PROJECT MANAGEMENT CONSTRUCCIN Y GESTIN DE LA CALIDAD
J osep Llus Altimira
mbitos de intervencin del director de proyectos Project Manager Proyecto Designio o pensamiento de hacer algo. Abstraccin, Contextualizacin, tiempo, costo, calidad. Misin. Un Proyecto es una secuencia nica de actividades complejas e interconectadas que tienen un objetivo o propsito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, dentro de un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones. Un proyecto tiene un inicio y un fin. Un proyecto elabora un producto o conjunto de elementos nicos. Sessi / Mdul / Unitat... Proyecto, elemento o parte del negocio inmobiliario Desarrollo de proyecto para clientes Conformidad con especificaciones. Funcionalidad, fit for use. Respuesta ajustada al peticionario, el cliente. El cliente cambia, conoce, aprende a lo largo del proyecto. Satisfaccin =Percepcin Expectativas. Gestionar. Percepciones, informar y mesurar las expectativas. Fijar expectativas realistas. Sessi / Mdul / Unitat... Anlisis de la demanda e investigacin en entorno Mercado Estudio prensa especializada. Movimientos del sector. Anlisis estadstico del entorno informativo y empresarial. Necesidad de uso, por sectores. Situacin econmica y social. Estudio estratgico de usos y entornos de distintos actores, inters. Sessi / Mdul / Unitat... Coste Tiempo Especificaciones (mbito y Calidad) Parmetros bsicos Coste Tiempo Especificaciones Recursos Satisfaccin Sessi / Mdul / Unitat... Ejemplos de participacin del director de proyecto _Propiedad _Direccin facultativa _Ingeniera de instalaciones _Promotor _Ingeniera de gestin _Contrata Artificialmente cada proyecto es nico, pero es indispensable el anlisis de las similitudes para as encontrar acciones de mejora en su gestin. Las tcnicas de gestin de proyectos son parecidas en muchos casos. Las diferencias las encontramos en el conocimiento tcnico del producto, incluso en el proceso, pero no en las tcnicas de gestin. En los proyectos de gran tamao, las responsabilidades recaen en empresas y direcciones facultativas. En primer trmino dividen el proyecto reuniendo conceptualmente distintos directores de las partes, con un organigrama que culmina en el cliente, la propiedad. Proyectos a liderar Sessi / Mdul / Unitat... Las tcnicas de gestin no dependen de la industria. Los conocimientos del director de proyecto en parte s: La gestin y los gestores Proyecto farmacutico I+D con 10 personas Gestin de proyectos Tcnicos Gestin de negocios Proyecto a travs Ca. S.L. Con una dotacin de 170 personas Sessi / Mdul / Unitat... Los ejecutivos con los conocimientos tcnicos pueden ser automticamente unos buenos gestores de proyecto. La gestin y los gestores Gestin de proyectos Gestin de negocios Tcnicos Sessi / Mdul / Unitat... Evolucin de los sistemas de gestin de proyectos 1 ao 2-5 aos 5-10 aos Fase I - Ad-hoc Uso de algunas herramientas por parte de un jefe. No tiene xito, pero se repite al cabo de un tiempo. Empiezan a aparecer conflictos funcionales. Fase II - Formal Formacin a nivel de toda la empresa. Se realiza un seguimiento de entregables y duracin total del proyecto. Aparece la figura del director del proyecto. Grey-Larson, 2000 Fase III - Organizacin Orientada a proyectos. Los proyectos se combinan en una cartera y estn alineados con la estrategia. Se equilibran los recursos entre todos los proyectos segn su prioridad. Sessi / Mdul / Unitat... Identificacin de la necesidad Elemento de negocio, promotor especializado en la venta de edificios de oficinas. Anlisis del negocio. El Mercado. Estudio de los posibles clientes, target especialmente grupos de gran tamao o venta por propiedad horizontal. Estudio de mercado. Una empresa relevante necesita un edificio de oficinas. Oportunidad. Sessi / Mdul / Unitat... Estudio de oportunidad Definicin clara y concreta del producto. Estudio de mercado Anlisis de la aceptacin del producto. Plan de mrketing Dar a conocer el producto al pblico. Red comercial-lanzamiento Equipo de venta, con coherencia a lo posicionado en el plan de mrketing. Estudio y seguimento Anlisis de resultados. Estudio de oportunidad Estudio de mercado Plan de mrketing Red comercial-lanzamiento Estudio y seguimento Sessi / Mdul / Unitat... La gestin de proyectos Definicin Descomposicin en tareas Redes PERT Cadena crtica Nivelado de recursos Anlisis del riesgo Organizacin Liderazgo Equipos Aprendizaje Conflicto Sistema Entorno y cultura Proyecto Seleccin Implementacin del Proyecto PM Sessi / Mdul / Unitat... Planificar Requisitos del cliente Objetivos del proyecto, mbito y justificacin Descripcin de los trabajos y paquetes de los mismos Organizacin Programacin Recursos R e p r o g r a m a r
Sessi / Mdul / Unitat... Las fases de un proyecto Entusiasmo Accin Consternacin Pnico Ofuscacin Las cinco funciones bsicas de la gestin de proyectos Requisitos del cliente Planificacin y objetivos Organizar y asignar personal Instruir y liderar Controlar I n f o r m a r
R e p r o g r a m a r
Las cinco funciones bsicas de la gestin de proyectos PM Sessi / Mdul / Unitat... Aspectos importantes para gestionar los proyectos Asegurar que se satisfacen los requisitos del cliente. Prever las grandes ideas al estandarizar partes del proceso. Enfocar la atencin a unas pocas tareas importantes. Excluir duplicidad de esfuerzos. Conservar el proyecto bajo control, durante todo el proceso. Explotar al mximo los recursos escasos disponibles. Sessi / Mdul / Unitat...
Al planificar deberemos tener en cuenta:
Los objetivos de proyecto y estrategias. El ciclo de planificacin. La previsin de un sumario del Plan del Proyecto. PM La planificacin establece
qu debe hacerse, quin debe hacerlo, cundo y con qu recursos se contar para llevar a cabo el proyecto a ejecutar. Sessi / Mdul / Unitat... Uno de los factores ms importantes en la fase de planificacin del proyecto, es la correcta determinacin de los trabajos a efectuar. Es obvio que consiste en la descripcin escrita de todos los trminos y problemticas a desarrollar. La complejidad vendr avalada por los deseos establecidos por la Alta Direccin, el cliente u otros usuarios. Ejemplo de anlisis de la planificacin Alcance y dificultad de los trabajos Anlisis de estudios efectuados previamente Enumeraciones del contrato (requisitos de ejecucin) Obligaciones de consecucin Equipo especfico de soporte necesario Instalaciones, equipo y servicios adecuados Documentacin especial que se haya proporcionado Previsin o fase de actuacin Trabajos asignados a contratistas y terceros Reflexiones documentadas PM Sessi / Mdul / Unitat... Agentes presentes en la gestin global inmobiliaria PM FM PRM AM P r o j e c t
m a n a g e r
F a c i l i t y
m a n a g e r
A s s e t
m a n a g e r
P r o p e r t y
m a n a g e r
Proceso de actuacin PM FM PRM AM PRM Sessi / Mdul / Unitat... Proceso de actuacin PM FM PRM AM PRM Agentes presentes en la gestin global inmobiliaria. MISIN Project manager Facility manager Asset manager Property manager Dirigir, gestionar el proyecto del negocio, hasta la entrega del edificio. Dirigir, gestionar el edificio en su funcionamiento y servicio. Dirigir, gestionar y controlar el edificio como activo, rentabilidad. Dirigir, gestionar el edificio patrimonialmente. Propiedad Sessi / Mdul / Unitat... Colaborar en seleccin de equipos redactores. Colaborar en seleccin de constructora. Establecer plazos en redaccin de proyectos ejecutivos. Establecer plazos ejecucin. Establecer y cumplir plazos parciales para obtencin de licencias, permisos, servicios. Seguimiento redaccin. Recabar planning compromiso constructora. Planning contractual. Seguimiento ejecucin obras: Plazo Coste Calidad Promotor inmobiliario. Promocin en plazo, tiempo. Promocin en coste. Disposicin de suelo edificable. Tipo de suelo. Desarrollo simultneo. Desea realizar una promocin de viviendas. Dispone de estndares de calidades. Externaliza redaccin de proyectos ejecutivos. Externaliza construccin. Externaliza gestin proyecto. Promocin inmobiliaria condicionantes y objetivos Sessi / Mdul / Unitat... Objetivo, justificacin del mbito Especificaciones Descripcin de trabajos Estructura, descomposicin de trabajos Paquetes de trabajo Aprobacin de tareas y entrega Tiempo
Cliente Programa de trabajo Maestro fechas de ejecucin Estudio de necesidades Reciclado Presupuesto Flujo de trabajo del plan Plazo Coste Calidad PM Sessi / Mdul / Unitat... Redaccin del proyecto Atender el proyecto desde una primera fase, cuanto antes, admite el modelizar y programar el proyecto. Participacin en proyecto. El partir de la documentacin clara y concreta de peticin cuanto antes, provoca el que se desarrollen las actividades de todos los agentes participantes, con el objetivo de proponer un modelo de actuacin para el resto del proyecto. Anlisis de viabilidad o alternativas. Estudio de programacin. Propuesta conceptual distribucin reas. Anteproyecto. Proyecto Bsico. Proyecto Ejecutivo. Debe planificarse y programarse el remate con entrega del proyecto constructivo. Debe evaluarse la necesidad de coordinacin de los equipos redactores, decidir al respecto (encargo completo, especialistas estructuras, arquitectura, instalaciones). PM PM PM Sessi / Mdul / Unitat... El equipo redactor de un proyecto de edificacin Tcnico Redactor Proyecto. Legislacin. Simplificacin: Edificacin-Arquitecto Sup. En fase obra, DF=DO+DE En la prctica es necesario Arq.Tcnico, ingeniero edificacin. Colaboradores habituales Estructurista. Ingeniera instalaciones (DT). Geotecnia y topografa (menos habitual de lo deseable). Consultores posibles Fachadas (muro cortina, GRC, fachada ventilada). J ardinera. Estanques. Centros de Proceso de Datos, situados por lo general inmediatamente debajo de los anteriores estanques. Interrelaciones: todas las posibles. PM PM Sessi / Mdul / Unitat... Agbar. Direccin de proyecto, a travs de un simple documento de alcance, interpretando el detalle a travs del proyecto y direccin de obra. Inquilino con opcin de compra. Layetana. Direccin de proyecto, direccin de obra, defensa como propiedad. Direccin facultativa, Arquitecto Atelier Jean Nouvel Taller B-720 Arquitectura Ingeniera Gepro Constructor UTE Dragados Emte Axima. Oficinas tcnicas de soporte, estudio de unidades fuera de presupuesto, control de costos etc. PM Sessi / Mdul / Unitat... Cliente Promotor Agbar. Direccin de proyecto, Master Layetana. Direccin de proyecto, venta por documento de alcance Direccin facultativa, Arquitecto Atelier Jean Nouvel Taller B-720 Arquitectura Ingeniera Gepro Constructor UTE Dragados Emte Axima Oficinas tcnicas de soporte PM PM PM PM Sessi / Mdul / Unitat... El cliente opina que el estrecho vnculo que le une a Barcelona, como suministrador de agua durante aos, le obliga a construir un edicio de gran nivel, como un regalo para la ciudad. Trabajar con un arquitecto de mucho prestigio, como es el caso de Nouvel, influye, en gran medida, en la dificultad de la direccin fsica del proyecto: Se distancia del detalle de la obra. Atiende las consultas de forma anrquica y condiciona a sus ayudantes. Sugiere cambios en partidas importantes, en el ltimo momento. Intenta presionar a los ms altos niveles de la organizacin. La gestin de los procesos en los que interviene es muy difcil, malos resultados. Sessi / Mdul / Unitat... Estructuras D.l.Proyectos Miembros equipo Constructora Fase 1 Equipo Redactor Responsable Redaccin Instalaciones Consultor Muro Cortina Constructora General Fase 2 Instaladora Saneamiento Instaladora Clima Instaladora Electricidad Propiedad Decisor Propiedad Dinamizador PM Sessi / Mdul / Unitat... Objetivos Coste del proyecto Suma (conceptos imputables) Sistema costes Prescripciones proyecto: Caractersticas tecnolgicas Caractersticas arquitectnicas Caractersticas procesos aplicados Plazo proyecto Lapso (t=O;t=FIN) Hitos de control, referencias Sessi / Mdul / Unitat... Caractersticas de un Proyecto de Construccin Carcter no cclico. Siempre nuevo. Con una duracin en el tiempo. Inicio-fin. Con objetivos establecidos, planificacin estratgica. Concurrencia de mltiples personas, tcnicas diferentes. Complejidad. Afecta a varias reas/disciplinas. Empleo de recursos heterogneos. Un Proyecto de Construccin es un Proyecto
Project Manager Recordemos: Direccin integrada de Proyectos. Concepcin global y completa del Proyecto. Dirigir, asumiendo como propios los objetivos. Integrando en el Proyecto los recursos necesarios. Escenario: complejidad con necesidad de coordinacin. Plazo Coste Calidad Objetivos Sessi / Mdul / Unitat... La diferencia entre PERT y CPM estriba en la forma en que se representan. En el PERT, la ms antigua de las tcnicas, se pone el nfasis en el tiempo, colocando las tareas sobre las flechas. En el CPM, el nfasis se pone en las tareas, colocando stas dentro de crculos o rectngulos. Anlisis de tiempos y costos Grficos PERT / CPM PERT CPM H A B E G C F E H A B G D C F Fin El camino crtico es el espacio ms largo entre H y G Caminos entre H y G H,A,E,G H,B,E,G H,C,F,G Actividad ficticia Sessi / Mdul / Unitat... Ejercicio PERT Actividad Duracin Anterior A B C D E F G H I 2 3 2 3 5 2 6 2 4 - A B - D E D G C,F,H A B C E I D F G H Fin Inicio Adelante Atrs A,2 B,3 C,2 E,5 I,4 D,3 F,2 G,6 H,2 Fin Inicio 2 0 0 0 0 3 3 3 3 9 9 9 9 11 11 11 11 15 15 3 4 9 8 2 6 9 5 8 9 11 10 5 9 11 7 4 6 15 Sessi / Mdul / Unitat... A,2 B,3 C,2 E,5 I,4 D,3 F,2 G,6 H,2 Fin Inicio Adelante Atrs A,2 B,3 C,2 E,5 I,4 D,3 F,2 G,6 H,2 Fin Inicio 2 0 0 0 0 3 3 3 3 9 9 9 9 11 11 11 11 15 15 3 4 9 8 2 6 9 5 8 9 11 10 5 9 11 7 4 6 15 Ejercicio PERT Sessi / Mdul / Unitat... Clculos en tabla - Diagrama Gantt EDT Anterior A B C D E F G H I 1
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Sessi / Mdul / Unitat... Personal - input directo de la mano de obra en las actividades. Formacin - del personal propio, subcontratado, Materiales - consumibles y otros usados en el proceso. Uso de equipos - alquileres, Desplazamientos - Transporte, per-diems, Costes indirectos - Telfono, intrpretes, desplazamientos, Gastos Generales - Provisin de espacio de oficina, soporte legal, directivos,... (operativa de la trastienda/sede central). Coste Honorarios Subsistencia per-diem Gastos directos Materiales consumibles Reembolsables Gastos de viajes Equipos Contingencias Cuestiones a aclarar Qu sucede con los fondos que quedan al finalizar un perodo de contabilizacin? Qu puede hacerse cuando los fondos destinados a una categora se han agotado y las actividades del proyecto an precisan ms fondos en esa categora? Sessi / Mdul / Unitat... Estimacin de coste Actividad Tiempos horas Operario 15 /hora Conductor 20 /hora Encargado 25 /hora Otros costos 5 2 1 2 7 1 Preparacin Trasladarse al lugar Revisar los trabajos Regresar Evaluacin Presentacin 75 30 15 30 105 - 255 - 40 20 40 - - 100 125 - - - 175 25 325 120 10 - 20 30 20 200 320 80 35 90 310 45 880 A B C D E F G H I J Actividad Proyecto, ejemplo proceso de programacin de gastos en base al presupuesto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 presupuesto Presupuesto acumulado presupuesto m e s
4 15 4 10 3 17 8 4 4 9 3 12 6 11 15 3 3 1 9 4 4 2 18 14 18 18 18 7 5 1 28 14 19 14 32 28 51 39 19 68 31 42 343 7 7 18 12 7 4 22 27 19 20 36 57 40 41 28 34 15 4 26 53 72 92 .. Sessi / Mdul / Unitat... Descripcin de los trabajos y paquetes de los mismos La paquetizacin tiene como objetivo desarrollar la ejecucin de forma ms efectiva y operativamente con mayor funcionalidad. Fase 0 Cimentaciones Fase 1 Estructura y arquitectura (aseos, suelo tcnico, falsos techos) Climatizacin Instalaciones electricidad, voz y datos y otras Sistemas envolventes, exterior lamas Proyectos a cargo de AGBAR Fase 2 Acabados Proyecto Auditorio Proyecto Cafetera Proyecto Interiorismo plantas direccin Proyecto Interiorismo plantas oficinas Ejemplo Ejemplo Ejemplo Sessi / Mdul / Unitat... Fase 0 Cimentaciones Fase 1 Estructura y arquitectura (aseos, suelo tcnico, falsos techos) Fase 2 Climatizacin Instalaciones electricidad, voz y datos y otras Fase 3 Sistemas envolventes, exterior lamas Fachadas Fase 4 Acabados, interiorismo Proyectos Edificio 1,2,3,4 Proyectos a cargo de AGBAR Proyecto Auditorio 1,2,3,4 Proyecto Cafetera 1,2,3,4 Proyecto Interiorismo plantas direccin 1,2,3,4 Proyecto Interiorismo plantas oficinas 1,2,3,4 Distribucin paquetes Torre AGBAR Es obvia la posterior licitacin o concurso por paquetes a las empresas. La paquetizacin tiene como objetivo desarrollar la ejecucin de forma ms efectiva y operativamente con mayor funcionalidad. Sessi / Mdul / Unitat... Contratacin por paquetes Por lo general, los paquetes se pueden adjudicar. _Contrato por ramos industriales - Figura de coordinacin - promociones pequeas _Contrata general _Contratos en UTE - Unin temporal de empresas Ejemplo de contratacin por paquetes UTE Dragados + Emte + Axima Fase 0,1,4 Fase 2 Fase 2 Fase 3, 4 Industriales La paquetizacin favorece en gran medida la claridad en la contratacin. Sessi / Mdul / Unitat... Fases de Definicin y Desarrollo Fase de definicin La antecedente, que culmina con un proyecto definido, y que permite poner a cero el contador para contrastar el objetivo de plazos. Fase de desarrollo del proyecto de construccin Diseo (proyecto constructivo) Construccin del edificio Entrega (recepcin obras + dejar listo para uso) Etapa de redaccin Etapa de validacin Etapa de contratacin Etapa de ejecucin Etapa de recepcin y garanta t = t 0
Se desarrolla el proyecto (dotado de definicin y encargo) t = t fn Sessi / Mdul / Unitat... Seguimiento de la Redaccin y Validacin del Proyecto Objetivos bsicos Garantizar que el diseo es el requerido, en el precio y plazos establecidos. Garantizar que el proyecto redactado es correcto e inmediatamente ejecutable. Abarca las dos primeras etapas comentadas: Etapa de Redaccin del Proyecto Etapa de Validacin del Proyecto. Afrontar el proyecto desde una primera fase, cuanto ms temprana mejor, permite modelizar y programar el Proyecto. Partiendo de la documentacin en su estado embrionario en la redaccin, permite planificar y programar las actividades de todos los agentes intervinientes, con el objetivo de proponer un modelo de actuacin para el resto del Proyecto. Sessi / Mdul / Unitat... Validacin de proyecto El Proyecto Ejecutivo producto de la etapa anterior debe ser auditado por una Oficina Tcnica independiente del equipo redactor, bajo la coordinacin del PM. Se revisarn diferentes aspectos del proyecto, con la finalidad de comprobar que es correcto, completo y ya ejecutable. Son reas objeto de revisin, las siguientes: Caractersticas estructurales significativas. Anlisis de sistemas constructivos especificados. Determinacin de sistemas constructivos pendientes de redaccin. Anlisis de detalles de obra especificados y pendientes de generar. Acabados. Anlisis de instalaciones, para determinar si son completas, su desarrollo, requisitos de obra civil, congruencia con la estructura
Para reduccin de riesgos en Presupuesto: Tanteo de la Medicin. Tanteo de los Precios. Comprobacin de Unidades de Obra. Comprobacin de ajuste de las Unidades al Pliego de Condiciones. Tcnicas. Sessi / Mdul / Unitat... Contratacin Objetivos Asesoramiento y apoyo tcnico en la gestin de compras-licitaciones. Recordar la paquetizacin adecuada. Gestin de licitacin y concurso de propuestas de contratacin. Reduccin de costes, va concurrencia, va gestin paquete. Es sta una fase para el posicionamiento de costes y plazos, respecto a la paquetizacin aceptada. Segn los aspectos especficos del proyecto, debe prestarse el apoyo tcnico necesario para: _La peticin de ofertas, _la confeccin de comparativos homogeneizados, _la formulacin de propuestas de contratos, _la redaccin de pliegos, actos de apertura e informes tcnicos, respecto a lo descrito.
Sessi / Mdul / Unitat... Contratacin aportaciones El PM debe aportar propuestas de aspectos a incluir en las contrataciones. Definir la estrategia para programar la gestin de contratacin. Existen otros aspectos contractuales que deben ser analizados, siempre en funcin del paquete y de los requerimientos y necesidades. Privados, tipo de contrato, por precio cerrado, llaves en mano, tanto alzado, por precios unitarios, segn oferta. Especificar. Administraciones, a lo dispuesto en la normativa de la administracin correspondiente. PM Sessi / Mdul / Unitat... Objetivos Conocer, controlar e influir en los procesos necesarios de la ejecucin obra para: Informar Posibilitar Reconducir, en relacin a objetivos coste, plazo, calidad Etapa de ejecucin PM Sessi / Mdul / Unitat... Flujo de informacin, canales definidos y operativos. Implementacin de mecanismos de coordinacin: _Mecanismos de control _Visin global del Proyecto Etapa en la que se ejecuta la obra, incluyendo los antecedentes (servicios afectados y otros) que posibilitan la entrada de contratistas. Liderazgo de un equipo pluridisciplinar. PM Etapa de ejecucin Sessi / Mdul / Unitat... Organizacin y control de la ejecucin Estudio previo, existencia o no de contratista general: accesos, ayudas, medios de elevacin, cuadros elctricos, vallado, seguridad del recinto. Coordinacin de contratistas. Coordinacin de interfases (fronteras entre contrataciones). Control de calidad de la ejecucin. Control de la produccin. Coordinacin de pruebas, puesta en marcha y entrega. PM Sessi / Mdul / Unitat... Recepcin y etapa de garanta Garantizar la correcta documentacin de la obra construida, con especial atencin a la correcta y completa documentacin de las modificaciones. Compilar a lo largo de la obra toda la documentacin para la redaccin de los proyectos segn lo construido. Articular la correccin de deficiencias o no conformidades que persistan despus del final de la obra. Sessi / Mdul / Unitat... En toda la prestacin del servicio deben emprenderse acciones orientadas a resolver las deficiencias funcionales o constructivas que puedan haber en la construccin, organizando a tal efecto los diversos agentes que intervengan en el proceso, incluidos los contratistas. Incluye la correcta transmisin de la informacin documental, fichas tcnicas, homologaciones, procesos constructivos, modificaciones, etc., para poder incorporar en la documentacin as built la obra realmente construida, con total fidelidad. Etapa de redaccin Etapa de validacin Etapa de contratacin Etapa de ejecucin Etapa de recepcin y garanta PM Recepcin y etapa de garanta