Lk y1|Tipos de archivos

ARCHIVO DE GESTIN O DE OFICINA

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestin
administrativa. El tiempo de permanencia de la documentacin en ste depende
fundamentalmente del trmite y de las normas internas indicadas en las TRD, para
luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas debern transferir al
Archivo Central aquellas series y sub series documentales que hayan cumplido el
tiempo de retencin sealado en la TRD correspondiente. Debern transferirse los
expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de
su produccin-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales,
circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-.
Toda transferencia deber ir acompaada de un inventario en el que se
relacionarn las series, sub series y unidades documentales, consignando las
fechas extremas y el nmero de folios. Con la ejecucin de estas transferencias no
slo se descongestionan las oficinas sino que se establecer un vnculo ms
estrecho entre los Archivos de Gestin y el Archivo Central. El calendario de
transferencias deber elaborarse de comn acuerdo entre los productores de la
documentacin y el Jefe del Archivo Central.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestin cuya
consulta no es tan frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida
(semiactivos). El archivo central deber facilitar la consulta tanto a las oficinas
productoras como al pblico en general de acuerdo a las normas que lo regulen.
Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deber constatar
que las series y sub series documentales transferidas concuerdan con el
inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones
documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificacin
establecido para cada oficina. La documentacin permanecer en el archivo
central durante el tiempo estipulado en las TRD. Antes de transferir al archivo
histrico se aplicar la disposicin final y procedimientos previstos en la TRD.

ARCHIVO HISTRICO O PERMANENTE
Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de
gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin,
la ciencia y la cultura. Al transferir la documentacin al archivo histrico se debe
cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente,
sealndole la signatura topogrfica.

EN EL MBITO DE LA INFORMTICA SE DEFINE COMO ARCHIVO A UN
CONJUNTO DE DATOS ORGANIZADOS QUE, UNA VEZ ALMACENADOS, SE
PUEDEN UTILIZAR A TRAVS DE LAS DISTINTAS APLICACIONES.
EXISTEN DISTINTAS CLASIFICACIONES DE ARCHIVOS, ALGUNAS DE
ELLAS SON LAS SIGUIENTES:

DE ACUERDO A SUS ELEMENTOS SE ENCUENTRAN:
Archivos de entrada: estos archivos estn compuestos por una serie de datos
almacenados en un dispositivo de entrada.
Archivos de salida: estos archivos contienen aquella informacin que se la
visualiza desde la computadora.
Archivos de situacin: estos archivos contienen informacin que es actualizada
constantemente.
Archivos constantes: estos archivos estn conformados por registros cuyos
campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variacin.
Archivos histricos: est compuesto por datos que varan en el tiempo y con
informacin de los archivos actualizados.
Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los
constantes y poseen en comn algn campo.
Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algn
programa y se borran una vez que finaliza la ejecucin, son auxiliares.

De acuerdo a los datos que almacenan se encuentran:
ASCII: en este tipo de archivo los datos son almacenados a travs de un simple
texto. Esto permite intercambiar a los datos que contienen as como tambin para
crear archivos que el propio usuario pueda modificar.
Binario: esta clase de archivos, en cambio, almacena informacin en un lenguaje
al que slo la propia computadora comprende, por ejemplo colores, sonidos,
imgenes u rdenes. Estos archivos son de menor peso que los anteriores.
De acuerdo al mecanismo que se utiliza para acceder a los archivos se
encuentran los siguientes:
Archivos directos: en estos cada registro puede leerse y escribirse directamente.
Esto se logra con la expresin de su direccin en el fichero.
Archivos secuenciales: en estos archivos los registros se organizan de manera
secuencial de manera tal que para leer uno, se deben haber ledo los anteriores
Archivos de ndices: en estos archivos se puede acceder a los registros a partir
de la contrasea que posean.