UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA
CEI: Central
Nombre de la Carrera:
Administracin de Empresas
Curso: automatizacin de
procesos
Horario: 7AM
Tutor: Alejandra morales















Ensayo
Manuales Administrativos
Actividad 5 y 6
















Apellidos, Nombres: Rincn Serrano, Mildrey Amrica
Carn: 1330032
Fecha de entrega: 24 de febrero 2014



Introduccin




Los Manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica, informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura,
objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc.). As como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de sus tareas.

Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las
estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que
disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopcin de tecnologa
de la informacin para atender adecuadamente todos estos aspectos, y ms.
Estas circunstancias obligan usar manuales administrativos que apoyen la atencin del
quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos
fundamentales para contar con una comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin
administrativas eficientes. Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un
procedimiento por medio del cual se analiza con precisin y profundidad e marco de
referencia para su diseo, elaboracin presentacin, aprobacin, manejo, revisin y
actualizacin permanentes.
Es un hecho que los manuales administrativos representan un elemento crucial para el
proceso de toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeo por
encima de estndar regular.




















Manuales Administrativos
Es una gua descriptiva que establece los roles, funciones, atribuciones y
responsabilidades que tienen asignada la organizacin, las reas y los cargos. Establece
las relaciones de unidades internas, y condiciones personales y profesionales que deben
reunir las personas que ocupen los cargos.

Es muy importante su utilizacin por cuanto es una valiosa herramienta tcnica
que ayuda a lograr una adecuada sistematizacin de los procedimientos administrativos
de la empresa. Indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de la empresa y
la forma en cmo deben ser realizadas, ya sea en conjunto o separadamente.

Tienen como objetivos:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal, o
sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para definir
responsabilidades evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerrquicos que la componen.
Ahorra tiempo y esfuerzo en la realizacin de funciones pues evitan la repeticin
de instrucciones y criterios de actuacin.
Relacionar estructuras jerrquicas y uniformidad de las labores encomendadas a
todo el personal.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnolgicos disponibles.
Fortalecer la cadena de valor de la organizacin.
Facilitar el reclutamiento, seleccin induccin, socializacin, capacitacin y
desarrollo del personal.
Servir como una fuente de informacin para conocer la organizacin.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.
Constituir un vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios y usuarios o clientes con los interacta la organizacin.

Clasificacin Bsica
Por su Naturaleza o rea de aplicacin

Microadministrativos
Son los manuales que corresponden a una sola organizacin, que se refieren a
ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus reas en forma
especfica.

Macroadministrativos
Son los documentos que contienen informacin de ms de una organizacin.

Mesoadministrativos
Incluyen a una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo
especifico. El termino mesoadministrativo se usa normalmente en el sector
pblico, aunque tambin puede emplearse en el sector privado.



Por su Contenido
Cabe resaltar que tenemos una gran variedad de manuales.
Sealamos las siguientes:

De Organizacin: estos manuales contienen informacin detallada sobre los
antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica, organigrama, misin
y funciones organizacionales. Cuando corresponde a un rea especifica
comprenden la descripcin de puestos; de manera opcional pueden presentar el
directorio de la organizacin.
De Procedimiento: Constituyen un documento tcnico que incluye informacin
sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s,
que se constituyen en una unidad para la realizacin de una funcin actividad o
tarea especificas en una organizacin. Todo procedimiento incluye la
determinacin de tiempos de ejecucin, el uso de recursos materiales y
tecnolgicos, as como la aplicacin de mtodos de trabajo y control para
desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente. La descripcin de los
procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de
rutina en todos los niveles jerrquicos, lo que propicia la disminucin de fallas u
omisiones y el incremento de la productividad.
De Puestos: conocida tambin como manual individual o instructivo de trabajo,
precisa la identificacin, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a
los puestos de una organizacin.

Los Manuales Administrativos presentan ciertas ventajas y desventajas
sealando las consiguientes:
Ventajas Desventajas
Delimita campo de accin,
funciones, atribuciones y
responsabilidades cada unidad
y dentro de ella de cada puesto
o cargo.
Excesivo formalismo a la
organizacin que determina
gran rigidez en actuacin y
disminuye su flexibilidad.
Facilita determinacin,
clasificacin y valoracin de
los cargos.
Contenido es incompleto por
cuanto no es fcil comprender
los aspectos y los procesos de
la organizacin.
Conocimiento completo de
esfera de competencia,
funciones, atribuciones,
responsabilidades, limitaciones
y posibilidades de miembros de
la organizacin
Difcil mantenerlo actualizado;
estructura y funcionamiento de
la organizacin es dinmica.
Conocimiento general de la
estructura de la organizacin
No son la Solucin a todos los
problemas de todos en la
organizacin.
Inventario claro y completo de
las obligaciones y
responsabilidades del personal.




Conclusin




La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera
detallada los procedimientos dentro de una organizacin; a travs de ellos logramos
evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la
empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la
duplicidad de funciones. Adems son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas
a la organizacin ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su resea
histrica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los
procedimientos y tareas de determinado departamento.


Como comentario final, la elaboracin de los manuales administrativos, convierte a la
persona o al grupo de personas encargadas de elaborarlos en los que mejor conocen la
organizacin, les brinda la oportunidad de escudriar los aspectos menos conocidos y
peculiares de la creacin, consolidacin, desarrollo y sostenimiento del nivel de
organizacin. Se conoce que fue el impulso la creacin de la organizacin y tal vez de
esta manera, se pueda comprender mejor los objetivos que la organizacin pretende
alcanzar. Tambin dentro de las experiencias que se adquieren durante la elaboracin de
los manuales administrativos, es la oportunidad de conocer de una manera ms
profunda, las funciones que se llevan a cabo en la organizacin y a las personas que se
ocupan ejecutar estas funciones en diferentes niveles jerrquicos, lo que ayuda a
mejorar las relaciones interpersonales de los trabajadores y los que elaboran los
manuales, dndoles adems una proyeccin dentro de la organizacin ya sea como un
grupo de trabajo o como una tarea individual.






















Ejercicio 5





El Sper Mueble
de Oficina

Pgina 02/06
De Fecha:

MANUAL DE
PUESTO
DESCRIPCION DE PUESTOS
A) IDENTIFICACION DEL PUESTO:
Nombre del Puesto: Gerente
Nmero de Plazas: Una
Clave: 1
Ubicacin(Fsica,
Administrativa)
Oficina de Gerencia
Tipo de Contratacin: Contrato
mbito de Operacin Administrar, planificar, dirigir, supervisar y
controlar la empresa.
B) Relaciones de Autoridad

Jefe Inmediato:
Presidente de junta directiva de accionistas
Subordinados Directos: Asistente de Gerencia, contador, supervisor de
ventas y jefe de operaciones.
Dependencia Funcional Junta Directiva
C) Propsitos del Puesto


Dirigir las operaciones de la empresa, a travs del establecimiento de un Plan
Estratgico de Negocios, la definicin, implementacin y mantenimiento de una
estructura organizacional que lo soporte, el diseo e implementacin de un plan de
calidad efectivo y continuo que asegure su consecucin, y la direccin motivacin
e integracin de los grupos de trabajo requeridos para asegurar la rentabilidad y
permanencia en el mercado de la empresa

D) Funciones Generales
La creacin de un grupo de trabajo armnico donde e; todo sea ms que la
suma de sus partes. Una entidad productiva que rinda ms que la suma de
los recursos incorporados a la misma.
Ser proactivo, es decir, armonizar en todas las decisiones y todos los actos
los requerimientos del futuro inmediato y a largo plazo.
Ejecutar seis tareas bsicas fijar objetivos, derivar metas en cada rea de
objetivos, organizar tareas, actividades y personas, motivar y comunicar,
controlar y evaluar.
E) Funciones Especificas
Toma decisiones importantes sobre el giro de la empresa.
Planificar a corto mediano y largo plazo.

F) Responsabilidad (Econmico, Informacin, Recurso Humano, Equipo)
Preparacin de Plan Estratgico de la empresa
Dirigir el establecimiento e implementar el Plan Estratgico aprobado para
la empresa a travs de su difusin, diseo e implementacin de directrices
para su logro y el seguimiento continuo a su implementacin.
Administrar la distribucin de los recursos humanos, y control de los
recursos materiales de la empresa.
Establecer y mantener la planificacin de la calidad y mejora continua de
los sistemas.
Coordinar y guiar los procesos bsicos de la empresa, a travs de la
direccin de sus subalternos consecuentes.
Dirigir y apoyar la bsqueda y el segmento continuo de alternativas de
crecimiento para la empresa.
Informar a los socios oportunamente sobre el desempeo de la empresa,
retroalimentacin, notificacin peridica y sistemtica acerca del logro de
los objetivos, de las situaciones y oportunidades de mejora.
Mantener contacto y relaciones con clientes, proveedores, empleados,
organizaciones empresariales, sociales, civiles e instituciones
Gubernamentales, conforme sea necesario y conveniente para la empresa.
Garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y empresariales del
gobierno, aplicables a la empresa.
G) Actividades (Diarias, Semanales, Mensuales, Anuales)
Reuniones mensuales con el Jefe de Operaciones, contador y Supervisor de
ventas.
Reuniones Semanales con la Asistente de Gerencia.
Planificacin a corto y largo plazo
H) Niveles de superacin (A quien reporta y quienes le reportan)
Le reportan:
Jefe de operaciones
Supervisor de Ventas
Asistente de Gerencia
Contador
I) Comunicacin
La comunicacin es descendente dentro de la empresa
J) Perfil Y/O especificaciones del puesto
Conocimientos Dominio Completo del Idioma Ingles
Conocimientos de Computacin
Nivel Acadmico Ttulo Universitario en Administracin de
Empresas
Edad 30 aos en adelante
Experiencia 3 aos como mnimo
Caractersticas y Habilidades Responsable y lder
Caractersticas Fsicas
Sexo/ Estado civil Soltero o Casado/ Ambos Sexos







Ejercicio 6

1. Elabore una propuesta sencilla y concreta de un Reloj de marcar la hora de ingreso y
egreso, basado como se indic en la biometra, considerando los aspectos de:
a. Equipo
b. Software
c. Costos
d. Volumen de empleados.
e. Ventajas
f. Desventajas

a. EQUIPO
Relojes Biomtricos por Sistema de Huella Dactilar - Modelo: X-618
- Sistema de huella digital para la administracin de asistencia y estadstica.
- Excelente capacidad de identificacin de las huellas dactilares.
- Capacidad de Huellas: 1500. - Almacenamiento de transacciones: 50000.
- Modo de Verificacin: 1:N (solo huella), 1:1 (PIN+Huella), PIN+Password.
- Huellas por usuario: Permite dar de alta hasta 10 huellas por persona.
- Administracin: Administrador, Supervisor, Enrolador, Usuario.
- Clock IN/OUT: Funcin de ENTRADA y SALIDA diferenciada por teclado.
- Display: LCD con 80 caracteres. - Modo de trabajo: Standalone o en Red.
- Tiempo de verificacin: 2 segundos. - Sensor ptico: ZK / U.R.U.
b. SOFTWARE
Software de gestin en espaol, exportable a otros sistemas.
c. COSTO
Precio Normal $ 12900 + IVA

d. VOLUMEN
En la empresa hay 110 empleados, el reloj que se propone para el ingreso y egreso de
las personas tiene una capacidad hasta de 1500 personas.

e. VENTAJAS:
De todos los biomtricos disponibles, incluyendo el escaneo de la cara, el
iris y la retina, o la identificacin de voz entre otros, la huella dactilar es
uno de los ms convenientes y seguros.
Las ventajas del biomtrico de huella dactilar para la identificacin de
personas incluyen:
Se tiene una cantidad significante de informacin en cada huella como la
autenticidad de cada huella.
Todas y cada una de nuestras diez huellas digitales es nica, diferente
una de otra y a su vez distinta de las huellas de cualquier otra persona.
Tenemos diez huellas, pero solo una voz, una cara o dos ojos.
Las huellas digitales son mucho ms difciles de falsificar que las tarjetas
de identidad.
No se puede adivinar un patrn de huella digital como se puede adivinar
una contrasea.
No se puede perder sus huellas digitales, como se puede perder una
tarjeta de acceso.
No se puede olvidar las huellas digitales como puede olvidar una
contrasea.
Las caractersticas fsicas y de comportamiento son mucho ms difciles de falsificar
que los mtodos de identificacin tradicionales. Mientras un criminal podra obtener
una contrasea en forma ilegal, conseguir las huellas dactilares de un usuario sera
mucho ms complicado. Adems, al contrario de lo que sucede con los documentos de
identidad o tarjetas de identificacin tradicionales, no puedes perder tus caractersticas
fsicas, proporcionando el mantenimiento ms rentable para la empresa u organizacin y
la tecnologa ms conveniente para los usuarios.

f. DESVENTAJAS:
La nica desventaja que veo en los sistemas dactilares es cuando las personas trabajan
con cloros y en el campo se les pierde las huellas o se lastiman y no puede registrarse o
identificarse en los sistemas biomtricos.
Las mquinas de identificacin biomtrica son ms costosas que las tradicionales.
Adems, algunos usuarios pueden rechazar la biometra en su conjunto, vindola como
una invasin de la privacidad. Otra desventaja es que las mquinas de identificacin
biomtrica no siempre son totalmente precisas. Por ejemplo, es probable que un
individuo con un resfriado no pueda identificarse por un dispositivo de uso de la voz y
la gente que aumenta o baja de peso puede, de repente, perder el acceso a un lugar
protegido por un sistema de identificacin de rasgos faciales.