Elaboracin de Manual de

Procedimientos

Manual del Participante
Secretara de Finanzas
Subsecretara de Administracin
Direccin General de Personal
Instituto de Profesionalizacin de los Servidores Pblicos
Programa General
de Capacitacin y
Desarrollo
2011







Basado en: (Deteccin de Necesidades de
Capacitacin NTCL No. de Norma Descripcin de la
Norma)
Duracin: 20 horas
























El presente Manual forma parte de material
didctico de los eventos de capacitacin que
corresponden al Programa General de
Capacitacin 2011, que ofrece el Instituto de
Profesionalizacin de los Servidores Pblicos,
mismo que fue elaborado por:

Universidad Autnoma del Estado de Mxico,
Facultad de Contadura y Administracin

LAE Nora Isela Martnez Nieto








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I. INDICE


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0. Portada 1
1. ndice 3
2. Carta de
Bienvenida
5
3. Introduccin 6
4. Objetivo General 6
5. Temas y Subtemas 7
Tema I GENERALIDADES DE
LOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
7
1.1.1 Resultados de Aprendizaje (Obj.
Especficos)
7
1.1.2 Introduccin 7
1.1.3 Desarrollo 7
1.1.3.1 Conceptos generales
7
1.1.3.2 Definicin de Manual de
Procedimientos
1.1.3.3 Otras definiciones aplicadas a
procedimientos
8

9
1.1.3.4 Objetivos, polticas y componentes
de Manual de Procedimientos

10

Tema 2 INTEGRACIN DEL MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
11
2.1.1 Resultados de Aprendizaje (Obj.
Especficos)
11
2.1.2 Introduccin 11
2.1.3 Desarrollo 11
2.1.3.1 Identificacin
11
2.1.3.2 Indice o contenido
2.1.3.3 Prlogo o Introduccin
11

11





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2.1.3.4 Objetivo de los procedimientos
2.1.3.5 Areas de aplicacin y/o alcance de
los procedimientos
12


12
2.1.3.6 Responsables 12
2.1.3.7 Polticas y/o Normas
de operacin
12
2.1.3.8 Concepto (s) 13
2.1.3.9 Procedimiento 13
2.1.3.10 Formularios 13
2.1.3.11Diagramas de Flujo 14
6. Conclusin Final 34
7. Glosario 35
8. Bibliografa 36
9. Del Autor 37
10. Anexo 38






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2. CARTA DE BIENVENIDA
Construir una administracin pblica moderna que permita impulsar el desarrollo y garantice la
estabilidad institucional es uno de los objetivos del Licenciado Enrique Pea Nieto, Gobernador
Constitucional del Estado de Mxico, establecida en los cimientos de Seguridad Integral dentro del
Plan de Desarrollo 2005-2011.
Dentro de estos se encuentra el que corresponde al de Reforma Administrativa para un Gobierno
Transparente y Eficiente, el cual para realizarse tiene como estrategia la Gestin Pblica: Innovacin
para la Eficiencia, cuyas principales lneas de accin se encuentran: arraigar en el servidor pblico una
cultura de servicio eficiente, clida y cercana a la poblacin, bajo la perspectiva de mejora continua,
fortalecer la profesionalizacin de la carrera administrativa y asegurar la continuidad de los
programas gubernamentales, as como avanzar en el sistema del servicio profesional de carrera para
contar con personal idneo para el ejercicio de la funcin pblica incluyendo mecanismos de
ascenso y estmulos.
En este sentido los eventos de capacitacin tienen como proposicin, aportar herramientas y
tcnicas que apoyen el desempeo de la funcin del servidor pblico que sea traducida como
complemento en generar una nueva cultura de servicio para el beneficio de cada una de las personas
que forman parte de la administracin pblica estatal y en forma particular y directa a la ciudadana.
El evento que se ofrece es un complemento de conocimientos y capacidades que se realiza con la
finalidad de obtener mejores resultados en el desempeo personal e institucional, y con ello alentar
una nueva actitud de servicio acorde con las expectativas ciudadanas y responsabilidades de la
administracin pblica estatal, con el firme propsito de fortalecer la vocacin de servicio en marco
de apego a la legalidad, imparcialidad en la atencin y honradez en el servicio, con el compromiso
siempre firme a la ciudadana, al gobierno y a la unidad administrativa para la cual se desempea.
La Secretara de Finanzas del Gobierno del Estado de Mxico, a travs del Instituto de
Profesionalizacin de los Servidores Pblicos dependiente de la Direccin General de Personal, le
hace saber que es propsito permanente el que servidores pblicos como usted tengan acceso a la
capacitacin deseando que el evento que hoy esta por iniciar cumpla con las expectativas para lo
que fue diseado.





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3. INTRODUCCIN

Las instituciones en la actualidad, deben implementar sistemas de control interno. Entre ellos se
encuentra el manual de procedimientos; el cual debe incluir todas las actividades y establecer
responsabilidades de los funcionarios. Todo ello con el fin de cumplir con los objetivos
organizacionales.

La elaboracin de un manual de procedimientos se logra mediante la recoleccin de datos
relevantes en los diferentes departamentos, y siendo asesorados por recursos humanos quien nos
proporciona de las tcnicas necesarias para el logro. Esta investigacin tambin nos ayuda a
determinar las diferentes fallas existentes en dichos procesos para as poderlas remediar de una
manera pronta y oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan afectar la
productividad de la empresa.

4. OBJETIVO GENERAL

El sistema que compone una empresa es bsicamente una interrelacin de procesos o
procedimientos de todas las reas.
Por lo que bsicamente un manual de procedimiento es una descripcin detallada de algn
proceso o procedimiento de la empresa. Para poder detallar un procedimiento se necesita
saber: el quien, el cmo, el que y el cundo.
Un manual de procedimientos especifica, en general, los siguientes tems:
Objetivo: para que se realice ese procedimiento, cul es su objeto
Alcance: a que sectores o personas de la empresa es aplicable ese procedimiento.
Responsabilidades: quienes son las personas que tiene la responsabilidad de que el
procedimiento se realice de esa forma.
Desarrollo: detallas el proceso, ya sea en forma escrita, cuadros, esquemas, etc.










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5. TEMAS Y SUBTEMAS

TEMA 1 GENERALIDADES DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

1.1.1 Resultados del aprendizaje (Objetivos especficos)
Precisar conceptos para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos
1.1.2 Introduccin
En el presente captulo se darn a conocer los conceptos bsicos referentes al
Manual de procedimientos, con el fin de aplicarlos correctamente en la elaboracin
del mismo.
1.1.3 Desarrollo
1.1.3.1 Conceptos Generales

Manual: Es un documento que integra los sustancial de un tema de estudio, da una visin
integral y proporciona informacin bsica y concisa sobre la materia. Ejemplo:
Manual de Organizacin, Manual de Procedimientos, Manual de Operario, Manual
de Bienvenida, etc.
Proceso: Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos
organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y
predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las
fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que
desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgnica.
Procedimiento: Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales
conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas
secuencialmente en relacin con los responsables de la ejecucin, que deben
cumplir polticas y normas establecidas sealando la duracin y el flujo de
documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nmina, cobro de cuentas
por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc.
Diferencia entre proceso y procedimiento: Al analizar las definiciones de proceso y
procedimiento se encuentran algunas similitudes y muchos autores utilizan
indistintamente dichos trminos, cuando se trata de manuales que orienten la
ejecucin del trabajo, es ms generalizado el uso de procedimientos, por razones
de orden jurdico, confirmado por la Constitucin y las Leyes. En este instructivo
para tener didcticos los trminos "proceso y procedimiento" se emplea en forma





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anloga, especialmente porque se est describiendo el trabajo de una persona
responsable y de all se origina la descripcin del Manual de Funciones.

1.3.1.2 Definicin de Manual de Procedimientos
El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un
documento instrumental de informacin detallado e integral, que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas,
funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben
realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas, secciones,
departamentos y servicios.
Requiere identificar y sealar quin?, cuando?, cmo?, donde?, para qu?, por qu? de
cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar
al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la
evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes
de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

1.1.3.3 Otras definiciones aplicadas a Procedimientos

Poltica: Se define como la orientacin, marco de referencia o directriz que rige las
actuaciones en un asunto determinado.
Norma: Disposicin de carcter obligatorio, especfico y preciso que persigue un fin
determinado enmarcado dentro de una poltica.
Reglamento: Conjunto de polticas, normas y procedimientos que gua el desarrollo
de una actividad.
Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la informacin
necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que ste se
realiz de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.





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1.1.3.4 Objetivos, poltica y componentes del Manual de Procedimientos

El desarrollo y mantenimiento de una lnea funcional de autoridad y responsabilidad
para complementar los controles de la organizacin.
Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas las
posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida.
Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta informacin
de los resultados operativos y de organizacin en el conjunto.
Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles ejecutivos
basados en datos de registro y documentos contables y diseados para presentar un
cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as como para exponer con
claridad, cada uno de los procedimientos.
La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido
como evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y de mxima
proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin.
La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de
control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin proyectada
y los objetivos futuros.
La correcta disposicin de los controles vlidos, de tal forma que se estimulen la
responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno
reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos as
como la extensin de los necesarios.
Elementos esenciales para practicar auditoras, interventoras y en general
evaluaciones internas e independientes o externas.
1.1.4 Importancia de los Manuales de Procedimientos

Constituyen una fuente formal y permanente de informacin y orientacin
acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado.
Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecucin de
un trabajo determinado.





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Contribuyen a dar continuidad y coherencia a las actividades que
describen.
Delimitan responsabilidades y evitan desviaciones arbitrarias o malos
entendidos en la ejecucin de un trabajo determinado.
Facilitan la supervisin del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos
necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades de sus
subordinados.
Son una herramienta para capacitar al personal en el desempeo de sus
funciones.
Sirven como base para la realizacin de estudios de mtodos y sistemas,
con la finalidad de lograr la agilizacin, simplificacin, automatizacin o
desconcentracin de las actividades que se llevan a cabo en las
dependencias.
Auxilian en las labores de auditora administrativa

2) Priorizar: Decidir cules de ellos son los ms importantes para que encabecen la
lista. Ya que nada es ms fcil que estar ocupado, y nada ms difcil que ser
efectivo.

3) Agendar: Determinar cundo se har cada uno de los puntos. La clave no es dar
prioridad a lo que est en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.

4) Hacer el seguimiento: Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los
pasos de cada objetivo.











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TEMA 2 INTEGRACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2.1.1 Resultados del aprendizaje (Objetivos especficos)
Dar a conocer a detalle los elementos que integran el manual de procedimientos
2.1.2 Introduccin
En la elaboracin del Manual de Procedimientos, la integracin del mismo es clave
2.1.3 Desarrollo
2.1.3.1 IDENTIFICACIN
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:

Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma
y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe
colocarse un guin o diagonal.

2.1.3.2 NDICE O CONTENIDO
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del
documento.

2.1.3.3 PRLOGO Y/O INTRODUCCIN
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima
autoridad de las reas comprendidas en el manual.

2.1.3.4 OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los
objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las





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labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno
y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se
est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general,
adems de otras ventajas adicionales.

2.1.3.5 AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de accin que cubren los procedimientos.

2.1.3.6 RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases

2.1.3.7 POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se
determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las
distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los
procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben
considerarse en su planteamiento:

Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco
general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas.

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos
incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
procedimiento mismo.
Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los
niveles jerrquicos superiores.

2.1.3.8 CONCEPTO (S)
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las
cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin
o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del
manual.






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2.1.3.9 PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones). Presentacin por
escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se
realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde,
con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo.
Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende
varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e
identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.

2.1.3.10 FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como
apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que
permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos
para su llenado.

2.1.3.11 DIAGRAMAS DE FLUJO
Definicin 1: Es la representacin grfica que muestra la secuencia en que se
realizan las actividades necesarias para desarrollar un trabajo determinado,
indicando las unidades responsables de su ejecucin.

Definicin 2: Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las
operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde
se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que
intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen
hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin
clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es
aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.

Las ventajas que ofrece la tcnica de diagramacin son las siguientes:

Explica a travs de smbolos y textos condensados, las actividades que
componen un procedimiento.
Permite al personal que opera los procedimientos, identificar en forma rpida
la manera de realizar sus actividades eficazmente.
Facilita la comprensin de un procedimiento en cualquier nivel jerrquico.





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Reduce la cantidad de explicaciones que se dan en la descripcin narrativa.
Facilita el anlisis e interpretacin de cada procedimiento, ya que muestra la
secuencia de las actividades y la distribucin de las formas (origen y destino
final).
Permite analizar cada actividad por s misma y su relacin con las dems.
Ahorra tiempo al usuario en el conocimiento de un procedimiento.

Nombre Smbolo Funcin
Terminal

Representa el inicio y fin de un programa. Tambin
puede representar una parada o interrupcin
programada que sea necesaria realizar en un
programa.
Entrada / salida

Cualquier tipo de introduccin de datos en la
memoria desde los perifricos o registro de
informacin procesada en un perifrico.
Proceso

Cualquier tipo de operacin que pueda originar
cambio de valor, formato o posicin de la
informacin almacenada en memoria, operaciones
aritmticas, de transformaciones, etc.
Decisin

Indica operaciones lgicas o de comparacin entre
datos (normalmente dos) y en funcin del resultado
de la misma determina (normalmente si y no) cul
de los distintos caminos alternativos del programa se
debe seguir
Conector Misma Pgina

Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un
diagrama a travs de un conector en la salida y otro
conector en la entrada. Se refiere a la conexin en la
misma pgina del diagrama
Indicador de direccin
o lnea de flujo

Indica el sentido de la ejecucin de las operaciones
Salida

Se utiliza en ocasiones en lugar del smbolo de
salida. El dibujo representa un pedazo de hoja. Es
usado para mostrar datos o resultados

2.1.3.12 GLOSARIO DE TRMINOS. Lista de conceptos de carcter tcnico
relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general
para la elaboracin de manuales administrativos

DISEO DEL PROYECTO

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin, toda vez
que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar
confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los consulta. Es por
ello que se debe poner mucha atencin en todas y cada una de sus etapas de





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integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos,
fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del trabajo.

A) RESPONSABLES
Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es
indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin de las
acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador,
auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del
proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. De esta manera se
logra homogeneidad en el contenido y presentacin de la informacin.

Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que sea
personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la
organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.
Para este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga
los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza
de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento
administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar
los servicios de consultores externos.

B) DELIMITACIN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO
Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin
tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de
actuar en l; para ello, deben realizar:

ESTUDIO PRELIMINAR
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades
que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con base en l se puede
definir la estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las
fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto,
instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar
los recursos necesarios para efectuar el estudio.

Fuentes De Informacin

Referencia de las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y
mecanismos de informacin de donde se pueden obtener datos para la investigacin.

Entre las ms representativas se pueden mencionar:





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*Instituciones:
-Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o
sector de la que es objeto de estudio.
-Organizaciones lderes en el mismo campo de trabajo.
-Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carcter obligatorio.
-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el
funcionamiento de la organizacin que se estudia.

*Archivos de la organizacin:
-General.
-De las reas de estudio.
*Directivos y empleados:
-Personal del nivel directivo que maneja informacin valiosa, ya que conocen si el
conjunto de archivos responde a la realidad.
-Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que
ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar
limitaciones o divergencias en relacin con otros puntos de vista o contenido de
documentos.

*reas de trabajo:
-Niveles de la organizacin que reflejan las condiciones reales de funcionamiento,
medios y personal.
*Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la
organizacin.
*Mecanismos de informacin: Recursos computacionales que permiten el acceso a
informacin interna o externa a la organizacin que sirven como soporte al estudio.

Preparacin Del Proyecto

Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe
preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado
por:

PROPUESTA TCNICA

-Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos preparados
con anterioridad.

-Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.





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-Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las ventajas
que ello reportar a la organizacin.

- Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.

-Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecucin.

-Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el
funcionamiento de la organizacin, sus productos y/ o
Servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.

-Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en la
estructura orgnica y/ o territorial.

-Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para
desarrollarlo.

-Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros que demanda su
ejecucin.

-Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y
asignacin de recursos.

-Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir como
elementos de apoyo.

PROGRAMA DE TRABAJO

-Identificacin: nombre del manual.

-Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual.

-rea(s): universo bajo estudio.

-Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas.

-Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la informacin.






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-Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades.

-Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase.

-Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes.

-Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo.

-Reportes de avance: seguimiento de las acciones.

-Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

PRESENTACIN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES

a) PARTICIPANTES

Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parmetros y determinar su
viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:
*rea (s) que intervendr directamente en su aplicacin, por lo cual tienen la
obligacin de conocer el proyecto en forma detallada.
*reas afectadas por la implantacin del proyecto, ya que tendrn que cambiar o
adecuarse.
*rea responsable del manejo de los recursos econmicos, para cuantificar el costo
del proyecto en forma ms especfica.


b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIN

Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organizacin o de la unidad
administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin.
Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles
jerrquicos la intencin que tiene la organizacin de elaborar el manual, resaltando
los beneficios que de este esfuerzo se obtendrn, a fin de que todos brinden su
apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de integracin del
manual se vera seriamente dificultada.









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CAPTACIN DE LA INFORMACIN

Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a
participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y
especificaciones del trabajo.

a) Capacitacin del personal
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no slo en lo que
respecta al manejo de medios de investigacin que se utilizarn para el
levantamiento de la informacin, sino tambin en todo el proceso que se seguir para
preparar el manual.

Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, as
como los mtodos de trabajo adoptados, calendarizacin de actividades, documentos
que se emplearn. (Cuestionarios, formatos, etctera), responsables del proyecto,
unidades administrativas involucradas, inventario de informacin a captar y
distribucin del trabajo a cada persona.

Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar
subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse de
revisar y homogeneizar la informacin.
Es recomendable efectuar un estudio en un rea piloto, para luego comparar y
evaluar los resultados obtenidos.

b) Levantamiento de la informacin
Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registr de hechos que
permitan conocer y analizar informacin especfica y verdaderamente til para el
manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas, lo cual
genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de
discriminacin, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su
revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme.

Esta actividad exige mantener una relacin constante con las fuentes internas
emisoras de la informacin, as como con las reas u organizaciones con otra
ubicacin fsica.

Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna o una
combinacin de las siguientes tcnicas de recopilacin:
Investigacin documental:





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Esta tcnica permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos
de inters relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como
bases jurdico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios
y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio.

Consulta a sistemas de informacin

Acceso a sistemas computacionales que contienen informacin y recursos de apoyo
para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar informacin interna y/o
de sistemas externos a la organizacin enlazados a travs de redes.

Encuesta

Este mtodo implica la realizacin de entrevistas personales con base en una gua
de preguntas elaborada con anticipacin. Tambin se puede utilizar un cuestionario,
a fin de que las entrevistas tengan un contenido homogneo.
Esta tcnica se considera de gran utilidad para reunir informacin preliminar al
anlisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura actual de
la informacin. La encuesta puede realizarse en forma individual o reuniendo a
directivos y empleados de una misma rea o que intervienen en la misma clase de
tareas.

Tambin se puede recabar informacin de clientes y/o usuarios, prestadores de
servicios y proveedores que interactan con la organizacin.

Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la
informacin deseada, estn constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especficos.

Este medio permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la calidad de la
informacin que se obtiene depende de su estructuracin y forma de presentacin.

En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin,
procurar que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin
comprensible, facilidad de respuesta y evitar demasiadas preguntas. Asimismo, se
puede incluir un instructivo de llenado para indicar cmo contestarlo.







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Entrevista

Consiste bsicamente en celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se
cuestiona orientadamente a los participantes para obtener informacin. Este medio
es posiblemente el ms usado y el que puede brindar informacin ms completa y
precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de
obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos
aspectos:

Tener claro el objetivo: para cubrir este aspecto, se recomienda preparar
previamente un cuestionario o gua de entrevista que contenga los principales
puntos que se desea captar. Esta gua puede operar a manera de marco de
trabajo para que, al trmino de la misma, se pueda verificar si se ha obtenido
la informacin requerida.

Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo: esta etapa consiste en
asignar responsabilidades y determinar las reas a investigar.

Concretar previamente la cita: es importante que el entrevistado est
preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad
necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

Clasificar la informacin que se obtenga: esta fase implica diferenciar la
situacin real de la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no
confundir ambos aspectos.

Muestreo
Para apoyar y/o agilizar la captura de informacin se puede emplear el muestreo,
que es una tcnica estadstica auxiliar que sirve para inferir informacin acerca del
universo que se investiga, a partir del estudio parcial del mismo.
Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, pero la informacin sea
homognea en virtud de normas de operacin y requisitos uniformes, se establece la
posibilidad de conocer sus caractersticas sin necesidad de encuestar o investigar a
todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los empleados.

Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las caractersticas y volumen de la
informacin, establecen cul es la mnima cantidad de informacin representativa del





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todo -muestra- que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a
partir de sta tengan validez.

Observacin directa
Este recurso puede ser empleado por los tcnicos o analistas en el rea fsica donde
se desarrolla el trabajo de la organizacin. A partir del anlisis de la informacin
recabada se deben sostener plticas con algunas de las personas que prestan sus
servicios en estas reas para complementarla o afinarla.

Otra forma consiste en que el jefe del rea de trabajo realice la observacin directa,
comente y discuta algunos de los puntos con sus subordinados y presente los
resultados de su anlisis al investigador. La ventaja de este procedimiento radica en
que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la informacin puede ser ms
completa, pero habr ocasiones en que los resultados no sern los deseados, debido
a inhibiciones o problemas internos, o que pueda plantearse una situacin que no
corresponde a la realidad operativo.

Integracin de la informacin

Una vez que se cuenta con la informacin de las reas involucradas en el estudio, se
debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su anlisis.

Cmo clasificar la informacin?

Para facilitar la tarea de integracin, es recomendable que la informacin obtenida se
vaya accesando a equipos de cmputo para salvaguardara y facilitar su manejo.
Con este propsito se pueden:

Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en funcin de la
divisin del trabajo.
Crear bases de datos o programas especficos.
Utilizar paquetes acordes con las necesidades especficas del proyecto.
Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados.

En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados especficos con los
documentos fuente del estudio, en las que se debe compendiar la informacin por
rea, sistema, procedimiento, equipos, polticas, etctera. Es conveniente que los
documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que suministra
la informacin.





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Tambin es recomendable que conforme se recaben datos sobre algn aspecto, se
concentren en un documento de trabajo que pueda servir de memoria en el diseo
posterior del proyecto.

REAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIN

Antecedentes.

Se debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdico-administrativa que regula la
realizacin del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades responsables
de hacerlo y qu efecto ha tenido sobre otras unidades, organizaciones, clientes y/o
usuarios.

Tambin es oportuno, en su caso, considerar la evolucin o desarrollo de las
estructuras organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual
permite contar con un marco de referencia histrico para comprender mejor la
situacin actual.

Situacin actual

Se toma en cuenta los siguientes aspectos:

Objetivos
Estructura orgnica Normas y polticas administrativas
Funciones
Procedimientos
Instrumentos jurdico-administrativos
Equipo
Condiciones de trabajo
Ambiente laboral

ANLISIS DE LA INFORMACIN

En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crtico de cada uno de los
elementos de informacin o grupos de datos que se integraron con el propsito de
conocer su naturaleza, caractersticas y comportamiento, sin perder de vista su
relacin, interdependencia o interaccin interna y con el ambiente, para obtener un
diagnstico que refleje la realidad operativa.





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Esta mecnica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:

Conocer
Describir
Descomponer
Examinar crticamente
Ordenar cada elemento
Definir las relaciones
Identificar y explicar su comportamiento

Un enfoque muy eficaz en el momento del anlisis de los datos consiste en adoptar
una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionarios
fundamentales:

Qu trabajo se hace?
Para qu se hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Con qu se hace?
Cundo se hace?

Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio
planteando la pregunta por qu? Las nuevas respuestas que se obtengan darn la
pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo.

TCNICAS DE APOYO PARA EL ANLISIS

En esta fase comprende los recursos tcnicos que se emplean para estudiar la
informacin obtenida con el fin de conocerla en forma detallada t determinar
alternativas de accin especficas que permitan derivar soluciones pti mas para
lograr los resultados deseados.

Las tcnicas de anlisis que se pueden utilizar en esta fase estn directamente
relacionadas con el origen del proyecto, as como con la informacin tcnica del lder
o responsable en funcin del tipo de manual, factibilidad para su aplicacin,
disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos y nivel tcnico del grupo de trabajo.






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Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en
sentido inverso, a raz de la implantacin de un proceso de cambio organizacional
que debe culminar con la edicin de un manual administrativo.

Entre las tcnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el anlisis
administrativo en este campo, se encuentran las siguientes:

Tcnicas Organizacionales

o Administracin por objetivos
o Anlisis de sistemas
o Anlisis de costo-beneficio
o Anlisis de estructuras
o rbol de decisiones
o Auditora administrativa
o Autoevaluacin
o Control total de calidad
o Estudio de factibilidad
o Estudio de viabilidad
o Benchmarking
o Desarrollo organizacional
o Reingeniera organizacional
o Reorganizacin

Tcnicas Cuantitativas

Anlisis de series de tiempos
Correlacin
Modelos de inventario
Modelos integrados de produccin
Muestreo
Nmeros
Nmeros ndices
Programacin dinmica
Programacin lineal
Simulacin
Teora de colas o de lneas de espera
Teora de los grafos
Teora de las decisiones





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PREPARACIN DEL PROYECTO DEL MANUAL

Una vez que se cuenta con toda la informacin del manual se proceder a integrarlo;
para tal actividad se requiere convocar a todos los partcipes de la presentacin del
manual, para revisin del contenido y presentacin de cada apartado.

a) Validacin
La informacin verificada de cada rea o unidad administrativa deber presentarse a
la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio especfico para
este objetivo; debe verificar que la informacin est completa y comprensible.

b) ESTRUCTURACIN
Una vez que se rene la informacin revisada y firmada por cada rea, los
involucrados en la presentacin del manual deben reunirse para compaginar e
integrar el proyecto final del manual.

FORMULACIN DE RECOMENDACIONES
Para seleccionar las recomendaciones ms viables, se toma en cuenta su costo,
recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.

a) TIPOS DE RECOMENDACIONES

De mantenimiento: preservacin general de la misma estructura orgnica,
funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas.

De eliminacin: supresin de sistemas, reemplazo de formas, registros e
informes, eliminacin total o parcial de procedimientos, bajas de personal,
desaparicin de reas o unidades administrativas, etc.

De adicin: introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero de
operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o
programas, etc.

De combinacin: intercalar el orden de aplicacin de programas de trabajo,
combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la
utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc.






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De fusin: agrupacin de reas, unidades administrativas o personas bajo un
mismo mando, unificacin de formas, registros e informes, etc.

De modificacin: cambios en los procedimientos o las operaciones,
reubicacin fsica de personal, equipo o instalaciones, redistribucin de cargas
de trabajo, modificacin de formas, registros, informes y programas, etc.

De simplificacin: reduccin de pasos de un procedimiento, introduccin de
mejoras en los mtodos de trabajo, simplificacin de formas, reportes,
registros, programas, etc.

De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos,
personal o flujo del trabajo entre reas u organizaciones del mismo grupo o
sector.

ELABORACIN DEL INFORME

Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el que
adems de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la informacin
estratgica del proyecto que le permita a la alta direccin la toma de decisiones
oportuna y correcta.

El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:

Introduccin: es el resumen del propsito, enfoque, limitaciones y el plan de
trabajo.

Parte principal o cuerpo: seccin donde se anotan los hechos, argumentos y
justificaciones.

Conclusiones y recomendaciones.
Apndices o anexos: inclusin de grficas, cuadros y dems instrumentos de
anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la
propuesta y recomendaciones.










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PRESENTACIN DEL MANUAL PARA SU APROBACIN

Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del
proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobacin; convocar
a su grupo de trabajo para la ltima revisin de la documentacin que se presentar.

a) A los niveles directivos
Es recomendable que esta presentacin parta en un documento sntesis derivado del
informe, cuya extensin no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser
analizado, requiera de un mnimo de tiempo que deje un lapso adicional para
explicaciones, as como para intercambio de opiniones.
Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento sntesis puede ser
entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentacin del manual
exclusivamente con el apoyo de equipos de cmputo, lminas o audiovisuales,
donde se destaquen los elementos ms relevantes para el proceso de toma de
decisiones.

El documento sntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:

Introduccin: breve descripcin de las causas que generaron la necesidad de
preparar el manual, los mecanismos de coordinacin y participacin de
empleados para su desarrollo, as como los propsitos y explicacin general
acerca de su contenido.

Anlisis de la estructura organizacional: exposicin de la gnesis y desarrollo
de la organizacin, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor
relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la
decisin de preparar el manual.

Diagnstico de la situacin actual: definicin de las causas y/o problemas que
originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se
proponen en el manual.

Propuestas de mejoramiento: presentacin de alternativas de accin para la
organizacin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de
los cambios, as como los resultados que se espera obtener con el manual.

Estrategia de implantacin: explicacin de los pasos sucesivos o etapas
previstas para poner en prctica el manual y las medidas de mejoramiento





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administrativo derivadas de l. Asimismo, la forma en que se efectuaran los
cambios previendo los factores sobresalientes de actuacin de las reas,
unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.

Seguimiento, control y evaluacin: precisin de los mecanismos de
informacin, proceso de control y evaluacin, as como los criterios y medidas
que podran tomarse en cada caso.

Al rgano De Gobierno
De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las polticas dictadas por el titular de la
organizacin, una vez que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los
niveles superiores, debe presentarse ante el consejo de administracin o su
equivalente para su aprobacin definitiva.

A OTROS NIVELES JERRQUICOS
La exposicin a los niveles departamentales, de oficina o de rea tambin puede
basarse en el documento sntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma ms
accesible posible para facilitar su comprensin. Asimismo, servir para fortalecer el
compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el
posterior seguimiento y evaluacin de las actividades.

REPRODUCCIN DEL MANUAL

Una vez que el grupo responsable de la elaboracin del manual haya recabado e
integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisin, debe
coordinarse con la unidad o rea que maneja los recursos econmicos para que ste
sea reproducido para su distribucin e implantacin. Para este efecto, el lder del
proyecto debe suministrar los parmetros tcnicos para el diseo de la impresin.

Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero las unidades de medida ms
aceptadas para este tipo de documento son:

Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin.
Que los formatos sean de 28x21 cm (tamao carta).
Las grficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamao carta, sern
dobladas hasta lograr esta dimensin.
Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.
Procurar que la divisin en apartados, captulos, reas y/o secciones queden
separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre.





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Que todo el documento quede integrado por cartula, portada, ndice o
contenido, introduccin y cuerpo.
Cartula
Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo su
identificacin a travs de los siguientes elementos:

Nombre oficial de la organizacin.
Logotipo oficial.
Nombre genrico del manual en relacin con su contenido.
Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboracin y/o aplicacin.

IMPLEMENTACIN DEL MANUAL

La implantacin del manual representa el momento crucial para traducir en forma
tangible las propuestas y recomendaciones en acciones especficas para elevar la
productividad, mejorar la coordinacin, agilizar el trabajo y homogeneizar el
conocimiento de la dinmica y componentes organizacionales.

MTODOS DE IMPLEMENTACIN

La seleccin de mtodo para implantar administrativos est estrechadamente
relacionada con elementos de estructura tales como:

Tipo de manual
Cobertura
Recursos asignados
Nivel tcnico del personal
Clima organizacional
Entorno
En funcin de estas variables, las alternativas para implantarlos son:

Mtodo instantneo. Generalmente es el ms utilizado, ya que la decisin de
preparar manuales administrativos-en la mayora de los casos- proviene de los
ms altos niveles de la estructura de una organizacin, lo cual les confiere una
naturaleza o validez casi obligatoria. Tambin se adopta cuando la
organizacin es nueva, si no se involucra a un nmero amplio de unidades
administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de
funciones, sistemas u operaciones, o si en la organizacin existe una slida
infraestructura administrativa.





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Mtodo del proyecto piloto. Esta forma de implantacin implica aplicar el
contenido del manual en slo una parte de la organizacin, con la finalidad de
medir los resultados que ello genera.
El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una
escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para
determinar la viabilidad de la propuesta.
Una probable desventaja de este mtodo es que no siempre es posible
asegurar que lo que es vlido para los proyectos piloto se destinan recursos y
una atencin especial que no puede a toda la organizacin.

Mtodo de implantacin en paralelo. Cuando se trata de manuales de amplia
cobertura, que implican el manejo de mucha informacin o de carcter
estratgico, un volumen considerable de recursos o para garantizar la
seguridad de todo un sistema de trabajo, se emplea este mtodo que implica
la operacin simultnea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de
trabajo o condiciones tradicionales como las que se van a implantar. Esto
permite efectuar cambios sin crear problemas, ya que las nuevas condiciones
accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores.

Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas. Este mtodo,
de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones
sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su
contenido o de reas especficas para introducir los cambios sin causar
grandes alteraciones, y dar el siguiente paso slo cuando se haya consolidado
el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.
Combinacin de mtodos. Es el empleo de ms de un mtodo para implantar un
manual en funcin de los requerimientos tcnicos de su contenido.


ACCIONES DE IMPLANTACIN DEL MANUAL

Para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su
presentacin y que, con base en las acciones que para este efecto se establezcan,
se proceda a celebrar plticas, seminarios, foros de decisin y cualquier otro tipo de
evento de esta naturaleza.

Tambin se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilizacin, por medio de las
cuales se puede incrementar la confianza y colaboracin del personal, ya que a





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travs de ellas se les comunican los objetivos propuestos y las bondades que de ello
puede resultar.

En forma paralela se deben emprender campaas de difusin mediante revistas,
boletines, folletos, paneles y cualquier otro recurso de informacin que refuerce la
aceptacin, particularmente cuando las medidas de lo mejoramiento puedan afectar
a una organizacin en forma radical o a nivel grupal o sectorial.

REVISIN Y ACTUALIZACIN

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacin
que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente
actualizados por medio de revisiones peridicas. Para ello es conveniente:

Evaluar en forma sistemtica las medidas de mejoramiento admi nistrativo derivadas
de la implantacin del manual, as como los cambios operativos que se realicen en la
organizacin.
Establecer un calendario para la actualizacin del manual
Designar un responsable para la atencin de esta funcin.

MECANISMOS DE INFORMACIN
Son aquellos que ponen en prctica con la finalidad de establecer los flujos
adecuados para que la informacin administrativa, tanto de implantacin de mejoras
como respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las reas y
niveles que las necesiten.

Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada, utilizando servicios
del grupo tcnico responsable de la elaboracin del manual.
Una vez definidos los parmetros para evaluar el comportamiento del manual,
operativamente, la organizacin debe efectuar el seguimiento de las acciones por
conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su aplicacin, apoyadas por una
comisin, grupo o subgrupo designado para ese propsito.












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6. CONCLUSION FINAL

Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como herramienta de
soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en
la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa,
lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.

Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la
administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la
accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata
de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado.

Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, para determinar
con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a
abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su
alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin.

Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones peridicas, para
adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser
inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino que deben
reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la
empresa.

Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte en obsoleto, y
lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la
organizacin.





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Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes reas de la
organizacin, en concordancia con la misin, visin y objetivos de la direccin de la misma.





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7. GLOSARIO
Trmino Definicin
Manual
Es un documento que integra lo sustancial de un tema de
estudio, da una visin integral y proporciona informacin bsica
y concisa sobre la materia. Ejemplo: Manual de Organizacin,
Manual de Procedimientos, Manual de Operario, Manual
de Bienvenida, etc.
Proceso
Un proceso se puede definir como una serie de actividades,
acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a
obtener un resultado especfico y predeterminado, como
consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las
fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los
responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su
estructura orgnica.
Procedimiento
Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso,
los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o
actividades determinadas secuencialmente en relacin con los
responsables de la ejecucin, que deben cumplir polticas y
normas establecidas sealando la duracin y el flujo de
documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nmina,
cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro
de materiales, etc.





















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8. BIBLIOGRAFA
ORGANIZACIN DE EMPRESAS, ANLISIS DISEO Y ESTRUCTURA
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN MXICO, FCA - UNAM

"MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUA PARA SU ELABORACIN"
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN MXICO, FCA - UNAM

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GMEZ CEJA, MXICO, Mc GRAW HILL 1997


Bibliografa sugerida.
"Primero, lo Primero". Autor: Stephen Covey y otros.
"Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva". Autor: Stephen Covey.
"Metamanagement". Autor: Fredy Kofman.





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9. DEL AUTOR
Nora Isela Martnez Nieto
Licenciada en Administracin de Empresas
Certificada como Instructora por CONOCER
Especialidad en Gestin Organizacional.
Manual elaborado bajo la Norma Tcnica de Competencia Laboral Diseo e Imparticin de
Cursos de Capacitacin.
Duracin:
20 horas
Divido en:
10 horas de teora
10 horas de prctica.





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10. ANEXO
A continuacin se proporciona informacin relacionada con:
Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 2005 2011
El Servicio Pblico
Bicentenario de la Independencia de Mxico
Padre de la Patria, Miguel Hidalgo y Costilla (1753 1811)






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Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 2005 2011
Presentacin
El Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 2005 2011 es un documento que sintetiza los anhelos y aspiraciones de
nuestra sociedad; su integracin es producto de un intenso ejercicio democrtico, en el que diversos sectores sociales
nutrieron con su sentir la visin del Estado de Mxico que todos queremos.
El Plan de desarrollo, constituye el documento rector de las polticas pblicas que habremos de implementar en el
Estado de Mxico, para brindar Seguridad Integral a cada mexiquense.
La seguridad integral se sustenta en tres pilares fundamentales: la Seguridad Social, la Seguridad Econmica y la Seguridad
Pblica, en cada uno de ellos, estn reflejadas las expectativas que los mexiquenses tienen de este gobierno.
El Plan de Desarrollo del Estado de Mxico, es muestra fehaciente de que los mexiquenses practicamos una democracia
que se refleja en resultados concretos. Una democracia que encuentra en la participacin ciudadana, su fuente de
legitimidad y la mejor garanta de transparencia en el ejercicio del poder pblico.
PILAR 1: Seguridad Social
La Seguridad Social es el tema prioritario de nuestra agenda pblica, pues concebimos a la lucha contra la pobreza y los
esfuerzos por aumentar la equidad, como dos de las funciones bsicas del Estado.
La Seguridad Social por la que trabajamos, debe desaparecer las causas de la pobreza y la marginacin y generar a la vez,
un acceso de calidad a los servicios de educacin, salud, vivienda y recreacin.
El pilar en mencin tiene dos vertientes: Calidad de Vida e Igualdad de Oportunidades.
Prioridades de Gobierno:
Realidad Democrtica.
Salud y Seguridad Social.
Educacin para Acrecentar el Capital Humano.
Deporte para el Sano Desarrollo de los Mexiquenses.
Cultura para Enriquecer la Educacin y Vigorizar la Identidad.
Equidad de Gnero y Nuevas Expectativas para las Mujeres.
Integracin de la Familia para el Fortalecimiento de la Sociedad.
Cuidado a la Niez para Proteger el Futuro.
Ms Oportunidades para los Jvenes.
Adultos Mayores.
Personas con Capacidades Diferentes.
Apoyo a Comunidades Indgenas para su Desarrollo Integral.
Pobreza Extrema y Marginacin.
PILAR 2: Seguridad Econmica
Para alcanzar el proyecto social, es necesario sustentarlo en la Seguridad Econmica; en un crecimiento econmico
acelerado, sostenido y fincado sobre bases slidas, como el desarrollo de infraestructura de transporte y vialidad, la
renovacin tecnolgica del campo y la innovacin de la industria.
Para crear ms y mejores empleos, habremos de generar condiciones adecuadas para que los empresarios nacionales y
extranjeros inviertan sus capitales; simplificando trmites y dotando de la infraestructura indispensable para alentar su
actividad productiva.
Nos proponemos establecer alianzas estratgicas con el sector financiero para canalizar recursos a los proyectos
socialmente productivos. Con la creacin del Instituto Mexiquense del Emprendedor, lograremos que las micro y
pequeas empresas, se incorporen tambin a los beneficios del crecimiento econmico.





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Vamos a aprovechar el valioso capital humano que tenemos. Con el apoyo de las instituciones de educacin superior, se
intensificarn los programas de investigacin aplicada, de innovacin tecnolgica y reconversin industrial; ampliando la
oferta de los perfiles profesionales que nuestro mercado demanda.

Vertientes: Desarrollo Econmico y Desarrollo Sustentable
Prioridades de Gobierno:

Empleo para Crecer y Prosperar.
Productividad par un Mayor Dinamismo Econmico.
Competitividad para Aprovechar la Globalizacin.
Infraestructura para Integrar el Estado y Apoyar al Aparato Productivo.
Ordenamiento del Territorio para Tener Mejores Ciudades.
Vivienda para Incrementar el Patrimonio de la Familia Mexiquense.
Desarrollo Tecnolgico para Competir y Progresar.
Crecimiento Econmico Sectorial y Regional para Ampliar la Produccin.
Sustentabilidad Ambiental para el Desarrollo y la Vida.
PILAR 3: SEGURIDAD PUBLICA
En materia de seguridad pblica, vamos a impulsar un modelo estratgico que incorpore sistemas de investigacin y de
inteligencia policial; en este rubro el objetivo es muy concreto: con un sistema de seguridad pblica y una polica
profesional, preparada y coordinada; que genere confianza y sea eficaz.
En profesionalizacin, tenemos que arribar a un Sistema de Formacin Policial que vaya ms all de los cursos bsicos,
para asegurar que a nuestros policas corresponda un perfil adecuado a su delicada funcin social.
En la coordinacin entre las diferentes corporaciones policiales de los tres niveles de gobierno, el Plan de Desarrollo
propone acciones para garantizar el eficaz y oportuno intercambio de informacin, y la colaboracin en operativos
especficos, ya que para la delincuencia, no existen lmites territoriales, polticos, ni administrativos.
Vertientes: Seguridad Pblica e Instituciones y Sociedad
Prioridades de Gobierno:
Seguridad Pblica Eficaz para Proteger a la Poblacin.
Administracin de Justicia para la Vigencia del Estado de Derecho.
Proteccin Civil.
Derechos Humanos.
Gobernabilidad Democrtica para la Estabilidad, la Prosperidad y la Concordia.
Participacin Ciudadana para Desplegar Iniciativas de la Comunidad.
Coordinacin de Acciones con el Distrito Federal para el Desarrollo Metropolitano.

CIMIENTOS PARA LA SEGURIDAD INTEGRAL
Cimiento I. Coordinacin interinstitucional para mejores polticas pblicas.
Cimiento II. Reforma Administrativa para un gobierno transparente y eficiente.
Cimiento III. Financiamiento para el desarrollo que impulse el crecimiento.






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El Servicio Pblico
1. Servidor Pblico
Toda persona fsica que preste a una institucin pblica un trabajo personal subordinado de carcter material o
intelectual, o de ambos gneros, mediante el pago de un sueldo. Comprometiendo el mximo de sus capacidades
tcnicas, profesionales y personales, a efecto de coadyuvar en el cumplimiento de los fines del gobierno y sus
instituciones, en beneficio de la sociedad.
La sociedad aspira llegar a tener servidores pblicos con una nueva y verdadera vocacin de cultura de servicio, lo que
significa asumir una conducta permanente ante el ciudadano y ante si mismo de: VOCACIN DE SERVICIO (Espritu de
servicio; Deseo de superacin profesional y personal; Espritu de mejora continua; Alta auto estima; y Elevada capacidad
de trabajo.
2. Trascendencia de la funcin pblica
Las actividades que tiene encomendada la funcin pblica, son de cumplirlas de tal forma que dejen un precedente en
beneficio a las necesidades de los ciudadanos, dentro de la historia de la sociedad y en conjunto de nuestra entidad
federativa y pas. Tales que sean un ejemplo a seguir para otras sociedades.
3. Valores que orientan la actuacin del servidor pblico
Legalidad Actuacin apegada a leyes, reglamentos y normas.
Honradez Actuacin libre de desvos de cualquier naturaleza.
Vocacin de servicio. Actuacin diligente y cordial, atenta a necesidades y prioridades del ciudadano.
Eficiencia y Eficacia Grado de cumplimiento de objetivos, programas, y metas con suficiencia, calidad y racionalidad,
en lo cualitativo y cuantitativo, para el usuario y la administracin pblica.
Imparcialidad Actuacin y decisiones apegadas a derecho y con equidad; sin considerando a quien se pueda
beneficiar o perjudicar.
Lealtad Actuacin con compromiso de resguardo de la institucionalidad, orden disciplinario e imagen.
4. Expectativas ciudadanas del servidor pblico
Los ciudadanos demandan no slo transparencia en el uso de los fondos pblicos, sino que estos se conviertan
efectivamente en beneficios sociales.
El ciudadano, usuario de los servicios pblicos, exige que se le atienda con un buen trato de manera expedita, con
eficiencia y eficacia y, desde luego con honestidad. Es de esperar que este reclamo sea mayor en los prximos aos, a
medida que la ciudadana incremente su participacin en el ejerci de la democracia y sobre todo por estar consciente
de que su contribucin al erario pblico le da el derecho de demandar servicios de calidad.
5. Retos y perspectivas del servidor pblico.
Dar respuesta a esta demanda ciudadana dentro del marco de las leyes que nos rigen, significa un compromiso
impostergable que solo podr enfrentarse con la promocin de la nueva cultura de servicio, que haga posible la
preparacin y disposicin requeridas en el servidor pblico, para que est en condiciones de satisfacer las expectativas
de la sociedad.
El reto es:
Que el servidor pblico oriente sus esfuerzos en razn de las necesidades del usuario, de los servicios que le
proporciona;
Que conozca de forma especfica las demandas, requerimientos y expectativas de los ciudadanos; y
Que se prepare para la funcin que realiza y se organice para servirles con eficiencia.
Profesionalizacin del servicio pblico:
Solo un servidor publico profesional ser capaz de proporcionar a la ciudadana los servicios que demanda con diligencia,
honestidad, eficacia y eficiencia que sta requiere. La profesionalizacin es un medio de superacin del servidor pblico,
adems de constituir un factor de permanencia productiva, ascenso y promocin dentro del servicio pblico.






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Bicentenario de la Independencia de Mxico
En el Sexenio 2005-2011
El Gobernador del Estado de Mxico, Licenciado Enrique Pea Nieto, durante su
discurso de Toma de Protesta, ante la Legislatura estatal, el da 15 de septiembre
de 2005, manifest que gobernar a una entidad que ha dejado huella imborrable
en la historia de los mexicanos, por su aportacin a las causas nacionales, por su
vitalidad humana y porque es sntesis de los retos y oportunidades que distinguen
al Mxico del tercer milenio.
Por lo anterior, se asumi el compromiso de cumplir con la responsabilidad
histrica que nos corresponde a los mexiquenses en el siglo XXI, exaltando el
ejemplo de quienes hace 96 aos, ofrendaron su vida por la independencia que
hoy disfrutamos; para ello, los tres poderes fueron convocados a actuar con la misma visin que tuvieron los padres fundadores de la
patria.
Conmemorar el Bicentenario de la Independencia Nacional, el 150 Aniversario de la Constitucin de 1857 y el Centenario de la
Revolucin Mexicana; practicando los ideales de libertad, igualdad y justicia social, por los que lucharon las generaciones de mexicanos
que dieron lustre y gloria al pasado.
El Programa del Bicentenario de la Independencia de Mxico, que incluye como una de sus primeras acciones, promover que se le
asigne a cada ao del sexenio del Licenciado Enrique Pea Nieto, el nombre de un prcer, como lo hizo la honorable legislatura, al
decretar el 2006 como Ao del Presidente de Mxico Benito Pablo Jurez Garca; de esta manera, los prximos aos recibirn la
denominacin siguiente:
2 20 00 07 7: : A A O O D DE E L LA A C CO OR RR RE EG GI ID DO OR RA A D DO O A A J JO OS SE EF FA A O OR RT TI IZ Z D DE E D DO OM M N NG GU UE EZ Z
Digna representante del herosmo de la mujer mexicana, arriesg su vida, libertad y familia por entregarse a la causa de la i nsurgencia y
luchar contra la opresin y sojuzgamiento espaol del pueblo mexicano.
150 Aniversario de la Constitucin de 1857
Ideario de igualdad y libertad que nos leg la generacin ms brillante y heroica de la Reforma. Pilar y base para el surgimiento de una
nueva Nacin.
2 20 00 08 8: : A A O O D DE EL L P PA AD DR RE E D DE E L L A AP PA AT TR RI IA A M MI IG GU UE EL L H HI ID DA AL LG GO O Y Y C CO OS ST TI IL LL LA A
Quien con su generoso sacrificio brind su sangre por la causa de la libertad legndonos una nacin digna e independiente.
Movimiento emancipador del Ayuntamiento de la Ciudad de Mxico
Momento histrico, que a decir de Jos Mara Luis Mora, abri el debate sobre la independencia y los derechos polticos y civiles de los
mexicanos.
2 20 00 09 9: : A A O O D DE E J JO OS SE E M MA AR RI IA A M MO OR RE EL LO OS S Y Y P PA AV VO ON N, , S SI IE ER RV VO O D DE E L LA A N NA AC CI I N N
Honor al reformador social cuyo pensamiento y obra permanece en el tiempo y alienta al trabajo fecundo.
Fortalecimiento del movimiento insurgente al frente de los caudillos Ignacio Lpez Rayn, Vicente Guerrero y Guadalupe Victoria, para
consolidar la independencia de Mxico.
Gnesis del liberalismo insurgente
Corriente ideolgica que despert la conciencia nacional para crear la patria mexicana.
Evolucin del espritu pblico y difusin de ideas libertarias en las provincias.
2 20 01 10 0: : A A O O D DE EL L B BI IC CE EN NT TE EN NA AR RI IO O D DE E L LA A I IN ND DE EP PE EN ND DE EN NC CI IA A D DE E M ME EX XI IC CO O
Honor y justicia a los hombres y mujeres que ofrendaron su vida en la lucha por la independencia para legarnos patria y libertad.
Centenario del inicio de la Revolucin Mexicana:
Primer movimiento social en el mundo que constituye las bases institucionales del Mxico del siglo XXI.
2 20 01 11 1: : A A O O D DE EL L C CA AU UD DI IL LL LO O V VI IC CE EN NT TE E G GU UE ER RR RE ER RO O
Consumador generoso y frreo de la Independencia de Mxico, quien nos leg como premisa de mexicanidad su palabra empeada: La
Patria es primero.

El bicentenario de la Independencia es la premisa que nos alienta para construir el presente y el futuro, la grandeza y el destino del
Estado de Mxico, con la participacin de todos los sectores, cuya columna vertebral sea el genio creador de los patriotas que
conformaron para siempre, el rostro y el perfil de un Mxico independiente y libre.





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Siervo de la Nacin
Jos Mara Morelos y Pavn
(1765 1815)

Naci Morelos en la ciudad de Valladolid, (hoy Morelia), en 1765.
Religioso, poltico y militar mexicano, caudillo de la independencia de Mxico. Asumi el liderazgo del
movimiento independentista tras la muerte en 1811 del cura Hidalgo (a cuya causa se haba unido en
1810) y logr importantes victorias en el sur. Trat adems de dar forma poltica a sus ideales de
justicia e igualdad a travs del Congreso de Chilpancingo (1813), que formul la declaracin de
independencia, otorg a Morelos un amplio poder ejecutivo y puso las bases para una Constitucin
liberal y democrtica que sera aprobada en 1814.
Jos Mara Morelos era hijo de Manuel Morelos, carpintero de ascendencia india y de Juana Mara Prez Pavn, criolla, cuyo padre
haba sido maestro de escuela en la ciudad. Durante catorce aos, adems de las primeras letras que le ense su madre, slo se sabe
que ayud en lo que pudo para el sostenimiento de la familia.
La muerte del padre en 1779 signific un importante cambio. Confiado a la custodia de su to Felipe Morelos, se traslad a una
hacienda cerca de Apatzingn (Michoacn) y se dedic primero a la labranza y, poco despus, a conducir como arriero una recua de
mulas que su to empleaba para transportar los ricos cargamentos de mercancas entre el puerto de Acapulco, terminal de los
galeones de Manila, y la ciudad de Mxico. Esta actividad le proporcion unos ingresos regular, que el joven Morelos inverta en
comprar mulas y sostener a su madre y hermana.
As vivi hasta cumplir los 25 aos; en 1790, ante la insistencia de su madre, que deseaba su ingreso en la carrera eclesistica con la
ilusin de que accediese a una capellana o beneficio dejado por su bisabuelo materno, se separ de su to Felipe y regres a Valladolid
para ingresar en el colegio de San Nicols. All tuvo ocasin de conocer al rector Miguel Hidalgo y Costilla, con el que coincidi
durante dos aos. Estudi gramtica y latn y dos aos ms tarde ampli estos estudios en el Seminario Tridentino de la misma ciudad,
recibiendo instruccin en retrica y filosofa. El 28 de abril de 1795 recibi el ttulo de bachiller de artes en la ciudad de Mxico.
Poco despus solicit de la jerarqua eclesistica de Valladolid que se le confiriesen la tonsura clerical, las cuatro rdenes menores y el
subdiaconato, lo que consigui a finales de ese mismo ao. En abril de 1796 acept una oferta del cura de Uruapan para ensear
gramtica y retrica a los nios del lugar, tras recibir la licencia correspondiente. Tras algunos aos de ejercicio, el 20 de diciembre de
1797, cumplidos los 32 aos de edad, fue promovido al sacerdocio, otorgndosele licencias para celebrar misa, or confesiones y
predicar en Uruapan y curatos vecinos.
Se iniciaba as una larga carrera sacerdotal que le llev a ejercer de cura prroco, primero en un marginado distrito de Churumuco,
etapa durante la cual falleci su madre en Ptzcuaro. Morelos permaneci en Churumuco durante poco ms de un ao, hasta que en
marzo de 1799 se le transfiri a la parroquia de Carcuaro, a unos 50 kilmetros de distancia, tan pobre como la anterior pero
mucho ms poblada. En Carcuaro vivi Morelos toda una dcada, administrando la parroquia y viviendo de las aportaciones de sus
feligreses, que se resistan por todos los medios al pago de los impuestos eclesiales.
Durante este periodo mantuvo y mejor un negocio de ganado que haba iniciado en la poca de arriero, administr la herencia de su
madre, transfiri a su hermana la casa familiar (actualmente Casa de Morelos en la ciudad de Morelia) y tuvo dos hijos ilegtimos. Ms
tarde, durante el periodo revolucionario, tuvo dos hijos ms. En 1807 compr en Valladolid una casa a la que aument otro piso en
1809, sin que se tenga la menor certeza de que le llegara noticia alguna de que se estaba preparando una revolucin. Bien es cierto
que los historiadores sealan la creciente insatisfaccin y en todo caso la frustracin de Morelos, acumulada a lo largo de muchos
aos de cura parroquial.
En octubre de 1810, conocedor del levantamiento de Miguel Hidalgo, que haba sido su rector en San Nicols, decidi visitarle y
hablar con l. Al parecer, su intencin era la de ofrecerse como capelln, pero una vez llevado a cabo este encuentro el 20 de
octubre, Hidalgo lo convenci de que aceptara una misin ms importante: marchar a la costa del sur, reunir tropas y tomar el puerto
de Acapulco, que Morelos conoca muy bien. El 25 de octubre, acompaado de una veintena de voluntarios mal armados, Morelos
parti de Cuarcaro hacia las tierras calientes del sur, en calidad de lugarteniente de Hidalgo.
La actividad insurgente de Morelos dur cinco aos, a lo largo de los cuales fue capaz de desarrollar cuatro campaas militares,
adems de una obra poltica, doctrinal y administrativa en la que se recoge un pensamiento avanzado, innovador y cargado de sentido
popular y social. Se le reconoce un incipiente genio de estratega militar, despiadado y cruel en algunas ocasiones, y capaz de
enfrentarse y doblegar en varias ocasiones a los ejrcitos realistas superiores en nmero, bajo el mando del temible Flix Mara
Calleja.





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Las campaas de Morelos
La primera campaa, de octubre 1810 a agosto 1811, le permiti organizar y constituir un cuerpo de tropas disciplinado y bien
armado, con el que intent sin xito la ocupacin de Acapulco en febrero de 1811. Se retir con sus fuerzas a Tecpan, desde donde
prepar el asalto a Chilpancingo el 24 de mayo y la toma de Tixtla (actual Ciudad Guerrero) dos das ms tarde. En el curso de esta
campaa se le unieron los hermanos Miguel y Vctor Bravo, nacidos en la hacienda de Chichihualco; Vicente Guerrero, oriundo de
Tixtla, y los hermanos Galeana, de Tecpan. En esta poca cont con la colaboracin del estadounidense Perter Ellis Bean, aventurero
cosmopolita, que fabric gran cantidad de plvora para las tropas insurgentes.
Desgraciadamente, en junio de 1811 fueron ejecutados Miguel Hidalgo y sus principales ayudantes, aunque le sucedi en la direccin
del movimiento Ignacio Lpez Rayn, que se retir a Zacatecas y se intern en Michoacn, mientras maduraba y concretaba un
ideario poltico que diese coherencia y unidad a las iniciativas surgidas por todo el pas. Unido a Jos Mara Liceaga, aos ms tarde
compaero de Javier Mina, y a Jos Sixto Verduzco, enviado de Morelos, Rayn estableci en agosto de este ao la Suprema Junta
Nacional de Amrica.
La mayor objecin que Morelos puso a esta Junta fue su declarado acatamiento a Fernando VII, defendido por Rayn como una
medida de prudencia y moderacin. ste fue, por lo tanto, el primer ncleo de gobierno insurgente, que se atrajo la simpata de los
intelectuales y hacendados criollos que deseaban establecer un sistema de Juntas similar al implantado en las provincias de Espaa. En
la ciudad de Mxico se inici, en este tiempo, la formacin de una sociedad secreta llamada Los Guadalupes.
En agosto de 1811 Morelos contaba, segn sus propias palabras, "con cuatro batallones en pie de guerra: uno para proteger los
puertos de la costa; otro en El Veladero, fuera de Acapulco; un tercero en Tixtla y el ltimo en Chilpancingo, para encargarse del
abasto de plvora". Desde el primer momento Morelos se inclin por la proclamacin de algunos principios revolucionarios, tomados
de sus conversaciones con Hidalgo.
En Aguacatillo, el 17 de noviembre de 1810, haba anunciado el establecimiento de un nuevo gobierno y en este decreto incluy la
abolicin de la esclavitud (que confirmara con solemnidad a principios de 1813), de los tributos y de las tesoreras de las
comunidades. Este decreto est considerado como uno de los documentos ms importantes en la historia social de Amrica Latina.
Como justificacin de su levantamiento afirmaba que "ya que Espaa se encontraba en manos de los franceses y los gachupines
conspiraban con Napolen para perpetuar su poder, todos los americanos deban unirse en defensa del pas y de la religin".
La segunda campaa de Morelos, tras unos meses dedicados a la reorganizacin y preparacin de sus huestes, se desarroll de
noviembre de 1811 a mayo de 1812. Una vez tomado Tlapa reuni a todas sus fuerzas en Chiautla para establecer una nueva
estrategia: dividi su ejrcito en tres grandes cuerpos, uno al mando de Miguel Bravo, que marchara hacia el sur y tratara de
conquistar Oaxaca; el segundo dirigido por Hermenegildo Galeana, que atacara y dominara Taxco, y el tercero, bajo la direccin del
propio Morelos, que avanzara hacia el norte y entrara en Izcar sin combatir el 12 de diciembre, para atacar Tenango y Tenancingo,
antes de llegar a Cuautla (Morelos), ocupada el da de Navidad.
Se ha discutido acerca de por qu Morelos no sigui hasta Puebla, cuya conquista hubiera constituido el anticipo a la cada de la
capital. En su lugar, dejando guarecida Cuautla, prefiri correr hacia el oeste, para unirse a las tropas de Galeana estacionadas frente a
Taxco. Fue uno de sus ms graves errores militares, porque mientras tanto, Flix Mara Calleja, con un numeroso cuerpo de ejrcito,
siti Zitcuaro (Michoacn), residencia de la Junta de Rayn, obligando a sus miembros a huir y dispersarse sin ofrecer resistencia.
Este fue el comienzo de la decadencia de Rayn y de sus seguidores y constituy un duro golpe al inicial optimismo insurgente.
Al conocer la cada de Zitcuaro, Morelos regres a Cuautla, va Cuernavaca, dispuesto a resistir el asalto anunciado de Calleja. El
sitio de Cuautla, que se prolong de febrero de mayo de 1812, ha sido interpretado de manera diferente por los panegiristas de cada
uno de los bandos. Inicialmente Morelos logr derrotar a Calleja, pero Calleja consigui reforzarse con tropas de refresco.
Mientras los insurgentes se mostraban incapaces de organizar una fuerza exterior que atacase al jefe realista por la espalda, el
agotamiento de los vveres, la falta de agua y el acoso de las epidemias diezmaron los efectivos de Morelos y le obligaron a organizar
una salida arriesgada, que culmin con notable xito. Tanto los insurgentes como el propio Calleja se atribuyeron el triunfo sobre sus
contrarios, pero el sitio de Cuautla, de todos modos, constituy un modelo de resistencia lmite, que socav y atemper el
triunfalismo del virrey.
La tercera campaa, de junio de 1812 a agosto de 1813, fue la de mayor actividad y de ms rotundo xito de Morelos. Reagrupadas
sus fuerzas en Chiautla, con Galeana y Bravo, durante algunos meses domin el eje Chiautla-Tehuacn, llev a cabo diversas acciones
contra las fuerzas realistas y trat de impedir las comunicaciones entre la capital y el puerto de Veracruz. Al llegar el mes de
noviembre se decidi a tomar la ciudad de Oaxaca, lo que consigui el da 25 de este mes. Se trata de una de las acciones militares
ms brillante de Morelos, que cont con el apoyo de Mariano Matamoros y Miguel Bravo, logrando derrotar a las tropas del general
espaol Gonzlez Saravia. La brillante victoria de Morelos en Oaxaca reforz mucho la suerte de los insurgentes, aument su
prestigio personal y produjo una gran cantidad de beneficios materiales.
Durante varias semanas Oaxaca fue el cuartel general de Morelos, que fortaleci y extendi su dominio de la zona, al tiempo que
intensificaba su labor administrativa y el ordenamiento de la insurgencia. Cre la intendencia de la provincia y el ayuntamiento de la





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ciudad, expidi reglamentos relativos a los horarios comerciales, a la tenencia de armas, al toque de queda y al uso de una insignia de
identificacin personal. Tambin cre una Junta de Proteccin y Seguridad Pblica, responsable del orden y la seguridad del pueblo. En
la fiesta de acatamiento a la Junta Suprema, se present vistiendo un uniforme nuevo, con la insignia de capitn general, lo que
simbolizaba la cumbre de su carrera militar.
En aquellos momentos, estuvo dudando si penetrar en el Valle de Mxico, como le pedan sus seguidores de la capital, asociados en la
agrupacin de Los Guadalupes, o ceder al instinto que le sealaba la necesidad de apoderarse de un puerto de mar, para fortalecer
sus relaciones con Estados Unidos y facilitar la llegada de ayudas procedentes del exterior. Inclinado por esta segunda opcin, sali de
Oaxaca el 9 de enero de 1813, atraves la cordillera realizando marchas increbles y, a partir de abril, estableci el asedio de
Acapulco, que se prolong durante varios meses hasta que el 20 de agosto consigui su capitulacin.
Pese al xito, actualmente se piensa que con esta decisin Morelos perdi siete preciosos meses, que hubieran podido inclinar el
resultado final de la insurgencia. De todos modos, con la conquista de Acapulco, Morelos controlaba un territorio que se extenda
desde Guatemala hasta Colima, incluyendo la mayor parte de los actuales estados de Oaxaca y Guerrero, as como el sur de los de
Veracruz, Puebla, Mxico y Michoacn. En la ciudad de Oaxaca, a lo largo de casi todo el ao 1813, se public, por iniciativa de
Morelos, el peridico insurgente Correo Americano del Sur.
Mientras tanto se haban producido algunas novedades en el terreno poltico. Conocedor Morelos de las intenciones de Rayn de
promulgar una Constitucin americana, retras la contestacin y, cuando lo hizo, pocos das antes de conquistar Oaxaca, le expres
sus objeciones principales: haba que excluir definitivamente la mencin a Fernando VII, limitar el nmero de los consejeros de Estado
y aceptar que la eleccin del propuesto generalsimo de la repblica fuese de por vida, sin ms lmites que "la incapacidad, la
enfermedad o la edad de sesenta aos". Rayn no convirti en ley su proyectada Constitucin, entre otras razones, porque en la
ciudad de Mxico se haba publicado y acatado pblicamente la nueva Constitucin espaola promulgada en Cdiz.
Mediado el mes de mayo, mientras sitiaba Acapulco, se le ocurri a Morelos la idea de convocar un congreso nacional de
representantes provinciales, como respuesta a las iniciativas de Rayn. Despus de solicitar de ste que reuniera a los miembros de
su Consejo en Chilpancingo, donde "seran reelegidos o depuestos", dirigi un decreto a las provincias para que nombraran electores
que deberan reunirse el 8 de septiembre, con la finalidad de elegir un nuevo Congreso. Llegado el momento, redact el texto
conocido como Sentimientos de la Nacin, que sirvi de base para las deliberaciones de los all reunidos. En realidad, la mayora de las
propuestas, discursos y proclamas de Chilpancingo fueron redactadas por Carlos Mara Bustamante, fiel seguidor de Morelos.
Su ltima campaa, de contenido ms poltico que militar, se desarroll precisamente a partir de septiembre de 1813 y llega hasta su
cada en Temeslaca, en noviembre de 1815. Instalado en Chilpancingo, Morelos formul un plan de gobierno compuesto de 59
artculos, prcticamente un proyecto de Constitucin. Reconoca el principio de la separacin de poderes, propona que el ejecutivo
lo ejerciese un generalsimo elegido a perpetuidad y con derecho a proponer la legislacin que considerase necesaria. El legislativo
quedara en manos de un Congreso de diputados, cuyas personas seran declaradas sagradas e inviolables, manteniendo de momento
el poder judicial existente. El artculo 17 declaraba la independencia de Espaa, sin hacer referencia a ningn monarca. Entre los
miembros natos del Congreso se encontraban los miembros de la Junta Suprema de Rayn.
El 14 de septiembre, una vez instalado el Congreso, Morelos ley un discurso y los diputados iniciaron el examen de las propuestas
contenidas en Sentimientos de la Nacin. Al da siguiente fue elegido generalsimo por aclamacin, con todos los poderes y la facultad
de nombrar sus lugartenientes, cargos que recayeron en Mariano Matamoros y Manuel Muz. Hubo que esperar durante algo ms de
un mes a que llegaran Rayon, Bustamante, Liceaga y Cos, pero en noviembre se celebraron sesiones regulares y el da 6 el Congreso
aprob una declaracin de independencia, redactada por Bustamante.
Deseoso de conquistar Valladolid, porque entenda la necesidad de contar con una ciudad en la que establecerse, Morelos decidi su
asalto, llegando a sitiarla a partir del 22 de diciembre de 1813. Pero los realistas, reforzados los ltimos meses y con la llegada de
importantes contingentes de tropas enviadas por el virrey Calleja, obligaron a Morelos a retirarse en confusa desbandada, lo que
diezm y desalent a sus seguidores. De este modo se iniciaba la decadencia militar y poltica del lder insurgente, obligado a retirarse
y a obedecer las rdenes del Congreso de Chilpancingo, periodo que se prolong a lo largo de casi dos aos.
Felix Mara Calleja, nombrado virrey de Nueva Espaa, aprovech esta situacin para ejercer presin en todos los frentes, avanzando
sobre Chilpancingo, lo que oblig al Congreso a emprender una marcha incesante, que lo llevara finalmente a la ciudad de Apatzingn,
rumbo a Jalisco, donde acab de discutirse y se proclam el texto constitucional el 22 de octubre de 1814. Morelos, entre tanto,
haba renunciado al poder ejecutivo y dej de ejercer mando militar alguno, excepto el de las tropas de su escolta. De regreso a
Acapulco, vivi momentos muy dolorosos, al enterarse de la muerte de sus ms fieles seguidores como Matamoros y Galeana, los
brazos ejecutores de su estrategia militar.
Corriendo de un lugar a otro, medio escondido y rodeado de un escaso contingente de tropas, repeli a las fuerzas enviadas para
capturarle, particip con fidelidad admirable en los trabajos del Congreso, mantuvo sus principios y discuti algunas de las medidas
que pretendan tomar los dirigentes de la insurgencia. A mediados de 1814 solicit a su colaborador Peter E. Bean que se trasladara a
Estados Unidos, en demanda de ayuda y armamento.





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Bean conoci al francs Joseph A. Humbert y, a travs de ste, contact con Jos lvarez de Toledo, refugiado en Nueva Orlens
tras su fracaso de Texas. En mayo de 1815 Toledo escribi al Congreso, recibi un nombramiento de general insurgente en el
exterior firmado por Morelos, y se ofreci para organizar una expedicin en apoyo de la independencia. Cuando Jos Manuel
Herrera, diputado que haba sido presidente del Congreso en Chilpancingo, se traslad a Nueva Orlens junto con Toledo, se abri
una ventana a la esperanza insurgente.
El Congreso, mientras tanto, abandon Apatzingn y se estableci en Uruapan, a la vez que elega el nuevo poder ejecutivo tripartito
integrado por Morelos, Cos y Liceaga. Obligado por su deseo de acercarse a un puerto de mar que le permitiera recibir la ansiada
ayuda exterior, pero tambin por las disensiones y enfrentamientos de sus lderes, se decidi su traslado a Tehuacn, encargndose
Morelos de escoltar y defender a los integrantes del legislativo. Con la incorporacin de Nicols Bravo, el contingente militar se
compona de un millar de soldados, la mitad de ellos armados. Sin embargo, llegados a Tesmalaca, seis millas ms all del ro Mezcala
(cerca de la actual Iguala), un destacamento realista al mando del coronel de la Concha cay sobre el convoy y aprehendi a Morelos,
mientras Bravo pudo escapar, protegiendo al convoy hasta su llegada a Tehuacn.
Conducido a la ciudad de Mxico, el 22 de noviembre de 1815 se iniciaba el primero de la serie de juicios a que fue sometido, ya que
las autoridades militar, eclesistica y civil se disputaron el derecho a condenarlo. Incoado con toda rapidez, el primer juicio termin el
da 23 y enseguida se present al prisionero ante el temible tribunal de la Inquisicin, que lo incrimin por abandono de las doctrinas
de la Iglesia y la adopcin de herejas de autores malignos. El juicio estatal se celebr el da 28 y su declaracin, registrada y anotada
por el propio Morelos, constituye una de las fuentes de informacin ms valiosas sobre el movimiento de independencia.