05/06/13 Caractersticas y funciones de un ERP: gua de referencia para los sistemas de manufactura por procesos

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Caractersticas y funciones de un ERP: gua de
referencia para los sistemas de manufactura por
procesos
Anne Le Bris and Melissa Vaes - 17/11/2010
Esta es una gua general sobre las funciones y caractersticas de los sistemas para la planeacin de los recursos
empresariales (ERP) para la manufactura por procesos, que estn disponibles en el mercado. Esta gua le ayudar
a identificar las funciones relevantes para las necesidades de su empresa y aquellas que no lo son.
Tambin puede descargar esta gua en formato Excel de la pgina de TEC para la planeacin de los recursos
empresariales en la fabricacin por procesos (ERP).
Antes de comenzar, he aqu un pequeo resumen sobre el rol de ERP en la manufactura por procesos:
Qu es un sistema ERP para la manufactura por procesos?
Estos sistemas asisten a las empresas en el rea de la fabricacin por procesos, como la fabricacin de pintura o
refineras. La Asociacin de Operaciones Administrativas (APICS, por sus siglas en ingls) describe la manufactura
por procesos como la "produccin que agrega valor por medio de la mezcla, separacin, realizacin de reacciones
qumicas. La produccin puede ser por lotes o continua."
Los sistemas ERP por procesos incluyen todas las funciones para determinar el control de lotes e informes, las
formulas y las rutas de los procesos, la habilidad de gestionar los materiales, as como otras funciones genricas
de los sistemas empresariales como las funciones para finanzas y recursos humanos (RRHH).
Para aprender ms y comprender mejor la diferencia entre los sistemas ERP para la fabricacin por procesos y ERP
para la fabricacin discreta, lea por favor Process ERP vs. Discrete ERP Differentiation escrito por Josh Chalifour.
Sobre esta gua de ERP por procesos
Nuestra plantilla para la peticin de informacin (RFI) sobre los sistemas ERP para la produccin por procesos
contiene alrededor de 3.500 caractersticas y funciones; esa es la razn por la cual nos enfocaremos en los
"aspectos generales" solamente.
Hemos reunido las caractersticas de los sistemas ERP por sus categoras principales:
1. Finanzas
2. Recursos humanos (RRHH)
3. Fabricacin por procesos
4. Gestin del inventario
5. Gestin de compras
6. Gestin de calidad
7. Gestin de ventas
8. Tecnologa de producto
Estos mdulos corresponden a la distribucin de las funciones generales de las caractersticas del software. En
esta gua incluimos una corta explicacin sobre cmo cada categora repercute en los procesos de su sistema de
planeacin de los recursos empresariales (ERP, por sus siglas en ingls) para la fabricacin por procesos.
Si desea usted mas informacin sobre los listados completos de las caractersticas y funciones de diferentes
sistemas empresariales como ERP para la produccin discreta y por procesos, gestin de la cadena de
suministros, entre otros, visite por favor las plantillas RFP de TEC.
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Funciones y caractersticas de los sistemas para la planeacin de los recursos empresariales (ERP) para la
manufactura por procesos
Funcionalidades y caractersticas del primer submdulo de un ERP por procesos: finanzas
Libro mayor
El libro mayor (GL, por sus siglas en ingls) contiene grficas centralizadas de las cuentas y de los balances
financieros corporativos del libro diario. Apoya todos los aspectos de los procesos contables empresariales. En este
submdulo, las transacciones contables y financieras son presentadas, procesadas, resumidas e informadas. El
libro mayor mantiene un sendero para auditoriar las transacciones y permite a las unidades individuales de
negocios la visualizacin de su informacin financiera, mientras la casa matriz tiene acceso a la informacin
consolidada de todas las subsidiarias.
Cuentas por pagar
Las funcionalidades de cuentas por pagar (CxP) programan el pago a los proveedores y distribuidores, y mantiene
informacin precisa sobre el dinero ganado, las fechas de vencimiento y los descuentos disponibles. Provee
funcionalidades e integracin con otras reas como servicio al cliente, compras, inventario y control de la fabricacin.
Un sistema con funciones para CxP debe apoyar las siguientes funcionalidades: las polticas y procedimientos de la
empresa en cuanto a las CxP, datos maestros de los comprobantes/proveedores, proceso para las facturas y su
anlisis de vencimiento, proceso para pagos, proceso diario de comprobantes, CxP del libro mayor, procesamiento
de pagos y cheques, control y transacciones CxP.
Activos fijos
Las funcionalidades para los activos fijos gestionan la depreciacin y otros costos asociados con los activos
tangibles, como los edificios, propiedades y equipo. Un sistema con funciones para la gestin de activos fijos debe
apoyar las siguientes funcionalidades: los activos fijos graban las transacciones de los activos, su depreciacin, la
depreciacin en libros, los informes de impuestos, la asignacin de costos y su gestin.
Contabilidad de costos
La funcionalidad para la contabilidad de costos analiza los costos empresariales relacionados con los gastos
administrativos, los productos y las ordenes de manufactura. Provee una variedad de perspectivas en cuanto a los
costos, como la estndar; primero en entrar, primero en salir; ultimo en entrar, primero en salir; promedio; objetivo, y
costos basados en actividad (ABC por sus siglas en ingls). La contabilidad de costos busca su reduccin. Ello
incluye las funcionalidades para los datos de costos, el proceso de asignacin de costos, gestin de costos, clculo
de costos y precios, costos por actividad, y su seguimiento.
Gestin del efectivo
Las funcionalidades para la gestin del efectivo en un sistema ERP incluye la capacidad de grabar los cambio y
depsitos de dinero, los pagos recibidos y emitidos, los informes de proyeccin de liquidez, clculos sobre la
disponibilidad esperada de efectivo uso y fuentes, disponibilidad, etc. Monitorea y analiza las existencias de efectivo,
los asuntos financieros y los riesgos de inversin.
Presupuestos
Los presupuestos incluyen los controles presupuestarios, la contabilidad de presupuestos, la creacin de los
mismos, as como su asignacin. Un sistema con suficientes herramientas para presupuestos deber permitir el
desarrollo y anlisis de presupuestos detallados. Otras funcionalidades deben permitir la integracin con otras
aplicaciones de software como la gestin de proyectos bien sean nativas o con interfaces externas.
Cuentas por cobrar
Las funcionalidades para las cuentas por cobrar (CxC), le dan seguimiento a los pagos que los clientes deben hacer
a su empresa. All existen herramientas para controlar y expedir los recibos por el dinero que entra producto de las
rdenes de ventas y se publican los pagos recibidos. All se deben incluir las polticas y procedimientos de las CxC,
los datos maestros de los clientes y su comprobantes de pago, procesos para la facturacin y el anlisis de tiempo
de las facturas, gestin del crdito, la aplicacin para pagos y efectivo, procesamiento de los recibos, proceso para la
gestin diaria de los comprobantes, publicacin contable de las CxC, contabilidad en mltiples divisas y
conversiones, control de las transacciones de CxC y sus informes.
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Informes financieros
Las funcionalidades para informes financieros permiten el anlisis detallado sobre el rendimiento de su empresa.
Estos informes le permite a las unidades individuales de negocios la visualizacin de su informacin financiera,
mientras la casa matriz tiene acceso a la informacin consolidada de todas las subsidiarias. Adicionalmente, las
soluciones deben incluir herramientas para informes fciles de utilizar y con un acceso lo suficientemente profundo
para permitir un exhaustivo anlisis de la informacin financiera.
Funcionalidades y caractersticas del segundo submdulo de un ERP por procesos: recursos Humanos (RRHH)
Gestin del personal
Las funcionalidades para la gestin del personal automatiza los procesos relacionados con el personal incluyendo la
contratacin, el perfil del empleado, las estructuras organizacionales, los perfiles de salario y posicin, el desarrollo
de carreras y capacitacin, la gestin de premios, los informes sobre la conformidad normativa, adems de la
asignacin de vacaciones y viajes de negocios.
Beneficios
Las funcionalidades para la gestin de beneficios incluyen una variedad de planes para los empleados. Tales
planes, normalmente incluyen muerte y mutilacin accidental, incapacidad, servicios mdicos, retiro,
aprovisionamiento, etc.
Nmina
Las funcionalidades para la gestin de la nmina incluyen la contabilidad y la preparacin de cheques relacionados
con los salarios de los empleados, los sueldos y los bonos. La seccin de la nomina en los sistemas para la
fabricacin por procesos debe incluir las siguientes funcionalidades: Perfil de la nmina del empleado, ingresos y
deducciones, controles de elegibilidad, balances de los usuarios, hojas de tiempo automatizadas, seguridad y
auditora.
Autoservicio para los empleados
El autoservicio para los empleados le permite a estos acceder en lnea a su informacin personal y a su asignacin
de beneficios para gestionar los eventos de la vida y la seleccin de beneficios, sin necesidad de enviar formularios
al departamento de recursos humanos. El software ERP para procesos debe adems incluir programas de
inscripcin a beneficios e iniciativas de contratacin.
Mtricas sobre los empleados
Las funcionalidades para las mtricas de los empleados generan figuras, informes y anlisis sobre los empleados,
tales como los informes de planeacin de la fuerza laboral, informes de ausencias y vacaciones, informes de
presupuesto, adems de informes para el anlisis de la capacitacin.
Salud y seguridad laboral
Estas funcionalidades proveen las herramientas administrativas para los informes del cumplimiento con las normas
de salud y seguridad laboral, accidentes, enfermedad, lesiones y el seguimiento al tiempo de ausencia por parte de
los empleados.
Gestin de la fuerza laboral
La gestin de la fuerza laboral le permite a las organizaciones la planeacin y organizacin eficiente de los recursos
laborales. Le permite a los empleadores valorar y evaluar la labor de los empleados de tiempo parcial, la
contribucin de cada empleado en los proyectos, rastrear el tiempo y gastos incurridos, as como la gestin de
contratos. La seccin de gestin de la fuerza laboral integra funcionalidades como pronsticos y planeacin de la
fuerza laboral, asignacin de recursos, adems del rastreo de gastos.
Capacitacin
Las funcionalidades para la capacitacin en un sistema ERP para la produccin por procesos proveen las
herramientas para hacer ms eficiente la gestin de las capacitaciones. Incluye las posibilidades de planeacin y
administracin de las capacitaciones.
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Funcionalidades y caractersticas del tercer submdulo de un ERP por procesos: gestin de la fabricacin por
procesos
Frmulas y recetas
Esta funcionalidad permite a los usuarios definir, mantener y aplicar frmulas o recetas a la lista de materiales para
la produccin de bienes.
Modelado de procesos (frmula y enrutamiento)
La funcionalidad para modelar los procesos provee la habilidad de crear un modelo completo para el proceso de un
artculo dado; incluyendo los componentes y formas en las cuales estos componentes deben ser mezclados o
aplicados. El modelado de procesos tambin le permite describir las caractersticas de calidad, los resultados
esperados, los niveles de tolerancia, los procedimientos adicionales y los recursos a utilizar.
Informes y control de los procesos de produccin por lotes
Esta funcionalidad se refiere a los procesos que le permiten a su empresa definir, controlar, grabar e informar sobre
los lotes de produccin como parte del proceso de fabricacin. Tambin incluye la posibilidad de dar seguimiento y
monitorear en tiempo real.
Informes de conformidad
Los informes de conformidad normativa describen las funcionalidades estndares para crear informes sobre
materiales peligrosos, hojas sobre la seguridad de gestin de los materiales y varios tipos de requisitos de
conformidad.
Costeo de la fabricacin por procesos
Las funcionalidades para sacar los costos en la fabricacin por procesos describen funcionalidades especficas
para este tipo de fabricacin, en adicin a los procesos de costeo normales.
Gestin de materiales
Incluye las funcionalidades generales para la gestin de materiales en todas sus fases incluyendo el
almacenamiento, su movimiento desde y hacia cualquier lugar interno y su transporte.
Costo del producto
Esta funcionalidad analiza los costos relacionados con el producto como los costos operacionales, por concepto de
mano de obra, materiales y de fabricacin. Provee varias perspectivas de costos tales como la estndar, real y
promedios.
Control de la planta de fabricacin
Controla y rastrea el estado de las rdenes de produccin en la planta. Involucra el despacho de rdenes de
produccin, planeacin de la capacidad, asignacin de recursos, rastreo e informes, y seguimiento al
deshecho/desperdicio.
Planeacin de la produccin
Las funcionalidades para la planeacin de la produccin, ayudan a planear la capacidad y a realizar planes
diarios/semanales/mensuales para las plantas de fabricacin de las compaas. Incluye los pronsticos de
produccin y planeacin de materiales.
Funcionalidades y caractersticas del cuarto submdulo de un ERP por procesos: gestin de inventarios
Gestin del inventario requisitos en lnea
Incluyen la posibilidad de ver, organizar y buscar, y obtener informes de diferentes aspectos de las actividades
relacionadas con los inventarios, en tiempo real (incluyendo las posibilidades de realizar una perspectiva histrica).
Requisitos de procesamiento
Incluyen la posibilidad de manipular los datos sobre el inventario en tiempo real, y el seguimiento a los artculos en
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diferentes tiendas, basado en mltiples criterios.
Requisitos de datos
Incluye la capacidad de obtener informacin adicional y detallada sobre el archivo maestro de inventarios.
Requisitos para la interfaz y los informes
Se refiere a los tipos de categoras de las funcionalidades para informes de inventarios estndares, as como la
habilidad para crear una interfaz con el libro mayor y obtener informacin de los archivos actualizados.
Ubicacin y control de lotes
Permite crear o modificar las opciones del sistema relacionadas con la descripcin de la ubicacin de
almacenamiento, clasificacin, uso y organizacin. Estos parmetros pueden ser vinculados a artculos especficos y
puede activar las funciones para procesar el inventario.
Pronsticos
Los pronsticos proveen a los usuarios con las funcionalidades estndares de un sistema para proyectar los
requisitos compra o fabricacin en el tiempo, adems de la habilidad de calcular parmetros y datos masivos.
Reservas y asignaciones
Se refiere a la asignacin o reservacin de productos terminados y en bodega por cliente. Cuando estos artculos
son asignados o reservados para un cliente, nadie ms puede hacer uso de ellos, a menos que se siga el
procedimiento para desvincularlos y reasignarlos.
Ajustando el inventario
Le permite cambiar cantidades, lugares de almacenamiento o cualquier otro parmetro asociado con artculo
particulares, bien sea por un proceso manual o por lotes.
Funcionalidades y caractersticas del quinto submdulo de un ERP por procesos: gestin de compras
Perfil de los proveedores
Se refiere a la capacidad del sistema para almacenar y archivar los datos maestros de informacin relacionada con
sus proveedores. Ello puede incluir un banco de datos, pagos favorables, condiciones de envo, etc. Los datos en el
sistema son utilizados cuando se realizan transacciones con los proveedores.
Clasificacin de los proveedores
La clasificacin de los proveedores se refiere a la habilidad de definir parmetros comparativos, para analizar,
comparar y clasificar a los proveedores segn su rendimiento. Los resultados de la comparacin sirven para la
revisin de los contratos existentes o en el caso de la planeacin de nuevas asignaciones de contratos con los
proveedores.
Requisitos y cotizaciones
Las funcionalidades para los requisitos y las cotizaciones se refieren a los procedimientos incluidos para la
creacin, procesamiento y aprobacin de requisitos y peticiones de cotizacin que la organizacin utilizando el
sistema puede enviar a sus actuales y posibles proveedores para obtener los mejores precios posibles y las
condiciones de abastecimiento para las compras.
rdenes de compra
Le permite establecer parmetros, crear, modificar y mantener varios tipos y cantidades de rdenes de compra;
adems de realizar conversiones de los productos en el sistema para la planeacin de los recursos de la
manufactura MRP, por sus siglas en ingls), u otros requisitos para las rdenes de compra.
Precios
Esta funcionalidad le permite a la empresa definir, agrupar y archivar los precios por concepto de la compra de
bienes que luego sern utilizados en las rdenes de compra. Incluye adems las funcionalidades para calcular los
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descuentos.
Acuerdos y contratos con proveedores
Le permite entrar, almacenar y conservar informacin especfica para su uso en los contratos con sus proveedores y
otros documentos suplementarios.
Gestin de las rdenes de compra
Mantiene modifica y cierra las rdenes de compra previamente creadas. Ellos adems clasifican los artculos,
categorizan las rdenes, mantienen la historia de las compras, etc.
Informes de abastecimiento y en lnea
Se refiere a la creacin y gestin de las estadsticas y de los indicadores de rendimiento los cuales pueden ser
presentadas en las pantallas e impresas o exportadas hacia otras herramientas de oficina (hojas de clculo, PDF,
etc.). Los informes en lnea son aquellos que pueden visualizados y modificados en lnea. Ambas opciones debern
proveer datos relevantes a la actividad del abastecimiento: adquisiciones, subcontratacin, etc.
Abastecimiento
El abastecimiento se refiere a la adquisicin o subcontratacin de bienes y servicios requeridos por una compaa
para llevar a cabo sus objetivos (la fabricacin de productos, el mantenimiento de activos, etc.). Dependiendo del tipo
de recursos y su uso, la frecuencia del re-abastecimiento puede variar desde lenta (bienes de capital) hasta muy alta
(materia prima). Los criterios en este subgrupo se refieren a una frecuencia entre media y alta de re-abastecimiento.
La recepcin del abastecimiento
Esta funcionalidad incluye los criterios relacionados con el recibo de los bienes pedidos al proveedor. Desde el
momento de llegada de los bienes al momento de almacenarlos fsicamente en la bodega, existen varios factores
que deben ser incluidos, tales como las cantidades recibidas (las cantidades recibidas corresponden a las
pedidas?), la calidad (llegaron los productos en buen estado? Perecieron algunos de ellos? Etc.), y los precios
(se dieron cambios en el precio dados factores inesperados?).
Requisitos en lnea
Aqu se refiere a la disponibilidad de datos en lnea, lo cual significa que la informacin puede ser presentada por el
sistema en un navegador de la Web, sin necesidad de un programa especial instalado en sus computadoras.
Requisitos para la interfaz y los informes de gestin de las compras
Se utiliza en la generacin de estadsticas sobre qu, cunto y quin realiz un pedido, lo envo, devoluciones,
cancelaciones, etc. Esta funcionalidad debe proveer al usuario final con la posibilidad de imprimir facturas, bien sea
una por una o por lotes (por cliente, por producto, por rango de fechas, etc.). Otro aspecto importante es la
comparacin de las cantidades pedidas y enviadas por el mismo proveedor en cuanto al mismo producto, en
diferentes periodos de tiempo (semanal, mensual, anual, etc.). Para poder generar dichos informes, es necesaria la
integracin con otros sistemas que contengan informacin de compras.
Funcionalidades y caractersticas del sexto submdulo de un ERP por procesos: gestin de la calidad
Gestin de calidad en la produccin
Se refieren al proceso de los productos, empezando con las materias primas o componentes y terminando en el
producto final. Las inspecciones se deben realizar en las etapas del flujo de produccin donde la calidad del
producto final puede ser alterada. Los flujos de trabajo deben ser definidos en orden para poder saber cundo y
cmo evaluar la calidad del producto, adems se deben definir las medidas correctivas dependiendo del evento.
Gestin de la calidad para los aspectos no relacionados con la produccin
La gestin de la calidad debera empezar antes del proceso de produccin y terminar despus de la creacin del
producto final. La gestin de la calidad en esta rea debe incluir las compras, ya que las empresas deben garantizar
que reciben la mejor materia prima y componentes, la cantidad indicada, en el tiempo acordado, para no alterar la
calidad del producto final. Se refiere a los procesos de entrega y envo, incluyendo las devoluciones, el servicio al
cliente, las garantas, etc.
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Gestin de calidad del inventario
La calidad de los bienes en inventario (bien sea recibidos o producidos) puede tener un gran impacto sobre la
calidad de los bienes o servicios terminados y entregados por su empresa. Si se daa la materia prima durante su
manipulacin para el almacenamiento, la calidad de los bienes terminados creados con esos materiales ser mala.
Adicionalmente, los bienes terminados se pueden daar si no son almacenados apropiadamente. Ello ocasionar
retrasos e ineficiencias en el proceso de entrega.
Funcionalidades y caractersticas del sptimo submdulo de un ERP por procesos: gestin de las ventas
Requisitos en lnea
Permite que varios tipos de usuarios (empleados, vendedores, clientes, socios, etc.) realicen actividades
relacionadas con las ventas, tales como la bsqueda de informacin sobre el cliente; la bsqueda de productos
disponibles dentro del inventario; crear cotizaciones y ordenes; la gestin de documentos de ventas; la presentacin
de la historia de ventas de uno o ms clientes; etc. Cuando estas opciones estn disponibles en lnea, todos los
usuarios autorizados pueden acceder a la informacin desde un navegador de la Web, sin la necesidad de instalar
un programa en la computadora del usuario.
Requisitos para la interfaz y los informes
Se utiliza en la generacin de estadsticas sobre qu, cunto y quin realiz un pedido, o sobre cunto del pedido ha
sido enviado, devuelto, cancelado, etc. Esta funcionalidad debe proveer al usuario final con la posibilidad de imprimir
facturas, bien sea una por una o por lotes (por cliente, por producto, por rango de fechas, etc.). Otro aspecto
importante es la comparacin de las cantidades pedidas y enviadas por el mismo proveedor en cuanto al mismo
producto, en diferentes periodos de tiempo (semanal, mensual, anual, etc.). Para poder generar dichos informes, es
necesaria la integracin con otros sistemas que contengan informacin de ventas.
Disponibilidad de productos no comprometidos
Se refiere a la disponibilidad de productos que no han sido asignados a un pedido y que pueden ser asignados sin
alterar las rdenes existentes. En otras palabras, aunque haya existencias en el inventario ello no quiere decir que
estn disponibles. Solo los productos que no estn asociados a una orden, aparecern como disponibles.
Precios y descuentos
Los mdulos para descuentos y precios ayudan a automatizar el proceso de entrada de informacin de las rdenes
de los clientes y rastrear el estado de sus rdenes de compra. Ello incluye la entrada de la orden, su seguimiento e
informes sobre su estado, precios y facturas. Adems contiene funcionalidades bsicas para el seguimiento de
prospectos, informacin del cliente, procesamiento de cotizaciones, precios y devoluciones fiscales.
Servicio al cliente y gestin de devolucin de artculos
La permite gestionar las situaciones donde el cliente devuelve bienes, bien sea por su calidad o por qu no
necesitan los productos que le fueron enviados. Dependiendo de la situacin, su empresa puede definir el curso del
trabajo en la aceptacin o rechazo de los productos devueltos.
Requisitos para la gestin de relaciones con los clientes y el comercio electrnico
La gestin de las relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en ingls) incluye una amplia gama de
funcionalidades, incluyendo la gestin de campaas y de prospectos, la automatizacin de las ventas (SFA), servicio
al cliente, etc. La mayora de las soluciones ERP incluyen las funcionalidades bsicas para CRM.
Funcionalidades y caractersticas del octavo submdulo de un ERP por procesos: tecnologa del producto
Arquitectura
Se refiere al marco de trabajo para la organizacin de la planeacin e implementacin de los recursos de
datos.Tambin se refiere a la forma en la cual fue diseado el sistema y la forma en la cual todos los componentes
estn conectados entre s.
Interfaz del usuario (UI)
Se refiera a la forma en la cual las personas acceden e interactan con el software. La interfaz del usuario facilita la
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operacin del software.
Plataformas
La plataforma se refiere al marco de trabajo y al hardware (como el tipo de procesador) y el sistema operativo que
permite a una o varias computadoras funcionar.
Herramientas de aplicacin
Son los componentes que proveen la habilidad de funcionar de una aplicacin o programa.
Gestin del flujo de trabajo y de los documentos
La gestin del flujo de trabajo y de los documentos automatiza el proceso de papeles. Provee flexibilidad en el control
y cooperacin en el soporte por nivel del flujo de trabajo, teniendo en cuenta las diferentes versiones creadas.
Informes
Se refiere a las opciones tcnicas para la creacin y entrega de informes.
Consideraciones finales
Una exhaustiva peticin de propuesta (RFP, por sus siglas en ingls) para un sistema ERP para la produccin por
procesos debe tener en cuenta otras consideraciones, incluyendo los canales de revendedores, as como la
viabilidad del proveedor.
Esperamos que haya encontrado esta gua de su utilidad. Para mayor informacin sobre las caractersticas y
funcionalidades de los sistemas ERP para la produccin por procesos, visite por favor la pgina de plantillas RFP de
TEC.
Para mayores informes y para comenzar su propia evaluacin especial de un sistema ERP para la fabricacin por
procesos, incluyendo la capacidad de valorar y priorizar las funciones y caractersticas que son importantes para su
organizacin, visite por favor el centro de evaluacin ERP de TEC.