Unidad 3 Administración de Un Proyecto de Información

Administracin de proyectos de informacin
Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin

Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software 1

Ingeniera en Desarrollo de Software
9 Cuatrimestre

Programa de la asignatura:


Clave:
150930933

Universidad Abierta y a Distancia de Mxico
UnADM


ndice
Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin. .................................................... 3
Presentacin de la unidad ...................................................................................................... 3
Propsitos ............................................................................................................................... 4
Competencia especfica ......................................................................................................... 4
3.1. Anlisis de un proyecto de informacin .......................................................................... 5
3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de informacin ............................................................. 8
Actividad 1. Planteamiento de soluciones mediante un sistema de informacin................ 14
3.1.2. Deteccin de necesidades para la implementacin de un proyecto de informacin
dentro de un marco organizacional ...................................................................................... 15
Actividad 2. Deteccin de necesidades ............................................................................... 21
3.2. Implementacin de un proyecto de informacin ........................................................... 21
3.2.1. Las TICS en los sistemas de informacin................................................................. 26
3.2.2. Implementacin y administracin de un proyecto de informacin ............................ 29
Autoevaluacin ..................................................................................................................... 37
Evidencia de aprendizaje. Proyecto de informacin ............................................................ 37
Autorreflexiones .................................................................................................................... 38
Cierre de la unidad ............................................................................................................... 38
Para saber ms .................................................................................................................... 39
Fuentes de consulta ............................................................................................................. 40
Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin.

Presentacin de la unidad

La presente unidad denominada Administracin de un proyecto de informacin, incluir en
su contenido temas referentes al anlisis de las aplicaciones de los proyectos de
informacin, as mismo se observar cmo es posible implementar este tipo de proyectos
en el marco organizacional.

Un vez que se conoce el proceso de desarrollo de los proyectos de informacin, los
cuales son temas que se abordaron en la Unidad 2 Etapas de un proyecto de informacin,
en esta unidad se revisarn elementos importantes en la administracin del proyecto
respecto a su implementacin, por lo que se revisar el tema 3.1. Anlisis de un proyecto
de informacin, en el cual se desarrollar un panorama acerca de las aplicaciones que
puede efectuar un proyecto de informacin por medio del anlisis de las necesidades de
los mismos. El siguiente tema 3.2. Implementacin de un proyecto de informacin, en
donde primero se podr conocer las condiciones y elementos necesarios para la
implementacin de un proyecto as como la importancia que tienen las tecnologas de
informacin dentro de los sistemas de informacin, para luego tener una comprensin
ms clara de cmo poder implementar y administrar de mejor manera un proyecto de
informacin.

Es importante mencionar que quien realiza la administracin de proyectos es el
administrador de proyectos que tambin se le conoce como Project Management, en
espaol se traducira como lder, director, gerente o administrador (Torres y Torres, 2012,
pg. 20). Segn el PMBOK
1
(por sus siglas en ingls de Project Management Body of
Knowledge) se traduce como director de proyectos y es el responsable directo de que el
proyecto se concrete y cubra todas las expectativas con la mayor eficiencia en cada una
de las fases de la vida del proyecto. Las principales funciones que realiza un
administrador de proyectos en cualquier nivel de la estructura organizacional son la
planeacin, direccin, control y motivacin a quienes forman parte del proyecto entre otras
actividades, es decir, administran actividades temporales debido a que lo proyectos
presentan la caracterstica de discontinuidad (recuerda las caracterstica de los proyectos
que se revisaron en la unidad 1 Fundamentos de proyectos). El perfil de un administrador
de proyectos incluye entre otras caractersticas la capacidad de tomar decisiones, el
trabajo en equipo, contar con conocimientos generales sobre administracin de proyectos

1
Publicacin del Project Management Institute PMI, libro internacionalmente conocido como las
bases sobre las que se establecen las mejores prcticas de la moderna direccin y gestin de
proyectos. (Alonso, 2008, pg. 40).
y sobre el rea para la cual se requiere el proyecto de informacin, por ejemplo si se
requiere implementar un sistema para el control de informacin financiera en una
organizacin, un desarrollador de software puede ser un administrador de proyectos si
tiene conocimientos bsicos de administracin de proyectos y de la forma de realizar el
sistema de informacin que se requiere para controlar la informacin financiera como:
facturas, gastos, ingresos, egresos, etctera. Un administrador de proyectos tambin
debe poder manejar situaciones crticas, poder relacionarse en forma armoniosa con sus
colaboradores y todos los involucrados en el proyecto, saber negociar, ser creativo e
innovador, entre otras caractersticas.

En general esta unidad comprende el contenido descrito anteriormente, con la finalidad de
poder proporcionar una base para lograr efectuar una administracin eficiente de un
proyecto de informacin, para que luego de desarrollar sus etapas, lograr la entrega de
proyectos de calidad y con un fundamento en su implementacin y aplicacin.

Propsitos

Mediante el contenido de la unidad:
Identificars las aplicaciones de los proyectos de informacin.
Detectars las necesidades para la implementacin de un sistema de informacin.
Analizars el desempeo de las tecnologas de informacin en los sistemas de
informacin.
Aplicars las etapas de un proyecto de informacin a partir de las necesidades de
un marco organizacional.
Identificars los aspectos necesarios para la implementacin de la administracin
de un proyecto de informacin, a partir de la resolucin de problemas informticos
en un marco organizacional.

Competencia especfica

Construir un proyecto de informacin para resolver una necesidad en una situacin
especfica dentro de un marco organizacional, mediante las fases del proceso
administrativo.

3.1. Anlisis de un proyecto de informacin

Es de suma importancia efectuar un anlisis previo a cualquier proyecto de sistemas de
informacin, debido a que a travs de este anlisis, se pueden identificar de mejor manera
algunos elementos como, las necesidades reales que pudiera tener una organizacin, los
requerimientos necesarios que debe efectuar el nuevo sistema, las tareas que se deben
efectuar y los resultados que deben obtenerse, as como los riesgos que pueden
obstaculizar la concrecin del proyecto siendo estos elementos fundamentales para la
planeacin y desarrollo de cualquier proyecto de informacin. En este tema, se enfocar
en el anlisis de riesgos de un proyecto de sistemas de informacin.

Los riesgos no son lo nico que se analiza respecto a los proyectos de informacin, pues
en todo proyecto tambin es necesario analizar y determinar los factores clave de xito
(FCE) en los proyectos de informacin, contribuye a que los administradores de proyectos
centren sus esfuerzos en los puntos clave de xito. Existen estrategias destinadas a
identificar los factores crticos de xito FCE que es un trmino empleado para designar
un elemento necesario para que una organizacin o proyecto logren su misin (Leyva,
Rosado y Febles, 2012, pg.41), por tanto los FCE son parte esencial de la determinacin
de la estrategia de un proyecto. Al proceso que se realiza para identificar, entender y
utilizar los FCE se le nombra inteligencia competitiva IC, que se define como el proceso
estratgico de identificar, entender y utilizar los FCE (Leyva, Rosado y Febles, 2012,
pg.41). Algunos FCE en donde radica la importancia de la administracin de los
proyectos son los siguientes segn Torres y Torres (2012, pg. 22 y 23):

Planeacin y comunicacin. Es de esencial importancia planear y mantener una
comunicacin fluida y acertada en el desarrollo de los proyectos, de tal manera que se
puedan evitar problemas, reducir al mnimo su impacto sobre el logro del objetivo de un
proyecto cuando stos se presentan Torres y Torres (2012, pg. 22).

Tiempo. Establecer el tiempo que se requiere para disear un plan eficaz antes de iniciar
el proyecto es importante para el logro satisfactorio de cualquier proyecto Torres (2012,
pg. 22).

Definicin del objetivo. Es importante que se defina el proyecto en forma clara
integrando en el objetivo un producto un servicio o un resultado esperado, determinado
en funcin del alcance, tiempo y costo y aceptado por el cliente Torres y Torres (2012,
pg. 22).

Involucrar al cliente. Es importante involucrar al cliente en el resultado exitoso de un
proyecto su participacin activa.

Satisfaccin del cliente. Este se considera como el fin ltimo y el beneficio mayor de los
proyectos de informacin para ello es necesario estar en continua comunicacin con l,
mantenerlo informado y a su vez indagar sobre sus expectativas por si van cambiando.

Medicin y comparacin del alcance real con el avance planeado. Esta medicin y
comparacin debe realizarse de manera regular y oportuna para la aplicacin de acciones
correctivas inmediatas en caso de ser necesario.

Evaluacin del desempeo. Al concluir el proyecto es necesario evaluar el desempeo
con el fin de identificar los factores de mejora en caso de realizarse proyectos similares en
un futuro.

Realimentacin del cliente. Es necesario intercambiar con el cliente como parte del
equipo del proyecto, sus impresiones, opiniones, etctera, es decir, hacer un recuento de
las lecciones aprendidas (McLeod, 2000, pg. 194).

Para efectos de comprender la importancia del anlisis en los proyectos de sistemas de
informacin se expone a continuacin una breve definicin de anlisis de sistemas de
informacin:

El anlisis de sistemas es el estudio de un sistema existente con el propsito de disear
un sistema nuevo o mejorado (McLeod, 2000, pg. 194).

El anlisis de un sistema de informacin parte de la revisin de los objetivos generales de
la organizacin, y de la demostracin del cumplimiento de los mismos mediante la
aplicacin de los sistemas de informacin existentes o propuestos (Stair y Reynolds
2000, pg. 545).

Por ejemplo, en el caso de una empresa que desea conocer sus ventas diarias, ingresos,
egresos y sus utilidades, el objetivo podra traducirse en una o ms necesidades de
informacin, una de las cuales podra ser la elaboracin de un estado de resultados que
podra ser por medio de una base de datos que calcule el resultado del estado de
prdidas y ganancias de la empresa, por medio del clculo de los costos y gastos que
originaron el ingreso del flujo monetario de la organizacin.

Con base en las definiciones anteriores se entiende como anlisis de los proyectos de
informacin a la recaudacin de informacin sobre un sistema ya existente o uno por
desarrollar, para determinar los requerimientos que debe cumplir el sistema, en donde a
su vez deben contemplarse otras alternativas y limitantes e investigar la factibilidad de
estas.
Es posible observar que el anlisis del proceso de un sistema de informacin de alguna
empresa u organizacin pequea puede resultar algo fcil de efectuarse, por el contrario
el proceso en una empresa u organizacin de gran tamao se tornara un poco difcil y
tediosa, por lo que segn Stair y Reynolds (2000), sugieren efectuar los siguientes pasos
para efectuar un anlisis ms completo:

1. Establecer participantes. Definir a los participantes en el estudio del sistema existente
o que se desea efectuar, lo cual implica identificar a los usuarios, beneficiarios, personal
del sistema de informacin y administradores. Los participantes desempean los
siguientes roles:

Usuarios: son aquellos que manejarn e interactuarn con el sistema.

Beneficiarios: son aquellos a los que les favorecer directamente la implementacin
del sistema de informacin.

Personal del sistema de informacin: son todas aquellas personas involucradas en
la planeacin, desarrollo, implementacin y ejecucin del sistema de informacin.

Administradores: son las personas o persona, cuya tarea principal y responsabilidad
es el aseguramiento del funcionamiento de un sistema de informacin

2. Recopilar los datos y requisitos convenientes. Buscar informacin adicional
relacionada con las necesidades y problemas que enfrenta la empresa; para esto es
preciso primero identificar la fuente de los datos, las cuales pueden ser externas o
internas, para luego recopilar la informacin por medio de herramientas como entrevistas,
cuestionarios y observacin directa.

3. Analizar los datos y requisitos. Identificar las necesidades de los usuarios,
beneficiarios y organizacin.

4. Efectuar un informe del sistema existente o del que se desea efectuar integrando
los requerimientos y las prioridades del proyecto. Dicho informe deber desglosar los
requerimientos que debe cumplir un sistema de informacin analizando un sistema
vigente o un proyecto de sistema de informacin. Es preciso tambin plasmar en el
informe las prioridades del proyecto, es decir las funciones principales as como los
requerimientos fundamentales del mismo.

Con la intencin de complementar el tema sobre el anlisis de un proyecto de informacin
es preciso conocer las aplicaciones de los proyectos de informacin, para identificar el
grado de impacto y aplicaciones estratgicas de los proyectos en las organizaciones.

3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de informacin

Hoy en da las organizaciones han cambiado su enfoque hacia la orientacin sobre el
valor que tiene el conocimiento, ya que el mercado compite en trminos de procesos e
innovacin y no nicamente en cuanto al producto, es decir que se ha enfatizado en
cuanto a la calidad y cantidad de produccin, as como en los servicios involucrados en
dichos procesos.

As pues, las organizaciones hoy en da dan una gran importancia a su informacin la
cual puede ser referente a su propio personal respecto a su experiencia, conocimiento,
innovaciones, entre otras, por lo que para lograr entrar al mercado competitivo se debe
contar con una fuente de informacin confiable y segura y es respecto a este
requerimiento donde se ubica la aplicacin de los sistemas de informacin.

La aplicacin de los proyectos de sistemas de informacin pueden realizarse en diferentes
niveles organizacionales, segn sea su necesidad, enfoque o categora; es posible utilizar
los sistemas de informacin estratgicamente, o de manera ofensiva, defensiva o
controlada.

La siguiente figura muestra la manera en que una empresa puede visualizar y emplear los
proyectos de sistemas de informacin, segn OBrien (2001).

Aplicacin de los proyectos de sistemas de informacin en las organizaciones basado en OBrien (2001)

Justificacin
en cuanto a
costos
Nivel 4 Justificacin en cuanto a costos
Se mantiene un control estrecho sobre TI
Las plataformas y las aplicaciones de tecnologa estn en
constante actualizacin.
Las evaluaciones del entorno sobre la inversin se realizan
solo en el nivel proyectado.
No existe un plan global de adquisicin de tecnologa.

Controlada
Nivel 5 Controlada
TI se considera como algo costoso
La gerencia no est dispuesta a invertir en TI o equipos de
cmputo.

Ofensiva
Nivel 2 Ofensiva
Los proyectos de informacin se consideran como un impulsor
de la competitividad.
Las redes de computadoras personales y servidores proliferan
en todas las reas funcionales dela organizacin.
La organizacin requiere de la captacin de los beneficios de
las TI.
Defensiva
Nivel 3 Defensiva
El crecimiento de los proyectos de informacin es menos
controlada que la tasa de crecimiento empresarial.
Las inversiones en TI siguen en comportamiento general de
la industria.

Estratgica
Nivel 1 Estratgico
Las TI pueden ser un factor importante de competitividad.
Las TI tienen cada vez ms demanda en el procesamiento de
transacciones, toma de decisiones, colaboracin, y procesos
empresariales claves como: reduccin de tiempo, costos, mejorar
la calidad y la flexibilidad
Es preciso mencionar que la seleccin y priorizacin de proyectos debe efectuarse con
base a los objetivos de la organizacin, es decir, priorizar aquellos proyectos que brinden
mayor beneficio y que contribuyan en el xito de una organizacin.

Existen diversos mtodos que categorizan de diferente manera los proyectos, por ejemplo
Cash McFarlan y Mc Kenney (1996) afirman que segn la reduccin de costos de las
tecnologas, los sistemas de informacin han pasado de ser aplicaciones de apoyo al
trabajo a convertirse en aplicaciones que permiten lograr ventajas competitivas
importantes y discuten el modelo de categorizacin de proyectos que a continuacin se
muestra:

El modelo de McFarlan propone cuatro categoras de sistemas:

Estratgicas Alto potencial
Aplicaciones crticas para el xito futuro de
una organizacin.
Aplicaciones que podran ser importantes
para el xito futuro de una organizacin.
Operacionales clave Soporte
Aplicaciones de las cuales la organizacin
actualmente depende.
Aplicaciones que son valiosas, pero no son
crticas para el xito de la organizacin.
Categoras de sistemas del modelo de McFarlan (Llorens, pg. 97)

1. Sistemas estratgicos. Son aquellos que aplican la tecnologa de informacin con la
finalidad de obtener una ventaja competitiva. Generalmente este tipo de sistemas
presentan las siguientes caractersticas:
Influyen en diferentes mbitos dentro y fuera de la organizacin, por ejemplo un
sistema de transacciones bancarias por internet, el cual afecta tanto el estado
financiero del banco que transfiere como a la cuenta y banco en a la cual se realiza la
transaccin.
Reflejan un impacto significativo sobre el funcionamiento de las partes que operan el
sistema.
Los beneficios resultan de un mejor posicionamiento de mercado.

2. Sistemas de alto valor potencial. Se refiere a los sistemas que tienen posibilidades
futuras de adquirir un alto valor estratgico. Por lo general los beneficios en estos
proyectos no son visibles a simple vista o en el presente inmediato, y esto puede deberse
a que normalmente integra nuevas ideas u oportunidades tecnolgicas, de las cuales an
no se han explorado todas sus potencialidades.

3. Sistemas operacionales clave. Para estos sistemas es importante considerar la
justificacin de costos y beneficios en este tipo de sistemas, sin embargo no siempre la
solucin de menor costo puede resultar la ms eficaz, por lo que es an ms importante
considerar el balance entre los costos, beneficios y los riesgos que existieran.

4. Sistemas de soporte. Son aquellos que pueden no ser indispensables, pero que por
su capacidad de mejora de la eficiencia operacional, puede resultar til contemplarlos.

La aplicacin de un proyecto de sistema de informacin, aporta estrategias en la
organizacin, esta aportacin puede identificarse mediante una matriz de valoracin
estratgica (Llorens, pg. 96) en donde se observa una valoracin del aporte estratgico
de un proyecto donde se integran dos aspectos:
La lnea de accin del proyecto: proveedores, clientes y competidores
El empuje estratgico: alianza, crecimiento, innovacin, costo y diferenciacin.

Para realizar una valoracin de los proyectos, es importante considerar los siguientes
mbitos de accin:

Proveedores. Respecto a la relacin de la organizacin con los proveedores:
Mejorar la capacidad de negociacin con los proveedores para obtener mejores
condiciones.
Reducir los costos: Ser un mejor cliente y obtener trato diferencial o un mejor nivel de
servicio. Mejorar la calidad y los costos de los servicios y productos que se ofrecen.
Mejorar la satisfaccin del cliente: Reducir la posibilidad de que los clientes cambien
de preferencia y busquen otros proveedores.
Posicionar los productos en el mercado: Mejorar el conocimiento de los clientes y sus
necesidades.
Identificar y atender nuevos mercados

Competidores. En cuanto a la relacin de la organizacin con los competidores:
Diferenciar o crear productos y servicios nuevos
Mejorar los canales de distribucin

En estos mbitos de accin, la forma en que apoya a las estrategias organizacionales un
proyecto de sistemas de informacin se clasifica de la siguiente forma:

1. Diferenciacin. Un proyecto contribuye a la distincin o diferenciacin de la empresa
superando la calidad y nivel de los servicios brindados por la competencia, por ejemplo,
brindando mejores precios, introduciendo innovaciones, atendiendo las necesidades en
forma satisfactoria, etctera.

2. Costos. Cuando un proyecto contribuye a la disminucin de costos, tanto para los
clientes como para los proveedores, es muy probable que se desarrolle una preferencia
de los proveedores hacia la organizacin.

3. Innovacin. Cuando un proyecto apoya la introduccin de nuevos productos se
fomentan relaciones novedosas con los clientes as como la competitividad.

4. Crecimiento. Cuando apoya en la flexibilizacin de los procesos de produccin,
contribuye a aumentar la produccin o ventas y a expandir geogrficamente los mercados
de la empresa.

5. Alianzas. El proyecto contribuye como apoyo a la administracin e inversin en
tecnologa para evitar que la organizacin sea superada por sus competidores.

Los elementos antes enlistados se presentan en una matriz de valoracin estratgica
donde se podr observar si el proyecto evaluado es estratgico, de alto valor potencial,
operacional o de soporte.
Proveedor

Cliente Competidor
Diferenciacin

Costo

Innovacin

Crecimiento
Alianza

Matriz de valoracin estratgica (Llorens, pg. 97).

Por medio de la matriz de valoracin estratgica se pueden identificar las aportaciones de
los proyectos al logro de la visin y los objetivos de una organizacin y a los FCE (alta,
Empuje
estratgico
Esfera estratgica
mediana, poca o ninguna) describiendo la contribucin de los proyectos a estos factores:
logro de la visin y objetivos de la organizacin.

Esta descripcin se integrar respondiendo a las preguntas por qu se afirma que el
proyecto tiene cierto grado de contribucin?, cmo contribuye al logro de la visin
y objetivos de la organizacin? Cmo apoya a los factores clave de xito?

Se integra la descripcin de la contribucin de los proyectos en una matriz de valoracin
estratgica como la que se observa a continuacin (Llorens, pg. 98):

Proyectos Contribucin Visin Objetivos FCE
Objetivo Objetivo Objetivo FCE FCE FCE
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3

Matriz de valoracin estratgica de los proyectos (Llorens, pg. 98)
En la primera columna de izquierda a derecha de la matriz anterior se integra el nombre
de los proyectos, en la matriz anterior se muestra un listado de proyectos, considerando
que en una organizacin se implementen varios proyectos para sus diversas reas
funcionales, pero si se refiere a un nico proyecto, es posible integrar slo una celda con
el nombre del proyecto. En la segunda columna llamada contribucin se describe la
contribucin que se considera hace el proyecto a los aspectos de la organizacin
mencionados anteriormente. En las siguientes celdas: visin, objetivos y FCE es
posible integrar valores por ejemplo de 0 a 10, donde cero representa la forma mnima de
contribucin y el 10 el grado mximo de contribucin. Tambin pueden integrarse las
escalas:
0=ninguna
1=Poca contribucin
2=Mediana contribucin
3=Alta contribucin

El anlisis de este tipo de herramientas en las cuales se concentra informacin sobre la
relacin de los proyectos en el buen funcionamiento de la organizacin o qu tanto
impactan en su estructura, objetivo, resolucin de problemas, en su buen funcionamiento,
es posible detectar qu FCE se estn desatendiendo para implementar proyectos de
informacin que se consideren pertinentes, ante ello, en el siguiente tema se abordar la
relacin entre la deteccin de necesidades con la implementacin de un proyecto de
informacin.

Actividad 1. Planteamiento de soluciones mediante un sistema de
informacin

Esta actividad tiene el propsito de que identifiques un ejemplo de proyecto de
informacin que d solucin a un rea organizacional mediante un sistema de
informacin. Para ello ser necesario que realices los siguientes pasos:

1. Investiga un ejemplo de proyecto de sistema de informacin.

2. Identifica su aplicacin y la situacin que resuelve en una organizacin.

3. Menciona a cul de las cuatro categoras del modelo de McFarlan pertenece el
sistema de informacin.

4. Desarrolla una matriz de valoracin estratgica del proyecto con sus valores
correspondientes.

5. Guarda la actividad con el nombre DAPI_U3_A1_XXYZ. Sustituye las XX por las
dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por tu primer apellido y la Z por tu
segundo apellido.

6. Enva el archivo a tu Facilitador(a) para recibir retroalimentacin mediante la
herramienta Base de datos

7. Comenta las actividades de tus compaeros.

*No olvides consultar los Criterios de evaluacin de la unidad 3 para que los consideres
en el desarrollo de tu actividad.

3.1.2. Deteccin de necesidades para la implementacin de un
proyecto de informacin dentro de un marco organizacional

La deteccin de necesidades forma parte de la evaluacin de proyectos de informacin se
inserta como parte de un estudio donde es posible detectar las necesidades que pueden
ser satisfechas mediante la implementacin de los proyectos (Baca, 2006).

La deteccin de necesidades es a la vez una fase y una estrategia de evaluacin
diagnstica. Fase porque se ubica como la primera etapa dentro de la planeacin
normativa, estratgica y tctica de una intervencin preventiva; es la base del diseo y la
operacin de cualquier programa o proyecto (Centro de investigacin juvenil A.C.).

Para efectos de esta unidad, la deteccin de necesidades se considerar como una
estrategia de evaluacin diagnstica, que se inserta en todo tipo de organizaciones, pues,
en ellas se realizan la clasificacin o distribucin de flujos de informacin constantes, sin
embargo, no todas las organizaciones son capaces de identificar sus verdaderas
necesidades, para a partir de ello, contar con un flujo de informacin que cubra las
necesidades reales de las empresas.

De ello parte la necesidad de llegar a la raz de los problemas, oportunidades o
necesidades propias de cada organizacin, y cumplir los requerimientos de las mismas,
por medio de la implementacin de un proyecto de informacin.

Para lograr diagnosticar las necesidades reales de una organizacin, y a partir de ello
lograr la implementacin de un proyecto de informacin, existen una serie de tcnicas y
herramientas que contribuyen en la identificacin de dichas necesidades, y la mayora de
ellas persiguen la finalidad de recopilar informacin necesaria para la identificacin y
anlisis de los problemas o necesidades, a continuacin se explican algunas herramientas
de identificacin y anlisis de necesidades.

Diagnstico organizacional. Este proceso consiste en evaluar el funcionamiento en una
organizacin, un departamento, un equipo o un puesto de trabajo con la finalidad de
identificar las fuentes de los problemas y/o en algunos casos las reas de oportunidad.
Dicho diagnostico comprende las siguientes tareas:
Recaudacin de datos referentes a las operaciones actuales.
Analizar dichos datos.
Generar conclusiones de un posible cambio y/o mejora.

La informacin necesaria para diagnosticar los problemas en la organizacin se puede
recaudar mediante la aplicacin de cuestionarios, entrevistas, la observacin y los
registros de la organizacin.

Cuestionario. Para la elaboracin de preguntas para un cuestionario es importante
considerar las siguientes recomendaciones, segn (Daz de Rada, 2001):
Respecto al contenido de las preguntas: se debe tener claro el objetivo del cuestionario y
la informacin que se espera obtener de cada pregunta.
Respecto a la forma de preguntar, se deben considerar las siguientes recomendaciones:
Preguntas claras breves y concisas.
Deben ser formuladas con una alta precisin.
Las preguntas deben formularse con base en el lenguaje de la poblacin a
estudiar, es decir, considerar el nivel acadmico, contexto social, cultural, etctera.
Se deben evitar palabras en las preguntas tales como no sabe, no contesta.
Las preguntas deben ser referidas a un solo aspecto o relacin lgica.
Tipos de preguntas:
1. Abiertas. Las cuales pueden ser dicotmicas, es decir que pueden contener dos
opciones de respuestas o incluir varias opciones.
Ejemplo: qu opina usted del proceso de capacitacin que se lleva a cabo
actualmente?________________________________________________

2. Cerradas. Estas contienen categoras u opciones de respuestas delimitadas.
Ejemplo: Qu tiempo se lleva en el proceso de capacitacin actual?
a) de 15 a 20 das b) de 20 a 25 das c) de 25 a 30 das

Para la elaboracin de preguntas abiertas es conveniente elaborarla de tal manera que la
respuesta aporte informacin que se considere til en la identificacin de un problema u
oportunidad.

Para la elaboracin de preguntas cerradas es conveniente elaborar adecuadamente las
opciones o alternativas de respuestas, de manera que no sean confusas, y que
proporcionen los datos que realmente se necesitan analizar.

Entrevista. Es una tcnica en la que una persona (entrevistador) solicita informacin a
otra persona o grupos de personas (entrevistados o informantes) para la obtencin de
datos de una situacin o problema.

La entrevista se refiere a una conversacin que se da al menos entre dos personas, una
de ella es el entrevistador y la otra el entrevistado.

El objetivo de la entrevista es obtener informacin de los entrevistados, as como facilitar
o transmitir informacin, orientar o dar apoyo en relacin con sentimientos,
comportamientos, conflictos de la organizacin o departamento.
Existen dos tipos de entrevistas segn Campabadal (2005):
a) Entrevista estructurada: La cual es dirigida, y las preguntas se preestablecen en el
mismo orden y son recopiladas en un cuestionario.
b) Entrevistas no estructurada: Las cuales son libres, y las preguntas se elaboran de
manera abiertas, y se van elaborando en el transcurso del ambiente de la
conversacin.

En una entrevista siempre se deben registrar los resultados, pueden ser grabados o
tomando nota de ellos.

Al finalizar la entrevista es posible que se logre analizar los resultados recopilando las
conclusiones relativas al tema de inters.

Observacin. La observacin debe ser un proceso en el que es preciso poner
atencin a los movimientos, acciones, tareas y eventos que se efectan en la
organizacin para lograr detectar a partir de ello algn problema u oportunidad que
lleve a la necesidad de implementar algn proyecto de informacin. Es conveniente
efectuar dicha observacin por un periodo constante de tiempo y para la observacin y
medicin de algn proceso especifico puede ser til la implementacin de algunas
herramientas de muestreo y estadsticas, probabilstico, sistemtico, errtico entre
otros.

Registros de la organizacin. Otra herramienta para la identificacin y anlisis de
necesidades o problemas es el registro de la organizacin. Es importante tambin
considerar los registros de informacin con los que actualmente cuenta la organizacin
con la finalidad de analizarlos e identificar algn problema u oportunidad de mejora en la
implementacin de un sistema de informacin.

Para lograr la implementacin de un proyecto de informacin partiendo de la identificacin
de necesidades en una organizacin es posible tambin aplicar el enfoque sistmico, el
cual emplea una orientacin sistmica para definir problemas y oportunidades y a partir de
ello proponer soluciones, dentro del cual se contemplan las siguientes actividades segn
(Burch y Grudnitski, 1992, pg. 80):
1. Reconocer y definir un problema o una oportunidad implementando el pensamiento
sistmico.
2. Desarrollar y evaluar soluciones alternativas de sistemas.
3. Elegir la solucin de sistema que cumpla mejor los requerimientos.
4. Disear la solucin de sistema elegido.
5. Implementar y evaluar el xito del sistema que ha sido diseado.

A continuacin se muestra una figura que desglosa cada paso del enfoque sistmico
segn (Burch y Grudnitski,1992, pg. 82), para la identificacin de necesidades, con la
finalidad de proporcionarte una alternativa para el desarrollo e identificacin de soluciones
a problemas que presente alguna organizacin y a partir de ello lograr implementar un
sistema de informacin.

Enfoque sistmico para la solucin de problemas (Burch y Grudnitski, 1992, pg. 80)

A continuacin se explicarn los elementos que conforman el enfoque sistmico.

Definir el
problema
Desarrollar
soluciones
alternativas
Elegir la
solucin
Disear solucin
Implementar la
solucin
S
u
p
e
r
v
i
s
a
r

y

e
v
a
l
u
a
r

l
o
s

r
e
s
u
l
t
a
d
o
s

Definicin de problemas y oportunidades
Un problema puede definirse como un conjunto de hechos o circunstancias que
dificultan la consecucin de algn fin (RAE, 2013, Problema).
Una oportunidad es una condicin bsica que presenta el potencial de resultados
deseados Burch y Grudnitski (1992, pg. 81).
Con lo anterior es oportuno tambin aclarar que los sntomas de algn problema deben
ser separados de los problemas en s, ya que los sntomas son simplemente seales de
una causa o un problema implcito.

Un ejemplo de un sntoma de problema en una organizacin puede ser el siguiente: las
ventas de un producto en una empresa han bajado, esto es consecuencia de que los
empleados encargados de ventas han perdido ventas en mostradores, debido a que no
logran obtener informacin actual sobre precios y disponibilidad de los productos
existentes en el almacn. En este ejemplo es posible identificar como oportunidad:
incrementar las ventas en un alto porcentaje si los empleados encargados de ventas
recibieran las respuestas inmediatas a las solicitudes, mediante la implementacin de un
sistema de control de informacin, ventas e inventarios en tiempo real.

Para emplear el pensamiento sistmico en la identificacin de algn problema u
oportunidad es importante considerar:
Observar las interrelaciones entre los sistemas.
Observar los procesos de cambio en los sistemas.

Desarrollar soluciones alternativas
El Comnmente existen distintas maneras de solucionar algn problema de buscar
alguna oportunidad. Efectuar una sola alternativa imita la opcin de considerar varias
caractersticas significativas de las diferentes alternativas (Burch y Grudnitski, 1992).

Una fuente de las soluciones alternativas pudiera ser la experiencia, y retomar las
soluciones que han funcionado, o que se han considerado en un pasado, puede ser til
considerarlas de nuevo. Pero en s las soluciones provienen de ideas propias e ingenio.

Luego de ello podran generase alternativas ms realistas considerando los recursos
financieros, de personal, entre otros. Algunos paquetes de software son de gran ayuda
para la toma de algunas decisiones por medio de simulacin pudiendo contribuir en la
generacin de variedad de alternativas.

Retomando el ejemplo de la definicin de problema y oportunidad, podran haberse
generado las siguientes soluciones alternativas:
Capacitar al personal para tener una atencin inmediata las ventas.
Implementacin de un sistema de control de informacin, ventas e inventarios en
tiempo real.
Invertir en tecnologa avanzada para efectuar movimientos en tiempo real.

Evaluar soluciones alternativas
Una vez que se tienen las soluciones alternativas, es preciso evaluarlas con la finalidad
de identificar la mejor solucin. Es preciso determinar que alternativa cumple mejor los
requerimientos especficos o generales, las caractersticas y capacidades que sean
necesarias para lograr el xito del proyecto (Burch y Grudnitski, 1992).

Es conveniente clasificar o ponderar los criterios segn grado de cumplimiento de los
requerimientos del proyecto, por ejemplo se podra clasificar un criterio referente a los
costos de operacin ms altos que uno de facilidad de uso.

Elegir la mejor solucin
Mediante la gua de la seleccin de la mejor solucin es posible integrar al diseo del
proyecto esta seleccin e implementarlo evitando con ello la implementacin de un
proyecto el cual no sea la mejor alternativa para la solucin de los problemas, dentro de
ello pueden surgir tambin algunos riesgos como la elevacin de costos debido a una
mala eleccin, pueden no cumplirse los objetivos deseados, ni los requerimientos.
Por lo que, luego de evaluar las posibles soluciones de alternativas, se puede iniciar el
proceso de seleccin de la mejor solucin; para ello es conveniente comparar las
diferentes alternativas. Es posible tambin no elegir la solucin de alternativa con mayor
calificacin, a causa de diferentes razones, una de ellas podra ser por ejemplo una
restriccin presupuestaria, imprevista, factores polticos u objeciones legales, entre otros;
y en este caso debe identificarse y evaluarse nuevas soluciones alternativas (Burch y
Grudnitski, 1992).

Disear e implementar una solucin
Una vez que se ha elegido la solucin, esta debe ser diseada e implementarse.
Particularmente las especificaciones de diseo podran detallar las caractersticas y las
capacidades de los recursos humanos, materiales y las actividades de los sistemas de
informacin que requieren un nuevo sistema.
Un plan de implementacin especfica los recursos, las actividades y el momento
oportuno para una implementacin apropiada (Burch y Grudnitski, 1992).

Uso del enfoque sistmico
Este enfoque es muy til en la deteccin de problemticas en una organizacin, sin
embargo muchas veces no es tan necesario efectuar el enfoque para identificarlo, ya que
muchas organizaciones presentan alguna problemtica o alternativa por lo que este
enfoque ayuda en la deteccin ms certera de lo que en realidad necesita la organizacin
y luego lograr el diseo de solucin y a partir de ello la implementacin de un proyecto de
informacin (Burch y Grudnitski, 1992).

Actividad 2. Deteccin de necesidades

Esta actividad tiene como propsito que realices un diagnstico de necesidades en un
marco organizacional, para ello ser necesario que retomes el ejemplo de proyecto de
la actividad 1 Planteamiento de soluciones mediante un sistema de informacin. Una
vez retomada la actividad 1, realiza los siguientes pasos:

1. Identifica y menciona alguna problemtica u oportunidad de mejora,
mediante la implementacin del proyecto segn el pensamiento sistmico.

2. Redacta un diagnstico de la situacin que presenta la empresa u
organizacin a la que se est enfocando el proyecto.

3. Identifica y menciona soluciones alternativas.

4. Guarda la actividad con el nombre DAPI_U3_A2_XXYZ. Sustituye las XX por
las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por tu primer apellido y la Z
por tu segundo apellido.

herramienta Tarea.

No olvides consultar los Criterios de evaluacin de la unidad 3 para que los consideres
en el desarrollo de tu actividad.

3.2. Implementacin de un proyecto de informacin

La implementacin de un proyecto de informacin es una de las fases mas importantes
del ciclo de vida de desarrollo de un sistema, ya que esta se considera una de las claves
de xito del proyecto, debido a que la correcta implementacin ser el resultado de un
buen proceso a lo largo del desarrollo de un proyecto, es decir, una implementacin
correcta, indica que las etapas de planeacin, anlisis, diseo, codificacin, etc. han sido
efectuados correctamente, por lo que tambin nos indica que el resultado del proyecto
ser exitoso.

La implementacin de un proyecto de informacin requiere la elaboracin de una serie de
tareas antes de que el nuevo sistema de informacin sea implementado. Al efectuarse las
actividades la responsabilidad se centra en los usuarios finales y el personal de operacin
(Burch y Grudnitski, 1992, pg. 895)

Preparacin para la implementacin
Aunque un sistema se encuentre bien diseado, gran parte del xito del proyecto depende
de la preparacin y ejecucin de la implementacin del mismo.

Es necesaria la elaboracin de un reporte final de la implementacin, en donde lo ms
importante de este documento es el plan de implementacin basado en el diagrama de la
tcnica de evaluacin y revisin de programas (PERT) o grfica de Gantt.

Un ejemplo de este plan de implementacin puede ser el siguiente:

Plan de implementacin L M M J V L M M J V L M M J V
Codificacin
Prueba
Instalacin
Documentacin
Capacitacin y soporte
Ejemplo de plan de implementacin

El ltimo documento formal
El ltimo documento formal es el reporte final de la implementacin. Este reporte es
relativo al sistema, es decir, si es sencillo y con pocos alcances el reporte ser sencillo
tambin, por el contrario, si se trata de un sistema ms complejo, el reporte corresponder
a la complejidad del proyecto. Es importante desarrollar una parte del reporte final antes
de iniciar la fase de implementacin y el resto de reporte se efecta al finalizar la
implementacin del nuevo sistema. Durante el proceso de implementacin, se debe
preparar la documentacin que contenga los procedimientos y programas, se deben
realizar pruebas y registrar los resultados de estas, as como los resultados de las
conversiones, el seguimiento y por ltimo la aceptacin (Burch y Grudnitski, 1992).

Plan de implementacin
Por lo regular el plan de implementacin se empieza algunas semanas o meses antes de
la llegada de la tecnologa, segn el alcance y complejidad del proyecto.

El plan de implementacin para un sistema algo grande o complejo, puede medirse en
meses y comprende una coordinacin, y calendarizacin de varias actividades y tareas
que pueden efectuar un equipo de implementacin.
La siguiente imagen muestra un plan de implementacin de un proyecto tpico de un
sistema grande o a gran escala (Burch y Grudnitski, 1992).


1 4 7 9
10 11 12
2
3
6 8
5
Diseo detallado
de sistemas
S
o
l
i
c
i
t
a
r

t
e
c
n
o
l
o
g
a

Probar tecnologa
Instalar tecnologa
Revisar
especificaciones
Escribir programa Probar programa Conversin del
sistema
Implementar
seguimiento
Aceptar

Plan de implementacin de un proyecto tpico de un sistema a gran escala (Burch y Grudnitski, 1992, pg. 897)

Segn el ejemplo, cuando la tecnologa ha sido evaluada y seleccionada, se genera la
orden de compra para adquirir el componente estructural de la tecnologa elegida. Se
conforma un equipo de programacin y este empieza a verificar las especificaciones del
diseo para asegurar un buen entendimiento antes de empezar con la codificacin. La
capacitacin empieza al instante para personal y usuarios y es continua hasta su final.

El proyecto incluye la fase en la cual la tecnologa es sometida a una serie de pruebas
con el fin de asegurar su funcionamiento eficiente y comprobar lo que se plane. Al ser
exitosas las pruebas, el sistema pasa a un proceso de conversin el cual puede ser
paralelo, directo, modular o en fase (Burch y Grudnitski, 1992).

Al tener todo en orden y en excelencia, resultados correctos, documentacin clara,
correcta y completa, personal capacitado, y procedimientos de operacin claros, el
sistema en este momento pasa de estar en un estado de desarrollo a un estado
operacional. Esta transicin indica la aceptacin del usuario y del personal operacional.

3.2.1. Las TICS en los sistemas de informacin

Como se ha mencionado antes, los sistemas de informacin son elementos orientados al
tratamiento para generar informacin necesaria para la toma de decisiones y
cumplimiento de algn objetivo; es preciso mencionar que las tecnologas de informacin
son herramientas que facilitan la elaboracin de tareas, como almacenamiento,
procesamiento y transformacin de la informacin, por lo que es posible observar que la
aplicacin de las tecnologas de informacin dentro de los sistemas de informacin
contribuye en gran medida a el xito de la elaboracin de proyectos de informacin ms
eficientes.

Con la finalidad de poder reafirmar lo anterior, a continuacin se expone la definicin de
sistemas de informacin y conceptos de las tecnologas de informacin y su contribucin
en los sistemas de informacin.

Un sistema de informacin se define como un sistema capaz de recoger, almacenar y
procesar datos para que luego de un anlisis, obtener informacin til y necesaria para la
organizacin en la que en la que se encuentra inmerso. Cotos y Taboada (2005), pg. 4

Las tecnologas de la informacin son un trmino utilizado para describir la combinacin
de la tecnologa de informtica (hardware y software) con la tecnologa de las
comunicaciones (redes de datos, imgenes y voz. Fernndez (2006) pg. 20

Previo a la introduccin del trmino de la informtica, los sistemas de informacin se
efectuaban con procesos manuales, un ejemplo de este tipo de sistemas podra ser un
sistema de informacin de los estados de cuenta de una empresa, los cuales se
efectuaban segn determinados procesos y normas estandarizadas, los cuales se
calculaban mediante hojas o cuadernos de clculo de estados de cuenta, con la finalidad
de documentar y archivar informacin econmica de la empresa. Aun suele ser usual la
implementacin de algunos sistemas de informacin que no empleen la tecnologa
informtica.

Sin embargo la aparicin de la tecnologa informtica en los sistemas de informacin ha
detonado una significativa aceptacin por parte de las organizaciones y por los
desarrolladores de proyectos, gracias a la automatizacin en los procesos mecnicos que
anteriormente se efectuaban manualmente, provocando con ellos que en la actualidad se
consideren como un soporte fsico de los sistemas de informacin.

La siguiente figura muestra la estructura que compone un sistema de informacin:

Componentes de un sistema de informacin con base en el esquema Componentes de un sistema de
informacin de Fernndez (2006, pg. 21)

EL esquema anterior muestra los componentes principales de un sistema de informacin
en el que se involucran las personas o usuarios de las tecnologas, los procesos que son
Personas Datos Procesos
Tecnologas de informacin
los responsables de generar o manipular los datos.

Las tecnologas de la informacin se clasifican en dos grupos (Fernndez, 2006):

Las tecnologas informticas. Los cuales se clasifican en componentes de hardware
(dispositivos electrnicos como ordenadores, pantallas, impresoras, etc.) y en
componentes de software (cdigo de informtica que logra hacer funcionar el hardware).
Es posible tambin clasificar las tecnologas informticas como parte de los componentes
de un sistema de informacin, las cuales pueden ser tecnologas basadas en datos, cuya
funcin es (capturar, almacenar, y gestionar datos e informacin), y las tecnologas
basadas en procesos, cuyas funciones se centran en dar soporte a las actividades o
procesos que se efectan en las organizaciones.

Tecnologas de telecomunicaciones. Son las que realizan interconexin de la
tecnologa informtica de datos o procesos, desde diferentes puntos. Existe un avance
considerable en relacin a las tecnologas de telecomunicaciones, debido a la
introduccin y adaptacin a internet por parte de las organizaciones. Este creciente
avance ha permitido un acceso remoto entre los sistemas de informacin, as como la
interconexin entre diferentes sistemas de informacin que se ubique en distintos lugares.

Los sistemas de informacin se disearon con la finalidad de satisfacer diferentes
necesidades que gestionen la informacin. Recopilando datos de la organizacin en la
que se desee implementar un sistema de informacin, tanto internos como externos, para
luego poder ser analizados, manipulados y procesados segn lo requieran, con la
finalidad de generar informacin til en la toma de decisiones.

Un sistema de informacin se encuentra conformado por diferentes componentes, segn
Cotos y Taboada (2005), los cuales son:

Los datos, que son entradas al sistema de informacin, la cuales son indispensables en
la generacin de informacin.
El usuario, es la persona que utilizar el sistema de informacin, es quien puede proveer
de informacin, manipularla y/o utilizar los resultados generados.
El hardware, el cual es indispensable para que el sistema de informacin pueda efectuar
la comunicacin, el procesamiento y el almacenamiento de la misma.
Los procedimientos, los cuales son los que se efectan sobre los datos y producen
distintos resultados. Estos forman parte del software del sistema de informacin y
persigue el objetivo del correcto procesamiento de las entradas y se generen los
resultados esperados.

Cada da se emplea en mayor grado la tecnologa de informacin en la automatizacin de
las actividades de una organizacin. Los sistemas de informacin han logrado evolucionar
a partir de la implementacin de la tecnologa de informacin como un medio para
automatizar los procesos y apoyar la toma decisiones para lograr ventajas competitivas
mediante su aplicacin, ante ello, es necesario centrar la atencin en los beneficios de
implementar proyectos de sistemas de informacin mediante la administracin de
proyectos lo cual permite alcanzar la mayor eficiencia de todos los recursos que ello
conlleva (Torres y Torres, 2012), lo cual se revisar con detalle a continuacin.

3.2.2. Implementacin y administracin de un proyecto de informacin

En lo que respecta a la implementacin de un proyecto de sistema de informacin, es
importante sealar que esta se refiere a tener todo en orden, es decir, que el
funcionamiento del sistema sea el que se requiere, que la documentacin sea clara,
correcta y completa, que se cuente con el personal capacitado, que se cuente con los
recursos y por ltimo, asegurar la claridad en los procedimientos de operaciones. (Mc
Leod, 2000).

De igual manera es conveniente recordar que la administracin de proyectos de
informacin apoya en la planeacin y programacin, organizacin, direccin y control de
un conjunto de tareas o actividades, que se desarrollan por un grupo de trabajo y que
persiguen el cumplimiento de el mismo objetivo, dentro de los cuales se encuentran el
anlisis, diseo, desarrollo, mejora de alguna oportunidad o problema de informacin que
se desee atender en una organizacin (Torres y Torres, 2012).

Es importante tambin que recuerdes que en la unidad 2 de esta asignatura denominada
Etapas de un proyecto de informacin, se vieron cada una de las etapas que conforman
un proyecto de informacin, dentro de las que podemos recordar que son planeacin y
programacin, organizacin, direccin y ejecucin y control, observndose un desarrollo
gradual del proyecto detectadas las necesidades se determinan las caractersticas del
trabajo, y se concluyen las etapas de planteamiento de un proyecto, como los seres
humanos tenemos un ciclo de vida, en el cual nacemos, crecemos, nos reproducimos y
morimos, los proyectos de sistemas de informacin tambin tienen su propio ciclo, como
se muestra en seguida:


Ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de informacin. (Coronel, Morris y Rob,
2011, pg. 375)
Las fases se exponen a continuacin:

Planeacin. En esta etapa se abarcan dos aspectos fundamentales uno de ellos es la
evaluacin inicial, la cual detalla la situacin actual de la organizacin y por qu surge la
necesidad de la implementacin de un nuevo sistema, es importante empezar a prever en
esta etapa, los recursos, los requerimientos, y los tiempos que requiere el sistema, (un
proceso similar al de la etapa de administracin de proyectos de informacin que se
abarco en la unidad 2 de la presente asignatura). Otro de los factores se refiere al estudio
de factibilidad del sistema, en donde es posible determinar si es factible lo que se
pretende efectuar, este estudio se deriva en tres tipos, que segn Burch y Grudnitski
(1992) son:
1. Factibilidad tcnica
2. Factibilidad econmica
3. Factibilidad operacional
Evaluacin inicial
Estudio de factibilidad
Necesidades del usuario
Evaluacin del sistema
existente
Diseo lgico del sistema

Especificacin
detallada del sistema
Codificacin, prueba y
depuracin.
Instalacin, afinacin.
Evaluacin
Mantenimiento
Mejora
Planeacin
Anlisis
Diseo detallado
de sistemas
Implementacin
Mantenimiento
La factibilidad tcnica es un estudio que ayuda a determinar que los recursos existentes
son suficientes para efectuar el proyecto, en este se deben sealar y describir el equipo
que se emplear, la tecnologa existente de software y el personal disponible.

El estudio de factibilidad econmica, comprende la demostracin de que el proyecto
resulta ser factible econmicamente, en l se deben comprender aspectos como un
anlisis costo-beneficio, costos de operacin, produccin, entre otros. Este estudio suele
ser el ms importante o significante para las organizaciones ya que es la parte en la que
se convencen de que los beneficios valdrn el costo de proyecto.

El anlisis de factibilidad operacional, este estudio pretende demostrar la utilidad del
sistema una vez que se haya concluido y ejecutado dentro de la organizacin, es
conveniente que este tipo de estudios sea realizado por un analista de sistemas el cual
tenga los conocimientos suficientes del sistema de informacin.

Anlisis. Es en esta en la que se determinan las necesidades del usuario por medio de
una investigacin y anlisis de requerimientos, as mismo se efecta un previo estudio y
anlisis de la situacin y funcionamiento del sistema que se implementa actualmente; y
por ltimo se elabora un anlisis del diseo lgico del sistema, es decir qu lgica se
implementar y qu actividades involucra.

Diseo detallado del sistema. En esta fase se completa el proceso diseo del sistema,
el cual considera las especificaciones tcnicas que se requieran para lograr que el
sistema genere informacin de manera eficiente. Los sistemas pueden ser diseados para
conversin de un sistema antiguo a nuevo.

Implementacin. En esta fase se instalan el hardware, software, los programas de
aplicacin, y se implementa el diseo del sistema. Al comienzo de esta fase el sistema
entra en un ciclo de codificacin, prueba y depuracin hasta quedar listo para su entrega.

Como ltima fase de las fases del ciclo de vida de un proyecto de informacin, se
presenta la etapa de implementacin del proyecto de sistema de informacin, la cual
suele ser por lo general la ms es costosa debido a que se involucran personas,
herramientas y recursos, dentro del proceso. Es normal tambin que esta etapa consuma
mucho tiempo ya que es en donde se lleva a cabo todo el trabajo que ha sido planeado, y
desarrollado anteriormente durante el ciclo de vida.

La etapa de implementacin se puede dividir en seis procesos:

Codificacin.
Prueba.
Instalacin.
Documentacin.
Capacitacin.
Soporte.

Codificacin. Este proceso consiste en convertir las especificaciones fsicas del diseo
en lneas de programas. Por lo general se vuelve una actividad intensa y se recomienda
efectuarse a la par con las pruebas del programa.
El cdigo debe ser claro, legible, limpio, documentado y modular.

Prueba. Las pruebas se efectan con la finalidad de descartar cualquier defecto, y se
efectan en base al tipo de software que se desea implementar. Las pruebas que se
pueden efectuar pueden ser de tipo dinmicas o estticas, automatizadas o manuales.

Esttica. Se refiere a que el cdigo a evaluar no se ejecuta.
Automtica. Se refiere al cdigo a evaluar ejecutado en una computadora.

Manual Automtico
Esttico Inspecciones Chequeo sintctico
Dinmico Corrida en fro (Desk
Cheking).

Pruebas de unidad.
Pruebas de integracin.
Pruebas del sistema.
Categorizacin de los tipos de pruebas (con base en Valacich, 2001)
En dnde
Inspecciones. Es un elemento de aseguramiento de la calidad, y se considera como una
inspeccin detallada del cdigo del sistema.
Corrida en frio ( Desk Cheking). Se refiere a ejecutar el cdigo para verificar el
funcionamiento adecuado.
Chequeo sintctico. Es una prueba efectuada por compiladores.
Pruebas de unidad. Son conocidas como las pruebas de la caja blanca y caja negra en
las cuales nicamente se conocen sus entradas y salidas.
Pruebas de integracin. Pueden ser profundas o anchas, y verifican que los
mecanismos de proteccin sean adecuados.
Pruebas del sistemas. Se dividen en:
Alfa: Son aquellas que se efectan con una muestra de datos reales y;
Beta: Son evaluaciones de un grupo de colaboradores.

Instalacin. Es el proceso en el que se sustituye el anterior sistema por un nuevo sistema
de informacin, dentro del proceso de instalacin existen cuatro categoras las cuales son:
1. Instalacin directa. En donde la instalacin del nuevo sistema se efecta
simultneamente con el sistema actual, pero luego de la instalacin se deja de
implementar el sistema actual y se implementa el nuevo sistema.

2. Instalacin en paralelo. En este caso la instalacin del nuevo sistema se efecta
simultneamente con el sistema actual, pero luego de la instalacin se sigue
implementando el sistema actual y se implementa el nuevo sistema simultneamente
por un periodo ms.

3. Instalacin de localidades individuales. En
este caso la instalacin del nuevo sistema se efecta por localidades individuales, y
se efecta simultneamente con el sistema actual y al terminar la instalacin se
implementa el nuevo sistema y se prosigue a instalar la siguiente localidad.

Sistema actual
Instalacin de un
nuevo sistema
Nuevo sistema Tiempo
Sistema actual
Instalacin de un
nuevo sistema
Nuevo sistema Tiempo
Sistema actual
Instalacin de un
nuevo sistema
Nuevo sistema
Tiempo
Localidad n

4. Instalacin por fases. Este tipo de instalacin se efecta por fases, es decir en las
primeras fases se tiene el sistema actual sin el mdulo 1 y sin el mdulo 1 y 2, luego
se implementa el mdulo 1 y se comienza la instalacin del mdulo 2 para luego de la
instalacin sea implementado.

Documentacin. El proceso de documentacin consiste en:
Documentacin el sistema. Consiste en la documentacin interna que se refiere a
los programas y la externa, que son los diagramas de entidad relacin, diagrama
de clases, DFD, etc.
Documentacin del sistema. Esta documentacin se refiere a
hipertextos/tutoriales, ayuda por lnea y manuales de usuario.

Capacitacin. Primero se debe tomar en cuenta a quienes se les dar la capacitacin.
Usuarios directos del sistema.
Usuarios indirectos del sistema.
Sistema actual
Instalacin de un
nuevo sistema
Nuevo sistema
Tiempo
Localidad n+1
Sistema actual
Sistema actual
sin el mdulo 1
Sistema actual sin el mdulo 1 y 2
Instalacin
mdulo 1
Instalacin
mdulo 2
Nuevo mdulo 1 Tiempo
Nuevo mdulo 2 Tiempo
Es recomendable tomar en cuenta las habilidades y expectativas que tienen cada tipo de
usuarios, con la finalidad de que la capacitacin que se lleve a cabo sea comprendida en
su mayora y con claridad.
Mtodo de capacitacin
Porcentaje
relativo
Experto en el sitio 51 %
Instruccin asistida por computadora 12 %
Cursos formales 10 %
Componentes de ayuda de Software 10 %
Tutoriales 7 %
Manuales interactivos de capacitacin 5 %
Fuentes externas ( vendedores) 5 %
Tipos y frecuencias de los tipos de capacitacin (Valacich, 2001)
Soporte. En esta fase se ofrece el soporte a usuarios, por un grupo de personas capaces
de responder preguntas y as como asistir a los usuarios, pertenecientes a una
organizacin.
En un centro de soporte se efectan las siguientes tareas:
Instalacin de nuevo Hardware y Software.
Asistencia de consultas de los usuarios con respecto al sistema.
Extraccin de datos de grandes repositorios para PC.
Asignacin de cuentas.
Responder preguntas bsicas.
Ofrecer demostracin de Hardware y Software.
Se trabaja con los usuarios para proponer cambios en los sistemas.

Los entregables de los procesos de documentacin, capacitacin y soporte son:
Proceso Entregable
Documentacin Documentacin del sistema.
Documentacin del usuario.
Plan de capacitacin del usuario Clases
Tutoriales
Mdulos de capacitacin de
usuarios
Materiales de capacitacin
Ayudas de capacitacin basadas en computadora.
Plan de soporte a usuarios Ayuda a usuarios
Ayuda en lnea
Carteleras de boletines y otros mecanismos de
soporte.
Entregables de la documentacin de sistemas, capacitacin de usuarios y soporte a usuarios (Valacich, 2001)

Mantenimiento. Una vez que el sistema es operacional, los usuarios finales por lo
general solicitan cambios. Estos cambios generan actividades como las de mantenimiento
del sistema, que a su vez se agrupan en tres tipos:
Mantenimiento correctivo. Se efecta en respuesta a errores del sistema.
Mantenimiento Adoptivo. Se realiza debido a cambios en el ambiente de trabajo.
Mantenimiento perfectivo. Se hace con la finalidad de mejorar el sistema.

Debido a que cualquier cambio estructural del sistema, conlleva a efectuar todos los
pasos del ciclo de vida de desarrollo del sistema, por lo que el sistema siempre se
encuentra en un sentido en alguna de las fases.

Con lo anterior se puede observar que la fase de implementacin de un proyecto es la
fase en la que realmente se demuestra lo planeado y con ello se pone a prueba lo bien
que se ha efectuado el proyecto hasta este punto, por lo que es oportuno tambin que es
en esta etapa en la que se cuida la administracin de proyectos, la cual est dada por la
supervisin, direccin y control.

Con la finalidad de comprender ms a fondo el tema de implementacin se presenta un
ejemplo sencillo de un sistema de informacin el cual consiste en una base de datos para
el control de ventas de una organizacin, en donde a continuacin se detallan los
procesos de implementacin:

1. Codificacin. El presente sistema se desarrolla en lenguaje de programacin de
.net y el periodo de programacin se ha realizado en tres semanas.

2. Prueba. La prueba que se le aplica al presente sistema de informacin es de tipo
dinmico, en el que primero se realiza la prueba de unidad, luego la prueba de
integracin y por ltimo las pruebas del sistema.

3. Instalacin. La instalacin que se efecta en el sistema es de tipo paralelo, ya
que se seguir utilizando el sistema que existe actualmente y al mismo tiempo se
efectuar la implementacin del nuevo sistema.

4. Documentacin. La documentacin que se entregara sern los tutoriales, ayuda
por lnea y manuales de operacin y de usuarios.

5. Capacitacin. La capacitacin se efectuar en un periodo de 3 semanas y se
impartir a usuarios directos e indirectos. El material de capacitacin que se
necesitar ser un centro de cmputo con el sistema actual instalado y el personal
que lo utilizar.

6. Soporte. El plan de soporte contempla la asistencia a usuarios que se efectuaran
en una semana y media, la asistencia en lnea se efectuara en un periodo de dos
semanas y se efectuar simultneamente.

En esta seccin se intent demostrar que la implementacin y la administracin deben ir
aunados, ya que estas dos actividades de los proyectos de informacin son un gran
detonante en el xito de un proyecto, por lo que es indispensable prestar suma atencin
en la administracin del proyecto desde su inicio hasta la implementacin y entrega.

Autoevaluacin
El propsito de esta actividad es realizar un anlisis del avance que has tenido para
detectar las reas de oportunidad respecto al estudio de la tercera unidad.

Para realizar la Autoevaluacin, ingresa al listado de actividades en el aula.

Evidencia de aprendizaje. Proyecto de informacin

El propsito de la evidencia de aprendizaje es que integres en un proyecto de
informacin o de sistema de informacin considerando la integracin de sus fases
administrativas y las necesidades de informacin para la (s) cual(es) se estn
desarrollando. Para ello, es necesario que recuperes la Evidencia de aprendizaje de la
unidad 2. Etapas de un proyecto de informacin, una vez recuperada la evidencia sigue
estos pasos:

Para ello ser necesario que realices los siguientes pasos:

1. Realiza un anlisis de la situacin para identificar alguna problemtica u
oportunidad de mejora, mediante la implementacin de un proyecto.

2. Redacta el diagnstico de la situacin actual que presenta la empresa u
organizacin a la que se est enfocando.

3. Define el problema u oportunidad empleando el pensamiento sistmico.

4. Desarrolla soluciones alternativas.

5. Selecciona la solucin de sistema de informacin que mejor cumpla los
requerimientos del proyecto.

6. Ejemplifica los pasos para la implementacin del proyecto: preparacin para la
implementacin, reporte final, plan de implementacin y la descripcin de los
procesos de codificacin, prueba, instalacin, documentacin, capacitacin y
soporte.

7. Integra las fases del ciclo de vida de tu proyecto de informacin: planeacin,
anlisis, diseo detallado del sistema, implementacin y mantenimiento.

8. Guarda la actividad con el nombre DAPI_U3_A2_XXYZ. Sustituye las XX por las
dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por tu primer apellido y la Z por tu
segundo apellido.

herramienta Tarea.

No olvides consultar el documento EA. Rbrica de evaluacin de la unidad 3 para que
consideres los criterios de evaluacin en el desarrollo de tu evidencia.

Autorreflexiones

Adems de enviar tu trabajo de la Evidencia de aprendizaje, ingresa al foro Preguntas de
Autorreflexin y consulta las preguntas que tu Facilitador(a) presente, a partir de ellas
elabora tu Autorreflexin en un archivo de texto llamado DAPI_U3_ATR_XXYZ.

Posteriormente enva tu archivo mediante la herramienta Autorreflexiones.

Cierre de la unidad

La presente unidad intenta concluir y reforzar las herramientas necesarias para la
elaboracin exitosa de proyectos de informacin, esta ltima parte de la asignatura en
general se enfoc primero en profundizar el proceso de anlisis de los proyectos de
informacin, en donde se expusieron las aplicaciones que tienen dichos proyectos, as
mismo se revisaste una serie de procedimientos que con el fin de poder detectar las
necesidades para la implementacin de un proyecto dentro del marco organizacional.

El surgimiento y la importancia de las tecnologas de informacin como parte de los
sistemas de informacin constituyen una herramienta muy apreciada por las
organizaciones ante la necesidad de los proyectos de informacin por medio de los cuales
puedan implementar estrategias, impulsar la competitividad, reducir tiempos, costos y
apoyar en el desarrollo organizacional.

Respecto a la implementacin de informacin se revisaron los pasos seguir para una
adecuada implementacin, y por ltimo se revis el tema de la administracin de los
proyectos de informacin, el cual pretende demostrar que el xito de un proyecto est
muy relacionado con la adecuada administracin del mismo por lo que se expusieron
algunos aspectos que se deben considerar para el logro y cumplimiento de los
requerimientos, requisitos y objetivos del proyecto.

Para saber ms

Con la finalidad de reforzar el tema sobre aplicaciones de proyectos de informacin se
recomiendan los siguientes materiales con ejemplos de proyectos de informacin:

Meja Nogales, Jos Luis (2006). Sistema de acceso seguro a recursos de
informacin para redes inalmbricas. [En lnea]
http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/2501/1/774_2006_ESIME-
ZAC_SUPERIOR_mejia_nogales.pd

Len Pavel, Ahumada (2005). Uso de sistemas de informacin geogrfica en los
estudios de riesgo ssmico: aplicacin al anlisis de sistemas de tuberas. [En
lnea] http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/374/1/Binder3.pdf

Con la finalidad de reforzar los temas de aplicaciones de proyectos y de las TICS en los
sistemas de informacin, puedes consultar el siguiente recurso:

Cruz Luciano Luis Alberto y Serna (2009). Propuesta de sistema para la
planeacin de proyectos de tecnologas de informacin. [En lnea]
http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/5515/1/C7.1403.pdf

Para profundizar en el tema sobre el anlisis de los proyectos consulta el siguiente texto:

Leyva Vzquez, M. Y., Rosado Rosello, R., Febles Estrada, A., (2012). Modelado y
anlisis de los factores crticos de xito de los proyectos de software mediante
mapas cognitivos difusos. La Habana, Cuba: Revisa Ciencias de la informacin.
Instituto de Informacin Cientfica y Tecnolgica (IDICT). [En lnea]
http://132.248.9.34/hevila/Cienciasdelainformacion/2012/vol43/no2/6.pdf

Un ejemplo de proyecto de sistema de informacin se expone en forma detallada en el
siguiente documento:

Villanueva Olmos, V., Yez Rivas, C., (1999). Anlisis y diseo de un sistema
para el control de informacin financiera de proyectos de inversin. Seminario de
investigacin informtica. Mxico: Facultad de Contadura y Administracin,
UNAM. [En lnea] http://132.248.9.195/pd1999/270395/Index.html
Sobre el tema de la administracin de proyectos se recomienda la implementacin de
algunos software que pueden ser de ayuda, uno de ellos es ITM Platform (ITM Platform,
2012) ya que es una aplicacin completa en la cual se permiten efectuar diferentes
procesos de administracin tales como: comunicacin empresarial, editor de Gantt
avanzado, importacin desde MS Project, gestin de equipos, multi-idioma, multi-moneda,
estimacin de esfuerzos, seguimiento de las tareas, costo de los recursos, particin de
horas y costos reales, estructura organizativa, proceso de negocios, procesos de negocio,
documentacin, retorno de la inversin, medir los riesgos, seguimiento de proyectos y
valor ganado. Puedes investigar sobre este recurso en internet.

Fuentes de consulta

Alonso Gonzlez, A., (2008). Cmo implantar una oficina de gestin de proyectos
(OGP) en su organizacin. Una gua para mejorar el rendimiento de su
organizacin. Madrid, Espaa: Visin Libros.

Burch, J. G, Grudnitski, G., (1992). Diseo de sistemas de informacin Teora y
prctica. Mxico: Editorial Limusa. ISBN: 968184171

Campabadal Castro, M., (2005). El nio con discapacidad y su entorno. Costa
Rica: EUNED ISBN: 9968311596

Cash, J. I., Jr., F. W. McFarlan, y J. L. McKenney(1996). Corporate Information
Systems Management: Text and Cases.3rd ed. Homewood, IL: Irwin,

Centro de integracin juvenil A. C. (S/f). Redes sociales y proyectos especiales de
prevencin. [En lnea]
http://www.enlinea.cij.gob.mx/Cursos/prevencion/htm/deteccion/definicion.asp

Coronel Carlos, Morris Steven, Rob Peter.(2011). Base de datos Diseo,
Implementacin y Administracin. Novena edicin. Mxico D.F. : Cengage
Learning. ISBN: 13:978-607-481-618-1

Cotos Yez Jos Manuel, Taboada Gonzlez Jos ngel (2005). Sistemas de
informacin medioambiental. Espaa :Netbiblo. ISBN: 8497450566,
9788497450560.

Daz de Rada, V., (2001). Diseo y elaboracin de cuestionarios para la
investigacin comercial. Madrid: Esic Editorial. ISBN: 847356278X

Effy Oz(2009). Administracin de los sistemas de informacin. Mxico. :Cengage
Learning. ISBN:9789706867766, 9706867767

Fernndez Alarcn Vicenc(2006). Desarrollo de sistemas de informacin: una
metodologa basada en el modelado. Barcelona:UPC Edicions. ISBN:
8483018624, 9788483018620

ITM Platform (2012). Gestin de proyectos y colaboracin en cloud.[En lnea]
http://www.itmplatform.com/projects-and-teamwork-software-gestion-proyectos-
online-prueba-gratuita/?gclid=CPjFiLfwnLsCFYiSfgodMG0AlA

Leyva Vzquez, M. Y., Rosado Rosello, R., Febles Estrada, A., (2012). Modelado y
anlisis de los factores crticos de xito de los proyectos de software mediante
mapas cognitivos difusos. Revisa Ciencias de la informacin. Instituto de
Informacin Cientfica y Tecnolgica (IDICT). La Habana, Cuba: 2012. En lnea
http://132.248.9.34/hevila/Cienciasdelainformacion/2012/vol43/no2/6.pdf

Llorens Fabregas, J., (2005). Gerencia de proyectos de tecnologa de informacin.
Caracas, Venezuela: Los libros de el nacional, coleccin Minerva.

Mc Leod, R., (2000). Sistemas de informacin gerencial. Mxico: Pearson
Educacin. ISBN: 9701702557, 9789701702550

O'Brien, J. A., (2001). Sistemas de informacin gerencial. Cuarta edicin.
Colombia. : McGraw-Hill . ISBN:958 4101773

RAE Real Academia Espaola (2013). Implementacin. [En lnea]
http://lema.rae.es/drae/?val=implementacin

RAE Real Academia Espaola (2013). Problema. [En lnea]
http://lema.rae.es/drae/?val=problema

Stair Ralph M., Reynolds G. W., (2000). Principios de sistemas de informacin:
enfoque administrativo. Mxico D.F.: Cengage Learning.

Torres Hernndez, Zacaras; Torres Martnez, Hel (2012). Administracin de
proyectos. Mxico: Editorial Patria.

Valacich Joseph S. (2001). Dificultades y triunfos en las tecnologas de
informacin. Estados Unidos de Amrica. :IGC. ISBN: 1-878289-61-6
Villanueva Olmos, V., Yez Rivas, C., (1999). Anlisis y diseo de un sistema
para el control de informacin financiera de proyectos de inversin. Seminario de
investigacin informtica. Mxico: Facultad de Contadura y Administracin,
UNAM.

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