Pmbok Resumen

a n e x o 6
PMBOK

Anexo 6: PMBOK 191

MODELO DE MADUREZDE GESTIN DEL CONOCIMIENTO v1.1
Universidad Santa Mara, CampusGuayaquil http://www.usm.edu.ec/tesis-ss
Introduccin

El presenteanexo extiendeunaexplicacin sobrelas generalidades del PMBOK
como fuentedecreacin del manual deprcticas del Modelo S&S.

El PMBOK es unaguautilizadapor los gestores de proyectos paradirigir el
proceso deun proyecto dexito, y secaracterizapor ladefinicin deprocesos y
reas deconocimiento delas cuales segeneranprcticas.

Laventajade utilizar el PMBOK paraproyectos es que ste es deaplicacin
general, es decir quelas prcticas y conocimientos descritos enl pueden ser, en
su mayora, adaptados amuchas realidades organizacionales. Adems, puede
decirsequeexisteuna concienciaglobal acercadesu valor y utilidad.

La informacin presentada en este anexo corresponde al documento del
PMBOK, edicin 2000.

Anexo 6: PMBOK 192

1 Definiciones y Conceptos

El Instituto deGestin deProyectos (PMI por sus siglas en ingls), public en
1996 el Project Managament Body of Knowledge (PMBOK), que es un trmino
inclusivo que describe la sumade conocimiento adquirido en laprofesin de
administracin de proyectos. Incluye conocimiento de prcticas tradicionales
probadas queson aplicadas en lagestin deproyectos en general, as como el
conocimiento deprcticas innovadoras y avanzadas queson aplicables encasos
un poco ms especficos.

El PMBOK se estructura por procesos de gestin de proyectos y reas de
conocimiento, temas queseexplicarn ms adelante.

A continuacin, se desarrollarn las definiciones de proyecto y gestin de
proyectos bajo el enfoquedel PMBOK.
1.1 Qu es un Proyecto?

Las organizaciones desarrollantrabajos. Generalmentelos trabajos envuelven
operaciones y/ o proyectos. Estas operaciones y proyectos comparten ciertas
caractersticas:

Son desarrollados por personas

Estn restringidos por recursos limitados

Son planificados, ejecutados y controlados

Ladiferenciaentre las operaciones y los proyectos es queen las primeras los
trabajos son repetitivos y continuos mientras queen los segundos, el trabajo es
temporal y nico. Seentiendepor proyecto aunesfuerzotemporal iniciadoparacrear
unnicoproductooservicio.

1
Mssobre el PMI en http://www.pmi.org/
El hecho queseatemporal implica quetengaun comienzo y un fin. El fines
alcanzado cuando los objetivos deproyecto son cumplidos o cuando quedaclaro
queestos no podrn ser cumplidos.

Los proyectos son tomados a cualquier nivel de la organizacin,
pueden involucrar a una o cientos de personas, puede requerir
menos decien horas paraser completados o ms dediez millones.
Los proyectos pueden involucrar una o varias unidades de la
organizacin y asuvez pueden pasar los lmites delamismaatravs
desociedades.
1.2 Qu es la Gestin de Proyectos?

La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades,
herramientas y tcnicas para las actividades de un proyecto con el objeto de
satisfacer o superar las necesidades y expectativas delos inversores del proyecto.

El trmino gestin de proyectos es utilizado para describir un acercamiento
organizacional para la administracin de operaciones actuales. Este
acercamiento, llamado administracin por proyectos, trata varios aspectos u
operaciones actuales como proyectos con lafinalidad de aplicarles gestin de
proyectos alos mismos.

2 Estructura para la Gestin de
Proyectos
2.1 Fases y Ciclo de Vida

Como los proyectos son iniciativas nicas, envuelven un cierto
grado deincertidumbre. Las organizaciones querealizanproyectos
generalmente los dividen enfases paraproveer unmejor control
administrativo y mejores accesos alas diferentes operaciones quese
realizan enlos proyectos.

2
(PMI, 2000)

PMI
1

Asociacinldermundial sinfinesdelucro
expertaengestindeproyectos, establecida
desde1969enPhiladelphia, USA.

Proyecto
2

Esfuerzo temporal iniciado
paracrearunnico producto
o servicio.
Anexo 6: PMBOK 193

Cada fase de un proyecto est marcada por la finalizacin de uno o algunos
entregables. Unentregablees untrabajo tangibley verificablecomo un estudio
realizado, un diseo detallado o un prototipo. Los entregables son partedeuna
secuencia lgica general diseada para garantizar la definicin apropiada del
producto del proyecto.

inicio final
tiempo
fase
inicial
fasesintermedias fase
final
nivel de
costo y
personal

Figura A6.1. Ciclo devidagenrico deunproyecto (PMI, 2000).

Las conclusiones deunafase son generalmentemarcadas por unarevisin delos
entregables y del desarrollo del proyecto con lafinalidad de:

Determinar si el proyecto debecontinuar hacialasiguientefase

Detectar y corregir errores efectivamente

Cada fasenormalmenteincluyeun conjunto deproductos definidos, diseados
paraestablecer el nivel decontrol deseado.

El ciclo de vida del proyecto sirve para definir el comienzo y final de un
proyecto. Por ejemplo, cuando unaorganizacin identificauna oportunidad que
puede ser aprovechada, generarun estudio paradecidir si debe ejecutar un
proyecto.

Adems, ladefinicin del ciclo devidadeterminaquacciones transitorias deben
ser incluidas en lafinalizacindel proyecto.

El ciclo devidadeun proyecto generalmentedefine:

3
(PMI, 2000)
Los trabajos tcnicos quedeben ser realizados en cadafase

Quindebeestar involucrado en cadafase

Las descripciones del ciclo devidapueden ser generales o detalladas. Cuando son
detalladas existen varios formularios, diagramas y/ o listas dechequeo queayudan
a proveer consistencia. A este nivel de detalle se lo llama metodologa de
gestin de proyecto.

Lamayoradelas descripciones de los ciclos devidas tienen varias caractersticas
en comn (VerFiguraA6.1):

Los niveles de costos y de personal son bajos en el comienzo,
aumentando en la finalizacin y bajan rpidamente mientras el
proyecto obtienesus conclusiones.

La habilidad de los asociados para influenciar en las caractersticas
finales del producto del proyecto y en el costo final del proyecto es
ms alta en el principio y empieza a disminuir progresivamente
mientras el proyecto contina.

No hay que confundir el ciclo de vida del proyecto con el ciclo de vida del
producto.

2.2 Tipos de Procesos Existentes

El PMBOK describe la gestin de proyectos en trminos de sus
procesos componentes y de sus interacciones con lafinalidad de
enfatizar laimportanciadelaintegracin.

Seentiendecomo proceso aunaserie deacciones quedan un resultado. Los
procesos de un proyecto son desarrollados por personas y generalmentecaen en
unadelas siguientes categoras:

Procesosdegestindeproyectos, queestn enfocados adescribir y organizar
el trabajo deun proyecto

Procesos orientados a productos, enfocados en especificar y crear el
producto del proyecto

Entregable
3

Trabajo tangibleyverificablecomo
unestudio realizado o undiseo detallado quese
entregaal final deunafasedeunproyecto.
Anexo 6: PMBOK 194


Los procesos degestin proyectos y los orientados aproductos interactan entre
s alo largo del proyecto paralograr los objetivos planteados.

2.3 Procesos de Gestin de Proyectos

Los procesos degestin deproyectos definidos por el PMBOK como los ms
comnmenteutilizados son los siguientes:

Iniciacin

Sereconocequeun proyecto o unafasedebecomenzar.

Planificacin

Semantieneun esquematrabajableparacumplir las necesidades del negocio
sobrelas cuales el proyecto debetratar.

Ejecucin

Secoordinanpersonas y otros recursos parallevar acabo el plan.

Control

Seaseguraquelos objetivos del proyecto estn siendo satisfechos mediante
el monitoreo y medicinprogresivay tomando acciones correctivas cuando
seanecesario.

Cierre

Se formalizalaaceptacin del proyecto o de lafasesiendo llevadaauna
finalizacin ordenada.

Cada uno deestos puntos incluyeactividades y subprocesos.

4
(PMI, 2000)
Los procesos estn relacionados por los resultados queproducen. A su vez, los
resultados o outputs deciertos procesos son los inputs deotros.

Estos procesos no son eventos de unasolaocurrencia: ocurren en diferentes
niveles de intensidad alo largo de todas las fases de un proyecto (Ver Figura
A6.2).

fase
inicial
fase
final
tiempo
Proceso de
Iniciacin
Proceso de
Ejecucin
nivel de
actividad
Proceso de
Planificacin
Proceso de Control
Proceso de
Cierre

Figura A6.2. Procesosyfases.

2.4

Proceso
4

Seriedeacciones quedan
unresultado. Enlos proyectos, los procesosson
desarrolladosporpersonas
Anexo 6: PMBOK 195

2.5 Interaccin de Procesos de Gestin de Proyectos

Adems delos procesos (VerFiguraA6.3), los subprocesos estn relacionados
unos con otros por medio desus inputs y outputs. El PMBOK describeestas
relaciones como:

Inputs: documentos mediantelos cuales seactuar.

Herramientas y tcnicas: mecanismos aplicados alos inputs paracrear
los outputs.

Outputs: documentos quesonel resultado delos procesos.

Iniciacin Planificacin
Control Ejecucin
Cierre

Figura A6.3. Relacinentreprocesos.

Anexo 6: PMBOK 196

3 Descripcin de los Procesos

3.1 Proceso de Iniciacin

Particularmente, el proceso de Iniciacin contiene un nico subproceso (Ver
FiguraA6.4):

I niciacin, comprometiendo alaorganizacinparainiciar lasiguiente
fasedel proyecto.

Iniciacin
Proceso de Iniciacin

Figura A6.4. Proceso deIniciacin.

3.2 Proceso de Planificacin

La planificacin es de gran importancia para un proyecto ya que este
posiblementeinvolucrahacer algo queno hasido hecho anteriormente. Por esta
razn existeunagran cantidad desubprocesos en estepunto. Sinembargo, el
nmero desubprocesos no implicaquelagestin deproyectos es meramente
planificar; la cantidad de planificacin realizada debe ser equivalente con el
alcance del proyecto y lautilidad quebrindesu informacin.

La Figura A6.5 muestra claramente la relacin entre los subprocesos. Estos
subprocesos estn sujetos afrecuentes interacciones previas alafinalizacin del
plan. As por ejemplo, si la fecha inicial de finalizacin no es aceptada, los
recursos deproyectos, costos y hastael alcancepuedennecesitar ser redefinidos.

Proceso de Planificacin
Planific ac in
del alca nce
SubprocesosBsicos
Subprocesosde facilitacin
Definic in
del alca nce
Definic in d e
ac tiv ida des
Planific ac in
de recursos
Sec uenc ia liz.
ac tiv ida des
Est. dura cin
ac tiv ida des
Estimac in
de costos
Planif. gestin
riesgos
Desa rrollo
cronogra ma
Presup uesto
del costo
Desa rrollo
plan proyec to
Planific ac in
de ca lid ad
Planific ac in
de comunic .
Planific ac in
orga niza c .
Id entific . del
riesgo
Ad quisicin
del p ersona l
An lisiscua lit.
riesgos
Planific ac in
consecuc in
An lisis cua ntit.
riesgos
Planific ac in
solic ita c in
Planific ac in
resp . riesgos

Figura A6.5. Proceso dePlanificacin.

Laplanificacin no es unacienciaexacta; es posible quedos equipos diferentes
generen dos planes totalmentediferentes paraunmismo proyecto.

Subprocesos bsicos

Algunos subprocesos de planificacin tienen una dependencia clara que
requierequeestos sean desarrollados esencialmente en el mismo orden en la
mayora de proyectos. Por ejemplo, las actividades deben ser definidas
antes deser costeadas u organizadas en un cronograma.

Estos subprocesos son:
Anexo 6: PMBOK 197


Planificacin del alcance, sedesarrollauna declaracin escritadel
alcance como baseparalatomadedecisin parael futuro.

Definicin del alcance, se dividen los entregables del proyecto en
componentes ms pequeos y manejables.

Definicin de las actividades, se identifican las actividades
especficas que debenser desarrolladas paraproducir los entregables
del proyecto.

Secuencializacin de actividades, se identifican y documentan
dependencias interactivas.

Estimacin de laduracin de actividades, seestimael nmero de
periodos de trabajo que van a ser necesarios para completar
actividades individuales.

Desarrollo del cronograma, seanalizan las secuencias deactividades,
duracin, y recursos necesarios paracrear el cronogramadeproyecto.
Planificacin de los recursos, sedeterminaqurecursos (personas,
equipos, materiales) y qucantidad decadauno debeser utilizado para
desarrollar las actividades del proyecto.

Estimacin de costos, seestimael valor delos costos asociados ala
realizacin del proyecto.

Presupuesto del costo, sedeterminael costo total estimado.

Desarrollo del plan de proyecto, se toman los resultados deotras
planificaciones de procesos y se lo incluye en un documento
consistentey coherente.

Subprocesos de facilitacin

Las interacciones delos siguientes subprocesos dependen delanaturaleza
del proyecto. Por ejemplo, cuando en cierto proyecto se determina un
riesgo pequeo o no identificable hasta el momento de terminar la
planificacin, pero el equipo reconoce que el costo y el cronogramason
extremadamenteagresivos y queenvuelven un alto riesgo.

Aunque estos subprocesos de facilitacin son ejecutados de forma
intermitentey cuando son necesarios durantelaplanificacin del proyecto,
no son opcionales. Los subprocesos son:

Planificacin de la calidad, seidentifican questndares decalidad
son importantes para el proyecto y se determina cmo se los va a
satisfacer.

Planificacin organizacional, seidentifican, documentan y asignan
roles, responsabilidades y relaciones dereportes del proyecto.

Adquisicin del personal, se obtieneel recurso humano requerido
paratrabajar en el proyecto.

Planificacin de la comunicacin, se determinalainformacin y
comunicacin requeridaparalos asociados al proyecto: quin necesita
qu informacin, cundo va a ser necesitada, y cmo debe ser
entregada.

I dentificacin deriesgos, sedeterminan quriesgos pueden afectar
al proyecto y sedocumentan las caractersticas delos mismos.

Anlisis cualitativo de riesgos, seevalael efecto quepuedetener
un riesgo sobreel proyecto.

Anlisis cuantitativo de riesgos, se evalan los riesgos y las
interacciones quepuedan afectar los resultados del proyecto.

Planificacin de respuesta a riesgos, sedefinen los pasos arealizar
pararesponder antelas amenazas deriesgos.

Planificacin deconsecucin, sedeterminaquconseguir y cundo.

Planificacin de solicitacin, sedocumentan los requerimientos del
producto y seidentifican fuentes potenciales.

Anexo 6: PMBOK 198

3.3 Proceso de Ejecucin

El proceso deejecucin incluyesubprocesos bsicos y defacilitacin (VerFigura
A6.6).

Proceso de Ejecucin
Seleccin
de la fuente
Desarrollo de
equipo
Solicitacin
Planificacin
del contrato
Verificacin
del alcance
Aseguramiento
de la calidad
Subprocesosde facilitacin
Distribucin
de informacin
Ejecucin
del plan de
proyecto

Figura A6.6. Proceso deEjecucin.

Anexo 6: PMBOK 199

Subprocesos bsicos

Ejecucin del plan de proyecto, sellevaacabo el plan deproyecto
desarrollando las actividades incluidas.


Verificacin del alcance, seformalizalaaceptacin del alcancedel
proyecto.

Aseguramiento de la calidad, se evala el desarrollo general del
proyecto enunabaseregular parabrindar seguridad queel proyecto
satisface los estndares decalidad.

Desarrollo de equipo, se desarrollan habilidades grupales e
individuales paramejorar el desenvolvimiento del equipo.

Distribucin de la informacin, sehacedisponibletodainformacin
necesariaparalos asociados conel proyecto.

Solicitacin, seobtienen ofertas, propuestas.

Seleccin de la fuente, seescogedealgunos vendedores potenciales.

Administracin de contrato, se administra la relacin con los
vendedores.

Anexo 6: PMBOK 200

3.4 Proceso de Control

El desenvolvimiento del proyecto debe ser medido regularmenteparaidentificar
variaciones con respecto al plan.

El proceso deControl contienesubprocesos bsicos y defacilitacin (VerFigura
A6.7).

Proceso de Control
C ontrol de ca mbio
del a lca nc e
C ontrol de
ca lida d
Monitoreo y
control de riesgos
C ontrol de
cronogra ma
C ontrol de
costos
C ontrol de
ca mbios
genera les
Reportes de
desenv olv imiento
Subprocesos Bsicos

Figura A6.7. Proceso deControl.

El proceso decontrol sealimentadeestas variaciones a partir devarias reas de
conocimiento (de las cuales sehablams adelante). Unavez quelas variaciones
son observadas, los ajustes son realizados al plan repitiendo los procesos
apropiados deplanificacin deproyectos. As por ejemplo, unaactividad faltante
puede generar cambios en la planificacin del personal, cambios entre el
presupuesto y los objetivos del cronograma.

Controlar incluye tomar acciones preventivas en anticipacin a posibles
problemas.

Subprocesos bsicos

Control de cambios generales, secoordinan cambios alo largo de
todo el proyecto.

Reportes de desenvolvimiento, secolectay difundeinformacin de
desenvolvimiento.


Control de cambio del alcance, secontrolan los cambios referentes
al alcancedel proyecto.

Control de cronograma, se controlan cambios del cronogramadel
proyecto.

Control de costos, se controlan los cambios referentes a los costos
del proyecto.

Control de calidad, semonitorean resultados especficos del proyecto
paradeterminar si cumplen con los estndares decalidad establecidos
y se identifican formas de eliminar causas de un desenvolvimiento
insatisfactorio.

Monitoreo y control riesgos, serespondealos cambios deriesgos
duranteel curso del proyecto.

Anexo 6: PMBOK 201

3.5 Proceso de Cierre

Los subprocesos del proceso deCierreson (VerFiguraA6.8):

Cierre administrativo, segenera, reney difundeinformacin para
formalizar lafinalizacin del proyecto.

Cierre del contrato, secompletael contrato incluyendo resoluciones
decualquier temapendiente.

Proceso de Cierre
Cierre del
contrato
Cierre
administrativ o

Figura A6.8. Proceso deCierre.
4 reas de Conocimiento

El PMBOK definereasdeconocimiento("KnowledgeAreas") en funcindesus
prcticas y sus procesos (definidos anteriormente).

Las reas deconocimiento delos proyectos segn el PMBOK son(VerFigura
A6.9):

Gestin de Integracin

Describelos procesos requeridos paraasegurar quetodos los elementos del
proyecto estn propiamente coordinados. Abarca los subprocesos:
desarrollo del plan de proyecto (Planificacin), ejecucin del plan del
proyecto (Ejecucin) y control decambios generales (Control).

Gestin de Alcance

Describelos procesos requeridos para asegurar queel proyecto incluyetodo
el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido paracompletar el proyecto
exitosamente. Abarcalos subprocesos: iniciacin (Iniciacin), planificacin
del alcance (Planificacin), definicin del alcance (Planificacin),
verificacin del alcance (Ejecucin) y control de cambio del alcance
(Control).

Gestin de Tiempo

Describelos procesos requeridos paraasegurar los tiempos completadosdel
proyecto. Abarcalos subprocesos: definicin de actividades (Planificacin),
secuencializacin deactividades (Planificacin), estimacindeduracin de
actividades (Planificacin), desarrollo del cronograma (Planificacin),
control decronograma(Control).

Gestin de Costos

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es
completado dentro del presupuesto aprobado. Abarca los subprocesos:
planificacin de los recursos (Planificacin), estimacin de costos
Anexo 6: PMBOK 202

(Planificacin), presupuesto del costo (Planificacin), control de costos
(Control).

Gestin de Calidad

Describelos procesos requeridos paraasegurar que el proyecto satisfarlas
necesidades paralas cuales fueconcebido y puesto en marcha. Abarcalos
subprocesos: planificacin delacalidad (Planificacin), aseguramiento dela
calidad (ejecucin), control decalidad (Control).

Gestin de Recursos Humanos

Describe los procesos requeridos para hacer el uso ms efectivo de las
personas involucradas en el proyecto. Abarca los subprocesos:
planificacin organizacional (Planificacin), adquisicin del personal
(Planificacin) y desarrollo deequipo (Ejecucin).

Gestin de Comunicacin

Describelos procesos requeridos paraasegurar lageneracin, recopilacin,
difusin, almacenamiento y disposicin delainformacin del proyecto de
unamanerapuntual y apropiada. Abarcalos subprocesos: planificacin de
la comunicacin (Planificacin), distribucin delainformacin (Ejecucin),
reportes dedesenvolvimiento (Control) y cierreadministrativo (Cierre).

Gestin de Riesgos

Describe los procesos concernientes con la identificacin, anlisis y
respuesta hacia los riesgos que podran afectar al proyecto. Abarca los
subprocesos: planificacin de gestin de riesgos (Planificacin),
identificacin de riesgos (Planificacin), anlisis cualitativo de riesgos
(Planificacin), anlisis cuantitativo deriesgos (Planificacin), planificacin
derespuestaariesgos (Planificacin), monitoreo y control riesgos(Control).

Gestin de Consecucin

Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de
entidades externas alaorganizacin. Abarcalos procesos: planificacin de
consecucin (Planificacin), planificacin de solicitacin (Planificacin),
solicitacin (Ejecucin), seleccin delafuente(Ejecucin), administracin
decontrato (Ejecucin) y cierredel contrato (Cierre).

Anexo 6: PMBOK 203

4. Gestin de Integracin del Proyecto
4.1. Desarrollo del plan de proyecto
4.2. Ejecucin del plan de proyecto
4.3. Control de cambiosgenerales
GESTIN DE
PROYECTOS
5. Gestin de Alcance del Proyecto
5.1. Iniciacin
5.2. Planificacindel alcance
5.3. Definicin del alcance
5.4. Verificacindel alcance
5.5. Control de cambio del alcance
6. Gestin de Tiempo del Proyecto
6.1. Definicin de actividades
6.2. Secuencializacinde actividades
6.3. Estimacin duracin de actividades
6.4. Desarrollo del cronograma
6.5. Control de cronograma
7. Gestin de Costos del Proyecto
7.1. Planificacin de losrecursos
7.2. Estimacin de costos
7.3. Presupuesto del costo
7.4. Control de costos
8. Gestin de Calidad del Proyecto
8.1. Planificacin de la calidad
8.2. Aseguramiento de la calidad
8.3. Control de calidad
9. Gestin de RRHHdel Proyecto
9.1. Planificacinorganizacional
9.2. Adquisicin del personal
9.3. Desarrollo de equipo
10. Gestin de Comunicacin del
Proyecto
10.1. Planificacin de la comunicacin
10.2. Distribucin de la informacin
10.3. Reportesde desenvolvimiento
10.4. Cierre administrativo
11. Gestin de Riesgos del Proyecto
11.1. Planificacin de gestin de riesgos
11.2. Identificacin de riesgos
11.3. Anlisiscualitativo de riesgos
11.4. Anlisiscuantitativo de riesgos
11.5 Planificacin respuesta a riesgos
11.6. Monitoreo y control de riesgos
12. Gestin de Consecucin del
Proyecto
12.1. Planificacin de ??
12.2. Planificacin de solicitud
12.3. Solicitud
12.4. Seleccin de fuente
12.5 Administracin de contrato
12.6. Cierre de contrato

Figura A6.9. reasdeconocimiento yprocesosdegestin deproyectos.

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