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ORGANIZACIONAL
GRUPO: 1702
INTRODUCCIÓN
En el México actual, el nuevo orden de intercambio reconoce también a un actor el cuál es
conocedor y objeto de conocimiento, un utilizador de medios instrumentales y a la vez un
medio él mismo, vinculando emocionalmente a los demás y objeto de vinculación,
evaluador y objeto de evaluación, un intérprete de símbolos y él mismo un símbolo. Por
ello, la idea de que tanto el individuo como la empresa necesitan organizarse y comunicarse
goza de una aceptación general pese a las limitaciones teórico-prácticas que enfrenta en la
realidad.
Se reconoce también, que a menudo se piensa implícitamente que las convergencias
globales son naturales e inmanentes, lo que conduce a no abordarse como una problemática
completa y global de gestión organizacional. Estos campos, corresponden a dos
preocupaciones mayores que no son traducidos a menudo en acción. Las conclusiones de
las investigaciones actuales convergen en el sentido de que pese a la espontaneidad y
relativa facilidad de los temas de organización y comunicación, en realidad es difícil
aprehender concretamente los elementos operativos que permitan resolver los problemas
que ambos procesos plantean a la empresa pública, privada y social. Los dos temas son,
pues, inaprensibles, porque son multidimensionales, intangibles, transversales; porque están
presentes en todas las partes y conciernen a todos.
Dada su difícil comprensión, sobre todo por este contexto de convergencia global,
organización y comunicación corren el riesgo de estar o bien desconectadas una de otra o
bien confundidas en esquemas simplificadores: de este modo el estudio puramente técnico
de la comunicación puede llevar a esquemas rectores informáticos que a menudo se ocultan
detrás de nociones apresuradas de organización y sistemas de información. Inversamente, la
comunicación puede ser pensada y elaborada sólo como un fenómeno psicológico sin
vinculación directa con la organización, considerada en sentido tecnicísta y estructural. El
reto en México que tiene el académico, el investigador y el profesional de gestión y
comunicación es no conformarse con esas ambigüedades si quieren contribuir a mejorar el
funcionamiento de las organizaciones en los diferentes sectores productivos. Para ello,
organización y comunicación merecen tanto reflexión y acciones productivas específicas
como gestiones imbricadas y sinérgicas.
El propósito central de las presentes notas es analizar, a manera de una presentación
diagnóstica general, la situación actual de los tipos, diseños, cambios y nuevos enfoques
conceptuales como los problemas y las vías eventuales de desarrollo de la comunicación
organizacional en México ante los cambios principales que trae consigo precisamente la
convergencia global. Para lograr coherencia y un entendimiento conceptual lógico y claro
del tema, el escrito presenta, a manera de contexto general del área de interés, un marco
general de abordaje de los componentes básicos en el desarrollo y la comunicación en las
organizaciones. A partir de aquí, el escrito se centra en analizar una caracterización mínima
de los espacios y supuestos básicos de la comunicación organizacional en México
abordando los tipos, diseños y cambios en la materia, su relación con los procesos de
capacitación, desarrollo e investigación como los recientes aportes conceptuales.
II. Contexto
En México como en cualquier parte del mundo, toda organización por pequeña que sea
posee una estructura organizacional porque resultan de la aplicación de la racionalidad a la
actividad social humana. Las estructuras organizativas se constituyen por subsistemas que
se encuentran conectados entre sí: relaciones efectivas y reales, por procedimientos y
programas de acción, por dispositivos de comunicación, información y coordinación, por
sistemas de conducción, etc.; Para Niklaus Luhmann (1976: 17-32), quien estructura a las
organizaciones como uno de los tres tipos y componentes de sistema social, las
organizaciones son sistemas sociales caracterizados por su capacidad de unir a una
motivación generalizada, una gran especificación de comportamientos de la época
contemporánea que se gestan a partir de la revolución industrial, con el aumento de
complejidad de la sociedad, con el hacinamiento de las personas en las ciudades, con la
creciente demanda de los productos y la monetarización de la economía. Es el sistema
organizacional precisamente el que responde y ofrece un determinado salario a cambio de
trabajos enormemente especializados. Según Luhmann, gracias a esta característica del
sistema organizacional se hace posible crear organizaciones, planificarlas, terminarlas y
volverlas a crear.
Estas mismas posibilidades de creación y recreación deliberada de los sistemas
organizacionales, conduce a la necesidad de conocer su situación, evaluar sus condiciones
internas y las condiciones generales en las que se encuentran, así como las alternativas que
ofrecen para su solución de los problemas de la sociedad. Por esta misma razón, a
principios de siglo, Max Weber (1947: 49), estudia las organizaciones burocráticas como
producto de la racionalización y secularización experimentadas por el mundo occidental: la
organización burocrática es la expresión del proceso racionalizador y continúa en el interior
de este proceso de adecuación de medios a fines, la elección de formas más eficientes de
conseguir determinados resultados.
Para Weber, los méritos de la burocracia se fundamentaban en el control jerárquico, la
formalización escrita, la definición del trabajo y de las responsabilidades. En este enfoque
tradicionalista y en la época en general, la comunicación en las organizaciones sólo era
concebida como información operativa y formal. Ciertamente, en el enfoque tradicionalista
de la corriente racionalista que concibieron F. Taylor, por una parte, y H. Fayol por otra, la
información operativa y formal es llevada a una extrema especialización de tareas y
funciones, basándose en el desarrollo de reglas y procedimientos escritos.
Este principio concierne a todos los aspectos de la actividad de la organización o empresa:
división de funciones, división de actividades de concepción, control, ejecución o división
de tareas de ejecución. Progresivamente, los años setenta y ochenta mostraron la
complejidad de relaciones dialécticas e interactivas entre la organización, estrategia,
tecnologías, estilo de administración, cultura interna y fenómenos de poder. Ante tantas
variables ya no es cuestión de soñar con la solución de la organización ideal.
Para este trabajo lo primero qué se reviso fue las definiciones de comunicación
descendente, ascendente y horizontal para después hablar un poco del intranet y el extranet
que son las herramientas que podrían ayudar ala empresa que se monitoreo la empresa es
PROCTER & GAMBLE
Comunicación Interna
La comunicación interna, siempre ha existido en todo tipo de organizaciones, sobre todo
en aquellas empresas preocupadas por la “calidad” y a las que se califica como
“excelentes”. Esta considerada como una herramienta de gestión y es un signo de
modernidad como “ el modelo de mensajes compartidos entre los miembros de la
organización; es la interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre
los miembros de las mismas”. Ha de ser “fluida, implicante, motivante, estimulante y
eficaz en si misma. Y estar orientada a la calidad en función del cliente”. Sus funciones y
objetivos deben estar incluidos dentro del Plan Estratégico de la Compañía.
La comunicación Interna persigue: contar a sus públicos internos lo que la propia
organización hace (objetivos empresariales); lograr un clima de implicación e integración
de las personas en sus respectivas empresas; incrementar la motivación y la
productividad. Todo ello para alcanzar la máxima optimización de los recursos de las
empresa, realizando los proyectos con mayor eficacia y al menor costo posible.
Modelo interactivo de la Comunicación de las Organizaciones.
Canales externos
Canales internos
Estabilidad
Organización
Ambiente pertinente
Herramientas de la Comunicación Interna
Estas son las herramientas de comunicación más usadas en las empresas
PROCTER&GAMBLE
• Notas internas operativas
• Reuniones con los miembros del equipo
• Tablones de anuncios
• Seminarios
• Cursos
• Memos para informar sobre asuntos de la empresa
• Grupos de trabajo interdepartamentales
• Reuniones con otras divisiones
• Presentaciones económicas / nuestros servicios
• Actos o eventos internos
• Manual de bienvenida
• Memoria
• Grupos de mejora
• Plan de comunicación interna
• Revista Interna
• Video o CD Corporativo
• Encuesta de Clima laboral
• Buzón de sugerencias
• intranet
• Círculos de Calidad
• Auditoria de comunicación
• Teléfono de información y otros.
Canales y tipos de Comunicación Interna
El esquema presentado a continuación hecho por Lucas Martín, permite visualizar con
claridad los distintos tipos de comunicación interna, nosotros explicaremos las
comunicación formal informal y la comunicación ascendente
Descendente Horizontal Ascendente
Formal Con los subordinados Con los colegas Con los jefes
Informal Con los seguidores Con los amigos Con los lideres
Comunicación Formal:
Transmite los mensajes oficiales de la organización, respetando y siguiendo las líneas del
organigrama, otorgando una visión clara de los causes del traslado de la información.
La realidad formal de una empresa esta compuesta por dos aspectos fundamentales a tener
en cuenta en la comunicación: una organización funcional y una organización jerárquica.
La organización funcional se basa en analizar por separado cada una de las diferentes
tareas o funciones que en ella se realizan, con el fin de conseguir un funcionamiento global
optimo. Es la que se conoce como el tipo de organización que se deriva de la “división del
trabajo”.
La organización jerárquica nos muestra las líneas de autoridad que se dibujan en la
empresa a través de una organización formal de sus tareas de arriba abajo, desde la más
alta dirección hasta el ultimo y mas sencillo colaborador dentro de la compañía.
La comunicación formal que se deriva de una organización funcional y jerárquica se
plasma de forma grafica en las lineras horizontales y verticales del organigrama y nos
conecta directamente cono los distintos tipos de comunicación interna que transcurren por
esos canales:
La comunicación descendente
La comunicación ascendente
La comunicación horizontal
Comunicación Ascendente
La comunicación ascendente o flujo de comunicación hacia arriba surge de los niveles
bajos de la empresa o institución y su recorrido es justo el contrario de la descendente:
nace en la base de los colaboradores y se dirige siguiendo diferentes caminos, en función
de cómo estén organizados los canales formales de comunicación, hacia la alta dirección
de la empresa. Es muy importante puesto que permite:
• Comprobar si la comunicación descendente se ha producido y trasladado de forma
eficaz y fidedigna.
• Recoger inputs procedentes de todos los rincones de la organización, que son muy
importantes y se deben tener en cuenta en el momento de diseñar las políticas
estratégicas de la compañía.
Si no existe una correcta vinculación de la comunicación ascendente no existe
retroalimentación. Kreps (1990) citando a Barnad explica que “los individuos que se
encuentran en los niveles mas bajos de la jerarquía son a menudos los contribuyentes
mejor informados para la toma de decisiones”.
Con frecuencia los canales de comunicación ascendente no están suficientemente
desarrollados, hecho que provoca graves problemas de comunicación interna.
Esta comprobado que los superiores tienden a recibir información donde sus empleados le
comunican aquello que ellos desean que conozcan, eliminando de sus mensajes aquella
informaciones que puedan desagradar a sus superiores.
Los empleados tienden a enviar los mensajes maquillados a sus superiores, intentando
aproximarlos a aquello que de antemano saben que desean oír; esto repercute en que la
dirección recibe una retroalimentación inexacta al funcionamiento y el logro de objetivos
en los puestos inferiores y medios de la empresa.
Para lograr una correcta comunicación la dirección debe enfatizar en la necesidad de
recibir informaciones “altamente precisas”, nunca debe premiar la retroalimentación
positiva, así podrá crear una dinámica que permita el ascenso tanto de comunicaciones
positivas como negativas, que se aproximen al máximo a la realidad de la organización en
cualquiera de sus áreas, departamentos o lugares de trabajo.
Medios de la comunicación ascendente
• Reuniones periódicas
• Entrevistas personalizadas
• Círculos de calidad
• Las notas de obligadas respuesta
• Teléfonos de servicios
• Encuestas
• Sistema de sugerencias (buzones, cartas al director, etc.).
Objetivos de la comunicación ascendente
El objetivo fundamental de la comunicación ascendente es favorecer el dialogo social en la
empresa o institución para:
• Que todos se sientan protagonistas de la actividad y de los objetivos corporativos.
• Que afloren energías y potencialidades ocultas.
• Lograr el máximo aprovechamiento de las ideas
• Favorecer el auto análisis y la reflexión
• Estimular el consenso
Principales funciones de la comunicación ascendente
Proporcionar a los directivos el feedback adecuado acerca de asuntos y problemas
actuales de la organización, necesarios a la hora de tomar decisiones para dirigir con
eficacia.
Ser una fuente primaria de retorno informativo para la dirección, que permite
determinarla la efectividad de su comunicación descendente.
Aliviar tensiones, al permitir a los miembros de nivel inferior de la organización
compartir información relevante con sus superiores.
Estimula la participación y el compromiso de todos, de este modo se intensifica la
cohesión de la organización (sin embargo los canales de comunicación ascendente están,
normalmente, poco desarrollados en las organizaciones empresariales, lo que causa
muchos problemas de eficacia en la comunicación).
Puntos débiles de la comunicación ascendente
El riesgo de facilitar el excesivo control por parte de la dirección.
Provocar la ira del director cuando el mensaje es desagradable; así a menudo, solo se
comunican a los jefes los mensajes favorables, lo que provoca el aislamiento de los
ejecutivos.
La poca receptividad de los directores
Insuficiencia de canales
Resumen Esquemático
Comunicación Interna
Comunicación
Formal Informal
(El Rumor)
Conclusión:
La habilidad para la escucha es muy importante en una comunicación ascendente, ya que
es muy difícil obtenerla.
Hay muchas vias a través de las cuales la dirección pude enviar mensajes hacia los
estratos que, por debajo de ella, configuran los diferentes niveles de la organización, pero
hay pocas vías para el movimiento de información en sentido ascendente hacia la
dirección. Quizá la vía ascendente mas evidente de todas es la cadena humana de todas las
personas que hablan con otras personas: el hombre que trabaja con la maquina habla con
su capataz, el inspector a su jefe y así, pasando de persona a persona, la información
acaba por llegar a la cúspide.
Esta cadena de comunicación tiene un potencial, pero rara vez da buenos resultados
porque esta repleta de escuchantes deficientes. Se puede producir fallos por tres razones al
menos:
• Sin escuchas eficientes, las personas no hablan con libertad y el flujo de la
comunicación rara vez se pone en movimiento.
• Si el flujo empezara, un solo escuchante deficiente seria bastante para cortar su
desplazamiento hacia la cúspide.
• Aunque el flujo continuara hasta la cúspide, es probable que el contenido de los
mensajes sufriera graves distorsiones en su recorrido.
Seria absurdo asumir que estas líneas de comunicación ascendente iban a poder funcionar
sin perturbaciones, pero no hay razón para pensar que no se pueden perfeccionar con una
mejor escucha. Pero los primeros pasos ha de darlos la alta dirección. Mas y mejor
escucha por su parte puede cebar las bombas que inicien el flujo ascendente de
información.
ÁREAS MEDIOS
MENSAJES FUNCIONES
Apoyar el liderazgo
Lograr participación
Retroalimentación
Formalizar actividades
Provocar contactos
Beneficios de un sistema de medios internos:
• Los medios hacen una comunicación formal por la cual todo el personal es informado
de sus responsabilidades, prácticas y procedimientos.
• Permiten obtener, por retroalimentación, un panorama claro
de la organización.
• Efectivos para sondear o diagnosticar a la organización.
• Documentan las aportaciones del personal.
• Producen valor para la empresa al propiciar la productividad del equipo.
• Mantienen un flujo adecuado de información
• Conservan el rumbo del grupo hacia el logro de los objetivos de la organización.
• Evitan la prevalencia del rumor como medio de comunicación.
• Apoyan la labor de equipo y el sentido de avance
El intranet se encuentra dentro de la comunicación descendente.
Criterios para construir una Intranet Corporativa
Resumen
En este artículo abordaremos el tema de los criterios, factores clave y componentes
principales, para que las Intranets Corporativas funcionen como sistemas para que de
manera sistemática y permanente apoyen la creación y entrega de valor de los trabajadores
a la organización.
Las Intranets en una organización realmente deben construirse con un objetivo central: ser
un sistema que apoye el desempeño de los trabajadores, de manera que les ayude a crear y
entregar valor en sus procesos y a sus clientes, socios, aliados, pares, relacionados,
promotores y accionistas. Para cumplir con este objetivo, es necesario tener en cuenta los
requerimientos de información y conocimiento del tipo institucional, del trabajador, de los
productos y servicios, de los documentos, del contenido; pero sobretodo de los procesos
medulares del negocio. Esto último se refiere a aquella información que está vinculada con
las actividades y tareas que son propias de naturaleza central o del core business de la
organización.
De esta manera, una Intranet en términos de criterios deberá estar conformada por:
• criterio central: procesos medulares del negocio,
• criterios periféricos: institucional, servicios al personal, productos y servicios,
documentos y contenido.
Criterios para organizar una Intranet Corporativa
Visión funcional: periferia del soporte al desempeño
Los procesos, son las cosas que hacemos ya sea de naturaleza cotidiana o sistemática, o de
naturaleza emergente o no sistemática. Para ser productivos y competitivos en los procesos,
necesitamos además de hacer; medir, comparar, aprender y cambiar. Para cumplir esto,
requerimos que alrededor de cada proceso se constituya una comunidad de usuarios, que
incluya a los proveedores y clientes de cada proceso y que puedan interactuar entre ellos,
intercambiar sus experiencias, apoyarse unos a otros, conocer las mejores prácticas, sacar
lecciones de su trabajo; es decir: aprender. Para ilustrar este objetivo, a continuación
mostraremos un ejemplo de una arquitectura de componentes para una Intranet basada en
ciertos procesos medulares. Algo importante: una Intranet es como una casa, cada quién
tiene un diseño de ella, lo que veremos es una arquitectura que corresponde a una
organización en particular con requerimientos específicos de información.
Nuestro consejo para los diseñadores de páginas Web, especialistas en TI, expertos de
contenido y usuarios en general; es que orienten el desarrollo de sus Intranets a los procesos
medulares y enriquezcan su contenido con los criterios secundarios. A la hora de implantar
sus soluciones, empiecen con lo más importante y de valor, y dejen lo secundario para
después. Los accionistas y patrocinantes se lo agradecerán. Justificar la inversión de una
Intranet con esas características, es más fácil debido a que tendrá en cuenta el retorno
financiero basado en la razón de ser de la organización: su negocio.
De otro lado, la información proveniente de la experiencia y del trabajo cotidiano, y que tal
vez todavía no sido totalmente registrada y puesta de manera organizada; puede decirse que
está más cerca de marcar una ventaja competitiva en la decisión y acción organizacional.
Este tipo de conocimiento generalmente se maneja en los foros, casos de estudio,
comentarios, opiniones; etc.
En el desarrollo de las Intranets, tanto al tratar la parte de los procesos medulares del
negocio como de los criterios secundarios, deberíamos tener presente estos dos tipos de
información y sus principales formas de expresión.
Tomado esta parte como modelo, los lectores podrían construir las secciones de contenido
para los criterios secundarios de la Intranet (institucional, servicios al personal, productos y
servicios, flujo de documentos, contenido o de bases de conocimiento); en términos de
secciones estructuradas y no estructuradas e información.
Aprendizaje, Aprendizaje,
• Cursos en línea Proyectos
• Políticas / Normas / Reglas • Simulaciones / Juegos de
de negocio negocio
• Procesos / Procedimientos • Casos de estudio
técnicos • Consultoría / Asesoría
• Propiedad intelectual • Mejores prácticas, lecciones
• Aseguramiento de la aprendidas
calidad • Eventos tecnológicos y de
procesos
Noticias, Noticias,
1. Novedades
• Noticias de prensa 2. Alertas tecnológicas
3. Anuncios en la materia
Alguno de este software como los browser, diccionarios, enciclopedias; serán de propósito
general, otros como los LMS (sistema administrador del aprendizaje) serán de propósito
específico, y otros como los simuladores, CRM serán de uso directo en las operaciones del
negocio.
Uno de los factores de éxito en la Intranet, es orientarla primero a los procesos medulares
del negocio. La arquitectura de contenido requerida para este fin deberá permitir manejar
tanto el contenido de naturaleza estructurada como el no estructurado.
Para la construcción de una robusta Intranet, les recomendamos armar al menos dos
equipos de desarrollo, uno que se encargue del portal horizontal basado en los procesos
medulares del negocio y el segundo de los portales verticales basados en los criterios
institucional, servicios al personal, productos y servicios, flujo de documentos y contenido
o de bases de conocimiento. Ambos equipos deberán trabajar de manera coordinada,
integrada y alineada. Importante: el portal vertical de contenido deberá convertirse en una
base de conocimientos para la organización, base fundamental para la implantación de la
gerencia del conocimiento.
Extranet
Una extranet es una red privada virtual que utiliza protocolos de Internet, protocolos de
comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de
forma segura parte de la información u operación propia de una organización con
proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. Se
puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organización
que se extiende a usuarios fuera de ella. Usualmente utilizando la Internet. La extranet suele
tener un acceso semiprivado, para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente
el usuario ha de ser trabajador de la empresa, pero si tener un vínculo con la entidad. Es por
ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad, para que no pueda acceder
cualquier persona. Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una
Internet de colaboración con otras compañías.
Aplicaciones extranet
Los siguientes ejemplos muestran las aplicaciones de la extranet, ya que pueden ser muy
variadas dichas aplicaciones:
• Groupware, diversas compañías participan en el desarrollo de nuevas
aplicaciones con un objetivo común.
• Creación de foros.
• Compañías empresariales participan y desarrollan programas educativos o de
formación.
• Para compañías que son parte de un objetivo común de trabajo, mediante la
extranet, pueden dirigir y controlar los proyectos comunes.
• Una empresa puede participar en redes de conocimiento junto con universidades,
asociaciones y demás centros en programas de formación, en actividades de
investigación y desarrollo, en bolsas de trabajo, etc.
El computador es indispensable para las conexiones a la extranet
El web de la Intranet
En este web pretendemos divulgar las nociones básicas sobre la utilidad de la intranet para
la empresa actual.
En el proceso de modernización de la empresa y en el contexto de la mejora de procesos,
calidad y productividad abordar la gestión eficiente de la información así como la relación
entre el equipo humano se traducen en un conjunto de necesidades de mejora que pueden
cristalizar en el estudio de desarrollo e implementación de una intranet o la renovación de
la misma.
Es en este contexto cuando la empresa necesita ver con perspectiva cuáles son los usos y
requisitos que tendrá el nuevo intranet corporativo.
CONCLUSIÓN
Estos fueron unos ejemplos de cómo se puede utilizar esta herramienta y los beneficios para
los trabajadores.
BIBLIOGRAFÍA