EMPRESA NACIONAL DEL LITIO AUDITORIA A LA EFICACIA DEL SISTEMA COMPUTACIONAL DE GESTION MINERA, GMIN
30/08/2002
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 2
EMPRESA NACIONAL DEL LITIO AUDITORIA A LA EFICACIA DEL SISTEMA COMPUTACIONAL DE GESTION MINERA GMIN
INDICE
Pg.
I. ANTECEDENTES GENERALES. 1
1.1 OBJETIVO GENERAL. 1
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS. 1
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORIA. 2
1.4 METODOLOGIA. 2
II. OPINION GENERAL. 3
III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DETALLADAS. 6
3.1 CONCEPTUALIZACION, IMPLANTACION Y SOPORTE DEL PROYECTO SISTEMA COMPUTACIONAL DE GESTION MINERA, GMIN. 6
3.2.1 ANALISIS DE LA FUNCIONALIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA COMPUTACIONAL DE GESTION MINERA, GMIN (MODULO PRINCIPAL INFORMIX). 16
3.3 ANALISIS DE LA FUNCIONALIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA COMPUTACIONAL DE GESTION MINERA, GMIN (MODULO CLIENTE/SERVIDOR). 25
3.4 ANALISIS UNIDIMENSIONAL DE LA INFORMACION MAGNETICA DEL SISTEMA COMPUTACIONAL DE GESTION MINERA, GMIN. 28
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 3
EMPRESA NACIONAL DEL LITIO AUDITORIA A LA EFICACIA DEL SISTEMA COMPUTACIONAL DE GESTION MINERA GMIN
I . ANTECEDENTES GENERALES.
1.1 OBJETIVO GENERAL.
El objetivo del presente trabajo consisti en tomar conocimiento y evaluar la eficacia, en trminos de funcionalidad, integridad y disponibilidad del Sistema Computacional de Gestin Minera GMIN, en la Empresa Nacional del Litio; es decir, emitir una opinin sobre la razonabilidad de su funcionamiento global, su eficacia como sistema de informacin de gestin estratgica de apoyo al fomento minero, en cuanto a la calidad y oportunidad de la informacin por l generada, adems de evaluar el grado de satisfaccin de los usuarios directos e indirectos del sistema bajo auditora.
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.
El cumplimiento del objetivo general de este trabajo consider lograr los siguientes objetivos especficos:
Tomar conocimiento de los principales aspectos tcnicos y funcionales que justificaron el desarrollo del proyecto informtico GMIN;
Conocer y evaluar la conceptualizacin y desarrollo metodolgico del proyecto informtico GMIN;
Tomar conocimiento y evaluar la funcionalidad y operatividad real del Sistema GMIN y su impacto en las reas usuarias de gestin minera y en la Empresa;
Tomar conocimiento y evaluar, en trminos generales, los elementos de seguridad lgica que actualmente soportan el funcionamiento del Sistema GMIN;
Conocer y evaluar el grado de satisfaccin de los usuarios del sistema, respecto de su funcionalidad, operatividad, disponibilidad, oportunidad y tiempo de respuesta;
Analizar y evaluar la consistencia e integridad de la informacin magntica asociada al Sistema GMIN, mediante el anlisis de una muestra de las principales transacciones del citado mdulo;
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 4 Analizar y determinar los esfuerzos y costos asociados al desarrollo y mantenimiento (correctivos y de optimizacin) al Sistema GMIN.
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORIA.
Conforme a los objetivos especficos antes sealados, nuestro trabajo centr su atencin, en primer trmino, en la conceptualizacin, objetivos, estructura y funcionalidades que dieron origen al desarrollo del Sistema de Gestin Minera GMIN, para luego abocarse a la revisin de los antecedentes tcnicos de diseo, modelamiento de datos y funcional, proporcionados tanto por el rea de sistemas de l a Unidad de Informtica Corporativa de la Empresa, como por los usuarios Ejecutivos de Minas de Chaaral y Iquique. Asimismo, al anlisis de la informacin magntica extrada directamente desde el ambiente computacional-operacional del Sistema GMIN; las principales tablas del modelo de datos del citado mdulo; los principales archivos utilizados por el Sistema, sobre la base de una muestra representativa de las transacciones al 30 de junio del 2002 ; para, finalmente, evaluar el grado de involucramiento, compromiso y satisfaccin de los principales usuarios del citado sistema. Todo lo anterior con fecha de corte al 17 de agosto del 2002 .
1.4 METODOLOGIA.
Para el logro de los objetivos propuestos, la revisin y anlisis se bas preferentemente en la aplicacin de procedimientos sustantivos y de cumplimiento sobre el sistema bajo auditora y sobre los controles generales y de aplicacin diseados para ste. Asimismo, tales procedimientos se orientaron a la evaluacin de la calidad, integridad y consistencia de la informacin magntica de los distintos submdulos del Sistema GMIN, utilizando especficamente para ello herramientas CAAT (Tcnicas de Auditora Asistida por Computador), particularmente A.C.L. (Lenguaje de Comandos de Auditora) De igual forma, se efectu una revisin de la documentacin de diversa ndole suministrada por el rea tcnica y documentacin relacionada con el objetivo de nuestra auditora, proporcionada directamente por las reas usuarias.
Asimismo, el presente trabajo contempl la realizacin de reuniones programadas con todos aquellos profesionales vinculados, directa o indirectamente, con la implementacin, administracin, operacin y mantencin del Sistema de Gestin Minera GMIN, de las oficinas de Chaaral, Iquique y Oficina Central, como tambin una visita en terreno a la Mina La Geisha, ubicada en la localidad de Pampa Ilusin, Iquique, beneficiada con el programa de Fomento Minero de la Empresa.
Finalmente, como es habitual en el desarrollo de nuestros trabajos, una versin preliminar de este informe fue puesta en conocimiento de los ejecutivos de las reas involucradas, incorporndose en el texto definitivo sus comentarios y observaciones pertinentes.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 5 II. OPINION GENERAL.
De la lectura de la Ley Orgnica que rige a EMPLIT y de las misiones que a sta se le han encomendado, se desprende que la accin de fomento minero hacia el sector de la pequea y mediana minera del litio constituye el principal objetivo y/o rol de la Empresa. En tal sentido, para cumplir con dicho objetivo, el Consorcio, a travs de la Gerencia de Finanzas, le asigna presupuestos anuales de varios millones de dlares. En forma adicional a esos recursos, la empresa absorbe importantes prdidas econmicas de su aparato productivo, cuya principal justificacin est relacionada con cumplir con la misin de fomento.
En efecto, para evaluar la gestin de fomento, reorientar y medir el impacto de los programas entregados, y otros, la Empresa Nacional del Litio se apoya actualmente en el Sistema de Gestin Minera GMIN (sistema computacional), orientado bsicamente a respaldar la labor efectuada por los Ejecutivos de Mina, quienes son los enlaces entre la empresa y los pequeos productores de Litio y subproductos. Este sistema tuvo sus inicios durante el perodo abril 1995 y septiembre de 1996, a travs de la Gerencia de Minera, quien lider su Proyecto de Desarrollo Organizacional, que tena, entre otros objetivos, el rediseo de los procesos para una ms eficiente gestin de fomento minero con el fin de apoyar, mediante la automatizacin y control de diversas actividades de levantamiento minero, a los profesionales del rea.
Desde una perspectiva tcnica, este sistema fue construido sobre una base de datos relacional INFORMIX, con lenguaje estructurado 4GL y cuenta con un mdulo anexo, desarrollado con herramientas Power Builder 5.0, cuya orientacin es la extraccin y generacin de informacin en formato report.
En lo especfico y con relacin al objetivo central de esta auditora, valoramos positivamente aspectos elementales de funcionamiento, tales como:
Existencia de una funcionalidad estndar bsica de captura de informacin para la generacin de autorizaciones de pagos y traspaso de informacin manual al sistema contable SAP - FI.
Existencia de un mdulo desarrollado en Power Builder 5.0 (4GL- c/s) con una orientacin funcional para generar y emitir reportes estadsticos con alguna caracterstica elemental de sistema de apoyo a la toma decisiones (DSS) que, aunque no se utiliza en toda su magnitud, es meritorio resaltar.
No obstante, observamos la existencia de las siguientes debilidades, de alto riesgo, tanto de forma como de fondo, asociadas a la operacin, eficacia, consistencia de datos y funcionalidad asociada al Sistema de Gestin Minera GMIN, segn se expone:
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 6 Alto grado de insatisfaccin 1 de los usuarios, por el sistema objeto de la auditora, debido, principalmente, a deficiencias iniciales de orden tecnolgico y, en nuestra opinin, a importantes debilidades asociadas a la conceptualizacin del problema-solucin, que impactaron el diseo y modelamiento del sistema y, en definitiva, mermaron seriamente el aspecto funcional y operativo del mismo.
En general, el Sistema GMIN exhibe un manejo de pantalla (frame) poco amistoso, con una inadecuada manipulacin de errores de variables que, en algunos casos, impactan en la lgica del funcionamiento de la aplicacin, debilidades que lo presentan como un sistema de bajo perfil y predisposicin negativa al usuario final.
Bajo ndice de poblamiento de tablas que, en definitiva, afectan el alcance operativo del sistema al no contar con la totalidad de la informacin.
Alta complejidad, eventualmente por tecnologa mvil inexistente en el perodo de diagnstico y anlisis del problema-solucin, para la captura voluminosa de datos en terreno, lo que desencaden, inevitablemente, una jibarizacin operativa del sistema al no contar con la totalidad de la informacin en la base de datos, como por ejemplo, las fichas tcnicas, geolgicas, de reserva, entre otras.
En el contexto ya sealado, se nos inform, adems, que durante el proceso de fabricacin del software se suscitaron mltiples y constantes requerimientos por parte de los usuarios, algunos de ellos estructurales, de informacin y operatividad computacional que, a nuestro juicio, no fueron adecuadamente administrados ya que stos continuaron hasta en la etapa de codificacin del sistema e inclusive en su implementacin y funcionamiento en rgimen, afectando el concepto y objetivo original de la solucin computacional concebida.
Incapacidad del Sistema GMIN para generar informacin con valor agregado con caractersticas de sistema EIS (Sistemas de Informacin para Ejecutivos), pese a que la estructura de datos de la base de datos del sistema contemplaba gran parte de la informacin requerida. Lo anterior, a nuestro entender, es motivado, por una parte, por la baja calidad e ndice de poblamiento de datos del Sistema GMIN y, por otra, a la indefinicin de algoritmos que permitiesen generar dicha informacin, no obstante las oportunas solicitudes efectuadas por la ELG Consultores Asociados durante el desarrollo del citado proyecto.
El Sistema GMIN presenta una baja capacidad de transferencia automtica de datos con los sistemas conexos de la Empresa, tales como los de contabilidad corporativa, sistemas de produccin, de abastecimiento, de crdito minero, entre otros. Lo anterior, implica un gran esfuerzo manual para reingresar la informacin a estos sistemas, configurndolo en definitiva como un sistema isla, con alguna redundancia de datos (Sistema Crdito Minero-SCMIN), desfase de informacin, eventuales retrasos por ineficacia de la misma, entre otras debilidades tcnicas.
1 Insatisfaccin generalizada de gran parte de los entrevistados durante el trabajo en terreno.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 7 Respecto al anlisis de la informacin magntica, que se efectu sobre la base de la totalidad de las tablas y registros de la base de datos del Sistema GMIN, con transacciones y movimientos vigentes al 30 de junio del 2002, se observaron algunos errores o inconsistencias que podran afectar significativamente la calidad y credibilidad de la informacin procesada.
En cuanto al actual soporte tecnolgico y profesional al Sistema GMIN, se constat una inadecuada estructura de apoyo, en trminos de nmero y dedicacin profesional para satisfacer mltiples necesidades de optimizacin del sistema.
La documentacin tcnica que sustenta la heurstica, la definicin de procesos, los flujos de datos, el modelamiento de datos, las funciones, los algoritmos y la lgica, entre otros antecedentes tcnicos del sistema, es insuficiente y desactualizada.
Por lo anteriormente expuesto, recomendamos a la empresa que, por instrucciones de su Directorio, instruya a la unidades responsables para que stas desplieguen todas sus potencialidades con el fin de superar las deficiencias y debilidades del sistema, efectuando la reingeniera funcional y de procesos que corresponda en tal sentido, automatizando con tecnologa probada y de ltima generacin, de acuerdo a los reales y futuros requerimientos de tratamiento y procesamiento de informacin, todas las fases relacionadas con el otorgamiento, seguimiento, control de pago, proyeccin, anlisis paramtrico del fomento minero, razn de ser de la Empresa Nacional del Litio.
Finalmente, en el punto III del presente informe, Observaciones y Recomendaciones Detalladas, presentamos aquellos antecedentes sobre los cuales basamos nuestra opinin general. Una positiva recepcin de stas aportar a la Empresa, a nuestro entender, beneficios que superarn sus propios costos de realizacin y que le ayudarn a fortalecer sus actuales niveles de transparencia, control y cumplimiento del cuerpo normativo vigente.
III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DETALLADAS.
A continuacin, presentamos clasificadas por tema y en detalle, aquellas observaciones y recomendaciones atingentes al tema de esta auditora, surgidas durante el desarrollo de la misma.
3.1 CONCEPTUALIZACION, IMPLANTACION Y SOPORTE DEL PROYECTO SISTEMA COMPUTACIONAL DE GESTION MINERA GMIN.
a) Situacin Actual.
La Empresa Nacional del Litio se apoya actualmente en el sistema computacional GMIN orientado, bsicamente, a respaldar la labor efectuada por los Ejecutivos de Mina, quienes actan como enlaces entre la Empresa y los pequeos productores de Litio y subproductos.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 8 Este sistema tuvo sus inicios durante el perodo abril 1995 y septiembre de 1996, a travs de la Gerencia de Minera, quien lider su Proyecto de Desarrollo Organizacional, que tena entre otros objetivos, el rediseo de los procesos para una ms eficiente gestin de fomento minero con el fin de apoyar, mediante la automatizacin y control de diversas actividades de levantamiento minero, a los profesionales del rea.
b) Observaciones.
Durante el trabajo en terreno y sobre la base de lo apreciado en la documentacin tcnica del sistema proporcionada por el rea de Informtica Corporativa de la Empresa, hemos observado lo siguiente:
1. El Proyecto GMIN, en su concepcin 2 como solucin computacional orientado a apoyar la gestin de fomento minero, si bien metodologicamente fue adecuadamente concebido, tuvo condiciones y restricciones, a nuestro juicio, no diagnosticadas o analizadas en terreno, que en la prctica mermaron seriamente su funcionalidad, aplicabilidad, objetivos y alcance. Nos referimos, especficamente, entre otras, al alto volumen de captura y mantencin de datos que necesariamente exiga y requiere hoy el sistema para su continuidad y tratamiento de la informacin, que terminaron, finalmente, con una creciente apata de los usuarios.
2. Relacionado con lo anterior, un factor adicional lo constituye la oportunidad y modalidad con que dichos datos fueron y son levantados actualmente para su posterior poblamiento del sistema. En efecto, en la prctica hoy, como al inicio, son los propios Ejecutivos de Minas, usuarios principales del sistema, quienes rescatan la informacin directamente desde los yacimientos 3 en sus visitas a terreno. Posteriormente, la consignan en un formulario ad hoc para efectuar la entrada de datos al sistema, la que no siempre es concluida eficazmente, impidiendo con ello una constante y prolija carga de datos, desencadenando un vaco transaccional y, en definitiva, una ineficiencia en la aplicacin de algoritmos que generan valor agregado sobre la informacin capturada.
3. Durante nuestra visita a terreno, de acuerdo a indagaciones efectuadas en Chaaral, Iquique y Santiago, si bien el equipo de desarrollo del sistema en comento, estuvo constituido por 14 profesionales del rea usuaria y de tecnologa, entre ellos 3 Ingenieros Civiles Industriales y 2 Ingenieros Informticos, entre otras especialidades afines, se present un nivel de rotacin y xodo, tanto del rea de la Gerencia de Minera como del rea de Informtica Corporativa que, en nuestra opinin, debilit, en cierta medida, la capacidad de coordinacin en aspectos heursticos del proyecto, tales como diagnstico,
2 El sistema contemplaba originalmente los siguientes procesos computacionales: Administracin Gerencial, Gestin Minera, Accin Minera y Soporte.
3 Gran parte de las minas o pequeos yacimientos sujetos al fomento minero de EMPLIT, se encuentran alejados, en promedio, 140 km. desde cada una las oficinas regionales de la Empresa, lo que implica, para los ejecutivos de mina, jornadas laborales con tiempos adicionales, por lo que al finalizar sus visitas a terreno no disponen de tiempo para efectuar el poblamiento de datos correspondientes.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 9 anlisis y proposicin de soluciones coherentes e integradoras del sistema en desarrollo e inclusive, en algunos casos, en la aplicacin de herramientas de la ingeniera de software. A la fecha de trmino de nuestro trabajo en terreno, casi la totalidad de los integrantes iniciales del equipo del proyecto, tanto usuarios como informticos, no pertenecan a la Empresa.
4. De acuerdo a los antecedentes obtenidos por nuestra auditora y a la propia informacin proporcionada por la empresa, durante el desarrollo del Sistema GMIN se suscitaron por parte de los usuarios constantes requerimientos de nuevos procesos, funcionalidad y tratamiento de la informacin que, en nuestra opinin, no fueron adecuadamente administrados durante el ciclo de vida del proyecto afectando las fases posteriores, especficamente la de construccin y/o codificacin de aplicaciones, por cuanto en sta gran parte de los requisitos funcionales y de procesos, desde una perspectiva estructural, deben estar adecuadamente definidos y aprobados por los distintos agentes participantes del proyecto.
5. Al contrastar, tanto el modelo conceptual como el modelo de datos del sistema (atributos de cada tabla de la base de datos actualmente en explotacin), con los requerimientos de informacin de impacto de fomento en la minera 4 , definidos formalmente 5 en su oportunidad por la ELG Consultores Asociados durante el desarrollo del proyecto GMIN. Si bien stos presentan un cmulo de informacin importante, en nuestra opinin, ello no impidi al equipo de desarrollo la concepcin y posterior construccin en el sistema, de un mdulo o aplicaciones tendientes a satisfacer los requerimientos de informacin con carcter de DSS 6 (Decision Support System), segn lo manifestado por nuestra Institucin.
6. En cuanto al alcance y efectiva operatividad del Sistema GMIN, en la actualidad, ste es explotado slo en sus funciones bsicas, implicando un alto nivel de subutilizacin tanto funcional como estructural del sistema, respecto al esfuerzo y costos 7 desplegados para su desarrollo e implantacin, debido principalmente a funciones inhibidas por procesos y submdulos computacionales no construidos an, tablas o archivos de datos vacos, incompletos y/o desactualizados, entre otros aspectos.
4 Pequea, mediana y artesanal.
5 Memorndums enviados el 03 de julio de 1996 y el 04 de abril 1997 por ELG -C.A. a la Gerencia de Minera de EMPLIT, especificando, mediante plantillas, los requerimientos de informacin de impacto de la pequea y mediana minera en el pas.
6 Sistemas de informacin para apoyar la toma de decisiones con informacin semiestructurada, donde una porcin de ella es obtenida de sistemas informticos que, sumado al conocimiento humano, permiten a stos tomar decisiones.
7 De acuerdo a antecedentes prelimi nares entregados por la empresa, no confirmados por esta auditora al no tener acceso a documentos contables sustentatorios, se estima en US$120.000 el costo del desarrollo y construccin del sistema bajo auditora, cifra del ao 1996.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 10 7. En cuanto al proceso de capacitacin, en la fase de implantacin del sistema, de acuerdo a lo observado e informado por los usuarios entrevistados en Chaaral y Iquique, si bien existieron esfuerzos organizados por parte de la empresa para capacitar a los distintos usuarios del sistema, este cometido fue opacado, en esa oportunidad, por una baja disponibilidad del sistema computacional que impidi una adecuada recepcin, motivacin y compromiso de los usuarios con el Sistema GMIN.
8. Respecto al actual soporte tecnolgico entregado por el rea de Informtica 8 corporativa de la empresa, hemos observado que slo existe un profesional asignado a la labor formal de diagnstico, anlisis y programacin, tanto de nuevas soluciones como de mantencin de stas y que, a su vez, el mismo ejerce la funcin de Jefe de Sistemas Corporativo, lo que a nuestro entender, por la dualidad y las distintas orientaciones de las respectivas funciones, son incompatibles en el mbito prctico y operativo. Producto de ello, nos parece que no se evidencia una correlacin de inters Institucional por perfeccionar un sistema de carcter estratgico que provea de informacin de la gestin que efectivamente realiza la empresa, cuyo objeto y sentido de ser, efectivamente, es el fomento de la minera.
9. Desde una perspectiva global, hemos percibido un bajo grado de satisfaccin de los usuarios del sistema, lo que entre otros aspectos se debe, principalmente, a su dbil funcionalidad al compararlo con los objetivos iniciales definidos para ste, lo que junto a un manejo grfico y de mensajes 9 de pantalla deficiente y poco amistoso, conjugan en definitiva un sistema informtico de bajo perfil de retorno.
10. Gran parte de la documentacin tcnico-funcional del sistema, suministrada por la empresa al inicio de nuestra auditora, especficamente el Diagrama de Entidad y Relacin, present una evidente desactualizacin que retras, en cierta medida, la adecuada y oportuna comprensin del sistema.
11. Uno de los sistemas computacionales relacionados con GMIN, desde el inicio de su explotacin, es el SISPAM 10 , sistema este ltimo que, entre otras funciones, registra la produccin de los distintos proyectos mineros, para transferirla al GMIN. Al respecto, cabe sealar que durante el perodo 1998-1999, con el fin de modernizar tecnolgicamente los sistemas de la Gerencia de Minera y reemplazar al SISPAM, por no contemplar la solucin a la problemtica Y2K, se construy 11 un nuevo sistema
8 Unidad de Informtica Corporativa con residencia en las oficinas de Santiago.
9 Avisos de error, mensajes interactivos, ubicabilidad funcional, manejo de errores lgicos o de cdigo.
10 Sistema de Informacin Minera.
11 No fue posible obtener antecedentes, de parte de la empresa, del costo total de desarrollo, construccin e implementacin del Sistema SCONTROL. No obstante, nuestras estimaciones sobre el mismo fluctan, como cota inferior, entre los US$25.000 a US$35.000.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 11 computacional con herramientas de desarrollo de 4GL PowerBuilder, denominado SCONTROL 12 .
Este nuevo sistema, si bien fue finalizado como proyecto tecnolgico, nunca entr en operaciones por no ajustarse a los requerimientos del usuario. An ms, se dej de ingresar la informacin al SISPAM durante un lapso de tiempo determinado a la espera de la implantacin del SCONTROL, lo que, en definitiva, gener vacos de informacin magntica en el GMIN, al no contar con datos de produccin de las distintas faenas.
c) Recomendaciones.
1. Recomendamos al rea de Informtica Corporativa y a las reas funcionales de la empresa que para futuros proyectos informticos de magnitud y/o estratgicos para el desarrollo de la empresa, se consideren metodolgicamente, todas aquellas eventuales restricciones, condicionantes e impedimentos, ya sea tecnolgicos, de captura, oportunidad y procesamiento de informacin del sistema propuesto; como tambin la propia conceptualizacin, implementacin, capacitacin e internalizacin del mismo, al interior de la organizacin.
2. En relacin al ingreso incompleto de datos al Sistema GMIN, de mantenerse la actual estructura sistemica de apoyo a la gestin minera, recomendamos al rea de Informtica y, en particular a la Gerencia de Minera, evaluar operativamente la conveniencia de reactivar, en toda su extensin, la carga de datos de acuerdo a nuevas hojas de digitacin que, junto con aplicaciones modificadas para ello, con interfaz grfica y captura ms eficiente de datos, permitan un ingreso constante y, a travs de ello, un procesamiento de informacin de mayor alcance al actualmente operado por el sistema.
3. Respecto a los equipos de trabajo de desarrollo de proyectos informticos, recomendamos, en la medida de lo posible, mantener cohesionado hasta el trmino del proyecto, tanto a profesionales de las reas funcionales como del rea de Informtica. De ello depender, en nuestra opinin, el buen trmino de un proyecto de la magnitud del Sistema GMIN, al aplicar una misma lnea metodolgica, igualdad de criterios tcnicos y una heurstica afn y complementaria. Uno de los factores crticos de xito de todo desarrollo informtico, reside, precisamente, en la continuidad de los integrantes del equipo de profesionales que en ellos laboran. Comprendiendo que la empresa posee recursos limitados frente a mltiples necesidades, consideramos relevante contemplar, de todas formas, el factor de permanencia de dichos profesionales hasta el trmino del mismo, en especial de aquellos cuya responsabilidad es la de liderar y disear soluciones automatizadas. Lo anterior, con el fin de minimizar la ocurrencia de situaciones como las suscitadas con el sistema objeto de esta auditora.
4. Relacionado con nuestras recomendaciones anteriores y a lo observado sobre contnuas peticiones y solicitudes de informacin durante las distintas fases metodolgicas de desarrollo, inclusive en la etapa de construccin del Sistema GMIN, recomendamos al
12 Sistema de Control Minero.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 12 rea de Informtica y en especial a los lderes funcionales y tecnolgicos, que para futuros proyectos de desarrollo de sistemas, se administren adecuadamente estas circunstancias, no ajenas a todo proyecto, pero que en nuestra opinin, al no efectuarse un cierre formal y oportuno de los requerimientos de tratamiento y procesamiento de datos, pueden ser reflejo de una falta de liderazgo, aplicacin inoportuna de cierres de etapas, una dbil estructuracin funcional del sistema en su fase de diseo, entre otros aspectos que pueden impactar negativamente en el producto de software al acelerar etapas an no maduras en la construccin del mismo.
5. Respecto a la solicitud de requerimientos de informacin efectuado en su oportunidad por la Direccin de Evaluacin de Gestin Estratgica de la ELG Consultores Asociados (1996-1997), recomendamos a la Gerencia de Minera, en conjunto con el rea de Informtica, de mantenerse la actual estructura funcional y modelo de datos del sistema, sobre la base de una mejora en los procesos de captura e ingreso de datos, evaluar la factibilidad tcnica-operativa de reactivar la solicitud efectuada por ELG -C.A. satisfacindola mediante el mdulo Cliente/Servidor construido en Pw5.0 o por otras aplicaciones formales que generen informacin impresa directamente o permitan, mediante una exportacin a ambiente Excel, proveer de informacin magntica para su elaboracin final a discrecin de nuestra Institucin.
6. En cuanto al alcance, funcionalidad y actuales limitaciones del Sistema GMIN, recomendamos a la Gerencia de Minera y al rea de Informtica Corporativa de la empresa, evaluar la factibilidad tcnica y econmica de cons truir una nueva solucin 13
computacional o apoyo automatizado a la gestin del fomento minero de EMPLIT.
Nuestra recomendacin se basa en que el sistema, anticipadamente, respecto a su ciclo de vida de operacin, se encuentra en una etapa de obsolescencia tecnolgica acelerada 14
producto de crecientes desfases operacionales e incompatibilidades respecto a las reales necesidades de tratamiento, oportunidad e integridad de la informacin para la organizacin. En tal sentido, conscientes de la restriccin presupuestaria que afecta a EMPLIT, recomendamos considerar tambin la posibilidad de acogerse a futuros beneficios de la Asignacin de Fondos a Proyectos Relacionados con el uso de Internet en Organismos Pblicos 15 o, en su defecto, tramitar un suplemento presupuestario para conformar, en definitiva, un sistema de informacin que efectivamente se transforme en la columna vertebral (Frontend) de la empresa, en especial, para satisfacer eficientemente el tratamiento de informacin relacionada con el Fomento Minero de EMPLIT.
Cabe sealar que, la recomendacin de acogerse a fondos especiales de la Gerencia General, es posible justificarla con la incorporacin de tecnologa Wireless Internet
13 En base a lenguajes computacionales de alto nivel, que para los mdulos de captura de informacin posea una alta interconectividad con productos multimediales; interactivos e interfaz grfica del tipo GUI que, adems, mediante aplicaciones integradoras transfieran informacin entre los distintos sistemas conexos.
14 Como herramienta de soporte a procesos administrativos y funcionales estratgicos.
15 Diario Oficial de 29 de marzo del 2002 .
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 13 Solutions, para la captura de datos en terreno, soportado sobre una plataforma de intranet estacionaria Frontend de la empresa. De no ser tcnicamente factible lo anterior, por razones de baja cobertura de seal en las zonas geogrficas de los yacimientos, recomendamos evaluar tecnologas emergentes mviles de captura de datos del tipo Pen Tablets de Fujistsu u otro proveedor, o Palm Stand Alone, que permitan interconectarse, posteriormente, para el dump respectivo al sistema receptor central, optimizando con ello el proceso de entrada de datos, factor crtico e inhibidor de la actual explotacin del Sistema GMIN.
7. Recomendamos al rea de Informtica Corporativa que para futuros proyectos tecnolgicos relevantes para la organizacin, estructure un proceso de capacitacin con evaluacin o calificacin a los usuarios participantes en ellas, en especial sobre aquellas materias importantes y centrales del sistema, tratadas por el monitor. Nos parece que ello propicia el compromiso con la solucin o sistema computacional, junto al establecimiento de buenas prcticas, entregando, adems, formalidad a dicho proceso.
8. En relacin al recurso humano destinado al soporte tecnolgico del Sistema GMIN, formalmente establecido en el rea de Informtica Corporativa de la Empresa, recomendamos a la Gerencia de Administracin de EMPLIT evaluar la factibilidad de incorporar a un nuevo profesional, en reemplazo del actual, para que asuma en plenitud el rol de Analista-Programador, entre otras actividades, del sistema objeto de la presente auditora. En caso que ello no sea factible por restriccin presupuestaria, recomendamos asignar a un profesional de la actual planta del rea de Informtica la responsabilidad del mencionado sistema, liberando as las funciones de analista y Programador de Aplicaciones del Sistema GMIN, al actual Jefe de Desarrollo de Sistemas del rea de Informtica Corporativa, con el fin de que ste destine todos los esfuerzos y recursos, en forma ntegra, a su labor de gestionador, coordinador y lder de una unidad.
9. En relacin al grado de satisfaccin del usuario, bajo el escenario de mantener el actual sistema, recomendamos, en concordancia a lo sugerido en el punto 6 anterior, introducir al mismo las modificaciones estructurales y de ajuste que correspondan, lo que junto a una nueva estrategia comunicacional y motivacional de las propiedades de ste, permitan un relanzamiento y recuperacin de la confianza del usuario frente al sistema, como herramienta eficaz de apoyo a la gestin de desarrollo del fomento minero.
10. Recomendamos a la Jefatura de Informtica Corporativa, instruir a quien corresponda, la actualizacin de la documentacin tcnica de aquellos sistemas considerados estratgicos para la organizacin, incluyendo el Sistema GMIN. En nuestra opinin, ello permite asegurar razonablemente la continuidad del soporte o apoyo tecnolgico, frente a la eventual rotacin de profesionales que administran el conocimiento del o de los procesos de negocios automatizados de la empresa.
11. Respecto a la observacin sobre la descontinuacin de ingreso de informacin al sistema, que a la fecha de nuestra auditora an persista, recomendamos a la Gerencia de Minera en conjunto con el rea de Informtica de la empresa, evaluar la factibilidad operativa y administrativa de efectuar una reclasificacin de aquella informacin histrica susceptible
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 14 de ser ingresada al sistema, con el fin de mantener la base de datos del GMIN, actualizada y consistente entre s.
Por otro lado, en relacin a futuros proyectos de tecnologas de la informacin que emprenda la administracin de la empresa, a travs de su rea de Informtica Corporativa, recomendamos que estos proyectos sean adecuada y oportunamente diagnosticados, evaluados y planificados, para minimizar la ocurrencia de reemplazos de soluciones computacionales activamente operativas por otras herramientas de software an no probadas ni aprobadas por las reas usuarias, evitando la inactivacin de sistemas conexos o dependientes por falta de continuidad en la transferencia de datos o poblamiento de las respectivas bases de datos primarias.
Finalment e, respecto al gestacin del proyecto SCONTROL y su posterior inviabilidad operativa, recomendamos al rea de Informtica, para futuros proyectos tecnolgicos, gestionar de manera ms austera los recursos asignados a cada uno de ellos, evaluando eficientemente, en primera instancia, los objetivos y beneficios que como tal prestar la potencial solucin a la organizacin y, posteriormente, a la unidad administrativa requeriente de dicho sistema. Es nuestra opinin que las distintas metodologas de desarrollo de sistemas (Ingeniera de Software que, mediante procesos-metodos- herramientas, permiten diagnosticar, analizar, modelar y disear soluciones de acuerdo a las reales necesidades de tratamiento de informacin tanto presentes como futuras) constituyen una adecuada herramienta formal para visualizar y contextualizar soluciones de software integradas y efectivamente viables para toda la organizacin.
3.2 ANALISIS DE LA FUNCIONALIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA COMPUTACIONAL DE GESTION MINERA GMIN. (MODULO PRINCIPAL INFORMIX)
a) Situacin Actual.
El Sistema GMIN, como solucin orientada al apoyo del fomento minero, posee dos mdulos importantes. Uno de ellos desarrollado con lenguaje 4GL INFORMIX, apoyado con un software de interfaz de pantalla VT, Reflection2; sobre un motor de base de datos INFORMIX con una orientacin transaccional e interactiva de apoyo a la labor efectuada por los Ejecutivos en Mina y profesionales de la Gerencia de Minera, cuya principal funcionalidad es la de capturar y procesar informacin de: propietarios, arrendatarios, caractersticas mineralgicas y geolgicas de los distintos yacimientos, control de presupuesto, pagos y avances fsicos de cada faena sujeta al programa de fomento minero. El otro, un Mdulo de Gestin desarrollado en Power Builder 5.0, sobre la base de una interfaz grfica nativa de MS, con una orientacin al monitoreo del fomento mediante la extraccin de informacin desde la base de datos transaccional, para la generacin de reportes, con algn grado elemental de incorporacin de instrumentos estadsticos de medicin. Ambos mdulos se encuentran soportados en plataforma Digital Vax Alpha.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 15 Al respecto, cabe sealar que el Sistema GMIN tiene relacin con la informacin mantenida por los sistemas de Liquidacin Minera PAGMIN, Sistema de Crdito Minero SCMIN, Sistema de Produccin Minera SISPAM y Sistema de Contabilidad Integrada SAP - FI.
b) Observaciones.
Durante nuestro trabajo en terreno y en base a lo constatado en la documentacin tcnica del sistema proporcionada por el rea de Informtica Corporativa de la Empresa, hemos observado lo siguiente:
1. Desde la perspectiva de la seguridad lgica, una vez identificado el usuario, al ingresar su cuenta de acceso al sistema operativo del equipo Digital, el enlace al Sistema GMIN es efectuado desde el ambiente de comandos DCL, digitando la palabra GMIN directamente, sin existir un batch de seguridad y enlace directo a un Men de Funciones del Sistema GMIN, para impedir al usuario operar directamente con comandos del sistema operativo.
2. El Sistema GMIN, para efectos de pagos por avances fsicos, provee de informacin al Sistema SAP - FI de contabilidad integrada de la empresa. Esta transferencia de informacin, actualmente en forma manual y desfasada en el tiempo, presenta el riesgo potencial de una mala imputacin, por error o irregularidad, y retraso en el tratamiento de la informacin.
3. La subopcin Negocios Mineros, de la opcin principal Accin de Minera, si bien pudimos constatar est habilitada, no es utilizada desde un perodo bastante prolongado ya que slo contiene datos actualizados al ao 1997 y, segn se nos inform, fue reemplazada por la opcin Yacimientos EMPLIT, la que al ser invocada, entrega el mensaje opcin en construccin. Es decir, no existe una funcionalidad directa para poblar y procesar informacin en forma contnua, relacionada con negocios mineros.
4. De acuerdo a lo informado y a lo analizado en la base de datos del Sistema GMIN, ste contiene toda la informacin del Programa de Asistencia Minera de la Minera Artesanal, PASMIN. En efecto, se ha observado que los valores monetarios registrados por el Sistema GMIN, estn en distintas monedas las que, aunque sean consistentes para un mismo perodo, eventualmente, pueden representar un riesgo moderado de inadecuada interpretacin y tratamiento de la informacin. Para el ao 2002 , estas cifras se registran y procesan en dlares americanos y, el resto de los perodos, en pesos chilenos.
5. Respecto a las opciones de generacin e impresin de reportes del Sistema GMIN, de acuerdo a lo informado por los usuarios de Chaaral y corroborado por nosotros, los nicos listados efectivamente utilizados son el Listado de Cuadratura y Autorizacin de Gastos de Programas Tcnicos de Minera, cdigo DM07LS09, y el reporte de Autorizacin de Gastos Programas Tcnicos de Minera, cdigo DM07LS07. En nuestra opinin, ello refleja, de alguna manera, la debilidad funcional y/o falta de operatividad del sistema ya que, existiendo en l una estructura y un modelo de datos que
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 16 lo sustente 16 , en definitiva, como sistema de informacin, en su conjunto, exhibe una baja performance y retorno a la empresa.
6. El sistema objeto de auditora, como instrumento de apoyo al ciclo de fomento, no considera el proceso de precalificacin para productores. En este sentido, para priorizar proyectos viables y potencialmente viables, actualmente se utilizan herramientas de productividad personal como Excel para ser evaluadas 17 , en su oportunidad, por el comit de cada oficina regional. Una vez priorizados, los proyectos son nuevamente ingresados al Sistema GMIN para su incorporacin formal a la base de datos. Entendiendo que no todos los proyectos sern cualificados para el fomento minero, es nuestra opinin que el sistema debiera tener opciones de importacin de informacin magntica para optimizar la captura de datos y, en general, interfasear con los sistemas conexos al GMIN, ms an, si esta informacin extra GMIN, es un cmulo importante de antecedentes elaborados por los Ejecutivos de Mina, usuarios finales del mencionado sistema.
7. En la aplicacin dm06br19 al desplegar la herramienta de Asistencia Tcnica de Consulta, del rea de Desarrollo Productivo dependiente de la SubGerencia Zona Norte, se presenta informacin de presupuesto del ao 1939 y 1997, adems de una sobre exposicin (overflow picture) del campo de acumulacin externo.
8. En la aplicacin dm06us19 de ingreso de plan de fomento, especficamente, Monto de Presupuesto por Tipo de Herramienta, y en la aplicacin (sin identificacin) de captura del presupuesto asignado a un proyecto especfico, hemos detectado y sido informados por usuarios del sistema de Chaaral que dichos montos lmites de presupuesto de gasto para cada proyecto, adolecen de un adecuado control de aplicacin. Nos referimos concretamente a la debilidad de las aplicaciones mencionadas, para mantener inalterables los montos autorizados y asignados durante la vigencia de cada proyecto.
9. Al ejecutar las opciones de desplegar Informacin del Sector, Evaluacin de Resultados o Evaluacin de Programas, bajo cualquier criterio de seleccin de bsqueda, con la aplicacin dm06br51, dm07us52 o dm06br17, respectivamente, se presenta, entre otra informacin, antecedentes incompletos de faenas, especficamente, aquellos referidos a produccin, reservas, Ley de Au; Ley de Cu; Ley de Ag; a pesar que dichas faenas estn en estado de produccin. En nuestra opinin, lo detectado avala nuestras observaciones sobre el desploblamiento de la mayora de las tablas de la base de datos del Sistema GMIN.
10. Al ejecutar la opcin del men principal Control de Gestin, sub opcin Estado de Pago y emisin de informe de Avance Fsico, se detect lo siguiente:
- Inexistencia de visualizacin del listado por pantalla.
16 Informacin geolgica, minera y complementaria del yacimiento.
17 Puntuacin, Presupuestacin de Programas Tcnicos, Antecedentes de Faenas Mineras, Especificaciones Tcnicas, Evaluacin Estimada previa al Proyecto Minero, Inscripcin, Tarificacin, entre otras informaciones.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 17 - El campo de fecha al mes de: acepta, aleatoriamente, como parmetro el mes siguiente al ingresado. - Despliega, entrecortado, el nombre de la oficina regional induciendo a error de lectura la opcin digitada. Por ejemplo, se ingres el parmetro de Oficina Regional III, pero la pantalla mostr Oficina Regional I, a pesar de aceptar correctamente la primera. - Despliegue inadecuado de mensajes de reconfirmacin de parmetros que son el display de comandos de 4GL, induciendo a confusin y lecturas que el usuario no debera tener acceso.
Cabe sealar que lo indicado es una constante en la operacin del sistema, manifestado en un manejo inadecuado de secuencias y mensajes de pantallas, control de mensajes y errores, ubicabilidad funcional, entre otros aspectos que, en nuestra opinin, constituyen uno de los factores crticos de xito y baja aceptacin del mismo entre los usuarios de la empresa.
11. Entre otras situaciones similares que exhibe el sistema, se encuentra la opcin Control de Gestin, Estadsticas de Ejecutivos en las que el sistema arroja el mensaje opcin en mantencin; Momentneamente NO Habilitada.... Ello sustenta nuestra opinin respecto a lo reducido del alcance operacional efectivo del Sistema GMIN.
12. Al ejecutar la opcin Indicadores de Gestin con las aplicaciones dm06ap05 y dm06us19, el display de la aplicacin respectiva muestra informacin que, a nuestro entender y el de varios usuarios del sistema, aparece como incomprensible por la indefinicin de unidades de medida y su significado para una adecuada interpretacin de la informacin.
13. Al ejecutar la opcin dm07br75, de despliegue de Antecedentes de Propietarios y Produccin, la aplicacin exhibe rut de productores 1-9, 2-7, 3-5 entre otros, que muestran incoherencia e inconsistencia con la informacin asociada a ella, quedando de manifiesto la falta de depuracin y/o adecuada mantencin de algunas de las tablas de la base de datos del Sistema GMIN.
14. Al ejecutar la opcin dm07us92 de despliegue de Antecedentes Generales Modificacin/Consulta, la aplicacin, frente a un teststress de campos, entrega mensaje de error comprensible slo para administradores de base de datos y no para usuarios finales. Especficamente, nos referimos al mensaje cod_sernageomin_faena is of type Nullable char(13), display format c13, and has no validation check..., que quiere decir, campo referenciado no puede ser chequeado por rango de valores de INFORMIX, por el tipo de campo. En nuestra opinin, mensajes repetitivos como ste, en el manejo de pantalla y de errores en el sistema, reflejan uno de los factores de desmotivacin de uso por parte de los usuarios.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 18 c) Recomendaciones.
1. Con el fin de limitar las acciones de acceso de los usuarios del Sistema GMIN, slo a las opciones disponibles para cada perfil, recomendamos modificar el actual batch Login.com para su activacin automtica desde el men principal del sistema, reemplazando la declaracin $GMIN:==@DK$U8: [dm06expprog. exe]dog dm06 por @DK$U8:[dm06expprog.exe]dog_dm06 o, en su defecto, efectuar un llamado directamente a un nuevo batch seteando todos aquellos parmetros de direccionamiento de dispositivos, path, quotas, men del sistema, entre otros.
2. Recomendamos a la Gerencia de Minera, en conjunto con las reas de Informtica y de Finanzas, evaluar la factibilidad tcnica de, independiente de la mantencin de la actual estructura o desarrollo de un nuevo Sistema GMIN, crear las interfaces computacionales que sean pertinentes para transferir, automticamente, al sistema contable SAP - FI, toda la informacin relacionada con la valorizacin de los avances fsicos de cada proyecto o faena.
3. Recomendamos a la Gerencia de Minera, en conjunto con el rea de Informtica de la empresa, habilitar a la brevedad posible la subopcin Yacimientos EMPLIT de la opcin Accin Minera del men principal, entregando una adecuada disponibilidad y operatividad de acuerdo a las funciones definidas para tales efectos.
Asimismo, recomendamos, poblar el banco de datos respectivo con la informacin vinculada a las aplicaciones relacionadas con esa subopcin. Al respecto, es nuestra opinin que la prolongacin innecesaria de opciones comprometidas con el usuario o incumplimiento de plazos con este ltimo, eventualmente generan no slo resistencia al uso del sistema, sino tambin una constante y creciente insatisfaccin integral, a su respecto.
4. En relacin a la mantencin de informacin relacionada con el programa PASMIN y sus distintas unidades de monedas, recomendamos a la Gerencia de Minera evaluar su estandarizacin mediante una conversin homognea para todo perodo (en moneda nacional o extranjera). En nuestra opinin ello permitir un adecuado tratamiento e interpretacin de la informacin y sus respectivas imputaciones monetarias, minimizando el riesgo de errores o irregularidades por el uso de la misma.
5. Con el fin de optimizar la actual batera de listados e informes provistos por el Sistema GMIN, recomendamos a la Gerencia de Minera instruir a sus respectivas plantas y faenas, especialmente a los usuarios directos e indirectos del sistema, diagnosticar y analizar efectivamente los reportes actualmente utilizados y los que, potencialmente, podran ser usados, con el fin que el rea de Informtica Corporativa proceda a efectuar las correcciones y/o modificaciones que sean pertinentes, al cdigo y lgica de cada aplicacin. De esta manera, a nuestro entender, se estar dando una adecuada explotacin a un Sistema GMIN mermado, en este caso, por listados o informes desactualizados o inconvenientemente estructurados.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 19 6. En concordancia con la observacin y respectiva recomendacin N2 anterior, sugerimos a la Gerencia de Minera y al rea de Informtica evaluar la factibilidad tcnica de construir las interfaces de importacin de datos, desde el ambiente de planilla electrnica a la base de datos del Sistema GMIN, de aquellos proyectos que, una vez aprobados por el comit de evaluacin, estn calificados como viables para asignarles recursos econmicos provenientes del fondo de Fomento Minero de la empresa. En nuestra opinin, ello permitir agilizar el proceso de poblado de la base datos de antecedentes tcnicos (geolgicos y mineros del yacimiento) de cada proyecto, aprovechando el conjunto de datos e informacin ya capturada y analizada en ambientes extra GMIN.
7. Recomendamos al rea de Informtica revisar las aplicaciones involucradas en el despliegue de la informacin de Asistencia Tcnica de Consulta, corrigiendo la sobreexposicin de campos existentes. Asimismo recomendamos, efectuar, sobre toda las tablas de la base de datos del Sistema GMIN, la depuracin y actualizacin de datos inconsistentes y/o desactualizados, segn corresponda.
8. Respecto a la inalterabilidad del monto asignado computacionalmente a cada proyecto y su respectivo control de aplicacin (dm6us19), recomendamos al rea de Informtica revisar las aplicaciones que intervienen en la captura, consulta y mantencin de estos valores, con el fin de correlacionar, entre los cdigos, la invariabilidad del valor asignado a cada proyecto, manteniendo un valor real y nico, salvo modificaciones efectuadas por usuarios autorizados para ello y debidamente justificados, tcnica y administrativamente.
9. Recomendamos al rea de Informtica, en conjunto con el rea usuaria, evaluar la factibilidad operativa de actualizar la informacin tcnica de cada proyecto, en especial aquella referida a produccin, reservas, Ley de Au, Ley Cu, Ley de Ag. Lo anterior, independiente de los escenarios posibles de optimizacin del Sistema GMIN o la conceptualizacin y diseo de una nueva solucin.
10. Recomendamos al rea de Informtica efectuar un diagnstico (teststress) a las principales funciones y aplicaciones del Sistema GMIN, con el objeto de identificar aquellos cdigos o programas, secuencia de pantallas, mensajes de error, overflow existentes en ellos y proceder a su modificacin y correccin, segn corresponda. Ello constituye uno de los factores crticos de aceptacin y, por ende, de una adecuada y continua operacin del mismo.
11. En forma anloga a lo observado y recomendado en el punto N10 anterior, recomendamos a la Jefatura de la Unidad de Informtica Corporativa de la empresa, disponer que se revisen aquellas opciones del men principal an no disponibles o pendientes de ser construidas definitivamente, a pesar del tiempo transcurrido desde la implementacin del sistema, y concretar su rediseo, construccin y/u optimizacin.
12. Respecto a nuestra observacin sobre la generacin de informacin de indicadores de gestin, particularmente, mediante las aplicaciones dm06ap05 y dm06us19, recomendamos revisar y reforzar el texto de stos y cualquier otro frame, script, objeto y/o cdigo de aplicaciones donde el display de informacin, especialmente numrica, sea
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 20 expresada en las unidades de valor que correspondan y/o conceptualizar o interpretar los antecedentes desplegados por pantalla. En nuestra opinin, ello permitir una satisfactoria comprensin de la informacin expuesta y una adecuada operacin del sistema.
13. En el mismo sentido, recomendamos al rea de Informtica efectuar, a la brevedad posible, una depuracin de las tablas de la base de datos del Sistema GMIN, eliminando todos aquellos registros magnticos que, por carga inicial, sean inconsistentes y/o estn evidentemente fuera de contexto, como por ejemplo, proyectos de fomento einformacin tcnica del ao 1939.
14. Complementando la recomendacin N10 anterior, sugerimos a la Jefatura de la Unidad de Informtica Corporativa de la Empresa, propiciar la elaboracin, mantencin, difusin y cumplimiento de normas de programacin que estandarizen tanto el formato de frames, forms, cdigos de batch, scripts e instrucciones de lenguaje, como de mensajes e identificacin de programas, no slo para el Sistema GMIN, objeto de esta auditora, sino tambin para futuros desarrollos de sistemas de informacin. Es nuestra opinin que aspectos formales como stos, fortalecen el ambiente de control de las reas de informtica logrando, en trminos generales, productos de software de mejor calidad.
3.3 ANALISIS DE LA FUNCIONALIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE INFORMACION DE GESTION MINERA GMIN. (MODULO CLIENTE/SERVIDOR)
a) Situacin Actual.
Un mdulo complementario al Sistema GMIN es el denominado Mdulo de Gestin Minera Cliente/Servidor, el que fue construido con herramientas y lenguaje de alta productividad 4GL Power Builder v5.0, sobre interfaz grfica MS, accesando las tablas de la base de datos de INFORMIX. Este sistema, que tiene una orientacin a la extraccin de datos y generacin de reportes destinados al nivel tctico de la organizacin, no efecta captura de datos masivos. Sus principales opciones son las de Administracin Gerencial, Control de Gestin, Accin Minera y Soporte.
b) Observaciones.
Durante nuestro trabajo en terreno y en base a lo analizado en la documentacin tcnica del sistema proporcionada por el rea de Informtica Corporativa de la empresa, hemos observado que si bien este mdulo, en trminos generales, presenta una secuencia de operacin, manejo de pantallas y control de errores adecuadamente implementados, se han detectado las siguientes debilidades:
1. La existencia de aplicaciones del tipo patch, desde el Mdulo de Gestin (PwB5.0), que generan informacin para, posteriormente, ser reprocesada en ambiente Excel o Access, tales como las identificadas: exe:directorio, para generar informacin y preparar informes al Directorio de la Empresa; @exe:torche1, para emitir pagos por perodos;
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 21 @act_uni_pago.ctl, para ajustes de avance de pago/presupuesto, entre otros, demuestra, en alguna medida, las falencias de heurstica y/o construccin de algoritmos existentes en el mdulo, especficamente, en algunas aplicaciones formales insertas en la funcionalidad del sistema, o deficiencias en la conceptualizacin de su modelo de datos.
2. En cuanto a la orientacin de este mdulo, como sistema de informacin de medicin de resultados, es nuestra opinin que ste carece de elementos o componentes que incluyan instrumentos tcnicos de evaluacin estratgica, tales como: anlisis sectoriales, estructuracin de informacin discreta y estratificada, anlisis de comportamiento regional por recurso de fomento, ndice y movilidad de morosidad, evolucin geolgico- minero de un yacimiento, viabilidad tcnico-econmico de cada proyecto, entre otras caracterizaciones de la informacin de fomento minero. En efecto, hemos observado que el mdulo en comento ms bien provee informacin de perfil estadistico-descriptivo que analtico y evaluador de tendencias, con valor agregado, sobre la aplicacin de fomento en la pequea y mediana minera.
3. De acuerdo a lo observado en terreno, particularmente en la oficina de Chaaral, hemos sido informados que los usuarios de los reportes operativos del Sistema de Informacin de Gestin Minera en modalidad Cliente/Servidor, prcticamente no utilizan ninguno de ellos, por considerar que stos carecen de informacin de valor para los requerimientos efectivos del rea. Para subsanar esa debilidad, los usuarios exportan la informacin a Excel y efectan directamente la preparacin de informacin para el Directorio.
4. En las aplicaciones de mantencin y emisin de reportes de Ejecutivos de Minas, los iconos de las opciones Cancelar y Salir no funcionan o no tienen asociadas acciones, impidiendo una adecuada interactividad entre el usuario y el sistema.
c) Recomendaciones.
1. Comprendiendo que ningn sistema de informacin computacional, incluyendo los E.R.P., integran satisfactoria y completamente todos los requerimientos de informacin en aplicaciones construidas formalmente para las distintas rea usuarias que, directa o indirectamente se apoyan en l, de igual forma consideramos prudente, dado el reducido alcance y funcionalidad del Mdulo Cliente/Servidor, recomendar al rea de Informtica identificar el nmero y objetivos de cada aplicacin patch, evaluando la factibiblidad tcnica de eliminarlas o incorporarlas formalmente, segn la evaluacin que se haga, a la estructura de men de opciones del mencionado sistema, reemplazando aquellos programas funcionalmente inoficiosos para los fines del mismo. A nuestro entender ello permitir, al Sistema GMIN en su conjunto, fortalecer la capacidad de sistema de informacin como apoyo a la gestin de fomento minero de la empresa.
2. Considerando que el mdulo (cliente/servidor) en comento, es un anexo al sistema principal GMIN, el cual fue desarrollado con herramientas 4GL Power Builder 5.0 con la finalidad de extraer, generar y graficar informacin impresa con alguna distribucin regional de proyectos, recomendamos a la Gerencia de Minera, en conjunto con el rea de Informtica de la Empresa, independiente del escenario de una optimizacin integral al
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 22 sistema actual o el desarrollo de uno nuevo, evaluar la factibilidad tcnica y operativa de aplicar una reingeniera de software al cdigo PW5.0, con el objeto de satisfacer, en alguna medida, los requerimientos planteados por la ELG Consultores Asociados, ya comentados en pginas anteriores. Lo sealado se transformara en una buena solucin, en el entendido que la base de datos y sus respectivas tablas estn adecuadamente pobladas y permanentemente actualizadas.
3. En el igual sentido a lo sealado en el punto N2 anterior, recomendamos a las reas usuarias y de informtica evaluar el rediseo de los algoritmos de extraccin y generacin de la informacin con el fin de, efectivamente, proveer de informacin con valor agregado y analtico, a los usuarios del nivel estratgico de la empresa.
4. Recomendamos a la Unidad de Informtica Corporativa de la empresa instruir la revisin y recodificacin de las aplicaciones observadas con esa debilidad.
3.4 ANALISIS UNIDIMENSIONAL DE LA INFORMACION MAGNETICA DEL SISTEMA COMPUTACIONAL DE GESTION MINERA, GMIN.
a) Situacin Actual y Observaciones.
El sistema computacional GMIN esta sustentando magnticamente sobre una base de datos relacional INFORMIX el que contiene diversas tablas o archivos de datos, con la informacin para la gestin del Fomento Minero de la Empresa. Nuestro anlisis se centr, fundamentalmente, en la existencia y adecuado registro de informacin sujeta a controles de aplicacin, en 69 tablas de las 79 sealadas en la documentacin proporcionada por el rea de Informtica. Cabe sealar que no fue posible efectuar relaciones y/o pareos entre dichas tablas debido, principalmente, a la evidente desactualizacin de la documentacin del sistema, especficamente del modelo de entidad y relacin (DER) que maneja actualmente el rea de Informtica, en la que no era posible establecer relaciones, cardinalidad e identificacin apropiada de PK (llave primaria), FK. (llave fornea).
No obstante, hemos detectado las siguientes situaciones por cada tabla analizada, las que en su generalidad apuntan a una dbil configuracin de algoritmos de control de aplicaciones, inadecuada definicin de caractersticas de atributos y valores, entre otras deficiencias.
Tabla: CONTRATISTA 1. Existencia de registros identificatorios, mediante el RUT, con valores irreales, duplicados e inconsistentes. Llama la atencin que entidades tan relevantes como la Tesorera General de la Repblica, no estn registrados con su RUT real.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 23 Rut Contratista Nombre Contratista 1-9 SIN CONTRATISTA DEFINIDO 3-5 NOTARIA ALDO MONTAGNA B 4-3 TESORERIA GRAL DE LA REPUBLICA 5-1 ANALISIS QUIMICO 6-K EMPR.PEQ.MINERIA 7-8 LIB. LA ESPAOLA 8-6 GASTOS GERENCIA DE MINERIA 9-4 RODRIGO SEPULVEDA CASTRO 1-1 INGENIERIA DE PROYECTOS S.A 1-9 SIN CONTRATISTA 12-4 NISSAUCO, AUTOMOTRIZ LTDA. 13-2 CONSERVADOR 14-0 NOTARIA 15-9 CONTROL SEGURIDAD 2-7 JORGE ORTIZ 24-8 MOVILIZACION 2002 -K SERVICIOS DE TESORERIA 000000000-0 TESORERIA GENERAL DE LA REPUBLICA Respecto a esta tabla se detect, adems, la existencia de 28 registros de un total de 1.792, con nombre de contratista igual a S/N y/o #NOMBRE?
Tabla: ACCESO_FAENA 2. Se identific un registro con cdigo de faena igual a cero, existiendo para ste un cdigo de productor. El registro es:
Cod.faena Cod.productor 0 4192308-3
Tabla: ACT_PROYECTO 3. En la tabla de Actividades de Proyecto, se detectaron 2.944 de un total de 10.403 registros con cdigo de RUT=1-9 o en blanco. El rut 1-9 se utiliza, de acuerdo a lo investigado en el sistema, para diferenciar a contratistas de proyectos cuya individualizacin es indefinida segn la tabla CONTRATISTA. Es nuestra opinin, de acuerdo a lo que ms adelante se indica, que no es adecuado que casi el 30% de los movimientos con sus respectivos pagos asociados, sean efectivamente a contratistas sin ninguna identificacin. Ello no genera precisamente una imagen de transparencia y de adecuado uso del sistema.
4. Se detect, adems, que de 10.403 registros, 3 de ellos tenan cdigo de actividad (cod_activi) igual a blanco y que el monto aprobado para ese proyecto es de 25.000 unidades monetarias. En general, al examinar las distintas tablas del Sistema GMIN no es posible determinar con certeza si son pesos chilenos o dlares americanos ya que no existe ningn label o flag que lo indique, salvo en la tabla ORDEN_PAGO, en que se manejan campos separados para pesos y para dlares, aunque en esta ltima se han
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 24 detectado varios registros en ambos campos con igual unidad monetaria; es decir, registros con valores en pesos y en dlares con igual valor absoluto. Ms adelante se analiza especialmente esta situacin.
5. Se detect, adems, que de los 10.403 registros, 1.507 no encontraron imagen del cdigo de actividad en las tablas: actividad_mineria y actividades_EMPLIT. Especficamente, desde los cdigos 58 al 99, ambos inclusive.
6. Adicionalmente, en la misma tabla bajo anlisis se observ que de 10.403 registros, 3001 tenan fecha de inicio igual a blanco. De esta ltima cantidad, 75 de ellos contaban con un monto aprobado menor al monto utilizado (monto_apro =326.238, monto_util=446.106).
Tabla: PROPIEDAD_MINERA 7. Se observ que de 1.268 registros, 38 tenan rut_persona= blanco; 126 de 1.268 registros presentaban nombre_propiedad= blanco; adems de las siguientes incongruencias de RUT asociados a cdigos de propiedad minera:
Tabla: PROYECT_NM 8. Se observ que de 4.382 registros, 6 de ellos tenan el cod_gerenc= blanco (cdigo gerencia); 4 registros de un total de 4.382 presentaban nombre_pro=blanco (nombre de propietario); y 6 registros de 4.382 presentan cod_tipo_e= blanco (cdigo tipo de estudio).
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 25 9. A partir de esta tabla, la cual se tom como base considerando el cdigo tipo de estudio, se gener una tabla virtual con 996 proyectos financiados por el programa PASMIN, generando la siguiente informacin:
a) Total monto aprobado (monto_apro) =758.553.771.- b) Total monto utilizado (monto_util)= 408.605.697.- c) Para el ao 2000, de 475 registros, el monto aprobado fue de 423.804.721. y el monto utilizado fue de 317.227.019.- d) Para el ao 2002 , de 515 registros, el monto aprobado fue de 333.729.050 y el monto utilizado fue de 90.878.141.
Al analizar esta informacin, se detectaron las siguientes debilidades: 9.1 Se observ que 5 registros de un total de 996, presentaron fecha de inicio de los proyectos, en blanco (fecha_inic), cuyos montos de aprobado y utilizado fueron de 1.010.000 y 498.537 respectivamente. El detalle de los proyectos es:
Cdigo Proyecto Nombre Proyecto Fecha Inicio 3954 AMANDA PASMIN en blanco SG013875 AMANDA PASMIN SG014458 MANTO DE ORO PASMIN 2002 SG014554 GASTOS NOTARIALES 2002 SG023728 ADMINISTRACION RANCAGUA 2000
9.2 Se detect un proyecto con fecha de inicio el ao 2011, especficamente el 01.06.2011, con un monto aprobado de 10.000 y un monto utilizado de 2.000. El total de estas cifras permiten cuadrar con los totales de los 996 registros sealados en los puntos 9a y 9b. El proyecto tiene como cdigo interno el SG014638.
Tabla: RELACION_PRODUCTOR_FAENA 10. En esta tabla se observ inconsistencia de cdigo de faena con valores negativos, rut de productores invlidos y rut de personal invalido, de acuerdo a la siguiente tabla.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 26 Tabla: PROPIEDAD_MINERA 11. Al analizar la correlatividad de la propiedad del campo corr_propiedad, se detect la siguiente falta de secuencia:
Se han detectado faltantes entre 2 y 4 Se han detectado faltantes entre 40 y 42 Se han detectado faltantes entre 57 y 59 Se han detectado faltantes entre 290 y 292 Se han detectado faltantes entre 292 y 294 Se han detectado faltantes entre 323 y 325 Se han detectado faltantes entre 327 y 329 Se han detectado faltantes entre 331 y 333 Se han detectado faltantes entre 336 y 339 Se han detectado faltantes entre 339 y 342 Se han detectado faltantes entre 344 y 346 Se han detectado faltantes entre 347 y 349 Se han detectado faltantes entre 349 y 351 Se han detectado faltantes entre 353 y 355 Tabla: RESULTADO_DIAGNOSTICO 12. En esta tabla de movimiento, que eventualmente tiene relacin con otras tablas de la base de datos, se detect la existencia de slo 13 registros en total, de los cuales 9 presentaban cdigo de proyecto en cero y fecha de resultado de diagnstico, para 5 de ellos, el 05.05.1998 y, el resto (4) de los registros, fechas de diagnstico en blanco.
Tabla: RESERVA_GEOLOGIA 13. Se detect la existencia de 647 registros de un total de 767 con fecha de reserva el ao 1901, especficamente el 01.01.1901. Por otro lado, al comparar la documentacin extrada desde el Listado de Columnas, que se supone es extrada directamente desde la estructura de la base de datos del GMIN, por el DBA (Administrador de Base Datos), se constat la inconsistencia entre la real informacin magntica y la documentacin que gestiona el administrador de la base datos, custodio del modelo corporativo de datos de la EMPRESA, al no existir el campo fecha de reserva en la documentacin.
Se detectaron, adems, 9 registros con fecha de reserva en blanco.
Tabla: PROYECTO_PROPIEDAD 14. Se observ la existencia de 23 registros con fecha de proyecto y rut ejecutivo con valor en cero.
Tabla: REQUERIMIENTOS_FAENA 15. Se detect un registro con cdigo de faena en cero.
Tabla: PRODUCTOR_FAENA 16. De 1.839 registros examinados, se detectaron 63 con cdigo de productor (rut) con valor 1-9; 14 registros de un total de 1.839, con cdigo de productor con valor en blanco; 6
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 27 registros de 1.839 con cdigo de faena igual a 1, y un registro de un total de 1.839, con cdigo de faena igual a cero.
Tabla: PRODUCTOR 17. Se detect en esta tabla la siguiente inconsistencia de cdigo de rut (cod_productor):
Tabla: PLAN_FOMENTO 18. Al examinar este archivo, de 924 registros, se observaron las siguientes debilidades relacionadas con: ao del plan de fomento (ao 1939), valores y nmero de proyectos asociados. 1939 1995 1997 1998 1999 2000 2002 Monto_pago 0 0 6.030.580 5.537.216 607.613 164.457.075 86.204.530 Numero Proyectos 0 0 29 0 101 0 0 Monto Presupuesto 2.900 0 6.326.483 6.558.938 1.404.245 8.655.983 25.758.053 Registros 8 3 249 195 108 194 162
Tabla : ORDEN_PAGO_NM (tabla que registra informacin magntica para el pago a prestadores de servicios) 19. De acuerdo al anlisis efectuado se detect que de los 22.847 registros, 70 presentaban monto de pago en cero (monto_pago). Dos de los registros aludidos presentan la siguiente caracterizacin:
Numero Correlativo Cod Proyecto Ao Num.Factura Rut Beneficiario 300274 SG014058 2002 103588 4535121-1 431071 SG024414 2002 960 EN BLANCO
Cabe sealar que esta tabla es la nica que consigna, mediante un campo de tipo de cambio, los valores en pesos chilenos y dlares americanos. Al respecto, cabe sealar que al contrastar el archivo magntico con la documentacin de Listado de Columnas se detect que el campo monto_utilizado es usado para grabar el tipo de cambio, situacin que impide una adecuada y oportuna comprensin de la informacin analizada.
Al examinar y tabular el archivo se estructura la siguiente informacin y debilidades:
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 28 Nro. Reg. Ao Monto Pago US$ Monto Presupuesto Aprobado $ Monto Utilizado (se usa como tipo de cambio) 18 1994 32.335 0 0 9 1995 14.856 2.040.000 413 58 1996 83.778 3.765.615 2.475 6465 1997 6.519.972 2.055.749.326 2.089.182 7178 1998 5.705.703 2.615.837.217 3.284.423 2858 1999 1.485.118 754.398.195 1.442.304 4434 2000 (*) 300.088.043 1.740.651.201 1.802.459 1827 2002 (*) 111.852.711 442.707.212 763.917 (*) Montos abultados al registrar el sistema, en un mismo campo, valores en pesos y dlares del programa PASMIN por valores idnticos. La cantidad de registros en estas condiciones son 1.766.
Al filtrar esta informacin eliminando los montos idnticos de pagos igual a cero, quedaron finalmente 1.700 registros con montos mayores que cero, estructurndose la siguiente informacin:
Nro. Reg. Ao Monto Pago (**) US$/$ Monto Presupuestado 0 1994 0 0 0 1995 0 0 0 1996 0 0 0 1997 (***) 2.224 2.224 20 1998 0 0 10 1999 0 0 1177 2000 297.513.949 297.513.949 534 2002 111.292.981 111.292.981 (**) No fue posible determinar la unidad monetaria debido a la inexistencia en el sistema de label o flags para ello.
(***) Debido al inadecuado manejo de cdigos de estudio, que identifican si un proyecto es acogido por el programa PASMIN, ao 1997, de acuerdo a la codificacin manejada tanto por los usuarios como por los algoritmos del sistema, este tem present valores que en la realidad son falsos ya que el PASMIN tuvo sus inicios (computacionalmente) en el ao 2000. Ello demuestra, en nuestra opinin la incertidumbre de la informacin manejada por el GMIN y la alta dependencia de unos cuantos usuarios administradores que interpretan correctamente la informacin impidiendo una abierta y transparente lectura de ella, ya que la del ao 1997, ciertamente corresponde a otro tipo de proyectos que utiliz, en ese ao, cdigos que actualmente se usan para identificar proyectos PASMIN.
CASO FICTICIO: SOLO PARA USO ACADEMICO 29 Se demuestra, adems, en algunos casos de acuerdo a esta tabla, la inconsistencia entre valores de montos en cero, con nmero de registros y viceversa.
20. Se detect la existencia de 1.135 registros de un total de 22.847, con rut de beneficiario igual a 1-9, es decir, sin contratista definido; 798 registros de 22.847, con nmero de factura o boleta que sustenta el pago, igual a cero; de estos 798 registros, 50 de ellos presentan rut de beneficiarios en blanco, es decir, pagos efectuados sin nmero de factura y sin identificacin del receptor del pago.
Es nuestra opinin que un sistema de informacin como el GMIN, que maneja e informa valores al sistema contable para la cancelacin de servicios a terceros, si no controla efectivamente dicha informacin, genera falta de credibilidad y transparencia, independientemente de los montos involucrados en ellos, que para este caso son de monto_pago=266 y monto_pres=73.840, unidades monetarias indefinidas.
Tabla: MANO_OBRA_FAENA 21. Se detect la existencia de 3 registros con cdigos de faena en blanco y 2 cdigos de faena igual a cero, ambos cdigos tipo PK.
Tabla: FAENA_MIMERA 22. Se detect la existencia de 2 registros con PK cod_EMPLIT igual a cero y un registro con PK igual a 1.
Tabla: EJECUTIVO_MINAS 23. Se detect la existencia de 2 rut ficticios iguales a 1-9 y 2-7.
b) Recomendaciones Generales.
Considerando las mltiples debilidades tcnicas detectadas en el sistema, sin examinar las eventuales observaciones de carcter heurstico y lgico del cdigo fuente, actividad sta ltima que no forma parte del objetivo establecido para esta auditora, recomendamos tanto al rea usuaria como al rea de Informtica revisar acuciosamente las observaciones anteriormente sealadas en trminos de validar, repoblar y certificar, efectivamente, la consistencia y calidad de los datos del sistema, efectuando una adecuada segregacin de tipos de movimientos de informacin magntica relevante, optimizando el cdigo fuente para un eficaz control de aplicacin y validacin de campos, corrigiendo aquella informacin que se presenta inconsistente y efectuando, en la medida de lo posible, una redefinicin (reingeniera de software) de funciones, procesos y modelo de datos del sistema con el fin de asegurar razonablemente, no slo una fuente de informacin para entidades externas como la ELG Consultores Asociados, sino tambin, lograr al interior de la empresa, un alto grado de confiabilidad, disponibilidad, usabilidad y valor agregado del Sistema GMIN, lo que en nuestra opinin, para EMPLIT, constituye una urgente necesidad de apoyo a la gestin estratgica de la organizacin.