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Introduo
02
Conceituando o evento
03
Encontrando o espao
correto
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05
Escolhendo os canais
de divulgao
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Contratao de
servios prossionais
(fornacedores)
Comercializando os
patrocnios
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Inscrio dos atletas
08
Produo de
chips, nmeros
personalizados e kits
promocionais para os
atletas
09
Check-in dos atletas e
entrega dos kits
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Cerimonial & Hinos
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Dicas de segurana
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13
Esprito Fair Play
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Finalizao do evento
Premiao dos
participantes
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Concluso
16
Sobre a Sympla
(Pg. 3)
(Pg. 4)
(Pg. 8)
(Pg. 10)
(Pg. 14)
(Pg. 16)
(Pg. 18)
(Pg. 22)
(Pg. 26)
(Pg. 28)
(Pg. 30)
(Pg. 34)
(Pg. 36)
(Pg. 37)
(Pg. 38)
(Pg. 32)
INTRODUO
O bom produtor sabe que a excelncia na organizao dos eventos vem em
primeiro lugar. Somente atravs dessa premissa possvel garantir o decor-
rer de um evento de alto nvel, com todos os itens que o pblico merece.
Porm, sua organizao depende do tipo de evento a ser executado.
E quando o foco so os eventos esportivos, como o produtor deve se orien-
tar? O primeiro passo antes da organizao ler nossas dicas valiosas, nas
quais detalhamos os itens necessrios para que voc produza um evento
esportivo de sucesso! Pensando em ajudar o produtor, este guia oferece
dicas de como organizar um evento esportivo, independentemente do es-
porte e do tamanho do evento, mas com enfoque profissional e criterioso.
Siga o passo-a-passo e garanta uma experincia esportiva incrvel para to-
dos os envolvidos!
Conceituando o
evento
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Um evento de sucesso envolve sempre boas ideias, planejamento impecvel e
implementao seguidos risca. Antes de tudo, necessrio articular os moti-
vos pelos quais ele est sendo realizado. E lembre-se que qualquer evento preci-
sa ser uma experincia intensa para o pblico e envolver criatividade, inovao e
emoo. O evento esportivo no diferente: elaborao, planejamento e delim-
itao de objetivos so indispensveis.
Ao criar um evento, faz-se necessrio delimitar um conceito. Mas, o que con-
ceito? a ordenao de como ser efetivamente o evento, o objetivo de sua
criao. Pense no conceito como a combinao de 4 elementos: planejamen-
to, organizao, liderana e controle, caminhando em sintonia para a realizao
dos objetivos. Vamos l:
Planejamento
O planejamento identifica a motivao primordial do evento e deixa claro o
caminho a ser seguido e o propsito a ser alcanado, diminuindo dvidas e im-
previstos.
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Elaborao,
planejamento e
delimitao de
objetivos so
indispensveis.
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Busque as informaes certas e faa perguntas ilustrativas como:
- Qual a quantidade de atletas que participaro do evento?
- O pblico poder ser composto de, no mximo, quantas pessoas?
- Quais informaes so essenciais para os atletas e para o pblico?
O nmero de perguntas grande e varia de acordo com os caminhos trilhados pela
organizao do evento. Esta, alis, deve ir alm da mera diviso de trabalho, mas
buscar recursos para diminuir custos fazendo um oramento detalhado, coordenar
etapas com criatividade e apontar estratgias de organizao e atuao.
Organizao
A organizao o esqueleto do evento e deve ser realizada amplificando-se com-
petncias para a estruturao prtica do projeto. Todo o desenvolvimento organi-
zacional do evento com certeza fluir bem, sem grandes problemas, se o planeja-
mento for bem feito e a equipe for competente e realizar os trabalhos com garra.
Durante a organizao do evento, hora de botar no papel os check-lists, procurar
fornecedores e buscar maneiras de se aplicar o que ficou definido no planejamen-
to.
Liderana
Quanto liderana, o foco est na montagem de um bom time - coordenao e
equipe tcnica - e mant-los sempre motivados: o estmulo certo na hora desejada
incentiva o melhor resultado possvel. Delimitados estes trs requisitos, chegou a
hora de prevenir possveis problemas e verificar se o planejamento est sendo se-
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guido risca, por intermdio de mecanismos de controle.
Controle
Controle a avaliao contnua de todos os processos que envolvem o evento e
deve ser capaz de estabelecer previses, verificar desvios e conservar os meios
para atingir os objetivos fixados.
So estes os elementos que determinaro o conceito do evento.
Determinado este conjunto de elementos, um evento pode ter como conceito, por
exemplo, Sade para todas as idades e incluir diferentes jogos para todas as fai-
xas etrias com o intuito de celebrar a inaugurao de um novo parque na cidade.
Ou ainda, apontando outro exemplo, um evento chamado Revelao do Muay Thai
Juvenil e incluir disputas e torneios de muay thai, com premiao para os atletas
vencedores.
Em resumo, reveja suas necessidades e expectativas, planeje e organize com pre-
ciso, indique a liderana e o controle para, a partir da, delimitar um tema ade-
quado para o evento. Esse passo importantssimo e ir definir todas as outras
etapas de realizao do projeto.
#DicaSympla: Todas as etapas
so facilitadas se o produtor
for organizado e utilizar plani-
lhas especficas para cada
uma das atividades e proces-
sos.
Veja aqui: Planilhas para um
produtor de eventos bem orga-
nizado!
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Encontrando o
espao correto
Um evento comea a ganhar vida quando escolhemos o local de sua realizao. An-
tes de definir onde ser realizado o evento, reserve tempo para pesquisar, converse
com patrocinadores sobre locais disponveis, considere as necessidades do pblico
e formule todas as caractersticas indispensveis que o espao precisa possuir. Na
escolha do local, preciso levar em conta uma grande quantidade de fatores como:
- Certifique-se sobre o acesso regio e se o fluxo para a localidade de trnsito
sem congestionamentos;
- Evite proximidade com locais barulhentos ou ainda, regies com igrejas, hospitais
e outras instituies cuja ordem no possa ser perturbada;
- A acessibilidade do espao para pessoas com deficincia ou dificuldade de loco-
moo;
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VERIFIQUE A SEGURANA DA REGIO E
SE O LOCAL PODE SER UTILIZADO PARA
DETERMINADO FIM
- Verifique a segurana da regio e se o local pode ser utilizado para determinado
fim;
- Em eventos de grande porte, comum atletas virem de outras cidades. Procure
hotis ou alojamentos seguros, assim como meios de transporte para levar as
estrelas do evento at o local determinado.
A lista extensa, mas h um caminho prtico para prever os itens obrigatrios
em um evento esportivo: conhea o(s) esporte(s), os atletas e o pblico. Cami-
nhe pelo espao em potencial e visualize a experincia que voc est oferecen-
do. Investigue pontos crticos, confira a iluminao, repare nos banheiros e sin-
ta-se como um convidado. Se o espao for aberto, voc no gostaria que uma
chuva estragasse seus esforos, no mesmo? Ainda lembre-se de que eventos
esportivos sempre atraem crianas. Voc j pensou em cuidados com a alimen-
tao, pontos de entrada, sadas de emergncia, segurana das arquibancadas
e outros elementos que possam oferecer riscos ao pblico.
Faa as perguntas difceis, compare, examine e use essas recomendaes para
eliminar locais que no atendam s suas necessidades. O sucesso de sua em-
preitada depende, em particular, da escolha impecvel da localidade.
#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para seu evento
Quem trabalha com organizao de eventos sabe que o assunto dinheiro
sempre um ponto crtico. Pior se a quantia no for suficiente para cobrir tudo o
que voc quer colocar em prtica. Uma soluo para driblar esse problema a
comercializao de patrocnios. Conseguir patrocnio para eventos esportivos
pode ser uma tarefa com bons resultados se voc tiver um bom projeto que
mostre ao possvel patrocinador as reais vantagens que ele receber ao apoiar
a sua produo. Iremos apresentar 4 passos para que voc monte uma proposta
de patrocnio assertiva. Veja a seguir:
Encontre os possveis patrocinadores
Antes de iniciar a montagem da proposta, faa uma relao de possveis pa-
trocinadores para o seu evento. Em primeiro lugar, busque empresas e orga-
nizaes que se relacionem ao seu evento e a esportes em geral, como lojas
de materiais esportivos e a Secretaria de Esporte e Lazer do municpio. Depois,
liste aquelas que sero beneficiadas com a exposio da marca em seu evento,
como os grandes comerciantes da regio, supermercados, restaurantes, dentre
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Comercializando
os patrocnios
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outros. Voc pode incluir tambm figuras pblicas, polticos como possveis for-
necedores do seu evento. Com a lista em mos, levante todas as informaes de
contato, e-mail e telefone.
Benefcios para os patrocinadores
Quais sero os benefcios para os patrocinadores que apoiarem o seu evento?
Monte uma apresentao com todas as informaes relativas ao seu evento: data,
local, modalidade esportiva, expectativa de atletas participantes, pblico estima-
do, mdias onde sero veiculadas informaes do evento e toda a informao que
seja relevante para o patrocinador. Apresente as informaes de forma a mostrar
a visibilidade que a marca do patrocinador poder alcanar e as vantagens de vin-
cular aquela empresa ou pessoa a um evento esportivo.
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Cotas de Patrocnio
Faa um levantamento de todos os custos de seu evento, para identificar qual o
valor ser necessrio arrecadar com os patrocnios. Divida esse valor em cotas,
que so os tipos de patrocnio, com valores e benefcios diferenciados. Quanto
maior o valor da cota, mais benefcios o patrocinador ter. Crie cotas que se
adequem ao perfil dos possveis patrocinadores, desde os que tm maior po-
tencial de investimento at os menores.
Envio das Propostas
Monte uma espcie de Press Kit (material para imprensa) para envio aos futuros
patrocinadores. Ele dever conter a proposta de patrocnio com uma sugesto
de escolha de cota, a apresentao do evento e caso possua, um brinde. Sempre
que possvel entregue o Press Kit em mos, para garantir que o mesmo chegue
ao destinatrio. Depois entre em contato com todos os possveis patrocinadores
de sua listagem e verifique o retorno de cada um.
Comercializar patrocnios uma etapa trabalhosa, porm de grande importn-
cia na organizao de um evento. Portanto, dedique tempo e ateno para con-
seguir resultados satisfatrios.
#DicaSympla: Como vender patrocnios para seu evento
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Em primeiro
lugar, busque
empresas e or-
ganizaes que
se relacionem
ao seu evento e
a esportes em
geral.
Escolhendo os canais
de divulgao
Voc j programou todos os aspectos do evento, j definiu data e local. O prximo
passo informar as pessoas sobre sua realizao. Reserve tempo e dinheiro para di-
vulgao do evento e, antes de tudo, encontre seu pblico. Para eventos de luta, por
exemplo, ser fcil encontrar interessados em academias e clubes que ofeream a
modalidade. E voc pode procurar as equipes listadas nos sites da federaes de ar-
tes marciais, distribuir folders, flyers, cartazes e deixar ingressos para venda nestes
locais. No h uma estratgia nica para a escolha dos canais de divulgao, mas
a mxima vlida para todos os tipos de evento: marque presena nos ambientes
frequentados pelo seu pblico-alvo.
Para um evento de tnis, por exemplo, procure a mdia especializada no esporte
como revistas, blogs e fruns, entre outros. Alis, uma estratgia de insero on-
line sempre interessante e, hoje em dia, indispensvel. Busque grupos, fanpages
nas redes sociais, sites. Inserir-se no meio digital e conhecer as peculiaridades do
esporte uma mo na roda na hora de promover. Sugerimos alguns canais de divul-
gao do evento que podem alavancar sua estratgia de promoo.
- Academias e clubes, utilizando cartazes, banners e venda de ingressos;
- Entre em contato com os formadores de opinio. Informar professores e mestres
uma forma excelente de propagar sua mensagem entre alunos e apreciadores do
esporte;
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
- Procure a mdia local e avalie a possibilidade de anunciar nesses canais;
- Entre em contato com blogueiros. Os blogs so altamente especficos e comuni-
cam categoricamente s pessoas que voc quer informar;
- J pensou em anunciar na rdio ou canal de tv locais? Anunciar em um programa
esportivo de grande audincia poder gerar um alcance exponencial para seu evento.
- E no deixe de anunciar seu evento na internet! A divulgao online capaz de
chegar a diversas pessoas, basta escolher os canais certos, como blogs e sites com
temas relacionados ao evento e nas redes sociais.
Alguns canais atingem mais, e outros, menos pessoas. Mais importante do que a
quantidade, comunicar ao nicho correto. Avalie os custos e o prazo de retorno an-
tes de negociar. A divulgao o auge de seu esforo. No tenha medo de ousar!
#DicaSympla: Divulgao - a chave para o sucesso do seu evento
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Contratao de
servios prossionais
(fornecedores)
Trabalhar com bons fornecedores de eventos esportivos essencial para obter
sucesso em seu evento. Portanto, seja criterioso na escolha. Procure empresas que
j trabalharam com eventos esportivos, busque referncias de servios j realiza-
dos e formalize todas as contrataes.
Faa um check-list com todos os fornecedores contratados. Ele ser um documento
com os dados de cada um deles e poder ser recorrido caso necessrio. Listamos
abaixo os principais servios que voc dever contratar para seu evento:
- Estrutura: sonorizao, fotografia e filmagem, arquibancadas, montagem de palco/
pdio, banheiros, limpeza, teles, montagem da estrutura da modalidade esportiva,
locutor;
- Atendimento aos atletas: credenciamento de atletas, equipe mdica mvel, ali-
mentao, gua, hotis, transporte;
- Atendimento ao pblico: recepo, alimentao, gua, banheiros, limpeza;
- Segurana: elementos e equipe de seguranas
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Lembre-se de incluir nessa lista os servios relativos modalidade esportiva do seu
evento, como cronometragem, juzes, material para prtica, dentre outros. Se o seu
evento atrair atletas de localidades distantes, preciso encontrar hotis onde os
mesmos possam se hospedar de forma confortvel, alm de organizar o transporte
at o local da competio.
Faa reunies com cada fornecedor antes do evento, para garantir que tudo ocorra
conforme planejado. Deixe o fornecedor a par de toda a dinmica do evento, a fim
de evitar imprevistos. Entregue para todos fornecedores o cronograma e uma lista
de orientaes e lembre-se de programar a chegada de todos com antecedncia no
dia do evento.
#DicaSympla: Como encontrar bons fornecedores para o seu evento esportivo
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Inscrio dos atletas
A inscrio dos atletas umas das etapas mais importantes dos eventos esportivos,
afinal o que seria da sua produo sem eles? Neste momento voc coletar os dados
de todos os participantes, como nome, idade, email, tamanho da camisa, etc.
De acordo com a modalidade de esporte, as inscries podem ser realizadas ante-
cipadamente ou no. O mais comum realiz-las com antecedncia. Dessa forma
voc poder dimensionar corretamente a quantidade de materiais necessrios a
serem direcionados para os atletas. H duas formas de realizar as inscries, de
forma online ou presencial:
Inscries Online
As inscries online podem ser realizadas atravs de preenchimento do formulrio
de inscrio no site do evento ou de envio do mesmo para um endereo de e-mail
pr-determinado. Em todos os casos necessrio possuir um formulrio com todas
as informaes do atleta ou equipe. Aps a realizao da inscrio, o participante
deve receber o regulamento da competio.
Utilizar uma plataforma online para as inscries dos participantes facilita diver-
sos processos. Com esta ferramenta voc otimiza a experincia de cadastro, que
passar a ser mais fcil e prtica.
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Utilizar uma
plataforma online
para as inscries
dos participantes
facilita muitos
processos.
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Por que? Pois hoje em dia todo mundo est na internet e todos aproveitam as fa-
cilidades de resolver suas coisas online. Voc poder criar a pgina do evento e
integr-la ao Facebook, o que engaja as pessoas e faz com que elas compartilhem
o seu evento. Caso seu evento seja pago, o participante pode escolher dentre vrias
formas de pagamento. E o produtor tambm ganha: ele ter uma viso de como
andam as inscries em tempo real e ainda contar com os e-mails dos inscritos
(mailing) que podero ser usados na divulgao dos prximos eventos.
#DicaSympla: Venda de ingressos pela internet: Conhea os truques dos me-
lhores produtores para lotar seu evento
Inscries presenciais
Essa modalidade de inscrio tambm no exclui a necessidade de preenchimento
de formulrio, uma vez que este documento o registro do atleta e da equipe. Es-
colha pontos estratgicos para colocar os locais de inscrio, lugares de fcil aces-
so e que j so frequentados pelo pblico de atletas desejado, como academias por
exemplo.
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Importante! importante estabelecer um prazo razovel para a realizao das ins-
cries presenciais e online. Faa a divulgao do evento para o pblico de atletas
com bastante antecedncia, para que os mesmos possam se programar. Leve em
considerao o prazo de preparao fsica dos atletas, portanto, a divulgao para
este pblico deve ser realizada antes da divulgao para o pblico geral. Quanto
maior o intervalo entre a divulgao e a realizao do evento, maior ser o nmero
de participantes aptos e inscritos.
Encerre as inscries dentro de um prazo hbil para que voc organize os materiais
dos atletas. No caso de eventos como corridas, h necessidade de entrega de mate-
rial individual e realizao de sorteio das chaves e divises (para eventos que exijam
essa classificao). Ambas as situaes anteriores no podem ser feitas no dia do
evento, portanto tenha data de incio e fechamento das inscries.
Caso o nmero de equipes e atletas seja grande, voc pode utilizar um sistema de
gesto, que administre as inscries realizadas. O sistema tambm ir tornar mais
rpido e fcil o processo de credenciamento dos atletas e equipes no dia da reali-
zao do evento. Faa a confirmao das inscries e envie aos atletas e equipes
juntamente com todas as informaes relativas ao evento, programao e orien-
tao.
Agora que as inscries para participao no seu evento j esto abertas, hora de
partir para a prxima etapa!
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Produo de chips,
nmeros personalizados
e kits promocionais para
os atletas
Definidos os processos de inscrio, hora de comear os preparativos do even-
to. Independentemente das modalidades que sero praticadas nas competies,
voc deve ter em mente que a produo de chips, nmeros personalizados e kits
so essenciais para que tudo ocorra de forma organizada e no haja problemas de
cronometragem ou apurao.
Imagine que, em uma corrida, existam atletas concorrentes que estejam trajando
uniformes muito similares ou uma prova de natao na qual no se pode identificar
os competidores embaixo dgua. Todo o fundamento do evento, a ideias da com-
petio, iria acabar. Mas, felizmente, tudo isso solucionado com a distribuio de
chips, nmeros ou kits promocionais para os participantes de seus eventos. E como
conseguir produzir esses itens para as prticas esportivas que est promovendo?
simples. Atualmente, existem empresas especficas que produzem estes artigos
e auxiliam na produo de eventos esportivos. E, baseado nas informaes de seus
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MUITO UTILIZADOS PARA MODALIDADES
QUE EXIGEM VELOCIDADE, OS CHIPS
CONSEGUEM IDENTIFICAR OS ATLETAS
QUE PASSAREM PELA LINHA QUE MARCA
A CHEGADA.
atletas que voc colheu durante as inscries, voc consegue administrar a pro-
duo destes itens que colaboraro para a cronometragem ou apurao do resul-
tado das competies. Por isso, no se esquea de perguntar no formulrio de ins-
crio qual a numerao de camiseta que eles vestem, nmero de integrantes
na equipe, nome do grupo se houver, dentre outros. Elas o ajudaro na hora de
demandar estes produtos.
E se, agora, voc ficou curioso para saber qual destes itens se encaixa perfeita-
mente nos moldes da competio que voc est organizando, confira esta lista
para saber como funciona cada um deles e para que tipo de evento eles so mais
indicados.
Chips
Muito utilizados para modalidades que exigem velocidade, os chips conseguem
identificar os atletas que passarem pela linha que marca a chegada. Eles funcio-
nam a partir de uma tecnologia de rdiofrequncia. Ao atingir o ponto final da par-
tida ou competio, o chip - que est alocado no corpo do participante - emite um
cdigo nico que ser captado e identificado por um aparelho receptor localizado
em pontos estratgicos do evento. Atualmente, voc pode encontrar estes produ-
tos em diversas formas e com variada tecnologia em empresas especializadas em
cronometragem.
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Nmeros personalizados
Os nmeros personalizados so indicados para diversas modalidades esporti-
vas. Com eles possvel identificar os atletas em competies de velocidade
e tambm de equipe. importante ter em mente que, antes de demand-los,
voc precisa saber exatamente o design e como eles sero usados pelos com-
petidores. Voc pode pedir um nmero de peito, por exemplo, ou ainda inves-
tir na tecnologia de pulseiras. Alm disso, voc pode escolher o material que
ser utilizado para confeccionar estes itens. Eles so produzidos, comumente,
em Tyvek (polietileno resistente a rasgos e no destrutivo quando molhado) ou
Polyart (uma combinao de lminas de papel e plstico que resistem s aes
da chuva e do suor).
Kits promocionais
Os kits promocionais so importantes para qualquer tipo de evento. Neles,
podem ser inclusos itens que auxiliaro os atletas a competirem ou, simples-
mente, brindes que cativam a participao dos inscritos. importante que
voc pense bem nas necessidades dos competidores para que possa planejar
bem o que vir dentro destes kits. Se, por exemplo, voc est organizando uma
maratona ou uma partida de futebol, imprescindvel que os atletas recebam
um suporte - como camisetas e squeezes - por meio destes pacotes. Converse
com os seus patrocinadores pois eles tambm podero ajudar a montar os kits
promocionais.
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Existem empre-
sas especcas
que produzem
estes artigos e
auxiliam na pro-
duo de eventos
esportivos.
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Check-in dos atletas
e entrega dos kits
promocionais
Aps realizar todas as tarefas preparatrias para o evento, est na hora de se pro-
gramar e definir como recepcionar os atletas. importante pensar que voc precisa
de um controle e registro do nmero e da quantidade de seus competidores para
que possa administrar o andamento da competio. Nesses momentos, a ao mais
indicada realizar o credenciamento (check-in) dos participantes.
O check-in dos atletas um item imprescindvel pois alm de fornecer informaes
sobre a participao dos competidores, ele tambm servir para que voc controle
a entrega de kits promocionais. Por isso, nunca deixe de associar este registro com
a distribuio dos pacotes com os kits promocionais. Dessa forma, voc no ter
problemas com falta de material ou participantes que no tenha recebido o seu kit.
Outra dica importante para organizar o check-in distribuir bem os pontos onde os
atletas podero fazer o seu registro. Independentemente do tamanho do circuito ou
do espao utilizado para realizar a competio, voc tem que promover um sistema
bem difuso para que todos tenham acesso ao check-in. Alm disso, espalhando os
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pontos de recepo pelo local do evento, no h riscos de longas filas e de demora
para realizar o processo.
Utilize ferramentas que facilitaro o registro destes atletas. Atualmente, voc pode
utilizar plataformas online de gerncia de eventos. Isso deixa tudo mais fcil para
as inscries, pagamento e confirmao de presena dos participantes e ainda des-
complica o seu controle de entrada no dia do evento. Assim, voc ter mais facili-
dades para controlar e ter um bom servio de recepo dos competidores.
E nunca esquea: um bom evento esportivo apresenta excelncia em organizao
desde os processos iniciais, como inscrio e check-in, at o seu encerramento.
Cerimonial e Hinos
Os atletas e espectadores esto presentes no local, a competio est prestes a
comear e todos esperam um grande evento. Mas, surgiu aquela dvida: como
iniciar as atividades?
Seguir um protocolo essencial. Em grandes eventos esportivos, eles servem
para dar um tom oficial e ainda garantir uma perfeita sincronia e organizao
das aes. Naqueles em que no h um grande nmero de participantes, eles
podem aproximar o pblico e oferecer a ele a mensagem que se quer transmitir
com aquela reunio. Mas, existe uma diferena entre os cerimoniais de outros
eventos com os de carter esportivo?
Sim! Algumas medidas so necessrias na elaborao desses protocolos para dife-
renciar um tipo do outro. Segun-
do especialistas, o cerimonial de
competies deve sempre ter a
funo de relembrar a todos os
valores do esporte e garantir que
todas as aes sejam efetivadas
na mais perfeita ordem. Alm
disso, os organizadores devem
utilizar o momento para incen-
tivar os atletas e comemorar a
participao deles no evento.
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
papel do cerimonial verificar a correta localizao do pdio e providenciar luga-
res reservados para autoridades e convidados. Podem ser mesa diretiva, palanque
ou primeira fila de cadeiras. Deve ainda separar um local especfico para ficar a
imprensa.
Na hora do discurso inicial, o organizador anfitrio deve estar preparado para im-
provisos e mudanas em seu discurso. Por isso, importante que voc saiba iden-
tificar bem o pblico que estar presente no evento para poder passar uma men-
sagem com o seu cerimonial. necessrio pensar em como agradar os diversos
tipos de pblico - tanto atletas profissionais ou amadores e espectadores - que
estaro presentes na competio.
Na cerimonnia de premiao preciso estar atento ao hasteamento de bandei-
ras, ordem dos hinos, s autoridades que iro entregar os prmios aos primeiros
colocados, etc.
E, no podemos esquecer tambm dos hinos! Eles sero parte importante para
o seu cerimonial e iro conseguir expressar em palavras os valores de identifi-
cao e de unio entre os presentes na competio. Assim, voc precisa lanar
mo de recursos com hinos e canes de torcida que incentivem os participantes
e ofeream a eles a sensao de pertencimento equipe pela qual jogam.
Hinos podem vir nos finais das atividades ou na abertura. Em eventos de grande
porte, a cerimnia de premiao sempre sucedida por hinos. E isso tem um mo-
tivo: ao passar por toda a competio, a mensagem de que todo o esforo dado,
no final, serviu para enaltecer a nao. Oficialismos, ou no, sempre importante
voc conseguir utilizar esses recursos para solidificar o valor do seu evento.
#DicaSympla: 6 aes importantes definidas pelo protocolo de evento esporti-
vos
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GUIA SYMPLA: ORGANIZAO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Dicas de segurana
Talvez este seja um dos itens que mais necessitem da ateno do produtor. A se-
gurana do evento primordial para que tudo transcorra com tranquilidade e para
que voc no seja responsabilizado por quaisquer problemas decorrentes da falta
de organizao desse aspecto. Antes de planejar a segurana do seu evento, voc
vai precisar definir e listar, separadamente, as reas utilizveis, seja para a prtica
esportiva, seja para circulao de pblico. Veja como voc pode fazer isso com um
check-list simplificado:
- rea para recepo e entrada do pblico;
- rea para entrada dos jogadores e equipe tcnica;
- rea para circulao durante o evento;
- rea dos jogos (quadras, campos, pista ou outros);
- rea das arquibancadas.
Depois destas definies, voc precisa estimar o pblico. Dependendo da quanti-
dade de pessoas envolvidas no evento (jogadores, equipes, organizadores, pblico)
ser possvel prever o quanto voc ter que gastar para que seu evento esportivo
esteja a salvo de incndios, acidentes, penetras, confuses e outro problemas.
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normal pensar que segurana est ligada exclusivamente queles homens de ter-
no preto na entrada ou quelas pessoas que ficam responsveis por detectar me-
tais ou itens perigosos que no so permitidos. Mas esse conceito abrange outros
cuidados como: ter disposio cones para sinalizao de reas escorregadias e
para interditar passagens proibidas, faixas e placas apropriadas, e a preocupao
com a acessibilidade para portadores de necessidades especiais.
Dependendo do tipo e do porte do evento, alguns itens de segurana podero ser
dispensados ou no. Mas deve ficar claro para o organizador que prever problemas
ajuda a no ter que lidar com eles no futuro. Assim, prepare-se para equipar as reas
de uso comum com o seguinte:
- Placas de orientao;
- Seguranas;
- Extintores de incndio (verifique recomendao profissional);
- Equipe de primeiros socorros.
Se o evento for ao ar livre, principalmente, ter gua potvel disposio e reas co-
bertas bastante relevante. Pode ser que algum se sinta mal com a exposio ao
calor e precise de um lugar mais fresco para sentar e se recuperar. Alm disso, pro-
teger entradas e sadas com seguranas treinados ajuda a controlar o fluxo de pes-
soas e a dissipar brigas ou conflitos, caso existam torcidas diferentes, sem maiores
prejuzos ordem.
#DicaSympla: Quais so as medidas de segurana essenciais para um evento
acontecer?
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Premiao
dos participantes
O desejo de ser recompensado depois de uma boa ao, uma vitria, uma conquis-
ta, faz parte do comportamento e da psicologia humana. De certa maneira, todos
buscamos um reconhecimento quando executamos bem uma tarefa ou vencemos
um desafio. Desde a Grcia Antiga, os jogos vm sendo organizados de forma que
no so fonte apenas de entretenimento, eles acabaram se tornando motores
que ajudam a construir na populao valores morais, ticos e sociais. Portanto, o
reconhecimento do vencedor simbolizado pela cerimnia de premiao e entrega
de trofus sinaliza para todos os presentes que por trs de uma ao bem desem-
penhada existe sempre um retorno positivo.
Seja qual for o porte do evento, lembre-se de incluir no planejamento a forma de
premiao dos participantes do esporte. Se no for possvel premiar com trofus e
medalhas por causa da oramento, voc pode pensar em outras alternativas para
valorizar o desempenho dos atletas. Se existir pdio, lembre-se de entregar os pr-
mios aos participantes corretamente, seguindo as regras do protocolo.
Trofus e medalhas, so as opes mais comuns em premiao. Mas voc pode
usar a criatividade e inovar um pouco. Uma boa alternativa recorrer aos patro-
cinadores e oferecer brindes diversos. No lugar de ganhar uma medalha de ouro,
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por exemplo, o competidor que vencesse em 1 lugar, poderia ganhar um patrocnio
que custeasse os uniformes e roupas de treino no caso do patrocinador ser da rea
de vesturio. Esse tipo de premiao ajuda o atleta a manter a motivao e a regu-
laridade nos treinos.
No se esquea de que no s os vencedores de cada modalidade devem subir ao
pdio. Os demais competidores merecem reconhecimento adequado ao grau da
conquista. Os participantes que ficarem em 2 e 3 lugar tambm devem ser recom-
pensados. Voltando ao formato grego de ensinar, o prmio concedido ao segundo e
ao terceiro colocado mostra que, nem sempre o esforo garante a vitria absoluta,
mas a recompensa que existe em todas as medidas deve ser entendida com mola
de estmulo para persistir em futuros desafios. E em caso de eventos maiores com
vrias equipes ou competidores isolados, como nas grandes corridas, possvel
premiar com uma medalha simblica, lembrana da participao.
Esprito Fair Play
Bastante difcil de definir com exatido, o conceito de Esprito Esportivo - Fair Play,
fonte de discusso at hoje. Afinal, como definir em palavras um sentimento? Mas
importante compreender o sentido geral do termo, para que seu evento cause nas
pessoas exatamente a emoo, alegria e intensidade que elas esperam. Em termos
gerais, Fair Play o resultado da soma de alguns valores e normas que norteiam a
prtica e o comportamento esportivo ideais. Estes valores so comportamento mor-
al, respeito s normas e ao cdigo de tica, atitude positiva frente ao esporte.
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Para ficar fcil de entender, o Esprito Esportivo como se fosse um conjunto de re-
gras para a boa convivncia de todos os envolvidos nas competies (jogadores, r-
bitros, treinadores, etc.). As pessoas desejam participar, ver e se entusiasmam com
jogos onde se verifica o esprito competitivo, mas no a falta de cooperao ou vio-
lncia. Portanto, preciso que esse sentido de trabalho em conjunto, honestidade,
respeito hierarquia e ao lder, lealdade equipe e respeito ao adversrio estejam
fixados nas atitudes de todos os envolvidos. claro que o objetivo do competidor
sempre vencer, mas no deve ser perseguido a qualquer preo.
Infelizmente, comum hoje em dia verificar o desrespeito a esses valores. Expecta-
dores nervosos, jogadores ansiosos e violentos, atitudes desrespeitosas para com
os juzes, so cenas que se repetem e afastam o esporte do esprito de unio que o
ajudou a ser consolidado na sociedade.
Transmitir para todos os envolvidos no evento esportivo essa noo de colaborao
mtua e comportamento ideal fundamental para o sucesso da competio. Certa-
mente, as pessoas se sentiro mais seguras, alegres e torcero com mais garra se
souberem que o esporte s pode ser considerado como atividade positiva se a tica
implcita em tudo que os envolve for devidamente compreendida por todos. Dessa
forma, est garantida a preservao da essncia esportiva.
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Finalizao do
evento
No final do evento, alm de providenciar a limpeza do local, hora de colocar as
coisas no papel. Veja se o evento saiu como o esperado, tenha uma reunio com
sua equipe e passe este feedback.
E faa um border para que todos os gastos e arrecadaes sejam contabilizados.
Isso ajudar voc a comparar o oramento com a arrecadao final e ver se o even-
to deu lucro.
#DicaSympla: Baixe aqui uma planilha gratuita de border para eventos
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Concluso
Conhecer as caractersticas dos diferentes tipos de eventos essencial para
delimitar os itens necessrios e adequar o seu check-list s especifidades da
produo. No caso dos eventos esportivos preciso pensar em uma estrutura
diferenciada para os atletas, sejam estes amadores ou no. Entram em cena
locais especficos, fornecedores diferentes, outros materiais e outras formas
de organizar. Quando o evento um jogo oficial, por exemplo, alm de pensar
no conforto do pblico, o foco tambm se direciona aos atletas. Em eventos abe-
rtos aos amadores, como competies locais e corridas, importante pensar
na equipe de apoio e nas formas de instruir essas pessoas a terem uma boa
experincia.
A experincia proporcionada por um bom evento esportivo para o pblico e para
os atletas est nas mos do produtor. Mesmo sendo uma grande responsabi-
lidade, sabemos que um trabalho executado com paixo, dedicao e profis-
sionalismo rende bons frutos, que vo alm dos lucros. E isso uma enorme
recompensa! Ter a credibilidade dos patrocinadores, da equipe de trabalho, ver
um pblico realizado, atletas se empenhando conta muitos pontos para voc.
Acreditamos que no importa quanto tempo o produtor tenha de estrada, ele
precisa sempre se informar, conhecer as tendncias na rea de eventos e inovar
em suas produes. E nosso guia sobre organizao de eventos esportivos faz
justamente isso: ajuda o produtor a aumentar a qualidade dos eventos, focando
em tudo aquilo que importante.
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Sobre a Sympla
A Sympla a plataforma online feita para o produtor que quer a melhor divulgao
e a melhor experincia do pblico ao criar qualquer tipo de evento. Nossa inteno
descomplicar, deixando tudo mais simples, prtico e rpido para o organizador
e para o pblico.
Atravs de nosso sistema voc consegue criar uma pgina personalizada para o
evento, vender os ingressos e saber exatamente quantas pessoas comparecero.
Alm disso, o pblico tem toda a comodidade possvel, escolhe a forma de paga-
mento e ainda repassa o link de compra para os amigos. Para o produtor, h a fa-
cilidade de acompanhar as vendas pela internet, atrair pblico pela integrao do
link do evento no Facebook, fazer o controle de entrada e ainda obter o mailing de
quem se interessa por suas produes!
Utilizar uma ferramenta online com tantos benefcios garante ao produtor um
evento excelente, organizado com verdadeiro afinco e profissionalismo. A plata-
forma Sympla o segredo para atrair o pblico, no importando tamanho, con-
ceito e tipo de produo!
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