelar el valor correspondiente de dichas
copias. Igualmente, si se quiere obtener una certifcacin de la informacin contenida en el
registro, se deber cancelar el valor correspondiente a la expedicin de dicho certifcado.
Cmo se diligencia el formulario de inscripcin, renovacin o actualizacin en el Registro
nico de Proponentes?
El formulario de inscripcin, renovacin o actualizacin es el documento que debe
diligenciarse para realizar cada uno de estos actos. En l se deben reportar a la cmara de
comercio respectiva los datos generales del proponente, as como la informacin relativa a su
experiencia y capacidad jurdica, fnanciera y organizacional, siguiendo para el efecto las
instrucciones de diligenciamiento que se anexan al Formulario del Registro nico Empresarial
y Social RUES, en el anexo correspondiente al Registro nico de Proponentes.
Segn el Decreto 1510 de 2013 qu tipo de documentos sirven como soporte de la informacin
reportada en los actos de inscripcin, renovacin o actualizacin de Registro nico de
Proponentes?
Formulario de inscripcin, renovacin o actualizacin del Registro nico de Proponentes
debidamente diligenciado y frmado en original.
Copia del registro nico tributario RUT expedido por la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN.
Declaracin de pago de parafscales y dems conceptos relacionados con la seguridad social
de los empleados, en cumplimiento de lo dispuesto por el Artculo 50 de la Ley 789 de 2002.
Debe tenerse en cuenta que este documento no es exigible a las personas jurdicas
extranjeras.
nicamente para la inscripcin, copia del documento de identifcacin de la persona natural
proponente.
Certifcado sobre el tamao de la empresa (si es grande, mediana, pequea o micro empresa)
suscrito por la persona natural proponente o su contador pblico o, tratndose de una
persona jurdica, suscrito por el representante legal, el revisor fscal, el auditor o el contador de
la misma.
Las personas jurdicas no inscritas en el Registro Mercantil ni en el de Entidades sin nimo de
Lucro y las Sociedades Extranjeras deben aportar los documentos que acrediten su existencia
y representacin legal los cuales deben, como mnimo contener: el nombre o razn social
completa del proponente, las modifcaciones que se hayan hecho al nombre o razn social, el
tipo, nmero y fecha del documento de constitucin, la fecha, clase de documento y el
nombre de la entidad que reconoce la personera jurdica y la duracin de la persona jurdica,
su domicilio y el nombre e identifcacin de su representante legal, as como las facultades y
limitaciones del mismo.
Para certifcar la experiencia, el proponente debe aportar las certifcaciones expedidas por
terceros en los que consten los contratos ejecutados, los cuales deben haber recado sobre los
bienes, obras y servicios que ofrecer a las entidades estatales. El proponente debe clasifcar
cada uno de los certifcados con base en el Clasifcador de Bienes y Servicios en el tercer nivel,
indicando el valor de cada contrato. El mismo procedimiento deber seguirse cuando el
proponente pretenda certifcar la experiencia adquirida mediante la participacin en
consorcios, uniones temporales o sociedades. Igualmente, cuando el proponente sea una
persona jurdica que haya sido constituida dentro de los tres aos anteriores a la fecha de la
solicitud de inscripcin, renovacin o actualizacin y pretenda certifcar la experiencia
adquirida mediante la participacin en consorcios, uniones temporales o sociedades o
cuando pretenda certifcar la experiencia de sus socios, accionistas o constituyentes, se debe
seguir el mismo procedimiento.
Los estados fnancieros que deben presentarse deben tener fecha de corte a 31 de diciembre
del ao inmediatamente anterior al de la fecha de la solicitud de inscripcin, renovacin o
actualizacin del Registro nico de Proponentes. Si el proponente es una persona jurdica
que no tenga la antigedad sufciente para tener estados fnancieros con corte a la fecha
indicada, debe aportar estados fnancieros de corte trimestral o balance de apertura. Los
estados fnancieros aportados deben contener las principales cuentas detalladas del balance
general, las principales cuentas del estado de resultados, las cuentas contingentes deudoras y
acreedoras y los indicadores para establecer la capacidad fnanciera y organizacional del
proponente. Adems, deben estar suscritos por el proponente persona natural y por su
contador o por el representante legal de proponente persona jurdica, as como por su
contador, auditor o revisor fscal. Los documentos frmados por el contador, auditor o revisor
fscal deben estar acompaados por una copia de su respectiva tarjeta profesional y por un
certifcado de su vigencia expedido por la Junta Central de Contadores.
Todo proponente debe aportar una certifcacin de que no hace parte de un grupo
empresarial, por cuanto no ejerce ni sobre ella se presenta ninguna de las situaciones de
control descritas en el Artculo 261 del Cdigo de Comercio, a menos de que efectivamente se
presente en su caso alguna de ellas, caso en el cual deber informar cules son los miembros
del grupo empresarial, cul es la situacin de control que se presenta y cules son los
controlantes y los controlados. En caso de que el proponente sea matriz de un grupo
empresarial deber aportar, adems de los propios, los estados fnancieros consolidados del
grupo.
Las personas jurdicas sometidas a la inspeccin, vigilancia y control de la Superintendencia
de Sociedades deben aportar copia de los documentos adicionales exigidos por dicha
entidad.
Las cmaras de comercio se abstendrn de efectuar la inscripcin, renovacin o actualizacin de los
proponentes, cuando la informacin presentada no sea sufciente, sea inconsistente o no contenga la
totalidad de los elementos sealados en el ordenamiento jurdico para su existencia y validez, sin
perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. As mismo, se abstendrn de hacer el registro
cuando la informacin fnanciera del proponente no sea coherente con la informacin fnanciera
reportada a los Registros Mercantil o de Entidades sin nimo de Lucro o de cualquier otro registro que
lleven las cmaras de comercio.