La Propiedad de los datos les permite a gerentes determinar qu documentos pudieran verse y ser actualizados por los usuarios regulares en SAP Business One. La propiedad de los datos slo es pertinente para usuarios que no han sido definidos como Super suarios en la ventana de !efinicin de suarios. !e esta manera" gerentes #es decir los super usuarios$ puede controlar los datos accesi%les a cada uno de sus empleados. na autorizacin puede concederse para cada tipo del documento e incluso al nivel del documento. La propiedad de los datos se mantiene seg&n los datos definidos para sus empleados en el mdulo de 'ecursos (umanos" por consiguiente es muy recomendado leer el documento de 'ecursos (umano antes de definir la propiedad de los datos en su compa)*a. Definiciones Iniciales +. ,nicializando la Propiedad de los !atos en su compa)*a. -. !efiniendo a los usuarios. 3. Asignando una licencia para cada usuario. .. !efiniendo a los empleados en el mdulo de los 'ecursos (umano/ a. !efina a los empleados en la ventana de !atos 0aestros de 1mpleados. %. !efiniendo a usuarios que funcionan como 1mpleados de las 2entas en el mdulo de 'ecursos (umanos. c. !efiniendo a un gerente directo para cada empleado. d. 2incule los empleados a los departamentos y Sucursales. e. 2incule los empleados a los equipos que requiere. 3. !efina las autorizaciones generales para cada usuario regular. 4. !efina las autorizaciones de propiedad de datos pertinentes para cada empleado. 7. !efina las e5cepciones de propiedad de datos si requiri. Iniciando la Propiedad de los Datos Para inicializar la propiedad de los datos en su compa)*a" ir a Gestin Inicializacin Sistema Autorizaciones Ecepciones Propiedad Datos/ P6gina + de +7 Sap Business One 1n esta ventana" verifique el flag Activo 8iltrado Propiedad y haga clic en la Actualizacin. Definicin de Empleados 9ontrariamente a las autorizaciones generales estas pueden concederse al nivel funcional del usuario" las autorizaciones de propiedad de datos se conceden para los empleados definidos en el mdulo de los 'ecursos (umanos. !ecursos "umanos Datos #aestros Empleado Para tra%a:ar con las autorizaciones de propiedad de datos" es necesario definir los datos siguientes para los empleados pertinentes/ $di%o &suario ; seleccione un cdigo de usuario correspondiente %a:o !efiniciones < =eneral < !efinicin suarios. >ote que este campo es o%ligatorio por tra%a:ar con la propiedad de los datos. Empleado de 'entas ; en caso de que un empleado funcione como un empleado de ventas en su compa)*a" usted necesita especificar a su empleado de ventas %a:o !efiniciones < =enerales < !efinir 1mpleados de 2enta. 0arque la <ima P6gina - de +7 Sap Business One fila en %lanco e ingrese el empleado de ventas correspondiente o seleccione !efinir >uevo para definir uno nuevo. 1n el e:emplo anterior" el empleado de ventas 'uth ?efferson se selecciona en el campo de 1mpleado de 2entas" esta%leciendo as* una cone5in entre los datos del maestro de empleado de 'uth y sus empleados de ventas que pueden unirse a las ventas y los documentos de adquisicin. Director @ seleccione el !irector del empleado actual. >ote que solo los empleados e5istentes estar6n disponi%les para la seleccin. Departamento Sucursal (os e)uipos ; usted puede definir a los empleados como miem%ros del equipo o l*der del equipo" %a:o la etiqueta de la p6gina A0iem%rosA. P6gina B de +7 Sap Business One Autorizaciones Autorizacin General Antes de que usted empiece a definir las autorizaciones de propiedad de datos" aseg&rese de conceder autorizaciones funcionales a los usuarios regulares en su compa)*a. 1stas autorizaciones funcionales determinan si un usuario puede a%rir documentos" informes y varias ventanas en Solo Lectura" Autorizacin Cotal o nada. 1stas Autorizaciones pueden ser definidas %a:o =estin < ,nicializacin Sistema < Autorizaciones < Autorizacin =eneral/ #apa de *erar)u+as de empleado 1l mapa siguiente se usar6 por demostrar cmo la funcionalidad de propiedad de datos se mane:a en SAP Business One/ P6gina . de +7 Sap Business One ,ipos de Propiedades La propiedad de los datos se %asa en las relaciones entre los empleados de la compa)*a. Los tipos de propiedades son/ +. Par ; este tipo de propiedad descri%e las relaciones entre todos los empleados que tienen el mismo gerente directo. na autorizacin Par permite a un empleado acceder a los documentos pose*dos por uno de sus pares. 1n el mapa anterior" Bill Levine y Sophie Dlogg son los pares. -. Director ; este tipo de propiedad permite definir para el empleado su =erente directo. na autorizacin !irector le permite a un empleado acceder a los documentos pose*do por su gerente directo. 1n el mapa anterior" !aniel ?ordan es el gerente directo de Bill Levine y Sophie Dlogg. B. Su-ordinado ; este tipo de propiedad puede definirse para todos los empleados que tra%a:en directamente %a:o el mismo empleado. na autorizacin Su%ordinado permite a un empleado acceder a los documentos pose*dos por todos sus empleados su%ordinados. 1n el mapa anterior" Bill Levine y Sophie Dlogg son su%ordinados de !enial ?ordan. .. Departamento ; este tipo de propiedad descri%e las relaciones entre todos los empleados que tra%a:an en el mismo departamento. na autorizacin !epartamento le permite a un empleado acceder a los documentos pose*dos por todos los empleados en su departamento. 1n el mapa anterior" !aniel" Bill" Sophie" Bar%ara" Peter" 'uth y Brad pertenece al departamento de 2entas. 3. Sucursal ; este tipo de propiedad descri%e las relaciones entre todos los empleados que tra%a:an en la misma Sucursal. na autorizacin Sucursal permite a un empleado acceder a los documentos pose*dos por todos los empleados de su sucursal. 1n el mapa anterior" 'on Palmer" !aniel ?ordan y Linda 9arter pertenecen a la sucursal principal. 4. E)uipo ; este tipo de propiedad descri%e las relaciones entre todos los empleados que pertenecen al mismo equipo. na autorizacin de 1quipo permite a un empleado acceder a los documentos pose*dos por todos los empleados de su equipo. Autorizaciones de Propiedad de Datos =estin < ,nicializacin Sistema < Autorizaciones < Autorizaciones de propiedad de datos se esta ventana para definir los tipos de propiedad pertinente para cada uno de sus empleados. P6gina 3 de +7 Sap Business One Empleado @ 1sta lista contiene a todos los empleados definidos en la ventana de !atos 0aestro de 1mpleados y ese se uni a los usuarios con el campo 9digo de suario en esa misma ventana. Documento @ 1sta columna despliega todos los tipos de documentos para que usted pueda definir la autorizacin de propiedad de datos. Par. Director. Su-ordinado. Departamento. Sucursal. E)uipo ; use estas columnas para definir las autorizaciones de propiedad de datos pertinentes" seg&n las relaciones descritas antes. Para definir una autorizacin requerida para un empleado" haga clic en el nom%re del empleado correspondiente y luego pulse el campo de la columna requerida para que se a%ra el men&/ $ompleto ; seleccione esta opcin para conceder la autorizacin completa del documento en la relacin actual. !/O @ #Solo Lectura$ seleccione esta opcin para conceder autorizacin de lectura del documento en la relacin actual. 0in%uno ; seleccione esta opcin para definir que el usuario slo puede ver y puede actualizar los documentos de ste tipo creados por l. Autorizacin ,otal @ pulse este %otn para definir una autorizacin total en todos los campos de la ta%la. Solo (ectura @ pulse este %otn para definir autorizacin de solo lectura #'EO$ en todos los campos de la ta%la. 1alta Autorizacin @ pulse este %otn para definir que el usuario solo puede ver y actualizar los documentos creados por l. 0ota2 A un empleado definido como s&per usuario se concede autom6ticamente la autorizacin de propiedad para todos los tipos del documento. 1n este caso" la opcin 9ompleto se desplegar6 en todas las columnas en la ta%la y usted no podr6 seleccionar una autorizacin diferente por mano. La autorizacin de propiedad de datos predefinida para un usuario regular es >inguno. Las autorizaciones de propiedad de datos aplican a las ventas y los documentos de adquisiciones" listado de partidas a%iertas" oportunidades de ventas e informes de oportunidades de ventas. E3emplo para Definir 4 &sar las Autorizaciones de Propiedad de Datos 1l siguiente e:emplo demuestra cmo las diferentes autorizaciones de propiedad de datos" para los tres empleados resaltados" influir6n en su tra%a:o en SAP Business One. P6gina 4 de +7 Sap Business One Aspectos =enerales/ 'on Palmer" gerente general" se define como un super usuario y por consiguiente tiene la autorizacin de propiedad de datos 9ompleto. Linda and Bar%ara pertenecen al mismo equipo" el equipo de 1ventos Social. 9onforme sus papeles en este equipo/ o Linda tiene la autorizacin de propiedad de datos 9ompleto para todos los documentos creados por cualquiera de los miem%ros del equipo" es decir para los documentos de ella y Bar%ara. o Bar%ara tiene una autorizacin de propiedad de datos solo para desplegar documentacin de ella. 0ota2 Linda y Bar%ara pueden tener las autorizaciones de propiedad de datos adicionales como !irector" Su%ordinado" etc. 1l e:emplo anterior descri%e una situacin en que hay slo una tipo 1quipo para la autorizacin de propiedad de datos. Fstas son las autorizaciones de propiedad de datos para 'on" Linda y Bar%ara se definen seg&n los aspectos que se descri%ieron anteriormente/ 'on P6gina 7 de +7 Sap Business One 9omo 'on es s&per usuario" usted puede ver que l tiene la autorizacin de propiedad de datos 9ompleto para todos los documentos. Las autorizaciones se despliegan en gris y se %loquean para los cam%ios. Linda Linda tiene la autorizacin de propiedad de datos 9ompleto para todos los documentos creados por los miem%ros de su equipoG por consiguiente usted puede ver que la opcin 9ompleto se seleccion para todo los tipos de documentos %a:o la columna 1quipo. Bar%ara !esde que Bar%ara es autorizada slo para acceder a documentos creados por ella" usted puede ver que ella no tiene ninguna autorizacin de propiedad de datos en a%soluto. Codos los campos despliegan >inguno. !esultado5 'on puede desplegar y actualizar todos los documentos de la compa)*a. Linda puede desplegar y actualizar documentos de ella o Bar%ara. P6gina H de +7 Sap Business One Bar%ara solo puede desplegar y actualizar documentos creada por ella. Codos los usuarios anteriores pueden desplegar y actualizar documentos que no se unen a un cierto due)o. 9uando Linda o Bar%ara visualizan los documentos e5istentes" SAP Business One salta esos documentos que no son autorizados para que ellos vean. Si Linda o Bar%ara intenta encontrar un documento espec*fico a que no son autorizado" se despliega el siguiente mensa:e de error/ A>ing&n archivo encontradoA. Linda y Bar%ara no pueden ver los documentos que ellas no tienen autorizacin de propiedad de datos en el listado de partidas a%iertas. 1n otros reportes y consultas" Linda y Bar%ara no podr6n usar cualquiera de las flechas para a%rir los documentos que no tengan autorizacin de propiedad de datos #sin em%argo ellos pueden ver los datos desplegados en el informe o consulta$. (a Propiedad de los Datos de un Documento Supuestos/ La compa)*a tra%a:a con las autorizaciones de propiedad de datos. 9ada uno de los usuarios es autorizado para crear las 9otizaciones de 2entas #en la ventana Autorizacin =eneral$. 9ada uno de los usuarios ha creado y ha pose*do al menos una 9otizacin de 2entas. n e:emplo de una 9otizacin de 2entas creada por Linda/ P6gina I de +7 Sap Business One ,itular 6O7ner8 @ este campo despliega el nom%re del empleado de venta que posee el documento. (os 9alores predeterminados para el campo ,itular en la ca-ecera del documento5 +. 9uando un empleado de venta predefinido se define para un Socio de >egocio #!atos 0aestros Socio de >egocio < etiqueta =eneral$" el empleado que se asocia a ese empleado de venta #venta 0aestro !atos 1mpleado$ se desplegar6 autom6ticamente. -. Si el nom%re del empleado de ventas seleccionado en el documento no se une a un empleado" el campo Citular desplegar6 el empleado unido al usuario que se encuentra actualmente registrado #logged$ en SAP Business One. B. Si no hay ning&n v*nculo entre el usuario y un empleado" el campo Citular permanecer6 en %lanco. 1s posi%le seleccionar a diferentes Citulares en el valor predeterminado" haciendo un clic en el icono de la lista . Autorizacin de la Propiedad de Datos a 0i9el de la 1ila: Adem6s de la autorizacin de propiedad de datos al nivel de la ca%ecera del documento" est6 la posi%le de definir la autorizacin al nivel de fila del documento. 1sta opcin es principalmente usada para casos dnde cierto documento es actualizado por m6s de un usuario. Por e:emplo" cuando cierto empleado reemplaza la posicin de otro empleado y agrega las nuevas filas a un documento e5istente. 1n este caso las nuevas filas de%en ser pose*das por el nuevo empleado. P6gina +J de +7 Sap Business One Ecepciones Propiedad Datos =estin < ,nicializacin Sistema < Autorizaciones < 15cepciones Propiedad !atos 1sta ventana te permite definir un mtodo para filtrar las autorizaciones de propiedad de datos. La filtracin se har6 seg&n la definicin para cada usuario en la ventana de autorizacin de propiedad de datos. P6gina ++ de +7 Sap Business One (os O-3etos de la P;%ina se esta etiqueta para definir el mtodo de la filtracin para cada tipo de documento. Documento @ despliega los tipos de documentos que usted definir un mtodo de filtrado de la propiedad de datos. 1iltrado ; use esta columna para seleccionar un mtodo de filtracin pertinente para cada tipo de documento/ 0o 1iltrado ; seleccione este mtodo para permitir el acceso completo a los documentos para todos los usuarios. 1n efecto" esta opcin cancela la autorizacin de propiedad de datos para este tipo de documento. Por Propietario $a-ecera 4 (+nea ; seleccione este mtodo para permitir a los usuarios con una definicin de propiedad de datos a la ca%ecera o nivel de la fila" a acceder este tipo de documento. Solo por Propietario $a-ecera ; seleccione este mtodo para permitir a los usuarios con una definicin de propiedad de datos a nivel de la ca%ecera" slo para acceder este tipo de documento. Para cam%iar los titulares a una fila en un cierto documento" usted necesita despliegue la columna de Citular en la ta%la del documento. (aga 9lic en el icono de Parametrizacin de 8ormulario . P6gina +- de +7 Sap Business One 1n la etiqueta 8ormato de Ca%la" verifique las ca:as 2isi%le y Activo al lado del campo Citular. sted puede cam%iar el Citular en la fila del documento de dos maneras/ P6gina +B de +7 Sap Business One 1liminando el nom%re del titular e5istente y reemplazar con un titular diferente 9am%iando el nom%re en el campo Citular de la ca%ecera del documento. 1n este caso" el sistema desplegar6 el siguiente mensa:e/ 9licK en LS,M actualizar6 el nuevo titular en todas las l*neas del documento. 9licK en L>OM no modificar6 el titular en las l*neas del documento. 1l titular en cada nueva l*nea agregada ser6 el titular de la ca%ecera del documento. 0ota2 Slo usuarios autorizados para poner al d*a un documento e5istente podr6n cam%iar el titular en las filas del documento. Adem6s" cada usuario que agrega un nuevo documento puede cam%iar el titular de la l*nea antes de agregar el documento. P6gina +. de +7 Sap Business One Propiedad de Datos de un Documento 6una propiedad por el enca-ezado del documento 4 sus filas8 Supuestos/ La compa)*a tra%a:a con autorizacin de propiedad de datos. 9ada uno de los usuarios es autorizado para crear 9otizaciones de 2enta #en la ventana de Autorizacin =eneral$ La 9otizacin de 2enta n&mero +-. de propiedad de Linda contiene l*neas de propiedad de Bar%ara/ 'esultados/ +. Si el mtodo de la filtracin N>inguna 8iltracinN se seleccion para la 9otizacin de 2enta %a:o 15cepciones Propiedad !atos < 1tiqueta O%:etos/ a. Linda y Bar%ara tiene autorizacin de propiedad de datos para desplegar y actualizar todas las cotizaciones e5istentes" incluso las cotizaciones de propiedad de 'on Palmer. %. Sap Business One no se saltar6 documentos mientras se este %uscando 9otizaciones. -. Si se selecciona el mtodo de filtracin APor Citular de 9a%ecera y L*neaA para las 9otizaciones de 2enta" %a:o 15cepciones Propiedad !atos < 1tiqueta O%:etos/ P6gina +3 de +7 Sap Business One a. Linda y Bar%ara podr*an acceder y actualizar las cotizaciones de 2entas en qu ellas se definan como propietarias en el campo Citular de la ca%ecera del documento o sus l*neas. Adem6s ellas pueden acceder a las cotizaciones que no se unen a un propietario. Bar%ara puede acceder y actualizar la cotizacin n&mero +-. mostrada anteriormente. %. 9uando Linda y Bar%ara %uscan cotizaciones e5istentes" Sap Business One salta los documentos que no pueden ver. B. Si se selecciona el mtodo de filtracin ASolo por Propietario 9a%eceraA para las 9otizaciones de 2enta" %a:o 15cepciones Propiedad !atos < 1tiqueta O%:etos/ a. Linda puede acceder y actualizar las cotizaciones en que ella o Bar%ara se definan como propietarias en la ca%ecera del documento. %. Bar%ara puede acceder y actualizar las cotizaciones en que ella se defina como propietaria en la ca%ecera del documento o a las cotizaciones que no tengan un propietario definido. c. 9uando Linda y Bar%ara %uscan cotizaciones e5istentes" Sap Business One saltar6 los documentos que no tengan autorizacin a ver. Eti)ueta 1ormularios Ecluidos 1s posi%le permitir a los usuarios desautorizados ver los documentos desplegados por varios informes y ventanas. 1n este caso" usted de%e usar la etiqueta 8ormularios 15cluidos para permitir esta opcin. =estin < ,nicializacin Sistema < Autorizaciones < 15cepciones Propiedad !atos < 1tiqueta 8ormularios 15cluidos. 1ormulario @ marque este campo para %a:ar el men& y seleccione el formulario requerido que le gustar*a aplicar un cierto mtodo de filtracin. P6gina +4 de +7 Sap Business One 0ota2 1l men& desplegado muestra todos los formularios en Sap Business One" incluyendo formularios que no son pertinentes para las autorizaciones de propiedad de datos. 1iltrado @ use esta columna para seleccionar el mtodo de filtrado requerido para cada documento seleccionado. 0o 1iltrado ; seleccione este mtodo para permitir un acceso completo al formulario seleccionado por todos los usuarios. Solo por Propietario $a-ecera @ seleccione este mtodo para permitir a los usuarios con propiedad de datos definido en la ca%ecera del documento P6gina +7 de +7